Tänk på att inte använda webbläsarens bakåtpilar för att gå tillbaka i historiken, då kan dina ändringar gå förlorade.

Transkript

1 Utbildningsmaterial för medlemsregisteransvariga Välkommen till Unga Örnars nya medlemsregister! I det här registret har din avdelning eller ditt distrikts medlemsregisteransvariga tillgång för att enkelt kunna administrera den lokala medlemshanteringen. I den här manualen finner du svar och instruktioner för de vanligaste frågorna som dyker upp. Tänk på att inte använda webbläsarens bakåtpilar för att gå tillbaka i historiken, då kan dina ändringar gå förlorade. Lycka till! 1

2 Innehållsförteckning MEDLEMSREGISTRET HUR KOMMER JAG TILL MEDLEMSREGISTRET? SUPPORTFRÅGOR VEM KAN VARA MEDLEMSREGISTERANSVARIG? DELEGATIONSORDNING VAD FINNS DET FÖR OLIKA MEDLEMSKAP? VAD ÄR UNGA ÖRNARS VÄNNER? HUR BETALAR EN MEDLEM SITT MEDLEMSKAP? HUR BEKRÄFTAR EN MEDLEM SITT MEDLEMSKAP? HUR FÅR VI IN FLER MEDLEMMAR? VAD ÄR PUL OCH VAD SKA JAG TÄNKA PÅ? ORDLISTA FÖR MEDLEMSREGISTRET HUR MÅNGA PERSONER KAN HA EN INLOGGNING TILL MEDLEMSREGISTRET? ANSVARSFÖRBINDELSE FÖR MEDLEMSREGISTERANSVARIGA JAG KOMMER INTE LÄNGRE IN I MEDLEMSREGISTRET... 8 MEDLEMSKAP HUR SÖKER JAG FRAM EN MEDLEM? VAD FINNS DET FÖR UPPGIFTER PÅ ETT MEDLEMSKORT? VILKA UPPGIFTER FÅR JAG ÄNDRA PÅ MEDLEMSKORTET? JAG VILL ÄNDRA EN MEDLEMS UPPGIFTER EN MEDLEM HAR TAPPAT BORT SIN FAKTURA, HUR TAR JAG FRAM OCR-NUMRET? JAG VILL LÄGGA TILL EN NY MEDLEM! EN MEDLEM SAKNAR SINA FYRA SISTA SIFFROR, HUR GÖR JAG DÅ? EN MEDLEMS MOBILNUMMER OCH SAKNAS, HUR GÖR JAG DÅ? EN MEDLEMS ADRESSUPPGIFTER SAKNAS, HUR GÖR JAG DÅ? EN MEDLEM VILL BYTA AVDELNING/TILLHÖR FEL AVDELNING EN MEDLEM VILL AVSLUTA SITT MEDLEMSKAP EN PERSON VILL BLI MEDLEM I UNGA ÖRNAR JAG HAR FÅTT EN MEDLEMSAVGIFT KONTANT, HUR GÖR JAG? VI HAR VÄRVAT MASSA MEDLEMMAR, HUR FÅR JAG IN DEM I MEDLEMSREGISTRET? EN MEDLEM HAR RÅKAT BETALA IN FÖR MYCKET/FÖR LITE, VAD GÖR JAG? AVDELNINGAR (ORGANISATIONSKORT) VILKA UPPGIFTER KAN JAG ÄNDRA PÅ ETT ORGANISATIONSKORT? VÅR AVDELNING VILL BYTA AVGIFT/FEL AVGIFT ÄR REGISTRERAD JAG VILL SE HUR MYCKET PENGAR VÅR AVDELNING HAR FÅTT IN HITTILLS JAG VILL SE VILKA MEDLEMMAR SOM HAR BETALAT NÄR BETALAS MEDLEMSAVGIFTERNA UT? AVDELNINGEN HAR EN NY MEDLEMSREGISTERANSVARIG VI TAR UT EN DELTAGARAVGIFT I VÅR AVDELNING, HUR KAN JAG REGISTRERA DET? VÅR AVDELNING FINNS INTE MED I RULLGARDINEN PÅ N, VARFÖR INTE? VI VILL AVSLUTA EN AVDELNING MEDLEMSLISTOR JAG VILL HA EN LISTA PÅ ALLA MEDLEMMAR I AVDELNINGEN JAG VILL HA EN LISTA PÅ ALLA MEDLEMMAR SOM BEKRÄFTAT SITT MEDLEMSKAP JAG VILL HA EN LISTA PÅ ALLA MEDLEMMAR SOM BETALAT SITT MEDLEMSKAP HUR TAR JAG REDA PÅ OM AVDELNINGEN HAR BEKRÄFTELSE ELLER BETALNING? JAG VILL HA EN LISTA PÅ ALLA MEDLEMMAR SOM INTE BEKRÄFTAT SITT MEDLEMSKAP

