Projektrapport & förslag till arbetsmodell och organisation

Transkript

1 Projektrapport & förslag till arbetsmodell och organisation 1

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Projektets bakgrund... 5 Förändrade EU-direktiv... 5 Inspiration från London... 5 Social hänsyn i Göteborgs Stads budget... 5 Pilotprojektet initieras Mål och uppdrag Prioriterade målgrupper Projektets organisation Projektets arbetssätt Fas 1: Orientering och mobilisering Fas 2: Analys- och planeringsarbete Fas 3: De första upphandlingarna Fas 4: Processer och arbetsordning i drift Kommunikation Dialoger, samtal och möten Hemsida och kommunikationsmaterial Kvalitetssäkring Följeforskning Effektutvärdering Socioekonomisk analys på individnivå Företagsekonomisk analys av affären Resultat anställningar Leverantörers mottagande Projektets framgångar och utmaningar Framgångsfaktorer: Utmaningar: Riskanalys MODELLFÖRSLAG: arbetsordning Modellens faser Arbetsordning planeringsfasen Arbetsordning genomförandefasen MODELLFÖRSLAG: organisation

3 Stödfunktionen Ledning och styrning IT-stöd MODELLFÖRSLAG: Implementering Utgångsläge Stegvis implementering BUDGET Grundbemanning: Utbildningsinsatser: Kommunikationsinsatser: Beräknad total budget: Interimistisk organisation Budget interimistisk organisation: Förslag till fördjupande utvärdering Framtida inriktning Förteckning bilagor

4 1 Inledning Göteborgs stad satsar på social hänsyn i offentlig upphandling för att främja kompetensförsörjning och en social och ekonomisk hållbar utveckling av staden. Så lyder den avsiktsförklaring som sedan snart två år har väglett vårt arbete inom pilotprojektet med att skapa en accepterad, erkänd och juridiskt kvalitetssäkrad modell för hur Göteborgs Stad kan använda krav och villkor på social hänsyn i tjänsteupphandling som arbetsmarknadsverktyg. Med de orden överlämnar vi och vår arbetsgrupp härmed en rapport över vårt arbete i pilotprojektet samt ett förslag till arbetsmodell för fortsatt process hos Stadsledningskontoret och Kommunstyrelsen. Projektledare Jörgen Larzon och Maja Ohlsson Arbetsgruppen Pilotprojektet för social hänsyn i offentlig upphandling Göteborg

5 2 Projektets bakgrund Pilotprojektet för social hänsyn i offentlig upphandling i Göteborgs Stad initierades hösten Projektets uppstart skedde mot bakgrund av en förändrad lagstiftning, med inspiration från internationellt erfarenhetsutbyte samt till följd av kommunalpolitiska beslut gällande inriktning och mål för upphandling såväl som arbetsmarknad. Förändrade EU-direktiv Möjligheten att ta social hänsyn vid upphandling har i EU's regleringar av offentlig upphandling funnits ända sedan Lissabonfördraget medförde 2009 att EU även ska verka för en social marknadsekonomi med full sysselsättning där sociala framsteg eftersträvas. EU:s reglering av offentlig upphandling hade tidigare ett mer renodlat ekonomiskt syfte och verkade för att motverka korruption samt öppna marknaden. I svensk lagstiftning som bygger på EU's regleringar av offentlig upphandling gick man från formuleringen "kan" till "bör" år Inspiration från London I Sverige är social hänsyn i upphandling i praktiken fortfarande någonting relativt nytt, medan man i vissa andra EU-länder nyttjat möjligheten mer. Det projekt som bedrivits och avslutas i och med denna rapport har sin bakgrund i inspiration från stadsdelen Newham i London, där man sedan lång tid bedrivit ett effektivt arbetsmarknadsarbete genom att i upphandling och markanvisning ställa krav på social hänsyn. De observationer som gjordes införlivades som en av fem möjliga strategier som dåvarande Stadsdelsförvaltningn Lärjedalen ville studera vidare i en förstudie med medel från Europeiska Socialfonden (ESF). Förstudien genomfördes och övergick därefter i utförande som en del i Storstadsintegrationsprojektet. Metoder för hur sociala hänsyn kan användas som arbetsmarknadsverktyg studerades på plats i London av medarbetare från Upphandlingsbolaget (UHB) och erfarenheter togs tillbaka till Göteborg där diskussioner om egna möjligheter och strategier påbörjades. I projektets avslutande fas deltog även tjänstemän på strategisk nivå samt politiska beslutsfattare i en studieresa. Social hänsyn i Göteborgs Stads budget År 2012 inrättade Göteborgs Stad sitt första mål om social hänsyn i upphandling i kommunfullmäktiges budget i termer av Upphandling av tjänster med social hänsyn skall öka. År 2014 tillkom uppdraget till alla förvaltningar och bolag att 50 procent av alla tjänsteupphandlingar skulle göras med sociala hänsyn. Inriktningen på Göteborgs stads arbete med sociala hänsyn i upphandling anges i budget för 2014 samt 2015 som följer: Arbetet med sociala hänsyn ska intensifieras genom att utgå från mänskliga rättigheter. Staden ska främja sysselsättningsmöjligheter för personer som står långt från arbetsmarknaden, stimulera social integration, främja anständiga arbetsvillkor, lika möjligheter och sociala rättigheter samt arbetstagares rättigheter. Budget anger även att upphandling kan främja många samhälleliga mål och bidra till måluppfyllelse i flera av budgetens prioriterade mål. Under 5

6 det prioriterade arbetsmarknadsmålet sysselsättningen för grupper långt ifrån arbetsmarknaden ska öka står också angivet som inriktning att stadens modell för social hänsyn i offentlig upphandling ska utvecklas och användas i ökad omfattning för att skapa sysselsättning för personer långt ifrån arbetsmarknaden. Pilotprojektet initieras I syfte att öka möjligheterna till måluppfyllelse avseende social hänsyn i upphandling utformade Stadsledningskontoret under 2013 direktiv för ett pilotprojekt vars uppgift skulle bli att arbeta fram arbetsmetoder och se till det stöd som krävs för att öka möjligheterna för måluppfyllelse. Projektet avgränsades till perioden och placerades, mot bakgrund av sakfrågan och processägarskapet för måluppfyllelse, på Upphandlingsbolaget. Den modell för social hänsyn i upphandling som sedan dess har utvecklats och som presenteras i denna rapport följer i budget angivna inriktningar genom att lägga fokus på tillskapande av anställningsmöjligheter för målgrupperna ungdomar, utrikes födda och personer med funktionsnedsättning via social hänsyn i tjänsteupphandling. 3 Mål och uppdrag Pilotprojektets mål och uppdrag beskrivs i projektplanen, vilken baseras på Stadsledningskontorets projektdirektiv: Göteborgs Stad har etablerat en stödfunktion, med placering på Upphandlingsbolaget, för arbetet med social hänsyn i offentlig upphandling. Arbetet startar som ett pilotprojekt som föreslås pågå under två år och därefter utvärderas. Uppdraget är att arbeta fram en modell för Göteborgs stads arbete med ökad social hänsyn i offentlig upphandling i bred samverkan med stadens organisationer, marknaden, branscher och samverkansparter. Stödfunktionen kommer i sin utformning av modellen titta på stödbehov under hela upphandlingsprocessen och under utförandeperioden av tjänsterna. Så här långt har stödbehovet identifierats att finnas hos upphandlande parter inom stadens förvaltningar och bolag, marknaden och branschers leverantörer samt de som är ansvariga för deltagare som tillhör den prioriterade målgrupperna som ska komma ifråga för resultatet av krav på sociala hänsyn i upphandlingar. Det övergripande målet är att i samverkan, med projektinsatser utifrån ett hela-staden-perspektiv, stärka integrationsprocessen i Göteborg. Projektinsatserna ska leda till inkluderande bemötande, ökat förtroende för offentliga myndigheter och fler i arbete och sysselsättning. Pilotprojektet skall ta fram en modell för staden med ökad social hänsyn i offentlig upphandling i bred samverkan med stadens organisationer, marknaden, branscher och samverkansparter. Mottagare av den framtagna modellen är Kommunstyrelsen utifrån att måluppfyllelsen för det prioriterade målet ska öka. 6

