Upphandlingsservice för dig inom offentlig sektor från SKL Kommentus U1 Utbildning U3 Utredning U2 Upphandling U5 Uppföljning U4 Upphandlingsrätt MB 1

Transkript

1 Upphandlingsservice för dig inom offentlig sektor från SKL Kommentus U1 Utbildning U2 Upphandling U4 Upphandlingsrätt U3 Utredning U5 Uppföljning 1

2 2

3 »Upphandlingar ska ge bästa tänkbara välfärd för pengarna«gunilla Glasare chef för avdelningen tillväxt och samhällsbyggnad på Sveriges Kommuner och Landsting, SKL: Varför vill SKL stötta sina medlemmar med en professionell upphandlingsservice som AffärsConcept?»Jag ser det som en viktig samhällsservice. Våra medlemmar är ålagda enligt lagen om offentlig upphandling, LOU, att genomföra upphandlingar och SKL vill stötta dem på bästa sätt. Upphandlingar är strategiskt avgörande, det handlar om vad medborgarna får för sina skattemedel. Därför har vi även AffärsConcept som bistår med utbildning, utredning, upphandlingar, upphandlingsrätt och uppföljning.«vad är det viktiga nu för SKL:s del när det gäller upphandlingar för kommuner och landsting?»vi arbetar, tillsammans med AffärsConcepts konsulter, med hur vi får in mer funktion i upphandlingarna. Underlagen tenderar att bli mycket detaljerade istället för att se till samhällsservicen. Målet är att få så bra service till medborgarna för pengarna som möjligt. Det åstadkommer vi bland annat genom att samarbeta med leverantörerna eftersom det är de som till vardags ser vad som kan göras bättre. Förutom funktion är även incitamentsavtal intressanta. Hur ser du på framtiden vad gäller er service till kommuner och landsting inom offentlig upphandling?»skl bistår med konferenser, riktlinjer och handböcker samt AffärsConcepts konsulter som bistår med reell hjälp i upphandlingens olika faser. Tillsammans kan vi utveckla upphandlingsstrategier som ger medborgarna mer. Vår ambition är att upphandlingar ska ge bästa tänkbara välfärd för pengarna.«3

4 U1 Utbildning»Utbildning ger dig verktygen du behöver!«upphandlingar ska genomföras med den goda affären i fokus och samtidigt följa lagen om offentlig upphandling. Utbildning är nyckeln för dig som arbetar inom ett område som utvecklas snabbt. Våra utbildningar är strategiskt viktiga för att organisationen ska kunna: utveckla verksamheter, göra de bästa affärerna, handskas klokt med skattemedel, bygga bra relationer grundade på ömsesidig respekt mellan köpare och säljare, och att du som chef får de bästa möjligheterna att öka kompetensen i din organisation. Detta bidrar till bra resultat för offentliga myndigheter och organisationer liksom för företagandet i Sverige. Elisabeth Göransson, utbildningsansvarig på AffärsConcept, ser ett ökande intresse för utbildningar inom offentlig upphandling. De utbildningar som är mest populära är grundkurser i lagen om offentlig upphandling, LOU. Det är viktigt för nyanställda, som ska arbeta med offentlig upphandling, att snabbt komma in i jobbet och få en bra bas att stå på när det gäller offentlig upphandling. Årligen utbildar Elisabeth Göransson och hennes kollegor omkring 800 personer. Deltagarna kommer från hela Sverige, främst från offentliga myndigheter, organisationer och bolag. Varje upphandling kräver kunskap inom flera områden och på olika nivåer. På utbildningarna får deltagarna verktygen de behöver för att kunna genomföra affärsmässigt Ny på jobbet? Då är introduktionskursen rätt för dig. Här lär du dig det mesta som är värt att veta för att komma in i jobbet snabbt: Lagen om offentlig upphandling, LOU, hur du direktupphandlar korrekt och hur du ansluter dig till större ramavtal. bra upphandlingar vilket bidrar till att allmänheten får en bra tjänst eller vara för sina inbetalda skattemedel. Kunniga och välutbildade upphandlare bidrar till affärer som gynnar båda parter, både den upphandlande myndigheten och leverantören, menar Elisabeth Göransson. I alla våra utbildningar varierar vi teori och praktik. Vi som undervisar arbetar dagligen med olika upphandlingar och därigenom kan deltagarna få aktuella råd och tips kring de praktiska frågor de brottas med på hemmaplan. AffärsConcept kan skräddarsy en utbildning för dig och dina kolleger utifrån era speciella önskemål. Utbildningen kan sedan utföras på er egen arbetsplats. För dig som har jobbat ett tag Du kommer att ha användning av specialistutbildningen. Här får du djupdyka ner i förhandling, tjänsteupphandlingar, koncessioner, aktuella rättsfall och effektiva utvärderingsmodeller. Liksom detta med byggentreprenad och tekniska konsulter. Eftersom utvecklingen går snabbt får du här en möjlighet att sätta 4

