Kallelse med föredragningslista

Transkript

1 Tomelilla kommun Kultur- och fritidsnämnden Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: Tisdagen den 8 januari 2019 kl Plats: Svea Hund i kommunhuset Kallelse med föredragningslista Ärenden Diarienr 1 Val av justerare och tidpunkt för justering 2 Ändringar i föredragningslistan 3 Dialoger och informationsärenden /2 4 Informationsärende - Revisionens 2018/56 uppföljningsgranskning av nämnder och bolag 5 Årshjul Studiedag/rundvandring i kommunhuset 7 Internbudget /57 8 Granskningav nämndens styrning, ledning, 2019/7 uppföljning och kontroll. 9 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 2019/ Sidnr Paul Hallgren (M) Ordförande Olof Hammar Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon Olof Hammar E-post: kommun@tomelilla.se 1

2 Tomelilia kommun Till: TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För kännedom Diarienr Kommunstyrelsen Familjenämnden Byggnadsnämnden Vård- och omsorgsnämnden Kultur- och fritidsnämnden österlenhem AB Kommunfullmäktige Uppföljningsgranskning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tomelilla kommun följt upp de granskningar som genomfördes under Resultatet av uppföljningen skickas till kommunstyrelsen och nämnderna för hantering och kännedom. För Tomelilla kommuns revisorer ^ Torsten Lind Ordförande 2

3 3

4 Uppföljningsgranskning Emmy Lundblad, EY Malin Lundberg, EY Building a better working world 4

5 Inledning Bakgrund Syfte Den kommunala revisionens uppdrag är reglerat i kommunallagen och praxis för revisionens verksamhet framgår av god revisionssed. Av god revisionssed framgår att revisionen regelbundet ska följa upp genomförda granskningsinsatser. Detta kan ske genom dialog med nämnd eller styrelse, eller som särskild granskningsinsats. Resultatet av uppföljningarna ligger även till grund för riskanalys inför kommande års revisionsplanering. Granskningens syfte är att bedöma om nämnder och styrelser har vidtagit tillräckliga åtgärder med anledning av rekommendationer i tidigare granskningar. Detta inkluderar även de åtgärder som nämnder och styrelser uppgett i sina svar till revisionen. Page2 Tomelilla Uppföljning

6 Granskning av kommunens aktivitetsansvar för ungdomar utanför gymnasieskola 2015 Sammanfattning Rekommendationer Syftet var ätt bedöma om familjenämnden säkerställer att det kommunala aktivitetsansvaret bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Granskningens sammanfattande bedömningen var att familjenämnden inte fullt ut hade säkerställtatt det kommunala aktivitetsansvaret bedrevs på ett ändamålsenligt sätt samt att den interna kontrollen inte var tillräcklig. Bedömningen grundades på att det bland annat saknades en tydlig ansvarsfördelning för arbetet med det kommunala aktivitetsansvaret. tydlig st med det ret. kommunala tillräcklig intern ommunens lar utanför irtering och i en del ar ändamålsenligt. PageS Tomelilla Uppföljning EV 6

7 Uppföljande iakttagelser och bedömning Iakttagelser Verksamheten för kommunens aktivitetsansvar (KAA) ligger numera under arbetsmarknadsenheten. Detta framgår även av kommunstyrelsens reglemente. Kommunstyrelsen har formulerat ett långsiktigt mål om att arbetslösheten för ungdomar mellan år ska minska. Till målet finns tre delmål för Arbetsmarknads- och näringslivsdelegationen återrapporterar till kommunstyrelsen tve gånger om året, och ska följa KAA. Vid kontakt upprättas en handlingsplan för ungdomen som även innefattar uppföljning och utvärdering av insatsen. Avdelningen uppger att man har en god översikt över ungdomar sysselsättning. När en ungdom registreras i systemet genomförs en kontroll så att registreringen är korrekt. Det finns rutiner som avser att leda till en förbättring av rapportering från skolorna. Det uppges dock att det krävs fortsatta insatser för att säkerställa en korrekt rapportering. Bedömning Vi bedömer att ansvar och styrning avseende det kommunala aktivitetsansvaret har tydliggjorts. Därutöver sker uppföljning av verksamheten på ett mer systematiskt sätt. Vi bedömer att det fortsatt finns anledning för familjenämnden och kommunstyrelsen att påtala vikten av att inrapportering från gymnasieskolorna fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Sammantaget bedömer vi att kommunstyrelsen beaktat flera av revisionens rekommendationer. Vidare bedömer vi att familjenämnden och kommunstyrelsen gemensamt bör verka föra att stärka inrapportering avseende elever. Page4 Tomelilla Uppföljning

8 Granskning av intern kontroll 2015 Sammanfattning Granskningen syftade till att bedöma om kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll av verksamheten var tillräcklig. Den sammanfattande bedömningen var att kommunstyrelsens, familjenämndens, vårdoch omsorgsnämnden samt kultur- och fritidsnämndens interna kontroll inte i alla delar var tillräcklig. Vidare bedömdes byggnadsnämndens interna kontroll inte var tillräcklig. Bedömningen grundades pé bland annat att byggnadsnämnden inte tagit fram en intern kontrollplan för vare sig år 2014 eller Rekommendationer Rekommendationer lämnades till kommunstyrelsen och samtliga nämnder baserat på COSO-modellens fem komponenter: o Kontrollmiljö o Riskbedömning o Kontrollmoment o Information och kommunikation o Uppföljning och utvärdering Se nästa sida för rekommendationer och bedömningar från 2015 års granskning samt iakttagelser från årets uppföljning. PageS Tomelilla Uppföljning

9 komponent mtrollmiljö skbedömning introtlmoment nämnd KS KoF:n FM Vo0:n BN KoF:n KS FN Vo0:n BN KS KoF:n FN Vo0:n 2015 Tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig r^t. r-ujililic--l<atiuiljucuuu-jiiii ^. u -L» Det finns grundläggande dokumentation för den interna kontrollen, såsom reglemente och internkontrollplaner Byggnadsnämnden har inte tagit fram en intern kontrollplan för vare sig år 2014 eller 2015 KoF:n har en dokumenterad riskbedömning KS och nämnder bör säkerställa att verksamheterna genomför riskbedömningar och att de används som underlag när de interna kontrollplanernas tas fram Riskbedömningarna bör vara dokumenterade och heltäckande KS och nämnderna bör säkerställa att samtliga kontrollmoment utformas som aktiviteter och att de har en tydlig koppling till genomförda riskbedömningar 1-^-. -.» Kommunfullmäktige antog i februari 2017 ett nytt reglemente för intern kontroll. Samtliga nämnder ska återrapportera uppföljningen av intern kontroll i januari till kommunstyrelsen. Reglementet tydliggör ansvarsfördelning och arbetsmoment Aterrapportering ska ske till fullmäktige i samband med årsredovisning. Detta skedde i mars Kommunstyrelsen har ej beslutat om intern kontrollplan för Vid mötet i april 2018 godkändes redovisningen av internkontroll 2017 och i tjänsteskrivelsen framgår att ett antal punkter föreslås stå kvar till Instruktionerna i reglementet har inte följts fullt ut avseende uppföljning och återrapportering. Samtliga nämnder följer den kommungemensamma mallen för riskanalys och intern kontrollplan. Riskbedömningen för stöd och lärande är ej i ifylld för Generellt varierar riskanalyserna i omfattning och hur riskbedömningarna har beräknats. l flertalet fall motsvarar riskanalysen den slutgiltiga kontrollplanen, samt att risker återanvänds från år till år. t vissa fall finns riskområdet inte med i riskanalysen men förekommer i internkontroll länen. Flertalet kontrollmoment består i att se över rutiner och motsvarande moment som bör ingå i verksamhetens ordinarie arbete. brmation & immunikation )pföljning & värdering BN KS KoF:n FN Vo0:n BN KS KoF:n FN Vo0:n BN l Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Ej tillämplig KS och nämnderna att vara mer involverade i det interna kontrollarbetet samt säkerställa att medarbetarna i högre grad involveras i det interna kontrollarbetet. Ej tillämplig KS och nämnderna bör i sina uppföljningar av den interna kontrollen i större utsträckning redogöra för resultatet av sina kontroller och analysera resultatet samt göra en samlad utvärdering av kontrollsystemet Ej tillämplig KS och nämnder tar del av riskanalyser och uppföljningar. Det framgår inte av styrdokument hur medarbetare eller nämnd ska delta i arbetet med framtagandet av riskanalys och intern kontrollplan. Enligt uppgift har kanslienhetens medarbetare tagit fram en riskanalys under APT. Det är dock oklart i vilken utsträckning övriga medarbetare och nämnder deltar i arbetet. Av reglementet framgår att en mall ska användas för uppföljning av intern kontroll. Denna har endast använts av kommunstyrelsen. Dock uppges att det pågår ett arbete med att få fram ett digitalt verksamhetssystem som underlättar vid kontroll och uppföljning. l kommunens årsredovisning för 2017 framgår att "den sammantagna bedömningen är att internkontrollen har bedrivits på ett adekvat sätt" 9

10 Uppföljande iakttagelser och bedömning Sammanfattande iakttagelser Reglementet tydliggör ansvarsfördelning och arbetsmoment för internkontrollarbetet. Det finns kommungemensamma mallar för internkontrollplaner, riskanalyser och uppföljning. Det finns dokumenterade riskanalyser och internkontrollplaner. Återrapportering har ej skett enligt reglementet. Familjenämnden beslutade om uppföljning för stöd och lärande i februari 2018, kommunstyrelsen beslutade om uppföljning i april Det saknas ett formellt beslut om internkontrollplan 2018 för kommunstyrelsen. Riskanalyserna varierar i omfattning och bedömning av risker. Flertalet risker återkommer samt att riskanalysen i flera fall motsvarar intemkontrollplanen. Det pågår ett arbete med att fe fram ett digitalt hjälpmedel för kontroll och uppföljning. Bedömn"ng Vi bedömer att reglementet och de kommungemensamma mallarna är tydliga. Vi bedömer att kommunen har utvecklat den interna kontrollen genom att införa riskanalyser. Vi bedömer att det är brist att reglementet inte följs fullt ut. Däri bland annat att kommunstyrelsen inte har beslutat om en internkontrollplan för Vi bedömer att kommunen ytterligare kan förbättra arbetet med riskanalyser och formulering av internkontrollplaner. Detta avser framförallt: Relevanta kontrollmoment Heltäckande riskanalyser Konsekventa riskbedömningar kommunstyrelsen lar tagit till sig av från Page7 Tomelitla Uppföljning

11 Granskning av kommunstyrelsens upphandlingsprocess 2015 Sammanfattning Rekommendationer Rekommendationer Syftet med granskningen som genomfördes 2015 var att granska kommunstyrelsens upphandlingsprocess utifrån bedömning av risk och väsentlighet. Den sammanfattande bedömningen var att kommunstyrelsens hantering av upphandlingar inte var helt ändamålsenlig. Bedömningen grundades på att befintliga styrdokument inte var tydliga. Stickprov visade att fel instans hade fattat beslut om tilldelning och avtal undertecknats av fel person. Kommunstyrelsen Upphandlingsdokument uppdateras för att leva upp till lagkrav som infördes Styrdokument avseende upphandlingsprocessen blir tydligare och sinsemellan överensstämmande. Ansvarsfördelningen i upphandlingsprocessen blir tydlig i alla delar.. Kommunstyrelsens reglemente och delegationsordning är överensstämmande.. Uppgiftsfördelningen mellan kommunstyrelse och arbetsutskottet respektive samhällsbyggnadsutskottet tydliggörs.. Delegationsordningen omfattar samtliga delegationsbeslut. Delegationsbeslut rapporteras separat till kommunstyrelsen, inte bara som en del av protokoll från arbetsutskottet. Kommunstyrelsen Upphandlingar utvärderas. Det tydliggörs vilka kunskapskrav som ställs på personal som hanterar upphandlingar och att personal som hanterar. upphandlingar har den utbildning som krävs för arbetsuppgifterna. Alla handlingar som rör en upphandling finns samlad i en akt. Avtal finns lättillgängliga för verifikation vid attest av faktura Alla avtal är skriftliga.. Ramavtal följs och att ramavtalsföljsamheten kontrolleras regelbundet. De nya riktlinjerna för kommunstyrelsens uppföljning av upphandlade projekt följs och stärks ytterligare avseende den ekonomiska uppföljningen. Den interna kontrollplanen för 2015 fullföljs. Page8 Tomelilla Uppföljning

