Xmentor Management DIGITALA VÄRMLAND. Offentlig chef 18 januari Inge Hansson, managementkonsult

Transkript

1 Xmentor Management DIGITALA VÄRMLAND Offentlig chef 18 januari 2018 Inge Hansson, managementkonsult

2 Om Xmentor Management AB är ett värmländskt företag som grundades Xmentor skapar lösningar för att operativt leda, stötta och driva förändringar. Vi analyserar behov och föreslår lösningar för förändringsarbete baserat på vår erfarenhet av hur man säkerställer ett effektivt genomförande och samtidigt en långsiktig effekt av förändringen. Vi är 30 konsulter med kontor i Karlstad och i Stockholm.

3 Mission Vår mission är att bidra till utveckling genom att få förändringar att hända. Ett lyckat genomförande av förändringsarbete skapar Effektivitet, lönsamhet och utveckling. Personliga framsteg. Välmående framtida samhälle.

4 Strategi Vi tar helhetsansvar för ledningsprocessen vid förändringsarbete. Vårt fokus är ledarskapet och att möjliggöra framdrift. Våra kunder kan istället fokusera på att utvecklas.

5

6

7 Gemensamma drifts- och servicenämnden

8 Gemensamma drifts- och servicenämnden Bildades 14 april 2010 Alla Värmlands 16 kommuner ingår Juridiskt Karlstads kommun Betydelse för Värmlands utveckling Gemensam drift av enskilda lösningar Ekonomiska resurser används mer effektivt Möjligheterna att följa utvecklingen förbättras

9 Gemensamma drifts- och servicenämnden ÖVERGRIPANDE MÅL Lägre kostnad för drift som kan ske gemensamt Ekonomiska resurser används mer effektivt Bidra till en bättre och snabbare utveckling genom samverkan Genomföra gemensamma upphandlingar som resulterar i lägre kostnader även om inte drift sker gemensamt I framtiden kan samverkan utökas till andra verksamhetsområden

10 Gemensamt e-samhälle Värmland Gemensam Drift och Servicenämnd Politiker/ Kommunchefer IT-chefer Värmland Cesam Värmland DSN adm/ e-kontoret Arvika, Eda, Filipstad, Forshaga, Grums, Hagfors Karlstad, Kil, Kristinehamn, Munkfors, Hammarö Storfors, Sunne, Säffle, Torsby, Årjäng

11 Gemensamma drifts- och servicenämnden STYRDOKUMENT Samverkansavtal Reglemente Strategi för esamhället (SKL) Nationell e-hälsa Regional digital agenda för Värmland Strategiska planer

12 Samverkan i Värmland VAD HAR VI GJORT? Quadracom, kommunsammanbindande nät Bredbandsutbyggnad, ADSL Upphandlingar, WebSense, Telefoni, Gemensam projektplats Gemensam e-tjänsteplattform Interaktiv säkerhetsutbildning Elektronisk fakturahantering Gemensamt medlemskap i Sambruk E-hälsa Värmland Print Klient

13

14 Lösning EID Mina Sidor

15 Ekonomi

16 Modell för driftsåttagande i nämnden: Beredning av driftsuppdrag Färdigt driftsavtal Innehåll Partners Ansvarig Finansiering Beslut i nämnden

17 KOSTNAD FÖR GEMENSAM E-PLATTFORM Kommun Invånare Driftskostnad/år Karlstad Arvika Kristinehamn Säffle Hammarö Sunne Torsby Kil Forshaga Filipstad Årjäng Grums Eda Storfors Munkfors Årlig driftskostnad ÅRLIG DRIFT OCH LICENSKOSTNADER E-tjänst typ I II III Etableringskostnad Förvaltningskostnad/år ETABLERING NYA E-TJÄNSTER OCH FÖRVALTNING

18 BESPARINGAR GEMENSAM DRIFT Kommun Totalt/år och kommun Drift i egen regi Besparing Procent Karlstad ,7% Arvika ,5% Kristinehamn ,1% Säffle ,7% Hammarö ,2% Sunne ,3% Torsby ,3% Kil ,4% Forshaga ,8% Filipstad ,0% Årjäng ,9% Grums ,6% Eda ,9% Storfors ,5% Munkfors ,3% Årlig driftskostnad

19 Mobilt BankID

20 Stöd från Vinnova Stöd från Vinnove för att göra en förstudie kring Automatiserade e-tjänster. Automatiserade e-tjänster skulle innebära stora vinster för kommunerna och medborgarna i Värmlands län. Projektet är tänkt att fungera som en vägvisare för den fortsatta utvecklingen i Värmland.

