Landstingsgemensamma ärendehanteringstermer, version 2.

Transkript

1 BESLUT Landstingskontoret Datum LS Landstingsdirektören Förvaltnings- och bolagschefer Kanslichefer Informationschefer IT-chefer IA-ansvariga Landstingsgemensamma hanteringstermer, version 2. I samband med uppen av ett nytt diariesystem för landstinget, det sk DÄR-projektet, uppdrogs åt IA-SLL att ta fram begrepp inom ämnesområdet diarie- och hantering. IA-SLL är ett landstingsövergripande kompetensnätverk för framtagande av gemensamma begrepp, termer och definitioner. En arbetsgrupp bildades med bl a kanslichefer och regi-stratorer certifierades arbetsgruppens förslag till termer för hanteringen inom Stockholms läns landsting. En översyn av termerna har gjorts under hösten 1997 med en ny metod för kvalitetssäkring. Översynen ledde till version 2. Arbetsgruppen har bestått av bland annat kanslichefer och registratorer från olika förvaltningar och bolag. Samtliga termer har remitterats till kanslichefer inom SLL. Undertecknad har fastställt och godkänt version 2 som ska gälla som standard inom Stockholms läns landsting och införas i det nya diarie- och hanterings-systemet DocuLive. Det är viktigt att termerna sprids och används inom hela förvaltningen/bolaget. Gemensamma begrepp är en förutsättning för att vi inom landstingets verksamheter på ett tillförlitligt sätt ska kunna byta information med varandra. Ärendehanteringstermerna kommer att finnas tillgängliga på www-adress: För information om hanteringstermer kontakta: Hans Sjögren, Landstingskontoret, styrelsesekretariatet, tel , fax eller e-post. hans.sjögren@landstingskontoret.sll.se För ytterligare information om arbetet med definition av begrepp inom landstinget, kontakta Ingela Jonstrup-Wilken, Landstingskontoret, Utveckling IT, tel , fax eller e-post: ingela.jonstrup-wilken@landstingskontoret.sll.se. Berit Rollén Bilaga: Ärendehanteringstermer, version 02, certifierade Postadress Besöksadress Telefon Telefax Box Hantverksgatan 45 08/ / Stockholm

2 Landstingskontoret IA-SLL DEFINITION AV ÄRENDEHANTERINGSTERMER Sida 2(41) Terminologi för Stockholms läns landsting

3 Definitioner av Ärendehanteringstermer Terminologi för Stockholms läns landsting Certifierade IA-SLL-ÄH02.01

4 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 4(41) Utarbetad av: IA-SLL, Landstingets kompetensnätverk för informationsadministrativa frågor. Sakkunniga i arbetsgruppen har varit: Juno Boberg, IA-ansvarig, NVSO Karin Frejdig Registrator ON Maj-Lis Gustavsson Registrator Landstingskontoret Ingrid Halldelius Registrator Landstingskontoret Elisabeth Lewander Kanslichef ON Iréne Öberg Registrator VSSO Hans Sjögren Landstingskontoret Remissinstanser: Certifierad av: Kontaktperson: Dokumentex samt information om SLLs IA-arbete: Kanslichefer inom Stockholms läns landsting TNC IA-SLL Landstingsdirektör Berit Rollén Hans Sjögren, Landstingskontoret Styrelsesekretariatet Ingela Jonstrup-Wilken, Landstingskontoret-IT, telefon , e-post ingela.jonstrup-wilken@lk.sll.se

5 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 5(41) Innehållsförteckning DEFINITIONER 7 ad actalagt 7 ajournera 7 akt 8 allmän 9 anmälan 9 anmälnings 10 anslag 10 anställningsbevis 10 arkiv 10 arkivbildare 11 arkivera 11 arkivförteckning 11 avställa 11 avtal 12 behörighet 13 beslut 13 beslutsfattare 13 bevis 14 bevis om anslagen protokolljustering 15 bordläggning 15 delegationsbeslut 15 delgivning 16 diarie-dossieplan 16 diarienummer 16 diarium 17 direktiv 17 dossié 17 ej deltagande 18 fråga 18 expediera 18 flödesstöd 18 fördelning 19 gallra handläggare 21 handläggning 21 inkommen 22 interpellation 22 justera 22 kallelse 22 kontrakt 23 korrespondent 23 kungörelse 23 laglighetsprövning 24 lottning 24 minnesanteckningar 24 missiv 25 motion 25 mötesanteckning 26 mötesnoteringar 26 offentlig 27 politiskt beslut 27 postlista 28 protokollsutdrag 28 rapport 28 registrator 28 remiss 29 samlingsakt 30 sammanträdesprotokoll 30 sammanträdespunkt 31 sekretess 31 särskilt uttalande 32 sökord 32 tjänstemannabeslut 32 tjänsteutlåtande 33 upp 33 upprättad 34 upptagning 34 verkställighet 34 verkställighetsbeslut/ arbetsbeslut 35 yrkande 35 återremittering 35 gruppering 37 historik 38 överenskommelse 39 överklagande 39 övrig 39 ÖVERSIKTSGRAF 37

6

7 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 7(41) Definitioner Här beskrivs den begreppsmodell över hanteringstermer som utarbetats inom IA-SLL. Varje begrepp beskrivs med en rad i nedanstående tabell. I tabellens första kolumn anges begreppets namn. I den andra kolumnen ges en kortfattad verbal definition av begreppet. Därefter följer en verbal beskrivning av de förhållanden som beskrivning i den femte kolumnen ger grafiskt. I kolumnen däremellan ges de anmärkningar som fanns i anmärkningskolumnen i den termkatalog som låg till grund för arbetet. Ändringar sedan föregående version markeras enligt följande: * ändrad definition ** ny term *** term som ersätter **** term som är ersatt ***** term som ej arbetats med, se version 01 Term Definition Graf (eventuell synonym) Verbal definition Samband Anmärkning ad actalagt *** (ersätter ad acta-lägga) som avslutats enligt särskilt beslut ad actalagt och öppet är exempel på ett kan inte samtidigt vara ett öppet och ett ad actalagt inom visst område som tas upp till be ad actalagt n som avslutats enligt särskilt beslut öppet som ej avslutats ajournera ***** avbryta för att senare återuppta Vid ajournering av möte anges alltid tidpunkt för återupptagande.

