KAPITEL 8 MEDLEMSHANTERING, HEMSIDA OCH E- POST

Transkript

1 KAPITEL 8 MEDLEMSHANTERING, HEMSIDA OCH E- POST Medlemshantering Hemsida och e-post Loggor, visitkort och grafisk praxis Bilagor - förteckning Handbok för RFSL:s avdelningar, kapitlet är uppdaterat september 2010.

2

3 Kapitel 8 Medlemshantering, hemsida och e-post Medlemshantering Sedan januari 2008 har RFSL ett förbundsgemensamt medlemsregister, vilket innebär att stora delar av medlemshanteringen sker på förbundskansliet. Avdelningarna har tillgång till uppgifterna i registret via en medlemsadministratör, och kan därmed redigera uppgifter i registret, skicka ut e- post till medlemmarna och göra etiketter för utskick med mera. Varje medlem kan också själv gå in i registret med sin medlemskod och ändra sina egna uppgifter via Medlemstorget. Medlemshanteraren Den person som har tillgång till avdelningens medlemsregister måste skriva på ett avtal om sekretess, eftersom medlemsregistret innehåller personuppgifter. För att personen ska få tillgång till registret krävs också en kopia på ett styrelsemötesprotokoll där det framgår att personen väljs med dennes fullständiga namn och personnummer. Detta protokoll skickas till förbundskansliets webmaster via post. När en ny person blir medlemsansvarig skickar avdelningen in ett protokoll där det står att den gamla personens behörigheter ska upphöra. Medlemsregistret administreras via Internet. Det finns standardiserade mailadresser till medlemsansvariga i alla avdelningar. Adresserna är medlem@avdelning.rfsl.se Medlemskap Medlemsavgifterna fastställs av kongresserna för RFSL (alt 1 och 2) och RFSL Ungdom (alt 3). 1. Helårsmedlemskap (300 kr) 2. Halvårsmedlemskap (200 kr) 3. Ungdomsmedlemskap (100 kr) Ungdomsmedlemskap gäller till det år man fyller 26 år och kostar 100 kr, om man inte uttryckligen bett om att inte vara med i ungdomsförbundet, då betalar man fullt pris. Medlem i ungdomsförbundet är automatiskt dubbelansluten till en RFSL-avdelning. Ungdomsmedlemmar har exakt samma rättigheter som övriga RFSL-medlemmar och kan inte förvägras inträde till ev. fester och dylikt för att de betalar mindre. Övriga medlemmar betalar 300 kr för helårs- eller 200 kr för halvårsmedlemskap. Medlem över 26 år kan tillhöra ungdomsförbundet till och med det år den fyller 30 år, men betalar då fullt pris. För helårsmedlemskap och halvårsmedlemskap får avdelningen 60 % av medlemsavgiften (180 kr resp. 120 kr), för ungdomsmedlemskap går medlemsavgiften oavkortat till RFSL Ungdom. Medlemskapet gäller från det datum då man betalar in pengarna, vilket innebär att det gäller för ett helår även om man betalar i exempelvis oktober. Medlemskapet gäller hela månader. 8-1

