FVF 1998:5. ^Ry UNDERHALLSSYSTEM FOR FJÄRRVÄRMECENTRALER. Kravspecifikation att användas vid upphandling. Mars 1998 FJAÄHVÄKP*

Transkript

1 % FVF 1998:5 ^Ry,«UNDERHALLSSYSTEM FOR FJÄRRVÄRMECENTRALER Kravspecifikation att användas vid upphandling Mars 1998 FJAÄHVÄKP*

2

3 UNDERHALLSSYSTEM FOR FJÄRRVÄRMECENTRALER Kravspecifikation aftanvändas vid upphandling ISSN

4 998 Svenska Fjärrvärme Fä ren in gens Service AB

5 FORORD Flera energi företag har uttryckt behov av datoriserat stöd i sin underhälls verk samhet och efterlyst en kravspecifikation sinn ett hjälpmedel fåren sy slem upphandling Rehuvel har blivit barsk ijt påtagligt i samband med upphandlingar av och arbeten med skg15-sysiem 5 när dessa ofu visar sig ha mindre utvecklade underhållsinoduler. Underhåilsäxägorbörtasmcd i don strategiska uppbyggnaden av energisystem. Oavsett vciksamhuten är liien eller stor ar underhallskravet likartat även om organisation och rutiner kan skilja en del För de större energi sy slem en är del numera självklart all använda dalors Löd för att effektivt organisera underhälls verksamheten. Men även för de mindre energisystemen ökar nu, bl a. pä grund LIV krav pä högre kostnadseffektivitet, behovet av datorstött underhåll. Ilar kan det dä van* mer ckununiiskl alt hörpmed enklare program Mim efterhand kan byggas ut och kompletteras näi beliovet av rutiner ökar. Generell! sett anses del i fjärrvärmebransehen vara kumplkeral. all upphandla dalasyseem. Men genom att inom sin egen organisation noggrant stämma av och förteckna de verkliga behoven och förulsäelninfama oeh efter del upprätla kravspecifikalioner blir pioce^en enklare och förutsättningarna tor ett lyckat köp ökar. Pä sä sätt blir dessutom i allmänhet datasystemen mer välkomna och naturliga art använda. Fjärrvärme föreningens fj ä t r varmece ntral g ru p p organiserade under våren 1997 arbetet for att la fram en allmängiltig kravspecifikation. Ursprungs upp dragé L var La fram eliupphnndlingsdckument för underhälls system tor fjärrvamicecntialci men det utökades till att omfatta även en möjlig integration i ett siöne system, där energi förelagets^ övriga underhål Is Mgor hmteias. Som konsult för upp dragé I valdes förelaget Hlcarti AB, som sysslar, med underhwllsrumier inom både energi- och industriföretag. För alt få ined en bred fjärrvärme kompetens har representanter frän bäde energiföretag som äger ijälrvarmeeentralcrna och sädana som arbetar med serviceavtal in gäll i arbetsgruppen, liksom represen tan ler för distribution och upphandling. I arbetsgruppen har följande personer verkat: Göle Ekström i-vi hc-gruppen Stcve Jönssun Gävle Energi AB (ÄgerFC) Jan-trik Kailsson Värmck Lars-Er il" Larsson leigc lineigi AB Distributionsgmppcn Sören Ullberg Sundsvall Knergi AB FC-gruppen Anders Östberg JämLkraft AB (Serviceavial) SVENSKA FJÄRRVÄRMEFORENINGEN

6

7 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING 7 2. UNDERHÄLLSSYSTEMETS FÖRDELAK OCH ORGANISATORISKA KRAV.9 3. GENERELL BESKRIVNING AV UNDERHÅLLSSYSTEM 11 Anlä EniTi 5system..,...,. 11 Förriidssystein,....., ,-.- -»- 11 Färehyggande underhålls^ slem.,..,* Ar bi 1 l3uruers))tt m.,..,,.-., Dokumentationssystem,, ,...,...,,.. 12 Rappnrtgen eraior.....-,* Övergripande begrepp , TEKNIK OCH SÄKERHFT UTBILDNING OCH DOKUMENTATION UPPHANDUNCSPROCESS STÖKANDE AV SYSTEMET 17 A. SPECIFIKA KRAV FÖR UNDERHÅLLSSYSTEM TILL FJÄRRVÄRMELEVERANTÖRER 18 B. KRAV FRÄN OMKKINGLIGGANDE SYSTKM OCH DATORMILJÖER 20 C. DETALJBESKRIVNING UNDERHÄLLSSYSTEM 21 D. VÄRMEMÄTARE 2fi BILAGA 1 CHECKLISTA.38 BILAGA II EXEMPEL PÄ UPPGIFTER OM ANBUDSGIVAREN.32 BILAGA III EXEMPEL PÄ KOMMERSIELLA VILLKOR 33

