Ska revideras senast Ansvarig tjänsteman: Carina Åresved-Gustavsson

Transkript

1 Ska revideras senast Ansvarig tjänsteman: Carina Åresved-Gustavsson

2 Bakgrund Kommunfullmäktige tog den 25 augusti 2008 regler för fakturerings- och fordringsbevakning. Dessa behöver uppdateras på grund av ändringar i delegationsordningen. Dokumentet döps också om enligt de riktlinjer för Klassificering av styrdokument som antogs av kommunstyrelsens arbetsutskott Det tidigare antagna Regler för fakturerings- och fordringsbevakning ska upphävas av kommunfullmäktige. Inledning Ekonomienheten bevakar att kommunens utestående fordringar blir betalda. Den centrala kravbevakningen motiveras av att alla ska behandlas lika och möjligheten att få snabb överblick över samtliga fordringar inom våra olika faktureringssystem. Målet med kravverksamheten är att snabbt och säkert få betalt samt att minimera kundförlusterna. Kravverksamheten ska bedrivas inom ramen för god inkassosed. Respektive förvaltning inom kommunen ansvarar för att ett korrekt och komplett faktureringsunderlag tas fram så snabbt som möjligt efter leverans eller prestation, eller i enlighet med beslutade taxekonstruktioner. Av fakturan ska framgå Fakturadatum. Unikt löpnummer/fakturanummer. Kommunens organisationsnummer, momsregistreringsnummer och säte. Uppgift om F-skattebevis. Kommunens och köparens namn och adress. Varornas eller tjänsternas art, mängd, respektive omfattning. Datum då varor har omsatts eller då tjänsten utförts. Tillämpad momssats. Av fakturan ska också framgå vem som är bäst lämpad att svara på frågor om fakturans innehåll. Autogiro Autogiro erbjuds kunder, som återkommer med viss kontinuitet. Betalningspåminnelse Kommunen skickar inte ut betalningspåminnelser. Vid utebliven betalning skickas inkassokrav 14 dagar efter förfallodagen. Betalningsföreläggande utsänds tidigast fyra veckor efter förfallodagen.

3 Betalningsvillkor Om inte speciallagstiftning eller avtal föreskriver annat ska faktura betalas inom 30 dagar från fakturadatum. Oss tillhandadatum anges på fakturan. Aviseringsavgift tas inte ut, förutom vid avbetalningsplaner. Dröjsmålsränta utgår från förfallodagen, i enlighet med gällande lagstiftning, till dess betalning sker. Dröjsmålsränta beräknas med den räntesats, som kommunen, enligt lag, vid varje tillfälle, har rätt att tillämpa, såvida inget annat avtalats. Dröjsmålsräntor läggs, om möjligt, på kommande fakturor. Ersättning för egna kostnader i samband med betalningsföreläggande ska debiteras kunden med det belopp, som kommunen, enligt lag, vid varje tillfälle, har rätt att ta ut. Ersättning för ansökningsavgifter, eventuellt expeditionsavgifter, delgivningskostnader samt kostnader för registreringsbevis eller motsvarande, i samband med mål, som avser betalningsföreläggande/handräckning, ska debiteras kunden. Anstånd Berörd handläggare från fakturerande förvaltning kan ge anstånd upp till 60 dagar från förfallodagen. Dröjsmålsränta tillkommer från ursprunglig förfallodag. Handläggare som ger anstånd med fakturabetalning, måste omedelbart kontakta ekonomienheten. Bedömningen bör vara restriktiv med att ge anstånd. Handläggare på ekonomienheten har rätt att ge anstånd vid speciella ärenden såsom i avvaktan på utredning av dödsbo. Ekonomichefen har rätt att ytterligare bevilja 120 dagars anstånd med betalning av fordringar upp till tre prisbasbelopp max två gånger per år per kund, beräknat från förfallodagen. Övriga ärenden av anstånd ska prövas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Avbetalningsplaner Avbetalningsplaner kan endast beviljas av ekonomichefen och personal vid ekonomienhetens inkassogrupp. Avbetalningstiden bör inte överstiga tolv månader. I avbetalningsplan ska ingå beräkning av dröjsmålsränta för avbetalningstiden och aviseringskostnad samt avgift för upprättande av avbetalningsplan, i enlighet med lagen om ersättning för inkassokostnader m.m.

4 Nedskrivning av kundfordringar: kapitalbelopp, dröjsmålsränta och avgifter Beslut om nedskrivning av kapitalbelopp, dröjsmålsränta och avgifter får endast beviljas av den nämnd eller i enlighet med respektive nämnds delegationsordning inom vars verksamhetsområde fordringen uppkommit. Beslutet ska dokumenteras. Kostnaden belastar respektive nämnd eller styrelse. Information om nedskrivning måste delges ekonomienheten. Om gäldenären är juridisk person ska nedskrivning av kapitalbelopp, dröjsmålsränta och avgifter alltid beredas i samråd med kommunchef och ekonomichef, där förslag till finansiering och kostnadsbelastning måste framgå. Tvister Stämningar och liknande rättsliga tvister ska alltid beredas, tillsammans med kommunchefen före berörd nämnds ställningstagande. Felaktiga fakturor Felaktiga fakturor ska återkallas och makuleras, där särskild blankett ska användas, där orsak till borttagning anges. Eventuellt uppkomna kostnader (inkassoavgift, dröjsmålsränta) belastar respektive nämnd eller styrelse. Avskrivning av kundfordringar: kapitalbelopp, dröjsmålsränta och avgifter Avskrivningar kan göras löpande under året och beslutas av respektive nämnd eller i enlighet med respektive nämnds delegationsordning. Information om avskrivningar måste ges till ekonomienheten. Bokföringsmässigt sker avskrivningar schablonmässigt efter ålder på fordran. Dessa schablonmässiga avskrivningar görs av ekonomienheten och belastar respektive nämnd eller styrelse. Om gäldenären är juridisk person ska avskrivning av kapitalbelopp, dröjsmålsränta och avgifter alltid beredas i samråd med ekonomichef och kommunchef, där förslag till finansiering och kostnadsbelastning måste framgå. Avskrivna fordringar överlämnas alltid för långtidsbevakning, med undantag av nedanstående: 1. Konkurs Avskrivning ska ske av den del av fordran som inte täcks av utdelning från konkursbo.

5 2. Fordran preskriberad Avskrivning av fordran ska ske om fordringen är preskriberad. 3. Gäldenären avliden Avskrivning sker om gäldenären har avlidit och tillgångar saknas.