FÖRENINGSSTÄMMA 2015

Transkript

1 HSB SYDOST FÖRENINGSSTÄMMA 2015 Ombuden i HSB Sydost föreningsfullmäktige kallas till ordinarie föreningstämma TID Lördagen den 9 maj, kl Vi bjuder på enklare frukost från kl 9.30 och avslutar med gemensam lunch. PLATS ANMÄLAN FÖRHINDER PM Fest & Konferens, Västergatan 10, Växjö Då vi bjuder på lunch vill vi gärna ha in din anmälan senast tisdagen den 28 april. Din anmälan gör du via utskickad anmälningslänk, samtliga handlingar inför stämman finns att tillgå digitalt via vår hemsida. Får du problem med att anmäla dig via länken eller att läsa handlingarna är du välkommen att höra av dig till vår kundtjänst alternativt skickar du e-post till kundtjanst.sydost@hsb.se Vid förhinder är det viktigt att du överlämnar handlingarna till din ersättare. Åk buss med HSB Sydost till stämman, se tidtabell nedan: Västervik, Resecentrum kl 6.45 Oskarshamn, Resecentrum kl 7.40 Karlskrona, Kyrkogatan vid Flygbussarnas hållplats kl 6.50 Kalmar, Verkstadsgatan 38B kl 8.00 Nybro, Järnvägsstationen kl 8.30 Sölvesborg, Blekingeporten kl 7.55 Karlshamn, Vekerumsv. 1 kl 8.20 Återresa Bussarna väntar till stämman är slut!

2 (1) FÖRSLAG TILL DAGORDNING HSB Sydost ek.för. ordinarie föreningsstämma Stämmans öppnande 2. Beslut om stämman är öppen för fler än medlemmar 3. Val av ordförande vid stämman, förslag Pernilla Bonde HSB Riksförbund 4. Anmälan av ordförandens val av protokollförare, förslag Sofia Karmenstad HSB Sydost 5. Godkännande av röstlängd 6. Godkännande av dagordning 7. Val av två personer att jämte ordföranden justera protokollet 8. Val av minst fyra personer att utgöra rösträknare 9. Fråga om kallelse behörigen skett 10. Styrelsens rapport (föreningsstyrningsrapport) om efterlevnad av stadgar och av HSBrörelsen gemensamt utarbetade styrdokument antagna på HSB Riksförbunds stämma 11. Genomgång av styrelsens årsredovisning och koncernredovisning 12. Revisorernas berättelse och koncernens revisionsberättelse 13. Beslut om fastställande av resultaträkningen och balansräkningen 14. Beslut om fastställande av koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen 15. Beslut i anledning av föreningens vinst eller förlust enligt den fastställda resultaträkningen 16. Beslut i fråga om ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktören 17. Styrelsens redovisning av koncernens långsiktiga verksamhetsplanering 18. Styrelsens redovisning av policy för HSB-ledamöterna 19. Fastställande av valberedningsinstruktion 20. Beslut om grundtal 21. Fastställande av distriktsindelning av bospargruppen 22. Rapporter från: a) Förtroenderådet (föredras muntligen) b) Medlemsutskottet (föredras muntligen) 23. Fastställande av medlemsavgift för år Beslut om antal ledamöter i styrelsen, valberedning samt antal revisorer 25. Bestämmande av arvoden och alla andra ekonomiska ersättningar till styrelse, revisorer, valberedning 26. Val av: a) Ordförande b) Styrelseledamöter c) Revisorer d) Valberedning och ledamöter samt ordförande för valberedning e) Ombud till HSB Riksförbunds stämma f) Förtroenderåd g) Medlemsutskott 27. Motioner 28. Stämmans avslutande HSB SYDOST Postadress: Box 52, Växjö, Besöksadress: Storgatan 14, Vxl: , hsb.se/sydost

3 (2) Bilaga punkt 3, 7, 8, 24, 25, 26 på dagordningen VALBEREDNINGENS FÖRSLAG Redogörelse för valberedningens arbete 2014/2015 Under verksamhetsåret har valberedningen hållit 8 protokollförda möten fram till maj månad Valberedningen har tagit del av styrelsens utvärdering och därefter haft enskilda möten med samtliga stämmovalda styrelseledamöter under januari Uppgifter om valberedningens sammansättning, nomineringstid med mera har meddelats på HSB Sydosts hemsida. Förslag till val har tagits fram i tid för att detta förslag ska kunna presenteras på det vis som Koden föreskriver. Samtliga ledamöter har tagit del av valberedningens arbete. Valberedningens policy för att föreslå kandidater till förtroendeuppdrag är: 1. Övergripande huvudkrav är personliga kvalifikationer 2. Åldersspridning 3. Geografisk spridning 4. Jämn könsfördelning 1. Val av ordförande för stämman Pernilla Bonde, vd HSB Riksförbund 2. Val av två protokolljusterare Torgny Skareteg, HSB brf Rimsmeden, Kalmar Ingrid Holmberg Persson, HSB brf Fagrabäck, Växjö 3. Val av rösträknare Bengt Persson, HSB brf Opalen, Kalmar Karin Markström, HSB brf Mistluren, Västervik Bertil Ivarsson, HSB brf Fenix, Karlskrona Torsten Linné, HSB brf Näktergalen, Karlshamn 4. Beslut om antal styrelseledamöter, valberedning och revisorer Styrelsen består idag av sju (7) stämmovalda styrelseledamöter, fem (5) i valberedningen och två (2) revisorer. Valberedningen föreslår oförändrat antal styrelseledamöter, valberedare och revisorer. 5. Arvode, bilaga punkt 25 dagordningen Valberedningens uppdrag är även att ta fram tydliga riktlinjer för arvoden och ekonomiska ersättningar för de förtroendevalda som beslutats av årsstämman. Valberedningens förslag till arvodesreglemente för HSB Sydost presenteras i arvodesreglemente Val av styrelsens ordförande, bilaga punkt 25 på dagordningen Valberedningen föreslår, Sebastian Lindroth som styrelsens ordförande med en mandattid på ett (1) år. HSB SYDOST Postadress: Box 52, Växjö, Vxl: ,

