Granskning av debiteringsrutiner

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av debiteringsrutiner Stadsrevisionen Örebro kommun September 2009 Karin Jäderbrink Oscar Hjelte

2 Innehållsförteckning 1 Revisionell bedömning och förbättringsförslag Bakgrund, syfte och metod Avgränsning Revisionsmetod Organisation, volymer och ansvarsfördelning Debiteringsrutiner Bokförings- och avstämningsrutiner Hantering av krav och inkasso Status/information debiteringsunderlag Säkerhet i ADB-rutiner Intern kontroll...12

3 1 Revisionell bedömning och förbättringsförslag Stadsrevisionen i Örebro kommun har gett Komrev inom Öhrlings Pricewaterhouse- Coopers i uppdrag att granska debiteringsrutiner. Nämnder som berörs i granskningen är fastighetsnämnden, tekniska nämnden, byggnadsnämnden samt programnämnden Samhällsbyggnad. Vi bedömer att den interna kontrollen i allt väsentligt fungerar för att säkerställa rätt debiterade avgifter och att dokumenterade bevaknings- och kravrutiner finns för att säkerställa effektiva rutiner. Vi bedömer dock att utveckling bör ske gällande dokumentation och kontroller hos samtliga granskade nämnder. Under 2008 har granskade nämnder genomfört egna internkontroller avseende om debitering/fakturering skett inom rimlig tid och till rätt belopp, vilket är positivt. Resultatet var bl.a. att viss debitering/fakturering bör kunna ske tidigare. Avseende kontrollmålen/områden som granskats redovisas nedanstående resultat; Finns rutiner för debitering dokumenterade? Dokumentationen av handläggningsrutiner för debitering/fakturering varierar mellan de granskade nämnderna vilket framgår i kap. 4. Vi föreslår att samtliga nämnders förvaltningar upprättar en fullständig dokumentation av handläggningsrutinen för respektive nämnds olika avgifter såsom avgiftshandläggning, debiteringsrutin, kravrutin, uppskov och eventuell betalningsplan. Status/information på debiteringsunderlagen samt baseras underlaget på överenskomna villkor? I allt väsentligt bedöms informationen på debiteringsunderlagen som tillräcklig. Vi bedömer att debiteringsunderlagen huvudsakligen grundar sig på överenskomna villkor. Vi konstaterar att kommunens mall för debiteringsunderlag används vid övrig debitering. Flertalet av dessa är också attesterade av två personer i enlighet med riktlinjer med några få undantag. När det gäller hyresdebitering och dess underlag d.v.s. hyresavtal bör det säkerställas att även internhyresavtal finns framtagna för respektive objekt. Vi kan konstatera att viss debitering/fakturering bör kunna ske tidigare än vad som skett. De större debiteringsvolymerna sker dock löpande och inom rimlig tid. 1

4 När det gäller VA och avfall bedöms att informationen på fakturorna bör tydliggöras och kompletteras med antagen taxa. Vi ser det som positivt att frågor kring om tillräcklig information på fakturor finns kommer att ställas i den kundenkät som kommer att genomföras under hösten Bokföring och avstämningsrutiner Vi bedömer att nämndernas debiterings- och intäktsrutiner i allt väsentligt följer god redovisningssed. Stickproven visar dock att debitering kan ske snabbare Uppföljning och ekonomisk avstämning görs månatligen. Hantering av krav och inkasso Vi bedömer att det finns kommungemensamma dokumenterade rutiner för krav- och inkassoverksamhet. Vi bedömer utifrån genomförd granskning att nämndernas tillämpning av rutinerna är tillräcklig. Ett område som kan förbättras är debitering av dröjsmålsränta samt dokumentationen av respektive nämnds avgiftshandläggning där också krav och inkassoverksamheten ingår. Säkerhet i ADB-rutiner De system och program som de granskade nämnderna använder för bl.a. hyresdebitering, bygglovsdebitering, VA-debitering etc. används i flera kommuner. Det finns dokumenterade användarhandböcker och enligt de intervjuade en väl fungerande kundservice och helpdesk. Det finns utsedda systemansvariga som också tilldelar behörigheter. Vi bedömer att detta skapar möjligheter och förutsättningar för en tillräcklig intern kontroll. 2

