Bakgrund till SMIL-projektet

Transkript

1 SMIL-projektet 2007

2 Bakgrund till SMIL-projektet Bakgrund SMIL är ett SLL-övergripande inköpsprogram som påbörjades i slutet av 2004 Målet med SMIL är att: Skapa förutsättningar för SLL att realisera kontinuerliga besparingar och förbättringar inom inköpsområdet SMIL = Smarta inköp inom landstinget 1

3 I den första fasen av projektet utformades en rekommendation för det fortsatta arbetet Fas 1 Fas 2 Fas 3 Idag Diagnosfas Identifiering och realisering av besparing Fortsatt förbättringsarbete Tid December 2004 Februari 2005 April 2005 Dec Aktiviteter Besvarade frågan Hur kan inköp/upphandlingar göras bättre så att landstinget sparar pengar? Arbete med ett antal utvalda inköpskategorier och identifiera besparingsåtgärder i 3 vågor (3 mån/våg) Utformning av långsiktigt arbetssätt för att säkerställa fortsatta besparingar Realisera identifierade besparingsåtgärder genom t.ex. Leverantörsdiskussioner Nya upphandlingar Etc. Skapande av faktabas för fortsatt arbete Utveckling av organisation Design av uppföljningsverktyg och relaterade processer 2

4 Ett antal faktorer ledde till att SLL beslutade sig för att undersöka potentialen i ett effektiviserat inköp Kraftiga besparingskrav ledde till att SLL bestämde sig för att undersöka Hur inköp/upphandlingar kan göras bättre så att landstinget sparar pengar? Huvudfrågeställningar 1. Hur genomförs inköp/upphandlingar idag i SLL? 2. Vilka är de huvudsakliga förbättringsområdena för SLL och hur mycket besparingspotential finns det? 3. Hur bör ett förändringsprogram utformas? Rekommendation Utformning av en inköpsvision och klara mål Design av ett inköpsnätverk med klara roller och arbetsfördelning Arbete med de fem inköpshävstängerna på varje sjukhus och på tvärs av sjukhusen Förstärkning av inköpskompetensen och kostnadsmedvetenheten inom hela organisationen Intensivt arbete med att följa upp inköpskostnader och verksamheten 3

5 En rekommendation var att skapa en inköpsvision för SLL Vår inköpsvision är att SLL skall arbeta med inköp på ett strategiskt sätt för att bidra till att säkerställa högkvalitativt och kostnadseffektivt arbete inom både sjukvårds- och trafikverksamheten Strategin för att uppnå denna vision baserar sig på ett 3-årigt förändringsprogram med fokus på att klargöra arbetsfördelningen centralt och lokalt, stärka inköps/upphandlings relaterad uppföljning samt säkerställa effektiva och mer koordinerade upphandlingar Vår konkreta målsättning är att under första året identifieras besparingar på SEK 200 miljoner genom gemensamt strategiskt inköpsarbete och därefter att inköpskostnaderna, justerat för aktivitetsnivå, inte skall stiga med mer än landstingets mål på 1 2% Källa: Teamanalys 4

6 Inköp utgör SEK ~27 miljarder av SLLs totala verksamhetskostnader på SEK ~49 miljarder SLLs verksamhetskostnader % =SEK 49 miljarder SLLs inköpskostnader 2003 SEK miljoner Köpt hälso- och sjukvård (BKV) 8,021 Lokal- och fastighetskostnader Lämnade bidrag 4 2 Köpt trafik (SL) Övriga kostnader* 4,250 7,389 Läkemedel till öppenvården** (BKV) 3,972 Personal Inköp Material och varor 2,427 Verksamhetsanknutna tjänster 1,145 Övriga primärtjänster 192 Total * Primärt olika typer av tjänster exkl. verksamhetsanknutna tjänster ** Primärt läkemedel till öppenvården, men innehåller även läkemedelskostnader för Danderyd (32), St. Eriks Ögonsjukhus (8) och Norrtälje sjukhus (8) Källa: SLL koncernredovisning; teamanalys 5

7 Projektets fokus utgör SEK 4,4 miljarder och enheterna är Karolinska Universitetssjukhuset, SLSO, Södersjukhuset och Danderyds sjukhus Inköpskostnader per enhet* SEK miljoner Karolinska* SLSO Södersjukhuset 412 Danderyds sjukhus 334 Totalt * Karolinska Solna (1141) samt Karolinska Huddinge (957); för Karolinska Huddinge ingår moms på SEK 173 miljoner Källa: Koncernredovisningen 6

