INNEHÅLL Det här är ärendehandboken Så är handboken upplagd 1 BESLUTSUNDERLAG 2 SVARA PÅ REMISSER 3 KALLELSE, UNDERRÄTTELSE OCH PROTOKOLL

Transkript

1 Ärendehandbok

2 INNEHÅLL Det här är ärendehandboken Så är handboken upplagd 1 BESLUTSUNDERLAG 1.1 Tjänsteskrivelse tjänstemän skriver till nämnd Så ska tjänsteskrivelsen se ut disposition och skrivmallar Vad ska jag skriva under de olika rubrikerna? Regler för underskrift av tjänsteskrivelser Tjänsteskrivelsen dokumenteras och arkiveras 2 SVARA PÅ REMISSER 2.1 Allmänt om yttranden Så ska yttrandet se ut disposition och skriv Vad ska jag skriva under de olika rubrikerna? Regler för underskrift av yttranden och eventuellt tillhörande tjänsteskrivelse Svara till rätt instans Yttrandet dokumenteras och distribueras Yttrande på delegation 2.2 Yttranden efter remissomgång inom kommunen Flera interna remissvar 2.3 Yttranden över motioner och medborgarförslag Skrivanvisning för yttranden över motioner och medborgarförslag Svara först utred sedan 3 KALLELSE, UNDERRÄTTELSE OCH PROTOKOLL 3.1 Kallelse 3.3 Sammanträdesprotokoll Så ska paragrafsidorna se ut Använd rätt tidsform De obligatoriska första punkterna på föredragningslistan Beslutsärenden Anmälan av delegationsbeslut Övriga punkter på föredragningslistan Rapporter m.m Avsluta med Expedieras: Underskrifter och signaturer Bilagor till protokollet riktlinjer Så hanterar du originalhandlingarna Distribuera protokollet Regler för tillkännagivande av protokollet Expediera besluten

3 4 BESLUT 4.1 Underrätta om beslut 5 DELEGATIONSÄRENDEN 5.1 Ärenden med särskilda beslutsblanketter 5.2 Anmäl delegationsbeslut till din nämnd 5.3 Yttranden på delegation Bilaga 1 Sammanträdesprotokoll kommunfullmäktige Bilaga 2 Allmänt sammanträdesprotokoll Bilaga 3 Termer & förklaringar

4 Så hanteras ditt ärende Handlingen kommer in till förvaltningen och registreras. Handlingen blir ett ärende som bereds. (Är ärendet delegerat, fattar tjänsteman beslut på nämndens vägnar. Samtliga delegationsbeslut redovisas till nämnden.) Nämnden kallas till sammanträde för beslut. Beslutet protokollförs, justeras och expedieras. Handlingarna i ärendet arkivläggs. Arkivläggning och gallring START Postöppning Ärenderegistrering Beslutsexpediering Justering MENY 1. Post 2. Ärenderegistrering 3. Beredning 4. Beslutsunderlag 5. Kallelse 6. Sammanträde 7. Justering 8. Beslutsexpediering 9. Arkivläggning Beredning Delegationsbeslut Utskrift protokoll Beslutsunderlag Sammanträden Kallelseförfarande Sammanträdeshandlingar Beslutsexpediering Anmälan av delegationsbeslut Arkivläggning och gallring Figur 1 Ärendegången.

5 Välkommen till Ärendehandboken på intranätet Klicka på ett ord eller en rubrik i innehållsförteckningen, så kommer du automatiskt till den sida där informationen du söker finns. Finns det hänvisningar till flera sidor, så kan du klicka på enbart sidnumret för att komma till sidan. Du kan även välja att visa bokmärken i menyn Visa i Acrobat Reader. Där kan du också klicka på rubriken för att komma till den sida du vill. I den grå rullningslisten kan du klicka för att gå en sida i taget, framåt eller bakåt. Det här är ärendehandboken Den här handboken innehåller regler och rutiner för hur vi handlägger ärenden och utformar dokument i Kalix kommun. Det handlar om beslutsunderlag och remissvar. Det handlar också om kallelser, föredragningslistor, protokoll och beslut. Alla wordmallar är klickbara i den digitala versionen, vilket innebär att om du vill använda en mall så klickar du på bilden av mallen. Mallen öppnas då automatiskt i Word. Syftet med handboken är att alla ska handlägga och dokumentera ärenden på ett enhetligt, effektivt och professionellt sätt. Handboken har två målgrupper: alla som kommer att använda den praktiskt i sitt arbete och alla som av annan anledning behöver eller vill känna till vilka regler och rutiner som gäller. Till den första gruppen hör dels alla tjänstemän som skriver beslutsunderlag och yttranden, dels nämndsekreterarna som skriver sammanträdesprotokoll och expedierar dokument. Till den andra gruppen hör chefer och förtroendevalda. Handboken finns även i en populärversion för intresserade kommunmedborgare. I denna ges en sammanfattning över hur kontakter med kommunen sker. Du kan föreslå ändringar. När du börjar använda ärendehandboken kanske du upptäcker att något saknas eller att något skulle kunna fungera bättre. Lämna i så fall dina synpunkter till kommunstyrelsens administrativa kontor, Kanslienheten, kansliet@kalix.se Ansvaret för att Ärendehandboken följs ligger på respektive förvaltningschef och nämndordförande. Med stöd av detta har nämndsekreterarna rätt att skicka tillbaka beslutsunderlag till handläggarna om dokumenten inte uppfyller handbokens regler och rutiner eller inte följer anvisade dokumentmallar.

6 Så är handboken upplagd Handboken inleds med en sida med definitioner och ordförklaringar. Reglerna och rutinerna finner du i kapitel 1 5. I det första kapitlet behandlas beslutsunderlag av olika slag (tjänsteskrivelser, framställningar och nämndskrivelser). I kapitel 2 behandlas remissvar (yttranden). Därefter följer ett kapitel om kallelser, föredragningslistor och protokoll. Kapitel 4 handlar om regler och rutiner kring beslut och hur de expedieras. I kapitel 5 behandlas delegationsärenden. Språklig form Texterna i handboken är till stor del skrivna i beskrivande form, eftersom de ska kunna läsas både av dig som praktiskt ska utföra en uppgift och dig som bara behöver känna till ärendegången. Det innebär att du som till exempel författar en skrivelse eller ett protokoll ofta omnämns i tredje person i de här fallen som tjänsteman respektive nämndsekreterare. I de direkta skrivanvisningarna har vi dock använt ett direkt tilltal. Grafiska markeringar Text i sådana här gråtonade rutor är exempel på skrivsätt och formuleringar. I den löpande texten framhävs viktig information i punktmarkerade stycken. Det handlar ofta om information av typen vem som gör vad och när det behövs. Ibland står det Obs! före en mening i den löpande texten. Markeringen är till för att uppmärksamma dig på något som är viktigt att tänka på i sammanhanget.