5 Utbildning U1»Utbildningen hjälper mig att ge mina kunder ett ännu bättre underlag«franz Larsson på Visma Commerce arbetar dagligen med ett elektroniskt upphandlingssystem för myndigheter. För att höja kvaliteten på konsultuppdragen ville han få en fördjupad kunskap om upphandling i praktiken och valde att gå specialistutbildningen hos AffärsConcept och själv bli diplomerad upphandlare. De konsulter som arbetar inom utredningsområdet har dessutom omfattande erfarenhet av att genomföra upphandlingar och stor kunskap om upphandlingsorganisatoriska frågor. I sitt arbete hjälper Franz Larsson kunder att anpassa förfrågningsunderlag för att de ska kunna genomföra en optimal elektronisk upphandling i upphandlingsverktyget TendSign. Det är ett kraftfullt verktyg med frågor och olika elektroniska svarsalternativ där anbudens kvalificerings- och utvärderingsfas automatiseras. För att förfrågningsunderlagen ska bli så bra och tydliga som möjligt ville jag själv utbilda mig vidare inom upphandling, säger Franz Larsson. Han ville få en fördjupad kunskap om upphandling för att kunna guida sina kunder och anser att specialistutbildningen till diplomerad upphandlare, Concept 1, hos AffärsConcept gett honom viktig kunskap om upphandlingar. Framförallt vikten av att ha en bra disposition och tydliga formuleringar i dokumentationen. Det är avgörande att anbudsgivarna kan hitta rätt i materialet och förstå vad som efterfrågas som krav eller som mervärden, för att upphandlingen ska bli riktigt bra. Franz Larsson ser också hur kunskap kan lyfta offentliga upphandlingar. Det är viktigt att affärsmässigheten och lagen går hand i hand men även att språkbruket är modernt, klart och tydligt. På så sätt attraheras ännu fler leverantörer. Nu kommer Franz Larsson att omsätta kunskaperna från Concept 1 i praktiken under en period. Sedan vill han fortsätta med nästa steg, Concept 2, specialistutbildning anpassad för SOI-certifiering. Det är en ytterligare fördjupande utbildning som även innehåller mycket intressanta block som IT-upphandling och byggentreprenadupphandling. Jag vill få en bred kunskap för att kunna hjälpa alla våra kunder på bästa sätt. dig in i det nya EU-direktivet i en aktuell utbildning Vad innebär detta med social hänsyn och de nya miljökraven? Du deltar i kursen, åker hem och jobbar och kommer tillbaka under flera tillfällen. Det gör att du får en omedelbar återkoppling i din vardag. Och du som vill öka din kompetens ytterligare Både du och den verksamhet du ansvarar för kommer att vinna mycket på att du går specialistutbildningen. Här kan du gå både kursen IT-upphandlingar i praktiken och kursen för att bli certifierade upphandlare. Är det dyrt? Kursavgifterna hålls på en sådan nivå så att så många som möjligt inom offentlig sektor kan delta. Läs mer på: affarsconcept/utbildning-upphandling/ 5