7 4 Prioriterade målgrupper De prioriterade målgrupperna för pilotprojektet har varit: Ungdomar Utrikes födda Personer med funktionsnedsättning Eftersom individerna inom dessa grupper är tämligen många och förutsättningarna för dem olika har projektet arbetat med att göra vissa prioriteringar inom dessa av politiken prioriterade målgrupper. Bedömningen gjordes att en prioritering av individer som uppbär försörjningsstöd vore fördelaktig både ur samhällsekonomisk synpunkt samt för att bidra till jämnare villkor, en ökad integration och social hållbarhet i staden. I Social Resursförvaltnings rapport om skilda livsvillkor i Göteborg framgår tydligt att råder det stora skillnader geografiskt inom staden ifråga om arbetslöshet och försörjningsstödsbehov. Därför lade projektledning och arbetsgrupp fram ett förslag för styrgruppen om att fördela tillskapade arbetstillfällen utifrån den geografiska fördelningen av försörjningsstödet över staden. Fler möjligheter för de som bor i stadsdelar med större belastning i form av försörjningsstödsbehov kan bidra till mer jämlika villkor över staden. Prioriteringen av försörjningsstödstagare är även samhällsekonomiskt fördelaktig. Kostnaden för försörjningsstödet 2014 uppgick till 1,2 miljarder kronor. Dessutom har de som uppbär försörjningsstöd enligt den så kallade långtidsdefinitionen (längre än 10 månader) på senare år ökat något i antal och genererar högre kostnader än tidigare. Drygt vuxna individer i Göteborg räknas idag som långtidsberoende av försörjningsstöd. Av dem är dryga 3000 i princip klara att gå in i ett arbete omgående, vilket gör denna grupp till en lämplig rekryteringsbas. Därtill är en betydande andel av försörjningsstödstagarna föräldrar. Föräldrar har för pilotprojektet varit en prioriterad grupp eftersom den enskilt största sociala riskfaktorn för framtida utanförskap utifrån barnperspektivet är att växa upp i en miljö av arbetslöshet och försörjningsstödsberoende. Av ovanstående anledningar föreslog projektledningen och arbetsgruppen för styrgruppen att de skulle anta en fördelningsnyckel gällande tillskapade arbetstillfällen som utgår från stadsdelarnas andel av det totala utfallet avseende försörjningsstöd föregående år. Förslaget antogs. Vad gäller personer med funktionsnedsättning så bedömde projektledningen och arbetsgruppen tidigt att det i ett projekt med denna tydliga arbetsmarknadsinriktning fanns betydande risker att individer ur denna målgrupp skulle trängas undan av de i övrigt stora behoven. Därför beslutades att en bedömning ska göras i varje inkommande upphandling och projekt om möjligheter till anställning för personer med funktionsnedsättning. Av bland annat denna anledning har, efter grundliga diskussioner, ett obligatoriskt dialogmoment inrättats i modellen. 7

8 5 Projektets organisation Alla aktörer i projektets organisation, med undantag för Lokalförvaltningen samt Framtidskoncernen, utsågs på förhand av beställaren Stadsledningskontoret (SLK). I arbetsgrupperna har ingått styrgruppens medlemmar. I arbetsgruppen Rekrytering, med ansvar för målgruppsprocessen, har dessutom Sociala Resursförvaltningen, Arbetsmarknad- och Vuxenutbildningsförvaltningen och Samordningsförbundet ingått. En tid in i arbetet har Försäkringskassan gått ur styrgruppen och valt att endast ha representation i arbetsgruppen Rekrytering, med hänvisning till att deras intressen kan tillvaratas genom Arbetsförmedlingens representation. Arbetsgruppen rekrytering/ målgrupp De samverkande parterna i pilotprojektet med ansvar för målgrupperna har varit: Stadsdelsförvaltningarna Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Arbetsmarknads- och Vuxenutbildningsförvaltningen Samordningsförbundet Sociala Resursförvaltningen De samverkande parterna och arbetsgruppen Rekrytering har arbetat med att identifiera individer som tillhör målgrupperna till de aktuella upphandlingarna inom pilotprojektet och tagit ett gemensamt ansvar för rustningsarbetet och den basala utbildningsprocessen. Den gemensamma 8

9 arenan för detta arbete utpekades av direktiven och projektplanen ursprungligen vara Samordningsförbunden, något som senare ändrats i arbetsgruppens gemensamma arbete. Arbetsgruppen upphandling De upphandlingar som gjorts med social hänsyn inom pilotprojektet har tagits fram av: Upphandlingsbolaget Higab Älvstranden Utvecklings AB Trafikkontoret Park- och naturförvaltningen Framtiden AB Lokalförvaltningen Dessa förvaltningar och bolag har ihop med stödfunktionen arbetat med att hitta de områden och avgränsningar som kommit att utgöra ramverk för framtagen modell för sociala hänsyn som arbetsmarknadsverktyg vid upphandling. Styrgruppen Projektets styrgrupp har sammanträtt ca 3 ggr/6 mån för beslut i de strategiska och övergripande frågorna samt erhållit avrapportering från projektledningen och projektägaren. Styrgruppen har också gett uppdrag till sina representanter i arbetsgruppen. 9

10 6 Projektets arbetssätt Pilotprojektets arbete kan beskrivas ha genomgått fyra huvudsakliga faser sedan dess start i augusti Arbetet har hela tiden orienterats efter i projektdirektivet angivna mål och syften. Fas 1: Orientering och mobilisering Under pilotprojektets inledande fas orienterade sig projektledningen avseende behov, förutsättningar och intressen hos de olika intressenterna och aktörerna. Mot bakgrund av den uppenbara komplexitet det innebar och alltjämt innebär att gå in på obruten mark och skapa en acceptans och förståelse för det politiska målet för alla olika berörda intressenter och aktörer, var tid och utrymme för sådan orientering nödvändig. I detta skede mobiliserades också de olika resurser och den expertis som behövde knytas till projektet för att bedriva ett effektivt arbete. En bärande del i detta arbete var att starta upp arbetsgruppen, med representanter för pilotprojektets upphandlande bolag/förvaltningar samt motsvarande inom målgruppsansvariga organisationer. Då projektledningen bedömde det viktigt att särskilt beakta de sociala företagens utvecklingsmöjligheter, bjöds även Sociala Resursförvaltningen in. Därutöver bedömdes det också finnas behov av att till arbetsgrupperna knyta Samordningsförbunden och dåvarande Vuxenutbildningsförvaltningen (senare Arbetsmarknad- och Vuxenutbildningsförvaltningen). Denna arbetsgrupp har kontinuerligt arbetat med att, såsom direktiven anger, utarbeta och mejsla fram en modell och arbetsordning som kan implementeras i Göteborgs Stad. En strategiskt viktig mobiliseringsaktivitet som genomfördes under den första fasen var att genomföra en Logical Framework Analysis (LFA)- workshop vars syfte var att involvera arbetsgruppens alla parter i en gemensam målformulering. Följande teman och aktiviteter ingick: Omvärldsanalys Intressentanalys Problemanalys Målformulering (Inkl. delmål) Aktivitetsplan Resursplanering Indikatorer Riskanalys Analys av förutsättningar De analyser, slutsatser och målformuleringar som utformades under workshopen har därefter varit bärande i projektets fortsatta arbete och strategier. En viktig slutsats som drogs under workshopen var att projektets mål inte handlade om att uppfylla budgetmålet om social hänsyn i 50 procent av tjänsteupphandlingarna, utan om att få fram en fungerande modell och arbetsordning. Vidare pekades kommunikation ut som ett avgörande verktyg 10