7 1 BESLUTSUNDERLAG I det här kapitlet beskrivs hur ärenden förbereds för beslut. Du får också skrivanvisningar. Flödesscheman illustrerar ärendegången fram till beslut. 1.1 Tjänsteskrivelse tjänstemän skriver till nämnd De olika förvaltningarna inom kommunförvaltningen tar fram beslutsunderlag i ärenden åt sina respektive nämnder. Som huvudregel skriver den tjänsteman som handlägger ärendet en tjänsteskrivelse. Om nämndens beslut fattas på delegation skriver man ingen tjänsteskrivelse. Ärendet beskrivs då direkt i delegationsprotokollet, se avsnitt 5.1. En tjänsteskrivelse behövs inte heller om handläggaren anser att det är tillräckligt att föredra ärendet muntligt för nämnden. Tjänsteskrivelsen innehåller ett förslag eller en begäran om att nämnden ska fatta ett visst beslut, godkänna en viss åtgärd eller ett förfarande, förelägga någon att vidta en åtgärd eller förbjuda en viss åtgärd eller verksamhet.

8 1.1.1 Så ska tjänsteskrivelsen se ut disposition och skrivmallar Använd dokumentmallen BASMALL Figur 2 Skrivanvisning för tjänsteskrivelse.

9 1.1.1 Så ska tjänsteskrivelsen se ut disposition och skrivmallar Använd dokumentmallen BASMALL Datum Dokumentnamnet ska alltid vara TJÄNSTESKRIVELSE Hämta ett diarienr hos registratorn. Automatisk sidnumrering TJÄNSTESKRIVELSE 2010-XX-XX Sidan 1 av 1 Vårt diarienummer 45/ Adressfält för fönsterkuvert Möjliga mottagare Namn Namnsson Adressvägen Poststad Huvudrubrik Verdana 12 pkt, fet Plan- och miljönämnden Rubrik som anger vad dokumentet handlar om Underrubrik 1 Verdana 10 pkt, fet Underrubrik 2 Verdana 10 pkt, kursiv Förslag till beslut Förslaget till beslut skrivs i självständiga meningar, se avsnitt Om förslaget består av flera delar numrerar du dem på det här sättet. Sammanfattning Ska i princip alltid finnas med, se avsnitt Beskrivning av ärendet Använd endast underrubriker vid längre texter då blir dokumentet mer lättläst. Kommunicering av förslaget till beslut I tjänsten Underskrift Namn Namnsson förvaltningschef Adress: Besöksadress: Telefon: Kalix kommun Nygatan 4 Fax: kommun@kalix.se Kalix Figur 3 Skrivanvisning för tjänsteskrivelse med adressfält för fönsterkuvert.

10 1.1.1 Så ska tjänsteskrivelsen se ut disposition och skrivmallar Använd dokumentmallen BASMALL Figur 4 Skrivanvisning för tjänsteskrivelse med blank sida 2.

11 1.1.1 Så ska tjänsteskrivelsen se ut disposition och skrivmallar Använd dokumentmallen BASMALL Datum Dokumentnamnet ska alltid vara TJÄNSTESKRIVELSE Hämta ett diarienr hos registratorn. Automatisk sidnumrering TJÄNSTESKRIVELSE 2010-XX-XX Sidan 1 av 2 Vårt diarienummer 45/ Namn Namnsson Adressvägen Poststad Adressfält för fönsterkuvert Huvudrubrik Verdana 12 pkt, fet Rubrik som anger vad dokumentet handlar om Underrubrik 1 Verdana 10 pkt, fet Förslag till beslut Förslaget till beslut skrivs i självständiga meningar, se avsnitt Om förslaget består av flera delar numrerar du dem på det här sättet. Sammanfattning Ska i princip alltid finnas med, se avsnitt Beskrivning av ärendet Använd endast underrubriker vid längre texter då blir dokumentet mer lättläst. Underrubrik 2 Verdana 10 pkt, kursiv Kommunicering av förslaget till beslut I tjänsten Underskrift Namn Namnsson förvaltningschef Adress: Besöksadress: Telefon: Kalix kommun Nygatan 4 Fax: kommun@kalix.se Kalix Figur 5 Skrivanvisning för tjänsteskrivelse med adressfält för fönsterkuvert med blank sida 2.

12 1.1.2 Vad ska jag skriva under de olika rubrikerna? Förslag till beslut Förvaltningens förslag till beslut utformar du som om nämnden redan hade tagit beslutet, det vill säga texten ska ha samma språkliga form som i ett protokoll. Du ska också tänka på att skriva fullständiga meningar och inte så kallade att-satser. Fullständiga meningar blir både lättare att läsa och lättare att formulera. Sammanfattning Om tjänsteskrivelsen är mycket kort behöver du inte använda rubriken Sammanfattning. Inled i så fall med en eller ett par sammanfattande meningar under rubriken Beskrivning av ärendet. Skäl för det föreslagna beslutet Den här rubriken är bara aktuell i vissa typer av beslutsunderlag, nämligen i ärenden som avser myndighetsutövning mot enskild. Ofta anger man ett eller flera lagrum som grund för ett beslut som gäller myndighetsutövning mot enskild. I så fall ska det klart framgå varför lagrummet är tillämpligt på det aktuella fallet. Andra grunder för beslutet kan vara bindande avtal eller tidigare beslut. Beskrivning av ärendet Under den här rubriken redogör du för bakgrunden till ärendet, vad som hittills har hänt och vad förvaltningen har kommit fram till och varför. Använd endast underrubriker vid längre texter då blir dokumentet mer lättläst. Kommunicering av förslaget till beslut Under den här rubriken skriver du i förekommande fall hur förslaget till beslut har kommunicerats med sökanden, klaganden eller annan part. Enligt förvaltningslagen får ett ärende som avser myndighetsutövning mot någon enskild i princip inte avgöras utan att den som är sökande, klagande eller annan part har underrättats om en uppgift som har tillförts ärendet av någon annan än honom själv, och han har fått tillfälle att yttra sig över uppgiften. Det kallas att kommunicera uppgiften. Man kan utesluta kommuniceringen i vissa fall, till exempel om beslutet inte går parten emot eller om uppgiften saknar betydelse Regler för underskrift av tjänsteskrivelser Tjänsteskrivelsen skrivs under ansvarig handläggare Tjänsteskrivelsen dokumenteras och arkiveras Tjänsteskrivelsen dokumenteras i nämndens protokoll. I första hand sammanfattas innehållet direkt i protokollet. I andra hand tas skrivelsen in som en bilaga till protokollet. Originalet av tjänsteskrivelsen förvaras i diariet alternativt i akten för det aktuella ärendet. Den praktiska hanteringen ligger på nämndsekreteraren alternativt ärendeadministratören.

