FÖRSLAG TILL DAGORDNING

Transkript

1 (1) FÖRSLAG TILL DAGORDNING HSB Sydost ek. för. ordinarie föreningsstämma Stämmans öppnande 2. Beslut om stämman är öppen för fler än medlemmar 3. Val av ordförande vid stämman, förslag Christina Mattisson, Region Blekinge 4. Anmälan av ordförandens val av protokollförare, förslag Sofia Karmenstad, HSB Sydost 5. Godkännande av röstlängd 6. Godkännande av dagordning 7. Val av två personer att jämte ordföranden justera protokollet 8. Val av minst fyra personer att utgöra rösträknare 9. Fråga om kallelse behörigen skett 10. Styrelsens rapport (föreningsstyrningsrapport) om efterlevnad av stadgar och av HSBrörelsen gemensamt utarbetade styrdokument antagna på HSB Riksförbunds stämma 11. Genomgång av HSB Sydosts årsredovisning och koncernredovisning 12. Revisorernas berättelse och koncernens revisionsberättelse 13. Beslut om fastställande av resultaträkningen och balansräkningen 14. Beslut om fastställande av koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen 15. Beslut i anledning av föreningens vinst eller förlust enligt den fastställda resultaträkningen 16. Beslut i fråga om ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktören 17. Styrelsens redovisning av koncernens långsiktiga verksamhetsplanering 18. Styrelsens redovisning av policy för HSB-ledamöterna 19. Fastställande av valberedningsinstruktion 20. Beslut om grundtal 21. Fastställande av distriktsindelning av bospargruppen 22. Rapporter från: a) Förtroenderådet (föredras muntligen) 23. Fastställande av medlemsavgift för år Beslut om antal ledamöter i styrelsen, valberedning samt antal revisorer 25. Bestämmande av arvoden och alla andra ekonomiska ersättningar till styrelse, revisorer, valberedning 26. Val av: a) Ordförande b) Styrelseledamöter c) Revisorer d) Valberedning och ledamöter samt ordförande för valberedning e) Ombud till HSB Riksförbunds stämma f) Förtroenderåd 27. Stämmans avslutande HSB SYDOST Postadress: Box 52, Växjö, Besöksadress: Storgatan 14, Vxl: , hsb.se/sydost

2 (3) Bilaga p 18 på dagordningen HSB LEDAMOTSVERKSAMHETEN I HSB SYDOST HSB-ledamotens övergripande uppdrag är att värna om bostadsrättsföreningens och dess medlemmars intressen, vara ett stöd i bostadsrättsföreningarnas styrelsearbete samt en länk mellan bostadsrättsföreningen och HSB Sydost. I affärsplanen för HSB Sydost sägs att HSB ledamoten betraktas som en av HSBs medarbetare och därmed en strategiskt viktig resurs för att nå framgång. HSB-ledamoten ska verka för ett effektivt och gott styrelsearbete genom: 1. Att vara en resursperson för brf-styrelsen och ett stöd i styrelsearbetet. Särskild vikt ska läggas vid att se till att föreningens stadgar följs i de beslut styrelsen fattar. L har juridiskt sett lika sysslomannaansvar som övriga ledamöter i styrelsen. L ska inte åta sig uppdrag som ordförande, sekreterare eller annan ansvarspost i föreningen. 2. Att ha ett gott omdöme och kunna hantera det faktum att uppdraget innebär lojalitet med såväl brf som HSB Sydost. Lojalitetsplikt för HSB Sydost är enligt kollektivavtal som gäller för anställda tjänstemän i HSB Sydost. L har tillräckliga kunskaper för att agera korrekt då risk för jäv kan förekomma. 3. Att företräda, liksom övriga styrelseledamöter, samtliga medlemmar i brf. L verkar ur ett medlemsperspektiv och för att alla medlemmar i brf behandlas lika. 4. Att främja god ordning i styrelsearbetet och i föreningens övriga verksamhet. L är orienterad i mötesteknik. 5. Att vid behov vara en stödjande samtalspart vid samarbetsproblem i styrelsen. HSB-ledamoten ska verka för ett långsiktigt och hållbart fastighetsägande genom: 6. Att ha kompetens för att kunna bedöma: - om styrelsen känner till rekommendationer från HSB Sydost och HSB Riksförbund - om styrelsen lämnar tillräcklig information till medlemmarna - om brfs ekonomi är sund - om brf har en underhållsplan som revideras årligen. 7. Att delge kunskaper kring fastighetsägarens ansvar. 8. Att förse HSB Sydost med den information som krävs för att leverans av avtalade tjänster ska vara möjlig samt ta ansvar för att blanketter från t.ex. finansinspektionen kommer in i tid. HSB-ledamoten ska verka för HSBs grundläggande värderingar genom: 9. Att dela HSBs kärnvärderingar så de är uttryckt i ETHOS och de kooperativa principerna samt aktuella styrdokument, f n HSBs Kompass, HSBs Varumärkesriktlinjer samt HSB Kod för bostadsrättsföreningar.

