FÖRENINGSSTÄMMA 2017 KALLELSE OCH ANMÄLAN TISDAGEN DEN 25 APRIL 2017, KL CHALMERS KONFERENS & RESTAURANGER

Transkript

1 FÖRENINGSSTÄMMA 2017 KALLELSE OCH ANMÄLAN TISDAGEN DEN 25 APRIL 2017, KL CHALMERS KONFERENS & RESTAURANGER HSB Göteborg, Box 31111, Sven Hultins plats 2, Göteborg Varstamma_2017.indd :43:55

2 TID OCH PLATS TID Tisdagen den 25 april, kl PLATS Chalmers Konferens & Restauranger, Chalmersplatsen 1 LOKAL RunAn BUSSAR OCH ANMÄLAN ÅK BUSS MED HSB GÖTEBORG TILL STÄMMAN Vill du åka buss till stämman, meddela det i anmälan och var du vill gå på. HSB Göteborgs buss hämtar upp enligt tidtabellen till höger. ANMÄLAN: Anmäl dig gärna så snart som möjligt, dock senast tisdagen den 18 april till Maria Olgarsson på telefon eller via e-post maria.olgarsson@hsb.se Glöm inte att uppge om du vill åka med bussen till och från stämman. BRASTAD LYSEKIL HENÅN STENUNGSUND KUNGÄLV Busshållplatsen, Brastad Rosvikstorg, Lysekil Busshållplatsen, Henån Statoil, Stenungsund Busstationen, Kungälv Start stämma ALINGSÅS HSB-kontoret, Alingsås ÅTERRESA Bussarna väntar till stämman är slut. Om du är förhindrad att närvara, överlämna handlingarna till din suppleant. Har din föreningen endast ett ombud går det bra att ta med en annan person ur föreningen som observatör, även den personen måste anmälas.

3 KALLELSE OCH DAGORDNING ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA TId: Tisdagen den 25 april 2017 kl Plats: Chalmers Konferens & Restauranger, Chalmersplatsen 1, Lokal RunAn Från kl serveras kaffe och smörgås Kallade: Ombuden i HSB Göteborgs föreningsfullmäktige Vi vill ha din anmälan senast tisdagen den 18 april (se information om hur du anmäler dig här till vänster) FÖRSLAG TILL DAGORDNING 1 Öppnande 2 Gun-Britt Mårtensson, f.d. ordförande HSB Riksförbund Kooperationen i Sverige och internationellt 3 Godkännande av dagordning 4 Val av stämmoordförande 5 Anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare 6 Fråga om stämman är öppen för andra än de som anges i stadgarna 7 Godkännande av röstlängd 8 Val av två personer att jämte stämmoordföranden justera protokollet samt val av två rösträknare 9 Fråga om kallelse skett i behörig ordning 10 Genomgång av styrelsens årsredovisning och koncernredovisning 11 Genomgång av revisorernas berättelse och koncernens revisionsberättelse 12 Beslut om fastställande av resultaträkning och balansräkning 13 Beslut om fastställande av koncernens resultaträkning och balansräkning 14 Beslut i anledning av föreningens vinst enligt den fastställda balansräkningen 15 Beslut om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktör 16 Rapport om efterlevnaden av HSBs gemensamt utarbetade styrdokument antagna på HSB Riksförbunds föreningsstämma 17 Beslut om grundtal för val av fullmäktige till föreningen (bilaga 1) 18 Beslut om medlemsavgift till föreningen (bilaga 2) 19 Beslut om arvoden och principer för andra ekonomiska ersättningar för styrelsens ledamöter och revisorer (bilaga 3) 20 Beslut om arvoden och principer för andra ekonomiska ersättningar för valberedningen (bilaga 4) 21 Beslut om antal styrelseledamöter (bilaga 5) 22 Val av styrelseledamöter (bilaga 5) 23 Val av styrelsens ordförande (bilaga 5) 24 Beslut om antal revisorer (bilaga 5) 25 Val av revisorer, revisorssuppleanter och ett auktoriserat revisionsbolag (bilaga 5) 26 Val av fullmäktige och suppleanter till HSB Riksförbunds föreningsstämma (bilaga 5) 27 Fastställande av valberedningens instruktion (bilaga 6) 28 Beslut om antal ledamöter i valberedningen (bilaga 7) 29 Val av valberedning, en ledamot utses till valberedningens ordförande (bilaga 7) 30 Kulturstipendiat 31 Av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna frågor och av medlemmar anmälda ärenden som angivits i kallelsen (bilaga 8) 32 Rapport uppdrag från stämman 2016 (bilaga 9) 33 Beslut om antagande av nya stadgar (bilaga 10) 34 Avslutning HSB Göteborg Styrelsen

4

5 Bilaga 1 FÖRSLAG TILL GRUNDTAL FÖR VAL AV FULLMÄKTIGE TILL HSB GÖTEBORG Följande gäller för närvarande vid val av fullmäktige till HSB Göteborg: Boendemedlemsgruppen Varje bostadsrättsförening som är medlem i HSB Göteborg väljer på sin ordinarie stämma en fullmäktig och en suppleant för varje påbörjat grundtal i bostadsrättsföreningen. I grundtal beaktas bostadsrättsföreningen och bostadsrättslägenheter som innehas av medlemmar i HSB föreningen per den 31 december året före valet av fullmäktige. Grundtalet är 200. Medlemsgruppen Medlemsgruppen väljer en fullmäktig och en suppleant för varje påbörjat grundtal medlemmar. Medlemsantalet bestäms per den 31 december året före valet av fullmäktige. Val sker årligen. Grundtalet är 200. Grundtal för val av fullmäktige för boendemedlemsgruppen och medlemsgruppen enligt ovan fastställs av föreningsstämman. Medlemsgruppen får utse högst hälften av antalet fullmäktige. Förslag till beslut Styrelsen föreslår stämman besluta a t t nuvarande grundtal bibehålls.

6 Bilaga 2 HSB GÖTEBORGS MEDLEMSAVGIFTER 2018 Styrelsen föreslår stämman: a t t fastställa oförändrade medlemsavgifter för 2018, d.v.s. 300 kr för medlem inom medlemsgruppen. För bostadsrättsföreningarna är avgiften kr samt 300 kr per lägenhet. Ett tak på 500 kr per lägenhet för de sammanlagda avgifterna inom brf finns, så att ingen brf behöver betala högre avgift per lägenhet än detta belopp, inklusive den fasta brf avgiften. Detta berör enbart brf med färre än 30 lägenheter.

