UMEÅ KOMMUN. Tävlingsbidrag SVERIGES IT-KOMMUN Umeå - en tillväxtkommun i norr

Transkript

1 Tävlingsbidrag SVERIGES IT-KOMMUN 2007 UMEÅ KOMMUN Umeå - en tillväxtkommun i norr Umeå är en av Sveriges yngsta kommuner med en medelålder på 37 år. Antalet invånare är drygt I Umeå finns ett innovativt näringsliv, internationella kontakter, framgångsrik forskning vid Umeås två universitet samt ett rikt kultur- och idrottsliv. Umeå är idag också Sveriges och förmodligen världens bredbandstätaste stad då 95 procent av alla hushåll i Umeåregionen erbjudits anslutning via bredband. Umeå kommuns vision är Vi vinner i Umeå vilket innebär att alla medborgare, näringslivet, kultur- och föreningslivet, studenter, medarbetare vid Umeå kommun m.fl. ska vinna på att bo och verka i ett hållbart Umeå. Umeå kommun vill samverka över alla gränser för att skapa god välfärd, långsiktig hållbarhet - ekonomiskt, ekologiskt och socialt, hög attraktivitet och tillväxt med målet att nå medborgare före år Umeå ska stärka sin ställning som kulturhuvudstaden i norr med delmålet att bli Europas Kulturhuvudstad Här har utvecklingen av IKT-stödet en viktig roll. Kontaktperson: IT-chef Jan Långström, jan.langstrom@umea.se

2 Ledning och strategi IKT-vision Umeå kommuns vision för information, kommunikation och teknologi (IKT) är att IKT-stödet ska göra det möjligt för alla medborgare, i alla skeden av livet, samt alla organisationer och företag, att på ett säkert och enkelt sätt ha insyn i och medverkan i beslutsprocesser och tillgång till kommunens tjänster. Från gemensamma områden till specifika Kommunen arbetar framgångsrikt med effektiviseringar av gemensamma funktioner som t.ex. personaladministration, telefoni, fakturor och e-service. För att uppnå de riktigt stora vinsterna riktas fokus nu mot äldreomsorg, skola, kultur och fritid. En utveckling av IKT-stödet ska öka målgruppernas möjligheter att ta del av kommunens tjänster utifrån sina egna förutsättningar. Exempel på olika tjänster beskrivs i de övriga avsnitten av denna ansökan. IKT för tillväxten Kommunen ska också medverka till att bygga infrastruktur och engagera sig i viktiga tillväxtfrågor, forskning och utveckling, genom att satsa på olika former av IKT-stöd. Det kräver samordning av lokala, regionala och statliga insatser vad gäller infrastruktur, säkerhet, sårbarhet och integritet IKT-tekniken ska bidra till att förbättra servicen till kommuninvånarna förbättra demokratin skapa en effektivare verksamhet stimulera till näringslivsutveckling IKT-strategi Vi vet att alltfler medborgare förväntar sig att kommunala tjänster ska kunna ske via Internet. Vårt mål är därför att utöka vår självservice via Internet så långt det är möjligt. För att snabbt uppnå stora effekter är vår strategi att ge kommunens olika förvaltningar stor frihet att inom givna ramar utveckla sina tjänster. Information och funktioner från olika slags IKT-stöd ska kopplas samman och presenteras som en helhet för våra olika målgrupper. För att systematiskt styra mot våra mål gäller att: Umeå kommun ska vara ledande i landet på att nyttja IKT i sin verksamhet IKT-stödet ska skapa en närmare relation mellan kommunen och medborgare, organisationer/företag och andra så att effektiviseringar och medborgarinflytande ökar IKT-stödet ska bygga på standards så länge detta inte hindrar verksamhetsutvecklingen IKT-stödets kostnader, nytta och IKT-strategins efterlevnad ska följas upp årligen Kommunfullmäktiges mål för användningen av IKT-teknik har förtydligats dels i en strategi för detta område, dels i en plan för e-tjänster: Klicka här>>> Styrning Kommunstyrelsen har det politiska ansvaret för IKT-frågor. Kommunens ledningsgrupp, Chefsforum, beslutar