3 6. JAG VILL HA EN LISTA PÅ ALLA MEDLEMMAR SOM INTE HAR BETALAT SITT MEDLEMSKAP ALLA VÅRA MEDLEMMAR FINNS INTE MED JAG HAR EN BEKRÄFTELSELISTA, VAD GÖR JAG MED DEN? KOMMUNIKATION JAG VILL SKICKA ETT MAIL TILL AVDELNINGENS MEDLEMMAR JAG VILL SKRIVA UT ETIKETTER JAG VILL SKICKA ETT SMS TILL AVDELNINGENS MEDLEMMAR STATISTIK VARFÖR ÄR DET VIKTIGT FÖR AVDELNINGEN ATT HÅLLA KOLL PÅ STATISTIKEN? JAG VILL SE HUR STATISTIKEN SER UT I MIN AVDELNING STATISTIKLISTAN STÄMMER INTE ÖVERENS MED VERKLIGHETEN, VAD KAN DET BERO PÅ?

4 Medlemsregistret 1. Hur kommer jag till medlemsregistret? Du öppnar valfri webbläsare och går sedan in på 2. Supportfrågor Om någonting inte fungerar eller om du har några funderingar beträffande medlemsregistret eller medlemsfrågor kontaktar du vår medlemssupport genom att maila eller ringa till Vem kan vara medlemsregisteransvarig? En medlem i Unga Örnar som tillhör en lokalavdelnings styrelse. Den som får uppdraget bör ha god datorvana samt tillgång till dator och internet. Medlemmen behöver dessutom ha gjort sin aktiva handling (bekräftat eller betalat) för det aktuella året. 4. Delegationsordning Här reder vi ut vem som ansvarar för vad i vår medlemshantering. Riksförbundet Aviseringen Hanterar inkomna medlemsavgifter Hanterar inkomna bekräftelselistor Handlägger avdelningar Supportfrågor från distrikt och avdelningar Medlemsregisteransvarig på distriktsnivå Drar ut medlemslistor och skickar till avdelningar vid behov Betalar ut medlemsavgifter till avdelningarna Avdelning Drar ut medlemslistor Ser till att medlemmarnas kontaktuppgifter är korrekta Lägger till nya medlemmar Rapporterar medlemsavgift till riksförbundet Meddelar aktuella kontaktuppgifter för medlemsregisteransvarige till riksförbundet 5. Vad finns det för olika medlemskap? En person kan vara medlem i Unga Örnar och/eller Unga Örnars Vänner. Därefter finns det inga olika typer av medlemskap. Däremot kan en medlem exempelvis vara både ideellt aktiv eller välja att bara stödja organisationen genom sitt medlemskap. Det finns inget krav på deltagande för att vara medlem i Unga Örnar. En medlem kan också vara medlem i flera avdelningar, men det är endast ett 4

5 medlemskap som är bidragsgrundande, s k huvudmedlemskap. Det är avdelningen som står först på medlemskortet som är det s k huvudmedlemskapet. 6. Vad är Unga Örnars Vänner? Unga Örnars Vänner är en paraplyorganisation som stöttar Unga Örnar och samlar personer över 25 år i ert distrikt. Anställda och förtroendevalda i Unga Örnar ska oavsett ålder vara medlemmar i Unga Örnar. Som medlem i Unga Örnars Vänner kan du självklart delta på Unga Örnars aktiviteter och vara aktiv som ledare. 7. Hur betalar en medlem sitt medlemskap? Om medlemmen tillhör en avdelning med medlemsavgift får dessa medlemmar en betalningsavi hemskickad. Första året är alltid gratis om inte avdelningen bestämt något annat! Därefter behöver medlemskapet betalas årligen. 8. Hur bekräftar en medlem sitt medlemskap? För att kunna bekräfta ett medlemskap krävs det att avdelningen har 0 kr i avgift. En medlem kan därefter bekräfta sitt medlemskap på fem olika sätt: 1. Surfa in på och klicka därefter på Bekräfta medlemskap. Bekräfta ditt medlemskap genom att svara JA via sms eller e-post. Observera att bekräftelsen alltså sker i två steg, det räcker inte med att endast skriva in uppgifterna via hemsidan. 2. Avdelning eller distrikt kan själva lägga in uppgifter till medlemmar i portalen. Medlemmarna får då ett sms/e-post och kan svara JA. 3. Fyll i den bifogade medlemstalongen som följer med medlemsaviseringen hem. Lägg på brevlådan, portot är betalt. 4. Er avdelning kan ta in bekräftelser via andra dokument. Använd bifogad mall eller gör en egen mall. Det är viktigt att varje medlem själv fyller i sina uppgifter. Skicka in till riksförbundet. I mallen måste alltid namn, personnummer, datum och underskrift finnas med. 5. När ni ordnar läger eller andra aktiviteter kan ni ha en ruta på anmälningen där medlemmen kryssar i att de bekräftar sitt medlemskap. Skicka till riksförbundet. 9. Hur får vi in fler medlemmar? Förutom att det är viktigt att alla avdelningar ser till att få in bekräftelser och betalningar från sina medlemmar är det alltid bra om medlemsantalet ökar. Desto fler vi är inom organisationen, desto mer kan vi påverka för barns rätt. Verksamheten kan även öka i omfång med fler medlemmar då det genererar högre intäkter. 5

