Rutin hantering av öppna jämförelser

Transkript

1 Ansvarig för rutin Avdelningschef Kvalitet och administration Upprättad (av vem och datum) Magdalena Patriksson, utvecklingsledare, Beslutad (av vem och datum) Socialförvaltningens ledningsgrupp, Reviderad (av vem och datum) Process Giltig till och med Rutin hantering av öppna jämförelser

2 1 Inledning SOSFS 2011:9 5 kap 2 säger Vårdgivare eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska utöva egenkontroll. Egenkontrollen ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska kunna säkra verksamhetens kvalitet. I samma paragraf nämns att resultat från öppna jämförelser är ett sätt att utöva egenkontroll. 1.1 Definitioner av begrepp Öppna jämförelser Socialstyrelsen genomför tillsammans med samarbetspartners årligen ett antal öppna jämförelser som berör socialförvaltningens verksamheter. De öppna jämförelserna ger kommunen en möjlighet att jämföra sin verksamhet med övriga kommuner i Sverige. Jämförelserna består av såväl egenrapportering, brukarundersökningar och statistik från olika databaser. 1.2 Syfte Syftet med rutinen är att säkerställa att resultat från öppna jämförelser kommer verksamheten och andra intressenter till godo. Rutinen ska även tydliggöra arbetssätt och ansvar i förhållande till öppna jämförelser. Rutinen kan, i sin helhet eller delar, med fördel även användas på andra liknande typer av jämförelser och undersökningar. 1.3 Mål Målet med rutinen är att resultatet från öppna jämförelser används för att planera, utveckla och förbättra förvaltningens verksamhet och kvalitet. 2 Vem Rutinen gäller för chefer samt medarbetare på Avdelningen för kvalitet och administration Sid 1

3 3 Hur Socialförvaltningen deltar varje år i de öppna jämförelser som Socialstyrelsen genomför tillsammans med SKL, FAMNA och Vårdföretagarna. Socialförvaltningens arbete med Öppna jämförelser följer den process som beskrivs i Analyshandboken som SKL tagit fram. Analyshandboken finns att ladda ner på SKL:s webbplats. 3.1 Kontaktperson för öppna jämförelser Socialförvaltningen har utsett en ansvarig kontaktperson för öppna jämförelser. Denna person ska ha mandat och ett tydligt uppdrag från förvaltningsledningen att leda och styra arbetsprocessen kring öppna jämförelser. Kontaktperson ska anmälas till SKL och till Socialstyrelsen. 3.2 Förberedelser Årsplanering av öppna jämförelser Kontaktpersonen ansvarar för att göra en årsplanering för arbetet med öppna jämförelser. Planeringen ska innehålla information om när de olika öppna jämförelserna infaller under året (inrapportering och publicering) vilka personer som ansvarar för att lämna uppgifter i respektive jämförelse planering av det interna arbetet med öppna jämförelser under året (analysarbete, förbättringsförslag, uppföljning av förbättringar, kommunikation av resultat etc) Sid 2

4 3.2.2 Kvalitetssäkra data inför inrapportering Resultaten i Öppna jämförelser består till viss del av uppgifter som kommunerna själva rapporterar in via enkäter och olika nationella register. Det är viktigt att de data som rapporteras in är kvalitetssäkrade. Kontaktpersonen ansvarar för att kontrollera lista över uppgiftslämnare kalla till gemensam träff med uppgiftslämnare för att ge information om årsplanering ta emot aktuella enkäter delge uppgiftslämnare enkäter samla in ifyllda enkäter från uppgiftslämnare stämma av lämnade svar med ansvarig avdelningschef besvara enkäter och leverera svar till Socialstyrelsen diarieföra svar på enkäter Förbereda mottagandet av resultat och kommunikation av resultat Innan resultaten i Öppna jämförelser publiceras har kommunerna en möjlighet att ta del av resultaten. Kontaktpersonen ansvarar för att i god tid samla en intern analysgrupp i samband med att kommunen får tillgång till resultaten. Analysgruppen ansvarar för att skapa en överblicksbild av resultatet. Analysgruppen ska identifiera extrema värden i resultaten notera eventuella skillnader i resultatet i förhållande till tidigare år reflektera över hur relevanta resultaten är dvs har förbättringar gjorts i verksamheterna som ännu inte syns i resultaten ringa in tänkbara frågor och reaktioner som man kan förvänta sig från media och/eller allmänhet förbereda svar på de tänkbara frågorna överlämna svaren till de personer som kan behöva underlag/uppgifter för att kunna möta media och/eller allmänhet Analysgruppens arbete ska vara färdigt och dokumenterat tills dess att resultaten från den aktuella öppna jämförelsen publiceras. Sid 3

