Ändringsförslag arbetsordning 101-O

Transkript

1 Redovisad arbetsordning I handlingar till Distriktskonferens 16 mars är identisk med tidigare redovisat för slag förutom att stavningar och kommatering har rättats fram till inkomna förslag t.o.m Övriga förslag samt nödvändiga ändringar redovisas I följande bilder. Allt som redovisas är inkomna förslag till ändringar, i visa fall summeringar när likartade synpunkter kommit in från flera, andra är förslag som inte redovisas I detalj utan enbart dess syfte. Summa = respons från klubbar i distrikt 101-A U.

2 Generellt så finns förslag på att man tar bort förtydliganden typ: Ett (1) Etc. En fråga om förståelse?

3 1.Distriktets omfattning Ändringar om att enbart kommatecken finns efter namnet på länen.? En fråga om hur man definierar i dokumentet Uppsala-, Stockholms-, Gotlands-, Södermanlands-, Östergötlands- län I Sverige. Uppsala, Stockholms, Gotlands, Södermanlands, Östergötlands- län I Sverige.

4 2.Distriktsrådets sammansättning Ett tillägg i första stycket om beslut om miljö tas. Tillägg av rollen EC = Enviornmetal Coordinator eller Miljöansvarig inom distriktet. Distriktsguvernören (DG) samt förste vice DG och andre vice DG väljs av distriktsmötet på förslag av distrikitsvalnämnd. Distriktsguvernören (DG) samt förste vice DG och andre vice DG väljs av distriktsmötet efter DVN:s sammanställning av nomineringar från distriktets klubbar. Samma lydelse bör gälla vid nästa punkt. Val av distriktets revisorer. Detta bör även gälla för samtliga nomineringar som hanteras av DVNO.

5 Forts 2. Distriktsrådets sammansättning Distriktets GMT, GLT och GST väljs av distriktsrådet på ett förordnande om 3 år. Om det är lämpligt kan en vice tillsättas för samtliga funktioner. Distriktets GMT, GLT och GST tillsätts så att förordnandet är på ett år med möjlighet till omval i tre år samt att 1 VDG alltid ingår i teamet. Om det är lämpligt kan en vice tillsättas för samtliga funktioner.

6 Forts 2. Distriktsrådets sammansättning. LCIF-koordinatorer utses av LCIF efter rekommendation av distriktet. LCIF-koordinatorer utses av LCIF på ett förordnade av ett (1) år efter rekommendation av distriktet.

7 4. Distriktsrådets sammanträden. Distriktsrådets ordinarie ledamöter är; DG, 1VDG, 2VDG, IPDG, DK, GMT, GLT, GST, PRC, DS och RO i förekommande fall samt Zonordförande och LCIF-koordinator. Övriga funktionärer adjungeras vid behov eller när deltagande är nödvändigt för att fullgöra uppdraget. Om ordinarie medlem har förhinder ska ersättare delta där sådan finns. Distriktsrådets ordinarie ledamöter är; DG, 1VDG, 2VDG, IPDG, DK, GMT, GLT, GST, PRC, DS, samtliga ZO och LCIF-koordinator. Övriga funktionärer adjungeras vid behov eller när deltagande är nödvändigt för att fullgöra uppdraget. Om ordinarie medlem har förhinder ska ersättare delta där sådan finns. En fråga är om EC skall vara ordinarie eller falla under övriga och adjungerade

8 5. Distriktsrådets arbetsutskott (AU) Distriktsrådets arbetsutskott består av distriktsguvernören, första och andra vice distriktsguvernörerna, omedelbart föregående distriktsguvernören, och distriktskassören. Ordförande i distriktsrådets arbetsutskott är distriktsguvernören. Förslag 1: Distriktsrådets arbetsutskott består av distriktsguvernören, första och andra vice distriktsguvernörerna, omedelbart föregående distriktsguvernören, distriktskassören och i förekommande fall distriktssekreterare. Ordförande i distriktsrådets arbetsutskott är distriktsguvernören. Förslag 2: Ersätt med våra förkortningar DG, 1VDG, 2VDG, IPDG, DK, och DS. (vara konsekvent)

9 6. 6 Distriktets kommittéer och arbetsgrupper 6 Funktioner, kommittéer och arbetsgrupper inom distriktet. (Detta med hänvisning till vad som beskrivs i paragrafen.)

