Granskning av Miljöoch. hälsoskyddsnämndens debiteringsrutiner

Transkript

1 Revisionsrapport Emelie Lönnblad, revisionskonsult Adrian Göransson, revisionskonsult Granskning av Miljöoch hälsoskyddsnämndens debiteringsrutiner Miljö- och hälsoskyddsnämnden Kristianstads kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund och syfte Revisionsfråga och kontrollmål Metod och avgränsning Utgångspunkter Ansvarsfördelning Beslut om avgifter och taxor Intäktsredovisning Granskningsresultat Debiteringsprocessen Tillsyn Fakturering Kontrollrutiner Stickprov Krav- och inkassorutiner Sammanfattande bedömning...8 Kristianstads kommun

3 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kristianstads kommun har PwC granskat Miljö- och hälsoskyddsnämndens debiteringsrutiner. Granskningens revisionsfråga har varit: Säkerställer miljö- och hälsoskyddsnämnden att det finna ändamålsenliga debiteringsrutiner avseende deras fasta och rörliga avgifter? Efter genomgång av granskningens samtliga kontrollmål bedömer vi att Miljö- och hälsoskyddsnämnden inte fullt ut säkerställer ändamålsenliga debiteringsrutiner avseende fasta och rörliga kostnader. Det ska noteras att i samband med sakgranskningen har det framkommit att Miljö- och hälsokontoret efter granskningstillfället tagit fram ett utkast till nya debiteringsrutiner. De nya rutinerna åtgärdar en del av de brister som vi poängterat i denna rapport, vilket vi ser som positivt. Utifrån granskningsresultatet anser vi att Miljö- och hälsoskyddsnämnden: bör i större utsträckning dokumentera sina rutiner och arbetssätt i debiteringsprocessen, bör i högre grad dokumentera sina uppföljnings- och kontrollrutiner, bör ta fram löpande kontrollaktiviteter för debiteringsprocessen, bör tydliggöra uppdatering och beslut om den årliga internkontrollplanen. Kristianstads kommun 1 av 9

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund och syfte Det är en grundläggande princip att det är den som bedriver en verksamhet som kan orsaka hälso- eller miljöstörningar som ska betala kostnaderna för samhällets tillsyn. Målet är att tillsynsverksamheten så långt som möjligt ska vara självfinansierad, istället för att bekostas med skattemedel. Syftet med granskningen är att bedöma om Kristianstads kommuns rutiner för debitering inom miljö och hälsa är ändamålsenliga samt hur dessa rutiner tillämpas. Bakgrunden till granskningen är revisorernas bedömning av väsentlighet och risk Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer miljö- och hälsoskyddsnämnden att det finns ändamålsenliga debiteringsrutiner avseende deras fasta och rörliga avgifter? Följande kontrollmål ingår i granskningen: Relevanta dokumenterade rutiner avseende debiteringsprocessen finns Gällande rutiner för att debiteringsprocessen efterlevs Tillämpliga krav- och inkassorutiner finns dokumenterade Kontroller sker i syfte att säkerställa: underlaget för fakturering att utförda tjänster faktureras avstämning vid registrering av underlag för fakturering 2.3. Metod och avgränsning Insamling och genomläsning av relevanta dokument. Intervju har genomförts med Miljöoch hälsokontorets ekonom. Därutöver har stickprovskontroller utförts av upprättade fakturor samt övriga underlag som ligger till grund för debiteringen. Granskningen avgränsas till miljö- och hälsoskyddsnämnden debiteringsrutiner avseende fasta och rörliga avgifter. Stickprov har gjorts på underlag avseende de fasta årliga avgifterna samt 2-3 stickprov per område avseende de rörliga tillsynsavgifterna för livsmedel, hälsoskydd, naturvård och miljöbalken. Kristianstads kommun 2 av 9

