E-TJÄNSTER I VÄRMLAND - en strategistudie LÄNSSTYRELSEN I VÄRMLANDS LÄN RAPPORT NR 2006: 25

Transkript

1 E-TJÄNSTER I VÄRMLAND - en strategistudie LÄNSSTYRELSEN I VÄRMLANDS LÄN RAPPORT NR 2006: 25

2 Strategistudien är sammanställd av Katarina Nordmark, Länsstyrelsen i Värmlands län, inom projektet Baltic Rural Broadband, Studien är medfinansierad av Europeiska Unionen och Region Värmland.

3 Inledning Denna strategistudie gällande e-tjänster i Värmland har skrivits med anledning av att Värmland deltar i det transnationella EU-projektet Baltic Rural Broadband, inom programmet Interreg IIIB Östersjön. Länsstyrelsens medfinansiärer till strategistudien är Europeiska Unionen och Region Värmland. De värmländska organisationer som deltar i projektet är Länsstyrelsen i Värmlands län, Region Värmland, Handelskammaren Värmland och Torsby kommun. Övriga deltagande regioner representerar samtliga åtta EU-länder runt Östersjön samt Norge. De sammanlagt nio länder som deltar i Baltic Rural Broadband är: Sverige (Värmland), Tyskland (Osterholz), Danmark (Djursland), Finland (Åboland), Estland (Vörumaa), Lettland (Liepaja Rajon), Litauen (Ignalina), Polen (Kwidzin) och Norge (Rogaland). Studien beskriver nuläge, framåtblickande och visioner gällande e-tjänster i Värmland inom de fem olika områdena mellankommunal e-samverkan, e-förvaltning, e-utbildning, e- lösningar för företag samt e-hälsa. Studien mynnar slutligen ut i ett åtgärdsprogram i punktform gällande e-tjänster i Värmland.

4

5 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Metod Syfte Tillvägagångssätt Rapportens utformning Avgränsningar Mellankommunal e-samverkan Beskrivning av nuläge/inventering Faktorer av betydelse för mellankommunal e-samverkan Kommunala verksamhetsområden med samverkanspotential SWOT-analys Framåtblickande Vision (2015) E-förvaltning Beskrivning av nuläge/inventering Information till medborgarna E-förvaltning i Värmland Inventering av e-tjänster SWOT-analys Framåtblickande Vision (2015) E-utbildning Beskrivning av nuläge/inventering IT i utbildningen Internetbaserad distansutbildning Kommunal vuxenutbildning med flexibelt lärande i Värmland SWOT-analys Framåtblickande Vision (2015) E-lösningar för företag Beskrivning av nuläge/inventering E-tjänster för företag E-kompetensutveckling för företag SWOT-analys Framåtblickande Vision (2015) E-hälsa Beskrivning av nuläge/inventering Utvecklad vård- och omsorgsinformation Ökad samordning med hjälp av IT SWOT-analys Framåtblickande Vision (2015) Åtgärdsprogram i punktform gällande e-tjänster i Värmland Mellankommunal e-samverkan E-förvaltning E-utbildning E-lösningar för företag E-hälsa Referenser

6 1. Sammanfattning Strategistudien E-tjänster i Värmland har gjorts med anledning av att Värmland deltar i det transnationella EU-projektet Baltic Rural Broadband. Innehållet i studien har samlats in med stöd av värmländska IT-experter inom områdena mellankommunal e-samverkan, e- förvaltning, e-utbildning, e-lösningar för företag samt e-hälsa. Mellankommunal e-samverkan Det finns många kommunala verksamhetsområden med samverkanspotential inom ITområdet. De största i Värmland är GIS (Geografiska informationssystem), telefoni, 24- timmarsmyndigheten, distansutbildning, elektroniska affärer och IT i vården. I Värmland har kommunerna under de senaste åren aktivt arbetat för att ta vara på de möjligheter bredbandstekniken ger, bland annat genom att starta det gemensamma samarbetsprojektet IT- Värmland med målsättningen att bidra till ekonomisk tillväxt och utveckling av arbete och näringsliv. En gemensam bredbandsutbyggnad har förekommit mellan Värmlands 16 kommuner där byggnationen delats in i fyra olika kommungrupperingar (Norra -, Östra -, Västra - och Centrala Värmland). De två kommungrupperingarna Norra Värmland och Östra Värmland är de som kommit längst i länet när det gäller e-samverkan. Kortsiktigt handlar det mest om en samverkan inom de olika kommungrupperingarna i länet, men målet är att samarbetet gällande e- tjänster även ska utökas geografiskt. Visionen för Värmland är ett gemensamt e-tjänsteutbud för alla värmländska kommuner under IT-Värmland med Region Värmland som huvudman. Visionen omfattar ett antal områden inom vilka e-samverkan kan vara mest fördelaktig och ge störst effekt avseende kostnadsbesparingar, gemensam utveckling och utnyttjande av resurser och kompetens. E-förvaltning Utvecklingen av e-tjänster samt ett ökat behov av att sprida och nå information ställer stora krav på den befintliga och framväxande IT-infrastrukturen. En rejäl satsning på bredband har gjorts i Värmland och cirka 172 orter och 16 kommuner har tillsammans med Landstinget knutits samman och kopplats upp mot det nya fibernätet med högsta bandbredd. Alla myndigheter, kommuner och landsting har idag en webbplats med information och service via Internet. Den mest besökta webbplatsen under 2005 var Arbetsförmedlingens webbplats, tätt följd av Skatteverkets, Vägverkets och Försäkringskassans webbplatser. En populär webbplats i Värmland är även Kollplatsen, som är ett samarbete mellan Karlstadsbuss och Värmlandstrafik. I arbetet med att öka myndigheternas tillgänglighet och förbättra myndigheternas service gentemot företag och enskilda har e-förvaltning kommit att bli det vägledande begreppet. E-förvaltning innebär en omvandling av myndigheternas processer, arbetsrutiner, kunskapsuppbyggnad och arbetsorganisation och det handlar i högsta grad om att man måste samverka mer mellan olika myndigheter. Tillgänglighet på medborgarens villkor lyder den värmländska visionen inom området e-förvaltning. Det innebär att medborgare och företag i Värmland ska ha möjlighet till insyn i hur ett ärende handläggs samt att alla ska få lika hög kvalitet gällande handläggning och service, oavsett förutsättningar och var i länet man bor. E-utbildning Internetbaserad distansutbildning står inför en explosionsartad utveckling. Denna utbildningsform kan användas för många olika former av inlärning av såväl företag, skolor, 2