om större kommungemensamma projekt där IKT är en viktig del samt om ett ärende behöver överlämnas till kommunstyrelsen. Till sin hjälp har Chefsforum dels en strategisk beredningsgrupp, dels en operativ beredningsgrupp för IKT- och verksamhetsfrågor. Omvärldsanalys och utvärdering Uppföljning och utvärdering av IKT-verksamheten sker genom jämförelser med andra kommuner egen uppföljning av genomförda projekt brukar- och medborgarundersökningar utvärderingar av webbplatsen årlig IKT-säkerhetsrevision med hjälp av extern part, enligt ISO-standard 1(5)

3 Innovationshöjd Kommunens IKT-plattform Kommunikationsnätet når idag 95 procent av kommunmedborgarna och 100 procent av kommunens verksamheter. Ett wimaxnät installeras för att täcka kvarstående vita fläckar. Umeå kommun samverkar med andra via ett gemensamt länsnät och på riksplanet via sjunet. Nätet övertar gradvis funktionalitet vad gäller telefoni, TV, video och larm. Tidigare system tas då bort. Den interna driften sker allt mer i virtuella servrar och lagring av data sker på gemensamma lagringsytor. Kommunen har en ökande del av funktionell outsourcing. T. ex. finns SMStjänsten i Göteborg, SKOLA 24 i Falköping och gymnasieskolans lärplattform i Norge. Vi får alltfler applikationer som brukas i samverkan med andra. Arbetsplatser standardiseras för att öka säkerheten och ge möjligheter till fjärrsupport. Mobila enheter är ett naturligt arbetsredskap i flera verksamheter. Den mjuka infrastrukturen kompletteras löpande med den funktionalitet som behövs för att erbjuda komplexa tjänster över nätet eller ge våra anställda tillgång till interna informationssystem över öppna nät. Exempel på detta är metakatalog, integrationsarkitektur, E-ID, E-betalning, SMS-tjänst, kortinloggning, certifikatshantering, federation, videoteknik och samarbetsplattformar. IKT-säkerhet Säkerhetsfrågorna blir allt viktigare och Umeå kommun har arbetat med att förbättra förståelsen hos användarna för detta viktiga område genom att vi tillsammans med ett lokalt IKT-företag tagit fram filmer som belyser vardagliga säkerhetsproblem. Samtliga anställda har tillgång till filmerna via kommunens intranät. Tack vare ett bra samarbete inom IT Västerbotten så har samtliga kommuner inom Västerbotten tillgång till dessa filmer. Några innovativa exempel Inom hemtjänsten finns sedan två år tillbaka den nya trådlösa radiotekniken WIMAX. Det ger personalen kontakt med system som innehåller de uppgifter de behöver i sitt arbete ute i hemmen. Sedan 2006 finns trådlösa nät på kommunens gymnasieskolor. Säkerheten garanteras via certifikat som identifierar användarna. RFID--teknik finns som elektronisk informationsbärare i flera stora idrottslokaler. Systemet integreras med bokningssystemet och med hjälp av bildskärmar på anläggningen får besökare information om omklädningsrum, inställda träningstider m. m. Genom användning av videoteknik kan undervisning ske på Holmön, där man tidvis har problem med kommunikationer med fastlandet. Inom samma kommundel använder också skolan IKT för att undervisa i språk. Dessa elever får ta del av språkundervisningen i sin hemskola med hjälp av en uppkoppling mot högstadieskolan i kommundelen. Företag som ska gräva i Umeå kommuns gator kan via webben ansöka om grävtillstånd och återställande av gatan. Eftersom alla grävtillstånd sparas i kartdatabasen syns alla pågående och planerade grävningar på webben. Umeå kommun har en betaltjänst som gör det möjligt att via E-legitimation ställa sig i tomtkö samt sköta E-betalning av bygglov. Tidigare innovationer som numera är en naturlig del i vardagen: Klicka här>>> Ökad tillgänglighet Kommunens arbetar kontinuerligt för att öka tillgängligheten. Stadsbiblioteket