Kallelse med föredragningslista

Transkript

1 Tomelilla kommun Vård och omsorgsnämnden Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: Torsdagen den 20 december 2018 kl Plats: Svea Hund i kommunhuset Kallelse med föredragningslista Ärenden 1 Val av justerare och tidpunkt för justering 2 Ändringar i föredragningslistan Diarienr Sidnr 3 Dialoger och informationsärenden 2018/2 4 4 Uppföljning intern kontroll november vård och omsorgsnämnden 5 Avtalsuppföljning - Drift av särskilda boendet Valkyrian med tillhörande hemtjänstområde söder - Förenade Care AB 6 Avtalsuppföljning - Drift av särskilda boendet Byavången med tillhörande hemtjänstområde Centrum - Förenade Care AB 7 Avtalsuppföljning - leverans av trygghetslarm och larmmottagning - Tunstall AB 8 Uppföljningsgranskning av nämnder och bolag 9 Taxor och avgifter kost - vård och omsorgsnämnden 2017/ / / / / /

2 Tomelilla kommun Vård och omsorgsnämnden 10 Önskemål om extern genomlysning av måltidsverkstadens verksamhet 2018/ Redovisning av delegeringsbeslut 2018/ Redovisning av anmälningsärenden 2018/1 54 Gunnel Andersson (M) Ordförande Pamela Lindqvist Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon Pamela Lindqvist E-post: kommun@tomelilla.se 2

3 NÄRVARO- OCH OMRÖSTNINGSPROTOKOLL Vård- och omsorgsnämnden ( ) Sammanträdesdag: Antal närvarande ledamöter: 1 2 Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Gunnel Andersson M 2 Marianne Åkerblad M 3 Gunvor Olsson C 4 Ann Harrysson SPI 5 Ida Bornlykke S 6 Mona Nihlén V 7 Per-Olof Örnsved SD Ja Nej Avstår ERSÄTTARE Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Janet ten Have M 2 Elizabeth Nilsson M 3 Eva Gustavsson C 4 Susanne Balczar Herou KD 5 Sejdi Karaliti S 6 Kristin Skoog S 7 Kent Å Olofsson SD Ja Nej Avstår 3

4 Tomelilla den 12 december 2018 Dnr VON 2018/2 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla vård och omsorgsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Olof Hammar Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Dialoger och informationsärenden Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Vård och omsorgsnämnden genomför idag dialoger enligt följande: 1. Information från förvaltningen Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse nämndsekreterare Olof Hammar Stöd och omsorg Olof Hammar Nämndsekreterare Beslutet skickas till: 4 1 (1)

5 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 97 Dnr VON 2017/55 Uppföljning intern kontroll november vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar att godkänna rapporteringen av intern kontroll för november 2018 och lägger densamma till handlingarna. Ärendebeskrivning Den interna kontrollplanen för verksamheten Vård och omsorg 2018 innehåller fem punkter. Kontrollansvariga är avdelningschefer och medicinskt ansvarig sjuksköterska. Rapportering ska, beroende på område, ske enligt beslutad kontrollfrekvens till vård och omsorgsnämnden. Kontrollpunkt 1 Basal vårdhygien Medicinskt ansvarig sjuksköterska ansvarar för kontrollen. Uppföljning av de basala hygienrutinerna på samtliga särskilda boende, korttidsboende, hemtjänstområde samt LSS verksamheter genomförs två gånger årligen, maj och november. Uppföljningen sker genom tysta observationer enligt mall från SKL, Sveriges Kommuner och Landsting samt följer Socialstyrelsens författning SOSFS 2015:10 Basal hygien i vård och omsorg. Syftet är, förutom att säkerställa att vi följer rutinen, att förhindra spridning av smitta. Särskilt vårdrelaterad smitta vill förhindras att den sprids, då de ger stora konsekvenser för den drabbade. Vårdhygien har nyligen uppmärksammat kommunerna på att förekomsten av vårdrelaterade infektioner nu ökar i det egna boendet. Justerandes sign 5

6 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 97 forts. Resultat Sprita händer före 59 % Sprita händer efter 84 % Korrekt totalt 41 % Högst antal positiva svar lämnades på Solgläntan och Byavången. Korrekt arbetsdräkt naglar, ej stödskena eller smycke, kort hår 78 % Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att godkänna rapporteringen av intern kontroll för november 2018 och lägger densamma till handlingarna. Beslutsunderlag Presentation medicinskt ansvarig sjuksköterska Lotta Treble-Read, handlingsid: von Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 6

7 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 99 Dnr VON 2015/63 Avtalsuppföljning - Drift av särskilda boendet Valkyrian med tillhörande hemtjänstområde söder - Förenade Care AB Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar att godkänna rapporteringen av uppföljningen och lägger densamma till handlingarna. Ärendebeskrivning Medicinskt ansvarig sjuksköterska och avdelningschef har genomfört avtalsuppföljningen med fokus på de områden som visade på kvalitetsbrister under vårens uppföljning. De allvarligaste bristerna fanns på hemtjänst Söder. Synpunkter och klagomål kom från både brukare, anhöriga och personalen på området. Den dåvarande ledningen befann sig i en allvarlig förtroendekris. Alltför många av personalen saknade kompetens för att utföra delegerad hälso-och sjukvård eller ens utföra den basala omvårdnaden. Det ledde i sin tur till svårigheter att organisera arbetet och att personalkontinuiteten försämrades. Kraven från vård-och omsorgsnämnden på förbättring ledde till att Förenade Care tillsatte ny regionchef och ny verksamhetschef för hemtjänsten. Nämnden godtog Förenade Cares förslag om att verksamhetschefen för boendet Valkyrian också tog över ledningen för hemtjänsten. I slutet av maj började den nya ledningen sitt förbättringsarbete tillsammans med två erfarna gruppledare varav en nyrekrytering. Uppföljningen visar att åtgärderna har gett resultat. De områden som bara delvis eller inte alls överensstämde med kraven visar nu på goda resultat. Justerandes sign 7

8 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 99 forts. - Brukarna är mer nöjda Positiva synpunkter har kommit in till Förenade Care: Vi har för närvarande inget att anmärka på. Dom har ett bra bemötande och glömmer inte bort oss längre. Verksamhetschefen uppger också att all personal behärskar svenska i både tal och skrift. - Färre personal går hem till den enskilde Tillsvidareanställd personal har erbjudits högre sysselsättningsgrad och antalet timanställda har minskat med nästan 50 %. Både brukare och anhöriga upplever en bättre kontinuitet och därmed en bättre trygghet. Det syns också i den senaste mätningen av personalkontinuiteten där målet om 14 personal uppnåtts. - Patientsäkerheten har ökat. Antalet läkemedelsavvikelser har minskat med drygt 50 % jämfört med samma period som förra året. Förändringar har gjorts i ruttscheman för att få en bättre kontinuitet. När det är samma personal som kommer känner de brukaren bättre och har därmed förutsättningar att upptäcka förändringar till exempel hos personer med diabetes. Engångsmaterial för att utföra basala hygienrutiner finns hemma hos alla brukare. Antalet registreringar i kvalitetsregistret har ökat. Sjuksköterskor, rehabpersonal och medicinskt ansvarig sjuksköterska ser en klar förbättring och har nu en bra dialog i sakfrågor med verksamhetschefen. - Personalen är mer nöjd Det är en helt annan stämning nu, det är mycket lugnare säger personal hos Förenade Care. Detta instämmer både den legitimerade personalen i och handläggaren som arbetar nära personalen. Det är med tillfredsställelse som vi vid denna uppföljning kan sätta Kravet uppfyllt på de punkter som Förenade Care både i hemtjänsten och på Valkyrian fick anmärkningar på. Justerandes sign 8

9 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 99 fort. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att godkänna rapporteringen av uppföljningen och lägger densamma till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avdelningschef Christel Nilsson och medicinskt ansvarig sjuksköterska Lotta Treble-Read, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 9

