SLUTRAPPORT. Projekttitel. Så kan Lean ge en säkrare arbetsmiljö i lantbruksföretag

Transkript

1 SLUTRAPPORT Projekttitel Dnr Så kan Lean ge en säkrare arbetsmiljö i lantbruksföretag Projektledare Anna Rydberg Innehåll: 1. Projektets syfte och bakgrund 2. Projektets genomförande 3. Uppnådda resultat 4. Genomförda insatser för att resultaten ska komma till praktisk användning 5. Publikationer, presentationer och annan spridning inom projektets ram 1. Syfte och bakgrund Bakgrund Lantbruket är en olycksdrabbad bransch där gränsen mellan hem och arbete är diffus. Många arbetsrelaterade olyckor i företag sker när oförutsedda händelser inträffar som kräver snabb improvisation, exv. vid maskinhaverier eller hantering av djur. I lantbruket finns flera faktorer som kan bidra till att oförutsedda händelser inträffar, allt från anpassning av kritiska tidpunkter för jordbearbetning, sådd, spridning och skörd efter snabba väderväxlingar, till utfodring, utgödsling, mjölkning, vägning, förflyttning och behandling av levande djur. En annan möjlig förklaring till den höga olycksfrekvensen i lantbruket är att arbetsmiljöåtgärder traditionellt drivits som separata punktinsatser utan att utvecklas i takt med verksamhetens dagliga drift och personalutveckling. Många företag introducerar Lean (Lean Production) i sin verksamhet för att arbeta smartare, öka intern och extern kommunikation samt för att få bättre lönsamhet och en ökad flexibilitet. Även i lantbruket börjar Lean introduceras genom olika initiativ, för att effektivisera verksamheten och förbättra produktiviteten. Detta har exempelvis skett genom programmet Lean Lantbruk (LL) som är ett samverkansprogram mellan olika intressenter för svenskt lantbruk. Se Figur 1 för en bild över utvecklingen av LL och på vilka grupper denna forskning baserats på. Det finns däremot nästan ingen forskningsbaserad kunskap om hur arbetsmiljö och säkerhet i lantbruket påverkas av Lean. Därmed finns det inte heller beskrivet hur företag kan utveckla processrelaterat arbetsmiljöförbättringsarbete beroende på hur långt man kommit i sin Lean-implementering.

2 Figur 1. Beskrivning av utvecklingen av LL samt sammansättningen på den grupp som beforskades i detta projekt. Syfte Projektets syfte är att underlätta integration av arbetsmiljöarbetet i lantbruksföretag med de produktionsrutiner och den företagsutveckling som idag sker ute i verksamheterna. Målet är att i lantbruksverksamheter identifiera fungerande tillämpningar av Lean-verktyg som kan ge stöd för ökad säkerhet och en god arbetsmiljö med mindre tidspress och färre oförutsedda händelser. Målet är också att informera om och sprida goda exempel till branschen om hur arbetsmiljöarbetet kan integreras i verksamhetsutvecklingen utifrån det egna företagets förutsättningar. 1. Genomförande Projektets arbete har varit indelat i fyra faser som inkluderat 1) litteraturstudie och erfarenhetsinsamling från praktiken, 2) analys och sammanställning av identifierade tillämpningar, 3) utveckling av nya metoder och verktyg, samt 4) informations- och resultatspridning. Referensgrupp Till projektet har en partnersammansatt referensgrupp varit anknuten bestående av representanter från SLA (Åsa Karlsson), Kommunal (Anja Westberg), LRF (Anders Danielsson), SLUs Kompetenscentrum Rådgivning (SLU-KR) (Magnus Ljung) och Lean Lantbruk (Hanna Åström). Referensgruppen var med och genomförde en SWOT-analys av projektet när projektet startades upp. Referensgruppen har även konsulterats regelbundet, som grupp men även som enskilt, under projektets gång och bidragit med värdefulla erfarenheter och synpunkter.