8 1. De största kategorierna inom de 4 största sjukvårdsenheterna är läkemedel, vårdmateriel, inhyrd personal, labtjänster och telefoni/post SEK miljoner; 2003, exkl. MediCarrier Verksamhetsanknutna tjänster Sammanställningen nedan innehåller inköpskostnader för enheterna: SLSO, Karolinska, Danderyd och Södersjukhuset till ett totalt värde av: 4,2 miljarder exkl. MediCarrier Material och varor Tjänster ESTIMAT Läkemedel 531 Inhyrd personal 432 Laboratorietjänster 208 Vårdmateriel 517 Telefoni och postservice 153 Laboratoriemateriel 247 IT-tjänster 147 Röntgentjänster 115 Datamateriel 162 Transporter och frakter 98 Livsmedel 150 Tvättjänster 91 Vårdkonsultationstjänster 21 Inoperativa hjälpmedel Medicintekniskt materiel Konsulttjänster Rep./uh. datorutrustning Förbrukningsmateriel 92 Rep./uh. medicinteknik utr. 71 Operationstjänster 15 Kirurgimateriel 88 Tolkservice 35 Övriga verksamhetsanknutna tjänster* 92 Kontorsmateriel & blanketter PR, tryck, facklit, undervisningsmatriel Övrigt materiel* Övriga reparationer/ underhåll Övriga tjänster*** Övriga kostnader**** Totalt 451 miljoner Totalt miljoner Totalt miljoner Not: Respektive sjukhus egna konton har grupperats i 5, 15 och 12 gemensamma konton under respektive huvudkategori. Vissa kategorier finns bara på vissa sjukhus t.ex. röntgenmateriel * Inkluderar övriga vårdtjänster och steriltjänster Danderyd (25), övriga sjukvårdstjänster Karolinska Solna (29), psykologtjänster SLSO-Stockholm (9) etc. ** Inkluderar drivmedel, licenser, försöksdjur, kundförluster etc. *** Inkluderar administrativa tjänster, receptionstjänster, revisionskostnader, bevakning etc. **** Inkluderar vidarebefordrad kostnad (83) SLSO Södra Källa: Respektive sjukhus ekonomiavdelning; teamanalys 7

9 1. De största leverantörerna till Karolinska, Danderyd och Södersjukhuset är Apoteket och Sodexho för material samt Simonsen och KI för tjänster SEK miljoner; 2003, exkl. MediCarrier Sammanställningen nedan innehåller inköpskostnader för Karolinska, Danderyd och Södersjukhuset till ett totalt värde av 2,1 miljarder exkl. volymer från MediCarrier ESTIMAT Material och varor (exkl. MediCarrier) Tjänster Apoteket 453 Simonsen 77 Sodexho 72 Karolinska Institutet 31 Johnson & Johnson 49 Recepta Öst* 31 Medtronic 42 Manpower* 30 Roche Diagnostics 33 Sodexho 21 Boston Scientific 29 TietoEnator 21 Kronans Droghandel 23 Proffice Care* 20 Guidant 22 GE Medical Systems 19 Abbott 20 Siemens-Elema 17 Stockholms Produktion 16 Telenor 17 Dicamed 16 Posten 14 Stratec Medical 15 Wesam Care* 14 St. Jude Medical Sweden 14 Telia 13 Stryker 14 Anilita Sköterskor* 10 Gambro 14 System Health 9 Pharmacia 9 ISS Sverige 8 Medtronic Vingmed 8 GE Capital Equipment 7 Övriga 514 Övriga 342 Totalt miljoner Totalt 700 miljoner * Dessa leverantörer är betydligt mindre 2004 då man markant minskat användningen av inhyrd personal Källa: Danderyd Sjukhus ekonomiavdelning; Södersjukhusets ekonomiavdelning; Karolinska Sjukhusets ekonomiavdelning; teamanalys 8

10 1. Totalt täcker SLLUs ramavtal ca 54% av inköpskostnaderna INDIKATIV Kostnadsbas som SLLU adresserar SEK miljarder SLLUs ramavtal* SEK miljarder SLLUs ramavtalstäckning Procent Exempel på vad som inte täcks av SLLU avtal Tjänster (inkl. verksamhetsanknutna) 5,4 2,9 54 Reparation & underhåll (~150 MSEK) Bemanning (~250 MSEK) Transporter (~100 MSEK) Tvättjänster Karolinska (~50 MSEK) Material och varor 2,4 1,3 54 Läkemedel under 275,000 i årsvolym samt generiska läkemedel (~250 MSEK) Laboratoriematerial (~200 MSEK) Dialysmaterial Total 7,7 4,2 54 * Talen är estimerade från leverantörssiffror SLLU fått in vid upphandlingar och inte faktiska konsumtionssiffror från redovisningssystemet Källa: Koncernredovisning; SLLU; teamanalys 9