11 för måluppfyllelse. Därför togs ett utkast till kommunikationsplan fram, viss information lades omedelbart ut på Upphandlingsbolagets hemsida och en grafisk grundprofil samt flyers och roll-ups skapades med hjälp av Upphandlingsbolagets kommunikationsavdelning. I orienterings- och mobiliseringsfasen påbörjades också skrivandet av en projektplan, vilken senare antogs i april Fas 2: Analys- och planeringsarbete Analys- och planeringsarbetet präglades av att de juridiska frågeställningarna utreddes. Med omfattande stöd av Upphandlingsbolagets CSR-samordnare och jurister arbetade upphandlararbetsgruppen fram hållbara formuleringar av krav och villkor på social hänsyn. Förslagen till skrivningar av de särskilda kontraktsvillkoren har sedan dess uppdaterats med jämna mellanrum och även stämts av med arbetsrättsjurister, fackföreningar och branschförbund avseende kollektivavtalen. Förslagen på föreskrifter och de rekommenderade skrivningarna kommunicerades även ut i pilotprojektets upphandlande bolag/förvaltningar via arbetsgruppens medlemmar i syfte att sprida kunskap om de juridiska möjligheterna avseende social hänsyn. Under denna fas arbetade projektet också med att tillsammans med intressenter och aktörer skapa några strategiska och stödjande instrument för framtagandet av arbetsmetoder: En matris för kompetens- och behovsinventering vid upphandling av tjänst som skall synliggöra kompetensbehovet i utförandet av de upphandlade tjänsterna på olika nivåer. En matris för rekryteringsarbetet ur målgrupperna som synliggör målgruppernas förutsättningar och rustningsbehov i olika nivåer. Dessa matriser togs fram för att spegla varandra och därigenom utgöra en gemensam grund för matchningsarbetet inom vilket även tränings- och utbildningsbehoven synliggörs. Vidare togs processkartor för tre identifierade huvudprocesser fram: En processkarta för upphandlingsarbetet med sociala hänsyn från anbudsförfarande/förnyad konkurrensutsättning till utvärdering av leverantörens uppfyllande av de krav som ställts för sociala hänsyn i upphandlingen. En processkarta för arbetet med målgrupperna - från urval till avslut och de olika faserna samt ansvarsfördelningen i dessa. En processkarta för leverantörsprocessen - från anbud via rekrytering och genomförande till uppföljning. Denna har diskuterats i referensgruppen för leverantörer och dessutom varit ute på remissrunda för synpunkter. Framtagna processkartor och stödjande matriser har utgjort underlag för påföljande arbete med att synkronisera de olika processerna och i framtagandet av en gemensam arbetsordning som finns på plats i form av de av styrgruppen beslutade och i pilotprojektet förankrade modellförslag som denna rapport innehåller. 11

12 Under analys- och planeringsfasen fortsatte även kontinuerliga dialoger alltjämt föras med externa intressenter och aktörer. För att ytterligare stärka kommunikationsarbetet påbörjades en rekrytering av en kommunikatör till projektet som anställdes mot slutet av denna fas. Kommunikatörens uppgift har varit att arbeta operativt med kommunikationsaktiviteter och framtagande av material för pilotprojektet, samt för att till viss del vara strategisk resurs i kommunikationsfrågor. Fas 3: De första upphandlingarna Under senare delen av våren 2014 inleddes de första upphandlingarna där krav på social hänsyn enligt framtagna förslag ställdes under de särskilda kontraktsvillkoren. Att på detta vis prova modellen genom reella upphandlingar och projekt var nödvändigt för att få fram en hållbar modell och en gemensam arbetsordning. Mot bakgrund av stadens utveckling gällande de skilda livsvillkoren och de möjligheter som identifierats fanns en stor enighet om att lägga ett absolut fokus på anställningar, i förhållande till övriga möjliga arbetsmarknadsinsatser, eftersom detta skulle innebära förändrade livsvillkor för de individer som fick möjligheten. Tillskapandet av anställningar var därför målet för de upphandlingar som gjordes med krav på social hänsyn inom projektet. Under senare delen av sommaren 2014 anställdes de första individerna ur politikens prioriterade målgrupper. Under denna tredje fas genomfördes också en analys av de preliminära volymer av lärlingsanställningar som identifierats i planerade projekt/upphandlingar Resultatet av analysen jämfördes med tillgången på utbildad arbetskraft samt arbetskraft på väg att utbildas. Projektledningen diskuterade också detta med expertis från Arbetsförmedlingen Bygg och Arbetsmarknads- och Vuxenutbildningsförvaltningen samt bransch, fackförbund och förekommande yrkesnämnder. Det uppstod en samstämmighet i att det vore klokt att investera i en särskild bygg- och anläggningsutbildning för målgrupperna, med inriktning mot identifierade bristyrken som också återfinns inom de projekt/upphandlingar som den inledande analysen innehöll. Arbetsmarknad- och Vuxenutbildningsförvaltningen (ArbVux) och Stadsdelsförvaltningarna fattade hösten 2014 beslut om en gemensam satsning på 50 utbildningsplatser. Utbildningen startade under våren På kommunikationsfronten vidareutvecklades och kompletterades informations- och presentationsmaterial, tydliggörande processbilder togs fram, reportage skrevs och ett nyhetsbrev startades. Därtill togs ett koncept för en egen hemsida för projektet fram vilken utvecklades under sommaren Hemsidan har sedan dess publicering i september 2014 kommit att bli ett av projektets främsta kommunikationsverktyg. 12

13 Fas 4: Processer och arbetsordning i drift Projektet övergick i fas fyra då de processer och den arbetsordning som tagits fram och sedan antagits av styrgruppen började prövas i ökad omfattning. Inkommande såväl som genomförda upphandlingar stämdes av mot ett antal checkpunkter: Är stödet i upphandlingsförfarandet till upphandlande förvaltningar och bolag tillräckligt? Är stödet till leverantörerna tillräckligt? Ges adekvat stöd på rätt nivå till deltagarna utifrån kompetens och behov? Vilka resultat nås? Är kraven på sociala hänsyn proportionerliga? Vilka andra åtgärder bör vidtas för att nå måluppfyllelse? Utifrån erfarenheter av detta har förslagen på skrivningar utvecklats och förädlats, diskussioner om behov av utbildnings- och individstöd förts med Arbetsförmedlingen och frågeställningarna lyfts in i den nybildade Arbetsmarknads- och Vuxenutbildningsförvaltningen. När åtta månader av projekttiden återstod, utarbetades också en aktivitetstrappa för projektets återstående aktiviteter, vilken innehöll de insatser och åtgärder som projektledningen bedömde behövde genomföras för att vara klara inom tidsram. Denna aktivitetstrappa arbetades fram i samarbete med arbetsgruppen och fastställdes därefter av densamma samt beslutades av projektets styrgrupp. Under fas fyra beslutade projektet att intensifiera kommunikationsarbetet, i syfte att vidareutveckla dialogen och samarbetet med projektets intressenter och övriga aktörer såväl som för att sprida kännedom om pilotprojektets resultat och arbete på bredare front. Det externa kommunikationsarbetet intensifierades och i januari 2015 gick ett första pressmeddelande ut i samband med att antalet anställda översteg 40 personer. Ytterligare ett skickades angående byggutbildningen i februari. Som en följd av dessa har GP, SVT Västnytt, Radio P4, Offentliga Affärer, Upphandling24, Etcetera, Arbetet och Vårt Göteborg rapporterat om projektets arbete i positiva ordalag. I mars 2015 anordnade pilotprojektet även en nationell halvdagskonferens på temat social hänsyn i offentlig upphandling som arbetsmarknadsverktyg i samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). 7 Kommunikation Projektet identifierade tidigt kommunikation som ett strategiskt viktigt verktyg avgörande för att lyckas med uppdraget. Detta eftersom upphandling med social hänsyn som arbetsmarknadsverktyg involverar många aktörer samtidigt som det är relativt nytt och obeprövat i Sverige. Det övergripande målet med kommunikationen har varit att skapa kännedom, engagemang och förståelse för social hänsyn i upphandling som arbetsmarknadsverktyg, både projektinternt mellan 13

