Landskrona stad. Granskning av avtalshantering i de kommunala bolagen Samtliga PM

Transkript

1 Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2016 Landskrona stad Granskning av avtalshantering i de kommunala bolagen Samtliga PM

2 Innehållsförteckning AB Landskronahem Inledning Granskningsresultat Bedömning... 5 Källförteckning... 6 Invest in Landskrona AB Inledning Granskningsresultat Bedömning... 9 Källförteckning...10 Landskrona Energi AB Inledning Granskningsresultat Bedömning...13 Källförteckning...14 Landskrona Stugby- och Camping AB Inledning Granskningsresultat Bedömning...17 Rederi AB Ventrafiken Inledning Granskningsresultat Bedömning...20 Källförteckning...21 Landskrona Svalöv Renhållnings AB Inledning Granskningsresultat Bedömning...25 Källförteckning

3 AB Landskronahem 1.1 Inledning Bakgrund Landskrona stads bolag ingår löpande olika avtal med t.ex. privatpersoner, leverantörer och myndigheter. Årligen köper bolagen in varor och tjänster för betydande belopp och gör olika åtaganden gentemot avtalsparter. Den interna kontrollen ska säkerställa att avtalen är tecknade med utgångspunkt i att rätt personer ingår avtalen samt att respektive avtalsparts åtaganden fullgörs. Vidare är hanteringen av avtalen betydelsefull, dvs. att avtalen förvaras på ett sådant sätt att det finns en god ordning. Brister i hanteringen av avtal samt i den interna kontrollen kan öppna upp för oegentligheter där förtroende och anseende skadas. Bolagen kan också åsamkas onödiga kostnader om bolagens intressen inte optimalt bevakas beträffande överenskommelser i avtal. Lekmannarevisorerna i Landskrona stad ser det som angeläget att det finns en ändamålsenlig hantering av de avtal som upprättas och att den interna kontrollen fungerar Syfte och revisionsfrågor Syftet är att belysa och bedöma bolagens avtalshantering, avseende styrning, tillgänglighet, riktlinjer rörande avtalsvillkor (t ex bevakning av avtal, uppsägningstider, juridisk granskning m.m.), samt befintlig kompetens kopplad till avtalsskrivning. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns policies och riktlinjer för hur avtal ska hanteras? Hur förvaras avtalen? Finns avtalsdatabas? Kvalitetssäkras avtal inför avtalstecknande med t.ex. jurist? Finns rutiner som säkerställer att avtalen regelbundet följs upp och att förlängningar görs enligt gjorda överenskommelser? Hur bevakas följsamheten till avtalen utifrån ekonomiska intressen? Hur hanteras avtalstvister och hur frekvent förekommer sådana? Finns en ändamålsenlig intern kontroll? Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av kommunallagen samt kommunfullmäktiges mål och riktlinjer Kommunallagen Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Detta omfattar även den verksamhet som bedrivs i bolagsform. I detta ingår att se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 2

4 1.1.5 Arkivlagen Enligt arkivlagen ska arkiv hos kommuner samt kommunala aktiebolag bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar samt behovet av information för förvaltningen. Det ska finnas en systematisk arkivförteckning och arkivet ska skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst Kommunfullmäktiges mål och riktlinjer I kommunen finns inga centrala direktiv om hur avtal ska hanteras Genomförande och avgränsning Granskningen har gjorts genom en dokumentstudie avseende riktlinjer för avtalshantering och intervjuer har gjorts med bolagets VD, ekonomichef och fastighetschef. Stickproven har granskats utifrån diarieföring, giltighet och avtalstecknande. 1.2 Granskningsresultat AB Landskronahem hade en omsättning år 2014 på 310 miljoner kronor. Bolaget har 56 anställda. Bolaget har 134 aktiva avtal med leverantörer. Av de leverantörer för vilka bolaget under 2015 haft kostnader över kronor har bolaget avtal med 95 procent Policies, riktlinjer och förvaring I bolaget finns en upphandlingspolicy. Den tas upp i styrelsen varje år. I den stadgas att i samband med avtalsskrivning ska en plan för uppföljning under avtalstiden upprättas i samråd med leverantören. Avtalsansvarig och/eller uppföljningsansvarig svarar för att i samråd med leverantören genomföra uppföljning under avtalstiden. Detta gäller samtliga avtal som har ett värde över direktupphandlingsgränsen. Avtalen förvaras i ett kassavalv som hålls olåst på dagtid men dit inga obehöriga har tillträde. Bolagets ramavtal är organiserade i bokstavsordning på ett ställe, övriga avtal är organiserade utifrån kategorier. Aktuella och inaktuella avtal är inte separerade. Kopior av samtliga avtal finns i bolagets avtalsdatabas. Där finns information om avtalstyp, undertecknare, leverantör, avtalsägare samt utgångsdatum. Ekonomiassistent ansvarar för att registrera avtal i databasen och anger då, utifrån avtalsägarens önskemål, hur lång tid i förväg en påminnelse om avtalets utgång ska skickas ut. Den som ansvarar för avtalet får sedan, från detta datum och dagligen till dess att ett nytt avtal registrerats, påminnelser från databasen om avtalets kommande utgång. Bara ekonomiavdelningen har behörighet att ändra något i databasen, men många har, utifrån ansvarsområde, läsbehörighet och kan därmed se vilka avtal som finns inom olika områden Kvalitetssäkring och uppföljning De intervjuade uppger att avtal vid behov kvalitetssäkras med extern juridisk kompetens. Två olika juristfirmor används i huvudsak. Behov finns framför allt vid större upphandlingar respektive vid mer komplicerade hyresjuridiska frågor. Att uppföljning av avtalen sker i vederbörlig ordning säkerställs genom ovan beskrivna automatiserade påminnelsefunktion avseende snart utgående avtal samt ekonomiavdelningens kontroller. 3