11 1. De flesta lokala enheterna inom SLL idag är goda administratörer men det finns stor förbättringspotential Generation 0: Administratör med brister Sviktande kompetens inom lag- och regelverk Organisation- och ansvarsfördelningsbrister Kostnadsmedvetenhet saknas SLL idag (2004) Generation 1: God administratör God kompetens inom lag och regelverk Rollen inom inköp är begränsad till ordermottagare och administratör Kostnadsmedvetenhet begränsad Generation 2: Förhandlare Grundläggande förhandlingskunskap i tillägg till hög kompetens inom lag och regelverk Inköp betraktas som service-funktion Kostnadsmedvetenheten begränsad till att säkra låga priser Generation 3: Konsoliderat inköp Goda strategiska kunskaper för att sänka kostnader inom alla inköpskategorier Arbetar aktivt med att förbättra förbrukning Hög kostnadsmedvetenhet i hela organisationen Generation 4: Tvärfunktionellt inköp i världsklass Inköp anses vara ett strategiskt centralt område som ger konkurrensfördel Integrerade kategoriteam arbetar fokuserat för att kontinuerligt sänka inköpskostnader Organisationen är känd för sitt kostnadsfokus och kompetens inom inköp Källa: McKinsey; teamanalys 10

12 1. Resultatet av ett antal brister är att det strategiska inköpstänkandet blir lågt i alla delar av organisationen Det är ingen som sammanställer en strategisk överblick idag Vilka är våra största inköpskategorier? Vilka är våra största leverantörer? Hur ser vår avtalstäckningsgrad ut? I vilken grad är det våra avtal? I vilken grad är det centrala avtal? Fakturerar våra leverantörer i enlighet med våra avtal? Vilka avdelningar är bra på att använda avtal och vilka är inte det? Vad händer med utvecklingen av inköpskostnader inom de olika avdelningarna på sjukhuset? Vilka är de inköpta produkter och tjänster som stigit mest i inköpskostnad de senaste åren och varför? Förändringar som krävs framöver Ökat samarbete mellan ekonomi-avdelnignar och inköpsavdelningar Fortsatt implementering av Logistics och utveckling från ett administrativt verktyg till att också fungera som uppföljnings verktyg (funktionaliteten finns men man har ännu inte hunnit börja använda den) Resurser avsätts till att arbeta med uppföljning och kartläggning Källa: Intervjuer; teamanalys 11

13 3. Viktiga principer för förändringsprogrammet Säkerställ en gemensam förståelse för den totala inköpssituationen Bred och lättförstålig kommunikation som vänder sig till alla anställda i SLL Involvera klinisk/teknisk ledning i tidigt stadium Aktivt stöd från högsta ledningen inom SLL samt respektive verksamhet Involvering av sjukhusledningen på varje sjukhus genom styrgrupp Avsätt rätt mängd resurser och rätt kompetens till projektet Identifiera nyckelpersoner och skapa en attraktiv roll för dem i projektet Leverera snabba resultat och gör dem synliga inom organisationen Realisera och kommunicera faktiska besparingar inom 3 månader från kategoriarbete och individuellt arbete Påbörja effektiviseringen av MediCarrier omgående för att sända signal till alla sjukhus Säkerställ att besparingar krediterats till de involverade parter som gjort besparingarna Säkerställ att budgetar inte justeras innan realisering och att budgetar justeras efter hur mycket som faktiskt besparats per sjukhus och avdelning (ej allmänna påslag) Källa: Teamanalys 12

