STADEN JAKOBSTAD BOKSLUT 2018 Del II

Transkript

1 STADEN JAKOBSTAD BOKSLUT 2018 Del II 0

2 Innehåll Driftsekonomidelens utfall... 2 STADSFULLMÄKTIGE, STADSSTYRELSEN, KONCERNFÖRVALTNING... 2 STADSSTYRELSEN... 3 CENTRALVALNÄMNDEN REVISIONSNÄMNDEN SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRD (stadens andel) MELLERSTA ÖSTERBOTTENS OCH JAKOBSTADSOMRÅDETS RÄDDNINGSVERK BILDNINGSTJÄNSTER BILDNINGSNÄMNDEN TEKNISKA TJÄNSTER MILJÖ- OCH BYGGNADSNÄMNDEN TEKNISKA NÄMNDEN SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSTJÄNSTER AVFALLSNÄMNDEN

3 Driftsekonomidelens utfall STADSFULLMÄKTIGE, STADSSTYRELSEN, KONCERNFÖRVALTNING Stadsdirektör Kristina Stenman Koncernförvaltning - ekonomi - personal - administration - juridik - stadsutveckling 2

4 STADSSTYRELSEN Stadssekreterare : Milla Kallioinen VERKSAMHETSOMRÅDE: Stadskansliet VERKSAMHETSIDÉ Stadskansliets verksamhetsidé är att erbjuda kunderna, dvs. stadens förvaltningar, politiska organ, medborgare, medier och företag en kvalitativ service. Med kvalitativ service avses en service som är pålitlig, snabb, kostnadseffektiv, tvåspråkig och kundvänlig. Till stadskansliets kärnverksamhet hör kanslifunktionen, dvs. ärendehantering, berednings-, sekreterar- och verkställighetsuppgifter som berör stadsfullmäktige och stadsstyrelsen samt även utbildningsverkets och centralen för tekniska tjänsters politiska organ. Utöver denna allmänna kanslifunktion erbjuder stadskansliet stadens övriga förvaltningar ett brett spektrum av tjänster inom juridik, upphandling, dataskydd, översättning, tolkning och telefoni. Stadskansliet ansvarar även för stadens kollektivtrafik (Vippare, trafik till Bennäs tågstation). Dessutom ansvarar stadskansliet för stadens turistinformation och för stadens marknadsföring. Utöver kanslifunktionen och ovannämnda specialisttjänster bistår stadskansliet stadsdirektören i koordineringen av stadens ledning och förvaltning samt leder utvecklingen av förvaltningen, den externa kommunikationen och deltar efter behov i övriga interna och externa projekt. Till stadskansliet hör även IT-enheten. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Vid stadskansliet har man redan i ca fem års tid granskat serviceutbudet och serviceproduktionen för att kunna minska kostnaderna och förbättra effektiviteten. Det här helhetsbetonade effektiverings- och omorganiseringsarbetet fortsätter. Stadens kommunikation har stärkts, och år 2018 fastanställdes en person för att sköta dessa uppgifter. Genom en förbättrad struktur och tydligare arbetsfördelning möjliggörs även utveckling inom turism-, handels- och evenemangsbranschen. Dessa tre branscher stöder stadens ekonomi, förbättrar sysselsättningen och ökar trivseln för både invånare och besökare. Med en fokusering på turism, handel och evenemang kan serviceutbudet och serviceproduktionen utvecklas och förbättras ytterligare inför år

5 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () 1. Pålitlig och snabb ärendehantering En realistisk ambitionsnivå är att ett inkommet ärende registreras och vidarebefordras på den 1:a dagen, bereds och förs till behandling i stadsstyrelsen inom 1 månad (utlåtanden inom begärd deadline) eller till stadsfullmäktige inom tre månader. Registraturen är dagligen bemannad. Oklarheter kring ärenden och/eller beredningar klargörs vid de regelbundna kanslist-, stabs- eller ledningsgruppsmötena. Stadssekreteraren är huvudansvarig medan kanslisterna/registratorn har ett delansvar. Målsättningen uppfylls, med undantag av ärenden som av politiska orsaker kräver tilläggsberedningar. 2. Staden agerar lagenligt i sin tjänsteservice, vid offentliga upphandlingar och gällande dataskydd. Inga felaktigheter i besluten som föranleder begäran om omprövning eller besvär. Ärendena genomgår i beredningsskedet en juridisk granskning. Stadssekreteraren och stadsjuristen har huvudansvaret. Begäran om omprövning och besvär som har gjorts har inte orsakats av beslut som har varit felaktiga med tanke på lagenlighet. 3. Staden kommunicerar med sina kunder och informerar på ett kundvänligt och tydligt sätt Kommunikationen sker i enlighet med informationsoch kommunikationsplanen. Stadssekreteraren har huvudansvaret och kommunikatören har delansvar. Stadens informationstidning utkom 2 gånger under år Staden har aktivt informerat på hemsidan, i 4

6 via medier, telefon och internet. pressen och i sociala medier. 4. Utveckling av organisationen som stöd för offentlig upphandling Stadskansliet fungerar som rådgivande och koordinerande enhet för stadens upphandlingsverksamhet. Vid stadens upphandlingar iakttas stadens upphandlingsstadga. Upphandlingarna genomförs kvalitativt och förmånligt. Upphandlingarna har genomförts kvalitativt och förmånligt. Inga besvär har inkommit. Stadssekreteraren har huvudansvaret. Koordinatorn har delansvar. 5. Utveckling av stadens marknadsföring och turistinformation samt åtgärder för att öka stadens synlighet Aktiva marknadsförings- och reklamåtgärder under året. Aktiva marknadsföringsåtgärder ska riktas till näringslivet och industrin i syfte att få nya företag att etablera sig i staden. Stadssekreteraren har huvudansvaret. Turistoch marknadsföringsplaneraren och kommunikatören har delansvar. Tiotals marknadsförings- och turismartiklar har publicerats under året. Staden är en aktiv aktör på sociala medier då det kommer till turism. Flera evenemang har överskridit den nationella nyhetströskeln. Evenemangskoordinering och -marknadsföring har utökats. 6. Front Officeverksamheten i stadshuset Kundbetjäningen i stadshuset är öppen alla vardagar och servicen är smidig. De ansvariga för kundbetjäningen har huvudansvaret. Front Office har varit öppen på vardagarna och kundbetjäningen är kvalitativ. 5

7 NYCKELTAL Prestationer Budget Årsverken 19,5 19, Ekonomi- och skuldrådgivare, socialombudsman : Aila Kronqvist VERKSAMHETSOMRÅDE: Ekonomi- och skuldrådgivning samt socialombudsmannaverksamhet VERKSAMHETSIDÉ Ekonomi- och skuldrådgivning är en lagstadgad service, som är avgiftsfri för klienterna. För den allmänna ledningen och övervakningen av ekonomi- och skuldrådgivningen svarar Konkurrens- och konsumentverket. Staden Jakobstad sköter om att den här servicen ordnas inom ett område som omfattar förutom Jakobstad även Pedersöre, Nykarleby, Larsmo och Kronoby. Syftet är att ge privatpersoner information och råd om ekonomisk planering och skötseln av skulder. Rådgivaren hjälper klienten att kartlägga helhetssituationen och olika möjligheter att lösa skuldproblemen. Rådgivaren kan hjälpa till med att utarbeta frivilliga betalningsprogram och förslag till förlikning med borgenärerna samt att ansöka om borgen för ett skuldsaneringslån från Garanti-Stiftelsen. Den mest omfattande delen av arbetet går ut på att bistå klienter i processen med att ansöka om skuldsanering i tingsrätten. I den här processen ingår en kartläggning av skulderna samt uppgörande av en ansökan om skuldsanering och ett förslag till betalningsprogram. Socialombudsmannaverksamheten baserar sig på lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården. Lagen förpliktar kommunerna att utse en socialombudsman, som ger klienten råd i frågor som gäller tillämpningen av klientlagen. Staden Jakobstad sörjer för ordnandet av socialombudsmannaverksamheten inom ett område som omfattar förutom Jakobstad även Pedersöre, Nykarleby och Larsmo. Till socialombudsmannens uppgifter hör att vid behov bistå klienten vid framställande av anmärkningar och ansökan om ändring. Dessutom ska socialombudsmannen följa med hur klienternas rättigheter och ställning förverkligas i praktiken och årligen avge en rapport om det här till stadsstyrelsen. Socialombudsmannen är en opartisk person som arbetar för att trygga klienternas intressen. Uppdraget är till sin karaktär rådgivande; socialombudsmannen fattar inte beslut och beviljar inte förmåner. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Ekonomi- och skuldrådgivningen har överförts till staten från och med Socialombudsmannatjänsterna sköts som köptjänster. 6

8 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Personer som är skuldsatta, riskerar att bli skuldsatta eller som vill ha råd för att få sin ekonomi under kontroll kan få ekonomi- och skuldrådgivningsservice i Jakobstad. God tillgång på service: - telefonrådgivning och tidsbeställning - e-post - klientbesök - Internetsidor God kvalitet på servicen Ekonomi- och skuldrådgivningsservice som sköts professionellt, omsorgsfullt och kundcentrerat. - telefonrådgivning och tidsbeställning dagligen - e-post besvaras inom en vecka - väntetid för klientbesöken högst 40 dygn Att få klienternas ekonomi i balans med hjälp av betalningsarrangemang och ekonomisk rådgivning En heltidstjänst som ekonomi- och skuldrådgivare Stadsstyrelsen Ekonomi- och skuldrådgivaren Att ge klienten råd, stöd, hjälp och överföra ansvaret för skötseln av klientens ärenden på honom/henne själv Telefonrådgivning har funnits till hands och man har kunnat göra tidsbeställningar dagligen, med undantag av tjänsteinnehavarens semesterdagar och dagar då hon har deltagit olika typer av utbildning. E- postmeddelanden har i regel besvarats samma eller följande arbetsdag. Väntetiden till klientbesöken har varierat från 2 till 14 dygn. Skuldrådgivningens Internetsidor innehåller information om aktuella saker och råd om vad klienten kan göra under väntetiden för att påskynda behandlingen av sitt ärende. 7

9 NYCKELTAL Prestationer Budget Nya klienter Klientbesök Skuldsaneringsansökan till tingsrätten Betalningsprogramförslag till tingsrätten Skriftliga utlåtanden till tingsrätten eller till utredaren Granskning av tilläggsprestationsskyldighet Granskning av utredarens betalningsprogram Socialombudsmannakontakter Årsverken IT-chef : Jaakko Kaivosoja VERKSAMHETSOMRÅDE: IT-tjänster VERKSAMHETSIDÉ Målet är att producera ändamålsenliga informationstekniska tjänster för stadens egen verksamhet. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Stadsfullmäktige beslutade 2018 att IT-servicen för social- och hälsovårdstjänster utlokaliseras till 2M-IT från början av Som en del av digitaliseringen inom Centralen för tekniska tjänster togs det nationella Lupapiste.fi systemet i bruk, vilket möjliggör elektronisk ansökan och hantering av byggnadstillstånd och olika lov gällande allmänna områden. Liksom under tidigare år kommer IT-enheten att aktivt delta i de utvecklingsprojekt som är på gång i olika förvaltningsenheter. 8

10 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Målet är driftsäkra och användarvänliga datasystem. Över en timme långa driftavbrott i datasystemen: färre än 10 st. - färre än 5 st. - inga avbrott Kritiska program förverk ligas som dubbletter och så att de är feltoleranta. IT-chefen är ansvarig. Inga driftavbrott i kritiska tjänster 9

11 NYCKELTAL Prestationer Budget Årsverken Motiveringar IT-enhetens personal består för närvarande av IT-chefen, en IKT-koordinator, tre ITplanerare, en utvecklingsassistent och fyra mikrostödpersoner. 10

12 Personaldirektör : Eva-Maria Emet VERKSAMHETSOMRÅDE: Personalfrågor VERKSAMHETSIDÉ Personalbyrån handhar stadens personaladministration, arbetarskydd, integrationsverksamhet, sysselsättningsansvar och löneuträkning. Personalbyrån fungerar som stadsstyrelsens personalsektions kansli och handhar personalsektionens berednings- och verkställighetsuppgifter. Staden Jakobstad har som målsättning att vara en modern och attraktiv arbetsgivare, som har en motiverad, kunnig och välmående personal. Våra anställda trivs i sin arbetsmiljö som kännetecknas av öppenhet, kommunikation och samarbete. Personalen är kunnig, känner delaktighet och arbetar effektivt för att uppnå de uppställda målen. Arbetarskyddets målsättning är att alla anställda kan utföra sitt arbete på ett säkert och ergonomiskt riktigt sätt i en hälsosam och trivsam arbetsmiljö. Integrationsenhetens målsättning är att på bästa sätt medverka till att alla nyanlända invandrare erbjuds möjlighet till delaktighet i samhällslivet. Vi arbetar helhetsinriktat med invandrarfrågor, oberoende av invandrarorsak, vi samordnar kommunens mottagande och integration av invandrare i samverkan med arbetsförmedlingen, kommunernas verksamheter och med andra lokala och regionala aktörer. Verksamheten är gemensam för kommunerna Jakobstad, Pedersöre, Nykarleby, Larsmo och Kronoby. Sysselsättningsenheten handhar koordineringen av verksamheten för långtidsarbetslösa. Målet är att hitta lämpligt arbete, utbildning eller annan långvarig lösning på arbetslösheten. Verksamheten består av arbetsverksamhet i rehabiliterande syfte, sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen (TYP) samt snickeriverksamheten. Arbetsverksamhet i rehabiliterande syfte strävar till att förbättra klientens förutsättningar att ta emot arbete, öka klientens välbefinnande och livshantering. Den sektorsövergripande samservicens målsättningar är att främja klientens möjligheter till sysselsättning, sökande till utbildning, upprätthållande av yrkeskompetens och arbetsförmåga samt att främja rehabiliteringen och en aktiv inställning till livet. Den sektorsövergripande samservicen är gemensam för Jakobstad, Pedersöre, Nykarleby, Larsmo och Kronoby. Snickeriverksamheten är stadens egen integrerade verksamhet för arbetsverksamhet i rehabiliterande syfte. Snickeriet har totalt 30 platser. Målsättningen är att verksamheten ska för klienterna vara en språngbräda vidare till utbildning, läroavtal, lönestöd eller arbete. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Förnyandet av stadens förvaltningsstadga har medfört förändrade ansvarsområden för personalsektionen. Rollen är numera utvecklande och övervakande. Målsättning för 2018 är att etablera mätare/nyckeltal som ger oss en uppfattning om hur ansvarsområdena lyckas i sina målsättningar En oroväckande trend med ökad sjukfrånvaro måste vändas. Arbetsoförmåga pga. psykiska sjukdomar och symtom har ökat. Olika intensifierade insatser för att öka arbetshälsan och minska sjukfrånvaron vidtas. Utveckla ytterligare verksamhetsformer för sysselsättningen av långtidsarbetslösa och främjandet av sysselsättning. 11

13 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () "Interna kunder" Sakkunnigt HR-stöd Etablerade regelbundna HRreferensgruppsmöten, 1/mån Utveckla elektroniska stödverktyg för rapportering, pilot-dagvården Personaldirektören Ett projekt har startat med Kyrkostrands daghem och Västermalm daghem som piloter gällande elektronisk rapportering till löneavdelningen. Elektroniska blanketter har utarbetats och processen har beskrivits och tagits i bruk. Fungerande arbetstidsuppföljningssystem Ett nytt arbetsuppföljningssystem har anskaffats, Flexim ersätter det gamla Hedsam-systemet. "Externa kunder" Sysselsättningsfrågor Meningsfulla former av sysselsättande verksamhet för långtidsarbetslösa "Startgrupp" i samarbete med Työväenopisto, pilotgrupp 3 mån. Personaldirektören/Förman för sysselsättningsenheten Sysselsättningsläget i Jakobstad har utvecklats i positiv riktning. Arbetslösheten har minskat från 9,18 % till 7,3 % (medeltal) på ett år, den har minskat i alla åldersgrupper. I samarbete med rehabiliterande arbetsverksamheten, TYP 12

14 och Työväenopisto har 2, 3 månaders, "startgrupper" ordnats med fokus på livshantering och ökad beredskap för sysselsättning. I första gruppen deltog 11 pers., i den andra 14 pers. Bra respons har erhållits av deltagarna och det planeras en fortsättning. I samarbete med Kokkotyösäätiö och finansiering av regionförvaltningsverket har ett 1-årigt aktiverings- /sysselsättningsprojekt, Nuba, för ungdomar upp till 30 år startat. Öka antalet anställda på lönestöd inom staden, 12 pers Samarbetsprojekt med Österbottens segelfartygsförening, 10 platser för rehab. klienter 6 personer har inom staden erhållit anställning via lönestöd. 5-6 personer (av 30) har via Snickeriet involverats i samarbetsprojektet med Österbottens segelfartygsförening. Integrationsenheten Erbjuda ändamålsenlig service och handledning oberoende av invandringsorsak Utveckla integrationsportens verksamhet Integrationskoordinatorn Servicepunkt i Nykarleby har inrättats TV-infoskärm vid porten som ger info på flera språk. 13

15 Utarbetat och uppdaterat infomaterial registrerade besök vid integrationsporten. Lyckad koordinering och mottagning av 100 nya kvotflyktingar till Jakobstadsnejden 2018 Fungerande samarbete, nätverksarbete inom/mellan kommuner, utbildningsinstanser, frivilliga och tredje sektorn Integrationskoordinatorn Samarbetsnätverk för småbarnspedagogiken har inrättats i nejden. Varje kommun har fått sina ansvariga handledare. 20 kvotflyktingar har anlänt till regionen varav 14 till Jakobstad. 16 asylflyktingar med uppehållstillstånd har anlänt till Jakobstad. Antalet klienter i integrationsprocessen i regionen 323 varav 181 med boendeort Jakobstad. Oravais flyktingförläggning har i Jakobstad haft 126 klienter vid förläggningen och privat boenden. Ersatta kostnader till följd av flyktingmottagning totalt: Utveckla servicehandledning med inriktning på sysselsättning, praktik eller studier Genom samarbete med nyckelsamarbetsparter utveckla modeller för lyckade sysselsättningsstigar Integrationskoordinatorn Anställande av servicehandledare. Deltagande i "Osallisuudella yhteistyö"/valid-projektet. 14