5 Följsamheten till avtalen utifrån ekonomiska intressen sker framför allt genom uppföljningsmöten med ramavtalsleverantörer. Bolagets personal rapporterar kontinuerligt in avvikelser i förhållande till förväntade leveranser, som sedan tas vidare i möten med leverantörerna enligt ovan beskrivna rutin Tvistehantering Tvister förekommer enligt uppgift mycket sällan. Om en tvist skulle uppstå uppger de intervjuade att bolaget anlitar extern juridisk kompetens Intern kontroll De intervjuade beskriver att följande aktiviteter utgör den interna kontrollen avseende avtalshanteringen: Överenskommelse med leverantör om uppföljning av alla avtal till ett värde över direktupphandlingsgränsen (se ovan). Automatiserad påminnelse om avtal som snart går ut (se ovan). Ekonomisk uppföljning för respektive ansvarsområde. Beställnings-, attest och utanordningsinstruktion. Den sistnämnda stadgar att inköp bara kan ske av medarbetare som är inköpsberättigade och att alla underlag som utgör grund för utbetalning ska attesteras. Genom sin attest bekräftar den attestberättigade att rätt kvalitet och/eller kvantitet har mottagits, att kostnaden har avvägts mot nyttan av företaget, att priset är det överenskomna, att fakturan är fullständig och att konteringen är korrekt och ryms inom budgeterat belopp. Samtliga avtal diarieförs. De intervjuade uppfattar att avtalshanteringen är föremål för en god intern kontroll Resultat av avtalsgranskning Avtal 1 Avtalspart 1: AB Landskronahem Avtalspart 2: Hyresgästföreningen Norra Skåne Avser: Fondkonto för lägenhet Avtalstid: Från till , förlängt med ett år i taget om det inte sägs upp tre månader före utgång. Diariefört: Ja Indexuppräkning: Avsättning grundas på Sabo:s nyckeltal Korrekt undertecknat: Ja, av VD Övrigt: Inga övriga anmärkningar Avtal 2 Avtalspart 1: AB Landskronahem Avtalspart 2: Jobmeal Syd AB Avser: Hyra av kaffemaskin Avtalstid: Från och 36 månader framåt, förlängt med ett år i taget om det inte sägs upp sex månader före utgång. Diariefört: Ja Indexuppräkning: Ja Korrekt undertecknat: Ja, av ekonomichef och VD 4

6 Övrigt: 1.3 Bedömning Utifrån vad som framkommit vid intervju och i dokumentgranskning bedöms bolaget ha en tillfredsställande ordning på sina avtal. I upphandlingspolicyn stadgas att samtliga avtal som har ett värde över direktupphandlingsgränsen ska följas upp enligt en ordning som fastställs i överenskommelse mellan bolaget och leverantören och i bolagets avtalsdatabas finns en automatiserad funktion för påminnelse om avtal som är på väg att löpa ut. Det är också positivt att attestinstruktionen tydligt specificerar vad den som attesterar en faktura därigenom ska bekräfta. 5

7 Källförteckning Beställnings-, attest och utanordningsinstruktion. Antagen av styrelsen , förändrad Upphandlingspolicy. Fastställd av styrelsen

8 Invest in Landskrona AB 1.1 Inledning Bakgrund Landskrona stads bolag ingår löpande olika avtal med t.ex. privatpersoner, leverantörer och myndigheter. Årligen köper bolagen in varor och tjänster för betydande belopp och gör olika åtaganden gentemot avtalsparter. Den interna kontrollen ska säkerställa att avtalen är tecknade med utgångspunkt i att rätt personer ingår avtalen samt att respektive avtalsparts åtaganden fullgörs. Vidare är hanteringen av avtalen betydelsefull, dvs. att avtalen förvaras på ett sådant sätt att det finns en god ordning. Brister i hanteringen av avtal samt i den interna kontrollen kan öppna upp för oegentligheter där förtroende och anseende skadas. Bolagen kan också åsamkas onödiga kostnader om bolagens intressen inte optimalt bevakas beträffande överenskommelser i avtal. Lekmannarevisorerna i Landskrona stad ser det som angeläget att det finns en ändamålsenlig hantering av de avtal som upprättas och att den interna kontrollen fungerar Syfte och revisionsfrågor Syftet är att belysa och bedöma bolagens avtalshantering, avseende styrning, tillgänglighet, riktlinjer rörande avtalsvillkor (t ex bevakning av avtal, uppsägningstider, juridisk granskning m.m.), samt befintlig kompetens kopplad till avtalsskrivning. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns policies och riktlinjer för hur avtal ska hanteras? Hur förvaras avtalen? Finns avtalsdatabas? Kvalitetssäkras avtal inför avtalstecknande med t.ex. jurist? Finns rutiner som säkerställer att avtalen regelbundet följs upp och att förlängningar görs enligt gjorda överenskommelser? Hur bevakas följsamheten till avtalen utifrån ekonomiska intressen? Hur hanteras avtalstvister och hur frekvent förekommer sådana? Finns en ändamålsenlig intern kontroll? Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av kommunallagen samt kommunfullmäktiges mål och riktlinjer Kommunallagen Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Detta omfattar även den verksamhet som bedrivs i bolagsform. I detta ingår att se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt Arkivlagen Enligt arkivlagen ska arkiv hos kommuner samt kommunala aktiebolag bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar samt 7