8 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 8(41) akt * samling av ar i ett och med gemensamt diarienummer akt samlar exakt ett akt lagrar ingen, en eller flera ar inom visst område som tas upp till be samlar 1:M (samlas i 0:1) samlar 1:1 (samlas i 0:1) lagras i 0:M (lagrar 0:M) sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche lagras i 0:M (lagrar 0:M) samlingsakt samling av ar i olika n av samma typ och med ett gemensamt diarienummer akt samling av ar i ett och med gemensamt diarienummer

9 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 9(41) allmän som förvaras hos eller är tillgänglig hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet alla allmänna ar och övriga ar utgör tillsammans alla ar en kan inte samtidigt vara en allmän och en övrig vissa allmänna ar är offentliga ar vissa allmänna ar är endera av tjänsteutlåtanden, motioner, historiker, interpellationer, remisser, missiv, diarier eller kontrakt tjänsteutlåtande skriftligt utlåtande med förslag till beslut i ett motion formellt förslag till beslutande organ från ledamot historik förteckning över inkomna, upprättade och utgående ar samt åtgärder som vidtagits i ett interpellation fråga försedd med motivering remiss med begäran om yttrande som överlämnas till myndighet eller organisation sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche allmän som förvaras hos eller är tillgänglig hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet övrig arbetsmaterial och i angelägenhet som ej ankommer på myndigheten missiv följebrev till översänd diarium fortlöpande förd förteckning över såväl inkomna som upprättade ar offentlig allmän som inte omfattas av sekretetess enligt lag kontrakt som skriftligen anger innehållet i ett träffat avtal anmälan formellt meddelande i vilket någon eller något anmälts jfr anmälnings anmälan formellt meddelande i vilket någon eller något anmälts

10 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 10(41) anmälnings anmälan till beslutande organ anmälningsn, beslutsn, interpellationer och enkla frågor är exempel på sammanträdespunkter en sammanträdespunkt kan endast vara en av anmälnings, besluts, interpellation och enkel fråga Anmälnings kan t.ex. röra beslut fattade på delegation. Se vidare komunallagen. sammanträdespunkt frågeställning som tas upp vid möte anmälnings anmälan till beslutande organ besluts interpellation fråga försedd med motivering som besvaras skriftligt vid nästföljande möte enkel fråga fråga som ställs och besvaras muntligt vid samma möte anslag ***** skriftligt tillkännagivande på anslagstavla I ekonomiska sammanhang kan anslag även betyda anvisning av medel. anställningsbevis ** anställningsbevis och bevis om anslagna protokolljusteringar är exempel på bevis ett bevis kan inte samtidigt vara ett bevis om anslagen protokolljustering och ett anställningsbevis bevis som styrker något bevis om anslagen protokolljustering anställningsbevis --- arkiv bestånd av (inkomna eller upprättade) ar som inte länge används i det löpande arbetet Arkiv kan redovisas i en arkivförteckning arkivbildare skapar arkiv Pappers liksom bl.a. film, fonogram och ADBupptagning kan ingå i ett arkiv. arkivförteckning -- systematisk redovisning av ett arkiv i serier och volymer redovisar 0:M (redovisas i 1:1) arkivbildare myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet eller enskild person som bevarar ar etc tillkomna i den egna verksamheten skapar arkiv bestånd av (inkomna eller upprättade) ar som inte längre används i det löpande arbetet

11 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 11(41) arkivbildare myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet eller enskild person som bevarar ar etc tillkomna i den egna verksamheten arkivbildare bevarar upprättad arkivbildare skapar arkiv upprättad - som har expedierats, justerats eller på annat sätt färdigställts bevarar arkivbildare myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet eller enskild person som bevarar ar etc tillkomna i den egna verksamheten skapar arkiv bestånd av (inkomna eller upprättade) ar som arkiverats arkivera ***** omhänderta ar som inte används i det löpande arbetet jfr ad actalägga arkivförteckning * systematisk redovisning av ett arkiv i serier och volymer arkivförteckning redovisar ett eller flera arkiv arkivbildare myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet eller enskild person som bevarar ar etc tillkomna i den egna verksamheten arkivförteckning -- systematisk redovisning av ett arkiv i serier och volymer redovisar 0:M (redovisas i 1:1) skapar arkiv bestånd av (inkomna eller upprättade) ar som inte längre används i det löpande arbetet avställa ***** omplacera vissa redan arkivlagda ar för att frigöra utrymme

12 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 12(41) avtal överenskommelse som är juridiskt bindande i viss fråga vissa avtal är överenskommelser kontrakt anger skriftligen innehållet i avtal jfr överenskommelse överenskommelse uppgörelse i samråd mellan olika parter avtal - överenskommelse som är juridiskt bindande i viss fråga anger skriftligen innehållet i kontrakt som skriftligen anger innehållet i ett träffat avtal balanslista * förteckning över öppna (ej avslutade) n balanslista förtecknar ett eller många öppna n öppet som ej avslutats förtecknar 1:M (förtecknas i 0:1) balanslista förteckning över öppna (ej avslutade) n