7 universitet/högskolor och kommuner, som av konsumenter. Ett exempel på hur man kan läsa på högskola/universitet oberoende av tid och rum är Nätuniversitetet som tillsammans med 35 högskolor och universitet i Sverige arbetar för att många fler ska få chansen att läsa på högskola hemifrån. Ett annat sätt att läsa elektroniskt är via kommunala lärcentra som också bygger på idén om utbildning på distans och flexibelt lärande. Via Region Värmland har ett samarbete mellan länets kommuner, Landstinget, Karlstads universitet, Länsbiblioteket och folkhögskolorna inletts för att stimulera samarbetet och utvecklingen av det flexibla lärandet i Värmland. Ett resultat av samarbetet är projektet Lärcentra i Värmland. Flexibel utbildning som tillgodoser den enskilde individens intressen och behov samt arbetslivets efterfrågan är visionen för Värmland gällande e-utbildning. Det innebär bland annat att det i hela Värmland ska finnas tillgång till flexibel utbildning, i form av samordnad distansutbildning, med hjälp av bredband och den nyaste informations- och kommunikationstekniken. E-lösningar för företag Handelskammaren Värmland har sedan 2001 drivit projektet Handelsplats Wermland i samarbete med Region Värmland, Länsstyrelsen i Värmlands län, NUTEK, EU, Statskontoret och Sveriges kommuner och landsting. Huvudsyftet med projektet är att öka kunskapen om e- handel och att stimulera och jobba med e-handelsutvecklingen i regionen. Projektet har övergått till att bli en praktiskt fungerande portal, kort beskrivet en digital verktygslåda fylld med bland annat olika tjänster för att skicka och ta emot elektroniska fakturor, där företag och kommuner kan bedriva e-handel. Värmland ska i framtiden vara en region där varje enskild företagare har möjlighet att arbeta elektroniskt genom standardiserade och färdigpaketerade lösningar. Därför är det viktigt att det finns någon som Handelskammaren som driver utvecklingen framåt och som aktivt arbetar för att stimulera, främja och aktivt påverka e- handeln i regionen. Visionen gällande e-lösningar för företag är att Värmland ska ligga i framkant gällande e-handel. Det innebär att en aktiv e-handel ska förekomma mellan alla kommuner, små, medelstora och stora företag och att Värmland ska bli en föregångare i Sverige avseende utveckling och samverkan inom e-handelsområdet. E-hälsa När det handlar om utvecklande av vård- och omsorgsinformation drivs många tjänster och projekt på nationell nivå genom organisationen Carelink, som kan beskrivas som ett nätverk för kommunikation i vården. Carelink administrerar och förvaltar Sjunet, som är sjukvårdens kommunikationsnät, vilket samtliga landsting, ett antal kommuner, ett antal privata vårdgivare, Apoteket, samt bland annat Skatteverket är anslutna till. Vård och omsorg har ett stort behov av informationsutbyte och av att kunna kommunicera oberoende av organisation och var läns- och kommungränserna går. Värmlandskatalogen är ett gemensamt katalogprojekt för vård och omsorg i Värmland som resulterat i en gemensam elektronisk katalog för de 16 värmländska kommunerna samt Landstinget. Värmlandskatalogen grundar sig på den nationella katalogtjänsten HSA (Hälso- och sjukvården adressuppgifter) som Carelink driver på nationell nivå. I Värmland är alla kommuner (tillsammans med Landstinget och den privata vårdgivaren Carema) medlemmar i Carelink och Sjunet, vilket både är unikt och innebär en stor potential för samarbete och stora kostnadsbesparingar. Visionen gällande e-hälsa i Värmland är en samordnad hälsoportal för hela länet där den värmländska medborgaren kan ta del av den egna vårdinformationen. De krav som medborgarna ställer på hälsosektorn ska uppfyllas genom en utvecklad vårdinformation och efterfrågade e- tjänster. De IT-stöd som behövs i vården ska vara användarvänliga och förenkla de vardagliga rutinerna för vårdpersonalen. 3

8 2. Metod 2.1 Syfte Projektet Baltic Rural Broadband syftar till att stödja bredbandsutvecklingen som ett instrument för regional utveckling. Projektet är indelat i fem delar (work packages): WP 1 Utveckling av strategi i regionen WP 2 Tekniska lösningar WP 3 Tjänster på nätet WP 4 Utveckling av e-samhälle WP 5 Spridning av resultat Som en första del i projektet (WP 1) ska en strategi utvecklas för varje deltagande region och för Värmland har Länsstyrelsen i Värmlands län fått i uppdrag att göra en strategistudie och presentera den i rapportform. Denna strategistudie gäller för Tjänster på nätet (WP 3) och den medfinansieras av Europeiska Unionen och Region Värmland. WP 3. Tjänster på nätet Work Package 3. Tjänster på nätet, är uppdelat i fem olika pilotprojekt (PP3-PP7) inom följande områden: PP3 Mellankommunal e- samverkan PP4 E-förvaltning PP5 E-utbildning PP6 E-lösningar för företag PP7 E-hälsa 2.2 Tillvägagångssätt Författaren har haft hjälp i skrivandet av denna studie av många olika värmländska ITexperter inom områdena mellankommunal e-samverkan, e-förvaltning, e-utbildning, e- lösningar för företag samt e-hälsa. Ett antal IT-experter har valts ut för att ingå i en referensgrupp för denna studie. Detta har skett i samråd med Peter Törn som är IT-strateg för Region Värmland. Referensgruppen består av IT-chefer/IT-strateger vid Kristinehamns kommun, Sunne kommun och Torsby kommun, chefen för IT/GIS-enheten vid Länsstyrelsen i Värmlands län, projektledare för Lärcentra i Värmland vid Region Värmland, projektledare för Handelsplats Wermland vid Handelskammaren Värmland, samt projektledare för ITstaben vid Landstinget i Värmland. 1. Inventering av e-tjänster Strategistudien har främst arbetats fram med hjälp av Internet. Inventering av e-tjänster har gjorts via Internet och olika webbplatser. Rapporter och artiklar har lästs för att författaren ska bli påläst på ämnet. Även nationella strategier gällande bredband inom studiens olika områden har studerats. 4