3 2 (3) 10. Att aktivt söka och ta del av den information HSB Sydost lämnar och deltar aktivt på dess träffar och utbildningar. L fungerar som en bärare av information mellan brf och HSB Sydost. L ska även framföra brfs synpunkter på medlem och tjänster inom HSB Sydost. 11. Att ha kännedom om HSB Sydosts mål, affärsplan, organisation och historia. L håller brfs styrelse informerad om det tjänsteutbud och den kurs- och konferensverksamhet HSB Sydost erbjuder samt andra möjligheter som följer av medlemskapet i HSB Sydost samt motivera och stimulera brf styrelse att delta på kurser och konferenser. 12. Att agera omgående när styrelsens beslut strider mot stadgar och gällande regelverk samt då beslut och handlingar avviker mot HSBs värderingsgrunder. I dessa fall kontaktar L sin uppdragsgivare eller kontaktperson. Uppdragsavtal med riktlinjer infördes 2014 för att förtydliga uppdraget och den roll som HSBledamoten har i bostadsrättsföreningen. HSB Sydosts styrelse utser vilka personer som ska vara HSB-ledamöter. Placeringen av HSB-ledamöter i bostadsrättsföreningarna ansvarar HSB Sydosts vd för. HSB-ledamotens kontaktperson i HSB Sydost är driftledarna för ekonomiförvaltning fanns det 97 st. HSB-ledamöter i HSB Sydost. Förtroendevalda Anställda Kvinnor Män ,8 % 28,2 % 40,0 % 60,0 % ,5 % 35,5 % 39,0 % 61,0 % ,9 % 38,1 % 42,9 % 57,1 % % 50 % 44,6 % 55,4 % HSB Sydosts styrelse framtidstankar Styrelsen i HSB Sydost vill verka för att: - Förhållandet mellan antalet anställda respektive förtroendevalda HSB-ledamöter hålls på en lämplig och jämn nivå - Alla anställda i HSB Sydost ska ha minst ett uppdrag - Varje HSB-ledamot ska ha max två uppdrag - HSB-ledamöterna som grupp speglar samhället avseende kön, etnicitet och ålder - HSB-ledamoten väljs på ett eller två år. Perioden i en och samma förening bör inte förlängas mer än tre perioder om två för innan det är dags att byta förening. - HSB-ledamotens roll definieras uppdelat på fyra områden: 1. Professionellt styrelsearbete i ett fastighetsbolag Leda, vara rådgivande och utbilda övriga styrelseledamöter.

4 3 (3) 2. Informationsbärare Säkerställa att information, ömsesidigt, kommer fram. 3. Värderingsbärare Säkerställa att HSBs värderingar genomsyrar styrelsearbetet. 4. Affärsmässighet Verka för att alla företag får lämna offerter på samma villkor samt att HSB får möjlighet att vara med och lämna offert på de tjänster vi kan leverera. - HSB-ledamöter inte får bedriva konkurrerande verksamhet till HSB Sydost (konsulttjänster, RUT/ROT-tjänster, förvaltningsverksamhet etc.). Man får heller inte ha några betalningsanmärkningar eller skuld till HSB Sydost eller HSB bostadsrättsförening eller rättsliga tvister med HSB Sydost eller HSB bostadsrättsföreningar. - Arvodet för uppdraget ska delas i en fast del och en rörlig del styrelsen fastställer beloppen och tillämpningsregler. - HSB-ledamöterna ska vara diplomerade HSB-ledamöter med en kompetensutveckling i tre steg som kopplas med kunskapsprov. Diplomeringen påbörjades under 2014 och utvärderas under hösten HSB-ledamoten genom proaktivitet ska verka för att medlemmarnas intressen tas tillvara i varje beslut. Detta inför, under och efter styrelsemöten och föreningsstämman. Samtliga beslut ska utgå ifrån gällande lagstiftning och andra regelverk som reglerar medlemmarnas roll som fastighetsägare - HSB-ledamoten är en viktig länk mellan våra medlemmar/kunder och affärsverksamheten och ska aktivt informera om HSBs tjänsteutbud samt till affärsverksamheten rapportera om behov av tjänster och service, såväl bland befintliga erbjudande som utvecklingsbehov, som man fångar upp hos respektive bostadsrättsförening.