6 U2 Utredning»När du har många bollar i luften«upphandlingar är komplexa och en förutsättning för att de ska bli så bra som du vill är att du hinner sätta dig in i alla delar. När tiden är knapp kan det vara en bra idé att be en utredare om hjälp. Ibland är det bra att börja från början, menar Björn Westin, utredningsspecialist på AffärsConcept. Vi blir ofta inkallade för att se hur upphandlingsverksamheten är organiserad. Har verksamheten tillräckliga resurser? Vilka kompetenser behövs? Vi ger sedan konkreta råd och stöd så att ansvariga och anställda kan känna sig trygga i det fortsatta arbetet. Det är alltid en bra början för att organisera en verksamhet som arbetar med upphandling. Men som utredare arbetar Björn Westin och hans kollegor också med behovsanalyser, riskanalyser och marknadsanalyser. För ju fler aktörer som finns inom respektive upphandlingsområde desto tuffare krav ställs det på upphandlaren. Det kan handla om så enkla saker att man tidigare handlat upp mobiltjänster från en operatör som haft rikstäckning. Och sedan glömmer att ta med det i det nya förfrågningsunderlaget, får en operatör som har betydligt sämre täckning, fast det finns behov av rikstäckning. En riskanalys som ofta glöms bort är beroendet av en leverantör under ramavtalstiden. Och eventuella konsekvenser för leverantören. Om en och samma leverantör fått alla beställningar under första avtalsåret och knappt några alls under det följande. Då uppstår en situation där leverantören kanske inte klarar sig. Vi å andra sidan har bara en leverantör för viktiga tjänster. Vad händer om denne går i konkurs eller upphör med sin verksamhet? Att göra marknadsanalyser är krävande. Men nog så viktigt, och en anledning att anlita hjälp, menar Björn Westin. Annars kanske du handlar upp saker som inte är så bra som verksamheterna behöver. Att ta hjälp med noggranna utredningar, inte minst vad praxis från tidigare upphandlingar och rättsfall, lönar sig. Du vill göra en sak men rättspraxis visar att du inte kan göra det på det sätt du planerat. Hur går du vidare? Det är viktigt att vi tillsammans ökar medvetenheten om alla eventuella oklara delar som behöver ha utretts innan förfrågningsunderlaget börjar skrivas. Vi strävar alla efter att det ska bli ett så rättvisande och fullständigt underlag som möjligt. Vad får jag för hjälp av en utredningsspecialist? Du får en genomgång av er inköpsverksamhet och hjälp med din organisationsutveckling. Du får stöd i att ta fram affärsoch upphandlingsstrategier som är ultimata för dig och din organisation. Vi ger dig också hjälp att hitta de bästa avtalsexemplen och hur du kan arbeta praktiskt när det gäller upphandlingar, bland annat utifrån lagen om offentlig upphandling, LOU, lagen om valfrihetssystem inom kommuner och landsting vad gäller hälsovård, socialvård, primärvårdstjänster och arbetsmarknadspolitiska tjänster, LOV lagen om upphandling av vatten, energi, transporter och posttjänster, LUF och LUFS lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet. 6