5 3.3 Initial analys och prioritering av indikatorer När resultaten från öppna jämförelser publiceras ska resultatet för Tjörns kommun analyseras och sammanställas. Genom att göra en initial analys av resultatet kan en lista på indikatorer med möjlig förbättringspotential skapas Med vilka ska vi jämföra våra resultat Kommunens resultat ska jämföras med rikets resultat samt resultatet för Västra Götaland där så är möjligt. I de fall som det är möjligt att göra jämförelser bakåt i tiden är det önskvärt att detta görs. Eftersom Tjörns kommun har samarbete med andra kommuner i vår närhet inom SOLTAK bör resultaten även jämföras med dessa där det är möjligt Initial analys och sammanställning av resultat Kontaktpersonen ansvara för att sammankalla en intern analysgrupp med kunskap kring verksamheten som berörs i den aktuella jämförelsen. Den initiala analysen första del är en jämförelse av kommunens resultat med andras resultat utifrån följande punkter jämförelser över tid både utifrån absolut och relativ förändring jämförelser med andra kommuner (se rubrik 3.3.1) Den initiala analysens andra del består av en prioritering av indikatorer för fördjupad analys. Prioriteringen görs utifrån nedanstående punkter Steg 1. Se till helheten - Har kommunen formulerat resultat brukarorienterade mål för verksamheten? - Hur relaterar indikatorerna till kommunens målsättningar och övergripande prioriteringar? - Vilka av dessa indikatorer är relevanta för att förbättra verksamheten? Steg 2. Få övergripande förståelse för indikatorerna valda i steg 1 Vilka av dessa indikatorer är - tillförlitliga dvs har indata kvalitetssäkrats? - aktuella dvs har förbättringar gjorts som ännu inte syns - intressanta utifrån kommunens sammantagna perspektiv. Den initiala analysen resulterar i en sammanställning av resultatet i jämförelsen samt en lista över de indikatorer som analysgruppen rekommenderar att man gör en fördjupad analys av. Sid 4

6 3.4 Fördjupad analys Utifrån den sammanställning som görs i den initiala analysen fattar förvaltningsledningen beslut om vilka av de föreslagna indikatorerna som man ska göra en fördjupad analys av. Den fördjupade analysen innebär kunskap om prioriterade indikatorer identifiera vad som påverkar resultaten för indikatorerna ta fram förslag om eventuella förbättringsområden Kontaktpersonen sammankallar en analysgrupp som gör den fördjupade analysen Tre typer av indikatorer I öppna jämförelser används tre olika typer av indikatorer; resultat-, process och strukturindikator. Beroende på vilken typ av indikator det är, krävs olika insatser i verksamheterna för att påverka indikatorns resultat. Det är därför viktigt att veta vilken typ av indikator det är man har att arbeta med. Det är också viktigt att få koll på hur indikatorerna är konstruerade och vilka datakällor de bygger på. På Socialstyrelsens webbplats kan man söka i indikatorbiblioteket för att få mer kunskap om specifika indikatorer (socialstyrelsen.se/indikatorer). Resultatindikatorer Resultatindikatorer speglar resultat och effekter ur ett brukarperspektiv. Om man förbättrar en resultatindikator så förbättras verksamheten för brukaren. För att kunna göra detta kan det handla om att förutsättningar och processer för verksamheten behöver förbättras. En resultatindikator kan påverkas av både process- och strukturindikatorer. Processindikatorer Processindikatorer speglar det som görs, dvs när var och hur. Exempel på processindikatorer är väntetid till boende och om brukarundersökningar används för verksamhetsutveckling, För att förbättra värdet på en processindikator måste verksamheten förändra vad som görs och förutsättningarna för en verksamhet kan behöva förändras. Värdet på en processindikator kan påverkas av strukturindikatorer. Strukturindikatorer Strukturindikatorer speglar förutsättningarna för en verksamhet som t ex hur vi samverkar med andra, vilka rutiner som finns eller vilken information som finns på webbplatsen. För att förbättra en strukturindikator behöver förutsättningarna för en verksamhet förändras. Detta betyder nödvändigtvis inte att resultatet för verksamheten förbättras. Sid 5

