Revisionsrapport 2019 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni Orust kommun. Granskning av bygglovsprocessen

Transkript

1 Revisionsrapport 2019 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2019 Orust kommun Granskning av bygglovsprocessen

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Ansvarig nämnd samt avgränsningar Revisionskriterier Metod och genomförande Organisation Organisation och ansvarsfördelning Personalförsörjning Vår bedömning Styrning och uppföljning Processbeskrivning och dokumenterade rutiner Handläggningstider Nämndens uppföljning av bygglovsprocessen Vår bedömning Stickprovsgranskning av bygglovsärenden Urval av bygglov för stickprovsgranskning Resultat från stickprovsgranskningen Noteringar utifrån stickprovsgranskningen Vår bedömning Samlad bedömning Bedömning utifrån revisionsfrågorna Slutsats Identifierade förbättringsområden och rekommendationer Bilaga 1: Revisionskriterier Bilaga 2: Intervju- och dokumentförteckning 1

3 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Orust kommun har EY genomfört en granskning av bygglovsprocessen. Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunens bygglovsprocess är ändamålsenlig, det vill säga i enlighet med lagar, regler och fullmäktiges mål samt hur nämnden säkerställer likvärdig bedömning i bygglovsärenden. Granskningen visar att nämnden delvis säkerställt att bygglovsprocessen är utformad för att säkerställa likvärdig och rättssäker bedömning av bygglovsärenden. Vi noterar att stödet i handläggningen i form av mallar och stöddokument kan utvecklas. Vidare noterar vi att informationen till allmänheten och sökande kan förbättras. Dessutom är kvalitetssäkring av bygglovsprocessen ett utvecklingsområde. Av granskningen framgår att nämnden inte har säkerställt att plan- och bygglagens krav rörande bygglovsprocessen och dess handläggningstider uppfylls. Granskningen visar att nämnden har svårt att handlägga samtliga bygglovsärenden inom ramen för den lagstadgade handläggningstiden. Enheten har under våren 2019 upphandlat en konsultfirma som fram till slutet av september 2019 ska bistå i arbetet med handläggning för att minska antalet ärenden i kö. Genomförd stickprovsgranskning visar att nämnden inte har säkerställt efterlevnad av föreskrifter i PBL samt att handläggningen inte görs enhetligt och konsekvent. Vi noterar särskilt att nämnden inte har säkerställt att tillräcklig information ges till sökanden. Granskningen visar att nämnden delvis har säkerställt en tillräcklig uppföljning av bygglovsprocessen. Nämnden följer upp verksamheten tertialvist. Dessutom görs viss uppföljning inom ramen för internkontrollarbetet. Det saknas tydlig systematik och dokumentation avseende uppföljning av centrala nyckeltal och kvalitetsmått såsom ingående och utgående balanser gällande ärenden. Slutligen visar granskningen att nämnden delvis har säkerställt en ändamålsenlig kompetensförsörjning. Granskningen visar att personalomsättning och en hög arbetsbelastning samtidigt som rekryteringsläget är svårt innebär utmaningar för enheten. Av granskningen framgår att det finns flera mål för arbetet med kompetensförsörjning. Det saknas dock dokumenterade strategier för hur kompetensförsörjningen ska säkerställas. Utifrån granskningens identifierade förbättringsområden rekommenderar vi miljö- och byggnadsnämnden att: Tillse att delegationsordning är tydlig och aktuell utifrån nuvarande organisation Utveckla former för kvalitetssäkring av bygglovsprocessen, till exempel genom egenkontroller eller kollegial granskning av ärenden och delegationsbeslut Säkerställa att bygglovsprocessen uppfyller kraven i PBL bland annat avseende att information ges till sökanden genom ärendebekräftelse och mottagningsbevis samt information om ändrad tidsfrist och om hur ett beslut kan överklagas Säkerställa efterlevnad av bygglovsprocessen Utveckla informationen som ges till allmänheten via exempelvis kommunens hemsida avseende bygglov och bygglovsprocessen Stärka systematiken gällande uppföljning av centrala nyckeltal och kvalitetsmått för verksamheten Tillse ett strategiskt arbete med kompetensförsörjning för att säkerställa kompetensförsörjning både på kort och lång sikt 2

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Den 1 januari 2019 trädde ändringar av plan- och bygglagen (SFS 2010:900) i kraft. Ett nytt system för reduktion av avgifter för lov, förhandsbesked och anmälan infördes. De nya bestämmelserna innebär att avgiften ska reduceras med en femtedel för varje vecka som en tidsfrist enligt plan- och bygglagen överskrids. Bestämmelserna i lagen syftar enligt regeringskansliet till att främja byggandet och skapa incitament för att följa de tidsfrister som gäller för beslut. Miljö- och byggnadsnämnden i Orust kommun fullgör kommunens uppgifter inom plan- och byggväsendet samt de övriga uppgifter som enligt lag ska fullgöras av den kommunala nämnden inom dessa områden. Inom ramen för ansvaret bedriver nämnden myndighetsutövning, där beslut om bygglov utgör en central del. Av revisorernas granskning under 2018 framkom att det inom miljö- och byggnadsnämndens verksamhet upplevs finnas svårigheter med hög personalomsättning samtidigt som antalet ärenden ökar samt en utmaning med nya högre krav på effektivitet utifrån förändrad lagstiftning. Statistik över handläggningstid för bygglovsansökningar i Orust kommun visar att handläggningstiden under 2018 fördubblats från cirka 71 dagar 2017 till cirka 143 dagar Kommunrevisionen har mot bakgrund av ovanstående bedömt att det är väsentligt att granska om miljö- och byggnadsnämnden har säkerställt en ändamålsenlig bygglovsprocess. I God revisionssed framkommer de grunder som revisorerna använder när de bedömer ansvarstagande i styrelser och nämnder. Ansvarsgrunder som är aktuella i denna granskning är bland annat risken otillräcklig beredning av ärenden, bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll från nämnden samt risken för förtroendeskada och obehörigt beslutsfattande Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om kommunens bygglovsprocess är ändamålsenlig, det vill säga i enlighet med lagar, regler och fullmäktiges mål samt hur nämnden säkerställer likvärdig bedömning i bygglovsärenden. Granskningen inriktas på följande revisionsfrågor: Har nämnden säkerställt att bygglovsprocessen är utformad för att säkerställa likvärdig och rättssäker bedömning av bygglovsärenden? Har nämnden säkerställt att plan- och bygglagens krav rörande bygglovsprocessen och dess handläggningstider uppfylls? Har nämnden säkerställt en tillräcklig uppföljning av bygglovsprocessen? Har nämnden säkerställt en ändamålsenlig kompetensförsörjning? 1.3. Ansvarig nämnd samt avgränsningar Miljö- och byggnadsnämnden är ansvarig nämnd. Granskningen avser endast bygglovsärenden och inte ärenden avseende nämndens övriga ansvarsområden. I stickprovsgranskningen har vi inte granskat myndighetsbesluten i hänseendet om rätt beslut har fattats. 3