5 3. Utgångspunkter 3.1. Ansvarsfördelning Inom Kristianstad kommun har kommunfullmäktige delegerat till miljö- och hälsoskyddsnämnden att för varje kalenderår besluta att justera i de angivna fasta avgifter samt den avgift som ska utgår per timme handläggningstid utifrån 27 kap 1 miljöbalken och bestämmelser meddelade med stöd av miljöbalken, samt enligt 16 a strålskyddsförordningen (1988:293), 1,6 förordningen om avgifter för offentlig kontroll av livsmedel (2006:1166), 23 lag om handel med vissa receptfria läkemedel (2009:730), 19 b tobakslagen (1993:581) att tillämpas fr.o.m Beslut om avgifter och taxor Enligt dokumentet Taxor för miljö-och hälsoskyddsnämndens verksamhet anges det att taxorna fastställts av kommunfullmäktige i enlighet med 27 kap 1 miljöbalken och bestämmelser meddelade med stöd av miljöbalken, samt enligt 16 a strålskyddsförordningen (1988:293), 1,6 förordningen om avgifter för offentlig kontroll av livsmedel (2006:1166), 23, lag om handel med vissa receptfria läkemedel (2009:730), 19 b tobakslagen (1993:581) att tillämpas fr.o.m Avgifter för offentlig kontroll av livsmedel är fastställd av kommunfullmäktige att tillämpas från och med Samtliga taxor är baserade på kostnadsfaktor K, som motsvarar miljö- och hälsoskyddsnämndens handläggningskostnad per timme. Fr.o.m. år 2003 och tillsvidare är K fastställd till 640 kronor. Från och med är K fastställd till 840 kr avseende offentlig kontroll av livsmedel. De årliga avgifterna för miljöskydd baseras på SKL:s rekommendationer och avgifterna för livsmedel baserar sig på Livsmedelsverket rekommendationer. Vid tillämpning av rörlig taxa är timtaxan K kronor per hel timme handläggningstid. Avgiftsuttag sker i förhållande till den handläggningstid som i taxan bestämts för ärendet (fast avgift), i förhållande till den årliga handläggningstid som anläggningen eller verksamheten tilldelats (årlig tillsynsavgift), i förhållande till den faktiskt nedlagda handläggningstiden i det enskilda ärendet (timavgift) eller enligt de andra grunder som anges i taxan. I de fall timavgift tas ut i förhållande till faktiskt nedlagd handläggningstid avses med handläggningstid den sammanlagda tid som varje tjänsteman vid miljö- och hälsoskyddsnämnden har använt för inläsning av ärendet, kontakter med parter, samråd med experter och myndigheter, inspektioner, revisioner, provtagning och kontroller i övrigt, beredning i övrigt i ärendet samt föredragning och beslut Intäktsredovisning Rådet för kommunal redovisning har i sin rekommendation 18 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar definierat den praxis som ska gälla för intäktsredovisningen i Sveriges kommuner. En inkomst definieras som värdet av avgifter, bidrag och försäljningar, en intäkt är en ökning i det ekonomiska värdet under en redovisningsperiod till följd av inbetalningar eller ökning av tillgångens värde, eller minskning av skulders värde. Värderingen av en inkomst ska göras till det värde som kommunen fått eller kommer att få. Kristianstads kommun 3 av 9

6 En inkomst ska normalt redovisas som intäkt först när samtliga av följande villkor är uppfyllda: inkomsten kan beräknas på ett tillförlitligt sätt det är sannolikt att de ekonomiska fördelar som är förenliga med transaktionen kommer att tillfalla kommunen de eventuella utgifter som uppkommit eller som förväntas uppkomma till följd av transaktionen kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Den del av inkomsten som inte uppfyller kriterierna för intäkt ska löpande periodiseras och sedan redovisas som skuld på balansräkningen. Kristianstads kommun 4 av 9