5 2 Bakgrund, syfte och metod I kommunens verksamheter förekommer flera olika typer av avgifter. Det fordras bl.a. att de avgifter som debiteras överensstämmer med policys, beslut och inlämnande av uppgifter samt att avstämningsrutiner av inlämnade uppgifter och kommunens bevaknings- och kravrutiner fungerar på ett tillfredsställande sätt. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov att granska tillförlitligheten i tillämpade rutiner och om den interna kontrollen är tillräcklig. Stadsrevisionen i Örebro kommun har gett Komrev inom Öhrlings Pricewaterhouse- Coopers i uppdrag att granska debiteringsrutiner. Granskningen avser att svara på revisionsfrågan om den interna kontrollen är tillräcklig för att säkerställa rätt debiterade avgifter och att bevaknings- och kravrutiner är effektiva. Följande kontrollfrågor/områden har granskats; Finns rutinerna för debitering dokumenterade? Status avseende debiteringsunderlag samt baseras underlaget på överenskomna villkor? Bokföring och avstämningsrutiner Hantering av krav och inkasso Säkerhet i ADB-rutiner 2.1 Avgränsning Granskningen är avgränsad till debiteringar som skett inom fastighetsnämnden, tekniska nämnden samt byggnadsnämnden för perioden Viss kontroll har också gjorts av debiteringar gällande exploatering och markförsäljning inom programnämnden Samhällsbyggnad. Detta har skett efter kontakt med Stadsrevisionens kontaktrevisorer. 2.2 Revisionsmetod Granskningen har genomförts genom intervjuer med hyreschef (kommunfastigheter), administrativ chef (byggnadsnämnden), sektorschef (tekniska nämnden), debiteringshandläggare och ekonomer inom respektive nämnd samt central kravhandläggare på ekonomikontoret. 3

6 Tagit del av kommunens gemensamma och nämndernas egna riktlinjer avseende debitering/fakturering, kravhantering samt taxedokument. Stickprov har skett inom respektive nämnds debiteringar för att kontrollera Om debitering baseras på överenskomna villkor avseende taxa/avtal och tidpunkt Om upprättade fakturor överensstämmer med underlag avseende mottagare, belopp och tjänst Om registrering av underlag skett vid rätt tidpunkt (inom rimlig tid) Om statusen avseende debiteringsunderlagen är tillräcklig (information) 3 Organisation, volymer och ansvarsfördelning I kommunens reglementen framgår bl.a. följande uppdrag till berörda nämnder och styrelser. Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. KS har bl.a. till uppgift (4 ) att svara för den ekonomiska förvaltningen där det ingår att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt att vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar. Programnämnden Samhällsbyggnad ska inom sitt programområde (bl.a. fastighetsnämnden, miljönämnden, tekniska nämnden, byggnadsnämnden, fritids- och turistnämnden samt kultur och medborgarnämnden) ange budgetförutsättningar samt ansvara för uppföljningar till kommunstyrelsen och fullmäktige hela programverksamheten, ansvara för program och riktlinjer samt verksamhetsstyrning. Nämnden ansvarar också för köp, försäljning, byte, fastighetsreglering, expropriation eller inlösen med stöd av PBL av fastighet eller fastighetsdel samt upplåter tomträtt inom av KF fastställd kostnadsram och andra riktlinjer beträffande belopp och villkor i övrigt. De intäkter nämnden erhåller/fakturerar för exploatering, markförsäljning och för drift av marken uppgår för 2006 till 177 mkr, 155 mkr för 2007 och för mkr. Byggnadsnämnden är underställd programnämnden Samhällsbyggnad. Nämnden skall fullgöra kommunens uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet och har det närmaste inseendet över byggnadsverksamheten enligt plan- och bygglagen. För fysisk översiktsplanering och trafikplanering har dock programnämnden Samhällsbyggnad särskilt ansvar för. 4