9 behovet av information för förvaltningen. Det ska finnas en systematisk arkivförteckning och arkivet ska skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst Kommunfullmäktiges mål och riktlinjer I kommunen finns inga centrala direktiv om hur avtal ska hanteras Genomförande och avgränsning Granskningen har gjorts genom en dokumentstudie avseende riktlinjer för avtalshantering och intervjuer har gjorts med bolagets VD. Stickproven har granskats utifrån diarieföring, giltighet och avtalstecknande. 1.2 Granskningsresultat Bolaget har inte lämnat någon information om antalet avtal och deras värde Policies, riktlinjer och förvaring I bolaget finns inga policies eller riktlinjer för hur avtal ska hanteras. VD hänvisar till sina befogenheter enligt VD-anställningsavtal samt firmateckning enligt det konstituerande styrelsemötet. I VD-avtalet stadgas att VD attesterar fakturor avseende bolagets verksamhet inom ramen för fastställd budget samt att kostnader för VD:s lön och omkostnader attesteras av ordföranden. Av protokollet från det konstituerande styrelsemötet framgår att VD har rätt att teckna firma beträffande löpande förvaltning. Bolagets avtal förvaras i en pärm i ett låst skåp i ett rum dit allmänheten har tillträde. Digitala kopior finns i en molntjänst. Avtal om intäkter bolaget hyr i sin inkubatorverksamhet ut kontorsplatser med tillhörande service har organiserats i en excelfil där löptider framgår. Motsvarande finns inte på utgiftssidan Kvalitetssäkring och uppföljning VD uppger att bolagets enda stora utgift, förutom löner, är lokalhyran. Avtalet om detta löper på tre år och har tagits fram med hjälp av stadens fastighetsstrategiska avdelning. Bolagets serviceavgiftsavtal med de nystartade företag som använder bolagets lokaler kvalitetssäkrades av bolagsextern kompetens då det tog fram. VD beskriver att få rutiner finns eftersom bolaget sällan ingår avtal. Städning konkurrensutsätts en gång per år. VD är den som beslutar om inköp samt attesterar fakturor, vilket han beskriver som en fördel då han enkelt kan se att det som faktureras är det som beställts och levererats. Styrelsen ansvarar för att ingå avtal i icke återkommande händelser medan VD ansvarar för den löpande verksamheten Tvistehantering Inga tvister har förekommit under den tid VD varit förordnad och han känner inte heller till att några tvister förekommit tidigare. Därför finns inga rutiner för sådana händelser. 8

10 1.2.4 Intern kontroll VD uppger att större avtal som bolaget ingår som beställare diarieförs. Styrelsen får kvartalsvisa ekonomiska rapporter och ordförande får månatliga ekonomiska rapporter. Vid attestering av fakturor kontrollerar VD enligt ovan att fakturan stämmer med beställning och leverans. VD:s utlägg attesteras av ordförande. Inga andra interna kontrollaktiviteter som rör avtalshanteringen förekommer Resultat av avtalsgranskning Avtal 1 Avtalspart 1: Invest in landskrona AB Avtalspart 2: Lövestad Larmcentral Avser: Larmanläggning Avtalstid: t.o.m Uppsägning ska ske tre månader före avtalets utgång, i annat fall förlängs avtalet med ett år i taget. Diariefört: Nej Indexuppräkning: Nej Korrekt undertecknat: Ja, av VD Övrigt: Inga övriga anmärkningar Avtal 2 Avtalspart 1: Invest in Landskrona AB (Linc) Avtalspart 2: DSM Scandinavia AB Avser: Nyttjanderätt till arbetsplats Avtalstid: fr.o.m och tillsvidare med tre månaders uppsägningstid Diariefört: Nej Indexuppräkning: Linc har möjlighet att justera avtalet med KPI Korrekt undertecknat: Ja, av VD Övrigt: Omprövning av avtalet sker vart tredje år 1.3 Bedömning Ordningen i Invest in Landskrona AB förefaller, utifrån den information som lämnats, vara i stort sett tillfredsställande. Samtliga avtal diarieförs inte men antalet är så litet att det inte heller behöver anses vara nödvändigt om bolaget ändå kan hålla en god ordning på avtalen. Det är positivt att juridisk kompetens har konsulterats i det fall då bolaget tecknat ett avtal av större värde. Företaget hanterar ett relativt litet antal avtal i rollen som beställare. Att samma person vanligen beställer, tar emot och betalar det som köps in ger goda möjligheter till kontroll över hela kedjan men innebär samtidigt en sårbarhet. Olika personer bör beställa varor och attestera fakturor. Slutattestfunktionen kan övertas av ordförande eller av central ekonomifunktion inom stadsförvaltningen. 9