8

9 1* INLEDNING 1.1 Delta dokument ar tänkt all användas som hjälpmedel och stöd vid upphandling av underhållssysiem Lill fjärrvärme leverantörer. Syl le I med dokumentet är dels att förenkla och underlätta processen, dels 1 att öka möjligheterna! ill att ett lämplig!, syxlem väljs. Alla fjärrväriiicleveriintörer har inje exakt samma unskemål»di krav men det system man sluiligcn väljer ska uppfyll;: de grundläggande kraven för u n de rh ål Issy stum, specifik* kniv för fjärrvärincleverantörer i allmänhet och de krav smn den aktuella orgiinisiitioned har pä systemet De sistnämnda kraven %ka komplettera denna kravspecifikation, lin del ;iv bedömningarna som ska göras vid upphandlingen, t.ex. stabilitet hos Leverantör och program miljö är subjektiva men de flesta krav ouh önskemål bör kunna bedlimas ubjduivl 1 _2 Dokumentet är uppdelat i Ire delar. Först kominer en rådgivande och informativ del för fjiirty ärmelever an tören, kiipitel 1-7. Därefter kommer specifika krav på systemel vilka ar mer riktade till leverantören av systemet, kapitel A - E. Sist återfinns tre exem pel bilagor som liar till dokumentet. 1.3 Etc datasystem for förebyggande underhåll är endast en av fieni Funktioner i en verksamhet. Systemet ska en kel i sm ii t ta in i de l daglig arbetet och göra hantering och uppföljning säkrare och effektivare. Systemet tillför normalt inte något nytt men kan bidra Lill aubiillre strukturera och effektivisera verksam heten. 1.4 FÖr att kunna uppnå den ftnjndfimkfionalitet som kravs for alt slutresultatet ska bli bra rekommenderas att man väljer ett standardsystem for underhål! framför all börja bygga ett anpassat system frän grunden. I vari fall bör systemet köpas från en leverantör som man tedömer hur goda förutsättningar alt finnas kvar under en längre tid. Man ska hesöka minst en användare, med referens installation och som sysslar med liknande verksamhet, för alt kunna bedöma hur systemet fungerar i praktisk drift. 1.5 Systemet mäste i första hand kunna, hantera de viktigaste uppgifterna för fjärrvärme leverantören. Del betyder att luidcrhåi Is verksamheten ska rl del stöd som iir tänla weh att alla lagkrav runt denna verksamhet kan hanteras. Om del dessutom finns andra intressanta funktioner är det brämen inle nödvändigt! 1.6 Vid beställning av et! system mäite man kräva all systemleverantören/leverantörerna erbjuder en utrustning som uppfyller alla krav som ställts. En vitesklaubiil ska ingå i beställningen som täcker in både sena leveranser och ofullständiga samt undermåliga delar i systemet. Var uppmärksam pä art det är fördelaktigt att köpa en total systemlösning vad gäller all hård- och mjukvara från en leverantör för au göra del lättare alt peka på eventuella brister j det som levereras. Då kan inte olika delleverantörer skylla pä varandra 1 Befintliga nätverk och datormiljöer verifieras av systemleverantören om de ska användas.

10 1.7 Ett system mäsle kunna införas i den befintliga datormiljön ulan större förändringar. Om samma typ av nätverk, operativ sys le in och skrivare som redan finns hos fjarrv Jrmdt:VLr intören används kommer sys rem underhåll och säkerhetskopiering all hiinltrritt på ungefär samma AL'ti Mim Lidigarc. Införandet gar också lättare än om man försöker infoga en helt ny datormiljö. Be sys te rnleve r:td tören skriftligen godkänna den befmtiiga hårdvaran före inriran- 1.8 Vid eu uibyie eller en uppgradering av etl behniligl sys lem måste man rtied aulomaiik kunna hantera överföring av befinuiga data lill del nya systemet, DeliJ Tiir uli mini mera mängden arbete med regklrcring och komplettering av information vid i drift lagandet.