3 Inkluderade data från tidigare projekt Till detta projekt har data från ett tidigare projekt inkluderats vilket, sammantaget med materialet framtaget i detta projekt, gjort det möjligt att följa hur Lean i svenskt lantbruk utvecklats under en period om totalt sex år. Dessa inkluderade data kommer från ett tidigare SLO-projekt (SLO: SLO) och består dels av semistrukturerade djupintervjuer med anställda och arbetsledare dels ett första utskick av en longitudinell enkätstudie (T1). Tidsperioden mellan första (T1) och andra (T2) utskicket (som genomförts inom ramen för detta AFA-projekt) är sex år vilket ger ett extraordinärt material från svenskt lantbruk. Det är ett stort material där analys och publicering inte kommer vara klart i och med avslutet på detta projekt. Däremot ligger dessa data (T1 och T2) till grund för kommande ansökningar och projekt och kommer i och med det kunna kanaliseras och publiceras på det sättet.. De semistrukturerade djupintervjuer, vilka också ligger till grund för forskningen i detta projekt, utfördes på 14 gårdar med en anställd respektive en chef/ägare på varje gård. Urvalet av gårdar för intervjuerna genomfördes med en spridningsprincip baserad på bland annat produktionsinriktning och geografiskt läge. Djupintervjuerna genomfördes enligt en semistrukturerad intervjuguide som hanterade såväl den fysiska- och psykosociala arbetsmiljön, som säkerhet så som möjliga produktivitetsändringar i form av nyckeltal. Produktionsinriktningarna analyserades sedan tematiskt i programvaran NVivo. Litteraturstudie En litteraturstudie genomfördes i projektet där 3 grupper med relevanta nyckelord skapades. I första gruppen inkluderades ord som representerade lean eller delar av konceptet. Den andra gruppen innehöll ord som representerade ett integrerat arbetsmiljöarbete (säkerhet inkluderat) och den tredje gruppen innehöll ord som representerade jordbruket. Dessa söksträngar användes sedan i databaserna: Ergonomic Abstracts, Scopus, Business Source Complete och Emerald Journal and Books. I slutet av sökningarna fick den tredje gruppen uteslutas på grund av för få relevanta träffar och utökas till att vara sektoroberoende. Abstracts har tagits ut och relevanta artiklar läst och sammanställs vilka till stor del publiceras i avhandlingen. Även enklare sökningar gjordes på grå litteratur där de flesta resultat var MSc-uppsatser med låg relevans. Forskningsseminarium Ett forskningsseminarium genomfördes inom ramen för projektet, med syfte att utvärdera projektets metodik. Seniora och juniora forskare läste in sig på projektets material, samt material från ett tidigare projekt (SLO-delen) som knyter an till detta projekt, och diskuterade projektets metodik i förhållande till den teori som relaterar till forskningsområdet. Seminariet belyste vikten av att undersöka hur de blivande användarna ser på arbetsmiljö, samt hur förbättringar av arbetsmiljö och säkerhet kan integreras i den dagliga verksamheten. Utöver detta har metodik, relevant teori, data och artiklar behandlats och diskuteras genom KTHs årliga forskningsseminarier som åsyftar progression mot en doktorsdisputation. I dessa forum har olika seniora och juniora forskare opponerat på materialet. Datainsamling och analys För att undersöka hur väl Lean-konceptet, och dess integration med arbetsmiljö och säkerhet, fungerar i praktiken i svenskt lantbruk genomfördes enkätstudier och intervjuer i fokusgrupper. Utöver detta genomfördes dokumentstudier samt till viss del även

4 observationer. Respondenterna delades in i olika grupperingar baserade på lantbruksföretagens storlek, produktionsinriktning (exempelvis växtodling, grisproduktion) och mogenhetsgrad i lean-implementeringen, se Tabell 1. Om exempelvis Leanimplementeringen endast innefattade implementering av ett produktivitetsverktyg så studerades relationen mellan arbetsmiljö och det produktivitetsverktyget. Med detta menas att forskningen inte värderade huruvida respondenter verkligen jobbade med Lean och i sådana fall, efter vilken definition på Lean som de jobbade efter. Lean-light gårdar, se Figur 1, är gårdar som har varit med i kortare och mindre projekt som