Strategi och riktlinjer för Götene kommuns penninghantering

Transkript

1 Strategi och riktlinjer för Götene kommuns penninghantering Likviditetsplanering Likviditetsplaneringen skall bestå dels av en finansieringsbudget och dels av en likviditetsplan. Finansieringsbudgeten skall utgöra en integrerad del av den centrala budgetberedningen. Likviditetsplanen skall vara rullande och omfatta tills vidare sex månader. När lämpligt datorstöd finns skall en förändring av planeringen övervägas. Uppföljning och revidering skall göras varje månad. Vid större avvikelse bör man omgående undersöka orsaken. Ansvaret för likviditetsplaneringen skall ligga på ekonomikontoret. Likviditetsreservens storlek Kommunens likviditetsreserv innefattar för närvarande även kassorna för kommunala stiftelser. Kommunen tar varje år genom budget och finansieringsbudget ställning till hur stor likviditetsreserven skall vara. Vid fastställande av önskad storlek på likviditetsreserven skall bl a hänsyn tas till kommunens val av finansieringssätt samt läget på kreditmarknaden. Betalningsströmmar Rutinerna skall vara så utformade att kommunen får in sina utestående fordringar så snabbt som möjligt och att utbetalningarna görs på rätt dag. Principen skall vara att betalning skall ske i nära anslutning till tjänstens utförande. Detta innebär bl a följande när det gäller inbetalningar. Statsbidrag - rekvisition skall göras så snabbt som möjligt - bevakning skall ske så att bidrag kommer in i rätt tid. - möjligheter att erhålla förskott skall beaktas Avgifter - i möjligaste mån skall debitering ske månadsvis och avse innevarande månad

2 - förfallodag bör sättas till någon av de sista vardagarna i månaden - enkla avgifts- och taxekonstruktioner skall eftersträvas. Hyror - bostadshyror skall betalas månadsvis i förskott utan anmaning - övriga hyror skall om möjligt debiteras månadsvis i förskott - arrenden debiteras enligt kontrakt. Ersättning från andra kommuner och landsting Betalning för externa arbeten - debitering skall om möjligt ske månadsvis så att förfallodag sammanfaller med debiteringsperiodens slut. - underlag för debitering skall lämnas till ekonomikontoret snarast möjligt efter arbetets slutförande. När det gäller utbetalningar: Fakturahantering - betalningsvillkor skall vara 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag - faktureringsavgifter eller liknande skall inte accepteras - i övrigt hänvisas till handbok för inköp och fakturahantering. Gällande avtal (ramavtal, entreprenadavtal m m) skall finnas hos förvaltningarnas inköpsansvariga personer. Underlag för debitering av hyror, arrenden och andra ersättningar skall lämnas till ekonomikontoret för bevakning. Kravrutin Påminnelse Inkassokrav Avstängningsorder för konsumtionsavgifter (va) sänds ut en vecka efter förfallodag sänd ut två veckor efter påminnelse. Om kravet avser vatten kan texten kompletteras med hot om avstängning eller reducering av vattenleveransen. sänds ut två veckor efter inkassokravet. Beslut om avstängning eller reducering av vattenleveransen fattas av ekonomichefen efter samråd med tekniska kontoret.

3 Ansökan om betalnings föreläggande insändes till tingsrätten två veckor efter inkassokravet Uppsägning av hyresgäst och beslutas av förvaltningskamreren på tekniska begäran om avhysning kontoret enligt delegationsordning. vid bristande hyresbetalning Lagsökning och övriga åtgärder enligt kravrutin Avgifter beslutas av ekonomichefen enligt delegationsordning. uttages i samband med indrivning av fordran, dels för de utlägg kommunen har (tingsrätt, kronofogde etc) dels för egna åtgärder enligt bestämmelser i Förordning om ersättning för inkassokostnader m m. Avgift skall uttagas vid avstängning och påkoppling av vatten. Avgiftens storlek fastställes i brukningstaxan för vatten och avlopp. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagens bestämmelser. Om räntebelopp understiger 25 kronor sker ingen debitering, Beslut om undantag fattas av ekonomichefen. Ekonomichefen bemyndigas att i varje enskilt fall och efter särskild prövning samt i förekommande fall efter samråd med andra kontor medgiva gäldenär ytterligare uppskov eller delbetalning. Saldohantering Rutinerna skall vara så utformade att alla inflytande medel så snabbt som möjligt sätts på räntebärande konto eller genast används för utbetalningar. Detta innebär - Så få kontantkassor som möjligt. Avvägning måste ske mot fördelen av att betala beloppsmässigt små fakturor kontant. - Ekonomikontoret skall sträva efter att utjämna in- och utbetalningar per dag genom att anpassa utbetalningar efter inbetlningsmönstret. - Sättet att få inbetalningar och göra utbetalningar skall vara så utformade att antalet räntelösa dagar minimeras. - Ekonomikontoret skall förhandla med bankerna om villkor för avgifter och ränteberäkningar.