använder RFID för att synskadade ska kunna söka i bokutbudet. Kommunen arbetar med instruktionsfilmer för tjänster och applikationer mot medborgare och anställda. På biblioteket finns datorer med talsyntes, förstoringsoch talfunktioner. Under 2007 kommer delar av kommunens broschyrmaterial att publiceras som pdf och MP3. Kommunens webbplats, som validerar enligt W3C, har stöd för användarstyrd textstorlek och uppläsningsfunktion. Genom kontinuerliga analyser av webb-besökarnas beteende förbättras tillgängligheten till både information och tjänster. 2(5)

4 Omfattning Exempel på utåtriktade tjänster för ökad tillgänglighet, delaktighet, jämlikhet och jämställdhet Alla som söker arbete hos Umeå kommun gör det via E- rekrytering på kommunens hemsida. Via en prenumerationstjänst kan man abonnera på utannonserade tjänster eller andra kommunala nyheter. Umeå kommun ger ungdomsföreningarna ca 17 miljoner i årligt aktivitetsstöd. Föreningarna kan nu via nätet enkelt administrera sina sammanställningar av närvarokort. Tidigare var detta mycket tidskrävande, både för föreningslivet och för kommunen. Det webbaserade Aktivitetskort på nätet har fått stor uppmärksamhet i landet och är även nominerat till årets Götapris. Driftansvariga kan SMS:a in uppgifter om t. ex. skidspårspreparering till webbplatsen, uppgifter som också skickas till eventuella prenumeranter. Via medborgarslussen kan medborgarna lämna synpunkter och frågor utan att känna till vilken person eller förvaltning som kan besvara frågan. Webbplatsen är ett samarbete mellan biblioteken i Umeåregionen. Här kan besökarna bygga egna personligt anpassade sidor med tjänster och aktiviteter. Digiform är en tjänst som erbjuder inskickningsbara formulär som kan integreras med verksamhetssystem. Brukarna kan även följa sitt ärende digitalt. Vid IKT-supportärenden kan användaren själv registrera ärenden och sedan följa dem via intranätet. En lärplattform finns där lärare, elever och föräldrar kan kommunicera kring utbildningen. Inom gymnasieskolan har alla lärare en egen bärbar dator och alla gymnasieskolor har trådlösa nät för lärare och elever. Denna lösning installeras nu även inom grundskolan. Umeås kanalstrategi säger att där det är möjligt ska självservice via e-post och webb vara de främsta kanalerna. De som inte kan eller vill använda självservice erbjuds service på andra sätt. I kommunens växel får man hjälp med enkla ärenden och frågor i en upplysningscentral och lotsas vidare till vår webbplats eller till nästa nivå i organisationen. På kommunens digitala medborgarkontor Kommunhörnan kan man via en terminal snabbt ta sig in till kommunens e-tjänster och skriva ut information. Man kan också ringa kommunen från terminalen. WebbTV-sändningar och webbradio underlättar för kommunmedborgarna att närvara vid kommunfullmäktiges sammanträden. Föredragningslistor, motioner och länkar till webbradio och webb finns på förstasidan på För att öka tillgängligheten till kommunens politiker finns på kommunens hemsida ett förtroendemannaregister med uppgifter som bl. a. e-postadress och uppdrag. Klicka här>>> Exempel på interna e-tjänster för att effektivisera administrationen Genom kommunens infrastrukturutbyggnad har alla ca 400 kommunala externa enheter anslutits för att underlätta införandet/spridandet av nya ITK-stöd som IP-telefoni, självrapportering av löneuppgifter, elektronisk fakturahantering, intranät och mail. Detta innebär att arbetslag inom hemtjänst och lokalvård som tidigare inte haft tillgång till egen dator nu har det. Majoriteten av kommunens anställda är kvinnor och tillgången till datorer och information är också en jämställdhetssatsning. Vi har också infört självservice