7 Bilaga 3 VALBEREDNINGENS FÖRSLAG TILL ARVODEN FÖR FÖRTROENDEVALDA VID HSB GÖTEBORGS FÖRENINGSSTÄMMA DEN 25 APRIL 2017 Valberedningen föreslår fasta arvoden enligt samma princip som antogs vid stämman Då inkomstbasbeloppet ökat från kr till kr mellan 2016 och 2017 så innebär förslaget en höjning av de fasta arvodena för styrelse och revisorer med ca 3,7 %. Sammanträdesersättningarna som varit oförändrade sedan 2013 föreslås höjas från kr/möte till kr/möte och knytas till inkomstbasbeloppet (0,02 inkomstbasbelopp) på motsvarande sätt som de fasta arvodena. Styrelse Till ordförande föreslås ett fast arvode om 2,25 inkomstbasbelopp (för närvarande kr). Till vice ordförande föreslås ett fast arvode om 1 inkomstbasbelopp (för närvarande kr). Till övriga ledamöter föreslås ett fast arvode om 0,7 inkomstbasbelopp (för närvarande kr). Inkomstbasbeloppet 2017 = kr. Ersättning vid styrelsemöten och övriga förrättningar föreslår valberedningen att vid protokollförda styrelsemöten och övriga förrättningar, till exempel styrelsemöten i icke överlämnade brf, studiebesök, konferenser med mera ska utgå en ersättning på 0,02 inkomstbasbelopp (för närvarande kr/möte). Vid förrättningar och protokollförda styrelsesammanträden överstigande 8 timmar per dag utgår dubbel sammanträdesersättning. Ersättning för faktisk förlorad arbetsförtjänst utgår som tidigare efter intyg från arbetsgivaren om vilket löneavdrag som har gjorts. Revisorer Till ordinarie revisorer föreslås ett fast årsarvode på 0,45 inkomstbasbelopp (för närvarande kr) vardera. Till revisorssuppleanter föreslås ett fast årsarvode om vardera 0,055 inkomstbasbelopp (för närvarande kr). Inkomstbasbeloppet 2017 = kr. Sammanträdesersättningen föreslås bli 0,02 inkomstbasbelopp (för närvarande kr/möte) för såväl revisorer, tjänstgörande revisorsersättare som revisorssuppleanter. Vid sammanträden överstigande 8 timmar per dag utgår dubbel sammanträdesersättning. Ersättning för faktisk förlorad arbetsförtjänst utgår som tidigare efter intyg från arbetsgivaren om vilket löneavdrag som har gjorts. HSB Riksförbunds föreningsstämma För deltagande fullmäktigeombud vid HSB Riksförbunds föreningsstämma utgår en ersättning med 0,02 inkomstbasbelopp (för närvarande kr/dag). Ersättning för faktisk förlorad arbetsförtjänst utgår som tidigare efter intyg från arbetsgivaren om vilket löneavdrag som har gjorts. Göteborg den 28 februari 2017 HSB Göteborgs valberedning Jörgen Linder Pia Eriksson Rigmor Friis Stina Kajsa Melin

8 Bilaga 4 STYRELSENS FÖRSLAG TILL ARVODE FÖR HSB GÖTEBORGS VALBEREDNING Styrelsen föreslår fasta arvoden enligt samma princip som antogs vid stämman Då inkomstbasbeloppet ökat från kr till kr mellan 2016 och 2017 så innebär förslaget en höjning av de fasta arvodena med ca 3,7 %. Sammanträdesersättningarna som varit oförändrade sedan 2013 föreslås höjas från kr/möte till kr/möte och knytas till inkomstbasbeloppet (0,02 inkomstbasbelopp) på motsvarande sätt som de fasta arvodena. Styrelsen föreslår stämman: a t t det till ordförande/sammankallande ska utgå ett årligt fast arvode om 0,21 inkomstbasbelopp (för närvarande kr) och till övriga ledamöter samt suppleanter vardera 0,126 inkomstbasbelopp (för närvarande kr). Inkomstbasbeloppet 2017 = kr Vid protokollförda sammanträden utgår en ersättning om 0,02 inkomstbasbelopp (förnärvarande kr/möte). Vid sammanträden överstigande 8 timmar per dag utgår dubbel sammanträdesersättning. Ersättning för faktiskt förlorad arbetsförtjänst utgår som tidigare efter intyg från arbetsgivaren om vilket löneavdrag som har gjorts.

9 Bilaga 5 VALBEREDNINGENS FÖRSLAG TILL VAL VID HSB GÖTEBORGS FÖRENINGSSTÄMMA DEN 25 APRIL 2017 Redogörelse för valberedningens arbete 2016/2017 Under verksamhetsåret har valberedningen hållit sju protokollförda möten. Valberedningen har haft enskilda möten med styrelsens ordförande, VD samt de styrelseledamöter som står i tur att avgå vid stämman. Uppgifter om valberedningens sammansättning, nomineringstid med mera har meddelats på HSB Göteborgs hemsida och på Portalen. Valberedningen har även via digitalt nyhetsbrev gått ut med uppmaning till bostadsrättsföreningarna att nominera kandidater till förtroendeuppdrag inom HSB Göteborg. Förslag till val har tagits fram i tid för att dessa förslag ska kunna presenteras på det vis som Koden föreskriver. Samtliga ledamöter, inklusive suppleanten har tagit aktiv del i valberedningens arbete. Uppgifter om personer som föreslås av valberedningen Emma Kara Nilsson Emma Kara är 45 år och arbetar som egenföretagare med ljus och färgsättning. Hon har tidigare arbetat som pedagog och projektledare på Universeum. Emma Kara har mångårig erfarenhet av styrelsearbete och är nu ordförande i Brf Skytteskogen och HSB ledamot i Brf Kärleksörten. Sofie Strempel Sofie är 41 år, advokat, och arbetar främst med fastighet och processrätt på Front Advokater där hon driver byråns German Desk. Sofie har tidigare bott i en HSB bostadsrättsförening och tillhör numera medlemsgruppen. Uppgifter om övriga personer som föreslås till styrelse respektive revisorer finns redan med i Föreningsstyrningsrapporten i årsredovisningen. Valberedningens policy för att föreslå kandidater till förtroendeuppdrag är: 1. Övergripande huvudkrav är personliga kvalifikationer samt medlemskap i HSB Göteborg 2. Åldersspridning 3. Geografisk spridning 4. Tyngdpunkt på personer från bostadsrättsföreningar inom HSB Göteborg 5. Kännedom om HSB och kooperationen 6. Jämn könsfördelning 7. Mångfald 8. Kontinuerlig förnyelse av styrelsen och övriga förtroendeuppdrag 1. Val av ordförande för stämman Gun Britt Mårtensson, f.d. ordförande HSB Riksförbund 2. Val av två protokolljusterare Jill Karipidou, Brf Rosen Bo Magnusson, Brf Mellangården 3. Val av rösträknare Margaretha Thedvall, Brf Bananen Leif Jerkvall, Brf Trädgårdsgärdet

