Dnr Son 2014/466 Samordnad upphandling av insatser för barn och ungdomar

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) Socialnämnden Dnr Son 2014/466 Samordnad upphandling av insatser för barn och ungdomar Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att avge en avsiktsförklaring att delta i samordnad upphandling av insatser riktade till barn och ungdomar i samverkan med övriga nordvästkommuner i enlighet med tjänsteskrivelsen. Ärendet i korthet Nu gällande ramavtal avseende insatser för barn och unga löper ut , med möjlighet till 1+1 års förlängning. Förvaltningen har, liksom övriga nordvästkommuner, fått en intresseförfrågan från Solna stad om att genomföra en gemensam upphandling av insatser för barn och ungdom. De kommuner som Järfälla samverkar med i nuvarande ramavtal; Upplands Väsby, Upplands-Bro och Sigtuna, avser samtliga att acceptera intresseförfrågan från Solna. Handlingar 1. Socialförvaltningens tjänsteskrivelse Bakgrund Enligt Socialtjänstlagen skall socialnämnden i nära samarbete med hemmen sörja för att barn och ungdomar som riskerar att utvecklas ogynnsamt får det skydd och stöd som de behöver och, om hänsynen till den unges bästa motiverar det, vård och fostran utanför det egna hemmet. Nämnden skall också sörja för att den som behöver vårdas eller bo i ett annat hem än det egna tas emot i familjehem eller i ett hem för vård eller boende, s.k. HVB-hem. I socialtjänstlagen slås fast att varje kommun ska svara för att det finns tillgång till HVB-hem och familjehem. Detta innebär att nämnden behöver kunna erbjuda olika slags öppenvårdsinsatser och olika typer av vård utom hemmet eller s.k. dygnetruntvård. Järfälla har ett pågående ramavtal enligt lagen om offentlig upphandling, LOU, avseende insatser för barn och unga tillsammans med socialförvaltningarna i Sigtuna, Upplands-Bro och Upplands Väsby (samordnande kommun). Avtalet gäller från 1 oktober 2013 till den 31 maj 2015 med möjlighet till förlängning 1+1 år. Solna har bjudit in dessa fyra kommuner tillsammans med Sundbyberg, Sollentuna och Ekerö att delta i en upphandling avseende insatser för barn och ungdom. Solnas planering 12.1 Samordnad upphandling av insatser för barn och ungdomar, tjänsteskrivelse Socialförvaltningen Besöksadress: Vibblabyvägen 3 Avdelningen för lednings- och verksamhetsstöd Postadress: JÄRFÄLLA Johanna Ajneståhl Rudén, Verksamhetskonsult Telefon växel: Telefon: (direkt) E-post: socialnamnden@jarfalla.se Webbplats: Fax: Organisationsnummer: Postgiro: Bankgiro:

2 (5) är att ett nytt avtal ska gälla under perioden 1 oktober september 2017 med möjlighet till förlängning med upp till två år. Solna har lämnat ett preliminärt underlag till kommunerna som utgångspunkt för diskussionerna i respektive kommun. Underlaget inkluderar Missiv med frågeställningar till kommunerna angående behov, kravställningar etc Projektplan med tidplan för upphandlingen Anbudsinbjudan (med beskrivning av kategorier) Uppdragsbeskrivning (med ska-krav) Ramavtalsförlaga (kontraktsvillkor) Verksamhetsbeskrivning (mall för anbudsgivare) Prisbilaga (mall för anbudsgivare) Upphandlingen är uppdelad i två områden; öppenvård och heldygnsvård. Dessa två områden är därefter uppdelade i ett antal delområden enligt följande: Inom öppenvård Strukturerad dagbehandling med skola Strukturerad dagbehandling med praktik Familjepedagogiska insatser Strukturerad familjebehandling Kvalificerad kontaktperson Inom heldygnsvård HVB, Akut- och utredningshem: barn 0-12 år, ungdomar år samt familjer Jourhem Familjehem Familjehem med strukturerat behandlingsprogram Hem för vård och boende (HVB): barn 0-12 år, flickor år, pojkar år, flickor och pojkar år, ensamkommande flyktingbarn utan allvarlig social problematik, ensamkommande flyktingbarn med allvarlig social problematik Stödboende: ungdomar, familjer, ensamkommande flyktingbarn Helgkollo Upphandlingen kommer att genomföras med takpriser samt lägsta pris som utvärderingsmodell. Takpris innebär att det sätts en övre gräns för vad insatsen får kosta. Tjänsternas kvalitet ska säkras genom ska-kraven. Alla anbud som uppfyller ska-kraven rangordnas efter lägsta pris. Kommunerna kommer att i förfrågningsunderlaget uppge hur många leverantörer man avser att anta i varje område, förutsatt att det inkommer tillräckligt många anbud. Upphandling sker elektroniskt i Visma Tendsign. Arbetet med upphandlingen leds och samordnas av Solna stad. De kommuner som vill delta ska avsätta erforderliga resurser samt ingå särskild överenskommelse om såväl genomförande av upphandling som vad avser förvaltning och uppföljning av upprättat ramavtal. Ställningstagande om att delta i Solnas upphandling ska vara Solna tillhanda senast