4 2 (2) 7. Val av styrelse, bilaga punkt 25 på dagordningen Valberedningen gör den bedömningen att styrelsen har en bra sammansättning, i första hand har valberedningen tagit hänsyn till det övergripande huvudkravet om personliga kvalifikationer. Inför årets stämma har Göran Ågren meddelat att han vill lämna sitt styrelseuppdrag. I tur att avgå bland ordinarie ledamöter är Monica Widnemark, Göran Ågren, Per Renud och Githa Fiorino. Valberedningen föreslår omval av Monica Widnemark, Per Renud och Githa Fiorino med en mandattid på två (2) år. Valberedningen föreslår nyval av Mikael Gunnarsson med en mandattid på två (2) år. 8. Val av revisor, bilaga punkt 25 på dagordningen De föreningsvalda revisorerna har meddelat att de vill lämna sina uppdrag. Valberedningen föreslår nyval av Arne Stenström och Magnus Andersson. 9. Val av ledamöter till HSB Riksförbunds föreningsstämma 2015 Valberedningen föreslår att val av ledamöter till HSB Riksförbunds föreningsstämma 2014 görs av styrelsen. 10. Val av Förtroenderåd, bilaga 21a) på dagordningen Enligt redovisad bilaga. 11. Val av Medlemsutskott Valberedningen föreslår att styrelsen får i uppdrag att se över Medlemsutskottets uppdrag. Växjö den HSB Sydosts valberedning Rolf Nicklasson Siv Elofsson Torbjörn Aldebert Birgitta Johansson Anders Carming

5 (3) Bilaga punkt 18 på dagordningen HSB LEDAMOTSVERKSAMHETEN I HSB SYDOST HSB-ledamotens övergripande uppdrag är att värna om bostadsrättsföreningens och dess medlemmars intressen, vara ett stöd i bostadsrättsföreningarnas styrelsearbete samt en länk mellan bostadsrättsföreningen och HSB Sydost. I affärsplanen för HSB Sydost sägs att HSB ledamoten betraktas som en av HSBs medarbetare och därmed en strategiskt viktig resurs för att nå framgång. HSB-ledamoten ska verka för ett effektivt och gott styrelsearbete genom: 1. Att vara en resursperson för brf-styrelsen och ett stöd i styrelsearbetet. Särskild vikt ska läggas vid att se till att föreningens stadgar följs i de beslut styrelsen fattar. L har juridiskt sett lika sysslomannaansvar som övriga ledamöter i styrelsen. L ska inte åta sig uppdrag som ordförande, sekreterare eller annan ansvarspost i föreningen. 2. Att ha ett gott omdöme och kunna hantera det faktum att uppdraget innebär lojalitet med såväl brf som HSB Sydost. Lojalitetsplikt för HSB Sydost är enligt kollektivavtal som gäller för anställda tjänstemän i HSB Sydost. L har tillräckliga kunskaper för att agera korrekt då risk för jäv kan förekomma. 3. Att företräda, liksom övriga styrelseledamöter, samtliga medlemmar i brf. L verkar ur ett medlemsperspektiv och för att alla medlemmar i brf behandlas lika. 4. Att främja god ordning i styrelsearbetet och i föreningens övriga verksamhet. L är orienterad i mötesteknik. 5. Att vid behov vara en stödjande samtalspart vid samarbetsproblem i styrelsen. HSB-ledamoten ska verka för ett långsiktigt och hållbart fastighetsägande genom: 6. Att ha kompetens för att kunna bedöma: - om styrelsen känner till rekommendationer från HSB Sydost och HSB Riksförbund - om styrelsen lämnar tillräcklig information till medlemmarna - om brf:s ekonomi är sund - om brf har en underhållsplan som revideras årligen. 7. Att delge kunskaper kring fastighetsägarens ansvar. 8. Att förse HSB Sydost med den information som krävs för att leverans av avtalade tjänster ska vara möjlig samt ta ansvar för att blanketter från t.ex. finansinspektionen kommer in i tid. HSB-ledamoten ska verka för HSB:s grundläggande värderingar genom: 9. Att dela HSB:s kärnvärderingar så de är uttryckt i ETHOS och de kooperativa principerna samt aktuella styrdokument, f n HSB Kompassen, Varumärkesrekommendationer för bostadsrättsföreningar samt HSB Kod för bostadsrättsföreningar.