10 4. Beslut om antal styrelseledamöter Styrelsen består idag av nio stämmovalda ledamöter samt två ordinarie ledamöter och två suppleanter utsedda av arbetstagarorganisationerna. Valberedningen föreslår oförändrat antal styrelseledamöter. 5. Val av styrelse Valberedningen gör den bedömningen att styrelsen har en bra sammansättning. I första hand har valberedningen tagit hänsyn till det övergripande huvudkravet om personliga kvalifikationer. I tur att avgå bland ordinarie ledamöter är Lena Carlberg, Brf Skörden, Mikael Johansson, Medlemsgruppen, Lennart Löfgren, Medlemsgruppen, Dan Jagefeldt, Brf Mollén och Christina Haavisto, Brf Violen. Mikael Johansson och Christina Haavisto har avböjt omval. Valberedningen föreslår omval av Lena Carlberg, Lennart Löfgren och Dan Jagefeldt som ordinarie ledamöter med en mandattid på två (2) år. Valberedningen föreslår nyval av Emma Kara Nilsson och Sofie Strempel som ordinarie ledamöter på två (2) år. Inga övriga nomineringar har inkommit. 6. Val av styrelsens ordförande Valberedningen föreslår omval av Lena Carlberg, Brf Skörden, som styrelsens ordförande med en mandattid på ett (1) år. Inga övriga nomineringar har inkommit. 7. Beslut om antal revisorer HSB Göteborg har idag två stämmovalda revisorer och två revisorssuppleanter samt ett auktoriserat revisionsbolag. Utöver dessa utser HSB Riksförbund en revisor. Valberedningen föreslår oförändrat antal revisorer. 8. Val av revisorer, revisorssuppleanter och ett auktoriserat revisionsbolag Valberedningen föreslår omval av Michael Bjärnesjö, Brf Tynnered och Bengt Löfquist, Brf Blåsut som revisorer med en mandattid på ett (1) år. Valberedningen föreslår omval av Leif Jerkvall, Brf Trädgårdsgärdet och Peter Mattson, Brf Vörten som revisorssuppleanter med en mandattid på ett (1) år. Valberedningen föreslår omval av PWC som auktoriserat revisionsbolag med en mandattid på ett (1) år. Inga övriga nomineringar har inkommit. Enligt stadgarna ska även HSB Riksförbund utse en revisor. HSB Riksförbund har utsett Borevision.

11 Bilaga 5 9. Val av fullmäktige och suppleanter till HSB Riksförbunds föreningsstämma 2016 Valberedningen föreslår att val av fullmäktige och suppleanter till HSB Riksförbunds föreningsstämma 2018 görs av styrelsen, som inhämtar förslag från valberedningen, som i sin tur dessförinnan uppmanat bostadsrättsföreningar och enskilda medlemmar att inkomma med förslag på lämpliga personer. Förslaget följer samma princip som beslutades för första gången vid HSB Göteborgs föreningsstämma Detta som en konsekvens av beslutet att avskaffa höststämman, där dessa val tidigare gjorts. Göteborg den 28 februari 2017 HSB Göteborgs valberedning Jörgen Linder Pia Eriksson Rigmor Friis Stina Kajsa Melin

12 Bilaga 6 INSTRUKTION FÖR VALBEREDNINGEN Enligt HSBs kod för föreningsstyrning, ska ordinarie föreningsstämma varje år fastställa en instruktion för valberedningen. Denna innehåller följande uppgifter: Namnuppgifter med mera om valberedningens ledamöter även ålder, yrke, HSB erfarenhet, antal år i valberedningen. Dessa uppgifter ifylls sedan valberedningen valts av stämman. I valberedningen bör ingå personer såväl representerande HSBs bostadsrättsföreningar som bospararna. I valberedningen bör icke ingå personer som bedriver med föreningen konkurrerande verksamhet. En av ledamöterna ska utses till ordförande. Styrelseledamöter eller verkställande direktören ska inte vara ledamot i valberedningen. Valberedningen kan, om den själv bedömer detta lämpligt, biträdas av tjänsteman från kontoret eller annan därtill lämplig person för protokollskrivning samt administrativ assistans. Valberedningen är stämmans organ för beredning av stämmans beslut i tillsättningsfrågor med syfte att skapa ett bra underlag för stämmans behandling av dessa ärenden. Valberedningen ska i sitt arbete tillämpa HSBs kod för föreningsstyrning. Valberedningen ska via föreningens hemsida informera om hur det går till att nominera kandidater till förtroendeuppdrag inom HSB Göteborg, vem som kan nominera och nomineras, vart nominering ska sändas samt sista datum för att sända nominering för att den ska hinna behandlas av valberedningen inför föreningsstämman. Valberedningen ska lämna förslag på ledamöter i styrelsen, och även på vem som bör utses till ordförande. Valberedningen ska också lämna förslag till arvode för styrelsens ledamöter. Valberedningen ska också på liknande vis lämna förslag på revisorer och ersättning för dessa. Valberedningen ska lämna förslag till stämmoordförande och till protokolljusterare, vilka dessförinnan ska ha klargjort att de är enkelt tillgängliga per post och/eller telefon de närmaste veckorna efter aktuell stämma. Motivet till detta är att föreningen enligt lag är skyldig att inom tre veckor hålla justerat stämmoprotokoll tillgängligt för medlemmarna. Valberedningen ska även lämna förslag på rösträknare. Valberedningens förslag ska meddelas föreningen i så god tid att det kan presenteras i kallelsen till föreningsstämman, på föreningens hemsida samt i övriga lämpliga informationskanaler. Valberedningen ska lämna erforderliga uppgifter beträffande ledamot som föreslås till omval eller nyval så att föreningen kan lämna relevanta uppgifter om personen på föreningens hemsida. Om ingen förnyelse av styrelsen föreslås, ska valberedningen särskilt motivera detta. Valberedningen ska lämna förslag på fullmäktige och suppleanter till HSB Riksförbunds föreningsstämma för beslut i HSB Göteborgs styrelse. Valberedningen ska sammanställa inkomna nomineringar avseende uppdrag som valberedare. HSB Göteborgs styrelse ansvarar för beredning av förslag till arvode för valberedningen. Valberedningen ska även årligen lämna en redogörelse över hur man bedrivit arbetet.

13 Valberedningen ska ha kontinuerlig kontakt med de valda styrelseledamöterna, ta del av styrelsens årliga utvärdering samt genomföra intervjuer med styrelseledamöter och VD för att skaffa sig en klar bild av hur styrelsearbetet bedrivs. I sina kontakter med föreslagna personer ska valberedningen ta fram uppgifter om dessa, vilka är relevanta för stämmans bedömning av de föreslagna. En av de uppgifter varom nominerade personer ska lämna uppgift, är huruvida man har någon betalningsanmärkning eller annan så kallad belastning, vilken kan vara till men för personens förtroende och lämplighet för uppdraget. Följande principer bör gälla för nominering av kandidater till förtroendeuppdrag: - Huvudkrav är medlemskap i HSB Göteborg samt personliga kvalifikationer och rätt kompetens - Åldersspridning - Geografisk spridning - Tyngdpunkt på personer från bostadsrättsföreningar inom HSB Göteborg - Kännedom om HSB och kooperationen - Jämn könsfördelning - Mångfald - Kontinuerlig förnyelse av styrelse och övriga förtroendeuppdrag

14 Bilaga 7 VALBEREDNING 1. Beslut om antal ledamöter i valberedningen Valberedningen har bestått av tre ordinarie ledamöter och en suppleant. 2. Val av valberedning, en ledamot utses till valberedningens ordförande Valberedningen har meddelat att de står till förfogande för omval. Stina Kajsa Melin är nominerad av Brf Glasblåsaren. Valberedningen har haft följande sammansättning: Jörgen Linder, Medlemsgruppen Stina Kajsa Melin, Brf Glasblåsaren Pia Eriksson, Brf Munkegärde Rigmor Friis, Brf Backadalen ordförande ledamot ledamot suppleant Inga övriga nomineringar har inkommit.