4 Placeringspolicy Likvida tillgångar skall placeras så att högsta möjliga avkastning uppnås samtidigt som säkerheten inte åsidosätts och likviditeten - tillgängligheten - bibehålls. Andra placeringar än på bankräkning medges endast om de är utgivna av förstklassiga låntagare. Jämförbara ur säkerhetssynpunkt med bankräkning är följande placeringsinstrument: - Statsskuldväxlar - Statsobligationer - Riksobligationer - Bankcertifikat - Kommuncertifikat - Företagscertifikat med bankgaranti - Finansbolagsreverser utgivna av bankägda finansbolag eller med bankgaranti - Kapitalmarknadsreverser - Placering i depå hos bank Placering i aktier, aktieoptioner eller ränteoptioner medges ej. Fördelning på olika placeringsalternativ vid olika tidpunkter beslutas av ekonomichefen. Avsteg från gällande policy beslutas av kommunstyrelsens presidium. Räntebindningstiden bestäms utifrån ränteförväntningar. Löptiden för placerade medel skall avvägas mot kommunens likviditetsprognos och kortfristiga lånemöjligheter samt möjligheterna att snabbt avveckla placeringen i marknaden. Internkontrollen genomförs via arbetsfördelningen så att olika befattningshavare sköter beslut om placering, bokföring av placering samt kontroll av avräkningsnoter och ränteberäkning. Ekonomichefen fastställer interna rutiner för placeringsverksamheten. Placeringspolicyn för regelbundet ses över. Finansieringspolicy Upplåning: Vid val av finansieringslösning för kommunen skall såväl den egna ekonomiska situationen som läget på kreditmarknaden beaktas. I de fall möjligheter finns att finansiera vissa investeringar med lån till vilka statliga räntebidrag är kopplade skall dessa möjligheter utnyttjas.

5 När kommunen har beslutat att ta upp lån bör tidpunkten för då lånet skall tas upp initieras av ekonomichefen. Vid upplåning skall kommunen begära in anbud från olika långivare. Anbuden skall innehålla uppgift om den effektiva årsräntan inklusive alla kostnader. Om leasing övervägs skall även här anbud begäras in med uppgift om totalkostnad uttryckt som effektiv årsränta. Utlåning: Vid utlåning bör räntan baseras på marknadsräntan, d v s vad kommunen själv får betala för sin egen upplåning. Utlåningsräntan bör vara diskontobaserad. Avräkning med kommunala stiftelser: På avräkningssaldo räknas ränta månadsvis varvid räntesatsen skall motsvara kommunens inlåningsränta i bank. Bankrelationer Kommunens betalningsströmmar bör koncentreras till en bank med beaktande av att högsta möjliga avkastning på likvida tillgångar skall eftersträvas. Placering och upplåning skall ske där bästa villkoren ges. Om kommunen av olika skäl väljer en annan policy bör merkostnaderna härför i möjligaste mån redovisas. Anbud på placeringsvillkor skall infordras från ortens banker med tidsintervall som kan anses erforderligt ur administrativ och ekonomisk synpunkt. Ekonomichefen antager anbud på upplåning efter samråd med kommunstyrelsens presidium. Kommunstyrelsens arbetsutskott antager anbud på placeringsvilllkor. Rapporter Ekonomikontoret rapporterar till kommunstyrelsen enligt följande: Finansiell rapport i februari, maj och augusti. Denna omfattar kommunens likviditet, placeringar och likviditetsplan. Likviditetsrapport i februari. Denna visar utfallet av likviditetsplaneringen för det gångna året. Fastställt av kommunstyrelsen den 5 april 1988, 123 Reviderat av kommunstyrelsen den 14 juni 1988, 224