5 1.4. Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som bildar underlag för förstudiens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna för denna granskning kommer i huvudsak att utformas med utgångspunkt från följande: Kommunallagen (2017:725) 2 kap. 2, reglerar den så kallade likställighetsprincipen. 6 kap. 6 som reglerar styrelse och nämndernas uppdrag Plan- och bygglagen (2010:900) Främst 9 och 10 kap. Förvaltningslagen (2017:900) Kommunfullmäktiges mål och riktlinjer inom området Reglemente för miljö- och byggnadsnämnden Revisionskriterierna beskrivs närmare i bilaga Metod och genomförande Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer samt stickprov av utvalda bygglovsärenden. Stickprovsgranskningen omfattar ärenden där beslut fattats under januari april Urvalet av ärenden omfattar såväl beviljade bygglov som avslagna bygglovsansökningar. Intervjuade samt dokumentförteckning framgår av bilaga 2. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att sakfelsgranska rapporten. 4

6 2. Organisation 2.1. Organisation och ansvarsfördelning Miljö- och byggnadsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom byggnadsväsendet och har det närmaste inseendet över byggnadsverksamheten enligt plan- och bygglagen samt de övriga uppgifter som ska fullgöras av den kommunala nämnden inom byggväsendet. Bygglovsärenden handläggs av bygglovsenheten som är organiserad inom sektor miljö och bygg. Nedan framkommer en organisationsbild som visar hur bygglovsenheten är organiserad under miljö- och byggnadsnämnden och sektor miljö och bygg: Miljö- och byggnadsnämnden Sektor miljö och bygg Miljöenheten Bygglovsenheten Figur 1: Organisationen för bygglovsenheten utifrån EY:s förståelse Bygglovsenheten består av fem bygglovshandläggare varav en enbart arbetar med förhandsbesked. I nuläget är en tjänst vakant. Sektorchef, tillika enhetschef, uppger vid intervju att det länge varit vakanser inom handläggartjänsterna. Enheten har en registrator och en administratör kopplade till arbetet med bygglov. Med anledning av förändringar i plan- och bygglagen (PBL) förgranskar enhetens registrator ärendet för att översiktligt kontrollera om ärendets handlingar är kompletta och i annat fall förelägga komplettering. PBL föreskriver att nämnden ska förelägga komplettering av handlingar inom tre veckor från inkommen ansökan för att tidsfristen ska börja löpa från den dag då sagda kompletterande handlingar inkommer. Ändringarna trädde i kraft 1 januari Enheten saknar jurist med specialistkompetens inom PBL. Vid särskilt komplicerade ärenden använder sektorn upphandlat juriststöd. Enheten styrs av en enhetschef som sedan årsskiftet 2017/2018 är tillika sektorchef. Vid intervju med sektorchef framkommer att flera olika personer, däribland även konsulter, haft tjänsten som sektorchef under de senaste åren. Enligt nämndpresidiet och handläggare på enheten finns det ett behov av att särskilja tjänsterna sektor- och enhetschef. Handläggarna uppger vid intervju att det finns behov av mer operativt, dagligt stöd. Detta stöd brister enligt handläggarna med en enhetschef som även är sektorchef. 5

7 2.2. Kompetensförsörjning Av sektorns uppdragsdokument framgår kommunfullmäktiges mål med koppling till kompetensförsörjning. Kommunfullmäktige har fastställt ett målområde om en attraktiv arbetsgivare samt ett övrigt mål om kompetensutveckling. Till varje mål finns indikatorer och målvärden kopplade. Nedan framgår kommunfullmäktiges målområden med tillhörande mål samt det övriga målområdet med koppling till kompetensförsörjning som nämnden ska arbeta med. Kommunfullmäktiges målområden Övriga målområden Attraktiv arbetsgivare Jämställdhet och jämlikhet genomsyrar organisationen och ledarskapet En god och hälsofrämjande arbetsmiljö Stolta medarbetare som är goda ambassadörer för kommunen Kompetensutveckling Figur 2: Sektorns mål med koppling till kompetensförsörjning från uppdragsdokument Nämnden följer upp kommunfullmäktiges mål från uppdragsdokumentet tertialvist i rapporten uppföljning med årsprognos. Enligt uppföljning per helår 2018 hade sektorn uppfyllt samtliga mål i båda målområden. Kompetensförsörjning beskrivs dock som en utmaning för enheten sedan flera år tillbaka. Sektorchef beskriver en svårighet att rekrytera samt behålla medarbetare. Enligt sektorchef har en hög arbetsbelastning medverkat till en hög personalomsättning. Nämndpresidiet uppger dock att rekryteringssituationen har förbättrats under våren. Kompetensförsörjningen försvåras av bristen på kontorslokaler enligt enhetsplan Handläggare betonar vid intervju att lokalerna bidrar till en bristande arbetsmiljö, vilket beskrivs påverka förutsättningarna att rekrytera och behålla personal. Det framgår inte av enhetsplan eller genomförda intervjuer hur lokalproblematiken ska lösas. Enheten listar i enhetsplan 2019 ett antal utmaningar kopplade till kompetensförsörjning och arbetsmiljö. Det framgår dock inte tydligt hur utmaningarna ska mötas. Enheten har inte någon kompetensförsörjningsplan. Vid intervju med sektorchef framgår att enheten i juni tillsätter den sista vakanta tjänsten för bygglovshandläggare och handläggarna därmed blir fullt bemannade. Enligt sektorchef har enheten sedan hans tillträdande som enhetschef 2017 haft vakanta tjänster för bygglovshandläggare. Handläggare menar att det trots full bemanning kommer bli en utmaning att hantera ärendemängden. Vid intervju framkommer att nämndpresidiet önskar kartlägga bygglovsprocessen samt behov av kompetens. Kartläggningen ska tydliggöra hur arbetet genomförs och identifiera möjliga effektiviseringsinsatser. Med kartläggning önskar nämndpresidiet få en bild av vilken ärendemängd som kan hanteras med nuvarande bemanning. Det framgår i uppdragsdokument att anslaget inom miljö- och bygg avseende kompetensutveckling har fördubblats sedan Sektorchef uppger vid intervju att en utbildningsplan är framtagen och möjliga kompetensutvecklingsinsatser diskuteras med medarbetare vid 6