10 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 98 Dnr VON 2014/58 Avtalsuppföljning - Drift av särskilda boendet Byavången med tillhörande hemtjänstområde Centrum - Förenade Care AB Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar att godkänna rapporteringen av uppföljningen och lägger densamma till handlingarna. Ärendebeskrivning Medicinskt ansvarig sjuksköterska och avdelningschef har genomfört avtalsuppföljning på det särskilda boendet Byavången och hemtjänstområde Centrum. Resultatet av uppföljningen visar att bristerna åtgärdats på de tre områden som inte blev helt uppfyllda under vårens uppföljning och att verksamhetschefen tillsammans med gruppledare och omvårdnadspersonal bedriver verksamheten med god kvalitet. Följande område fick anmärkningar vid förra uppföljningen och har därför följts upp igen: - Följsamheten till medicinskt ansvarig sjuksköterskas rutiner för basala hygienrutiner och rutiner för att motverka smittspridning. Det fanns inte alltid engångsmaterial på plats hos den enskilde till exempel handskar, engångsförkläde och handsprit. Nu tillhandahåller entreprenören detta och inga brister har rapporterats från den legitimerade personalen, - För att öka tryggheten ska varje brukare ha en namngiven kontaktman från personalgruppen. Under biståndshandläggarens intervjuer med brukare på hemtjänstområdet kände de flesta, men dock inte alla till vem som var kontaktman. Förenade Care har nu uppdaterat sin rutin för kontaktman som innebär att kontaktmannens namn ska skrivas in på den informationsfoldern som överlämnas till brukaren vid första besöket. Justerandes sign 10

11 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 98 forts. - Personalens kompetens har höjts Av de medarbetare som saknade formell utbildning vid övertagandet har två påbörjat utbildning genom Förenade Cares uppdragsutbildning. En medarbetare påbörjade utbildningen men avbröt. Två vårdbiträde har gått i pension, vilka ersatts av medarbetare med formell utbildning. Ytterligare en medarbetare har anmält intresse för utbildning och ska erbjudas plats i uppdragsutbildningen. Därutöver har två undersköterskor samt en gruppledare påbörjat utbildning till specialistundersköterska inom demens. Utbildningen sker på distans och beräknas vara klar Inga nya brister har uppkommit utan verksamhetens kvalitet svarar väl på de krav om kvalitet som finns i avtalet. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att godkänna rapporteringen av uppföljningen och lägger densamma till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avdelningschef Christel Nilsson och medicinskt ansvarig sjuksköterska Lotta Treble-Read, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 11

12 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 100 Dnr VON 2017/70 Avtalsuppföljning - leverans av trygghetslarm och larmmottagning - Tunstall AB Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att godkänna rapporteringen av uppföljningen och lägger densamma till handlingarna. Ärendebeskrivning Tomelilla kommuns kontrakt med Tunstall AB om digital trygghetslarmskedja regleras av SKL Kommentus inköpscentrals ramavtalsupphandling. Avtalsperioden började och varar till och med med 1 års förlängningsoption. Tunstall har varit leverantör sedan första upphandlingen 2009 då kommunens egen larmmottagning upphörde. Avtalet innebär både köp av trygghetstelefoner och tillbehör samt att larmen tas emot på Trygghetscentralen i Örebro. De larm som måste åtgärdas på plats rings ut till respektive hemtjänstområdes larmtelefon. Nattetid 22:00 till 07:00 ringer larmoperatören ut samtalen till nattpatrullerna. Tunstall har under perioden juni till oktober haft ett antal driftsstörningar som påverkat funktionen. Enligt Tunstall har majoriteten av dessa störningar direkt eller indirekt varit orsakade av hög belastning i deras larmsystem. Samtliga larm har inkommit till Trygghetscentralen i Örebro men utringningstiderna har påverkats. Utöver detta hade deras operatördriftsstörningar under nästan 2 dygn och då kunde inte taluppkopplingen upprättas på grund av störningen. Justerandes sign 12

13 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 100 forts. Tunstall meddelar direkt vid driftsstörningar via både sms och mail ut till larmtelefonerna och till ansvariga på området. Tunstall har då också bett oss att inte provlarma för att minska belastningen. De har vidtagit åtgärder som att öka de personella resurserna och ha bättre framförhållning vid förväntad hög belastning. De har också säkrat upp tekniken för att kunna hålla garantin att aldrig missa ett larm. Under november har det inte varit några driftsstörningar. Störningar har självklart påverkat de personer vars larm inte direkt kunnat ringas ut till personalen. Det har skapat en otrygghet hos både larmanvändare och personal. En övergripande avvikelserapport har upprättats efter varje störning och individuella för de brukare som drabbats. En brukare fick vänta flera timmar efter att hen larmat efter ett fall. Några fick hjälp av anhörig eller att personalen kom på fast besök men det har dröjt från 45 minuter upp till fyra timmar innan de larmen sen ringdes ut till personalgruppen. Tillsammans med Ystad kommun arbetar nu upphandlare och undertecknad fram en begäran om vite då leverantören inte levt upp kraven på en trygg och säker larmkedja under dessa månader. En sammanställning av driftsstörningar och avvikelser per månad kommer att bifogas. Faktaruta I genomsnitt under 2018 hade 355 kommuninvånare ett trygghetslarm installerat. Samtliga larm är digitala och funktionen kontrolleras via Tunstalls övervaknings-system SMP. Tryggghetstelefonerna levereras med så kallade roamingkort. Det är ett abonnemang med flera mobiloperatörer; Telia,Tele2 och Telenor. Om en operatör har störningar så ska larmanropet kopplas över till en annan operatör. Justerandes sign 13

14 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 100 forts. Varje månad tar larmcentralen i genomsnitt emot över 1400 samtal. Mer än hälften av dessa stannar på trygghetscentralen och övriga rings ut till hemtjänsten och åtgärdas på plats. Flest larm inkommer kvälls-och nattetid. Orsakerna noteras av trygghetscentralen och de tre vanligaste orsakerna är 1. hjälp till toaletten 2. väntar på personal 3. larmat av misstag. Varje månad kommer också mellan 20 och 40 samtal om att brukaren ramlat. När en brukare larmar igen i väntan på hemtjänsten så registreras orsaken på nytt. Administrationen av trygghetstelefonerna fördelas mellan den centrala administrationen, IT och hemtjänstområden. Varje månad installeras 10 till 15 larm och något fler avinstalleras. Den centrala administrationen ansvarar för förregistrering i Tunstalls webbportal, samordning, beställning och betalning av fakturor. Trygghetstelefonerna förprogrammeras av IT och larmansvariga på hemtjänsten installerar larmen, åtgärdar uppringningar från larmcentralen samt ansvarar för funktionsövervakningen. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att godkänna rapporteringen av uppföljningen och lägger densamma till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avdelningschef Christel Nilsson, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 14

15 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 101 Dnr VON 2018/75 Uppföljningsgranskning av nämnder och bolag Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar lägga revisionens uppföljningsgranskning till handlingarna. Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har gjort en uppföljningsgranskning av de granskningar som tidigare gjorts under mandatperioden. Granskningens syfte har varit att bedöma om nämnderna vidtagit tillräckliga åtgärder med anledning av rekommendationer i tidigare granskningar. Detta inkluderar även de åtgärder som nämnderna uppgett i sina svar till revisionen. De granskningar som berör vård och omsorgsnämndens verksamhet är: Granskning av intern kontroll 2015 Granskning av styrning och uppföljning av hemtjänsten 2016 Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas verkställande av kommunfullmäktiges beslut 2016 Det kan konstateras att flertalet av de rekommendationer som revisionen gav i sina ursprungliga granskningar har följts av vård och omsorgsnämnden. Vad gäller rekommendationen att tydliggöra resursmodellen, vilket påtalades i granskningen av styrning och uppföljning av hemtjänsten 2016, pågår arbete för att se över denna. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar lägga revisionens uppföljningsgranskning till handlingarna. Justerandes sign 15

16 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 101 forts. Beslutsunderlag Uppföljningsgranskning av nämnder och bolag, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 16

17 Tomelilia kommun Till: TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För kännedom Diarienr Kommunstyrelsen Familjenämnden Byggnadsnämnden Vård- och omsorgsnämnden Kultur- och fritidsnämnden österlenhem AB Kommunfullmäktige Uppföljningsgranskning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tomelilla kommun följt upp de granskningar som genomfördes under Resultatet av uppföljningen skickas till kommunstyrelsen och nämnderna för hantering och kännedom. För Tomelilla kommuns revisorer ^ Torsten Lind Ordförande 17