6 Nedan följer lite tips på hur ni kan värva och återvärva fler medlemmar med enkla medel: 1. Dubbelkolla att samtliga deltagare är medlemmar Alla som deltar i Unga Örnars verksamhet ska också vara medlemmar. Ta därför alltid med er en dator eller medlemsblanketter till era aktiviteter. Om ni inte har en medlemsförteckning med er låter ni samtliga deltagare skriva under. Skicka sedan in till riksförbundet. 2. Digitala anmälningsformulär Använd er av digitala anmälningsformulär via webben till läger och övriga aktiviteter. När det är dags för ett läger, kurs eller annan verksamhet som kräver anmälan är google docs ett bra verktyg att använda. Där kan ni enkelt få med alla uppgifter som krävs men även lägga till Jag vill vara medlem i Unga Örnar år När ni har stängt anmälan skickar ni bara in formuläret till riksförbundet som hanterar det därefter. 3. Var aktiv på sociala medier Många av våra medlemmar finns idag ute på internet. Se till att er avdelning har en facebooksida och följ Unga Örnar Riksförbund på facebook och instagram (ungaornar). Tack vare dessa plattformar kan även utomstående uppmärksamma er avdelning och på så vis bli medlemmar! Eller, så påminns era redan befintliga medlemmar om er och återaktiverar därefter sitt medlemskap. 10. Vad är PUL och vad ska jag tänka på? Vad är PUL? Den svenska integritetsskyddslagstiftningen heter personuppgiftslagen (1998:204) och kallas för PUL. Syftet med PUL är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Främst gäller lagen registrering av personuppgifter på IT-media, dvs. i datorer. För vem gäller PUL? Alla organisationer berörs av integritetsskyddslagstiftningen - PUL. Alla som registrerar och hanterar personuppgifter om kunder, anställda eller andra människor måste känna till lagen och följa den. Unga Örnars Riksförbund ansvarar för att medlemssystemet följer PUL samt att lagring av uppgifter sker inom lagens ramar. Den lokala medlemsregisteransvarige ansvarar för att hanteringen av medlemsuppgifterna är enligt PUL. Vad ska jag tänka på? Att personuppgifterna du får tillgång till genom hantering av medlemsregistret aldrig når utanför styrelsen. Om någon utanför styrelsen efterfrågar exempelvis en medlemslista ska du som medlemsregisteransvarig först ta bort personuppgifterna. 6

7 För mer information om PUL kan du vända dig till datainspektionen. 11. Ordlista för medlemsregistret Medlemskort: Ett medlemskort är det kortet som visar alla uppgifter om en medlem, så som namn, adress, medlemstillhörighet, betalstatus osv. Organisationskort: Ett organisationskort är det kort som visar alla uppgifter om en avdelning, exempelvis adress, antal betalande medlemmar osv. Bekräftelse: För att kunna bekräfta ett medlemskap krävs det att medlemskapet är kopplat till en avdelning med 0 kr i avgift. När ordet bekräftelse nämns är det alltså en hänvisning till den aktiva handlingen som krävs för medlemmar som tillhör en avdelning med 0 kr i avgift. Betalning: För att kunna betala ett medlemskap krävs det att medlemskapet är kopplat till en avdelning med mer än 0 kr i avgift. När ordet betalning nämns är det alltså en hänvisning till den aktiva handlingen som krävs för medlemmar som tillhör en avdelning med mer än 0 kr i avgift. Aktiv medlem: En medlem blir aktiv när den aktiva handlingen för det aktuella året har gjorts. Passiv medlem: En medlem är passiv till dess att den aktiva handlingen för det aktuella året har gjorts. Aktiv handling: En aktiv handling varierar beroende på om avdelningen har 0 kr i medlemsavgift eller mer än 0 kr i medlemsavgift, alltså om avdelningen har bekräftelse eller betalning. Den aktiva handlingen behöver göras årligen från år 2 (första året är alltid gratis om inte avdelningen meddelat något annat). Huvudmedlemskap: Det är det översta medlemskapet på medlemskortet och även det medlemskapet som räknas i statistiken. Hemsidan: Med hemsidan menas. 12. Hur många personer kan ha en inloggning till medlemsregistret? I ett distrikt kan maximalt tre personer ha en distriktsinloggning och det är distriktsstyrelsen som bestämmer vilka tre dessa ska vara. I en avdelning kan maximalt tre personer ha en avdelningsinloggning och det är avdelningsstyrelsen som bestämmer vilka tre dessa personer ska vara. Respektive styrelse ansvarar för att årligen informera riksförbundet om vilka dessa är. 7