5 (3) Bilaga punkt 19 på dagordningen VALBEREDNINGSINSTRUKTION Enligt HSBs kod för föreningsstyrning bör föreningsstämmans beslut om tillsättning av styrelse respektive revisorer beredas genom en av medlemmarna styrd, strukturerad och transparant process, som ger alla medlemmar möjlighet att ge sin syn på och lämna förslag i respektive fråga och som skapar goda förutsättningar för väl underbyggda beslut. 1. Tillsättande av valberedning Föreningen ska ha en valberedning som representerar föreningens medlemmar inkluderade bospargruppen. Valberedningen ska ha en jämn könsfördelning samt åldersspridning samt etnicitet. I valberedningen bör inte ingå personer som bedriver med föreningen konkurrerande verksamhet. Föreningsstämman ska utse valberedningens ledamöter, en av ledamöterna väljs till sammankallande Styrelseledamöter eller revisorer och närstående till dessa i HSB Sydost eller vd ska inte vara ledamot av valberedningen, eller delta i valberedningens överläggningar. Enligt stadgarna ska valberedningen ha minst tre ledamöter. En extra stämma ska hållas om antalet valberedare understiger tre, och att ett fyllnadsval då ska göras. Styrelsen har ansvar att kalla till sådan stämma. Valberedningen kan knyta en administrativ resurs till sig från HSB Sydost. Denne får dock inte vara vd eller annan person i ledande befattning. Mandattiden för valberedare är ett år. 2. Valberedningens arbetsuppgifter 2.1 Allmänt Valberedningen är föreningsstämmans organ för beredning av stämmans beslut i tillsättningsfrågor med syfte att skapa ett bra underlag för stämmans behandling av dessa ärenden. Valberedningen ska i sitt arbete med nominering till styrelse och revisor tillämpa HSBs kod för föreningsstyrning. 2.2 Arbetsordning och uppdrag Valberedningen ska vid sitt första möte anta en arbetsplan för sitt kommande arbete. Detta möte ska hållas senast tre månader efter ordinarie föreningsstämma. Valberedningen ska sammanträda så ofta som erfordras för att valberedningen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Vid sitt avslutande möte ska valberedningen utvärdera sitt arbete, vilken redovisas vid kommande stämma. Valberedningen bedriver sitt arbete under hela året från stämma till stämman. Om ledamot i valberedningen begär att valberedningen ska sammankallas ska begäran följas. Valberedningens möten ska protokollföras. Protokollen är inte offentliga utan ett internt material för valberedningen. HSB SYDOST Postadress: Box 52, Växjö, Besöksadress: Storgatan 14, Vxl: , hsb.se/sydost

6 2 (3) Valberedningen ska informera medlemmarna möjligheten om att nominera personer till olika uppdrag genom brev, i medlemstidningen, på hemsidan samt på andra lämpliga sätt. Valberedningen ska ta del av HSB Sydosts affärsplan, strategier m.fl. dokument samt genom intervjuer med styrelseledamöterna och vd för HSB Sydost bilda sig en uppfattning om HSB Sydosts framtida verksamhet och kommande utmaningar för att få en samlad bild av den kompetens som styrelsen tillsammans bör besitta. Valberedningen ska även ges möjlighet att ta del av styrelsens egenutvärdering, för att bilda sig en uppfattning om hur väl styrelsens arbete fungerar. Detta ska sedan tjäna som vägledning i valberedningens arbete med att ta fram förslag till personer till olika uppdrag som svarar mot den gemensamma kompetensbild valberedningen fångat. När valberedningen lämnar sina förslag ska även hänsyn till spridning av ålder, kön och etnicitet ha tagits i de organ förslagen avser (styrelse, revisorer, medlemsutskott, förtroenderåd etc.). Valberedningens förslag ska meddelas föreningen i så god tid att förslaget kan presenteras i kallelsen till föreningsstämman och på föreningens hemsida samt i så många av föreningens informationskanaler som möjligt. Valberedningen ska på stämman presentera och motivera sina förslag samt lämna en redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits. Valberedningen ska vidare förteckna samtliga personer som nominerats till olika uppdrag samt redovisa förteckningen till stämman inom samma tidsramar som gäller för annan information till stämman. 2.3 Förslag till styrelse Valberedningen ska lämna förslag på antal ledamöter samt personer till styrelseledamöter och styrelseordföranden. Valberedningen ska också lämna förslag på styrelsearvode uppdelat mellan ordförande och övriga ledamöter. Valberedningen ska också lämna förslag på övriga arvoden/ersättningar. Valberedningen ska lämna erforderliga uppgifter beträffande ledamot som föreslås för nyval eller omval. Av uppgifter bör minst följande framgå: Huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet Övriga uppdrag inom HSB och andra väsentliga uppdrag Vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen Övriga uppgifter som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna ledamotens kompetens och oberoende 2.4 Förslag till revisor Valberedningen ska lämna förslag till tillsättning av revisor. Valberedningen ska lämna förslag till val och arvodering av revisor. Valberedningen ska lämna information om förhållanden som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna revisorns kompetens och oberoende.

7 3 (3) 2.5 Förslag till stämmoordförande Föreningens valberedning ska lämna förslag till ordförande för ordinarie föreningsstämma. Styrelsens ordförande eller annan ledamot ur styrelsen ska inte föreslås till stämmoordförande. 2.6 Förslag till andra uppdrag Valberedningen ska lämna förslag till andra uppdrag inom HSB Sydost som framgår av stadgar och som beslutas vid föreningsstämma. Valberedningen ska även lämna förslag till eventuellt arvode. Förslaget ska meddelas föreningen i så god tid att förslaget kan tas med i kallelsen. 3. Sekretess Mot bakgrund av den information som kan behöva ges till valberedningens ledamöter kan föreningen ha skäl att överväga behovet av sekretessförbindelser som syftar till att undanröja risk för att sådan information sprids selektivt i medlemskretsen. HSB Sydost har valt att teckna en sådan sekretessförbindelse för valberedningen. 4. Arvode Arvode utgår till valberedningen enligt beslut på föreningsstämman, inom ramen för arvodesreglementet. 5. Ändring av instruktion Valberedningen ska löpande utvärdera sitt arbete och till föreningsstämman lämna förslag på sådana ändringar av denna instruktion som valberedningen bedömt vara lämpliga. Instruktionen fastställs av föreningsstämman.