18 18

19 Uppföljningsgranskning Emmy Lundblad, EY Malin Lundberg, EY Building a better working world 19

20 Inledning Bakgrund Syfte Den kommunala revisionens uppdrag är reglerat i kommunallagen och praxis för revisionens verksamhet framgår av god revisionssed. Av god revisionssed framgår att revisionen regelbundet ska följa upp genomförda granskningsinsatser. Detta kan ske genom dialog med nämnd eller styrelse, eller som särskild granskningsinsats. Resultatet av uppföljningarna ligger även till grund för riskanalys inför kommande års revisionsplanering. Granskningens syfte är att bedöma om nämnder och styrelser har vidtagit tillräckliga åtgärder med anledning av rekommendationer i tidigare granskningar. Detta inkluderar även de åtgärder som nämnder och styrelser uppgett i sina svar till revisionen. Page2 Tomelilla Uppföljning

21 Granskning av kommunens aktivitetsansvar för ungdomar utanför gymnasieskola 2015 Sammanfattning Rekommendationer Syftet var ätt bedöma om familjenämnden säkerställer att det kommunala aktivitetsansvaret bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Granskningens sammanfattande bedömningen var att familjenämnden inte fullt ut hade säkerställtatt det kommunala aktivitetsansvaret bedrevs på ett ändamålsenligt sätt samt att den interna kontrollen inte var tillräcklig. Bedömningen grundades på att det bland annat saknades en tydlig ansvarsfördelning för arbetet med det kommunala aktivitetsansvaret. tydlig st med det ret. kommunala tillräcklig intern ommunens lar utanför irtering och i en del ar ändamålsenligt. PageS Tomelilla Uppföljning EV 21

22 Uppföljande iakttagelser och bedömning Iakttagelser Verksamheten för kommunens aktivitetsansvar (KAA) ligger numera under arbetsmarknadsenheten. Detta framgår även av kommunstyrelsens reglemente. Kommunstyrelsen har formulerat ett långsiktigt mål om att arbetslösheten för ungdomar mellan år ska minska. Till målet finns tre delmål för Arbetsmarknads- och näringslivsdelegationen återrapporterar till kommunstyrelsen tve gånger om året, och ska följa KAA. Vid kontakt upprättas en handlingsplan för ungdomen som även innefattar uppföljning och utvärdering av insatsen. Avdelningen uppger att man har en god översikt över ungdomar sysselsättning. När en ungdom registreras i systemet genomförs en kontroll så att registreringen är korrekt. Det finns rutiner som avser att leda till en förbättring av rapportering från skolorna. Det uppges dock att det krävs fortsatta insatser för att säkerställa en korrekt rapportering. Bedömning Vi bedömer att ansvar och styrning avseende det kommunala aktivitetsansvaret har tydliggjorts. Därutöver sker uppföljning av verksamheten på ett mer systematiskt sätt. Vi bedömer att det fortsatt finns anledning för familjenämnden och kommunstyrelsen att påtala vikten av att inrapportering från gymnasieskolorna fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Sammantaget bedömer vi att kommunstyrelsen beaktat flera av revisionens rekommendationer. Vidare bedömer vi att familjenämnden och kommunstyrelsen gemensamt bör verka föra att stärka inrapportering avseende elever. Page4 Tomelilla Uppföljning

23 Granskning av intern kontroll 2015 Sammanfattning Granskningen syftade till att bedöma om kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll av verksamheten var tillräcklig. Den sammanfattande bedömningen var att kommunstyrelsens, familjenämndens, vårdoch omsorgsnämnden samt kultur- och fritidsnämndens interna kontroll inte i alla delar var tillräcklig. Vidare bedömdes byggnadsnämndens interna kontroll inte var tillräcklig. Bedömningen grundades pé bland annat att byggnadsnämnden inte tagit fram en intern kontrollplan för vare sig år 2014 eller Rekommendationer Rekommendationer lämnades till kommunstyrelsen och samtliga nämnder baserat på COSO-modellens fem komponenter: o Kontrollmiljö o Riskbedömning o Kontrollmoment o Information och kommunikation o Uppföljning och utvärdering Se nästa sida för rekommendationer och bedömningar från 2015 års granskning samt iakttagelser från årets uppföljning. PageS Tomelilla Uppföljning

24 komponent mtrollmiljö skbedömning introtlmoment nämnd KS KoF:n FM Vo0:n BN KoF:n KS FN Vo0:n BN KS KoF:n FN Vo0:n 2015 Tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig r^t. r-ujililic--l<atiuiljucuuu-jiiii ^. u -L» Det finns grundläggande dokumentation för den interna kontrollen, såsom reglemente och internkontrollplaner Byggnadsnämnden har inte tagit fram en intern kontrollplan för vare sig år 2014 eller 2015 KoF:n har en dokumenterad riskbedömning KS och nämnder bör säkerställa att verksamheterna genomför riskbedömningar och att de används som underlag när de interna kontrollplanernas tas fram Riskbedömningarna bör vara dokumenterade och heltäckande KS och nämnderna bör säkerställa att samtliga kontrollmoment utformas som aktiviteter och att de har en tydlig koppling till genomförda riskbedömningar 1-^-. -.» Kommunfullmäktige antog i februari 2017 ett nytt reglemente för intern kontroll. Samtliga nämnder ska återrapportera uppföljningen av intern kontroll i januari till kommunstyrelsen. Reglementet tydliggör ansvarsfördelning och arbetsmoment Aterrapportering ska ske till fullmäktige i samband med årsredovisning. Detta skedde i mars Kommunstyrelsen har ej beslutat om intern kontrollplan för Vid mötet i april 2018 godkändes redovisningen av internkontroll 2017 och i tjänsteskrivelsen framgår att ett antal punkter föreslås stå kvar till Instruktionerna i reglementet har inte följts fullt ut avseende uppföljning och återrapportering. Samtliga nämnder följer den kommungemensamma mallen för riskanalys och intern kontrollplan. Riskbedömningen för stöd och lärande är ej i ifylld för Generellt varierar riskanalyserna i omfattning och hur riskbedömningarna har beräknats. l flertalet fall motsvarar riskanalysen den slutgiltiga kontrollplanen, samt att risker återanvänds från år till år. t vissa fall finns riskområdet inte med i riskanalysen men förekommer i internkontroll länen. Flertalet kontrollmoment består i att se över rutiner och motsvarande moment som bör ingå i verksamhetens ordinarie arbete. brmation & immunikation )pföljning & värdering BN KS KoF:n FN Vo0:n BN KS KoF:n FN Vo0:n BN l Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Delvis tillräcklig Ej tillämplig KS och nämnderna att vara mer involverade i det interna kontrollarbetet samt säkerställa att medarbetarna i högre grad involveras i det interna kontrollarbetet. Ej tillämplig KS och nämnderna bör i sina uppföljningar av den interna kontrollen i större utsträckning redogöra för resultatet av sina kontroller och analysera resultatet samt göra en samlad utvärdering av kontrollsystemet Ej tillämplig KS och nämnder tar del av riskanalyser och uppföljningar. Det framgår inte av styrdokument hur medarbetare eller nämnd ska delta i arbetet med framtagandet av riskanalys och intern kontrollplan. Enligt uppgift har kanslienhetens medarbetare tagit fram en riskanalys under APT. Det är dock oklart i vilken utsträckning övriga medarbetare och nämnder deltar i arbetet. Av reglementet framgår att en mall ska användas för uppföljning av intern kontroll. Denna har endast använts av kommunstyrelsen. Dock uppges att det pågår ett arbete med att få fram ett digitalt verksamhetssystem som underlättar vid kontroll och uppföljning. l kommunens årsredovisning för 2017 framgår att "den sammantagna bedömningen är att internkontrollen har bedrivits på ett adekvat sätt" 24

25 Uppföljande iakttagelser och bedömning Sammanfattande iakttagelser Reglementet tydliggör ansvarsfördelning och arbetsmoment för internkontrollarbetet. Det finns kommungemensamma mallar för internkontrollplaner, riskanalyser och uppföljning. Det finns dokumenterade riskanalyser och internkontrollplaner. Återrapportering har ej skett enligt reglementet. Familjenämnden beslutade om uppföljning för stöd och lärande i februari 2018, kommunstyrelsen beslutade om uppföljning i april Det saknas ett formellt beslut om internkontrollplan 2018 för kommunstyrelsen. Riskanalyserna varierar i omfattning och bedömning av risker. Flertalet risker återkommer samt att riskanalysen i flera fall motsvarar intemkontrollplanen. Det pågår ett arbete med att fe fram ett digitalt hjälpmedel för kontroll och uppföljning. Bedömn"ng Vi bedömer att reglementet och de kommungemensamma mallarna är tydliga. Vi bedömer att kommunen har utvecklat den interna kontrollen genom att införa riskanalyser. Vi bedömer att det är brist att reglementet inte följs fullt ut. Däri bland annat att kommunstyrelsen inte har beslutat om en internkontrollplan för Vi bedömer att kommunen ytterligare kan förbättra arbetet med riskanalyser och formulering av internkontrollplaner. Detta avser framförallt: Relevanta kontrollmoment Heltäckande riskanalyser Konsekventa riskbedömningar kommunstyrelsen lar tagit till sig av från Page7 Tomelitla Uppföljning