fullt ut vad gäller inrapportering av frånvaro till vårt lönesystem. Rapportering kan även göras hemifrån. Bella är ett beställningssystem med uppgifter om alla leverantörer till Umeå kommun. Beställning sker direkt i systemet. Interna och externa fakturor behandlas digitalt i fakturasystemet Baltzar. Genom applikationen Nyckeltal får verksamheterna möjlighet att importera sina nyckeltal från befintliga verksamhetssystem vilket ger medarbetarna möjlighet till benchmarking och nyckeltalssamverkan med övriga kommuner. I bokningssystemet Zamboka kan anställda boka sammanträdeslokaler med nödvändig teknik och förtäring. Öppna IKT-system över förvaltningsgränserna Alla anställda i kommunen har tillgång till gemensamma samarbets-/informationsytor på intranätet, i Sharepoint och FirstClass. 3(5)

5 Resultat Telefonisamarbete År 2003 startade ett förändringsarbete för telefoni som innefattade samarbete med kommuner i Umeåregionen, översyn av operatörsavtal och införande av en ny telefonilösning. Utredningen beräknade att en årlig besparing på 4,9 miljoner kr skulle kunna uppnås. En uppföljning som genomförts under våren 2007 pekar på att den årliga besparingen från och med år 2007 är 9 miljoner kr. Införandet av en generell användning av röstbrevlådor och automatisk telefonist för interna användare har minskat antalet samtal till växeln från ca till /vecka. Det har inneburit att vi inom befintliga avtal kunnat införa en upplysningstjänst riktad mot kommunmedborgare. (se kapitel Omfattning) Bra kvalitetsindex En anonym undersökning genomförd av Q-survey kring upplevd kvalitet vid användning av vår telefonisttjänst redovisar ett NKI (Nöjd kvalitets-index) på 88,2. Det kan jämföras med övriga kommuner som deltagit som redovisar ett genomsnittligt NKI på 80,3. Ett lönesystem med självrapportering har minskat antalet årsanställda som arbetar med löner från 62,0 till 27,5 och kostnaderna med 10 miljoner kr/år. Elektronisk behandling av externa fakturor beräknas ha minskat kommunens kostnader med 5 miljoner kr/år. Från och med 2007 behandlas även interna fakturor i samma system vilket beräknas ge effekter på ytterligare 1 miljon kronor/år. Umeå kommun genomför årligen en medarbetareenkät till anställda med effektivt IT-stöd och information/kommunikation via hemsidan. Enkäten visar på inre kvalitet och nöjdmedarbetarindex. Enkäten sammanställs och återrapporteras till 500 enheter. Digitala blanketter sparar pengar Andra tjänster som sparar tid och pengar är till exempel den digitala blankettbanken DigiForm (se Tjänsten ger mindre pappershantering, automatisk sammanställning och bättre underlag. Aktivitetskort på nätet, som också är en blankettsammanställning, innebär en besparing på ca 800 handläggartimmar/år, en snabbare handläggning och utbetalning av bidragen. Bidragsreglerna är också inbyggda i systemet, så felrapporteringarna minskar. Enklare hantering och snabbare bidrag är de stora vinsterna för föreningar som använder sig av Aktivitetskort på nätet. För en normalförening med flera sektioner och med många medlemmar innebär det även en effektivisering med ca 300 ideella arbetstimmar/år, tid som bättre kan användas för att skapa aktiviteter. Aktivitetskort på nätet har fått mycket positiv respons och målet är att ha med alla föreningar Denna innovation från Umeå kommun har nu börjat användas också i flera andra kommuner. Automatiskt viloläge För att aktivt medverka till miljöarbetet har kommunen beslutat att en dator som står på i en timme utan att den används, med automatik ska försättas i viloläge. Förutom miljövinsten räknar vi med en besparing i kwh på 30 procent vilket kommer att minska elkostnaderna med ca 1,2 miljoner kr/år. Umeå kommun