Distriktskonferens Program och handlingar Rotary Distrikt oktober 2017

Transkript

1 Distriktskonferens Program och handlingar Rotary Distrikt oktober 2017 Foto från Välkomna! Innehåll Utöver detta dokument finns Verksamhetsberättelse för i separat dokument (22 sidor) Program... 2 Presentationer Kallelse årsmöten Dagordning distriktet... 7 Dagordning fonden... 8 Fullmakt... 9 Årsredovisning Ekonomisk redogörelse Revisionsrapport... 19

2 Program Distriktskonferens Säby Säteri 08:30 Registrering och morgonkaffe med fralla och mingel 09:15 Välkommen till Distriktskonferensen Ingrid Sjöbeck, DG :20 Presentation av programmet Christina Möller, Rotary Stockholm Skanstull 09:30 Välkomna till Värmdö Kommun Deshira Flankör, KSO Värmdö kommun 09:40 Presentation av Rotary Värmdö Skärgård Anders Tihkan, Rotary Värmdö Skärgård 09:45 Jazzkonserter för sportläger som Lasse Westerdahl, kommunikationsplattform Rotary Katrineholm 10:05 Presentation av Säby Säteri Maja Magnusson, Platschef Säby Säteri 10:15 Kaffe med mingel 10:45 Rotary nu och framöver en fundering Carl-Wilhelm Stenhammar, Rotary Göteborg 11:25 A Message from Rotary International Richard Green, President Ian Riseley Rotary International 11:45 Rotarys ungdomsutbyte Gunilla Marklund, Rotary Oxelösund Hemvändande ungdomar berättar Sara Ferndahl, Ella Dahlström 12:15 Prisutdelning för Bästa hemsida och TRF (The Rotary Foundation) 12:20 Lunch på Säby Säteri 13:30 PR på klubbnivå tips, erfarenheter Gun-Marie Östedt-Axelsson, och hjälpmedel Rotary Mariefred 14:15 Moralisk kompetens - och fällor att falla i Tomas Brytting, Rotary Värmdö Skärgård 15:00 Kaffe med mingel 15:30 Presentation av DG Tommy Lekenmyr, Rotary Nynäshamn 15:35 Sammanfattning och avslutning Ingrid Sjöbeck, DG :40 Årsmöten: Distrikt 2370 Distriktsfond :30 Samling för drink Säby Säteri 19:00 Bankett med dans Klädsel: smoking eller mörk kostym Sid 2 av 20

3 Presentationer Säby Säteri Vacker konferensgård belägen på Ingarö i Värmdö kommun. Ingrid Sjöbeck Medlem i Rotary Värmdö Skärgård sedan Ingrid är guvernör för Rotary Distrikt 2370 verksamhetsåret och arbetade tidigare som platschef på Bravida. Christina Möller Medlem i Rotary Stockholm Skanstull sedan Dagens moderator och tidigare provkökschef. Deshira Flankör Ordförande i kommunstyrelsen i Värmdö kommun sedan 1:a januari Anders Tihkan Medlem i Rotary Värmdö Skärgård sedan Anders är förbundssekreterare för Sverige Ingenjörer. Lasse Westerdahl Medlem i Rotary Katrineholm sedan Tidigare marknadschef på IBM och hängiven jazzkonnässör. Sid 3 av 20

4 Maja Magnusson Platschef Säby Säteri Carl-Wilhelm Stenhammar Medlem i Rotary Göteborg sedan Carl-Wilhelm är hedersmedlem i Göteborg Gamlestaden sedan 2016 och var president för Rotary International Tidigare yrkesverksam inom livsmedel. Richard Green Nuvarande president i Rotary International Ian Riseleys representant influgen från England. Gunilla Marklund Medlem i Rotary Oxelösund sedan Gunilla ansvarar för ungdomsutbyten i distriktet och har med sig utbytesstudenterna Sara Ferndahl och Ella Dahlström. Gun-Marie Östedt-Axelsson Medlem i Rotary Mariefred sedan Gun-Marie är PR-ansvarig i distriktet och nominerad till DG Tomas Brytting Medlem i Rotary Värmdö Skärgård sedan Tomas forskar inom moral och etik. Tommy Lekenmyr Medlem i Rotary Nynäshamn sedan Nästa års distriktsguvernör. Aktiv i kommunpolitiken och tidigare ubåtskapten. Sid 4 av 20