9 2. Övergripande intervjuer Övergripande intervjuer gälland e-tjänster i Värmland har genomförts med värmländska ITexperter från de olika områdena. 3. Referensgrupp En referensgrupp har utsetts, bestående av minst en IT-expert från varje område. 4. Fördjupade intervjuer Fördjupade intervjuer har gjorts med experterna ur referensgruppen angående mål och visioner inom de olika områdena. 5. Rapportskrivande Rapporten är skriven under tidsperioden april september Utarbetande av åtgärdsprogram i punktform har skett utifrån mål och visioner för de olika områdena. 6. Granskning av rapport Innehållet i rapporten är granskat av samtliga experter ur referensgruppen. Handledning angående utformning av rapporten har getts av Sune Berger föreståndare för CERUT (Centrum för forskning om regional utveckling) vid Karlstads Universitet. 2.3 Rapportens utformning Strategistudien gällande e-tjänster i Värmland har delats in i fem olika områden efter pilotprojekten inom Baltic Rural Broadband. De olika områdena är: Mellankommunal e- samverkan, e-förvaltning, e-utbildning, e-lösningar för företag och e-hälsa. Ett kortfattat åtgärdsprogram gällande e-tjänster i Värmland beskrivs i kapitel 8. Åtgärdsprogrammet omfattar ovan nämnda områden. De fem olika kapitlen (Kapitel 3-7) är uppbyggda på likartat sätt. De börjar med en beskrivning av nuläget, en inventering av e-tjänster och e-samarbeten som finns inom de olika områdena i dagsläget. Efter beskrivning av nuläge kommer en enkel SWOT-analys med exempel på de styrkor, svagheter, möjligheter och hot som finns inom varje område, följt av ett framåtblickande, där kortsiktliga mål gällande e-tjänster och e-samverkan beskrivs. Varje kapitel avslutas med en kortfattad vision (för 2015) gällande e-tjänster och e-samverkan i Värmland. Då Torsby kommun, Handelskammaren Värmland, Region Värmland samt Länsstyrelsen i Värmlands län medverkar i projektet Baltic Rural Broadband läggs visst fokus på samverkan och tjänster som förekommer/är planerade inom respektive organisation. 5

10 2.4 Avgränsningar Kapitel 3 Mellankommunal e-samverkan Här fokuserar studien på insatsområdena faktorer av betydelse för mellankommunalt samarbete och kommunala verksamhetsområden med samverkanspotential. Här lyfts tre mellankommunala samarbeten fram och beskrivs på detaljerad nivå. Det första, IT-Värmland, bedrivs på länsnivå av Region Värmland och de två andra, som uppstått i och med samarbetet på länsnivå, bedrivs av två olika kommunkonstellationer i norra och östra Värmland. Slutligen skildras också ett projektsamarbete gällande GIS i Värmland, samt mycket kortfattat ett nystartat projekt angående öppen källkod. Val av samarbeten har skett utifrån utgångspunkten att hitta de största och mest lyckade mellankommunala samarbeten som bedrivs i Värmland. Kapitel 4 E-förvaltning Inom området e-förvaltning har fokus lagts på information till medborgarna, e-förvaltning i Värmland och inventering av e-tjänster, viket innefattar utbudet av e-tjänster hos fyra utvalda myndigheter, Kristinehamns kommun samt den värmländska Kollplatsen. Myndigheterna, vars e-tjänster beskrivs, är Arbetsförmedlingen (AMS), Skatteverket, Vägverket och Försäkringskassan. Dessa myndigheter valdes för att de har de mest välbesökta webbplatserna inom offentlig sektor i Sverige. Kristinehamns kommun valdes för det är den kommun i Värmland som har flest utvecklade e-tjänster. Under rubrikerna framåtblickande och vision beskrivs regeringens samt Länsstyrelsens mål och vision med e-förvaltning. Kapitel 5 E-utbildning I kapitlet gällande e-utbildning har störst fokus lagts på Internetbaserad distansutbildning och kommunal vuxenutbildning med flexibelt lärande i Värmland, främst via projektet Lärcentra i Värmland. Kapitlet börjar med en kort beskrivning om IT i utbildningen. Kapitel 6 E-lösningar för företag Inom området e-lösningar för företag ligger fokus inom området e-tjänster för företag. En stor del av rapporten har ägnats åt e-handel och åt att beskriva Handelskammaren Värmlands projekt Handelsplats Wermland, vars huvudsyfte varit att öka kunskapen om e-handel och att stimulera och jobba med e-handelsutvecklingen i regionen. Här finns även exempel på hur Torsby kommun samt tre olika företag arbetar med e-handel. Företagen är Lindströms bröd, Volvo och Skanska. Sist i kapitlet finns även ett avsnitt om e-kompetensutveckling i företag. Kapitel 7 E-hälsa Inom området e-hälsa har fokus lagts på utvecklad vård- och omsorgsinformation samt på ökad samordning med hjälp av IT. Här finns organisationen Carelink beskriven, samt Sjunet som är sjukvårdens kommunikationsnät. De projekt inom området e-hälsa som Landstinget i Värmland driver finns med i detta kapitel, samt även de e-tjänster som Apoteket tillhandahåller. Under framåtblickande beskrivs både de nationella och de regionala målen för IT i vård och omsorg, vilket slutligen mynnar ut i en vision för Värmland gällande e-hälsa. 6

