Administratörsträff 20,22 november - Välkomna!

Transkript

1 Administratörsträff 20,22 november - Välkomna! Vad har hänt ses sist? Represenation, centrala bokningar, RT, nyheter Susanne/Annette/Andreas IR om rapporten avseende granskningen IR gjort Mattias Pettersson Fortsättning utifrån IRs rapport Annette/Andreas Raindance användarförening, nyheter, utveckling mm Ulf/Gunnel

2 Revisionsrapport Inköp och avtalshantering Mattias Pettersson Internrevisionen

3 Hänvisar till rapporten i sin helhetapporten i sin helhet finns här: 20/ /57IRsGranskningsrapportInkpochavtalshantering.pdf

4 Fakturahantering kopplat till Rapport från IR

5 Titel/föreläsare Från rapport, gällande fakturahantering Utomstående ska nu och i framtiden förstå vad fakturan avsåg och transaktionens grund Är det ej tydlig vad faktura avser Komplettering/skicka åter Är det fakturor från ej upphandlad leverantör Kopia på-/hänvisning till upphandling & avtal Kostnaderna ska redovisas där de uppstår

6 Titel/föreläsare Fakturahanterarens roll, fakturan Fakturan formellt korrekt Rätt leverantör, rätt summerad, korrekt moms etc. Är det tydlig vad faktura avser? Behöver info för korrekt kontering Kravet ligger formellt på mottagningsattestant

7 Titel/föreläsare Fakturahanterarens roll, upphandlad lev Är det större belopp där vi gällande produkten/tjänsten inte har avtal med leverantör Kopia eller hänvisning till dnr gällande avtal/upphandling Hur ska fakturahanterare kunna veta? Märkt avtalsleverantör, avstämning inköpshandläggare Ej fakturahanterares uttalade ansvar Påpeka, kontrollera, bifoga hänvisning Var observant på nya leverantörer

8 Titel/föreläsare Fakturahanterarens roll i detta, forts. Många delar i detta ej fakturahanterares direkta ansvar Mottagningsattestant/beslutsattestant/inköpshandläggare För att detta ska bli bra behöver fakturahanterare ta stort ansvar Lärande genom att ställa krav/ifrågasätta/ kontrollera Om osäkerhet, ta stöd!

9 Titel/föreläsare Hur jobba för bättre hantering Måste stärka kunskapen i organisationen Information till olika grupperingar Måste nå mottagningsattestanter, beslutsattestanter och alla som lägger beställningar Ej bara gällande fakturahantering Tillsammans med b.la. upphandlingsenheten Utökat kontrollpaket

10 Nyheter och vad här hänt sen sist?

11 Åtgärdade ärenden 9/6,24/8, 15/ Summa

12 Antal nya/öppna ärenden 9/6, 24/8, 15/ Summa

13 Skapade och åtgärdade ärenden per månad Summa av Skapade ärenden Summa av Åtgärdade ärenden Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November

14

15 Titel/föreläsare Hur hanteras utvecklingsförslag för Raindance? Uppstart av arbetsgrupper för ekonomiprocesser Vilka processer? Vilka är med i arbetsgrupperna?

16 Arbetsgrupper ekonomiprocesser o Anläggningstillgångar o Budget och uppföljning o E-handel och utbetalningar o Kundfakturor, inbetalningar, internhandel o Löpande redovisning och bokslut o Projekthantering

17 o Representanter från PEA och verksamheten o Två möten per termin o Frågor avseende både system och rutiner o Önskemål och behov dokumenteras och prioriteras o Skickas vidare till ordinarie systemförvaltning, koordineringsgruppen eller övriga berörda o Frågor till koordineringsgruppen är av mer omfattande art och kräver större resurser för att genomföras o Återkoppling till arbetsgrupperna

18

19

20

21 Titel/föreläsare DÅR? Generella kravet på att delårsrapport ska upprättas tas bort Regeringen kan ställa krav ändå Kravet vid DÅR motsvarande som vid kvartal Vad innebär då det för oss? Vid DÅR gör vi motsvarande som kvartal Kanske någon utökning vid T1/T2 Sommarsemestern då? DÅR 2017, P-fördelning 2, den 11:e Kvartal 3, P-fördelning 2, den 5:e