26 Granskning av kommunstyrelsens upphandlingsprocess 2015 Sammanfattning Rekommendationer Rekommendationer Syftet med granskningen som genomfördes 2015 var att granska kommunstyrelsens upphandlingsprocess utifrån bedömning av risk och väsentlighet. Den sammanfattande bedömningen var att kommunstyrelsens hantering av upphandlingar inte var helt ändamålsenlig. Bedömningen grundades på att befintliga styrdokument inte var tydliga. Stickprov visade att fel instans hade fattat beslut om tilldelning och avtal undertecknats av fel person. Kommunstyrelsen Upphandlingsdokument uppdateras för att leva upp till lagkrav som infördes Styrdokument avseende upphandlingsprocessen blir tydligare och sinsemellan överensstämmande. Ansvarsfördelningen i upphandlingsprocessen blir tydlig i alla delar.. Kommunstyrelsens reglemente och delegationsordning är överensstämmande.. Uppgiftsfördelningen mellan kommunstyrelse och arbetsutskottet respektive samhällsbyggnadsutskottet tydliggörs.. Delegationsordningen omfattar samtliga delegationsbeslut. Delegationsbeslut rapporteras separat till kommunstyrelsen, inte bara som en del av protokoll från arbetsutskottet. Kommunstyrelsen Upphandlingar utvärderas. Det tydliggörs vilka kunskapskrav som ställs på personal som hanterar upphandlingar och att personal som hanterar. upphandlingar har den utbildning som krävs för arbetsuppgifterna. Alla handlingar som rör en upphandling finns samlad i en akt. Avtal finns lättillgängliga för verifikation vid attest av faktura Alla avtal är skriftliga.. Ramavtal följs och att ramavtalsföljsamheten kontrolleras regelbundet. De nya riktlinjerna för kommunstyrelsens uppföljning av upphandlade projekt följs och stärks ytterligare avseende den ekonomiska uppföljningen. Den interna kontrollplanen för 2015 fullföljs. Page8 Tomelilla Uppföljning

27 Uppföljande iakttagelser och bedömning Iakttagelser Styrdokument har reviderats i enligt med rekommendationerna och är nu tydliga avseende terminologi. Det saknas dock hänvisning till tillämpningsanvisningar. l tillämpningsanvisningen framgår att upphandlingsverksamheten ska följas upp årligen. Detta framgår ej av inköps- och upphandlingsreglementet. Av tillämpningsanvisning framgår att samtliga upphandlingsavtal ska vara skriftliga, l riktlinjer för direktupphandling framgår dock att avtal bör upprättas vid upphandling mellan 30 och 100 tkr. För avtal under 30 tkr anges att avtal inte behöver upprättas. l riktlinjer för direktupphandling framgår inte 2018 års beloppsgräns. En ny delegationsordning tydliggör vem som får besluta i olika delar av upphandlingsprocessen. Kommunstyrelsens reglemente har ej ändrats avseende anslag från investeringsbudgeten. Iakttagelser. Kommunens inköpsfunktion ska alltid kontaktas innan beslut om upphandling. Det finns utbildningskrav för de som hanterar inköp.. Avtalsdatabasen uppdateras löpande och finns tillgänglig för medarbetare.. Upphandlingar genomförs i ett system som innebär att dokumentation sparas automatiskt. Detta gäller när inköpsfunktionen är inblandad.. Kommunen anlitar ett externt bolag för att genomföra kontroller av leverantörer.. Uppföljning av ramavtalstrohet genomförs manuellt varje månad. Under hösten 2018 kommer detta att genomförasdigitalt genom en ny beställarportal.. Inköpsfunktionen har förstärkts med en person som primärt ska stödja samhällsbyggnadsverksamheten. Det har införts månadsmöten där aktuella och kommande upphandlingar behandlas. Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen i vissa delar har beaktat rekommendationerna avseende förtydligande av styrdokument. De är numera samstämmiga i fråga om terminologi men det saknas fortsatt hänvisningar. Samt att det kvarstår otydligheter kring avtal, beloppsgränser och uppföljning. Vi bedömer att kommunstyrelsen har vidtagit åtgärder för att säkerställa kompetens i upphandlingsprocessen för samhällsbyggnadsverksamheten. Revisionen har även tidigare påtalat brister i verksamhetens hantering av upphandlingar. Vidare är det positivt att kontroller av ramavtalstrohet kommer att genomföras på ett systematiskt sätt framöver. Vi bedömer sammanfattningsvis att kommunstyrelsen i stora delar har tagit till sig av revisionens rekommendationer PageQ Tomelilla Uppföljning Y 27

28 Granskning av styrning och uppföljning av hemtjänsten 2016 Sammanfattning Rekommendationer Granskningen syftade till att granska ändamålsenligheten i vård- och omsorgsnämndens styrning och uppföljning av hemtjänsten. Den sammanfattande bedömningen var att vård- och omsorgsnämnden i kommunen bör stärka styrningen och uppföljningen av hemtjänstens i egen regi. Bedömningen grundades på att det bland annat saknades en tydlig resursfördelningsmodell till hemtjänsten och ett planeringssystem som kunde möjliggöra analyser av planerad och utförd tid inom hemtjänsten. Vård- och omsorgsnämnden Överväga att införa planeringssystem syfte att möjliggöra kontinuerliga analyser av planerad och utförd tid inom hemtjänsten. Tydliggöra resursfördelningsmodellen till hemtjänsten i egen regi genom att definiera och specificera innehåll och ersättningsnivå. Ta fram kostnadsberäknade och tidsatta åtgärdsförslag och fatta beslut om nödvändiga åtgärder i syfte att nå en ekonomisk balans. Page 10 Tomelilla Uppföljning

29 Uppföljande iakttagelser och bedömning Iakttagelser. Nämnden gav förvaltningen i uppdrag 2016 att genomföra en helhetsöversyn av organisationen inom Vård och omsorg. Revisorernas rapport ingick som underlag.. Behovet av att se över resursfördelningsmodellen framgår av rapportering kring uppdraget men det har saknats resurser för att genomföra detta. En översyn av resursfördelningsmodellen inleddes i september 2018, det finns dock ingen tidsplan för arbetet.. Hemtjänst i egen regi samt ett särskilt boende har sedan 2018 ett digitalt planeringssystem.. En effekt av omorganiseringen är att det numera finns färre medarbetare per enhetschef, vilket förbättrar arbetsmiljön. Sjukfrånvaron har även sjunkit.. Vård- och omsorgsnämnden gick med underskott under 2016 och Under våren 2018 gav kommunstyrelsen nämnden i uppdrag att ta fram en handlingsplan för att åtgärda prognosticerat underskott. För helåret 2018 prognosticeras budget i balans. Bedömning Vi bedömer att vård- och omsorgsnämnden har beaktat rekommendationen avseende införandet av ett digitalt planeringssystem för hemtjänsten. Vi bedömer vidare att det är positivt att nämnden prognosticerat en budget i balans för Vi vill däremot understryka att det inte är nämnden som tagit detta initiativ utan skedde på uppdrag av kommunstyrelsen. Vi bedömer att vård- och omsorgsnämnden inte har vidtagit åtgärder för att tydliggöra resursfördelningsmodellen. Sammantaget bedömer vi att vård- och omsorgsnämnden till viss del har beaktat revisionens rekommendationer Page 11 Tomelilla Uppföljning