7 4. Granskningsresultat 4.1. Debiteringsprocessen Det finns dokumenterade riktlinjer som översiktligt beskriver miljö- och hälsokontorets debiteringsprocess. Något förenklat kan debiteringsprocessen sägas bestå av två delar tillsyn och fakturering. I de två kommande avsnitten görs en översiktlig redogörelse för debiteringsprocessens två delar Tillsyn Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar årligen om vilken riskgrupp kommunens olika tillsynsobjekt (såsom restauranger, bagerier etcetera) ska placeras i. Nämndens beslut bygger på en riskbedömning och innehåller information om avgift samt avsatt kontrolltid. Varje tillsynsobjekt värderas utifrån skalan 1 till 5 (där 5 är högst risk). Riskbedömningen görs bland annat genom en: riskklassificering där variabler som typ av verksamhet, produktionens storlek och vilka grupper som kan bli drabbade. erfarenhetsklassificering som grundar sig på nämndens erfarenheter av verksamheten. Förskolor och äldreboenden är exempel på tillsynsobjekt som tillhör de större riskgrupperna. Majoriteten av kommunens tillsynsobjekt riskklassificeras i grupperna 1 eller 2. Tillsynen inkluderar föranmälda systemtillsyner och oanmälda inspektioner. Den sedvanliga ordningen är att en systemtillsyn följs av en inspektion. Priset för dessa är baserat på den risknivå som företaget/verksamheten är klassificerad i. Utgångspunkten för systemtillsynen är tillsynsobjektets egenkontrollplan. Det är tillsynsobjektet själv som ansvarar för att ta fram en egenkontrollplan med information vilka kontrollrutiner som företaget/ verksamheten ska vidta. Under systemrevisionen går inspektören tillsammans med ansvarig representant från företaget/verksamheten igenom egenkontrollprogrammet utifrån en fastställd checklista och bedömningsgrunder. Inspektören kan registrera eventuella brister i en handdator på plats och skriver ut en rapport som sedermera delges tillsynsobjektet Fakturering Vid de föranmälda systemtillsynerna dokumenterar handläggaren genomfört tillsynsbesök i miljö- och hälsokontorets diarieföringsprogram ECOS. Enligt intervjuad ekonom ska handläggarna registrera samtliga uppgifter/material som är kopplat till tillsynsbesöket, såsom exempelvis anteckningar, tidrapportering, beslut om riskklassificering samt avgift/taxa. Handläggarens dokumentation ligger sedan som grund för faktureringen tillsammans med fastställd årlig taxa. De årliga avgifterna avseende 2013 uppgick de största intäktsslagen från tillsynsavgifter enligt miljöbalken om tkr och årlig kontrollavgift för livsmedel om tkr. Efter genomfört tillsynsbesök skickas en faktura till tillsynsobjektet. Debiteringen sker genom ECOS och utförs av kontorets ekonom. Ekonomen tar del av fakturaunderlaget som 1 Beskrivningen av debiteringsprocessen bygger dels på dokumentet Andvändar manual för ECOS och dels på intervjuad ekonoms redogörelse för processen. Kristianstads kommun 5 av 9

8 består av handläggarnas minnesanteckningar och beslut i ECOS för att sedan framställa fakturan. Den samlade faktureringen skickas sedan över till kommunens ekonomisystem Aditro där bokföringen sker. När det gäller de oanmälda inspektionerna utgår faktureringen direkt från den tidredovisning som handläggaren registrerat i ECOS Gällande de årliga avgifterna får varje handläggare gå igenom en kontrollista varje år innan fakturering sker för att kontrollera att taxorna/avgifterna är korrekta. För interna fakturor (dvs fakturor inom den kommunala verksamheten) skickas kontrollistorna till respektive förvaltning. De fastställda årliga avgifterna debiteras första kvartalet varje år. Registrering av verksamhet debiteras med registreringsavgift. Nästkommande år får verksamhetsutövaren en årlig avgift Kontrollrutiner Enligt intervjuad ekonom, regleras en stor del av debiteringsprocessen genom miljö- och hälsoskyddskontorets diarieföringsprogram ECOS. Vidare uppger intervjuad att delar av faktureringen (såsom inmatning av exempelvis kundnummer, riskklassificering och typ av avgift/taxa) sker automatiskt i programmet. Innan debitering av de fasta årliga avgifterna/taxorna så kontrollerar handläggarna i ECOS att fastställd taxa och kontrolluppgifter är korrekta, vilket sedan ligger till grund för faktureringen. Den intervjuade ekonomen uppger att det finns möjlighet att i samband med faktureringen rimlighetsbedöma taxor/avgifter. Vidare kan underliggande material för debiteringen kontrolleras i ECOS innan fakturering sker. Det ska dock noteras att dessa kontrollrutiner inte är formaliserade. Vi noterar att Miljö- och hälsonämnden för närvarande inte har en aktuell intern kontrollplan Stickprov Vi har tagit 15 stickprov avseende de avgifter/taxor som har fakturarats under år 2013 första kvartal (januari-mars). Vår genomgång har inriktat sig på att kontrollera att beslutade avgifter stämmer överens med fakturerad avgift. Stickproven avser fasta årliga avgifter, rörliga timtaxor samt kommuninterna fakturor. Vi har tagit del av det material som vi funnit i ECOS som ligger till grund för faktureringen. Kontrollerna har gjorts mellan transaktionslista från kommunens ekonomisystem och beslutaunderlag från ECOS. Överlag innehåller de granskade avgifterna/taxorna fullgoda fakturaunderlag med uppgifter om kontrolltid och timtaxa. Vi noterar dock att tre beslutsunderlag saknar uppgifter om vilken taxa/avgift som beslutats för tillsynsobjektet. Två av beslutsunderlagen avser beslut om tillstånd för avlopp och ett avser handläggning av köldmedia Krav- och inkassorutiner Av dokumentet Riktlinjer för fakturering och kravverksamheten framgår det att all kravverksamhet inom Kristianstad kommun ska handläggas av ekonomikontoret med undantag för socialförvaltningen. I dokumentet står det också att all fakturering ska ske så Kristianstads kommun 6 av 9