8 13. Ansvarsförbindelse för medlemsregisteransvariga Innan du kan få tillgång till medlemsregistret krävs det att du skriver under en ansvarsförbundelse för medlemsregisteransvariga. Maila medlemssupporten för att få det skickat till dig! Först när förbindelsen är underskriven och inskickad kommer du att få inloggningsuppgifter till medlemsregistret. 14. Jag kommer inte längre in i medlemsregistret För att komma in i medlemsregistret krävs det att du har ett aktivt medlemskap samt att styrelsen har rapporterat in till riksförbundet vilka som ska vara medlemsregisteransvariga. För att återfå inloggningen behöver ditt medlemskap alltså aktiveras. Om du redan har gjort din aktiva handling, kontakta medlemssupporten för hjälp. Medlemskap 1. Hur söker jag fram en medlem? Du kan göra flera olika typer av sökningar. Till en början finns det två snabbval, personnummer eller medlemsnummer. Dessa fält använder du om du har personnumret eller medlemsnumret tillgängligt vid sökning. Om du bara har födelsedatum fungerar även det att skriva in i personnummer-fältet. Om du bara har ett namn, e-postadress, postadress eller telefonnummer att gå på väljer du SÖK MEDLEM. Börja alltså med att välja vilket att sökfälten du behöver använda utifrån ovanstående beskrivning. Skriv in uppgifterna du önskar söka på. Tryck sedan på förstoringsglaset eller tryck på tangenten ENTER. 8

9 Du har nu kommit till medlemmens s k medlemskort. Där kan du se medlemmens uppgifter. 2. Vad finns det för uppgifter på ett medlemskort? På ett medlemskort kan du dels se uppgifter som är kopplade till personen, men även uppgifter om personens medlemskap. Nedan kan du läsa en specifikation om vilka uppgifter som finns på ett medlemskort. Del 1 av medlemskortet: 9

10 Rödmarkerade uppgifter nedan är obligatoriska uppgifter och måste finnas på varje medlemskort. Medlemsnummer: Här ser du medlemmens nummer samt statusen på medlemskapet. Det du behöver titta på är bokstaven före siffrorna. Det finns tre olika alternativ: 1. N = New Prospect. Det innebär att medlemmen har skrivits in/hanterats av medlemssupporten. Medlemmen räknas som en passiv medlem vid ett N och behöver alltså göra en aktiv handling. 2. A = Aktiv medlem. Medlemmen kan vara ny och inskriven via hemsidan. Medlemmen kan också ha förnyat sitt medlemskap genom att ha betalat eller bekräftat sitt medlemskap. Genom att titta på inträdesdatum kan du se om medlemmen är ny eller inte. 3. P = Passiv medlem. Medlemmen har inte förnyat sitt medlemskap och räknas därför inte som en medlem i statistiken förrän medlemskapet är aktivt igen. Namn: Här ser ni medlemmens för- och efternamn. C/O-adress: Här ser ni in om medlemmen har en C/O-adress. Det kan man ha om man exempelvis är inneboende hos någon annan. Själva C/O-adressen brukar alltså vara den man bor hos namn, exempelvis Stina Jönsson. Postadress: Här ser ni namnet på gatan. Kom ihåg att skriva lägenhetesnummer för medlemmar som bor i lägenhet, exempelvis Örngatan 24, lgh Postnummer & ort: Vilket postnummer och vilken ort medlemmen bor på. Land: Här ser ni vilket land medlemmen bor i. Telefon hem: Här ser ni medlemmens telefonnummer hem. Telefon arbete: Här ser ni medlemmens telefonnummer till arbetet. Fax: Här kan ni se om medlemmen kan nås via ett faxnummer. E-post 1: Medlemmens e-postadress. E-post 2: Alternativ e-postadress, kanske till en förälder. E-post 3: Alternativ e-postadress, kanske till en förälder- Mobiltelefon: Medlemmens mobiltelefonnummer. Tillfällig adress: Dessa fält används inte. Födelseår och kön: Här ser ni vilket födelseår och kön medlemmen har. Det finns valen kvinna, man och vet inte. I exemplet ser ni att vet inte är valt. Personnummer: Här ser ni medlemmens personnummer. Tillfälligt personnummer: Här syns det personnummer med ett s k A/T-nr som medlemssupporten använder vid vissa särskilda fall. Om ett sådant nummer är använt är fältet personnummer tomt (som i exemplet ovan). Om ett personnummer är inskrivet står samma personnummer vid fältet Tillfälligt personnummer. Medlemskategori: Ska alltid stå ordinarie. Hemkommun & Sekretess: Används ej. Medlemskap: Om medlemmen är medlem i fler avdelningar, är det medlemskapet som står högst upp är det som räknas med i statistiken, alltså huvudmedlemskapet. 10

