Program för e-förvaltningsutveckling i Norrköpings kommun

Transkript

1 1(6) Program för e-förvaltningsutveckling i Norrköpings kommun Ersätter programmet för utveckling av elektroniska tjänster Fastställd av kommunfullmäktige

2 2(6) Program för e-förvaltningsutveckling i Norrköpings kommun Syfte Det övergripande syftet med programmet för e-förvaltningsutveckling är att skapa en förvaltning som gör det så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Inledning Detta program utgör en del av kommunens samlade förvaltningspolitik för en effektiv, rättssäker och demokratiskt förankrad kommunal förvaltning som uppfyller de krav som medborgare, företag och samhällsutvecklingen ställer. En strategisk användning av IT i kommunal förvaltning kan för medborgare och företag innebära enklare tillgång till information om offentlig verksamhet och egna ärenden. Det blir lättare att komma i kontakt med förvaltningen och att få hjälp i hanteringen av vanliga händelser i livet. När medborgare och företag själva utför en del av ärendehanteringen skapas också en möjlighet att förbättra kommunikationen med dem utan tillgång till Internet. I arbetet med att utveckla den kommunala förvaltningen är informationstekniken såväl en förutsättning som en strategiskt viktig komponent. Däremot är införandet av ny teknik inget självändamål. En positiv utveckling kräver mer än investeringar i IT. Det kräver framför allt tydligt ledarskap och hög kompetens hos förvaltningsledningen i hur verksamheten kan utvecklas med hjälp av IT. Med konkurrens om arbetskraft och med begränsade ekonomiska resurser ska kommunen i framtiden tillhandahålla kommunal service till allt fler. Dessa framtida förutsättningar måste mötas med en utvecklad modern kommunal förvaltning som bygger på medborgarnas behov, utvecklade arbetssätt, samverkan mellan kommunens verksamheter och ökad grad av självbetjäning. E-tjänst är en service som medborgare och företag kan använda för att uträtta olika ärenden som de har hos en offentlig myndighet. Denna service eller tjänst tillhandahålls på elektronisk väg till exempel med en dator, mobiltelefon eller via avancerad telefonservice. E-förvaltning är enligt regeringskansliet verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser.

3 Omvärld Informations- och kommunikationstekniken har mognat, blivit spridd och utnyttjas av i stort sett hela befolkningen. Medborgarna efterfrågar i allt högre grad information och tjänster via elektroniska kanaler som gör det möjligt att oberoende av tid och plats ta del av uppgifter och själv utföra ärenden. 3(6) Myndigheterna och kommunerna drar samtidigt stor nytta av elektroniska informationskanaler, då dessa kan medverka till att minska manuella moment och låta medborgarna själva utföra delar av sina ärenden vilket möjliggör en effektivare förvaltning. Allt fler myndigheter erbjuder e-tjänster och antalet medborgare som använder dem ökar. Idag är det möjligt att ansöka om föräldrapenning, administrera pension, deklarera och utföra olika former av ansökningar via internet och andra elektroniska kanaler 1. Det är därför naturligt att regeringen, som nyligen lanserat sin handlingsplan för e-förvaltning 2, har ett intresse av att även kommunernas förvaltningar blir en del av svensk e-förvaltning. Flera EU-direktiv ställer dessutom krav på den kommunala förvaltningen och regeringen kan komma att ställas till svars inför EG-domstolen om direktiven inte uppfylls. För att öka samarbetet mellan statliga myndigheter och kommunerna har Finansdepartementet och Sveriges kommuner och landsting (SKL) förhandlat fram en politisk överenskommelse inom e-förvaltningsområdet - ett handslag om e-förvaltning. Handslaget bekräftar en målsättning att genom kontinuerlig dialog och bred samverkan åstadkomma en modern och effektiv e-förvaltning. Hos oss På Norrköpings kommuns hemsida erbjuds aktuell information om kommunens verksamhet och även ett antal e-tjänster finns tillgängliga. Exempel på e-tjänster som nu finns på hemsidan: - Moa - En digital assistent för fritextfrågor. - Ansökan om barnomsorg. - Bibliotekets tjänster för bok- och musiklån samt bokning av datorer. - Lämna mätarställningen från avläsning av vattenförbrukningen. - Ansökan om boendeparkering - Olika former av karttjänster, till exempelvis möjligheten att se vilka tomter som är upplåtna för byggnation. - Flertal blanketter för olika typer av ansökningar. 1 Viktigt att komma ihåg är att e-tjänster inte bara handlar om internet, utan det kan vara telefoner, sms och så småningom digital-tv. 2 Handlingsplan för eförvaltning, Regeringskansliet

