FÖRENINGSSTÄMMA 2018 KALLELSE OCH ANMÄLAN

Transkript

1 FÖRENINGSSTÄMMA 2018 KALLELSE OCH ANMÄLAN TISDAGEN DEN 24 APRIL 2018, KL CHALMERS KONFERENS & RESTAURANGER

2 TID OCH PLATS TID Tisdagen den 24 april, kl PLATS Chalmers Konferens & Restauranger, Chalmersplatsen 1 LOKAL RunAn BUSSAR OCH ANMÄLAN ÅK BUSS MED HSB GÖTEBORG TILL STÄMMAN Vill du åka buss till stämman, meddela det i anmälan och var du vill gå på. HSB Göteborgs buss hämtar upp enligt tidtabellen till höger. ANMÄLAN Anmäl dig gärna så snart som möjligt, dock senast tisdagen den 17 april till Maria Olgarsson på telefon eller via e-post maria.olgarsson@hsb.se Glöm inte att uppge om du vill åka med bussen till och från stämman. BRASTAD LYSEKIL HENÅN STENUNGSUND KUNGÄLV Busshållplatsen, Brastad Rosvikstorg, Lysekil Busshållplatsen, Henån Statoil, Stenungsund Busstationen, Kungälv Start stämma ALINGSÅS HSB-kontoret, Alingsås ÅTERRESA Bussarna väntar till stämman är slut. Om du är förhindrad att närvara, överlämna handlingarna till din suppleant. Har din föreningen endast ett ombud går det bra att ta med en annan person ur föreningen som observatör, även den personen måste anmälas.

3 KALLELSE OCH DAGORDNING ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA TId: Tisdagen den 24 april 2018 kl Plats: Chalmers Konferens & Restauranger, Chalmersplatsen 1, Lokal RunAn Från kl serveras kaffe och smörgås Kallade: Ombuden i HSB Göteborgs föreningsfullmäktige Vi vill ha din anmälan senast tisdagen den 17 april (se information om hur du anmäler dig här till vänster) FÖRSLAG TILL DAGORDNING 1 Öppnande 2 Pernilla Bonde Nationella frågor inom HSB 3 Val av stämmoordförande 4 Anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare 5 Godkännande av röstlängd 6 Fråga om närvarorätt 7 Godkännande av dagordning 8 Val av två personer att jämte stämmoordföranden justera protokollet samt val av två rösträknare 9 Fråga om kallelse skett i behörig ordning 10 Genomgång av styrelsens årsredovisning och koncernredovisning 11 Genomgång av revisorernas berättelse och koncernens revisionsberättelse 12 Beslut om fastställande av resultaträkning och balansräkning 13 Beslut om fastställande av koncernens resultaträkning och balansräkning 14 Beslut i anledning av föreningens vinst enligt den fastställda balansräkningen 15 Beslut om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktör 16 Rapport om efterlevnaden av HSBs gemensamt utarbetade styrdokument antagna på HSB Riksförbunds föreningsstämma 17 Beslut om grundtal för val av fullmäktige till föreningen (bilaga 1) 18 Beslut om medlemsavgift till föreningen (bilaga 2) 19 Beslut om arvoden och principer för andra ekonomiska ersättningar för styrelsens ledamöter och revisorer (bilaga 3) 20 Beslut om arvoden och principer för andra ekonomiska ersättningar för valberedningen (bilaga 4) 21 Beslut om antal styrelseledamöter (bilaga 5) 22 Val av styrelseledamöter (bilaga 5) 23 Val av styrelsens ordförande (bilaga 5) 24 Beslut om antal revisorer (bilaga 5) 25 Val av revisorer, revisorssuppleanter och ett auktoriserat revisionsbolag (bilaga 5) 26 Val av fullmäktige och suppleanter till HSB Riksförbunds föreningsstämma (bilaga 5) 27 Fastställande av valberedningens instruktion (bilaga 6) 28 Beslut om antal ledamöter i valberedningen (bilaga 7) 29 Val av valberedning, en ledamot utses till valberedningens ordförande (bilaga 7) 30 Av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna frågor och av medlemmar anmälda ärenden som angivits i kallelsen (bilaga 8) 31 Avslutning HSB Göteborg Styrelsen