14 samverkande parter och externt hos berörda intressenter och allmänhet. Metoder, budskap och kanaler har anpassats efter de många olika målgrupper och intressenter som projektet berör och aktiviteterna har anpassats efter projektets faser. Dialoger, samtal och möten En omfattande satsning på dialog, samverkan och samtal har varit synnerligen viktigt för att få det breda stöd för projektets inriktning och social hänsyn i upphandling som finns idag. Stor vikt har lagts vid att söka upp och lyssna till ett brett spektra av intressenter och aktörer. Syftet har varit och är alltjämt att skapa en acceptans och förståelse för arbetet samt påvisa de gemensamma vinsterna, såväl ekonomiska som sociala. Projektet har under sitt arbete samverkat och fört dialog med: Staden och partners i pilotprojektet, samt övriga förvaltningar och bolag som på olika sätt önskat information och/eller stöd från projektet. Dialog har också inletts med Fastighetskontoret angående harmonisering av kravställande vid markanvisningar, där det signalerats en vilja att krav om social hänsyn skall ställas. Det finns möjligheter att använda samma rekryteringsprocess som vid upphandlingar med social hänsyn. Näringsliv, branschförbund och företagarorganisationer: 100-talet leverantörer vid frukostmöten, leverantörer i referensgrupper, Svensk Byggindustri, Byggnads Yrkesnämnd (BYN) och Målarnas Yrkesnämnd (MYN), Företagarna, Västsvenska Handelskammaren, Angereds Företagarförening, Lundby Företagarförening, Målarmästarna, Entreprenörsmässa. Fackliga organisationer: LO och tillhörande branschförbund i referensgrupp. Sociala företag: SKOOPI/GR samt bl.a. dess medlemmar: Vägen Ut, Coompanion, Karriärkraft och Social Trade. Övriga kommuner: Stockholms Stad, Malmö Stad, Helsingborgs Stad, Borås Kommun, Umeå kommun, Mölndal Stad, Falkenbergs kommun, Östersunds kommun, kommunerna i Dalarna genom länsstyrelsen i Dalarna samt samordningsförbund av Hallandskommuner och Jämtlandskommuner. Regional nivå: GR och kranskommunerna. Nationell nivå: SKL, Civildepartementet, Trafikverket, Konkurrensverket. Transnationell nivå: London Borough of Newham, Groundwork London, Mace Group. Övriga organisationer: Idékom, CSR Västsverige, Handikappförbunden, Rotary Angered, Caritas Hjällbo m.fl. Tillkommer gör också alla de kontakter och nätverk som pilotprojektets medverkande aktörer haft inom ramen för sitt lokala arbete. Hemsida och kommunikationsmaterial Vid sidan om projektledarnas och samverkansparternas dialoger och möten har pilotprojektets egen hemsida kommit att bli projektets viktigaste kommunikationskanal. Konceptet för hemsidan samt dess innehåll har utvecklats av pilotprojektets kommunikatör som varit anställd på deltid sedan mars

15 Hemsidan innehåller information om pilotprojektets arbete men också om social hänsyn i offentlig upphandling nationellt. Särskilda sidor har skapats för upphandlare, leverantörer respektive rekryterare inom berörda arbetsmarknadsverksamheter. Första sidan uppdateras kontinuerligt med nyheter i form av reportage och artiklar. Intervjuer har gjorts med flera personer som fått anställning via upphandling såväl som med upphandlare, leverantörer och rekryteringsansvariga i syfte att skapa engagemang och förståelse genom igenkänning. Allt presentationsmaterial, organisations- och processbilder, mallar för formuleringar av krav och villkor, informationsblad och annat stödmaterial görs kontinuerligt tillgängligt för nedladdning allteftersom det utvecklas. En funktion finns även för anmälan till nyhetsbrev. Förutom innehållet på hemsidan, nyhetsbrevet och det digitala presentations- och stödmaterial som finns tillgängligt för nedladdning på hemsidan har projektet även tagit fram trycksaker såsom informationsfoldrar, flyers och roll-ups. 8 Kvalitetssäkring En förutsättning för att arbetet med social hänsyn ska kunna vara framgångsrikt är att de juridiska förutsättningarna och möjligheterna är fullständigt klarlagda. Till projektet knöts tidigt Upphandlingsbolagets jurister, vilka tillsammans med CSR-samordnaren och upphandlingsarbetsgruppen arbetat med att utarbeta formuleringar till anbudsföreskrifter som bedöms kunna hålla vid en överprövning. När frågor av arbetsrättslig karaktär har behandlats har jurister vid personalstrategiska avdelningen vid Stadsledningskontoret bistått. De juridiska frågorna är alltjämt levande och bevakas av projektledningen, arbetsgruppen och Upphandlingsbolagets jurister. Till respektive arbetsgrupp har knutits den kompetens som krävts för att mejsla fram hållbara processer som skall kunna fungera i berörda verksamheter. Goda exempel har lyfts fram samtidigt som svårigheter lyfts upp och hanterats så långt det varit möjligt. Genom att annonsera upphandlingar med olika alternativ har skrivningar testats i praktiken och utifrån dessa erfarenheter har förändringar gjorts. Detta har dokumenterats i arbetsgruppens mötesanteckningar och på genomförda workshops. Arbetsgruppen har arbetat aktivt med riskanalyser, både ur affärs- resp. arbetsmarknadsperspektivet. Arbetet med riskanalyser (se avsnitt 13) är ett kontinuerligt pågående arbete som kommer att fortgå även i en eventuellt fullt implementerad modell. 15

16 9 Följeforskning I direktiven angavs att det till projektet skulle knytas en följeforskare. Denne inledde sitt arbete i januari Följeforskaren har utifrån sitt uppdrag deltagit i nödvändiga delar av det löpande arbetet för att tillse att projektets riktning följer direktiv och projektplan. Följeforskaren har varit aktiv i att föreslå förändringar och förbättringar samt i övrigt guida projektet mot måluppfyllelse. Rapporter har avgivits och workshops för arbets- och styrgrupp har hållits. Därutöver har också en löpande dialog med projektledningen samt projektägaren förts. I augusti 2015 skall följeforskarens slutrapport vara färdigställd och slutseminarium genomföras. Till denna rapport finns följeforskarens rapporter som bilaga. 10 Effektutvärdering Under våren 2015 då projektet fått en viss volym på antalet anställda via social hänsyn i upphandling bedömdes det vara relevant och möjligt att göra indikativa effektutvärderingar både avseende individ och socioekonomisk påverkan samt effekter på affären. Två konsulter anlitades för att arbeta med respektive fråga. Socioekonomisk analys på individnivå När en arbetslös individ går från försörjningsstödsberoende till avlönad anställning, så har det betydande effekter för både individ, familj och samhällsekonomi. Dessa effekter har en konsult anlitats för att studera utifrån detta specifika arbetssätt. Analysen har genomförts i tre delar: 1. Socioekonomiska effekter avs. faktiskt genomförda anställningar 2. Socioekonomiska hypoteser omkring 100 genomförda anställningar 3. Socioekonomiska hypoteser omkring 50 elever i utbildningssatsningen I samtliga dessa tre delar visar studien på betydande goda effekter och att arbetet är i hög grad lönsamt. Studien bifogas denna rapport. Företagsekonomisk analys av affären Frågan om var eventuella kostnader uppstår vid krav på anställning genom sociala hänsyn och var dessa uppkommer har av projektledning och arbetsgrupp identifierats som en viktig fråga att analysera på sikt. Då det inom pilotprojektets ram har genomförts för få upphandlingar för att kunna mäta reella effekter har endast en prognos av eventuella merkostnader hittills kunnat göras. En konsult anlitades våren 2015, i pilotprojektets slutfas, för att genomföra en företagsekonomisk studie av affären. Analysen utgår från hypoteser framtagna i dialog med pilotprojektets upphandlararbetsgrupp samt leverantörer som anställt personer efter att ha skrivit kontrakt innehållande villkor på social hänsyn i form av anställningskrav. 16

17 Studien beräknas vara klar och bifogas denna rapport. 11 Resultat anställningar Då projektets fokus enligt beställarens direktiv har varit att mejsla fram en hållbar modell för hur staden genom krav på social hänsyn i upphandling skall kunna få fler från målgrupperna i arbete, har produktion och genomförande av upphandlingar med social hänsyn inte varit högsta prioritet. Den produktion som blivit resultatet har dock haft en stor betydelse i utarbetandet av modellen. I genomförandet av upphandlingarna har olika modeller och processer kunnat provas och utvärderas. Under perioden fördelar sig anställningarna som följer: Bolag/ Förvaltning Allmän visstid/ Lärling Rekrytering pågår/ planerad April-maj 2015 Avbrutna Familjebostäder Bostadsbolaget Poseidon Egnahemsbolaget 1 Trafikkontoret 1 2 Lokalförvaltningen 1 Upphandlingsbolaget 7 Higab 3 5 Älvstranden 1 3 Park- och 2 naturförvaltningen Totalt Inriktning, andel i % Bygg 47 % Bygg 57 % Administration 3 % Tjänster 43 % Städ 30 % Tjänster 20 % Målgrupp Utrikes födda/ ungdomar Funktionsnedsättning Från socialt företag 5 Som framgår i tabellen har produktionen varierat i de olika bolagen/förvaltningarna och en tonvikt av upphandlingarna ligger inom bygg- och anläggningssektorn, där de stora tjänsteupphandlingarna i deltagande bolag/förvaltningars verksamhet finns. Eftersom detta är en traditionellt sett manligt dominerad bransch där andelen funktionsnedsatta är minimal har ett obligatoriskt dialogmoment inrättats för att till exempel kunna säkerställa att möjligheter till andra yrkesingångar i större projekt skall kunna tillvaratas till förmån för individer tillhörande dessa kategorier. Exempel på detta är olika uppgifter som stödjer byggnationsprocessen. 17