11 Källförteckning Punkt 6 Firmateckning, Protokoll från styrelsemöte, VD-instruktion, antagen vid styrelsemöte

12 Landskrona Energi AB 1.1 Inledning Bakgrund Landskrona stads bolag ingår löpande olika avtal med t.ex. privatpersoner, leverantörer och myndigheter. Årligen köper bolagen in varor och tjänster för betydande belopp och gör olika åtaganden gentemot avtalsparter. Den interna kontrollen ska säkerställa att avtalen är tecknade med utgångspunkt i att rätt personer ingår avtalen samt att respektive avtalsparts åtaganden fullgörs. Vidare är hanteringen av avtalen betydelsefull, dvs. att avtalen förvaras på ett sådant sätt att det finns en god ordning. Brister i hanteringen av avtal samt i den interna kontrollen kan öppna upp för oegentligheter där förtroende och anseende skadas. Bolagen kan också åsamkas onödiga kostnader om bolagens intressen inte optimalt bevakas beträffande överenskommelser i avtal. Lekmannarevisorerna i Landskrona stad ser det som angeläget att det finns en ändamålsenlig hantering av de avtal som upprättas och att den interna kontrollen fungerar Syfte och revisionsfrågor Syftet är att belysa och bedöma bolagens avtalshantering, avseende styrning, tillgänglighet, riktlinjer rörande avtalsvillkor (t ex bevakning av avtal, uppsägningstider, juridisk granskning m.m.), samt befintlig kompetens kopplad till avtalsskrivning. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns policies och riktlinjer för hur avtal ska hanteras? Hur förvaras avtalen? Finns avtalsdatabas? Kvalitetssäkras avtal inför avtalstecknande med t.ex. jurist? Finns rutiner som säkerställer att avtalen regelbundet följs upp och att förlängningar görs enligt gjorda överenskommelser? Hur bevakas följsamheten till avtalen utifrån ekonomiska intressen? Hur hanteras avtalstvister och hur frekvent förekommer sådana? Finns en ändamålsenlig intern kontroll? Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av kommunallagen samt kommunfullmäktiges mål och riktlinjer Kommunallagen Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Detta omfattar även den verksamhet som bedrivs i bolagsform. I detta ingår att se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt Arkivlagen Enligt arkivlagen ska arkiv hos kommuner samt kommunala aktiebolag bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar samt 11

13 behovet av information för förvaltningen. Det ska finnas en systematisk arkivförteckning och arkivet ska skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst Kommunfullmäktiges mål och riktlinjer I kommunen finns inga centrala direktiv om hur avtal ska hanteras Genomförande och avgränsning Granskningen har gjorts genom en dokumentstudie avseende riktlinjer för avtalshantering och intervjuer har gjorts med bolagets ekonomichef och administratör. Stickproven har granskats utifrån diarieföring, giltighet och avtalstecknande. 1.2 Granskningsresultat I Landskrona Energi AB finns cirka 175 aktiva avtal. Uppgift om dessas värde kan på grund av avtalsdatabasens funktionssätt inte lämnas Policies, riktlinjer och förvaring I bolaget finns riktlinjer för diarieföring och arkivering som beskriver när och hur diarieföring ska ske och hur arkiveringen ska göras. Alla avtal finns enligt uppgift i originalhandling och digital kopia. Då ett nytt avtal tecknats registreras detta i en avtalsdatabas där bl.a. avtalsansvarig, varu- eller tjänstekategori, utgångsdatum och uppsägningsdatum ska registreras. Aktuella originalhandlingar förvaras i pärmar i ett olåst närarkiv. Tillträde till bolagets lokaler kräver ingång genom låst dörr. Inaktuella avtal förvaras i bolagets låsta långtidsarkiv som finns i källaren. I närarkivet är avtalen organiserade i nummerordning. Vid registrering av avtal i bolagets avtalsdatabas tilldelas avtalet ett nummer. Detta nummer används sedan då avtalet organiseras i det fysiska arkivet. Företaget använder kommunens digitala avtalshanteringssystem, vilket innebär att både avtalsnummer och avtalskategoriindelning delas med kommunen. Bolaget håller nu på att se över avtalshanteringssystemet eftersom staden inte längre är ITleverantör. I ett nytt system vill bolaget dels att fler anställda ska ha läsbehörighet till fler avtal, dels att upphandlingar ska kopplas direkt till avtalsdatabasen så att dokumentationskraven på upphandlingar enklare uppfylls Kvalitetssäkring och uppföljning Mer omfattande avtal kvalitetssäkras i vissa fall av extern juridisk kompetens. Riktlinjer för när detta ska ske finns inte. Avtalens uppsägningsdatum ska redovisas i avtalsdatabas. Inför uppsägningsdatum ska avtalsansvarig, VD och administratör få en automatgenererad påminnelse om att avtalet snart går ut. För varje avtal finns en avtalsansvarig. Denna ansvarar för att bevaka följsamheten till avtalet och för att attestera fakturor. Attestordningen har undertecknats av VD. 12