13 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 13(41) behörighet fastställd rätt att vidta viss typ av åtgärder beslutsfattare har behörighet behörighet fastställd rätt att vidta viss typ av åtgärder har beslutsfattare den som har behörighet att fatta beslut beslut * avgörande i viss angelägenhet vissa beslut är antingen politiska beslut eller tjänstemannabeslut beslut kan bli utsatt för överklagande beslut kan bli utsatt för laglighetsprövning beslut berörs av verkställighet tjänsteutlåtande avser visst beslut yrkande avser visst beslut politiskt beslut beslut som genom lag, författning eller reglemente ankommer på myndigheten och ej är delegerat till tjänsteman tjänstemannabeslut överklagande begäran hos domstol om prövning av myndighets beslut kan bli utsatt för laglighetsprövning prövning i domstol huruvida myndighets beslut är formellt riktigt fattat kan bli utsatt för beslut avgörande i viss angelägenhet avser visst yrkande begäran, som protokollförs, från ledamot till beslutande församling om visst beslut avser visst tjänsteutlåtande förvaltningens skriftliga utlåtande med förslag till beslut i ett verkställighet genomförande av beslut berör (berörs av) beslutsfattare den som har behörighet att fatta beslut beslutsfattare har behörighet delegation överför behörighet från beslutsfattare delegation överför behörighet till exakt en beslutsfattare jfr behörighet behörighet fastställd rätt att vidta viss typ av åtgärder har beslutsfattare den som har behörighet att fatta beslut överför behörighet från överför behörighet till 1:1 delegation - uppdrag att i någons ställe besluta i visst eller i viss grupp av n

14 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 14(41) besluts ** anmälningsn, beslutsn, interpellationer och enkla frågor är exempel på sammanträdespunkter en sammanträdespunkt kan endast vara en av anmälnings, besluts, interpellation och enkel fråga vissa beslutsn är motioner sammanträdespunkt frågeställning som tas upp vid möte anmälnings anmälan till beslutande organ besluts interpellation fråga försedd med motivering som besvaras skriftligt vid nästföljande möte motion formellt förslag till beslutande organ från ledamot enkel fråga fråga som ställs och besvaras muntligt vid samma möte bevakningsdatum datum när svar i ett ska ha lämnats eller en viss åtgärd ha vidtagits bevakningsdatum kan ges som direktiv ska besvaras eller åtgärdas före inget, ett eller flera bevakningsdatum direktiv anvisning om sättet att handlägga ett visst, viss typ av, utföra visst uppdrag eller viss typ av uppdrag kan ges som ska handläggas enligt 0:M (beskriver handläggning av 0:M) bevakningsdatum datum när svar i ett ska ha lämnats eller en viss åtgärd ha vidtagits ska besvaras eller åtgärdas före 0:M inom visst område som tas upp till be bevis som styrker något bevis och mötesnoteringar är exempel på ar en kan inte samtidigt vara en mötesnotering och ett bevis vissa bevis är antingen bevis om anslagen protokolljustering eller anställningsbevis sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche mötesnoteringar skriftlig redogörelse för möte bevis som styrker något bevis om anslagen protokolljustering anställningsbevis ---

15 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 15(41) bevis om anslagen protokolljustering bevis om anslagna protokolljusteringar och anställningsbevis är exempel på bevis ett bevis kan inte samtidigt vara ett bevis om anslagen protokolljustering och ett anställningsbevis bevis som styrker något bevis om anslagen protokolljustering anställningsbevis --- bordläggning överförande av punkt i oförändrat skick till nästa möte bordläggningar och återremitteringar är exempel på politiska beslut ett politiskt beslut kan inte samtidigt vara en återremittering och en bordläggning jfr återremiss återremittering formellt beslut att återföra en punkt till förvaltningen för ytterligare beredning bordläggning överförande av punkt i oförändrat skick till nästa möte politiskt beslut beslut som genom lag, författning eller reglemente ankommer på myndigheten och ej är delegerat till tjänsteman delegation uppdrag att i någons ställe besluta i visst eller i viss grupp av n delegation överför behörighet från beslutsfattare delegation överför behörighet till beslutsfattare delegation berör ett eller flera n Enligt kommunallagen kan politisk nämnd delegera sin beslutanderätt till en politiker, en grupp politiker eller en anställd hos nämn - den. Endast förvaltningschef kan delegera vidare. Se vidare delegationsbestämmelserna för resp förvaltning. beslutsfattare den som har behörighet att fatta beslut överför behörighet från överför behörighet till 1:1 delegation - uppdrag att i någons ställe besluta i visst eller i viss grupp av n berör1:m (berörs av 0:M) inom visst område som tas upp till be delegationsbeslut ** beslut som fattas å myndighetens vägnar enligt delegationsordning alla verkställighetsbeslut/ arbetsbeslut och delegationsbeslut utgör tillsammans alla tjänstemannabeslut ett tjänstemannabeslut kan inte samtidigt vara ett verkställighetsbeslut/ arbetsbeslut eller ett delegationsbeslut delegationsbeslut beslut som fattas å myndighetens vägnar enligt delegationsordning tjänstemannabeslut verkställighetsbeslut arbetsbeslut beslut som viss befattningshavare fattar inom ramen för de uppgifter som åvilar befattningen

16 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 16(41) delgivning formell underrättelse Särskilt om innehåll i myndighets beslut som direkt berör den underrättade. Enligt Förvaltningslagen ( 21) bestämmer myndigheten själv på vilket sätt underrättelse skall ske. delgivning formell underrättelse diariedossieplan systematiskt ordnad plan för klassificering av n eller ar avsedd att ligga till grund för registrering och arkivering efter ämne diarie-dossiéplan beskriver klassificering av inget, ett eller flera n diarie-dossiéplan beskriver klassificering av ingen, en eller flera ar En diarie-dossiéplan kan också utnyttjas enbart för klassifikation av ett. Arkivering kan ske på annat sätt. klassificeras enligt 0:1 (beskriver klassificering av 0:M) inom visst område som tas upp till be diarie-dossiéplan systematiskt ordnad plan, för klassificering av n eller ar, avsedd att ligga till grund för registrering och arkivering efter ämne klassificeras enligt 0:1 (beskriver klassificering av 0:M) sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche diarienummer unik beteckning för ett diarienummer är unik beteckning för ett eller flera n Inom SLL förvaltningar är diarienumret i allmänhet uppbyggt enligt modellen förvaltningskod årmån-löpnr diarienummer unik beteckning för ett betecknar unikt 1:1 (är unik beteckning för 1:M) inom visst område som tas upp till be