11 Del 2 av medlemskortet (syns när du scrollar ner): Som ni ser finns det fem flikar för medlemskapet: medlem, avi, aktivitet, uppdrag och faktura. I detta system använder vi endast medlem och avi. På bilden nedan ser du hur det ser ut när du trycker på medlem, det är även utgångsläget när du kommer till medlemskortet. Där ser du information om vilken avdelning, hur länge medlemskapet räcker (årsbasis), om något belopp är inbetalat och i så fall när och när medlemmen blev medlem. Kort beställt är ingenting vi använder, så det kan ni bortse från. Historik blir aktuellt först när vi använt medlemsregistret i något år, då kan du se äldre historik om när medlemmen har gjort sin aktiva handling, när aviseringar har skickats ut etc. 11

12 Den andra fliken vi använder är Avi. Genom att trycka på den fliken kommer bilden ovan upp. Där kan du se OCR-numret, när aviseringen skickades ut, vilket belopp som aviserades. Du kan även klicka på Visa för att få upp en kopia av den avin som gick ut. Perfekt att använda om en medlem tappat sin! Knappen Skicka medlemskort är inget vi använder och kan därför bortses från. Knappen Skicka epostavi används för att maila (om en mail är angiven på medlemskortet) avin till medlemmen. 12

13 3. Vilka uppgifter får jag ändra på medlemskortet? Du kan ändra de grönmarkerade uppgifterna. Resterande uppgifter måste du kontakta medlemssupporten för att ändra. 13

14 4. Jag vill ändra en medlems uppgifter Börja med att gå till medlemmens medlemskort. Tryck sedan på knappen ändra. Då dyker bilden nedan upp. Du kan ändra de grönmarkerade uppgifterna. Resterande uppgifter måste du kontakta medlemssupporten för att ändra. Tryck sedan på Spara. 14

15 5. En medlem har tappat bort sin faktura, hur tar jag fram OCR-numret? Gå till medlemmens medlemskort och bläddra längst ner på kortet. Tryck på Avi Då kommer bilden nedan upp. Titta sedan på OCR-uppgifterna för den rad med senast utskicksdatum. Antingen kopierar du OCR-numret om du kan bankgironumret utantill, eller så trycker du på Visa och då kommer hela fakturan upp som en PDF som du sedan skriva ut/maila iväg (Har du pop up-blocker? Stäng av den innan!). På PDF:en kan du få fram bankgironumret. Du kan även trycka på Skicka epostavi om en mailadress är angiven på medlemskortet. 15

16 6. Jag vill lägga till en ny medlem! Grattis, vad kul med en ny medlem. Nya medlemmar skriver du in via hemsidan (). 7. En medlem saknar sina fyra sista siffror, hur gör jag då? Är det så att du saknar medlemmens uppgifter? Då finns det tre olika alternativ: a) Kontakta personen och fråga! b) Kontakta skatteverket, c) Om personen är över 16 år, kolla via Därefter skriver du in medlemmen via hemsidan. 16

17 Om personen saknar sina sista siffror av andra anledningar, exempelvis nyanländ flykting eller skyddade personuppgifter kontaktar ni medlemssupporten. 8. En medlems mobilnummer och saknas, hur gör jag då? Det gör inget! Dessa uppgifter krävs inte vid medlemsregistrering. Däremot är det alltid jättebra att vi har alla medlemmars kontaktuppgifter för att lättare kunna kommunicera med våra medlemmar. 9. En medlems adressuppgifter saknas, hur gör jag då? Adressuppgifterna är obligatoriska för att kunna skicka ut medlemsaviseringen. Om du inte har adressen men exempelvis ett personnummer kan du söka fram adressen via eller med hjälp av skatteverket, 10. En medlem vill byta avdelning/tillhör fel avdelning Medlemmen kontaktar medlemssupporten och uppger antingen medlemsnummer eller personnummer samt till vilken avdelning hen önskar byta. Detta gäller dock ej nya medlemmar som valt vet ej som avdelning. En sådan ändring kan endast verkställas under januari månad, innan årets första avisering skickas ut. Under det sedan pågående året kan inga ändringar i medlemskapet göras. 11. En medlem vill avsluta sitt medlemskap Medlemmen kontaktar supporten och anger sitt medlemsnummer eller personnummer samt att hen önskar avsluta sitt medlemskap. 12. En person vill bli medlem i Unga Örnar Om en person har fyllt i en jag vill bli medlem -blankett på exempelvis en aktivitet fyller avdelningen sedan i personens uppgifter via. Annars kan medlemmen själv skriva in sig på samma hemsida. 13. Jag har fått en medlemsavgift kontant, hur gör jag? Kongressen har beslutat att medlemsavgifterna ska hanteras centralt. Det innebär att ingen avdelning kan ta emot en medlemsavgift kontant utan att all betalning ska ske via avierna som skickas ut. Det du gör om en medlem har gett dig kontanter är att du söker fram medlemmens OCR-nummer och betalar in medlemsavgiften som det vore tänkt att medlemmen skulle gjort från början. Därefter samlar du styrelsen och övriga ledare för att informera om vad som gäller framöver, så att alla medlemmar får samma information från alla. Om detta inte görs kommer medlemmen inte att räknas som aktiv medlem under det aktuella året och dessutom riskerar medlemmen att få hem en påminnelse. 17

