KX-NSX1000 KX-NSX2000

Transkript

1 Bruksanvisning Business Communication Server Modellnr KX-NSX1000 KX-NSX2000 Tack för att du köpt denna Panasonic-produkt. Läs igenom denna handbok innan du börjar använda produkten. Spara handboken för framtida bruk. Se speciellt till att läsa "1.1.1 Säkerhetsinformation, sid 14" innan du använder denna produkt. KX-NSX-serien: PNMPR Programvarufilsversion eller senare Handböcker och supportinformation finns på Panasonics webbplats på:

2 De viktigaste funktionerna De viktigaste funktionerna IP-kommunikation Denna PBX stödjer IP-kommunikation med många olika IP-telefoner, som t.ex. KX-NT300/KX-NT500-serien R med Self Labelling och/eller trådlösa Bluetooth-headset, Panasonic IP Softphones och SIP-telefon Enkel användning Om du använder en viss Panasonic-telefon som är utrustad med en Navigator Key och display hjälper det dig att enkelt komma åt den önskade funktionen. Dessutom blir du informerad om inkommande samtal eller ett väntande meddelande om den är utrustad med en lampa. IP Systemtelefon ENTER IP Softphone SIP-telefon Navigeringsknapp Lampa för meddelande/ringsignal Kontakta din återförsäljare Fjärrkontor PBX-enheten kan användas tillsammans med SIP-telefoner som ansluts från ett fjärrkontor med ett IP-nätverk via en SBC (session border controller). SIP-telefoner går att ställa in genom att helt enkelt ansluta telefonerna till fjärrkontorets LAN. 1.1 Innan du börjar använda telefonerna (sid 14) Mobiltelefonfunktioner Den här företagsväxeln (PBX) stöder användning av mobiltelefoner tillsammans med företagsväxeln. Du kan ringa och ta emot samtal med en mobiltelefon som om det vore en registrerad anknytning. IP-nätverk Kontakta din återförsäljare 1.15 Mobiltelefonfunktioner (sid 216) 2 Handbok

3 De viktigaste funktionerna Trådlöst system Den här företagsväxeln (PBX) kan även användas för ett system för bärbara stationer (PS). Både bärbara stationer (PS) och trådade telefoner kan användas med företagsväxeln (PBX). Inbyggd Unified Messaging Du kan göra en inställning så att inkommande samtal dirigeras om till din brevlåda. Då kan den som ringer upp lämna röstmeddelanden när du inte har möjlighet att svara i telefon. Du har även tillgång till din brevlåda så att du kan lyssna på meddelandena när du inte befinner dig på kontoret. Hej, detta är Johan Svensson. Var vänlig tala in ett meddelande Hantering av användares enheter (sid 197) Callcenter 1.8 Använda Unified Messaging-funktioner (sid 109) Med den här företagsväxeln (PBX) kan du använda en inbyggd Callcenter-funktion som heter inkommande samtalsgrupp (ICD-grupp). Inkommande samtal till en ICD-grupp kan ställas i kö eller omdirigeras till en förprogrammerad destination, besvaras i prioritetsordning och bevakas av en övervakad anknytning. ICD grupp Kunder I kö 1.10 Använda Callcenter (sid 180) I den här handboken gäller följande: Funktioner för företagsväxeln (PBX) från Business Communication Server beskrivs endast som "PBX" i den här handboken. Följande förkortningar används: APT Analog systemtelefon PT med teckenfönster Systemtelefon med teckenfönster DPT Digital systemtelefon IP-PT IP-systemtelefon PS Bärbar station Handbok 3