11 UNDERHÅLLSSYSTEMETS FÖRDELAR OCH ORGANISATORISKA KRAV 2. 1 Ett datoriserat underhålls system, använt pä liitl säll. ger en biiilie fonilsäumng för en effektiv underhålls verksamhet. Anläggningar och komponenter beskrivs och registreras p.i ett strukturerat \ä\l, UndeHiållct görs i huvudsak enligt en uppgjord plan vilket ger en jiimn helastning pä undcrhållsorganisalionen. Ko^mader för olika an I %gn i n gar/ u Lms in i n ^ar samt eventuella brister i uini^ining ik.h risker i hanlcring kan följas upp föl att ge underlag tor nyinköp, revision och mbyte av anläggningar och komponenter. Underhållsorganisation Undertiållsavdolning fnslrument 2.2 Om det datoriserade undcrhållssystemet ska innehålla mfomiatinn som redan finns registrerad i andra system, eller om den ska registreras i andra, sy A lem, ska uppgifterna enkelt kunna impm-leriln till nnderhällssystcmct. Del kan galla ekonomiska transaktioner, mätvärden, tillstånd, debitering, marknad. GIS, distributionsnät, adressuppgifter min. Principen är att uppgifter endas I ska registreras på ett ställe och därefter kunna överföras Ii 11 andra system, antingen direkt eller med en viss penodicitct. Kommunikation med andra system GTS-sys lem ) ( Ekonomis vs tern V Q Underhåll ssystcm 0

12 2.3 EU underhålls sy slem med goda statistikltinktioner och rätt innehåll kan ge möjligheter an t.cx. peka på att mätare av vissa Lyper och i vissa ddrfal! borde kunna få längre utesiuringstid. Detta skulle kunna medföra att utbytcsintcrvajl förlängs vilket kan ge lägre kostnader för dnfloeh underhäll. 2.4 Ett väl fungerande oeh noggrant använt underh ål Issy slem kan ge möjligheter lilltso certifiering oeh kvalitetsarbete. Underhålls sy sleme[ är dnek bara ett sliid i denna process. 2.5 Systemets information ska hållas väl uppdateiad för att motsvara verkligheten och allt utloit arbete ska registreras så snart som miijligl för all helhelsbilden av hur verksamheten fungerar just nu, ska bli så bra som möjligt. Vid ändringar oeh ombyggnader av anläggningar bör nödvändiga ändringar snabbt reg is I rera s i systemet. Underhalls inte informationen i tillräckligt snabb takt kommer förtroendet för systemet att minska. Detta medför i sin tur att systemet inte utnyttjas oeh informationen i detsamma blir ännu mer ci full ständig. 2.6 Är verksamhet cx:h anläggningar inte tidigare viil beskrivna måste man starta med att göra denna strukturering för alt därefter kunna använda del datoriserade underhållet på ett effektivt 2.7 Utbyte, uppgradering och nyinstallation av underhålls system ställer alltid nya krav på aivändaic och på hård- och/eller mjukvara. Del ar även möjligt alt en ny utgåva av ett system saknar funktioner som funnits tidigare eller att man är tvungen attjobbapåett annorlunda sätt för att uppnå samma resullal, 2.8 Sammanfattningsvis kan man säg a att underhåll utan datorstöd troligen ställer mindre krav på imderhållsorganisationen rnen ger en avsevärt sämre möjlighet alt fcijja upp iieh styra veiksamheten så an den blir optimal. 10

