Granskning av inköp och upphandling av entreprenadavtal

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av inköp och upphandling av entreprenadavtal Ebba Lind Gustav Näslund December 2018

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga och kontrollmål Revisionskriterier Avgränsning och metod Granskningsresultat Regler och rutiner Vår bedömning kontrollmål Organisation Vår bedömning kontrollmål Upphandling Vår bedömning kontrollmål Uppföljning och kontroll Vår bedömning kontrollmål Vår bedömning kontrollmål Bedömning och rekommendationer Avstämning mot kontrollfrågor Svar på revisionsfrågan samt rekommen-dationer December av 16

3 Sammanfattning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna på genomfört en granskning av inköp och upphandling av entreprenadavtal. Syftet med granskningen har varit att besvara följande revisionsfråga: Har tekniska nämnden en ändamålsenlig styrning och kontroll avseende inköp och upphandling av entreprenadtjänster som säkerställer en tillräcklig intern kontroll? Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att tekniska nämnden delvis har en ändamålsenlig styrning och kontroll avseende inköp och upphandling av entreprenadtjänster vilken delvis säkerställer en tillräcklig intern kontroll. Detta mot bakgrund av bedömningarna av kontrollmålen i avsnitt 3.1. Vi rekommenderar tekniska nämnden att: Fortsätta arbetet med framtagande av en förvaltningsspecifik rutinbeskrivning för upphandling. Upprätta riktlinjer och rutinbeskrivningar som omfattar inköpsprocessen. Se över möjligheten att inkludera även projektspecifika avtal i avtalskatalogen alternativt upprätta en separat avtalskatalog för projektspecifika och direktupphandlade avtal för att möjliggöra en bättre internkontroll ur ett uppföljningsperspektiv. Säkerställa att rutiner för löpande uppföljning tas fram och att strukturerad kontroll och uppföljning av ramavtal genomförs. December av 16

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund upphandlar varor, tjänster och entreprander för stora belopp årligen. All upphandling i offentliga organisationer regleras av lagen om offentlig upphandling (LOU). Sedan 1 januari 2018 gäller nya tröskelvärden och direktupphandlingsgränser. Regionen har själva genomfört en genomlysning av teknikförvaltningens hantering av ramavtal med fokus på entreprenadavtal. Vid genomlysningen noterades följande brister och förbättringsområden: inköps- och upphandlingsorganisationen, ramavtalsdatabasen, uppföljning av ramavtal, interaktion med leverantörer och blivande leverantörer samt dokumentering av rutiner. Revisorerna har mot bakgrund av genomförd risk och väsentlighetsanalys inför revisionsåret 2018 beslutat om en granskning avseende inköp och upphandling av entreprenadavtal Revisionsfråga och kontrollmål Syftet med granskningen är att besvara följande revisionsfråga: Har tekniska nämnden en ändamålsenlig styrning och kontroll avseende inköp och upphandling av entreprenadtjänster som säkerställer en tillräcklig intern kontroll? För att besvara revisionsfrågan och därmed uppnå syftet med granskningen har följande kontrollmål formulerats: Det finns ändamålsenliga regler och rutiner för inköp- och upphandlingsprocessen. Organisationen är tydliggjord och ändamålsenlig. Upphandling av entreprenadavtal sker i enlighet med lagstiftning och regionens regler. Rutiner som säkerställer att gjorda inköp överensstämmer med tecknade ramavtal avseende innehåll och omfattning finns och tillämpas. Rutiner för kontinuerlig uppföljning av inköp och upphandling av ramavtal finns och tillämpas Revisionskriterier Utgörs av Lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommunal redovisningslag samt styrande och stödjande dokument kring intern kontroll Avgränsning och metod Granskningsobjekt är tekniska nämnden. Avgränsning har gjorts till entreprenadavtal och granskning har skett utifrån revisionsfråga och formulerade kontrollmål. December av 16