7 Utredning U2»Tillsammans har vi skapat en kunskapsbank«leena Ekberg på Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, fick ett speciellt uppdrag av Vårdvalsnätverket. Att skapa en avtalsbank för primärvårdstjänster som upphandlas enligt LOV. Leena Ekberg kallade in utredningsspecialister från AffärsConcept. Att handla upp primärvårdstjänster utifrån lagen om valfrihetssystem, LOV, skiljer sig en del åt från andra upphandlingar, menar Leena Ekberg. Här löper till exempel avtalstiden betydligt längre och leverantörer kan ansluta sig till systemet under hela avtalsperioden. För att få ihop en exempelsamling, som är frivillig för alla landsting att använda, anlitade Leena Ekberg utredningsspecialister från AffärsConcept. Det blev många förfrågningsunderlag och avtal att analysera. Därefter presenterades de bästa exemplen och förslagen för en referensgrupp inom Vårdvalsnätverket*. Vi behövde verkligen få in experter som granskade avtalen, sedan kunde deltagarna i referensgruppen gå igenom dem hemma med sina jurister. Den kompetens som Leena Ekberg framförallt tycker är viktig med AffärsConcept är kunskapen om hur affärsmässiga villkor ska vägas mot juridiska. Det handlar om kommersiell affärsjuridik och det finns inte så många som är specialister på just det. Nu är krav- och villkorsbanken färdig att börja användas. Men arbetet är inte riktigt avslutat. Vi kommer att, tillsammans med AffärsConcept, ställa upp med rådgivning kring nyheterna i exempelsamlingen. Vad betyder det till exempel att skrivningen väsentligt avtalsbrott är borta? Och vad är det för skillnad på bör och ska? *Vårdvalsnätverkets uppdrag Uppdraget är att följa utvecklingen av de olika vårdvalsmodellerna i landsting och regioner, dela erfarenheter, problem och diskutera utvecklingen i framtiden. Nätverkets deltagare ska representera landsting och regioner som finansiärer och eller uppdragsgivare. Vad är det mer som behöver redas ut? Behov. Vad behöver dina verksamheter nu och i framtiden? Hur mycket kapacitet ska till exempel den nya simhallen ha? För kanske 20 år framåt? Hur behöver ni kunna använda mobila tjänster? Risker. Tillverkningsproblem. Ensidigt beroende av en leverantör. Konjunktursvängningar. Nulägesanalys. Vad ska ersättas? Vad har ni? Vad är bra? Mindre bra? Var ligger egentligen kostnaderna? Marknadsanalys. Vad finns på marknaden som motsvarar era behov, utifrån behovsanalysen och nulägesanalysen. Vad är andra upphandlares erfarenheter av liknande aktuella upphandlingar? Vad blev kostnaderna för dem? Rättsutredningar. Vad har domstolarna sagt i liknande upphandlingar som överprövats? Hur kan du undvika fallgropar samtidigt som du har bråttom med din upphandling? 7

8 U3 Upphandling»Vi guidar genom alla faser i stora och små upphandlingar«med lite hjälp går det att göra riktigt bra upphandlingar. Där du både sparar pengar och får hög kvalitet. Upphandling är en komplex och fascinerande vetenskap. Det konstaterar Maria de la Motte, Regionchef för AffärsConcept, Region Syd. Ja, det är inspirerande att göra bra affärer för den offentliga sektorn. Regelverket är en utmaning. Men samtidigt det som gör offentliga affärer spännande! Själv är hon jurist med avtalsoch entreprenadrättsinriktning, och expert på några av de mest komplexa upphandlingsområden som finns: infrastrukturella anläggningsprojekt, byggentreprenader och tekniska konsulttjänster. Vi har hjälpt och hjälper kommuner och enheter här i regionen med att göra upphandlingar, tolka avtal och att göra utredningar, men arbetar även i projekt som exempelvis upphandlingen av den nya Lidingöbron i Stockholm. Det är viktigt att ställa rätt krav från början och att ha bra utvärderingskriterier, påpekar Maria de la Motte. Just bra förfrågningsunderlag kan vara avgörande för att det ska bli en bra affär både kortsiktigt men även långsiktigt. Vi har nyligen hjälpt till med en stor möbelupphandling. Genom den noggranna förstudien, kontakter med leverantörer och rätt ställda krav lyckades beställaren spara cirka 30 procent jämfört med budget, berättar Maria de la Motte. Att kalla in en upphandlingsexpert behöver inte bli en dyr affär. Beställaren gör bättre affärer och sparar snabbt in en sådan kostnad. 8 Det här hjälper vi dig med! Vi går igenom det du behöver upphandla. Hur ser det egentliga behovet ut? Hur ser tidsplanen ut? Vi hjälper dig att vässa förfrågningsunderlagen och att hitta fungerande utvärderingskriterier. Vi avlastar dig och din organisation. Vad innebär lagen? Att följa lagar och regelverk är basen i offentlig upphandling. Vi hjälper dig att tolka lagar och regler så att du genomför en helt korrekt upphandling och reducerar risken för tidskrävande överprövningar. Upphandling tar tid Tänk på att en upphandling tar tid, ofta kan det handla om minst ett halvår. Var ute i god tid och kontakta oss innan du inleder arbetet. Du kanske bara har en kort fråga, eller vill ha hjälp i en del i upphandlingen.