12 Uppföljande iakttagelser och bedömning Iakttagelser Styrdokument har reviderats i enligt med rekommendationerna och är nu tydliga avseende terminologi. Det saknas dock hänvisning till tillämpningsanvisningar. l tillämpningsanvisningen framgår att upphandlingsverksamheten ska följas upp årligen. Detta framgår ej av inköps- och upphandlingsreglementet. Av tillämpningsanvisning framgår att samtliga upphandlingsavtal ska vara skriftliga, l riktlinjer för direktupphandling framgår dock att avtal bör upprättas vid upphandling mellan 30 och 100 tkr. För avtal under 30 tkr anges att avtal inte behöver upprättas. l riktlinjer för direktupphandling framgår inte 2018 års beloppsgräns. En ny delegationsordning tydliggör vem som får besluta i olika delar av upphandlingsprocessen. Kommunstyrelsens reglemente har ej ändrats avseende anslag från investeringsbudgeten. Iakttagelser. Kommunens inköpsfunktion ska alltid kontaktas innan beslut om upphandling. Det finns utbildningskrav för de som hanterar inköp.. Avtalsdatabasen uppdateras löpande och finns tillgänglig för medarbetare.. Upphandlingar genomförs i ett system som innebär att dokumentation sparas automatiskt. Detta gäller när inköpsfunktionen är inblandad.. Kommunen anlitar ett externt bolag för att genomföra kontroller av leverantörer.. Uppföljning av ramavtalstrohet genomförs manuellt varje månad. Under hösten 2018 kommer detta att genomförasdigitalt genom en ny beställarportal.. Inköpsfunktionen har förstärkts med en person som primärt ska stödja samhällsbyggnadsverksamheten. Det har införts månadsmöten där aktuella och kommande upphandlingar behandlas. Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen i vissa delar har beaktat rekommendationerna avseende förtydligande av styrdokument. De är numera samstämmiga i fråga om terminologi men det saknas fortsatt hänvisningar. Samt att det kvarstår otydligheter kring avtal, beloppsgränser och uppföljning. Vi bedömer att kommunstyrelsen har vidtagit åtgärder för att säkerställa kompetens i upphandlingsprocessen för samhällsbyggnadsverksamheten. Revisionen har även tidigare påtalat brister i verksamhetens hantering av upphandlingar. Vidare är det positivt att kontroller av ramavtalstrohet kommer att genomföras på ett systematiskt sätt framöver. Vi bedömer sammanfattningsvis att kommunstyrelsen i stora delar har tagit till sig av revisionens rekommendationer PageQ Tomelilla Uppföljning Y 12

13 Granskning av styrning och uppföljning av hemtjänsten 2016 Sammanfattning Rekommendationer Granskningen syftade till att granska ändamålsenligheten i vård- och omsorgsnämndens styrning och uppföljning av hemtjänsten. Den sammanfattande bedömningen var att vård- och omsorgsnämnden i kommunen bör stärka styrningen och uppföljningen av hemtjänstens i egen regi. Bedömningen grundades på att det bland annat saknades en tydlig resursfördelningsmodell till hemtjänsten och ett planeringssystem som kunde möjliggöra analyser av planerad och utförd tid inom hemtjänsten. Vård- och omsorgsnämnden Överväga att införa planeringssystem syfte att möjliggöra kontinuerliga analyser av planerad och utförd tid inom hemtjänsten. Tydliggöra resursfördelningsmodellen till hemtjänsten i egen regi genom att definiera och specificera innehåll och ersättningsnivå. Ta fram kostnadsberäknade och tidsatta åtgärdsförslag och fatta beslut om nödvändiga åtgärder i syfte att nå en ekonomisk balans. Page 10 Tomelilla Uppföljning

14 Uppföljande iakttagelser och bedömning Iakttagelser. Nämnden gav förvaltningen i uppdrag 2016 att genomföra en helhetsöversyn av organisationen inom Vård och omsorg. Revisorernas rapport ingick som underlag.. Behovet av att se över resursfördelningsmodellen framgår av rapportering kring uppdraget men det har saknats resurser för att genomföra detta. En översyn av resursfördelningsmodellen inleddes i september 2018, det finns dock ingen tidsplan för arbetet.. Hemtjänst i egen regi samt ett särskilt boende har sedan 2018 ett digitalt planeringssystem.. En effekt av omorganiseringen är att det numera finns färre medarbetare per enhetschef, vilket förbättrar arbetsmiljön. Sjukfrånvaron har även sjunkit.. Vård- och omsorgsnämnden gick med underskott under 2016 och Under våren 2018 gav kommunstyrelsen nämnden i uppdrag att ta fram en handlingsplan för att åtgärda prognosticerat underskott. För helåret 2018 prognosticeras budget i balans. Bedömning Vi bedömer att vård- och omsorgsnämnden har beaktat rekommendationen avseende införandet av ett digitalt planeringssystem för hemtjänsten. Vi bedömer vidare att det är positivt att nämnden prognosticerat en budget i balans för Vi vill däremot understryka att det inte är nämnden som tagit detta initiativ utan skedde på uppdrag av kommunstyrelsen. Vi bedömer att vård- och omsorgsnämnden inte har vidtagit åtgärder för att tydliggöra resursfördelningsmodellen. Sammantaget bedömer vi att vård- och omsorgsnämnden till viss del har beaktat revisionens rekommendationer Page 11 Tomelilla Uppföljning

15 Granskning av placering av barn och unga 2016 Sammanfattning Rekommenda ioner Syftet med granskningen var att bedöma om familjenämnden hade en ändamålsenlig planering, styrning och uppföljning avseende insatser till barn och unga. Den sammanfattande bedömningen var att det fanns anledning för familjenämnden att stärka sin styrning och uppföljning inom området. Bedömningen grundades på att det inte var tydligt vilka resultat och kvalitet som nämnden förväntar sig av olika insatser och att det inte gjordes någon samlad kartläggning och analys av behov eller någon samlad uppföljning av olika insatsers resultat och kostnader nrådet. svårigheter blir Följa upp resultat, kvalitet och kostnader insatser till barn och unga, med fokus på den egna öppenvården. Page12 Tomelilla Uppföljning

16 Uppföljande iakttagelser och bedömning Iakttagelser Iakttagelser Bedömning Familjenämnden gav förvaltningen i uppdrag att genomföra ett förändringsprojekt, delvis med bakgrund av revisionens granskning. Projektet påbörjades under augusti Under projektets gång (dec 2017) genomfördes en organisationsförändring som innebar att dåvarande stöd och omsorg delades mellan vård- och omsorgsnämnden och familjenämnden. Organisationsförändringen innebar att delar av projektet inte kunde genomföras. Individ- och familjeomsorgsverksamheten är nu en egen verksamhet bestående av tre enheter:. Barn och familj. Arbete och försörjning. HVB/Stödboende/Utsluss Sedan omorganiseringen har det funnits tillfälliga lösningar för chefstjänster och i slutet av sommaren 2018 var tjänsterna tillsatta. l delrapporteringar från förändringsprojektet framgår att en kartläggning genomförts. Rapporten föreslår fortsatt analys och förtydliganden inom ett flertal områden. Delrapporteringar lyfter att det finns bristfälliga underlag avseende beslut och utredning för öppenvårdsinsatser. En kostnadsberäkning av insatser har genomförts i de delar där det varit möjligt. Nämnden får månadsrapporteringar avseende ärendebelastning och redovisning av placeringar. En resultatrapport av projektet redovisades för nämnden under oktober Nämnden beslutade att lägga rapporten till handlingarna. Det har genomförts personalförändringar och ett aktivt arbetsmiljöarbete. Nämnden redovisar även detta i sitt svar till revisonen avseende granskning av personalstrategiskt arbete. Vi bedömer att familjenämnden har tagit initiativ till att beakta rekommendationerna genom att inkludera dem i förändringsprojektet. Rapporteringar från projektet visar på flertialet utvecklingsområden och brister i verksamheten som behöver förbättrats. Detta har ännu inte genomförts. Vi bedömer inte att det framgår av nämndens beslut i oktober 2018, eller resultatrapporten vilka åtgärder som ska genomföras. Nämnden har därför inte stärkt sin styrning inom området, och inte heller vidtagit tillräckliga åtgärder för att komma till rätta med de problem som framkommit i revisonens granskning från 2016 och även i förvaltningens projektrapporteringar. Sammantaget gör vi bedömningen att familjenämnden inte har tagit till sig av revisionens rekommendationer i tillräcklig utsträckning. Page 13 Tomelilla Uppföljning EY 16

17 Granskning av det systematiska kvalitetsarbetet inom skolverksamheten 2016 Sammanfattning Rekommendationer Syftet med granskningen som genomfördes 2016 var att bedöma om familjenämnden arbetar ändamålsenligt för att systematiskt och kontinuerligt följa upp skolverksamheten, analysera resultaten samt planera och utveckla utbildningen. Den sammanfattande bedömningen var att det fanns tydliga framtagna övergripande strukturer och rutiner för det systematiska kvalitetsarbetet inom grundskolan. Dock fanns det brister avseende att följa de framtagna rutinerna och därför bedömdes rutinerna för det systematiska kvalitetsarbetet inte fullt ut vara ändamålsenliga. att ansöka om dskolan bör föras h i så fall föreslå ra liljenämndens Familjenämnden att:. Säkerställa att nämndens organisering stödjer de fastställda strukturer och rutiner som finns för det systematiska kvalitetsarbetet, se att arbetet kan fortlöpa oavhängigt av vilka personer som finns i verksamheten. Säkerställa att det finns tillräcklig dokumentation av det systematiska kvalitetsarbetet, såväl på enhetsnivå som övergripande, för att ligga till grund för analys och beslut av utvecklingsinsatser på enhetsnivå. Page 14 Tomelilla Uppföljning

18 Uppföljande iakttagelser och bedömning Iakttagelser Bedömning En ändring i kommunstyrelsens reglemente innebär att kommunstyrelsen har ansvar för att söka statsbidrag som innebär kommunal medfinansiering. Familjenämnden ska ta del av barn- och utbildnings SKA-bokslut vid septembermötet. Detta har ej skett under SKA-bokslutet ska enligt uppgift ligga till grund för en verksamhetsplan som innefattar verksamhetens intentioner för läsåret. Detta finns för , beslut togs i november Samtliga skolenheter besvarar en SKA-enkät som ser likadan ut. l stora delar innebär detta ett beskrivande av verksamheten. Enligt uppgift genomförs SKA-samtal och uppföljning av SKA-enkät vid rektorernas medarbetarsamtal. Introduktionsdag för ny skolledning och personal är planerad men ej genomförd. Vi bedömer att det är positivt att samma SKA-enkät används för samtliga enheter, för att skapa en enhetlighet i dokumentationen. Vi bedömer att SKA-enkäten kan utvecklas för att på ett tydligare sätt uppmana till analys och ge utrymme för verksamheterna att uttrycka utvecklingsbehov. Vi bedömer att verksamheternas utvecklingsbehov inte framkommer på ett tydligt sätt i SKA-bokslutet. Genom att separera på dokumentation och beslut om SKA-bokslut och verksamhetsplan, skapas en otydlighet i hur analysen i bokslutet leder fram till utvecklingsinsatser och åtgärder som tas upp i verksamhetsplanen. Vi bedömer att familjenämnden fortsatt inte följer fastställda rutiner i tillräcklig utsträckning. Vi bedömer att det är en brist att rektorernas medarbetarsamtal utnyttjas verksamhetens SKA-arbete Sammantaget bedömer vi att familjenämnden inte beaktat rekommendationerna på ett tillfredställande sätt. Page15 Tomelilla Uppföljning EY 18

