Användarhandledning. Procapita Vård och Omsorg Konvertering av worddokument till PDF/A

Transkript

1 Procapita Vård och Omsorg Konvertering av worddokument till PDF/A

2 Sida 2/9 Innehållsförteckning 1 Syfte Förutsättningar Beskrivning av konverteringen Installation Användarhandledning...5

3 Sida 3/9 Konvertering av Worddokument till PDF/A-dokument 1 Syfte Från och med April 2014 stödjer Microsoft inte längre Word Wordkoppling i Procapita är anpassad och verifierad för Office Anpassning och verifiering av efterföljande Office-versioner (Office 2007 och Office 2010) kommer inte att göras med anledning av den ökade komplexiteten i bl.a. säkerhetshantering (makrohantering) i dessa versioner. Med tillvalet Konvertering av Worddokument till PDF/A-dokument konverteras worddokumenten till PDF/Adokument som sparas ner i Procapitas databas. PDF/A-dokumenten kan därefter läsas upp i Procapita som vanligt via dialogen Dokument i menyraden. Gallringen är anpassad till att hantera PDAF/A-dokument efter att konverteringen är genomförd. 2 Förutsättningar Word 2007 måste finnas installerad på den server eller klient där konverteringen ska köras. Kontrollera också att det i Word finns möjlighet att spara dokument som PDF/A. Om möjligheten saknas så måste en plugin för detta hämtas från Microsofts hemsida. 3 Beskrivning av konverteringen Användaren som ska köra konverteringen måste finnas upplagd i Procapitas behörighetssystem TSS och måste ha behörighet till de kataloger där worddokumenten finns lagrade och till den/de kataloger dit de konverterade PDF/A-dokumenten kommer att lagras under tiden konverteringskörningarna pågår. Konverteringen av worddokument till PDF/A-dokument sker i två konverteringssteg: Konvertering steg1: Konverterar worddokumenten till PDF/A-dokument. Konvertering steg1 körs ej i Procapita utan ska köras på servern I steg1 hämtas worddokumenten och konverteras till PDAF/A-dokument. Vid konverteringen sparas PDF/A-dokumenten på en katalog skapad för ändamålet. Vid körningen skapas en loggfil som bl a innehåller uppgifter om antalet konverterade dokument, information om vilka worddokument som ej konverteras till PDF/A dokument och anledningen till det. Konvertering steg2: Sparar konverterade PDF/A dokument i Procapitas databas. Steg2 startas i Procapitas Bakgrundsjobbverktyg. Jobbet sparar ner PDF/A-dokumenten i Procapitas databas. Konvertering steg2 kan vara tidskrävande pga mängden PDF/A-dokument som ska sparas ner i databasen. Genom att begränsa mängden dokument som ska hanteras vid bearbetningen förkortas tiden men innebär att konvertering steg2 måste köras ett flertal gånger. Det finns två alternativ bearbetningen, dessa beskrivs utförligare under användarhandledningen för konvertering steg2 längre ner i dokumentet.

4 Sida 4/9 Efter att konvertering steg 2 är körd är PDF/A-dokumenten läsbara i Procapita via dialogen Dokument i menyraden. Kommunen ska efter varje genomförd konvertering kontrollera att dokument kan läsas upp. Finns worddokumenten lagrade på flera kataloger rekommenderar vi att köra båda konverteringstegen klart för en katalog i taget. Inga dokument, varken worddokument eller konverterade PDF/A-dokument, tas bort maskinellt. Det gör att konverteringen kan köras om flera gånger. Kommunen bestämmer, efter att gängse kontroller genomförts, om och när worddokumenten kan tas bort. 4 Installation Nedan beskrivs vad som måste göras innan konverteringen kan köras. 1. Installera tillvalet. 2. Efter installation återfinns filerna VoOConvertWordToPDF.exe och VoOConvertWordToPDF.exe.config.sample under M3Server. a. Kopiera VoOConvertWordToPDF.exe.config.sample och byt namn till VoOConvertWordToPDF.exe.config. b. Efter namnbytet, dubbelklicka på filen och ändra följande parametrar: c. Databas: SQL <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <configuration>