11 3. Mellankommunal e-samverkan I kapitel 3. Mellankommunal e-samverkan, har fokus lagts på faktorer av betydelse för mellankommunal e-samverkan samt på kommunala verksamhetsområden med samverkanspotential. Kapitlet börjar med en beskrivning av nuläge/inventering i Värmland gällande ovan nämnda områden, där även de största samarbeten som bedrivs i Värmland gälland IT-baserade tjänster beskrivs. Därefter är en enkel SWOT-analys gjord gällande mellankommunal e-samverkan. Kapitlet avslutas med framåtblickande och vision gällande mellankommunal e-samverkan. I de avsnitt där det inte förekommer någon referenshänvisning bygger fakta på kunskap som inhämtats bland annat via de intervjuer och samtal som författaren gjort med tre av Värmlands ledande IT-experter inom området mellankommunal e-samverkan. Dessa personer är: Harry Enbom, IT-chef, Kristinehamns kommun, Ulf Borg, IT-strateg, Sunne kommun och Peter Lannge, IT-chef Torsby kommun. 3.1 Beskrivning av nuläge/inventering Mellankommunal e-samverkan Det är i dagsläget klart att värmländska kommuner står inför stora utmaningar och att besparingar måste göras på många håll. Befolkningsstatistiken visar att andelen arbetande och skattebetalande minskar, att andelen äldre ökar och att stora pensionsavgångar av kommunpersonal kommer att ske. Samtidigt förväntar sig medborgarna mer service och öppenhet i linje med visionen om 24-timmarsmyndigheten. I det arbete som tidigare bedrivits i kommunerna med utveckling av e-tjänster, har behovet av samverkan blivit tydligt. Det har visat sig att varje enskild kommun inte ensam klarar av utvecklingskostnaderna, så därför måste någon form av gemensam utveckling bedrivas. I grunden har de värmländska kommunerna likartade roller, uppgifter och verksamheter, samtidigt som förutsättningarna för att tillhandahålla god service till medborgare och företag varierar kraftigt. Det finns stora skillnader mellan länets 16 kommuner vad gäller antal medborgare, demografisk fördelning osv. Flertalet av kommunerna är stora till ytan men små till invånareantal. De två minsta kommunerna i Värmland, Munkfors och Storfors, har färre än invånare, medan den största kommunen, Karlstad, har över invånare. Detta innebär olika förutsättningar gällande kommunernas ekonomiska tillgångar och deras möjligheter att ha tillgång till spetskompetens i form av anställda, vilket ökar risken för en segregering mellan kommuner när det gäller möjligheten att tillhandahålla e-service Faktorer av betydelse för mellankommunal e-samverkan En grundförutsättning för en mellankommunal e-samverkan är tillgång till ett väl utbyggt och fungerande bredbandsnät. I Värmland har en bredbandsutbyggnad pågått under de senaste åren och idag finns ett väl fungerande bredbandsnät mellan de 16 kommunerna. Bredbandsutbyggnaden i Värmland Etapp 1 Region Värmland och Teracom tecknade i december 2002 en avsiktsförklaring om att bygga ett tele- och datakommunikationsnät i Värmland, inklusive infrastruktur, inom och mellan de 7

12 16 kommunerna i regionen. Parterna kom överens om ett ramavtal som innebar att varje kommun skulle teckna ett avropsavtal för de orter som skulle ingå i utbyggnaden för respektive kommun. I januari 2004 hade samtliga kommuner tecknat avropsavtal gällande bredbandsutbyggnad med Teracom som innebar en samordnad bredbandsuppbyggnad till alla innevånare i Värmlands län i enlighet med kommunernas IT-infrastrukturprogram. Bakom denna bredbandssatsning stod alla kommuner i Värmland, Region Värmland, Teracom, Länsstyrelsen och EU. Tillsammans såg man till att företag och kommuninvånare i länet fick tillgång till olika bredbandstjänster och uppkoppling mot Internet till samma grundtaxa oberoende av kommunens storlek och geografiska läge. Man uppnådde i etapp ett en täckning på cirka 85 % med hjälp av både nylagd fiberkabel och ett fullt utnyttjande av Telias kopparnät. Ovanstående utbyggnad var helt slutförd under Etapp 2 Under 2005 togs beslut om etapp två vilket innebar en separat samordnad upphandling av kommunens egna datakommunikationstjänster, både internt och mellan kommunerna i länet. Upphandlingen innefattade även en anläggning av ett Kommunsammanbindande Regionalt fibernät i Värmland vilket knyter ihop de 16 kommunhuvudorterna i länet i ett gemensamt fysiskt kommunikationsnät (fiber). Etapp två, som genomfördes 2005, innebär stora prismässiga fördelar för de värmländska kommunerna med en beräknad kostnadsreducering jämfört med tidigare kostnad. Etapp 3 Under 2006 har kommunerna även beslutat om en ytterligare gemensam bredbandsupphandling av de kvarvarande områden (ca 15 %), det vill säga de så kallade vita fläckarna, som beräknas vara slutförd under hösten Det övergripande målet med bredbandsutbyggnaden i Värmland har varit: Lika kostnader skall gälla för anslutning inom hela länet Nätet skall vara öppet (lika villkor för alla operatörer) Nätet skall vara redundant (alternativa kommunikationsvägar skall finnas vid ev. driftavbrott) Profilering av ett lyckat samarbete Det har visat sig att det finns många olika faktorer som kan leda till ett lyckat mellankommunalt samarbete. Ett väl fungerande bredbandsnät är en förutsättning för en lyckad e-samverkan, men andra viktiga faktorer är standardisering av system, storleksmässigt lika kommuner, att det finns goda exempel på att mellankommunalt samarbete fungerar samt att personkemin mellan de berörda parterna stämmer så att man kan ha en bra dialog. Det måste även finnas en tydlig politisk vilja av att samarbeta, vilken bör vara redovisad i ett tydligt uppdrag. De exempel som lyfts fram nedan är de som blivit tydliga i samtal med tidigare nämnda IT-experter. Fungerande bredbandsnät skapar möjligheter Ett väl utbyggt och fungerande bredbandsnät skapar möjligheter till samverkan inom många kommunala områden. Tillgång till bredband anses idag vara av största vikt. Bredband skapar på sikt tillväxt och sysselsättning i kommunerna, genom att det bland annat skapar förutsättningar för nya företagsetableringar och möjliggör ett lyckat samarbete mellan kommunerna med samkörning av IT-system för olika verksamheter. Bredband hjälper också till att skapa rationalisering inom kommunernas olika verksamheter. 8