18 I analysen av resultatet ovan ska beaktas att drygt 1/3 av de 39 AVA/Lärling avser rena lärlingsanställningar för unga arbetslösa lärlingar. Dessa hade inte kunnat genomföras, då tjänsterna kräver särskild kompetens, om inte utbildade arbetslösa lärlingar funnits att tillgå. Yrkesnämnderna med bransch och fackförbund har i förekommande fall också medgivit undantag till tidsbegränsad lärlingsanställning samt tidsbegränsad anställning av övrig arbetskraft. Den goda relationen med dessa intressenter är alltjämt avgörande för ett framgångsrikt arbete med social hänsyn i upphandling, inte minst med tanke på den volym av upphandlingar som kan väntas vid en full implementering av föreslagen modell. Personer med funktionsnedsättning har kunnat anställas i 6 av de 39 genomförda rekryteringarna och ytterligare 3 skall anställas innan maj månads utgång. Här har arbetsmodellens dialogmoment varit en bidragande faktor till genomförandet. Ett socialt företag har vid ett större projekt där partneringmodellen valts, getts möjlighet att komma in som underleverantör till huvudentreprenören. Offert på deras tjänster har lämnats till huvudentreprenören och vid full drift beräknas fem personer kunna anställas inom det sociala företaget kopplat till utförandet inom det aktuella projektet. Minst en av dessa skall enligt överenskommelse mellan stödfunktionen och det sociala företaget, ha en funktionsnedsättning. Det arbetssätt som utkristalliserats i denna upphandling har lagts in som ett av de moment som skall gås igenom i dialogmomentet. Avvikelser i förhållande till måluppfyllelse har funnits. Dessa rör i huvudsak upphandlingar som gjorts genom kontraktsvillkor där man ställt krav på framtida diskussioner. Vid två upphandlingar har detta inte gett något anställningsresultat. Avvikelser har också funnits i form av att avtal sagts upp i två fall, vilket berott på kvalitetsbrister i det övergripande utförandet av tjänsten. Avtalsuppsägningarna har inte på något sätt kunnat härledas till anställningarna av personer från målgrupperna. Det finns också differenser mellan det resultat som redovisas i detta avsnitt och det som redovisats i årsrapporten och uppföljningsrapport två, vilket kan härledas till att definitionen mellan det som läggs in i uppföljningsrapporterna och det som projektet rapporterar i form av genomförda anställningar inte är desamma då frågeställningarna på det prioriterade målet avser social hänsyn som helhet och inte specifikt genomförda anställningar. Leverantörers mottagande Leverantörer har generellt haft en positiv inställning till att ta ett gemensamt samhällsansvar med genom social hänsyn i form tillhandahållande av arbetstillfällen för de prioriterade målgrupperna. Många ser det som en naturlig fördjupning av redan påbörjat CSR-arbete och andra ser det som en möjlighet till breddad rekryteringsbas och ökad mångfald på företaget. Att kunna trygga kompetensförsörjningen har också lyfts fram av leverantörer både vid uppstartsmöten och vid referensgruppsträffar. De flesta leverantörer som vunnit upphandlingar innehållande social hänsyn med krav på anställning, har varit mycket nöjda med rekryteringsprocessen och ser detta som en möjlighet till att öka effektiviteten i företaget genom att anställa till exempel hantlangare till yrkesmän eller administratörer som stöd till chefer och därmed kunnat skapa en vinna-vinna situation. 18

19 12 Projektets framgångar och utmaningar Det har varit en framgångsfaktor att projektet lagt rekryteringsuppdrag till stadens egna arbetsmarknadsverksamheter, vilka haft en mycket god lokal samverkan med Arbetsförmedling och Försäkringskassan. Man har gjort noggranna urval av sökande från målgrupperna jämlikt de profiler som tagits fram tillsammans med leverantörerna och bistått i hela rekryteringsprocessen samt rapporterat till projektledningen. I och med bildandet av Kompetenscentra finns framöver en utmärkt möjlighet att tillsammans med Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan ytterligare förstärka det rekryteringsarbete som leverantörerna uttryckt en påtaglig nöjdhet över. För de unga arbetslösa lärlingarna har det funnits ett synnerligen gott samarbete med Arbetsförmedlingen Bygg, som tagit sig an rekryteringsuppdrag till de anställningsmöjligheter som öppnats för unga arbetslösa lärlingar. Även det arbetet kan förstärkas i och med det organisationsförslag som läggs i och med denna rapport. Framgångsfaktorer: Följande framgångsfaktorer i projektet har identifierats under dess utförande: Stadens långsiktiga politiska beslut, med tydligt mål och uppdrag. Det omfattande kommunikationsarbetet, med tidiga insatser för att skapa förståelse och acceptans. Tidig dialog med branschen och fackliga organisationer, för möjlighet till påverkan från arbetsmarknadens parter. Effektivt rekryterings- och matchningsarbete hos arbetsmarknadsverksamheterna och den mycket goda samverkan med Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan, med individernas möjlighet till självförsörjning i fokus. Leverantörernas intresse för social hållbarhet som skapat många goda exempel. Upphandlares engagemang och vilja att genomföra uppdraget. Stödorganisation med koordinerande och samordnande uppgifter som drivit och samordnat processerna. Utmaningar: Följande utmaningar är några av de som har uppstått under projektets utförande: Arbetsordningen har i varierande grad följts av upphandlande bolag/förvaltningar inom pilotprojektet, vilket inneburit att den fulla potentialen i projektet inte kunnat nyttjas. 19

20 Många skiftande intressen hos aktörer och partners medför utmaningar i skapandet av en modell med trygga och säkra processer som kan möta upp projektdirektiven och budgetmålen. Upphandlares möjligheter att genomföra en ny form av kravställning, med ett nytt arbetsmoment kan vara tidskrävande. Branscher med stor andel tidsbegränsade och subventionerade anställningar. Social hänsyn som begrepp, där detta kan försvåra förståelse och acceptans både hos leverantörer, upphandlare och målgrupp. Ansvarsfull upphandling ett alternativ? 13 Riskanalys Arbetet med att ta fram en riskanalys inleddes i ett tidigt skede i projektet och identifiering, analys och hantering av olika risker är ett ständigt återkommande arbete. Riskfaktorerna skiljer sig mellan olika branscher och dessutom påverkas arbetet av konjunkturförändringar vilket oftast beror på orsaker som ligger helt utanför projektets kontroll men som måste beaktas och hållas under uppsikt. Fullständig översikt över identifierade risker samt åtgärder för dessa finns i bilagd riskanalys: Övergripande, Upphandling och Arbetsmarknad. De risker som arbetet med social hänsyn i upphandling som arbetsmarknadsverktyg medför uppfattas och värderas olika beroende på perspektiv. Exempelvis kan det som uppfattas som risk för undanträngning på arbetsmarknaden ur ett leverantörs- eller upphandlarperspektiv upplevas som en möjlighet till inträngning på arbetsmarknaden ur målgruppernas perspektiv. Därför måste den totala riskbedömningen ske ur ett helhetsperspektiv och prioriteringar ske utifrån minsta möjliga konsekvens för samtliga parter. Flera av de risker som såväl leverantörer som upphandlande enheter har påtalat - såsom risken för osunda marknader, osunda arbetsvillkor och undanträngningseffekter har uppmärksammats genom att dels i dialogmomentet utvärdera risken för den specifika branschen och dess eventuella effekter och dels genom att man i förfrågningsunderlaget kan ange att orimligt låga anbud förkastas om så bedöms lämpligt. Arbetet med risker är föremål för ett fortlöpande utvecklingsarbete inom Upphandlingsbolaget. I de särskilda kontraktsvillkoren har projektet i dialog med leverantörer och fackförbund fört diskussioner om nivån för att undvika undanträngningar på arbetsmarknaden och därefter formulerat villkoren efter detta. Kraven på sociala hänsyn får inte vara oproportionerliga så att upphandlande enhet riskerar att få in färre anbud eller att små och medelstora företag anser sig förhindrade att lämna anbud. I de särskilda kontraktsvillkoren finns därför inskrivet att leverantören inte förväntas att ta emot fler än en per tio anställda med sociala hänsyn. Ur ett upphandlingsperspektiv har procentsatsen i det prioriterade målet upplevts som otydligt och ett hinder för strategiskt arbete och risk för att driva upp administrationskostnaderna. I den 20