13 2 SVARA PÅ REMISSER Det här kapitlet handlar om hur vi svarar på remisser, det vill säga lämnar yttranden. Flödesscheman illustrerar ärendegången fram till att yttrandet når den slutliga mottagaren. 2.1 Allmänt om yttranden Kontoret förbereder Aktuell nämnd behandlar ärendet förslag till yttrande Extern myndighet, annan nämnd, eller liknande som begärt yttrande tjänsteskrivelse antaget yttrande förslag till yttrande protokoll nämndens yttrande Figur 6 Ärendegången för yttranden. Yttranden lämnas som regel av kommunstyrelsen eller en annan nämnd. Ibland lämnas yttrandet av kommunfullmäktige. Det förekommer också att en förvaltning yttrar sig till en annan förvaltning. Mottagare kan vara en extern myndighet eller ett verk, eller kommunfullmäktige eller en annan nämnd inom kommunen. Yttrande förekommer till exempel när kommunen har fått ett lagförslag på remiss eller i annat fall ombetts att yttra sig i ett ärende till någon myndighet. Yttrande skrivs också när kommunfullmäktige har remitterat en motion eller ett medborgarförslag. Förslag till yttrande skrivs av handläggande tjänsteman inom berörd förvaltning. När en delegat ska yttra sig i ett ärende skriver man inte något förslag till yttrande, och inte heller någon tjänsteskrivelse. Delegaten formulerar själv yttrandet, se avsnitt 5.4.

14 2.1.1 Så ska yttrandet se ut disposition och skrivmallar Använd dokumentmallen yttrande Figur 7 Skrivanvisning för yttrande.

15 2.1.1 Så ska yttrandet se ut disposition och skrivmallar Använd dokumentmallen yttrande Sammanträdesdatum Dokumentnamnet ska alltid vara YTTRANDE Hämta ett diarienr hos registratorn. Automatisk sidnumrering YTTRANDE 2010-XX-XX Sidan 1 av 2 Vårt diarienummer 34/ Adressfält för fönsterkuvert Namn Namnsson Adressvägen Poststad Huvudrubrik Verdana 12 pkt, fet Rubrik som anger vad dokumentet handlar om Sammanfattning Ska i princip alltid finnas med, se avsnitt Allmänna synpunkter Valfri rubrik, se avsnitt Underrubrik Verdana 10 pkt, fet Yrkande Användbar rubrik i vissa fall, se avsnitt Skäl för yrkandet Används om du använt rubriken Yrkande. Specifika rubriker för det enskilda yttrandet Använd endast underrubriker vid längre texter då blir dokumentet mer lättläst. Ska vara med om avändaren är ett externt organ. Underskrift KALIX KOMMUN Kommunstyrelsen Namn Namnsson förvaltningschef Namn Namnsson handläggare Underskrift Kontrasignera Adress: Besöksadress: Telefon: Kalix kommun Nygatan 4 Fax: kommun@kalix.se Kalix Figur 8 Skrivanvisning för yttrande med adressfält.

16 2.1.2 Vad ska jag skriva under de olika rubrikerna? Sammanfattning Sammanfattningen ska vara så kort och koncis som möjligt. Om skrivelsen är mycket kort behöver du inte använda den här rubriken. Inled i så fall med en eller ett par sammanfattande meningar direkt under huvudrubriken. Allmänna synpunkter Den här rubriken kan du, men behöver inte, inleda med efter sammanfattningen. Specifika rubriker för det enskilda yttrandet Skriv de specifika synpunkterna under särskilda rubriker. Ofta är det lämpligt att följa rubrikerna i det dokument du yttrar dig över. Inled texten under varje rubrik med att tydligt uttrycka själva ställningstagandet. Skälen, det vill säga dina argument, anger du därefter. Yrkande Den här rubriken kan vara användbar ibland, till exempel när du yttrar dig till en domstol eller en myndighet och föreslår att de ska besluta på ett visst sätt. Skäl för yrkandet Om du använder rubriken Yrkande är det också lämpligt att använda rubriken Skäl för yrkandet Regler för underskrift av yttranden och eventuellt tillhörande tjänsteskrivelse Om yttrandet lämnas av kommunfullmäktige undertecknas det i fullmäktiges namn av ordföranden, och kontrasigneras av nämndsekreteraren. Om yttrandet lämnas av en nämnd undertecknas det i nämndens namn av nämndsordföranden, och kontrasigneras av handläggaren. Om yttrandet lämnas av en delegat undertecknas det i nämndens namn av honom eller henne. Om yttrandet har en extern mottagare ska namnunderskrifterna föregås av KALIX KOMMUN på raden ovanför nämndens namn. Eventuell tjänsteskrivelse. Om förslaget till yttrande åtföljs av en tjänsteskrivelse skrivs den under på vanligt sätt. Om förslaget till yttrande har tagits fram av en arbetsgrupp som består av flera tjänstemän eller av tjänstemän och politiker undertecknas den tillhörande tjänsteskrivelsen av förvaltningschefen och kontrasigneras av den samordnande handläggaren Svara till rätt instans Vid remissförfarande inom kommunen gäller allmänt att remiss från en nämnd sker till en annan nämnd och inte till en förvaltning, samt att remiss från en förvaltning sker till en annan förvaltning och inte till en nämnd. Med andra ord: Nämnd svarar nämnd och förvaltning svarar förvaltning Yttrandet dokumenteras och distribueras Om en enig nämnd antar förvaltningens förslag till yttrande oförändrat eller med ändringar läggs endast den antagna versionen som bilaga till nämndens protokoll. Om nämnden är oenig läggs även förvaltningens oförändrade förslag som bilaga. Det slutligen antagna yttrandet skickas till remissorganet när nämndens respektive kommunfullmäktiges protokoll har justerats. Eventuella reservationer i nämnden (respektive fullmäktige) noteras sist i yttrandet eller i en bilaga. Den praktiska hanteringen ligger på nämndsekreteraren.

17 2.1.6 Yttrande på delegation Yttranden som lämnas på delegation ska utformas på samma sätt som andra yttranden. Däremot är det en annan ärendegång eftersom delegaten har befogenhet att själv besluta om innehållet i yttrandet. 2.2 Yttranden efter remissomgång inom kommunen Kontoret förbereder Nämnden behandlar ärendet Kommunstyrelsen behandlar ärendet förslag till yttrande tjänsteskrivelse antaget förlag till yttrande nämndens förslag till yttrande förslag till yttrande protokoll nämndeskrivelse Extern myndighet eller liknande som begärt yttrande Kommunfullmäktige behandlar ärendet kommun ens yttrande kommunstyrelsens nämndskrivelse antaget yttrande nämndens skrivelse med förslag till yttrande kommunstyrelsens förslag till yttrande nämndens förslag till yttrande av kommunstyrelsen antaget förslag till yttrande kommun - fullmäktiges protokoll kommun - styrelsens nämndeskrivelse kommun - styrelsens protokoll Figur 9 Ärendegången för yttranden efter remiss inom kommunen. Ibland föregås kommunens yttrande av en intern remiss inom kommunen. Då ska förslaget till kommunens yttrande utformas redan inom förvaltningen hos den första remissinstansen. Kommunstyrelsen står oftast som avsändare för ett sådant här yttrande. Ibland väljer styrelsen dock att föra upp ärendet till fullmäktige.