9 Upphandling U3»Nu kan vi ställa de rätta frågorna«bra konsulter till rätt pris. Ett mål som Christer Carlsson, projektledare på den tekniska förvaltningen i Lomma, insåg att det krävdes expertis från Affärs- Concept för att uppnå. Framförallt behövde förfrågningsunderlagen spetsas till. Fallgropar AffärsConcept hjälper dig att undvika Vi har stor expertis inom exempelvis upphandling av byggentreprenader. Vi hjälper våra kunder med att undvika fallgropar som entreprenörer som medvetet lämnar mycket låga anbud för att sedan ta igen de förlorade pengarna på andra, icke överenskomna, sätt. Överfakturering av nedlagda timmar. Gränsdragningsproblem vad gäller samordningsansvar och generella ansvarsfrågor, för att nämna några exempel. Christer Carlsson har själv varit referens när det gällt uphandling av arkitekter och andra tekniska konsulter. Man får ju ganska bleka frågor, det är sällan de kommer in på djupet. Jag insåg att även vi själva behövde jobba mer på den punkten för att få fram en rättvisande bild av konsulten, säger han. Christer Carlsson anlitade AffärsConcept för att hantera upphandlingarna korrekt och för att få fram de bästa konsulterna till de bästa priserna. Vilka frågor skulle ställas? Till anbudsgivaren själv? Och till dennes referensperson? Vi fick hjälp att hitta de rätta, lite mer utmanande frågorna till referenterna. Så i våra förfrågnings- underlag får de ett antal saker att förhålla sig till. Om det levererats inom avtalad tid. Om det lämnats felfria underlag. Om byggnadsuppdraget utformats på ett estetiskt, funktionellt och ekonomiskt sätt, anpassat till uppdraget. Då får vi lite bättre svar än: Kalle är väl bra Referenterna väljer om de instämmer helt, delvis eller inte alls. Alla alternativ utom instämmer helt ger mellan till i påslag som sedan läggs på anbudssumman. Sedan vi införde vår nya modell för entreprenörsupphandlingar har vi faktiskt inte haft några överklaganden. Vi har också styrt upp så att arbeten inte sker på löpande räkning. Våra konsulter ska lämna fast pris. Blir vi missnöjda kan vi också sätta en leverantör i karantän vad gäller medverkan i nya anbud. Christer Carlsson känner att han har fått den kontroll han önskade. Vi är mycket nöjda med den hjälp vi fick. AffärsConcept kan också detta med entreprenadjuridik vilket är ett svårt område. Behöver du snabb hjälp? Köp rådgivningstid! Vi erbjuder dig en timbank där du kan köpa de rådgivningstimmar du anser dig behöva i upphandlingsarbetet. Vi har stor praktisk erfarenhet av upphandlingsarbete och vi är specialister på lagar och regelverk. Vi hjälper dig med rättsutlåtanden, att upprätta avtal och kan även delta vid förhandlingar. Du kan använda dina timmar när som helst, måndag till fredag, året runt. Läs mer och köp rådgivningstid på: upphandling/affarsradgivning-och-timbank/ 9

