Ny webbplats och medlemsadministration2015

Transkript

1 Ny webbplats och medlemsadministration2015 SeniorNet är en ideell förening där äldre lär äldre digital kommunikation och internet. SeniorNet har ca 9000 aktiva medlemmar fördelade på ca 50 klubbar. Ca 2000 avregistreras per år. Lite fler nya medlemmar än som avgår tillkommer per år. Befintliga datorsystem för SeniorNet fungerar inte tillfredsställande. För att bli mer flexibel i framtiden vill vi till stor del hålla isär medlemsadministration och webbplats. Vi vill ha möjlighet till olika leverantörer. 1

2 Ny webbplats för SeniorNet Sweden För att få mer egen kontroll planerar vi webbplatsen i WordPress. Det mesta finns att tillgå utan kostnad. Det är ett stort jobb att bygga upp stommen och se över strukturen. En av bristerna i nuvarande system är just strukturen och brist på funktion för att söka och finna information. Responsiv design krävs också när alltfler behöver komma åt informationen på plattor och smarta mobiler. Vi har tagit in offerter på jobbet med stommen. Beloppet uppgår till ca kr inkl. moms. Gunilla Brattberg i Kungsholmsklubben har tagit fram en utmärkt stomme som uppfyller våra krav/önskemål. 2

3 Nytt koncept för klubbarnas hemsidor Redan i nuvarande webbplats finns möjlighet för klubbar att skapa sina egna sidor med samma layout som moderföreningen. 12 klubbar använder sig av det nuvarande klubbkonceptet och fler har uttryckt önskemål om det. Deras hemsidor nås med klubbnamn.seniornet.se. Några av dem har egna domännamn som pekar vidare till denna adress. Önskemål är att det inte ska kosta klubbarna något. Också att det ska ge större frihet för klubbarna hur de vill ha sina sidor. Klubbsidorna ska skapas med multisite. En exempelklubb med grunduppsättning information kan sedan kopieras och anpassas till alla klubbar som vill vara med. Datorstödd utbildning för klubbarnas webbmastrar planeras. Syftet är att de lätt ska komma igång. Även liknande handledning för kansliet för att skapa och anpassa de kopierade sidorna planeras. Klubbarnas webbadresser blir intakta, men de måste själva kopiera över sitt material. 3

4 Klubbar sedan gammalt på SeniorNet Swedens webbhotell Sju klubbar finns under seniornet.se med helt egna hemsidor. Se den gröna cylindern. De kan fortsätta med det. Alla sidor måste kopieras över till det nya webbhotellet och klubbarna behöver kontrollera att allt fungerar som tidigare. Vill de använda WordPress och/eller vill de förenkla sitt underhåll rekommenderar vi dem att gå in i klubbkonceptet. Det kan gärna göras längre fram när allt har stabiliserat sig. Klubbarnas webbadresser blir intakta, men de måste själva kopiera över sitt material. 4

5 Tillägg till webbplatsen Som tidigare vill vi ha ett bra och fungerande Forum för inloggade medlemmar. Bl a Datorbiten är mycket uppskattad. Det blir ett nytt Forum eftersom det befintliga är skriven i en kod som inte kan flyttas. Inloggning ska göras på liknande sätt som i dag med medlemsnumret. Sociala medier som nu finns på SeniorNets startsida är mycket uppskattat ock ska återfinnas. Klubbar med deras hemsidesadresser ska kunna sökas via Sverigekarta. 5

6 Medlemsadministration Medlemsregister med tillhörande administration är en mycket viktig del. Medlemsbetalningar måste fungera. Klubbadministratörer behöver kontrollera/ underhålla sina medlemmar. Nyhetsbrev är service till medlemmarna. Från klubbarna och från SeniorNet Sweden. Vi vill använda ett färdigt beprövat system, s k standardsystem. Inte skräddarsytt. 6

7 Samband mellan webbplats och medlemsadministration Ny medlem registreras från webbplatsen. Från klubbens webbplats ska den egna klubben vara förvald. Syntaxkontroll av fält, t ex mejladresser som bör fyllas i två gånger, sifferfält, minsta antal tecken, obligatoriska fält m m. Om möjligt ska man direkt få tillbaka välkommen, medlemsnummer och referensnummer/ocr. Bekräftelse ska sändas. Vi har diskuterat om medlemskap ska gälla redan från registreringen, så att nybliven medlem kan nå medlemssidor på webbplatsen redan vid sin kursstart. För att se medlemssidor och eventuellt även sidor för klubb- och kursadministratörer ska man som tidigare logga in med medlemsnummer och lösenord. Detta ska gälla på samma sätt för Forum. 7

8 Övrig medlemsadministration Brev till medlemmar för betalning och påminnelser ska ingå. Förslagsvis får vi fler som betalar om första påminnelsen alltid kommer på papper. Välkomst- och förnyelsebreven föreslås sändas som nu per mejl om det har markerats. Annars på papper. Kanske påminnelse 2 ska sändas som lista till klubbadministratörer istället för separata brev för varje händelse. Också som mejl till medlemmar med mejl-adress. Möjlighet för både klubbar och SeniorNet Sweden att enkelt skicka nyhetsbrev m m. Statistik genom att spara urval eller allt innehåll till Excel. Det ska vara enkelt att mata in hämtade bankfiler med OCR-betalningar i systemet och att se avvikelser för manuell registrering. 8

9 Genomförande Lansering planeras i november Som framgår av diagrammet skulle ideala tidpunkten vara att flytta till nytt system i slutet av sommaren. Men vi vill vara väl förberedda. Och webbplatsen/webbsidan måste läggas i luften samtidigt med medlemsadministrationen. Seniornet.se ska pekas om till nytt webbhotell och kopplas till medlemsadministrationen. Klubbar som har sina hemsidor i klubbkonceptet bild 3 eller Klubbar sedan gammalt på SeniorNet Swedens webbhotell bild 4 måste få tid för sina förberedelser. Vi har ännu inte fattat beslut om leverantör för medlemsadministrationen. Vi behöver också tid för att ordna kopplingen mellan systemen, bild 7. Medlemsbetalningar med OCR från gamla systemet som betalas med nya systemet måste fungera. Vi tittar på hur medlemskort ska produceras. Temporär lösning Ta itu med alla felaktiga brev och mejl från systemet. Och brev som INTE går ut. Ett förslag är att nuvarande dataleverantör inte längre ska sända några mejl till medlemmar eller till klubbadministratörer. Alla pappersbrev skapar kansliet och sänder ut via Postverket. Regelbundet skapas mejl till klubbens representanter med lista över nya medlemmar samt med dem som fått påminnelser och avregistrerats. 9