5 En registeranalys har gjorts för att kontrollera följsamheten till LOU (med avseende på direktupphandlingsgränser och dokumentationskrav) samt för att kontrollera regionens avtalstrohet gällande köp från befintliga avtal, samt att inköp överensstämmer med tecknade avtal. Med utgångspunkt i detta material har verifiering gjorts avseende ett urval upphandlingar och inköp under 2017 och Registeranalysen är gjord baserad på följande konton: 6151x Byggnadsarbeten 6152x Anläggningsarbeten 617xx Husbyggnadsentreprenader 618xx Anläggningsentreprenader Vidare har intervjuer med berörda tjänstemän samt genomgång av upphandlingsdokumentation och relevanta styrdokument gjorts. Följande personer har intervjuats inom ramen för granskningen: Byggprojektledare Planeringsavdelningen Planeringsingenjör Fastighetsavdelningen Kontrollmålen har bedömts utifrån en tregradig skala enligt uppfyllt, delvis uppfyllt och ej uppfyllt. Rapporten har faktakontrollerats av berörda tjänstemän. December av 16

6 2. Granskningsresultat 2.1. Regler och rutiner Kontrollmål 1: Det finns ändamålsenliga regler och rutiner för inköp- och upphandlingsprocessen. Vi har tagit del av följande dokument med bäring på inköp och upphandling av entreprenadavtal: Upphandlingspolicy för (RF , senast reviderad ). Riktlinjer utifrån s upphandlingspolicy (RS , reviderad ). Rutin upphandling (arbetsmaterial). Upphandlingsdokument (TKF Mall Entreprenader AB04 LOU och LUF 17/58. Beställningsformulär för EXTERNA varor och tjänster TKF (från intranätet). Delegationsordning Tekniska nämnden (TN , senast reviderad ). Upphandlingspolicyn för fastslår regionens övergripande förhållningssätt avseende upphandling och anskaffning. Bland annat framgår att regionstyrelsen ansvarar för upphandling av varor och tjänster som berör hela regionen medan respektive nämnd är ansvarig för upphandling avseende varor och tjänster som är nämndspecifika. I policyn uppdras även regionstyrelsen att utforma riktlinjer för upphandling. Riktlinjerna för upphandling, riktlinjer utifrån s upphandlingspolicy, konkretiserar områdena från upphandlingspolicyn. Bland annat fastslås i riktlinjerna att det ska finnas en upphandlingsansvarig inom varje nämnd som ansvarar för upphandlingsfrågor inom förvaltningsområdet. Upphandlingsdokumentet är en 45 sidor lång mall för upphandling av byggentreprenader. Dokumentet ska användas för upphandlingar och är uppdaterat med de mest frekvent använda AMA-koderna 1 som regionen använder. Vidare finns interna upplysningar och instruktioner kring hur dokumentet ska användas och fyllas i. 1 AMA = allmän material- och arbetsbeskrivning. Referensverk som beskriver krav på material och dyl. som används i byggbranschen. December av 16

7 När en medarbetare beställer varor eller tjänster via ram/-avropsavtal hanteras dessa via inköpsportalen på regionens hemsida. På hemsidan fyller beställaren i Beställningsformuläret för externa varor och tjänster. För att verkställa beställningen krävs bland annat att hänvisning till avtal görs, att uppgifter om leverantören registreras, att beställarens uppgifter framgår och att ansvars och projektkod uppges för kontering. Saknas någon av de obligatoriska uppgifterna kan inte beställningen verkställas i systemet. Även vid direktupphandlingar används denna beställningsblankett. I fältet för avtalsnummer uppges istället direktupphandling vilket också ger en spårbarhet avseende dessa. I intervjuer framkommer att samtliga medarbetare som har behörighet att göra beställningar har fått utbildning i hur beställningsblanketterna ska tillämpas. Enligt uppgift pågår även en översyn inom förvaltningen kring om medarbetare som genomgått utbildningen ska bli certifierade inköpare. Instruktioner avseende avropsrutiner finns i varierande utsträckning inlagt för respektive avtal i avtalsdatabasen, där ram-/avropsavtal finns inlagda. Förvaltningen har under de senaste åren arbetat med att förbättra informationen som tillhandahålls avseende avtalen. Av intervjuerna framgår att förvaltningen upplever att en förbättring har skett men att avropsinformationen ytterligare kan stärkas upp för vissa avtal. Av intervjuerna framgår att förbättringsarbetet är en fortlöpande process. Teknikförvaltningen har påbörjat ett arbete med att ta fram en förvaltningsspecifik rutinbeskrivning för upphandling som förväntas bli klar under I delegationsordningen fastslås befogenheterna för beslut om upphandling samt beloppsmässiga begränsningar avseende avrop från ramavtal Vår bedömning kontrollmål 1 Det finns i huvudsak ändamålsenliga rutiner och rutinbeskrivningar avseende upphandling. Vi noterar att en rutinbeskrivning avseende upphandling inom teknikförvaltningen är under framtagande. Vidare finns rutiner för beställning för inköp i form av beställningsblanketten. Dock noteras att formella styrdokument (utöver delegationsordningens beloppsmässiga reglering) motsvarande de dokument som upprättats avseende upphandling saknas avseende inköpsprocessen. Kontrollmålet bedöms vara delvis uppfyllt. December av 16