16 Invånarnas delaktighet, trivsel och trygghet Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Inrättande av ett invandrarnätverk I en utredning som gjorts 2016, konstaterades att ett invandrarnätverk vore ett lämpligt forum för att öka invandrares delaktighet. Integrationskoordinatorn Det mångkulturella samarbetsnätverket har inlett sin verksamhet 12/

17 PERSONALEN Målinriktat och bra ledarskap Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Motiverat, kompetent och engagerat ledarskap via "Förmanspasset" Stöd i förändringsledarskap Fastställandet av förmanspassets innehåll, utbildningen inleds 2018 Behovet av utbildning har kartlagts genom frågor till anställda och förmän. Föreläsningar och gruppcoaching kommer att hållas med bl.a. följande teman: samarbete, förmannens roll och förändringsledarskap, välbefinnande i arbetet, riktlinjer och principer i staden deras tillämpning Personaldirektören Satsningar på stöd till förmanskap i enlighet med förmanspasset har fortsatt. Två förmanseftermiddagar har ordnats. På våren hölls en eftermiddag med temat förändring och att leda förändringsarbete. På hösten hölls ett Kick Off-tillfälle för förmännens arbetsvälmående och arbetshantering. Ett omfattande projekt som inleddes med att kartlägga förmännens psykosociala belastningsfaktorer. Fortsätter Introduktion för nya förmän Ny på staden Jakobstad. Uppdatering av introduktionsguide framflyttas till Tidigt ingripande vid nedsatt arbetsförmåga Tidig kontakt med företagshälsovården vid nedsatt arbetsförmåga I enlighet med handlingsplanen för att öka arbetshälsa och minska sjukfrånvaro Työplus deltar i en arbetsgrupp som aktivt uppdaterar stödmodellen. 16

18 Aktiv och välmående personal Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Personalvälmåendeenkät till hela personalen Enkät vartannat år Personaldirektören Ett omfattande planeringsoch förberedelsearbete har gjorts för genomförande av en personalenkät för stadens anställda som tidigare inte deltagit i enkäten som social- och hälsovårdsverket genomför vartannat år. Samarbetspart är KEVA och den kommer att verkställas 2/2019. Stödja frisknärvaro, förebygga sjukfrånvaro Riktade insatser för välbefinnande i arbetet, plan för välbefinnande i arbetet Personaldirektören Uppdaterad arbetsvälmåendeplan med fokus på tidiga insatser. Anställande av en arbetshälsokoordinator som bl.a. ansvarar för koordineringen av arbetsuppgifter för personer med nedsatt arbetsförmåga Arbetsvälmåendekoordinator anställdes 5/2018. Förverkligande av handlingsplan för att stödja välbefinnande i arbetet och minska sjukfrånvaron Utvecklandet av ersättande arbete Tidigarelägga tidigt ingripande (10 15 dgr) samt förnya riktlinjerna Personaldirektören och personalchefen Aktivt stöd (tidigt ingripandemodellen) uppdateras. Nya riktlinjer för ingripande införs. Arbetsvälmåendekoordinatorn deltar i ett nätverk som under KEVAS ledning utvecklar aktivt stöd- 17

19 modellen. När den är klar fortsätter arbetet med modellen för "ersättande arbete" Sjukanmälan via egen anmälan höjts till max 5 dgr Minska sjukfrånvaron till 15 kalenderdgr/anställd Sjukanmälan via egen anmälan höjs till 5 dgr Personaldirektören Sjukfrånvaron minskat fr 16,7 till 16 dgr/anställd. Utveckla samarbetet med företagshälsovården I samband med uppdateringen av aktivt stöd-modellen genomgång av samarbetsformer. Kvartalsmöten, sjukfrånvarorapportering. Nya digitala kontaktformer utreds. Stöd till förmännen i förändringsledarskap Ibruktagande av nya nyckeltal Personaldirektören/förmän Förberett ibruktagning av KEVAS nyckeltalstjänst genom att leverera data till KEVA. Nyckeltalstjänsten ger information om bl.a. kostnader för förtidsavgift, sjukskrivning, företagshälsovård, olycksfallsavgifter och åldersstruktur. Nyckeltalstjänsten används nationellt och ger oss jämförelsekommuner, resultat erhållits för Introduktion till nyanställda "Anställd på staden Jakobstad", riktlinjer och personalprinciper. "Ny på staden Jakobstad" har hållits för nyanställda. För sommarungdomarna hölls ett gemensamt infotillfälle 18

20 där staden som arbetsgivare presenterades, allmänna principer kring arbete, arbetstider och arbetssäkerhet. Årliga medarbetarsamtal Förverkligandet uppföljs i samband med personalenkäten 2019 Lyckad personalrekrytering Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () HR-referensgruppens arbete etableras, gruppen koordinerar och synkroniserar personal- och HR-ärenden utifrån en strukturerad, målinriktad och gemensam personalpolitik som beaktar jämlikhet och rättvisa En koordinering för att bättre kunna möta behovet av rörlighet av personal mellan stadens enheter HR-gruppen behandlar frågor som rekrytering, lediganslående av befattningar, tjänster, lönesättningsfrågor, interna omplaceringar, kompetens- och fortbildningsfrågor, koordinering av rehabiliterande arbetsstödsplatser, koordinering av lönestöd. HR gruppen har sammanträtt 9 ggr under 2018 och diskuterat frågor i enlighet med målsättning och plan. En HR grupp för affärsverken och bolagen har inrättats och den har sammanträtt 2 ggr En HRnätverksgrupp för grannkommunerna har inrättas och den har sammanträtt 3 ggr under

21 SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Förverkligandet av servicestrategin Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Staden Jakobstad en modern och attraktiv arbetsgivare Utveckla nyckeltal för uppföljning av personalfrågor Personaldirektören KEVAs nyckeltalstjänst och arbetsvälmåendeenkät ger oss jämförelsekommuner. Regelbunden uppföljning av sjukfrånvaro, dess orsaker och åtgärder. Uppföljning av arbetsolycksfall. Riskkartläggningsresultat, Odum enkäten i samarbete med Työplus som ger oss uppfattning om arbetshälsa. Valmeri inom arbetarskyddet som kartläggningsverktyg kring arbetsmiljö. Kartläggning av förmännens psykosociala belastningsfaktorer. Uppdaterade arbetsbeskrivningar och genomförd arbetsvärdering inom TS. Effektiv och ändamålsenlig organisation Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Smidiga och effektiva HRstödprocesser Klargörande av roll- och ansvarsfördelning har ett omfattande utredningsarbete gjorts kring löne- och ekonomifunktionernas

22 framtid. Ett beslut fattades om överföring av dessa funktioner till MicoBotnia Ab från Effektiva och ändamålsenliga processer till samarbetsparter och kunder i sysselsättningsfrågor och integrationsfrågor Koordineringen i HRreferensgruppen av processfrågor Samarbetsmöten med externa aktörer, nätverksarbete. Koordineringen har skett i enlighet med fastställd plan Samarbete mellan Työväenopisto, integrationsenheten och sysselsättningsenheten i sysselsättningsfrågor. TYPverksamheten har multiprofessionell samservicepunkt för hälsovården, TE-tjänster, Fpa. Integrationsenheten har samservicepunkt med TEtjänster. 21

23 RESURSER OCH EKONOMI Ökning av produktivitet Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Ändamålsenlig fortbildning för att stöda kompetens och kunnande Utveckla ändamålsenliga och smidiga arbetsverktyg Balanserad ekonomi Systematiska fortbildningsplaner HR-referensgruppsarbete Tillsammans med ITavdelningen utveckla elektroniska verktyg/ blanketter I enlighet med plan I enlighet med plan I enlighet med plan (dagvårdens elektroniska blanketter, ansökningsförfarande för sommarungdomar, anv. av Webropol vid förfrågningar, enkäter) Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Delfinansieringen av arbetsmarknadsstödet på samma nivå som 2017 Lönestöd internt i enlighet med plan 12/2018 Tillräckligt med rehabiliterande arbetsverksamhetsplatser Köpplatser Kokkotyösäätiö enligt avtal + Övriga 22 Stadens delfinansiering av arbetsmarknadsstödet har minskat med Totalt utgjorde summan för delfinansieringen rehabiliterande arbetsplatser för långtidsarbetslösa har varit i användning. Dessa platser har funnits inom stiftelser, föreningar, staten, församlingar och kommunen. Kokkotyösäätiö

24 och Retro som är den största aktören har i medeltal haft 70 personer aktiverade/mån. i rehabiliterande arbetsverksamhet (jfr pers./mån.). "Snickeriet" har aktiverat 30 pers./mån. (jfr pers./mån.). Minska på sjukfrånvaro I enlighet med handlingsplan för stödjande av arbetsförmåga och minskande av sjukfrånvaro I samarbete med Työplus riktade insatser till grupper med sänkt arbetsförmåga. Uppdatering av aktivt stödmodellen. Satsningar på förmännen och ledarskap, stöd i förändring. 23

25 NYCKELTAL Prestationer Budget Aktiverade sysselsatta Sjukfrånvaro 15,7 15,7 17,1 16,8 15,0 16 Årsverken 25,2 26, ,1 34,33 35,65 Motiveringar Integrationsenheten flyttas under personalfrågor från 2018, detta ger en ökning på 9,96 årsverken. Verksamheten i sig har inte utökats med personal har 1 årsverke tillkommit för en arbetsvälmåendekoordinator. Stadskamrer : Jonny Wallsten VERKSAMHETSOMRÅDE: Drätselkontoret VERKSAMHETSIDÉ Drätselkontoret handhar och bereder ärenden som hänför sig till stadens ekonomiförvaltning. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN En överföring av ekonomi- och personalförvaltningstjänster till Mico Botnia Oy Ab planerades under år 2018 och verkställdes per Efter överlåtelsen till Mico Botnia Oy Ab sköter drätselkontoret följande ekonomifunktioner: - budgetering och budgetplanering - uppföljning och prognostisering - finansiella tjänster - kostnadsredovisning och stöd - rapportering till ledningen - övriga experttjänster 24

26 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Rapporteringen och uppföljningen av målsättningar görs mera användarvänlig. Målsättningar, mätvärden och rapporteringsformat fastslagna. Stadskamreren De fyra målsättningarna 1. Tillväxt 2. Invånaren i fokus i all stadens verksamhet 3. Ekonomin i balans 4. Välmående och trygghet, som fastslagits i strategin utgör grunden vid uppställande av enheternas målsättningar för åren För uppföljningen och rapporteringen av de strategiska målsättningarna har en modell utarbetats. Mätvärden är definierade. Denna rapportering startar

27 NYCKELTAL Prestationer Budget Årsverken 19,97 20,34 19,6 18, ,52 26

28 27

29 CENTRALVALNÄMNDEN Centralvalnämnden : Anne Ekstrand VERKSAMHETSOMRÅDE: Statliga och kommunala val VERKSAMHETSIDÉ Presidentval förrättades 28 januari

30 29

31 REVISIONSNÄMNDEN Ordförande: Kaj Nyman VERKSAMHETSOMRÅDE: Revision VERKSAMHETSIDÉ Revisionsnämnden organiserar granskningen av stadens förvaltning och ekonomi. Nämnden bedömer årligen i en utvärderingsberättelse om man nått de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp. Om kommunens balansräkning visar underskott som saknar täckning ska revisionsnämnden bedöma hur balanseringen av ekonomin utfallit under räkenskapsperioden samt den gällande ekonomiplanens och åtgärdsprogrammets tillräcklighet. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Från och med 2017 utvärderar revisionsnämnden hur målen som fullmäktige satt upp förverkligats i hela kommunkoncernen. En ny uppgift för revisionsnämnden är att övervaka att skyldigheten enligt kommunallagen 84 att redogöra för bindningar iakttas. Revisionsnämnden tillkännager redogörelserna för fullmäktige. Kommunen för ett offentligt register över bindningarna i det allmänna datanätet. 30

32 31

33 SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRD (stadens andel) Staden köper all social- och hälsovård från antingen social- och hälsovårdsverket, Vasa sjukvårdsdistrikt eller till en viss del av övriga producenter. Totalt sett överskreds den ursprungliga budgeten med 5,3 milj. euro. Stadsfullmäktige beviljade under året 4,9 milj. euro i tilläggsanslag. Den korrigerade budgeten överskrids med 0,4 milj. euro. Av tjänster köpta från social- och hälsovårdsverket ökar tjänster inom äldreomsorgen mest jämfört med år Ökningen är 9,2 % eller 1,3 milj. euro. Inom socialomsorgen ökar kostnaderna med 5,2 % (0,7 milj. euro). Inom hälso- och sjukvården ökar kostnaderna med 1,5 % (0,4 milj. euro). Den totala ökningen av kostnader jämfört med 2017 är 4,4 % (2,3 milj. euro). Köptjänsterna från Vasa sjukvårdsdistrikt överskrider den ursprungliga budgeten med 1,9 milj. euro. Ökningen jämfört med 2017 är 9,4 % (1,6 milj. euro). Kostnaderna för de pensionsutgiftsbaserade pensionspremierna inom social- och hälsovården hölls ungefär på samma nivå som år Intäkter för flyktingverksamhet blev 0,35 milj. euro större än den ursprungliga budgeten. Ökningen av de totala nettokostnaderna för social- och hälsovården jämfört med år 2017 är 4,86 % (3,4 milj. euro). Målsättningarna och utvärderingarna av dessa finns under social- och hälsovårdsnämndens verksamhetsberättelse. 32

34 33

35 34

36 MELLERSTA ÖSTERBOTTENS OCH JAKOBSTADSOMRÅDETS RÄDDNINGSVERK RÄDDNINGSVERKETS VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2018 Allmän översikt År 2018 var det trettonde verksamhetsåret som regionalt räddningsverk för Mellersta Österbottens och Jakobstadsområdets räddningsverk. Räddningsverket producerade lagstadgade tjänster inom räddningsväsendet för 11 kommuner och invånare samt prehospital akutsjukvård (ambulanstjänster) för Jakobstad och Larsmo enligt samarbetsavtalet med Vasa sjukvårdsdistrikt. Dessutom producerade räddningsverket första delvårdstjänster för hela räddningsområdet. I fråga om tillsynsverksamheten uppnåddes de lagstadgade målen och de mål som uppställts i tillsynsplanen. För räddningsverksamhetens del uppfylldes de riksomfattande kraven på hur lång tid det får ta för att nå olycksplatsen vid utryckning. Brister i resultatet förekommer i huvudsak i fråga om beredning och uppdatering av lagstadgade planer, vilket berodde på brist på arbetskraft inom myndighetsarbetet (prioritering av uppgifterna). Räddningsnämnden Det överkommunala organet med många medlemmar, räddningsnämnden, som ansvarar för områdets räddningsväsende, sammanträdde fyra gånger under berättelseåret. Räddningsnämndens sammansättning efter kommunalvalet 2017 fick sin slutliga form på Karleby stadsfullmäktiges sammanträde Ekonomi Räddningsverket hölls inom den budget som Karleby stadsfullmäktige hade beslutat. Driftsutgifterna för räddningsväsendet i de elva kommunerna var sammanlagt ( år 2017). De sammanlagda betalningsandelarna för kommunerna i räddningsområdet ökade med jämfört med föregående år. De ökade kostnaderna beror på omfattande räddningsuppdrag under verksamhetsåret och på personal-, materiel-, service- och bränsleutgifter i samband med dem samt på ersättningar som betalats till grannområdets räddningsverk för uppdrag inom räddningsverksamheten på vårt område. Vid jämförelse av kostnaderna år 2018 med kostnaderna år 2017 bör det beaktas att kostnaderna år 2017 var lägre än år Räddningsverkets helhetsbudget vad gäller räddningsväsendet uppgick till Utgifterna var under det budgeterade. Alla kommuner inom räddningsområdet, med undantag av Kaustby, får för berättelseåret återbäring på de förskott som uppburits enligt räddningsverkets budget. Kaustby får en tilläggsräkning på , eftersom den största markbranden på vårt område inträffade i slutet av maj i Kaustby. 35

37 Fakturering till kommunerna 2018 och tillägg eller återbäring Betalningsandel 2018 återbäring eller tilläggsbetalning Kannus återbäring Kaustby tilläggsbetalning Halso återbäring Vetil återbäring Lestijärvi återbäring Toholampi återbäring Perho återbäring Karleby återbäring Kronoby återbäring Jakobstad och Larsmo återbäring sammanlagt Tre akutvårdsenheter vid Jakobstads brandstation tillhandahåller Vasa sjukvårdsdistrikt med räddningsverkets tjänster inom akutvård. Två akutvårdsenheter är verksamma på vårdnivå 24/7 och en på basnivå 8 timmar i dygnet året runt. Nämnda enheter hade uppdrag år 2018, en ökning på ca 500 uppdrag jämfört med år Akutvårdens budget för 2018 var Utfallet var , vilket innebär en återbäring på till Vasa sjukvårdsdistrikt. Förebyggande av olyckor Vad gäller förebyggande av olyckor nåddes målet som satts upp för tillsynsbesök utfördes, vad gäller egenkontroll av bostadshus registrerades prestationer för objekt. Säkerhetskommunikationen nådde ut till av räddningsområdets invånare, vilket överskred målet (6 000 invånare) med 65 %. Övriga inspektioner och syner kunde förrättas enligt servicenivåbeslutet. Räddningsverksamhet Utryckningsuppdragen var st. (1 727 st.). Om man ser till typen av olyckor bör det ökade antalet byggnadsbränder och första insatser observeras. Målet för den första enhetens aktionsberedskapstid utföll till 95 % (97 %) och motsvarande procent för räddningsverksamheten var 96 % (97 %). Medeltalet för den första enhetens aktionsberedskapstid var 8 minuter 55 sekunder (8:22) och medeltalet för räddningsverksamhetens aktionsberedskapstid var 12 minuter 38 sekunder (12:48). Utbildning och beredskap Utbildningen av personal i huvudsyssla genomfördes enligt vecko- och månadsplanen, utbildningen omfattade ca h (6 649 h). Räddningsverkets 18 avtalsbrandstationer hade 409 personer (392) i tjänst på sin larmavdelning. Avtalspersonalens övningstimmar uppgick till (13 906). Stödavdelningarna som hör till avtalsbrandkårsverksamheten hade en styrka på ca 90 (70) personer och på ungdomsavdelningarna verkade sammanlagt 197 ungdomar fördelade på tio stationer. Intern kontroll Räddningsverkets interna kontroll förverkligades som en del av ledningen av verkets olika funktioner. 36