6 2 (3) 10. Att aktivt söka och ta del av den information HSB Sydost lämnar och deltar aktivt på dess träffar och utbildningar. L fungerar som en bärare av information mellan brf och HSB Sydost. L ska även framföra brf:s synpunkter på medlem och tjänster inom HSB Sydost. 11. Att ha kännedom om HSB Sydosts mål, affärsplan, organisation och historia. L håller brf:s styrelse informerad om det tjänsteutbud och den kurs- och konferensverksamhet HSB Sydost erbjuder samt andra möjligheter som följer av medlemskapet i HSB Sydost samt motivera och stimulera brf styrelse att delta på kurser och konferenser. 12. Att agera omgående när styrelsens beslut strider mot stadgar och gällande regelverk samt då beslut och handlingar avviker mot HSB:s värderingsgrunder. I dessa fall kontaktar L sin uppdragsgivare eller kontaktperson. Uppdragsavtal med riktlinjer infördes 2014 för att förtydliga uppdraget och den roll som HSBledamoten har i bostadsrättsföreningen. HSB Sydosts styrelse utser vilka personer som ska vara HSB-ledamöter. Placeringen av HSBledamöter i bostadsrättsföreningarna ansvarar HSB Sydosts vd för. HSB-ledamotens kontaktperson i HSB Sydost är driftledarna för administrativ/ekonomisk förvaltning. (Införs från maj 2014) Denna förändring genomförs för att tydligare knyta samman HSB ledamotsverksamheten med främst administrativ/ekonomisk förvaltning och den kundansvarsorganisation som kommer att genomföras under fanns det 105 HSB-ledamöter i HSB Sydost. Förtroendevalda Anställda Kvinnor Män ,8 % 28,2 % 40,0 % 60,0 % ,5 % 35,5 % 39,0 % 61,0 % ,9 % 38,1 % 42,9 % 57,1 % HSB Sydosts styrelse framtidstankar Styrelsen i HSB Sydost vill att: - Andelen anställda ska öka och på sikt upp gå till minst 80 procent av HSB-ledamöterna, - Jämnare könsfördelning 50/50. - Anställda i HSB Sydost minst ett uppdrag. - Två uppdrag per HSB-ledamot ska eftersträvas - HSB-ledamoten väljs på ett eller två år. Perioden i en och samma förening bör inte förlängas mer än tre perioder om två för innan det är dags att byta förening. - En föryngring av HSB ledamöterna eftersträvas. - HSB-ledamotens roll definieras uppdelat på fyra områden: 1. Professionellt styrelsearbete i ett fastighetsbolag Leda, vara rådgivande och utbilda

7 3 (3) övriga styrelseledamöter. 2. Informationsbärare Säkerställa att information, ömsesidigt, kommer fram. 3. Värderingsbärare Säkerställa att HSBs värderingar genomsyrar styrelsearbetet. 4. Affärsmässighet Verka för att alla företag får lämna offerter på samma villkor samt att HSB får möjlighet att vara med och lämna offert på de tjänster vi kan leverera. - Som HSB-ledamot får man inte bedriva konkurrerande verksamhet till HSB Sydost (konsulttjänster, RUT/ROT-tjänster, förvaltningsverksamhet etc.). Man får heller inte ha några betalningsanmärkningar eller skuld till HSB Sydost eller HSB bostadsrättsförening eller rättsliga tvister med HSB Sydost eller HSB bostadsrättsföreningar. - Arvodet för uppdraget ska delas i en fast del och en rörlig del styrelsen fastställer beloppen och tillämpningsregler. - HSB-ledamöterna ska vara diplomerade HSB-ledamöter med en kompetensutveckling i tre steg som kopplas med kunskapsprov. Diplomeringen beräknas att påbörjas under HSB-ledamoten ska eftersträva i alla lägen ett agerande under styrelsearbetet och vid styrelse-beslut som tillvaratar medlemmarnas intressen och som uppfyller lagstiftning och andra regelverk för bostadsrättsföreningarna bland annat i dess egenskap som fastighetsägare. - HSB ledamoten är en viktig länk mellan våra medlemmar/kunder och affärsverksamheten och ska aktivt informera om HSB:s tjänsteutbud samt till affärsverksamheten rapportera om behov av tjänster och service, såväl bland befintliga erbjudande som utvecklingsbehov, som man fångar upp hos respektive bostadsrättsförening.