5 Kallelse till Årsmöten i Distrikt 2370 och i dess Distriktsfond Tid: Plats: Lördagen den 21 oktober 2017 i samband med Distriktskonferensen Säby Säteri, Värmdö Kallade: Samtliga Rotaryklubbar i Distrikt 2370, Distriktsfondens styrelse, Distriktsfondens valberedning, Distriktsteamet Ni kallas härmed till Distriktets samt Distriktsfondens årsmöten, som genomförs i samband med Distriktskonferensen på Säby Säteri lördagen den 21 oktober Röstberättigade Årsmöte Distrikt 2370 (Procedurhandboken ) Varje klubb i ett distrikt skall utse, befullmäktiga och till den årliga distriktskonferensen och distriktsmöte för lagstiftning (om ett sådant hålls) sända minst en elektor. En klubb med mer än 25 medlemmar har rätt till ytterligare en elektor för varje 25-tal medlemmar eller större del av detta antal. Det innebär att en klubb med upp till 37 medlemmar har rätt till en elektor, en klubb med 38 till 62 medlemmar har rätt till två elektorer, en klubb med 63 till 87 medlemmar har rätt till tre elektorer och så vidare. Det tillåtna antalet röster för varje klubb skall baseras på klubbens medlemsantal enligt den senaste klubbfakturan som föregår omröstningen. Alla elektorer skall vara medlemmar i klubben. En elektor måste vara närvarande under distriktskonferensen eller ett distriktsmöte för lagstiftning för att kunna rösta. Fullmakt (Procedurhandboken ) En klubb kan utse ett ombud för frånvarande elektorer. Klubben måste inhämta guvernörens godkännande av ombudet. Ett ombud kan vara en annan medlem i klubben eller en medlem i en annan klubb i det distrikt där klubben ingår. Val av ombud måste bekräftas av presidenten och sekreteraren i den berörda klubben. Ombudet har rätt att rösta i stället för de frånvarande elektorer som han/hon representerar, vid sidan av rätten att avlägga andra röster som ombudet eventuellt har. Sid 5 av 20

6 Röstberättigade Årsmöte Distriktsfond 2370 (Stadgar för Distriktsfond ) Rotaryklubbar tillhörande Rotary Distrikt 2370 är föreningens medlemmar. Förutsättning för medlemskap är att klubb betalat full per capitaavgift till distriktet. Medlemmarna utövar beslutanderätt rörande föreningen och dess verksamhet genom årsmötet och budgetmötet. Varje medlem ska utse ett ombud för vartdera mötet. Beslut och omröstning (Stadgar för Distriktsfonden ) Beslut fattas med acklamation eller omröstning/votering om sådan begärts. Omröstning sker öppet, eller med slutna sedlar, om röstberättigat klubbombud så begär. Vid omröstning avgörs frågor genom enkel majoritet. Vid omröstning som inte avser val, är ordförandens röst utslagsgivande. Varmt välkomna! Ingrid Sjöbeck DG 2370 Bilagor: 1. Dagordningar (Sid 7-8) 2. Fullmakt (Sid 9) Sid 6 av 20

7 Dagordning för Årsmöte i Distrikt 2370 Lördagen den 21 oktober 2017 Säby Säteri, Värmdö Förslag till dagordning 1. Mötet öppnas 2. Val av ordförande för mötet 3. Val av sekreterare för mötet 4. Fastställande av dagordningen 5. Fastställande av röstlängd 6. Fråga om mötet utlysts i laga ordning 7. Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare 8. Verksamhetsberättelse för verksamhetsåret Val av kommitté för nominering av DG Bemyndigande för ordföranden i Distriktets RU-kommitté att föra Distriktets talan i styrelsen för Stiftelsen Rotarys Ungdomsutbyte 11. Inkomna motioner 12. Övriga frågor 13. Mötet avslutas Bilaga: Verksamhetsberättelse för Separat PDF Sid 7 av 20

8 Förslag till dagordning Bilagor: 1. Mötet öppnas 2. Val av ordförande för mötet 3. Val av sekreterare för mötet Dagordning för Årsmöte i Distriktsfonden Fastställande av dagordningen 5. Fastställande av röstlängd Lördagen den 21 oktober 2017 Säby Säteri, Värmdö 6. Fråga om mötet utlysts i laga ordning 7. Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare 8. Förvaltningsberättelse för verksamhetsåret Ekonomisk redogörelse för verksamhetsåret Revisorernas berättelse 11. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 12. Information om årsavgift verksamhetsår Inkomna motioner 14. Teckningsrätt för Distriktsfonden Övriga frågor 16. Mötet avslutas 1. Årsredovisning med Förvaltningsberättelse för (Sid 10-15) 2. Ekonomisk redogörelse för (Sid 16-18) 3. Revisionsrapport distriktsbidrag TRF (sid 19) Sid 8 av 20