14 1.2.3 Tvistehantering Ekonomichef och administratör känner inte till att avtalstvister har förekommit. Om så skulle ske skulle de hanteras av avtalsansvarig tillsammans med bolagets VD och ekonomichef, eventuellt med externt juridiskt bistånd Intern kontroll Alla avtal diarieförs och funktionerna i samband med förestående uppsägningsdatum i den avtalsdatabas som beskrivs ovan är ett led i den interna kontrollen. Enligt bolagets rutin för mottagnings- och beslutsattest innebär beslutsattesten en kontroll av beställning, att fakturan är utställd på rätt juridisk person, granskning av underlaget, priskontroll, kontroll av att F- skattsedel finns, kontroll mot avtal, beställning och kontroll av uträkningar och av betalningsvillkor. Bolagets internkontrollplan innehåller enligt uppgift inga kontrollpunkter som rör avtalshanteringen Resultat av avtalsgranskning Avtal 1 Avtalspart 1: Landskrona Energi AB Avtalspart 2: Ragn-Sells Miljökonsult AB Avser: Miljöguiden Plus Komplett samt Arbetsmiljöguiden Plus Komplett (juridisk prenumerationstjänst) Avtalstid: Betalning av abonnemangsavgiften erläggs årsvis i förskott. Avgiften samfaktureras med den grundtjänst som detta avtal kompletterar. Efter samordning av fakturering förlängs abonnemanget årsvis. Diariefört: Ja Indexuppräkning: Betalning ska erläggas i enlighet med vid var tid gällande prislista. Korrekt undertecknat: Ja, av produktionschef, vilken har delegation från bolagets VD Övrigt: Avgiften ska erläggas enligt gällande prislista. Denna har inte bifogats avtalet. Avtal 2 Avtalspart 1: Landskrona Energi AB Avtalspart 2: ONE Nordic AB Avser: Underhåll ställverksanläggning samt jour och beredskapstjänster Avtalstid: För att säkerställa tillgängligheten i anläggningar under 2014 har ett nytt begränsat avtal för jour- och beredskapstjänster med ONE Nordic diskuterats. Diariefört: Ja Indexuppräkning: Nej, prisuppgifter för 2014 Korrekt undertecknat: Ja, av elnätschef, vilken har delegation från bolagets VD Övrigt: Bilagorna till avtalet ska enligt avtalet bl.a. bestå av ett mail som förtydligar avtalstiden. Detta finns inte registrerat i avtalsdatabasen. 1.3 Bedömning Bolaget förefaller hålla god ordning vad gäller förvaring och organisering av avtal samt vad gäller kontroll av avtals giltighet. Det är positivt att det för varje avtal finns en ansvarig som har att bevaka avtalets förestående utgång och att det finns en rutin som tydligt specificerar vari attesten består. I ett av de två stickproven saknas dock delar av avtalet (prislista), vilket är en brist. Våra stickprov kom från avtalsdatabasen och denna avtalsdatabas inte närarkivet är den primära källan till information om avtal för bolagets anställda. Därför bör samtlig relevant information om avtalen finns där. 13

15 Källförteckning Attestordning för elektronisk kontering och attest fr.o.m Rev Riktlinjer diarieföring och arkivering Rutin för mottagnings- och beslutsattest Delegation av verksamhetsansvar till produktionschef resp. elnätschef Övertagande av delegeringar från föregående till ny VD,

16 Landskrona Stugby- och Camping AB 1.1 Inledning Bakgrund Landskrona stads bolag ingår löpande olika avtal med t.ex. privatpersoner, leverantörer och myndigheter. Årligen köper bolagen in varor och tjänster för betydande belopp och gör olika åtaganden gentemot avtalsparter. Den interna kontrollen ska säkerställa att avtalen är tecknade med utgångspunkt i att rätt personer ingår avtalen samt att respektive avtalsparts åtaganden fullgörs. Vidare är hanteringen av avtalen betydelsefull, dvs. att avtalen förvaras på ett sådant sätt att det finns en god ordning. Brister i hanteringen av avtal samt i den interna kontrollen kan öppna upp för oegentligheter där förtroende och anseende skadas. Bolagen kan också åsamkas onödiga kostnader om bolagens intressen inte optimalt bevakas beträffande överenskommelser i avtal. Lekmannarevisorerna i Landskrona stad ser det som angeläget att det finns en ändamålsenlig hantering av de avtal som upprättas och att den interna kontrollen fungerar Syfte och revisionsfrågor Syftet är att belysa och bedöma bolagens avtalshantering, avseende styrning, tillgänglighet, riktlinjer rörande avtalsvillkor (t ex bevakning av avtal, uppsägningstider, juridisk granskning m.m.), samt befintlig kompetens kopplad till avtalsskrivning. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns policies och riktlinjer för hur avtal ska hanteras? Hur förvaras avtalen? Finns avtalsdatabas? Kvalitetssäkras avtal inför avtalstecknande med t.ex. jurist? Finns rutiner som säkerställer att avtalen regelbundet följs upp och att förlängningar görs enligt gjorda överenskommelser? Hur bevakas följsamheten till avtalen utifrån ekonomiska intressen? Hur hanteras avtalstvister och hur frekvent förekommer sådana? Finns en ändamålsenlig intern kontroll? Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av kommunallagen samt kommunfullmäktiges mål och riktlinjer Kommunallagen Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Detta omfattar även den verksamhet som bedrivs i bolagsform. I detta ingår att se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt Arkivlagen Enligt arkivlagen ska arkiv hos kommuner samt kommunala aktiebolag bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar samt 15

17 behovet av information för förvaltningen. Det ska finnas en systematisk arkivförteckning och arkivet ska skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst Kommunfullmäktiges mål och riktlinjer I kommunen finns inga centrala direktiv om hur avtal ska hanteras Genomförande och avgränsning Granskningen har gjorts genom en dokumentstudie avseende riktlinjer för avtalshantering och intervjuer har gjorts med bolagets VD. Stickproven har granskats utifrån diarieföring, giltighet och avtalstecknande. 1.2 Granskningsresultat Landskrona Stugby- och Camping AB har fyra avtal med leverantörer till ett värde av totalt cirka 155 tusen kronor. Därutöver har bolaget avtal med arrendator och hyresgäst, samt avtal avseende fjärrvärme, el m.m. som betalas direkt av arrendatorn Policies, riktlinjer och förvaring Inom bolaget finns ingen policy för hur avtal ska hanteras och bolaget följer inte heller någon kommungemensam policy. Avtalen förvaras i en pärm hos VD. De står i ett skåp som inte låses. Bolaget har ingen avtalsdatabas Kvalitetssäkring och uppföljning Bolagets ordförande eller styrelse undertecknar avtal. Avtal kvalitetssäkras inte av jurist. VD går årligen igenom samtliga avtal för att kontrollera att de är aktuella. Det största avtalet avser ett arrende med Bostahusen AB, som arrenderar campingen och stugbyn av kommunen. Enligt avtalet ska Borstahusen AB sköta underhållet av campingen och stugbyn. En årlig besiktning säkerställer att så sker Tvistehantering Inga avtalstvister har förekommit i bolaget Intern kontroll Totalt hanterar bolaget cirka 20 fakturor per år. I enlighet med attestordningen attesterar VD fakturor upp till kronor. Avtal diarieförs inte, vilket enligt VD beror på att de är för få för att det ska vara relevant. Ekonomins utveckling redovisas månatligen till bolagsstyrelsen. Fakturahanteringen räknas till den löpande verksamheten och enskilda transaktioner redovisas därför inte Resultat av avtalsgranskning Avtal 1 Avtalspart 1: Landskrona Stugby och Camping Avtalspart 2: Nordeuropa Försäkring AB Avser: Ansvarsförsäkring Avtalstid: Från till

