Riktlinjer för Haninge kommuns finanspolicy

Transkript

1 Riktlinjer för Haninge kommuns finanspolicy Antagen av kommundirektör, 2017-xx-xx, Sida 1 av 7

2 Haninge kommuns verksamhet på de finansiella marknaderna ska präglas av helhetssyn, samordning, låg risk och aktiv omvärldsbevakning. Förändringarna inom det finansiella området är stora och de förändras snabbt. Penning- och kapitalmarknaden expanderar, internationaliseras och blir allt mer komplexa. För att dra fördel av den finansiella utvecklingen krävs att kommunens finansiella verksamhet bedrivas enligt en strategi som garanterar att tillgångar och skulder hanteras på ett effektivt sätt. Strategin måste även vara flexibel så att inga möjligheter utestängs. För att hantera ovanstående har kommunfullmäktige fastställd en finanspolicy 2017-xx-xx xx. Förklaringar till finanspolicyn, här kallat riktlinjer, beslutas av kommundirektören. 1. Organisation och ansvarsfördelning I finanspolicyn framgår fördelningen av ansvaret mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommundirektören. I övrigt framgår det i kommunstyrelsens reglemente och kommunstyrelsens delegationsordning vilka som har rätt att besluta i finansieringsfrågor. Ekonomidirektören har det övergripande ansvaret för de ekonomiska frågorna i kommunen. Organisatoriskt ansvarar ekonomiavdelningen för finansförvaltningen vars uppgifter består i att: Löpande hantera finansverksamheten inom kommunen Föreslå uppdateringar av finanspolicy samt riktlinjer och tillämpningar Bistå i beredning av ärenden inom det finansiella området Löpande följa upp och föreslå förändringar av fastställda riskbegränsningar Tillhandahålla den rapportering och information som behövs för att kommunstyrelsen ska kunna fullgöra sin uppgift Administrera lån mot extern motpart enligt lagar och regler, exempelvis gatu- och VA-lån Upprätthålla kontakter med banker och finansiärer och tillse att kommunen erhåller de banktjänster som behövs för verksamheterna 2. Likviditetsförvaltning Likviditetsförvaltningens syfte är att effektivisera in- och utbetalningarna och därmed ange betalningsberedskapen. Planering av likviditet ska samordnas med övrig ekonomisk planering. En årsbudget i balans är inte en garanti för att betalningsberedskapen är tryggad under hela året och inte heller att betalningsströmmarna utnyttjas effektivt ur penninghanteringssynpunkt. En väl fungerande likviditetsförvaltning beskriver det ekonomiska kapitalets kretslopp i kommunen och ger underlag att: Beskriva och planera likviditetsmässiga konsekvenser av olika beslut Bevaka och styra in- och utbetalningar för att undvika likviditetsbrist Utnyttja möjligheter till kvittningsförfaranden Förutse när likviditetsöverskott/underskott inträffar för att i god tid planera för kortsiktiga finansieringsåtgärder Planeringen ska ske såväl på kort som lång sikt Sida 2 av 7

3 Betalningsberedskap Rutiner ska utformas så att kommunen får betalt för sålda varor och tjänster så snart som möjligt. För utbetalningar gäller att de utförs på rätt dag. Betalningsflödena ska samordnas i kommunens koncernkontosystem. Alla betalningar ska utföras i kommunens koncernkontosystem. För in- och utbetalningar gäller de regler som är fastställda i gällande attestreglemente. För inbetalningar gäller även regler för fakturering och krav. Utbetalningar Utbetalningar ska ske på förfallodagen enligt överenskomna betalningsvillkor. Följande villkor om betalning ska normalt gälla vid avtal om leverans av vara eller tjänst till kommunen och ska anges vid alla beställningar: Betalning sker 30 dagar efter fakturans ankomst eller godkänd leverans. Om fakturan kommer före leverens, sker betalning 30 dagar efter godkänd leverans Fakturaavgift eller liknande accepteras inte Förskottsbetalning accepteras vanligtvis inte Inbetalningar Kommunens faktura ska spegla vad som avtalats. Kredittiden ska generellt vara så kort som möjligt för att minimera kapitalbindning och riskexponering i kundfordringar. Detta uppnås på bästa sätt genom att kommunen, där det är möjligt, förskottsdebiterar leveranser. Där avtal saknas ska förfallodagen anses vara fakturans utskriftsdatum + 30 dagar. Infaller detta förfallodatum på icke bankdag justeras datumet till närmast efterföljande bankdag. Haninge kommun har möjlighet att debitera faktureringsavgift för utsänd pappersfaktura, dock ej för elektronisk faktura. En betalningspåminnelse är en skriftlig påstötning innan inkassokrav. Betalningspåminnelsen ska tydligt förmedla fordran är förfallen och att kommunen emotser betalning snarast. Påminnelsen bör skickas sju dagar efter förfallodagen. Kommunen kan debitera kostnadsersättning för utsändandet av påminnelsen, i de fall det är avtalat. Dröjsmålsränta kan debiteras när kunden inte betalar en skuld i tid, detta enligt räntelagen eller enligt avtal. Dröjsmålsränta debiteras fr.o.m. första dagen efter förfallodatum t.o.m. betalningsdatum. Räntefakturering kan ske då betalning av kommunens fordran skett för sent. Debitering av dröjsmålsräntebelopp kan ske i eventuellt utställt inkassokrav. Ekonomiavdelningen ansvarar för kommunens dröjsmålsräntefakturering. Sida 3 av 7