4 Bilaga 1 FÖRSLAG TILL GRUNDTAL FÖR VAL AV FULLMÄKTIGE TILL HSB GÖTEBORG Följande gäller för närvarande vid val av fullmäktige till HSB Göteborg: Boendemedlemsgruppen Varje bostadsrättsförening som är medlem i HSB Göteborg väljer på sin ordinarie stämma en fullmäktig och en suppleant för varje påbörjat grundtal i bostadsrättsföreningen. I grundtal beaktas bostadsrättsföreningen och bostadsrättslägenheter som innehas av medlemmar i HSB föreningen per den 31 december året före valet av fullmäktige. Grundtalet är 200. Medlemsgruppen Medlemsgruppen väljer en fullmäktig och en suppleant för varje påbörjat grundtal medlemmar. Medlemsantalet bestäms per den 31 december året före valet av fullmäktige. Val sker årligen. Grundtalet är 200. Grundtal för val av fullmäktige för boendemedlemsgruppen och medlemsgruppen enligt ovan fastställs av föreningsstämman. Medlemsgruppen får utse högst hälften av antalet fullmäktige. Förslag till beslut Styrelsen föreslår stämman besluta a t t nuvarande grundtal bibehålls.

5 Bilaga 2 HSB GÖTEBORGS MEDLEMSAVGIFTER 2019 Styrelsen föreslår stämman: a t t fastställa oförändrade medlemsavgifter för 2019, d.v.s. 300 kr för medlem inom medlemsgruppen. För bostadsrättsföreningarna är avgiften kr samt 300 kr per lägenhet. Ett tak på 500 kr per lägenhet för de sammanlagda avgifterna inom brf finns, så att ingen brf behöver betala högre avgift per lägenhet än detta belopp, inklusive den fasta brf avgiften. Detta berör enbart brf med färre än 30 lägenheter.

6 Bilaga 3 VALBEREDNINGENS FÖRSLAG TILL ARVODEN FÖR FÖRTROENDEVALDA VID HSB GÖTEBORGS FÖRENINGSSTÄMMA DEN 24 APRIL 2018 Valberedningen föreslår fasta arvoden enligt samma princip som antogs vid stämman Då inkomstbasbeloppet ökat från kr till kr mellan 2017 och 2018 så innebär förslaget en höjning av de fasta arvodena för styrelse och revisorer med cirka 1,6 procent. Sammanträdesersättningarna som varit oförändrade sedan 2013 höjdes förra året från kr/möte till kr/möte samt knöts till inkomstbasbeloppet (0,02 inkomstbasbelopp). Även dessa ersättningar föreslås fortsatt följa utvecklingen av inkomstbasbeloppet. Styrelse Till ordförande föreslås ett fast arvode om 2,25 inkomstbasbelopp (för närvarande kr). Till vice ordförande föreslås ett fast arvode om 1 inkomstbasbelopp (för närvarande kr). Till övriga ledamöter föreslås ett fast arvode om 0,7 inkomstbasbelopp (för närvarande kr). Inkomstbasbeloppet 2018 = kr. Ersättning vid styrelsemöten och övriga förrättningar föreslår valberedningen att vid protokollförda styrelsemöten och övriga förrättningar, till exempel styrelsemöten i icke överlämnade brf, studiebesök, konferenser med mera ska utgå en ersättning på 0,02 inkomstbasbelopp (för närvarande kr/möte). Vid förrättningar och protokollförda styrelsesammanträden överstigande 8 timmar per dag utgår dubbel sammanträdesersättning. Ersättning för faktisk förlorad arbetsförtjänst utgår som tidigare efter intyg från arbetsgivaren om vilket löneavdrag som har gjorts. Revisorer Till ordinarie revisorer föreslås ett fast årsarvode på 0,45 inkomstbasbelopp (för närvarande kr) vardera. Till revisorssuppleanter föreslås ett fast årsarvode om vardera 0,055 inkomstbasbelopp (för närvarande kr). Inkomstbasbeloppet 2018 = kr. Sammanträdesersättningen föreslås bli 0,02 inkomstbasbelopp (för närvarande kr/möte) för såväl revisorer, tjänstgörande revisorsersättare som revisorssuppleanter. Vid sammanträden överstigande 8 timmar per dag utgår dubbel sammanträdesersättning. Ersättning för faktisk förlorad arbetsförtjänst utgår som tidigare efter intyg från arbetsgivaren om vilket löneavdrag som har gjorts. HSB Riksförbunds föreningsstämma För deltagande fullmäktigeombud vid HSB Riksförbunds föreningsstämma utgår en ersättning med 0,02 inkomstbasbelopp (för närvarande kr/dag). Ersättning för faktisk förlorad arbetsförtjänst utgår som tidigare efter intyg från arbetsgivaren om vilket löneavdrag som har gjorts. Göteborg den 21 februari 2018 HSB Göteborgs valberedning Jörgen Linder Pia Eriksson Rigmor Friis Stina Kajsa Melin

