Årsredovisning Verksamhetsberättelse med resultat och balansräkning samt revisorernas berättelse

Transkript

1 Till årsmötet i distrikt Årsredovisning Verksamhetsberättelse med resultat och balansräkning samt revisorernas berättelse Innehållsförteckning a) Verksamhetsberättelse Distriktsguvernören och Distriktsrådet b) Verksamhetsberättelser för Förvaltningskommittén (Projekt- och RYLA-kontot) Medlemskommittén PR-kommittén Rotary Friendship Exchange Rotary Ungdomsutbyte RYLA DRF-kommittén c) Ekonomisk redovisning Distrikt 2340 a. Resultaträkning b. Balansräkning c. Revisionsrapport

2 Distriktsguvernörens förord Till klubbarna i distrikt 2340 och dess medlemmar. Att vara distriktsguvernör är en ynnest få förunnad. En blivande distriktsguvernör (Governor Elect, DGE) får vid Governor Elect Training Seminar (GETS), International Assembly (IA) och Rotary Convention del av hur Rotary fungerar i världen och inspirerande berättelser om vad Rotary uträttar. Det ger inblick i och förståelse för Rotarys verksamhet och betydelse som jag önskar att vi bättre kunde sprida till alla våra medlemmar. En sådan insikt skulle sannolikt leda till ett större och mer helhjärtat engagemang, lokalt i klubbarna, på distriktsnivå och för bidrag till den internationella verksamheten. Året som distriktsguvernör innebar som förväntat och planerat först klubbesök. Fantastiska möten med engagerade rotarianer. Och uppfriskande ifrågasättande sådana. Glädjen att genomföra en distriktskonferens. Firande av jubilerande klubbar eller vid kick-off i andra. Det är en ganska hektisk höst, eftersom ambitionen är att besöka klubbarna så tidigt som möjligt på året. Det andra halvåret hade jag trott skulle kunna ägnas mer åt uppföljning och utveckling. Som vanligt förekommer verkligheten sådana föresatser. Kapningen av vårt datasystem gjorde 4-fråge-provet till en verklighet, men krävde också en del insatser. Jag fick vara med och skriva Konsekvensutredningen, vilken bidrog till att alla 10 distrikt fortfarande är kvar i SRS. Jag har i korrespondens om vårt distrikts företrädare inom Rotary International fått uppleva byråkratin, men också tjänstvilligheten där. Tack alla ni som ansträngt er för att göra även detta år till ett bra Rotary-år. Tack funktionärer i distriktet, i klubbarna och alla medlemmar för era insatser under året. Det har varit ett fantastiskt år! /Johan Strandberg DG

3 Verksamhetsberättelse för distrikt 2340; - rotaryåret Internationellt. Rotary International President (RIP) detta år var Barry Rassin. Han kom in i rollen ganska sent, eftersom den tilltänkte presidenten avled blott två veckor in på sin RIPE-period. Vilket medförde att Barry Rassin inte var närvarande vid DGE-utbildningen Zone-institutet (Riga oktober 2017). Barry Rassins tema var Be the inspiration, ett uppskattat tema vars svenska översättning En inspirationskälla kanske inte var lika uppskattat. Ledarskapet präglades av återhållsamhet. Guvernörskavajen skulle vara användbar även till annat, kravet var blott att den skulle vara marinblå. Vid guvernörsutbildningen (International Assembly) utgick den traditionella banketten, Barry tyckte att kvällen kunde bättre användas till kontaktskapande och till förkovran avseende Rotarykunskap. Återhållsamheten var effektivt menad. Under året eftersträvades en mindre rigorös tillämpning av reglerna för Rotary Foundation, allt i avsikt att tillgängliga medel i större utsträckning ska komma till användning. I distrikt 2340 har under året en återhållsam medelsförvaltning och ett effektivt utnyttjande av disponibla Rotary Foundation medel varit en ledstjärna. Distriktsguvernören har korresponderat med Rotary International (RI) i anledning av nedläggning av klubbar, något som måste godkännas av RI. Även godkännandet av nominering av guvernör har krävt korrespondens. Liksom godkännande av ny ordförande i distriktets Rotary Foundation-kommitté.

