Arbetsordning och rutiner fo r upphandlingsprocessen

Transkript

1 Arbetsordning och rutiner fo r upphandlingsprocessen Antagen av styrgruppen Denna arbetsordning utgör grunden för hur man i upphandlingen kan skapa förutsättningar till arbete för personer som står långt från arbetsmarknaden som är grunden för pilotprojektet för social hänsyn i offentliga upphandlingar. Målgrupperna är upplyfta i kommunfullmäktiges budget - ungdomar, utrikes födda och personer med funktionsnedsättning. Upphandlingar med krav på sociala hänsyn är ett verktyg för att nå de politiska målen. Samverkan måste ske med ansvariga aktörer för de angivna målgrupperna och leverantörer. Alla berörda aktörer har ett gemensamt ansvar för att upprätthålla en säker och hållbar process. Analys och prognos av planerade upphandlingar För att på en strukturell nivå, i ett tidigt skede, kunna göra volymbedömningar, bedöma möjligheten till potentiella arbetstillfällen och numerär inom olika branscher behöver information om planerade upphandlingar samlas in och sammanställas. För den långsiktiga planeringen behövs uppgifter från bland annat: Affärsplaner Investeringsplaner Underhållsplaner Renoveringsplaner Budget eller motsvarande Dessa planer ger en indikation på vilka upphandlingar som kan bli aktuella, inom vilka branscher och schematiskt vilka yrkesinriktningar som kan komma i fråga. En ungefärlig numerär av upphandlingar kan beräknas och därifrån kan en grov uppskattning göras om kommande arbetstillfällen som ligger till grund för en analys av kommande kompetensbehov utifrån branschers och Arbetsförmedlingens prognoser. De flesta yrkeskompetenser som efterfrågas kräver någon form av utbildning. Allt från kortare kurser till utbildningar upp till två år eller längre. Om inte kompetensen finns inom staden ska avvägande ske om

2 olika utbildningssatsningar behöver göras. För att kunna matcha rätt kompetens till upphandlingen krävs en långsiktig planering då även utbildningarna oftast ska upphandlas. För planeringen och för att kunna göra en bedömning av utbildnings- och kompetensbehovssatsningar behövs följande prognostiserade data för den närmaste 3-årsperioden: Data för prognostiserade upphandlingar 1. Vilka objekt som ska upphandlas 2. Storlek på objekten: under 10 miljoner miljoner miljoner över 500 miljoner 3. Vilket år och kvartal när upphandlingen planeras. 4. Ungefärligt antal platser 5. Identifierade kompetenser för genomförande av objektet. Avsiktsförklaring Utifrån dessa uppgifter görs en skriftlig avsiktsförklaring mellan stödfunktionen och ledningen för stadens förvaltningar och bolag som underlag för den strategiska planeringen om en numerär av möjliga upphandlingar, uppskattning av möjliga anställningar genom social hänsyn samt kommande kompetensbehov. Avsiktsförklaringen sträcker sig över tre år och uppdateras årligen. Efter beslut om att upphandling ska ske När ett beslut har fattats om budget och upphandling ska ske börjar detaljarbetet inom respektive förvaltning och bolag. Detaljerade data för upphandlingen uppdateras kontinuerligt. För vidare vägledning ur målgruppsperspektivet se bilaga. Data för inmatning avseende upphandlingsobjekt Alla beslutade och budgeterade upphandlingar där arbetet pågår under minst fyra månader och som kräver mer än en arbetstagare på heltid, ska upp på bruttolistan. Bruttolistan skall innehålla uppgifter om: 1. Vilket objekt som ska upphandlas 2. Beräknad kostnad för objektet (mkr) 3. Vilket år och kvartal när upphandlingen planeras och vilket kvartal som upphandlingen skall utföras. 4. Vilket/vilka alternativ av särskilda kontraktvillkor som används 5. Antal platser 6. Anställningsform och längd

3 7. Typ av upphandlad tjänst 8. Kompetensprofil: utbildningsnivå, förkunskaper färdigheter 9. Inom vilken stadsdelsförvaltning tjänsten ska utföras. Data för inmatning för uppföljning (efter tilldelningsbeslut) 1. Företag 2. Kontaktperson 3. Mailadress 4. Besöksadress 5. Telefon 6. Övrigt Upphandlingsprocessens faser Varje upphandling är unik! Kraven och genomförandet av social hänsyn i upphandlingen anpassas till respektive upphandlings speciella förutsättningar. Initiering och planering När en upphandling initieras så kontaktas stödfunktionen för uppdatering av data och diskussion om olika möjliga alternativ för kravställande med sociala hänsyn. Denna dialog är viktig för att på ett så tidigt stadium som möjligt kunna identifiera vilka insatser som behövs för att rusta målgruppen och för att diskutera hur förfrågningsunderlaget kan anpassas för att möjliggöra krav på social hänsyn. För möjliga skrivningar angående sociala hänsyn se bilaga Förslag till krav och särskilda kontraktsvillkor om social hänsyn. Frågor att ställa inför varje upphandling: Vilken typ av kompetens behövs? o Lärling/validerad med yrkesbevis? o Allmän visstidsanställning för övriga yrken? Ungdom Utrikesfödd Person med funktionsnedsättning Finns förutsättningar i upphandlingen att även erbjuda praktik/arbetsträning som komplement till AVA/lärlingsanställning? Finns andra typer av arbetsuppgifter som skulle kunna utföras av någon från målgrupperna? Vilket kontraktsvillkor är lämpligt att använda?