7 Bilaga 4 STYRELSENS FÖRSLAG TILL ARVODE FÖR HSB GÖTEBORGS VALBEREDNING Styrelsen föreslår fasta arvoden enligt samma princip som antogs vid stämman Då inkomstbasbeloppet ökat från kr till kr mellan 2017 och 2018 så innebär förslaget en höjning av de fasta arvodena med ca 1,6 %. Sammanträdesersättningarna som varit oförändrade sedan 2013 höjdes förra året från kr/möte till kr/möte samt knöts till inkomstbasbeloppet (0,02 inkomstbasbelopp). Även dessa ersättningar föreslås fortsatt följa utvecklingen av inkomstbasbeloppet. Styrelsen föreslår stämman: a t t det till ordförande/sammankallande ska utgå ett årligt fast arvode om 0,21 inkomstbasbelopp (för närvarande kr) och till övriga ledamöter samt suppleanter vardera 0,126 inkomstbasbelopp (för närvarande kr). Inkomstbasbeloppet 2018 = kr Vid protokollförda sammanträden utgår en ersättning om 0,02 inkomstbasbelopp (förnärvarande kr/möte). Vid sammanträden överstigande 8 timmar per dag utgår dubbel sammanträdesersättning. Ersättning för faktiskt förlorad arbetsförtjänst utgår som tidigare efter intyg från arbetsgivaren om vilket löneavdrag som har gjorts.

8 Bilaga 5 VALBEREDNINGENS FÖRSLAG TILL VAL VID HSB GÖTEBORGS FÖRENINGSSTÄMMA DEN 24 APRIL 2018 Redogörelse för valberedningens arbete 2017/2018 Under verksamhetsåret har valberedningen hållit sex protokollförda möten. Valberedningen har haft enskilda möten med styrelsens ordförande, VD, ordinarie arbetstagarrepresentanter samt de styrelseledamöter som står i tur att avgå vid stämman. Uppgifter om valberedningens sammansättning, nomineringstid med mera har meddelats på HSB Göteborgs hemsida och på Portalen. Förslag till val har tagits fram i tid för att dessa förslag ska kunna presenteras på det vis som Koden föreskriver. Samtliga ledamöter, inklusive suppleanten har tagit aktiv del i valberedningens arbete. Uppgifter om personer som föreslås av valberedningen Adam Ishak Adam är 30 år, utbildad civilekonom, arbetar på bank som företagsrådgivare och är styrelseledamot i HSB Brf Ängön. Uppgifter om övriga personer som föreslås till styrelse respektive revisorer finns redan med i Föreningsstyrningsrapporten i årsredovisningen. Valberedningens policy för att föreslå kandidater till förtroendeuppdrag är: 1. Övergripande huvudkrav är personliga kvalifikationer samt medlemskap i HSB Göteborg 2. Åldersspridning 3. Geografisk spridning 4. Tyngdpunkt på personer från bostadsrättsföreningar inom HSB Göteborg 5. Kännedom om HSB och kooperationen 6. Jämn könsfördelning 7. Mångfald 8. Kontinuerlig förnyelse av styrelsen och övriga förtroendeuppdrag 1. Val av ordförande för stämman Kågan Karlsson, Brf Lilla Le 2. Val av två protokolljusterare Margaretha Thedvall, Brf Bananen Leif Jerkvall, Brf Trädgårdsgärdet 3. Val av rösträknare Jill Karipidou, Brf Rosen Bo Magnusson, Brf Mellangården 4. Beslut om antal styrelseledamöter Styrelsen består idag av nio stämmovalda ledamöter samt två ordinarie ledamöter och två suppleanter utsedda av arbetstagarorganisationerna. Valberedningen föreslår oförändrat antal styrelseledamöter. 5. Val av styrelse Valberedningen gör den bedömningen att styrelsen har en bra sammansättning. I första hand har valberedningen tagit hänsyn till det övergripande huvudkravet om personliga kvalifikationer. Styrelseledamöter i tur att avgå är Thomas Andersson, Brf Flatön, Lars Ivarson, Medlemsgruppen, Marina Garherr, Medlemsgruppen och Haris Huric, Medlemsgruppen.