38 Ansvariga tjänsteinnehavare övervakade hur målen för verksamheten uppnåddes med hjälp av databasen Pronto och brandsynsprogrammet Merlot enligt principen om kontinuerlig övervakning. I ledningsgruppen följde man åtminstone en gång i kvartalet upp hur målen för verksamheten uppnåddes. Det ekonomiska utfallet övervakades med hjälp av ekonomistyrningsprogrammet Unit 4:s utfallsrapporter, kontrollen skedde på flera nivåer. De förtroendevalda har möjlighet att övervaka ekonomin genom delårsrapporterna. När det gäller upphandlingen genomfördes kontrollen huvudsakligen så att man skilde åt den tekniska beredningen av upphandlingen, konkurrensutsättningen och beslutsfattandet till separata processer. Verkställandet av upphandlingarna uppföljdes på ledningsgruppsnivå. Det fördes förteckning över materiel som överlåtits i räddningsverkets besittning. Hanteringen av inköpsfakturor och kontrollen av att beställda varor anlänt verkställdes på flera nivåer (Unit 4). I samband med godkännandet av fakturor övervakades speciellt att kostnadsstället var det rätta, för att kommunernas betalningsandelar skulle bli riktiga. Faktureringen av försäljning skedde på räddningsverkets verksamhetsställen i Karleby och Jakobstad. Vid uträkningen av särskilda ersättningar i anslutning till löneutbetalningen användes programmet Promeron och riktigheten av registreringarna granskades av en person på tjänsteinnehavarnivå, i regel av en tjänsteinnehavare som hör till befälet eller underbefälet. Övervakningen av användningen av räddningsfordon, som är fria från bilskatt, ingick i arbetsledaruppgiften för dem som har förmansställning. Jaakko Pukkinen Räddningsdirektör 37

39 38

40 BILDNINGSTJÄNSTER Bildningsdirektör Jan Levander o o o o o o o o o o Förvaltning Förskoleundervisning, morgon- och eftermiddagsverksamhet, grundläggande utbildning, gymnasieundervisning Dagvård Jakobstadsnejdens musikinstitut Jakobstads svenska arbetarinstitut, Jakobstads finskspråkiga arbetarinstitut Ungdomsverksamhet Bibliotek Museiverksamhet Allmän kulturverksamhet Idrott 39

41 BILDNINGSNÄMNDEN Bildningsdirektör VERKSAMHETSOMRÅDE: : Jan Levander Förvaltning VERKSAMHETSIDÉ Dagvårds- och utbildningsverket erbjuder sina kunder service i ärenden gällande dagvård och utbildning. Vår verksamhet är kundcentrerad, kvalitativ och tvåspråkig. Vi vill öka barnfamiljernas trivsel och vår målsättning är att stöda en växelverkan mellan familjerna och staden i fostringsfrågor. De övriga förvaltningarna inom bildningsnämnden finns nämnda i sina egna förvaltningsområden. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Under 2018 har arbetet fortsatt enligt tidigare modell. Ledningsgruppen inom bildningsväsendet plus en del rektorer och föreståndare inom småbarnspedagogiken deltar i projektet Framtidsdalen, med målsättningen att göra en utvecklingsplan för bildningen i Jakobstad. Arbetet blir klart

42 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Invånarnas delaktighet, trivsel och trygghet Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Stadens nya förvaltningsstadga medför att stadens hemsida får en alltmer central roll. Hemsidans användningsmöjligheter förbättras för att öka invånarnas delaktighet Stadens hemsida ska bli ett mera "levande" informationsinstrument Arbetsgrupp utses av bildningsdirektören för att förbättra informationen på hemsidan Arbetet med hemsidan pågår och sidan förbättras och uppdateras nu kontinuerligt. SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Förverkligandet av servicestrategin Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Verksamhetsstadgan för bildningsväsendet uppdateras och moderniseras Verksamhetsstadgan ska vara ett arbetsredskap för administrationen. Arbetsvärdering av förmännens uppgiftger. Bildningsdirektören och förmännen uppdaterar och följer upp Stadgan har genomgåtts och uppdaterats. Utvecklingsarbetet fortsätter. Tjänstebenämningarna står näst i tur att uppdateras. 41

43 NYCKELTAL Prestationer Budget Årsverken 8 8 7, ,0 Bildningsdirektör : Jan Levander VERKSAMHETSOMRÅDE: Förskoleundervisning, skolelevernas morgon- och eftermiddagsverksamhet, grundläggande utbildning, gymnasieutbildning VERKSAMHETSIDÉ Bildningsväsendet i Jakobstad är en tvåspråkig organisation, som främjar principerna om livslångt lärande samt som genom fostran och utbildning ger de lärande individerna beredskap och förutsättningar att klara av vardagen, arbetslivet och fortsatta studier i en snabbt föränderlig värld. Genom den samverkan, tvåspråkighet, internationalisering och det samarbete som betonas i verksamheten, garanterar vi kvalitativa tjänster och främjar en god livskvalitet samt stöder individens möjligheter att växa till en trygg medlem av samhället. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Arbetet med ny läroplan för förskolan, den grundläggande utbildningen och gymnasierna har slutförts och planerna har tagits i bruk. Den nya läroplanen tas i bruk stegvis och implementeringen av den fortsätter speciellt i åk 7 9 och gymnasiet. Skolornas morgon- och eftermiddagsverksamhet Verksamheten gäller eleverna i årskurs 1 2 samt alla elever överförda till specialundervisningen. Avtalen med församlingen och Folkhälsan har förlängts med två år. Nya diskussioner förs 2020 när den nya Språkbadsskolan tas i bruk. Grundläggande utbildning Resursskolan verkar i Ruusulehto skolas fastighet och fr.o.m. hösten 2018 har skolan fyra undervisningsgrupper. En svenskspråkig och en finskspråkig lågstadiegrupp och en svenskspråkig och en finskspråkig högstadiegrupp. Skolan tar emot totalt 20 elever. Även grannkommunerna köper platser i skolan. Problemen med inomhusluft i flera av våra fastigheter har fortsatt. Undersökningar har gjorts av bl.a. av Oxhamns skola. Situationen är utmanande. Gymnasieutbildningen En gymnasienämnd har tillsatts i regionen. Jakobstad är värdkommun för gymnasienämnden Arbetetet har fortsatt och flera olika projekt har fått medel från både kulturfonden och utbildningsstyrelsen. Under läsåret har vi igen flera grupper med förberedande undervisning för invandrare. Grupper finns under läsåret på Itälä, Etelänummi, Lagmans och Oxhamns skolor. Totalt har vi ca 39 barn som deltar. 42

44 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Tillgång till skolkuratorer inom utbildningsväsendet Ligga på medelnivå i landet Bildningsdirektören Jakobstad har en ledande kurator + 3 svenskspråkiga kuratorer och 3 finskspråkiga kuratorer. Antalet kuratorer klarar för närvarande de tidsfrister som krävs i lagstiftningen. I regionförvaltningsverkets utredning krävs det att kommunerna ständigt satsar på att säkerställa att elevhälsan har tillräcklig kompetens samt att man bevarar och behåller behörig personal inom elevhälsan. 43

45 RESURSER OCH EKONOMI Ökning av produktivitet Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Gruppstorlekar inom den grundläggande utbildningen och gymnasiet Medelnivå i regionen Skoldirektörerna tar in och jämför materialet regionalt Jakobstads grupper ligger i linje med grannkommunerna. Balanserad ekonomi Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Kostnaderna per elev/studerande inom den grundläggande utbildningen och gymnasiet Kostnaderna på medelnivå i landet Officiell statistik från UBS Bildningsdirektören Bilaga 44

46 NYCKELTAL Prestationer Elever inom förskolundervisningen - svenskspråkiga - finskspråkiga Budget Elever inom den grundläggande utbildningen - svenskspråkiga - finskspråkiga Morgon- och eftermiddagsverksamhet - svenskspråkiga - finskspråkiga Gymnasieutbildning - Jakobstads gymnasium - Pietarsaaren lukio Årsverken Motiveringar Av statsandelen för förskoleundervisningen, den grundläggande utbildningen och gymnasieutbildningen används 100 %. Statsandelen grundar sig på antalet elever den I bildningsnämndens intresse ligger naturligtvis att statsandelen som kommer kommunen tillgodo används för undervisningen. 45

47 Chef för småbarnspedagogiken VERKSAMHETSOMRÅDE: :Matilda Engström Småbarnspedagogik VERKSAMHETSIDÉ Småbarnspedagogiken strävar till att bli en viktig del i arbetet med att utveckla staden Jakobstad, genom att den småbarnspedagogik som barnfamiljerna erbjuds är mångsidig och kvalitativt högtstående. Detta uppnås genom: - att bidra till att barnen i Jakobstad får en meningsfull barndom och en god start i livet genom att väva samman lek, inlärning och omvårdnad till en fungerande helhet - att i mån av möjlighet uppfylla de önskemål som föräldrarna ställer - att erbjuda personalen goda arbetsförhållanden och möjligheter till fortbildning Vi arbetar mångprofessionellt tillsammans med barnen och familjen för att nå välbefinnande. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Barnantalet inom småbarnspedagogiken har fortsatt att öka, vilket till stor del beror på det goda sysselsättningsläget. På grund av det ökade barnantalet öppnades en ny småbarnsavdelning vid Viktoria daghem På grund av förändringarna i skolnätet tvingades de två språkbadsgrupper som funnits i Länsinummi skolas utrymmen att flytta bort och de fick tillfälliga utrymmen i Vestersundsby skola och i Choraeus skolas utrymmen. Småbarnspedagogiken har under året lidit av utrymmesbrist, vilket ytterligare har förvärrats efter årsskiftet. Byggandet av Alma daghem har inletts och daghemmet med tio avdelningar beräknas stå klart för inflyttning Alma daghem ersätter ett antal daghem i centrumområdet och ger därmed inte i detta skede fler platser. 46

48 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Förverkligandet av servicestrategin Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Implementeringen av den nya planen för småbarnsfostran: implementering av verksamhetskulturen som den beskrivs i "vasu" inom småbarnspedagogiken Fortsatt implementering och anordnande av fortbildningstillfällen Tom Enbacka Fortbildningsdagar för hela personalen och diskussionsoch infotillfällen vårdplatsvis har hållits. Barnets Vasu har tagits i bruk. 47

49 NYCKELTAL Prestationer Budget vårddagar, daghem vårddagar, familjedagvården 1-6-åringar åringar i småbarnsped.verks. 65,5 % 66,4% 62,7% 58% 67% 70,8 % Barn daghem Barn familjedagvård Barn förskol.eft Årsverken ,7 48

50 Rektor VERKSAMHETSOMRÅDE: : Peter Roos Jakobstadsnejdens musikinstitut VERKSAMHETSIDÉ Musikinstitutet: Ger undervisning enligt den fördjupade lärokursen i musik inom grundläggande konstundervisning för nejdens barn och ungdomar och skapar för dessa förutsättningar för ett gott förhållande till musiken, ett livslångt musikintresse och ger färdigheter för yrkesinriktade studier i musik. Bildkonstskolan Balatako samt teater- och danslinjen: Ger undervisning enligt allmän lärokurs inom grundläggande konstundervisning i bildkonst, teater och dans för nejdens barn och ungdomar. Syftet med undervisningen är att lägga grund för elevens känslomässiga, estetiska och etiska växande samt att skapa förutsättningar för ett livslångt konstintresse och ge grunder för fortsatt utbildning. Undervisningen har även som uppgift att utveckla och slå vakt om den nationella kulturen samt att främja elevens förmåga att värdesätta andra kulturer och fungera i ett mångkulturellt samhälle. Jakobstads Sinfonietta: Upprätthåller Jakobstads konsertserie med egna konserter och produktionskonserter samt fungerar som utbildningsorkester för yrkesstuderande vid Musikhuset i Jakobstad. Gemensamt för musikinstitutets verksamhetsområden är samarbete med daghem, grundskolor, stadens övriga kulturinstitutioner och föreningar. Musikinstitutet ska också upprätthålla kontakter till nationella och internationella kulturorganisationer. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Strävan till att även undervisningen i bildkonst, teater och dans ska bli en regional verksamhet, precis som musik, fortsätter. Möjligheten till statsstöd för andra konstformer än musik utreds. Höstterminen 2018 ska nya läroplaner tas i bruk inom alla musikinstitutets olika studieinriktningar. Under läsåret pågår ett intensivt läroplansarbete, vilket görs på grunder givna av Utbildningsstyrelsen. Sinfoniettans instruktioner är föråldrade och en arbetsgrupp har tillsatts för att förnya instruktionerna. Målet är att skapa en återkommande ram för verksamheten, vilket underlättar framtida planeringsarbete. Delar av dansundervisningen planeras få rum i Campus Allegros nya utrymme Black Box. Detta kräver investeringar i speglar och stänger, men ger en inbesparing i hyror samt en enhetligare undervisning när det mesta av verksamheten sker i samma kvarter. 49

51 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Nya läroplaner redo att tas i bruk höstterminen 2018 Nya läroplaner i användning Arbetsgrupp under ledning av bitr.rektor i samarbete med rektor, lärarkåren och musikinstitutets direktion De nya läroplanerna godkändes av musikinstitutets direktion och togs i bruk från och med höstterminen 2018 Jakobstads Sinfoniettas instruktion förnyas Instruktionen i användning Arbetsgrupp bestående av musikinstitutets direktion samt Sinfoniettans ledningsgrupp De förnyade instruktionerna godkändes av musikinstitutets direktion i mars 2018 Aktiv regional musiklekskoleverksamhet med verksamhet även utanför Campus Allegro. Flertal musiklekskolegrupper i de olika samarbetskommunerna. Rektor planerar tillsammans med musiklekskolelärarna Regional musiklekskoleverksamhet inleddes i Jeppo och utvidgas till övriga kommunerna när lämpliga personalresurser hittas 50

52 RESURSER OCH EKONOMI Ökning av produktivitet Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Antalet veckotimmar för musikundervisningen runt 377. Buffert (ca 10 %) behövs för att inte underskrida statsandelstimmarna. Budgeten inom ram Rektor ansvarar tillsammans med direktionen att budgeten efterföljs Budgeten inom ram men för detta krävdes tilläggsanslag. Antalet veckotimmar dimensionerades enligt antalet statsandelstimmar Teaterlinjen kan anta fler elever utan att budgeten påverkas negativt Fler elever på teaterlinjen vilket ger större inkomster Informationsspridning samt skolbesök Antalet elever på teaterlinjen ökar men fortfarande finns viss utvecklingspotential. Ägarstyrning Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Balatako, dans- och teaterlinjen kan bli hela regionens utbildning enligt samma modell som musikverksamheten Elever från nejdens kommuner studerar redan vid nämnda linjer vilket kan användas som argument i förhandlingar med Utbildningsstyrelsen Rektor utreder möjligheterna för ansökan om statsstöd för alla konstformerna Möjligheterna för statsstöd har utretts och i detta första skede kommer inom 2019 att ansökas om statsandelar för bildkonstlinjen Balatako. 51

53 NYCKELTAL Prestationer Budget Statsandelar Statsandelstimmar Genomförda veckotimmar (statsandelsberättigade) Årsverken 21,86 21,86 21, ,07 22,91 Motiveringar Jakobstadsnejdens musikinstituts verksamhets största mål och utmaning under 2018 var att göra upp och ta i bruk nya läroplaner för alla linjer samt uppdatera Jakobstads Sinfoniettas instruktioner. Målen nåddes under året. Angående budgeten hölls musikverksamheten inom ramarna efter den budgetkorrigering som genomfördes under hösten 2018 och som gällde den del av verksamheten som får statsandelar, dvs. musik- och danslinjens undervisning. Utan korrigeringen hade inte det antal statsandelstimmar som statsstödet förutsätter kunnat genomföras. Under året gjordes omfattande investeringar i datateknik, vilka genomfördes med stöd av utbildningsstyrelsen samt via bildningens teknikinvesteringsbudget. Därtill erhölls ekonomiskt stöd för klubbverksamhet, vilket frigjorde resurser till att förnya delar av instrumentparken som används just i klubbverksamheten. Med andra beviljade bidrag har delar av den övriga instrumentparken reparerats och förnyats samt en större mängd notmaterial införskaffats. Jakobstads Sinfonietta lyckades över förväntan med bidragsansökningar samtidigt som biljettintäkterna steg vilket gjorde att Sinfoniettan underskred budgeten med närmare Dock bör konstateras att delar av Sinfoniettans verksamhet tidvis skulle behöva tilläggsresurser i form av personal eftersom arbetsbördan i samband med t.ex. kammarmusikfestivalen RUSK har varit orimligt stor. Bildkonstlinjen Balatako flyttade under 2018 in i ändamålsenligare och kostnadseffektivare utrymmen och med hjälp av externa bidrag producerades Balatakos 10-årsjubileumsbok. De externa bidragen gjorde att bildkonstlinjen trots ett aktivt år höll sig så gott som inom ramen. Arbetet med den fördjupade läroplanen, som behövs för att lämna in ansökan om statsandelar, har inletts och slutförs i juni Danslinjen, som numera till största delen verkar i Campus Allegros Black Box, led under andra halvan av 2018 av personalbrist i småbarnsgrupperna. Situationen korrigerades senare under året men orsakade ett tillfälligt sviktande elevunderlag i tidigare nämnda grupper. I övrigt fungerar verksamheten bra och grupperna är välfyllda. Teaterlinjen fungerar väl men har fortsättningsvis som mål att genom större synlighet få med ännu fler elever i sin verksamhet och på så sätt använda resurserna effektivast möjligt. Ordkonstprojektet finansieras i sin helhet med externa medel och redovisas i teater- och danslinjens kostnadsställe. Under 2018 inleddes även satsningen Hokselipokseli som är en musikalliknande multikonstföreställning som enar musikinstitutets 4 linjer samt ordkonsten till ett gemensamt projekt. Externa bidrag stod för kostnaderna vid beställandet och färdigställandet av musiken samt översättningen av barnboken Taikuri Into Kiemura, som fungerar som föreställningens grund, till svenska. Under hösten 2018 inleddes skede två av projektet vilket bl.a. innebär sökandet av medel för att producera, färdigställa och framföra multikonstföreställningen i november