21 föreslagna avsiktsförklaringen är utgångspunkten därför en kombination av procentsats och numerär. Utifrån samtliga upphandlingar per enhet (100 procent) tas de upphandlingar bort där det inte är lämpligt eller möjligt att ställa krav på sociala hänsyn. Av de resterande upphandlingarna skall minst 50 procent ske med krav på sociala hänsyn. 14 MODELLFÖRSLAG: arbetsordning Den modell som här presenteras utgörs av ett förslag till en gemensam grundstruktur och arbetsordning för användning av social hänsyn i upphandling som arbetsmarknadsverktyg i Göteborgs Stads upphandlande bolag och förvaltningar. Då förutsättningarna ser olika ut för olika bolag och förvaltningar gällande upphandlingskompetens och intern organisation, och eftersom arbetet involverar många parallella processer och aktörer, vill vi understryka att modellen i praktiken kommer vara under ständig utveckling. En flexibilitet är nödvändig för att kunna anpassa modellen efter de unika och många gånger oförutsägbara situationer och förutsättningar som oundvikligen uppstår när modellen används och testas i praktiken. Det är dock vår övertygelse att den presenterade modellen utgör en hållbar grund för stadens arbete med social hänsyn i upphandling. Genom att i arbetsordningen understryka vikten av kontinuerlig dialog utgör modellen ett flexibelt ramverk där unika förutsättningar kan omhändertas. Modellen och arbetsordningen har växt fram successivt under projektets gång och genomgått en nogsam prövning. Alla steg har varit föremål för fortlöpande diskussioner i arbetsgruppen samt lämnats till styrgruppen för beslut om tillämpning i projektets operativa arbete. Tillämpningen av förordad arbetsordning såväl som utfallet avseende antal tillkomna anställningar har varierat mellan de i pilotprojektet ingående bolagen och förvaltningarna. Till viss grad kan de stora skillnaderna i utfall bero på variationen avseende det totala antalet upphandlingar i vilka de framtagna kraven/ villkoren på social hänsyn varit möjliga att tillämpa. Utfallet korrelerar dock också i hög grad med tillämpningen av vedertagen arbetsordning. Några har i hög grad hållit sig till den överenskomna arbetsordningen och andra i mindre utsträckning. Skillnaderna har diskuterats internt i arbetsgruppen där det bland annat konstaterats att den egna organisationens motivation och kompetens är avgörande för att modellen ska kunna tillämpas på ett effektivt sätt och arbetsordningen följas. Framtagen modell för social hänsyn som arbetsmarknadsverktyg har även kommunicerats externt med leverantörer och näringsliv, fackföreningar och övriga intresseorganisationer samt övriga kommuner och statliga institutioner. Glädjande nog har den rönt stor uppmärksamhet lokalt, regionalt och nationellt samt erhållit påtagligt stöd. Detta indikeras bland annat av att projektet på förfrågan från Sveriges Kommuner och Landsting arrangerade och genomförde en nationell kunskapskonferens i Uppsala, där civilministern höll avslutningsanförandet. Ministern bjöd efter konferensen in projektledningen till uppföljande möte i Göteborg vilket i sin tur ledde till en inbjudan om ett kommande möte med flera departement och statliga verk. Slutligen har medier såsom GP, SVT Västnytt, Radio P4, Offentliga Affärer, Upphandling24, Etcetera, Arbetet och Vårt Göteborg m.fl. rapporterat om Göteborgs arbete med social hänsyn som arbetsmarknadsverktyg såväl som om byggutbildningssatsningen i positiva ordalag. 21

22 Förutsättningar För att modellen ska fungera krävs en välfungerande samverkan mellan upphandlande enheter, leverantörer och arbetsmarknadsanknutna organisationer. Upphandlingsprocessen är i detta arbete en del av en större helhet. Stödfunktionen har i uppgift är att verka samordnande, koordinerande och stödjande i detta arbete. Modellen förutsätter att det hos de målgruppssansvariga organisationerna Stadsdelsförvaltningarna, Arbetsmarknads- och Vuxenutbildningsförvaltningen, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan, finns resurser och möjligheter att rusta, träna och i förekommande fall också utbilda individer upp till den nivå som krävs för att de skall kunna utföra det arbete som anställningsmöjligheterna innebär. Det krävs i detta avseende fungerande sammanhang för att inte orimligt stort ansvar skall komma att läggas på upphandlande bolag/förvaltningar samt inte minst de rekryterande leverantörerna. 15 Modellens faser Modellen innehåller två huvudsakliga moment för vilka arbetsordningar framtagits. Dessa är planeringsfasen respektive genomförandefasen. Arbetsordning planeringsfasen Modellens planeringsfas avser det arbete som behöver göras i ett tidigt läge, innan beslut om initiering av enskild upphandling fattas. Bakgrund I projektets arbete framkom att det finns behov av att i ett tidigt läge få fram prognosticerade data från upphandlande enheter som kan ge en indikation om kommande upphandlingar och kompetensbehov i dessa. Detta eftersom målgrupperna ska kunna rustas med den särskilda yrkesutbildning som krävs för att få kompetens att arbeta inom vissa delar av stora projekt som upphandlas. Att ha en tidig beredskap i upphandlingsprocessen gör att staden får tid att utbilda och rusta individer för de arbetstillfällen som skapas genom upphandlingarna samt att även leverantörernas behov tillgodoses och olika branschers kompetensförsörjning kan stärkas. Kommunen är exempelvis en stor och viktig konsument av tjänster på området bygg och anläggning där kompetensbrist förutspås råda inom en relativt snar framtid. Den totala tidsrymden i planeringsfasen beräknas till cirka 2,5 år, om exempelvis en bygg- och anläggningsutbildning ska genomföras på gymnasial nivå. Då ingår alla förberedelser som budgetering, upphandling, rekrytering, genomförande av utbildning och examination till lärlingsnivå. En långsiktig, stadsövergripande sammanställning av kommande investeringsplaner och prognosticerat investeringsbehov genom upphandlingar av större karaktär är en förutsättning för planeringsarbetet och möjligheterna till tidig beredskap angående framtida kompetensförsörjning. Då målgruppsprocessen har behov av att i tillräcklig tid få övergripande kunskap om kommande projekt för att kunna föra en dialog med branschen och övriga intressenter om utbildningssatsningar där målgrupperna skall kopplas till kommande upphandlingar/projekt behöver upphandlande enheter årligen ta fram prognoser på tre års sikt. 22

23 Upphandlingsprognos och avsiktförklaring (steg 1-3) För att kunna göra en bedömning angående behovet av att genomföra eventuella yrkesutbildningar för målgrupperna och ha en tidig beredskap för detta, behöver en analys göras av alla planerade upphandlingar hos upphandlande enheter på tre års sikt i syfte att få fram en övergripande prognos avseende ungefärligt antal anställningar som vilka yrkeskompetenser som berörs. Följande arbetsordning föreslås. 1. Varje bolag/ förvaltning tar utifrån befintliga plandokument fram en intern prognos om kommande upphandlingar på tre års sikt. budget, affärsplaner, investeringsplaner, underhållsplaner, renoveringsplaner. Prognosen ska omfatta alla planerade upphandlingar oavsett om politiska beslut fattats om budgettilldelning för den enskilda planerade upphandlingen. Prognosen ska omfatta alla planerade upphandlingar oavsett om politiska beslut fattats om budgettilldelning. 2. Prognosens kvantitativa uppgifter matas in i ett gemensamt datasystem. Efter beslut och budgettilldelning uppdateras datasystemet med de faktiska uppgifterna. 3. Respektive upphandlande myndighet skriver i samarbete med stödfunktionen en avsiktsförklaring. Avsiktsförklaringen ska ge en indikation på hur många möjliga anställningar som kan beräknas komma till på tre års sikt och vilken/vilka kompetens/-er som behövs för att kunna ställa krav på sociala hänsyn i respektive upphandling. Den uppdateras varje år. Löpande upphandlingar och kortare uppdrag som kan sammanställas på två års sikt sker med årlig uppdatering. 23