9 Thomas Andersson har avböjt omval. Valberedningen föreslår omval av Lars Ivarson, Marina Garherr och Haris Huric som styrelseledamöter med en mandattid på två (2) år. Valberedningen föreslår nyval av Adam Ishak som styrelseledamot på två (2) år. Inga övriga nomineringar har inkommit. 6. Val av styrelsens ordförande Valberedningen föreslår omval av Lena Carlberg, Brf Skörden, som styrelsens ordförande med en mandattid på ett (1) år. Inga övriga nomineringar har inkommit. 7. Beslut om antal revisorer HSB Göteborg har idag två stämmovalda revisorer och två revisorssuppleanter samt ett auktoriserat revisionsbolag. Utöver dessa utser HSB Riksförbund en revisor. Valberedningen föreslår oförändrat antal revisorer. 8. Val av revisorer, revisorssuppleanter och ett auktoriserat revisionsbolag Valberedningen föreslår omval av Michael Bjärnesjö, Brf Tynnered och Bengt Löfquist, Brf Blåsut som revisorer med en mandattid på ett (1) år. Valberedningen föreslår omval av Leif Jerkvall, Brf Trädgårdsgärdet och Peter Mattson, Brf Vörten som revisorssuppleanter med en mandattid på ett (1) år. Valberedningen föreslår omval av PWC som auktoriserat revisionsbolag med en mandattid på ett (1) år. Inga övriga nomineringar har inkommit. Enligt stadgarna ska även HSB Riksförbund utse en revisor. HSB Riksförbund har utsett Borevision. 9. Val av fullmäktige och suppleanter till HSB Riksförbunds föreningsstämma 2019 Valberedningen föreslår att val av fullmäktige och suppleanter till HSB Riksförbunds föreningsstämma 2019 görs av styrelsen, som inhämtar förslag från valberedningen, som i sin tur dessförinnan uppmanat bostadsrättsföreningar och enskilda medlemmar att inkomma med förslag på lämpliga personer. Förslaget följer samma princip som beslutades för första gången vid HSB Göteborgs föreningsstämma Detta som en konsekvens av beslutet att avskaffa höststämman, där dessa val tidigare gjorts. Göteborg den 21 februari 2018 HSB Göteborgs valberedning Jörgen Linder Pia Eriksson Rigmor Friis Stina-Kajsa Melin