5 Sida 5/9 <appsettings> <add key="database" value="x" /> ersätt x med ip-adress eller maskinnamn <add key="databaseuser" value="x"/> ersätt x med db-användare <add key="databasepw" value="x"/> ersätt x med db-lösenord <add key="databasetype" value="sqloledb"/> </appsettings> </configuration> d. Databas: ORACLE <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <configuration> <appsettings> <add key="database" value="x" /> <add key="databaseuser" value="x"/> <add key="databasepw" value="x"/> <add key="databasetype" value="msdaora.1"/> </appsettings> </configuration> ersätt x med ip-adress eller maskinnamn ersätt x med användare ersätt x med lösenord 3. Skapa en katalog dit de konverterade PDF/A dokumenten kan lagras under tiden konverteringskörningarna pågår. Se beskrivning av konverteringsstegen under rubrik Beskrivning av konvertering. 4. Kontrollera att den TSS-användare som ska köra konverteringen har behörighet till de kataloger där worddokumenten lagras och till den katalog dit PDF/A-dokumenten sparas. 5. Efter att konverteringskörningarna är genomförda i kommunen kan VoOConvertWordToPDF.exe.config tas bort från servern. 5 Användarhandledning Konvertering steg1 Konverterar worddokumenten till PDF/A-dokument. Konvertering steg1 körs ej i Procapita utan ska köras på servern. I bearbetningen konverteras worddokumenten till PDAF/A-dokument som sparas på en katalog skapad för ändamålet. Vid körningen skapas en loggfil som bl a innehåller uppgifter om antalet konverterade dokument, information om vilka worddokument som ej konverteras till PDF/A dokument och anledningen till det. Starta konvertering steg1: 1. Starta genom att dubbelklicka på filen VoOConvertWordToPDF.exe i utforskaren eller på genvägen om sådan skapats.

6 Sida 6/9 1. Dialog Konvertera word till pdf startar. 2. Klicka Välj doc katalog, peka ut den katalog där worddokumenten finns lagrade. 3. Klicka Välj Pdf katalog, peka ut den katalog dit PDF/A -dokumenten ska sparas ner. 4. Klicka Starta 5. Körningen skapar en loggfil, VoOConvertWordToPDF.log. Loggen innehåller bl a information om antal konverterade worddokument. Loggfilen återfinns på samma katalog som VoOConvertWordToPDF.exe finns. o Notera antalet worddokument som konverterats. Uppgiften ska användas vid avstämning mot körningen i konvertering steg2. VoOConvertWordToPDF.log: 16:11:Konvertering word till PDF -START :11:37 16:16: Antal lästa dokument : :16: 987 poster konverterade, Allt Klart 16:16:Konvertering word till PDF -SLUT :16:04 Konvertering steg 2: Startas i Procapitas Bakgrundsjobbverktyg. Jobbet sparar ner PDF/A-dokumenten i Procapitas databas. OBS! Bearbetningen kan vara tidskrävande pga den mängd PDF/A-dokument som ska sparas ner i Procapitas databas. Genom att begränsa mängden dokument förkortas tiden för bearbetningen men innebär att konverteringssteg 2 istället måste köras flera gånger. Det finns 2 alternativ för bearbetningen. Alternativ 1: 1. Ingen begränsning av antal dokument som ska hanteras vid bearbetningen. Den katalog dit PDF/Adokumenten sparades vid konvertering steg1 ska väljas. Alternativ 2:

7 Sida 7/9 1. Innan bearbetningen startas måste en till katalog skapas. Användaren som ska köra bakgrundsjobbet måste ges behörighet till denna. 2. Från den katalog dit PDF/A-dokumenten sparades vid konvertering steg1 flyttas den mängd PDF/Adokument som ska hanteras vid bearbetningen till den nya katalogen. 3. När bearbetningen gått klart och nödvändiga kontroller gjorts, bl att PDF/A-dokumenten kan läsas upp i Procapita via dialogen Dokument, tas PDF/A-dokumenten bort från den nya katalogen. 4. Upprepa från punkt 2 tills katalogen med PDF/A-dokument är tom. Starta konvertering steg2 1. Välj in Konvertering word till PDF i Typ av bearbetning 2. Klicka NY 3. Välj något av nedanstående alternativ för bearbetningen: Alternativ1: Klicka på Katalog för PDF dokument och välj den katalog dit PDF/A-dokumenten sparades vid konvertering steg1. Alternativ3 Klicka på Katalog för PDF dokument och välj den katalog dit ett begränsat antal PDF/Adokumenten flyttats. 4. OBS! Fältet Antal att konverteras ska ej användas oavsett vilket av alternativen som väljs.

8 Sida 8/9 5. Klicka på knappen Starta. 6. När jobbet gått klart har en avstämning skapats. 6. Fältet Antal PDF:er till Dokumentserver visar antalet dokument som sparats ner i databasen. Den uppgiften ska motsvara uppgiften i Poster konverterade från loggen i

9 Sida 9/9 konvertering steg1. Om konvertering steg2 körs flera gånger måste uppgiften i Antal PDF:er till Dokumentserver manuellt summeras ihop mellan bearbetningarna innan jämförelse görs. 7. Kontrollera att dokumenten är i Procapita via dialogen Dokument.