8 2.2. Organisation Kontrollmål 2: Organisationen är tydliggjord och ändamålsenlig. Som fastslås i upphandlingspolicyn ansvarar regionstyrelsen för regionövergripande upphandlingar medan respektive nämnd ansvarar för nämndspecifika upphandlingar. I likhet med detta har också stora delar av tekniska nämndens upphandlingar av ramavtal för bygg- och anläggningsentreprenörer och projektspecifika upphandlingar inom investeringsprojekt hanteras av teknikförvaltningen, utan större inblandning från regionens centrala upphandlingsavdelning. Det finns även numera kunskap kring upphandling av entreprenadavtal centralt i regionen. Den centrala upphandlingsavdelningen kan således, vid behov, bistå teknikförvaltningen i upphandlingsförfarandet. Befogenhet att besluta om upphandling regleras i tekniska nämndens delegationsordning (TN, rev ). Inom teknikförvaltningen finns en upphandlingssamordnare samt inom varje avdelning (tex. Fastighetsavdelningen) finns en inköpssamordnare, antingen i form av en särskild tjänst eller så ligger ansvaret på avdelningschefen. När upphandling ska genomföras kontaktas upphandlingssamordnaren i den mån den upphandlingsansvarige vill ha hjälp och råd, vilket oftast sker vid upphandling av byggentreprenader. Behörighet att göra avrop från ramavtal har bland annat samtliga projektledare, fastighetsförvaltare och de som jobbar med periodiskt underhåll. Sammantaget uppgår det enligt uppgift till ca 50 personer. Reglering för beloppsbegränsningar i samband med avrop från avtal fastslås i tekniska nämndens delegationsordning. Utbildning kring inköp och upphandling till dessa avropare har tillhandahållits i begränsad utsträckning. Inom teknikförvaltningen har information givits om hur beställningsblanketterna ska användas. Utöver det har utbildning främst skett kollegialt. Det pågår ett regionövergripande projekt där upphandlingsrådet ser över behov och möjligheter till att ge samtliga medarbetare som genomför inköp och avrop utbildning kring inköp och upphandlingsregler. Teknikförvaltningen inväntar utfallet av det regionövergripande projektet innan de påbörjar eventuella egna projekt för utbildningar kring processen. Under året har ett samarbete upprättats med den centrala upphandlingsavdelningen för att säkerställa kompetens som följd av pensionsavgång vid teknikförvaltningen Vår bedömning kontrollmål 2 Genomförd granskning visar att det finns tydliga roller och ansvar avseende upphandling och inköp både inom teknikförvaltningen och i gränssnittet mot övriga enheter inom regionen. Utbildning kring inköp och upphandling har endast i begränsad utsträckning tillhandahållits berörda personer, men det finns en medvetenhet kring detta inom förvaltningen och beslut har fattats att invänta det regionövergripande projektet. Sammantaget December av 16