8 (1) Bilaga punkt 20 dagordningen FÖRSLAG TILL GRUNDTAL FÖR VAL AV FULLMÄKTIGE TILL HSB SYDOST Följande gäller för närvarande vid val av fullmäktige och ersättare till HSB Sydost: Varje bostadsrättsförening som är medlem i HSB Sydost väljer på sin ordinarie stämma en fullmäktig och en ersättare för varje påbörjat grundtal i bostadsrättsföreningen. Detsamma gäller för bospargruppen. I grundtal beaktas bostadsrättsföreningen och bostadsrättslägenheter som innehas av medlemmar i HSB-föreningen per den 31 december året valet av fullmäktige. Grundtalet är idag fastställt till 100. Styrelsens förslag till grundtal Styrelsen föreslår oförändrat grundtal att gälla intill nästa ordinarie stämma Bilaga punkt 21 dagordningen BOSPARARNAS DISTRIKTSINDELNING FÖR VAL AV FULLMÄKTIGE Enligt de stadgar som antogs vid föregående stämma ska distriktindelning ske för val av fullmäktige som ska representera bospargruppen. Styrelsens förslag till distriktsindelning: Distrikt A Kronobergs och Blekinge län Distrikt B Kalmar län Styrelsens förslag till distriktsindelning för val av fullmäktige HSB SYDOST Postadress: Box 52, Växjö, Besöksadress: Storgatan 14, Vxl: , hsb.se/sydost

9 (2) Bilaga punkt 22 a) på dagordningen RAPPORT FRÅN HSB SYDOSTS FÖRTROENDERÅD Medlemmar: Patric Jonsson, Karlskrona Torsten Linné, Karlshamn Martin Malmström, Sölvesborg Martina Andersson, Nybro Torgny Skareteg, Kalmar Katharina Bilje, Borgholm Leif Jonsson, Oskarshamn Karin Markström, Västervik Ingrid Holmberg-Persson, Växjö Patrik Wahlqvist, Kalmar (extern förening) Tomas Karlsson, HSB Sydost Lisa Österbladh, HSB Sydost Träffar 6 maj hos HSB Brf Tomaten i Borgholm 19 augusti hos Brf Mistluren i Västervik januari i Karlskrona 10 mars hos räddningstjänsten i Färjestaden Sammanfattning av förtroenderådet verksamhet 2015/16 Förtroenderådet har under året haft fokus på - Styrelsens ansvar i det Systematiska brandskyddsarbetet - Att göra förtroenderådet mer känt Förbättringsarbete Jouren, det har varit problem att komma i kontakt med larmcentralen då man velat ringa in och anmäla fel under den tid som HSB förändrat och bytt leverantör av jourtjänster HSB SYDOST EK FÖR Postadress: Box 52, Växjö, Vxl: , Styrelsens säte: Växjö

10 2 (2) Urval av övriga ämnen som diskuterats i Förtroenderådet NKI. Genomgång och diskussion om de frågeställningar som HSB tagit fram för Nöjd Kundindex. SBA. Systematiskt brandskyddsarbete har varit uppe för diskussion på varje möte, detta har resulterat i en heldags utbildning hos räddningstjänsten i Färjestaden och att vi insett att det finns ett stort utbildningsbehov hos föreningarna. Energitjänster Presentation och genomgång av de nya energitjänster som HSB ska börja leverera. Framtidsmöte/Höstmöte Önskemål att slå ihop dessa då man vill ha kvällen som ett erfarenhetsutbyte mellan de närvarande. Leverantörer med HSB Riksavtal Diskussion om att det finns leverantörer som inte lever upp till de krav som HSB ställer. Syfte och mål med Förtroenderådet Vara en länk mellan föreningarna och HSB Vara ett förbättringsråd Vara ett bollplank vid verksamhetsutveckling Metoder för att motsvara syfte och mål Träffarna inleds med studiebesök på någon av rådets föreningar vilket vi anser är viktigt för erfarenhetsutbyte och för att få förståelse för varandras verksamhet. Under året har en av träffarna hållits över två dagar med internat. Till detta möte bjöds representanter från HSB Sydosts förvaltning som presenterade de nya förvaltningstjänsterna och ny Vd Jörgen Abrahamsson och styrelsens ordförande Sebastian Linderot. Förtroenderådets medlemmar har aktivt varit med på så många konferenser och utbildningar som erbjudits för att följa upp arbetet och göra rådet samt dess medlemmar mer känt. Förtroenderådet önskemål är att även bli inbjudna och presenterade på HSB Sydost stämma. Framtida mål Förtroenderådet kommer aktivt under år 2016/2017 uppsöka föreningarna för att kunna möta medlemmars och kundernas framtida utvecklingsbehov Lisa Österbladh och Tomas Karlsson