54 Rektor : Anders Wingren VERKSAMHETSOMRÅDE: Jakobstads svenska arbetarinstitut VERKSAMHETSIDÉ Jakobstads Arbis ska skapa kurser, föreläsningar och event där kunden får nya kunskaper, kan förkovra sig, nå nya upplevelser och förverkliga sina drömmar. Arbis ska bidra till att utveckla kursdeltagarnas allmänbildning, kulturnivå, individuella ansvar och välbefinnande. Arbis verkar för en meningsfull och aktiv fritid för många olika målgrupper. Arbis ska finnas nära kunden och lyssna på kundens önskemål. Den del av Arbis verksamhet som omfattar konst (bildkonst, musik, dans m.m.) strävar till att utveckla deltagarnas intresse och smak samt ge upplevelser. I de olika kunskapsämnena (språk, naturvetenskap, samhällsvetenskap m.m.) strävar institutet till att höja deltagarnas kunskapsnivå. Inom motionsgymnastiken sätts tyngdpunkten på att förbättra och bibehålla deltagarnas hälsa. Institutet har omfattande kursverksamhet också i Larsmo. I Larsmo ska Arbis verksamhet kunna utökas. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Arbis verkar i nya utrymmen i Strengbergshuset våning 4. Arbis har förutom administrativa utrymmen även ett klassrum och en yogasal. På personalsidan har från och med en resurs tillkommit som sakkunnig inom förvaltning på 100 %, som idag är besatt som 70 %. En timlärartjänst på Arbis är tillsvidare obesatt. Onsdags Event, yogasalen och helgevent gör att Arbis får en större synlighet i staden och personalen jobbar mera flexibelt i uppgifter och tidpunkter. Våra Onsdags Event skall erbjuda spännande och intressanta föreläsningar som lockar publik från ett större geografiskt område. I Larsmo ska Arbis verksamhet kunna utökas. Arbis har en ny yogasal från och med I den ska yoga och lugnare motionsformer kunna verka och utvecklas samt ge oss en modern image i tiden. Våra Onsdags Event ska erbjuda spännande och intressanta föreläsningar som lockar publik från ett större geografiskt område. 53

55 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Att kunna betjäna kursdeltagare Statistik rektor, kurssekreterare kunder Nöjda kursdeltagare Mycket bra. Vitsord 4 (skala 1 5) Lärarna, kursutvärdering rektor 4,45 RESURSER OCH EKONOMI Balanserad ekonomi Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Att inom ramen för budgeten genomföra lektioner lektioner Statistik Rektor

56 NYCKELTAL Prestationer Budget Lektionsantal Deltagarantal, brutto Deltagarantal, netto Antalet planerade kurser Totala utgifter, euro Totala intäkter, euro Netto, euro Statsandel Årsverken 12,31 11,24 11,63 12, ,4 Ökade inkomster och utgifter med våra Onsdags Event, föreläsningar och helgevent. Mera synlighet, höjd status och samtidigt ger det flera kunder till övriga Arbis kurser. Deltagarantalet höjs rejält med fler kunder 2018 än året innan. Fler kunder på Onsdags Eventen och även på våra Arbis-kurser. Kunder både från Jakobstad och andra orter. Höjt lektionsantal då vi genomför nya typer av verksamhet och lyckas bra. Arbis verksamhet har vuxit rejält både i omfattning och ekonomiskt. På båda punkterna gjorde Arbis 2018 ett strålande resultat. Ekonomiskt ökade utgifterna med euro och inkomsterna steg med euro från budgeterat. Totalt gjorde Arbis en ekonomisk vinst på euro. Verksamhetsmässigt ökade vi antalet lektioner med nästan timmar och höll oss ändå inom budgetramarna plus vinst därtill, samt deltagare fler än året innan för Arbis. Rektor : Päivi Rosnell VERKSAMHETSOMRÅDE: Jakobstads finska arbetarinstitut VERKSAMHETSIDÉ Arbetarinstitutet är en läroinrättning som i första hand ordnar allmänbildande vuxenutbildning. Institutets uppgift är att stärka samhällshelheten, ett aktivt medborgarskap och förutsättningarna för livslångt lärande. För att förverkliga det här strävar institutet till att tillgodose utbildningsbehoven genom att ordna kursverksamhet bl.a. inom följande delområden: konst- och färdighetsämnen, språk, datateknik, musik, dans och motion. Dessutom svarar institutet på de utmaningar som förändringarna i samhället ställer genom att erbjuda kortare studiehelheter och föreläsningstillfällen kring olika teman. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN För läsåret har snickarkursen flyttats till Etelänummi skolan. 55

57 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Utveckling av institutets verksamhet Verksamheten och kvaliteten utvecklas systematiskt. Hela personalen deltar i utvecklingsarbetet. Utvecklingsprojektet forsätter rektor Utvecklandet av grundläggande studier för vuxna, kurser med rehabiliterande syfte och digikurser. Invånarnas delaktighet, trivsel och trygghet Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Olika grupper av deltagare bland befolkningen Att kursutbudet ska svara på de olika gruppernas behov Kontinuerlig utvärdering av kurserna (respons av studerande elektroniskt och på papper) rektor Elektroniskt kursutvärderingssystem är i bruk. 56

58 NYCKELTAL Prestationer Budget Lektioner Bruttostuderande Nettostuderande Verksamhetsutgifter Inkomster Statsandel ( 100 %) Årsverken 11,24 9,5 9,5 10,15 8,63 8,71 Motiveringar Institutet har fyra ordinarie befattningar och dessutom ca 35 timlärare. Enhetspriserna för 2018 baseras på faktiska kostnaderna för Dessutom påverkas de genomsnittliga enhetspriserna av regeringens besparingsåtgärder. På grund av förändringar i kostnadsnivåerna har man inte varje år gjort en indexjustering. Enligt ändringen i lagen om fritt bildningsarbete, som trädde i kraft år 2018, ges en allmän andel av 100 % för integrationsutbildningar ifall studerande har godkänd integrationsplan. Finansiering enligt integrationsplanen för invandrare har överförts till utbildnings- och kulturministeriet sedan Stödet för kommunala institut är 55,97 procent av statsbidragsbasen. 57

59 Ungdomssekreterare VERKSAMHETSOMRÅDE: : Tiina Höylä-Männistö Ungdomsarbete VERKSAMHETSIDÉ Ungdomsväsendet i Jakobstad är en tvåspråkig organisation inom staden, vilken upprätthåller ett fungerande ungdomsutrymme och skapar förutsättningar för ordnandet av ungdomsverksamhet. Ungdomsväsendet ordnar verksamhet utöver ungdomsutrymmet även i skolorna. I all verksamhet betonas samarbete, jämlikhet, trygghet, fostran, internationalism och drogfrihet. Syftet med verksamheten är att hjälpa ungdomarna utveckla sina sociala färdigheter och växa upp till självständiga individer. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Det regionala nätverket för vägledning av och tjänster för unga hade fyra möten under året. "ABC möter ungdomar"-samarbetet fortsatte också under år 2018 med ett möte. Vårens stora satsning var YEY-evenemanget som ordnades på skolavslutningskvällen. Evenemanget samlade ca 300 ungdomar och kvällens huvudartist var Tika Sevón-Liljegren. "Vuxna på stan"-grupper var också aktiva under denna kväll. I början av sommaren ordnades 3 bandkvällar i Skolparken. Sommarens lägerverksamhet ordnades på FantaSea. Totalt 57 barn deltog i sommarens läger (sammanlagt tre lägerveckor). Också "Summer Deal", som är riktat till ungdomar, fortsatte under år Där sommararbetade ungdomarna med stöd av ungdomsledarna och de uppsökande ungdomsarbetarna. I aktiviteten deltog 15 ungdomar. Ungdomsfullmäktige sammanträdde 11 ggr under året. Sammanlagt behandlades 76 ärenden. Ungdomsfullmäktiges medlemmar deltog också aktivt i olika nämnders möten under året. Två gemensamma träffar ordnades med grannkommunernas ungdomsfullmäktige år I november ordnades ett diskussionstillfälle med politiker. Ungdomsportalen Decibel.fi har varit aktivt i bruk. Portalen presenterades under hösten på Etelänummi skola och i början av året på Oxhamns skola. Under året kom det totalt 408 frågor från Jakobstad till "Våga fråga"-delen. Två ungdomsledare från ungdomsväsendet har delat på ungdomsledarens arbetsuppgifter i Jopo-klassen också I stället för dem har ungdomsväsendet haft en extra ledare på Tobaksmagasinet två kvällar i veckan för att hjälpa till med verksamheten. En ungdomsassistent fick halvpension i slutet av året. Mix-projektet (Keski-Pohjanmaan Ammattikoulu) pågick På Tobaksmagasinet finns en metallverkstad som hör till projektet. 58

60 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Invånarnas delaktighet, trivsel och trygghet Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Genom att öka ungdomarnas delaktighet förbättras ungdomarnas möjligheter att påverka. Under året ges ungdomarna 1/2/4 olika tillfällen att delta i beredningen av beslut som rör unga. Diskussionstillfälle Projekt för ungdomarnas delaktighet Ungdomsfullmäktige Ungdomssekreteraren Utöver diskussionstillfället fick ungdomarna vara med i planeringen av landskapets ungdomsfullmäktige. RESURSER OCH EKONOMI Balanserad ekonomi Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Ungdomsväsendets ekonomi balanseras genom anskaffning av tilläggsresurser via olika projekt/projektfinansieringar. Målsättning: att söka finansiering för 2/3/4 projekt under året. Ungdomssekreteraren och ungdomsledarna Klubbverksamheten fick bidrag från RFV, ett Mahisprojekt pågick 2018 och musikverksamheten fick en donation. 59

61 NYCKELTAL Prestationer Budget Gruppstorlek/ledd klubb/tobaksmagasin Besökarantal/mätningsvecka/Tobaksm Frågor till Decibel.fi/JBST Årsverken 9 9 8,5 9 9,5 8,8 60

62 Biblioteksdirektör : Leif Storbjörk VERKSAMHETSOMRÅDE: Biblioteksverksamhet (Biblioteks- och informationstjänster) VERKSAMHETSIDÉ Stadsbiblioteket ska som ett modernt allmänt bibliotek i informationssamhället verka så att de fysiska och de virtuella tjänsterna stöder och förstärker varandra. Den traditionella kulturoch bildningsuppgiften kombineras med en mångsidig informationsförmedlings- och rådgivningsfunktion. Till verksamhetsförutsättningarna hör en bibliotekslag (Lag om allmänna bibliotek /1492). Bibliotekstjänsterna ska vara tillgängliga för alla. Ett allmänt biblioteks bastjänster är avgiftsfria. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN MERA TILLSAMMANS. Kulturpolitiskt program för staden Jakobstad Stadsbibliotekets satsningar på det mångkulturella arbetet görs i nära samarbete med Kulturbyrån och andra samarbetsparter. Mångkulturellt biblioteksarbete görs även genom projektsamarbete inom Fredrikabiblioteken. Biblioteksmiljön erbjuder invandrarna en beröringspunkt med majoritetsbefolkningen, stöd för språkinlärningen, upprätthållande av det egna modersmålet med hjälp av litteratur på det egna språket samt stöd i anslutning till informationssamhället. Öppenheten och tillgängligheten gör barn- och ungdomsavdelningen till en ypperlig mötesplats oberoende av ålder. Samarbetet "skola och bibliotek" görs i nya former. Läsvanorna hos barn och unga förändras. Stadsbiblioteket möter upp med innovativa läsfrämjande projekt. Uppdraget stöds av läroplaner för undervisningen och plan för småbarnspedagogik. Bokpaket 2018: - lånade böcker till utbildningsenheter (skolor): svenska ex., finska ex. - lånade böcker till småbarnspedagogiska enheter (daghem): svenska 435 ex., finska 332 ex. Ett pågående samarbetsprojekt mellan Fredrikabiblioteken och Vasa stadsbibliotek strävar till att öppna upp de fysiska samlingarna för en totalekonomiskt fördelaktig gemensam användning i hela Österbotten. Resultat av ansträngningarna syns redan: - inkomna regionlån och fjärrlån ökade med 43 % under 2018 jämfört med avsända regionlån och fjärrlån ökade med 54 % under 2018 jämfört med Från och med den 1 januari 2018 är Vasa stadsbibliotek ett regionalt utvecklingsbibliotek. Vasa stadsbiblioteks nya region omfattar förutom Österbotten också Södra och Mellersta Österbotten. Biblioteksverksamheten vid Stadsbiblioteket i Jakobstad fick bevisligen mycket bättre fysiska verksamhetsförutsättningar under år 2018, och framöver, efter att en ny kylanläggning för ventilationen installerades i fastigheten. Biblioteksprogrammet från Abilita som vi haft i bruk sedan 1994 har under 2018 bytts ut till ett nytt av en annan leverantör. Det nya biblioteksprogrammet heter Mikromarc. 61

63 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Tillgänglighet till bibliotekets utrymmen och tillgång till bibliotekets samlingar såväl det fysiska materialet som e- material. Tillgång till sökverktyg och databaser. En samlingsplats för alla grupper i samhället. Delaktighet, samhällsinformation och demokrati. Användarna har möjlighet att kopiera, skanna och använda e- post. Det finns kunddatorer och forskarrum. Många biblioteksbesök, såväl fysiska som över nätet. Stor medieutlåning. Tillräcklig anskaffning. En servicenivå i enlighet med gällande kvalitetsrekommendationer med beaktande av lokala särdrag. Att i samråd med fastighetsansvariga hålla bibliotekshuset i prima skick. Kundvänliga, regelbundna och fasta öppettider. Fortlöpande anskaffning och avskrivning. Tillräckligt med personal som ger fullgod service Författarbesök, temadagar, evenemang, utställningar. Att informera om aktuella samhällsfrågor. Biblioteket får positiv respons i nyhetsförmedlingen, även landsomfattande. Biblioteksmedia, fysiska, per totalt exemplar, böcker 89 %. E-böcker och annat e- material finns tillgängligt. Besökssiffrorna och webbesöken relativt konstanta. Evenemangen och utbildningstillfällena utvecklas. Lånesiffrorna sjönk något under året, en orsak till detta var bortfallet av lån under den tid biblioteket var stängt pga. byte av biblioteksprogram. Antalet aktiva låntagare i förhållande till invånarantalet är på samma nivå som tidigare: 2018: 36,8 % 2017: 38,5 % 2016: 39 %, Jämför landets medeltal: 2017: 35,46 % 2016: 36,31 % 62

64 SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Förverkligandet av servicestrategin Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Inom begreppet biblioteks- och informationstjänster produceras volymtjänster som utlåning i storleksordningen lån/år och biblioteksbesök (fysiska + webben) i storleksordningen besök/år. Tillkommer informationsarbete, rådgivning och vägledning i informationssökningsprocesser tillika med läsfrämjande verksamhet. Stabila volymsiffror Biblioteksservice på svenska och på finska förverkligas på lika grunder. En flerspråkig och mångkulturell biblioteksmiljö. Om det görs kundenkät kring servicen, liknande den som gjordes 2014 bland invånarna i Jakobstad, får biblioteket höga poäng. Biblioteket ges resurser och personalen har de verktyg som behövs för att förverkliga målsättningarna. Hög servicenivå med viss grad av självbetjäning. Låneautomater. Utbyggd bibliotekswebb, mera e-material. Regionalt samarbete. Ansvariga: Bildningsnämnden Kultursektionen Biblioteksdirektören Bibliotekets lokala trådlösa nät möjliggör flexibla lösningar och goda användningsvillkor för det av biblioteket inköpta digitala materialet. E-material kan även användas på distans. Kopieringsapparater med inskanningsfunktion och e- postfunktion finns tillgängliga för kundbruk. Arbetet med en flerspråkig och mångkulturell biblioteksmiljö har gett resultat. Syns på bibliotekswebben och även i det dagliga arbetet. Biblioteket är även en omtyckt utställningslokal. Personalsituationen har varit bekymmersam under året. 63

65 NYCKELTAL Prestationer Budget Utlåning Låntagare under året (aktiva lånekort) Fysiska besök Besök över nätet Antal deltagare vid ordnade evenemang och användarutbildningar Andel (procent) 13,1 9,5 5,8 biblioteksböcker tillgängliga som e-bok eller strömmande ljudbok Andel (procent) av 95,2 94,6 95,3 bibliotekets bestånd av dagstidningar och tidskrifter som är tillgängliga i elektroniskt format Årsverken 17 16,5 15,5 15,1 16,2 15 Motiveringar Biblioteksverksamheten är lagstadgad kommunal basservice och erhåller statsbidrag. Statsandelsfinansiering för biblioteken är en del av statsandelen för kommunal basservice. De övergripande ekonomiska effekterna av biblioteksverksamhet har undersökts, i Finland senast år 2017 genom rapporten Bibliotekens ekonomiska effekter. (Finns som e-publikation på Utgångspunkten för kommunernas verksamhet är att den är lokal. Den huvudsakliga uppgiften för framtidens kommun är att sörja för invånarnas, företagens och gemenskapernas levnadsmöjligheter. För en blygsam del av kommunens driftskostnader tillhandahåller stadens biblioteksväsende en grundservice som uppfyller lagens krav. Även andra förvaltningsenheter i staden drar nytta av att kunna använda bibliotekets service. Stadsbiblioteket var stängt under tiden , vilket har påverkat nyckeltalen för år Att bibliotekets ordinarie personal minskat genom pensioneringar och andra åtgärder har även påverkat serviceproduktionen. Nyckeltalet för andelen biblioteksböcker tillgängliga som e-bok eller strömmande ljudbok har sjunkit något. Det är egentligen en bra sak. Det betyder att det som nu erbjuds är ett e- material som är anskaffat genom ett aktivt urval gjort av biblioteken. Nu börjar detta nyckeltal bli användbart på riktigt och avspeglar samlingarnas innehåll mera korrekt. Biblioteken arbetar gärna i nätverk. Stadsbiblioteket i Jakobstad strävar till att vara en pålitlig samarbetspartner även regionalt, på landskapsnivå och nationellt, samt internationellt vid behov. 64