9 visar granskningen att det i allt väsentligt formellt finns en tydliggjord och ändamålsenlig organisation avseende upphandling och inköp. Mot bakgrund av ovanstående bedöms kontrollmålet vara uppfyllt Upphandling Kontrollmål 3: Upphandling av entreprenadavtal sker i enlighet med lagstiftning och regionens regler. För offentlig upphandling gäller fem grundläggande principer för all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader; principen om icke-diskriminering, principen om likabehandling, principen om ömsesidigt erkännande, proportionalitetsprincipen samt principen om transparens. Syftet med upphandlingsreglerna i LOU är att de upphandlande myndigheterna och enheterna ska använda de offentliga medlen på bästa sätt genom att dra nytta av konkurrensen på en aktuell marknad. Regelverket syftar också till att ge leverantörer en möjlighet att tävla på samma villkor i varje upphandling. Vid all upphandling, utom direktupphandling, krävs att den upphandlande myndigheten tar fram ett förfrågningsunderlag med administrativa föreskrifter, kravspecifikation och kommersiella villkor. Förfrågningsunderlaget ska, i enlighet med tidigare nämnda principer, innehålla tydliga utvärderingskriterier och utformas på ett sådant sätt att inte vissa leverantörer gynnas eller missgynnas. Skälen för samtliga beslut och vad som förekommit i övrigt under upphandlingsprocessen ska dokumenteras och förvaras i en upphandlingsakt, inklusive protokoll samt anteckningar som förts vid eventuella intervjuer med anbudsgivare. Den upphandlande myndigheten ska på eget initiativ lämna upplysningar om tilldelningsbeslut och skälet till val av leverantör. I syfte att kontrollera att upphandling av entreprenadavtal inom hanteras i enlighet med kraven i LOU har en aktgranskning genomförts. Sammantaget har nio upphandlingsakter från upphandlingar genomförda under 2017 och 2018 granskats. Kontroll har gjorts mot sex punkter, vilket framgår av tabellen nedan. Samtliga kontrollpunkter verifierades utan anmärkning för de nio granskade akterna. Kriterier Tydliga krav på leverantören framgår. Utvärderingsgrund framgår. Hur utvärdering av anbud har gjorts framgår. Det finns en skriftlig under- Bedömning För samtliga nio granskade entreprenadupphandlingar framgår tydliga krav på leverantören. För samtliga nio granskade entreprenadupphandlingar framgår utvärderingsgrund. För samtliga nio granskade entreprenadupphandlingar framgår hur utvärdering av anbud gjorts. För samtliga nio granskade entreprenadupphandlingar finns skrift- December av 16

10 rättelse där skäl till beslut framgår. Beslutet har nått alla anbudsgivare. Det är rätt beslutsfattare. lig underrättelse där skäl till beslut framgår. För samtliga nio granskade entreprenadupphandlingar framgår/uppges det att beslutet nått samtliga anbudsgivare. För samtliga nio granskade entreprenadupphandlingar framgår det att det är rätt beslutsfattare. Bestämmelserna i LOU är till viss del knutna till olika beloppsgränser. I syfte att få en övergripande bild och indikation på hur regionens inköp och upphandling avseende entreprenadavtal förhåller sig till reglerna i LOU har en registeranalys gjorts. Den genomförda registeranalysen innehåller alla externa inköpstransaktioner under januari-augusti 2018 konterade på konton relaterade till entreprenader 2. Under perioden har inköp från externa leverantörer/motparter gjorts för cirka 291 mnkr från 278 olika leverantörer. I tabellen nedan framgår inköpsvolymerna per leverantör uppdelat på olika beloppsintervall. Intervallen speglar beloppsgränser i LOU, där direktupphandlingsgränsen 2018 uppgick till kr och dokumentationskrav vid direktupphandling uppkommer vid kr. Antal (st.) Andel (%) Belopp (kr) Andel (%) Inköp över kr 43 15, ,1 Inköp kr 49 17, ,8 Inköp kr 80 28, ,0 Inköp < kr , ,1 Totalt , ,0 Tabellen ovan visar att regionen har gjort inköp under 10 tkr från ca 106 leverantörer, vilket motsvarar ca 38 procent av leverantörerna. Inköpsvolymen från dessa leverantörer uppgår däremot endast till ett värde av 388 tkr, vilket motsvarar 0,1 procent av den totala inköpsvolymen. Detta visar att det görs relativt många småinköp från många olika leverantörer. Av tabellen framgår också att regionen under 2018 gjort inköp över direktupphandlingsgränsen från 43 leverantörer. Av dessa återfinns endast 25 leverantörer i erhållen avtalskatalog. Avtalskatalogen är hämtad ur regionens avtalsdatabas där endast ramavtal registreras. Många av inköpen inom entreprenadområdet görs via direktupphandling och via projektspecifika upphandlingar i samband med investeringsprojekt. Teknikförvaltningen har i samråd med upphandlingsrådet beslutat att endast ram-/avropsavtal ska finnas i avtalsdatabasen, då det primära syftet med databasen är att tydliggöra vilka avtal som inköpare kan göra avrop från. Det bedöms finnas en risk för förvirring kring vilka avtal som medarbetare får göra avrop ifrån ifall även projektspecifika och direktupphandlade avtal registeras i databasen. Erhållen avtalskatalog innehåller således inte samtliga avtal som slutits avseende entreprenadtjänster. 2 Se sammanställning av konton i avsnitt 1.4. Transaktionerna avser regionens samtliga inköp (inte endast teknikförvaltningen) som konterats på kontona. December av 16