13 31 GENERELL BESKRIVNING AV UNDERHÅLLSSYSTEM 3.1 Nedan följer etl enkelt exempel pä en registrering och underhåll av en anläggning: En anläggning och dess ingående delar registreras, Förebyggande underhåll för anläggningen registreras med en uppskallning av alla planerade resurser och åtgärder. Denna innefaltar bl IL tidsåtgång, delar och fbrhrtikningsmatcrict. När underhållet är i begrepp att införas skapas en arbetsorder som beskriver arbetet och vad som behövs för att utföra detta. Denna bereds för att passa den aktuella.siluationen. Arbetel utförs och åtgärderna, åtgången lid, delar och materiel registreras. Detta teder till uppdateringar i anläggningssystem, förebyggande underhållssyitem, arbeisordersysicm, föirädssystem, ekonomisystem och eventuellt ännu fler berörda sjsmt ELI underhall ssy slem ska innehålla följande grundfunktioner ffir alt fungera tillfredsställ an dt: AuläsgLtingssyslem, t r 3.3 Aniäggningssysieniel innehåller dala för anläggningar vilka hanleras i organisationen. Anläggningarna ar antingen föreniaj lör underhållsåtgärder eller information av ren teknisk Lyp. Det ska vara möjligt att bygga upp en tradstruktur av anläggningarna, sa att de i sin tur kan vara uppbyggda av andra anläggningar. Till varje anläggning ska nian dessutom kunna knyta ert antal artiklar for att beskriva dess ingående komponenter. Dokumentation och beskrivning av anläggningen ska också registreras i systemet. 3.4 An3 äggni ng.sreg i slre I är själva grund si ömme n i underhallssyslemel och har ska anla^ningsdata kopplas inol platser i de olika förckonunandc anläggningarna. Delia kan vara pcoduk t ions anläggning ar. fjärrvärmecentraler. disiribuiionsan läggningar, byggnader min, För rådssystem 3.5 Alla komponenter tich delar som kan förekomma ska kunna hanlerys i el t fönäds-eller lagersystein. 3.6 Häl hanteras reservdelar Lill anläggningar och övriga arlfklar som hanteras i underhållserganisaiionen. Exempel pä data som ingår i systemet är leverantörer» tillverkare, saldo, beställningspunkt, lagerplatser och priser Forebygaande undtrhållsaysfcm 3.7 Förebyggande underhäll [I-U] används för att planera tinderhälfsverksanihctcn. UndciMHct ska kunna genereras på flera säti. Der kan antingen vimikalemieisiyrt eller tillståndsscyrl Et I kalenders ty it underhäll ulior> ined Fasta tidsintervaller medan ett ti 13 \ tån ds si yrt underhäll skapas av en händelse. Det kan t. ex. vara alt anläggningen är i ett visst drill tillstånd eller at! en mätare har uppna.il en viss u tes ätini Lig si id/flö delmängd. Systemet måste kunna hantera separata underhålls ål g årder likval som paket och ronder d.v r s. ert flertal åtgärder som ska u iföras vid samma lidpunkl. Aitiklar och materiel,spin behf jv,s vid åtgärderna ska ockiä kunna administreras. Arbetsordersystem 3.R Arhelsnrder (AO) används för att beskriva det arbete som ska göras eller är gjort på anläggningar. II

14 3.9 I deua xy\lem behandlar inan arbctsordcr som kommet ti än FU-sys temet eller uppstår genomen felanmälan. För senare uppföljning måste nedlagd lid, lyp av arbele och material Algängen kunna kopplas Ii 11 genomfort. arbtle^ D öku m e a in I Lo ns sy s t em 3,iOHarskuTnan hantera dok umeniaiion av olika slag Lcic. niningai, arbe isbc skriv ning ar, lagar och förordningar m.ni. Olika versioner och utgåvor måste också kunna hanteras. Dtikumentinfoimationeu lagias antingen i grtffiäfciurid eller med referenser Lill dokument lagrade päannaibätt. Rnppurfgcncrdtur 3.11 Ska finnas och hantera information frän databasen. Detta göy del enkelt alt framställa statistik och övrig information från olika delar i systemen. Delar i UH-system J^U-system Rapportgenerator Övergripande begrepp 3.12 I en underh a11 sorgan L\ ut ions verksamhet kan ingå förvaltning av egna och andras un läkningar. Underhålls system lar normalt inte hänsyn till olika ägarförhållanden Del hnns ingen anledning att i iinderhållssystemel la hänsyn till sådana saker då ägarförhållanden ofeast är av ekonomisk natur, som regleras i avtai och/eller kontrakt. 12