9 FULLMAKT för röstning i samband med årsmöten i Distrikt 2370 och i dess Distriktsfond den 21 oktober 2017 Som ersättare för:. (Namn) befullmäktigas:. (Rotarianens namn och klubb) att vid ovanstående möten i Distrikt 2370 den 21 oktober 2017 företräda: (Rotaryklubbens namn) och utöva vår rösträtt.... den (Ort) (Datum)... (Klubbpresidentens namnteckning)... (Klubbsekreterarens namnteckning) OBS! Fullmakten skall tas med till distriktskonferensen. Fullmakt ver 2.0 Sid 9 av 20

10 Årsredovisning för Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr Räkenskapsåret Sid 10 av 20

11 Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr Förvaltningsberättelse Styrelsen för Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden, får härmed avge årsredovisning för räkenskapsåret Dispositioner beträffande vinst eller förlust Belopp i kr Styrelsen föreslår att till förfogande stående medel: balanserat resultat årets resultat Totalt disponeras så att i ny räkning överföres Summa Vad beträffar Distriktsfondens resultat och ställning i övrigt, hänvisas till efterföljande resultat- och balansräkningar med tillhörande bokslutskommentarer. Detaljerad resultatrapport och balansrapport med jämförelse mot föregående år följer efter underskrifter. Sid 11 av 20

12 Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr Resultaträkning Belopp i kr Not Huvudintäkter Övriga rörelseintäkter Rörelsens kostnader Direkta kostnader Övriga externa kostnader Rörelseresultat Resultat från finansiella poster Ränteintäkter och liknande resultatposter Räntekostnader och liknande resultatposter Resultat efter finansiella poster Resultat före skatt Skatt på årets resultat Årets resultat Sid 12 av 20

13 Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr Balansräkning Belopp i kr Not TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR Sid 13 av 20

14 Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr Balansräkning (forts.) Belopp i kr Not EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital 1 Eget kapital vid årets början Årets resultat Summa eget kapital Kortfristiga skulder Skatteskulder Övriga kortfristiga skulder Upplupna kostnader och förutbetalde intäkter Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser Ställda panter och säkerheter Inga Inga Ansvarsförbindelser Inga Inga Sid 14 av 20

15 Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr Redovisningsprinciper och bokslutskommentarer Belopp i kr om inget annat anges Allmänna redovisningsprinciper Årsredovisningen har upprättats i enlighet med Årsredovisningslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd. Redovisningsprinciperna är oförändrade jämfört med föregående år. Värderingsprinciper m m Tillgångar, avsättningar och skulder har värderats utifrån anskaffningsvärden om inget annat anges nedan. Fordringar Fordringar har upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. Noter Not 1: Eget kapital Eget kapital vid årets ingång Årets resultat Eget kapital vid årets utgång Underskrifter Stockholm den 6 september Lars-Olov Nilsson Paul Tamm Per Alm Håkan Lundberg... Ulrika Fredriksson Vår revisionsberättelse har lämnats den Peter Zell Maria Bovin Hedefalk Av föreningen vald revisor Av föreningen vald revisor Sid 15 av 20

16 Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr Period Resultatrapport Belopp i kr Huvudintäkter 3010 Distriktsavgifter , , Intäkter RI , , Pets & Distriktskonferens , , SRS, Administration , Vidarefakt. pren. Rotary Norden , , Vidarefakt. Stift. Rotarys Ungdomsutbyte , , RU, distriktsaktiviteter , , Vidarefakt. SRS, matrikel, IT & adm , Almedalen , RLI , , Rotary Ungdomsutbyte , Vidarefakturering övrigt 7 272, Öres- och kronutjämning 0,51-5,00 Summa Huvudintäkter , ,50 Övriga rörelseintäkter 3050 Sponsor, avgifter Pets & DK , Överföring fr District Grantkonto , ,25 Summa Övriga rörelseintäkter , , , ,75 Rörelsens kostnader Direkta kostnader 4010 Inköp varor och material , , Zon-Meeting , Pets , , PRE-PETS , Distriktsteam , , Distriktsfonden , , RI International Assembly , , Styrgrupp PETS-DK -96, Distriktskonferens , DG, resekostnader , , DG, representation , , DG, övriga kostnader , , DGE, resekostnader , , DGE, övriga kostnader , , Kostnader för IDPG , , Lagråd , , DGN ,60-780, AG-aktiviteter , , SRS , TRF-seminarier , Medlemsfrågor, rekrytering , , PR-aktiviteter , ,00 Sid 16 av 20