30 Granskning av placering av barn och unga 2016 Sammanfattning Rekommenda ioner Syftet med granskningen var att bedöma om familjenämnden hade en ändamålsenlig planering, styrning och uppföljning avseende insatser till barn och unga. Den sammanfattande bedömningen var att det fanns anledning för familjenämnden att stärka sin styrning och uppföljning inom området. Bedömningen grundades på att det inte var tydligt vilka resultat och kvalitet som nämnden förväntar sig av olika insatser och att det inte gjordes någon samlad kartläggning och analys av behov eller någon samlad uppföljning av olika insatsers resultat och kostnader nrådet. svårigheter blir Följa upp resultat, kvalitet och kostnader insatser till barn och unga, med fokus på den egna öppenvården. Page12 Tomelilla Uppföljning

31 Uppföljande iakttagelser och bedömning Iakttagelser Iakttagelser Bedömning Familjenämnden gav förvaltningen i uppdrag att genomföra ett förändringsprojekt, delvis med bakgrund av revisionens granskning. Projektet påbörjades under augusti Under projektets gång (dec 2017) genomfördes en organisationsförändring som innebar att dåvarande stöd och omsorg delades mellan vård- och omsorgsnämnden och familjenämnden. Organisationsförändringen innebar att delar av projektet inte kunde genomföras. Individ- och familjeomsorgsverksamheten är nu en egen verksamhet bestående av tre enheter:. Barn och familj. Arbete och försörjning. HVB/Stödboende/Utsluss Sedan omorganiseringen har det funnits tillfälliga lösningar för chefstjänster och i slutet av sommaren 2018 var tjänsterna tillsatta. l delrapporteringar från förändringsprojektet framgår att en kartläggning genomförts. Rapporten föreslår fortsatt analys och förtydliganden inom ett flertal områden. Delrapporteringar lyfter att det finns bristfälliga underlag avseende beslut och utredning för öppenvårdsinsatser. En kostnadsberäkning av insatser har genomförts i de delar där det varit möjligt. Nämnden får månadsrapporteringar avseende ärendebelastning och redovisning av placeringar. En resultatrapport av projektet redovisades för nämnden under oktober Nämnden beslutade att lägga rapporten till handlingarna. Det har genomförts personalförändringar och ett aktivt arbetsmiljöarbete. Nämnden redovisar även detta i sitt svar till revisonen avseende granskning av personalstrategiskt arbete. Vi bedömer att familjenämnden har tagit initiativ till att beakta rekommendationerna genom att inkludera dem i förändringsprojektet. Rapporteringar från projektet visar på flertialet utvecklingsområden och brister i verksamheten som behöver förbättrats. Detta har ännu inte genomförts. Vi bedömer inte att det framgår av nämndens beslut i oktober 2018, eller resultatrapporten vilka åtgärder som ska genomföras. Nämnden har därför inte stärkt sin styrning inom området, och inte heller vidtagit tillräckliga åtgärder för att komma till rätta med de problem som framkommit i revisonens granskning från 2016 och även i förvaltningens projektrapporteringar. Sammantaget gör vi bedömningen att familjenämnden inte har tagit till sig av revisionens rekommendationer i tillräcklig utsträckning. Page 13 Tomelilla Uppföljning EY 31

32 Granskning av det systematiska kvalitetsarbetet inom skolverksamheten 2016 Sammanfattning Rekommendationer Syftet med granskningen som genomfördes 2016 var att bedöma om familjenämnden arbetar ändamålsenligt för att systematiskt och kontinuerligt följa upp skolverksamheten, analysera resultaten samt planera och utveckla utbildningen. Den sammanfattande bedömningen var att det fanns tydliga framtagna övergripande strukturer och rutiner för det systematiska kvalitetsarbetet inom grundskolan. Dock fanns det brister avseende att följa de framtagna rutinerna och därför bedömdes rutinerna för det systematiska kvalitetsarbetet inte fullt ut vara ändamålsenliga. att ansöka om dskolan bör föras h i så fall föreslå ra liljenämndens Familjenämnden att:. Säkerställa att nämndens organisering stödjer de fastställda strukturer och rutiner som finns för det systematiska kvalitetsarbetet, se att arbetet kan fortlöpa oavhängigt av vilka personer som finns i verksamheten. Säkerställa att det finns tillräcklig dokumentation av det systematiska kvalitetsarbetet, såväl på enhetsnivå som övergripande, för att ligga till grund för analys och beslut av utvecklingsinsatser på enhetsnivå. Page 14 Tomelilla Uppföljning

33 Uppföljande iakttagelser och bedömning Iakttagelser Bedömning En ändring i kommunstyrelsens reglemente innebär att kommunstyrelsen har ansvar för att söka statsbidrag som innebär kommunal medfinansiering. Familjenämnden ska ta del av barn- och utbildnings SKA-bokslut vid septembermötet. Detta har ej skett under SKA-bokslutet ska enligt uppgift ligga till grund för en verksamhetsplan som innefattar verksamhetens intentioner för läsåret. Detta finns för , beslut togs i november Samtliga skolenheter besvarar en SKA-enkät som ser likadan ut. l stora delar innebär detta ett beskrivande av verksamheten. Enligt uppgift genomförs SKA-samtal och uppföljning av SKA-enkät vid rektorernas medarbetarsamtal. Introduktionsdag för ny skolledning och personal är planerad men ej genomförd. Vi bedömer att det är positivt att samma SKA-enkät används för samtliga enheter, för att skapa en enhetlighet i dokumentationen. Vi bedömer att SKA-enkäten kan utvecklas för att på ett tydligare sätt uppmana till analys och ge utrymme för verksamheterna att uttrycka utvecklingsbehov. Vi bedömer att verksamheternas utvecklingsbehov inte framkommer på ett tydligt sätt i SKA-bokslutet. Genom att separera på dokumentation och beslut om SKA-bokslut och verksamhetsplan, skapas en otydlighet i hur analysen i bokslutet leder fram till utvecklingsinsatser och åtgärder som tas upp i verksamhetsplanen. Vi bedömer att familjenämnden fortsatt inte följer fastställda rutiner i tillräcklig utsträckning. Vi bedömer att det är en brist att rektorernas medarbetarsamtal utnyttjas verksamhetens SKA-arbete Sammantaget bedömer vi att familjenämnden inte beaktat rekommendationerna på ett tillfredställande sätt. Page15 Tomelilla Uppföljning EY 33

34 Granskning av Osterlenhems arbete med socialt ansvar 2016 Sammanfattning Syftet var att granska Österlenhem AB:s följsamhet till ägardirektiv med särskilt fokus på socialt ansvarstagande. Den sammanfattande bedömningen var att Österlenhem AB i allt väsentligt arbetar ändamålsenligt för att nå upp till ägarens förväntningar som tydliggörs i ägardirektiv och bolagsordning. Dock var det otydligt utifrån vilka grunder bolaget fattade beslut om vad som skulle räknas som en inkomst. Bedömningen grundades i att bolaget och ägarna inte löpande hade träffats under 2016, vilket sågs som en brist eftersom en god samverkan och öppen dialog underlättar för bolagets möjligheter att leva upp till ägardirektiv samt kommunens möjlighet att styra bolaget som en del av kommunkoncernen. Rekommendationer Österlenhem AB Säkerställa att konsekvensanalys och dialog genomförs, innan beslut fattas som kan påverka övriga verksamheter i kommunkoncernen. Stärka dialogen och samverkan med Tomelilla kommun. Page 16 Tomelilla Uppföljning

35 Uppföljande iakttagelser och bedömning lakttage ser Bedömning En ny uthyrningspolicy har antagits där bolaget har gått igenom vad inkomst innebär. l arbetet med den nya uthyrningspolicyn har bland annat följande analyserats: o Andra bolags policys ö Eventuella problem i befintlig uthyrning o Kontakter från andra kommuner gällande kötid o Hur policyn påverkar kommunen Dialogen mellan kommunen och bolag har ökat och sker på flera sätt. Bolaget träffar KSAU två gånger årligen, samt vid behov. Dialogen har bland annat resulterat i: o 8 lägenheter för kommunens räkning vid nybyggnation av Hallen 2. o Planering av lokaler för daglig verksamhet LSS. o Planering av fiber i bolagets omsorgsfastigheter. Vi bedömer att Österlenhem AB har genomfört en adekvat analys inför beslut om uthyrningspolicy. Samt att dialog och samverkan med kommunen sker på flera plan. Vi bedömer sammantaget att Österlenhem AB har beaktat revisionens rekommendationer från Page 17 Tomelilla Uppföljning