15 j 13 Del man kan använda undirhållssystemct till, utan att närmare specificera ägarförhållanden, är an från arbetsordersystemet generera, fakturering* underlag Lill olika kunder på upparbetad tid, på ariviint materia], pä. ulford service och pä underhållsarbeten. Detta kommer alt ställa krav på organisationen art nian vid varje utfört arbete avrapporierar i arbttsordersystcmet och anger verklig upparbetad tid, resor, material mm. Delta förfarande räcker oftast till för al! han Lera de olika iigar förhäll an den som förekommer inomen organisation. Vid val av systemlösning ska inan noga prova om en standardlösning räcker fur au lika prohlemet innan nian förändrar funktionaliteten [ill en mer individuell lösning Om man i anläggningsregistrct väil ha funktionen all kunna ange olika ägarförhållande ska man se till att detta är möjligt och vid upphandling av systemet ange detta som ett krav. Man ska dä även automatisera rapportgenercringen som ska ligga till grund föl fak lureri ng,- nnderlagct. Delta ska innehålla detaljerad information nm datum, tid, plats, antal limmar, resor, material, mm. Fakiureiingsunderlaget ska även leverera undcrlap direkt till ekonomisystemet. Detta för all hanteringen ska komina in i de normala rutinerna för fakturering och buk Vid registrering och underhåll av data i systemet ska del endas! vara möjligl au registrera en och samma information på el t siili. Exempelvis ska tillverkaren ABB bara kunna registreras som ABB. Andra varianter som ABB, Asea Brown Bovcri eller Asea ska avvisas. Delta krav gäller dock inte fritext- eller in formations fal L där man far finna sig i att sökning och uppdatering kan försväras Alla Fak ] dalasy.siemel mäsle vara tillräckligt långa för den aktuella organisationens tehov. Notera oeksä att de llcsia falt måste vara alfanumeriska d.v.a. kunna innehålla både bokstäver, siffror liksom andra tecken. Rena numeriska (alt ska endas i användas vid falt som registreras för beräkningar. Exempel pä det sistnämnda är lagersal do. pris och underhållsiniervall Uppbyggnaden av systemet ska vara sådan att det går liitl att lägga till. Ea bort och ändra led texter och layout pä fält som använda för att registrera data. Det är dock inte något som slutanvändaren bör göra utan bör skötas av systemadministratören Till systemet ska bifogas en beskrivning över tabeller, falt, relationer och övrig information om hur databasen är uppbyggd. Detta kallas dautbasmodell och maste finnas tillgänglig för all möjliggöra sökning med generella verktyg samt för all öka förståelsen tör hur systemet fungerar. Databas modellen måste uppdateras av leverantören så snart sy sicnjändi ingår ger förandrad struktur i databasen Vid in Rirandel av ett nytt system med överföring av data från ett gammalt, är det viktigt alt det finns uppgifter nm hur det gamla systemet är uppbygg! och hur man hämtar dala från detta. Finns mie uppgifterna väl dokumenterade i det gamla systemet bör leverantören av det gamla systemet vara behjälplig med information sä att den nye systemleverantören kan utföra själva inläsningen. 13

16 4. TEKNIK OCH SÄKERHET 4.1 Vid inköp och införande av datorsystem i allmänhet bör man ta hänsyn till ett flertal faktorer så att systemets livslängd ska bli så läng och funktionen \å bra som möjligt. 4.2 Har man i företaget ställt upp mal för vilken utrustning och vilka datormiljöer man ska ha, ska systemet passa in i denna beskrivning, 4.3 Systemets olika delar måste vara lättförståeliga och snabba för an användarna ska utnyttja dem fullt HL Det krävs att svarstider är korta och alt systemet är HexibeH i sin uppbyggnad så all man enkelt kommer ät de funktioner som man vill använda Ett system som är väl anpassat till de användare som nyttjar systemet mest, sparar mycket tid och irritation undviks! 4.4 Svarslider på frekvenl återkommande uppgifter får inte vara långa. En enkel registrering ska inte ta mer än tre sekunder. Är det uppgifter av mer sällsynt karaktär kan man acceptera en viss fördröjning. Dock far väntetiden vid denna lyp av operationer inte överskrida tio sekunder. Rapporter av mer komplicerad natur kan doek tå ta längre lid, upp till 10 minuter. Vid sa länga väntetider måste man kunna fortsätta att arbeta med andra delar i programmet medan rapporten framställs. Vid situationer där läsningar av data inträffar, Lex. vid samtid rg ändring av information från flera användare, får väntetiden dock bli längre. Låsningar av detta slag bör dock inte inträffa. 4.5 Långa svarstider kan bero pä För stor mängd dala i systemet. Dä ska man kunna flytta gammal/i eke aktuell information från aktuella register till historiska. Informationen ska dock kunna äierläkas till aktiva register vid behov, 4.6 Det finns ofta önskemål att göra tillägg och/eller ändringar i ett standardsystem. Detta ska då vara möjligt att göra på ett enkelt och smidigt sätt. Al Lagring av informationen ska ske i en relations databas. T en sådan finns flera tabeller med olika typ av information. Delta gör del enklare att förstå strukturen i informationen än vid användning av andra typer av databaser. Nästan all information i en sådan databas ar sök- och uppdaterings bar. Ide fall manar fler användare samtidigt eller om man har krav på olika nivåer av åtkomst till systemet mås le databas och program hantera olika behörigheter för anväidare med lösenord för de olika nivåerna. 4.8 I moderna dalahaser ska det finnas möjligheter all söka fram information och sedan använda den i andra program i.ex, Word. Excel eller något av de moderna officc-paketen som finns på marknaden. Detta gör det förhållandevis enkelt att exempelvis producera rapporter som inte ingår i ett standardsyslem. 14