18 2.2.1 Flera interna remissvar Om det har kommit in flera interna remissvar i ett ärende sammanställer man dem på ansvarig enhet respektive förvaltning. Alternativt utses en särskild arbetsgrupp som tar fram ett slutligt förslag till yttrande. Förslaget till yttrande lämnas till kommunstyrelsen, i normalfallet tillsammans med en tjänsteskrivelse. Tjänsteskrivelsen undertecknas av ansvarig förvaltningschef eller enhetschef och handläggare. Ärendet överlämnas sedan till kommunstyrelsen. Där behandlas förslaget till yttrande på vanligt sätt, och yttrandet når slutligen remissorganet. 2.3 Yttranden över motioner och medborgarförslag En motion väcks av en eller flera ledamöter i kommunfullmäktige, alternativt av medborgare i ett medborgarförslag. Fullmäktige remitterar motionen, eller medborgarförslaget, till den eller de nämnder som berörs. Avseende medborgarförslag beslutar fullmäktige också i respektive fall huruvida nämnden själva kan avgöra ärendet. Förslag till yttrande skrivs av tjänsteman på förvaltningsnivå och adresseras till kommunfullmäktige. Förslaget skickas till den egna nämnden. Nämnden fastställer yttrandet och skickar det till kommunstyrelsen eller, om fullmäktige så beslutat, beslutar i ärendet. Kommunstyrelsen ställer sig bakom yttrandet Skrivanvisning för yttranden över motioner och medborgarförslag Yttranden över motioner och medborgarförslag ska i princip utformas som alla andra yttranden Svara först utred sedan Motioner och medborgarförslag bör behandlas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år. Om förslagsställaren föreslår en utredning av något slag ska du undvika att genomföra utredningen i det här skedet. Föreslå bara bifall eller avslag på förslaget till utredning. Undvik alltså att i sak utreda något innan fullmäktige har bifallit en utredning.

19 3 KALLELSE, UNDERRÄTTELSE OCH PROTOKOLL Det här kapitlet handlar om kallelse, underrättelse och sammanträdesprotokoll det vill säga de dokument som annonserar respektive dokumenterar sammanträden i nämnder, utskott eller kommunfullmäktige. Kapitlet riktar sig därför främst till nämndsekreterare, som praktiskt hanterar dessa dokument. 3.1 Kallelse/underrättelse Kallelser till nämndsammanträden ska ha ett enhetligt utseende. Kungörelse till kommunfullmäktige har ett avvikande utseende, och ska dessutom annonseras enligt särskild ordning. Kungörelser till kommunfullmäktige beskrivs inte här, eftersom det bara berör kommunstyrelsens nämndsekreterare. Obligatoriska punkter i alla kallelser och underrättelser är 1) Val av justerare, i förekommande fall fastställande av justeringsdag, och 2) Godkännande av ärendelista Den andra punkten innebär att ärendelistan inte är färdig förrän den aktuella nämnden eller kommunfullmäktige har beslutat (fastställt) vilka ärenden som ska tas upp vid sammanträdet. 3.3 Sammanträdesprotokoll Sammanträden i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och andra nämnder samt därtill hörande utskott ska dokumenteras i ett sammanträdesprotokoll. Protokollet innehåller dels en första sida, dels en ny sida (eventuellt flera) för varje paragraf. Paragraferna ska numreras i löpande ordning för varje år. Varje nämnd respektive kommunfullmäktige och kommunstyrelsen har en egen nummerserie för sina respektive protokoll.

20 3.3.1 Så ska paragrafsidorna se ut Nedan ser du hur en paragrafsida ska se ut. I bilaga 1-3 finns praktiska exempel ur några olika protokoll. Skrivanvisningar följer i avsnitt Figur 10 Skrivanvisning för paragrafsida i sammanträdesprotokoll.

21 3.3.1 Så ska kallelser se ut Figur 11 Skrivanvisning för kallelse.

22 3.3.2 Använd rätt tidsform För att återge vad som händer under själva sammanträdet använder du tidsformen presens, det vill säga nutid. Presens är det tempus som uttrycker vad som händer just nu, till exempel jag skriver den här rapporten eller han föredrar ärendet inför kommunstyrelsen. Under rubriken Beskrivning av ärendet använder du tidsformen perfekt, det vill säga dåtid. Perfekt innebär att handlingen som verbet i perfekt beskriver har avslutats men fortfarande är aktuell, till exempel jag har skrivit den här rapporten eller han har föredragit rapporten inför kommunstyrelsen De obligatoriska första punkterna på ärendelistan Den första punkten på ärendelistan, Val av justerare, protokollförs inte under egen paragraf. Namnen och justeringsdagen skrivs direkt på protokollets första sida. Den andra punkten, Godkännande av ärendelistans innehåll, protokollförs under en egen paragraf Beslutsärenden Alla beslutsärenden protokollförs under egna paragrafer. För att paragrafsidorna ska bli tydliga delar vi upp informationen under olika rubriker. Nedan beskrivs vilken information som ska ingå under de olika rubrikerna, och i vilken ordning rubrikerna ska komma. Observera att vissa rubriker inte är tillämpliga i alla ärenden. Beslut Här redovisar du beslutet. Om det finns ett förslag till beslut i beslutsunderlaget, och inga ändringar görs under sammanträdet, kan du kopiera texten och föra in i protokollet. Om det inte finns något skrivet förslag till beslut formulerar du själv beslutstexten. Om mötet beslutar att justera beslutet direkt ska du skriva så här, i ett nytt stycke direkt efter själva beslutet: Beslutet förklaras omedelbart justerat. Efter beslutstexten kan en eller flera av följande upplysningar vara aktuella: Eventuella reservationer mot beslutet. Notering om att en ledamot inte deltar i beslutet, på grund av jäv eller av någon annan anledning. Om en ledamot reserverar sig mot beslutet skriftligen (se avsnitt 4.1.2) ska reservationen läggas som bilaga till protokollet. Obs! Reservationer får inte uttryckas i form av en gruppreservation; till exempel den borgerliga gruppen. Beredningsförslag Under den här rubriken ska du i förekommande fall ange skälen för beslutet (se avsnitt 4.1.4). Skälen för beslutet ska alltid skrivas i protokollet även om de finns uttryckta i ett beslutsunderlag som läggs som bilaga till protokollet. Om det finns ett förslag till beslutsmotivering i till exempel en tjänsteskrivelse, och inga ändringar görs under sammanträdet, kan du kopiera texten och föra in i protokollet. Om det inte finns något skrivet förslag till beslutsmotivering formulerar du motiveringen på samma sätt som när man skriver en tjänsteskrivelse. Bakgrund Under den här rubriken ska du skriva en kort och koncis beskrivning av ärendet och de förslag som har lagts fram. Obs! För att inte betunga protokollet med för mycket text kan du behöva korta ned eller formulera om text som du kopierar från beslutsunderlaget. Du kan även beskriva ärendet med formuleringar som hänvisar till en tjänsteskrivelse eller ett annat beslutsunderlag som bifogas till protokollet. Ärendebeskrivningen får dock inte enbart bestå av en hänvisning till en bilaga. Obs! Sträva efter att inte belamra protokollet med onödigt många bilagor.