har undersökt om mindre delar av Lean konceptet överhuvudtaget kan appliceras på lantbruk samt metodutveckling för implementering av Lean. Referensgårdar var utvecklingsbenägna gårdar som på något sätt deltagit i andra typer av forsknings och försöksprojekt men som inte knutit an till det vokabulär som relaterar till Lean. Tabell 1. Beskrivning av hur materialet är indelat efter produktionsinriktning och mognadsgrad i Lean-implementeringen. Typ av produktion Lean gård Lean-light gård Referensgård Antal anställda (snitt) Fjäderfä Ägg Fjäderfä - Göd Gris Gris/Ko Ko Nöt Trädgårdsodling Växtodling Mink Enkät Enkätutskick, T2, genomfördes december 2018, inom ramen för detta projekt. Enkätutskick T2 postades till alla 53 gårdar, se figur 1, efter ett Inför-brev. I detta Inför-brev informerades respondenten om vad den kommande enkäten innehöll och varför den skulle skickas ut en gång till. Denna gång var en intressentorganisation (Lantbrukarnas Riksförbund, LRF) involverad med en logga på brevet för att skapa ännu mer legitimitet. Enkäten skickades sedan ut med svarskuvert. Första påminnelsen skedde i form av ett brev medan den andra påminnelsen skedde genom telefon. Enkäten, med de tre delområdena fysisk- och psykosocial arbetsmiljön samt organisatoriska aktiviteter, var kortat med ca 20 frågor/delfrågor, från runt 170st till runt 150 st. Svarsfrekvensen är ej än fastställd då det fortfarande kommer svarskuvert. I materialet har några gårdar exkluderats bland annat på grund av försäljning av produktion/gård. Fokusgruppsintervjuer Under januari 2016 utfördes datainsamling för validering av tilltänkt intervjuguide genom fokusgruppsintervjuer med utvecklingsbenägna lantbruk. Detta var en valideringssession för att validera intervjufrågorna samt intervju metodiken under själva intervjusessionen samtidigt som man får en känsla för praktiken samt praktikers aktiviteter och resonemang om aktiviteter. Valideringen visade att intervjufrågorna och intervjumetodiken fungerade men att de framkomna arbetsmetoderna för att integrera säkerhet i de dagliga processerna måste utvecklas med stor respekt för de lantbruk som inte implementerat Lean för att materialet ska vara användbart i alla typer av lantbruk, dvs både för lean gårdar respektive icke Leangårdar. De integrerade metoderna måste baseras på sådana verktyg som kan kännas igen av och som, om så är fallet, redan används på icke Lean-gårdar. Intervjufrågorna som slutligen användes var samlade runt två olika grenar i intervjun: Produktivitetsverktyg-, metoder och principer och Produktivitetsverktyg-, metoder och principer.

5 Intervjuerna ägde rum i följande ordning, först intervjuas lean coacher, sedan Lean-lantbruk och sist utvecklingsbenägna referenslantbruk. Filmproduktion Syftet med denna film var att lyfta fram hur man med enkla metoder kan integrera arbetsmiljö och säkerhet på ett enkelt sätt med hjälp av Lean konceptet. Tidigare resultat från detta projekt samt SLO-projektet visar att Lean konceptet skapar en miljö där lantbrukare hanterar vissa typer av arbetsmiljöproblem automatiskt utan en större medvetenhet. Detta skapar en grogrund till att medvetet och till en större del lyfta in arbetsmiljö och säkerhet samt det systematiska arbetsmiljöarbetet i det dagliga arbetet genom Lean konceptet. Syftet med filmen var att inspirera, informera och utbilda lantbrukare med hjälp av olika teman i en kortare film. Filmproduktionen vävde in erfarenheter, goda exempel och resultat från intervjuerna. Under oktober 2016 inleddes arbetet med att hitta ett bra produktionsbolag för filmproduktionen, där valet föll på produktionsbolaget Innovisual. Under oktober och november sattes ett mood board ihop och under december påbörjades arbetet med att skriva manus i samarbete med Innovisual och vår kommunikatör. Arbetet låg stilla under doktorandens föräldraledighet men färdigställdes efter dennes tillbakagång i arbete. En draftversion av filmen visades för delar av referensgruppen vars synpunkter och kommentarer gav väsentliga positiva förändringar i draftversionen. Ett exempel som kom fram var fördelen att kunna integrera befintliga lagkrav så som systematisk arbetsmiljöarbete (SAM) i verktygen som togs fram och exemplifierades som goda exempel. 