14 1.3 Dagens upphandlingsprocess hos SLLU kan särskilt stärkas i de två strategiska delarna av processen för att säkerställa bra ramavtal Strategiskt fokus Förberedelse Utlysning Utvärdering Beslut Uppföljning Tid Aktiviteter 1 dag 1.5 år 5-16 veckor 5 dagar-9 månad 1-5 dagar Kontinuerlig Utarbeta upphandlingsstrategi: Typ av upphandling Analys av marknaden, scenarier etc Utarbeta kravspecifikation Formulera och specificera krav som blir lätta för anbudsgivaren att förstå Utarbeta anbudsförfrågan: Tydliga utvärderingskriterier Utarbeta avtalsförslag Fastställning av strategi (Styrelseinformation i fall BKV) (MBL paragraf. 19 ) Annonsera: I LF-databas, EU, Anbudsjournalen, andra Ibland facktidningar och tidningar Utskick till anbudsgivare: Tillgängligt elektronisk, ibland skickar SLLU fysiskt Frågor under anbudstiden besvaras via mail eller post Mottag och anbudsöppning Stämplas på alla ark i alla anbud Kvalificering Se över teknisk förmåga Checka ekonomisk stabilitet, kreditupplysning, årsredovisning Kontrollera och registrera att alla krav är uppfyllda Utvärdera buden med hjälp av färdigställda kriterier Referenstagning Skicka , ringa alla referenser Ev. förhandling Möte anbudsgivare samt beställare och andra Skriva förhandlingsprotokoll Skriva förslag till beslut Ge info till fackliga organisationer (MBL paragraf 39) Skriva tilldelningsbeslut Informera alla anbudsgivare om beslut Skicka avtal till antagna leverantörer och se till att SLL skriver under Skicka brev till berörda användare och lägga ut på nätet Arkivera Meddela EU via Allego Uppföljning Skicka enkäter till användare och leverantörer Möten med beställare/leverantörer Ta in information/ statistik från leverantörer Kontakter i kommersiella frågor Se över avtal och ev förändringar Se över avtal som inte följs Utvärdering/feedback Enkät till uppdragsgivare / beställare och ev anbudsgivare Involverade Styrgrupp beställare och ledningen i SLLU Projektgrupp Upphandlare Beställare Upphandlare Projektgrupp Registrator Upphandlare Projektgrupp Referensgrupp Specialister Upphandlare BKV Upphandlare Beställare Referensgrupper Jurist Förbättringspotential Undersökning av leverantörsmarknaden Kartläggning av SLLs behov Arbete med olika hävstänger standardisering genom referensgrupper etc. Planera och utforma utvärderingen bättre Bättre utnyttja LOU för att förhandla när det är möjligt Förbättra uppföljning/ rapportering dels internt och dels till leverantörer Källa: SLLU; intervjuer; teamanalys 13

15 Det finns ofta mycket outnyttjad potential inom sjukvårdsinköp Förbättringsområden inom inköp Prisharmonisering och anbudsprocess Typisk situation Enskilda avdelningar betalar upp till 30% mer för samma produkter jämfört med andra sjukhus Relativt lite energi läggs på att genomföra prisjämförelser Standardisering Det är vanligt med (dyr) överspecificering inom sjukhusen Det finns ofta stora standardiseringsmöjligheter Nyckelområden för bra inköp Konsolidering till få leverantörer Ofta används olika leverantörer för liknande produkter Avtalslojalitet Många avdelningar förlorar pengar genom att inte använda existerande avtal Bättre avtal ger både bättre pris och enklare inköpsrutiner Volymkontroll Stor potential, kräver dock mycket arbete och involvering av avdelningarna Ändrat förbrukningsmönster kan innebära stor besparingspotential inom förbrukningsvaror 14

16 Exempel på förbättringspotential: Prisharmoni Inköpshävstänger Prisharmonisering och anbudsprocess Exempel: Dialysprodukter från Leverantör 1 Blodslang BL 201 B % 380 Standardisering Danderyd Karolinska Nyckelområden för bra inköp Konsolidering till få leverantörer Blodslang BL 207 B Avtalslojalitet % Volymkontroll Danderyd Karolinska Källa: Intervjuer; teamanalys 15

17 Exempel på förbättringspotential: Standardisering Inköpshävstänger Prisharmonisering och anbudsprocess Operationshandske Puderfri standard steril Inköpspris SEK Standardisering Lev1 Puderfri ophandske, texturerad yta 5.8 Nyckelområden för bra inköp Konsolidering till få leverantörer Lev 2 ophandske, pf, hydrogelbelagd, latex, ofärg 10.8 Avtalslojalitet Lev 3 Ophandske, puderfri, latex 8.0 Volymkontroll * Dell Latitude D400 ** Fujitsu Siemens 16

18 Exempel på förbättringspotential: Leverantörskonsolidering Inköpshävstänger Prisharmonisering och anbudsprocess Karolinska Huddinge Kontorsmateriel Leverantör Lyreco 1.5 Standardisering Suppliers Team Parajett Nyckelområden för bra inköp Konsolidering till få leverantörer Nässjö-tryckeri Stil Offset Totalt ~310 leverantörer Strålfors 0.2 Avtalslojalitet Secure Partner 0.2 Övriga 3.3 Volymkontroll Totalt 8,3 Källa: Intervjuer; teamanalys 17

19 2. Exempel på förbättringspotential: Läkare förskriver en stor mängd ickeupphandlade preparat trots att det finns upphandlade likvärdiga alternativ Prisharmonisering och anbudsprocess Standardisering Följsamhet mot upphandlade läkemedel Besparingspotential genom inköp av upphandlat taxan SEK miljoner 6,5 SEK 4,4 miljoner Nyckelområden för bra inköp Konsolidering till få leverantörer 2,1 Avtalslojalitet Extrapolerat årligt inköp av ej upphandlat läkemedel Kostnad för motsvarande mängd upphandlad substans Volymkontroll 18