11 (1) Bilaga punkt 23 dagordningen HSB SYDOSTS MEDLEMSAVGIFT 2017 Styrelsen menar att medlemsavgifterna till HSB Sydost i första hand ska täcka föreningens kostnader för HSB-ledamoten, tidningarna Hemma i HSB och Uppdraget, HSB Sydosts medlemsavgifter till HSB Riksförbund (som bl. a. täcker rådgivning till förbundsjurist) samt delar av kursverksamheten och information via hemsida. Dagens medlemsavgifter täcker inte dessa kostnader. Styrelsens förslag till medlemsavgifter: Bostadsrättsföreningar Grundavgift för bostadsrättsföreningar 10,75% av prisbasbeloppet (avrundat till närmaste tiotal kronor) (År 2016 var grundavgiften 10,75%.) Bostadsrättshavare 0,68 % av prisbasbeloppet. (År 2016 var avgiften 0,68 % av prisbeloppet.) Bosparande medlemmar 300 kr för helår samt 150 kr för medlemmar som påbörjar medlemskap efter 1 juli. Prisbasbeloppet uppgår 2016 till kr. Förslaget innebär oförändrad medlemsavgift för HSB SYDOST Postadress: Box 52, Växjö, Besöksadress: Storgatan 14, Vxl: , hsb.se/sydost

12 (3) Bilaga punkt 25 på dagordningen ARVODESREGLEMENTE FÖR HSB SYDOST Principer som är vägledande för reglementet HSB Sydost ek. för. är en kooperativ organisation. Detta innebär bl. a att: Våra förtroendevalda ska i första hand inte se uppdragen som ekonomiskt attraktiva, men samtidigt måste viljan att ta ansvar uppmuntras. Våra förtroendevalda ska inte förlora ekonomiskt, därför erhålls ersättning för förlorad arbetsinkomst, reseersättning och ev. andra utlägg Skapa rättvisa mellan förtroendevalda med anställning, egna företagare och pensionärer genom att ersätta förlorad arbetsinkomst inkluderande pensionsinbetalningar. Arvodet, bortsett från ersättning för förlorad arbetsinkomst och utlägg, ska vara rimligt med hänsyn till det allmänna löneläget bland fullmäktige och medlemmar. Alla förtroendevalda, oavsett uppdrag, ska i huvudsak ersättas med hänsyn tagen till nedlagd tid, och ansvar som är förknippat med uppdragen. Reglemente avseende arvoden och ekonomiska ersättningar till förtroendevalda i HSB Sydost ek. för. Arvoden baseras på inkomstbasbelopp (ibb)som årligen justeras den 1 januari. Innehåll 1. Förtroendeuppdrag som omfattas av reglementet 2. Ekonomiska ersättningar 3. Årsarvode 4. Sammanträdesarvode 5. Arvode för övriga möten 6. Arvode fullmäktige och ersättare vid deltagande i HSB Riksförbunds stämma 7. Förlorad arbetsinkomst 8. Kostnad och reseersättning 9. Särskilda regler HSB SYDOST Postadress: Box 52, Växjö, Besöksadress: Storgatan 14, Vxl: , hsb.se/sydost