18 Diariefört: Nej Indexuppräkning: Nej Korrekt undertecknat: Ej undertecknat, avtalet består av försäkringsbrev och faktura Övrigt: Inga övriga anmärkningar Avtal 2 Avtalspart 1: Landskrona Stugby- och Camping AB Avtalspart 2: Borstahusen Camping AB Avser: Anläggningsarrende Avtalstid: Från till med 12 månaders uppsägningstid, annars förlängs avtalet med tre år åt gången. Diariefört: Nej Indexuppräkning: Arrendeavgifter för 2015, 2016 och 2017 finns i avtalet. Därefter justering efter KPI. Korrekt undertecknat: Ja, av ordförande och VD Övrigt: Inga övriga anmärkningar 1.3 Bedömning Landskrona Stugby- och Camping AB är ett mycket litet bolag och avtalshanteringen är anpassad efter det. VD går årligen igenom samtliga avtal för att kontrollera att de är aktuella och besiktning sker också årligen utifrån bolagets viktigaste avtal, som avser arrendet av campingplatsen och stugbyn. Attestering ska ske i enlighet med bolagets attestordning. Med hänsyn till bolagets storlek bedöms ordningens vara tillfredsställande och den interna kontrollen vara tillräcklig. 17

19 Rederi AB Ventrafiken 1.1 Inledning Bakgrund Landskrona stads bolag ingår löpande olika avtal med t.ex. privatpersoner, leverantörer och myndigheter. Årligen köper bolagen in varor och tjänster för betydande belopp och gör olika åtaganden gentemot avtalsparter. Den interna kontrollen ska säkerställa att avtalen är tecknade med utgångspunkt i att rätt personer ingår avtalen samt att respektive avtalsparts åtaganden fullgörs. Vidare är hanteringen av avtalen betydelsefull, dvs. att avtalen förvaras på ett sådant sätt att det finns en god ordning. Brister i hanteringen av avtal samt i den interna kontrollen kan öppna upp för oegentligheter där förtroende och anseende skadas. Bolagen kan också åsamkas onödiga kostnader om bolagens intressen inte optimalt bevakas beträffande överenskommelser i avtal. Lekmannarevisorerna i Landskrona stad ser det som angeläget att det finns en ändamålsenlig hantering av de avtal som upprättas och att den interna kontrollen fungerar Syfte och revisionsfrågor Syftet är att belysa och bedöma bolagens avtalshantering, avseende styrning, tillgänglighet, riktlinjer rörande avtalsvillkor (t ex bevakning av avtal, uppsägningstider, juridisk granskning m.m.), samt befintlig kompetens kopplad till avtalsskrivning. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns policies och riktlinjer för hur avtal ska hanteras? Hur förvaras avtalen? Finns avtalsdatabas? Kvalitetssäkras avtal inför avtalstecknande med t.ex. jurist? Finns rutiner som säkerställer att avtalen regelbundet följs upp och att förlängningar görs enligt gjorda överenskommelser? Hur bevakas följsamheten till avtalen utifrån ekonomiska intressen? Hur hanteras avtalstvister och hur frekvent förekommer sådana? Finns en ändamålsenlig intern kontroll? Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av kommunallagen samt kommunfullmäktiges mål och riktlinjer Kommunallagen Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Detta omfattar även den verksamhet som bedrivs i bolagsform. I detta ingår att se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt Arkivlagen Enligt arkivlagen ska arkiv hos kommuner samt kommunala aktiebolag bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar samt 18