21 Automatiserad e-tjänst (process) Nuvarande process på kommunen Medborgaren E-tjänsteplattform Back-end E-tjänsteplattform Halv automatiserad process på kommunen Automatiserade e-tjänster innebär att det administrativa arbetet för handläggarna automatiseras i så stor utsträckning som möjligt samt minimera handläggningstiden för medborgaren. Medborgaren E-tjänsteplattform Back-end Fullt automatiserad process på kommunen E-tjänsteplattform Att ta steget mot automatiserade e-tjänster kräver kompentensutveckling och utveckling som få kommuner idag har råd med. Medborgaren E-tjänsteplattform System B E-tjänsteplattform

22

23 Digitalisering = Förändring Digitization (datorisering och automatisering) Analoga arbetsflöden blir digitala Automatisering och effektivisering IT en fråga för IT-avd Digitalization (digitalisering) Verksamhet och arbetssätt förändras, ibland totalt IT och verksamhetsutveckling flyter ihop Vi har gått från IT till Digitalisering, från kablar och hårdvara till samhällsutveckling i bred mening. SOU 2016:89 Digitaliseringskommissionen

24 Förändring

25 Värdegrund Människan i fokus Vi tror på individens förmåga och att värdet skapas i relationer med våra medmänniskor. För oss är ledarskapet situationsberoende, bygger på självkännedom och att man vågar vara sig själv. Kraft att (genom)driva Vi anser att det är viktigt att våga testa gränserna och utmana sig själv för att utvecklas. Vår drivkraft är att möjliggöra framdrift; när våra kunder lyckas med hållbara förändringar och utvecklas, då har även vi lyckats. Lyssna För oss innebär varje uppgift en ny utmaning och att anpassa sig till nya förhållanden. I en komplex värld kan ingen ha alla svar. Därför tror vi på ett prestigelöst förhållningssätt och sätter kundens intressen framför våra egna. Samverka Vi anser att den starkaste kraften uppnås genom att få människor att samverka. Relationer är dörröppnare för ny kunskap och nya samarbeten. Att bygga relationer är en långsiktig process som bygger på tillit. Därför är det även centralt att vi vårdar våra och varandras relationer.

26 Förändringsledning Vi hjälper kunden att ta verksamheten från var den befinner sig i nuläget till önskat mål. Kunden sätter förutsättningarna för förändringen. Vi organiserar och leder förändringsarbetet som en helhetslösning eller som stöd i olika faser. Planering Våra förstudier och analyser utgår ifrån kundens behov och utmaningar. En förstudie resulterar i lämpliga förslag och beslutsunderlag för vidare arbete. Genomförande Våra projektledningsmodeller skapar en gemensam målbild och får alla berörda parter att aktivt delta i förändringsarbetet. Arbetet innebär verksamhetskunnande, lärande och engagemang från den egna personalen. Förvaltning För att förändringen ska få fäste behövs uppföljning, utvärdering och fortsatta justeringar. En plan för förvaltning resulterar i att förändringen blir en naturlig del av den rådande kulturen.

27

28 Vår förändringsmodell FÖRE FÖRÄNDRING UNDER FÖRÄNDRING EFTER FÖRÄNDRING Förändringstryck Förändringsverksamhet Förslag till förändring

29 Att tänka på för att lyckas med digitalisering! Säkerställ att organisationen är stabil och förberedd innan ett digitaliseringsprojekt startas Betrakta dagliga verksamheten och digitaliseringsprojektet som två olika saker Ta in extern hjälp för ledningen av förändringsprojekten FÖRE DIGITALISERING UNDER DIGITALISERING EFTER DIGITALISERING Digitaliseringsprojekt Daglig verksamhet

30 Tack för mig! Inge Hansson