36 Granskning avseende rutiner och hantering av leverantörsfakturor 2016 Sammanfattning Rekommendationer Syftet med granskningen var att granska styrningen, uppföljningen och kontrollen av leverantörsfakturor inom familjenämnden, med fokus på individ- och familjeomsorgen (stöd och omsorg). Granskningen omfattade även kommunstyrelsen som ansvarig för intern kontroll och för att tillse att bestämmelserna i kommunens attestereglemente efterlevs. Den sammanfattande bedömningen var att hanteringen av leverantörsfakturor inom familjenämnden (individ- och familjeomsorg) i vissa avseenden inte har fungerat helt tillfredsställande. Bedömningen grundades på att attestreglementet inte har följts i alla delar och att det fanns oklarheter kring roller och rutiner. Kommunstyrelsen att: Säkerställa att berörda tjänstemän har tillräcklig kännedom om attestereglemente och rutiner. Genomföra intern kontroll av leverantörsfakturor. Familjenämnden att: Säkerställa att berörda tjänstemän har tillräcklig kännedom om attestereglemente och rutiner Page18 Tomelilla Uppföljning

37 Uppföljande iakttagelser och bedömning lakttagels r Ett nytt attestereglemente är antaget av kommunfullmäktige i februari 2018 och kommunicerat till varje verksamhet. Nämnderna arbetar nu med att utse attestanter och så snart det är klart kommer utbildningar att genomföras för samtliga berörda. Hittills har ett 40-tal medarbetare utbildats. Nämnderna ska enligt reglementet årligen, i samband med beslut om internbudget, fatta beslut om attestanter och beloppsgränser. l reglementet framgår ansvarsfördelning mellan nämnd, verksamhetschef och attestant. l familjenämndens internkontrollplan för Individ och Familj ingår för 2018 att granska fakturor genom stickprov. l kommunstyrelsen intemkontrollplan för 2017 är "attest behörigheter" ett moment. Vid uppföljning framgår att punkten anses avslutad då nytt attestreglemente är framtaget. Enligt uppgift genomför ekonomiavdelningen löpande kontroller av leverantörsfakturor. Dock har granskarna inte mottagit något underlag avseende detta. Bedömning Vi bedömer att det är positivt att det nya reglementet tydliggör rollfördelning och ansvar. Vi bedömer att familjenämnden har stärkt sin interna kontroll inom området. Det har även planerats utbildningsinsatser när nya attestanter har utsetts. Vi bedömer att kommunstyrelsen fortsatt kan stärka den interna kontrollen avseende hantering av leverantörsf åkturer med anledning av att kontrollmomentetfrån 2017 inte innefattar någon egentlig kontroll. amning är att 'nämnden i viss revisionens ler. Page 19 Tomelilla Uppföljning EY 37

38 Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas verkställande av kommunfullmäktiges beslut 2016 Sammanfattning Rekommendationer Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen och nämnderna hade en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll för att säkerställa att kommunfullmäktiges beslut verkställs och éterrapporteras. Den sammantagna bedömningen var att kommunstyrelsen saknade ett dokumenterat system för att bevaka att uppdrag från kommunfullmäktige till enskilda nämnder verkställdes och återrapporterades utöver de mål, uppdrag och inriktning som återrapporterades inom ramen för delårsrapport och årsanalys. Bedömningen grundades på att det fanns en risk för ohörsamhet till kommunfullmäktiges beslut. Kommunstyrelsen att: Stärka sin bevakning av de uppdrag som ges från kommunfullmäktige utöver mål, inriktning och direktiv till nämnderna. Säkerställa att kommunövergripande. styrdokument antas av kommunfullmäktige. Nämnderna att: Gemensamt se över rutiner för verkställande och återrapportering av kommunfullmäktiges beslut. Page 20 Tomelilla Uppföljning

39 Uppföljande iakttagelser och bedömning Iakttagelser Kommunfullmäktige har i mars 2017 fastställt en rutin för återrapportering till kommunfullmäktige. Rutinen innebär att nämnderna två gånger per termin, muntligen återrapporterar gällande om uppdrag har verkställts. Om uppdraget inte har verkställts ska förklaring följa av varför och eventuell tidsplan för verkställande. Återrapporteringen dokumenteras i kommunfullmäktiges protokoll som ett informationsärende. Bevakning av kommunfullmäktiges uppdrag sker enligt tidigare genom en bevakningstista som handhas av kansliavdelningen. Kommunstyrelsen angav i sitt svar till revisionen att ingen åtgärd krävs för att säkerställa att kommunövergripande styrdokument antas av kommunfullmäktige. Enligt uppgift följs reglementet för hantering av styrdokument. Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen har sett över och fastställt rutiner avseende återrapportering av kommunfullmäktiges beslut. Vi bedömer att kommunstyrelsen inte har starkt sin bevakning av kommunstyrelsen uppdrag, de detta sker på samma sätt som tidigare. Däremot innebär den nya rutinen för återrapportering att bevakningen stärkts till viss del. amning är att ;kning har beaktat idationer Page 21 Tomelilla Uppföljning

40 (U ~0 ^0) i co w -^<D> (D. Q 9 ^^»M ^ (D -o c 03 ^ -p ä^ 'S ^ ~ö o ^ o ^ w is c. co "o. ^ LL OQ < ^ E a) S ^ ~E II å S i a 1^ c Q c? i "^ l i 11 <o?n J2 S - 05 ^ p 11.-^ ö '5 ^ 5 s l co ~5 > ~^ p" kt- ^= 0) (O.c ^ Q ~ö II i l (O (D O).-S: -^ ^ Ii s c (D ^ Q c/) E o <u S ^ö <u il 11 y) Sl II 0) O i'" CO O w l 1" ^) (D <u 7J Q -^ 03 (D ^ ' l i '0 ~Q "5 :2 -^.-ä C^ CD <D o <N in ^ ^ J JS l. M FM (U r Q- 40

41 Tomelilla ommun den 13e november 2018 Emmy Lundblad EV Malin Lundberg EY Page 23 Tometilla Uppföljning EY 41

42 42

43 Tomelilla den 28 november 2018 Dnr VON 2018/55 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård -och omsorgsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt Mobil Taxor och avgifter för kost 2019 Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar anta taxor för kost inom vård och omsorg i enlighet med bilaga, handlingsid Von 2018.xxx. Ärendebeskrivning Vård och omsorgsnämnden subventionerar måltider för drygt 648 tkr för 2018 trots att portionspriset för en middag höjdes med 5 kronor till 65 kronor och ett helt måltidsabonnemang på särskilt boende höjdes med 200 kronor. Den som äter alla sina måltider på särskilt boende subventioneras med 283,40 kronor per månad. För att täcka kostnaden till kommunens måltidsverkstad behöver måltidspriserna justeras upp inför En ändring behöver också göras i tillämpningsreglerna för avgifterna inom vård och omsorg för att få en tydlighet i kostnaden för den enskilde och en mer effektiv administration. Förslag: - Måltidsabonnemanget på särskilt boende behöver höjas med 300 kronor till 3400 kronor. - Portionspriset för en middag med efterrätt höjs med 4 kronor till 69 kronor. - Portionspriset räknas ihop med nuvarande avgift för hemkörning och de båda avgifterna ersätts av ett middagsabonnemang, helt eller halvt. - Även avgifter för enstaka portioner kvällsmål, frukost och kaffe behöver räknas upp till 33, 33 och 17 kronor. Dessa priser har inte höjts på fem år. 1 (3) 43