8 (3) Bilaga punkt 19 på dagordningen VALBEREDNINGSINSTRUKTION Enligt HSBs kod för föreningsstyrning bör föreningsstämmans beslut om tillsättning av styrelse respektive revisorer beredas genom en av medlemmarna styrd, strukturerad och transparant process, som ger alla medlemmar möjlighet att ge sin syn på och lämna förslag i respektive fråga och som skapar goda förutsättningar för väl underbyggda beslut. 1. Tillsättande av valberedning Föreningen ska ha en valberedning som representerar föreningens medlemmar inkluderade bospargruppen. Valberedningen ska ha en jämn könsfördelning samt åldersspridning. I valberedningen bör inte ingå personer som bedriver med föreningen konkurrerande verksamhet. Föreningsstämman ska utse valberedningens ledamöter, en av ledamöterna utses till sammankallande Styrelseledamöter eller revisorer i HSB Sydost eller vd ska inte vara ledamot av valberedningen, eller delta i valberedningens överläggningar. Enligt stadgarna ska valberedningen ha minst tre ledamöter och en suppleant. En extra stämma ska hållas om antalet valberedare understiger tre, och att ett fyllnadsval då ska göras. Styrelsen har ansvar att kalla till sådan stämma. Valberedningen kan knyta en administrativ resurs till sig från HSB Sydost. Denne får dock inte vara vd eller annan person i ledande befattning. Mandattiden för valberedare är ett år. 2. Valberedningens arbetsuppgifter 2.1 Allmänt Valberedningen är föreningsstämmans organ för beredning av stämmans beslut i tillsättningsfrågor med syfte att skapa ett bra underlag för stämmans behandling av dessa ärenden. Valberedningen ska i sitt arbete med nominering till styrelse och revisor tillämpa HSBs kod för föreningsstyrning. 2.2 Arbetsordning och uppdrag Valberedningen ska vid sitt första möte anta en arbetsplan för sitt kommande arbete. Detta möte ska hållas senast tre månader efter ordinarie föreningsstämma. Valberedningen ska sammanträda så ofta som erfordras för att valberedningen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Vid sitt avslutande möte ska valberedningen utvärdera sitt arbete, vilken redovisas vid kommande stämma. Valberedningen bedriver sitt arbete under hela året från stämma till stämman. Om ledamot i valberedningen begär att valberedningen ska sammankallas ska begäran följas. Valberedningens möten ska protokollföras. Protokollen är inte offentliga utan ett internt material för valberedningen. HSB SYDOST Postadress: Box 52, Växjö, Besöksadress: Storgatan 14, Vxl: , hsb.se/sydost

9 2 (3) Valberedningen ska informera medlemmarna möjligheten om att nominera personer till olika uppdrag genom brev, i medlemstidningen, på hemsidan samt på andra lämpliga sätt. Valberedningen ska ta del av HSB Sydosts affärsplan, strategier m.fl. dokument samt genom intervjuer med styrelseledamöterna och vd för HSB Sydost bilda sig en uppfattning om HSB Sydosts framtida verksamhet och kommande utmaningar för att få en samlad bild av den kompetens som styrelsen tillsammans bör besitta. Valberedningen ska även ges möjlighet att ta del av styrelsens egenutvärdering, för att bilda sig en uppfattning om hur väl styrelsens arbete fungerar. Detta ska sedan tjäna som vägledning i valberedningens arbete med att ta fram förslag till personer till olika uppdrag som svarar mot den gemensamma kompetensbild valberedningen fångat. När valberedningen lämnar sina förslag ska även hänsyn till spridning av ålder och kön ha tagits i de organ förslagen avser (styrelse, revisorer, medlemsutskott, förtroenderåd etc.). Valberedningens förslag ska meddelas föreningen i så god tid att förslaget kan presenteras i kallelsen till föreningsstämman och på föreningens hemsida samt i så många av föreningens informationskanaler som möjligt. Valberedningen ska på stämman presentera och motivera sina förslag samt lämna en redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits. Valberedningen ska vidare förteckna samtliga personer som nominerats till olika uppdrag samt redovisa förteckningen till stämman inom samma tidsramar som gäller för annan information till stämman. 2.3 Förslag till styrelse Valberedningen ska lämna förslag på antal ledamöter samt personer till styrelseledamöter och styrelseordföranden. Valberedningen ska också lämna förslag på styrelsearvode uppdelat mellan ordförande och övriga ledamöter. Valberedningen ska också lämna förslag på övriga arvoden/ersättningar. Valberedningen ska lämna erforderliga uppgifter beträffande ledamot som föreslås för nyval eller omval. Av uppgifter bör minst följande framgå: Huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet Övriga uppdrag inom HSB och andra väsentliga uppdrag Vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen Övriga uppgifter som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna ledamotens kompetens och oberoende 2.4 Förslag till revisor Valberedningen ska lämna förslag till tillsättning av revisor. Valberedningen ska lämna förslag till val och arvodering av revisor. Valberedningen ska lämna information om förhållanden som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna revisorns kompetens och oberoende.

10 3 (3) 2.5 Förslag till stämmoordförande Föreningens valberedning ska lämna förslag till ordförande för ordinarie föreningsstämma. Styrelsens ordförande eller annan ledamot ur styrelsen ska inte föreslås till stämmoordförande. 2.6 Förslag till andra uppdrag Valberedningen ska lämna förslag till andra uppdrag inom HSB Sydost som framgår av stadgar och som beslutas vid föreningsstämma. Valberedningen ska även lämna förslag till eventuellt arvode. Förslaget ska meddelas föreningen i så god tid att förslaget kan tas med i kallelsen. 3. Sekretess Mot bakgrund av den information som kan behöva ges till valberedningens ledamöter kan föreningen ha skäl att överväga behovet av sekretessförbindelser som syftar till att undanröja risk för att sådan information sprids selektivt i medlemskretsen. HSB Sydost har valt att teckna en sådan sekretessförbindelse för valberedningen. 4. Arvode Arvode utgår till valberedningen enligt beslut på föreningsstämman, inom ramen för arvodesreglementet. 5. Ändring av instruktion Valberedningen ska löpande utvärdera sitt arbete och till föreningsstämman lämna förslag på sådana ändringar av denna instruktion som valberedningen bedömt vara lämpliga. Instruktionen fastställs av föreningsstämman.