4 4(6) Inriktning och Mål I Det goda livet finns i Norrköping en framtidsvision för Norrköping år 2030 står bland annat att alla de som använder den gemensamt finansierade servicen har information om hur den fungerar och att Norrköping ska vara en öppen och tillgänglig kommun som tar hänsyn till var och ens behov. Ett bidrag till den visionen är att via elektroniska kanaler erbjuda medborgarna nya informations- och kommunikationsmöjligheter. Övergripande mål De övergripande målen förutsätter en strategisk användning av IT i förvaltningarnas ärendehantering, samverkan och samordning över förvaltningsgränser och ett processorienterat arbetssätt. Programmet tar sin utgångspunkt i fyra övergripande mål så kallade effektmål: Ökad tillgänglighet och ökad service - Medborgarnas behov ska styra utvecklingen av den kommunala servicen. Det ska upplevas som enkelt att komma i kontakt med kommunen, enkelt att ta del av information som rör den kommunala servicen och enkelt att utföra sina ärenden. Ökad samordning av kommunens tjänster - Medborgare och andra intressenter ska inte behöva känna till kommunens organisation för att få hjälp och ska inte heller behöva vända sig till olika kommunala kontor för att få hjälp i ett och samma ärende. Ökad effektivitet i kommunens interna arbete - Medborgare ska kunna förvänta sig en effektiv handläggning av sina ärenden samt ett effektivt utnyttjande av kommunikations- och informationsteknik. Norrköpings kommun är en attraktiv arbetsplats som använder moderna IT-stöd. - Norrköpings kommun tar till vara de möjligheter som tekniken ger. Kommunen ska vara en stimulerande arbetsplats som attraherar kompetenta människor till att vara med och utveckla kommunen. Allmän IT-kunskap är ett viktigt kompetensområde, att behålla och utveckla, för all personal. Skapandet av en effektiv e-förvaltning och väl fungerande e-tjänster sker genom verksamhetsutveckling där teknik bara är en del. Arbetssätt, samverkan och samordning över förvaltningsgränser är viktiga områden som behöver utvecklas. Nedan har de övergripande målen för programmet brutits ned i olika produktmål som representerar nyckelområden där Norrköpings kommun behöver utvecklas för att nå de övergripande målen.

5 5(6) Övergripande mål Ökad tillgänglighet och service för medborgarna Ökad samordning av kommunens e-tjänster Ökad effektivitet i det interna arbetet Norrköpings kommun är en attraktiv arbetsplats som använder moderna ITstöd Uppnås genom att: Produktmål Medborgare, näringsliv och besökare får tillgång till ett ökat antal e- tjänster och ökad elektronisk information. E-tjänster fungerar på ett samordnat och standardiserat sätt (1). Lämpliga e-tjänster införs utifrån ett medborgar- och verksamhetsperspektiv (2). Med ett processorienterat arbetssätt och med stöd av IT minskar handläggningstiderna. Information lagras, hanteras och presenteras på ett sätt som underlättar informationsspridning. För att minska antalet system och förvaltningskostnaderna är utveckling och inköp av nya system samordnad. För att undvika suboptimeringar och uppnå mesta möjliga nytta är utvecklingen av e-tjänster och e-förvaltning samordnad. (1) Med det avses att kommunens ska sträva efter att tillhandahålla e-tjänster på ett övergripande och samordnat sätt och använda gemensam logik, gränssnitt och inloggningsfunktioner. (2) Med det avses att de e-tjänster som ger mest nytta för medborgaren inklusive den interna förvaltningen utvecklas i första hand. Uppföljning Sveriges kommuner och landsting (SKL) har tagit fram en modell som i enkätform ställer frågor om kommunernas interna arbete med e-förvaltningsutvecklingen. En gång om året kommer kommunens IT-utvecklingsgrupp 3 få besvara dessa frågor. Medborgare och företags uppfattning om kommunens e-serviceutveckling kommer att mätas genom att använda medborgarpaneler eller andra liknande forum. 3 I gruppen ingår representanter från de flesta av kommunens förvaltningar.

6 Resultatet från dessa två mätningar kommer årligen att presenteras för kommunstyrelsen samt i kommunens årsredovisning. 6(6) Ansvar för genomförande och uppföljning I enlighet med Norrköpings kommuns styrmodell ska målen brytas ner i tydligare mål i uppdragsplaner av respektive nämnd. Verksamhetsplaner ska även skrivas av förvaltningarna om hur målen ska nås. Ett viktigt mål med programmet är att utvecklingen av e-tjänster och e-förvaltning samordnas mellan olika förvaltningar. Den IT-strategiska funktionen i samverkan med IT-styrgruppen 4 och ITutvecklingsgruppen svarar för effektueringen av programmets kommunövergripande delar samt samordningen mellan förvaltningarna. Den IT-strategiska funktionen svarar även för de kommunövergripande e- tjänste- och e-förvaltningsprojekt som arbetet med programmet kommer att resultera i. Kommunstyrelsens ansvarar för att en kommunövergripande riktlinje upprättas som utifrån målen i programmet beskriver hur arbetet med e-förvaltningsutvecklingen ska samordnas kommunövergripande och mellan förvaltningarna. Ekonomi och resurser Budgetering av aktiviteter och investeringar ska enligt Norrköpings styrmodell ske i den ordinarie budgetprocessen. Inledningsvis kommer kommunens satsningar på utveckling av e-tjänster och e-förvaltning att kräva investeringar i framförallt ny teknik, extern kompetens samt de anställdas tid. En tydlig målsättning är dock att programmet på sikt skall bidra till en ökad kostnadseffektivitet, varför investeringarna beräknas kunna bli lönsamma. 4 IT-styrgruppen leds av kommundirektören