4 Genusperspektivet - kan upphandlingen medverka till att det inom branschen/på arbetsplatsen underrepresenterade könet kan erbjudas anställning för att nå en jämnare könsfördelning? Under planeringsfasen förs dialog med stödfunktionen för att säkerställa att personer finns tillgängliga med tillräcklig kompetens för att kunna utföra uppdraget när projektstart planeras. Förfrågan och annonsering I förfrågningsunderlaget ställs kravet på sociala hänsyn. En mall med olika alternativa skrivningar av särskilda kontraktsvillkor är framtagen som uppdateras kontinuerligt (se bilaga). Mallen innehåller också kommentarer och handledning för upphandlare. Dessa skrivningar är avstämda med jurister som är experter i upphandlingsrätt och arbetsmarknadsrätt, samt fackliga organisationer och olika branschförbund. Någon överprövning av dessa kontraktsvillkor har ännu ej skett så de är inte prövade rättsligt, men bedöms av jurister att svara mot de krav som ställs i LoU, LAS och kollektivavtal. Vid kontakt med stödfunktionen sker tilldelning av arbetsmarknadsverksamhet som skall bistå med information och hantera rekryteringsprocessen. Frågor från anbudsgivare under annonseringstiden kan ställas till stödfunktionen om upphandlaren vill ha stöd. Förfrågningsunderlaget skickas i samband med annonsering till stödfunktionen (alternativt läggs in i databasen av upphandlare, när denna databas finns tillgänglig) av upphandlande myndighet och kopplas till aktuellt objekt av stödfunktionen. Utvärdera anbud Upphandlande enhet gör kontroll av att leverantörerna accepterar kontraktsvillkoren och uppfyller eventuella krav på social hänsyn i förfrågningsunderlaget. Tilldelningsbeslut Stödfunktionen meddelas vilken leverantör som tilldelats kontraktet och kontaktperson hos leverantör och uppdragsgivare. Stödfunktionen kontaktar den SDF eller AF som skall leverera personer från målgruppen och börjar framtagandet av kandidater som skall kunna intervjuas av leverantör. Stödfunktionen meddelas vid eventuell överprövning eller andra eventuella orsaker till förseningar, så att personer utsedda till intervjuer och arbetsmarknadsverksamheten som rekryterar så tidigt som möjligt får information om förseningen, så att eventuellt andra arbetserbjudanden kan ges. Besvär eller rättsliga prövningar som innebär försening ska rapporteras till stödfunktionen. Om överprövningen gäller kraven på social hänsyn ska all korrenspondens delges stödfunktionen. Avtal och information Vid avtalsskrivandet får leverantör information om kontaktperson ansvarig för rekryteringsprocessen av de personer som föreslås till anställning/praktik/arbetsträning. Leverantören gör i samarbete med arbetsmarknadsverksamheterna ett sedvanligt rekryteringsförfarande med de föreslagna personerna i form av rekryteringsmöte och intervjuer.

5 Arbetsmarknadsverksamheten kommer att undersöka hos Arbetsförmedlingen vilken typ av arbetsmarknadsstöd som de aktuella personerna eventuellt kan vara berättigade till. De personer som kan komma att bli aktuella för dessa tjänster har varierande bakgrund och det eventuella arbetsmarknadsstödet relaterat till deras anställning kan därför komma att se olika ut, då de alltid prövas individuellt. De aktuella personernas varierande bakgrund kan också komma att innebära att de inte kan arbeta heltid, deltid kan i undantagsfall förekomma. Anställningsavtal upprättas av leverantören. I samband med avtalstecknande ska eventuella förseningar av planerad avtalsstart meddelas stödfunktionen så att arbetsmarknadsverksamheten och övriga berörda kan informeras. Avtalsuppföljning Upphandlande myndighet följer upp att de särskilda kontraktsvillkoren uppfylls och informerar den egna personalen som har kontakt med arbetsplatsen där kontraktsvillkoret ska utföras så att de säkerställer att de särskilda kontraktsvillkoren efterlevs. Om kontraktsvillkoren inte uppfylls så ska stödfunktionen omedelbart meddelas. Rekryteringsansvarig arbetsmarknadsverksamhet har uppföljningsansvar för individen under hela kontraktsperioden vilket innebär att med viss regelbundenhet ha kontakt med den anställde. Vid eventuella brister i genomförandet av de särskilda kontraktsvillkoren ska arbetsmarknadsverksamheten kontakta stödfunktionen som i sin tur meddelar den upphandlande myndigheten. Den upphandlande myndigheten är den som kan vidta avtalsrättsliga åtgärder avseende de särskilda kontraktsvillkoren. Stödfunktionen meddelas om sådana åtgärder vidtas.