13 Standardisering en förutsättning Förutsättningarna för mellankommunal e-samverkan finns redan i Värmland idag. Kommunerna är i dagsläget ganska standardiserade, vilket gör att man redan har liknande system osv. Man har till exempel samma grundtaxa för infrastrukturen oavsett var man befinner sig i länet idag, vilket är en stor fördel. Priset för att hyra kapacitet är lika för alla, vilket gör det lätt att börja samarbeta. I en standardisering bör också synsätt, metoder och strategier ingå. Det är också mycket viktigt att kommunerna har enats om gemensamma regler, prissättning på tjänster osv. Storleksmässigt lika kommuner samarbetar bäst En erfarenhet när det handlar om mellankommunal e-samverkan i Värmland är att det fungerar bäst när kommunerna är relativt lika storleksmässigt. Det gör att man känner att man är på samma nivå och man undviker på så vis att hamna i någon slags storebror lillebror situation. Storleksmässigt lika kommuner har ungefär samma ekonomiska förutsättningar vilket gör att en samkörning av olika IT-system kan fungera på ett tillfredsställande sätt. Det är också lättare med den fysiska placeringen av olika IT-funktioner om kommunerna har liknande resurser både ekonomiskt och personellt. Viktigt med goda exempel En viktig faktor för lyckat samarbete är att skapa/hitta goda exempel. Man tittar mycket på andra kommuners samverkan och vetskapen om att andra kommuner lyckats med någon form av samkörning gällande IT-baserade tjänster gör att man vågar ta steget och prova själv. Det är viktigt med stilbildare och det behövs innovativa personer som på ett tidigt stadium vågar använda sig av ny teknik i olika samverkansformer. Viktigt med utvärdering Det är viktigt att den samverkan som förekommer mellan kommunerna utvärderas ordentligt för att alla parter ska kunna se om den fungerat på ett tillfredsställande sätt. Regelbunden uppföljning och avstämning, samt dokumenterad utvärdering är nödvändig för att samverkan ska kunna drivas framåt och utvecklas. Det är onödigt arbete att lägga energi och tid på att uppfinna hjulet flera gånger. Personkemin viktig En annan viktig framgångsfaktor är att personkemin stämmer mellan de berörda parterna. Det är väldigt viktigt att man både på politisk nivå och tjänstemannanivå kan samarbeta och att man känner förtroende för varandra, eftersom det i en samverkan finns behov av en mycket bra dialog mellan kommunerna. Denna förutsättning finns sedan lång tid tillbaka mellan de IT-ansvariga och IT-avdelningarna i Värmland. Det är också viktigt att alla inblandade är ungefär lika framåt och drivande och har lika stort intresse av att samverka. För att våga söka nya lösningar gällande samverkan är man tvungen att ha en positiv attityd och tro på att det man gör är bra och kommer att fungera. Stämmer dessa bitar är det inget som hindrar en samverkan med andra kommuner, utan direkt närhet till varandra. Kommunerna behöver därför inte ligga nära varandra för att ett samarbete ska bli lyckat. De behöver kanske inte ens ligga i samma län. 9

14 3.1.2 Kommunala verksamhetsområden med samverkanspotential Det finns många kommunala verksamhetsområden med samverkanspotential inom ITområdet. De största verksamhetsområdena med samverkanspotential i Värmland är: GIS (Geografiska informationssystem), telefoni, 24-timmarsmyndigheten, distansutbildning, elektroniska affärer och IT i vården. Samarbetet mellan kommunerna inom IT-området har före år 2000 skett i begränsad omfattning. I princip har samverkan endast skett vid diverse samordnade upphandlingar och utbildningar. Orsaken till detta har framförallt berott på teknikbegränsningar och höga kostnader för datakommunikation. Varje kommun har tidigare byggt upp sina egna organisationer med personal, teknik, system och IT-infrastruktur var och en för sig, även om man till stor del använt samma tekniska plattformar och IT-lösningar. Den nya bredbandstekniken ger nu nya möjligheter att samverka inom många fler områden än tidigare. I Värmland har kommunerna under de senaste åren aktivt arbetat för att ta vara på de möjligheter bredbandstekniken ger, bland annat med att starta det gemensamma samarbetsprojektet IT-Värmland. IT Värmland För att optimera den framtida utvecklingen inom IT-området i Värmlands län startade år 2000 ett gemensamt samarbetsprojekt med representanter från samtliga 16 kommuner i länet, Landstinget i Värmland, Länsstyrelsen i Värmland och Karlstads Universitet. Namnet på samarbetsprojektet är IT-Värmland. Huvudman för projektet är regionförbundet i länet, Region Värmland. Projektets målsättning är att bidra till ekonomisk tillväxt och utveckling av arbete och näringsliv genom att lägga grunden för en samordnad uppbyggnad av ITinfrastrukturen så att informationstekniken kan användas på bästa och mest kostnadseffektiva sätt för alla medverkande organisationer och invånare i Värmlands län. Samarbetet omfattar gemensam verksamhetsutveckling med hjälp av IT-stöd via sju stycken olika projekt/verksamheter som för närvarande drivs i olika arbetsgrupper inom IT-Värmland. En viktig grund för dessa projekt/verksamheter är IT-infrastrukturen och den samordnade bredbandsuppbyggnaden i Värmlands län som beskrivits tidigare i detta kapitel. IT-VÄRMLAND VERKSAMHETSUTVECKLING Kommunal IT-samverkan Distansutbildning Telefoni Elektroniska affärer GIS IT i vården 24-timmarsmyndigheten IT-INFRASTRUKTUR Figur 1. IT-Värmlands verksamheter 1 1 IT-Värmland,