15 Bilaga 8

16 Bilaga 8 STYRELSENS YTTRANDE ÖVER MOTION EN KOD FÖR FÖRTROENDEVALDA Motionären föreslår: Att HSB Göteborg arbetar fram ett stöd, en kod, för våra förtroendevalda i deras arbete för föreningens bästa, allt i förebyggande syfte. Vid föreningsstämman 2016 behandlades ett liknande förslag från motionären om framarbetande av en mötes och kulturkod för förtroendevalda. I styrelsens yttrande stod bl.a. att läsa att vi sedan några år tillbaka har just en sådan kod som motionären efterfrågade och stämmans beslut blev att motionen skulle anses besvarad med styrelsens yttrande. Utdrag ur styrelsens yttrande över motionen 2016: HSB Kod för bostadsrättsföreningar: På HSB Riksförbunds föreningsstämma 2011 togs beslut om att tillsätta en arbetsgrupp för framtagande av förslag till en kod för bostadsrättsföreningar som bygger på HSBs värderingar. Efter avrapportering från arbetsgruppen fastställdes sedan HSB Kod för bostadsrättsföreningar på HSB Riksförbunds föreningsstämma Syftet med koden är att den ska bidra till en öppen och genomlyst bostadsrättsförening, till att bostadsrättsföreningarna styrs på ett effektivt sätt och att den ska fungera som ett komplement till lagstiftning och stadgar genom att ge en norm för god föreningsstyrning. En bostadsrättsförening beslutar på sin föreningsstämma att arbeta enligt Koden. Men även för en bostadsrättsförening som inte har antagit Koden kan den fungera som ett hjälpmedel i styrelsens arbete. Sedan stämman 2016 har vi genomfört ytterligare satsningar för spridning och lansering av koden. Information har bl.a. lämnats vid våra välbesökta informationsträffar om nya stadgar och HSB Kod för bostadsrättsföreningar, vid våra utbildningar i styrelse och valberedningsarbete, i våra medlemstidningar och digitala nyhetsbrev till styrelseledamöterna samt i olika forum till HSBledamöter m.m. Vi ser att satsningen haft effekt och att fler och fler bostadsrättsföreningar börjar arbeta efter koden. Styrelsen föreslår stämman att motionen ska anses besvarad med styrelsens yttrande. Göteborg den 13 mars 2017 HSB Göteborgs styrelse

17 Bilaga 8

18 Bilaga 8

19 Bilaga 8 STYRELSENS YTTRANDE ÖVER MOTION FÖRENINGS /MÖTESKULTUR Motionären föreslår: Att HSB Göteborg försöker utarbeta en handbok, resurs för bostadsrättsförening, för stämman, för valda revisorer och justeringsmän och för valberedare, som komplement till HSB kod för bostadsrättsföreningar. Att förslag till handbok går ut till föreningarna som bör ge sina utlåtande och komma med synpunkter och eventuella behov. Vi delar motionärens syn på vikten av en god förenings och möteskultur och vi försöker på olika sätt stötta bostadsrättsföreningarna i detta arbete. Med tillhörande mallar och instruktioner i HSB Kod för bostadsrättsföreningar, handböcker om föreningsstämma och styrelsens arbete samt m.m. så anser vi att den dokumentation som motionären efterfrågar redan finns idag. En dokumentation som även uppdateras i takt med förändringar av lagar och stadgar. Med detta sagt så är relevant dokumentation bara en del i arbetet för god förenings och möteskultur. Minst lika viktigt är det löpande stöd vi erbjuder i form av HSB ledamoten, juridisk rådgivning, vår utbildningsverksamhet för styrelser, valberedning och revisorer, våra övriga kurser och konferenser samt våra förvaltningstjänster. Styrelsen föreslår stämman att motionen ska anses besvarad med styrelsens yttrande. Göteborg den 13 mars 2017 HSB Göteborgs styrelse

20 Bilaga 8

21 Bilaga 8 STYRELSENS YTTRANDE ÖVER MOTION YTTRANDERÄTT Motionären föreslår: Att HSB verkar för att formalisera enskild medlems rätt att på HSB stämma få föra sin talan vid behandling av sin motion. Precis som motionären skriver så gäller direktdemokrati vid bostadsrättsföreningarnas stämmor enligt principen en medlem, en röst. På dessa stämmor väljer medlemmarna i sin tur fullmäktig till HSB Göteborgs föreningsstämma. Genom att välja fullmäktig ger medlemmarna denne förtroende och mandat att representera bostadsrättsföreningens medlemmar vid HSB Göteborgs stämma. Enskild medlem och fullmäktig har rätt att lämna motioner till stämman, men om enskild medlem önskar att ärendet drivs på själva stämman så är huvudprincipen att det i sådana fall görs via vald fullmäktig. Av stadgarna framgår att föreningsstämmans befogenheter ska utövas helt av fullmäktige. Vi anser därför är det är en naturlig följd av den representativa demokratin att fullmäktige har att formellt besluta i frågan om yttranderätt för enskilda medlemmar på föreningsstämman. Styrelsen föreslår stämman att avslå motionen. Göteborg den 13 mars 2017 HSB Göteborgs styrelse

22 Bilaga 8

23 Bilaga 8 STYRELSENS YTTRANDE ÖVER MOTION MOTIONS VÄRDE Motionären föreslår: Att HSB Göteborg redovisar för hur många stämmoombud som ska väljas i bostadsrättsföreningarna, hur många som valdes och hur många föreningar som representerades på stämman Att HSB Göteborg undersöker hur föreningarna påverkar och förmedlar inför HSB stämma. Denna motion berör delvis samma frågeställning som medlemmen även tar upp i motionen yttranderätt. Motionerna tar med lite olika perspektiv upp frågan om hur den representativa demokratin, med valda stämmoombud som utgör fullmäktige vid HSB Göteborgs föreningsstämmor, fungerar. Som svar på motionärens frågor om stämmoombuden så kan vi redovisa följande: Kallelse, dagordning, årsredovisning, motioner med styrelsens yttrande och övriga handlingar skickas till stämmoombuden via post 2 4 veckor innan stämman. Stämmohandlingar publiceras i samband med detta på HSB Göteborgs hemsida så att medlemmarna kan ta del av dessa. Till HSB Göteborgs föreningsstämmor ska totalt ca 330 fullmäktig/stämmoombud väljas i de 275 bostadsrättsföreningar som idag är medlemmar i HSB Göteborg. Vid HSB Göteborgs föreningsstämma 26 april 2016 deltog 71 stämmoombud från 61 föreningar samt 7 ombud från medlemsgruppen. Styrelsen är naturligtvis inte nöjd med det relativt låga stämmodeltagandet utan jobbar kontinuerligt med information m.m. för att fler ombud ska inse vikten av att delta på stämmorna men samtidigt är det viktigt att vi fokuserar på att skapa förutsättningar för att fler medlemmar ska vilja engagera sig i föreningsarbetet i bostadsrättsföreningarna. För där ligger grunden för engagemanget inom HSB. HSB Kod för bostadsrättsföreningar är ett av hjälpmedlen i detta arbete, men det är även viktigt med utveckling av det stöd vi erbjuder föreningarna i form av tjänster, rådgivning och utbildningar. Detta i syfte att underlätta styrelsearbetet och göra det mer attraktivt. Vidare kommer vi under hösten 2017 att genomföra en engagemangsundersökning bland medlemmarna för att försöka få svar på vad som ytterligare behöver göras för att öka intresset för föreningsarbetet. Styrelsen föreslår stämman att motionen ska anses besvarad med styrelsens yttrande. Göteborg den 13 mars 2017 HSB Göteborgs styrelse