10 U4 Upphandlingsrätt»Att kunna regelverken är avgörande«regelverken kring offentlig upphandling blir alltmer komplicerade. Att tolka dessa korrekt och att följa rättspraxis är avgörande för att lyckas med en upphandling. Upphandlingsarbetet kräver juridisk spetskompetens och gedigna kunskaper om de spelregler som både beställare och anbudsgivare ska följa. Mindre organisationer saknar i vissa fall möjligheten att ha den kompetensen internt. De vill genomföra upphandlingar som leder till bästa möjliga resultat, men kan uppleva en osäkerhet kring hur de ska följa regelverken och samtidigt göra en god affär. Större organisationer kan på grund av det pressade arbetsschemat också behöva anlita den kompetensen, säger Tobias Tegnér, jurist och upphandlingsrättsexpert på Affärs- Concept. Han bistår statliga myndigheter, kommuner och landsting med hjälp att reda ut de juridiska frågorna. Det kan röra sig om rådgivning om förfrågningsunderlag, utformning av avtal, stöd vid upphandlingsrättsliga processer, rättsutredningar och utbildning. Det finns också dimensioner i regelverken som många gånger kan upplevas som mer komplicerade än andra: Det kan röra sig om hur miljökrav och social hänsyn ska utformas med tanke på både organisationens behov och gällande rätt. Med vår kunskap inom upphandlingsrättsområdet vill vi bistå våra uppdragsgivare med rådgivning. Vi strävar också i våra uppdrag efter att medverka till kompetensöverföring så att uppdragsgivaren får en varaktig nytta internt av våra insatser. De här lagarna styr själva upphandlingarna LOU, lagen (2007:1091) om offentlig upphandling LUF, lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster LUFS, lagen (2011:1029) om upphandling på försvarsoch säkerhetsområdet LOV, lagen (2008:962) om valfrihetssystem Därefter följer exempelvis kommunallagen, hälso- och sjukvårdslagen, avtalsrätt, EU-rätt samt regelverk om offentlighet och sekretess Det här hjälper AffärsConcept dig med! Rådgivning om lagstiftningarna Juridiska frågor som särskilda kontraktsvillkor, förhandling, förutsättningar för direktupphandling, bedömning vid prövning och utvärdering av anbud. Upphandlingsrättsliga processer som överprövningar och domstolsprocesser Rättsutredningar, till exempel frågor om enskildas möjlighet till valfrihet vid anslutande till avtal (avrop). Förutsättningar för tjänstekoncession. Beräkning av kontraktsvärden. Vad kan ni hjälpa mig mer med? Vi arbetar fortlöpande med stöd åt myndigheter och enheter, det inbegriper bland annat löpande juridisk rådgivning, stöd vid upphandlingsrättsliga processer och kvalitetssäkring av upphandlingsdokumentation. 10

11 Upphandlingsrätt U4»Regelverken finns för att det ska gå rätt till«övertorneå kommun har mycket information om hur upphandlingar går till på sin hemsida. Det handlar om att kommunen storsatsar på att skapa ett bra klimat för upphandlingar. Övertorneå är en liten kommun med cirka fyratusen invånare. Men en liten kommun gör i princip lika många upphandlingar som en stor kommun. Det fanns dock, tills nyligen, bara en upphandlare och en inköpsansvarig person på 25 procent och ett motstånd mot att följa de, som det upplevdes, krångliga lagar och regler som gäller. På en liten ort känner alla varandra. Fritidspolitikerna kan dessutom ha egna företag som kommunen anlitar eller så har deras närmaste det. Det ställer krav på en rättssäker upphandlingsprocess för att undvika jäv och korruption, berättar Jessica Hasanbegovic. Hon är projektanställd för att bygga upp upphandlingsverksamheten och har tagit hjälp av jurister från AffärsConcept. Anledningen till att kommunen storsatsar är att bland annat media uppmärksammade upphandlingsverksamheten på ett negativt sätt. Egentligen handlade det om att det var oklart vad som gällde på grund av bristande information och kommunikation mellan tjänstemän, politiker och lokala företagare. För att upphandlingsarbetet i kommunen ska fungera måste alla parter arbeta tillsammans. Det är viktigt att företagarna ser att vi gör allt vi kan för att förbättra upphandlingsklimatet och återfå deras förtroende. Vi jobbar för att få till en dialog med företagarna inför upphandlingar, för att ta del av deras förslag och synpunkter och vi har även skapat ett upphandlingsråd med företagare och politiker. Där diskuterar vi hur upphandlingar kan genomföras samt vilka begränsningar och möjligheter som finns. Jessica Hasanbegovic är själv jurist och tycker att företagarna visar allt större förståelse för varför lagen och regelverken ser ut som de gör. Det är verksamheterna som ställer krav på vad de behöver. Men lagarna finns där för att allt ska gå rätt till när vi handlar upp det som de behöver! Här har du nära till juridisk rådgivning! Har du ett löpande behov av juridisk rådgivning är du välkommen att köpa de rådgivningstimmar du behöver. Du köper ett valfritt antal timmar och får därmed tillgång till några av Sveriges mest kvalificerade jurister vad gäller aspekter inom offentlig upphandling. 11