11 (1) Bilaga punkt 20 dagordningen FÖRSLAG TILL GRUNDTAL FÖR VAL AV FULLMÄKTIGE TILL HSB SYDOST Följande gäller för närvarande vid val av fullmäktige och ersättare till HSB Sydost: Varje bostadsrättsförening som är medlem i HSB Sydost väljer på sin ordinarie stämma en fullmäktig och en ersättare för varje påbörjat grundtal i bostadsrättsföreningen. Detsamma gäller för bospargruppen. I grundtal beaktas bostadsrättsföreningen och bostadsrättslägenheter som innehas av medlemmar i HSB-föreningen per den 31 december året valet av fullmäktige. Grundtalet är idag fastställt till 100. Styrelsens förslag till grundtal Styrelsen föreslår oförändrat grundtal att gälla intill nästa ordinarie stämma Bilaga punkt 21 dagordningen BOSPARARNAS DISTRIKTSINDELNING FÖR VAL AV FULLMÄKTIGE Enligt de stadgar som antogs vid föregående stämma ska distriktindelning ske för val av fullmäktige som ska representera bospargruppen. Styrelsens förslag till distriktsindelning: Distrikt A Kronobergs och Blekinge län Distrikt B Kalmar län Styrelsens förslag till distriktsindelning för val av fullmäktige HSB SYDOST Postadress: Box 52, Växjö, Besöksadress: Storgatan 14, Vxl: , hsb.se/sydost

12 (2) Bilaga punkt 22 a) på dagordningen RAPPORT FRÅN HSB SYDOSTS FÖRTROENDERÅD Medlemmar: Leif Ketzénius, Karlskrona Torsten Linnè, Karlshamn Gunilla Ståål, Sölvesborg Martina Andersson, Nybro Torgny Skareteg, Kalmar Katharina Bilje, Borgholm Leif Jonsson, Oskarshamn Karin Markström, Västervik Ingrid Holmberg-Persson, Växjö Tomas Karlsson, HSB Sydost Lisa Österbladh, HSB Sydost Träffar 16 oktober hos HSB Brf Näktergalen i Karlshamn januari i Kalmar med studiebesök på HSB Brf Rimsmeden i Kalmar Kommande träff 6 maj hos HSB Brf Tomaten i Borgholm Sammanfattning av förtroenderådet verksamhet 2014/15 Förtroenderådet har under året haft fokus på - Förbättringsarbete tjänsteutveckling - Att göra förtroenderådet mer känt - Framtida mål för rådet Förbättringsarbete Förtroenderådet har tidigare haft synpunkter på att HSB Sydost bör arbeta fram tydligare anbud. Dessutom att lämnade anbud måste visa på hållbar miljö och personalpolitik. I samråd med Marknad/Medlem och Förvaltningens olika ben har nu nya anbudsformulär arbetats fram där hänsyn är tagna till Förtroenderådets synpunkter. HSB Sydosts nyhetsbrev har under åren varit skiftande i kvalitet och skickats ut vid oregelbundna tider. Förtroenderådet har lämnat synpunkter på att Nyhetsbrevet ska skickas ut regelbundet och vid fasta tidpunkter, vilket nu är gällande. Kunder och medlemmar får i och med detta uppdaterad information kontinuerligt vilket spås leda till ökad läsfrekvens. Efter förslag från Förtroenderådet har ordförandekonferenser hållits inom regionen. Dessa har syftat till att öka förståelsen om ordförandens roll och funktion i en styrelse och har haft en HSB SYDOST EK FÖR Postadress: Box 52, Växjö, Vxl: , Styrelsens säte: Växjö

13 2 (2) positiv utgång. Från dessa ordförandekonferenser hördes röster om att kontinuerligt anordna liknande träffar med jämna intervall vilket förtroenderådet ställer sig positiva till. Dessa konferenser har dessutom lett till att göra förtroenderådet mer känt i organisationen. Förtroenderådet har diskuterat det sviktande deltagarantalet på kurser för brf-styrelser. I samråd med Kursansvarig på HSB Sydost har synpunkter lämnats gällande två förbättringsförslag: 1. Att skicka inbjudningar via mail/sms 2. Att satsa mer på styrelsespecifika utbildningar Under 2015 finns dessa två inriktningar med i HSB Sydosts utvecklingsarbete gällande kurser. Rådet har även noterat att HSB Sydost arbetar intensivt med digitala utbildningar vilket stöttas till fullo. Urval av övriga ämnen som diskuterats i Förtroenderådet Drifttekniker hjälpa föreningarna med driftoptimering. Ramavtal på vitvaror då rådet anser HSB:s erbjudande alldeles för dyra. Jour Rådet vill att detta erbjuds på så många orter som möjligt även om det innebär att HSB Sydost får köpa tjänsten externt på vissa orter. Lekplatsbesiktning - Lansera tjänsten tydligare då HSB Sydost har auktoriserad personal. Samla alla västerviksföreningar enligt önskemål och diskutera vilket underlag det krävs för etablering av fastighetsservice på orten. Syfte och mål med Förtroenderådet Vara en länk mellan föreningarna och HSB Vara ett förbättringsråd Vara ett bollplank vid verksamhetsutveckling Metoder för att motsvara syfte och mål Träffarna inleds med studiebesök på någon av rådets föreningar vilket vi anser är viktigt för erfarenhetsutbyte och för att få förståelse för varandras verksamhet. Under året har en av träffarna hållits över två dagar med internat. Till detta möte bjöds representanter från HSB Sydosts förvaltning och medlemsområde till samrådsdiskussioner. Förtroenderådets medlemmar har aktivt varit med på så många konferenser och utbildningar som erbjudits för att följa upp arbetet och göra rådet samt dess medlemmar mer känt. Förtroenderådet önskemål är att även bli inbjudna och presenterade på HSB Sydost stämma. Framtida mål Förtroenderådet kommer aktivt under år 2015/2016 uppsöka föreningarna för att kunna möta medlemmars och kundernas framtida utvecklingsbehov / Lisa Österbladh och Tomas Karlsson