18 14. Vi har värvat massa medlemmar, hur får jag in dem i medlemsregistret? Grattis, bra jobbat! Du går till och skriver in medlemmarna där. 15. En medlem har råkat betala in för mycket/för lite, vad gör jag? Kontakta medlemssupporten med medlemsnummer/personnummer på medlemmen det berör och datum för inbetalning. Supporten hjälper dig därifrån! Avdelningar (Organisationskort) 1. Vilka uppgifter kan jag ändra på ett organisationskort? Inga! Om du önskar ändra några uppgifter, vänligen kontakta medlemssupporten. Det kan vara exempelvis namnbyte på avdelning, adressändring, nya kontouppgifter etc. 2. Vår avdelning vill byta avgift/fel avgift är registrerad En gång per år får alla avdelningar möjlighet att informera om de önskar byta avgift till kommande år. Håll utkik i distriktsinfo för aktuella datum! Får du inte distriktsinfo? Kontakta info@ungaornar.se 3. Jag vill se hur mycket pengar vår avdelning har fått in hittills Gå till organisationskortet för önskad avdelning. Tryck sedan på Medlem 18

19 Bilden nedan kommer upp. Längst ner ser du den totala summan av inbetalda belopp samt vilka medlemmar som betalat (gironummer ) och vilka medlemmar som är nya (gironummer Hemsidan). 4. Jag vill se vilka medlemmar som har betalat Gå till organisationskortet för avdelningen du önskar. Tryck sedan på Medlem 19

20 Då kommer bilden nedan upp. Längst ner ser du den totala summan av inbetalda belopp samt vilka medlemmar som betalat (girnonummer ) och vilka medlemmar som är nya (gironummer Hemsidan). Du kan även se vilket datum medlemmen har betalat. Aktiverad datum är datumet den aktiva handlingen gjordes. Eftersom medlemskapet är gratis första året finns det även medlemmar med 0 kr i betalt belopp trots att avdelningen egentligen har 20 kronor i avgift. 5. När betalas medlemsavgifterna ut? Två gånger per år betalar förbundet ut medlemsavgifterna till respektive distrikt. I början av året och därefter efter att ungefär halva året har gått. Distrikten betalar sedan ut avdelningarnas inkomna avgifter. Kom ihåg att se till att distriktet har avdelningens aktuella kontouppgifter. 6. Avdelningen har en ny medlemsregisteransvarig Vad kul! Då kontaktar den nya medlemsregisteransvarige medlemssupporten för vidare hjälp. För att snabba på processen kan ni även skicka in avtalet för medlemsregisteransvarige med en gång. 7. Vi tar ut en deltagaravgift i vår avdelning, hur kan jag registrera det? Det är ingenting du kan göra via medlemsregistret. Ett tips är att använda dig av excel eller google docs om det är fler som behöver ha åtkomst till dokumentet samtidigt. 20

21 8. Vår avdelning finns inte med i rullgardinen på hemsidan, varför inte? Har ni skickat in avdelningens årsmötesprotokoll? Om inte, börja med det. Annars är det troligen på grund av att er nya avdelning inte har handlagts ännu. Så fort avdelningen är godkänd och klar kommer den att finnas i rullgardinen på hemsidan. 9. Vi vill avsluta en avdelning Enligt stadgarna kan avdelningen inte upplösas om minst fem medlemmar vill behålla den. Nedläggning ska ske i samråd med distriktsstyrelsen. När avdelningen är nedlagd skickas styrelseprotokoll med beslut om nedläggning till medlemssupporten som därefter hanterar ärendet. Medlemslistor 1. Jag vill ha en lista på alla medlemmar i avdelningen Börja med att gå till kommunikation i den övre menyn. Välj Excelfil som kommunikationssätt. Tryck sedan på Sök person. Ett pop up-fönster dyker upp (har du pop up-blocker, stäng av den!). Välj därefter ditt distrikt eller avdelning (beroende på vilken behörighet du har) Tryck sedan på Nästa. 21

22 Du kommer nu till fliken Medlem. Gå till status och välj Alla. Då söker du på samtliga medlemmar. Tryck sedan på Sök. Nu kommer alla medlemmar du sökt fram dyka upp nedanför. Om du är nöjd med din sökning, tryck på Spara, ändra annars sökkriterier och gör en ny sökning. Andra sökningar kan exempelvis vara utifrån födelseår eller postnummer. 22