7 De intäkter som nämnden debiterar/externfakturerar för är ca. 20 mkr per år. Intäkterna avser försäljning av kartor, bygglov, fastighetsbildning, bygganmälan, plan o mätningsavgifter etc. Taxan för bygglovsavgifter beslutas årligen av nämnd och fullmäktige. Fastighetsnämnden är underställd programnämnden Samhällsbyggnad. Fastighetsnämnden äger och förvaltar kommunens samtliga rörelsefastigheter utom tekniska nämndens specialfastigheter för sina verk. Nämnden förvaltar under programnämndens ägaransvar kommunens markreserv och exploateringsfastigheter. De intäkter som nämnden debiterar/fakturerar för utgörs till stora delar av hyror. De interna hyresintäkterna motsvarar ca.668 mkr och de externa ca. 130 mkr. Övriga intäkter avser avtal, fastighetsservice, byggservice, förvaltare, tomträtter, arrenden, IT, kontorsservice etc. Tekniska nämnden är underställd programnämnden Samhällsbyggnad. Tekniska nämnden äger och förvaltar gator, vägar, torg, parker och annan allmän platsmark samt sina egna specialfastigheter för vattenverk, avloppsverk och avfallsverk. Nämnden är väghållare hos kommunen samt fullgör trafikuppgifter som avses i lag om nämnder för vissa trafikfrågor etc. De intäkter som nämnden debiterar/fakturerar för utgörs till stora delar av vatten och avlopp, avfall samt torg- och parkeringsavgifter. Intäkterna 2008 motsvarar ca. 139 mkr för VA, 131 mkr för avfall samt 82 mkr för övriga intäkter (verkstad, tvätt, fordonsutrustning etc.) 4 Debiteringsrutiner Övergripande och centrala riktlinjer Örebro kommun har övergripande dokumenterade riktlinjer för debiteringar i form av redovisningsriktlinje nr. 4 (kravverksamheten i Örebro kommun nr 11 (attester) samt anvisningar för avskrivning av osäkra fordringar) I dessa framgår bl.a. att Betalningsvillkor och betalningsrutiner vid kundfakturor (vid utsändning av kundfaktura vad som är viktigt att tänka på och få med) Varje nämnd har ett tydligt och odelat ansvar för kravverksamheten för sina egna fordringar 5

8 Kommunstyrelsen har ansvar för all långtidsbevakning av bokföringsmässigt avskrivna fordringar Att Stadskansliet skall årligen följa upp resultat och tillämpning av kravverksamhet inom Örebro kommun Att attest skall ske på underlag för kundfakturering/debitering Nämnderna ansvarar för att de delar av verksamheten som skall betalas av kunden skall debiteras/faktureras så fort som möjligt. Byggnadsnämnden De intäkter som byggnadsnämnden debiterar/fakturerar avser försäljning av kartor, bygglov, fastighetsbildning, bygganmälan, plan o mätningsavgifter etc. Rutiner för debitering inom byggnadsnämndens områden finns till största delen dokumenterade. Vi har tagit del av rutiner för debitering av kartavtal, beskrivning om bygglovsprocessens informationsflöde samt upprättande av detaljplaner, rutiner och avgifter vid tillhandahållande av handlingar enligt offentlighetsprincipen, ärendeplanering fastighetsbildingsverksamheten, rutiner för försäljning av fastigheter etc. De mallar som finns framtagna för externfakturor används av nämndens förvaltning. Flera av rutinerna finns enligt de intervjuade på intranätet tillgängliga för flera handläggare. Denna del av Stadsbyggnadskontoret debiterar också mark och exploatering som är programnämndens intäkter. För närvarande pågår ett arbete för att kartlägga alla processer inom nämndens områden, dokumentera, utarbeta rutiner och kvalitetssäkra dessa. En större enhetlighet eftersträvas samt mer systematik. Omorganisation har nyligen skett inom Stadsbyggnadskontoret. Inom nämndens förvaltning sker debitering löpande av respektive handläggare eller av ekonomiassistent. Det innebär att det finns flera handläggare/debiterare som använder de IT-system som gäller för olika debiteringar. IT-systemen som används för debitering är Vinbär (bygglovsadm.) Raindance (ekonomisystem), Trossen/Time (fastighetsbildning). Fullmäktiges beslutade taxa registreras i respektive system. Några kontroller av att samtliga ärenden faktureras sker enligt uppgift inte systematiskt. Dock sker kontroll av icke avslutade ärenden. För närvarande är det ofta ekonomibiträden som säkerställer och påminner om att fakturering ska ske. 6