11 I syfte att få en djupare förståelse kring om otillåtna direktupphandlingar har gjorts avseende de 25 leverantörerna där vi inte identifierat avtal i avtalskatalogen har vi gjort en stickprovskontroll avseende fem stycken leverantörer utan avtal. Enligt inhämtad förklaring hör inköpen från fyra av dessa leverantörer till projektspecifika entreprenadupphandlingar. För en av dessa fyra leverantörer har även inköp gjorts genom ett årsavtal som löpte ut under 2017, pga att upphandling av förnyat avtal överklagades. Vidare uppges det att inköp från den femte leverantören gäller hyra av paviljonger till förskolor och skolor. Stickprovskontrollen av fem inköp påvisar således att inköpen var gjorda från upphandlade leverantörer och att samtliga fem avtal var s.k. projektspecifika avtal vilka således, i enlighet med beslut från teknikförvaltningen och upphandlingsrådet, inte återfunnits i avtalsdatabasen från vilken avtalskatalogen är hämtad Vår bedömning kontrollmål 3 Genomförd granskning har gjorts med avseende på dokumentationskrav och beloppsgränser som fastslås i LOU och regionens regler. Aktgranskningen av nio upphandlingsakter gjordes utan anmärkning för samtliga kontrollpunkter. Registeranalysen visade initialt att det finns potentiella brister i följsamhet till LOU kopplat till inköpsvolymer. Mot bakgrund av vetskap om att erhållen avtalskatalog endast innehåller ramavtal och ej projektspecifika upphandlingar och direktupphandlade leverantörer gjordes en kompletterande stickprovskontroll av fem leverantörer där inköpsvolymen överstiger direktupphandlingsgränsen. Utfallet av stickprovskontrollen visar att projektspecifika avtal fanns för samtliga fem. Sammantaget visar genomförd granskning att följsamhet till lagstiftning och regionens regler i allt väsentligt är god. Kontrollmålet bedöms vara uppfyllt Uppföljning och kontroll Kontrollmål 4: Rutiner som säkerställer att gjorda inköp överensstämmer med tecknade ramavtal avseende innehåll och omfattning finns och tillämpas. En hög avtalstrohet (d.v.s. att regionen köper en vara/tjänst av en upphandlad leverantör och inte från någon annan) ger generellt större intresse från leverantörernas sida att delta i regionens upphandlingar, större volymer och därmed bättre priser, vilket tillsammans bör minska totalkostnaden för regionen. Kontrollmoment för att säkerställa att inköp görs från upphandlade leverantörer samt att inköpen överensstämmer med avtal finns inte utöver det kontrollmoment som enligt regionens riktlinjer för attest (RF, rev ) omfattas av rollen för mottagningsattest och beslutsattest 3. 3 Granskningsattest: kontroll av att den ekonomiska händelsen tillhör verksamheten och är rimlig. Beslutsattest: kontroll av beslut, kontering och finansiering. December av 16