23 Yrkanden Under den här rubriken redovisar du de yrkanden som framställs. Här redovisar du också i vilken ordning ordföranden lägger fram de förslag till beslut som har yrkats, vilka omröstningar som genomförs och hur de utfaller samt vilka ledamöter som deltar i besluten och hur de röstar vid öppna omröstningar. Obs! I protokollet ska du alltid namnge de ledamöter som har yrkat något respektive röstat i en omröstning. Du får inte uttrycka det i form av en gruppdefinition; till exempel den borgerliga gruppen. Avgifter Vid viss myndighetsutövning tar kommunen ut en avgift, till exempel för bygglovsprövning enligt plan- och bygglagen samt för prövning och tillsyn enligt miljöbalken. Upplysningar om sådana avgifter redovisar du under den här rubriken. Övriga upplysningar Under den här rubriken skriver du upplysningar som inte är en del av beslutet men som behöver lämnas till den sökande eller till andra som berörs av beslutet. Allra sist anger du vem eller vilka som handlägger ärendet. Beslutet kan överklagas Om beslutet går parten emot och kan överklagas ska det tydligt framgå i protokollet att vi informerar om hur man gör för att överklaga. Den informationen lägger du under den här rubriken Anmälan av delegationsbeslut Nämndprotokollets paragraf om anmälan av delegationsbeslut formulerar du så här: Rapport om delegationsbeslut Övriga punkter på föredragningslistan Meddelanden m.m. På föredragningslistan förekommer ofta andra punkter än rena beslutsärenden, under rubriken Meddelanden m.m. Det kan till exempel handla om information, inbjudningar och liknande. När du protokollför sådana ärenden behöver du inte skriva en separat paragrafsida för varje ärende. Det är dock lämpligt att ge varje ärende en egen rubrik. Om det beslutas något i ett sådant här ärende, till exempel att mötet beslutar att anmäla en person till ett seminarium, ska du använda Beslut som underrubrik Avsluta med Expedieras: Avsluta alltid varje paragraf med Expedieras som markerar att protokollföringen av den aktuella paragrafen är avslutad. Efter Expedieras: räknar du upp de personer, företag eller instanser som får protokollsutdrag. Under Expedieras redogör du också för expediering av dokument som hör till den aktuella paragrafen, till exempel ett antaget yttrande. Skriv inom parentes vilket dokument som avses Underskrifter och signaturer Sammanträdesprotokoll skrivs under på första sidan av ordföranden, sekreteraren och justeringsmannen. På paragrafsidorna ska det inte vara några underskrifter utan bara signaturer i sidfoten Bilagor till protokollet riktlinjer Om bilagor läggs till protokollet ska det vara i form av kopior. Sträva efter att inte belamra protokollet med onödiga bilagor. Här är riktlinjer för olika slags handlingar: Tjänsteskrivelse helst inte som bilaga. Sträva efter att sammanfatta innehållet under rubriken Beskrivning av ärendet. Framställan och yttrande antaget dokument läggs alltid som bilaga. Hänvisningen till bilagan skriver du under rubriken Beslut.

24 Om en enig nämnd antar förvaltningens förslag till framställan eller yttrande oförändrat eller med ändringar läggs endast den antagna versionen som bilaga till protokollet. Om nämnden är oenig läggs även förvaltningens oförändrade förslag som bilaga. Hänvisningen till den bilagan skriver du under rubriken Beskrivning av ärendet Så hanterar du originalhandlingarna Originalen av upprättade handlingar ska förvaras i diariet alternativt i akten för det aktuella ärendet. I de fall där originalet skickas till en mottagare (till exempel den slutliga versionen av ett yttrande) ska en kopia av handlingen diarieföras i diariet. Kopian ska då antingen ha underskrifter i original, det vill säga bestå av en extra utskrift som skrivs under, eller vara vidimerad Distribuera protokollet När protokollet är färdigjusterat publiceras det på kommunens hemsida Regler för tillkännagivande av protokollet Tillkännagivande av protokoll görs på en särskild blankett som anslås på den gemensamma anslagstavlan i förvaltningsbyggnaden. Anslå blanketten senast andra dagen efter att protokollet har justerats. Av tillkännagivandet ska det framgå var protokollet finns tillgängligt och vilken dag det har anslagits. Tillkännagivandet får inte tas bort från anslagstavlan innan tiden för överklagande har gått ut. För delegationsprotokoll behövs inte något separat bevis om tillkännagivande eftersom alla delegationsärenden anmäls till en nämnd och protokollförs i nämndens protokoll Expediera besluten Beslut som gäller myndighetsutövning mot enskild ska expedieras enligt reglerna i avsnitt 4.1. Antagna framställningar och yttranden ska vidarebefordras till nästa beslutsinstans eller skickas till den slutliga mottagaren. Om mötet beslutade att ändra i det ursprungliga förslaget till framställan eller yttrande skriver du ut ett nytt dokument där du har fört in ändringarna. Du ska också notera eventuella reservationer sist i dokumentet eller i en bilaga. Ursprungsdokumentet ska naturligtvis finnas kvar.