4 Nationellt. SRS. De tio svenska distrikten samverkar i Svensk Rotaryservice ideell förening (SRS) Verksamheten har varit föremål för kritik, ur olika aspekter, under flera år. Kritiken eskalerade till fråga om distrikts utträde ur föreningen. Vid höstmötet (november 2019) beslutades därför att tillsätta en Konsekvensutredning. Johan Strandberg var DGs representant i utredningen. Utredningens slutsatser presenterades för SRS inför vårmötet och slutsatsen blev ett tillkännagivande att SRS verksamhet ska fortsatt bestå, att det gemensamma datanätverket (medlemsmatrikeln) ska finnas kvar men med möjlighet för dem som så önskar att att välja andra verktyg för sin internetanvändning. SRS har under ett antal år bedrivit verksamhet utöver de ekonomiska ramar man haft att disponera. Årets SRS har därför tvingats till långtgående besparingar och ekonomiska tillskott från distrikten. Sammantaget har dessa åtgärder lett till att man kunnat bättre säkerställa det datanätverk inom vilket vi gemensamt har enats att verka, att nästa generation SRS har likvida medel att reglera. Datanätverket rotary.se Nätverket, som rymmer medlemsmatrikeln och support som bl.a. närvarorapportering och hemsidor, kapades i januari Tack vare en heroisk och kompetent insats av Åke Bruhn och de övfiga distriktens IT samordnare (DITS) kunde data i stort sett återskapas. Med de medel som anslagits, se ovan, är nätverket idag betydligt säkrare inför framtiden.

5 Distrikt 2340 Distriktsguvernören och distriktsrådet Ekonomi Distriktets ekonomi är relativt god. Sjunkande medlemsantal i klubbarna har mötts med minskade kostnader. Kommittéerna har, trots minskade ramar, i allt väsentligt hållit sig inom dessa. Distriktsguvernörens, och ity hörande, kostnader för distriktsråd m.m. har begränsats. Kostnader för distriktsguvernören granskas enligt en s.k. försöksmetod, innebärande att distriktets finanskommitté sköter granskningen. Finanskommittén, och sedermera Rotary International, har godkänt redovisningen. Distriktets finanser, med undantag för Rotary Foundation kommittén, granskas av årsmötet utsedda revisorer. Deras yttrande finns bifogat Skattmästarens redovisning ( resultat- och balansrapport) Lagrådet Ordinare ledamots avsägelse godtogs. Ersättaren deltog i den obligatoriska utbildningen i anslutning till Zoninstitutet i Vilnius, men förklarade sig omedelbart förhindrad delta vid lagrådet i Chicago. Distriktsguvernören utsåg därför IPDG Anneli Jelgert som ersättare. Som en följd av brister i kommunikationen med RI avstod även ersättaren från att delta. Distriktet var därmed, dessvärre, inte representerat vid lagrådet Distriktsrådet Distriktsrådet har haft 13 protokollförda möten. Möten har skett digitalt (GoToMeeting) med undantag för de möten ( FaceToFace ) som skett i anslutning till sammankomster som ändock varit påkallade. Utöver dessa möten har informationsmöten hållits, alla GTM. Möten har föranletts av händelser i anledning av framför allt datanätverkskapningar. Kostnaderna för rådets möten har på så sätt minimerats. Distriktsguvernören (DG) Johan Strandberg har som Distriktsguvernör besökt alla klubbar i distriktet med undantag för Kopparberg RK. (Klubben var redan vid ingången av året aktuell för beslut om nedläggning). Vid besöken eftersträvade DG en större transparens kring kostnader för distriktet (DG) samt att synliggöra behovet av medlemskapsutveckling, inte bara medlemsökning, i klubbarna.

6 Distriktsguvernören har därutöver bl.a. deltagit i Kick-Off för de sammanslagna klubbarna i Karlstad och vid Filipstad RK:s 80-årsjubileum. Hustru Christina var med vid alla besök utom ett. Distriktsguvernören har utgett Månadsbrev, som delgetts klubbmedlemmarna i distriktet dels genom e-post, del via hemsidan och dels via Facebook. Månadsbreven har haft ett traditionellt textinslag, men också rymt ett inslag med rörliga bilder som sammanfattning av budskapet. DG har som inbjuden gäst deltagit i distriktskonferens i Molde (Norge distrikt 2305) samt i Uleåborg (Finland distrikt 1400). Distriktsguvernörens omkostnader har till Rotary International redovisats enligt den så kallade försöksmodellen. Kostnader har redovisats i tid, med Finanskommitténs yttrande, och godkänts av Rotary International. Distriktskonferensen Distriktskonferensen 2018 arrangerades av Askersund Rotaryklubb. Kostnad för deltagande var detsamma som för föregående års konferens. Genom klubbmedlemmarnas flitiga arbeta för att nedbringa kostnader och framkalla intäkter gav konferensen ett överskott om kronor. Med de nya reglerna innebär det att klubben får att disponera för projekt, samt att överskottet däröver delas mellan distriktet och klubben. Klubben att disponera för projekt, distriktet att tillgodogöra Projektkontot. Konferensen gästades bl.a. av distriktsguvernörerna Heikki Salumäki från distrikt 1400 (Finland) och Christer Liljenberg från distrikt 2360 (Sverige). EndPolioNow konserten i anslutning till distriktskonferensen möjliggjorde ett bidrag på till PolioPlus. Medlemskapsutveckling Distriktet består, per , av 39 klubbar med medlemmar. Trots ansträngningar hos distrikts- och klubbfunktionärer har antalet medlemmar i distriktets klubbar sjunkit dramatiskt. Antalet klubbar och medlemmar har minskat mer än tillförne under ett år. Antalet klubbar har minskat från 44 vid årets ingång. Tre klubbars nedläggande är en följd av omorganisationen av klubbar i Karlstad. Fyra klubbar blev där en. Kopparberg RK har under en längre tid kämpat för sin överlevnad. Under året bestämde sig klubben för att den kampen inte längre var meningsfull. Hallsberg RK hade ambitioner att kunna fortsätta som rotaryklubb. Medlemsutvecklingen gjorde den ambitionen, trots flera försök, omöjlig. Klubben beslutade om och fick läggas ner. Medlemsantalet har minskat mer än befarat. Från medlemmar till Minskningen beror inte bara på nedlagda klubbar, den är avhängig fler oroande faktorer än så. I medlemskommittén har arbetet fokuserats på att hjälpa klubbar med behov hellre än att ordna allmänna fåtaligt besökta seminarier. Dessvärre förefaller det som att de klubbar som, i vart fall utifrån sett, behöver uppmuntran alls icke själva upplever fördelen med bistånd.