12 I samband med att ett avtal löper ut och ska förnyas kontrolleras de inköpsvolymer som gått till respektive ramavtalsleverantör. Vid kontering och attestering av ÄTOR 4 görs enligt uppgift extra noga kontroll av att fakturan stämmer mot avtal. Inom ramen för granskningen har vi genomfört en översiktlig kontroll av avtalstrohet till upphandlade leverantörer. Uppföljning har gjorts för ett urval av kostnadskonton vilka framgår av avsnitt 1.4. För dessa inköpskategorier har vi klassificerat inköpen som inköp från upphandlad leverantörer och inköp från övriga leverantörer i belopp och i procent. Vid analys av nedanstående tabeller är två faktorer viktiga att poängtera: I likhet med registeranalysen i avsnitt 2.3 medför det faktum att erhållen avtalskatalog endast innehåller ramavtalsleverantörer och ej direktupphandlade leverantörer eller projektspecifika upphandlingar att utfallet av registeranalysen med stor sannolikhet visar en lägre trohet till avtalade leverantörer än den faktiska troheten till avtalade leverantörer. Avtalstrohet innebär att inköp görs från upphandlade leverantörer avseende de varor och tjänster som avtalats om. Genomförd registeranalys avser kontroll av att inköp har gjorts från upphandlade leverantörer. Analysen fångar således inte huruvida inköpen faktiskt avser upphandlade varor och tjänster. Byggnads- och anläggningsarbeten Typ av leverantör Inköp (kr) Antal leverantörer Andel (%) Upphandlade leverantörer ,3 Övriga leverantörer ,7 Totalt Registeranalysen visar att troheten till upphandlade leverantörer avseende bygg- och anläggningsarbeten uppgår till ca 64 procent. Ett stort antal inköp har gjorts från kategorin övriga leverantörer. Förklaring har inhämtats i tre fall där leverantörer inte förekommit i erhållen avtalskatalog. För två av leverantörerna finns avtal och avtalat arbete bedöms förenligt med kontogruppen. Det saknas däremot avtal för de inköp som gjorts från den tredje leverantören men enligt uppgift från förvaltningen avser det akut införskaffande av livflotte uppgående till ca kr. Inköpet har således bokats på fel konto och uppgår till ett mindre värde. Husbyggnadsentreprenader och VVS-entreprenad Typ av leverantör Inköp (kr) Antal leverantörer Andel (%) Upphandlade leverantörer ,9 Övriga leverantörer ,1 Totalt ÄTOR = ändrings och tilläggsarbeten December av 16

13 Registeranalysen visar att troheten till upphandlade leverantörer avseende husbyggnadsentreprenader och VVS-entreprenad uppgår till ca 34 procent. Förklaring har inhämtats i tre fall där leverantörer inte förekommit i avtalskatalogen och för två av dessa har svar inkommit. För en av leverantörerna har avtal erhållits som visar att upphandling gjorts i samband med ett projekt inom VVS. Avtal saknas för inköp från den andra leverantören men enligt kommentar avsåg köpet specialfönster som direktupphandlades (ca kr) då dessa var svåra att få tag på. Vi har ej erhållit kommentarer angående den tredje leverantören, men den totala inköpsvolymen från leverantören uppgår endast till ca kr varför det inte finns några särskilda dokumentationskrav enligt LOU. Byggkonsulter Typ av leverantör Inköp (kr) Antal leverantörer Andel (%) Upphandlade leverantörer ,2 Övriga leverantörer ,8 Totalt Registeranalysen visar att troheten till upphandlade leverantörer avseende byggkonsulter endast uppgår till ca 19 procent. Den genomsnittliga inköpsvolymen per leverantör övriga leverantörer uppgår till 683 tkr i snitt, vilket överstiger direktupphandlingsgränsen. Förklaring har inhämtats i tre fall där leverantörer inte förekommit i avtalskatalogen. Svar har erhållits för samtliga leverantörer, där avtalade tjänster bedöms för kontogruppen rimliga. För två av leverantörerna har projektspecifika upphandlingar gjorts och vi har erhållit avtalen. För den tredje leverantören har beslut från länsstyrelsen erhållits som ålägger regionen att anlita leverantören för utförande av fördjupad arkeologisk undersökning och schaktövervakning. Anläggnings- och reparationsentreprenader Typ av leverantör Inköp (kr) Antal leverantörer Andel (%) Upphandlade leverantörer ,0 Övriga leverantörer ,0 Totalt Registeranalysen visar att troheten till upphandlade leverantörer avseende anläggningsoch reparationsentreprenader uppgår till ca 40 procent. Förklaring har inhämtats i tre fall där leverantörer inte förekommit i avtalskatalogen. Svar har erhållits för en av leverantörerna, där vi fått avtal som visar att utfört arbete är förenligt med kontogruppen Vår bedömning kontrollmål 4 Som framgått av intervjuer i granskningen finns det inga kontrollmoment för att säkerställa att gjorda inköp görs från upphandlade leverantörer och att inköpen överensstämmer med tecknade ramavtal utöver den kontroll som görs i samband med attest. Genomförd registeranalys baserad på utvalda konton hänförliga till entreprenader visar initialt att troheten till upphandlade leverantörer är relativt låg, uppgående till mellan 19 December av 16