24 Bilaga 8

25 Bilaga 8 STYRELSENS YTTRANDE ÖVER MOTION GÄLLANDE ATT FÖRTUR AV 1:OR OCH 2:OR HYRESRÄTTER GES TILL UNGDOMAR MELLAN ÅR. Motionären föreslår: Att regeln/policyn att ungdomar mellan år i första hand skall få ettor och tvåor, bör övervägas och tas bort. Att det bör informeras, under rubriken Så här gör du för att hyra lägenhet i HSB (på HSB Göteborgs hemsida), om att ettor och tvåor i första hand går till ungdomar år. Frågan om förtursreglerna för ungdomar har varit uppe för behandling på tidigare föreningsstämmor och fullmäktige har då enhälligt slagit fast att behålla denna regel. Syftet med HSB Göteborgs förtursregler är att underlätta för ungdomar att ta sig in på bostadsmarknaden. Äldre bosparare har i större utsträckning redan en plats på bostadsmarknaden och har därmed andra möjligheter att genom exempelvis byte eller försäljning "ta sig vidare" till ett annat boende. Samma möjlighet har inte de ungdomar som idag kanske står utan boende eller bor hemma hos föräldrar. Vi är medvetna om att många som är äldre än 29 år också har behov av mindre hyreslägenheter och vi beklagar att vi inte kan erbjuda det, men vi vill med denna förtur till ungdomar dra åtminstone ett litet strå till stacken när det gäller att ge ungdomar en chans till en egen bostad. Genom denna förtur för ungdomar ökar värdet för ungdomar att vara medlemmar i HSB Göteborg på ett konkret sätt. På vår hemsida och i annan information framgår denna förtur på ett tydligt sätt, men efter motionärens påpekande har vi även lagt in information om detta under rubriken Så här gör du för att hyra lägenhet i HSB på hemsidan. Styrelsen föreslår stämman att avseende att sats ett avslå motionen samt att avseende att sats två anse den besvarad med genomförd uppdatering på hemsidan. Göteborg den 13 mars 2017 HSB Göteborgs styrelse

26 Bilaga 8

27 Bilaga 8 STYRELSENS YTTRANDE ÖVER MOTION ANGÅENDE BOSPARANDE I AKTIER Motionären efterlyser bättre villkor och aktiemöjligheter för bosparares kooperativa insatta medel. Anledningen till att vi erbjuder ett begränsat urval av fonder, istället för att endast fokusera på avgifter och avkastning, är att HSB har valt aktivt förvaltade etiska fonder, därav en högre förvaltningsavgift jämfört med till exempel indexfonder. Hållbarhet tillhör HSBs kärnvärden. Det är viktigt för HSB att garantera att vi inte bidrar till att mänskliga rättigheter kränks, usla arbetsvillkor gynnas, att korruption sker och att miljö och klimat skadas. Vi ser också att vi har ett starkt stöd hos våra bosparare för just ett etiskt bosparande (HSBs bosparundersökning 2016). Utvecklingen på de två fonder som HSB erbjuder inom ramen för bosparandet har sedan starten i maj 2014 varit +47% (Ethica Global, maj 2014 tom mars 2017) respektive +27% (Ethica Sverige, maj 2014 tom mars 2017). Finansrådet (beslutande organ i HSB för bosparandet) har dock en ständig dialog med Swedbank kring fondalternativ, och bevakar de valda fondernas utveckling noga. Frågan om ett eventuellt utökat fondutbud kommer att behandlas först i samband med ny bankupphandling, under förutsättning att inget radikalt sker på aktiemarknaden. Det samarbetsavtal som HSB idag har med Swedbank löper ut Viktigt att känna till är att bosparandet endast är en av beståndsdelarna i det avtalet. Ett samarbetsavtal ska gynna HSBs möjligheter till finansiering för förvärv av mark och nyproduktion av bostäder till HSBs medlemmar och bosparare, vilket är målet med bosparandet. Den samarbetspart som kan erbjuda det bästa totalerbjudandet är den part som HSB kommer att inleda ett samarbete med inför Styrelsen föreslår stämman att motionen ska anses besvarad med styrelsens yttrande. Göteborg den 13 mars 2017 HSB Göteborgs styrelse

28 Bilaga 9 RAPPORT UPPDRAG FRÅN FÖRENINGSSTÄMMAN 2016 KVALITETSSÄKRING AV TJÄNSTEUTBUD Vid föreningsstämman 2016 fick styrelsen i uppdrag att till föreningsstämman 2017 återkomma med rapport avseende punkt 7 i den motionen som behandlades gällande kvalitetssäkring av tjänsteutbud. Motionären föreslog i punkt 7: Att det inrättas en oberoende instans som kan bedöma om ersättning är befogat vid tvister mellan medlem och HSB Göteborg om kvalitetsbrister i leveransen. NUVARANDE RUTIN Klagomål som leder till att kund önskar ersättning hanteras av respektive kundansvarig (Marknadsområdeschef/Driftchef) I de fall man inte kan nå en överenskommelse gäller följande enligt avtal Tvist om tolkning eller tillämpning av detta kontrakt avgöres i första hand genom samråd mellan parterna. Om överenskommelse ej kan nås gäller svensk allmän domstol. SÄRSKILD RUTIN GÄLLER FÖR KLAGOMÅLSHANTERING AVSEENDE BETALTJÄNSTER Den medarbetare som tar emot klagomål är Klagomålshandläggare och hanterar klagomålet Om denna anser klagomålet för komplext eller krav på ersättning ställs eskaleras detta till Klagomålsansvarig (Marknadsområdeschef) Om kund och Klagomålsansvarig inte kan komma överens eller om kund inte är nöjd med svaret från denne kan ärendet eskaleras till Centralt klagomålsansvarig som är oberoende från såväl förvaltningsverksamheten som betaltjänstbolaget Är kunden fortsatt inte nöjd med utfallet återstår allmän domstol NY RUTIN Rutin för klagomålshantering inom ramen för betaltjänster kompletteras för att omfatta hela verksamheten inklusive ev. tvister mellan medlem och HSB Göteborg om kvalitetsbrister i leveranser. Rutinen tillgängliggörs i populärversion på hsb.se. Arbetssättet kompletteras med ett gemensamt sätt att dokumentera förekommande klagomål som underlag till intern uppföljning och ständiga förbättringar Göteborg den 13 mars 2017 HSB Göteborgs styrelse