24 Bedömning av utbildningsbehov (steg 4-6) När data från upphandlande enheters prognoser samt avsiktsförklaringarna är klara, kan ett stadsövergripande underlag tas fram och planering samt bedömning av utbildningsbehov ta vid: 4. Uppgifterna sammanställs och analyseras av stödfunktionen för att ta fram en samlad prognos för utvärdering och bedömning av kommande utbildningsbehov. En beräkning görs av vilket kompetensbehov upphandlingarna låter skönja, samt vilket antal anställningar som kan förväntas för olika yrkeskategorier. 5. Dialog förs med Arbetsförmedlingen, branschen, fackförbunden och yrkesnämnderna angående prognostiserat kompetensbehov och risk för undanträngningseffekter. Därefter fastställs vilket antal som är rimligt att utbilda samt inom vilka specifika yrkeskompetenser. 6. Underlaget presenteras för ArbVux samt Stadsdelsförvaltningarna som beslutar om finansiering. Utbildningen/ utbildningarna planeras, utbildningsanordnare anskaffas, personer ur målgrupperna erbjuds möjlighet att söka och slutligen genomförs själva utbildningen. Utbildningssatsningar bör vara kontinuerliga och anpassas efter de aktuella behoven. Möjligheter för finansiering av utbildningar utifrån sociala hänsyn i upphandlingar bör tas in i de överenskommelser som görs mellan stat och kommun. Upphandlande enheter har svårigheter i att ange mer precist vilka upphandlingar som ska göras som uppfyller kriterierna för sociala hänsyn under ett längre perspektiv. Därför finns ett behov av att på kommuncentral nivå sammanställa kommande investeringsplaner och investeringsbehov på upphandlingar av större karaktär. Utöver dessa tillkommer löpande upphandlingar och kortare uppdrag som kan sammanställas på två års sikt med årlig uppdatering. 24

25 Arbetsordning genomförandefasen Genomförandefasen tar vid när en enskild upphandling initieras. I denna fas är en synkronisering av upphandlings- målgrupps- och leverantörsprocessen nödvändig. Bilden visar hur dessa tre huvudprocesser löper samman i en gemensam arbetsordning. I modellen och den gemensamma arbetsordningen finns ett antal moment för var och en av de tre processerna. Fullständig beskrivning av innehållet i varje moment återfinns på projektets hemsida: Följande moment i den gemensamma arbetsordningen är dock särskilt avgörande: Initiering/ planering samt avgränsningar: Efter att erforderliga beslut och budget finns för att upphandlingen skall genomföras, så skall en bedömning göras om upphandlingen skall genomföras med social hänsyn eller ej. Följande avgränsningar för om sociala hänsyn föreslås gälla: Krav på anställningen gäller för upphandling som är över 4 månader och omfattar fler än en person i utförandet. Ett riktmärke finns också om en anställning via social hänsyn per 2-10 anställda för genomförande av uppdraget, därefter en per ytterligare 10 anställda. Detta för att inte skapa undanträngningseffekter eller missgynna mindre företag. Projekt/upphandlingar understigande 4 månader och omfattande högst 1 person i utförandet, vilket också är det som senare tillämpats fr.o.m. fas 4 i projektets arbetssätt, skall inte gå vidare till dialogmomentet 25

26 Projekt/upphandlingar som upphandlande bolag/förvaltning tillsammans med stödfunktionen bedömer ligger inom ramen för annan strategiskt viktig affärs- eller utvecklingsfråga skall inte gå vidare i den gemensamma arbetsordningen. Exempel på detta kan vara utveckling av vissa bostadsområden som kräver särskilda strategier. Dialogmomentet: Dialogmomentet är ett strategiskt viktigt arbetssätt som innebär att stödfunktionen ger upphandlande bolag/förvaltning det stöd som behövs för att nå full potential för social hänsyn i en upphandling. Inte bara är varje upphandling är unik utan dessutom är förutsättningarna för social hänsyn som arbetsmarknadsverktyg också avhängig den kunskap som finns hos både målgruppsansvariga organisationer och i berörda branscher. Med stödfunktionen tillförs en samlad expertis om hur social hänsyn i upphandling kan/skall användas som arbetsmarknadsverktyg. Stödfunktionens insatser minimerar även eventuellt merarbete för upphandlande bolag/förvaltningar. Dialogmomentet är obligatoriskt eftersom det av ovanstående anledningar utgör en förutsättning för att den gemensamma arbetsordningen ska fungera. Följande frågor tas upp i dialogmomentet: Upphandlingens start och längd? Möjliga kompetenser. Form av anställning? Krav på tidsbegränsad anställning jml. ovan och aktuella kollektivavtal inom området som stadgar kortare tider än LAS Utvecklingen inom det aktuella arbetsmarknadsområdet: o övertalighet och risk för undanträngning, o eventuellt arbetsrättsliga tvistefrågor, o samarbetet med utbildningsvärlden m.m. Möjligheter för det underrepresenterade könet inom branschen? Möjligheter för funktionsnedsatta? Möjligheter för sociala företag? Val av form för krav/ villkor: För att kunna ställa krav som bedömts juridiskt hållbara och som följer de lagar och avtal som gäller för sociala hänsyn i upphandlingen har fyra olika alternativ tagits fram tillsammans med Upphandlingsbolagets jurister och CSR-samordnare samt i de arbetsrättsliga delarna med stadsjuristerna. Skrivningarna har även diskuterats med fackliga företrädare samt jurister inom företagarnas branschorganisationer. Någon överprövning av de krav och särskilda kontraktsvillkoren har inte skett ännu. Kraven och de särskilda kontraktsvillkoren kan användas var och ett för sig men också i kombination för att skapa större förutsättningar för leverantören att välja form för anställning utifrån de rekryteringsbehov som finns inom företaget. 26

27 För samtliga kontraktsvillkor gäller att det inte får innebära att det ersätter någon som redan är anställd, att man frångår LAS-företräde eller på annat sätt bryter mot arbetsrätt eller ingångna kollektivavtal för branschen. 1. Krav på dokumentation i anbudet Används när upphandlingen inte bedöms lämplig för kravställande av anställning eller att kravställandet blir oproportionerligt i förhållande till upphandlingen storlek. Kan användas till exempel när tjänsten troligtvis inte kommer att utföras i Göteborg eller närområdet. 2. Särskilt kontraktsvillkor -Framtida diskussioner Detta villkor binder inte leverantören till något åtagande utan anger att staden vill föra diskussion med blivande leverantörer om möjlighet till anställning. Denna form av kontraktsvillkor är vanligt förekommande och har även gett gott resultat i flertalet upphandlingar. Detta alternativ skapar möjlighet för leverantören att själv avgöra vilken typ av kompetens som ska anställas för att fullgöra uppdraget. Framtida diskussioner kan också användas när tjänsten eventuellt inte kommer att utföras i Göteborg eller närområdet eller om det på förhand är oklart om det finns lämpliga arbetsuppgifter kopplade till genomförandet av den upphandlade tjänsten. 3. Särskilt kontraktsvillkor Anställning Upphandlande enhet kan använda sig av skall-krav om allmän visstidsanställning (AVA) som särskilt kontraktsvillkor. Detta krav förbinder leverantören att anställa minst en person för att utföra det specifika uppdraget. Tiden för AVA ska regleras utifrån avtalets längd då vi inte får lov att ställa krav som är mer långtgående än avtalet, omfattning/avtalsperiod m.m. Antalet personer som avtalet omfattar ska regleras utifrån proportionalitetsprincipen i förhållande till bland annat avtalets omfattning i tid och pengar samt kompetensnivån på de tjänster avtalet avser. Villkoret om AVA omfattar högst 720 dagar eller den maximala tid som centrala kollektivavtal stadgar. Kontraktsvillkoret gäller inte om leverantören kan styrka att en AVA-anställning skulle bryta mot företräde enligt LAS Kontraktsvillkoret ger också möjlighet för leverantören att uppfylla villkoret utan att använda sig av personer från stadens arbetsmarknadsverksameter. Detta för att inte utestänga leverantörer från övriga EU att lämna anbud eller leverantörer som önskar annan rekryteringsväg som samtidigt uppfyller kontraktsvillkoret. 4. Särskilt kontraktsvillkor Lärlingsanställning Upphandlande myndighet kan ställa krav på att leverantören ska anställa en lärling som genomgått motsvarande gymnasiets byggprogram eller validering under den pågående entreprenaden. Lärlingsanställningen kan vara upp till 4000 timmar enligt föreskrivna regler och kollektivavtal för respektive yrke. Villkoret gäller inte om leverantören kan styrka att de redan har lärlingar anställda motsvarande 1 på 10 anställda. Särskilt kontraktsvillkor vid förnyad konkurrensutsättning vid ramavtal 27