10 Bilaga 6 INSTRUKTION FÖR VALBEREDNINGEN Valberedningen är stämmans organ för beredning av stämmans beslut i tillsättningsfrågor med syfte att skapa ett bra underlag för stämmans behandling av dessa ärenden. Valberedningen ska i sitt arbete tillämpa HSBs kod för föreningsstyrning. I valberedningen bör ingå personer såväl representerande HSBs bostadsrättsföreningar som bospararna. I valberedningen bör icke ingå personer som bedriver med föreningen konkurrerande verksamhet. En av ledamöterna ska utses till ordförande. Styrelseledamöter eller verkställande direktören ska inte vara ledamot i valberedningen. Valberedningen kan, om den själv bedömer detta lämpligt, biträdas av tjänsteman från kontoret eller annan därtill lämplig person för protokollskrivning samt administrativ assistans. Valberedningen ska via föreningens hemsida informera om hur det går till att nominera kandidater till förtroendeuppdrag inom HSB Göteborg, vem som kan nominera och nomineras, vart nominering ska sändas samt sista datum för att sända nominering för att den ska hinna behandlas av valberedningen inför föreningsstämman. Valberedningen ska lämna förslag på ledamöter i styrelsen, och även på vem som bör utses till ordförande. Valberedningen ska också lämna förslag till arvode för styrelsens ledamöter. Valberedningen ska också på liknande vis lämna förslag på revisorer och ersättning för dessa. Valberedningen ska lämna förslag till stämmoordförande och till protokolljusterare, vilka dessförinnan ska ha klargjort att de är enkelt tillgängliga per post och/eller telefon de närmaste veckorna efter aktuell stämma. Motivet till detta är att föreningen enligt lag är skyldig att inom tre veckor hålla justerat stämmoprotokoll tillgängligt för medlemmarna. Valberedningen ska även lämna förslag på rösträknare. Valberedningens förslag ska meddelas föreningen i så god tid att det kan presenteras i kallelsen till föreningsstämman, på föreningens hemsida samt i övriga lämpliga informationskanaler. Valberedningen ska lämna erforderliga uppgifter beträffande ledamot som föreslås till omval eller nyval så att föreningen kan lämna relevanta uppgifter om personen på föreningens hemsida. Om ingen förnyelse av styrelsen föreslås, ska valberedningen särskilt motivera detta. Valberedningen ska lämna förslag på fullmäktige och suppleanter till HSB Riksförbunds föreningsstämma för beslut i HSB Göteborgs styrelse. Valberedningen ska sammanställa inkomna nomineringar avseende uppdrag som valberedare. HSB Göteborgs styrelse ansvarar för beredning av förslag till arvode för valberedningen. Valberedningen ska även årligen lämna en redogörelse över hur man bedrivit arbetet. Valberedningen ska ha kontinuerlig kontakt med styrelseledamöterna, ta del av styrelsens årliga utvärdering samt genomföra intervjuer med styrelseledamöter och VD för att skaffa sig en klar bild av hur styrelsearbetet bedrivs.

11 I sina kontakter med föreslagna personer ska valberedningen ta fram uppgifter om dessa, vilka är relevanta för stämmans bedömning av de föreslagna. En av de uppgifter varom nominerade personer ska lämna uppgift, är huruvida man har någon så kallad belastning, vilken kan vara till men för personens förtroende och lämplighet för uppdraget. Följande principer bör gälla för nominering av kandidater till förtroendeuppdrag: - Huvudkrav är medlemskap i HSB Göteborg samt personliga kvalifikationer och rätt kompetens - Åldersspridning - Geografisk spridning - Tyngdpunkt på personer från bostadsrättsföreningar inom HSB Göteborg - Kännedom om HSB och kooperationen - Jämn könsfördelning - Mångfald - Kontinuerlig förnyelse av styrelse och övriga förtroendeuppdrag

12 Bilaga 7 VALBEREDNING 1. Beslut om antal ledamöter i valberedningen Valberedningen har bestått av tre ordinarie ledamöter och en suppleant. 2. Val av valberedning, mandattid 2 år, en ledamot utses till valberedningens ordförande Valberedningen har haft följande sammansättning: Jörgen Linder, Medlemsgruppen Stina Kajsa Melin, Brf Glasblåsaren Pia Eriksson, Brf Munkegärde Rigmor Friis, Brf Backadalen ordförande ledamot ledamot suppleant Valberedningen har meddelat att de står till förfogande för omval. Inkomna nomineringar: Thomas Andersson, Brf Flatön, är nominerad av tre bostadsrättsföreningar (Brf Ängön, Brf Ripan, Brf Komarken) samt av två enskilda medlemmar, Kågan Karlsson och Christina Haavisto. Stina Kajsa Melin är nominerad av Brf Glasblåsaren.