upphandlade en SMS-tjänst där det från kommunens olika IKT-system eller genom skapandet av unika sändlistor är möjligt att rikta SMS till olika mottagargrupper. Tjänsten är flitigt använd och är framförallt riktad mot ungdomar inom gymnasieskolan och fritidsgårdsverksamhet. Under de två första månaderna 2007 har det totalt skickats ca SMS/månad. Gränser suddas ut Utvärderingen av Bibliotek 2007 visar att kommunerna i Umeåregionen suddat ut gränser, såväl geografiskt, institutionellt som tekniskt. De små biblioteken kan nu erbjuda sina kommunmedborgare detsamma som Umeå utan att öka sitt bokbestånd. Antal Chatt och mail i Fråga biblioteket har ökat 159 procent från 2005 till Genom att skolornas webbplatser har konverterats till Umeå kommuns CMS-system så har administrationen av dessa förenklats med en uppskattad tidsbesparing på ca 300 timmar per år. 4(5)

6 Samverkan Hur och med vilka samverkar vi Inom IKT-verksamheten deltar vi i följande samverkansorgan: Under 2007 har vi sökt samverkan med EUROcities och deltagit i konferensen som genomfördes i mars Vi skaffar oss även via leverantörernas nätverk bra exempel på användning av IKT i verksamhetsutvecklingen och hämtar tillsammans med verksamheterna via studiebesök in erfarenheter från dessa. Här följer fler exempel på olika samverkansformer: IT-chefsnätverket där 13 kommuner med bl. a. Malmö, Nacka, Sandviken, Linköping, Norrköping, Västerås, Gävle, Botkyrka och Danderyd träffas för att utbyta erfarenheter och genomföra benchmarking. Sambruk för att bevaka utvecklingen inom öppna standards och öppen källkod. IT Västerbotten som är ett forum där kommunerna och landstinget i Västerbotten söker samverkan inom verksamhetsutveckling och bl. a. driver projekt inom infrastrukturutbyggnad och tjänsteutveckling. AC-net där vi har upphandlingssamarbete kring infrastruktur inom Västerbotten och telefoniupphandlingar i samverkan med kommuner och landsting i Norrbotten och Västerbotten. Umeåregionen som består av Umeå och fem närliggande mindre kommuner. Samtliga sex kommuner har t.ex. en gemensam växel. Fler gemensamma lösningar är bibliotekstjänster, spamhantering, blankettbank m. fl. och drift av dessa. Vi har även en jourverksamhet kring nätet där tekniker från alla kommuner i Umeåregionen deltar. SITU-gruppen (Samverkan IT Umeå) där privata företag och offentliga aktörer inom Umeåområdet träffas för att se möjligheter till samverkan/samordning av spetskompetens inom olika IKT-områden för att kunna konkurrera på internationell/nationell nivå. CINS, Center for IT in Northern Sweden är en stiftelse som verkar för handlingskraftig samverkan mellan forskare, företag, myndigheter och organisationer i fria och flexibla former. CINS är även en plattform för samverkan mellan kommun, universitet, det privata näringslivet samt övriga organisationer, bland annat för kontakter och ansökningar inom EU. Samarbete med Umeå universitet och Designhögskolan där Umeå kommun avsatt 6 miljoner kr per år för samarbete inom tjänstedesign. Insatser för att sprida erfarenheter Utöver den samverkan som sker inom IKT-området, samverkar t. ex. socialförvaltning, kultur, fritid och skola med sina motsvarande verksamheter vid andra kommuner och landsting för att hitta effektiva lösningar vad gäller t. ex. integration mellan verksamheter eller gemensam utveckling och drift av verksamhetsstödjande system. Genom att anordna egna konferenser som kvalitetsdagarna i Umeå, ta emot studiebesök och delta som föredragande i aktiviteter som anordnas av både privata och offentliga aktörer försöker vi redovisa både våra egna och ta del av andras erfarenheter av information och kommunikationsteknik för att utveckla verksamheten. 5(5)

7 6(5)