13 2 (3) 1. Förtroendeuppdrag som omfattas av reglementet Detta reglemente gäller för förtroendevald som är vald på föreningsstämma enligt stadgar för HSB Sydost Ek. För. Förtroendevald innebär styrelsen, ledamöter i utskott tillsatta av stämman, revisorer med suppleanter, valberedning. (HSB ledamöter ingår ej) Det äger också tillämpning på fullmäktige och ersättare till HSB Riksförbunds stämma samt de arbetsgrupper som tillsätts av styrelsen för HSB Sydost Ek. För 2. Ekonomiska ersättningar Enligt detta reglemente kan följande slag av ersättningar utgå: a) Årsarvode enligt p 3 b) Sammanträdesarvode p 4 c) Arvoden för övriga möten p 5 d) Arvode fullmäktige och ersättare till HSB Riksförbunds stämma enligt p 6 e) Förlorad arbetsinkomst enligt p 7 f) Kostnadsersättningar enligt p 8 g) Reseersättning enligt p 9 3. Årsarvode HSB Sydost styrelse Årsarvode utgår enligt följande: a) ordförande tillika styrelseledamot 2,2 ibb ( kr) b) vice ordförande tillika styrelseledamot 1,4 ibb ( kr) c) övriga styrelseledamöter 0,45 ibb ( kr) d) revisorer 0,6 ibb att fördela fritt inom sig ( kr) e) valberedning 1,0 ibb ( kr) att fördela fritt inom sig (vid 5 ledamöter, därutöver 0,2 ibb ( kr) per tillkommande ledamot) Årsarvodet utgör ersättning ansvar som är förknippat med uppdragen, och svårigheten att beräkna nedlagd tid utöver protokollförda möten. I årsarvodet inkluderar även ersättning för: - bredbandsuppkoppling. HSB Sydost tillhandahåller lämplig IT hårdvara (I-pad eller motsvarande) åt styrelseledamöter. - Utbildningstillfällen (ingen sammanträds- eller mötesersättning utgår) Årsarvodet ligger fast från föreningsstämma till föreningsstämma. 4. Sammanträdesarvode Sammanträdesarvode utgår med; 1,5 % av ibb (900 kr) på sammanträde upp till 5 timmar (exkl. lunch). Sammanträde 5 timmar eller över 2 % av ibb (1190 kr) avrundas till närmast jämna 10- tal kronor per person och dag a. För styrelsens protokollförda sammanträden, egna strategidagar och föreningsstämma b. Revisorer - vid revisionsmöten och föreningsstämma c. Valberedning - vid valberedningsmöten samt intervjuer med nominerade och styrelseledamöter och föreningsstämma. d. Övriga uppdrag - protokollförda möten (exempelvis förtroenderåd) Högst sammantagna ersättning enligt p 2 b och c ovan för olika uppdrag för samma dag får uppgå till 2 % av ibb (1190 kr) Sammanträdesarvodet justeras vid den tidpunkt inkomstbasbeloppet ändras.

14 3 (3) 5. Arvoden för övriga möten Arvoden utgår för styrelseledamöternas och valberedningens deltagande i olika arrangemang som HSB Sydost bjuder in till exempelvis bostadsdagar, möte med HSB ledamöter, höstkonferenser, framtidsmöte m.fl. samt arrangemang av olika slag som HSB Riksförbund eller motsvarande organisation inbjuder till. Arvode utgår med 0, 75 % av ibb (445 kr) för sammanträde under 5 timmar. Sammanträde 5 timmar eller över ersätts med 1 % av ibb (590 kr) per sammankomst (dag) och person. 6. Arvode fullmäktige och ersättare vid deltagande i HSB Riksförbunds stämma Arvode utgår per dag med ett sammanträdesarvode per person enligt p Förlorad arbetsinkomst Ersättning utgår för dokumenterad mötes- sammanträdestid samt för restid. Ersättning utgår också vid deltagande i kurs, konferens, seminarium och liknande som sammanhänger med uppdraget. Till förtroendevald som saknar anställning, men driver aktiv näringsverksamhet som ger arbetsinkomst, utgår ersättning dock endast för tid som infaller mellan och Ersättningen grundas på föregående års självdeklaration, dock med samma begränsning som ovan. För att ersättning ska utgå krävs kopia av självdeklaration eller intyg från revisor. Förtroendevald med anställning styrker sin rätt till ersättning genom lönespecifikation eller intyg från arbetsgivaren om avdragets storlek. 8. Kostnad och reseersättning Resa ska företas i första hand med så klimatvänligt transportmedel som möjligt. Styrkta resekostnader inklusive parkeringsavgifter ersätts. Ersättning utgår för resa från och åter ordinarie bostad. Ersättning för resa med eget fordon utgår enligt det tjänstemannavtal som gäller för anställda inom HSB Sydost. Reseräkning för bilkörning respektive biljetter och parkeringskvitton ska uppvisas för att ersättning ska betalas ut. Ersättning för restid utgår om resvägen enkel resa överstiger 3 mil från ordinarie bostad till sammanträdesorten. Restidsersättning betalas ut med 0,11 % av ibb (65 kr) per påbörjad halvtimme, dock högst för tre timmars enkel resa. Övriga utlägg som exempelvis kost under resa i anslutning till sammanträde mm (under punkterna 4,5 och 6) utgår ej. 9. Särskilda regler Följande särskilda regler gäller för detta reglemente: - att det förts protokoll, mötesanteckningar eller liknande, med mötestider angivna för att erhålla arvoden och ersättningar - att den förtroendevalde själv ansvarar för att rapportera underlag för arvodesberäkning samt att styrka sin rätt till ersättningar - att föreningsstämmans beslut avseende arvoden och ekonomiska ersättningar till förtroendevalda i HSB Sydost Ek. För. och reglementet ska översändas årligen till HSB Riksförbund