44 I förbehållsbeloppet ingår att den enskilde ska ha tillräckliga medel för bland annat kost. Det beloppet beräknas med ledning av Konsumentverkets normalkostnad för livsmedel som är 1880 kr för Förslaget är att den som tecknar ett helt middagsabonnemang kompenseras genom att förbehållsbeloppet höjs med 1035 kronor. Höjningen ska motsvara mellanskillnaden för den avgift kommunen tar ut för kosten och Konsumentverkets beräkning. Idag behöver den enskilde vänta i tre månader på en höjning under förutsättning att den fått middag hemlevererad alla dagar i månaden och då kommit över normalkostnaden varje månad. Frånvaroregler föreslås vara samma som för abonnemanget på särskilt boende; det vill säga avdrag dag för dag vid sjukhusvistelse och i minst en dag i förväg meddelad frånvaro. Makar betalar bara för en hemkörning. Verksamhetscontrollerns uträkning bifogas. Konsekvenser I genomsnitt för 2018 är det drygt 125 personer som varje månad får middagsmålet levererat hem av respektive hemtjänstområde. Cirka 100 av dessa får maten hemlevererad alla dagar och de får en ökning på 4 kronor per dag. För drygt 70 av dessa reduceras avgifterna då de överstigit deras avgiftsutrymme. Höjningen kompenseras i viss mån av höjt förbehållsbelopp och att middagsabonnemanget räknas på 30 dagar alla månader. Den kostnaden som avser hemkörning räknas ihop med hemtjänstavgiften och får tillsammans 2018 högst vara 2044 kr för ensamstående. Övriga äter upp till 15 portioner varje månad, vissa alltid varannan dag och vissa väljer att bara äta enstaka dagar när det är något de tycker är extra gott. Här finns ett behov men man väljer att lösa det på sitt sätt övriga dagar. De kan nu välja att teckna ett halvt middagsabonnemang. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avdelningschef Christel Nilsson Kostnader och avgifter för kost inom Vård och omsorg , handlingsid Von (3) 44

45 Stöd och omsorg Christel Nilsson Avdelningschef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen/Kommunfullmäktige 3 (3) 45

46 Kost inom vård och omsorg Avgift brukare Avgift 2018 Avgift 2019 Avgift brukare 2018 till Måltidsv till Måltidsv 2019 Kommentar Portionspris middag 65,00 66,64 68,64 69,00 genomsnitt 2018 jan-okt 122 brukare/månad Hemkörningsavgift 300 resp 150 * räknas ihop med portionspris till ett middagsabonnemang Middagsabonnemang halvt, ord boende 2370,00 ca 25 brukare betalar hemkörning 1-15 dgr Middagsabonnemang helt, ord boende 1185,00 ca 100 brukare betalar hemkörning dgr Måltidsabonnemang särskilt boende 3 100, ,00 Dygnsportion 112,78 116,16 30 dagar i månaden blir 3480:- Portionspris Middag inkl efterrätt 65,00 66,64 68,64 69,00 Kvällsmål 25,00 32,30 33,26 33,00 ej höjt sen 2013 Frukost 25,00 32,30 33,26 33,00 ej höjt sen 2013 Kaffe inkl kaka 15,00 17,00 ej höjt sen 2013 Beräkning av merkostnad för vård och omsorg med avgiftsnivåer dagar 365 dagar Avgift till Måltidsverkstan för matdistribution 1 999, ,60 Konsumentverket rekommenderar Avgift från brukare för matdistribution 1 950, ,00 Differens per brukare -49,20-598,60 Summa 122 brukare , ,20 Avgift till Måltidsverkstan för dygnsportion 3 383, ,70 Avgift från brukare för måltidsabonnemang 3 100, ,00 Differens per brukare -283, ,70 Summa 145 brukare , ,50 Totalt ,70 Ovanstående beräkning visar på att det är på måltidsabonnemangen vi subventionerar mest med den prissättningen vi har för Intäkten från hemkörningsavgiften kr per månad motsvarar ersättning för ca 130 arbetstimmar vilket i sin tur motsvarar drygt 1 timme per brukare i månaden. 46

47 Vård och omsorgsnämnden Sammanställning taxor och avgifter kost - Vård och omsorg Måltidskostnader (ingår inte i maxtaxan) Middag inklusive efterrätt 65 kr/portion 69 kr/portion Frukost eller kvällsmat 25 kr/portion 33 kr/portion Eftermiddagskaffe 15 kr/portion 17 kr/portion Måltidsabonnemang kr/månad 3400 kr/månad 47

48 Tomelilla den 12 december 2018 Dnr VON 2018/77 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård och omsorgsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Olof Hammar Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Önskemål om extern genomlysning av måltidsverkstadens verksamhet Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att överlämna önskemål om extern genomlysning av måltidsverkstadens verksamhet till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Med anledning av de ökade kostnaderna för mat till äldre önskar vård och omsorgsnämnden att kommunstyrelsen gör en rejäl genomlysning av matverkstadens verksamhet med syfte att utvärdera om man kan minska kostnaderna utan att försämra utbud och kvalitet på maten. Följande bör ingå i genomlysningen Kostnader: Snittpris för huvudmål, merkostnad för alternativa rätter, kostnad för frukost, fika och kvällsmål, snittpris på efterrätt, förpackning och overheadkostnader, produktionspris i småkök jämfört med Kastanjeskolans kök samt en utvärdering av om skillnaderna i pris för en skolmåltid jämfört med en måltid inom vård och omsorg är rimlig. Övrigt: Andel närproducerad, ekologisk respektive svenskproducerad (nötkött, fläskkött och kycklingkött) mat samt kontroll av avtalstroheten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse nämndsekreterare Olof Hammar (2) 48

49 Stöd och omsorg Olof Hammar Nämndsekreterare Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 2 (2) 49

50 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 102 Dnr VON 2018/3 Redovisning av delegeringsbeslut Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar lägga redovisningen av delegeringsbeslut till handlingarna. Ärendebeskrivning Redovisning av delegeringsbeslut för perioden 1-30 november 2018: Antal redovisade beslut: Vård och omsorg: 168 Bostadsanpassning: 5 Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar lägga redovisningen av delegeringsbeslut till handlingarna. Beslutsunderlag Delegeringsbeslut vård och omsorg november 2018, handlingsid: Von Delegeringsbeslut bostadsanpassning november 2018, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 50

51 Statistik fattade beslut Beslutskod Beskrivning September Oktober November 2000 Genomförandeplan ny Genomförandeplan uppföljning Genomförandeplan justerad Genomförandeplan korttid 4000 Hemtjänst 4 kap 1 SoL bifall Hemtjänst 4 kap 1 SoL delavslag Hemtjänst 4 kap 1 SoL avslag 4003 Tillfällig insats Kontaktperson 4:1 SoL avslag 4014 Kontaktperson överklag yttrande 4083 Hemtjänst överklag. Yttrande 4100 Avlösarservice 4 kap 1 SoL bifall Avlösarservice 4 kap 1 SoL delavslag Trygghetslarm 4 kap 1 SoL bifall Trygghetslarm 4 kap 1 SoL avslag Matdistribution 4 kap 1 SoL bifall Matdistribution 4 kap 1 SoL avslag 4400 Ledsagare 4 kap 1 SoL bifall Ledsagare 4 kap 1 SoL delavslag 4402 Ledsagare 4 kap 1 SoL avslag 4500 Internatkostnad 4:1 SoL bifall 4502 Internatkostnad 4:1 SoL avslag 4700 Telefonservice 4k 1 SoL bifall 4800 Boendestöd 4 kap 1 SoL bifall Boendestöd 4 kap 1 SoL avslag 4802 Boendestöd 4 kap 1 SoL delavs 4900 Dagverksamhet 4 kap 1 SoL bifall Särskilt boende 4 kap 1 SoL bifall Särskilt boende 4 kap 1 SoL delavslag 5090 Hemtjänstinsatser i särskilt boende Särskilt boende 4 kap 1 SoL avslag Korttidsboende 4 kap 1 SoL bifall Korttidsboende 4 kap 1 SoL avslag 5183 Korttidsboende överkl yttrande 5200 Växelvård 4 kap 1 SoL bifall Växelvård 4 kap 1 SoL delavsl 5300 Trygg hemgång Personlig ass 9 kap 2 LSS bifall 6001 Personlig ass 9 kap 2 LSS delavs 6002 Personlig ass 9 kap 2 LSS avslag 6003 Personkretstillhörighet Personkretstillhörighet Personlig ass försäkringskassan 6083 Pers ass överklagan yttrande 51

52 6100 Ledsagarservice 9 kap 3 LSS bifall Ledsagarservice 9 kap 3 LSS delavslag Ledsagarservice 9 kap 3 LSS avslag Ledsagare överklagan yttrande 6200 Kontaktperson 9 kap 3 LSS bifall Kontaktperson 9 kap 3 LSS delavsl 6202 Kontaktperson 9 kap 3 LSS avslag Avlösarservice 9 5 LSS bifall 6382 Avlösars överklagande avslag 6400 Korttidsvistelse 9 kap 6 LSS bifall Korttidsvistelse 9 kap 6 LSS delavslag Korttidsvistelse 9 kap 6 LSS avslag 6500 Korttidstillsyn 9 kap 7 LSS bifall 6583 Korttidssyn överklag. Yttrande 6501 Korttidstillsyn 9 kap 7 LSS delavslag 6502 Korttidstillsyn 9 kap 7 LSS avslag 6700 Bostad särskild service 9 kap 9 LSS bifall 6701 Bostad särskild service 9 kap 9 LSS delavslag 6702 Bost sär.service 9:9 LSS avslag 6703 Bostad särskild service 9 kap 9 LSS avslag 6713 Måltidsabonnemang 6783 Boende V överklagan yttrande 6800 Daglig verksamhet kap 9 kap 10 LSS bifall Kostnad för sjuklön Ers sjuklönekostnad delavslag 6902 Ers sjuklönekostnad avslag 1 SUMMA