14 och 64 procent. Mot bakgrund av vetskap om att erhållen avtalskatalog endast innehåller ramavtal och ej projektspecifika upphandlingar och direktupphandlade leverantörer gjordes kompletterande stickprov för de fyra analyskategorierna. Erhållna svar visar, i likhet med den kompletterande stickprovskontrollen i avsnitt 2.3, att inköpen i stickprovsurvalet i huvudsak gjorts från avtalade leverantörer. Kontrollmålet bedöms vara delvis uppfyllt. Kontrollmål 5: Rutiner för kontinuerlig uppföljning av inköp och upphandling av ramavtal finns och tillämpas. Kontroll av att avtalade priser och villkor efterlevs ligger inom ramen för gransknings och beslutsattest. Således finns en löpande kontroll avseende avtalen i anslutning till att fakturorna från leverantörerna attesteras. Vidare sker erfarenhetsutbyte och uppföljning av befintliga avtal löpande vid arbetsplatsträffar. Denna dialog är dock inte systematiserad eller dokumenterad. Strukturerade rutiner för ytterligare (utöver attest) uppföljning av ramavtal saknas. Inom fastighetsavdelningen har uppföljning gjorts under tidigare år av föregående omgång ramavtalsleverantörer. I den uppföljningen kontrollerades inköpsvolymen i relation till de fördelningsnycklar som angivits i avtalen. I avdelningens ramavtal som tecknats från och med juli 2017 har uppföljning inte gjorts än, detta till följd av att förvaltningen har problem att följa upp avtalstroheten via ekonomisystemet och således behöver inhämta inköpsstatistik från respektive leverantör. Enligt uppgift ska förvaltningen ta fram rutiner för uppföljning av ramavtal. En stor andel av entreprenadupphandlingarna görs inom projektavdelningen inom ramen för investeringsprojekt. Erfarenhetsutbyte avseende leverantören, entreprenadformen osv dokumenteras för dessa projekt i den slutredovisning som upprättas efter att investeringsprojektet avslutats. Vi har tagit del av de slutredovisningar för som var upprättade vid granskningstidpunkten, sammantaget tre stycken. Vi konstaterar att det till viss del finns utvärderingar avseende upphandlingen. Dokumentationen är dock främst inriktad på utvärdering av entreprenadformen och styrningen av investeringsprojektet, vilket är fullt naturligt då det avser en slutredovisning av ett investeringsprojekt Vår bedömning kontrollmål 5 Genomförda intervjuer visar att det endast i begränsad omfattning finns rutiner för kontinuerlig uppföljning av inköp och upphandling. Utöver den kontroll som attesten innebär finns det inga rutiner för systematiserad och formalisad uppföljning av avtal. Rutiner för uppföljning av avtal är enligt uppgift under framtagande. Kontrollmålet bedöms vara delvis uppfyllt. December av 16