66 Museichef VERKSAMHETSOMRÅDE: : Carola Sundqvist Museiverksamhet VERKSAMHETSIDÉ "För att förstå vår samtid och veta i vilken riktning framtiden ligger behöver vi känna vår historia" Jakobstads museum har ett centralt ansvar för stadens museitjänster. Enligt museilagen är museiverksamhetens syfte att upprätthålla och stärka befolkningens förståelse för sin kultur, sin historia och sin miljö. Vi står till tjänst med information om staden och dess historia och denna information finns bevarad i museets föremåls-, textil- och konstsamlingar samt i dokument-, kart- och bildarkiven och museibiblioteket. Museet äger också en unik tobakssamling, som vi ska utveckla till ett specialmuseum. Tobaksmuseet är det enda i sitt slag i landet. Museet ger information och utlåtanden till kommunala och statliga myndigheter. Till våra uppgifter hör att forska i Jakobstads historia och föreläsa om lokalhistorien, sjöfartshistorien, våra traditioner, vardagslivet, händelser och människorna. För att göra detta lättillgängligt för invånarna kommer mer och mer information att digitaliseras. Fortsättningsvis publiceras ändå forskning i vår publikationsserie. En viktig del av vår verksamhet är att genom kulturhistoriska och konstutställningar presentera historia och kultur i staden. Museet ska aktivt samarbeta med olika instanser i kommunen och nejden, t.ex. utbildningsväsendet och integrationsutbildningen. Vår målsättning är att genom samverkan öka kunskap och intresse hos invånarna för de faktorer som skapat och utvecklar vår stad. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Vi fortsätter med digitaliseringsarbetet vid museet. Framförallt gäller detta museets omfattande bildarkiv på cirka ½ miljon negativ, där digitaliseringen går framåt med små steg. Personalen minskar år 2018 med en person och det kommer att påverka vår verksamhet. Vi kommer naturligtvis att göra mindre omorganiseringar inom organisationen, men det museipedagogiska arbetet kommer att påverkas i negativ bemärkelse. Arkivet växer och kräver mer utrymme och nya hyllor. Förvaringen lyder under arkivlagen som anger förvaringstiden för dokument. Vårt unika Tobaksmuseum kräver satsningar under 2018 för att vi ska kunna färdigställa en utställning. Museibranschen står inför förändringar bland annat i och med att statsandelssystemet kommer att förnyas. 65

67 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Tillgänglighet till museets samlingar av föremål, konst, fotografier, boksamlingar, arkiv och information Besöksantal vid museienheterna Besök vid kansliet Egna utställningar: 3 Samproducerade: 15 Berättarcaféer Föreläsningar Utredningar Regelbundna öppethållningstider. Eventuellt förlängd öppethållning i juli. Information via museets infobrev, hemsida, Facebook, annonsering och brev till skolor Vi har haft regelbundna öppethållningstider, men ingen förlängd öppethållning i juli. Information har gått ut via infobrev, hemsida, Facebook, annonsering och brev till skolor. Besöksantalet var i museerna och vi har hållit föreläsningar utanför museet för cirka 800 personer. Besök vid kansliet cirka Invånarnas delaktighet, trivsel och trygghet Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Medverka i och arrangera egna evenemang Museipedagogisk verksamhet 8 st. cirka deltagare Deltagare Personalen deltar i arrangemangen kring Jul på Södermalm, arrangerar evenemang under Jakobs dagar, berättarcaféer, utställningar, föreläsningar och tidsresor Hela personalen Museet har varit med och arrangerat Kulturkvarteret Södermalm, Jul på Södermalm och Spotlight. Egna evenemang är Barnevenemanget i sept.-okt, tidsresor i mars, öppna guidningar i Malmska gården och Tobaksmagasinet 66

68 RESURSER OCH EKONOMI Balanserad ekonomi Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Museet strävar till att behålla antalet årsverken. 9 årsverken Följa med förändringar i statsandelssystemet och vara proaktiv Statsandelssystemet ändras 2020 och museet uppdaterar sin verksamhet och planerna efter de nya kraven. 67

69 NYCKELTAL Prestationer Besökare: museets utställningar och föreläsningar Besökare vid kansli och arkiv/forskningsuppdrag Budget Guidade grupper Antal utställningar, samproduktion Antal egna utställningar Evenemang Årsverken Årsverken 10,5 10,09 10, Motiveringar Vi strävar till att i framtiden ha färre utställningar/år för att kunna koncentrera oss mer på varje enskild genom bl.a. guidningar och föreläsningar i själva utställningen. Därmed kan vi erbjuda besökarna mer information och fler upplevelser. År 2018 satsar vi på sjöfartstema och runt det byggs också årets barnevenemang. 68

70 Kultursekreterare: Marja-Leena Pitkäaho VERKSAMHETSOMRÅDE: Allmän kulturverksamhet VERKSAMHETSIDÉ Jakobstad formas till en mångsidig kulturstad med sina egna kulturella traditioner och sin tvåspråkighet. Den allmänna kulturverksamheten ger invånarna möjlighet till en mångsidig kulturservice och stöder lokala projekt som berör sina invånare. Alla har samma rätt att skapa konst och delta i kulturverksamhet. Den allmänna kulturverksamheten i Jakobstad främjar, stöder och organiserar kulturverksamhet enligt lagen om kommunernas kulturverksamhet. Kulturverksamheten ordnar möjligheter för invånarna att få grundundervisning i konst, samt sådan verksamhet inom olika konstområden som stöder amatörer. Kulturbyrån ger service i kulturfrågor samt finns till för och främjar ett rikt förenings- och kulturliv i staden. Den allmänna kulturverksamheten i Jakobstad vill vara en mångsidig, lättillgänglig och utåtriktad verksamhets- och serviceform. Ett rikt och mångsidigt kulturutbud bidrar till kommuninvånarnas välmående och gör staden attraktiv. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Verksamhetsåret 2018 inleddes med Runebergsveckan under temat En fråga om Identitet 4 11 februari. Kulturbyråns Leader-projekt Kulturell mångfald avslutades per Verksamhetsåret 2018 har präglats av omfattande evenemangsverksamhet. Ett plock ur programmet: Festdagarna i kronologisk ordning Kalevaladagen, Veteranfesten, Svenska dagen och Självständighetsfesten. Program under Spotlight och Jeppis Jazz Festival. Spektakeldagen tillsammans med bildkonstskolan Balatako. Årets evenemang inkluderar även musikföreställningar vid skolor och vårdhem, samt arrangerandet av några teater- och konsertresor. Från 1.9 jobbar biblioteks- och kulturhusets gemensamma byråassistent 60 % för kulturbyrån och 40 % för stadsbiblioteket. 69

71 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Kvalitativ, mångsidig och mångkulturell verksamhet. Lättillgänglighet. Låg tröskel att delta besökare/år. Målmedveten planering av verksamheten i dialog med kunderna. Kostnadseffektiv marknadsföring. Kultursekreteraren och övrig personal SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Förverkligandet av servicestrategin Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Nätverksbyggande och samarbete. Regionalt samarbete. Nivån på det nuvarande samarbetet behålls. Delvis gemensam regional evenemangsproduktion. Regelbundna möten. Samarbete med evenemang. Kultursekreteraren. Kultursektionen. Regelbundenhet i regionalt samarbete. Samarbete med Veteranfesten och teateroch konsertresor. 70

72 NYCKELTAL Prestationer Budget Besökarantal, hela verksamhetsåret Runebergsveckan, besökarantal Externt finansierade projekt Årsverken 1,2 1,2 1,2 1,4 1,4 1,6 Motiveringar Kommunerna beviljas statsandel för allmän kulturverksamhet. Den allmänna kulturverksamhetens statsandelsfinansiering är en del av statsandelen för kommunal basservice. 71

73 Idrottsdirektör VERKSAMHETSOMRÅDE: : Tove Jansson Motions- och idrottsverksamhet VERKSAMHETSIDÉ Målsättningen är att garantera möjligheterna för kommuninvånarna att dagligen röra på sig och motionera i en trygg, tvåspråkig omgivning nära vardagen. 1. HÄLSOFRÄMJANDE MOTION Utvecklande av samarbete med olika motionsarrangörer, för att nå ett mångsidigt utbud av hälsomotion. En handlingsplan för hälsomotion har uppgjorts. 2. MOTIONSIDROTT Upprätthållande och utvecklande av idrottsanläggningarna och friluftsområdena på en sådan nivå att den på ett ändamålsenligt sätt motsvarar föreningarnas och kommuninvånarnas behov. Vid fördelningen av resurser i form av understöd och bidrag fästs uppmärksamhet vid verksamhetens omfattning, ungdomsverksamhet och idrottens samhälleliga betydelse. 3. SPECIALGRUPPERNAS IDROTT För äldre personer och för olika specialgrupper borde kommunen garantera möjlighet att dagligen året om använda trafikleder och motionsplatser, som är lättillgängliga och som lockar till motion. Speciellt när det gäller äldre personer med nedsatt syn, hörsel och begränsad rörelseförmåga är den dagliga motionen i närmiljön viktig. I närmiljön bör finnas lättrafikleder och byggnader där man kan röra sig tryggt och obehindrat. 4. SKOLIDROTT Skolidrottens behov bör beaktas så att eleverna har möjlighet att mångsidigt motionera, träna och idka friluftsliv. 5. TÄVLINGS- OCH TOPPIDROTT Idrottsanläggningarna upprätthålls så att tävlings- och toppidrott möjliggörs. Särskild uppmärksamhet fästs vid föreningarna som på ett förtjänstfullt sätt presterar toppresultat på nationell och internationell nivå. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN 1. Förändringar i enlighet med stadens strategi. 2. Rettig Sport Center, del 2, en spelplan som blir klar år Spelplan 2 bör utrustas med idrottsredskap så att den kan användas för olika bollsporter. 3. I enlighet med bildningsnämndens beslut kommer isbanorna eller motsvarande uteidrottsanläggningar inte att underhållas vid de skolor som dras in hösten Simhallen är förnyad år För en ny sanering av simhallen bör år 2019 en summa för planeringen tas med i budgeten, euro. 5. Idrottslagen (390/2015): Kommunen ska höra sina invånare i centrala beslut som gäller idrotten inom ramen för sin uppgift enligt 27 i kommunanlagen (365/1995) att skapa förutsättningar för kommuninvånarna att delta i och påverka kommunens verksamhet. Kommunerna ska utvärdera kommuninvånarnas idrottsaktivitet inom ramen för sin uppgift att främja invånarnas hälsa och välbefinnande enligt 12 i hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010). 72

74 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Stadens nuvarande idrottsanläggningar hålls i skick genom fortsatt underhåll och tillräcklig mängd servicepersonal. Tillräckligt med servicepersonal i Idrottsgården, Rettig Sport Center och på uteanläggningarna Idrottsbyrån bör ha tillräckligt med resurser för att kunna köpa in personal till anläggningarna Alerte har haft tillräckligt med personalresurser. Stadens egen personal är otillräcklig i simhallen och idrottsbyrån. En simövervakare-lärare och en instruktör borde anställas på heltid. SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Förverkligandet av servicestrategin Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Staden svarar för utövarnas behov och ser till att befintliga idrottsanläggningar finns i tillräcklig utsträckning till invånarnas förfogande Planering av sanering av simhallen. Stadsfullmäktige. Bildningsnämndens idrottssektion och bildningsnämnden Planeringen av simhallens renovering har inte påbörjats. 73

75 NYCKELTAL Prestationer Budget Simhallen / Kunder Innebandysalen / kunder i Idrottsgården Rettig Sport Center Dans- och Övresalen Tellus / Kunder Aktiva Fotbollstimmar naturgräsplaner Fotbollstimmar konstgräs Friidrottstimmar på Centralplan Årsverken 10,74 10,55 10,55 11,43 10,55 8,85 Motiveringar Servicenivån enligt verksamhetsidén. Statsbidrag åt staden Jakobstad för idrottsverksamhet utbetalas på följande grunder: Invånarantalet x 12 euro därav 30 % enligt 21 OCH i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet (1705/2009). Staden Jakobstad (Stst 162) har år 2017 blivit antagen till projektet "Kraft i åren", som ordnas av Äldreinstitutet. Under år 2018 kommer en styrgrupp att sammanträda och planera för fortsatt verksamhet i Jakobstad. Syftet med det riksomfattande programmet Kraft i åren hälsomotion för äldre är att med hjälp av hälsomotion främja livskvaliteten och möjligheterna att klara sig på egen hand för äldre personer (75+) som bor hemma och har nedsatt funktionsförmåga. Med nedsatt funktionsförmåga avses till exempel förebådande svårigheter att röra sig, begynnande minnessjukdomar eller lindrig depression, vilka kan leda till att personen rör sig mera begränsat och behöver mera hjälp. Hälsomotion har visat sig vara ett effektivt och förmånligt sätt att främja äldre personers välfärd och välbefinnande på bred front. Ökade kostnader för BI-idrottssektionen 2018, ,27 euro (moms 0%): Fjärrvärme för centralplanens fotbollsplan grundavgift (Herrfors) 5 383,20 euro. Elavgifter för belysning av uteidrottsplaner grund- och användningsavgifter (Herrfors) 6 772,93 euro. Vattenavgifter för uteidrottsplaner grund- och användningsavgifter (Jakobstads vatten) 4 242,14 euro Kontroll av badsträndernas badvatten (SeiLab) euro. 74

76 75

77 76

78 TEKNISKA TJÄNSTER o o o o Miljövård Byggnadstillsyn Centralen för tekniska tjänster Centralen för interna stödtjänster 77

79 MILJÖ- OCH BYGGNADSNÄMNDEN o o Miljövård Byggnadstillsyn 78

80 Miljövårdschef VERKSAMHETSOMRÅDE: :Sofia Zittra-Bärsund Miljövård VERKSAMHETSIDÉ Verksamhetsidén är att verkställa de uppgifter, som ålagts den kommunala miljövårdsmyndigheten i lagen om kommunernas miljövårdsförvaltning och andra lagar samt därigenom bidra till att trygga en hälsosam, trivsam och stimulerande samt naturekonomiskt hållbar livsmiljö för stadens invånare. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Miljölagstiftningen utvecklas fortfarande i snabb takt. År 2014 trädde en ny miljöskyddslag (527/2014) och miljöskyddsförordning (713/2014) i kraft. Under revideringsfas 2 av miljöskyddslagen var målet att bedöma behovet av att ändra miljöskyddslagen för att göra tillståndsbehandlingen smidigare. I samband med revideringsfas 3 utreder man förutsättningarna för att skapa ett nytt, enklare anmälningsförfarande som kan ersätta miljötillståndsförfarandet. Regeringspropositionen om ett nytt anmälningsförfarande färdigställdes år 2018 och lagändringen trädde i kraft Lagförändringarna innebär bl.a. att större tyngd läggs på tillsynen av miljötillståndspliktig verksamhet, men ger också möjlighet att uppbära avgifter för tillsynen. Förändringarna i regelverken och nya tillämpningar kräver en betydande arbetsinsats enbart i att bibehålla nödvändig kunskapsnivå och beredskap att handlägga ärenden och ta nödvändiga initiativ. Arbetsvolymen kommer också i viss mån att öka, men åtminstone i detta skede verkar det mest realistiskt att utgå från att uppgifter genom omprioriteringar kan handhas inom den nuvarande personalresursen. Mätning av luftens kvalitet fortsatte i samarbete med industrin och grannkommunerna. Under utförs en ny bioindikatorundersökning om verkningarna av luftutsläppen. Undersökningen utförs i samarbete med industrin, grannkommunerna och Karleby stad. Bioindikatorundersökningarna utförs med 5 års mellanrum. Övervakningsprogrammet för mätning av luftkvaliteten och avtalet förnyades år 2016 och luftkvalitetsövervakningen åren utförs i enlighet med det nya avtalet. Merparten av miljövårdsbyråns arbetsinsats bestod under 2018 av handläggning av lagstadgade tillståndsärenden, tillsynsuppgifter och övervakning av miljöns tillstånd. Tillsynen av tillståndspliktig och registreringspliktig verksamhet utfördes i enlighet med tillsynsplanen och -programmet. 79

81 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Smidig och korrekt handläggning av tillstånds- och andra beslutsärenden/ förfrågan till sökande och parter Åsikt att handläggningen varit korrekt 100 % Upprätthållande av gedigen sakkunskap och förmåga att ge relevant information och betjäning Ansvarig: miljövårdschefen En förfrågan om miljövårdsbyråns servicenivå har skickats ut till sökande och samarbetsparter. Svaren väntas komma in under februari månad. Invånarnas delaktighet, trivsel och trygghet Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Relevant information om stadens miljö finns lätt tillgänglig och information sprids aktivt Miljövårdsbyråns hemsidor utvecklas och infotillfällen ordnas vid behov Miljödata insamlas och lagras organiserat. Ansvariga: miljövårdschefen, miljöinspektören och miljöplaneraren Den kontinuerliga mätningen av luftens kvalitet har fortsatt och mätresultat finns tillgängliga på internet. Invånare har informerats via pressen om överskridning av gränsvärde. 80

82 SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Smidig beslutsprocess Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Genomsnittlig behandlingstid för tillståndsärenden/tid från inlämnad korrekt ansökan tills beslutet ges 4 månader Ansvarig: miljövårdschefen 3 månader RESURSER OCH EKONOMI Balanserad ekonomi Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Verksamheten finansieras i högre grad av intäkter/intäkternas andel av kostnaderna 25 % Strikt budgetdisciplin Miljövårdschefen Under 2018 var kostnaderna 97,25 % av budgeterat. Intäkternas andel av kostnaderna var 25 %. 81

83 NYCKELTAL Prestationer Antal behandlade tillståndsansökningar och anmälningar Tillsyns- och övervakningsärenden Budget Utlåtanden Behandlingstid för 5,5 32* miljötillstånd, mån. Årsverken 2 2,1 2,5 2,5 2,5 2,5 Motiveringar * Den långa behandlingstiden för miljötillståndet berodde på ärendets natur, som krävde nya data angående det använda råmaterialet (aska). Ledande byggnadsinspektör VERKSAMHETSOMRÅDE: : Micael Nylund Byggnadstillsynsbyrån VERKSAMHETSIDÉ Verksamhetsidén är att betjäna och vägleda byggare vid planering och byggande via lovbehandling och övervakning samt därigenom säkerställa en säker, hälsosam och trivsam miljö för boende och arbetande i staden. Utföra de uppgifter som bostadslagstiftningen ålagt kommunerna: Kommunen ska övervaka de av bostadsfonden beviljade reparationsunderstöden för reparationer av åldringars bostäder. Kommunen ska även fungera som sakkunnig i de olika bidragsfrågorna samt följa med bostadsförhållandenas utveckling i staden. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Flera revideringar och kompletteringar av Finlands författningssamling vad gäller markanvändning- och bygglagen har tillämpats från och med 1 januari. I och med att förändringarna i Finlands författningssamlingar varit omfattande har det krävts en betydande arbetsinsats av personalen för att bibehålla nödvändig kunskapsnivå och beredskap att handlägga ärenden. Under året beviljades bygglov för stora byggnadsprojekt såsom språkbadsskolan och stordagiset Alma. Under senare halvan av 2018 togs Lupapiste i bruk. Lupapiste är ett elektroniskt lovbehandlingsprogram. Ibruktagning av Lupapiste har inneburit helt nya arbetsrutiner för hela byråns personal. Ibruktagningsavgiften för användningen av Lupapiste har inte varit med i 2018:s budget som en kostnad och har därmed belastat vår budget på utgiftssidan. 82