19 Granskning av Osterlenhems arbete med socialt ansvar 2016 Sammanfattning Syftet var att granska Österlenhem AB:s följsamhet till ägardirektiv med särskilt fokus på socialt ansvarstagande. Den sammanfattande bedömningen var att Österlenhem AB i allt väsentligt arbetar ändamålsenligt för att nå upp till ägarens förväntningar som tydliggörs i ägardirektiv och bolagsordning. Dock var det otydligt utifrån vilka grunder bolaget fattade beslut om vad som skulle räknas som en inkomst. Bedömningen grundades i att bolaget och ägarna inte löpande hade träffats under 2016, vilket sågs som en brist eftersom en god samverkan och öppen dialog underlättar för bolagets möjligheter att leva upp till ägardirektiv samt kommunens möjlighet att styra bolaget som en del av kommunkoncernen. Rekommendationer Österlenhem AB Säkerställa att konsekvensanalys och dialog genomförs, innan beslut fattas som kan påverka övriga verksamheter i kommunkoncernen. Stärka dialogen och samverkan med Tomelilla kommun. Page 16 Tomelilla Uppföljning

20 Uppföljande iakttagelser och bedömning lakttage ser Bedömning En ny uthyrningspolicy har antagits där bolaget har gått igenom vad inkomst innebär. l arbetet med den nya uthyrningspolicyn har bland annat följande analyserats: o Andra bolags policys ö Eventuella problem i befintlig uthyrning o Kontakter från andra kommuner gällande kötid o Hur policyn påverkar kommunen Dialogen mellan kommunen och bolag har ökat och sker på flera sätt. Bolaget träffar KSAU två gånger årligen, samt vid behov. Dialogen har bland annat resulterat i: o 8 lägenheter för kommunens räkning vid nybyggnation av Hallen 2. o Planering av lokaler för daglig verksamhet LSS. o Planering av fiber i bolagets omsorgsfastigheter. Vi bedömer att Österlenhem AB har genomfört en adekvat analys inför beslut om uthyrningspolicy. Samt att dialog och samverkan med kommunen sker på flera plan. Vi bedömer sammantaget att Österlenhem AB har beaktat revisionens rekommendationer från Page 17 Tomelilla Uppföljning

21 Granskning avseende rutiner och hantering av leverantörsfakturor 2016 Sammanfattning Rekommendationer Syftet med granskningen var att granska styrningen, uppföljningen och kontrollen av leverantörsfakturor inom familjenämnden, med fokus på individ- och familjeomsorgen (stöd och omsorg). Granskningen omfattade även kommunstyrelsen som ansvarig för intern kontroll och för att tillse att bestämmelserna i kommunens attestereglemente efterlevs. Den sammanfattande bedömningen var att hanteringen av leverantörsfakturor inom familjenämnden (individ- och familjeomsorg) i vissa avseenden inte har fungerat helt tillfredsställande. Bedömningen grundades på att attestreglementet inte har följts i alla delar och att det fanns oklarheter kring roller och rutiner. Kommunstyrelsen att: Säkerställa att berörda tjänstemän har tillräcklig kännedom om attestereglemente och rutiner. Genomföra intern kontroll av leverantörsfakturor. Familjenämnden att: Säkerställa att berörda tjänstemän har tillräcklig kännedom om attestereglemente och rutiner Page18 Tomelilla Uppföljning

22 Uppföljande iakttagelser och bedömning lakttagels r Ett nytt attestereglemente är antaget av kommunfullmäktige i februari 2018 och kommunicerat till varje verksamhet. Nämnderna arbetar nu med att utse attestanter och så snart det är klart kommer utbildningar att genomföras för samtliga berörda. Hittills har ett 40-tal medarbetare utbildats. Nämnderna ska enligt reglementet årligen, i samband med beslut om internbudget, fatta beslut om attestanter och beloppsgränser. l reglementet framgår ansvarsfördelning mellan nämnd, verksamhetschef och attestant. l familjenämndens internkontrollplan för Individ och Familj ingår för 2018 att granska fakturor genom stickprov. l kommunstyrelsen intemkontrollplan för 2017 är "attest behörigheter" ett moment. Vid uppföljning framgår att punkten anses avslutad då nytt attestreglemente är framtaget. Enligt uppgift genomför ekonomiavdelningen löpande kontroller av leverantörsfakturor. Dock har granskarna inte mottagit något underlag avseende detta. Bedömning Vi bedömer att det är positivt att det nya reglementet tydliggör rollfördelning och ansvar. Vi bedömer att familjenämnden har stärkt sin interna kontroll inom området. Det har även planerats utbildningsinsatser när nya attestanter har utsetts. Vi bedömer att kommunstyrelsen fortsatt kan stärka den interna kontrollen avseende hantering av leverantörsf åkturer med anledning av att kontrollmomentetfrån 2017 inte innefattar någon egentlig kontroll. amning är att 'nämnden i viss revisionens ler. Page 19 Tomelilla Uppföljning EY 22

23 Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas verkställande av kommunfullmäktiges beslut 2016 Sammanfattning Rekommendationer Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen och nämnderna hade en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll för att säkerställa att kommunfullmäktiges beslut verkställs och éterrapporteras. Den sammantagna bedömningen var att kommunstyrelsen saknade ett dokumenterat system för att bevaka att uppdrag från kommunfullmäktige till enskilda nämnder verkställdes och återrapporterades utöver de mål, uppdrag och inriktning som återrapporterades inom ramen för delårsrapport och årsanalys. Bedömningen grundades på att det fanns en risk för ohörsamhet till kommunfullmäktiges beslut. Kommunstyrelsen att: Stärka sin bevakning av de uppdrag som ges från kommunfullmäktige utöver mål, inriktning och direktiv till nämnderna. Säkerställa att kommunövergripande. styrdokument antas av kommunfullmäktige. Nämnderna att: Gemensamt se över rutiner för verkställande och återrapportering av kommunfullmäktiges beslut. Page 20 Tomelilla Uppföljning

24 Uppföljande iakttagelser och bedömning Iakttagelser Kommunfullmäktige har i mars 2017 fastställt en rutin för återrapportering till kommunfullmäktige. Rutinen innebär att nämnderna två gånger per termin, muntligen återrapporterar gällande om uppdrag har verkställts. Om uppdraget inte har verkställts ska förklaring följa av varför och eventuell tidsplan för verkställande. Återrapporteringen dokumenteras i kommunfullmäktiges protokoll som ett informationsärende. Bevakning av kommunfullmäktiges uppdrag sker enligt tidigare genom en bevakningstista som handhas av kansliavdelningen. Kommunstyrelsen angav i sitt svar till revisionen att ingen åtgärd krävs för att säkerställa att kommunövergripande styrdokument antas av kommunfullmäktige. Enligt uppgift följs reglementet för hantering av styrdokument. Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen har sett över och fastställt rutiner avseende återrapportering av kommunfullmäktiges beslut. Vi bedömer att kommunstyrelsen inte har starkt sin bevakning av kommunstyrelsen uppdrag, de detta sker på samma sätt som tidigare. Däremot innebär den nya rutinen för återrapportering att bevakningen stärkts till viss del. amning är att ;kning har beaktat idationer Page 21 Tomelilla Uppföljning

25 (U ~0 ^0) i co w -^<D> (D. Q 9 ^^»M ^ (D -o c 03 ^ -p ä^ 'S ^ ~ö o ^ o ^ w is c. co "o. ^ LL OQ < ^ E a) S ^ ~E II å S i a 1^ c Q c? i "^ l i 11 <o?n J2 S - 05 ^ p 11.-^ ö '5 ^ 5 s l co ~5 > ~^ p" kt- ^= 0) (O.c ^ Q ~ö II i l (O (D O).-S: -^ ^ Ii s c (D ^ Q c/) E o <u S ^ö <u il 11 y) Sl II 0) O i'" CO O w l 1" ^) (D <u 7J Q -^ 03 (D ^ ' l i '0 ~Q "5 :2 -^.-ä C^ CD <D o <N in ^ ^ J JS l. M FM (U r Q- 25

26 Tomelilla ommun den 13e november 2018 Emmy Lundblad EV Malin Lundberg EY Page 23 Tometilla Uppföljning EY 26

27 27

28 Kultur och fritid Årshjul 2019 Ärenden till kultur- och fritidsnämnden December Internbudget uppdatering årshjul ekonomisk uppf jan-nov Januari Internbudget uppdatering årshjul Delegationsregler Februari Intern kontroll - slutrapport Årsbokslut (info) bidrag verksamhetsplan November Intern kontrollplan 2020 Ekonomisk uppf jan-okt September TB jan-aug Augusti Mål och budget, taxor och avgifter, ekonomi april-juli Återkommande beslutsärenden Anmälningsärenden, delegeringsbeslut Dialoger Information från verksamheten Juni Mars SAM-enkät Årsbokslut 2018 Måluppfyllelse 2018 Maj Mål och budget, Kultur- och idrottspris, TB jan-apr 28

29 Detaljbudget kultur och fritid 2019 Budget Särskild satsn Budgetförslag helår 2018 helår Verksamhetschef Alkohollagen Övrigt Enhetschef Fritid/turism Österlenbadet varav intäkter varav personalkostnader varav övriga kostnader Österlenbadet cafeteria varav intäkter varav personalkostnader varav övriga kostnader Övr idrotts-fritidsanläggning Utomhusbad Fritidsverksamhet Bidrag ungdomsföreningar Bidrag pensionärsföreningar Stöd, service till föreningar Föreningslokaler SOFFTA Marknader 8 8 Enhetschef Kultur Konsthall Bidrag studieorganisation Bidrag kulturföreningar Kulturskolan Biblioteksverksamhet Övrig kulturverksamhet TOTALT

30 Tomelilla den 21 december 2018 Dnr KFN DiaNr Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Kultur och fritidsnämnden Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Marina Hansson Kultur och fritidschef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Internbudget 2019 Kultur och fritidsnämnden Förvaltningens förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar om internbudget för 2019 med handlingsid: 2019.xxx. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 26 november om budgetramar för Kommunstyrelsen har beslutat om planeringsförutsättningar som legat till underlag för de driftsramar som skickats på remiss till nämnderna. Inför sammanställningen av det slutliga budgetförslaget har vissa förändringar gjorts i planeringsförutsättningarna främst beroende på att skatteprognosen för 2019 har försämrats. Ingen generell uppräkning har nu gjorts för driftramarna. Lönepott motsvarande 2,45% på helår har lagts som en buffert under Kommunstyrelsen och när de nya avtalen är klara kompenseras driften utifrån avtalsvillkoren så långt det är möjligt men det kan komma att innebära att full kompensation inte kan ges till verksamheterna. Detta innebär att driftramarna för kultur och fritidsverksamheten är i princip oförändrade för 2019 förutom att en engångssatsning för 2018 med 170 tkr har tagits bort. Det budgetförslag som ligger innebär oförändrad fördelning på verksamhetsområdena vilken nämnden har möjlighet att omfördela utifrån behov. Förslaget till hur driftbudgeten fördelas inom nämndens ansvarsområden framgår av Detaljbudget kultur och fritid (2) 30

31 Kultur och fritid Marina Hansson Kultur och fritidschef Beslutet skickas till: Kultur och fritidschef Marina Hansson 2 (2) 31