23 Bocka ur Slå ihop samhushåll om du inte vill ha med detta. Det väljer du själv! Välj sedan den nedre exporteringsknappen för att få fram samtliga uppgifter som finns på respektive persons medlemskort. Nu kommer excel-filen upp. Den mesta informationen står direkt vad den är, men det är den rödmarkerade informationen som behöver förtydligas. I exemplet är personnummer raderade, annars syns dessa. Obetald = medlemmen har inte bekräftat/betalat. Det står alltså obetalt oavsett om avdelningen har 0 kronor i avgift eller exempelvis 20 kronor i avgift. Betald = medlemmen har bekräftat/betalat. Det står alltså betald oavsett om medlemmen har betalat in exempelvis 20 kronor eller bekräftat medlemskapet via hemsidan. Den informationen förtäljer alltså inte om en avdelning har bekräftelse eller betalning. Period = För att räknas som aktiv medlem (och därmed hamna med i statistiken) krävs det att perioden är den sista i det aktuella året. För år 2015 ska det 23

24 alltså stå Inträdesdatum = När medlemmen skrevs in i medlemsregistret (samma datum som när medlemmen skrevs in via hemsidan) Inbetalningsdatum = När medlemmen gjorde sin aktiva handling. 2. Jag vill ha en lista på alla medlemmar som bekräftat sitt medlemskap I menyfältet väljer du Organisation Välj vilken avdelning du vill få tillgång till. Om du vill du se hela distriktet (om du har tillgång till detta) låter du avdelningsfältet vara tomt. Tryck på Visa. Nu har du kommit till organisationskortet. Här kan du se information om din avdelning. Observera att bildningsåret är 2015 för alla avdelningar, detta på grund av att flytten från det gamla registret gjordes då. Längst ner ser du hur medlemskapen är fördelade i avdelningen. Hur många har bekräftat? Hur många nya medlemskap? Summa betalda är alltså nya medlemmar + betalda förnyade medlemmar. Makulerade medlemmar är medlemmar som önskat avsluta sitt medlemskap inom Unga Örnar. Obetalda medlemmar är medlemmar som 24

25 inte gjort sin aktiva handling än. Nya prospekt är medlemmar manuellt inlagda av medlemssupporten. För att få fram personinformation om medlemmarna, tryck på Medlem. Nu får du upp alla medlemmar som har gjort sin aktiva handling. Du får medlemsnummer, för-och efternamn, personnummer, när medlemskapet är aktiverat (alltså när medlemskapet bekräftades eller betalades), vilket belopp som har betalats (0kr för bekräftelse) samt medlemstypen (samtliga är ordinarie) och under Gironummer kan du se hur den bekräftade handlingen har gått till. I exemplet har samtliga medlemmar bekräftat sitt medlemskap via hemsidan. Tryck på Till Excel för att konvertera filen till excel. Du kan även följa instruktionerna för hur du drar ut en medlemslista på alla medlemmar enligt den punkten Jag vill ha en lista på alla medlemmar i avdelningen, men istället för att välja Alla medlemmar väljer du Betald. Om det står betalt belopp 0,00 kronor innebär det att avdelningen har 0 kronor i avgift om Gironumret är hemsida, övrig eller avi. Om Gironummer är samtidigt som betalt belopp är 0,00 betyder det att det är en ny medlem (eftersom första året är gratis!). 25

26 3. Jag vill ha en lista på alla medlemmar som betalat sitt medlemskap Samma instruktioner som ovan. Observera att du själv behöver hålla koll på om avdelningen har avgift eller bekräftelse. 4. Hur tar jag reda på om avdelningen har bekräftelse eller betalning? Börja med att gå in på avdelningens organisationskort. Välj sedan Medlem 26

27 Då kommer bilden nedan upp. När det står 0,00 under Betalt belopp innebär det att avdelningen har 0 kronor i avgift och alltså bekräftelse. Om det istället hade stått exempelvis 20 kronor på alla medlemmar under Betalt belopp samt Gironummer betyder det att avdelningen har en avgift på 20 kronor. Observera att du endast kan ta reda på medlemsavgiften via detta sätt när den första aviseringen gått ut och medlemmar påbörjat sina aktiva handlingar. Om du vill ta reda på medlemsavgiften innan årets första avisering går ut kontaktar du medlemssupporten. 5. Jag vill ha en lista på alla medlemmar som inte bekräftat sitt medlemskap Följ instruktionerna för Jag vill ha en lista på alla medlemmar i avdelningen sida 21, men istället för att välja status Alla väljer du status Obetald. Obetald betyder att 27

28 den aktiva handlingen inte har gjorts och heter obetald oavsett om avdelningen har en avgift på exempelvis 20 kronor eller 0 kronor. 6. Jag vill ha en lista på alla medlemmar som inte har betalat sitt medlemskap Följ instruktionerna för Jag vill ha en lista på alla medlemmar i avdelningen sida 21, men istället för att välja status Alla väljer du status Obetald. 7. Alla våra medlemmar finns inte med Dubbelkolla att du drog ut listan på rätt sätt enligt önskade sökkriterier. När du har gjort det och medlemmen fortfarande saknas är medlemmen troligen inte medlem, alternativt medlem i en avdelning du inte har tillgång till att se. Börja med att skriva in medlemmens uppgifter via, om du får upp ett felmeddelande då betyder det oftast att medlemmen har ett medlemskap i en annan avdelning. I ett sådant läge tar du kontakt med medlemssupporten. 8. Jag har en bekräftelselista, vad gör jag med den? Vad bra! Om du har tillgång till en scanner så kan du scanna in den och skicka till medlemssupporten. Annars postar du den till förbundsexpeditionen på följande adress: Unga Örnars Riksförbund c/o ABFs Förbundsexpedition Box Stockholm 28