20 Efter skriverier om att stora mängder läkemedel slängs har en undersökning gjorts för att utreda besparingspotentialen i att minska läkemedelsavfallet Inköpshävstänger Prisharmonisering och anbudsprocess Artikel från Svenska Dagbladet 4 augusti 2004 Standardisering Nyckelområden för bra inköp Konsolidering till få leverantörer Avtalslojalitet Volymkontroll Källa: Svenska Dagbladet 19

21 Vi har nu lanserat den andra fasen som består av tre vågor Idag Fas 1 Fas 2 Fas 3 Diagnosfas Identifiering och realisering av besparing Fortsatt förbättringsarbete Tid December 2004 Februari 2005 April 2005 December Aktiviteter Besvarade frågan Hur kan inköp/upphandlingar göras bättre så att landstinget sparar pengar? Arbete med ett antal utvalda inköpskategorier och identifiera besparingsåtgärder i 3 vågor (3 mån/våg) Utformning av långsiktigt arbetssätt för att säkerställa fortsatta besparingar Realisera identifierade besparingsåtgärder genom t.ex. Leverantörsdiskussioner Nya upphandlingar Etc. Skapande av faktabas för fortsatt arbete Utveckling av organisation Design av uppföljningsverktyg och relaterade processer Driva kompetensutvecklingsprogram 20

22 SMIL-projektet har följande styrning Styrgrupp Deltagare Sören Olofsson (SLL) Helena Holmstedt (SLL) Göran Stiernstedt (SLL) Monika Kraft (SLL) Ulf Jacobsson (SLL) Per Dahlgren (SLLU) Cecilia Schelin Seidegård (Karolinska) Carola Lemne (Danderyds sjukhus) Christina Söderholm (Södersjukhuset) Mikael Ohrling (SLSO) Per Wester (MediCarrier) Pilotgrupper Projektgrupp Läkemedel IT-tjänster & datamateriel Sjukvårdsmateriel Tekniska hjälpmedel Projektledare (Per Dahlgren Biträdande projektledare Catarina Bergvall) Respektive inköpschef Pilotledare för varje pilot SLSO Karolinska Södersjukhuset Danderyd Respektive inköpsavdelning med dess anställda samt vårdpersonal (läkare, sjuksköterskor etc.) Övriga 21

23 För att möta SMIL-projektets övergripande målsättning krävs dels att realisera kortsiktiga besparingar och att organisationens kompetens utvecklas SMIL-projektets övergripande målsättning Skapa förutsättningar för SLL att realisera kontinuerliga besparingar och förbättringar inom inköpsområden Realisera kortsiktiga besparingar och bygg kompetens genom pilotkategoriarbete i Våg 1-3 Stärk inköpskompetens och kultur tvärs organisation erna 22

24 Valet av pilotkategorier har baserats på analys av ett stort antal kategorier SEK miljoner; 2003 Inköpskategorier exkl. MediCarrier inköp Läkemedel (inkl. blod) 546 Röntgentjänster 115 Sjukvårdsinköp % = SEK miljoner* Danderyds sjukhus Södersjukhuset 8 9 Inhyrd personal Tekniska hjälpmedel Laboratoriemateriel Laboratorietjänster Vårdmateriel 432** Kirurgimateriel (ink. anestesi) Transporter och frakter Övriga verksamhetsanknutna tjänster Förbrukningsinventarier och materiel Tvättjänster Karolinska Datamateriel 162 Konsulttjänster 89 SLSO 35 Telefoni och postservice Livsmedel Rep./uh. datorutrustning Rep./uh. medicinteknik utr IT-tjänster 147 Inkontinensmateriel 52*** Inoperativa hjälpmedel 137 Övrigt**** 604 Medicintekniskt materiel (inkl. röntgenmateriel) 127 Totalt * Exklusive momspost på SEK 173 miljoner (Huddinge) samt differens gentemot internredovisningssystemet (SEK 28 miljoner) ** SEK 109 miljoner 2004 *** SEK 160 miljoner upphandlat av SLLU 2003 **** Vårdkonsultations- och operationstjänster (36), Kontorsmateriel (39), Info, PR, tryck och undervisningsmateriel (33), Övrigt materiel (27), Tolkservice (35) etc. Källa: Respektive sjukhus ekonomiavdelning; teamanalys 23