25 4 BESLUT Det här kapitlet innehåller några allmänna regler kring själva beslutsfattandet, det vill säga det som sker på själva sammanträdet. Det innehåller också rutiner för hur vi underrättar om beslut. Kapitlet riktar sig alltså både till ledamöter och andra som deltar i sammanträdet, och till nämndsekreterarna som expedierar besluten. 4.1 Underrätta om beslut Enligt förvaltningslagen ska en sökande eller klagande underrättas om innehållet i beslut som avser myndighetsutövning mot enskild, om underrättelse inte är uppenbart obehövlig. Om beslutet går parten emot och kan överklagas ska han eller hon dessutom underrättas om hur man överklagar. För att underrätta om beslut skickar vi ett protokollsutdrag. Protokollsutdraget består av paragrafsidan eller -sidorna för det aktuella ärendet. Till en enskild person eller ett företag skriver vi också ett personligt adresserat följebrev. Lagen säger att underrättelsen kan ske muntligt, genom vanligt brev, genom rekommenderat brev, genom delgivning eller på något annat sätt. Vi underrättar så här: 1) vanligt brev 2) vanligt brev med delgivningskvitto 3) rekommenderat brev med mottagningsbevis Om beslutet inte kan överklagas kan du välja vanligt brev. Om det är troligt att beslutet kommer att överklagas bör du använda brev med delgivningskvitto. Tänk på att besvärstiden börjar löpa först från det att mottagaren fick del av beslutet. Om du har skäl att tro att den som beslutet gäller inte kommer att skicka in delgivningskvittot bör du välja rekommenderat brev med mottagningsbevis. Ovanstående gäller också när andra parter än den sökande, till exempel grannar i bygglovsärenden, begär att bli underrättade och har rätt att överklaga beslutet.

26 5 DELEGATIONSÄRENDEN De flesta besluten inom kommunen fattas på delegation, oftast av en tjänsteman. Många av besluten och de övriga allmänna handlingarna i dessa ärenden kommer inte till allmänhetens kännedom, eftersom de rör enskilda personer och omfattas av sekretess. Andra delegationsbeslut med tillhörande handlingar är däremot allmänna och offentliga handlingar. Delegationsbeslut dokumenteras i ett delegationsprotokoll. För vissa ärenden används i stället en särskild delegationsmapp. Delegationsbeslut ska enligt lag anmälas till den ansvariga nämnden. Ett delegationsprotokoll kan liknas vid en paragraf i ett nämndsprotokoll. Delegationsbesluten ska redovisas i styrelse-/nämndsprotokoll. Protokollen räknas som justerade i och med justeringen av protokollet från det nämndsammanträde som delegationsbesluten är anmälda till.

27 5.1 Ärenden med särskilda beslutsblanketter Delegationsärenden som förekommer i stor mängd och där besluten i dag fattas på fastställda blanketter kan hanteras så även i fortsättningen. Beslutsblanketten ska vara utformad så att det tydligt framgår att det är fråga om ett beslut att beslutet är fattat med stöd av delegation och följande uppgifter måste alltid finnas med i dokumentet: namnet på den nämnd på vars vägnar beslutet fattas datum för beslutet nummer eller beteckning på delegationen delegatens namn och befattning Vid myndighetsutövning ska dokumentet dessutom i förekommande fall innehålla information om hur beslutet överklagas, se avsnitt Anmäl delegationsbeslut till din nämnd Skicka en förteckning över fattade beslut till den ansvariga nämnden, lämpligen en gång i månaden. Förteckningen ska innehålla uppgifter om delegat(er), delegationsbeteckning, ärenden och beslut. 5.3 Yttranden på delegation Yttranden som lämnas på delegation ska utformas på samma sätt som andra yttranden. Skillnaden är att det inte skrivs något förslag till yttrande och inte heller någon tjänsteskrivelse. Delegaten (delegaterna) har ju befogenhet att själv(a) besluta om innehållet i yttrandet. Ett delegationsprotokoll ska dock också skrivas där du protokollför ditt eller ert (delegationens) beslut att avge yttrandet till remissorganet.

28 Bilaga 1 Sammanträdesprotokoll kommunfullmäktige

29 Bilaga 2 Allmänt sammanträdesprotokoll

30 Bilaga 3 Termer & förklaringar Ajournera TERM DEFINITION Verbal definition Samband Anmärkning Avbryta sammanträdet för enskild överläggning eller dylikt. Akt Samling av handlingar i ett ärende och med gemensamt diarienummer. Allmän handling Handling som förvaras hos eller är tillgänglig hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Alla allmänna handlingar och övriga handlingar utgör tillsammans alla handlingar. En handling kan inte samtidigt vara en allmän handling och en övrig handling vissa allmänna handlingar är offentliga handlingar. Vissa allmänna handlingar är endera av tjänsteskrivelse, motioner, ärendehistoriker, interpellationer, remisser, diarier eller kontrakt. Allmän handling är endera offentlig eller sekretess (d v s innehåller uppgifter som omfattas av sekretess enligt sekretesslagen) E-post hanteras på samma sätt som vanlig post. Anmälan Formellt meddelande i vilket någon eller något anmälts. jfr anmälningsärende Anmälningsärende Anmälan till beslutande organ. Formellt meddelande i vilket någon eller något anmälts. Anmälningsärende kan t.ex. röra beslut fattade på delegation. Se vidare kommunallagen. Anslag Bevis om anslagen protokolljustering. Arkiv Arkivbildare Bestånd av (inkomna eller upprättade) handlingar som inte länge används i det löpande arbetet. Myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet eller enskild person som bevarar handlingar etc. tillkomna i den egna verksamheten. Arkiv kan redovisas i en arkivförteckning. Arkivbildare skapar arkiv. Arkivbildare skapar arkiv. Pappershandling liksom bl.a. film, fonogram och ADB-upptagning kan ingå i ett arkiv. Arkivförteckning Systematisk redovisning av ett arkiv i serier och volymer. Arkivförteckning redovisar ett eller flera arkiv. Behörighet Fastställd rätt att vidta viss typ av åtgärder. Beslutsfattare har behörighet. Beredning Förberedelse av ett ärende för beslut. Beslut Beslutsfattare Avgörande i viss angelägenhet. Vissa beslut är antingen politiska beslut eller tjänstemannabeslut. Beslut kan bli utsatt för överklagande. Beslut berörs av verkställighet tjänsteskrivelse avser visst beslut. Yrkande avser visst beslut. Beslutsfattare har behörighet. beslutsfattare. Delegation överför behörighet till Delegation överför behörighet från exakt en beslutsfattare. jfr behörighet Beslutsärende Anmälningsärenden, beslutsärenden, interpellationer och enkla frågor är exempel på sammanträdespunkter. Bevakningsdatum Datum när svar i ett ärende ska ha lämnats eller en viss åtgärd ha vidtagits. Bevakningsdatum kan ges som direktiv. Ärende ska besvaras eller åtgärdas före inget, ett eller flera bevakningsdatum. Bevakning kan göras i Diabas.