20 behovet av information för förvaltningen. Det ska finnas en systematisk arkivförteckning och arkivet ska skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst Kommunfullmäktiges mål och riktlinjer I kommunen finns inga centrala direktiv om hur avtal ska hanteras Genomförande och avgränsning Granskningen har gjorts genom en dokumentstudie avseende riktlinjer för avtalshantering och intervjuer har gjorts med bolagets VD, ekonomichef och tekniska övervakare. Stickproven har granskats utifrån diarieföring, giltighet och avtalstecknande. 1.2 Granskningsresultat Rederi AB Ventrafiken gjorde 2015 inköp från 174 leverantörer till ett värde av drygt 23 miljoner kronor Policies, riktlinjer och förvaring Bolaget har ingen policy för avtalshantering. De intervjuade hänvisar till bolagets attestordning och delegationsordning. Den första fastställer generella attestregler, särskild attestordning för lönehantering samt attestregler vid VD:s frånvaro medan den andra beskriver hur ansvaret för bl.a. ekonomisk rapportering är fördelat i bolaget. Avtalen förvaras i ett litet antal pärmar i ett icke låst skåp. Bolaget förefaller ha en god ordning på avtalen, som är sorterade i bokstavsordning. Det finns ingen avtalsdatabas, vilket de intervjuade motiverar med det lilla antalet avtal Kvalitetssäkring och uppföljning Ingen generell kvalitetssäkring med hjälp av exempelvis jurist görs inför tecknande av avtal, men vid upphandling tar bolaget hjälp av upphandlingskompetens hos staden. Bolaget försöker också i så stor utsträckning som möjligt använda sig av Kommentus, SKL:s upphandlingsstöd för framför allt offentlig sektor. Ekonomichef går årligen igenom samtliga avtal för att kontrollera om de är aktuella och fyller sitt syfte. Detta fungerar också som bevakning av följsamhet till avtalken utifrån ekonomiska intressen Tvistehantering Avtalstvister har inte förekommit under det år då nuvarande VD varit i tjänst och övriga kan inte heller minnas att tvister förekommit Intern kontroll Avtal diarieförs inte eftersom bolaget inte tycker sig ha behov av detta med hänvisning till det lilla antalet avtal. Den interna kontrollen vad gäller avtalshanteringen består i att ekonomichef kontrollerar fakturor och skickar dem till ansvarig. VD attesterar samtliga fakturor upp till ett värde av kronor. Fakturor utöver detta värde, liksom fakturor som går direkt till VD, attesteras av ordförande. Även ovan beskrivna användning av extern juridisk kompetens samt årlig genomgång av samtliga avtal kan ses som ett led i den interna kontrollen. 19

21 1.2.5 Resultat av avtalsgranskning Avtal 1 Avtalspart 1: Rederiaktiebolaget Ventrafiken Avtalspart 2: IT Gården i Landskrona AB Avser: IT-resurser Avtalstid: Under 24 månader från Förlängning med 12 månader år gången om inte avtalet sägs upp inom tre månader före utgång. Diariefört: Nej Indexuppräkning: Nej, men leverantören förbehåller sig rätten att förändra priset på licenser under avtalsperioden om licensgivarna ändrar sina priser. Korrekt undertecknat: Ja, av dåvarande VD Övrigt: Driftsstart sker enligt avtalet men avtalet träder inte i kraft förrän det signerats av behöriga företrädare för båda parter. Avtal 2 Avtalspart 1: Ven-Trafiken AB Avtalspart 2: Preem AB Avser: Petroleumprodukter Avtalstid: Ett år från datumet för sista underskrift. Detta datum framgår dock ej. Avtalet förlängs automatiskt med tre månader i taget. En månads uppsägningstid. Diariefört: Nej Indexuppräkning: Nej. Priset baseras på medelvärdet av vissa specificerade noteringar. Korrekt undertecknat: Ja, av dåvarande VD Övrigt: Inga övriga anmärkningar 1.3 Bedömning Bolaget bedöms ha en i stort sett tillfredsställande ordning på sina avtal med hänsyn till dess antal. Rutiner finns för manuell genomgång av avtalens giltighet och följsamhet till avtalen, dock ej skriftliga sådana. I ett av de granskade avtalen saknas datum för underskrift, vilket betraktas som en brist då avtalets giltighetstid är relaterat till detta datum. Bolaget kan överväga att i sina attestrutiner specificera vari attesten består, dvs. vad den som attesterar en faktura är skyldig att kontrollera. 20

22 Källförteckning Attestordning, fastställd av styrelsen Delegationsordning, fastställd av styrelsen

23 Landskrona Svalöv Renhållnings AB 1.1 Inledning Bakgrund Landskrona stads hel- och delägda bolag ingår löpande olika avtal med t.ex. privatpersoner, leverantörer och myndigheter. Årligen köper bolagen in varor och tjänster för betydande belopp och gör olika åtaganden gentemot avtalsparter. Den interna kontrollen ska säkerställa att avtalen är tecknade med utgångspunkt i att rätt personer ingår avtalen samt att respektive avtalsparts åtaganden fullgörs. Vidare är hanteringen av avtalen betydelsefull, dvs. att avtalen förvaras på ett sådant sätt att det finns en god ordning. Brister i hanteringen av avtal samt i den interna kontrollen kan öppna upp för oegentligheter där förtroende och anseende skadas. Bolagen kan också åsamkas onödiga kostnader om bolagens intressen inte optimalt bevakas beträffande överenskommelser i avtal. Lekmannarevisorerna i Landskrona stad ser det som angeläget att det finns en ändamålsenlig hantering av de avtal som upprättas och att den interna kontrollen fungerar Syfte och revisionsfrågor Syftet är att belysa och bedöma bolagens avtalshantering, avseende styrning, tillgänglighet, riktlinjer rörande avtalsvillkor (t ex bevakning av avtal, uppsägningstider, juridisk granskning m.m.), samt befintlig kompetens kopplad till avtalsskrivning. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns policies och riktlinjer för hur avtal ska hanteras? Hur förvaras avtalen? Finns avtalsdatabas? Kvalitetssäkras avtal inför avtalstecknande med t.ex. jurist? Finns rutiner som säkerställer att avtalen regelbundet följs upp och att förlängningar görs enligt gjorda överenskommelser? Hur bevakas följsamheten till avtalen utifrån ekonomiska intressen? Hur hanteras avtalstvister och hur frekvent förekommer sådana? Finns en ändamålsenlig intern kontroll? Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av kommunallagen samt kommunfullmäktiges mål och riktlinjer Kommunallagen Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Detta omfattar även den verksamhet som bedrivs i bolagsform. I detta ingår att se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt Arkivlagen Enligt arkivlagen ska arkiv hos kommuner samt kommunala aktiebolag bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar samt 22