13 Bilaga 8

14 Bilaga 8 STYRELSENS YTTRANDE ÖVER MOTION GÄLLANDE FÖRTUR FÖR UNGA BOPARARE TILL 1:OR OCH 2:OR I HSB GÖTEBORGS HYRESFASTIGHETER. Motionären föreslår: Att ändra förtursreglerna för bosparare mellan år så att förtursreglerna endast gäller hyresrätter på 1 rum och kök. Styrelsens yttrande: Frågan om förtursregler för ungdomar har varit uppe på flera tidigare föreningsstämmor, senast 2017, och fullmäktige har då beslutat att behålla gällande regelverk. Syftet med HSB Göteborgs förtursregler är att underlätta för ungdomar att ta sig in på bostadsmarknaden. Äldre bosparare har i större utsträckning redan en plats på bostadsmarknaden och har därmed andra möjligheter att genom exempelvis byte eller försäljning "ta sig vidare" till ett annat boende. Samma möjlighet har inte de ungdomar som kanske står utan boende eller bor hemma hos föräldrar. Med nuvarande bostadssituation i Göteborg och införandet av hårdare finansierings och amorteringskrav så blir denna skillnad tyvärr allt tydligare. Så även om vi vet att det finns andra bosparare och medlemmar som har behov av mindre hyreslägenheter så behöver vi prioritera ungdomarna och fortsatt ha ett regelverk, med förtur till både 1:or och 2:or, som bidrar till att öka deras möjlighet till en egen bostad. Styrelsen föreslår stämman att avslå motionen och inte ändra förtursreglerna vid fördelning av hyresrätter. Göteborg den 12 mars 2018 HSB Göteborgs styrelse

15 Bilaga 8

16 Bilaga 8 Bilaga 7 STYRELSENS YTTRANDE ÖVER MOTION MÖTESKULTUR Motionären föreslår: Att HSB Göteborg utarbetar en handbok, en resurs för bostadsrättsföreningar, en hjälp till våra valda och utsedda i deras uppdrag. Att förslag till handbok går ut till föreningarna för utlåtande och komma med synpunkter. Styrelsens yttrande: Förslagen i denna motion är i princip de samma som i medlemmens motion, Förenings /Möteskultur, till stämman Fullmäktige beslutade då att motionen skulle anses besvarad med styrelsens yttrande. Ett yttrande som styrelsen hänvisar till även gällande årets motion. Styrelsens yttrande över motionen 2017: Vi delar motionärens syn på vikten av en god förenings och möteskultur och vi försöker på olika sätt stötta bostadsrättsföreningarna i detta arbete. Med tillhörande mallar och instruktioner i HSB Kod för bostadsrättsföreningar, handböcker om föreningsstämma och styrelsens arbete m.m. så anser vi att den dokumentation som motionären efterfrågar redan finns idag. En dokumentation som även uppdateras i takt med förändringar av lagar och stadgar. Med detta sagt så är relevant dokumentation bara en del i arbetet för god förenings och möteskultur. Minst lika viktigt är det löpande stöd vi erbjuder i form av HSB ledamoten, juridisk rådgivning, vår utbildningsverksamhet för styrelser, valberedning och revisorer, våra övriga kurser och konferenser samt våra förvaltningstjänster. Avslutningsvis vill styrelsen vara tydlig med att vi aldrig har vädjat till någon bostadsrättsförening om att inte utse viss person som fullmäktigeombud till HSB Göteborgs stämma och vi beklagar att det i en förening faktiskt framförts sådana påståenden som det redogörs för i inledningen av motionen. Styrelsen föreslår stämman att motionen ska anses besvarad med styrelsens yttrande. Göteborg den 12 mars 2018 HSB Göteborgs styrelse