9 snart det finns förutsättningar, det vill säga faktura ska framställas i omedelbar anslutning till en vara, tjänst eller nyttighet tillhandahålls. Enligt Riktlinjer för fakturering och kravverksamheten skickas det inte ut någon betalningspåminnelse till de gäldenärer som inte betalar sin faktura i tid. Istället skickas ett inkassokrav ut senast 7 till 13 dagar efter fakturans förfallodag. Inkassokravet innehåller en ny förfallodag för fakturan (oftast 8 till dagar). Kommunen ska alltid försöka få betalt för sin fordran. Om gäldenären trots inkassokrav inte betalar sin skuld ska ekonomikontoret inhämta synpunkter från berörd förvaltning/bolag om vilka åtgärder som ska vidtas. Bland annat kan ärendet lämnas till Kronofogdemyndigheten eller inkassobyrå. Bokföringsmässig avskrivning av fordringar ska göras löpande under året i de fall som fordringarna skickas för långtidsbevakning hos inkassobyrå. Miljö- och hälsoskyddsnämnden har inga egna rutiner avseende krav- och inkasso. Miljöoch hälsoskyddskontoret får listor löpande från ekonomikontoret på vilka som inte har betalt sina skulder. Enligt kommunens riktlinjer ska nämnden göra löpande bokföringsmässiga avskrivningar av sina fordringar i de fall som fordringarna skickas för långtidsbevakning hos inkassobyrå, denna hantering sker av ekonomikontoret. Nämnden följer upp avskrivningarna tertialvis i samband med budgetuppföljningen. Förvaltningen får i slutet av varje år en lista på vilka ärende som kommer att hamna hos Kronofogdemyndigheten. Ekonomen på miljö- och hälsoskyddskontoret kontaktar respektive handläggare på förvaltningen vilka sedan får kontrollera varför deras kund inte har betalt sin avgift/taxa. Listorna skickas sedan tillbaka till ekonomikontoret för åtgärd. Enligt intervjuad ekonom uppgår det totalt till cirka kronor om året. Kristianstads kommun 7 av 9