2. Resultat Litteraturstudie Resultatet av sökningarna, i akademisk så väl som i grå litteratur, har påvisat några mindre utforskade områden i den akademiska litteraturen. Området med ett mer konceptuellt utvecklingssynsätt, som Lean och lantbruk, är mindre omskrivet. Endast ett fåtal artiklar återfinns på området Lean i lantbruket där lean är implementerat på gårdsnivå. Dessa bidrag karaktäriseras ofta av att en eller flera enskilda verktyg är använda. Ett annat mindre utforskat områden är relationer mellan Lean och systematiskt arbetsmiljöarbete. För systematiskt arbetsmiljöarbete och Lean finns flera exempel av användningen av Lean verktyg så som rotorsak (5 Varför och fiskbensdiagram), dock finns inga exempel inom lantbruk. Integreringen av Lean och säkerhet inom jordbruket gav inte heller några träffar däremot fanns flera resultat och goda exempel inom andra sektorer, exempel på dessa goda exempel är Gröna korset och 6S. Erfarenheter och goda exempel I detta projekt har även erfarenheter och goda exempel från tidigare genomförda arbetsmiljöprojekt, exempelvis erfarenheter från lagstadgat arbete med SAM (systematiskt arbetsmiljöarbete) och erfarenheter från Säkert Bondförnuft (avslutat projekt för att förbättra arbetsmiljön i lantbruket genom en stor informationssatsning) tagits tillvara. I Säkert Bondförnuft är bland annat olika checklistor ett framträdande verktyg. Av det material som hittats från tidigare studier framgår att riktlinjer som integreras i ordinarie verksamhet eller goda exempel på detta förekommer i liten utsträckning.

6 Enkätstudien Enkätstudien med en longitudinell period på sex år ger ett extraordinärt material från svenskt lantbruk. Det är ett stort material vilket inte kommer vara slutanalyserat och omskrivet i och med avslutet på detta projekt utan kommer publiceras under kommande år. Materialet ger, utöver input till den fysiska och psykosociala arbetsmiljö, så som organisatoriska aspekter, även input om hållbarhet av en programimplementering av lean i lantbruket. Det går att ifrågasätta om en programimplementering är det mest effektiva och bestående sättet att skapa en bättre produktionsprocess och med det bättre arbetsmiljö. Resultat indikerar att mindre men angränsande projektuppstarter med mindre delar av konceptet kan bidra till det fortsatta systematiska arbetet med företagets processer. På detta sätt så sker en gradvis implementering av det som gården önskar och är mogen för. T.ex. är värdeflödesanalys ett verktyg som dels går att använda ur ett rent produktivitetsperspektiv men det går även att inkludera både arbetsmiljöperspektiv samt miljömässigt hållbarhetsperspektiv på samma flöde. Analys av insamlat projektmaterial visar på ledarskapets roll för hur väl arbetsmiljöarbete integreras i det dagliga arbetet. Lean har gett en inkluderande arbetsmiljö där medarbetarna är delaktiga i både förbättringsarbete så som arbete med värdeflödesanalyser. Intervjuer i fokusgrupp Fokusgruppsintervjuerna har givit konkluderande resultat som visar att det är svårt för mikroföretag att integrera ett arbetsmiljö- och säkerhetsarbete i de dagliga processerna om det inte finns strukturer och metoder som möjliggör detta. Systematiskt arbetsmiljöarbete är inte utvecklat till samma grad som i andra sektorer vilket visar sig i resultatet från gårdarna. Det som resultatet däremot visar från gårdar som använder sig av en Lean metodik är att konceptet skapar ett system för att hantera processer och förbättringsarbete som ofta är resulterar i bättre arbetsmiljö. Djupintervjuer Djupintervjuerna gjordes enligt en semistrukturerad intervjuguide som tog upp både den fysiska- och psykosociala arbetsmiljön så som möjliga produktivitetsändringar i form av nyckeltal. Vad som kan konkluderas är att deras medvetenhet om den fysiska arbetsmiljön är låg. Resultaten är mycket sparsamma och respondenterna hade svårt att exemplifiera och identifiera förbättringar i arbetsmiljön. Ett vanligt förekommande svar inom Lean-gårdarna var att Lean skapade en arbetsmiljö med mindre fysisk förflyttning