4 Kravhantering Ekonomiavdelningen har det övergripande och samordnande ansvaret för kommunens kundoch kravreskontra. Inkassokrav ska utsändas för förfallna fordringar som inte är tvistiga. Inkassokravet bör skickas 10 dagar efter utsändandet av betalningspåminnelse och i förekommande fall 10 dagar efter förfallodagen i de fall påminnelse ej utsändes. Den i inkassokravet angivna tidsfristen för invändningar ska vara minimum 8 dagar. För upprättande och utsändande av skriftligt inkassokrav debiteras en avgift enligt lagen om ersättning för inkassokostnader mm. Anstånd och upprättande av amorteringsplan Anstånd och amorteringsplaner får endast beviljas av ekonomiavdelningen. Möjlighet till beviljande av enstaka anstånd finns. Anstånd får maximalt godkännas på två månader från fakturans ursprungliga förfallodatum. Vid begäran om längre anstånd ska en amorteringsplan upprättas i stället. Vid beviljande av anstånd bör skriftlig bekräftelse som visar överenskomna villkor utsändas till kunden och notering ska göras i kundreskontran. Beviljande av anstånd förutsätter normalt att kunden tidigare inte har brutit tidigare överenskommelser om anstånd eller amorteringsplan. Betalning ska i normalfallet ske före nästa fakturas förfallodag vid löpande leveranser. Om en kund delbetalar sin faktura utan att ha fått anstånd beviljat av ekonomiavdelningen, ska kommunen agera omedelbart och utsända betalningspåminnelse till kunden. Möjlighet till beviljande av enstaka amorteringsplan finns. Amorteringsplan får av handläggare på ekonomiavdelningen upprättas på max 12 månader från förfallodatum, längre amorteringsplan än 12 månader kräver godkännande från chef för redovisningsenheten. Vid beviljande av amorteringsplan ska skriftlig amorteringsplan som visar överenskomna villkor. Det förutsätter dessutom i normalfallet att kunden inte tidigare har brutit överenskommelser om anstånd eller amorteringsplan och att första delbetalningen sker före nästa fakturas förfallodag. Vid beviljande av amorteringsplan ska dröjsmålsränta debiteras från ursprunglig förfallodag tills full betalning sker. Därutöver ska avgift för upprättande av amorteringsplan debiteras, enligt vid var tid gällande lag och förordning. I förekommande fall ska i amorteringsplanen även medtagas övriga avgifter och utlägg såsom inkassokravsavgift och avgifter vid kronofogdemyndighet. Grund för leveransvägran är att kunden bryter mot gällande leveransavtal i vilket det ska vara reglerat att förfallna obetalda fordringar är att betrakta som ett väsentligt avtalsbrott, vilket är grund för avbrytande av leveransen enligt avtalet. Nämnd som ansvarar för verksamhet där särskild lagreglering föreligger, ansvarar för och ska upprätta rutinbeskrivning för varje sådan rutin. Sida 4 av 7