10 Forts 6. I distriktet ska finnas: GAT-team Kommittén för ungdomsverksamhet Lions Quest- ansvarig Kommittén för PR och informationsverksamhet LCIF-koordinator I distriktet ska finnas GAT-team Kommittén för ungdomsverksamhet Lions Quest- ansvarig Kommittén för PR och informationsverksamhet LCIF-koordinator Miljöansvarig i distriktet, EC

11 Forts 6. I distriktets GAT team ingår distriktsguvernören, som är teamets ordförande, samt distriktets koordinatorer för GLT, GMT och GST. I distriktets GAT team ingår DG, som är teamets ordförande, 1VDG samt distriktets koordinatorer för GLT, GMT och GST. Ersättare kan kallas/adjungeras efter förslag av någon av teamets medlemmar.

12 Forts 6. Förslag på ny text placerad efter Kommittén för PR - - -: Miljö och hållbar utveckling För att kunna följa LCI:s riktlinjerför Lions som en organisation med Miljö som ett av sina fokusområden måste detta även hanteras inom distriktet. Uppdraget ligger på EC, Miljöansvarig i distriktet. - Stödja distriktet, zoner och klubbar samt genomförandet av projekt och aktiviteter så att vi kan minska negativ miljöpåverkan och öka positiv miljöpåverkan. - Bidra till att medlemmar får kunskap om miljö och hållbar utveckling - Aktivt delta i Lions Sveriges miljöarbete och hantering av våra miljöpris (Då detta är helt nytt så måste både rollen och funktionen utarbetas under verksamhetsåret )

13 13 Zonordförande och vice zonordförandes arbetsuppgifter. Zonordförande ska: Antingen personligen, eller genom vice zonordförande, besöka samtliga klubbar i zonen. Rapport över klubbesöken ska tillställas distriktsguvernören och distriktsrådet. Zonordförande ska: Antingen personligen, eller genom vice zonordförande hålla löpande kontakt med zonens klubbar, genomföra besök i zonens klubbar. Rapport över klubbesöken ska tillställas distriktsguvernören och distriktsrådet.

14 15.Distriktsvalnämnd En klubbs nomineringar av kandidater till poster som ska tillsättas av Riksmötet eller guvernörsrådet (GR) ska inges till riksvalnämnden med kopia till distriktsvalnämnden senast 31 december året före det år då valet ska ske. Distriktsvalnämnden ska yttra sig över nomineringar till riksvalnämnden senast 31 januari det året valet ska ske. En klubbs nomineringar av kandidater till poster som ska tillsättas av Riksmötet eller guvernörsrådet (GR) ska inges till riksvalnämnden med kopia till distriktsvalnämnden senast 31 december året före det år då valet ska ske. Distriktsrådet ska genom Distriktsvalnämnden yttra sig över nomineringar till riksvalnämnden senast 31 januari det året valet ska ske

15 16. Distriktsmöte. Fastställande av kommande års verksamhetsplan, budget och distriktsavgifter - Fastställande av kommande års verksamhetsplan - Beslut om kommande verksamhetsårs budget - Beslut om kommande verksamhetsårs distriktsavgift Fastställande av kommande års verksamhetsplan, budget och distriktsavgifter - Fastställande av kommande års verksamhetsplan - Beslut om kommande verksamhetsårs distriktsavgift - Beslut om kommande verksamhetsårs budget Alternativ. - Beslut om kommande verksamhetsårs distriktsavgift - Beslut om kommande verksamhetsårs budget - Fastställande av kommande års verksamhetsplan

16 Forts 16. Agenda distriktsmöte. 11. Distriktsguvernörens verksamhetsrapport fram till och med februari månad innevarande verksamhetsår. 12. Distriktskassörens rapport fram till och med februari månad innevarande verksamhetsår. Varför det står februari beror på att om handlingar skall ut i tid före ett DM som kan vara bpde i april eller maj så är det februari som blir avrapporteringsmånad. Kan vi flytta detta ca 1 månad fram i tiden så ok. Men då måste skrivning om handlingar in i texten. Flera klubbar vill ju hantera handlingar på möten. Kallelse senast 45 dagar före. Ekonomiska rapporter senast xx dagar före.