17 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 17(41) diarium fortlöpande förd förteckning över såväl inkomna som upprättade ar diarium förtecknar fortlöpande en eller flera ar tjänsteutlåtanden, motioner, historiker, interpellationer, remisser, missiv, diarier och kontrakt är exempel på allmänna ar en allmän kan endast vara en av tjänsteutlåtande, motion, historik, interpellation, remiss, missiv, diarium och kontrakt Inom SLL avses med diarium förteckning över n (s.k. diarium) och händelser i n. Jfr upprättad. tjänsteutlåtande skriftligt utlåtande med förslag till beslut i ett motion formellt förslag till beslutande organ från ledamot allmän som förvaras hos eller är tillgänglig hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet interpellation fråga försedd med motivering missiv följebrev till översänd kontrakt som skriftligen anger innehållet i ett träffat avtal historik förteckning över inkomna, upprättade och utgående ar samt åtgärder som vidtagits i ett remiss med begäran om yttrande som överlämnas till myndighet eller organisation diarium fortlöpande förd förteckning över såväl inkomna som upprättade ar sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche förtecknas fortlöpande i 0:1 (förtecknar fortlöpande 1:M) direktiv anvisning om sättet att handlägga ett visst, viss typ av, utföra visst uppdrag eller viss typ av uppdrag handläggare arbetar enligt inget, ett eller flera direktiv direktiv beskriver handläggning av inget, ett eller flera n Ett direktiv kan komma från överordnad eller myndighet e.d. handläggare tjänsteman som självstädigt handlägger n arbetar enligt 0:M direktiv anvisning om sättet att handlägga ett visst, viss typ av, utföra visst uppdrag eller viss typ av uppdrag inom visst område som tas upp till be ska handläggas enligt 0:M (beskriver handläggning av 0:M) dossié *****

18 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 18(41) ej deltagande ** anteckning i protokoll om ej deltagande ej deltagande beskriver ej deltagande i exakt ett politiskt beslut ej deltagande finns protokollfört i sammanträdesprotokoll sammanträdesprotokoll formell, justerad skriftlig redogörelse för möte finns protokollfört i ej deltagande anteckning i protokoll om ej deltagande beskriver ej deltagande i 1:1 politiskt beslut beslut som genom lag, författning eller reglemente ankommer på myndigheten och ej är delegerat till tjänsteman fråga begäran om upplysning försedd med motivering som besvaras skriftligt vid samma möte anmälningsn, beslutsn, interpellationer och enkla frågor är exempel på sammanträdespunkter en sammanträdespunkt kan endast vara en av anmälnings, besluts, interpellation och enkel fråga I t.ex. landstingsfullmäktige ska en interpellation ställas skriftligt av en ledamot eller dennes ersättare till landstingsråd eller nämndordförande och likaledes besvaras skriftligt. sammanträdespunkt frågeställning som tas upp vid möte anmälnings anmälan till beslutande organ besluts interpellation fråga försedd med motivering som besvaras skriftligt vid nästföljande möte enkel fråga fråga som ställs och besvaras muntligt vid samma möte expediera ***** avsända allmän En som expedierats är en upprättad allmän. flödesstöd ***** teknik för styrning av hanterings -processen

19 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 19(41) fördelning *** (ersätter lottning) tilldelning av på enhet och handläggare fördelning tilldelar inget eller ett fördelning tilldelar ingen, en eller flera handläggare fördelning tilldelning av på enhet och handläggare tilldelar 0:M (tilldelas via 1:M) tilldelar 0:1 inom visst område som tas upp till be handläggare tjänsteman som slälvständigt handlägger n föredragningslista förteckning över sammanträdespunkter som ska behandlas vid ett möte föredragningslista förtecknar visst mötes sammanträdespunkt föredragningslista förteckning över sammanträdespunkter som ska behandlas vid ett möte förtecknar visst mötes sammanträdespunkt frågeställning som tas upp vid möte gallra ***** avlägsna och förstöra ar eller uppgifter i arkiv, vanligen enligt fastställda regler och rutiner Gallring sker vanligen för att minska arkivmängden. Jfr rensa, avställa.

20 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 20(41) * sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche förtecknas fortlöpande i ingen, en eller flera postlistor förtecknas fortlöpande i inget eller ett diarium tas emot och registreras av ingen, en eller flera registratorer lagras i ingen, en eller flera akter lagras i ingen, en eller flera samlingsakter dokumenterar inget, ett eller flera n klassificeras enligt ingen eller en diarie-dossiéplan historik beskriver historik med hjälp av sökord underlättar återsökning av diarie-dossiéplan systematiskt ordnad plan, för klassificering av n eller ar, avsedd att ligga till grund för registrering och arkivering efter ämne klassificeras enligt 0:1 (beskriver klassificering av 0:M) sökord ord som registreras för att underlätta återsökning av eller avgränsad frågeställning inom visst område som tas upp till be historik förteckning över inkomna, ar som tillförts och åtgärder som vidtagits i ett registrator tjänsteman som tar emot och registrerar ar tar emot och registrerar 1:M (tas emot och registreras av 0:M) underlättar återsökning av dokumenteras med 1:M (dokumenterar 0:M) beskriver historik med hjälp av sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche samlingsakt samling av ar i olika n av samma typ och med ett gemensamt diarienummer postlista fortlöpande förd förteckning över post av allmänt intresse både diarieförda och ej diarieförda, t.ex. e-post, telefax och brev förtecknas fortlöpande i 0:M lagras i 0:M (lagrar 0:M) lagras i 0:M (lagrar 0:M) diarium fortlöpande förd förteckning över n, åtgärder och ar förtecknas fortlöpande i 0:1 (förtecknar fortlöpande 1:M) akt samling av ar i ett och med gemensamt diarienummer fortsättning på Handling ar kan indelas på tre oberoende sätt allmän som förvaras hos eller är tillgänglig hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche övrig arbetsmaterial och i angelägenhet som ej ankommer på myndigheten mötesnoteringar skriftlig redogörelse för möte bevis som styrker något inkommen - som anlänt till myndigheten eller kommit behörig tjänsteman tillhanda, var han än befinner sig upprättad - som har expedierats, justerats eller på annat sätt färdigställts