32 Tomelilla den 2 januari 2019 Dnr KFN 2019/7 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla kultur och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Olof Hammar Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil olof.hammar@tomelilla.se Granskning av styrning, ledning, uppföljning och kontroll Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att ge kultur och fritidschef Marina Hansson i uppdrag att ta fram ett utkast till yttrande till nästa sammanträde i nämnden den 26 februari Ärendebeskrivning De förtroendevalda revisorerna har granskat huruvida kultur- och fritidsnämnden säkerställer en ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av kultur- och fritidsverksamheten i Tomelilla kommun. Den sammanfattande bedömningen är att kultur- och fritidsnämnden inte säkerställer en ändamålsenlig styrning, ledning och uppföljning av kulturoch fritidsverksamheten. Bedömningen grundar sig på att det saknas ett styrsystem som följer organisationens struktur. Nämndens interna kontrollarbete kan förbättras genom att risk- och väsentlighetsanalysen blir mer heltäckande samt att dokumentationen vid kontrollerna utvecklas att innehålla resultatet av kontrollerna och inte enbart en bedömning om rutinen är fungerande eller inte. Eftersom nämnden i enlighet med kommunallagen är ytterst ansvariga för den interna kontrollen bör de för att kunna göra en bedömning, säkerställa att de får ta del av hur kontroller har genomförts och resultatet därav. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar de förtroendevalda revisorerna kultur- och fritidsnämnden att: - upprätta en strategi och/eller plan för kultur- och fritidsverksamheten, som därefter ligger till grund för övriga planer, - ta del av verksamhetsplanerna som upprättas av verksamheterna - stärka uppföljningen av verksamheten, - analysera driftsbidragens påverkan på verksamheten och konsekvenserna 1 (2) 32

33 om dessa inte skulle finnas att tillgå, samt utveckla kontrollrapporterna att även omfatta hur kontrollerna har genomförts och resultatet. Revisorerna önskar kommunstyrelsens och nämndernas skriftliga svar senast Beslutsunderlag Granskningsrapport Granskning av kultur- och fritidsnämndens styrning, ledning, uppföljning och kontroll, handlingsid Kfn 2019.xxx. Tjänsteskrivelse från kommunens revisorer, handlingsid Kfn 2019.xxx Kultur och fritid Olof Hammar Nämndsekreterare Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 2 (2) 33

34 uecemoer ^uiö Granskning av kultur- och fritidsnämndens styrning, ledning, uppföljning och kontroll 34

35 Bu. ldinq a better working worid Innehåll 1. Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Genomförande Revisionskriterier Granskningsresultat Nämndens planer och uppföljning Intern kontroll Sammanfattande bedömning...13 B//aga^; Källförteckning

36 8u'ttdint a better worlttngwori4 1. Inledning Bakgrund Kultur och fritidsverksamheten är ett område som inte är nämnvärt reglerat genom lagar och förordningar. Mot bakgrund av det krävs det en tydlig styrning och uppföljning för att säkerställa en god verksamhet. Under strategiområdet - Trygghet och hälsa har kommunfullmäktige antagit ett målområde som specifikt avser kultur- och fritidsområdet. Målområde 4:4 är att "i samverkan med andra aktörer stödjer kommunförvaltningen förenings- och kulturlivet för en positiv utveckling. Invånare och besökare är nöjda med kultur- och fritidsutbudet." Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för verksamheterna inom kultur, fritid, bibliotek, och serveringstillstånd med mera enligt alkohollagen. Vidare ska nämnden främja kulturlivet i kommunen (bildnings- och studieverksamhet, teater, musik, dans, konst, film, musei- och utställningsverksamhet m. m. ) samt främja föreningslivet och inom ramen för av kommunfullmäktige beviljade anslag och av styrelsen fastställda normer, fördela bidrag till föreningar, organisationer och enskilda. Kultur- och fritidsnämndens reglemente fastställer även att nämnden ska främja och stödja olika kulturyttringar i kommunen och därmed nå nya grupper, tillse att kommuninvånarna erbjuds olika meningsfulla alternativ till fritidsverksamhet; lek idrott, kultur med mera samt ansvara för att alla ges möjlighet till meningsfull idrottsutövning. Nöjd medborgarindex1 visar på bättre resultat vad gäller kulturområdet än avseende idrottsoch motionsanläggningar. Det har dock skett en positiv förflyttning för kommunen inom båda områdena mellan mätningarna som genomfördes 2014 och Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte har varit att bedöma om nämnden säkerställer en ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av kultur- och fritidsverksamheten i Tomelilla kommun. t granskningen besvaras följande revisionsfrågor:». Finns det ändamålsenliga planer eller dylikt som tydliggör hur nämnden ska arbeta för att uppnå kommunfullmäktigemålen och uppdragen i reglementet? > Genomförs uppföljning av mål och uppdrag? > Genomförs ett tillräckligt arbete gällande intern kontroll? Genomförande Granskningen grundas på intervjuer och dokumentstudier (se bilaga 1). Intervjuer har skett med nämndens presidium och förvaltningens ledningsgrupp. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att sakgranska rapporten. Granskningen är genomförd september oktober Kolada

37 Butlding a better workmg worid Revisionskriterier l denna granskning utgörs revisionskriterierna av: >. Kommunallagen Nämnderna ska enligt 6 kap. 6 var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. Vidare anger samma paragraf att de också ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. >. Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden ska främja kulturlivet i kommunen samt främja föreningslivet och inom ramen för av kommunfullmäktige beviljade anslag och av styrelsen fastställda normer, fördela bidrag till föreningar, organisationer och enskilda. Nämndens reglemente fastställer även att nämnden ska främja och stödja olika kulturyttringar i kommunen och därmed nå nya gmpper, tillse att kommuninvånarna erbjuds olika meningsfulla alternativ till fritidsverksamhet; lek idrott, kultur med mera samt ansvara för att alla ges möjlighet till meningsfull idrottsutövning.». Reglemente för intern kontroll Kommunens reglemente för intern kontroll antogs av kommunfullmäktige den 6 februari Reglementet anger att nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Nämnderna ska fatta beslut om en kontrollplan för tillsynsområdet som har sin grund på en riskanalys. > Budget med kommunfullmäktiges mål Kultur- och fritidsnämnden har ett målområde, under kommunfullmäktiges strategiområde trygghet och hälsa, som specifikt avser kultur- och fritidsområdet. Målområde 4:4 fastslår att "i samverkan med andra aktörer stödjer kommunförvaltningen förenings- och kulturlivet för en positiv utveckling. Invånare och besökare är nöjda med kultur- och fritidsutbudet" 37

38 Buitdira} a better irorkmg woria 2. Granskningsresultat Nämndens planer och uppföljning Iakttagelser Ett av nämndens styrande dokument är biblioteksplanen och är fastställd av kommunstyrelsen2. Ansvaret för biblioteksverksamheten delas mellan kultur- och fritidsnämnden och familjenämnden, där familjenämnden ansvarar för skolbiblioteken, l praktiken innebär detta att båda nämnderna har behandlat planen innan kommunstyrelsen fastställde den. l planen finns formulerade mål för verksamheten. Enligt planen ska verksamheten utarbeta handlingsplaner kopplade till utvecklingsområdena som årligen ska utvärderas och följas upp i verksamhetsberättelsen. Av intervjuerna framkom att handlingsplaner upprättas årligen och att medarbetarna är involverade i detta arbete. Nämnden tar dock inte del av handlingsplanerna. Av intervjuerna framkom att verksamhetsområdet kultur och fritid har valt att upprätta handlingsplaner även för verksamheterna kulturskolan och konsthallen. Däremot finns det inga specifika mål eller styrande dokument som kan vägleda verksamheterna när de upprättar handlingsplanerna. Istället grundas handlingsplanerna på kommunfullmäktiges övergripande målområden, vilka ska gälla alla verksamheter i kommunen. Inte heller dessa handlingsplaner tar nämnden del av. För vissa delar av verksamheten finns inga verksamhetsplaner upprättade, detta gäller exempelvis kommunens fritidsgårdar. Av intervjuerna framkommer att det till stora delar saknas politiskt antagna strategier, policys och planer för vad som ska uppnås inom kultur- och fritidsområdet. Styrande dokument som vägleder verksamheterna när de ska planera sina verksamheter. Istället styr nämnden verksamhetsområdet genom att ge dem enskilda uppdrag som ska utredas eller genomföras. Exempel på uppdrag som har lämnats till verksamhetsområdet under 2018: Nämnden beslöt den 15 mars att delegera till verksamhetschefen att omfördela medel till ny tjänst, motsvarande kr, inom verksamhetens befintliga budget samt att verksamheten ser över öppettider och förändring av entrén i Kulturhuset. o Ingen uppföljning har skett till nämnden vid granskningens genomförande. Nämnden beslöt den 3 maj att ge förvaltningen i uppdrag att anordna en föreningsträff för att höra föreningslivets projektidéer. l årets budget fanns kr avsatta till förstärkt integrationssatsning i föreningslivet. Vid tiden för sammanträdet fanns inget förslag framtaget för hur resurserna skulle användas. o Ingen uppföljning har skett till nämnden vid granskningens genomförande. Nämnden beslöt den 3 maj att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram en skiss över en skatepark/aktivitetsarena och inhämta synpunkter på denna vid nästa ungdomsdemokratimöte. o Förvaltningen har återkopplat uppdraget till nämnden. ' Biblioteksplanen fastställdes 15 november 2017 och gäller till och med

39 Buitding a better working worid Nämnden beslöt den 12 juni att ge förvaltningen i uppdrag att gå vidare med arbetet med genomlysning av föreningsbidrag inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde i samarbete med Skåneidrotten. o Förvaltningen har återkopplat uppdraget till nämnden med delrapporter. Förvaltningsövergripande verksamhetsplan Under 2018 har en fön/altningsövergripande verksamhetsplan upprättats, vilket är ett nytt arbetssätt för förvaltningen. Verksamhetsplanen sträcker sig över tre år och utgår från visionen och en nulägesanalys. l planen står det att förvaltningens verksamhetsplan ska ligga till grund för verksamheternas planering och ska koppla ihop målarbetet, budgetarbetet, verksamhetsuppföljningen och den ekonomiska uppföljningen. Av intervjuerna framkom att verksamhetsplanen är framtagen av kommunchefen och verksamhetscheferna. Den har inte varit uppe för politisk behandling eller haft någon politiskt involvering under framtagandet. Enligt uppgift var verksamhetsplanen klar innan sommaren (2018) och enhetscheferna har tagit del av den men den har inte spridits till verksamheterna. Det har ännu inte heller skett något aktivt arbetet kring planen på verksamhetsnivå. l verksamhetsplanen anges att kultur- och fritidsverksamhetens prioriterade förbättringsområden är: Anpassa kultur och fritidsutbud efter en framtid som förändras: o Ifrågasätta existensen av nuvarande utbud o Avveckla utbud som inte bedöms värdeskapande o Utveckla utbud för att möta nya besökargrupper o Utveckla och erbjuda spännande utbud som lockar människor med olika behov och förutsättning Ökad tillgänglighet: o Se till att vi har ett språkbruk i våra verksamheter som är inkluderande o Öppettider efter efterfrågan och ekonomiska förutsättningar o Förbättra verksamheternas sociala och fysiska tillgängligheter Attraktivt fritidsutbud för barn och ungdomar: o Dialog i samverkan med barn- och utbildningsverksamheten med ungdomarna om meningsfull fritid o Samverkan med olika aktörer, föreningsliv, andra kommunala förvaltningar, besöksnäringsföretag med flera o Aktiviteter även vid lov och helger o Översyn av kommunens nuvarande bidragsregler för föreningsstöd l verksamhetsplanen finns ett avsnitt som heter mål och strategier. l avsnittet anges mål, strategi/metod och mätetal uppdelat mellan förvaltningens olika verksamhetsområden. Bilden nedan är tagen ur verksamhetsplanen och avser kultur- och fritidsverksamhetens mål och strategier 39