25 Fyra kategorier identifierades som piloter för våg 1 INDIKATIV Stor besparing Liten besparing Piloter våg 1 Genomförbarhet Svårt Enkelt Inkontinensmateriel Transporter Tele & Post och frakter Labmateriel Inhyrd personal Inoperativa hjälpmedel Förbrukningsmateriel Sjukvårdsmateriel Läkemedel Medicintek. utrustning & rep. & uh. Nutrition IT-tjänster/ Datamateriel/ Rep. & uh. datorutrustning Tekniska hjälpmedel Diabetes I sjukvårdsmaterial ingår Handskar Stentar Suturer Dialysmaterial Lab- och röntgentjänster <10% 10% >10% Storlek på besparing 24

26 Varje pilot arbetar med ett antal initiativ Läkemedel Genomförande av leverantörsdiskussioner Upphandling av preparat som ej tidigare upphandlats Minska tablett avfallet Ökad följsamhet mot upphandlade preparat IT Insourca upphandling från Kommentus Följsamhet till PC specifikation Enhetligt pris för PC-standardmodeller Standardisera konsultinköp Konsolidera volymer i en upphandling Tekniska hjälpmedel Hjälpmedelsenheten Prisharmonisering inom ortopeditjänster Säkerställ hörapparat upphandlingen Hjälpmedel Stockholm SLL Upphandling tar över HI upphandlingar Genomför leverantörsdiskussioner Rekond & Service Standardisera modellval av rollatorer Vårdmateriel Suturer Reducera antalet leverantörer i ny upphandling Inför krav på att testprodukter är gratis Handskar Ny upphandling med en klar inköpsstrategi Stentar Gemensam ny upphandling som Prisharmoniserar till lägsta nuvarande pris Konsoliderar volymerna för upphandlingen Dialys Gemensam ny upphandling som Prisharmoniserar till lägsta nuvarande pris Konsoliderar volymerna för upphandlingen 25

27 I kartläggningsarbetet av pilotkategorierna i våg 1 har en total potential på över SEK 100 miljoner identifierats SEK miljoner INDIKATIV Total identifierad besparing motsvarar 10 15%, eller 9 14% efter implementerings marginal 1. IT 2. Läkemedel 3. Tekniska för slutenvård Hjälpmedel Övrigt* Totalt 4. Vårdmateriel Implementerings marginal (20%) Totalt * Inhyrd personal, etc. Källa: Teamanalys 26

28 Ett antal kategorier har identifierats som kandidater till pilotkategorier i våg 2och 3 Stor besparing Liten besparing Genomförbarhet Svårt Enkelt Tele & Post Inkontinens-materiel Resetjänster Sjukvårdsmateriel Laboratoriemateriel Livsmedel Inhyrd personal Transporter och frakter Kontorsmaterial Inoperativa hjälpmedel Förbrukningsmateriel Medicintek. utrustning & service Nutrition Diabetes Föreslagna kandidater för omedelbar lansering i våg 2 Potentiella ytterligare kandidater i våg 2 Lab- och röntgentjänster Gaser <10% 10% >10% Storlek på besparing Källa: Teamanalys 27

29 Arbetet enligt plan i kategorierna adresserade i våg 2 och 3 Huvudaktiviteter Telefoni Medicinteknik Operationsartiklar Intraokuläralinser Nutrition Sprutor/kanyler MR kameror Kartläggning av kostnadsstruktur färdig Upphandling pågår Förvaltningsorganisation under utveckling Kategoriarbetet indelat i tre undergrupper Pilotteam kartlägger maskinpark samt servicestruktur. Insamling av leverantörsdata. Genomföra upphandling av MR kameror Mikael Gårdebäck verifierad som pilotledare Leverantörsdata insamlad Tester genomförda Upphandling genomförs Leverantörsdata insamlad SLL driven pilot Pilotledare utsedd Leverantörsdata insamlad SLL driven pilot. Upphandling genomförs Pilotledare utsedd Leverantörsdata insamlad SLL driven pilot. Upphandling genomförs Samordning mellan sjukhusen Karolinska genomför gemensam upphandling Utvärdering pågår 28

30 Arbetet enligt plan i kategorierna adresserade i våg 2 och 3 (forts Huvudaktiviteter Resetjänster Gaser/gasbland ningar Urologi/endosk opi Analys av kostnadsstruktur färdig Upphandling förbereds Samverkan med Travel management Analysarbete genomfört Samverkan inleds med Locum Upphandling avvaktas Leverantördata insamlad Upphandling genomförs 29