15 Kommunal IT-samverkan Med bakgrund av att samtliga kommuner i Sverige i grunden har samma uppdrag och behov av att leverera ett likartat e-tjänsteutbud, men har svårt att bära utvecklingskostnaderna själva, togs år 2002 initiativet att bilda ett nätverk för kommunal samverkan i Sverige kring utveckling av e-tjänster. Nätverket kallas för Sambruksplattformen och omfattar sambruk kring ett urval prioriterade e-tjänster samt sambruk kring de mjuka och tekniska komponenter som krävs för utveckling och drift av e-tjänster. Idag är drygt 60 svenska kommuner medlemmar i Sambruk. 2 Karlstad kommun är för närvarande den enda kommunen i Värmland som är medlemmar i Sambruk. Kommunen utnyttjar i nuläget inte Sambruks tjänster utan medlemskapet handlar mer om att vara med i diskussionerna och vidarebefordra idéer och information till övriga värmländska kommuner via samarbetet i IT-Värmland. I Värmland anser man att idén om att sambruka tjänster är rätt, men att Sambruk kanske blir lite för trögarbetat beroende på att det blir för många och för olika kommuner som ska enas om nya samarbetstjänster. Det är naturligtvis inte lätt att enas om lösningar som passar både Stockholm och Munkfors. I Värmland har man därför hittills valt att klara sig på egen hand, med egna samarbeten kommunerna emellan. Men det är inte omöjligt att man kommer att ansluta sig till Sambruk i framtiden. I nuläget sker kontinuerligt erfarenhetsutbyte mellan IT-cheferna i länets 16 kommuner gällande planer och strategier, IT-utbildning, drift, teknik och support samt IT-upphandlingar mm via projektet Kommunal IT-samverkan. Samordning av diverse IT-upphandlingar är genomförda liksom även samordning av diverse IT-utbildningar. En gemensam bredbandsutbyggnad har förekommit mellan alla de16 kommunerna, där man i dagsläget är inne i den sista fasen av utbyggnaden. Byggnationen har delats in i fyra områden: Norra Värmland, västra Värmland, centrala Värmland och östra Värmland. I de fyra områdena är i dagsläget tre olika kommungrupperingar igång med samordning av IT-drift och olika IT-system. Kommungrupperingarna är Norra Värmland (Hagfors, Sunne, Torsby), Centrala Värmland (Kil, Grums, Forshaga, Munkfors) och Östra Värmland (Kristinehamn, Storfors, Karlskoga, Degerfors). Även i västra Värmland har man börjat diskutera samverkan. Arvika och Eda är till exempel på planeringsstadiet gällande gemensam Internetanslutning. De två kommungrupperingarna Norra Värmland och Östra Värmland är de som har kommit längst i länet när det gäller mellankommunal e-samverkan, även om de valt något olika vägar att gå. Norra Värmland I Norra Värmland har man kommit relativt långt när det gäller att samarbeta och dela tjänster/applikationer mellan varandra. Eftersom IT-avdelningarnas arbetsbörda växte under slutet av 1990-talet och de ekonomiska resurserna inte hängde med i samma takt började man i Hagfors, Sunne och Torsby att titta på hur man skulle kunna samarbeta mellan ITavdelningarna med hjälp av bredband. Idag har man kommit så långt att man delar ett antal applikationer mellan kommunerna. Detta sker med Teracom Trans IP som är lika snabbt och stabilt som det lokala nätverket. Man har löst det så att man fördelat driftplatserna för de olika applikationerna mellan kommunerna i separata databaser (med uppgraderade befintliga system), som sedan kan styras från alla tre orterna. Det medför att om man till exempel skulle få driftfel i Sunne så ska driften kunna flyttas över till Torsby inom en halvtimme. Det innebär också att kommunerna kan säkerhetskopiera varandras system och data. Man har

16 kommit överens mellan kommunerna Hagfors, Sunne och Torsby om att man ska fördela ansvaret avseende IT-drift lika mellan de tre kommunerna, att inga avgifter ska förekomma sinsemellan samt att man vid investeringar av gemensamma tjänster ska dela kostnaderna lika. Det som samkörs idag i Norra Värmland är: Ekonomisystemet (Economa RoR, Economa BoP) I samband med uppgradering har satsning gjorts på virtualisering och SAN (lagringsnätverk med hög kapacitet). Elektroniska fakturor (Economa IoF, via Handelsplats Wermland) Debitering av VA-avgifter (EDP WinSam) Helpdesk (Easit Helpdesk Manager) E-tjänster inom skola och barnomsorg (IST Extens/Dexter) Fastighetsdatasystem (Tekis Tefat FIR, med en koppling mot Lantmäteriet) Ärende och debitering Tekniska enheter (TeO) Gemensam Internetanslutning Gemensam stordatorkommunikation (KPAI/LPS) Diarie-, ärende- och dokumenthantering (W3D3) Uppdatering sker en gång per dygn. (Namn på privatpersoner får inte läggas ut på Internet enligt personuppgiftslagen, PUL, därför finns inga namn på privatpersoner publicerade i e-diariet.) 3 En del av Norra Värmlands samkörning av IT-drift och applikationer har möjliggjorts via Torsby kommuns deltagande i projektet Baltic Rural Broadband. Sunne och Torsby kommun har även samverkat i projektet Värmlandskatalogen tillsammans med Landstinget (Projektet Värmlandskatalogen finns beskrivet i Kap. 7, E-hälsa), samt i projektet Handelsplats Wermland tillsammans med Handelskammaren Värmland (Projektet Handelsplats Wermland finns beskrivet i Kap. 6, E-lösningar för företag). Östra Värmland I Östra Värmland har samverkan mellan kommunerna tidigare endast skett i begränsad omfattning mellan samtliga 5 kommuner. Ett stort samarbetsprojekt som genomförts mellan fem kommuner under 2002 är en upphandling av nytt personaladministrativt system. I övrigt så har samarbetet bestått av ett visst erfarenhetsutbyte mellan de olika kommunernas ITchefer. Ett politiskt uppdrag för de tre kommunerna Kristinehamn, Karlskoga och Degerfors framställdes under 2005 där följande samverkansområden skulle utredas: Löneadministration IT inkl. telefoni Inköp Fakturahantering. Utredningen är nu genomförd och ett förslag till samverkan är redovisad. Enligt förslaget ska Storfors och Filipstad erbjudas att delta i det eventuella samarbetet i ett senare skede. Den 1 juli 2006 har en samordning genomförts av IT-verksamheterna i Kristinehamn och Storfors vilket innebär att all IT-drift (inklusive telefonitjänster) sker via Kristinehamn. Denna sammanslagning innebär både en ekonomisk besparing och en kvalitetshöjning främst för Storfors eftersom det är en liten kommun med knappt 5000 invånare jämfört med Kristinehamns Ulf Borg, IT-strateg Sunne kommun, Harry Enbom, IT-chef Kristinehamns kommun,