31 Bevis TERM DEFINITION Verbal definition Samband Anmärkning Handling som styrker något. Bevis är exempel på handling. Bevis om anslagen protokolljustering Bevis om att protokollet har justerats och överklagandefristen börjat löpa. Beviset ska anslås i tre veckor. Bordläggning Överförande av punkt i oförändrat skick till nästa möte. Bordläggningar och återremitteringar är exempel på politiska beslut. Ett politiskt beslut kan inte samtidigt vara en återremittering och en bordläggning. jfr återremiss Delegation Uppdrag att i någons ställe besluta i visst ärende eller i viss grupp av ärenden. Delegation överför behörighet från beslutsfattare. Delegation överför behörighet till beslutsfattare. Delegation berör ett eller flera ärenden. Enligt kommunallagen kan politisk nämnd delegera sin beslutanderätt till en politiker, en grupp politiker eller en anställd hos nämnden. Endast förvaltningschef kan delegera vidare. Se vidare delegationsbestämmelserna för resp. förvaltning. Delegationsbeslut Beslut som fattas å myndighetens vägnar enligt delegationsordning. Alla verkställighetsbeslut/ arbetsbeslut och delegationsbeslut utgör tillsammans alla tjänstemannabeslut. Ett tjänstemannabeslut kan inte samtidigt vara ett verkställighetsbeslut/ arbetsbeslut eller ett delegationsbeslut. Delgivning Formell underrättelse. Särskilt om innehåll i myndighets beslut som direkt berör den underrättade. Enligt Förvaltningslagen bestämmer myndigheten själv på vilket sätt underrättelse ska ske. Diarieplan Systematiskt ordnad plan för klassificering av ärenden eller handlingar avsedd att ligga till grund för registrering och arkivering efter ämne. Diarieplan beskriver klassificering av inget, ett eller flera ärenden. Diarieplan beskriver klassificering av ingen, en eller flera handlingar. En diarieplan kan också utnyttjas enbart för klassifikation av ett ärende. Arkivering kan ske på annat sätt. Diarienummer Unik beteckning för ett ärende. Diarienummer är unik beteckning för ett eller flera ärenden. Diarium Fortlöpande förd förteckning över såväl inkomna som upprättade handlingar. Diarium förtecknar fortlöpande en eller flera handlingar. Tjänsteskrivelse, motioner, ärendehistorik, interpellationer, remisser, diarier och kontrakt är exempel på allmänna handlingar. En allmän handling kan endast vara en av tjänsteskrivelse, motion, ärendehistorik, interpellation, remiss, diarium och kontrakt. Kommunens verksamhetsstöd för diarieföring är elektroniska. Jfr upprättad handling. Direktiv Anvisning om sättet att handlägga ett visst ärende, viss typ av ärende, utföra visst uppdrag eller viss typ av uppdrag. Handläggare arbetar enligt inget, ett eller flera direktiv. Direktiv beskriver handläggning av inget, ett eller flera ärenden Ett direktiv kan komma från överordnad eller myndighet eller dylikt. Ej deltagande Anteckning i protokoll om ej deltagande. Ej deltagande finns protokollfört i sammanträdesprotokoll. Ej deltagande beskriver ej deltagande i exakt ett politiskt beslut.

32 Fråga TERM DEFINITION Verbal definition Samband Anmärkning Begäran om upplysning försedd med motivering som besvaras skriftligt vid samma möte. Anmälningsärenden, beslutsärenden, interpellationer och enkla frågor är exempel på sammanträdespunkter. En sammanträdespunkt kan endast vara en av anmälningsärende, beslutsärende, interpellation och enkel fråga. Expediera Skicka protokollutdrag till den som berörs av beslutet. Föredragande Tjänsteman eller annan som bereder och redogör för ärenden. Föredragningslista Förteckning över sammanträdespunkter som ska behandlas vid ett möte. Föredragningslista förtecknar visst mötes sammanträdespunkt. Gallra Rensning av handlingar enligt dokumenthanteringsplan. Se respektive nämnds dokumenthanteringsplan Handling Sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media. Handling förtecknas fortlöpande i ingen, en eller flera postlistor. Handling tas emot och registreras av ingen, en eller flera ärendeadministratörer. Handling lagras i ingen, en eller flera akter. Handling dokumenterar ingen, en eller flera ärenden. Handling klassificeras enligt en diarieplan. Ärendehistorik beskriver historik med hjälp av handling. Sökord underlättar återsökning av handling. Varje handling är antingen inkommen handling eller upprättad handling. Handling är endera allmän eller ej allmän. Allmän handling är endera offentlig eller sekretess (d v s innehåller uppgifter som skyddas av sekretess enligt sekretesslagen). Handläggare Tjänsteman som självständigt handlägger ärenden. Handläggare tilldelas via en eller flera fördelningar. Handläggare korresponderar med ingen, en eller flera korrespondenter. Handläggare handlägger, d.v.s. driver fram till beslut ett eller flera ärenden. Handläggare arbetar enligt inget, ett eller flera direktiv. Handläggning Beredning av ärende Inkommen handling Handling som anlänt till myndigheten eller kommit politiker eller behörig tjänsteman tillhanda, var han än befinner sig. En handling kan inte samtidigt vara en inkommen handling och en upprättad handling. Handling anses inkommen när annan gjort den tillgänglig för myndigheten i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Anbudshandlingar anses inkomna vid den tidpunkt som bestämts för öppnandet. Interpellation Begäran om upplysning försedd med motivering som besvaras vid nästföljande möte. Anmälningsärenden, beslutsärenden, interpellationer och enkla frågor är exempel på sammanträdespunkter. En sammanträdespunkt kan endast vara en av anmälningsärende, beslutsärende, interpellation och enkel fråga. Justera Slutligt godkännande av dokument.