4 De viktigaste funktionerna P-SIP Panasonic SIP-telefoner KX-HDV-serien/KX-TGP600 KX-NTV150 (IP-kamera för kommunikation) KX-NTV160 (Dörrtelefon med video) KX-UCMA (Softphone i mobilen) PT Systemtelefon SIP-anknytning/SIP-ankn Anknytningar till företagsväxeln som kommunicerar med hjälp av Session Initiation Protocol (SIP). SLT Analog telefon "PT" används som en generisk term för att representera IP-PT, DPT, APT och PT med teckenfönster. De olika modellernas suffixnummer (t.ex., KX-NSX1000BX) tas inte med. Nedanstående ikoner återkommer ofta.!! Tips Anmärkning Anmärkning Denna företagsväxel (PBX) har stöd för SIP-telefoner (Session Initiation Protocol). Däremot är en del funktioner i företagsväxeln eventuellt inte är tillgängliga för SIP-telefoner, beroende på vilken typ av telefon du använder. Vid strömavbrott finns det risk för att anslutna telefoner inte fungerar. Se till att det finns en särskild telefon utan nätkontakt, som kan användas vid nödsituationer. Se till att det operativsystem som avses att användas stöds, innan du ansluter denna produkt. Tillfredsställande resultat kan inte garanteras i fråga om följande: samverkan och kompatibilitet med alla enheter och system som ansluts till denna produkt korrekt funktion och kompatibilitet med tjänster som tillhandahålls av telekommunikationsföretag över anslutna nätverk ANMÄRKNINGAR En del tillval, hårdvaror, mjukvaror och funktioner är inte tillgängliga i vissa länder/områden eller för vissa modeller av företagsväxlar (PBX). Kontakta din auktoriserade Panasonic-återförsäljare för mer information. Den här handboken innehåller grundläggande information om hur du använder de vanligaste funktionerna för företagsväxeln (PBX) med systemtelefoner (PT), analoga telefoner (SLT), bärbara stationer (PS), SIPtelefoner och DSS-konsoler. Kontakta din återförsäljare om du behöver ytterligare information om funktioner eller inställningar. I den här användarhandboken förekommer följande typer av PT-systemtelefoner: IP-systemtelefon (IP-PT) Digital systemtelefon (DPT) Analog systemtelefon (APT) Systemtelefon med teckenfönster (PT med teckenfönster) "PT" används som en allmän term för alla systemtelefoner. Om en funktion i företagsväxeln (PBX) endast kan användas på specifika systemtelefoner anges tydligt vilka telefontyper som avses. 4 Handbok

5 De viktigaste funktionerna IP-PT-/SIP-anknytningarna kan bli upptagna och du kanske inte kan ringa upp eller besvara samtal, beroende på nätverkets status. Innehållet i denna handbok avser företagsväxlar med en viss programversion, enligt handbokens omslagssida. Kontakta din återförsäljare för att bekräfta vilken programversion som används i företagsväxeln. Produktspecifikationerna kan ändras utan föregående meddelande. De förinställda melodierna i den här produkten används med tillstånd från 2010 Copyrights Vision Inc. KX-UT-seriens SIP-telefoner behandlas som SIP-telefoner för allmän användning. Anmärkningar för användare med SIP-telefoner Innan du börjar använda en SIP-telefon bör du läsa nedanstående anmärkningar. För användare med SIP-telefoner Beroende på vilken typ av SIP-telefon som används hörs eventuellt inte en tonsignal när en åtgärd utförs. Följande funktion visas som exempel. [Exempel] Med kontonummer (Ange kontonummer) PT/SLT/PS/SIP-ankn (Account) 4 9 kontonr. U-ton Luren av. externt telefonnr. Tryck på Konto eller ange 49. Slå kontonummer (max 10 siffror). Tryck på #. Användare med SIP-telefoner hör inte denna ton. Slå externt telefonnummer. Välj utgående linje innan du anger externt telefonnummer. För användare med SIP-telefoner a. Följande funktioner är tillgängliga för användare med SIP- telefoner: Ringa samtal Besvara samtal Väntkoppla samtal Överflytta samtal (Du kan inte lägga på luren förrän överflyttad samtalspart svarar.) b. Tillgängliga funktioner med funktionsnummer är begränsade. Se vilka typer av telefoner som visas överst till vänster vid varje funktion. c. De toner som återfinns i avsnittet "5.4.1 Vad betyder tonen?" är inte tillgängliga för användare med SIP-telefoner. Toner eller tontyper kan variera beroende på vilken typ av telefon som används. Om du t.ex. väntkopplar ett samtal kan en specifik ton för SIP-telefonen höras, eller så hörs ingen ton alls. d. Alla nummer som anges när en upptagetton/st.ej-ton/felton hörs, t.ex. funktionsnumret som aktiverar Automatisk tillbakaringning vid upptaget, ignoreras. Handbok 5