29 Bilaga 10 FÖRSLAG NYA STADGAR FÖR HSB GÖTEBORG Den 1 juli 2016 trädde en omfattande modernisering av lagen om ekonomiska föreningar i kraft. Reformen förbättrar villkoren för kooperativt företagande genom att lagen anpassas till dagens förutsättningar när det gäller verksamhet, organisation och kapital. Den förenklas också och anpassas till motsvarande regler i aktiebolagslagen. Flera av förändringarna var kända redan vid HSB Göteborgs senaste stadgerevidering 2013, men vissa lagändringar gör det ändå nödvändigt att nu uppdatera ett antal paragrafer i stadgarna. Följande förändringar föreslås jämfört med nuvarande stadgar. Markerad text enligt nedan tillkommer och genomstruken text utgår jämfört med nuvarande stadgar. Inom parentes anges anledningen till föreslagen ändring. Stadgeförslaget i sin helhet bifogas. 11 Räkenskapsår och årsredovisning (Tidpunkten för överlämnande av årsredovisningen till revisorerna ändras) Senast en månad sex veckor före ordinarie föreningsstämma ska styrelsen till revisorerna lämna årsredovisningen. Den består av förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och tilläggsupplysningar. 12 Föreningsstämma (Möjlighet ges att hålla föreningsstämma på annan ort än där föreningen har sitt säte) Föreningsstämman ska hållas på den ort där styrelsen har sitt säte. Styrelsen kan besluta att föreningsstämman ska hållas på annan ort inom föreningens verksamhetsområde i Sverige. 13 Motioner (För att möjliggöra att föreningsstämman kan hållas tidigare än idag) Medlem och fullmäktig, som önskar visst ärende behandlat på ordinarie föreningsstämma, ska skriftligen anmäla ärendet till styrelsen före februari januari månads utgång. 15 Val av fullmäktige (Möjliggör att utse mer än en suppleant för varje fullmäktig). (Månad för möte där valen genomförs för medlemsgruppen ska anges enligt nya stadgemallen). Boendemedlemsgruppen Varje bostadsrättsförening som är medlem i föreningen väljer på sin ordinarie föreningsstämma en fullmäktig och en suppleant för varje påbörjat grundtal i bostadsrättsföreningen. Varje bostadsrättsförening som är medlem i föreningen väljer därutöver suppleanter för fullmäktige om denne skulle få förhinder.

30 Bilaga 2 (3) 10 Medlemsgruppen Medlemsgruppen i varje distrikt väljer en fullmäktig och en suppleant för varje påbörjat grundtal medlemmar. Medlemsgruppen väljer därutöver suppleanter för fullmäktige om denne skulle få förhinder. Val sker årligen på möte i februari månad. 16 Kallelse till föreningsstämma (Kallelsetiden utökas. Möjlighet införs till elektronisk kommunikation med fullmäktige även då normalt skriftlig information krävs) Kallelse får utfärdas tidigast fyra veckor sex veckor före föreningsstämma och ska utfärdas senast två veckor före ordinarie och senast en vecka före extra föreningsstämma. Kallelse sker genom brev eller e-post till varje fullmäktige. Även då lag kräver skriftlig kallelse till varje fullmäktige vars postadress är känd för föreningen får föreningen använda e-post eller andra elektroniska hjälpmedel. Närmare reglering av förutsättningarna för användning av elektroniska hjälpmedel i dessa fall anges i lag. 17 Dagordning vid föreningsstämma (Ny punkt, fråga om närvarorätt vid föreningsstämma) 5. Fråga om närvarorätt vid föreningsstämma 18 Rösträtt och biträde (Biträdeskretsen blir fri) Fullmäktige får medföra ett valfritt biträde. 19 Rätt att närvara vid föreningsstämma (Klargörs att stämmofunktionärer får närvara vid föreningsstämman) Vid föreningsstämma får styrelseledamot, verkställande direktör, förtroenderåd och revisor samt representant för HSB Riksförbund samt andra stämmofunktionärer närvara och till protokollet anteckna sin mening. Styrelseledamot, verkställande direktör, förtroenderåd, revisor samt representant för HSB Riksförbund har rätt att till protokollet få anteckna sin mening. 23 Styrelse (För att inte behöva ändra stadgarna om lagen om styrelserepresentation för de privatanställda förändras) Föreningsstämman väljer styrelsens ordförande och övriga styrelseledamöter med undantag för de som ska utses i enlighet med lag om styrelserepresentation för de privatanställda. Arbetstagarorganisationer med vilka HSB Göteborg tecknat kollektivavtal äger rätt att utöver ovan angivna ledamöter utse en ledamot och en suppleant vardera.

31 Bilaga 3 (3) Verkställande direktör (Kravet på att VD i vissa fall ska utses är borttaget i lag och stadgar) Styrelsen ska kan utse verkställande direktör. 25 Ansvar för föreningens organisation och förvaltning (följdändring av föreslagen ändring i 24) Verkställande direktören ska, om sådan utsetts, ha hand om den löpande förvaltningen enligt de riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar. 32 Vinstfördelning (Skyldigheten att avsätta medel till reservfonden tas bort och ska ändras till kan i lydelsen) Föreningen ska kan avsätta till reservfonden i enlighet med vad som anges i lag om ekonomiska föreningar. 39 Meddelande till medlemmarna (ändring i laghänvisning) Om föreningsstämman fattat beslut enligt 7 kap eller 12 kap 4 20 lagen (1987:667) om ekonomiska föreningar ska medlemmarna underrättas genom annons. Förslag till beslut Styrelsen föreslår stämman a t t i enlighet med förslaget anta nya stadgar för HSB Göteborg. Bilaga: Stadgeförslaget i sin helhet.

32 Bilaga 10 1

33 Bilaga 10 Dessa stadgar har antagits vid föreningsstämma den: Firmatecknare Namnförtydligande Firmatecknare Namnförtydligande Anpassningar av dessa stadgar Föreningen har anpassat HSBs normalstadgar 2011 version 2 för HSBförening med fullmäktig i följande bestämmelser: 15, 29 och 30. 2

34 Bilaga 10 NORMALSTADGAR FÖR HSB-FÖRENING MED FULLMÄKTIG Innehållsförteckning OM FÖRENINGEN Föreningens firma och säte Föreningens ändamål Samverkan Gemensamma styrdokument Bosparregler... 5 MEDLEMSKAP, INSATS OCH AVGIFTER Medlemskap i föreningen Ansökan om medlemskap Andelsförvärv Insats till föreningen Avgift till föreningen... 6 FÖRENINGSSTÄMMAN Räkenskapsår och årsredovisning Föreningsstämma Motioner Medlemsgrupper Val av fullmäktige Kallelse till föreningsstämma Dagordning vid föreningsstämma Rösträtt och biträde Rätt att närvara vid föreningsstämma Öppen eller sluten omröstning Röstning Protokoll vid föreningsstämma... 9 STYRELSE, REVISION OCH VALBEREDNING Styrelse Verkställande direktör Ansvar för föreningens organisation och förvaltning Konstituering och firmateckning Beslutförhet Protokoll vid styrelsesammanträde Revisorer