15 (2) Bilaga till valberedningens förslag punkt 26 a, b, c PRESENTATION AV FÖRESLAGEN ORDFÖRANDE, STYRELSELEDAMÖTER OCH REVISORER TILL HSB SYDOST STYRELSE 2016 Ordförande: Sebastian Lindroth född 1983 och bor i Växjö och är medlem sedan Huvudsaklig utbildning: Juristexamen, Lunds universitet. Kandidatexamen i företagsekonomi, Linnéuniversitetet. Arbetslivserfarenhet: Arbetar idag som jurist på Växjö Tingsrätt. Andra väsentliga uppdrag: Styrelseledamot i HSB Riksförbund och styrelseledamot HSB Projektpartner AB. Styrelseledamöter: Ann-Christine Quist- Karlsson född 1957 och bor i brf Rismåla i Nybro och blev invald i HSB Sydost styrelse Huvudsaklig utbildning: Utbildad undersköterska med breddning av distanskurser på vårdutbildning och även fackliga utbildningar. Arbetslivserfarenhet: Lång erfarenhet utav vårdsektorns alla olika områden och med ett långt fackligt engagemang. Andra väsentliga uppdrag: Ersättare i kommunstyrelsen för Nybro kommun, ordförande i Individ- och familjenämnden och hon sitter även med i samordningsförbundet i Kalmar Län. Ordförande i brf. Rismåla. Dean Sparrewath Nielsen född 1982 och bor i brf Allbo-Dacke i Älmhult och blev invald i HSB Sydost styrelse Huvudsaklig utbildning: Ingenjör i skog- och träteknik och studerar på Masterprogrammet inom samma ämnesområde. Uppdrag i HSB: Vice ordförande i brf Allbo-Dacke, Älmhult, HSB-ledamot. Övriga uppdrag: Styrelseledamot för Teknik samt ledamot i kommittén för hållbar utveckling vid Linneuniversitetet. Gaca Radetinac född 1972 och bor i brf Blå Port i Karlskrona. Huvudsaklig utbildning: Lärarutbildning, ledarskapsutbildning, rektorsutbildning (pågående). Arbetslivserfarenhet: Arbetar idag som rektor/förskolechef i Tingsryds kommun. Uppdrag i HSB: Styrelseledamot i brf Blå Port, medlem i HSB sedan Revisorer: Magnus Andersson född 1967 och bor i Vederslöv. Huvudsaklig utbildning: Företagsekonomi Arbetslivserfarenhet: Arbetar idag på Coompanion Kronoberg som företagsrådgivare. Har arbetat som företagare inom byggbranschen. Arne Stenström född 1943 och bor i HSB brf Kungshall, Karlskrona och är medlem i HSB Sydost sedan HSB SYDOST Postadress: Box 52, Växjö, Besöksadress: Storgatan 14, Vxl: , hsb.se/sydost

16 2 (2) Huvudsaklig utbildning: Marknadsföring, projektledarutbildning, försäkringsbranschens universitetsutbildning. Arbetslivserfarenhet: Har arbetat som mäklarkonsult, marknadsområdeschef och distriktschef inom Folksam samt vd Sparbanken Gotland. Presentation av nominerade, utöver valberedningens föreslagna, till HSB Sydost styrelse 2016 Christoffer Stenström född 1987 och bor i HSB brf Påfågeln, Ronneby. Huvudsaklig utbildning: Utbildar sig inom PA på Lunds universitet. Arbetslivserfarenhet: Säljare, förtroendeuppdrag Almi Blekinge AB, Miljö och byggnadsnämnden, Kommunfullmäktige i Ronneby. Styrelseledamot i brf Påfågeln, Ronneby. Kjell Johansson född 1956 och bor i HSB brf Strandsnäckan, Växjö. Huvudsaklig utbildning: Fyrårigt gymnasium. Arbetslivserfarenhet: Majoritetsägare av Hydroware AB, anställd som produkt- och marknadschef. Styrelseledamot i brf Strandsnäckan, Växjö. Jesper Magnusson född 1971 bor i HSB brf Psilander, Karlskrona. Huvudsaklig utbildning: Dator, system, nätverk, IT-tekniker BTH. Arbetslivserfarenhet: Chefstekniker, Lumin Scandinavia AB. Styrelseledamot i brf Psilander, Karlskrona.

17 (2) Bilaga punkt 3, 7, 8, 24 och 26 på dagordningen VALBEREDNINGENS FÖRSLAG Redogörelse för valberedningens arbete 2015/2016 Under verksamhetsåret har valberedningen hållit 7 protokollförda möten fram till maj månad Valberedningen har tagit del av styrelsens utvärdering och därefter haft enskilda möten med samtliga stämmovalda styrelseledamöter under januari Uppgifter om valberedningens sammansättning, nomineringstid med mera har meddelats på HSB Sydosts hemsida. Förslag till val har tagits fram i tid för att detta förslag ska kunna presenteras på det vis som Koden föreskriver. Samtliga ledamöter har tagit del av valberedningens arbete. Valberedningens policy för att föreslå kandidater till förtroendeuppdrag är: 1. Övergripande huvudkrav är personliga kvalifikationer 2. Åldersspridning 3. Geografisk spridning 4. Jämn könsfördelning 1. Val av ordförande för stämman, punkt 3 på dagordningen Christina Mattisson, Regionråd på Region Blekinge 2. Val av två protokolljusterare, punkt 7 på dagordningen Siv Elofsson, HSB brf Pantern, Karlskrona Leif Jonsson, HSB brf Ibis, Oskarshamn 3. Val av rösträknare, punkt 8 på dagordningen Torgny Skareteg, HSB brf Rimsmeden, Kalmar Ann-Katrin Kreutz, HSB brf Mistluren, Västervik Stig Karlsson, HSB brf Kungsör, Karlshamn Viola Hjelm, HSB brf Munin, Växjö 4. Beslut om antal styrelseledamöter, valberedning och revisorer, bilaga punkt 24 på dagordningen Styrelsen består idag av sju (7) stämmovalda styrelseledamöter, fem (5) i valberedningen och två (2) revisorer. Valberedningen föreslår oförändrat antal styrelseledamöter, valberedare och revisorer. 5. Arvode, bilaga punkt 25 dagordningen Valberedningens uppdrag är även att ta fram tydliga riktlinjer för arvoden och ekonomiska ersättningar för de förtroendevalda som beslutats av årsstämman. Valberedningens förslag till arvodesreglemente för HSB Sydost presenteras i arvodesreglemente Val av styrelsens ordförande, bilaga punkt 26a på dagordningen Valberedningen föreslår, Sebastian Lindroth som styrelsens ordförande med en mandattid på ett (1) år. HSB SYDOST Postadress: Box 52, Växjö, Vxl: ,