9 Månatliga rimlighetskontroller eller stickprov görs enligt de intervjuade ej systematiskt. Fastighetsnämnden De intäkter som nämnden debiterar/fakturerar utgörs till stora delar av hyror. Övriga intäkter avser avtal, fastighetsservice, byggservice, förvaltare, tomträtter, arrenden etc.. Inom förvaltningen sker debitering av hyror som oftast sker månadsvis i enlighet med avtal. För närvarande är det fem st. som arbetar med debitering/fakturering av hyror. Dessa är specialiserade på olika områden såsom exempelvis äldreomsorgshyror, lokalhyresavtal, arrenden etc. Dessa sköter samtliga delar såsom framställan, fakturering, inbetalningar, krav och inkasso. De kan ersätta varandra vilket minskar sårbarheten i organisationen. Rutiner för debitering inom fastighetsnämndens olika avgifter finns enligt de intervjuade inte dokumenterade. Ej heller något debiteringsschema. Användarhandbok finns dock för BRA-systemet som används vid hyresdebitering. Övrig debitering för fastighetsservice, byggservice etc. sker i ekonomisystemet Raindance. Debiteringsfiler tas fram ur hyressystemet. Beroende på hyresförhandlingar etc. läggs hyresnivåer in i hyressystemet. Förvaltare lämnar uppgifter till debiteringshandläggarna om nya avtal, nya hyresnivåer p.g.a. investeringar som ska debiteras. Uppräkning i enlighet med index beräknas automatiskt. Bevakningsfiler finns på alla avtal som sägs upp för villkorsändring etc. De intervjuade beskriver att samarbetet fungerar bra med information från förvaltare och att sena debiteringar inte sker i någon större omfattning. Månatliga rimlighetskontroller eller stickprov görs enligt de intervjuade ej systematiskt. Omkring 49 % av hyresgästerna betalar via autogiro. Tekniska nämnden Inom tekniska förvaltningen finns tre huvudprocesser/sektorer Planering, Anläggning, Produktion. Debitering/fakturering sker inom sektorstödet för Planering. För VA, sophantering etc. används systemet EMS. Byte pågår för närvarande. Bl.a. kommer det nya systemet innefatta möjligheter till webavläsningar, e-fakturor etc. Inför bytet pågår ett arbete med att ta fram ett flödesschema avseende debiteringsprocessen. Enligt de intervjuade är det ca. 20 personer som har behörighet att lägga in uppgifter för debitering. Tre personer har behörighet att debitera/fakturera. Dessa sköter samtliga delar såsom framställan, fakturering, inbetalningar, krav och inkasso. De kan ersätta varandra vilket minskar sårbarheten i organisationen. 7