31 Kartläggningsarbetet i våg 1 och 2 har per idag resulterat i identifierade potentiella besparingar på mellan SEK 125 och 205 miljoner SEK miljoner GROVA UPPSKATTNINGAR ,5 1, IT 2. Tekn. 3. Läkem. 4. Vårdmateriel Övrigt** Totalt 5. Med. 6. Tele-foni 7. Op. hjälpm. för slutenvård våg 1 teknik artiklar 8. Intraokulära linser 9. Nutrition Totalt våg 2 Totalt våg 1 och 2 Impl. marginal (20%) Totalt Kostnadsbas 679* 306** * , *** * ,915 1,915 Besparing Procent Våg 1 Våg Totalt kostnadsbas SEK ~5,0 miljarder, varav 38% adresserad hittills 30

32 Våg 1 Uppföljning och realiseringsarbete från våg 1 och 2 Realiserad potential Total potential Kvarstående arbete Projektledaransvar Pilotledare Handskar 2,9 2,0 Upphandlingen avslutad Margareta Anna Ersson Eriksson. Dialys 3,6 2,1 Upphandlingen avslutad Catarina B. Mikael Wickström Suturer 3,2 6,8 Förlängd 1 år Per D. Ann-Cathrine Samfors Stentar 10,9 6,2 Upphandlingen avslutad Catarina B. Anna Ersson/ Bo Lindvall IT Hårdvara Service Licenser 80 0, Följ upp upphandling av hårdvara Följa upp implementering av riktlinjer Fortsätta tjänstekartläggning Förhandla nya licensavtal Läkemedel 4,2 4,0-16,0 Ursprungliga projektet avslutat Ny upphandling pågår Per D. Catarina B. Björn Broman Kim Kimreus CL/BR/BN/MB Tekniska hjälpmedel 23,5 3,1 30,5 13,9-16,9 Följ upp hörapparatanvändning Tag över upphandlingar Catarina B. Bengt Haglund HR, SLL Upphandling HJMS upphandlade Våg 2/3 Medicinteknik 132,3 1, Implementera och följ upp ny process för samordande Per D. Mikael Wickström/ Göran upphandlingar Stiernstedt Analysera/omförhandla serviceavtal Lars Carlsson Telefoni 38 18,4 38,9 Upphandling avslutad Per D. Anne Servning/ Staffan 18,1 Edberg Op. Artiklar 0 1,3 Tester genomförda Margareta Michael Gårdebäck SLL kategorier Projektet avslutat Eriksson Intraokulära linser 5,0 1,6-2,1 Upphandlingen avslutad M Eriksson Ann-Marie Dellner Urologi - endoskopi 6,9 3,0 Nykomponerad upphandling M Eriksson Lise-Lott Littunen Sprutor/kanyler/anestesi 2,5 2,0 Nykomponerad upphandling M Eriksson Lise-Lott-Littunen Total 71,9 204,2 160,7 256,0 31

33 Aktivitetsuppföljning: Handskar Årliga besparingar, SEK miljoner UPPSKATTNINGAR Besparingsområde Aktiviteter Relaterad besparing Tidpunkt för realisering Ansvarig Utfört Begränsa antalet leverantörer i kommande upphandling Säkerställ att referensgruppen utökas med chefssjuksköterskor och läkare från ett antal avdelningar på samtliga sjukhus Säkerställ att det på genomförda referensgruppsmöten tas beslut om att begränsa antalet leverantörer per position Sept 2005 Okt 2005 Inköpschefer Anna Ersson Kontrollera att upphandling med leverantörsbegränsning slutförs Säkerställ att samtliga berörda avdelningar på alla sjukhus informeras personligen om resultatet av upphandlingen Kontrollera att generella prissänkningar på 8% uppnås Kontrollera fortsatt hög avtalslojalitet (med hjälp av Logistics eller statistik från leverantörer) ~2 Maj 2006 Maj 2006 Maj 2006 Halvårsvis from sept 2006 Anna Ersson Lise-Lott Littunen Inköpschefer/ Anna Ersson Lise-Lott Littunen Anna Ersson Lise-Lott Littunen Anna Ersson/ Inköpschefer Lise-Lott Littunen Beräknad verklig besparing 2,9 mkr. Ramavtalen fungerar bra Not: Samtliga besparingspotentialer utgår från att enheterna SLL Upphandling, Karolinska Solna, Karolinska Huddinge, Södersjukhuset, Danderyds sjukhus samt SLSO uppfyller aktiviteterna 32