21 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 21(41) varje är antingen allmän eller övrig varje är antingen inkommen eller upprättad vissa ar är antingen mötesnoteringar eller bevis handläggare tjänsteman som självständigt handlägger n handläggare tilldelas via en eller flera fördelningar handläggare korresponderar med ingen, en eller flera korrespondenter handläggare handlägger, d.v.s. driver fram till beslut ett eller flera n handläggare arbetar enligt inget, ett eller flera direktiv fördelning tilldelning av på enhet och handläggare tilldelar 0:M (tilldelas via 1:M) handläggare tjänsteman som slälvständigt handlägger n arbetar enligt 0:M korresponderar med 0:M tilldelar 0:1 korrespondent (motpart) den fysiska eller juridiska person som man kommunicerar med i ett handlägger, dvs driver fram till beslut 1:M (handläggs av 1:1) direktiv anvisning om sättet att handlägga ett visst, viss typ av, utföra visst uppdrag eller viss typ av uppdrag kommunicerar angående 1:M inom visst område som tas upp till be ska handläggas enligt 0:M (beskriver handläggning av 0:M) handläggning ***** den process som leder fram till ett beslut i ett

22 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 22(41) inkommen som anlänt till myndigheten eller kommit behörig tjänsteman tillhanda, var han än befinner sig interpellation begäran om upplysning försedd med motivering som besvaras skriftligt vid nästföljande möte alla inkomna ar och upprättade ar utgör tillsammans alla ar en kan inte samtidigt vara en inkommen och en upprättad anmälningsn, beslutsn, interpellationer och enkla frågor är exempel på sammanträdespunkter en sammanträdespunkt kan endast vara en av anmälnings, besluts, interpellation och enkel fråga Med behörig tjänsteman likställs ansvarig politiker. Handling anses inkommen när annan gjort den tillgänglig för myndigheten i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Anbudsar anses inkomna vid den tidpunkt som bestämts för öppnandet. I t.ex. landstingsfullmäktige ska en interpellation ställas skriftligt av en ledamot eller dennes ersättare till landstingsråd eller nämndordförande och likaledes besvaras skriftligt. allmän som förvaras hos eller är tillgänglig hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche sammanträdespunkt frågeställning som tas upp vid möte övrig arbetsmaterial och i angelägenhet som ej ankommer på myndigheten mötesnoteringar skriftlig redogörelse för möte bevis som styrker något inkommen - som anlänt till myndigheten eller kommit behörig tjänsteman tillhanda, var han än befinner sig upprättad - som har expedierats, justerats eller på annat sätt färdigställts anmälnings anmälan till beslutande organ besluts interpellation fråga försedd med motivering som besvaras skriftligt vid nästföljande möte enkel fråga fråga som ställs och besvaras muntligt vid samma möte justera ***** kallelse med namnteckning bekräfta ett protokolls riktighet anmodan att infinna sig Former för justering av landstingskommunala protokoll återfinns i kommunallagen. kallelse anmodan att infinna sig

23 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 23(41) kontrakt som skriftligen anger innehållet i ett träffat avtal kontrakt anger skriftligen innehållet i avtal tjänsteutlåtanden, motioner, historiker, interpellationer, remisser, missiv, diarier och kontrakt är exempel på allmänna ar en allmän kan endast vara en av tjänsteutlåtande, motion, historik, interpellation, remiss, missiv, diarium och kontrakt jfr avtal tjänsteutlåtande skriftligt utlåtande med förslag till beslut i ett motion formellt förslag till beslutande organ från ledamot allmän som förvaras hos eller är tillgänglig hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet interpellation fråga försedd med motivering missiv följebrev till översänd avtal - överenskommelse som är juridiskt bindande i viss fråga anger skriftligen innehållet i kontrakt som skriftligen anger innehållet i ett träffat avtal historik förteckning över inkomna, upprättade och utgående ar samt åtgärder som vidtagits i ett remiss med begäran om yttrande som överlämnas till myndighet eller organisation diarium fortlöpande förd förteckning över såväl inkomna som upprättade ar korrespondent den fysiska eller juridiska person som man kommu - nicerar med i ett korrespondent kommunicerar angående ett eller flera handläggare korresponderar med ingen, en eller flera korrespondenter korrespondent kan också avse den som initierat t handläggare tjänsteman som slälvständigt handlägger n korresponderar med 0:M korrespondent (motpart) den fysiska eller juridiska person som man kommunicerar med i ett kommunicerar angående 1:M inom visst område som tas upp till be kungörelse muntligt eller skriftligt tillkännagivande från någon myndighet kungörelse muntligt eller skriftligt tillkännagivande från någon myndighet

24 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 24(41) laglighetsprövning prövning i domstol huruvida myndighets beslut är formellt riktigt fattat beslut kan bli utsatt för laglighetsprövning jfr överklagan laglighetsprövning prövning i domstol huruvida myndighets beslut är formellt riktigt fattat kan bli utsatt för beslut avgörande i viss angelägenhet lottning **** (ersätts av fördelning) minnesanteckningar **** (ersätts av mötesanteckningar)