14 (2) RAPPORT FRÅN HSB SYDOSTS MEDLEMSUTSKOTT - Till HSB Sydosts styrelsemöte Medlemmar: Annie Hellman, Västervik Torgny Skareteg, Kalmar Anders Högelius, HSB Sydost Träffar Hösten 2014 Via mail och telefon Våren 2015 Via video och mail Kommande fysisk träff 14 april i Oskarshamn Sammanfattning av Medlemsutskottets verksamhet 2014/15 Medlemsutskottet har under året haft fokus på digital kommunikation i form av: - HSB Portalen - Mina sidor - Medlemsapp - Nyhetsbrev Under kommande träff, 14 april, träffas gruppen nästa gång och kommer då sammanställa resultatet av sitt arbete inför stämman. HSB SYDOST EK FÖR Postadress: Box 52, Växjö, Vxl: , Styrelsens säte: Växjö

15 2 (2) Inledningsvis var det svårt att locka medlemmar till medlemsutskottet efter förra årets stämma. Den tidigare gruppen, men deltagare från fler orter, nådde sitt mål med att definiera och lämna förslag på nya medlemsnyttor inom HSB Sydost och valde att, delvis, lämna sina platser till andra deltagare. Torgny Skareteg valde dock att fortsätta tillsammans med Annie Hellman och såsom uppgiften andas har vi hållit kontakt via digitala kanaler. Flera av gruppens diskussioner har legat som underlag till vårt deltagande i Medlemsnätverket, både i konkreta inriktningsbeslut och i workshops angående utveckling av medlemskapet. En utstående punkt som även definierats av tidigare medlemsutskott är avsaknaden av forum, digitala såsom fysiska. HSB Sydost har arbetat fram nyttiga digitala hjälpmedel, men skulle komma än närmre sina medlemmar genom att erbjuda forum för diskussion. Detta medel skulle enligt gruppen göra att vi även bidrar till att berätta och utbilda angående det goda boendet. Utskottet ser i framtiden att kursverksamheten kommer att ske mer via internet och då vore det naturligt att kunna diskutera och ställa frågor även den vägen. Inför kommande utskottsår ser gruppen avslutningsvis gärna en utökning av antalet deltagare eller en tydligare målbild dit experter eller nyfikna i sak söker sig Anders Högelius

16 (1) Bilaga punkt 23 dagordningen HSB SYDOSTS MEDLEMSAVGIFT 2016 Styrelsen menar att medlemsavgifterna till HSB Sydost i första hand ska täcka föreningens kostnader för HSB-ledamoten, tidningarna Hemma i HSB och Uppdraget, HSB Sydosts medlemsavgifter till HSB Riksförbund (som bl. a. täcker rådgivning till förbundsjurist) samt delar av kursverksamheten och information via hemsida. Dagens medlemsavgifter täcker inte dessa kostnader. Styrelsens förslag till medlemsavgifter: Bostadsrättsföreningar Grundavgift för bostadsrättsföreningar 10,75% av prisbasbeloppet (avrundat till närmaste tiotal kronor) (År 2015 var grundavgiften 10,50%.) Bostadsrättshavare 0,68% av prisbasbeloppet. (År 2015 var avgiften 0,65% av prisbeloppet.) Bosparande medlemmar 300 kr för helår samt 175 kr för medlemmar som påbörjar medlemskap efter 1 juli. Prisbasbeloppet uppgår 2015 till kr. HSB SYDOST Postadress: Box 52, Växjö, Besöksadress: Storgatan 14, Vxl: , hsb.se/sydost