17 18. Distriktskonferens och Distriktsmöte Andra punkten. Ursprunglig. På detta distriktsmöte ska föregående verksamhetsårs årsredovisning samt ekonomi redovisas. Förslag. På detta distriktsmöte ska föregående verksamhetsårs årsredovisning samt ekonomi redovisas samt frågan om ansvarsfrihet behandlas. Sista punkten. Inbjudan ska publiceras på distriktets hemsida. Inbjudan och kallelse ska publiceras på distriktets hemsida.

18 20. Firma. Punkt 2. Fullmaktshavare avseende distriktets konton tecknas av distriktsguvernören eller distriktskassören var för sig. Fullmakt att teckna distriktets konton ges till distriktsguvernören och distriktskassören var för sig.

19 23. Ersättningar. Distriktet följer de av Lions Clubs upprättade riktlinjerna. Medlem som kallats att fullgöra uppdrag eller delta i utbildning erhåller ersättning enligt rese- och ersättningspolicy upprättad för Lions Clubs International MD 101 Sverige (vid varje tid gällande). Uppdrag inom distriktet: Reseersättning utbetalas av distriktet efter att medlemmen skickat in reseräkning på anmodad blankett. Utförs uppdrag som renderar i ersättning från LCI ska reseblanketter skrivas för både distriktet och LCI. Utbetalningen till medlem görs av distriktet. Ersättning från LCI skall sändas till distriktet. Övriga utlägg ersätts mot faktisk kostnad (kvitto). Ersättningar från distriktet ska alltid godkännas, attesteras, av distriktsguvernören eller dennes ersättare. Distriktsguvernörens utlägg ska godkännas, attesteras, av IPDG eller förste vice DG. Uppdrag MD 101: Ersättning för resor på uppdrag av Lions Sverige ersätts av MD 101 efter redovisning på anmodad blankett.

20 Forts 23 Ersättningar. Ett antal synpunkter har inkommit på denna paragraf. Både förtydliganden, ändringar och visa strykningar. Om man skall summera det hela så gör man först visa mindre justeringar. Därefter tar man ställning till utökad paragraf eller tillägg med ytterligare en paragraf i arbetsordningen. Om ytterligare paragraf skall läggas til så blir den 24 varefter nuvarande 24 och 25 dateras upp till 25 och 26. Den stora förändringen är att vi lägger till en rese o mötespolicy. Allt för att kunna ge tydligare incitament för att sänka kostnader för distrikt och medlemmar samt lägga in miljö i helhetstänket.

21 Forts Ersättningar. Ursprunglig. Uppdrag inom distriktet: Reseersättning utbetalas av distriktet efter att medlemmen skickat in reseräkning på anmodad blankett. Utförs uppdrag som renderar i ersättning från LCI ska reseblanketter skrivas för både distriktet och LCI. Utbetalningen till medlem görs av distriktet. Ersättning från LCI skall sändas till distriktet. Övriga utlägg ersätts mot faktisk kostnad (kvitto). Ersättningar från distriktet ska alltid godkännas, attesteras, av distriktsguvernören eller dennes ersättare. Distriktsguvernörens utlägg ska godkännas, attesteras, av IPDG eller förste vice DG.

22 Forts Ersättningar. Förslag. Uppdrag inom distriktet: Ersättningar som inte normalt ligger i uppdraget eller kräver extra insats ska i förväg godkännas av DG eller dennes ersättare. Reseersättning utbetalas av distriktet efter att medlemmen skickat in reseräkning på anmodad blankett. Utförs uppdrag som renderar i ersättning från LCI ska reseblanketter skrivas för både distriktet och LCI. Utbetalningen till medlem görs av distriktet. Ersättning från LCI skall sändas till distriktet. Övriga utlägg ersätts mot faktisk kostnad (kvitto). _Ersättningar från distriktet ska alltid attesteras, av distriktsguvernören eller dennes ersättare. _Distriktsguvernörens utlägg ska attesteras, av IPDG eller förste vice DG.