25 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 25(41) missiv följebrev till översänd tjänsteutlåtanden, motioner, historiker, interpellationer, remisser, missiv, diarier och kontrakt är exempel på allmänna ar en allmän kan endast vara en av tjänsteutlåtande, motion, historik, interpellation, remiss, missiv, diarium och kontrakt tjänsteutlåtande skriftligt utlåtande med förslag till beslut i ett motion formellt förslag till beslutande organ från ledamot allmän som förvaras hos eller är tillgänglig hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet interpellation fråga försedd med motivering missiv följebrev till översänd avtal - överenskommelse som är juridiskt bindande i viss fråga anger skriftligen innehållet i kontrakt som skriftligen anger innehållet i ett träffat avtal historik förteckning över inkomna, upprättade och utgående ar samt åtgärder som vidtagits i ett remiss med begäran om yttrande som överlämnas till myndighet eller organisation diarium fortlöpande förd förteckning över såväl inkomna som upprättade ar motion formellt förslag till beslutande organ från ledamot tjänsteutlåtanden, motioner, historiker, interpellationer, remisser, missiv, diarier och kontrakt är exempel på allmänna ar en allmän kan endast vara en av tjänsteutlåtande, motion, historik, interpellation, remiss, missiv, diarium och kontrakt motioner är exempel på beslutsn tjänsteutlåtande skriftligt utlåtande med förslag till beslut i ett besluts motion formellt förslag till beslutande organ från ledamot allmän som förvaras hos eller är tillgänglig hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet interpellation fråga försedd med motivering missiv följebrev till översänd avtal - överenskommelse som är juridiskt bindande i viss fråga anger skriftligen innehållet i kontrakt som skriftligen anger innehållet i ett träffat avtal historik förteckning över inkomna, upprättade och utgående ar samt åtgärder som vidtagits i ett remiss med begäran om yttrande som överlämnas till myndighet eller organisation diarium fortlöpande förd förteckning över såväl inkomna som upprättade ar

26 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 26(41) mötesanteckning *** (ersätter minnesanteckningar) ej formella noteringar från möte mötesanteckning och sammanträdesprotokoll är exempel på mötesnoteringar mötesnoteringar skriftlig redogörelse för möte mötesanteckning ej formella noteringar från möte en mötesnotering kan inte samtidigt vara en mötesanteckning och ett sammanträdesprotokoll sammanträdesprotokoll formell, justerad skriftlig redogörelse för möte mötesnoteringar skriftlig redogörelse för möte mötesnoteringar och bevis är exempel på ar vissa mötesnoteringar är antingen sammanträdesprotokoll eller mötesanteckningar Mötesnoteringar författas av vid mötet utsedd person och distribueras till samt - liga deltagare. sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche mötesnoteringar skriftlig redogörelse för möte bevis som styrker något sammanträdesprotokoll formell, justerad skriftlig redogörelse för möte mötesanteckning ej formella noteringar från möte bevis om anslagen protokolljustering anställningsbevis ---

27 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 27(41) offentlig allmän som inte omfattas av sekretetess enligt lag offentlig är exempel på allmän I tryckfrihetsförordningen 2 kap. 1-2 stadgas om offentlighetsprincipen för allmänna ar allmän som förvaras hos eller är tillgänglig hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet offentlig allmän som inte omfattas av sekretetess enligt lag politiskt beslut ** beslut som genom lag, författning eller reglemente ankommer på myndigheten och ej är delegerat till tjänsteman politiska beslut och tjänstemannabeslut är exempel på beslut ett beslut kan inte samtidigt vara ett politiska beslut och ett tjänstemannabeslut vissa politiska beslut är antingen återremitteringar eller bordläggningar ej deltagande beskriver ej deltagande i exakt ett politiskt beslut politiskt beslut berörs av inget ett, eller flera särskilda yttranden politiskt beslut berör politiskt beslut berörs av inga, en eller flera reservationer ej deltagande anteckning i protokoll om ej särskilt uttalande deltagande protokollfört uttalande berör 0:1 (berörs av 0:M) återremittering formellt beslut att återföra en punkt till förvaltningen för ytterligare beredning bordläggning överförande av punkt i oförändrat skick till nästa möte beskriver ej deltagande i 1:1 reservation anteckning i protokoll om avvikande mening beskriver avvikande mening i 1:1 (berörs av 0:M) politiskt beslut beslut som genom lag, författning eller reglemente ankommer på myndigheten och ej är delegerat till tjänsteman tjänstemannabeslut avgränsad frågeställning inom visst område som tas upp till be berör beslut avgörande i viss angelägenhet

28 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 28(41) postlista fortlöpande förd förteckning över post av allmänt intresse både diarieförda och ej diarieförda, t.ex. e-post, telefax och brev förtecknas fortlöpande i ingen, en eller flera postlistor Avsedd att ge överblick av sflödet till och från myndigheten. Kan avse både inkommande och utgående post. I postlistan registreras inkommen post av allmänt intresse. Myndighet är ej skyldig att föra postlista. förtecknas fortlöpande i 0:M sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche postlista fortlöpande förd förteckning över post av allmänt intresse både diarieförda och ej diarieförda, t.ex. e-post, telefax och brev ordagrann avskrift av avsnitt i ett protokoll protokollsutdrag utgör del av exakt ett sammanträdesprotokoll protokollsutdrag sammanträdesprotokoll formell, justerad skriftlig redogörelse för möte utgör del av 1:1 ( 0:M) protokollsutdrag ordagrann avskrift av avsnitt i ett protokoll rapport redogörelse för resultat av arbete till uppdragsgivare Uppdragsgivare kan vara beslutande organ eller överordnad. rapport - redogörelse för resultat av arbete till uppdragsgivare registrator tjänsteman som tar emot och registrerar ar registrator tar emot och registrerar en eller flera ar jfr diarium, postlista registrator tjänsteman som tar emot och registrerar ar tar emot och registrerar 1:M (tas emot och registreras av 0:M) sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche

29 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 29(41) remiss med begäran om yttrande som överlämnas till myndighet eller organisation tjänsteutlåtanden, motioner, historiker, interpellationer, remisser, missiv, diarier och kontrakt är exempel på allmänna ar en allmän kan endast vara en av tjänsteutlåtande, motion, historik, interpellation, remiss, missiv, diarium och kontrakt tjänsteutlåtande skriftligt utlåtande med förslag till beslut i ett motion formellt förslag till beslutande organ från ledamot allmän som förvaras hos eller är tillgänglig hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet interpellation fråga försedd med motivering missiv följebrev till översänd kontrakt som skriftligen anger innehållet i ett träffat avtal historik förteckning över inkomna, upprättade och utgående ar samt åtgärder som vidtagits i ett remiss med begäran om yttrande som överlämnas till myndighet eller organisation diarium fortlöpande förd förteckning över såväl inkomna som upprättade ar rensa ***** före arkivering avlägsna ar som inte ska bli arkivar Exempel på ar som kan rensas är utkast, övertaliga kopior och annat oväsentligt eller ovidkommande material. Jfr gallra, avställa. reservation * anteckning i protokoll om avvikande mening reservation beskriver avvikande mening i exakt ett politiskt beslut reservation finns protokollfört i sammanträdesprotokoll sammanträdesprotokoll formell, justerad skriftlig redogörelse för möte finns protokollfört i reservation anteckning i protokoll om avvikande mening beskriver avvikande mening i 1:1 (berörs av 0:M) politiskt beslut beslut som genom lag, författning eller reglemente ankommer på myndigheten och ej är delegerat till tjänsteman

30 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 30(41) samlingsakt * samling av ar i olika n av samma typ och med ett gemensamt diarienummer samlingsakt samlar ett eller flera n samlingsakt lagrar ingen, en eller flera ar inom visst område som tas upp till be samlar 1:M (samlas i 0:1) samlar 1:1 (samlas i 0:1) lagras i 0:M (lagrar 0:M) sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche lagras i 0:M (lagrar 0:M) samlingsakt samling av ar i olika n av samma typ och med ett gemensamt diarienummer akt samling av ar i ett och med gemensamt diarienummer sammanträdesprotokoll *** (ersätter protokoll) formell, justerad skriftlig redogörelse för möte sammanträdesprotokoll och mötesanteckning är exempel på mötesnoteringar en mötesnotering kan inte samtidigt vara en mötesanteckning och ett sammanträdesprotokoll särskilt uttalande finns protokollfört i sammanträdesprotokoll ej deltagande finns protokollfört i sammanträdesprotokoll reservation finns protokollförd i sammanträdesprotokoll protokollsutdrag utgör del av exakt ett sammanträdesprotokoll Regler för landstingskommunala protokoll återfinns i kommu - nallagen. mötesnoteringar skriftlig redogörelse för möte mötesanteckning ej formella noteringar från möte sammanträdesprotokoll formell, justerad skriftlig redogörelse för möte finns protokollfört i protokollsutdrag ordagrann avskrift av avsnitt i ett protokoll utgör del av 1:1 ( 0:M) särskilt uttalande protokollfört uttalande finns protokollfört i finns protokollfört i reservation anteckning i protokoll om avvikande mening ej deltagande anteckning i protokoll om ej deltagande

31 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 31(41) sammanträdespunkt ** frågeställning som tas upp vid möte vissa sammanträdespunkter är antingen anmälnings, besluts, interpellation eller enkel fråga föredragningslista förteckning över sammanträdespunkter som ska behandlas vid ett möte anmälnings anmälan till beslutande organ sammanträdespunkt berör inget eller ett föredragningslista förtecknar visst mötes sammanträdespunkt förtecknar visst mötes sammanträdespunkt frågeställning som tas upp vid möte berör visst 0:1 (berörs av 0:M) besluts interpellation fråga försedd med motivering som besvaras skriftligt vid nästföljande möte inom visst område som tas upp till be enkel fråga fråga som ställs och besvaras muntligt vid samma möte sekretess förbud att röja uppgift Sekretess innebär att förbud råder att röja en uppgift vare sig det sker muntligen eller genom att en allmän lämnas ut eller det sker på annat sätt. Se vidare sekretesslagen (1980:100).

32 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 32(41) särskilt uttalande * särskilt uttalande kan beröra ett politiskt beslut särskilt uttalande finns protokollfört i sammanträdesprotokoll protokollfört uttalande sammanträdesprotokoll formell, justerad skriftlig redogörelse för möte finns protokollfört i särskilt uttalande protokollfört uttalande berör 0:1 (berörs av 0:M) politiskt beslut beslut som genom lag, författning eller reglemente ankommer på myndigheten och ej är delegerat till tjänsteman sökord ord som registreras för att underlätta återsökning av eller sökord underlättar återsökning av sökord underlättar återsökning av Sökorden behöver inte förekomma i själva en. inom visst område som tas upp till be underlättar återsökning av sökord ord som registreras för att underlätta återsökning av eller dokumenteras med 1:M (dokumenterar 0:M) underlättar återsökning av sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche tjänstemannabeslut ** tjänstemannabeslut och politiska beslut är exempel på beslut ett beslut kan inte samtidigt vara ett tjänstemannabeslut och ett politiskt beslut varje tjänstemannabeslut är antingen verkställighetsbeslut/ arbetsbeslut eller delegationsbeslut politiskt beslut beslut som genom lag, författning eller reglemente ankommer på myndigheten och ej är delegerat till tjänsteman tjänstemannabeslut beslut avgörande i viss angelägenhet delegationsbeslut beslut som fattas å myndighetens vägnar enligt delegationsordning verkställighetsbeslut arbetsbeslut beslut som viss befattningshavare fattar inom ramen för de uppgifter som åvilar befattningen