4 Är man medlem i RFSL Regnbågen (för teckenspråkiga döva, hörselskadade och hörande hbtpersoners rättigheter) som är en avdelning inom RFSL kan man vara dubbelansluten till en avdelning också (och trippelansluten om man är ungdom). Medlemsinlogg När en person blir medlem väljer denne ett användarnamn och ett lösenord till RFSL:s medlemstorg. Detta kan man även använda för att logga in på chatten med. Behörigheter för avdelningarnas administratörer när det gäller medlemsregister och hemsida kopplas till användarnamnet och är personliga för de som har dessa rättigheter. Dubbelanslutning till RFSL Regnbågen RFSL Regnbågen (för teckenspråkiga döva, hörselskadade och hörande hbt-personers rättigheter) är en rikstäckande avdelning som medlemmar kan välja att vara medlemmar i samtidigt som de är medlemmar i en annan avdelning. Om en medlem väljer att vara dubbelansluten till RFSL Regnbågen går medlemsavgiften till Regnbågen. På det viset har medlemmen möjlighet att rösta och delta både på RFSL Regnbågens och en ytterligare avdelnings verksamheter och årsmöten. Vad förbundet gör Förbundet hanterar medlemsregistret, vilket innebär: - utskick av medlemskort - utskick av påminnelser om betalning via e-post och brev - administration av betalningar och nya medlemmar - utskick av medlemstidning till de som vill ha - på förbundskansliet finns även en person som medlemmarna och avdelningarna kan vända sig till om man vill ha support med medlemskapshanteringen, t.ex. om en medlem vill byta avdelning, fråga hur man blir medlem eller liknande. Tag kontakt med medlemskap@rfsl.se, eller ring till förbundskansliet på och fråga efter medlemssupport. Vad avdelningen kan göra med registret - Skicka ut e-post till alla medlemmar direkt från medlemshanteringssidan - Se statistik över sina medlemmar - Skriva ut etiketter för postutskick och listor - Göra egna extra påminnelser när medlemmar har glömt betala sin medlemsavgift Hur blir man medlem? Den nya medlemshanteringen bygger på att medlemmarna själva administrerar sitt medlemskap via Internet. Men det finns många som inte är datoranvändare. I dag erbjuds följande möjligheter: Internetbetalning Det smidigaste är att registrera sig och betala via Internet med betal- eller kreditkort. Medlemmen går in på och fyller i sina uppgifter i webbläsaren. Kvitto på inbetalning gäller som bevis på medlemskap till dess att medlemmen fått sitt medlemskort. 8-2

5 Medlem som inte har betal- eller kreditkort kan också via Internet välja att betala via bankgiro. Hen fyller då i sina uppgifter och får därefter ett fyrsiffrigt ordernummer som hen uppger i samband med inbetalning till bank. Det tar cirka 1 vecka efter inbetalning till dess att medlemmen får sitt medlemskort med posten. Vill medlemmen inte ha post får avdelningen kortet och medlemmen kan hämta det där. Det går att välja att man bara vill ta emot medlemskort och påminnelser, men ingen övrig post. Betalning med bankgirotalong Vid betalning till bank med bankgirotalong uppges RFSL:s bankgironummer , namn, födelsedatum, adress, ev. e-postadress och telefonnummer, avdelning, önskemål om post, e-post, Kom Ut samt helårs-, halvårs- eller ungdomsmedlemskap och medlemsnummer vid förlängning. Ju mer information som inkommer, desto mindre risk för missförstånd. Kontant betalning I undantagsfall kan kontantbetalning ske med kvittensblock direkt till förbundet, till exempel på Stockholm Pride. Betalning via avdelning som agerar ombud När avdelningarna tar emot betalning, kontant eller via sin egen bank, är det deras ansvar att skicka alla pengarna till förbundet. En medlem registreras först när inbetalning kommit in till förbundet. Observera att förbundet endast har bankgiro, för medlemskap, vilket är en vanlig orsak till kontantbetalning och inbetalning till avdelningarnas plusgiron. Avdelningen kan skicka ett e-postmeddelande med uppgifterna för dem som ska bli medlemmar enligt ovan till medlemskap@rfsl.se, betalningen sätts in på bankgiro med ett betalningsmeddelande som gör att förbundets medlemshanterare har möjlighet att koppla det till rätt e-postmeddelande. Hela medlemsavgiften betalas in till förbundet, avdelningen får sedan tillbaks den del av avgiften som tillkommer dem. För att underlätta hanteringen har en blankett tagits fram som avdelningarna kan använda sig av vid kontant betalaning, denna kan kopieras och postas till förbundet, då kommer alla nödvändiga uppgifter med automatiskt. Att förlänga sitt medlemskap Förlängning av medlemskap sker på liknande sätt som att bli ny medlem. Om man gör det via Internet, går man in på och använder sitt användarnamn och lösenord. Annars gäller att man måste ange sitt medlemsnummer, avdelning och namn när man betalar in pengar. Påminnelser om betalning skickas ut av förbundet när medlemskapet är på väg att gå ut. 8-3