12 U5 Uppföljning»Uppföljning är förutsättningen för en god affär«men hur blev det nu? Fick verksamheten verkligen det som var upphandlat? Uppföljning är förutsättning för att kontrollera om upphandlingen blev en bra affär. Gustav Blomberg är upphandlingskonsult på AffärsConcept och jobbar med bland annat uppföljning av upphandlade kontrakt. Hans erfarenhet är att upphandlarna sällan är involverade i uppföljningsarbetet, utan att ansvaret läggs på beställarorganisationen. En av de mest betydelsefulla aspekterna för att kunna säkerställa den goda affären är att en tillräcklig uppföljning genomförs. Många har föreställningen att upphandlingen är avslutad när ett avtal är tecknat, men i verkligheten är det då utmaningen börjar, säger han. Gustav Blomberg framhåller vikten av att upphandlande myndigheter utser en person som ansvarar för uppföljning av respektive kontrakt. Många av bristerna i upphandlingsarbetet kan undvikas genom införande och tillämpning av en systematisk och verksamhetsanpassad kontroll. AffärsConcept hjälper myndigheter i kontrollerna och vid framtagande av rutiner för detta arbete. Eftersom AffärsConcept varit involverat i flera uppföljningsuppdrag har bolaget kunnat visa att utökad uppföljning bidrar till positiva kvalitetseffekter och därmed bättre leveranser. Ibland kan det vara tillräckligt att vi är med i den inledande fasen för att hjälpa till med rutiner för uppföljningsarbetet. Ibland har beställarna önskemål om att vi ska svara för uppföljningsarbetet i enskilda projekt. Behoven är varierande och vi skräddarsyr lösningar för våra kunders behov, säger Gustav Blomberg. Gustav Blombergs råd till upphandlare är att inte slarva med uppföljningsarbetet. Det är viktigt att myndigheter tar till vara de möjligheter som finns, för att uppfattas som en seriös beställare. Vi har även fått bistå med stöd vid hävning av avtal när leverantören inte rättat sig efter avtalade villkor. Anledningen till bristerna i kontroll av leveranser kan oftast härledas till en hög arbetsbelastning eller fel prioriteringar. Konsekvenserna av avsaknad av utvärdering blir bristande leveranser och avvikelser från kraven i avtalen. Din checklista för enklare uppföljning 12 Leverantör, vilka som ska leverera, ska vara angivet både vid anbudsgivning och under avtalstiden. Produkten eller tjänsten du handlat ska vara tydligt specificerad. Du har i avtalet noga definierat vilken kvalitet du beställt. Administrationen är under kontroll såsom leverans av dokument, anmälningar, statistik, besiktningar och försäkringar. Ni har gjort tydliga gränsdragningar för vem som gör vad, hur och när. Du och leverantören har regelbundna möten i förebyggande syfte. Du har i avtalet angivit när ett vite ska utgå och helst även när ett inci- tament ska tillfalla leverantören för extraprestationer. Har du bestämt om kundens upplevelse kan vara ett mått på levererad kvalitet? Får exempelvis ett avtal enligt underlaget sägas upp om beställaren inte får nöjda användare? När kan avtalet sägas upp?