40 *... ^.. ' -^. Buitdjng a better working worid Mal - Kuitur- och fntiösverksamheten KFN 4:4:2 v Wras^Msw^^^^ssadat Naåag^'^ ^^m-as f. ^.^^-.... :^^.. ^. ^.^:-,..J. ^... ; ^-..^u^lt... i^-..,. ^:. SA^^^-^ ^^... ^-^ ^-^^^ A^-^ ^ ^.E Målet2018 p--^-- ^i^ '- - '"^-.--^ j.. ;"" ' ^ ^"' 1;-^ ^l':'*!j Straregi/metod ya a»xifltt:ceaktf äiffiar.méd ^ebnit^l&ret. '... ^.',, ^f"^... '.. ^ Mätetal 'i" v^ ^ ^.jlw^. i;.... _^^.., <, ~^-. :^ ^s»,. -^^^. ^-'. ^i.. -. ^^. ^*^^ ^->,.. ^.. ;_^^-tw. ^^,."-..., ^^:-^.... ^, ^.. ^i^1. ^-. ^,..,.. -. ] ^SsE s^s^t^ rsi^geixai^^^. fe aaaä^^^&. ^^, ^ ^-. *-' /.. 4 '. -. ;-:.. :... '.... '! '.. ',. ".'- ';1, - ' '".. "' ^MäIetlEtöw»e3ctraii pim adärib4^^ ^abde:wma:sotnlbreniaganiaatusihe^^ak'^ --. ^' -:!'. '."'.^ '. '.. -.^ KFN 2:3:1 -^-^-r-^:^ "'"':'_'''.^'^"".' '"^^1"':'".'J'^~ "t:"^,>4u^t;"~^'"'^'l-''-^.-^'t--»~... '^..^. ^^. ^T^?KBh»reIs^auäsljteBaän%i]k;äCTtt^ Måkt2018 *. ^;, T... 'lis:... ^.,...,. ^\. '^.^^^:^^^^, ^^^_^ ^^^^_^^_ '. ^_^_'^-». ^ -, ^1 ^^--^. -^-^-;-^--^.-----,----, ^.-- ^-^ Suaregi/metod '! -.Wsc^^WvåSW&vWS atmcåaas wtenu s?fe^^alaadslq^c!^. ^.,säe(>iörter'spm"fibansfecm:;wkuto^^ '.-_'i^, :. ^. -li; '-^-'-. '.. :.,...!! Aw^csiW^åetbiääS^-n^^wb^tfa^ ^ 's*;^-:{«r"<.-\". 1'«'-i-.;.^ '<^.;i*' lr. '"^..-1;^-''.*-':^^ '"..j ^^ '*.... ^..»%..._/-.t. ^ ' ^.,. "' ',. ''''' -^j ;^älette ^ és^i^ Bnä^aml^ä5» E^c^ :i ^;^^Ui<ed^så;tt^é^'fl^^ut:tra. ^qe^:fi^:c^^ ^ iffiotdte^^tö. 8I!^Ét ^-^ lä^^ssi^i.^ 'LT-^a Målet KFN 2:3:1 har en strategi/metod som avser första halvåret av Detta kommer av att den förvaltningsövergripande verksamhetsplanen grundas på en verksamhetsplan som nämnden behandlade vid februarimötet l den verksamhetsplanen finns ett par av de uppdrag som nämnden under våren 2018 har uppdragit förvaltningen att utreda och/eller att genomföra, l verksamhetsplanen saknas en beskrivning av uppdragen, istället är de uppradade under rubriken planerade projekt under Ekonomi Tabellen nedan redogör för intäkter och kostnader för kultur- och fritidsnämnden för helåret 2017 och till och med september Tabell. Intäkter och kostnader 2017 och 2018 Redovisat, tkr to. rn. se tember Intäkter totalt -6687, ,4 varav driftsbidrag3-1321,8 ^81,5 (andel av intäkterna som består av dnftsbidrag) (19,8 %) (10,7 %) Kostnader 43193, Avvikelse ,3 3 Begreppet driftsbidrag används som ett samlingsnamn för externa bidrag i nämndens ekonomiska uppföljning. 40

41 Building a better working wortd Ur tabellen ovan kan vi utläsa att nämnden hade en positiv avvikelse för verksamhetsåret Vi kan också utläsa att cirka 20 procent av nämndens intäkter under 2017 bestod av driftsbidrag. Fram till september 2018 redovisar nämnden ett positivt resultat för innevarande verksamhetsår. Under samma period har driftsbidraget utgjort 10, 7 procent av nämndens intäkter. Tabellen nedan redogör från vilka instanser nämndens intäkter i form av driftsbidrag för helåret 2017 och till och med september 2018 kommer ifrån. Driftsbidragen är bidrag som nämnden har ansökt om för att bedriva projekt eller använda på annat sätt i verksamheten. Tabell. Driftsbidra specificerat Redovisat, tkr Staten och statliga myndigheter Socialstyrelsen Migrationsverket Arbetsförmedlingen Kommuner Föreningar och stiftelser Privata företa Driftsbidra totalt ,5-368, , to. rn. september -55,1-11, ,8-33,5-5,7-481,5 l nämndens budget för 2017 och för 2018 framgår att antagandet avseende driftsbidrag har varit mer försiktigt. För 2017 räknade nämnden med ett driftsbidrag om 500 tkr och för 2018 har nämnden räknat med ett driftsbidrag om 300 tkr. Uppföljning Av intervjuerna framkom att nämndens uppföljning främst fokuserar på verksamhetens ekonomi. Nämndens budgetuppföljning följer kommunens årshjul för ekonomisk uppföljning. Därutöver framkom att verksamhetschefen informerar nämnden om det visar sig att något är på väg åt fet håll. Övrig uppföljning, exempelvis hur ariaetet fortlöper med uppdrag som getts till verksamheten, sker ofta i dialogform mellan nämnden och ansvariga tjänstepersoner. Dialogerna genomförs ofta utan att nämnden erhåller något skriftligt underlag, och sker som oftast muntligen. Vid intervjun med ordförande och vice ordförande framkom att nämnden saknar en helhetsbild av vad de olika enheterna gör och vilka resultat som uppnås. Verksamhetens nyckeltal redovisas i första hand för helåret. Måluppfyllelsen för 2017 redovisades för nämnden i mars Tabellen nedan redogör för redovisningens resultat. Ur tabellen går att utläsa att fyra av sex mål uppfylldes under året. Ett av målen som inte uppfylldes förklarades med att räkneverket som skulle mäta antalet besökare inte har fungerat ändamålsenligt. Tabell. Nämndens mal Strategiomräde Nämndmål Mål och metod Hållbar tillväxt 1:2:1 1:2:2 Tomelillas marknad som traditionellt besöksmål ska stärkas. Egen mätning, antal marknadsstånd. Turistinformationens mobilitet ska öka. Egen mätning, antal aktiviteter Resultat Måluppfyllelse Ej uppfyllt. Uppfyllt 41

42 BviWioq a twtter vwrking worid 1:2:3 Delaktighet 2:3:1 och egenmakt 2:3:2 Trygghet och 4:4:1 hälsa utanför kulturhuset. Motionsslingomas ställning som tätortsnära besöksmål ska utvecklas. Egen mätning, antal besökare per år. Antalet biblioteksbesökare på landsbygden ska öka. Egen mätning, antal besökare. Kulturskolans terminsaktiviteter i gmpp, exklusive musikundervisningen, på landsbygdens skolorter ska öka. Egen mätning, antal kulturgrupper. Antalet besökare i simhallen ska öka. Egen mätning, antalet besökare Ej uppfyllt. Förklaras med att det har varrt problem med räkneverket Uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt med hjälp av statliga bidrag. Av protokollet framgår att nämnden lade redovisningen till handlingarna. Det saknas ett dokument och/eller plan som fastställer vilka nyckeltal som ska följas upp och vilka resultat som förväntas uppnås. Nämnden har ett årshjul som fastställer vilken uppföljning som ska lämnas till dem och när de ska få ta del av uppföljningen. Se bilden nedan. Bild. Nämndens årshjul Deceaiber lutetubudget, uppclätuing årshjul Jsinusui Intern kontroll - slutrapport Februari Årsbokslut, bidrag Ntwember Intern kontrot^ilau Mars Kultur-och idrottspris Oktober Återieonauaande beslutsärenden AnmSlningsärenden, delegeringsbeslut Dialoger April Septeniber TerdalZ Maj Mal och budget Aiigusri Miiloch budget, taxor och avgifter JuU Juni 42

43 Buildin^ a better working worid Bedömning Vi kan konstatera att det saknas en samlad strategi för kultur- och fritidsnämndens uppdrag, vilket vi anser skulle kunna förbättra såväl styrningen som uppföljningen av verksamheten. Istället består styrningen av olika styrmedel. Nämndens styrning sker genom planer, såsom biblioteksplanen, och uppdrag som vad vi förstår inte har sin grund i antagna strategier eller planer. Verksamhetsplanerna som upprättas ute i verksamheten tar inte nämnden del av och de kan därmed inte följa upp om verksamheten bidrar till måluppfyllelsen. Att förvaltning tar fram en gemensam plan kan bidra till en helhetsbild över kommunens utmaningar och prioriteringar och det anser vi vara positivt. Det bidrar dock också till ytterligare ett styrmedel över i detta fall en verksamhet som redan har en otydlig styrning då nämnden saknar egna strategier för verksamheten. Sammantaget blir det svårt att avgöra om valet av aktiviteter och insatser har tillräcklig hög kvalité och om de bidrar till den önskade utvecklingen om man inte bestämmer sig för vad man ska uppnå. Vad gäller andelen driftsbidrag i relation till nämndens intäkter bör nämnden göra en analys av vilka konsekvenser det medför om nämnden inte kan inbringa externa medel för att genomföra sina projekt. Det kan finnas skäl för att omprioritera valet av åtgärder vid en situation då externa medel inte längre kan dryga ut nämndens egen budget. Som tidigare nämnt skulle en bättre styrning av verksamheten bidra till en förbättrad uppföljning. Vi finner inte att det är tillräckligt att nämnden till största del följer upp ekonomin. Vi ser det som positivt att nämnden följer upp nyckeltal för verksamheten. Det saknas dock ett målvärde för nyckeltalen och nyckeltalen saknar en grund att stå på, såsom en beslutad plan som anger vad som ska uppnås och varför dessa nyckeltal ska följas upp Intern kontroll Iakttagelser Reglementet för intern kontroll beskriver att en riskanalys anses vara systematisk om den består av: Identifiering av risker - kartläggning av vilka risker som finns Värdering av risker - bedömning av påverkan och sannolikhet Riskhantering - bedömning av åtgärder Konsekvens och sannolikhet ska bedömas för varje identifierad risk. Nedanstående bild är tagen från kommunens reglemente som anger nivåerna som ska användas när riskvärderingen görs. 43