35 Bilaga Valberedning SÄRSKILDA BESLUT Förtroenderåd Vinstfördelning Utträde Uteslutning Återbetalning av medlemsinsats Fullmäktig till HSB Riksförbunds föreningsstämma Vissa särskilda beslut Upplösning av föreningen Meddelanden till medlemmarna OM FÖRENINGEN 1 Föreningens firma och säte Föreningens firma är HSB Göteborg ekonomisk förening. Styrelsen har sitt säte i Göteborg, Västra Götalands län. 2 Föreningens ändamål Föreningen har till ändamål att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att; 1. verka för bostadskooperation samt de konsument- och miljöintressen som är relaterade till byggandet och boendet, 2. bilda bostadsrättsföreningar samt bygga och utveckla goda bostäder, 3. främja bosparande i av HSB Riksförbund anvisat sparsystem samt medverka i ett rikstäckande turordningssystem för bostadsrätts- och hyreslägenheter, 4. äga och förvalta fast egendom och tomträtt samt upplåta och förvalta hyresrätter, 5. bedriva opinionsbildning i syfte att främja ett gott boende och värna om bostadsrätten som upplåtelseform, 6. erbjuda HSB bostadsrättsföreningar, andra bostadsrättsföreningar och övriga fastighetsägare kvalificerade förvaltningstjänster, 7. tillhandahålla medlemmar tjänster, produkter och service med anknytning till boendet, 8. skapa förutsättningar för ett framgångsrikt arbete i bostadsrättsföreningen genom kompetent rådgivning, bland annat genom att utse HSB-ledamot och genom att tillhandahålla bra utbildning för förtroendevalda, 9. verka för studie-, fritids- och serviceverksamhet i samband med boendet, 10. lämna en kontinuerlig information till medlemmarna, bedriva en aktiv medlemsrekrytering och genom upplysningsverksamhet öka kunskaperna om de kooperativa idéerna och bostadsrätten som upplåtelseform, 11. verka för att varumärket HSB används på ett korrekt sätt, 12. äga och förvalta aktier samt andelar i ekonomiska föreningar och bolag, 13. i all verksamhet värna om miljön genom att verka för en långsiktigt hållbar utveckling, 4

36 Bilaga bedriva inlåningsverksamhet samt handlägga redovisningen av bostadsrättsföreningarna likvida medel genom avräknings- och placeringsförfarande med avkastning enligt marknadsmässiga förutsättningar, samt 15. bedriva annan härmed sammanhängande verksamhet. 3 Samverkan Föreningen ska vara medlem i HSB Riksförbund. HSB Riksförbund ska också vara medlem i föreningen. Föreningen ska vara medlem i de HSB bostadsrättsföreningar som är medlemmar i föreningen. Med bostadsrättsförening jämställs i dessa stadgar bostadsförening. Föreningens verksamhet ska bedrivas i samverkan med föreningens medlemmar och HSBorganisationen. Föreningen ska bistå bostadsrättsföreningarna genom att utse en HSB-ledamot att delta som styrelseledamot i bostadsrättsföreningen. 4 Gemensamma styrdokument HSB antar på HSB Riksförbunds föreningsstämma gemensamma styrdokument. 5 Bosparregler HSB Riksförbunds föreningsstämma fastställer bosparregler. Bosparande i av HSB Riksförbund anvisat sparsystem ger företräde till lägenhetsval. MEDLEMSKAP, INSATS OCH AVGIFTER 6 Medlemskap i föreningen Medlemskap i föreningen kan beviljas såväl fysisk som juridisk person som har för avsikt att främja föreningens ändamål. HSB Riksförbund ska beviljas medlemskap i föreningen. Bostadsrättsförening ska för att beviljas medlemskap ha antagit stadgar som kan godkännas av HSB Riksförbunds styrelse. Föreningen får neka medlemskap i föreningen om det finns särskilda skäl för vägran med hänsyn till arten eller omfattningen av föreningens verksamhet eller föreningens syfte eller annan orsak. 7 Ansökan om medlemskap Fråga om att anta en medlem avgörs av styrelsen. Ansökan om inträde ska ske skriftligen. 8 Andelsförvärv Den som förvärvar en medlems andel i föreningen ska ansöka om inträde inom de tidsfrister som anges i lag om ekonomiska föreningar. 9 Insats till föreningen Varje medlem ska betala en insats om femhundra (500) kronor. Insatsbeloppet betalas kontant vid anfordran. HSB Riksförbund får, utöver insatsen i första stycket, delta med obegränsat antal insatser (överinsatser). 5

37 Bilaga Avgift till föreningen Medlem ska årligen betala den medlemsavgift föreningsstämman beslutar. Bostadsrättsförening ska varje år betala en medlemsavgift för varje lägenhet med högst tre procent av prisbasbeloppet. Medlem som inte är bostadsrättsförening, ska varje år betala en medlemsavgift med högst en procent av prisbasbeloppet. Endast en medlem per hushåll är skyldig att betala medlemsavgift. Med hushåll avses med varandra varaktigt närstående sammanboende personer som är folkbokförda på samma adress. Medlem som bor i bostadsrätt i HSB bostadsrättsförening betalar inte egen medlemsavgift. FÖRENINGSSTÄMMAN 11 Räkenskapsår och årsredovisning Föreningens räkenskapsår omfattar tiden 1 januari 31 december. Senast sex veckor före ordinarie föreningsstämma ska styrelsen till revisorerna lämna årsredovisningen. Den består av förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och tilläggsupplysningar. 12 Föreningsstämma Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ. Föreningsstämmans befogenheter ska utövas helt av fullmäktige. Ordinarie föreningsstämma ska hållas inom sex månader efter utgången av varje räkenskapsår. Extra föreningsstämma ska hållas när styrelsen finner skäl till det. Extra föreningsstämma ska också hållas om det skriftligen begärs av en revisor eller av minst en tiondel av samtliga röstberättigade. Begäran ska ange vilket ärende som ska behandlas. Föreningsstämman ska hållas på den ort där styrelsen har sitt säte. Styrelsen kan besluta att föreningsstämman ska hållas på annan ort inom föreningens verksamhetsområde i Sverige. 13 Motioner Medlem och fullmäktig, som önskar visst ärende behandlat på ordinarie föreningsstämma, ska skriftligen anmäla ärendet till styrelsen före januari månads utgång. 14 Medlemsgrupper Medlemmarna i föreningen hör till en av nedanstående två medlemsgrupper. Boendemedlemsgruppen HSB bostadsrättsföreningar och medlemmar i HSB-förening som innehar bostadsrättslägenhet i HSB bostadsrättsförening hör till boendemedlemsgruppen. Medlem som bosparar i HSB och som innehar bostadsrättslägenhet i HSB bostadsrättsförening hör till boendemedlemsgruppen. 6

38 Bilaga 10 Medlemsgruppen Medlemmar i HSB-förening som inte innehar bostadsrättslägenhet i HSB bostadsrättsförening hör till medlemsgruppen. 15 Val av fullmäktige Fullmäktige och deras suppleanter väljs på följande sätt. Boendemedlemsgruppen Varje bostadsrättsförening som är medlem i föreningen väljer på sin ordinarie föreningsstämma en fullmäktig för varje påbörjat grundtal i bostadsrättsföreningen. Varje bostadsrättsförening som är medlem i föreningen väljer därutöver suppleanter för fullmäktige om denne skulle få förhinder. I grundtal beaktas bostadsrättsföreningen och bostadsrättslägenheter som innehas av medlemmar i HSB-föreningen per den 31 december året före valet av fullmäktige. Medlemsgruppen Medlemsgruppen i varje distrikt väljer en fullmäktig för varje påbörjat grundtal medlemmar. Medlemsgruppen väljer därutöver suppleanter för fullmäktige om denne skulle få förhinder. Medlemsantalet bestäms per den 31 december året före valet av fullmäktige. Val sker årligen på möte i februari månad. Kallelse till möte för val av fullmäktige ska senast två veckor innan mötet finnas på föreningens webbplats. Grundtal för val av fullmäktige för boendemedlemsgruppen och medlemsgruppen enligt ovan fastställs av föreningsstämman. Även distriktsindelning för medlemsgruppen fastställs av föreningsstämman. Medlemsgruppen får utse högst hälften av antalet fullmäktige. Mandattiden för fullmäktige och suppleant är ett år eller till dess nästa ordinarie föreningsstämma hållits. Fullmäktige och suppleant kan väljas om. 16 Kallelse till föreningsstämma Styrelsen kallar till föreningsstämma. Kallelse till föreningsstämma ska innehålla uppgift om de ärenden som ska förekomma på föreningsstämman. Kallelse får utfärdas tidigast sex veckor före föreningsstämma och ska utfärdas senast två veckor före föreningsstämma. Kallelse sker genom brev eller e-post till varje fullmäktige. Även då lag kräver skriftlig kallelse till varje fullmäktige vars postadress är känd för föreningen får föreningen använda e-post eller andra elektroniska hjälpmedel. Närmare reglering av förutsättningar för användning av elektroniska hjälpmedel i dessa fall anges i lag. 17 Dagordning vid föreningsstämma Vid ordinarie föreningsstämma ska förekomma: 1. föreningsstämmans öppnande 2. val av stämmoordförande 3. anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare 4. godkännande av röstlängd 5. fråga om närvarorätt vid föreningsstämma 6. godkännande av dagordning 7

39 Bilaga val av två personer att jämte stämmoordföranden justera protokollet 8. val av minst två rösträknare 9. fråga om kallelse skett i behörig ordning 10. genomgång av styrelsens årsredovisning och koncernredovisning 11. genomgång av revisorernas berättelse och koncernens revisionsberättelse 12. beslut om fastställande av resultaträkning och balansräkning 13. beslut om fastställande av koncernens resultaträkning och balansräkning 14. beslut i anledning av föreningens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen 15. beslut om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktör 16. beslut om grundtal för val av fullmäktige till föreningen 17. beslut om medlemsavgift till föreningen 18. rapport om efterlevnaden av HSB gemensamt utarbetade styrdokument antagna på HSB Riksförbunds föreningsstämma 19. beslut om arvoden och principer för andra ekonomiska ersättningar för styrelsens ledamöter, revisorer och valberedning 20. val av styrelsens ordförande 21. beslut om antal styrelseledamöter 22. val av styrelseledamöter 23. beslut om antal revisorer 24. val av revisorer 25. fastställande av valberedningsinstruktion 26. beslut om antal ledamöter i valberedningen 27. val av valberedning, en ledamot utses till valberedningens ordförande 28. val av fullmäktige och suppleant till HSB Riksförbunds föreningsstämma 29. av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna frågor och av medlemmar anmälda ärenden som angivits i kallelsen 30. föreningsstämmans avslutande 18 Rösträtt och biträde På föreningsstämma har varje fullmäktig en röst. Fullmäktig får medföra ett valfritt biträde. 19 Rätt att närvara vid föreningsstämma Vid föreningsstämma får styrelseledamot, verkställande direktör, förtroenderåd och revisor samt representant för HSB Riksförbund samt andra stämmofunktionärer närvara. Styrelseledamot, verkställande direktör, förtroenderåd, revisor samt representant för HSB Riksförbund har rätt att till protokollet få anteckna sin mening. 20 Öppen eller sluten omröstning Omröstning vid föreningsstämma sker öppet om inte annat beslutas av föreningsstämman. Vid personval ska sluten omröstning ske om en närvarande fullmäktig begär det. 21 Röstning Föreningsstämmans beslut utgörs av den mening som har fått mer än hälften av de avgivna rösterna eller vid lika röstetal den mening som stämmoordföranden biträder. Vid personval anses den vald som har fått de flesta rösterna. Vid lika röstetal avgörs valet genom lottning om inte annat beslutas av föreningsstämman innan valet förrättas. 8

40 Bilaga 10 För vissa beslut krävs särskild majoritet enligt bestämmelser i lag. Om röstsedel inte avlämnas eller röstsedel avlämnas utan röstningsuppgift (så kallad blank sedel) vid sluten omröstning anses inte röstning ha skett. 22 Protokoll vid föreningsstämma Ordföranden vid föreningsstämma ska se till att det förs protokoll. I fråga om protokollets innehåll gäller att: 1. röstlängden ska tas in i eller bifogas protokollet, 2. föreningsstämmans beslut ska föras in i protokollet, samt 3. om röstning har skett ska resultatet anges i protokollet. Protokollet ska undertecknas av stämmoordföranden och av valda justerare. Senast tre veckor efter föreningsstämma ska det justerade protokollet hållas tillgängligt hos föreningen för medlemmarna. STYRELSE, REVISION OCH VALBEREDNING 23 Styrelse Styrelsen består av lägst fem och högst elva styrelseledamöter. Föreningsstämman väljer styrelsens ordförande och övriga styrelseledamöter med undantag för de som ska utses i enlighet med lag om styrelserepresentation för de privatanställda. Mandattiden är högst två år. Styrelseledamot kan väljas om. Om helt ny styrelse väljs av föreningsstämman ska mandattiden för hälften, eller vid udda tal närmast högre antal, vara ett år. 24 Verkställande direktör Styrelsen kan utse verkställande direktör. 25 Ansvar för föreningens organisation och förvaltning Styrelsen svarar för föreningens organisation och förvaltningen av föreningens angelägenheter. Verkställande direktör ska, om sådan utsetts, ha hand om den löpande förvaltningen enligt de riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar. 26 Konstituering och firmateckning Styrelsen konstituerar sig själv med undantag av styrelsens ordförande som väljs av föreningsstämman. Om styrelsens ordförande lämnar sitt uppdrag under mandattiden ska styrelsen inom sig välja styrelseordförande för tiden till nästa föreningsstämma. Föreningens firma tecknas av styrelsen. Styrelsen kan utse annan, att två tillsammans, teckna föreningens firma. Verkställande direktören har rätt att ensam teckna föreningens firma i den löpande förvaltningen enligt riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelat. 9