23 Forts Ersättningar. Policy för resor och möten inom distrikt 101-O. Möten: 1. Distrikts- och distriktsrådsmöten ska hållas som endagarsmöten. 2. Sammankomster och möten ska arrangeras på det mest kostnadseffektiva sättet. (minimera kostnader för distrikt, zoner och medlemmar) 3. Plats för möten och sammankomster ska så långt möjligt placeras så att transporter till och från sker på ett effektivt och ur miljösynpunkt på ett sätt som minimerar vår miljöbelastning. 4. Vid sammankomster och möten betalar deltagarna sina måltider om ej annat beslutas. 5. Vid utbildningar enligt LCI:s program som sker inom distriktet bör distriktet subventionera medlemmarnas rese-, mat- och eventuella logikostnader.

24 Forts Ersättningar Resor: 1. Alla resor ska ske på mest kostnadseffektiva sätt samt med hänsyn till miljön, minimera vår miljöbelastning. (ex. vis samåkning och allmänna transportmedel) 2. Resekostnader ersätts enligt resepolicyn. 3. I samband med resor på uppdrag av distriktet ersätts ökade levnadsomkostnader och andra tillkommande kostnader som är nödvändiga förr uppdraget med faktisk kostnad och mot kvitto. Sådana kostnader sk vara förankrade i förväg. 4. Kostnadsersättning till DG, 1VDG, 2VDG, IPDG, DK, DS, GMT, GLT och GST betalas av distriktet om det inte sker av multipeldistriktet. 5. Ersättning för distriktsrådssammanträden har de som kallats. Matersättning utgåer ej om inte annat beslutats. 6. ZO eller dess ersättare får reseersättning för zonmöten och klubbesök. Övriga kostnader ersätts med faktisk kostnad och mot kvitta efter överenskommelse med DG eller dennes ersättare. 7. Räkningar utfärdade senare än 40 dagar efter uppdragets genomförande 8. ersätts ej. 9.

25 24. Projekt och aktiviteter inom distriktet. Synpunkter har gällt punktlistan. Ursprungligt: Beslutar distriktsmöte om för distriktet särskilda projekt och aktiviteter som enbart ska drivas av det egna distriktet ska följande gälla: Följa Lions röda tråd, ha sitt syfte kopplat till Lions syfte och fokusområden eller utgöra en lokal del av projekt eller aktiviteter som drivs med bredd inom Lions Clubs. Ha en tydlig profil som ger förståelse för uppdraget och skapar engagemang och marknadsvärde för hela distriktet. Ha en tydlig uppdrags-/projektbeskrivning före beslut med syfte, mål genomförande, rapportrutiner och ekonomi. Tidsbegränsade. Normalt vara genomförda under ett (1) verksamhetsår. Kan på grund av sin karaktär eller beroende av externa parter behöva beslutas som fleråriga, dock maximerat till 3 år. Ha en ansvarig som samverkar med distriktets GST.

26 Forts 24. Projekt och aktiviteter inom Distriktet. Beslutar distriktsmöte om för distriktet särskilda projekt och aktiviteter som enbart ska drivas av det egna distriktet ska följande gälla: Följa Lions röda tråd kopplat till Lions syfte och fokusområden eller utgöra en lokal del av projekt eller aktiviteter som drivs med bredd inom Lions Clubs. Ha en tydlig profil som ger förståelse för uppdraget och skapar engagemang och marknadsvärde för hela distriktet. Ha en tydlig uppdrags-/projektbeskrivning före beslut med syfte, mål genomförande, rapportrutiner och ekonomi. Tidsbegränsade. Normalt vara genomförda under ett (1) verksamhetsår. Kan på grund av sin karaktär eller beroende av externa parter behöva beslutas som fleråriga, dock maximerat till 3 år. Ha en ansvarig som samverkar med distriktets GST. Beslut om genomförande skall tas med 2/3 majoritet på distriktsmöte.

27