44 8utldm<) a better woriiing worid Riskvärdering Alh/ariig v> i Kännbar lindrig Försumbar Mindre sannolik Möjlig sannolikhet Sannolik Reglementet fastställer vad riskbedömningarna bör leda till enligt följande: risker som bedöms i röd kategori 4 bör åtgärdas omgående - risker som bedöms i röd kategori 3-4 ska följas upp risker som bedöms i gul kategori 2 bör följas upp risker som bedöms i grön kategori 0-1 behöver inte följas upp utöver normala rutiner Nämndens riskanalys för 2018 omfattas av 14 stycken risker för verksamheten. Förvaltningen har tagit fram riskanalysen. Enligt de inter/juade presenterades riskanalysen för nämnden i samband med att förslaget på kontrollpunkter lades fram för beslut. Riskerna avser sådant som hot mot personal, drunkningsolyckor, ekonomi och personalbrist. Samtliga risker har värderats och till vissa av riskerna har även riskhantering angetts. Tabellen nedan är ett utdrag på risker som finns i nämndens riskanalys för Tabell. Riskanal s 2018 Risk/ Händelse Konsekvens Hot mot personal Personal som inte vågar jobba, mår dåligt undvika/minimera? Utbildning och överfallslarm Konsekvens 4 Sannolikhet 4 Inbrott/stöld/ snatteri/ vandaliserin Drunkningsolyckor/ Tillbud Dataintrång/ virus/ sabota e Besökare akuts'ukdom Ekonomi Kostnader, driftstopp Dödsfall, personal mår dåligt, förtroendekris Driftsavbrott, dålig reklam, mycket extra jobb Osäker personal Sämre kvalitet/säkerhet. Inga investeringar Larm, rondering Utbildning, bemanning, säkerhetsrutiner Säkerhetsrutiner Utbildning, information Ensamarbete Problem att rekrytera personal, personalskador utsatta Överfallslarm 4 2 Vissa av riskerna har fått ett värde högre vad gäller konsekvenser än vad skalan tillåter, se riskerna inbrott och drunkningsolyckor. 44

45 Buiiding a twtter workiog worfö Enligt reglementet ska internkontrollplanen minst innehålla: Vilka rutiner och kontrollmoment som ska följas upp Omfattningen på uppföljningen (frekvensen och kvantiteten) Vem som ansvarar för att utföra uppföljningen Till vem uppföljningen ska rapporteras När rapportering ska ske Genomförd riskbedömning Utifrån riskanalysen föreslogs att internkontrollplanen skulle innehålla tre kontrollmoment. Nämnden fattade beslut enligt förslaget i januari Tabellen nedan redogör för intemkontrollplanen Tabell 2. Internkontrollplan 2018 Process. rutin' system Inbrott/stöld/ snatteri/ vandaliserin Drunkningsöl ckor/tillbud Ensamarbete Kontrollmoment. vad ska granskas Rutiner Rutiner Rutiner EC EC EC Utvärdering av rutiner Utvärdering av mtiner Utvärdering av rutiner Omfattning Kontrollfrekvens och kvantitet 2g/år 2g/år 2g/ér Rapportering till ve ve ve Kontrollansvarig Kontrollmetod Riskbedömning S,'K 3/5 3/5 2/4 l planen finns det mesta som ska ingå i en internkontrollplan enligt reglementet förutom när rapportering till nämnden ska ske. l beslutsprotokollet från tillfället då kontrollplanen antogs framgår att resultatet från den interna kontrollen löpande ska rapporteras till nämnden. Av granskningsrapporten ska det framgå vad som granskats, hur granskningen har genomförts, resultatet av granskningen och åtgärder med anledning av resultatet samt tidpunkt för när förbättringen ska vara genomförd. Nämnden har fått en uppföljning av intemkontrollen i september Nämndens beslut vid uppföljningen var att lägga redovisningen till handlingarna. Av protokollet framgår att resultatet av den interna kontrollen visade att rutinerna fungerar enligt gällande rutinbeskrivning/anvisning på samtliga granskningsområden. Kontrollrapporterna som utgör dokumentationen för kontrollen lämnades till nämnden. Kontrollrapporterna beskriver inget om hur kontrollerna har genomförts eller vad kontrollen visade fömtom att rutinerna är fungerande. Samtliga kontrollrapporter är daterade till den 17 september l kontrollrapporten som avser risken inbrott/stöld/ snatter!/ vandalisering finns en kommentar om att det är bra och enkelt att göra en polisanmälan på nätet. Vid samma nämndsammanträde i september beslutar nämnden att interkontrollplanen för 2019 ska innehålla följande kontrollmoment: Drunkningsolyckor Hot mot personal Inbrott/stöld/ snatter!/ vandalisering 45

46 Buitding a tretter working worid Bedömning Vi finner det positivt att riskanalysen består av ett tiotal risker som har identifierats men ställer oss frågande till om den är tillräckligt omfattande för att täcka in alla risker i verksamheten. Det är viktigt att intemkontrollarbetet involverar alla betydelsefulla aspekter inom nämndens ansvarsområde. Vår bedömning är att kontrollmomenten i internkontrollplanema även i större utsträckning kan utgå från ett medborgarperspektiv. Detta skulle kunna medföra att fler risker knutna till verksamheten, t. ex. brukarnas tillgång till service och servicenivån skulle ingå i internkontrollplanen eftersom dessa inte täcks av mål eller en verksamhetsplan. Det skulle vara till gagn om en instruktion för i vilken omfattning kontrollerna ska dokumenteras. Vi ställer oss frågande till hur genomförda kontroller lägger grunden för det fortsatta arbetet och verksamhetens lärande när dokumentationen kring dessa är så bristfällig. Med den minimala dokumentationen som finns är det svårt att utvärdera kontrollernas effektivitet. Det går inte att utröna om den bakomliggande risken minskar eller föri3lir oförändrad. Vi ställer oss också frågande till varför nämnden fattar beslut om nya kontrollmoment fastän kontrollmomenten enbart har kontrollerats vid ett tillfälle när det ska kontrolleras två gånger per år. Nämnden valde att de anta kontrollmoment avseende drunkningsolyckor fastän resultatet av kontrollmomentet visade att rutinen fungerar, detta indikerar att arbetet kring intern kontroll inte sker på ett tillräckligt systematiskt sätt. Kontrollerna ska rapporteras löpande till nämnden men det har enbart skett vid ett tillfälle. Detta anser vi vara en brist eftersom internkontrollarbetet ska ske löpande under året och bidra till att utveckla verksamheten. 46

47 Bu^dinq a tretter workinq woriä 3. Sammanfattande bedömning Vår bedömning är att kultur- och fritidsnämnden inte säkerställer en ändamålsenlig styrning, ledning och uppföljning av kultur- och fritidsverksamheten. Vår bedömning gmndar sig på att det saknas ett styrsystem som följer organisationens struktur. Det finns ett glapp vad gäller styrningen mellan vad kommunfullmäktige har fastställt och verksamheternas verksamhetsplaner. Vi menar därmed att det finns utrymme för förbättringar vad gäller nämndens styrning. En tydligare styrning skulle också kunna bidra till att nämndens uppföljning av verksamheten blir mer ändamålsenlig. Nämndens intemkontrollarbete kan förbättras genom att risk- och väsentlighetsanalysen blir mer heltäckande samt att dokumentationen vid kontrollerna utvecklas att innehålla resultatet av kontrollerna och inte enbart en bedömning om rutinen är fungerande eller inte. Eftersom nämnden i enlighet med kommunallagen är ytterst ansvariga för den interna kontrollen bör de, för att kunna göra en bedömning, säkerställa att de får ta del av hur kontroller har genomförts och resultatet därav. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kultur- och fritidsnämnden att: ^ upprätta en strategi och/eller plan för kultur- och fritidsverksamheten, som därefter ligger till grund för övriga planer, >. ta del av verksamhetsplanerna som upprättas av verksamheterna > stärka uppföljningen av verksamheten, > analysera driftsbidragens påverkan på verksamheten och konsekvenserna om dessa inte skulle finnas att tillgå, samt ^ utveckla kontrollrapporterna att även omfatta hur kontrollerna har genomförts och resultatet. Tomelilla den 13 december 2018 Negin Nazari Y Malin Lundberg Y 47

48 Buitdteqabetter workmg worid Intervjuade funktioner: Anette Thoresson, ordförande Marianne Akerblad, 1:e vice ordförande Marina Hansson, verksamhetschef Kristin Svensson, enhetschef bibliotek och konsthall och kultur Ros-Marie Stjernfeldt, enhetschef fritid Dokument: > Nämndens reglemente > Biblioteksplan > Ekonomisk analys kultur-och fritidsverksamheten > Förvaltningsövergripande verksamhetsplan». Intemkontrolt 2017 > lnternkontroll2018 > Riskanalys internkontrollplan 2018 > Reglemente för intern kontroll > Kontrollrapporter 2018 >. Årsbokslut 2017 > Protokoll avseende uppdragen > Ekonomisk uppföljning >- Nämndens årshjul 48

49 49

50 Tomelilla kommun Till: Kultur- och fritidsnämnden Diarienr TOMELILLA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden För kännedom: Kommunfullmäktige Granskning av kultur- och fritidsnämndens styrning, ledning, uppföljning och kontroll EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tomelilla kommun granskat huruvida kultur- och fritidsnämnden säkerställer en ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av kultur- och fritidsverksamheten i Tometilla kommun. Den sammanfattande bedömningen är att kultur- och fritidsnämnden inte säkerställer en ändamålsenlig styrning, ledning och uppföljning av kultur- och fritidsverksamheten. Vår bedömning grundar sig på att det saknas ett styrsystem som följer organisationens struktur. Det finns ett glapp vad gäller styrningen mellan vad kommunfullmäktige har fastställt och verl<samheternas verksamhetsplaner Vi menar därmed att det finns utrymme för förbättringar vad gäller nämndens styrning. En tydligare styrning skulle också kunna bidra till att nämndens uppföljning av verksamheten blir mer ändamålsenfig. Nämndens intemkontrollarbete kan förbättras genom att risk- och väsentlighetsanalysen blir mer heltäckande samt att dokumentationen vid kontrollerna utvecklas att innehålla resultatet av kontrollerna och inte enbart en bedömning om rutinen är fungerande eller inte. Eftersom nämnden i enlighet med kommunallagen är ytterst ansvariga för den interna kontrollen bör de. för att kunna göra en bedömning, säkerställa att de får ta del av hur kontroller l och resultatet därav. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kultur- och fritidsnämnden att: >. upprätta en strategi och/eller plan för kultur- och fritidsverksamheten, som därefter ligger till grund för övriga planer, >- ta del av verksamhetsplanerna som upprättas av verksamheterna > stärka uppföljningen av verksamheten, >. analysera driftsbidragens påverkan på verksamheten och konsekvenserna om dessa inte skulle finnas att tillgå, samt r utveckla kontrollrapporterna att även omfatta hur kontrollerna har genomförts och resultatet. Revisorerna önskar kommunstyrelsens och nämndernas skriftliga svar framfört senast För Tomelilla kommuns revisorer,./ ^ Torsten Lindgren Ordförande 50

51 Tomelilla den 2 januari 2019 Dnr KFN 2019/8 Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla kultur och fritidsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Olof Hammar Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil olof.hammar@tomelilla.se Tjänsteskrivelse delegeringsregler Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar anta delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden mandatperioden , handlingsid Kfn 2019.xxx. Ärendebeskrivning I enlighet med Tomelilla kommuns ärendehantering skapas nytt ärende gällande delegeringsregler varje mandatperiod. Kultur- och fritidsnämnden behöver därför besluta om delegeringsregler för kommande mandatperiod så att ärendet för förra mandatperioden kan avslutas. Delegeringsreglerna ses över och aktualiseras så snart behov föreligger och uppdateras löpande. Förvaltningens bedömning är att de delegeringsregler som nu gäller är aktuella och välfungerande utifrån verksamhetens behov och föreslår därför inga ändringar i delegeringsreglerna. Beslutsunderlag Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden mandatperioden , handlingsid: Kfn 2019.xxx. Kansliavdelningen Olof Hammar Nämndsekreterare Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 1 (2) 51