53 BAB Rapport 1.2 Beslut enligt Lag (2018:222) om bostadsanpassningsbidrag Beslut under perioden: Från: Till: Utskrift: Diarienummer Beslutet Beslutsdatum Belopp Bifall kr Bifall kr Bifall kr Bifall kr Avslag kr Summa: kr * = Ärendet avser återställningsbidrag Redovisade belopp är beviljade bidrag under perioden alternativt skillnaden mellan beviljade bidragsbelopp och eventuella beviljade bidrag före den period listan avser. Detta innebär att ett belopp kan bli negativt om bidraget i ett ärende har sänkts jämfört med beviljat bidrag före perioden 53

54 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 103 Dnr VON 2018/1 Redovisning av anmälningsärenden Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar lägga redovisningen av anmälningsärenden till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Protokollsutdrag den 15 oktober 2018 från kommunfullmäktige, Kf 17/2018, gällande rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom äldreoch handikappomsorgen (SoL) 2:a kvartalet Kommunfullmäktige beslutar lägga rapporten till handlingarna (handlingsid: Von ). 2. Dom den 14 november 2018 från Förvaltningsrätten i Malmö, mål ne , gällande av sökanden överklagat beslut om avslag på ansökan om bistånd enligt socialtjänstlagen i form av internatkostnad för personalstöd i samband med utbildning. Förvaltningsrätten avslår överklagandet (handlingsid: Von ). 3. Dom den 19 november 2018 från Förvaltningsrätten i Malmö, mål nr , gällande av sökanden överklagat beslut om avslag på ansökan om bistånd enligt socialtjänstlagen i form av särskilt boende. Förvaltningsrätten bifaller överklagandet och förklarar, med ändring av vård och omsorgsnämndens beslut, att sökanden har rätt till bistånd i form av särskilt boende. Det ankommer på nämnden att vidta de åtgärder som föranleds av denna dom (handlingsid: Von ). 4. Förvaltningens rapport om behov och tillgång till särskilt boende november 2018 (handlingsid: Von ). Justerandes sign 54

55 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 december 2018 Vonau 103 forts. 5. Förvaltningens rapport gällande beläggning på korttidsboende november 2018 (handlingsid: Von ). 6. Förvaltningens rapport gällande synpunkter på socialtjänsten inom vård och omsorg november 2018 (handlingsid: Von ). 7. Förvaltningens rapport gällande inskrivna i det mobila vårdteamet november 2018 (handlingsid: Von ). 8. Protokoll från innevarande sammanträde med vård och omsorgsnämndens arbetsutskott. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar lägga redovisningen av anmälningsärenden till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist, handlingsid: Von Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 55

56 Tomelilla den 5 dec 2018 Dnr VON 2018/7 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård- och omsorgsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt Mobil christel.nilsson@tomelilla.se Information om behov och tillgång särskilt boende november 2018 Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden lägger informationen till handlingarna Ärendebeskrivning Nämnden följer varje månad upp behov och tillgång till särskilt boende. Kommunen har totalt 145 lägenheter varav 61 lägenheter för personer med demenssjukdom (42%). På Byavången finns det 56 lägenheter, på Brinkehem 22, Norrevång 25 och Valkyrian 40. En (1) person har fått sin boendeansökan beviljad under november. Tre (3) personer har flyttat in under månaden. Fyra (4) personer väntar på ledig lägenhet på ett boende anpassat för demenssjuka. Antal nya beviljade beslut 1 varav erbjudna och tackat ja 0 Totalt antal ej verkställda beslut per 4 den siste -varav antal i kö > 90 dagar 0 Antal som erbjudits boende vid minst 0 ett tillfälle men avböjt Antal som väntat på korttidsboendet 4 Antal verkställda beslut 3 Antal avslutade ärenden 0 Antal lediga lägenheter per den siste 2 service 1 (2) 56

57 Stöd och omsorg Christel Nilsson Avdelningschef Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden 2 (2) 57

58 Tomelilla den 5 december 2018 Dnr VON 2018/7 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Vård och omsorgsnämnden Redovisning korttidsboende november 2018 Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt Mobil christel.nilsson@tomelilla.se Förvaltningens förslag till beslut Informationen läggs till handlingarna Ärendebeskrivning Korttidsplatser har erbjudits på Norrevång i fem tvårumslägenheter. Nio (9) personer har fått beviljat korttidsboende under månaden. Tabell 1 År: 2018 Månad: November Korttid 1/11 Nya Behov upphört/ åter bostaden Flytt till särskilt boende Avl Övergång från korttid till Trygg hemgång Kvar 31/ Tabell 3 Syfte med korttidsvistelsen Återhämtning och el träning Utredning behov 1 Specifik omvårdnad (palliativ) I väntan på särskilt boende Avlösning 4 Behov av tillsyn dygnet runt 4 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avdelningschef Christel Nilsson, (1) 58

59 Tomelilla den 5 december Dnr VON 2018/6 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård och omsorgsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt Mobil christel.nilsson@tomelilla.se Synpunkter på socialtjänsten november 2018 Förvaltningens förslag till beslut Vård-och omsorgsnämnden lägger informationen till handlingarna Ärendebeskrivning Synpunkter som registrerats i kommunens ärendehanteringsprogram. Tre (3) synpunkter har kommit in under perioden. Synpunkterna besvaras och utreds enligt nämndens rutiner. Synpunkter som berör brister i omsorg och omvårdnad utreds också som missförhållande enligt socialtjänstlagen eller avvikelser i hälso-och sjukvården. Ett klagomål angående brister i omvårdnaden gick direkt till IVO; inspektionen för vård och omsorg som skickat till Vård och omsorg för utredning. Inkomna synpunkter Antal: 3 Berörda verksamheter: Cafe Kryddan: önskemål om att kunna betala med Swish istället för kontanter Korttidstillsyn Lodjuret: jobbigt med personal som ställer för mycket frågor, sitter också mycket med sina mobiler. Hälso-och sjukvården: fick inget meddelande på telefonsvararen när anhörig blev inlagd Stöd och omsorg Christel Nilsson Avdelningschef 1 (2) 59

60 2 (2) 60

61 Tomelilla den 4 dec -18 Dnr Stöd och omsorg Gustavs torg Tomelilla Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Lotta Treble-Read MAS, medicinskt ansvarig Direkt e-post lotta.treble-read@tomelilla.se Rapport gällande antalet inskrivna patienter i det mobila vårdteamet Under året har Vård och Omsorg haft samverkan med Rådet för kommunalekonomisk forskning och utbildning, Kefu, gällande uppföljning av HS-avtalet avseende delprojekt Uppföljning av etablering och funktion av vårdformen mobilt vårdteam. För att få skrivas in i mobilt vårdteam måste patienten uppfylla fyra av sex kriterier: tre eller fler kroniska diagnoser, inlagd på sjukhus tre gånger eller mer de senaste tolv månaderna, sex stående mediciner eller fler (exkl. ögondroppar, salvor etc.), klarar inte den personliga omvårdnaden, 75 år eller äldre, har hemsjukvård. Sedan maj månad har dessa kriterier följts och under november månad rapporteras att 109 patienter har tre eller fler kroniska diagnoser, 10 patienter har varit inlagd på sjukhus tre gånger eller mer de senaste tolv månaderna, 96 patienter har sex stående mediciner eller fler (exkl. ögondroppar, salvor etc.), 81 patienter klarar inte den personliga omvårdnaden, 101 patienter är 75 år eller äldre, 164 patienter inom hemtjänsten har hemsjukvård. Kriterierna kommer fortsatt att följas varje månad som ett sätt att mäta vårdtyngden. I tjänsten Lotta Treble-Read MAS Tomelilla kommun 1 (1) 61