84 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Andel nöjda kunder / Kundenkät till var tionde ibruktagna och färdigställda projekt 100 % Bra kundbetjäning Ledande byggnadsinspektören Medarbetare 71,4 % Kunder 66,7 % SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Smidig beslutsprocess Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Ansvarig Behandlingstider av tillstånd i 1 mån Snabb behandling medeltal Ledande byggnadsinspektören Utvärdering () ca 1 mån RESURSER OCH EKONOMI Balanserad ekonomi Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Ansvarig Kundernas andel av 50 % Revidering av avgifter kostnaderna under en period av Ledande 5 år byggnadsinspektören Utvärdering () 38,75 % 83

85 NYCKELTAL Prestationer BEVILJADE bygglov (nämnd + byggn.inspektör) byggn.insp.tillst undantag Budget undantag övr. beslut. anm. ärenden färdigställda bostäder syneförrättningar Årsverken 6 6 4,5 5,5 5,5 5,5 84

86 85

87 TEKNISKA NÄMNDEN Centralen för tekniska tjänster Centralen för interna stödtjänster 86

88 Tf. teknisk direktör : Rune Hagström VERKSAMHETSOMRÅDE: Centralen för tekniska tjänster VERKSAMHETSIDÉ Centralen för tekniska tjänster - bereder stadens mark- och planläggningspolitiska åtgärder för att säkra förutsättningarna för utvecklandet av samhällets olika funktioner - förvaltar, uppför, planerar, bygger och underhåller stadsbornas gemensamma egendom så som gator, leder för lätt trafik, parker, båthamnar och idrottsplatser, samt sköter om stadens skogsbestånd - sköter stadsmiljön lyhört så att den utvecklas till en harmonisk helhet - utvecklar de offentliga uterummen och samhällstekniken i staden så att de stimulerar ett vitalt stadsliv - sköter om disponentverksamheten för stadens verksamhetsutrymmen och byggnader samt ordnar underhållet av dessa - ordnar städningen av stadens verksamhetsutrymmen och byggnader - sköter om byggherreverksamheten samt förverkligar de underhållande investeringarna för stadens fastighetsbestånd FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Under år 2018 är fokus fortfarande på effektivering av produktiviteten och fortlöpande förbättring av verksamheten inom centralen för tekniska tjänsters serviceområden: planläggning, mätningsverksamhet, kommunalteknik och utrymmesförvaltning. Målsättningarna och mätarna som gäller centralen för tekniska tjänster är lika med målsättningarna och mätarna för de fyra serviceområdena. Centralen för tekniska tjänster tar aktivt del i det strategiarbete som pågår inom stadens organistaion. Tekniska direktörstjänsten sköts av vikarie tills rekrytering av ny teknisk direktör verkställs. Utvecklandet av samarbetet med Alerte Ab fortsätter. NYCKELTAL Prestationer Budget Årsverken 339,06 314,56 298,36 38, ,89 87

89 Tf. Stadsplanearkitekt : Sören Öhberg VERKSAMHETSOMRÅDE: Stadsplanering VERKSAMHETSIDÉ Planläggningsavdelningen bereder stadens planläggningspolitiska åtgärder för att säkra förutsättningarna för utvecklandet av samhällets olika funktioner så, att stadsstrukturen hålls kompakt, sköter genom planering, rådgivning och skolning, kontroll och myndighetsutlåtande om kvaliteten av stadsbyggandet och stadsbilden så att de främjar den enskilda individens välbefinnande och resulterar i ett kommunikativt och estetiskt högklassigt samhälle. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Förändringen i befolkningens åldersstruktur förutsätter att planeringen i högre grad beaktar kvaliteten på miljön ur "seniorperspektiv", t.ex. vid planeringen av stadens centrala delar. På samma gång bör planläggningen bereda plats för potentiella inflyttare, som kommer att ersätta de stora åldersklasserna i arbetslivet. I och med att den tunga industrin flyttar från stadens centrala områden uppstår en möjlighet till en ny och livskraftig stadsdel på området vid Sikören. Äldre byggnader, så som Pursisalmi skola och Masken-höghuset, belägna på områden mellan Jakobs källa och Ristikari skola har beviljats rivningstillstånd. Rivning av byggnaderna leder till stora öppna och fria ytor på området som inom snar framtid skall detaljplaneras. Stadens generalplan saknar rättsverkan och dess giltighetstid upphör snart. I samband med förnyandet av generalplanen kommer man att lösa markanvändningsfrågor för hela stadens område. I stadsregionen ökar behovet av koordinerad, regional markanvändningspolitik, vilket ställer mera krav på planeringssamarbete över kommungränserna speciellt tillsammans med Larsmo och Pedersöre. 88

90 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Den planmässiga beredskapen motsvarar samhällets byggnadsbehov, med tillräckliga reserver för bostadsbyggandets och näringslivets tomtbehov. Planläggningsverksamheten omfattar även planer för en väsentlig kvalitativ förbättring av stadsmiljön. Tf. Stadsplanearkitekten Nya områden för småhus, våningshus, industri och områden för offentliga byggnader har under årets lopp förverkligats. Vad gäller förbättring av stadsmiljön deltar planläggningsavdelningen på en rad olika plattformar. Främst i samarbete med kommunaltekniska avdelningen utvecklas centrumområdet, där också stadens citygrupp är en nära samarbetspartner. Trafikoch miljöplanen (1989) får en fortsättning i form av en uppdatering. Flertalet pågående detaljplaneändringar berör stadens centrumområden med fokus på förtätning av byggmassa och gröna strukturer. Nya mindre försäljningspunkter på offentliga platser i centrum har möjliggjorts. 89

91 Invånarnas delaktighet, trivsel och trygghet Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Invånarnas medvetande om planläggningens roll i samhällsutvecklandet och den enskilda kommuninvånarens roll och rättigheter i processerna utvecklas. Informationsaktiviteter utvecklas. Tf. Stadsplanearkitekten Nya metoder att nå fram med information till stadens invånare har tagits fram där bl.a. stadens sociala medier använts i större utsträckning. Stadens nya kommunikatör har anlitats regelbundet där våra arbeten synliggjorts speciellt i de lokala tidningarna. Förbättrad regional konkurrenskraft Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () En gemensam syn på målsättningarna för markanvändningen i regionen. Arbetet genomförs i markanvändningsgruppen och i landskapsplaneringen. Tf. Stadsplanearkitekten Representanter för närregionens kommuner inom planläggningen har samlats till regelbundna diskussions- och presentationstillfällen under årets lopp. Vid två tillfällen under året har representant från planläggningsavdelningen deltagit i landskapsplansrelaterade diskussionsmöten. 90

92 NYCKELTAL Prestationer Budget Årsverken 4 4 3,93 4,5 4,25 4,32 Motiveringar Personalresurserna på planläggningsavdelningen har redan i flera års tid varit underdimensionerade och arbetsmängden har ständigt ökat. början av 2019 gick stadsplanearkitekten i pension, varvid den äldre av planläggningsavdelningens två byråarkitekter tog över som tf. stadsplanearkitekt på obestämd tid. Planläggningsavdelningen har tilldelats en tredje byråarkitekttjänst som för närvarande är lediganslagen. Ifall lämplig person hittas kommer planläggningsavdelningen att bestå av tre arkitekter och en planeringsassistent. Inom en snar framtid borde en kompletterande planeringsassistent tillsättas, då arbetsuppgifterna för den nuvarande planeringsassistenten har sådan karaktär att ingen annan på avdelningen klarar av uppgifterna. På så vis kunde också den nuvarande planeringsassistentens arbetsuppgifter styras till mera planeringsrelaterade åtaganden. Med detta arrangemang skulle planläggningsavdelningens behandling av uppsatta mål säkras till dagens nivå. CTT Stadsgeodet : Anders Blomqvist VERKSAMHETSOMRÅDE: Mätning och markanvändning VERKSAMHETSIDÉ - bereder stadens markpolitiska åtgärder för att säkra förutsättningarna för utvecklandet av samhällets olika funktioner - utvecklar och underhåller stadens lägesdatasystem - för stadens fastighetsregister - sköter och utvecklar fastighetsbildningen inom detaljplaneområden - ansvarar för fastigheternas adressystem - förvaltar stadens markegendom, sköter markanskaffningar och marköverlåtelser samt stadens ekonomiskogsområden enligt en skogsbruksplan - ansvarar för stadens kartprodukter och mätningsverksamhet FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN I samband med stadens strategiprojekt har avdelningen uppgjort nya processcheman och uppgiftsbeskrivningar. Utveckling och upprätthållande av lägesdatasystemet fortsätter. Vissa omstruktureringar av tjänster görs i samband med nyrekrytering av personal. Avdelningen håller på att överföra material från pappersarkivet till digital form. Verktyget Tweb har tagits i bruk för hanteringen av tjänsteinnehavarbeslut och mötesberedningar. 91

93 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Aktiv näringspolitik Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Tillgång till behövligt antal tomter för boende och företagsverksamhet. Råmark köpes ha under fem år. Målsättning i medeltal: 5 ha /år Förhandlingar med markägare inom aktuella områden. Ca 7,5 ha råmark har inköpts under året, varmed målsättningen har uppfyllts. Stadsstyrelsen fäster uppmärksamhet vid en fortsatt aktiv tomtpolitik för bostadsbyggnade och näringsverksamhet samt att man säkrar möjligheterna för att även etablerade företag kan utvecklas. Utbudet på byggbara småhustomter är minst 40 st. Gemensam strategi med planläggning. Prioritering av lämpliga gatubyggnadsprojekt. Kommunaltekniska avtal med privata tomtägare. Utbudet på lediga småhustomter uppgår till ca 50 st., varmed målsättningen har uppfyllts. 92

94 RESURSER OCH EKONOMI Balanserad ekonomi Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Markpolitikens balans positiv på lång sikt. Inkomsterna från markförsäljning och kapitaliserade (5 %) arrendeinkomster för granskningsårets nya kontrakt överskrider sammanlagt markköpsutgifterna och övriga investeringar gällande markområden. Bevarande av en stabil markprisnivå. Försäljning av värdefulla markobjekt genom anbud Markköpsutgifterna under året är väsentligt större än inkomsterna. Få tomtöverlåtelser har skett under året. Målsättningen är uppfylld i ett långt tidsperspektiv, men inte för året

95 NYCKELTAL Prestationer Budget Såld mark 1000 euro Köpt mark 1000 euro Virkesink euro Registr. tomter st Registr. allm.omr. st Årsverken 14,4 13,07 13,86 14, ,21 Motiveringar Under året har gjorts en värdefull tomtöverlålse till Fast. Ab Ebba i form av en apport, men den märks inte i resultatet. Annars skulle balansen i markhandeln ha varit positiv. Efterfrågan på skogsprodukter har varit god under det gångna året, och därför ligger avverkningsmängderna och -inkomsterna på en hög nivå. Läget på bostadsmarknaden är fortfarande lugnt, varför få tomter har sålts och arrenderats. Utbudet av lediga tomter har ökat, eftersom nya gator har byggts. Bildning av nya fastigheter utförs främst på nya detaljplanområden. 94

96 Stadsingenjör : Harri Kotimäki VERKSAMHETSOMRÅDE: Kommunalteknik VERKSAMHETSIDÉ Kommunaltekniska avdelningen - förvaltar, planerar, ordnar underhållet och byggandet av gator och övriga allmänna områden samt därtill hörande anläggningar - handhar byggherreverksamheten inom sitt verksamhetsområde - förvaltar, planerar, ordnar underhållet och byggandet av stadens parker, rekreationsområden, parkskogar och båthamnar - sköter om planeringen, ordnar byggandet av stadens uteidrottsanläggningar, friluftsleder och badstränder - sköter om beställning av geotekniska utredningar - sköter om försäljning av marksubstanser - bereder och verkställer till vägnämnden hörande ärenden - sköter om trafikplaneringen - sköter förvaltningen för stadens parkeringsövervakning - ordnar flyttning av övergivna fordon och fordon som hindrar underhåll och renhållning av gator FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Bolagiseringen av underhållet har under övergångsperioden orsakat diskontinuitet vad gäller uppföljningen av ekonomin. Avtalet kan ännu justeras och beställningar göras tydligare i fortsättningen. Ökat behov av övervakning minskade de tillgängliga resurserna för egen planering. Konsulttjänster köptes mera än tidigare. Barnfamiljernas trivsel är av avgörande betydelse för stadens utveckling och för dess framtid. Det saknas en välutrustad, välfungerande och välunderhållen lekpark i stadens centrum. Granskning som utfördes i lekparkerna avslöjade säkerhetsbrister i några lekutrustningar. Sådan utrustning som inte fyllde kraven togs ur bruk. Vid årets slut gjordes en hel del ersättande och nya anskaffningar och dessa kommer att sättas upp i olika lekparker på våren

97 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2017 Sätt att förverkliga Utvärdering () Tillgång på service förbättras via information Serviceinfon som syns via statens portal är rätt Suomi.fi servicebeskrivningar uppdateras. Avdelningschefen tillsammans med administrationen En uppdatering gjordes till servicebeskrivningarna i Suomi.fi. Innehållet kommer att integreras med stadens hemsidor år SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Effektiv och ändamålsenlig organisation Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2017 Sätt att förverkliga Utvärdering () Arbetsbeskrivningar justeras Arbetsuppgifter och ansvar har fördelats på ändamålsenligt sätt Uppgifter och ansvar justeras tillsammans med arbetstagaren. En uppföljning görs senare under året. Avdelningschefen Vi har justerat arbetsbeskrivningarna för alla anställda, uppskattat arbetsmängder och värderat svårighetsgraden för arbeten. En tilläggsrekrytering som visade sig vara nödvändig görs under år

98 NYCKELTAL Prestationer Parkeringsövervakning: - inkomna betalningar Budget Underhåll av parker och grönområden Underhåll av trafikleder Byggherreverksamhet: investeringar Sanerade gator 1270 m 34 m 1551 m 675 m 410 m Nya gator 500 m 1315 m 1687 m 2381 m 1548 m Årsverken 67,36 63,74 58,25 10,73 11,13 10,78 Motiveringar Förverkligade särskilda investeringar år 2018: Pedersvägens cykelväg och övriga åtgärder (trafikljuskorsningen) byggdes som del av en tryggare skolväg Sanering av gatubelysningar, byte av armaturer Stationsvägen-Fabriksgatan, planeringen påbörjades Pirilö industriområde, Skjutbanevägen del 1 byggdes I Västra Fårholmen byggdes kommunalteknik till Lovägen och Västra Fårholmsvägen Kållbyvägen sjukhusets infart-östra Ringvägen Granholmens planskilda anslutning planerades Staketet kring Centralplan förnyades Tekniska nämnden investerade år 2018 i: NYBYGGNAD Åkerviksvägen Julsymbolernas upphängning Lappgränd SANERING Ahlströmsgatans trottoarer Östanpåvägen till Lysarholmsvägen Södermalmsgatan, plattsättning av trottoar Dikessaneringar IDROTTSANLÄGGNINGAR Hopptornet i Kittholmen, reparationer under vattenytan Fäboda parkering, utvidgning Förbättrande av sjösättningsramper TRAFIKLEDER Pedersesplanaden-Köpmansgatan trumma, planering Parkeringsautomater vid Visasbacken och Otto Malmsgatan Strengbergsgatan dubbelriktning, planering Västra Ringvägen, grönarbeten Visasbacken-Kyrkogatan, trafikregleringar ASFALTERINGAR TRAFIKSÄKERHETSÅTGÄRDER Trafikljussanering (Hali) vid Skolgatan-Fabriksgatan 97

99 PLANERING OCH MARKUNDERSÖKNING Terrängmodell Fårholmens väganslutning Londons sanering, planering påbörjades PARKER OCH GRÖNOMRÅDEN Södra Kivilös, lekpark planerades Fäboda invastig skede 2, byggandet påbörjades Baggholmens lekpark byggdes Uppföljningen av ekonomin sker nu på mera allmän nivå efter bolagiseringen av underhållet. Byggandet av nya gator höjer driftsutgifterna, m.a.o. ökar underhållsarbetet med i medeltal varje år. Husbyggnadschef : Rune Hagström VERKSAMHETSOMRÅDE: Utrymmesförvaltning VERKSAMHETSIDÉ Utrymmesförvaltningen - fungerar som hyresvärd och sköter om att stadens olika förvaltningsenheter har så ändamålsenliga och ekonomiska verksamhetsutrymmen som möjligt antingen i stadens egna byggnader eller i upphyrda utrymmen. - låter bygga, planerar, fungerar som disponent och underhåller stadens verksamhetsutrymmen och byggnader. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Stödserviceproduktionen är bolagiserad och utvecklandet av beställarfunktionerna fortsätter. Rekrytering av en ny disponent. 98

100 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Tidtabellsuppföljning: Godkänd/Förverkligad. 100 % av innehållet uppnått. Avstämning av godkänd tidtabell mot förverkligad. Byggherreingenjören Förverkligas enligt målsättningen SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Förverkligandet av servicestrategin Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Uppföljning av fastighetsanvändningsgraden 100 % uthyrt Jämförelse av statistik på användningsgraden. Disponenten Förverkligas enligt målsättningen RESURSER OCH EKONOMI Balanserad ekonomi Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Godkända målprisberäkningar överskrids inte Målprisberäkningarna håller till 100 % Kontinuerlig kostnadsuppföljning. Husbyggnadschefen Förverkligas enligt målsättningen 99