52 2 (2) 52

53 TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr C 15:3 KFN 12/2015, KFN 62/2016, Kfn 83/2017 Kfn 85/2017, Kfn 35/2018 Dnr KFN 2015/14 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden Antaget av kultur- och fritidsnämnden den 8 januari 2018, KFN 12/2018. Gäller fr.o.m. den 15 januari Allmänna riktlinjer för delegeringsbeslut För att den löpande verksamheten ska fungera smidigt och effektivt fattas merparten av besluten på delegering, som regel av anställd personal. Frågor om ansvar och delegering regleras i Kommunallagen - KL (SFS 2017:725). Följande text ger en sammanfattning av syftet med, och riktlinjer för, den delegerade beslutanderätten. Begreppet delegering ska i detta fall noga skiljas från delegeringsbegreppet inom hälso- och sjukvården, där det avser en på yrkeskompetens och legitimation grundad delegeringsrätt beträffande medicinska arbetsuppgifter. Där gäller särskilda regler och författningar. 1 ALLMÄNT Verksamhetsansvar Enligt 6 kap 6 KL ska nämnderna, var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt enligt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 1 (16) 53

54 Delegering Enligt 6 kap 37 KL får en nämnd uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Om delegaten finner att ett ärende avviker från det normala bör delegaten överlämna ärendet med beslutsförslag till kultur- och fritidsnämnden. Ett beslut som är fattat på delegering kan inte ändras av en överordnad chef eller av nämnden. Däremot kan kultur- och fritidsnämnden dra in delegeringsrätten, om man är missnöjd med det sätt på vilket den utövas. Vad får inte delegeras? I kommunallagen finns också regler om delegeringsförbud (6 kap 38 ). I följande slags ärenden får beslutanderätten inte delegeras: Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige. Yttranden med anledning av att beslut av nämnden i sin helhet, eller fullmäktige, har överklagats. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden, eller ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras. 2 ANMÄLAN AV DELEGERINGSBESLUT Beslut fattade med stöd av delegering ska anmälas per kalendermånad till kulturoch fritidsnämnden. C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 2 (16) 54

55 3 ANDRA BESLUT Beslut av verkställighetskaraktär Gränsen mellan beslut efter delegering från nämnden och beslut, som närmast är en form av verkställighet, har betydelse för frågan om beslutet kan överklagas genom laglighetsprövning och om besluten måste anmälas till nämnden. Den gränsen kan inte dras med exakthet. Med beslut avses varje ställningstagande där man väljer mellan olika alternativ och där vissa överväganden och bedömningar måste göras. När det finns tydliga mål och riktlinjer kan ställningstaganden hänföras till verkställighet, även om de innefattar överväganden och bedömningar. Praktiskt sett kan en mycket stor del av den kommunala verksamheten anses höra till området ren verkställighet, som inte är myndighetsutövning utan är löpande drift av verksamheten. I dessa frågor följer beslutanderätten oftast den anställning man innehar. Här behövs ingen uttrycklig delegering för att beslut ska kunna fattas. Dessa frågor är ofta reglerade i lagstiftning, avtal, attestregler och liknande. Hit hör t.ex. en mängd löpande beslut om inköp och beställningar i drifts- och investeringsbudget och de flesta löpande personalärenden. C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 3 (16) 55

56 4 ADRESSAT FÖR DELEGERINGSBESLUT Vid förfall för delegat (t.ex. vid semester, sjukdom eller jäv) gäller att beslutanderätten övertas av ställföreträdare, tillförordnad, vikarie eller närmast överordnad. Vid förfall för ordförande övertas beslutanderätten av förste vice ordförande eller andre vice ordförande. Förutom delegerade ärenden som är angivna i delegeringsordningen, får delegat även besluta i frågor som till art, vikt och omfattning är jämförbara med de ärenden som anges för delegaten, i den mån dessa inte delegerats till eller i övrigt åvilar annan. 5 ÖVRIGT Delegerad beslutanderätt ska normalt utnyttjas endast inom ramen för beviljade och tillgängliga anslag. C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 4 (16) 56

57 Nr Ärende Lagrum Delegat 1 FIRMATECKNARE OCH UNDERTECKNINGSRÄTT 1.1 Underteckna avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden Kultur- och fritidsnämndens ordförande med vice ordförandena som ersättare. Kontrasignering av verksamhetschef med nämndens sekreterare som ersättare 1.2 Underteckna avtal samt underteckna andra handlingar och skrivelser i övrigt. Verksamhetschef inom kultur och fritid samt respektive enhetschef C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 5 (16) 57

58 Nr Ärende Lagrum Delegat Kurser och konferenser Beslutande 2.1 Nämndsledamöters och ersättares deltagande i kurser, konferenser och liknande Kultur- och fritidsnämnden 2.2 Ordförande, 1vice ordförande och 2 vice ordförande i nämnden fattar var och en beslut om deltagande i kurser, konferenser och liknande i upp till två dagar och/eller till ett högsta belopp motsvarande 10 % av ett prisbaslopp per gång (ett prisbasbelopp uppgår för år 2018 till kronor). Som årlig begränsning gäller ett halvt prisbasbelopp. För deltagande i kurser med mera som överstiger två dagar eller 10 % av ett prisbasbelopp samt i de fall den årliga begränsningen har överskridits fattas beslut om deltagande av styrelse, nämnd eller utskott. Ordföranden, 1 v ordföranden, 2 v ordföranden C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 6 (16) 58

59 Nr Ärende Lagrum Delegat 3 FÖRVALTNINGSÄRENDEN 3.1 Besluta att avslå en begäran om att få ta del av allmän handling eller att lämna ut allmän handling med förbehåll Verksamhetschef kultur och fritid med nämndens sekreterare som ersättare 3.2 Pröva om skrivelse med överklagande inkommit i rätt tid och avvisa för sent inkommet överklagande Verksamhetschef kultur och fritid med nämndens sekreterare som ersättare C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 7 (16) 59

60 Nr Ärende Lagrum Delegat 4 UPPHANDLING M.M Lag (2016:1145) om offentlig upphandling 4.1 Besluta om att delta i och avbryta upphandlingar, fatta tilldelningsbeslut, teckna och förlänga avtal som inte är verksamhets- eller kommunövergripande upphandlingar i enlighet med gällande direktupphandlingsgräns på 15 % av gällande tröskelvärde. Direktupphandling Verksamhetschef samt respektive enhetschef inom kultur och fritid 4.2 Beslut om att delta i och avbryta upphandlingar, fatta tilldelningsbeslut, teckna och förlänga avtal i verksamhetsövergripande upphandlingar i enlighet med gällande tröskelvärde. Under tröskelvärdet Verksamhetschef kultur och fritid 4.3 Besluta om att delta i upphandlingar av strategisk betydelse samt över gällande tröskelvärde Upphandling Kultur- och fritidsnämnden C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 8 (16) 60

61 Nr Ärende Lagrum Delegat 4.4 Beslut att fatta tilldelningsbeslut, teckna och förlänga avtal och avbryta upphandlingar av strategisk betydelse. Upphandling Verksamhetschef kultur och fritid 4.5 Förordna ombud att föra nämndens talan i förvaltningsrätten, kammarrätten, Högsta förvaltningsdomstolen avseende överprövning av upphandling. Verksamhetschef kultur och fritid 4.6 Försäljning av lös egendom. Verksamhets samt respektive enhetschef inom kultur och fritid C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 9 (16) 61

62 Nr Ärende Lagrum Delegat 5 ÖVRIGT 5.1 Ansöka om statsbidrag, EU-bidrag, regionbidrag eller motsvarande som inte innebär kommunal medfinansiering eller tillsättande av nya tjänster (Kfn 83/2017) Verksamhetschef kultur och fritid 5.2 Besluta om fördelning av föreningsbidrag enligt fastställda riktlinjer Verksamhetschef kultur och fritid 5.3 Besluta om lotteriregistrering, inkl. att godkänna föreståndare, utse kontrollant och fastställa arvode för denne Enhetschef fritid 5.4 Besluta i brådskande ärenden där sammanträde inte kan avvaktas Ordföranden i kultur- och fritidsnämnden 5.5 Vara arkivansvarig i enlighet med kommunens arkivreglemente Verksamhetschef kultur och fritid C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 10 (16) 62

63 Nr Ärende Lagrum Delegat 6 ALKOHOLLAGEN 6.1 Beslut i ansökan om serveringstillstånd 8 kap. 2 alkohollagen (Kfn 85/2017) Kultur- och fritidsnämnden 6.2 Beslut om utvidgning av serveringstillstånd till att även gälla uteservering 8 kap. 2 alkohollagen (Kfn 85/2017) Kultur- och fritidsnämnden 6.3 Beslut om utvidgning av serveringstillstånd, dock ej uteservering och permanent utökad serveringstid efter kl kap. 2 alkohollagen (Kfn 85/2017) Alkoholhandläggare 6.4 Beslut om tillfälligt serveringstillstånd till 8 kap. 2 allmänheten alkohollagen (Kfn 85/2017) Alkoholhandläggare C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 11 (16) 63

64 Nr Ärende Lagrum Delegat 6.5 Beslut om tillfälligt serveringstillstånd till 9 kap. 11 slutna sällskap alkohollagen (Kfn 85/2017) Alkoholhandläggare 6.6 Beslut om medgivande till ombyggnad 7 kap. 11 av serveringsställe alkohollagen Alkoholhandläggare 6.7 Beslut med anledning av ansökan från konkursbo om att få fortsätta rörelsen 9 kap. 12 alkohollagen Alkoholhandläggare (Kfn 85/2017) 6.8 Inleda utredning tillsyn 9 kap. 17, 18, 19 Alkoholalkohollagen handläggare (Kfn 85/2017) 6.9 Lägga ner utredning tillsyn 9 kap. 17, 18, 19 alkohollagen (Kfn 85/2017) Alkoholhandläggare C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 12 (16) 64

65 Nr Ärende Lagrum Delegat 6.10 Beslut om återkallelse av serveringstillstånd 9 kap. 18 p2-3 alkohollagen Kultur- och fritidsnämnden 6.11 Beslut om återkallelse då verksamheten upphör 9 kap 18 p 1 alkohollagen (Kfn 85/2017) Alkoholhandläggare 6.12 Beslut om att meddela tillståndsinnehavare varning 9 kap. 17 alkohollagen (Kfn 85/2017) Kultur- och fritidsnämnden 6.13 Beslut om förbud eller inskränkning av försäljning av alkoholdrycker för visst tillfälle 3 kap st alkohollagen Kultur- och fritidsnämnden 6.14 Beslut om stadigvarande 8 kap. 4 serveringstillstånd för slutna sällskap vid alkohollagen cateringverksamhet Kultur- och fritidsnämnden C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 13 (16) 65

66 Nr Ärende Lagrum Delegat 6.15 Beslut om godkännande av lokal för cateringverksamhet i slutna sällskap 8 kap. 4 alkohollagen Alkoholhandläggare 6.16 Beslut om särskilt tillstånd för provsmakning vid tillverkningsställe 8 kap. 7 alkohollagen Kultur- och fritidsnämnden 6.17 Beslut om tillfälligt tillstånd för provsmakning vid arrangemang 8 kap. 6 Punkt 2 alkohollagen Alkoholhandläggare 6.18 Beslut om stadigvarande tillstånd för gemensamt serveringsutrymme 8 kap. 14 alkohollagen Kultur- och fritidsnämnden 6.19 Beslut om tillfälligt tillstånd för gemensamt serveringsutrymme 8 kap. 14 alkohollagen Alkoholhandläggare C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 14 (16) 66

67 Nr Ärende Lagrum Delegat 6.20 Beslut om att meddela tillståndsinnehavaren erinran. Genom nya lagen införs ytterligare en påföljd för innehavare av serveringstillstånd, erinran, införs i den nya alkohollagen. Erinran eller varning skall vara ett förstahandsalternativ vid överträdelse av bestämmelserna i alkohollagen. I allvarliga fall skall återkallelse kunna ske utan föregående varning. 9 kap. 7 alkohollagen Kultur- och fritidsnämnden C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 15 (16) 67