22 Vad händer framåt? Utveckling av anvisningar och vår webbplats Fortsatt utveckling av systemstöd kopplat till våra ekonomiprocesser Förbättra och strukturera utdata Stärka ekonomikunskapen i verksamheten

23 Representation

24 Moms: Fr o m så har statliga myndigheter inte rätt att begära kompensation för ingående moms för sådana kostnader som bokförs som extern eller intern representation, t ex måltider, kringkostnader och representationsgåvor

25 Centrala bokföringar

26 Varför så sent? IT-abonnemang och lokalryggsäck kan bokas först efter att lönefilen skapats. Ny rutin i Raindance vilket har gjort att det tagit längre tid.

27 Betalningar

28 Betalningsförslaget -Stora kreditfakturor -Ändra förfallodatum

29 Internkonton

30 Varför tog ni bort de interna kontonen? Möjlighet till mer detaljerad internuppföljning Färre konton i kontoplanen Följande internkonton finns kvar OH-triggrar (5791*) Flytt av lönekostnader (499*) Intern omfördelning anslag (309*) IT-abonnemang (57220) Preliminärt anläggningskonto (10000)

31 Friskvård via ActiWay Monika Rissanen, HR-avdelningen

32 Nyhet Fr o m 1 januari 2018 får vi friskvårdsbidraget genom Friskvårdsportalen ActiWay. Den 1 januari får alla medarbetare ett mail från ActiWay om hur friskvårdsportalen fungerar och om att inloggning sker med LiU-ID. Nyhetsbrev/inspirationsmail om friskvård till alla användare 1 ggr/mån (syftar till att inspirera till aktivitet). Friskvårdsriktlinjerna kvarstår som tidigare, dock med följande uppdateringar; Bidragets storlek påverkas som tidigare av anställningstiden, men nu enligt beräkningsmodell: (årligt friskvårdbidrag/360) x antalet anställningstid i dagar. Numera godkänns online tjänster och laganmälan till motionslopp. Hantering av köp av friskvård sker via friskvårdsportalen.

33 Bakgrund Underlätta kvittohantering för friskvårdsersättningen och den interna administrationen. Minska onödiga utlägg, medarbetaren ska inte behöva ligga ute med pengar för friskvårdsaktiviteten. Medarbetaren ska enkelt kunna se hur stort friskvårdsbidraget är, vad som använts och vad som finns kvar. Synliggöra friskvårdsbidraget samt ge inspiration till friskvård genom inspirationsmail. Ge stöd till medarbetaren för att själv kunna bestämma vilken typ av friskvård denne vill nyttja utifrån LiU:s riktlinjer.

34 Vad är ActiWay och hur kan du göra? I friskvårdsportalen ActiWay, kan du logga in med LiU-ID för att; leta upp en friskvårdsaktivitet i sökmotorn, som du hittar under hitta friskvård se ditt saldo för friskvårdsbidraget köpa friskvård online hos ett urval av de anslutna friskvårdsaktörerna (får e-post om genomfört köp och saldot regleras i realtid i systemet) Vid besöket hos din friskvårdsaktör, visar du legitimation, säg att du vill betala med ActiWay och saldot för ditt friskvårdsbidrag regleras direkt. Om friskvårdsaktören inte är att ansluten till ActiWay? Logga in på ActiWay för att redovisa kvittot i digital form samt uppge kontonummer, alternativt postar det till ActiWay. Återbetalning sker den 25:e i månaden efter att utlägget godkänts.

35 Kvittohantering vid övergång Kvitton för 2017 rapporteras som vanligt i webbrapporteringen (Primula) fram till senast den 30 november 2017, Därefter släcks webbrapporteringen för friskvård ned och medarbetare kan inte få ersättning för sina friskvårdsutlägg under Friskvårdsersättning kommer inte kunna ges under perioden 1-31 december 2017 och heller inte kunna ta på 2018 års friskvård. Kvitton inköpta fr o m 1 januari 2018 hanteras framöver i friskvårdsportalen Actiway. (Inga kvitton daterat 2017 kommer hanteras av Actiway) Grundregel: Kvitto ersätts endast under samma kalenderår som utgiften uppstått.