6 De viktigaste funktionerna e. Funktionerna för SIP-telefoner kan skilja sig från anvisningarna i den här handboken och de kan också variera beroende på vilken typ av telefon som används. f. På en del SIP-telefoner måste du eventuellt trycka på OK-knappen när du har tryckt på alla knappar som krävs för att utföra en viss åtgärd. Anmärkningar för användare med KX-WT115 PS Användning och visning hos KX-WT115 kan skilja sig från bärbara stationer i KX-TCA-serien. Om ett samtal till KX-WT115 exempelvis inte besvaras när den används parallellt med en stationär telefon skiljer sig visningen av loggen för inkommande samtal från visningen hos bärbara stationer i KX-TCA-serien. Kommentarer om KX-NT300-serien och KX-NT500-serien Om den primära företagsväxeln som din telefon är kopplad till inte fungerar, kan anslutningen automatiskt växla sin uppkoppling till en sekundär företagsväxel. Tiden som det tar att byta till den sekundära företagsväxeln eller tillbaka till den primära företagsväxeln varierar beroende på vilken typ av telefon du använder. När anknytningen växlar anslutningen till den sekundära företagsväxeln kopplas eventuella pågående samtal ner. Även om den primära företagsväxeln blir tillgänglig igen så kopplas inte telefonen tillbaka till den om ett samtal pågår. Anmärkningar för användare av KX-NT543, KX-NT546 och KX-NT560 IP-PT Medan du använder en KX-NT543, KX-NT546 eller KX-NT560 IP-PT i ECO-läget är IP-nätverkets överföringshastighet ganska långsam och det går inte att använda den sekundära Ethernet-porten. Fråga återförsäljaren om hur du inaktiverar ECO-läget. Anteckningar för användare av KX-HDV-serien (förutom KX-HDV1xxserien) När ett SRTP-samtal (krypterat samtal) rings måste inställningar göras i företagsväxel och terminal. Kontakta din systemadministratör. Använd SRTP-kompatibel programvara när du ansluter KX-HDV230/330/ KX-TGP600 till en företagsväxel för SRTP-samtal. Fråga din återförsäljare om du behöver mer information. När ett SRTP-samtal pågår visas en nyckelsymbol på LCD-displayen för KX-HDV-serien-/ KX-TGP600. Bekräfta att nyckelsymbolen visas på LCD-displayen för KX-HDV-serien-/ KX-TGP600 när ett SRTPsamtal är nödvändigt av informationssäkerhetsskäl. Nyckelikonen försvinner när ett RTP-samtal pågår eller när du byter från ett SRTP-samtal till ett RTP-samtal efter att en ytterligare tjänst använts (t.ex. efter överflyttning av samtal). Mer information om nyckelikonen finns i motsvarande handbok för KX-HDVserien-/ KX-TGP600. Ytterligare tjänster som stödjer SRTP-samtal visas nedan Överflytta samtal (bara när alla de överflyttade anknytningarna, överflyttande anknytningarna och överflyttningsdestinationerna är interna SRTP-kompatibla linjer) Vidarekoppla samtal (ALLA/Upptaget/Inget svar/upptaget eller Inget svar) Hindra routning (Upptaget/Inget svar) Anmärkningar för användare av KX-NT630 och KX-NT680 IP-PT Nedan visas navigeringsknappens olika funktioner. Snabbval till navigeringsknappens funktioner Nedanstående funktioner är tillgängliga via snabbval. 6 Handbok