17 Databaskoppling Databas Excel Word Visual Basic Övriga verktyg 4.9 Siikerhetskopicring av data ska ske påcu enkelt säu och mäsie skötas så att en eventuell förlust uv dilla blir sä. liten som möjligt vid en driftstörning. Säkerhetskopior ska inte förvarat i anslutning till datorerna. Detta for all minska riskerna att förlora dessa vid biand, stöld eller sabotage. Aniingen ska utmstnmg för säkerhetskopiering inga i Jet levererade underhållssyitemet eller så ska det vara möjligt att använda befintlig hård- och mjukvara Maskinen som hanterar databasen ska vara ansluten Ull ett sys lem for avbrultsfri kraft, s.k UPS. Detta ger en möjlighet att spara information samt skydda håidvara mot onormala drift förhall anden vid ström avbröt I nch störningar på elförsörjningen Det måste redovisas hur man vid eft eventuellt maskinhaveri, Vand eller stolcf ska förfara för att återställa informationen. Beräknad imsåigäng för detta ska anges liksom behov av eventuella insatser från systemleverantören Det ska vara möjligt att hantera olika berjörighelskoder nch även bestämma hur lång tid ett lösenord ska galla En redovisning av vilka utvecklings verktyg, s.k. programplatlfortn, som använts tor att la fram systemet ska ingå. Den hård- oeh mjukvara som använts måste ha gud a Ii truts al In i ngar att finnas kvar och vidarcutvccklas under överskådlig framtid. Delta gäller törstat också Icwrantören även om del kan vata svårare att bedöma! En liten leverantör som använder tekiuk som ar på väg ni från marknaden ska man inte satsa på även om inköpspriset for svsiemel är lockande Systemet skagåati k»ra under dagens moderna 32-biiars operativsystem, såsomavindows NT, Windows 95, de vanligaste UNIX-dialekterna och IBM OS/ Klienterna ska minst kunna köras under Windows 95 och Windows NT Workstation. 15

18 & UTBILDNING OCH DOKUMENTATION 5.1 Vid införandet av systemet måste personalen utbildas för alt kunna utnyttja de funktioner som Finns, Utbildningen akn inga. i priset och eventuell ytterligare utbildning ska vara definierad oeh prissait. Troligen kan man dela upp utbildningen så att huvuddelen av användarna endast utbildas i de mest frekveut använda delarna medan vissa personer (-kr mer ingående utbildning. Dessutom mås Le den eller de sum blir ansvariga lör systemet utbildas ior alt Jämna hantera sys lem funktionerna såsom säkerhetskopiering, kontroll av diskutnyttjande, utökande av databas och upplägg av nya användare. 5.2 Dokumentation ska ingå i leveransen av systemet, Denna kan antingen vara i form av nunualei eller i elektroniskt format i form av hjälpfiler eller liknande. DeL.ska vara enkelt att hitta information om hur systemet används både i dagligt arbele och vid systemunderhåll. Dokumentationen måste hållas uppdateiad av systemleverantören vid ändringar i systemet. 6. UPPHANDLINGSPROCESS 6.1 För alt kunna hitta ett system som upplyllei de krav som ställs ska man kontakta el t flertal leverantörer eller rådgöra med förelag som har befintliga system i drift för en liknande veifcsamhel och liknande krav. 6.2 Kumplellera kravspecifikationen nied de tillägg,som behovs för den akjuoljaverlcsanv 6.3 Begär pris pauthyle av eventuella befintliga system inkluderande överföring av dala till det nya systemet. 6.4 Teckna el! fast prisavtal lör en inledande leverans och komplettera delta med ett samarbetsavtal förde modifieringar som eventuell I måste göras. Visar de I sig att flera leverantörer måste anlitas för olika delar i systemet måste en av dessa ILL på sig huvudansvaret Ior systcmmstallationcn. Övriga parter ska då ha ell underlkvuranlörs förhållande lill huvudieycian- 6.5 Fasipm ska inkludera alla kostnader för den inledande leveransen- Se även Bilugik II och 111 samt rr-kummisaionens "1T-MÅTT" {kostnadifiitt frun IT-kommissionen, Stockholm, I# 51) 16