33 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 33(41) tjänsteutlåtande skriftligt utlåtande med förslag till beslut i ett tjänsteutlåtande avser visst beslut tjänsteutlåtande innehåller förslag till beslut i tjänsteutlåtanden, motioner, historiker, interpellationer, remisser, missiv, diarier och kontrakt är exempel på allmänna ar en allmän kan endast vara en av tjänsteutlåtande, motion, historik, interpellation, remiss, missiv, diarium och kontrakt Ett tjänsteutlåtande avges till ett beslutande organ från förvaltning. Inom SL används termen skrivelse synonymt med tjänsteutlåtande. avser visst tjänsteutlåtande skriftligt utlåtande med förslag till beslut i ett beslut avgörande i viss angelägenhet motion formellt förslag till beslutande organ från ledamot historik förteckning över inkomna, upprättade och utgående ar samt åtgärder som vidtagits i ett allmän som förvaras hos eller är tillgänglig hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet interpellation fråga försedd med motivering missiv följebrev till översänd remiss med begäran om yttrande som överlämnas till myndighet eller organisation kontrakt som skriftligen anger innehållet i ett träffat avtal diarium fortlöpande förd förteckning över såväl inkomna som upprättade ar innehåller förslag till beslut i inom visst område som tas upp till be upp det förfarande varigenom vara eller tjänst köpes Uppsförfarandet syftar till att ge så fördelaktiga villkor som möjligt för den aktuella anskaffningen. Se vidare lagen om offentlig upp. upp det förfarande varigenom vara eller tjänst köpes Jfr avtal.

34 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 34(41) upprättad som har expedierats, justerats eller på annat sätt färdigställts alla inkomna ar och upprättade ar utgör tillsammans alla ar en kan inte samtidigt vara en inkommen och en upprättad arkivbildare bevarar upprättad Diarier m.fl. register som förs fortlöpande anses som upprättade så fort de tagits i bruk. sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är lagrad på ett eller flera media, t.ex. papper, hårddisk, CD, diskett, film, band, microfiche mötesnoteringar skriftlig redogörelse för möte bevis som styrker något inkommen - som anlänt till myndigheten eller kommit behörig tjänsteman tillhanda, var han än befinner sig arkivbildare myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet eller enskild person som bevarar ar etc tillkomna i den egna verksamheten allmän som förvaras hos eller är tillgänglig hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet övrig arbetsmaterial och i angelägenhet som ej ankommer på myndigheten upprättad - som har expedierats, justerats eller på annat sätt färdigställts bevarar upptagning ***** som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel Jfr. verkställighet genomförande av beslut verkställighet berör beslut verkställighet genomförande av beslut beslut avgörande i viss angelägenhet berör (berörs av)

35 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 35(41) verkställighetsbeslut/ arbetsbeslut ** beslut som viss befattningshavare fattar inom ramen för de uppgifter som åvilar befattningen alla verkställighetsbeslut/ arbetsbeslut och delegationsbeslut utgör tillsammans alla tjänstemannabeslut ett tjänstemannabeslut kan inte samtidigt vara ett verkställighetsbeslut/ arbetsbeslut eller ett delegationsbeslut delegationsbeslut beslut som fattas å myndighetens vägnar enligt delegationsordning tjänstemannabeslut verkställighetsbeslut arbetsbeslut beslut som viss befattningshavare fattar inom ramen för de uppgifter som åvilar befattningen yrkande * begäran, som protokollförs, från ledamot till beslutande församling om visst beslut yrkande avser visst beslut yrkande innehåller begäran om beslut i avser visst yrkande begäran, som protokollförs, från ledamot till beslutande församling om visst beslut beslut avgörande i viss angelägenhet avser visst tjänsteutlåtande förvaltningens skriftliga utlåtande med förslag till beslut i ett innehåller begäran om beslut i innehåller förslag till beslut i inom visst område som tas upp till be återremittering formellt beslut att återföra en punkt till förvaltningen för ytterligare beredning återremitteringar och bordläggningar är exempel på politiska beslut ett politiskt beslut kan inte samtidigt vara en återremittering och en bordläggning återremittering formellt beslut att återföra en punkt till förvaltningen för ytterligare beredning bordläggning överförande av punkt i oförändrat skick till nästa möte politiskt beslut beslut som genom lag, författning eller reglemente ankommer på myndigheten och ej är delegerat till tjänsteman

36 Landstingskontoret IT strategi Definitioner av Ärendehanteringstermer 36(41) * avgränsad frågeställning inom visst område som tas upp till be vissa n är antingen ad actalagda n eller öppna n tjänsteutlåtande innehåller förslag till beslut i yrkande innehåller begäran om beslut i politiskt beslut berör betecknas unikt med exakt ett diarienummer berörs av ingen, en eller flera delegationer fördelning tilldelar inget eller ett korrespondent kommunicerar angående ett eller flera n handläggs av exakt en handläggare ska handläggas enligt inget, ett eller flera direktiv Inom SLL omfattar ett de ar som hålls samman av ett diarienummer. delegation - uppdrag att i någons ställe besluta i visst eller i viss grupp av n berör1:m fördelning (berörs av 0:M) tilldelning av på enhet och handläggare tilldelar 0:1 korrespondent (motpart) den fysiska eller juridiska person som man kommunicerar med i ett handläggare tjänsteman som slälvständigt handlägger n politiskt beslut beslut som genom lag, författning eller reglemente ankommer på myndigheten och ej är delegerat till tjänsteman diarienummer unik beteckning för ett kommunicerar angående 1:M handlägger, dvs driver fram till beslut 1:M (handläggs av 1:1) ska handläggas enligt 0:M (beskriver handläggning av 0:M) yrkande begäran, som protokollförs, från ledamot till beslutande församling om visst beslut innehåller begäran om beslut i berör betecknas unikt med 1:1 (är unik beteckning för 1:M) ska besvaras eller åtgärdas före 0:M tjänsteutlåtande förvaltningens skriftliga utlåtande med förslag till beslut i ett innehåller förslag till beslut i inom visst område som tas upp till be ska besvaras eller åtgärdas före inget, ett eller flera bevakningsdatum fortsättning nästa sida direktiv anvisning om sättet att handlägga ett visst, viss typ av, utföra visst uppdrag eller viss typ av uppdrag bevakningsdatum datum när svar i ett ska ha lämnats eller en viss åtgärd ha vidtagits ad actalagt n som avslutats enligt särskilt beslut öppet n som ej avslutats fortsättning nästa sida: fortsättning på beskrivningen av Ärende