8 varje mål- och lönesamtal. Enligt sektorchef och handläggare har medarbetarna stora möjligheter att ta del av de utbildningar som medarbetarna önskar. Däremot upplever handläggarna att det är svårt att prioritera kompetensutvecklande insatser till följd av en hög arbetsbelastning. Att medarbetarna inte deltar i kompetensutvecklande insatser kan även förvärra utmaningarna med rekrytering i och med att arbetsplatsen framstår som mindre attraktiv. Handläggare uppger vid intervju att stöd från enhetschefen i handläggningen delvis saknas till följd av chefssituationen. Eftersom enhetschef är tillika sektorchef behöver medarbetarna ofta förlita sig på kollegialt stöd i handläggningen. Även vid introduktion av nya medarbetare upplever de mer erfarna handläggarna att de får ta ansvar till följd av otillräcklig introduktion och stöd vilket uppges bidra ytterligare till en högre arbetsbelastning Vår bedömning Tillgången till rätt kompetens påverkar möjligheten att leva upp till givna uppdrag och krav som ställs enligt lagstiftning, i detta fall en rättssäker handläggning av bygglovsprocessen. Granskningen visar att det råder en ansträngd arbetssituation inom bygglovsenheten. Personalomsättning och en hög arbetsbelastning samtidigt som rekryteringsläget är svårt innebär utmaningar för enheten. Av granskningen framkommer att det finns flera mål för arbetet med kompetensförsörjning. Det saknas dock dokumenterade strategier för hur kompetensförsörjningen ska säkerställas. Det är angeläget att nämnden tydliggör hur verksamheten ska arbeta med att säkerställa en ändamålsenlig kompetensförsörjning på både kort och lång sikt. Till grund för en sådan strategi bör det finnas en översyn av bygglovsprocessen samt behovet av kompetens. Översynen behövs för att kunna säkerställa att nämndens kompetensförsörjning är ändamålsenlig i förhållande till ärendemängd och behov av kompetensutveckling. Vi bedömer mot bakgrund av ovan att nämnden inte fullt ut har säkerställt en ändamålsenlig kompetensförsörjning. Vi ser dock positivt på det pågående arbetet med kompetensutvecklande insatser. Vidare menar vi att det är angeläget att nämnden kartlägger behov av kompetens samt bygglovsprocessen som helhet. 7

9 3. Styrning och uppföljning 3.1. Processbeskrivning och dokumenterade rutiner Processbeskrivning, mallar samt delegationsordning utgör de huvudsakliga stöddokumenten vid handläggning av bygglov Process för bygglov Enhetsplan 2019 anger att processkartläggning ska ske under året vilket pågår enligt sektorchef. Nedan framgår en översiktlig redogörelse av bygglovsenhetens process för handläggning av bygglovsärenden. Redogörelsen utgår ifrån en påbörjad processkarta samt information från intervju med sektorchef och handläggare: 1. Ansökan inkommer och diarieförs 2. Kompletteringsbehov undersöks, eventuella kompletteringar begärs 3. Ärenden fördelas vid byggmöte 4. Ansökan handläggs 5. Prövning och beslut i bygglovsärendet 6. Sökanden meddelas om beslutet Figur 3: Bygglovsprocessen utifrån EY:s förståelse Enligt intervju med sektorchef diarieförs inkommen ansökan av registratorn (1). Registratorn ansvarar även för att förgranska ansökan för att översiktligt identifiera behov av komplettering av handlingar och begära in eventuell komplettering i ett tidigt stadie. Registratorn granskar huruvida ansökan är korrekt ifylld samt om kvaliteten på handlingarna uppfyller kraven (2). När förgranskningen är färdig skickas ärendebekräftelse samt eventuell begäran om komplettering ut till sökanden. Handläggare uppger dock att rutinen inte alltid följs och att ärendebekräftelse inte skickas ut i samtliga ärenden. Varje måndag hålls byggmöten på enheten för att diskutera ärenden och skapa samsyn. Vid mötet delas ärenden ut för handläggning utifrån status i enhetens fysiska LEAN-system 1 samt kompetens på handläggare (3). LEAN-systemet består enligt sektorchef av hyllor markerade med olika veckonummer som kopplas till tidsfristen som gäller för varje ärende. En ärendemapp placeras i hyllsystemet baserat på den tidsram som ärendet behöver behandlas. Ska beslut fattas senast vecka x ska ärendemappen placeras i hylla x. Enligt sektorchef kopplas LEAN-systemet till det digitala ärendehanteringssystemet. Sektorchef och handläggare uppger att förfarandet med två system leder till dubbelarbete. Det saknas dessutom möjlighet till att generera en påminnelse om ärenden vars tidsfrist snart löper ut. Vid intervju framgår att dokumenthanteringsplanen nu revideras för att enheten ska kunna övergå till att enbart använda ett digitalt system. 1 LEAN är ett koncept som omfattar flertalet verktyg som genom effektiviseringar och rationaliseringar ska maximera kundnyttan och minimera slöseriet i en verksamhet. 8