10 Ett debiteringsschema finns framtaget för debitering i EMS-systemet I detta framgår när underlag skall vara inrapporterat för viss period inför debitering, vilken vecka debitering sker, vilken period den avser, förfallodatum, räkningsdatum, antal debiteringar, vilken typ av debitering som skall ske (VA, storförbrukare, p-platser, uddadebiteringar, interna debiteringar, slam, renhållning etc.). Flertalet debiteras varannan månad. Debiteringsfiler tas fram ur systemet. Månatliga rimlighetskontroller eller stickprov görs ej systematiskt men enligt uppgift i samband med avläsning (anläggningar förbrukning) en gång om året. Ca. 7 % av användare (VA-avfall) använder autogirobetalning. Övrig debitering såsom tvätt, verkstad, fordonsutrustning m.m. sker via försystemet Pyramid. I dessa sker externdebiteringen enligt kommungemensam mall. Rutinerna för debitering av tekniska nämndens olika avgifter finns för närvarande inte dokumenterade. Dokumentation och användarinstruktion finns dock gällande avgiftshanteringssystemet EMS. Enligt uppgift pågår ett arbete för att ta fram flödesprocessen och dokumentation av rutinerna. 4.1 Bokförings- och avstämningsrutiner Byggnadsnämnden Ekonomisk uppföljning av kostnader och intäkter sker månatligen och redovisas till nämnden. I den kartläggning av processer som pågår inom förvaltningen arbetar man med att förbättra den ekonomiska uppföljningen. Bl.a. genom att se till att de verksamhetsansvariga är mer delaktiga i den ekonomiska uppföljningen. Månadsavstämning sker av reskontran i ekonomisystemet Raindance. I samband med bokslut görs avstämning av hela årets obetalda transaktioner. Beslut om eventuella nedskrivningar av äldre kundfordringar beslutas av nämnd. Fastighetsnämnden Ekonomisk uppföljning av kostnader och intäkter sker månatligen och redovisas till nämnd. Budgetuppföljning sker var tredje månad per fastighet. Ekonomisk uppföljning lämnas till respektive ansvarig. Bevakningskörningar sker veckovis av förfallna men ej betalda räkningar. Kontakter tas med eventuella äldreboenden där betalning ej skett för hyror etc. Eventuella nedskrivningar av äldre kundfordringar beslutas i nämnd. 8

11 Tekniska nämnden Ekonomisk uppföljning av kostnader och intäkter sker månatligen och redovisas till nämnd. Större avvikelser avseende debitering/fakturering bör därmed kunna konstateras löpande. Bevakningskörningar görs veckovis på förfallna men ej betalda räkningar. Månadsavstämning sker av reskontran i ekonomisystemet Raindance. I samband med bokslut görs avstämning av hela årets obetalda transaktioner. Beslut om eventuella nedskrivningar av äldre kundfordringar beslutas av nämnd i enlighet med riktlinjer. 4.2 Hantering av krav och inkasso Örebro kommun har en dokumenterad redovisningsriktlinje för krav- och inkassoverksamheten (nummer 4: Kravverksamheten i Örebro kommun). Riktlinjen är indelad i nedanstående rubriker: Kravpolicy Riktlinjer för kravverksamhet Betalningsvillkor och betalningsrutiner för kundfakturor Krav- och inkassorutiner Åtgärder I riktlinjen framgår att dröjsmålsränta ska debiteras från och med förfallodag och ska ske i enlighet med räntelagen (referensränta + 8 %). Endast en betalningspåminnelse ska skickas till kunden och den skall skickas 5 dagar efter förfallodag. Inkassokrav skickas till kund 18 dagar efter förfallodagen. I samband med inkassokravet ska lagstadgad avgift tas ut (för närvarande 160 kr). Krav- och inkassohanteringen sköts för en del nämnders förvaltningar av den centrala redovisningsenheten. Det finns även möjlighet att sköta kravhanteringen ute på förvaltningarna. De granskade nämnderna använder sig i varierande utsträckning av den centrala funktionen. Främst är det byggnadsnämnden som använder den här centrala funktionen. Tekniska nämnden sköter krav- och inkassohanteringen för den ordinarie verksamheten själva, medans kravhantering avseende övrig debitering sköts av redovisningsenheten. Byggnadsnämnden Byggnadsnämndens krav- och inkassohantering sköts av redovisningsenheten centralt och följer de kommungemensamma riktlinjerna. När en faktura lämnas till inkasso tas en förteckning över aktuella fakturor fram. Denna skickas till förvaltningen för genomgång av ansvarig tjänsteman beträffande vilken status fakturan har till exempel felaktig faktura där förvaltningen haft/har kontakt med kunden. Efter detta skede kan fakturan lämnas till kronofogden. Enbart fakturor över 500 kr lämnas till inkasso. 9