3 (5) 30 juni Det slutliga förslaget till förfrågningsunderlag ska vara klart till den 31 augusti. Kommunerna har att ta beslut om att upphandla och godkänna förfrågningsunderlaget senast 31 oktober varpå annonsering påbörjas den 14 november. Efter sedvanlig anbudsöppning och utvärdering ska kommunerna ha tagit tilldelningsbeslut senast 31 maj Därefter finns en viss marginal för överprövningar etcetera till dess att avtal ska tecknas och börja gälla från den 1 oktober De andra tre kommunerna i nuvarande ramavtal avser att acceptera Solnas förfrågan. Analys Nämnden i Järfälla kommun har att ta ställning till om Järfälla ska delta i den upphandling av insatser för barn och ungdom som övriga kommuner i nordvästra Storstockholm med största sannolikhet kommer att ansluta sig till. Förvaltningen har haft en kort tid på sig att ta ställning till det material som Solna har försett inbjudna kommuner med. Enhetscheferna för barn- respektive ungdomsenheten har informerats om underlaget och ombetts inkomma med synpunkter. Förvaltningen bedömer att underlaget till viss del är väl utarbetat, till exempel de olika delområdena med sina olika målgrupper. Det finns emellertid en del kvarvarande frågeställningar som inte besvaras av materialet och förbättringar att göra avseende detaljer i bland annat förfrågningsunderlaget. I händelse av nämndens beslut enligt denna tjänsteskrivelse kommer förvaltningen att framföra synpunkter på underlaget till Solna och övriga samverkande kommuner. Som alltid vid kommungemensamma upphandlingar förutsätts en kompromissberedskap från alla deltagande kommuner. Om socialförvaltningen i Järfälla, möjligen i samråd med de övriga tre i nuvarande ramavtal samverkande kommunerna, bedömer att det slutgiltiga förfrågningsunderlaget innebär avsteg från väsentliga kvalitetskrav kommer rekommendation till nämnden bli att inte godkänna det. Nuvarande avtal kan dock förlängas som längst till 31 maj 2017 vilket medger ett visst handlingsutrymme. Takpriserna, möjligen i kombination med att antalet antagna anbud per grupp ska begränsas, kan tänkas ha en hämmande inverkan på antalet anbudsgivare. Om alla de åtta kommunerna i nordväst samgår i en gemensam upphandling ökar å andra sidan volymerna och därmed möjligen intresset hos utförarna. Då takprismodellen inte är beprövad inom IFO:s verksamhetsområde tidigare kan bedömning om risk för överprövningar inte göras. Överväganden Enligt förvaltningens bedömning har Järfälla följande alternativ: 1) Acceptera Solnas förfrågan och delta i den samordnade upphandlingen, med avtalsstart 1 oktober Nuvarande avtal förlängs för att undvika avtalslöshet med fyra månader med de utförare som så önskar, övriga sägs upp. Här finns de risker som lyfts under tidigare avsnitt kring kvarvarande frågor; takprisernas eventuella effekter på kvaliteten, att det tillkommer kostnader som inte täcks inom ramen för takpriserna, att inte tillräckligt många anbud inkommer och kan godkännas inom

4 (5) respektive delområde vilket leder till behov av direktupphandlade dyrare insatser samt överprövningar. 2) Som ensam kommun förlänga nuvarande avtal enligt tidigare planering, det vill säga med 1+1 år från 1 juni 2015, förutsatt att utförarna är intresserade av en förlängning på de premisserna. Därefter att som ensam kommun genomföra en ny upphandling av insatser för barn och unga. Kommunens relativt små volymer riskerar att medföra ett lågt intresse från anbudsgivare vilket kan få konsekvensen att kommunens behov inte kan tillgodoses inom ramavtal i tillräcklig omfattning. Detta alternativ bedömer förvaltningen således som riskfyllt och avrådligt. 3) Hitta andra kommuner utanför nordvästra Storstockholm att samarbeta med. Det kräver att de befinner sig i ungefär samma upphandlingsskede som Järfälla och att geografiska avstånd kommunerna emellan inte verkar försvårande för samarbetet. Även detta alternativ är enligt förvaltningens förmenande i dagsläget av tveksam art. Ekonomiska konsekvenser Utvärderingsmodellen med takpris och lägsta pris har Solna och dess samverkande kommuner valt för att hantera de ökade kostnader för insatserna som Järfälla likväl som övriga kommuner har upplevt de senaste åren. Takpris har såvitt socialförvaltningen i Järfälla erfarit inte använts inom IFO:s ansvarsområde tidigare och förmodas utmana marknaden. Förutsatt att det inkommer tillräckligt med anbud som motsvarar ska-kraven, vilka ska ange lägsta nivå för kommunernas kvalitetskrav, kan detta medföra en besparing för kommunen avseende kostnader för insatser för barn och unga. Vid behov av direktupphandling utanför ramavtal kommer besparing inte att ske. Upphandlingen kommer att ta administrativa resurser i anspråk som alltid vid upphandlingsprocesser. Slutsatser Förvaltningen föreslår att nämnden i enlighet med denna tjänsteskrivelse beslutar att avge en avsiktsförklaring att i samarbete med de övriga kommunerna i nordvästra Storstockholm delta i en gemensam upphandling av insatser för barn och ungdom för att tillvarata de samordningsvinster en upphandling av dylik storleksordning förväntas medföra. Johan Bergman Socialdirektör

5 Expedieras Johan Bergman Rosmarie Gustafsson Britt-Marie Bjerver Marie Kjellqvist Stefan Lidsten Johanna Ajneståhl Rudén Inger Brandell (5)