5 Avskrivning av fordran Att en fordran avskrivs bokföringsmässigt innebär inte att kommunens fordran gentemot gäldenären upphör. Avskrivningen hör samman med värderingen av kommunens tillgångar där fordringar ingår som en del av tillgångsmassan. Även om kommunen avskriver en fordran rent bokföringsmässigt, så finns fordran ändå kvar. Denna kan utfås om gäldenären kommer i en bättre ekonomisk ställning eller om kommunen i framtiden har möjlighet att använda fordringen för exempelvis kvittning. Haninge kommuns fordringar ska endast avskrivas förmögenhetsrättsligt då fysisk eller juridisk person upphör att existera och fordran ej kan utfås på något annat sätt. Beslut om avskrivning tas enligt fastställd delegationsordning. Utlåning Vid utlåning till kommunens företag eller mot extern motpart, exempelvis gatu- och VA-lån, ska räntan i huvudsak baseras på marknadsräntan, dvs. vad kommunen själv får betala för sin egen upplåning. Den räntesats som låntagaren betalar ska även täcka kommunens administrativa kostnader för upplägg och hantering. Förvaltning av kortfristig likviditet Kortfristig likviditet ska placeras antingen på koncernkonto eller i tillåtna instrument och hos godkända motparter. Likviditetsportföljens genomsnittliga löptid får ej överstiga ett år. Löptiden för placerade medel får ej överstiga tre år. Placerade medel ska kunna omvandlas till likviditet inom fem bankdagar. 3. Finansiering Upplåning ska alltid ske med beaktande av kommunfullmäktiges beslutade låneramar, likviditetsplanering, ränteläge, räntebindningstider samt investeringstakt. Godkända instrument finns angivna i finanspolicyn. Kortfristig upplåning Med kortfristig upplåning avses lån med en löptid upp till ett år. Lån får upptas dels för att utjämna likviditetssvackor och dels i avvaktan på lämplig tidpunkt för omplacering till långfristigt lån. Långfristig upplåning Men långfristig upplåning avses lån med en löptid över ett år. Lånen tas i huvudsak upp för att finansiera investeringar. Vid upplåning ska kommunen begära in anbud från flera långivare. Riskhantering All form av ekonomisk verksamhet innebär alltid ett visst mått av finansiellt risktagande. Genom en aktiv finansförvaltning skapas möjligheter till ett rationellt hanterande av risker med beaktande av den kostnad som det medför att minska eller eliminera riskerna. En spridning av riskerna på flera aktörer är önskvärt. Sida 5 av 7

6 Kommunens finansiella risker utgörs främst av: Likviditetsrisk Finansieringsrisk eller refinansieringsrisk Ränterisk Motpartsrisk Operativa risker Valutarisk Likviditetsrisk Risken för att inte ha tillräcklig betalningsberedskap för att kunna möta planerade och/eller oförutsedda utgifter. Med god betalningsberedskap avses att alltid ha tillgängliga likvida medel motsvarande minst 30 betalningsdagar. Finansieringsrisk eller refinansieringsrisk Risken för att vid varje givet tillfälle inte få tillgång till nödvändig finansiering för befintliga eller nya lån eller att refinansiering endast kan ske med kraftigt ökade kostnader som följd. Finansieringsrisken ökar om en större del av skuldportföljen förfaller vid ett eller några enstaka tillfällen. I finanspolicyn är kapitalbindningen maximerad till 40 % av låneskulden som får förfalla under ett år. Ränterisk Risken för att förändringar i räntenivån påverkar negativt genom ökade räntekostnader. Ränterisken uppstår då räntan på olika löptider, avkastningskurvan, rör sig från en given nivå. Exponering för ränterisk uppstår om man har räntebärande skulder i portföljen. Motpartsrisk Risken för att motparten i en finansiell transaktion inte kan fullfölja sina åtaganden att betala eller leverera. Tillåtna motparter framgår av finanspolicyn. Operativ risk Risk för förlust/skada som uppstår till följd av att t.ex. interna processer eller rutiner inte är ändamålsenliga eller felaktiga, mänskliga fel, felaktiga system eller brister i legal hantering. Operativa risker ska minskas genom en väl anpassad intern organisation och god intern kontroll. Valutarisk Risken uppstår bl. a. när valutakurser rör sig mot SEK. Exponering för valutakursrisk uppstår bl. a. om man har kassaflöden, tillgångar eller skulder i annan valuta än SEK. I finanspolicyn framgår att placering och upplåning i annan valuta än svenska kronor är inte tillåten. Om kommunen väntar en inbetalning eller planerar en utbetalning i utländsk valuta ska detta kurssäkras om betalningen uppgår till ett motvärde motsvarande minst 5 mnkr. Derivat Godkända derivatinstrument och motparter finns beskrivna i finanspolicyn. Sida 6 av 7

7 Leasing Leasing och hyrköp är i de flesta fall ekonomiskt ofördelaktigt för kommunen jämfört med ett direkt förvärv. Vid anskaffning av personbilar är dock leasingalternativet ekonomiskt fördelaktigt. Även vid andra investeringar kan leasing vara ett bra finansieringsalternativ. För att få en prövning av det för kommunen fördelaktigaste förvärvsalternativet ska alla leasing- och hyrköpsavtal inlämnas till ekonomiavdelningen för beslut. 4. Rapportering Rapporteringen ska ske enligt finanspolicyn. Finanspolicyn beskriver också innehållet av vad som ska rapporteras. 5. Kontroll För att tillgodose kravet på god kontroll ska avtalsbekräftelser och avräkningsnotor etc. alltid attesteras av annan än handläggande tjänsteman. Detta ska gälla både vid placeringar och upptagande av lån. Attesterna ska följa attestreglementet som är beslutat i kommunfullmäktige och den attestförteckning som är beslutat i kommunstyrelsen vidare i attestreglementet. Sida 7 av 7