10 Vid handläggning kontrollerar handläggaren först att ansökan är komplett och begär in eventuella ytterligare kompletteringar. I dagsläget skickas inget mottagningsbevis till sökanden vid komplett ansökan. Handläggare uppger dessutom att sökanden inte alltid får skriftlig information om eventuell ändrad start för handläggningens tidsfrist i enlighet med nya lagstiftningens krav. Efter att eventuella kompletteringar begärts in kontrollerar handläggaren vilka som är berörda sakägare och utarbetar eventuella handlingar inför yttrandet. När yttranden och eventuella remisser inkommit kan handläggaren utifrån nämndens delegationsordning fatta beslut i ärendet (4). Kvalitetssäkring av handläggning sker delvis genom att handläggarna vid behov ber varandra om genomläsning av beslut. Ärenden diskuteras också vid de veckovisa byggmötena för att säkerställa likställighet och rättssäkerhet. Sedan tillträdandet av ny nämnd vid årsskiftet 2018/2019 har nämnden som rutin att vid varje sammanträde välja ut cirka fem delegationsärenden att diskutera. Syftet med urvalet av ärenden är enligt sektorchef framförallt utbildning av nämndens ledamöter men även till viss del en kontroll av beslut. Det görs i övrigt ingen systematisk kvalitetssäkring i form av egenkontroller eller kollegial granskning av ärenden. Miljö- och byggnadsnämnden fattar beslut i ärenden där handläggaren föreslår avslag samt bland annat vid vissa nya lokaliseringar inom detaljplan, nya lokaliseringar utom detaljplan samt ett fåtal tillbyggnader (5). När beslut fattats i bygglovsärendet ansvarar registrator för att beslutet sänds till sökanden. Information om att beslut fattats samt överklaganshänvisning skickas enligt uppgift ut till samtliga berörda (6). Genomförda intervjuer visar att det finns ett behov av att utveckla dialogen med sökanden och allmänheten för att förenkla handläggningen av bygglov. De intervjuade påpekar att hemsidan behöver bli tydligare för att öka tillgänglig information till allmänheten. Handläggarna menar att det med mer information blir enklare för den sökande att inkomma med en komplett ansökan. Dessutom uppges att tydligare information behöver ges till sökanden under handläggningen. I dagsläget anger handläggare att det vid besökstider samt telefontider ofta inkommer frågor kring status i pågående ärenden och inte frågor kring bygglov i allmänhet. Nämndpresidiet uppger att en digitaliserad bygglovsprocess kan förbättra informationen till sökanden samt förbättra bygglovsprocessen och öka följsamheten till lagstiftning Mallar och rutiner Enheten har flera mallar som ska utgöra stöd vid handläggning av bygglov, exempelvis mallar för tjänsteskrivelser och beslutsfraser. Vidare finns rutinbeskrivningar för diarieföring av handlingar i ärendets olika faser såsom anmälan, beslut och överklagande. Det framgår inte av dokumentationen vi tagit del av om nämnden har mallar för föreläggande om komplettering eller rutiner för kommunikation till allmänheten. Överlag framgår inte huruvida nämnden har rutiner som beskriver arbetssättet i verksamheten utöver diarieföring. Av enhetsplan 2019 framgår att det är ett pågående arbete att utveckla mallar och rutiner. Sektorchef och handläggare uppger vid intervju att det sedan 2018 pågått en översyn av mallar och rutinbeskrivningar. Vid intervju uppger sektorchef att mallar och rutiner diskuteras vid de veckovisa byggmötena och utvecklas vidare vid de månadsvisa mötena. Flera rutiner och mallar kvarstår att upprätta och uppdatera enligt handläggare. Handläggarna uppger dock att de inte aktivt använder de befintliga mallarna eller rutinerna i det dagliga arbetet. Dokumenten används enligt uppgift främst vid introduktion. Samtidigt menar handläggarna att dokumenten 9

11 kan användas mer vid introduktion. I dagsläget upplevs det enligt handläggare inte som att nya medarbetare får tillgång till dokumenten tidigt nog Delegationsordning och nämndens beslutsfattande Miljö- och byggnadsnämndens delegationsordning antogs i januari Delegationsordningen beskriver vem som har rätt att fatta beslut i olika typer av bygglovsärenden. Enligt uppgift från sektorchef fattades 88 procent av besluten under 2018 på delegation. Genomförda intervjuer visar att delegationsordningen är väl förankrad men inte helt tydlig och ändamålsenlig. Handläggare menar att delegationsordningen är inaktuell. Delegationsordningen är uppbyggd i ett gammalt system där den kopplades till en arbetsbeskrivning för enskilda handläggare som inte längre används vilket försämrar användarvänligheten. Vidare är delegationsordningen otydlig avseende hänvisningar till lagrum som ska utgöra grund för beslut. Hänvisningar till lagrum återfinns på flera olika ställen i delegationsordningen. Det saknas systematik avseende var lagrum återfinns i delegationsordningen. Enligt protokoll från nämndens sammanträde i december 2018 lämnades ett förslag till nämnden från nämndens tjänstepersoner om att utöka delegationen till att även omfatta beslut om avslag i lovärenden och beslut om att neka start- och slutbesked. Syftet med förslaget var enligt sektorchef att förkorta handläggningstiden, särskilt för ärenden som handläggs under sommaren. Nämnden har inte sammanträde under juli månad vilket medför att handläggningstiden för ärenden som ska ges avslag kan förlängas med åtta veckor. Sektorchef menar att en förkortad handläggningstid även skulle minska arbetsbelastningen och tidspressen för handläggarna. Nämnden avslog dock förslaget om utökad delegation. Vid intervju med nämndpresidiet framkommer att delegationsordningen och andra övergripande styrdokument inte hunnits ses över ordentligt sedan den nya nämnden tillträdde. Nämndpresidiet uttrycker dock att det ska ske en översyn av samtliga styrdokument. Genomförda intervjuer visar att nämnden i flera ärenden avvikit från de beslut som förvaltningen förslår i tjänsteskrivelse 2. Enligt handläggare skapar detta vissa problem kopplade till rättssäkerhet. Det upplevs i förekommande fall saknas stöd i PBL för nämndens ändringar. Nämndpresidiet uppger i intervju att de upplever ett bra stöd och en hög kompetens hos handläggarna och vill åstadkomma ett gott samarbete Handläggningstider I uppdragsdokument för för sektor miljö och bygg framgår ett mål om minskade eller oförändrade handläggningstider. Uppföljning av handläggningstider ska enligt uppdragsdokumentet ske kvartalsvis. Kontroll av handläggningstider för bygglov återfinns i nämndens internkontrollplan för år Uppföljning per helår 2018 visar att målet om handläggningstider inte uppnåddes under 2018 till följd av en ansträngd arbetssituation. Vid nämndens sammanträde i november 2018 rapporterades uppföljning av internkontrollplan per oktober Uppföljningen visade att den 2 Detta sker framförallt genom att nämnden återremitterar ärendet till förvaltningen för beredning av förändrat beslut. Förvaltningen förbereder sedan ärenden och vidtar nödvändiga åtgärder för ändrat beslut. Ärendet går sedan upp till nämnden igen för beslut utan att förvaltningen ändrat sitt ursprungliga förslag till beslut. 10