12 Stadsbyggnadskontoret hade vid årsskiftet långtidsbevakning på fordringar motsvarande tkr + ränta. Fastighetsnämnden Fastighetsnämndens avdelning för hyror hanterar krav- och inkassoärenden på egen hand. Efter förfallodagen läggs dröjsmålsränta på med automatik. Om kund betalar innan fakturan gått till inkasso tas inte någon dröjsmålsränta ut. En gång om året görs en körning där dröjsmålsränta debiteras, för kunder med räntekostnader större än 100 kr. Kommunfastigheter hade vid årsskiftet långtidsbevakning på fordringar motsvarande 66 tkr + ränta. Tekniska nämnden Tekniska nämnden följer de rutiner som finns. Även ärenden under 500 kr lämnas till kronofogden. Tekniska förvaltningen hade vid årsskiftet långtidsbevakning på fordringar motsvarande 248 tkr + ränta. Vår kommentar Det finns kommungemensamma dokumenterade rutiner för krav- och inkassoverksamhet. Vi bedömer utifrån genomförd granskning att nämndernas efterlevnad av rutinerna är tillräcklig. Ett område som kan förbättras är debitering av dröjsmålsränta och att dokumentera respektive nämnds avgiftshandläggning där också krav och inkassoverksamheten ingår. 4.3 Status/information debiteringsunderlag Programnämnden Samhällsbyggnad exploatering o mark Ett urval om 19 st. faktureringsunderlag har stickprovsmässigt valts ut. Samtliga underlag stämmer överens med upprättad faktura. För en faktura görs bedömningen att underlaget inte är tillräckligt. Samtliga underlag var attesterade och bedöms ha upprättats inom rimlig tid. Byggnadsnämnden Stickprov avseende 59 st. fakturor med tillhörande debiteringsunderlag genomfördes. Samtliga fakturor stämmer överens med debiteringsunderlaget. För 10 av fakturorna bedöms att det gått orimligt lång tid mellan dess att tjänsten utfördes eller varan bytte ägare och till att fakturan skickades. Underlaget för fyra av fakturorna bedömdes inte vara tillräckligt. Tretton debiteringsunderlag saknade attest. 10

13 Fastighetsnämnden I granskningen har 50 st. stickprov gjorts avseende hyresdebiteringen. 40 av stickproven bedöms överensstämma med de villkor och avtal som finns för respektive objekt. Indexuppräkningar har skett på samtliga stickprov. 10 st. går ej att bedöma då avtal ej finns (internhyresavtal). Samtliga stickprov bedöms ha fakturerats och registrerats inom rimlig tid. Flertalet är löpande månadsfakturering. Statusen/informationen på debiteringsunderlagen bedöms vara tillräcklig. Avseende övrig debitering gjordes ett urval av 12 st. fakturor. Samtliga underlag stämde överens med upprättad faktura. Fem stycken underlag bedöms upprättade för lång tid efter det att tjänsten utfördes. För två av fakturorna bedömdes underlaget inte vara tillräckligt. Samtliga fakturor utom en var attesterad. Tekniska nämnden Stickprov har gjorts för debitering av fasta avgifter VA, avfall samt övrig debitering. Totalt har 117 debiteringar granskats. Samtliga stickprov för VA och avfall bedöms överensstämma med de taxor som gäller fr.o.m Fakturering bedöms också ha skett inom rimlig tid när det gäller VA och avfall. Avseende övrig debitering noteras att fakturering vid flertal av stickproven sker mellan 1-2 månader efter utförd tjänst vilket vi bedömer vara för sent. Vår kommentar I allt väsentligt bedöms statusen/informationen på debiteringsunderlagen som tillräcklig. Vi konstaterar att flertalet använder kommungemensam mall för debiteringsunderlag vid övrig debitering. Flertalet av dessa är också attesterade av två personer i enlighet med riktlinjer. När det gäller VA och avfall bedöms dock att informationen på fakturorna bör tydliggöras och kompletteras med antagen taxa. 4.4 Säkerhet i ADB-rutiner Byggnadsnämnden Programmen Vinbär, Trossen samt Raindance används vid debitering/fakturering inom byggnadsnämndens områden. Enligt de intervjuade finns bra handböcker och riktlinjer på intranätet för användare. Systemansvarig finns centralt. Flera handläggare debiterar bygglov. Det säkerställer att debiteringen för verksamhetsområdet kan fullgöras utan avbrott vid frånvaro samt att kontroll av tidigare transaktioner sker av flera för att minimera handhavandefel. 11