17 IT-Värmlands olika insatsområden Den mellankommunala e-samverkan som drivs under IT-Värmlands tak innefattar även områdena distansutbildning, GIS (Geografiska informationssystem), telefoni, IT i vården, elektroniska affärer och 24-timmarsmyndigheten. Varje område har en egen arbetsgrupp och olika projekt pågår inom de olika områdena. Distansutbildning Inom området distansutbildning är målet att samverka i arbetet med att utveckla distansutbildningen i länet, s.k. e-utbildning, med hjälp av bredband och Internet mm. (Mer om detta projekt finns att läsa i kapitel 5, E-utbildning.) GIS Inom GIS-området har ett utredningsprojekt bedrivits med syftet att påskynda och samordna användningen av geografisk information samt att undersöka vilka tjänster som skulle kunna utvecklas mer med hjälp av GIS. (Mer om GIS finns beskrivet längre fram i kapitlet under rubrikerna Geografisk Information i Värmland och Webbgis.) Telefoni Gällande området telefoni så genomfördes i februari 2000 ett gemensamt Värmlandsavrop av telefonitjänster i länet där samtliga 16 kommuner medverkade. Vid upphandlingen användes Statskontorets aktuella ramupphandling med vissa anpassningar för Värmlands specifika behov och geografiska förutsättningar. Upphandlingen som har fortsatt att gälla med ett- eller tvåårsavtal har inneburit avsevärda kostnadsbesparingar för samtliga kommuner med samordning av kommunernas telefoni med växlar mm. En ambition man har i projektet är en gemensam telefonilösning för Värmlands kommuner som innebär att man ringer gratis mellan varandra. Kristinehamn och Storfors har redan idag en gemensam växel. På väg att ansluta sig är även Grums kommun, Karlstad kommun och Region Värmland. IT i vården IT-Värmlands samarbete inom IT i vården syftar till att samordna vårdinformationen mellan landstinget och kommunerna i Värmland genom bland annat Värmlandskatalogen, Säker e- post och en GIS-koppling. Arbetsgruppen gällande IT i vården har bestått av representanter från Sunne och Torsby kommun i samarbete med Landstinget i Värmland. (Mer om dessa projekt finns att läsa i kapitel 7, E-hälsa.) Elektroniska affärer Inom området elektroniska affärer har ingen egen arbetsgrupp bildats inom IT-Värmland utan samordning har i första hand skett med projektet Handelsplats Wermland som drivs av Handelskammaren Värmland. Handelsplats Wermland är ett samarbetsprojekt för att informera och utveckla Värmlands företag i affärsnyttan med Internet och e-handel. (Mer om detta projekt finns att läsa i kapitel 6, E-lösningar för företag, under avsnittet Handelsplats Wermland.) 24-timmarsmyndigheten Slutligen handlar samarbetet 24-timmarsmyndigheten om en samverkan mellan länets offentliga förvaltningar i arbetet med att med hjälp av IT-stöd effektivisera den kommunala servicen, öka demokratiprocessen och snabba upp informationsflödet mellan myndigheter, politiker och medborgare. Projektet/verksamheten ligger för tillfället i träda men arbetet kan förhoppningsvis återupptas inom en snar framtid. 13

18 Geografisk Information i Värmland 2004 startades i Värmland ett särskilt utredningsprojekt med syftet att samordna användning av geografisk information för alla samhällsaktörer, inklusive enskilda medborgare. Deltagare i utredningsprojektet var länets kommuner, Region Värmland, Landstinget, Länsstyrelsen och det statliga Lantmäteriet. Detta länsinitiativ togs för att underlätta och påskynda användningen av GIS-tekniken eftersom det ekonomiska utrymmet för teknikutveckling är begränsat och det ofta saknas personal med kompetens inom teknikområdet. I utredningsprojektet angående GIS i Värmland undersökte man vilka tjänster som skulle kunna utvecklas med hjälp av GIS och vilken nytta värmland skulle kunna ha av dessa tjänster. Tio kommunalråd var involverade i projektet, tillsammans med bland annat en representant från Lantmäteriet, och man sammanställde geografisk information över hela länet. I utredningen utarbetades ett förslag till tekniklösning i form av en gemensam GIS-portal. Tanken var att portalen ska bygga på en gemensam teknikplattform för förvaltning och drift av kartdata och tjänster uppbyggda kring dessa data. Tjänsterna ska innehålla publik samhällsinformation som t ex kommunernas kartinformation, Lantmäteriets kart- och fastighetsinformation, statistik, invånarinformation från Statistiska Centralbyrån, Nationella Vägdatabasen från Vägverket och regionalt underlagsmaterial från länsstyrelsen. Några konkreta delprojekt har genomförts för att belysa hur det skulle kunna gå till vid ett framtida genomförande. Delprojekt har berört ämnesområdena Tillgänglighet av data, Fysisk Planering, Turism samt Vård och Omsorg. Tillgänglighet av data I delprojekt Tillgänglighet av data har man inventerat förutsättningarna för att skapa en länsgemensam resurs för spridning av geografisk information. Som grund för all GIS verksamhet är kartdata, fastighetsinformation och adresser som kan göras tillgängliga via en gemensam databas/portal för att skapa förutsättningar för GIS användning. Vid en inventering kom man fram till att tre kommuner samt Landstinget inte har någon egen GIS-verksamhet samt att Skogsvårdsstyrelsen, Länsstyrelsen, Karlstad och Hammarö kommun egentligen är de enda myndigheterna i länet som har resurser för att klara av sina uppsatta mål med sin GIS- verksamhet. Slutsatser som dragits av detta är att för att samtliga myndigheter skall kunna arbeta med GIS i sin verksamhet behövs ett länsövergripande samarbete, där de stora myndigheterna får stötta de små. Fysisk planering I delprojektet Fysisk planering har en strategi formats för hur utbyte av geografisk information ska ske mellan kommunerna och Länsstyrelsen. Kommunernas fysiska planer bör kvalitetssäkras och teknik tas fram för att de ska kunna göras mer tillgängliga för allmänhet, myndigheter och kommuner. Projektet har drivits av Sunne, Torsby, Hagfors och Munkfors kommuner samt Länsstyrelsen. Turism Syftet med delprojektet Turism har varit att utreda möjligheterna för en webbaserad gemensam resurs för effektiv spridning av turistisk och geografisk information längs Klarälvsbanan. Man har också skapat en prototyp för att på ett realistiskt sätt ge exempel på olika tillämpningar. Projektet har bedrivits av Karlstads, Forshagas, Munkfors, Filipstads och Hagfors kommuner. Värmlands turistråd har deltagit i projektet som sakkunniga och även bidragit med grundinformation. Vård och omsorg I delprojektet Vård och omsorg har syftet varit att utreda hur GIS kan kopplas till den, för landsting och kommuner i Värmland, gemensamma katalogtjänsten Värmlandskatalogen 14