12 genomsnittliga handläggningstiden var 16 veckor samtidigt som den lagstadgade handläggningstiden är 10 veckor. Åtgärder som vidtagits och behöver vidtas listas i protokollet 3. Det anges i protokoll att slutavstämning ska ske per december Det framgår däremot inte av protokoll att nämnden har tagit del av slutavstämning. Enligt uppgift har detta dock rapporterats till nämnden under ärendepunkten information från byggenhetens verksamhet. I enhetsplan 2019 framkommer att enheten under 2018 har hanterat flera komplicerade ärenden och samtidigt arbetat med introduktion av nya medarbetare. Detta resulterade i att enheten inte kunde hantera ärenden i den takt som de inkom och därmed skapades en kö av ärenden. Handläggare menar i intervju att bygglovsärenden i kommunen tenderar att vara komplexa och därmed medför en omfattande handläggning. Sektorchef uppger att kommunen har ärenden som avser kulturmiljöområden vilket kräver en omfattande utredning och remissinstanser. Handläggarna uppger också att ett flertal ärenden överklagas vilket kräver resurser från enheten. Det har enligt genomförda intervjuer tidigare funnits en tendens i kommunen att bevilja bygglov med avvikelser från detaljplan. Enheten har under våren 2019 upphandlat en konsultfirma som fram till slutet av september 2019 ska bistå i arbetet med handläggning för att minska antalet ärenden i kö. Enligt sektorchef skulle konsulterna främst arbeta med ärenden som inkom under Till följd av en hög arbetsbelastning på enheten uppger sektorchef att konsulterna även har blivit tilldelade ärenden från Nämndpresidiet uppger vid intervju att genom mer effektiv handläggning av förhandsbesked kan handläggningstiden förkortas. Nämndpresidiet menar att det i dagsläget finns en otydlighet i hur omfattande en förhandsgranskning ska vara jämfört med en bygglovsgranskning. Förhandsgranskningarna är enligt nämndpresidiet ofta omfattande och detaljerade Nämndens uppföljning av bygglovsprocessen Nämndens uppföljning av enhetsplanen ska enligt planen ske tertialvist i maj, september samt per helår i samband med bokslut. Av protokoll framgår dock inte att nämnden behandlat uppföljning av enhetsplan i maj Följande mål avseende bygglovsprocessen ska följas upp under 2019: Ett omvittnat gott bemötande med hög servicenivå, tillgänglighet och rättssäkerhet En trygg och omtyckt kommun att bo, leva, besöka och verka i Minskade eller oförändrade handläggningstider Nyckeltal avseende bygglovsprocessen som ska följas upp under 2019 är helhetsbedömning kring nöjdheten med service/verksamheten i brukar- och kundenkät. Inom ramen för nämndens internkontrollarbete kontrolleras följande tre områden: Handläggningstiderna inom bygglov rapportering per delår och vid bokslut 5 3 Åtgärder som listades var; bygga upp effektiva arbetssätt och rutiner; arbeta övertid; förgranska ärenden; kompetensutveckla befintliga resurser; färdigställa arbetet med hemsida; digitalisera handläggningen samt utöka inspektörstjänster för tillsyn och handläggning. 4 Enligt nämndpresidiet vore det att föredra att sökanden i förhandsbeskedet får en lista över saker som måste åtgärdas för att bygglov ska kunna beviljas på den avsedda platsen. 5 Av internkontrollplan 2019 framgår att snittet för handläggningstid av bygglovsärenden ska följas upp kvartalsvis. Vidare ska arbetsgruppens arbete med hantering av systematiskt stöd för ärendehandläggning följas upp. 11

13 Information till medarbetare och förtroendevalda kring rutinen för att motverka korruption, muta, oegentligheter och intressekonflikter årlig rapportering Tillgänglighet och service kontrolleras rapportering per delår och vid bokslut 6 Sektorchef anger att nämnden även följer upp samtliga överklagade ärenden. Enligt uppgift följer nämnden även upp ekonomi, ärendebalans samt status på pågående rekryteringar. Uppföljningen framgår dock inte av protokoll utan rapporteras muntligen under ärendepunkten information om byggenhetens verksamhet. Ärendebalansen följs upp genom att mapparna i LEAN-systemet räknas översiktligt. Ärendebalansen dokumenteras inte men enligt sektorchef ger uppföljningen en god grund för planeringsarbetet. Sektorchef uppger att det är resurskrävande att grundligt följa upp ärendebalansen eftersom systemet kräver manuell räkning. Det görs inget regelmässigt stickprov av beslut fattade på delegation undantaget de utvalda ärenden som diskuteras vid varje nämndssammanträde. Inom ramen för nämndens uppföljning av delegationsbeslut ställs frågor om hur handläggning har gått till och vilka underlag som finns för beslut. Däremot sker ingen systematisk kontroll av huruvida kraven i lagstiftningen efterlevs. Enligt sektorchef medför det befintliga ärendehanteringssystemet att det är svårt att sammanställa viss statistik, exempelvis statistik från en undersökning avseende Nöjd Kund-Index Vår bedömning Enligt kommunallagen ska alla kommuninvånare behandlas likvärdigt. För att säkerställa en likvärdig och rättssäker bedömning i bygglovsärenden är det av vikt att handläggningen sker utifrån ett strukturerat arbetssätt. Granskningen visar att enheten arbetar med att ta fram en processbeskrivning över bygglovsprocessen. Det finns i viss utsträckning mallar och stöddokument som ska användas vid handläggningen av bygglov. Vi noterar dock att stödet i handläggningen har brister, exempelvis finns brister avseende att förankra och säkerställa användandet av mallar och rutiner, särskilt för nya medarbetare. Vidare noterar vi utifrån genomförda intervjuer att informationen till allmänheten och sökande kan förbättras. Av granskningen framgår att delegationsordningens användarvänlighet kan förbättras genom att inaktuella arbetsbeskrivningar tas bort. Granskningen visar vidare att kvalitetssäkring av bygglovsprocessen är ett utvecklingsområde. Det genomförs ingen systematisk kvalitetssäkring i form av exempelvis egenkontroller eller kollegial granskning av delegationsärenden. Vår bedömning är att miljöoch byggnadsnämnden delvis har säkerställt att bygglovsprocessen är utformad för att säkerställa en likvärdig och rättssäker bedömning av bygglovsärenden. Enligt PBL är nämnden skyldig att fatta beslut i bygglovsärenden inom tio veckor från att kompletta ansökningshandlingar inkommit. Granskningen visar att nämnden har svårigheter att handlägga samtliga bygglovsärenden inom ramen för den lagstadgade handläggningstiden. Enheten har under våren 2019 upphandlat en konsultfirma som fram till slutet av september 2019 ska bistå i arbetet med handläggning för att minska antalet ärenden i kö. Vidare framgår att krav i PBL avseende information till sökanden inte uppfylls då ärendebekräftelse, mottagningsbevis samt information om ändrad tidsfrist inte ges till sökanden. Vår bedömning är att miljö- och byggnadsnämnden inte har säkerställt att plan- och bygglagens krav rörande bygglovsprocessen och dess handläggningstider uppfylls. 6 Internkontrollplan 2019 anger att svarstider för e-post ska mätas och stickprovskontroller av tillgänglighet/service ska göras i samband med kontroll av handläggningstider. Dessutom ska uppföljning av arbetsgruppernas arbete ske vid APT-möten i jämförelse med beslutade policydokument kvartalsvis. 12