14 Fastighetsnämnden Programmet BRA används vid fakturering av hyror. Enligt de intervjuade finns bra handböcker för användandet. Systemansvarig finns centralt och är IT-samordnare. Behörigheter till systemet erhålls av denna. Flera handläggare debiterar hyror. Det säkerställer att debiteringen för verksamhetsområdet kan fullgöras utan avbrott vid frånvaro samt att kontroll av tidigare transaktioner sker av flera. Tekniska nämnden Programmet EMS används vid faktureringen av VA och avfall etc. Användarhandbok finns enligt de intervjuade. Systemansvarig finns inom förvaltningen som också lägger upp behörigheter. För närvarande pågår enligt de intervjuade ett byte av system/version varför en översyn genomförs av debiteringsprocessen, behörigheter etc. Flera handläggare finns för att debitera den större volymen av avgifter. Det säkerställer att debiteringen för verksamhetsområdet kan fullgöras utan avbrott vid frånvaro. Enligt handläggarna finns en väl fungerande kundservice och helpdesk. Vår kommentar De system och program som de granskade nämnderna använder för bl.a. hyresdebitering, bygglovsdebitering, VA-debitering etc. används i flera kommuner. Det finns dokumenterade användarhandböcker och enligt de intervjuade en väl fungerande kundservice och helpdesk. Det finns utsedda systemansvariga som också tilldelar behörigheter. Flera handläggare debiterar vilket säkerställer att debiteringen kan fullgöras utan avbrott vid frånvaro samt att kontroll av tidigare transaktioner sker av flera. Vi bedömer att detta skapar möjligheter och förutsättningar för en tillräcklig intern kontroll. 4.5 Intern kontroll Av kommunallagen framgår att styrelser och nämnder ska ha kontroll över sin verksamhet, ekonomi och att den interna kontrollen är tillräcklig. Detta innebär att det är styrelser och nämnder själva, som ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi samt att det finns säkra rutiner, som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Ett sätt att se till att den interna kontrollen är tillräcklig är bl.a. att nämnden utarbetar en årlig intern kontrollplan där väsentliga områden/rutiner väljs ut för kontroll. Byggnadsnämnden har i kontrollplan för 2008 med kontroll avseende extern fakturering. Kontrollmomenten var bl.a. att identifiera vad som fakturerades inom nämnden, om det sker inom rimlig tid och till rätt belopp i enlighet med eventuella avtal. Resultatet av kon- 12

15 trollen som redovisats till nämnden i en granskningsrapport var att fakturering bör ske snabbare. Åtgärden var att se över rutinerna för fakturering. Fastighetsnämnden har till nämnden redovisat sin uppföljning av den interna kontrollen för Motsvarande kontrollmoment som byggnadsnämnden har genomförts. Resultatet av kontrollen som redovisats var att fakturering bör ske snabbare samt att avtal med externa kunder för telefonitjänster bör upprättas snarast. Åtgärden var att avtal bör upprättas samt fortsatt översyn och bevakning av rutinerna för fakturering. Tekniska nämnden har i kontrollplan för 2008 med kontroll avseende extern fakturering. Kontrollmomenten var bl.a. att identifiera vad som fakturerades inom nämnden, om det sker inom rimligt tid och till rätt belopp i enlighet med eventuella avtal. Resultatet av kontrollen som redovisats till nämnden i granskningsrapport var att verifikationerna ibland saknade fullständiga referenser samt att fakturering sker inom rimlig tid. När det gällde om faktureringen skett till rätt belopp och överensstämmande med eventuella avtal föreslogs att en bredare översyn skulle göras av de rutiner och avtal som finns. Vår kommentar Vi bedömer det som positivt att nämnderna arbetar systematiskt med intern kontroll och har kontrollplaner för extra kontroller av olika rutiner och processer. Bra är också att kontroller genomförts och rapporterats avseende debiteringsrutiner. Viktigt är att följa upp de åtgärder som vidtagits med anledning av resultatet. 13