15 3. Bedömning och rekommendationer 3.1. Avstämning mot kontrollfrågor Granskningen har gjorts utifrån fem kontrollmål. Bedömningen av respektive kontrollmål görs enligt kriterierna: uppfyllt/delvis uppfyllt/ej uppfyllt. Kontrollmål Det finns ändamålsenliga regler och rutiner för inköp- och upphandlingsprocessen. Organisationen är tydliggjord och ändamålsenlig. Upphandling av entreprenadavtal sker i enlighet med lagstiftning och regionens regler. Bedömning Delvis uppfyllt Det finns i huvudsak ändamålsenliga rutiner och rutinbeskrivningar avseende upphandling. Vi noterar att en rutinbeskrivning avseende upphandling inom teknikförvaltningen är under framtagande. Vidare finns rutiner för beställning för inköp i form av beställningsblanketten. Dock noteras att formella styrdokument (utöver delegationsordningens beloppsmässiga reglering) motsvarande de dokument som upprättats avseende upphandling saknas avseende inköpsprocessen. Uppfyllt Genomförd granskning visar att det finns tydliga roller och ansvar avseende upphandling och inköp både inom teknikförvaltningen och i gränssnittet mot övriga enheter inom regionen. Utbildning kring inköp och upphandling har endast i begränsad utsträckning tillhandahållits berörda personer, men det finns en medvetenhet kring detta inom förvaltningen och beslut har fattats att invänta det regionövergripande projektet. Sammantaget visar granskningen att det i allt väsentligt formellt finns en tydliggjord och ändamålsenlig organisation avseende upphandling och inköp. Uppfyllt Genomförd granskning har gjorts med avseende på dokumentationskrav och beloppsgränser som fastslås i LOU och regionens regler. Aktgranskningen av nio upphandlingsakter gjordes utan anmärkning för samtliga kontrollpunkter. Registeranalysen visade initialt att det finns potentiella brister i följsamhet till LOU kopplat till inköpsvolymer. Mot bakgrund av vetskap om att erhållen avtalskatalog endast innehåller ramavtal och ej projektspecifika upphandlingar och direktupphandlade leveran- December av 16

16 törer gjordes en kompletterande stickprovskontroll av fem leverantörer där inköpsvolymen överstiger direktupphandlingsgränsen. Utfallet av stickprovskontrollen visar att projektspecifika avtal fanns för samtliga fem. Sammantaget visar genomförd granskning att följsamhet till lagstiftning och regionens regler i allt väsentligt är god. Rutiner som säkerställer att gjorda inköp överensstämmer med tecknade ramavtal avseende innehåll och omfattning finns och tillämpas. Delvis uppfyllt Som framgått av intervjuer i granskningen finns det inga kontrollmoment för att säkerställa att gjorda inköp görs från upphandlade leverantörer och att inköpen överensstämmer med tecknade ramavtal utöver den kontroll som görs i samband med attest. Genomförd registeranalys baserad på utvalda konton hänförliga till entreprenader visar initialt att troheten till upphandlade leverantörer är relativt låg, uppgående till mellan 19 och 64 procent. Mot bakgrund av vetskap om att erhållen avtalskatalog endast innehåller ramavtal och ej projektspecifika upphandlingar och direktupphandlade leverantörer gjordes kompletterande stickprov för de fyra analyskategorierna. Erhållna svar visar, i likhet med den kompletterande stickprovskontrollen i avsnitt 2.3, att inköpen i stickprovsurvalet i huvudsak gjorts från avtalade leverantörer. Rutiner för kontinuerlig uppföljning av inköp och upphandling av ramavtal finns och tillämpas. Delvis uppfyllt Genomförda intervjuer visar att det endast i begränsad omfattning finns rutiner för kontinuerlig uppföljning av inköp och upphandling. Utöver den kontroll som attesten innebär finns det inga rutiner för systematiserad och formalisad uppföljning av avtal. Rutiner för uppföljning av avtal är enligt uppgift under framtagande. December av 16

17 3.2. Svar på revisionsfrågan samt rekommendationer Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att tekniska nämnden delvis har en ändamålsenlig styrning och kontroll avseende inköp och upphandling av entreprenadtjänster vilken delvis säkerställer en tillräcklig intern kontroll. Detta mot bakgrund av bedömningarna av kontrollmålen ovan. Vi rekommenderar tekniska nämnden att: Fortsätta arbetet med framtagande av en förvaltningsspecifik rutinbeskrivning för upphandling. Upprätta riktlinjer och rutinbeskrivningar som omfattar inköpsprocessen. Se över möjligheten att inkludera även projektspecifika avtal i avtalskatalogen alternativt upprätta en separat avtalskatalog för projektspecifika och direktupphandlade avtal för att möjliggöra en bättre internkontroll ur ett uppföljningsperspektiv. Säkerställa att rutiner för löpande uppföljning tas fram och att strukturerad kontroll och uppföljning av ramavtal genomförs Carin Hultgren Uppdragsledare Ebba Lind Projektledare December av 16