14 Enligt kommunallagen är nämnden skyldig att tillse att verksamheten bedrivs på ett tillfredställande sätt. Av granskningen framkommer att nämndens uppföljning av verksamheten brister. Nämnden följer upp verksamheten tertialvist. Dessutom görs viss uppföljning inom ramen för internkontrollarbetet. Det saknas tydlig systematik och dokumentation avseende uppföljning av centrala nyckeltal och kvalitetsmått såsom ingående och utgående balanser gällande ärenden. Vidare görs inget regelmässigt stickprov av beslut fattade på delegation undantaget de utvalda ärenden som diskuteras vid varje nämndssammanträde. Vi ser dock positivt på nämndens rutin att kontinuerligt följa upp delegationsbeslut. Vår bedömning är att miljö- och byggnadsnämnden delvis har säkerställt en tillräcklig uppföljning av bygglovsprocessen. 13

15 4. Stickprovsgranskning av bygglovsärenden 4.1. Urval av bygglov för stickprovsgranskning Stickprovsgranskningen består av tio bygglovsärenden, varav fem stycken är fattade på delegation och fem utgörs av nämndbeslut. Urvalet har genomförts genom att välja ut bygglovsärenden utifrån en förteckning över ärenden där beslut fattats under januari till april I urvalet har syftet varit att åstadkomma en fördelning mellan nämndbeslut och delegationsbeslut, olika typer av bygglov samt beviljade och avslagna beslut. Två ärenden har valts ut som inkom under 2018 och beslut togs under Flertalet av de ärenden som valts ut inkom under Det huvudsakliga syftet med granskningen har varit att granska efterlevnad av nya krav i PBL som trädde i kraft 1 januari Ärenden som inkom under 2018 omfattas inte av de nya kraven i PBL och har därmed inte granskats avseende de nya kraven. Krav som tillkom den 1 januari 2019 markeras i listan nedan. Syftet med stickprovsgranskningen har varit att bedöma hur bygglovsprocessen tillämpas. I stickprovsgranskningen har följande kontrollmoment genomförts för respektive bygglovsärende: Understiger handläggningstiden tio veckor från att tidsfristen börjat löpa? Har bekräftelse på inkommen ansökan skickats? Innehöll bekräftelsen den information som PBL anger? (2019) Har kompletteringar efterfrågats inom tre veckor från inkommen ansökan? (2019) Har mottagningsbevis för kompletta handlingar skickats? Har skriftlig information skickats om tidsfristen börjat löpa vid annan tid än när ansökan inkom eller om tidsfristen förlängts? (2019) Framgår beslutsgrunder (motivering av beslut och hänvisning till lagrum)? Framgår beslut om avgift eller hänvisning till bilaga med redovisning av avgift i beslutet? Redovisas handläggningstiden som grund till beräkning av avgift? (2019) Framgår det huruvida berörda sakägare har getts möjlighet till yttring? Framgår det hur beslutet kan överklagas? Har beslutet delgivits/skickats till berörda? Har delgivningskvitton inkommit vid delgivning? 4.2. Resultat av stickprovsgranskningen Nedan framkommer en översiktlig beskrivning av resultatet utifrån stickprovsgranskningen: Kontroller Resultat utifrån stickprovsgranskning Beslut inom tio veckor från komplett ansökan 9 av 10 Ärendebekräftelse för inkommen ansökan 6 av 10 Kompletteringsbegäran inom tre veckor 3 av 6* Mottagningsbevis utskickat 0 av 10 14

16 Information om ändrad start för tidsfrist 0 av 6** Beslutsgrunder motiveras 10 av 10 Beslut om avgift 2 av 8*** Information om yttrande och remisser 9 av 10 Information om hur beslut kan överklagas 9 av 10 Delgivning/skickas 2 av 10 * Av de åtta ärenden som inkom under 2019 var två kompletta då ansökan inkom varför kompletteringsbegäran enbart är aktuellt för dessa sex ärenden. ** Av de åtta ärenden som inkom under 2019 var två kompletta då ansökan inkom, i resterade sex ärenden inkom kompletterande handlingar varför information om ändrad start för tidsfristen enbart är aktuellt för dessa sex ärenden. *** Åtta ärenden inkom under 2019 varför krav om beslut om avgift enbart är aktuellt för dessa åtta ärenden Noteringar utifrån stickprovsgranskningen Genomförda kontroller visar att verksamheten enbart delvis uppfyller de kontrollmoment som har granskats i stickprovsgranskningen. Nedan kommenteras de stickprov där avvikelser identifierats. Utifrån genomförda kontroller kan konstateras att i ett av tio ärenden överstiger handläggningstiden den lagstadgade handläggningstiden. Handläggningstiden var för det ärendet, som inkom under 2018 (Dnr 2018:1397), 17 veckor. Enligt 9 kap. 27 PBL är nämnden skyldig att fatta beslut i bygglovsärenden inom tio veckor från att kompletta ansökningshandlingar inkommit. Nämnden kan förlänga handläggningstiden med ytterligare tio veckor om utredningen kräver det. I ärendets tillhörande handlingar framgår inte att utredningen krävt en sådan förlängning av handläggningstiden. Det kan dock konstateras att vårt urval främst omfattade ärenden som inkommit 2019 och beslut fattats senast i april 2019 vilket innebär en begränsad tidsram. 7 Bekräftelse på inkommen ansökan har enligt genomförd kontroll inte skickats i fyra av tio granskade ärenden. Samtliga skickade ärendebekräftelser avser ärenden som inkommit under Bekräftelserna saknar den information som 9 kap. 27a PBL föreskriver. Kompletteringar har begärts inom tre veckor i enlighet med 9 kap. 45 PBL för tre av sex granskade ärenden som krävde komplettering. I resterande tre ärenden har kompletterande handlingar inkommit men det framgår inte av tillhörande handlingar huruvida en kompletteringsbegäran skickats ut eller om kompletteringen inkom på sökandens initiativ. Mottagningsbevis har inte utfärdats i något av de granskade bygglovsärendena. Enligt 9 kap. 27a PBL ska mottagningsbevis skickas till sökanden när komplett ansökan har inkommit. 8 Sektorchef uppger att mottagningsbevis inte skickas ut i dagsläget. Vidare framgår inte heller 7 Ärenden som inkom under 2019 vars handläggningstid överstigits kan sakna beslut vid tiden för urvalet och därmed inte omfattats av urvalet för granskningen. 8 PBL 9 kap. 27a trädde i kraft 1 januari 2019 och omfattar de ärenden som inkommit under För de ärenden som inkom under 2018 fanns bestämmelser i PBL 9 kap. 27 som hänvisade till 8 lagen (2009:1079) om tjänster på den inre marknaden. 15