36 Fakturor Samlade fakturor inkommer till fakturasupport varje månad, en faktura/bokslutsenhet (referensperson = HR-konsult). HR-konsulter mottagningsattesterar och granskar faktura mot fakturaspecifikationen och därefter beslutsattesterar prefekten. Fakturorna innehåller fakturaspecifikation där det framgår vem som utfört aktiviteten, typ av aktivitet och belopp. Momsen synliggörs och dras av.

37 Informationskanaler Tidpunkt HR-konsulter får information 8 nov Spridning på avdelningschefsmöten av HR nov/dec Spridning på APT genom chef eller HR, ta stöd av presentationsmaterialet nov/dec Ekonomiadministratörer 28 nov Intern nyhet 28 nov LiU-nytt 30 nov Formulär i webbrapporteringen släcks 30 nov Ta med i institutionens/motsv. veckobrev dec, v.49 TV-monitor i utrymmen för anställda 7 dec Mailutskick från ActiWay 1 jan Webbsidan 22 nov uppdateras med ny information inkl. frågor och svar

38

39 Användarföreningen Raindance Nätverk för Raindance systemförvaltning

40 Användarföreningen Raindance

41 Administratörsträff Användarföreningens syfte: Att medverka till ett aktivt erfarenhetsutbyte mellan medlemsorganisationerna samt att ta till vara medlemmarnas intresse och gemensamt driva utvecklingen av Raindance. Användarföreningen ska även fungera som en informationskanal mellan medlemmar och CGI.

42 Administratörsträff Återkommande aktiviteter Proffsdagar; två dagar under våren. CGI och externa föreläsare medverkar. Utvecklingsdag; 1 dag under hösten. Användarföreningens medlemmar och CGI deltar. Samarbete med CGI kring utveckling

43 Nätverk för Raindance systemförvaltning

44 Administratörsträff Raindance-nätverk för systemförvaltare Lunds universitet Chalmers Karlstads universitet Stockholms universitet Umeå universitet Malmö högskola Uppsala universitet

45 Nyheter i Raindance Höst 2017

46 Titel/föreläsare Nyheter 17 Höst Avseende bokslut påverkas bara körningar centralt. Rättning i Kodguiden Tydligare knapp för inleverans Gällande projekt är det inga nyheter i höstreleasen i sig men vi passar på att göra om strukturen för projektbilder. Istället för att ha bilder i flera olika flikar samlas de nu under en och samma flik men i olika mappar för att ge en bättre översikt av de bilder som finns.

47 Administratörsträff Utveckling, tips och en efterlängtad nyhet Utvecklingsönskemål till användarföreningen -Måste vara av generell karaktär -Till utvecklingsdagen har vi anmält drygt 50 önskemål Utvecklingsönskemål som vi inte driver och varför Tips & trix Nyhet för den med behörighet till centralen och lokal administratör

48 Administratörsträff Några av de utvecklingsönskemål vi anmält Nummer på poster t ex 3/52 Knapp Föregående faktura Kopiera kontering från tidigare faktura Förklarande text med muspekaren Administrera inställning på beställning Byta status i inkorgen Alltid presentera både lev-id och namn

49 Administratörsträff Utvecklingsönskemål som vi inte driver och varför Varning vid ändring av moms mm -Generell varning -Om varningen inte finns med kan fel slinka med Maila fakturabild -Alla anställda ska hantera fakturor i systemet -Möjlighet att lägga till andra LiU-id Flera inne på samma faktura -Kommer ni ihåg från Palette Fakturan är låst av annan användare -Använd Skype istället

50 Administratörsträff Tips & trix Support via Skype

51 Administratörsträff Tips & trix Svårt att hitta leverantör T ex Clas Ohlson Exakt vad heter företaget i lev-registret? AB Clas Ohlson, Claes Olsson i Insjön AB..osv Använd * och försök hitta där det är lika oavsett hur stavningarna kan tänkas se ut

52 Administratörsträff Tips & trix Påminnels Ett mail varje morgon om man har nytt dokument i inkorgen. Ett eller flera mail om man har leverantörsfaktura, beställning osv som närmar sig förfallodatum (olika tider för olika dokument).

53 Administratörsträff Nyhet för FCE och LAD Har man tillgång till Centralen (FCE och LAD) kan man se hur användare är uppsatta Lokal administratör (LAD) kan lägga upp och ändra cirkulationsmallar

54