34 Dialys: Summering av identifierad besparingspotential SEK miljoner ESTIMAT Låg Hög Besparingsaktiviteter Antaganden Krav för realisering Tid för realisering Realiseringsutmaning A. Prisharmonisera till lägsta nuvarande pris 1,0 Fresentius: SEK 0,5 miljoner identifierade varav ~0,4 redan realiserade då priserna på avtalet mellan Fresenius och Danderyd sänktes i mars samt att Solna handlar på Huddinges avtal Gambro: Samma besparing möjlig för Gambro som för Fresenius (SEK 0,5 miljoner) Diskussioner med Gambro och Fresenius* om att ändra priser i nuvarande avtal Start omgående B. Konsolidera volymer för upphandling 0,8 3% prissänkning på total kostnadsbas om SEK 25 miljoner Korrekt utformad upphandling Efter avslutad upphandling (maj 2006) Total kostnadsbas ca SEK 25 miljoner vilket motsvarar en besparing på 7% Total besparing 1,8 Totalt uppnådd besparing 3,6 mkr * Vissa av artiklarna är dyrare på Huddinges nuvarande avtal än på Solnas gamla avtal. Huddinges avtal borde ha de lägsta priserna Källa: Teamanalys 33

35 Aktivitetsuppföljning: Suturer Årliga besparingar, SEK miljoner Besparingsområde Reducera antalet leverantörer Aktiviteter Kontrollera att upphandling med leverantörsbegränsning slutförs Säkerställ att samtliga berörda avdelningar på alla sjukhus informeras om resultatet av upphandlingen Kontrollera att generella prissänkningar på 7% uppnås Kontrollera fortsatt hög avtalslojalitet (med hjälp av Logistics eller statistik från leverantörer) Relaterad besparing 3,2 Tidpunkt för realisering Dec 2005 Feb 2006 Nov 2005 Halvårsvis from juni 2006 UPPSKATTNINGAR Ansvarig Anne-Cathrine Samfors Inköpschefer/ Anne-Cathrine Samfors Anne-Cathrine Samfors Anne-Cathrine Samfors Utfört X Införa krav på att tester av nya produkter ska vara gratis Säkerställ att riktlinjer för tester av nya produkter utformas i samarbete med vårdpersonal på varje sjukhus operationsavdelningar (riktlinjerna ska syfta till att testerna ska ske gratis och under kontrollerade former) 3,6 Feb/mar2005 Respektive inköpschef Kontrollera att riktlinjerna följs på samtliga sjukhus Halvårsvis from juni 2006 Respektive inköpschef x Inbjudan till Braun Medical för diskussion om marknadsföring av upphandlade suturer Jan 2006 AC Samfors Beräknad verklig besparing 3,2 mkr Not: Samtliga besparingspotentialer utgår från att enheterna SLL Upphandling, Karolinska Solna, Karolinska Huddinge, Södersjukhuset, Danderyds sjukhus samt SLSO uppfyller aktiviteterna 34

36 Aktivitetsuppföljning: Stentar Årliga besparingar, SEK miljoner UPPSKATTNINGAR Besparingsområde Prisharmonisera till lägsta nuvarande pris Aktiviteter Säkerställ att prisdiskussioner med sex leverantörer har skett (Boston Scientific, Johnson&Johnson, Guidant, Cook, Abbott Vascular, St Jude) Kontrollera att alla sjukhus köper till lägsta nuvarande SLL-pris Relaterad besparing 2-3 Tidpunkt för realisering Okt 2005 Nov 2005 Ansvarig Anna Ersson/ Bo Lindvall/ Mikael Wickström Anna Ersson/ Lisbeth Backman Utfört Konsolidera volymer för upphandling Säkerställ resurser till tre nya gemensamma upphandlingar Koronar angio Perifer angio Endoskopi/ERCP Feb 2006 Catharina Bergvall/ Mikael Wickström Kontrollera att tre gemensamma upphandlingar påbörjas och att överläkare från alla sjukhus är med i referensgruppsarbete Säkerställ att koronar angio-gruppen enas om ett sätt att upphandla Feb 2006 Feb 2006 Anna Ersson/Lisbeth Backman Anna Ersson/Lisbeth Backman Kontrollera att gemensam upphandling är avslutad och att priserna i genomsnitt är 5% lägre än idag 4,3 Juli 2006 Anna Ersson/ Lisbeth Backman Säkerställ att diskussioner med upphandlade leverantörer kring prissänkningar samt införande av nya produkter på avtal sker gemensamt och under kontrollerade former med representanter från läkarkåren 2 ggr/år för Perifer angio Endoskopi/ERCP Kontrollera att alla sjukhus följer avtalen och handlar till lägsta SLL-pris Halvårsvis from jan 2007 Kvartalsvis from okt 2006 Anna Ersson/Lisbeth Backman Total besparing ca 10,9 mkr Debatt i dagspressen Anna Ersson/Lisbeth Backman/inköpschefer Not: Samtliga besparingspotentialer utgår från att enheterna SLL Upphandling, Karolinska Solna, Karolinska Huddinge, Södersjukhuset och Danderyds sjukhus uppfyller aktiviteterna x x 35