17 om skriftlig information i enlighet med 9 kap. 27a PBL skickats ut till sökanden i de sex ärenden då tidsfristens löptid ändrats i samband med att kompletterande handlingar inkom. Genomförda kontroller visar att beslutsgrunder motiveras i samtliga kontrollerade ärenden med hänvisning till lagparagraf och förklaring till skäl till beslut i enlighet med 32 förvaltningslag (2017:900). Däremot framgår inte beslut om avgift i sex av de åtta ärenden som inkom under Avgiften framgår enbart i tillhörande beslutshandling. I de sex ärendena saknas även redovisning av handläggningstid vid beräkning av avgiften. Grunder för beslut om avgift ska redovisas i enlighet med 9 kap. 40a PBL. Boverket lyfter i sin kunskapsbank för PBL att beslut om avgift bör framgå i beslutsformuleringen. Vidare anger Boverket att redovisningen för hur avgiften har fastställts kan redovisas i en bilaga till beslutet. Det är då viktigt att nämnden i sitt beslut om avgift hänvisar till bilagan. Boverket poängterar att det i beslutsformuleringen bör framgå om avgiften har reducerats eller inte, oavsett om nämnden redovisar hur avgiften har fastställts direkt i beslutet eller i en bilaga. Enligt uppgift har mallen för beslutsfras reviderats sedan urvalet genomfördes. Revideringen syftade till att tillse att beslut om avgift framgår i beslutsformuleringen samt att handläggningstiden redovisas vid beräkning av avgiften. Av genomförda kontroller framgår att det i ett av tio kontrollerade ärenden inte framgår huruvida yttranden begärts in. Vidare motiveras inte inhämtade synpunkter med hänvisning till lagparagraf i tre av tio kontrollerade ärenden. Grunden till beslutet samt grunden till att synpunkter inhämtas bör framgå tydligt och nämnden bör vara konsekvent i hur detta formuleras i samtliga ärenden. Det är angeläget för rättssäkerheten och allmänhetens förståelse. I ett av tio kontrollerade ärenden framgår ingen beskrivning eller hänvisning till bilaga med beskrivning av hur beslutet kan överklagas. Av förvaltningslagen 33 framgår att om ett beslut går parten emot och kan överklagas ska denne underrättas om hur beslutet kan överklagas. Det är av vikt att de som berörs av besluten enkelt kan förstå på vilka grunder besluten fattats samt vart de kan vända sig för att överklaga ett beslut de upplever som felaktigt. I kommentarerna till förvaltningslagen framkommer att det ur ett rättssäkerhetsperspektiv är att rekommendera att själva beslutshandlingen innehåller information om tillvägagångsätt för överklagan. Det saknas dokumentation kring delgivning i åtta av tio ärenden. Granskningen visar att delgivning av lov har skett via brev. Enligt PBL ska ett beslut om lov delges sökanden och annan part samt dem som har lämnat synpunkter i ärendet som inte har blivit tillgodosedda Vår bedömning Utifrån genomförd stickprovsgranskning konstaterar vi sammanfattningsvis att nämnden inte säkerställt efterlevnad av föreskrifter i PBL samt att handläggningen inte görs enhetligt och konsekvent. Vi noterar särskilt att nämnden inte har säkerställt att tillräcklig information ges till sökanden. Detta genom ärendebekräftelse, mottagningsbevis, information om ändrad löptid för tidsfrist i aktuella ärenden samt överklaganhänvisning. Kopplat till detta noterar vi även att informationen på hemsidan kan utvecklas. Vi anser att det är väsentligt att sökanden ges information för att säkerställa en likvärdig behandling av ärenden samt för att skapa förtroende för kommunens myndighetsutövning. Vi ser dock positivt på att mallen för beslutsfras har reviderats sedan urvalet för stickprovet. 16

18 5. Samlad bedömning 5.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Revisionsfrågor Har nämnden säkerställt att bygglovsprocessen är utformad för att säkerställa likvärdig och rättssäker bedömning av bygglovsärenden? Har nämnden säkerställt att plan- och bygglagens krav rörande bygglovsprocessen och dess handläggningstider uppfylls? Har nämnden säkerställt en tillräcklig uppföljning av bygglovsprocessen? Har nämnden säkerställt en ändamålsenlig kompetensförsörjning? Svar på revisionsfrågorna Delvis. Granskningen visar att enheten arbetar med att ta fram en processbeskrivning över bygglovsprocessen. Det finns i viss utsträckning mallar och stöddokument som ska användas vid handläggningen av bygglov. Vi noterar dock att stödet i handläggningen kan utvecklas. Vidare noterar vi att handläggare uppger att informationen till allmänheten och sökande kan förbättras. Av granskningen framgår att delegationsordningens användarvänlighet kan förbättras. Dessutom är kvalitetssäkring av bygglovsprocessen ett utvecklingsområde. Det genomförs ingen systematisk kvalitetssäkring i form av exempelvis egenkontroller eller kollegial granskning av delegationsärenden. Nej. Granskningen visar att nämnden har svårt att handlägga samtliga bygglovsärenden inom ramen för den lagstadgade handläggningstiden. Enheten har under våren 2019 upphandlat en konsultfirma som fram till slutet av september 2019 ska bistå i arbetet med handläggning för att minska antalet ärenden i kö. Genomförd stickprovsgranskning visar att nämnden inte har säkerställt efterlevnad av föreskrifter i PBL samt att handläggningen inte görs enhetligt och konsekvent. Vi noterar särskilt att nämnden inte har säkerställt att tillräcklig information ges till sökanden. Detta genom ärendebekräftelse, mottagningsbevis, information om ändrad löptid för tidsfrist i aktuella ärenden samt överklaganhänvisning. Vidare noterar vi att informationen på hemsidan kan utvecklas enligt handläggare. Delvis. Av granskningen framkommer att nämnden följer upp verksamheten tertialvist. Dessutom görs viss uppföljning inom ramen för internkontrollarbetet. Det saknas tydlig systematik och dokumentation avseende uppföljning av centrala nyckeltal och kvalitetsmått såsom ingående och utgående balanser gällande ärenden. Delvis. Granskningen visar att det råder en ansträngd arbetssituation inom bygglovsenheten. Personalomsättning och en hög arbetsbelastning samtidigt som rekryteringsläget är svårt innebär utmaningar för enheten. Bygglovshandläggare har till följd av tidsbrist svårt att delta i kompetensutvecklande insatser. Av granskningen framkommer att det finns flera mål för arbetet med kompetensförsörjning. Det 17