7 Medlemskommitténs ordförande, Anna, har med detta år fullgjort sin mandatperiod. Hon är föreslagen och av Rotary International accepterad som nominerad distriktsguvernör. Medlemskommittén har lämnat redovisning över sin verksamhet. Utbildningskommittén har under året sökt främja medlemskapsutvecklingen. Intresset för deras tjänster har varit stort, efterfrågan när det kommer till konkret fråga något mindre, men uppskattningen från deltagarna är gott. Utbildningskommittén har lämnat redovisning över sin verksamhet. PR-kommittén har under året saknat ordförande. Även i PR-kommittén har arbetet fokuserats på att hjälpa klubbar med behov hellre än att ordna allmänna fåtaligt besökta seminarier.material har fortsatt funnits till utlåning, och utlånats. Stefan Andersson har gjort en förtjänstfull insats med att förmedla information och tips. PR-kommittén har lämnat redovisning över sin verksamhet. Projekt Distriktets Rotary Foundation-kommitté har förmedlat bidrag i större omfattning än kanske tillförne. En aktivare verksamhet, närmare klubbarna, och ett från centralt håll mindre rigoröst tillämpande av regelverket har varit av godo. Klubbarnas vilja att bidra till årliga fonden, en förutsättning för fortsatt verksamhet, kan dock ifrågasättas. Framgången har uppmärksammats, och tidigare ordförande Anders Svensson har knutits till Zonens administration. Till ny ordförande för kommittén har DG, DGE och DGN utsett kommitténs ledamot IPDG Anneli Jelgert. DRF-kommittén har lämnat redovisning över sin verksamhet. Projektkontot, som ett komplement men ej alternativ till District Grants, har kommit till användning Med de nya reglerna har kontot tillförts ytterligare medel. Förvaltningskommittén har lämnat redovisning över sin verksamhet. Ungdomsverksamhet Rotary Ungdomsutbytet Rotary Ungdomsutbytet har genomförts även detta år. Detta Rotarys flaggskepp har haft svårt, efter det att distriktet återupptagit utbytet, att locka kandidater. Tråkigt, dels för att det är en verkligt fin verksamhet, dels för att klubbarna faktiskt betalar en hel del till en verksamhet som bara delvis nyttjas. RU-kommittén har lämnat redovisning över sin verksamhet.

8 Didrick Björndahl från Laxå, tredje generation rotarian, får sitt RYLA diplom RYLA RYLA har genomförts även detta år. Utbildningen får goda vitsord från deltagarna. Trots detta har klassen inte fyllts. Det kan ha sin förklaring i problemet med datanätverket. Möjligheten för klubbar med ambition på ungdomssidan att söka bidrag till deltagaravgiften har inte utnyttjats. RYLAkommittén har lämnat redovisning över sin verksamhet. Fredsarbetet. Rotary Peace Center. Distrikt 2340 har, sedvanligt, bidragit ekonomiskt till vårt ärofyllda mandat i Uppsala. Rotary Friendship Exchange. Distriktet har haft utbyte med USA ( South Dakota) och Australien. Även här präglas verksamheten av svårigheter att få engagemang och delaktighet på hemmaplan, i vårt distrikt. RFE-kommittén har lämnat redovisning över sin verksamhet. Johan Strandberg Annika Starkenberg Gunnar Wahlsten Gunnar Olsson Karl Bejbom Anneli Jelgert Christer Rydergård