101 NYCKELTAL Prestationer Budget Bostadsbyggnader Vårdbyggnader Kontorsbyggnader Musei- och allm byggnader Undervisningsbyggnader Jordbruksbyggnader Övriga byggnader Årsverken 59,28 35,10 34,19 6, ,11 100

102 Tekniska nämnden 2018 Verksamhetsområde Verksamhetsintäkter Tillverkning för eget bruk Verksamhetskostnader Nettoresultat Centralen för tekniska tjänster Administrativa kansliet+nämnden Stadsplanering Mätning och markanvändning Kommunalteknik Utrymmesförvaltning Städtjänster Kosthåll Tekniska nämnden totalt

103 102

104 SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSTJÄNSTER Tf. Social- och hälsovårdsdirektör Pia-Maria Sjöström Förvaltning Hälso- och sjukvård Äldreomsorg Socialomsorg Miljöhälsovård 103

105 T.f. social- och hälsovårdsdirektör Pia Maria Sjöström: Utvärdering med kursiv stil RESULTATOMRÅDE: SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRD 2018 VERKSAMHETSIDÉ Social- och hälsovårdsverket producerar service inom primärhälsovård, lokalt producerad specialsjukvård, socialomsorg, äldreomsorg och miljöhälsovård i syfte att främja välbefinnande och hälsa för invånarna i samarbetskommunerna samt att förebygga social otrygghet och negativa konsekvenser av sjukdomar och en ohälsosam miljö. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN 2018 Lagstiftningen om den nationella social- och hälsovårdsreformen är fortsättningsvis oklar. Enligt den aktuella tidtabellen träder den i kraft Parallellt med att den nuvarande verksamheten fortgår och vidareutvecklas pågår arbetet med att på sikt överföra verksamheten i landskapets regi. I nuläget planeras det första valet av landskapsfullmäktige hösten Tills det finns en fungerande politisk beslutandenivå sköts förberedelserna av den nya landskapsorganisationen av tjänstemän i det temporära beredningsorganet. Socialoch hälsovårdsverkets personal deltar i sakkunniggrupperna som fungerar som stöd för organet. Den förnyade hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010) planeras träda i kraft fullt ut , detta påverkar jourverksamheten och dagkirurgin. Nationellt beslut om social- och hälsovårdsreformen finns ännu inte ( ). Under hösten 2018 har utredning av förutsättningarna för en frivillig samkommun för integrerad social- och hälsovård inklusive specialiserad sjukvård inom landskapet Österbotten påbörjats. Planeringen för en frivillig samkommunmodell fortsätter ifall inte beslut om att genomföra social- och hälsovårdsreformen tas av nuvarande riksdag under vintern Personal från social- och hälsovårdsverket har deltagit i de utredningar för de båda möjliga scenarierna som pågått under året. Under 2018 pågår omfattande fastighetsarbeten som tidvis kan påverka verksamheten: - Renoveringen av Björkbacka fortsätter - Nykarleby hvc-mottagning renoveras - Pedersheim renoveras - Malmskas kök med intilliggande utrymmen, samt omändringsarbetena på sjukhusets första våning färdigställs Björkbackas avdelning 3 togs i bruk i september Renoveringsarbetena i våning 1 av Malmskas H-byggnad och kök blev klara under sensommaren Övriga renoveringsarbeten fortgår, både Pedersheim och Nykarleby hvc-mottagning beräknas vara färdigrenoverade i mars-april Social- och hälsovårdsverkets strukturella och innehållsmässiga huvudmål för 2018: Verksamheten utvecklas vidare mot en allt mera integrerad helhet med klienter, patienter och kunder i fokus. Samarbetet med samarbetsområdets kommuner, tredje sektorn och privata aktörer förstärks. Arbetsfördelningen mellan kommunernas övriga verksamhet och social- och hälsovården behöver förtydligas, då det gäller välfärdstjänster för äldre hemmaboende, för barn, unga och familjer och för klientgrupper med särskilda behov. Servicehandledningen vidareutvecklas, för de äldres del på landskapsnivå inom ramen regeringens spetsprojekt för fungerande servicemodeller för seniorer och närståendevård. Möjligheter till olika 104

106 förebyggande och stödjande åtgärder och verksamhetsformer utanför den offentliga socialoch hälsovården kartläggs. Integreringen av verksamheterna fortsätter. Statliga projektmedel har beviljats för utveckling av servicehandledning för äldre (personlig budgetering). Samarbetet med kommunernas övriga sektorer i arbetet med barn och unga förtydligas via LAPE-projektets kommunvisa arbetsgrupper. En helhetsutredning av vilka serviceformer för regionens barn, unga och familjer som behöver förstärkas har startat i samarbete med kommunernas bildningssektorer och universitetscentret Chydenius. Olika aktörers service för äldre tas i beaktande i den uppdaterade planen för äldres välbefinnande som godkändes av social- och hälsovårdsnämnden i december I arbetsgruppen för uppdatering av planen hade även samarbetskommunernas äldreråd en gemensam representant. Social- och hälsovårdsverket har representation i staden Jakobstads arbetsgrupper för förnyande av generalplanen och förnyelse av det bostadspolitiska programmet. Social- och hälsovårdsverket deltar också, tillsammans med övriga delar av staden Jakobstad i spetsprojektet kraft i åren. Samarbetet med tredje sektorn ökar och bland annat har koordineringen av vänverksamhet för äldre blivit mera strukturerad. Inom verket är det översektoriella samarbetet en naturlig arbetsform på de flesta enheter. Det allmänna samarbetet med kommunernas övriga sektorer i det hälsofrämjande arbetet söker ännu sina former. Via tidigt ingripande minskar behovet av mera specialiserade tjänster. Familjeservicens omorganisering ger möjlighet att ge service via socialvårdslagen och minskar behovet av specialtjänster inom handikappservice och barnskydd. Familjeservicens flytt till Malmska ger förutsättningar för ett fördjupat samarbete med mödra- och barnrådgivningen och hälso- och sjukvårdens barn- och ungdomsenhet. En stor del av arbetet inom familjeservicen görs ute på fältet och utrymmen för dokumentation och nätverksmöten kommer att finnas i alla samarbetskommuner också i fortsättningen. Barnets bästa och stöd för vårdnadshavarna betonas, också när det gäller vård och service för vuxna. Ungdomsstationens verksamhet vidareutvecklas. Efter att hanteringen av det grundläggande utkomststödet överflyttats till Fpa ligger fokus inom vuxensocialarbetet på konkret socialt arbete och mera stöd i livshantering. Inom primärvården vidareutvecklas vårdkoordinatorverkssamheten till att även omfatta patienter med mental ohälsa, invandrare och långtidsarbetslösa. MARAK-modellen tas i bruk som handlingsmodell vid misstanke om familjevåld. Familjeservicen flyttade till utrymmen i anslutning till rådgivningen på Malmskas våning 1 under våren. Barn- och ungdomspoliklinik, psykiatri och barnskydd finns i intilliggande utrymmen på Malmskas våning 5 sedan september Fortsättningsvis sker en stor del av familjeservicens klientarbete ute i de olika kommunerna. Genom flytten har samarbetet blivit klart smidigare och man hittar nya samarbetsformer. Handikappservicen deltar också aktivt i samarbetet. Omorganiseringen av familjeservicen har inneburit att barn har kunnat flytta från klientskap inom barnskyddet till klientskap enligt socialvårdslagen. Detta har frigjort resurser inom barnskyddet som under året har utbildats i systemiskt arbetssätt enligt Hackney-modellen och bildar arbetsteam tillsammans med familjeterapeuter från familjerådgivningsbyrån och barn- och ungdomspsykiatrin. Familjer med mångfasetterad problematik har möjlighet att få intensivt stöd via MDFT (multidimensionell familjeterapi)- teamet. Implementeringen av MARAK-modellen har påbörjats. Inom vuxensocialt arbete har det konkreta klientarbetet inklusive hembesök ökat. Det är svårt att rekrytera socialarbetare och läkare och detta syns främst inom familjeservicens utredningsenhet, handikappservice och barn- och ungdomspsykiatrin. Inom miljöhälsovården sker omorganiseringar av arbetsuppgifterna så att hälsoinspektörerna specialiserar sig på antingen livsmedels- och tobaksövervakning eller på hälsoskyddsövervakning. Detta sker för att bättre klara av att utföra den planerade förebyggande tillsynen. 105

107 Specialiseringen har förverkligats enligt plan. Genom effektivare arbetssätt har den planerade tillsynen stigit under 2018, trots brist på hälsoinspektörsvikarier och akuta ärenden. Vård och service ges i hemmet eller på boendet alltid då det ändamålsenligt för klienten. Bemanningen inom hemvården förstärks för att motsvara nationella rekommendationer. För att kunna minska servicen via köptjänst förstärks handikappomsorgens rehabiliteringshandledarresurs och socialhandledaresursen inom familjeservicen. Möjligheterna till hemvård dygnet runt och rehabilitering i hemmet vidareutvecklas i samarbete med jouren och rehabiliteringens serviceenhet. Stödet för närståendevårdare förbättras, bl.a. genom regelbundna hälsokontroller och förbättrade möjligheter för intervallvård. Inom sjukvården omfördelas resurser för att öka bemanningen på dag- och hemsjukhuset och barnens hemsjukhus. Genom omfördelning av personalresurser kan Stella boendestöd stödja fler klienter med neuropsykiatrisk problematik i eget boende. Kriterierna för hemvård, olika stödtjänster, intervallvård och serviceboende preciseras för olika klientgrupper, i mån av möjlighet på landskapsnivå. De digitala tjänsterna utvecklas. Hemsjukhusverksamheten, både för vuxna och barn, fortsätter att öka och fungerar i två skiften alla dagar. Resurser har inte kunnat frigöras för sjukvårdsbesök i hemmet nattetid. Doctagons ansvarsläkarmodell har tagits i bruk på de privata enheterna för effektiverat serviceboende. Klienterna som får stöd via Stella ökar och klienter har också kunnat flytta från stödboendet till eget boende. Personalresurserna har förstärkts enligt plan, men svårigheten att rekrytera behörig personal innebär att förmännen måste lägga mycket tid på att få den dagliga verksamheten att rulla. Därmed försenas planerade utvecklingsprojekt. Detta är speciellt tydligt inom hemvården. Fysio- och ergoterapeut med ansvar för hemrehabilitering har rekryterats. Hälsogranskningar av >65 åriga närståendevårdare har till stor del kunnat förvekligas. Styrningen av intervallklienter har blivit mera effektiv då dataprogram för ändamålet tagits i bruk. Landskapets arbetsgrupper för handikappservice har haft paus i verksamheten i väntan på beslut om social- och hälsovårdsreformen. Inom landskapet finns arbetsgrupp för utvecklandet av digitala tjänster. Det är viktigt att arbetet är koordinerat på landskapsnivå. Inom hälso- och sjukvården krävs en stor uppdatering av patientdatasystemet innan arbetet med digitala lösningar för invånarna kan gå vidare, arbetet har påbörjats. Social- och hälsovårdsverkets hemsida har förnyats helt och information om verkets olika verksamhetspunkter har införts i den nationella databasen suomi.fi. Under året har överföring av social- och hälsovårdens datastöds- och it-funktioner till 2M-IT förberetts och den verkställdes Social- och hälsovårdsverket har också beslutat att gå med i anskaffningen av ett gemensamt patient- och klientdatasystem på landskapsnivå. Jouren på Malmska fungerar som dygnet-runt jour på primärvårdsnivå från Specialtillstånd för detta har getts av social- och hälsovårdsministeriet fram till Bakjoursverksamheten kan inte fortsätta på samma sätt som tidigare; anestesibakjouren avslutas och jouren kan inte heller dygnet runt ha bakjour inom inremedicin och pediatrik. De flesta patienter kan fortsättningsvis få sin brådskade sjukvård vid Malmska, men möjligheterna att ge akut specialsjukvård påverkas, både på jouren och på sjukhusavdelningarna. Operationsverksamheten fortsätter i den omfattning som lagen tillåter. För att upprätthålla patientsäkerheten behöver samarbetet mellan den prehospitala vården, räddningsverken och närliggande sjukhus förstärkas och ansvarsområdena behöver förtydligas. Barnavdelningens och jourens samarbete intensifieras då avdelningen flyttar till utrymmen i anslutning till jouren. Möjlighet till gemensamma enheter med Vasa centralsjukhus för röntgen och laboratorium utreds. Bakjoursverksamheten 24/7 har avslutats. Vuxenavdelningarna rondas av erfaren läkare under helger, barnläkare är i beredskap kvällar t.o.m. kl. 20 och helger Barnavdelningen flyttade i anslutning till jouren våren 2018 och platserna minskade till 3 4. Samarbetet mellan jouren, vårdavdelningarna och den prehospitala vården har förbättrats 106

108 och arbetsfördelningen har förtydligats, akutremisserna till centralsjukhusen har ökat. Dagkirurgin har varit på paus under året och beslut om fortsättning finns ännu inte. Polikliniska kirurgiska ingrepp som inte kräver anestesiläkare görs. Enligt ett lagförslag kunde sjukvårdsdistrikten få bedriva elektiv kirurgi utanför egna sjukhus, förslaget behandlats som bäst av riksdagen. Om det blir möjligt planeras fortsatt dagkirurgi på Malmska i samarbete med Vasa sjukvårdsdistrikt. Röntgenenheten överfördes till Vasa sjukvårdsdistrikt Utredning om överförande av laboratorieverksamheten gjordes under året och överföringen skedde I enlighet med den förnyade hälso- och sjukvårdslagen har en avdelning för akut, krävande rehabilitering startat inom Vasa sjukvårdsdistrikt och antalet klienter från Vasa-området på Malmskas avdelning 2 minskade under våren. Efter diskussioner med sjukvårdsdistriktet om arbetsfördelningen i den krävande rehabiliteringen och då verksamheten småningom hittat sina nya former har antalet klienter från andra än samarbetskommunerna igen ökat. För att stärka den specialiserade sjukvården på Malmska har samarbetet med Vasa centralsjukhus ökat, främst via utbyte av läkartjänster. En gemensam strategi för utvecklingen av den specialiserade sjukvården i Vasa sjukvårdsdistrikt har godkänts av social- och hälsovårdsnämnden och sjukvårdsdistriktet. Antalet allmänmedicinska vårdplatser är högt i förhållande till det verkliga behovet, men platsantalet kan inte minskas så länge klienter som inte klarar sig i hemvård väntar på boendeplats på avdelningarna. I första hand behöver vården av patienter på extra platser upphöra. Vartefter väntande klienter snabbare kan få en boendeplats och förebyggande verksamhet, olika stödåtgärder och rehabiliterande arbete i hemvården minskar behovet av avdelningsvård i väntan på boende, kan platserna något minskas. Behovet av allmänmedicinska platser utvärderas och minskas om möjligt efter sommaren. Serviceboendena De gamlas hem och Pietarkoti avslutade sin verksamhet i början av året och ca 30 klienter behövde prioriteras för en ny boendeplats. Under flera månaders tid var det inte heller möjligt att placera klienter på Esperi Cares serviceboende Edit pga. problem med personalens läkemedelstillstånd. Hemsjukvården var under en period ansvarig för boendets medicinhantering. Bristen på platser inom effektiverat serviceboende är störst i Nykarleby och planen var att klienter skulle kunna börja placeras på Attendos nya boende där från september Pga. fördröjning med att få verksamhetslov och svårigheter att rekrytera personal kom verksamheten inte alls igång under året. I och med detta har belastningen på de allmänmedicinska avdelningarna varit hög och planerade platsminskningar har inte kunnat göras. Antalet patienter på överplats på avdelningarna har ändå minskat och vårddygnen på sjukhusavdelningarna har varit något färre än Mental- och beroendevårdens personal förstärks och resurserna för rehabilitering av missbrukare ökar. Substitutionsvård och bytesstation för nålar/sprutor enligt lagen om smittosamma sjukdomar utreds. Dagavdelningens verksamhet effektiveras och möjligheterna till videokonsultation med psykiater ökar. Barn- och ungdomsmottagningen flyttar till utrymmen i anslutning till barn- och ungdomspolikliniken och målsättningen är att också barnskyddet ska flytta till närliggande utrymmen. Enheterna som arbetar med barn, unga och familjer deltar i LAPE-projektet (regeringens spetsprojekt för utveckling av barn- och familjetjänster). Personalresursen till MVC och beroendevården har förstärkts. Dagavdelningens verksamhet har förnyats via ett projekt i samarbete med Doctagon. Doctagon har också det medicinska ansvaret för dagavdelningens verksamhet. Substitutionsbehandling och sprutbytesstation har påbörjats i liten skala. De senaste åren har omfattande strukturella förändringar skett i verksamheten. Den planerade social- och hälsovårdsreformen gör att den framtida verksamheten är osäker, även om vård och service behövs lokalt också i framtiden. Arbetsbelastningen på vissa enheter har under en längre tid varit för hög. Personalens sjukfrånvaro har senaste år visat en 107