19 saknas dock dokumenterade strategier för hur kompetensförsörjningen ska säkerställas. Till grund för en sådan strategi bör det finnas en översyn av bygglovsprocessen samt behovet av kompetens Slutsats Granskningens syfte har varit att bedöma om kommunens bygglovsprocess är ändamålsenlig, det vill säga i enlighet med lagar, regler och fullmäktiges mål samt hur nämnden säkerställer likvärdig bedömning i bygglovsärenden. Vår sammanfattade bedömning utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning är att kommunens bygglovsprocess inte är ändamålsenligt samt att nämnden endast delvis säkerställer en likvärdig bedömning i bygglovsärenden. Vi noterar dock att arbete pågår för att stärka bygglovsprocessen, bland annat genom insatser för att klara handläggningstider och minska arbetsbelastning, utökad uppföljning av delegationsbeslut samt utveckling av mallar Identifierade förbättringsområden och rekommendationer Utifrån granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Rekommendationer lämnas revisorerna iakttagit brister inom ramen för granskningen. Rekommendationerna syftar till att utveckla och förbättra verksamheten. Vi rekommenderar miljö- och byggnadsnämnden att: Tillse att delegationsordning är tydlig och aktuell utifrån nuvarande organisation Utveckla former för kvalitetssäkring av bygglovsprocessen, till exempel genom egenkontroller eller kollegial granskning av ärenden och delegationsbeslut Säkerställa att bygglovsprocessen uppfyller kraven i PBL bland annat avseende att information ges till sökanden genom ärendebekräftelse och mottagningsbevis samt information om ändrad tidsfrist och om hur ett beslut kan överklagas Säkerställa efterlevnad av bygglovsprocessen Utveckla informationen som ges till allmänheten via exempelvis kommunens hemsida avseende bygglov och bygglovsprocessen Stärka systematiken gällande uppföljning av centrala nyckeltal och kvalitetsmått för verksamheten Tillse ett strategiskt arbete med kompetensförsörjning för att säkerställa kompetensförsörjning både på kort och lång sikt Göteborg den 24 juni 2019 Lydia Andersson Verksamhetsrevisor Christoffer Henriksson Certifierad kommunal yrkesrevisor Liselott Daun Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare 18

20 Bilaga 1: Revisionskriterier Kommunallag (2017:725) Styrelsens och nämndernas uppgifter Enligt 6 kap. 6 kommunallagen har nämnderna ansvar för att var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. Likaså skall nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Likställighetsprincipen Kommunallagens 2 kap. 3 reglerar den så kallade likställighetsprincipen, det vill säga att kommuner och landsting ska behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat. Plan- och bygglag (2010:900) Den 2 maj 2011 trädde den nya plan- och bygglagen (2010:900) i kraft. Bestämmelserna i plan- och bygglagen (PBL) syftar till att, med hänsyn till den enskilda människans frihet, främja en samhällsutveckling med jämlika och goda sociala levnadsförhållanden och en god och långsiktigt hållbar livsmiljö. I 9 kap. PBL regleras bestämmelser för hur kommunen ska hantera bygglov. Bygglov är ett skriftligt tillstånd som krävs för att få uppföra nya byggnader och anläggningar, göra tillbyggnader eller för att helt eller delvis ändra användningen av en byggnad. I lagstiftningen anges vad ansökan ska innehålla, förutsättningarna för bygglov samt regler för handläggningen. Ansökningar om bygglov ska enligt 9 kap. 20 prövas av kommunens byggnadsnämnd i enlighet med lagbestämmelserna. En ansökan om lov eller förhandsbesked ska vara skriftlig och innehålla de ritningar, beskrivningar och andra uppgifter som behövs för prövningen. 9 kap. 30 reglerar förutsättningar för bygglov. Här framgår bland annat att bygglov ska ges för en åtgärd inom ett område med detaljplan, om åtgärden överensstämmer med detaljplanen, eller avviker från detaljplanen men avvikelsen har godtagits vid en tidigare bygglovsprövning enligt vissa förutsättningar. Av 31 framgår under vilka förutsättningar bygglov ska ges för en åtgärd utanför ett område med detaljplan. Enligt 9 kap. 27 ska lov eller förhandsbesked avgöras inom tio veckor från den dag då ansökan kom in till nämnden eller den senare dag då ytterligare underlag kom in till nämnden från sökanden på dennes initiativ. Av 9 kap. 22 framgår att om ansökan är ofullständig får nämnden föreligga sökanden att avhjälpa bristerna. 9 kap. 27 anger att om nämnden inom tre veckor förelagt sökanden att avhjälpa en brist i ansökan räknas tidsfristen från den dag då bristen avhjälptes. Nämnden ska enligt 9 kap. 27 skicka ett mottagningsbevis till sökanden när ansökan mottagits med information om tidsfrister, att avgiften som nämnden får ta ut reduceras om tidsfristen för beslut överskrids samt möjligheter till överklagan. Skriftlig information ska lämnas till sökanden om tidsfristen för beslut börjar löpa vid en annan tidpunkt än när ansökan kom in till nämnden eller om tidsfristen skulle förlängas. Byggnadsnämnden får därefter förlänga handläggningstiden en gång med högst tio veckor om det är nödvändigt på grund av handläggningen eller utredningen i ärendet. 19