68 Nr Ärende Lagrum Delegat 7 PERSONUPPGIFTSBEHANDLING 7.1 Ansvar för registerförteckning Kommunchef 7.2 Beslut om utlämnande av registerutdrag GDPR art 15 Verksamhetschef 7.3 Yttrande till förvaltningsdomstol i ärende gällande utlämnande av registerutdrag Verksamhetschef 7.4 Beslut om överklagan i ärende gällande utlämnande av registerutdrag Verksamhetschef 7.5 Beslut vid begäran om rättelse, radering eller blockering av personuppgifter Verksamhetschef 7.6 Yttrande till förvaltningsdomstol i ärenden gällande rättelse, radering eller blockering av personuppgifter Verksamhetschef 7.7 Beslut om överklagan i ärende gällande rättelse, radering eller blockering av personuppgifter Verksamhetschef 7.8 Tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal Delegaten med rätt att teckna huvudavtalet C 15:3 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 16 (16) 68

69 TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden Gäller fr.o.m. den 16 februari Allmänna riktlinjer för delegeringsbeslut För att den löpande verksamheten ska fungera smidigt och effektivt fattas merparten av besluten på delegering, som regel av anställd personal. Frågor om ansvar och delegering regleras i Kommunallagen - KL (SFS 1991:900). Följande text ger en sammanfattning av syftet med, och riktlinjer för, den delegerade beslutanderätten. Begreppet delegering ska i detta fall noga skiljas från delegeringsbegreppet inom hälso- och sjukvården, där det avser en på yrkeskompetens och legitimation grundad delegeringsrätt beträffande medicinska arbetsuppgifter. Där gäller särskilda regler och författningar. 1 ALLMÄNT Verksamhetsansvar Enligt 6 kap 7 KL ska nämnderna, var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt enligt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Delegering Enligt 6 kap 33 KL får en nämnd uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. 1 69

70 Om delegaten finner att ett ärende avviker från det normala bör delegaten överlämna ärendet med beslutsförslag till kultur- och fritidsnämnden. Ett beslut som är fattat på delegering kan inte ändras av en överordnad chef eller av nämnden. Däremot kan kultur- och fritidsnämnden dra in delegeringsrätten, om man är missnöjd med det sätt på vilket den utövas. Vad får inte delegeras? I kommunallagen finns också regler om delegeringsförbud (6 kap 34 ). I följande slags ärenden får beslutanderätten inte delegeras: Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige. Yttranden med anledning av att beslut av nämnden i sin helhet, eller fullmäktige, har överklagats. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Vissa ärenden som anges i vissa föreskrifter (t ex lag och författning) 2 ANMÄLAN AV DELEGERINGSBESLUT Beslut fattade med stöd av delegering ska anmälas per kalendermånad till kulturoch fritidsnämnden. 3 ANDRA BESLUT Beslut av verkställighetskaraktär Gränsen mellan beslut efter delegering från nämnden och beslut, som närmast är en form av verkställighet, har betydelse för frågan om beslutet kan överklagas genom laglighetsprövning och om besluten måste anmälas till nämnden. Den gränsen kan inte dras med exakthet. I regeringens proposition om ny kommunallag skrivs att med beslut avses varje ställningstagande där man väljer mellan olika alternativ och där vissa överväganden och bedömningar måste göras. Det framgår emellertid också att när det finns tydliga mål och riktlinjer kan ställningstaganden hänföras till verkställighet, även om de innefattar överväganden och bedömningar. 2 70

71 Praktiskt sett kan en mycket stor del av den kommunala verksamheten anses höra till området ren verkställighet, som inte är myndighetsutövning utan är löpande drift av verksamheten. I dessa frågor följer beslutanderätten oftast den anställning man innehar. Här behövs ingen uttrycklig delegering för att beslut ska kunna fattas. Dessa frågor är ofta reglerade i lagstiftning, avtal, attestregler och liknande. Hit hör t.ex. en mängd löpande beslut om inköp och beställningar i drifts- och investeringsbudget och de flesta löpande personalärenden. 4 ADRESSAT FÖR DELEGERINGSBESLUT Vid förfall för delegat (t.ex. vid semester, sjukdom eller jäv) gäller att beslutanderätten övertas av ställföreträdare, tillförordnad, vikarie eller närmast överordnad. Vid förfall för ordförande övertas beslutanderätten av förste vice ordförande eller andre vice ordförande. Förutom delegerade ärenden som är angivna i delegeringsordningen, får delegat även besluta i frågor som till art, vikt och omfattning är jämförbara med de ärenden som anges för delegaten, i den mån dessa inte delegerats till eller i övrigt åvilar annan. 5 ÖVRIGT Delegerad beslutanderätt ska normalt utnyttjas endast inom ramen för beviljade och tillgängliga anslag. 3 71

72 72 4

73 Nr Ärende Lagrum Delegat 1 FIRMATECKNARE OCH UNDERTECKNINGSRÄTT 1.1 Underteckna avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden Kultur- och fritidsnämndens ordförande med vice ordförandena som ersättare. Kontrasignering av verksamhetschef med nämndens sekreterare som ersättare 1.2 Underteckna avtal samt underteckna andra handlingar och skrivelser i övrigt. Verksamhetschef inom kultur och fritid samt respektive enhetschef 5 73

74 Nr Ärende Lagrum Delegat Kurser och konferenser 2.1 Nämndsledamöters och ersättares deltagande i kurser, konferenser och liknande 2.2 Ordförande, 1vice ordförande och 2 vice ordförande i nämnden fattar var och en beslut om deltagande i kurser, konferenser och liknande i upp till två dagar och/eller till ett högsta belopp motsvarande 10 % av ett prisbaslopp per gång (ett prisbasbelopp uppgår för år 2014 till kronor). Som årlig begränsning gäller ett halvt prisbasbelopp. För deltagande i kurser med mera som överstiger två dagar eller 10 % av ett prisbasbelopp samt i de fall den årliga begränsningen har överskridits fattas beslut om deltagande av styrelse, nämnd eller utskott. Beslutande Kultur- och fritidsnämnden Ordföranden, 1 v ordföranden, 2 v ordföranden 6 74

75 Nr Ärende Lagrum Delegat 3 FÖRVALTNINGSÄRENDEN 3.1 Besluta att avslå en begäran om att få ta del av allmän handling eller att lämna ut allmän handling med förbehåll Verksamhetschef kultur och fritid med nämndens sekreterare som ersättare 3.2 Pröva om skrivelse med överklagande inkommit i rätt tid och avvisa för sent inkommet överklagande Verksamhetschef kultur och fritid med nämndens sekreterare som ersättare 7 75

76 Nr Ärende Lagrum Delegat 4 UPPHANDLING M.M Lag ( ) om offentlig upphandling 4.1 Besluta om att delta i och avbryta upphandlingar, fatta tilldelningsbeslut, teckna och förlänga avtal som inte är verksamhets- eller kommunövergripande upphandlingar i enlighet med gällande direktupphandlingsgräns på 15 % av gällande tröskelvärde. Direktupphandling Verksamhetschef samt respektive enhetschef inom kultur och fritid 4.2 Beslut om att delta i och avbryta upphandlingar, fatta tilldelningsbeslut, teckna och förlänga avtal i verksamhetsövergripande upphandlingar i enlighet med gällande tröskelvärde. Under tröskelvärdet Verksamhetschef kultur och fritid 4.3 Besluta om att delta i upphandlingar av strategisk betydelse samt över gällande tröskelvärde Upphandling Kultur- och fritidsnämnden 4.4 Beslut att fatta tilldelningsbeslut, teckna och förlänga avtal och avbryta upphandlingar av strategisk betydelse. Upphandling Verksamhetschef kultur och fritid 8 76

77 Nr Ärende Lagrum Delegat 4.5 Förordna ombud att föra nämndens talan i förvaltningsrätten, kammarrätten, Högsta förvaltningsdomstolen avseende överprövning av upphandling. Verksamhetschef kultur och fritid 4.6 Försäljning av lös egendom. Verksamhets samt respektive enhetschef inom kultur och fritid 9 77

78 Nr Ärende Lagrum Delegat 5 ÖVRIGT 5.1 Besluta om ansökan om statsbidrag, EUbidrag, regionbidrag eller motsvarande Verksamhetschef kultur och fritid 5.2 Besluta om fördelning av föreningsbidrag enligt fastställda riktlinjer Verksamhetschef kultur och fritid 5.3 Besluta om lotteriregistrering, inkl. att godkänna föreståndare, utse kontrollant och fastställa arvode för denne Enhetschef fritid 5.4 Besluta i brådskande ärenden där sammanträde inte kan avvaktas Ordföranden i kultur- och fritidsnämnden 10 78

79 Nr Ärende Lagrum Delegat 5.5 Vara arkivansvarig i enlighet med kommunens arkivreglemente Verksamhetschef kultur och fritid Nr Ärende Lagrum Delegat 6 ALKOHOLLAGEN 6.1 Beslut i ansökan om serveringstillstånd 7 kap. 5 alkohollagen Kultur- och fritidsnämnden 6.2 Beslut om utvidgning av serveringstillstånd till att även gälla uteservering 7 kap. 5 alkohollagen Kultur- och fritidsnämnden 6.3 Beslut om utvidgning av serveringstillstånd, dock ej uteservering och permanent utökad serveringstid efter kl kap. 5 alkohollagen 6.4 Beslut om tillfälligt serveringstillstånd till allmänheten 7 kap. 5 alkohollagen 6.5 Beslut om tillfälligt serveringstillstånd till slutna sällskap 7 kap. 5 alkohollagen 6.6 Beslut om medgivande till ombyggnad av serveringsställe 7 kap. 11 alkohollagen Alkoholhandläggare Alkoholhandläggare Alkoholhandläggare Alkoholhandläggare 6.7 Beslut med anledning av ansökan från 7 kap. 17 Alkohol

80 konkursbo om att få fortsätta rörelsen alkohollagen handläggare 6.8 Inleda utredning tillsyn 7 kap. 19, 20, 21 alkohollagen 6.9 Lägga ner utredning tillsyn 7 kap. 19, 20, 21 alkohollagen 6.10 Beslut om återkallelse av serveringstillstånd 7 kap. 19 alkohollagen Kultur- och fritidsnämnden 6.11 Beslut om återkallelse då verksamheten upphör 6.12 Beslut om att meddela tillståndsinnehavare varning 7 kap. 20 alkohollagen Kultur- och fritidsnämnden 6.13 Beslut om förbud eller inskränkning av försäljning av alkoholdrycker för visst tillfälle 3 kap st alkohollagen Kultur- och fritidsnämnden 6.14 Beslut om stadigvarande serveringstillstånd för slutna sällskap vid cateringverksamhet 8 kap. 4 alkohollagen Kultur- och fritidsnämnden 6.15 Beslut om godkännande av lokal för cateringverksamhet i slutna sällskap 8 kap. 4 alkohollagen Alkoholhandläggare Alkoholhandläggare Alkoholhandläggare Alkoholhandläggare 6.16 Beslut om särskilt tillstånd för provsmakning vid tillverkningsställe 8 kap. 7 alkohollagen Kultur- och fritidsnämnden 12 80

81 6.17 Beslut om tillfälligt tillstånd för provsmakning vid arrangemang 6.18 Beslut om stadigvarande tillstånd för gemensamt serveringsutrymme 8 kap. 6 Punkt 2 alkohollagen 8 kap. 14 alkohollagen Kultur- och fritidsnämnden 6.19 Beslut om tillfälligt tillstånd för gemensamt serveringsutrymme 8 kap. 14 alkohollagen Alkoholhandläggare Alkoholhandläggare 6.20 Beslut om att meddela tillståndsinnehavaren erinran. Genom nya lagen införs ytterligare en påföljd för innehavare av serveringstillstånd, erinran, införs i den nya alkohollagen. Erinran eller varning skall vara ett förstahandsalternativ vid överträdelse av bestämmelserna i alkohollagen. I allvarliga fall skall återkallelse kunna ske utan föregående varning. 9 kap. 7 alkohollagen Kultur- och fritidsnämnden 13 81