28 Vid upphandling av ramavtal kan man ange att vid förnyad konkurrensutsättning (FKU) kan särskilda kontraktsvillkor komma att ställas som ett utvärderingskriterium om det inte kan anses som oproportionerligt. Om detta inte anges kan social hänsyn inte användas i de kommande FKU:erna för det aktuella ramavtalet. Se fullständiga krav- och villkorsformuleringar på: Föreskrifterna i upphandlingsalternativ 2-4 innehåller alltid upplysningar om arbetsrättsliga förhållanden som skall beaktas av anbudsgivaren och skall bidra till att i möjligaste mån undvika undanträngningseffekter, att eventuellt LAS-företräden inte åsidosätts, att ett mått om en lärling per 10 yrkesarbetare upprätthålls etc. Ett riktmärke finns också om en anställning via social hänsyn per 2-10 anställda för genomförande av uppdraget, därefter en per 10 anställda. I dialogmomentet tillförs också uppgifter till bruttolistan, dessa uppgifter är: Vilken typ av upphandling? Upphandlingens längd? Vad ska utföras? Var ska det utföras? Vilken form av kompetens bedöms preliminärt komma att behövas Finns kompetensen att tillgå? Vilket/vilka kravalternativ är realistiska och relevanta? Efter dialogmomentet är samtliga tre processer aktiverade: Målgruppsprocessen = Data är mottagna och ett inledande rekryteringsarbete sker. Upphandlingsprocessen = Upphandlande bolag/förvaltning beslutar om alternativ för social hänsyn och upphandlingen annonseras. Leverantörsprocessen = Leverantörer kan lämna anbud. Uppstart När tilldelningsbeslut fattats och besvärstiden passerat, meddelas stödfunktionen om utsedd leverantör. Stödfunktionen tar kontakt med leverantören och inleder dialog om uppfyllandet av social hänsyn i den aktuella upphandlingen. De aktuella kravställningarna gås igenom vid gemensamt möte med leverantören och överenskommelser om rekryteringsprofiler görs. När detta är klart kopplas ArbVux:s Kompetenscentra in på uppdraget, se avsnitt Rekrytering. Rekrytering I Kompetenscentra utses en kontaktperson som arbetar tillsammans med leverantören i hela den fortsatta processen. Rekryteringsprofilerna skall göras i överenskommelse med leverantören och i enlighet med dennes behov i verksamheten. Att föra dessa samtal tillsammans med upphandlande 28

29 myndighet i samverkansanda och med en förståelse för leverantörens verksamhet är avgörande för att modellen skall vara hållbar på sikt och att det alltjämt skall finnas en acceptans och förståelse för upphandling med social hänsyn. De individer som är aktuella för att matchas mot anställningsmöjligheterna rekryteras fr.o.m från Arbetmarknads- och Vuxenutbildningsförvaltningens (ArbVux) nybildade Kompetenscentra. Gemensamt för dessa (ungdomar och utrikes födda) är att man i princip är klar för arbetsmarknaden. Uppföljningen av individen när denne är anställd sker efter individens godkännande, genom ArbVux:s utsedda rekryterare vid Kompetenscentra. Denna uppföljning är anpassad till förutsättningar och behov. Genom att Arbetsförmedlingen kommer att ingå i ArbVux:s Kompetenscentra, säkerställs också samverkan med dem. Rekrytering av funktionsnedsatta sker genom det Arbetsförmedlingskontor som Arbetsförmedlingens representant i ArbVux eller det operativa teamet utser. Samtidigt prövas möjligheten till förekommande program för stöd till individen och därmed också för arbetsgivaren. Rekrytering av funktionsnedsatta kan också ske genom ArbVux och den gemensamma rekryteringsytan Kompetenscentra, under förutsättning att ArbVux fattar beslut om detta gränssnitt. Uppföljning Uppföljningen av affären är en fråga för upphandlande bolag/förvaltning som äger upphandlingen. Det särskilda kontraktsvillkoret ska följas upp precis som övriga villkor som ställts i upphandlingen. De krav som ställs måste följas upp för att undvika snedvriden konkurrens, avtalsbrott och för att säkerställa att individen fortsatt har arbete under hela kontraktsperioden. Huvudregeln är att upphandlande enhet har ansvar för uppföljning av de särskilda kontraktsvillkoren precis som för alla andra villkor och att Kompetenscentra ska ha ansvar för uppföljning och stöd på individnivå gentemot individ och leverantör, se nedan Om leverantören inte levererar efterfrågad kvalitet ska orsaken till detta utredas. Leverantören ansvarar för att all personal - oavsett om det är anställda genom social hänsyn eller ej har tillräcklig information och tillräcklig bemanning för att utföra uppdraget på ett kvalitetssäkrat sätt. Om särskilt stöd krävs för att personen ska kunna anställas så ska detta framgå vid anställningsförfarandet innan anställning sker. Vid kvalitetsbrister som är så allvarliga att upphandlande enhet överväger eller beslutar att bryta kontraktet ska stödfunktionen omedelbart underrättas för att undersöka förutsättningarna för de personer som är anställda att få fortsatt anställning eller få möjlighet till anställning genom annan upphandling. Vad gäller uppföljning av social hänsyn i form av anställning av arbetslösa från målgrupperna så äger rekryteringsansvarig verksamhet, dvs. Kompetenscentra samt förekommande Arbetsförmedlingskontor, ett uppföljningsansvar avseende individen i syfte att säkerställa att anställningen fortskrider enligt avtal. På förekommen fråga skall man också kunna ge uppgift till upphandlande bolag/förvaltning om krav på social hänsyn är uppfyllt under hela kontraktstiden. Uppföljning och stöd till funktionsnedsatta sker genom sedvanlig prövning av förekommande stödprogram, såsom till exempel SIUS-konsulenter, hos Arbetsförmedlingen. 29

30 Utgångspunkten är i regel alltid allmän visstidsanställning eller tidsbegränsad lärlingsanställning, vilket innebär att en uppföljning av individen före det att anställningen upphör skall göras och där den fortsatta karriärplaneringen skall göras mellan individen och den rekryteringsansvarige på Kompetenscentra. Övrigt Försörjningsstödet och dess utveckling speglar vad som sker i en stadsdel gällande arbetslöshet, egenförsörjning, möjlighet till val av boende etc. Därför skall anställningsmöjligheter (avseende ungdomar och utrikes födda) som uppkommer genom upphandling med social hänsyn i huvudsak fördelas i enlighet respektive stadsdels andel av utfallet för försörjningsstöd föregående år. 16 MODELLFÖRSLAG: organisation Projektledning och arbetsgrupp har enats om att förorda följande förslag till organisation vid eventuell implementering av modellen. Stödfunktionen Stödfunktionen utgör ett koordinerande nav, som föreslås att tills vidare stationeras på Upphandlingsbolaget utifrån dess naturliga processägarskap och samlade expertis. Medarbetarna i stödfunktionen behåller sin organisatoriska tillhörighet inom Upphandlingsbolaget respektive Arbetsmarknads- och Vuxenutbildningsförvaltningen. En gemensam modell och arbetsordning kräver koordinering och planering samt kompetens inom arbetsmarknadsområdet. Dessa kompetenser 30