29 Kommunikation 1. Jag vill skicka ett mail till avdelningens medlemmar Välj Kommunikation i den övre menyraden. Välj sedan Mejl som kommunikationssätt. Skriv meddelandet du önskar förmedla. Observera att avsändaradressen är knuten till din inloggning, som i sin tur är personlig. Avsändaradressen är alltså densamma som den som är angiven på ditt personliga medlemskort. 29

30 När meddelandet är skrivet. Tryck på Sök person Då kommer en pop-up upp. Har du en pop-up blocker? Stäng av den innan! Här kan du välja mellan sex olika flikar. Du kan antingen byta flik genom att klicka på fliken du vill till eller genom att trycka på Nästa >>. När du har skrivit i de sökkriterier du önskar söka utifrån, tryck på Sök. 30

31 I exemplet valdes medlemmar födda mellan 1990 och 2009 för att få fram avdelningens medlemmar i åldern 6-25 år. Statusen Alla valdes för att få med samtliga medlemmar, oavsett om de är aktiva eller passiva medlemmar. Denna sökning gav 308 träffar. Är du nöjd med sökningen du gjort? Om JA, tryck på Spara. Om NEJ, ändra sökkriterierna så att du är nöjd och tryck därefter på Sök igen. 31

32 När du har sparat kommer det att se ut som bilden nedan. Det finns möjlighet att ändra texten i detta läge om så önskas, samt lägga till bilagor. Det framgår även hur många av medlemmarna som har en mailadress, i det här fallet 282 stycken. Om du vill skicka iväg mailet trycker du på knappen Skicka. Resterande kan ni skriva ut etiketter till genom att klicka på Etikett. Du är nu klar! Du kommer att få en kopia av mailet till avsändaradressen. 32

33 2. Jag vill skriva ut etiketter Välj Kommunikation i menyn. Välj Etiketter som kommunikationssätt. Tryck sedan på Sök person 33

34 Här gör du dina sökval. I exemplet valdes medlemmar i Stockholms distrikt som inte gjort sin aktiva handling, alltså obetald. Det går även att välja Alla och då få upp alla medlemmar, oavsett om den aktiva handlingen är gjord eller inte. Tryck på Sök när du fyllt i önskade sökkriterier. Då kommer bilden nedan upp. Om du är nöjd med sökningen trycker du på Spara. Som ni ser finns det dubbletter av vissa namn det innebär att medlemmarna har medlemskap i flera avdelningar. 34

35 Därefter trycker du på Skapa etiketter. Sedan följer du instruktionerna i systemet. Observera att instruktionerna kommer upp som en pop up, så har du en pop upblocker behöver du stänga av den innan för att skapa etiketterna. 3. Jag vill skicka ett sms till avdelningens medlemmar Kontakta medlemssupporten för denna funktion. Den behöver aktiveras för respektive avdelning. Priset är ca 50 öre per sms samt en stående månadskostnad på 790 kronor. 35

36 Statistik 1. Varför är det viktigt för avdelningen att hålla koll på statistiken? Statistiken är grunden för Unga Örnars bidrag som finansierar större delen av vår verksamhet. Det är även statistiken som avgör om en avdelning är en s k godkänd avdelning eller inte. En godkänd avdelning har minst fem medlemmar i åldern 6-25 år samt minst 60 % av avdelningens totala medlemmar i åldern 6-25 år. Genom att hålla koll på statistiken kan ni lätt se om ni behöver planera in exempelvis en ringkväll eller en värvningsdag. Det är tillsammans som organisation vi är starka och det är när vi är många som vi blir en större och starkare aktör att påverka i frågor som rör barns rätt. 2. Jag vill se hur statistiken ser ut i min avdelning Välj Organisation i menyn I menyn till vänster väljer du sedan Åldersstat. 36

37 Tryck sedan på Skapa rapport. Voila! Här kommer statistiken upp! För att exportera filen till excel (och exempelvis kunna sprida informationen till en styrelse) tryck på Export Åldersstat. Observera att du kommer att få se hela landets statistik och själv söka fram ditt distrikt eller din avdelning. 37

38 3. Statistiklistan stämmer inte överens med verkligheten, vad kan det bero på? Det kan bero på att alla era medlemmar inte är inskrivna i medlemsregistret vilket är jätteviktigt! Ska ni ha läger eller någon annan aktivitet? Jämför medlemslistan med deltagarlistan och se till att de som inte är medlemmar eller har gjort en aktiv handling gör det. Om du är osäker, dra ut en medlemslista och titta där ser du exakt vilka som har gjort sin aktiva handling för i år och vilka som inte har gjort det. 38