6 Hemsida och e-post En viktig del av kommunikationen med medlemmar och andra intresserade är en uppdaterad hemsida. RFSL står till tjänst med tillgång till en lättskött hemsida som följer förbundets mallar, samt e-postadresser för avdelningarnas förtroendevalda. Webbhosting för hemsida Lagringsutrymme på RFSL:s webbserver ingår på 30 MB. Adressen till avdelningens hemsida byggs upp enligt principen Hemsidan administreras via ftp-program eller via RFSL:s egna publiceringssystem APA (webbgränssnitt). Man kan få en utbildning i APA av RFSL:s webmaster, det är ett gränssnitt som är lätt att använda och som underlättar hemsideshanteringen. Dessutom är det lätt att få en hemsida som följer RFSL:s mallar och som är tillgänglig för personer med synnedsättningar. Följande ingår: - PHP - Tillgång till publiceringssystemet APA och befintliga layoutmallar - 1 st. MySQL databas - Backup - Besöksstatistik Mer information om textredigeringen finns på sidan Manualer för APA och annat bra som har med detta att göra: Information om hur man arbetar med avdelningsmallen finns på: För att gå in och redigera hemsidan går avdelningens webmaster in på sidan: E-postkonton på mailserver E-postadresser byggs upp enligt principen xyz@avdelning.rfsl.se. I tjänsten ingår: - POP/IMAP-konto för användning i e-postklient (t.ex. Apple Mail, Outlook, Thunderbird) - Webbmail - Grundläggande spam-filtrering - Administration av konton via webbgränssnitt för avdelningens postmaster (lägga till/ta bort konton) 8-4

7 E-postlistor E-postlistor administreras med systemet Mailman med adress enligt finns för avdelningar att tillgå. En lista ingår i grundservicen, om en avdelning vill ha fler listor kan mot avgift få ytterligare listor via webmastern. Man kan välja på flera olika varianter: - Öppen lista där alla som är medlemmar på listan kan posta - Modererad lista där en moderator måste godkänna alla meddelanden - Utskickslista där inga inlägg kan göras Avdelningens webmaster Avdelningen behöver ha en person som är ansvarig för hemsida och e-postlistor. Det finns manualer för APA som den personen kan använda sig av och hen kan även få support från RFSL:s webmaster i specifika frågor. Avdelningens webmaster bör nås på webmaster@avdelning.rfsl.se. Support från förbundet För supportärenden finns sidan: där en avdelning kan skriva i sitt ärende för att få hjälp av förbundets webmaster. Förbundets webmaster är den personen som tar hand om förfrågningar från avdelningar som rör: Tillägg och borttagande av mailadresser För att skapa en mailadress för en aktivist behövs: - Aktivistens namn - Vilken mailadress som ska skapas ex. namn@avdelning.rfsl.se - Vilken mailadress inloggningsuppgifter ska skickas till avdelningens ansvarige för e-post eller förbundets webmaster Tillgång till APA:n (webpubliceringssystemet) och att ta bort tillgång till människor För att ge en person möjlighet att redigera avdelningens hemsida behövs: - ett protokollutdrag från ett styrelsemöte där det framgår vem som ska få tillgång till systemet - personens medlemsnummer Personen kan sen använda sitt vanliga medlemsinlogg på Medlemstorget med användarnamn och lösenord för att gå in och redigera hemsidan. Vid övriga frågor kan förbundets webmaster kontaktas på webmaster@rfsl.se. 8-5

8 Loggor, visitkort och grafisk praxis Logotyper Alla RFSL-avdelningar har en framtagen godkänd logotyp som följer RFSL:s grafiska profil. Dessa finns som bilagor till denna pärm i digital form, i olika format. Läs mer i bilagan Grafisk praxis för RFSL. Visitkort En visitkortsmall medföljer som bifogad fil till pärmen, i denna behöver ni byta ut logotypen och kontaktinformationen. Tryck av visitkort kan göras hos en stor mängd olika företag som ni bäst hittar genom att söka på internet. Tänk på att människor som är aktiva i avdelningar byts ut ganska ofta, så gör inte enorma mängder visitkort för en specifik person, då de lätt blir inaktuella fort. Grafisk praxis Som bilaga finns RFSL:s grafiska praxis, där det framgår mer hur loggan får användas och vilka typsnitt som är RFSL:s. Detta dokument har tagits fram för att få en enhetlighet inom förbundet och för att stärka RFSL:s varumärke. 8-6

9 Bilagor - förteckning Avtal för Medlemssekreterare Grafisk Praxis för RFSL Avdelningens logotyper (fil, olika format) Visitkortsmall (fil, olika format) 8-7