Webforum. Nya funktioner i version Senast uppdaterad:

Transkript

1 Webforum Nya funktioner i version 11.3 Senast uppdaterad:

2 Innehåll Generellt... 3 Dokumenthantering... 3 Dokumentförteckning/Export och Import (Professional)... 4 Förteckning/Export... 4 Import... 5 Dokument utan filer (Professional)... 6 Dokumentalias/ Länkade dokument... 6 Dokumentsamling (Professional)... 7 Dokumentkorgar (Professional)... 8 Nya metadata/attributfält (Professional)... 9 Visningsfil (Professional)... 9 Bevakning Se -behörighet Andra ändringar Projektplanering Tidrapportering Copyright Webforum Europe AB 2

3 Generellt Detta dokument beskriver nya funktioner i Webforumrelease Den täcker nya funktioner i samtliga tjänster, dvs Teamwork, Project och Professional. Det betyder att inte alla användare har tillgång till all funktionalitet som beskrivs här. Om ni är intresserade av att få tillgång till funktionalitet som ni för tillfället inte har, kontakta Webforum eller en Webforumpartner. Dokumenthantering De flesta nya funktionerna finns i dokumenthanteringen. Följande funktioner är nya: Funktion Dokumentförteckning/ Export Import Dokument utan filer Dokumentalias (länkade dokument) Dokumentsamlingar/ Leveranser Dokumentkorgar/favoriter Nya metadatafält Visningsfiler Bevakning Se -behörighet Övriga ändringar Beskrivning Exportera en dokumentförteckning inclusive metadata. Välj om du vill zippa och ladda ned motsvarande dokument Lägg till metadata automatiskt när du ladder upp nya dokument. Fungerar som ett arkivkort för object som lagras utanför systemet. Visa dokument i flera foldrar samtidigt. Definiera en dokumentsamling som består av specifika versioner av olika dokument. En favoritlista på dokument från olika platser som en person vill komma åt från en plats. Fättyper Användare, Flerval och Kategoriserad lista har lagts till. Ett sätt att t ex ha en PDf-version av ett dokument som lagras tillsammans med originalfilen. Prenumerera på information när ett dokument uppdateras. Behörighet att endast se ett dokument, dvs inte ladda ned eller skriva ut, har lagts till bland dokumentbehörigheterna. Se listan nedan för övriga ändringar. Copyright Webforum Europe AB 3

4 Dokumentförteckning/Export och Import (Professional) Både import- och export- funktionerna återfinns i verktygsmenyn. Förteckning/Export Exportfunktionen gör det möjligt att exportera valda document samt tillhörande metadata. Du kan välja vilka attribut som ska ingå i exporten. Om du bara vill spara en förteckning är det tillräckligt att exportera metadatan. Du väljer själv vilka attribut som ska ingå i exporten. Förteckningen skapas i excelformat. Copyright Webforum Europe AB 4

5 Import Importfunktionen används för att ladda upp många dokument samt tillhörande metadata. Importen gör det möjligt att lägga importerade dokument i olika mappar. Det går forfarande att använda övriga funktioner, t ex dra-och-släpp för att ladda upp dokument utan metadata. För att importera skapar du en zip-fil som innehåller dokumenten som ska laddas upp. Du måste också skapa en indexfil som innehåller filnamn, namn på mappen där dokumenten ska placeras, dokumenttyp samt attributnamn. Notera att attribut som innehåller användare ska innehålla e-postadress för att vara unika. Importfilen är i princip densamma som exportfilen, fast utan vissa kolumner. Filnamn Mapp Beskrivning DokumenttypProjekt KontraktsnamnVår referens Land Kontraktsdatum Kontrakt 1.docx Dokument/Projekt 1/ Kontrakt Projekt 1Bank customer Kontrakt 2.docx Dokument/Projekt 1/ Importfönstret är väldigt enkelt, lägg bara till zip-filen samt indexfilen. Notera att målmapp inte påverkar var filerna lags om kolumnen Mapp är ifylld. Om det är något fel i importfilen visas ett fel/varningsmeddelande brevid den felaktiga filen. Dra musen över felsymbolen för att se meddelandet. Copyright Webforum Europe AB 5