19 7. INFÖRANDE AV SYSTEMET 7. \ Nar systemet tas i drif[ kritvs en skir insats både av systemleverantören och kdpaien, 7.2 Underhälls verk sam he len gås igenom och anpassas eventuellt tiji det sys lem man valt. Det kan gälla slruklur och beteckningar på anläggningar, ekonom i träns aklio ne r eller hur lagret/lagren är organiserade. 7.3 Lämpliga datorer, skrivare, program och annan utrustning installerar 7.4 Systemet installeras och startas,.,.,.j_. mlt 7.5 Dokiuacmation levereras. 7.6 Systemets funktion inklusive eventuella tillagg, och modifieringar kontrolleras och verifieras. Detta ska ske sä snaitsozii möjligt, absolut inte senare iin en miinad, efter sluileveraus fiir all minimera. prublem vid rättning oeh ytttrligare modifiering av delar i systemet» 7.7 Användare t>ch syslem^dniinislraliirer ulbildas. 7.8 Grundin formation registreras. Har man hefimliga dataregister ska data i dessa konverteras och föras över till de nya registren. Var ytterst noggrann med kontroll avauiomatövcrrörda data så att inte data i det nya systemet blir felakliga! Registrering och kontroll av grundintirmation är med största sannolikhet den mest tidskrävande delen vid införandet, vilket ibland underskattas! 7.9 Systeniinsiallationen måste följas upp vad gäller prestanda och funktioner efter idrifttagandel sa all det fortfarande motsvarar de krav man ställl pä installationen. DelLa för all fånga upp eventuella försämringar i prestanda och funktion som beror pä mängden dala i systemet. 17

20 A. SPECIFIKAKRAVFÖRUNDERHÅLLSSYSTEMTILL FJÄRRVÄRMELEVERANTÖRER A. i Systemet ska kunna hantera olika agarförhållanden pä anläggningar och materiel. Detta mol bakgrund av de olika ansvars- och ägarförhållanden som finns. En viss fjärrvärme le vcräntor kan äga. ouli ha underhäll san svar för allt fram till radiatorn medan en annan endast äger och underhåller utrustning framtill servisventilen. Däremellan finnset! flerla! olika varianter där ägande och underhål Is ansvar varierar. A.2 Man måste kunna hantera mmstnlng som underhälls men inte ägs och liven utrustning som endast bevakas. Detla För alt kunna uppmana den Lindcrhåtkskyldige alt utföra underhåll utifrån underhållssys temet s information. Dessutom ska det vara möjligt atl ha kvar information i systemet efter det att underhall san svaret flyttats lill någon annan. Man måste också kunna ändra uppgift om underhäll sans v arig faren uerumning och då la tillbaka eventuella tidigare uppgifter kopplade till den utrustningen, c.cx, vid in- och nrgång av serviceavtal. A.3 Om man inte hanterar själva underhållet aktivt måste man dock kunna få signaler i underhållssystemet så alt man kan stöta pä den som har undeihållsansvarel. Det ska ncw gå att följa upp om uppmaningarna ime leder tijl utförda ålgärdcr. A.4 Systemet ska kunna generera arhetsorder for kundkontakter, t.ex. nar fjärtvärincccntralcn ägs och underhålls av kunden och en underhållsåtgärd behövs för att öka avkylningen i fj ärr värme sy steme L. A.5 Vid generering även kundkontakt på grund av någon ålgärdpåen anläggning ska niöjl het Unnas alt regislrera vad kundkonlakten gav och hur mänga gånger man har varit i kontakt med kunden samt även markera om kundkontakten ar "pågående" eller "avslutad", samt spara kundkontakt som en historik post. A.fi De lagkrav som är specifika för fjärrväi me leverantörer måste uppfyllas. Detla innebär bl.a. att man ska ha en hantering LIV anläggningar och apparaici/komponenter där varje utrustning behandlas som en unik individ under hela sin livslängd, Individhanteringen ska klart visa var varje enskild utrumning har varil placerad och under vilka lider. Man ska även kunna lagra avlästa och insamlade värden på samtliga individer tor atl kunna generera mätarrapporter, underhållsåtgärder, omflyttningar mm. Samtliga historiska värden om individer ska på ett enkelt sätt kunna pre s en leras. A.7 Det ska vara möjligt alt använda cit system ror mälvärdesinsamliug för registrering av data. AS Fn kraftfull rapportgenerator ska inga som gör det möjligt atl uiifrån insamlade och historiska värden skapa rapporter såsom nvcwial. mälarranporter, komponcntlisktr, apparatlislor. arbetsardtr, mm. IB