33 TERM DEFINITION Verbal definition Samband Anmärkning Kallelse Anmodan att infinna sig. Korrespondent Den fysiska eller juridiska person som man kommunicerar med i ett ärende. Korrespondent kommunicerar angående ett eller flera ärende. Handläggare korresponderar med ingen, en eller flera korrespondenter. Korrespondent kan också avse den som initierat ärendet. Kungörelse Muntligt eller skriftligt tillkännagivande från någon myndighet. Laglighetsprövning Prövning i domstol huruvida myndighetsbeslut är formellt riktigt fattat. Beslut kan bli utsatt för laglighetsprövning. Motion Formellt förslag till beslutande organ från ledamot. Tjänsteutlåtanden, motioner, ärende historik, interpellationer, remisser, diarier och kontrakt är exempel på allmänna handlingar. En allmän handling kan endast vara en av tjänsteutlåtande, motion, ärendehistorik, interpellation, remiss, diarium och kontrakt. Motioner är exempel på beslutsärenden. Mötesanteckning/ notering Skriftlig redogörelse för möte. Mötesnoteringar författas av vid mötet utsedd person och distribueras till samtliga deltagare. Offentlig handling Allmän handling som inte omfattas av sekretess enligt lag. I tryckfrihetsförordningen 2 kap. 1-2 stadgas om offentlighetsprincipen för allmänna handlingar. Partsinsyn I ett ärende som avser myndighetsutövning mot någon enskild har en part, i princip, rätt att ta del av de uppgifter som tillförts ärendet. Politiskt beslut Beslut som genom lag, författning eller reglemente ankommer på myndigheten och ej är delegerat till tjänsteman. Politiska beslut och tjänstemannabeslut är exempel på beslut. Ett beslut kan inte samtidigt vara ett politiskt beslut och ett tjänstemannabeslut. Ej deltagande beskriver ej deltagande i exakt ett politiskt beslut. Politiskt beslut berörs av inget ett, eller flera särskilt yttrande. Politiskt beslut berör ärende. Politiskt beslut berörs av inga, en eller flera reservationer. Postlista Fortlöpande förd förteckning över post av allmänt intresse. Handling förtecknas fortlöpande i ingen, en eller flera postlistor. Avsedd att ge överblick av handlingsflödet till och från myndigheten. Kan avse både inkommande och utgående post. I postlistan registreras inkommen post av allmänt intresse. Myndighet är ej skyldig att föra postlista. Protokollsutdrag Ordagrann avskrift av avsnitt i ett protokoll. Protokollsutdrag utgör del av exakt ett sammanträdesprotokoll. Rapport Redogörelse för resultat av arbete till uppdragsgivare. Uppdragsgivare kan vara beslutande organ eller överordnad. Registrator/ ärendeadministratör Tjänsteman som tar emot och registrerar handlingar. Registrator tar emot och registrerar en eller flera handlingar. jfr diarium, postlista

34 TERM DEFINITION Verbal definition Samband Anmärkning Remiss Ibland måste myndigheten inhämta ett yttrande från någon utomstående (myndighet, organisation). Detta sker genom ett remissförfarande. Slentrianmässigt remitterande får inte ske, utan myndigheten ska noga pröva behovet av åtgärden. I regel ska i remissen anges i vilka avseenden och inom vilken tid yttrande önskas. Reservation Anteckning i protokoll om avvikande mening. Reservation finns protokollfört i sammanträdesprotokoll. Reservation beskriver avvikande mening i exakt ett politiskt beslut. Reservationer bör vara skriftliga. Riktning Anger handlingens riktning inkommande, utgående och upprättad. Sammanträdesprotokoll Formell, justerad skriftlig redogörelse för möte. Särskilt uttalande finns protokollfört i sammanträdesprotokoll. Ej deltagande finns protokollfört i sammanträdesprotokoll. Reservation finns protokollförd i sammanträdesprotokoll. Protokollsutdrag utgör del av exakt ett sammanträdesprotokoll. Sammanträdes-punkt Frågeställning som tas upp vid möte. Vissa sammanträdespunkter är antingen anmälningsärende, beslutsärende, interpellation eller enkel fråga. Sammanträdespunkt berör inget eller ett ärende. Föredragningslista förtecknar visst mötes sammanträdespunkt. Sekretess Förbud att röja uppgift. Sekretess innebär att förbud råder att röja en uppgift vare sig det sker muntligen eller genom att en allmän sekretesskyddad handling lämnas ut eller det sker på annat sätt. Se sekretesslagen (1980:100). Särskilt uttalande Protokollfört uttalande. Särskilt uttalande kan beröra ett politiskt beslut. Särskilt uttalande finns protokollfört i sammanträdesprotokoll. Tjänsteanteckning En myndighet måste alltid kunna redovisa vilka uppgifter som ligger till grund för myndighetens beslut. Sker utredningen skriftligt finns utredningsmaterialet i handlingarna. I de fall då handläggningen varit muntlig måste betydelsefullt material antecknas av myndigheten. Tjänstemannabeslut Tjänstemannabeslut och politiska beslut är exempel på beslut. Beslut kan inte både vara tjänstemannabeslut och politiskt beslut. Varje tjänstemannabeslut är antingen verkställighetsbeslut/arbetsbeslut eller delegationsbeslut.

35 TERM Tjänsteskrivelse Upprättad handling Verkställighet Verkställighetsbeslut/ arbetsbeslut Yrkande Återremittering DEFINITION Verbal definition Samband Anmärkning Skriftligt utlåtande med förslag till beslut i ett ärende. Handling som har expedierats, justerats eller på annat sätt färdigställts. Genomförande av beslut. Beslut som viss befattningshavare fattar inom ramen för de uppgifter som åvilar befattningen. Begäran, som protokollförs, från ledamot till beslutande församling om visst beslut. Formellt beslut att återföra en punkt till förvaltningen för ytterligare beredning. Tjänsteskrivelse avser visst beslut. Tjänsteskrivelse innehåller förslag till beslut i ärende. Tjänsteskrivelser, motioner, ärendehistorik, interpellationer, remisser, diarier och kontrakt är exempel på allmänna handlingar. En allmän handling kan endast vara en av tjänsteutlåtande, motion, ärendehistorik, interpellation, remiss, diarium och kontrakt. En handling kan inte samtidigt vara en inkommen handling och en upprättad handling. Verkställighet berör beslut. Alla verkställighetsbeslut/ arbetsbeslut och delegationsbeslut utgör tillsammans alla tjänstemannabeslut. Ett tjänstemannabeslut kan inte samtidigt vara ett verkställighetsbeslut/ arbetsbeslut eller ett delegationsbeslut. Yrkande avser visst beslut. Yrkande innehåller begäran om beslut i ärende. Återremitteringar och bordläggningar är exempel på politiska beslut. Ett politiskt beslut kan inte samtidigt vara en återremittering och en bordläggning. Ett tjänsteskrivelse avges till ett beslutande organ från förvaltning. Diarier m.fl. register som förs fortlöpande anses som upprättade så fort de tagits i bruk. Återremisser ska tidbestämmas och anledning till återremitteringen ska anges. Åtgärdstyper Ärende Anger vilken åtgärd som ska göras eller har gjorts. Diarieförd, formellt avgränsad frågeställning inom visst område som tas upp till behandling. Vissa ärenden är antingen ad actalagda ärenden eller öppna ärenden. Tjänsteskrivelse innehåller förslag till beslut i ärende. Yrkande innehåller begäran om beslut i ärende. Politiskt beslut berör ärende. Ärende betecknas unikt med exakt ett diarienummer. Ärende berörs av ingen, en eller flera delegationer. Fördelning tilldelar inget eller ett ärende. Korrespondent kommunicerar angående ett eller flera ärenden. Ärende handläggs av exakt en handläggare. Ärende ska handläggas enligt inget, ett eller flera direktiv. Ärende ska besvaras eller åtgärdas före inget, ett eller flera bevakningsdatum. Ärende klassificeras enligt ingen eller en ärendegruppering. Ärende samlas i ingen eller en samlingsakt. Ärende samlas i ingen eller en akt. Se Åtgärdstyper i Diabas