6 Dokument utan filer (Professional) Det här är ett enkelt registerkort som kan användas för att spara information om material som lagras på andra ställen, t ex ett signerat originalkontrakt. En registrering/dokument utan fil får följande ikon:. För att registrera ett dokument utan fil, välj den normala Lägg till dokument - ikonen i verktygsfältet och välj tabben Registrera dokument utan fil tab. Precis som övriga dokument kan även detta dokument ges en dokumenttyp och tillhörande metadata. Dokumentalias/ Länkade dokument Ett dokumentalias är en länk till ett dokument som är lagrat på en annan plats. Ett länkat dokument har följande symbol i alla foldrar som det visas i förutom originalfoldern. För att skapa ett länkat dokument i en folder kopierar man dokumentet och väljer sedan klistra in i innehållsmenyn (högerklick på foldern i vänstermenyn) för den folder där man vill att aliaset/länken ska ligga. Copyright Webforum Europe AB 6

7 Dokumentsamling (Professional) En dokumentsamling är en uppsättning dokument som har en specifik version. En dokumentsamling skapas genom att klicka på Ny dokumentsamling på en folders innehållsmeny. Om ett dokument uppdateras kommer samlingen fortfarande visa den gamla versionen, men det kommer att finnas en symbol brevid dokumentet som varnar att det inte är den senaste versionen. För att lägga till ett dokument i en dokumentsamling är det enklast att kopiera det och klistra in det. Copyright Webforum Europe AB 7

8 Dokumentkorgar (Professional) En dokumentkorg är en samling dokument som man vill komma åt från ett och samma ställe även om de lagras i olika foldrar. För att lägga ett dokument i en dokumentkorg eller skapa en ny dokumentkorg, klicka Lägg till i dokumentkorg i innehållsmenyn på dokumentet (högerklick på dokumentet eller använd kopiera & klistra in Klicka på en korg för att se alla dokument som ligger i en korg. Copyright Webforum Europe AB 8

9 Nya metadata/attributfält (Professional) Fälttyperna Användare, Flerval och kategoriserad lista har lagts till. Användarlista innehåller en lista på användare i systemet. En administratör väljer en användargrupp som ska kopplas till listan. Bara användare som hör till gruppen kommer att visas. Flerval ger möjlighet att välja mer än ett värde i en lista. En kategoriserad vallista ger möjlighet att gruppera valen, t ex att välja länder kategoriserade på världsdelar. Visningsfil (Professional) En visningsfil är en extraf il som läggs till ett dokument. En wordfil kan t ex ha en PDF-version lagrad brevid sig. En visningsfil läggs till ett dokument via valet Lägg till visningsfil på dokumentets innehållsmenyn. När du öppnar eller väljer att visa en fil kan du välja om du vill öppna eller visa orginalfilen eller visningsfilen. Copyright Webforum Europe AB 9

10 Bevakning Du kan välja att bevaka ett dokument genom att välja bevaka i dokumentets innehållsmeny. Du kommmer då att få ett e-postmeddelande när dokumentet uppdateras. Du kan välja att inte längre bevaka ett dokument genom att välja Bevaka ej i innehållsmenyn. Se -behörighet Se -behörighet ger användaren möjlighet att titta på ett document, men inte att spara eller skriva ut det. Andra ändringar Det är nu möjlighet att välja att ett lösenord ska bytas vid ett visst intervall. Inställningen görs på webbarbetsplatsnivå. Kontakta Webforum för mer information. Det är möjligt att spara ändringar i Officedokument (2007 eller senare) i Firefox på PC (betaversion) Copyright Webforum Europe AB 10

11 Projektplanering Det är nu möjligt att välja hur många perioder som ska visas i resursallokeringen. Det är också möjligt att visa budget, utfall, kvarstående tid eller prognosvärden samt en viss specifik enhet. Budgetar kan uppdateras manuellt om du vill ha en annan fördelning än standardfördelningen. Den manuella fördelningen kommer också att påverka fördelningen av kvarstående tid. Det finns nu även ett nytt val av hur man borrar i en aktivitetshierarki. Genom att marker/avmarkera rutan brevid resurssymbolen så väljer man om man ska borra ned till resursnivå när borra ned används i vekrtygsfältet. Copyright Webforum Europe AB 11

12 Tidrapportering Gömma tomma rader är nu standard i tidrapportsadministrationen för att snabba upp sökningen. Copyright Webforum Europe AB 12