17 Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr Period Resultatrapport (forts.) Belopp i kr Gymnasiemässa , , IT-utbildning , Yrkesmentor , Integrationskommitté , Inköp vidarefakt. Rotary Norden , , Inköp vidarefakt. Rotarys Ungdomsutbyte , , RU, distriktsaktiviteter , , Ungdomsläger , , Inköp vidarefakt. SRS, matriklar, IT,avg, adm.avg , , RYLA , , Läkarbanken , , RLI , , Almedalen , , Multi-PETS, GETS , ,87 Summa Direkta kostnader , ,16 Övriga externa kostnader 5810 Resebidrag Gotlänningar , , Försäkringspremier , Porto -70, Företagsförsäkringar , Övr kostnader -190, , Redovisningstjänster , , Bankkostnader ,00-299, Lämnade bidrag och gåvor , District Grant , , TRF-Rotary Foundation ,00 Summa Övriga externa kostnader , ,25 Rörelseresultat , ,66 Resultat från finansiella poster Ränteintäkter och liknande resultatposter 8310 Ränteintäkter omsättningstillgångar 9 600,00 Räntekostnader och liknande resultatposter 8410 Räntekostnader -14,00-20, SKATTER 644,00 Summa Räntekostnader och liknande resultatposter 630,00-20,00 Resultat efter finansiella poster , ,66 Resultat före skatt , ,66 Skatt på årets resultat 8910 Skatt på årets beskattningsbara resultat ,00 Årets resultat 8999 Årets resultat , ,66 Sid 17 av 20

18 Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr Period Balansrapport Belopp i kr TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar 1510 Kundfordringar ,00 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 1790 Övr förutbet kostnader/upplupna intäkter 9 429, , , ,00 Kassa och bank 1930 Checkräkningskonto , , Bank ,90 Summa omsättningstillgångar , ,41 SUMMA TILLGÅNGAR , ,41 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Eget kapital vid årets början 2010 Eget kapital, delägare , ,87 Årets resultat 2019 Årets resultat, delägare , , , ,21 Summa eget kapital , ,21 Kortfristiga skulder Skatteskulder 2510 Skatteskulder 2, ,00 Övriga kortfristiga skulder 2890 Övriga kortfristiga skulder 5 300, ,20 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 2990 Övr upplupna kostn/förutbetalda intäkter , , ,20 SUMMA xx EGET KAPITAL OCH SKULDER , ,41 Sid 18 av 20

19 Revisionsrapport Verksamhetsåret Revisionsrapport för använda Distriktsbidrag, TRF Undertecknade har granskat de genomförda distriktsprojekten: El Sistema gm Södertälje RK och Södertälje Östra RK Lässtimulansprojektet gm Södertälje RK Sörmlandslägret gm Nyköping Öster RK m. fl. klubbar Vänföreningen Portee, Södertälje Östra RK Solvattenprojektet, Nykvarn RK m.fl. klubbar Två projekt går med ett överskott. Sörmlandslägret, kr på en budget om 72 tkr och Lässtimulansprojektet, kr på en budget om 18 tkr. Vi utgår ifrån att överskottet överförs till nästa års läger och synliggörs i nästa års rapportering. Södertälje ska på egen begäran betala tillbaka till TRF. I övrigt har vi funnit att projekten genomförts i överensstämmelse med gjorda ansökningar. Auditkommitten kan konstatera att klubbarna gjort mycket goda insatser i Rotarys namn. Vi vill därför framföra ett stort och varmt tack till alla som varit delaktiga för väldigt bra insatser och många ideella timmar. Auditkommitten för TRF Margaretha Ström Hubendick PG Wallberg Sten Orrling Nacka RK Nyköping RK Mariefred RK Sid 19 av 20

20 Tack till alla deltagare och medverkande, tack alla som hjälpt till före, under och efter konferensen och ett STORT tack till Säby Säteri med personal! Ingrid Sjöbeck DG 2370