genom att ha de verktygen man verkligen behövde nära till hands, att man strukturerade om förvaringsutrymmen där mer använda material hamnade på bättre lyfthöjd och att man skapade signalsystem på t.ex. fodervagnar för att minska onödiga förflyttningar för att endast försäkra sig om att mekaniken fungerade som den skulle. Lean-light gårdarna visade liknande resultat inom Lean konceptets metoder som de praktiserade. Referensgårdarna hade en mindre utbredd medvetenhet att inkludera fysisk arbetsmiljö som ett integrerat fokus i förbättringsarbetet. Psykosocial arbetsmiljö påvisade större positiva förändringar för Lean-gårdar och Lean-light gårdar. Detta berodde på att det kontinuerliga förbättringsarbetet som Lean baseras på och de metoder som används i konceptet för att skapa förbättring. T.ex. hade man kortare regelbundna avstämningsmöten där fördelning och genomförande av arbetsuppgifter togs upp, om det fanns viktig information som behövde delges i gruppen och om det fanns förbättringsförslag vilka sattes upp på en tavla tillsammans genomförande metod så t.ex.

7 PDCA-cykeln där förslagen och anställd/anställdas arbete med förslagen kunde följas och följas upp. Tavlor användes även för att amt visualisera standardisera arbetsmoment samt nyckeltal. Genom att samla många olika metoder på ett och samma ställe kunde man tydligt se integreringen mellan de olika metoderna samt att det blev en tydligare struktur för de anställda. Dessa möten, strukturer och visualiseringar skapade en bättre psykosocial arbetsmiljö som dels blev mer öppen där anställda på ett enklare sätt vara mer aktivt delaktiga i gårdens processer, arbetsmoment och förbättringsarbete. Film Goda exempel och verktyg för hur arbetsmiljö kan introduceras strukturerat i verksamhetens utvecklingsarbete har sammanställts i en kortfilm med fem olika delavsnitt som kan ses separat. Denna film har bekräftats vara både spridd och använd av konsulter och rådgivare inom lantbruket. Den återkoppling som framkommit om filmens struktur och innehåll har än så länge varit positiv där den ger en bra och enkel inblick i Lean som ett verktyg för att integrera systematiskt arbetsmiljöarbete. Dokumentstudier och observationer Under intervjubesöken ägde även vissa observationer rum, vilket bekräftade studiens tidigare data. Dessa observationer är inte korrekt vetenskapliga observationsstudier då observationsstudier är illa valda metoder i lantbruket med hänsyn av de långa periodiska cykler som lantbrukets processer består av. Dokumentstudierna bestod mestadels i diverse rapporter till ESF-rådet gällande just det beforskade ESF-projektet. Slutsatser Lean har i de fall där företagen arbetat aktivt och målmedvetet med konceptet, om än möjligen utanför de teoretiska ramarna för vad konceptet beskrivs vara, bidragit med positiva aspekter i den organisatoriska samt psykosociala arbetsmiljön. Lean har både på ett medvetet och omedvetet sätt skapat en bättre arbetsmiljö. Förändringar i den fysiska miljön är konstaterade med framför allt minskade förflyttning, men med bristande kunskaper om ergonomi kan dessa minskade förflyttningar ge andra oönskade konsekvenser som t.ex. en mer belastande kognitiv arbetsmiljö samt att man ökar risken för muskel- och skelettbesvär i samband med omorganisering av material och redskap. Förebyggande säkerhetsarbete har integrerats, och har integrerats på ett mer systematiskt sätt i de gårdar som arbetar enligt konceptet Lean, dock har detta inte alltid skett med ett medvetet säkerhetsfokus utan genom ett förbättringsfokus. Konceptet Lean har en stor potential att skapa ett integrerat arbetsmiljöarbete och inte skapa arbetsmiljöarbete i silosform. 3. Genomförda insatser för att resultaten ska komma till praktisk användning Gruppcoaching används för att sprida och tillämpa det utvecklade materialet i lokala kluster av lantbruk, vilket är en relativt kostnadseffektiv metod. Med hjälp av LL och SLUs Kompetenscentrum Rådgivning (SLU KR) nås både rådgivare och lantbrukare. Goda exempel och verktyg för hur arbetsmiljö kan introduceras strukturerat i verksamhetens utvecklingsarbete har sammanställts i en handfull kortfilmer.