13 Uppföljning U5»Alla vinner på en systematisk uppföljning«att följa upp driften av en simhall kräver stor noggrannhet. Jari Öhman, på Idrottsförvaltningen i Stockholm, fick hjälp med en heltäckande matris Visserligen har Stockholms stad lagt ut driften av en del anläggningar, som simhallar, på föreningar och privata entreprenörer. Men kraven på driften och verksamheten är desamma i alla fall. Därför hade bland andra Jari Öhman på Idrottsförvaltningen regelbundna möten med de nya ansvariga för driften av Högdalens simhall. Vi ville ha ett mer djuplodande uppföljningsinstrument, vi diskuterade flera möjliga idéer och tog sedan kontakt med AffärsConcept. De hjälpte oss med ett utomordentligt underlag, en matris där vi kunde täcka in allting från städning och kundservice till finansiella uppgifter, berättar Jari Öhman. Matrisen är också kopplad till ett tidigare system inom Stockholms stad med flaggningsfärger, grönt för okej, gult för anmärkning och rött för totalstopp. Uppbyggnaden av matrisen gör att vem som helst från avtalseller driftsenheten i staden kan gå in och använda matrisen. Dessutom finns kraven från förfrågningsunderlaget med, lätta att kolla upp vid behov. Den är uppbyggd utifrån kvartalskontroller, vad som följs upp årligen och det vi följer upp efter två år, som hur verksamheten utvecklas. Vi kopplar också våra standardkundenkäter till matrisen. Matrisen har helt enkelt givit Jari Öhman och hans kollegor bättre koll. Och bra förutsättningar för en konstruktiv kommunikation med entreprenören. Vi utgår från att leverantörerna sköter anläggningarna utifrån samma höga krav vi har på vår egen regi. Men eftersom vi följer upp så noga vet vi också vad som kan vara tillfälliga avvikelser, vad de i så fall beror på och hur snabbt de åtgärdas. Systematiska uppföljningar vinner alla på. Det här hjälper vi dig med. Och mycket annat. Internutbildning om avtalet och beställningsrutiner. Avtalsförvaltning; sköter sig leverantören enligt avtal? Konflikthantering, liksom juridiska och avtalsmässiga frågor. Upprättande av avropsmallar, genomförande av förnyad konkurrensutsättning. Förlängning av avtal, justering av avtalsvillkor inom gällande regelverk, indexregleringar. Uppsägning av avtal. 13

14 Ali Shams Stephanie Konac Johan Breidemalm Ulrika Sjöholm Jonas Frändestam Tobias Tegnér Björn Westin Nina Bökman Elisabeth Göransson Gustav Blomberg Anders Ekström Nina Fors Anders Forsberg Eva-Lena Olnils Anne-Christine Ehn Carl-Erik Ewerthz 14

15 Helena Ottosson Kraus Linda Altun Marie Thorsell Katariina Virkkunen Nina Sjödin Niclas Andersson Claes Linderoth Helena Berglund Ebba Bertilsdotter Conny Callin Reem Matlak Caroline Hagberg Maria de la Motte SKL Kommentus AB är en koncern med två dotterbolag; AffärsConcept och SKL Kommentus Inköpscentral. Vår verksamhet är i huvudsak inriktad på offentlig upphandling. Vi genomför samordnande upphandlingar åt främst kommuner och landsting samt enskilda upphandlingsuppdrag åt både statliga myndigheter, kommuner och landsting. 15

16 SKL Kommentus AffärsConcept Upphandlingsserviceföretag för kloka affärer 16 Postadress: Stockholm. Besöksadress: Hornsgatan 15. Telefon: E-post: