VAPA-Service - Finska arkivverkets service för elektronisk förvaring

Transkript

1 VAPA-Service - Finska arkivverkets service för elektronisk förvaring Mikko Eräkaski, utvecklingschef Riksarkivet

2 Utgångspunkterna: FEL: Elektronisk arkivering RÄTT: Elektroniskt förvaring som service för statliga myndigheter FEL: Leverans till Arkivverket RÄTT: Överföring till servicen, materialets ägenskaper stannar hos myndigheten FEL: Materialet utnyttjas av Riksarkivet RÄTT: Myndigheten ansvarar för utnyttjande och användande av materialet, medan Riksarkivet erbjuder tjänster.

3 Utgånspunkterna för överföringen Överföring av materialet från ärendehanteringssystemen kan ske under den förutsättningarna att materialet har skapats och att materialets överföringsfil upprättats i enlighet med arkivverkets bestämmelser. Överföringen bör ses som en obruten kedja från ärendehanteringssystemen till arkivverkets förvaringssystem, som säkerställer materialets äkthet och integritet.

4 Ansvarsområden: Myndigheten som överför material: Ansvarar för att materialet är i ett sådant skick att den kan överföras. Ansvarar för kostnaderna. Ansvarar för att materialet är en integrerad helhet och att den dokumentära informationen och tillhörande metadatan är autentisk. Ansvarar för kvalitetssäkring. Arkivverket: Ställer krav på materialet. Vägleder och ger råd. Erbjuder säkra sätt för materialets överföring. Utför automatiska kontroller på materialet. Godkänner eller avvisar överföringen.

5 Kriterier för materialet Endast sådant material som kan förvaras varaktigt Handlingarna skall vara slutgiltiga Ärendena, vilka berör handlingarna, skall vara avslutade. Dokumentfilerna ska överföras i det filformat som arkivverket har godkänt Också dokumentfilerna i det ursprungliga filformatet (i nativt format) kan överföras Metadata om materialet som överförs följer SÄHKE2- metadatamodellen. minsta obligatoriska metadataelementer den valfria elementen specifika elementer för organisationer custom metadata

6 SIP struktur: Logisk struktur Materialet som överförs består av de ärenden som är handlagda av ärendehanteringssystemet samt till dem hörande åtgärder och handlingar. Dessutom finns det information gällande överföringshelheten i helheten. CaseFile Action Record Fysisk struktur Helheten består av materialet som finns i elektronisk form (objekten) och tillhörande metadata (sahke1.xml). Materialhelheten ska säkras med en elektronisk signatur (Varmiste.sig). File 1. File 2. File 3. Sahke1.xml Varmiste.sig

7 Integritet: För alla filer som ingår i den överförda helheten ska man beräkna en integritetskod. Vid beräkningen av integritetskoden ska man använda beräkningsalgoritmer (MD5,SHA-1, SHA256) och de ska beskrivas i metadata om den överförda helheten. För metadatafilen ska man beräkna en integritetskod för att konstatera att metadatafilen inte har förändrats. Materialhelheten ska signeras på elektronisk väg så att den överförda helhetens integritet och den person som ansvarar för sändningen kan verifieras när materialet tas emot.

8 SIP och integritet 1. Materialets metadata innehåller hänvisningar till alla filer som skall överföras. 2. I samband med bildningen av materialhelheten beräknas och lagras en integritetskod för alla filer som skall överföras. 3. SÄHKE2-metadatas (sahke1.xml) integritet skall säkras med en integritetskod. 3. Materialhelhetens ursprung, bildaren av innehållet och materialhelheten ska säkras med en elektronisk signatur (varmiste.sig)

9 Kvalitetskontroll VAPA-service

10 Kvalitetskontroll Myndighet För att försäkra sig om konverteringens värde skall de konverterade dokumenten kontrolleras manualt med hjälp av stickprov Vissa metadatans värden (såsom begränsningar i tillgängligheten) kommer att kontrolleras med hjälp av stickprov. Överföringssätten och praktiken skall dokumenteras

11 Tak!Takk!Tack!þakka þér! Kiitos!