24 behovet av information för förvaltningen. Det ska finnas en systematisk arkivförteckning och arkivet ska skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst Kommunfullmäktiges mål och riktlinjer I kommunen finns inga centrala direktiv om hur avtal ska hanteras Genomförande och avgränsning Granskningen har gjorts genom en dokumentstudie avseende riktlinjer för avtalshantering och intervjuer har gjorts med bolagets VD. Stickproven har granskats utifrån diarieföring, giltighet och avtalstecknande. 1.2 Granskningsresultat Bolaget har inte lämnat någon information om antalet avtal och deras värde. Policies, riktlinjer och förvaring Bolaget har en skriftlig rutin för hantering av avtal med leverantörer. I dessa finns riktlinjer för Tillvägagångssätt vid nytecknande av avtal Kontroll och bevakning av avtal Förvaring och arkivering Årlig genomgång Gallring av inaktuella avtal Ansvarsfördelning Gällande avtal förvaras i kassaskåp och inaktuella avtal förvaras i plåtskåp. Avtalen finns i regel bara i original och har inte scannats in. Om så görs beror det på att enskilda medarbetare har sett ett eget sådant behov. Samtliga avtal förs dock in i en excelfil. Följande registreras: Avtalspart Eventuellt avtalsnummer Giltighetstid Uppsägning Information om automatisk förlängning Förlängning Kontrollmånad Ansvarig Om avtalet fortfarande är aktuellt Den som ansvarar för avtalspärmen gör en årlig genomgång av avtalens giltighet. Varje avtalsansvarig ansvarar för att göra en översyn över de poster som den ansvarar för en gång per månad Kvalitetssäkring och uppföljning Om avtal kvalitetssäkras med jurist inför tecknande beror på avtalets värde. Vid upphandlingar används en extern juridisk kompetens som bl.a. bistår i formuleringen av avtalet. Extern juridisk kompetens kontaktas också om VD känner sig osäker i en specifik 23

25 avtalsfråga. Vid tecknande av mindre avtal används tidigare avtal inom samma område som förlaga. Juridisk kompetens kan också konsulteras i tecknande av avtal av mindre värde men större komplexitet. Uppföljning av avtalen ska göras enligt bolagets skriftliga rutiner. Dessutom sker uppföljning av avtalen på flera olika nivåer: genom entreprenaduppföljningsmöten, genom kontroll av leveranser och, i enstaka fall, genom totaluppföljning utförd av extern kompetens. Detta fungerar också som bevakning av följsamhet till avtalen utifrån bolagets ekonomiska intressen Tvistehantering Tvister förekommer mycket sällan. När så har skett har extern juridisk kompetens konsulterats Intern kontroll En del i den interna kontrollen är den rutin för hantering av avtal med leverantörer som beskrivs ovan. Enligt denna ska avtalsansvariga månatligen kontrollera giltighetstiden för de avtal som de ansvarar för. I bolaget finns också en beställnings-, attest och utanordningsinstruktion. I denna stadgas bl.a. Vem som har rätt att göra inköp Vem som har rätt att göra investeringar Vari attesträtten består Hur VD:s och styrelsens kostnader ska attesteras Hur utanordningar ska göras Avtal registreras i separat förteckning enligt ovan Resultat av avtalsgranskning Avtal 1 Avtalspart 1: Landskrona Svalövs Renhållnings AB Avtalspart 2: Agda lön AB Avser: Programvara Avtalstid: Resterande del av kalenderår (2006), därefter automatisk förlängning med ett kalenderår i taget. Diariefört: Registrerat i separat, sökbar förteckning Indexuppräkning: Nej, men bestämmelse om rätt till årlig prisjustering Korrekt undertecknat: Ja, av administrativ chef Övrigt: Förändringar i prisjusteringsmekanismen har skett genom information från leverantören. Avtal 2 Avtalspart 1: Landskorna Svalöv Renhållnings AB Avtalspart 2: Rent Landskrona AB Avser: Städning Avtalstid: Diariefört: Registrerat i separat, sökbar förteckning Indexuppräkning: Branschindex ska användas för årlig uppräkning av kostnad. Korrekt undertecknat: Beställning/bekräftelse av accepterande av offert per mail 24

26 Övrigt: Generella avtalsvillkor saknas. 1.3 Bedömning Utifrån vad som framkommit i granskningen förefaller bolaget ha en tillfredsställande ordning på sin avtalshantering. Denna bedömning baseras framför allt på att bolaget har tydliga skriftliga rutiner för avtalshantering, att det med en god frekvens kontrollerar avtalens giltighet samt att det har specificerat vari attesten består, dvs. vad den som attesterar en faktura därigenom bekräftar. I ett av det granskade avtalen saknas dock en formell underteckning, och bolaget rekommenderas också att generellt i sina avtal inkludera allmänna avtalsvillkor som exempelvis fastställer vad som händer vid en eventuell tvist. 25

27 Källförteckning Beställnings-, attest och utanordningsinstruktion. Fastställd enligt styrelsebeslut den Namntecknings- och signaturlista. Uppdaterad lista Rutin för hantering av bolagets avtal med leverantörer

28 Jakob Smith Ylva Westander 27