18 2 (2) 7. Val av styrelse, bilaga punkt 26b på dagordningen Valberedningen gör den bedömningen att styrelsen har en bra sammansättning, i första hand har valberedningen tagit hänsyn till det övergripande huvudkravet om personliga kvalifikationer. Inför årets stämma har Per Renud meddelat att han vill lämna sitt styrelseuppdrag. I tur att avgå bland ordinarie ledamöter är Sebastian Lindroth, Ann-Christine Quist-Karlsson och Dean Sparrewath Nielsen. Valberedningen föreslår omval av Sebastian Lindroth, Ann-Christine Quist-Karlsson och Dean Sparrewath Nielsen med en mandattid på två (2) år. Valberedningen föreslår fyllnadsval av Gaca Radetinac med en mandattid på ett (1) år. 8. Val av revisor, bilaga punkt 26c på dagordningen Valberedningen föreslår omval av Arne Stenström och Magnus Andersson. 9. Val av ledamöter till HSB Riksförbunds föreningsstämma 2016 Valberedningen föreslår att val av ledamöter till HSB Riksförbunds föreningsstämma 2017 görs av styrelsen. 10. Val av Förtroenderåd, bilaga 26f på dagordningen Enligt redovisad bilaga. Växjö den HSB Sydosts valberedning Rolf Nicklasson Göran Ågren Ingela Persson Birgitta Johansson Anders Carming

19 Bilaga punkt 26d dagordningen FÖRSLAG TILL VALBEREDNING Valberedningen som utsågs av föreningsstämman 2015 har bestått av Rolf Nicklasson, Växjö ordförande Ingela Persson, Karlskrona Göran Ågren, Oskarshamn Brigitta Johansson, Västervik Anders Carming, Kalmar Följande förslag till valberedning att väljas på föreningsstämman 2016: Rolf Nicklasson, Växjö ordförande Ingela Persson, Karlskrona Göran Ågren, Oskarshamn Brigitta Johansson, Västervik Anders Carming, Kalmar Arvode till valberedningen i enlighet med arvodesreglemente.

20 Bilaga punkt 26f på dagordningen FÖRTROENDERÅD Inriktning för Förtroenderådet är att stärka kontaktytorna mellan den operativa verksamheten, medlemmarna och kunderna. Förtroenderådet ska bestå av nio (9) ledamöter från respektive orter; Västervik, Oskarshamn, Nybro, Kalmar, Borgholm, Karlskrona, Ronneby, Sölvesborg och Växjö. Förslaget innehåller också att en representant från extern förvaltning även ska väljas. Följande personer föreslås väljas in i Förtroenderådet för 2016/2017: Karlskrona Patrik Jonsson HSB Brf Tersmeden Ronnebygatan 9A Karlskrona Borgholm Katarina Bilje HSB Brf Tomaten Guntorpsgatan Borgholm kbilje@gmail.com Kalmar Torgny Skareteg HSB Brf Rimsmeden Runvägen 11B Kalmar torgny.skareteg@gmail.com Ronneby Christoffer Stenström HSB Brf Påfågeln Ågårdsgatan 7c Ronneby christoffer.stenstrom@gmail.com Oskarhamn Leif Jonsson HSB Brf Ibis Björngatan 2 A Oskarshamn Växjö Ingrid Holmberg HSB Brf Fagrabäck Österleden 62 C Växjö ihp@fagraback.net

21 Sölvesborg Bengt Jonsson HSB Brf Järnvägen Järnvägsgatan 1A Sölvesborg Nybro Martina Andersson HSB Brf Smedjan Repslagaregatan 2A Nybro Västervik Karin Markström HSB Brf Mistluren Östersjövägen 48A Västervik Extern förening Patrik Wahlqvist Brf Landshövdingen 2 Södra långgatan 20B Kalmar patrik.wahlqvist@telia.com