21 A.9 Anläggningsstrukturen måste kunna spegla anläggningar av alla förekommande typer. Del betyder all man Tnäste kunna hantera bl a. kulvertar och kulverlkammare ulan problem. T klartext betyder detta att en anläggning kan ha flera kopplingar till andra. Hantering av förgjeningår och återkopplingar mäsie också fungera. Knutpunkterna j sådana nät är inte statiska utan måste kunna hanterar på ett flexibelt salt. i A.10 Man ska t aoläggningsregistret kunna registrera vilken typ av anläggning som hels: Uven ren! fiktiva sädana Detta kan vara nödvändigt forall l.ex. hanlera skrotad ntmstmng och underhåll av verktyg. Al 1 FjjjTvarmeleverantorer hanterar slora mänger utrustning med identiska data Systemet måste ha funktioner tor alt göra det enkelt att registrera ocli underhålla dessa. A. 12 Delmäste ga alt hantera vallenkemi i underhälls sys temet med avseende pä kvalitet och insamling av mät välden. Insamlade mätvärden ska ktmna ligga till grund förgenereriiig av underhållsåtgärd. A.13 Det ska vara möjligt att definieia en liårt styrd arbetsgång så att inan kan hantera nu varande och kommande krav pä hur arbetet utiors, vilka handgrepp som.ska göras, i vilken oidning och av vem. Detta innebal att vid utskrift av arbetsordcr ska man kunna välja om kopplade dokument ska bifogas, swm steg-för-sleg-instnjkläoner, dri fl instruktioner, checklistor, ritningar, manualer mm. En exempel på när detca behövs är vid heta arbeicn. A. 14 Man ska pä ett enkelt salt kunna koppla och komma till ett GTS-sys lem vilkel används för att geografiskt beskriva anläggningar hos fjäirvärrneleveraiuören. På så sätt kan nian enkell huta ulruslning och se drif(parametrar och del geografiska sam I logiska sambandet mc 11 an olika anläggningar, A. 15 Hos mänga fj ärr v arme leverantörer är organisationen liten och saknar utrymme för en permanent systemadministratör av ett Ull-syslem. Systemet/systemen ska därför varaanvändarvänliga T logiska samt lätta alt tara in. Delta gäller i synnerhet den del JV systemet sorn man använder mesi frekvent. Å,16 Vid större och mer djupgående system ad ministration kan man eventuell! anlita extern personal, litt serviceavtal med systemleverantören eller något annat förelag som har nödvändig kunskap om systemet kan vara en bra lösning på systemadministrationen. A,17 Användarna ska efter utbildning kunna ta till sig systemet som elt naturligt och enkelt verktyg i den dagliga verksamheten och utan problem kunna hantera den bit av systemet som berör det epna arbetsområdet. A. 18 Ett modernt databassystem ska kunna kopplas till andra program via ODBC (Open Database Conneciivity, ett standardiserat sätt tor olika program att kommuniecra med databaser) eller andra hjälpmedel. Detta innebär att man i t.ex. lixccj, Word elier andra liknande program kan producera brev uuh rapporter som inie finns i standardsystemet. Detta kräver en val **