19 (Mer om Värmlandskatalogen finns att läsa i Kap 7, E-hälsa). Den geografiska kopplingen är tänkt att ge ekonomiska besparingar både gällande administration och transporter. I detta delprojekt har representanter för Sunne och Karlstads kommuner samt primärvården Värmland deltagit. Då utredningsprojektet gällande GIS i Värmland fallit väl ut har man nu beslutat sig för att köra ett projekt med skarp drift under två år med start 1 april De planerade GIStjänsterna tror man ska innebära ansenliga ekonomiska besparingar för kommunerna i länet. I dagsläget går stora kostnader bland annat till riksskatteverket som varje kommun för sig köper personuppgifter av, samt till Lantmäteriet som tar höga priser för geografisk information. De små kommunerna drabbas hårdast utav detta. Bara transportkostnaden uppgår för alla intressenter i länet till mellan MSEK/år. För små kommuner i Värmland är GIS någonting ekonomiskt ogenomförbart om inte samordning kan ske. Den gemensamma lösningen väntas ge upp till tio gånger lägre driftskostnad/år vilket för den lilla kommunen innebär att kostnaden inte ska behöva bli högre än SEK/år. När 24- timmarskommuner genomförs i länet innebär det ytterligare besparingar då samordning av medborgares möjlighet att söka bygglov, ansöka om barnomsorg och så vidare kan utföras på samma plattform, både vad gäller teknikinvesteringar som möjligheter att i länet dela på gemensam kompetens. 5 (Mer om det nyligen uppstartade projektet Webbgis finns att läsa under 3.3 Framåtblickande.) Öppen källkod Öppen källkod i kommunala verksamheter är en fråga som diskuteras på flera håll. Öppna program (Open source) sprids med en öppen licensmodell. Licensen gör det möjligt att sprida koden till andra, som kan ändra och utveckla koden ytterligare och sedan sprida de nya versionerna av programmet vidare. De öppna licenserna gör det också möjligt att på nya sätt samverka kring utveckling av IT-system mellan kommuner. Intresset för öppen källkod finns på många håll i Värmland och det pågår även ett projekt med fyra värmländska kommuner inblandade (Munkfors, Kil, Grums och Forshaga) tillsammans med Region Värmland och Länsstyrelsen i Värmland, där man tittar på möjligheten att samarbeta gällande programutveckling med öppen källkod för att på så vis få kostnadseffektiva IT-lösningar. Man kan se nyttan och fördelarna med öppen källkod i Värmland, men än så länge råder en osäkerhet gällande bland annat säkerhetsfrågor. Enligt Fredrik Svensson på Redpill AB i Karlstad finns det många fördelar med öppen källkod. De största fördelarna är: - Leverantörsoberoende då kommunen kan köpa tjänster av vem man vill. - Högre kvalitet eftersom inga pengar satsas på marknadsföring måste kvaliteten vara så bra att det sprids med hjälp av mun mot mun metoden - Hög säkerhet eftersom alla kan granska koden - Bättre service då kommunen kan köpa tjänster av vem man vill. 6 5 Bengt Flodell, projektledare för projektet Webbgis, Fredrik Svensson, Redpill AB, Karlstad,

20 3.2 SWOT-analys Mellankommunal e-samverkan Denna enkla SWOT-analys är en sammanställning av exempel på styrkor, svagheter, möjligheter och hot inom området mellankommunal e-samverkan. Styrkor Tidsbesparande och kostnadseffektivt Medför volymrabatter, storkundsfördelar Ökad driftsäkerhet och mindre sårbarhet eftersom det alltid finns en back up Organisatoriska vinster Bättre utnyttjande av personalresurser Attraktivare tjänster då de specialiseras Ökad kunskap & kompetens i kommunerna Färre antal system ger bättre kvalitet Minskat behov av externa konsulter Möjligheter Bättre utnyttjande av kommunens resurser Ny teknik möjliggör fysiskt oberoende Samarbete kan ske i nya konstellationer Effektivare kommunikationsvägar mellan kommunerna Effektivare kontaktvägar till kommunerna Generalister har möjlighet att bli specialister Påskyndar IT-utvecklingen generellt i länet Frigör resurser till kärnverksamhet Goda exempel på e-samverkan skapar underlag för annan samverkan Svagheter Integrerade system komplicerar samverkan Tidigare avtal hindrar samverkan Svagt intresse på kommunchefsnivå Svagt intresse på politikernivå Samarbetssvårigheter av olika orsaker (ex: historiska orsaker) Motstånd mot förnyelse Rädsla för att förlora arbetstillfällen Spetskompetens saknas Metod att mäta effektivisering saknas. Hot Ekonomiska, tekniska och juridiska hinder Höga säkerhetskrav hotar utvecklingen Brist på standarder kan hota utvecklingen Fel signaler skickas till politiker Rekryteringssvårigheter Små resurser för planering och utveckling E-samverkan kräver ofta nya investeringar Kunskap om möjligheter saknas Konkurrens mellan kommuner Konkurrens utifrån 16