8 Filmerna har skickats till alla inblandade finansiärer, samt lagts upp på youtube som länkats via hemsidor på RISE och KTH.och även lagts upp på Youtube. Filmen visades för en grupp lean coacher som visade stort intresse. Därefter har det framkommit att filmen både är visad i konsultmöten mellan lantbrukare och konsult och att Youtube-länk är vidarebefordrad till lantbrukare. Borgeby Lantbruksdagar har visat intresse för att visa filmen under deras event i juni med ca besökare i snitt/år. Säker Arbetsmiljö i Lantbruket har visat intresse att använda den i sina utbildningar. 4. Publikationer, presentationer och annan spridning inom projektets ram Artiklar klara att skickas in: Artikel 1: Lundkvist, A H, Andersson, K., Lindskog, P, Ståhl, J., Melin, M., Barth, H., Svensson, L., & Eklund, J. (2019). Sustainable organisational change through national programmes. Skickas till International journal of Lean Six Sigma. Artikeln beskriver och diskuterar lean implementering utifrån data från tre program där Lean Lantbruk är ett av dem. Lean implementeringarna diskuteras ur ett organisatoriskt perspektiv med utgångspunkt från stödjande så som styrande processer. (Framsida, se bilaga 1). Artikel 2: Andersson, K., Eklund, J. & Rydberg, A. (2019). Lean-inspired development work in agriculture: Implication for the work environment. Skickas till Agronomy Research. I denna artikel presenteras hur gårdarna arbetar med Lean dvs om hela konceptet används eller endast delar, till vilken utsträckning och vad det kan betyda för de redan välkända fysiska och psykosociala utmaningarna som finns i lantbrukets arbetsmiljö. (Framsida, se bilaga 2). Artiklar i manuskriptform: Artikel 3: Andersson, K. et al (2019). Lean as a method to integrate the work environment in daily processes on agriculture (arbetsnamn). Skickas in till Agronomy Research. Fokus: Presentera resultatet från fokusgruppsintervjuerna där säkerhetsstrukturer på lantbruk påvisas och till den del gårdarna arbetar med Lean påvisas denna struktur i relation till Lean konceptet. Artikel 4: Andersson, K. & Nyman, T. (2019). Fokus är att presentera longitudinella resultat av enkätstudien där förändringar i Lean användningen och förändringar i arbetsmiljö presenteras. Denna artikel kommer att skickas till Applied Ergonomics under Q Konferensbidrag och annan muntlig resultatspridning Agro Sörmland Smart Farming 11 oktober Föredrag I skärningspunkten av Lean, produktivitet och arbetsmiljö, Karin Andersson, RISE/KTH. Bilaga 3. Annan resultatspridning Materialet håller på att sammanställas och kommer att ingå i sin helhet i en doktorsavhandling som finns i manuskriptform. Avhandlingen färdigställs i tid för disputation i september 2019 och kommer när den är klar att skickas till AFA. Filmen LEAN - För en säkrare arbetsmiljö i lantbruket ligger publicerad på youtube ( med länk från RISE, KTHs och SLAs hemsidor. Lean Lantbruk använder den när de arbetar med Lean-rådgivning till lantbruksföretag. Filmen kommer även användas/används även av Arbetsmiljö Sverige i deras

9 konsultverksamhet för bättre arbetsmiljö mot lantbruksföretag. Vi har även fått bekräftat att enskilda lantbruk har efterfrågat filmen och fått möjlighet att få en egen medladdad version. Kontinuerligt medverkande i Lean Excellence Nätverket på Lean Centrum, Södertälje