17 (3) Bilaga punkt 25 på dagordningen ARVODESREGLEMENTE FÖR HSB SYDOST Principer som är vägledande för reglementet HSB Sydost Ek. För. är en kooperativ organisation. Detta innebär bl. a att: - Våra förtroendevalda ska i första hand inte se uppdragen som ekonomiskt attraktiva, men samtidigt måste viljan att ta ansvar uppmuntras. - Våra förtroendevalda ska inte förlora ekonomiskt, därför erhålls ersättning för förlorad arbetsinkomst, reseersättning och ev. andra utlägg - Skapa rättvisa mellan förtroendevalda med anställning, egna företagare och pensionärer genom att ersätta förlorad arbetsinkomst inkluderande pensionsinbetalningar. - Arvodet, bortsett från ersättning för förlorad arbetsinkomst och utlägg, ska vara rimligt med hänsyn till det allmänna löneläget bland fullmäktige och medlemmar. - Alla förtroendevalda, oavsett uppdrag, ska i huvudsak ersättas med hänsyn tagen till nedlagd tid, och ansvar som är förknippat med uppdragen. Reglemente avseende arvoden och ekonomiska ersättningar till förtroendevalda i HSB Sydost ek. för. Arvoden baseras på inkomstbasbelopp (ibb)som årligen justeras den 1 januari. Innehåll 1. Förtroendeuppdrag som omfattas av reglementet 2. Ekonomiska ersättningar 3. Årsarvode 4. Sammanträdesarvode 5. Arvode för övriga möten 6. Arvode fullmäktige och ersättare vid deltagande i HSB Riksförbunds stämma 7. Förlorad arbetsinkomst 8. Kostnad och reseersättning 9. Särskilda regler HSB SYDOST Postadress: Box 52, Växjö, Besöksadress: Storgatan 14, Vxl: , hsb.se/sydost

18 2 (3) 1. Förtroendeuppdrag som omfattas av reglementet Detta reglemente gäller för förtroendevald som är vald på föreningsstämma enligt stadgar för HSB Sydost Ek. För. Förtroendevald innebär styrelsen, ledamöter i utskott tillsatta av stämman, revisorer med suppleanter, valberedning. (HSB ledamöter ingår ej) Det äger också tillämpning på fullmäktige och ersättare till HSB Riksförbunds stämma samt de arbetsgrupper som tillsätts av styrelsen för HSB Sydost Ek. För 2. Ekonomiska ersättningar Enligt detta reglemente kan följande slag av ersättningar utgå: a) Årsarvode enligt p 3 b) Sammanträdesarvode p 4 c) Arvoden för övriga möten p 5 d) Arvode fullmäktige och ersättare till HSB Riksförbunds stämma enligt p 6 e) Förlorad arbetsinkomst enligt p 7 f) Kostnadsersättningar enligt p 8 g) Reseersättning enligt p 9 3. Årsarvode HSB Sydost styrelse Årsarvode utgår enligt följande: a) ordförande tillika styrelseledamot 2,2 ibb ( kr) b) vice ordförande tillika styrelseledamot 1,4 ibb ( kr) c) övriga styrelseledamöter 0,45 ibb ( kr) d) revisorer 0,6 ibb att fördela fritt inom sig ( kr) e) valberedning 1,0 ibb ( kr) att fördela fritt inom sig (vid 5 ledamöter, därutöver 0,2 ibb ( kr) per tillkommande ledamot) Årsarvodet utgör ersättning ansvar som är förknippat med uppdragen, och svårigheten att beräkna nedlagd tid utöver protokollförda möten. I årsarvodet inkluderar även ersättning för: - bredbandsuppkoppling. HSB Sydost tillhandahåller lämplig IT hårdvara (I-pad eller motsvarande) åt styrelseledamöter. - Utbildningstillfällen (ingen sammanträds- eller mötesersättning utgår) 4. Sammanträdesarvode Sammanträdesarvode utgår med; 1,5 % av ibb (870 kr) på sammanträde upp till 5 timmar (exkl. lunch). Sammanträde 5 timmar eller över 2 % av ibb (1160 kr) avrundas till närmast jämna 10- tal kronor per person och dag a. För styrelsens protokollförda sammanträden, egna strategidagar och föreningsstämma b. Revisorer - vid revisionsmöten och föreningsstämma c. Valberedning - vid valberedningsmöten samt intervjuer med nominerade och styrelseledamöter och föreningsstämma. d. Övriga uppdrag - protokollförda möten (exempelvis förtroenderåd) Högst sammantagna ersättning enligt p 2 b och c ovan för olika uppdrag för samma dag får uppgå till 2 % av ibb (1160 kr)