109 oroväckande ökning, främst inom äldreomsorgen. Orsakerna varierar mellan enheterna och åtgärder krävs på flera plan. Förmän behöver mera utbildning i förändringsledarskap. På flera enheter kan arbetsbelastningen minskas genom att arbetet omorganiseras, men på vissa enheter krävs tilläggspersonal. Pilotering av fast anställda vikarier (pool) som enheterna kan använda vid behov väntas underlätta verksamhetsplaneringen vid oplanerad frånvaro. Enhetsvisa planer för förbättrat arbetsklimat görs utifrån resultaten i personalens välmåendeundersökning. Inom staden anställs en välmåendekoordinator som kan delta i det konkreta arbetet för att minska sjukfrånvaron. Vaccinering av personalen sker i enlighet med den förnyade smittskyddslagen. Enhetsvisa planer enligt resultatet i personalens välmåendeundersökning har gjorts. Vikariepool med fast anställd personal, som med kort varsel kan jobba på olika enheter och fast anställda vikarier på enheter med stort vikariebehov har tagits i bruk. Sjukfrånvaron har totalt sett minskat, främst inom hälso- och sjukvården och socialomsorgen, men har ännu ökat inom äldreomsorgen. Personalen har vaccinerats i enlighet med smittskyddslagen, vaccinering på riskenheter närmast heltäckande, för hälso- och sjukvården influensavaccintäckning på 73 %. Under året gjordes satsningar via sociala medier för att få mera positiva attityder till vacciner. I november-december gjordes ett intensivt smittskyddsarbete i samarbete med centralsjukhusen och THL då ett ovaccinerat barn insjuknade i mässling och >250 personer exponerades för smitta. I samband med detta vaccinerades över 750 personer. INTERN KONTROLL Uppföljning av att målsättningar uppnås, att verksamheten följer lagar, förordningar och andra direktiv och att resurserna används på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt, sker i första hand på enhetsnivå. Samtliga anställda inom social- och hälsovårdsverket ska följa organisationens regelverk och rapportera observerade brister. Förtroendevalda, ledande tjänstemän och förmän har ett särskilt ansvar för att den interna kontrollen uppfylls. Ansvarsfördelningen framgår i stadens anvisningar för intern kontroll. Social- och hälsovårdsverkets ledningsgrupp följer månatligen upp fastställda nyckeltal utifrån utarbetad årsklocka. Social- och hälsovårdsnämnden följer upp verksamhetsplan och budget i samband med delårsrapporter och bokslut, därtill ges en ekonomisk översikt och prognos över det ekonomiska utfallet vid de flesta av social- och hälsovårdsnämndens möten. Socialoch hälsovårdsnämnden följer också fortlöpande med de ledande tjänstemännens beslutsfattande. Vid behov av budgetmedel under året, som inte kunnat förutses i samband med budgetarbetet, omfördelas i första hand medel inom befintlig budget. Resultatområdescheferna beslutar, enligt verksamhetsstadgan, om omfördelning av budgetmedel inom eget resultatområde, social- och hälsovårdsdirektören kan omfördela budgetmedel mellan resultatområdena. Anhållan om tilläggsbudget görs i allmänhet inte under året om inte stora verksamhetsförändringar sker, men under 2018 äskade social- och hälsovårdsnämnden om tilläggsanslag av värdkommunen. För risksituationer i klient- och patientarbete, samt vid farosituationer för personalen används incidentrapportering via HaiPro systemet. Social- och hälsovårdsverket har beviljats kvalitetscertifikat (SHQS) och processerna utvärderas årligen både via intern och extern auditering gjordes extern auditering av processen för beredskap inför epidemier och smittskydd och processen gällande service för personer med funktionshinder. De interna auditeringarna gjordes inom alla verksamhetsområden för processen för personaladministration. Därtill har alla enheter gjort självbedömningar enligt SHQS kvalitetskriterier. Under året har personalen utbildats i de förändrade dataskyddsrutiner som den nya dataskyddslagen och EU:s dataskyddsförordning, GDPR, innebär. Olika arkiv och personregister har också gåtts igenom. Social- och hälsovårdsverket har det kommunala myndighetsansvaret för att följa upp kvaliteten på boendeenheter och producenter av social service. Enheterna granskas årligen samt vid behov. Under 2018 gjordes sammanlagt ca 15 tillsynsbesök vid enheter inom äldreomsorgen, handikappomsorgen, barnskyddet och mental 108

110 och beroendevården. Därtill görs granskningar och ges utlåtanden när nya social- och hälsovårdsproducenter inleder eller förändrar sin verksamhet. Kunder, patienter och klienter har möjlighet att ge respons om verksamheten muntligen, via responsformuläret på webb-sidan eller enligt lagstadgade förfaringssätt vid missnöje klagomål till social- och hälsovårdsverket eller övervakande myndigheter. Under 2018 har responsautomater för kontinuerlig uppföljning tagits i bruk med början vid Malmska området. Totala NPS-värdet under året var 60,89 (> 0 bra, >50 utmärkt). Totalt 94,7 %, 85 % av de finskspråkiga angav att de fått service på sitt modersmål. 109

111 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE 2018 KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning 2018 Mätare Aktiviteter för att nå målet, ansvarig Utvärdering bokslut - bestämmelserna om vårdgaranti inom hälso- och sjukvården och fatalietiderna inom socialomsorgen uppfylls/thl:s uppföljning av tillgång på service 100 % Planering och uppföljning av verksamheten. - omorganisering av familjeservicen. - lyckad rekrytering. - minskad sjukfrånvaro. - Barnskydd påbörjad utr. <7 dagar 100 % ( ) Färdig <3 mån ( ) Jakobstad 99 % Larsmo 92,3 % Pedersöre 94,6 % Nykarleby 100 % - Vårdgarantin uppfylls inom munhälsovården, primärvården och specialiserade sjukvården - väntetiderna för boendeplats inom äldreomsorgen minskar/uppföljning av väntetider - målsättning 3 mån., max 5 mån. för effektiverat serviceboende, demensboende och långvård - bättre förebyggande arbete och rehabilitering via hemvården minskar behovet - servicesedel tas ibruk - digital koordinering av vårdplatser - samarbete med tredje- och privata sektorn - medelväntetiden till boendeplats är ca 5 månader för effektiverat serviceboende och demensboende, 2,5 månader till åldringshem 110

112 Invånarnas delaktighet, trivsel och trygghet Målsättning 2018 Mätare Aktiviteter för att nå målet, ansvarig Utvärdering bokslut - Bättre förebyggande åtgärder och minska de negativa konsekvenserna av missbruk/antal besök på beroendevårdskliniken och ungdomsstationen, antal klienter som fått rehabilitering, antal missbruksrelaterade omhändertaganden - ökat antal besök på beroendevårdskliniken - ökning av antalet klienter som fått rehabilitering för drogmissbruk - antalet missbruksrelaterade omhändertaganden minskar - ökad personalresurs till beoendevården och barn- och ungdomspsykiatrin - ungdomsstation - ökade budgetanslag för rehabilitering - nya arbetsmetoder för att stöda unga och familjer i behova av barnskydd (Hackney, MDFT) - substitutionsbehandling för tunga missbrukare tas ibruk - station för byte av sprutor/nålar - personalen på beroendevårdskliniken har förstärkts. - på BuM gör ledigheter bland personalen och personalomsättning att ökad personalresurs ännu inte syns fullt ut och besöken minskade besöken på Fiilis 336 st. - kostnaderna för placerade barn har minskat med 0,6 milj. euro 111

113 Förbättrad regional konkurrenskraft Målsättning 2018 Mätare Aktiviteter för att nå målet, ansvarig Utvärdering bokslut Servicen ges inom samarbetsområdet när det är möjligt och ekonomiskt försvarbart. - specialsjukvård ges lokalt i den mån patientsäkerhet och lagstiftning förutsätter - aktivt deltagande i sote-planeringen - samarbete med centralsjukhusen - barn-och ungdomsavdelningen i anslutning till jouren - läkarkonsultationer via videolänk inom psykiatri. Piloteras också inom inremedicin i samarbete med VCS - strategi för den specialiserade sjukvården inom landskapet godkänd av sochvn - samarbetet med VCS ökat. Läkare från 5 specialiteter har återkommande mottagning på Malmska, utökning planeras - barn- och ungdomsavdelningen har i april flyttat i anslutning till jouren 112

114 PERSONALEN Målinriktat och bra ledarskap Målsättning 2018 Mätare Aktiviteter för att nå målet, ansvarig Utvärdering bokslut Personalens välmående ökar/ välmåendeundersökning, sjukfrånvaro, personalomsättning - utifrån personalens välmåendeundersökning hösten 2017 görs åtgärdsplaner på alla enheter. - frisknärvaron ökar - utbildning av förmän i förändringsledarskap - extra stöd för förmän och personal på de enheter som inte har ett gott arbetsklimat. - analys av orsakerna till att många enheter har ett gott arbetsklimat och goda exempel sprids - åtgärdsplaner har gjorts. Personalchefen har deltagit vid de enheter som haft mindre goda resultat Aktiv och välmående personal Målsättning 2018 Mätare Aktiviteter för att nå målet, ansvarig Utvärdering bokslut Personalens frisknärvaro ökar - målsättning: sjukfrånvaron minskar med 2 dagar/ anställd. Minimi 2 dagar/anställd inom äldreomsorgen - genomgång av sjukfrånvaroorsakerna på enheterna - välmåendeplaner - tidigt indripande vid längre eller återkommande sjukfrånvaro - lyckade omplaceringar - organisering av arbetet, förstärkt personalresurs - samarbete med företagshälsovården (ledning, förmän, välmåendekoordinator, anställda) - antalet sjukfrånvarodagar har jämfört med 2018 minskat med 1,5 dagar/anställd till 17,5 dagar. Inom äldreomsorgen har sjukfrånvaron ännu ökat - Hälso- och sjukvård 13,3 (16,4 2017) - socialomsorg 14,0 (19,0 2017) - äldreomsorg 23,5 (22,9 2017) 113

115 Lyckad personalrekrytering Målsättning 2018 Mätare Aktiviteter för att nå målet, ansvarig Utvärdering bokslut Behörig personal kan rekryteras till nya eller lediga tjänster och befattningar - ökat antal behöriga socialarbetare - förstärkt läkarresurs inom äldreomsorgen och inremedicin - alla nya befattningar inom hemvården, befattningarna för socialhandledare och fysioterapeuter besätts med behörig personal. - aktiv rekryteringsprocess - positiv arbetsmiljö (respektive förman i samarbete med ledingen och arbetsenheten) - generellt svårt att hitta vikarier. - stor omsättning av personal på poolbefattningarna inom hemvården - samarbete med Doctagon för att förstärka läkarresursen inom äldreomsorgen och psykiatrin - inremedicinspecialist har rekryterats - fysioterapeut- och socialhandledarbefattningar har sökande - rekryteringssidorna på hemsidan har förnyats. Aktiv information på Facebook och Instagram - deltagande i rekryteringsevenemang för olika personalgrupper och besök på utbildningsenheter 114

116 SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Effektiv och ändamålsenlig organisation Målsättning 2018 Mätare Aktiviteter för att nå målet, ansvarig Utvärdering bokslut Lyckad omorganisering av familjeservicen, ökad användning av service inom socialvårdslagen, minskad specialservice/antal klienter inom barnskyddet, antal utredningar av servicebehovet inom socialvårdslagen - antal barnskyddsklienter 40, max. 50/ansvarig socialarbetare - omorganisering av verksamheten enligt plan - överföring av klienter från barnskydd till service enligt socialvårdslagen - gemensamma utrymmen - samarbete med övriga yrkesgrupper som jobbar med barn, unga och familjer för att öka möjligheterna till tidigt ingripande - nya arbbetsmetoder för klientarbetet (Hackney, MDFT) - antal barnskyddsklienter per ansvarig socialarbetare ca 46 - familjeservicen och barnskyddet har flyttat till Malmska - antalet barnskyddsklienter har minskat med ca 10 %, antalet barn inom SvL-teamet ökar. Antalet bedömningar av servicebehov enligt socialvårdslagen har ökat med ca 40 % 115

117 RESURSER OCH EKONOMI Ökning av produktivitet Målsättning 2018 Mätare Aktiviteter för att nå målet, ansvarig Utvärdering bokslut Möjligheten att sköta ärenden digitalt ökar/antal digitala tjänster - minst två nya möjligheter för invånarna att sköta ärenden digitalt - utredning av behov och möjligheter - modernare internetsida med bättre förutsättningar (it-sakkunnig i samarbete med ledningen) - social- och hälsovårdsverkets hemsida har förnyats - apparatur för direktrespons elektroniskt tagits i bruk. - uppdatering av journalsystemet Effica till Lifecare krävs innan mera omfattande digitala tjänster kan tas i bruk, arbetet har påbörjats Balanserad ekonomi Målsättning 2018 Mätare Aktiviteter för att nå målet, ansvarig Utvärdering bokslut Balans mellan egen verksamhet och köptjänst - kostnaderna för köp av kundtjänster max. på samma nivå som 2017, undantaget kostnader för servicesedel och av nämnden godkända köptjänster - omfördelning av medel för köptjänster till personalresurs inom familjeservice - vartefter behovet av personliga betalningsförbindelser för boende inom äldreomsorgen minskar, styrs resursen till servicesedel. Kostnaden för köp av övriga kundtjänster än servciesedel är på samma nivå som Totalt har kostnaderna ökat med ca 2,9 % - personalen inom familjeservice har ökat, kostnaderna för köptjänsterna har minskat med 9 %, kostnaderna för placeringar med 11 % - äldreomsorgens köp av kundtjänster inkl. servicesedel +9,5 %. - handikappomsorgens köp av kundtjänster 5,8 % - läkarbrist har lett till ökad mängd läkarköptjänster (polikliniker, psykiatri, äldreomsorg, jour) 116

118 NYCKELTAL Verksamhets Budget kostnader Milj. 134,8 134,6 135,5 139,8 136,6 134,8 136, Årsverken 1318,

119 118

120 AVFALLSNÄMNDEN Avfallshanteringschef : Johan Hassel VERKSAMHETSOMRÅDE: Österbottens avfallsnämnd VERKSAMHETSIDÉ Österbottens avfallsnämnd verkar som gemensam avfallshanteringsmyndighet för avtalskommunerna enligt vad som bestäms i avfallslagens 23. Följande kommuner är medlemskommuner i Österbottens avfallsnämnd: Städerna Karleby, Kauhava, Jakobstad och Nykarleby samt kommunerna Evijärvi, Kaustby, Kronoby, Larsmo, Pedersöre och Vetil. Staden Jakobstad är ansvarskommun för den interkommunala avfallshanteringsmyndigheten. Österbottens avfallsnämnd sköter om avtalskommunernas till avfallshanteringen hörande myndighetsuppgifter enligt avfallslagen (646/2011) 23. Dessa uppgifter är bl.a: 1. godkännande av allmänna avfallshanteringsbestämmelser och beslutande av kommunens insamlings- och behandlingsplatser i detta sammanhang (91, 35.3 ) 2. enskilda avvikelser från avfallshanteringsbestämmelserna (91.3 ) 3. beslutande om ärenden som berör avfallstransporter (35-38 ) 4. förande av ett register över avfallstransporter (143 ) 5. beslut om enskilda undantag från skyldigheten att överlämna avfall från offentligrättsliga samfunds förvaltning eller serviceverksamhet till kommunalt ordnad avfallshantering (42 ) 6. godkännande av avfallstaxan (79.3 ) 7. påförande av avfallsavgifter, beslut om nedsättning och behandling av anmärkningar (81 ) 8. lämnande av avfallsavgifter för utsökning (145 ) 9. övriga kommunala myndighetsuppgifter som hör till avfallshanteringen FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Under de kommande åren bör avfallsnämnden anpassa verksamhetens innehåll till de allmänna målsättningarna kring cirkulär ekonomi med krav på högre återvinningsgrad av kommunalt avfall. Ändringarna i avfallslagen (445/2018) som trädde i kraft inverkar inte på avfallsnämndens verksamhet. 119

121 MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Avfallsnämnden strävar till att kommuninvånarna ska ha tillgång till kvalitativ kommunal avfallsservice med rimliga kostnader. Mäts enligt hur avfallshanteringens servicenivå är i förhållande till de kommunala avfallsavgifternas storlek. I första hand bör de lagstadgade kraven uppfyllas. Under 2018 vidareutvecklas den kommunala avfallsservicen i samarbete med det kommunala avfallshanteringsbolaget Ekorosk. Utöva verksamheten enligt lagstiftarens och de lokala avfallspolitiska linjedragningarna. Ansvarig: Österbottens avfallsnämnd Målsättningarna har uppnåtts. Bl.a. på avfallsnämndens initiativ har åtgärder vidtagits för att öka antalet insamlingspunkter för förpackningsplast på verksamhetsområdet. Invånarnas delaktighet, trivsel och trygghet Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Avfallsnämnden är öppen för allmänhetens förslag om förbättringar inom ramen för gällande avfallslagstiftning. Trivseln och tryggheten säkerställs genom de kommunala avfallshanteringsföreskrifterna. Främjande av kommuninvånarnas möjlighet till delaktighet genom information. God förvaltningssed. Uppdatering av avfallshanteringsföreskrifterna enligt behov. Ansvarig: Österbottens avfallsnämnd Under år 2018 har avfallsnämnden i samarbete med Ekorosk informerat om aktuella ändringar i hushållens avfallshantering samt tagit emot hushållens respons om aktuella ändringar. Avfallshanteringsföreskrifterna har uppdaterats under år

122 Förbättrad regional konkurrenskraft Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () En gemensam syn hos medlemskommunerna hur den kommunala avfallshanteringen ska utvecklas Uppmärksamma medlemskommunerna på att en för kommunerna gemensam strategi för den kommunala avfallshanteringen saknas. Ansvariga: medlemskommunerna, avfallsnämnden Har inte verkställts. 121

123 SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Förverkligandet av servicestrategin Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Kommuninvånarna får sakkunnig information och tjänster som omfattar kommunal avfallshantering. Förverkligandet mäts genom de kundbelåtenhetsundersökningar som verkställs årligen av det kommunala avfallshanteringsbolaget. Vidareutveckling av kommuninvånarnas tillgång till aktuell information på avfallsnämndens hemsida samt den information som förmedlas via Ekorosk. Uppdatering av hemsidor samt samarbete i form av informationsutbyte med Ekorosk. Ansvarig: Avfallshanteringschefen Innehållet på avfallsnämndens hemsidor har uppdaterats. I december 2018 inleddes projektet med att förnya hemsidorna. Informationsutbytet med Ekorosk har varit kontinuerligt. Effektiv och ändamålsenlig organisation Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Utövande och utvecklande av de lagstadgade uppgifter som ankommer en kommunal avfallshanteringsmyndighet Verkställande av de lagstadgade uppgifter som fastställts. Ansvarig: Avfallsnämnden, avfallshanteringschefen Målsättningarna har uppnåtts. Smidig beslutsprocess Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2018 Sätt att förverkliga Utvärdering () Mätare på smidigheten i avfallsnämndens beslutsprocess är den genomsnittliga behandlingstiden för ett ärende Bibehållande av de nuvarande behandlingstiderna för inkomna ärenden Ansvarig: Avfallsnämnden, avfallshanteringschefen Det stora antalet inkomna ansökningar bidrog till exceptionellt långa behandlingstider för inkomna ärenden år

124 NYCKELTAL Prestationer Budget Nämndbeslut Tjänstemannabeslut Anmälningsärenden Årsverken Motiveringar Ändringen av insamlingssystemet för hushållsavfall fr.o.m medförde en markant ökning i antalet behandlade tjänstemannabeslut och inkomna anmälningsärenden. 123

125 124