7 3.4.2 Få kunskap om prioriterade indikatorer I detta steg av analysen ska analysgruppen svara på följande frågor Vilken typ av indikator är det? Vilka effekter kan vi förvänta oss i verksamheten om resultatet på indikatorn förbättras? Hur är indikatorn konstruerad? Vilka uppgiftskällor bygger indikatorn på? Vilka felkällor måste beaktas? Under vilken tidsperiod skedde datainsamlingen? Identifiera vad som påverkar resultaten för indikatorerna I detta steg av analysen ska analysgruppen söka svar på följande frågor Vilka bakomliggande orsaker påverkar indikatorns resultat? Indirekt eller direkt Finns det andra indikatorer inom ÖJ som påverkar resultatet? Hur kan kommunen på egen hand påverka resultatet? Hur kan kommunen tillsammans med andra påverka resultatet? Kan indikatorn brytas ner på olika undergrupper som till exempel kön eller olika enheter/verksamheter inom kommunen? Finns det skillnader mellan olika undergrupper inom kommunen och hur ser spridningen ut i så fall? Ta fram förslag om förbättringsområden Innan förslag på förbättringsområden tas fram är det viktigt att säkerställa att den fördjupade analysen har gett all nödvändig information. Är kunskapen om de prioriterade indikatorerna tillräcklig? Är det tydligt vad som påverkar resultaten? Kan viktiga förbättringsområden identifieras med indikatorerna som utgångspunkt? Utifrån det underlag som tagits fram i den fördjupade analysen lämnar analysgruppen förslag på förbättringsområden. Förslagen på förbättringsområden ska dokumenteras enligt mallen för behovsbeskrivning som finns i Tjörns kommuns projektmodell. Sid 6

8 3.5 Beslut, genomförande och uppföljning av förbättringar Socialförvaltningens ledningsgrupp fattar utifrån analysgruppens förslag om förbättringsområden beslut om vilka förbättringsområden man ska gå vidare med. I de fall ledningsgruppen väljer att gå vidare ska det fortsatta arbetet följa den projektmodell som finns i Tjörns kommun. Nästa steg blir därmed att göra en behovsanalys enligt mall. Berörd avdelningschef ansvarar för att ta med resultatet från de öppna jämförelserna in i verksamhetsplaneringen. 3.6 Kommunikation kring resultat av öppna jämförelser Att informera och kommunicera om verksamhetens resultat i öppna jämförelser till såväl medarbetare som externa intressenter är viktigt för att skapa en hög kännedom och delaktighet. Det är också en viktig förutsättning för att resultaten används som en input i verksamhetsutvecklingen Kommunikation av resultat på intranät och APT:er Resultatet från de öppna jämförelserna ska kommuniceras till förvaltningens medarbetare via intranät och APT:er. Avdelningen för kvalitet och administration ansvarar för att ta fram ett presentationsmaterial som chefer kan använda när de presenterar resultaten i verksamheten. Förvaltningens chefer ansvarar för att informera om resultaten på arbetsplatsträffar (APT) utifrån centralt sammanställd presentation. Vid mötena ska man även diskutera tankar och synpunkter på och kring resultatet och vilka förbättringsmöjligheter som medarbetarna kan se. Webbredaktören tar tillsammans med berörd chef fram nyhet till intranät. Webbredaktören publicerar nyhet på intranätet. Avstämning om nyhet ska publiceras enbart på socialförvaltningens del av intranätet eller på den centrala delen ska ske med informationsavdelningen Kommunikation av resultat till politiker Avdelningen för kvalitet och administration ansvarar för att kommunicera resultatet på jämförelserna till politikerna. Politikerna ska få sammanställningar av de aktuella öppna jämförelserna i samband med bokslutsdialogen Kommunikation av resultat till externa intressenter Kommunikation av resultaten på öppna jämförelser till externa intressenter sker via pressmeddelanden samt nyheter och information på Tjörns kommuns webbplats. Webbredaktören tar tillsammans med berörd chef fram nyhet till extern webbplats. Avstämning med informationsavdelningen kring nyhet, eventuellt pressmeddelande samt publicering av resultat ska göras. Webbredaktören publicerar sammanställningen av resultatet tillsammans med kommentarer om resultatet på angiven plats på kommunens webbplats. Sid 7