19 3 (3) 5. Arvoden för övriga möten Arvoden utgår för styrelseledamöternas deltagande i olika arrangemang som HSB Sydost bjuder in till exempelvis bostadsdagar, möte med HSB ledamöter, höstkonferenser, framtidsmöte m.fl. samt arrangemang av olika slag som HSB Riksförbund eller motsvarande organisation inbjuder till. Arvode utgår med 0, 75 % av ibb (440 kr) för sammanträde under 5 timmar. Sammanträde 5 timmar eller över ersätts med 1 % av ibb (580 kr) per sammankomst (dag) och person. 6. Arvode fullmäktige och ersättare vid deltagande i HSB Riksförbunds stämma Arvode utgår per dag med ett sammanträdesarvode per person enligt p Förlorad arbetsinkomst Ersättning utgår för dokumenterad mötes- sammanträdestid samt för restid. Ersättning utgår också vid deltagande i kurs, konferens, seminarium och liknande som sammanhänger med uppdraget. Till förtroendevald som saknar anställning, men driver aktiv näringsverksamhet som ger arbetsinkomst, utgår ersättning dock endast för tid som infaller mellan och Ersättningen grundas på föregående års självdeklaration, dock med samma begränsning som ovan. För att ersättning ska utgå krävs kopia av självdeklaration eller intyg från revisor. Förtroendevald med anställning styrker sin rätt till ersättning genom lönespecifikation eller intyg från arbetsgivaren om avdragets storlek. 8. Kostnad och reseersättning Resa ska företas i första hand med så klimatvänligt transportmedel som möjligt. Styrkta resekostnader inklusive parkeringsavgifter ersätts. Ersättning utgår för resa från och åter ordinarie bostad. Ersättning för resa med eget fordon utgår enligt det tjänstemannavtal som gäller för anställda inom HSB Sydost. Reseräkning för bilkörning respektive biljetter och parkeringskvitton ska uppvisas för att ersättning ska betalas ut. Ersättning för restid utgår om resvägen enkel resa överstiger 3 mil från ordinarie bostad till sammanträdesorten. Restidsersättning betalas ut med 0,11 % av ibb (65 kr) per påbörjad halvtimme, dock högst för tre timmars enkel resa. Övriga utlägg som exempelvis kost under resa i anslutning till sammanträde mm (under punkterna 4,5 och 6) utgår ej. 9. Särskilda regler Följande särskilda regler gäller för detta reglemente: - att det förts protokoll, mötesanteckningar eller liknande, med mötestider angivna för att erhålla arvoden och ersättningar - att den förtroendevalde själv ansvarar för att rapportera underlag för arvodesberäkning samt att styrka sin rätt till ersättningar - att föreningsstämmans beslut avseende arvoden och ekonomiska ersättningar till förtroendevalda i HSB Sydost Ek. För. och reglementet ska översändas årligen till HSB Riksförbund

20 (2) Bilaga till valberedningens förslag punkt 26 a, b, e PRESENTATION AV FÖRESLAGEN ORDFÖRANDE, STYRELSELEDAMÖTER OCH REVISORER TILL HSB SYDOST STYRELSE 2015 Ordförande: Sebastian Lindroth född 1983 och bor i Växjö och är medlem sedan Huvudsaklig utbildning: Juristexamen, Lunds universitet. Kandidatexamen i företagsekonomi, Linnéuniversitetet. Arbetslivserfarenhet: Arbetar idag som tingsnotarie på Växjö Tingsrätt. Andra väsentliga uppdrag: Styrelseledamot i HSB Riksförbund och styrelseledamot HSB Projektpartner AB. Ordförande i HSB brf Nybygget i Växjö. Styrelseledamöter: Monika Widnemark född 1951 och bor i Kosta och är medlem återigen sedan januari Hon blev invald i HSB Sydost styrelse 2011 och blev vald till ordförande Huvudsaklig utbildning: Har grundskoleexamen och kontoristutbildning samt en gedigen politisk utbildning. Arbetslivserfarenhet: Arbetar idag som kommunalråd i Lessebo kommun. Har mellan åren varit riksdagsledamot för Kronobergs läns valkrets. Monica har tidigare varit socialnämndens ordförande i kommunen. Hon har även arbetat på Sea Glasbruk med administrativa frågor och försäljningsverksamhet. Andra väsentliga uppdrag: Har varit medlem och ordförande i regionala sparbanksföreningar. Ordförande i VoB Kronoberg, ordförande i Boverkets samlingslokaldelegation. Ordförande i Fastighetsbolaget Kosta Köpmanhus AB. Ledamot av Regionförbundets styrelse och dess trafikutskott samt ordförande i Glasriket AB. Har även erfarenhet av Konsumentkooperationen genom ordförandeskap i Konsum i Kosta. Githa Fiorino född 1966 och bor i HSB brf Tallhagen i Kalmar och är medlem sedan Huvudsaklig utbildning: Gymnasieutbildning. Barnskötarutbildning. Fastighetsutbildning inom Svenska Kyrkan. Arbetslivserfarenhet: Barnsköterska. Kassabiträde inom dagligvaruhandeln. Receptionist på Sveriges Radio. Fastighetsförvaltning Svenska Kyrkan. Uppdrag i HSB: Vicevärd i HSB brf Tallhagen och HSB Sydost förtroenderåd. Övriga uppdrag: Varit aktiv inom hyresgäströrelsen. Ledamot Scenkonst i Kalmar och arbetar även som god man. Per Renud född 1965 och bor i Lyckeby, Karlskrona och är medlem i HSB sedan Huvudsaklig utbildning: Är utbildad inom ekonomi och IT med inriktning på nätverk, test och UNIX systemadministration. Arbetslivserfarenhet: Arbetar idag på IT-konsultföretaget Contribe i Karlskrona. Andra väsentliga uppdrag: Är kontaktperson för förståndshandikappade sedan Uppdrag i HSB: Per är ordförande samt administrativ vicevärd i HSB brf Orkanen, Karlskrona och HSB-ledamot i HSB brf Palmqvist och HSB brf Tersmeden, Karlskrona. HSB SYDOST Postadress: Box 52, Växjö, Besöksadress: Storgatan 14, Vxl: , hsb.se/sydost