10 5. Sammanfattande bedömning Granskningens revisionsfråga har varit: Säkerställer miljö- och hälsoskyddsnämnden att det finna ändamålsenliga debiteringsrutiner avseende deras fasta och rörliga avgifter? Efter genomgång av granskningens samtliga kontrollmål bedömer vi att Miljö- och hälsoskyddsnämnden inte fullt ut säkerställer ändamålsenliga debiteringsrutiner avseende fasta och rörliga kostnader. Det ska noteras att i samband med sakgranskningen har det framkommit att Miljö- och hälsokontoret efter granskningstillfället tagit fram ett utkast till nya debiteringsrutiner. De nya rutinerna åtgärdar en del av de brister som vi poängterat i denna rapport, vilket vi ser som positivt. Nedan följer våra bedömningar och rekommendationer utifrån granskningens kontrollmål. Relevanta dokumenterade rutiner avseende debiteringsprocessen Vi noterar att det finns dokumenterade riktlinjer avseende debiteringsprocessen. Vår bedömning är dock att rutiner och arbetssätt i debiteringsprocessen i större utsträckning kan dokumenteras. Vi anser att detta bland annat skulle göra debiteringsprocessen mindre personbundet och underlätta introduktionen av nyanställda. Vi noterar dock att de nya debiteringsrutinerna är mer detaljerade än Miljö- och hälsokontoret tidigare rutinbeskrivningar. Gällande rutiner för att debiteringsprocessen efterlevs Vi kan konstatera att delar av faktureringen (såsom inmatning av exempelvis kundnummer, riskklassificering och typ av avgift/taxa) sker automatiskt i diarieföringsprogram ECOS. Miljö- och hälsokontoret har dock i begränsad utsträckning dokumenterade uppföljningsoch kontrollrutiner. Vi anser främst att det bör upprättas en rutin för kontroll av faktureringsunderlaget avseende de rörliga avgifterna/taxorna. Exempelvis anser vi att det löpande bör göras interna kontroller som säkerställer att handläggarnas faktureringsunderlag i ECOS är fullständiga. I det här sammanhanget kan det nämnas att i tre av våra stickprov saknades det uppgifter om vilken taxa/avgift som beslutats för tillsynsobjektet. Vidare noterar vi att Miljö- och hälsonämnden inte har en aktuell intern kontrollplan, vilket inte är tillfredsställande. Vi anser att miljö- och hälsoskyddsnämnden skall ta fram en aktuell intern kontrollplan. Det bör också löpande kontroller för debiteringsprocessen dokumenteras och utföras i större utsträckning. Kontroller sker i syfte att säkerställa: underlaget för fakturering Miljö- och hälsoskyddskontorets ekonom har möjlighet att i samband med faktureringen rimlighetsbedöma taxor/avgifter. Det ska dock noteras att det inte finns någon formaliserad rutin för att kontrollera underlaget för faktureringen. att utförda tjänster faktureras I kommunens Riktlinjer för fakturering och kravverksamheten samt i kommunala redovisningslagen anges att utförda tjänster ska faktureras i omedelbar anslutning till en vara, tjänst eller nyttighet tillhandahålls. Som tidigare redan nämnts har vi inte noterat någon kontrollrutin för faktureringen av de rörliga avgifterna. Genom detta vill vi lyfta fram att avsaknaden av denna rutin kan leda till en felaktig Kristianstads kommun 8 av 9

11 periodisering vilket skapar ett felaktigt beslutsunderlag vid nämndens budgetering. Vi anser att miljö- och hälsoskyddsnämnden bör upprätta en rutin för att minska risken för en felaktig periodisering av fakturering av genomförda tjänster. avstämning vid registrering av underlag för fakturering Varje handläggare går varje år igenom en kontrollista för de fasta årliga avgifterna/taxorna innan fakturering sker för att kontrollera att de är korrekta. Vi vill återingen poängtera att det inte finns någon specifik kontrollrutin för underlag för fakturering av de rörliga avgifterna. Tillämpliga krav- och inkassorutiner finns dokumenterade I Kristianstad kommun är det ekonomikontoret som handlägger krav- och inkassoärenden. Miljö-och hälsokontoret får en gång per år en lista på vilka ärenden som gått till Kronofogdemyndigheten. Enligt kommunens riktlinjer ska nämnden göra löpande bokföringsmässiga avskrivningar av sina fordringar i de fall som fordringarna skickas för långtidsbevakning hos inkassobyrå, denna hantering sker av ekonomikontoret. Nämnden följer upp avskrivningarna tertialvis i samband med budgetuppföljningen, vilket vi anser vara tillfredställande Emelie Lönnblad, projektledare Mattias Haraldsson, uppdragsledare Kristianstads kommun 9 av 9