7 De viktigaste funktionerna Knapp Funktion Handbok, referenser Navigeringsknapp [Uppåt] Justering av ringsignal Innan du börjar använda telefonerna Använda en navigeringsknapp/ volymknapp Navigeringsknapp [Vänster] Navigeringsknapp [Höger] Navigeringsknapp [Nedåt] Inkommande samtalslogg Utgående samtalslogg Telefonbok med personliga stationskortnummer *1 telefonbok med anknytningsnummer Använda samtalslogg Använda telefonböckerna *1 Används när funktionen för knappen [Återuppringning] är inställd på visning av utgående logg i systeminställningarna. Varumärken Microsoft och Outlook är antingen registrerade varumärken eller varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder. Bluetooth -varumärket och -logotypen är registrerade varumärken som ägs av Bluetooth SIG, Inc. och all användning av sådana varumärken av Panasonic Corporation sker under licens. Alla andra varumärken häri tillhör respektive ägare. Skärmbilder från Microsoft visas med tillstånd från Microsoft Corporation. Program med öppen källkod I den här produkten används öppen källkod. Klicka på knappen Information i konsolen för webbunderhåll för mer information. Handbok 7

8 De viktigaste funktionerna 8 Handbok

9 Innehåll Innehåll 1 Använda funktionerna Innan du börjar använda telefonerna Säkerhetsinformation Viktiga säkerhetsanvisningar Säkerhetsåtgärder Datasäkerhet Innan du börjar använda telefonerna Ringa samtal Vanlig uppringning Enkel uppringning, Jog Dial Återuppringning När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Använda ISDN-tjänst (ISDN-tjänster) Alternera uppringningsmetod (Alternera uppringning Ring/Tal) Ringa upp utan restriktioner Nå en annan samtalspart direkt utifrån (DISA) Ställa in telefonen från annan anknytning eller via DISA (Fjärrstyrd inställning) Ta emot samtal Besvara samtal Besvara samtal och ha händerna lediga (Handsfree-svar) Besvara ett samtal som ringer på annan telefon (Hämta samtal) Besvara ett samtal via en extern högtalare (Svara huvudledning från valfri station [TA- FAS]) Använda knappen SVARA/AVSLUTA Identifiera anonyma uppringare (Identifiera anonymt samtal) Under pågående samtal Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) Väntkoppla ett samtal Samtala med två personer växelvis (Pendling) Besvara ett samtal som väntar Samtal med flera parter Sekretess Låta andra personer lyssna på samtalet (Medlyssning vid avlyft lur) Använda hörlurar med headset (Headset-användning) Använda en PDN-/SDN-knapp PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number) Innan du lämnar skrivbordet Vidarekoppla samtal Visa ett frånvaromeddelande på uppringande telefonens teckenfönster (Frånvaromeddelande) Förhindra att andra använder din telefon (stationslås) Sända ut eller besvara ett meddelande Personsökning Besvara/neka ett sökmeddelande Ringa ett konferenssamtal Använda Unified Messaging-funktioner Vad är Unified Messaging-systemet? Logga in i och konfigurera brevlådan Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Skicka meddelanden Överflytta samtal Handbok 9

10 Innehåll Övriga funktioner Snabbguide Anpassa telefonen enligt egna behov Ställa in alarmsignal (Tidsatt påminnelse) Neka inkommande samtal (Stör ej [St. Ej]) Ta emot samtal som väntar (Samtal väntar/meddelande under samtal [OHCA]/Diskret OHCA) Nummerpresentation för uppringande och uppringd person (Nummerpresentation [CLIP/COLP]) Förhindra att ditt telefonnummer visas för den som ringer upp (Visa ej numret vid inkommande samtal [COLR]) Förhindra att ditt nummer visas för den du ringer upp (Visa ej numret vid utgående samtal [CLIR]) Förhindra andra från att delta i dina samtal (Hindra förbigång vid upptaget) Starta bakgrundsmusik (BGM) Skydda linjen mot indikeringstoner (Datalinjesäkerhet) Kontrollera status för tidsschema Ställa in sidoanslutna telefonens ringsignal (Sidoansluten telefon) Rensa anknytningen från aktiverade funktioner (Rensa anknytningens inställningar) Använda Callcenter Lämna en inkommande samtalsgrupp (Logga på/av, Adm.tid) Övervaka och styra samtalsstatus i en inkommande samtalsgrupp (Inkommande samtalsgrupp, övervakning) Vidarekoppla ett samtal som väntar (Manuell omdirigering vid kö) Använda Extrautrustning Om en porttelefon/dörröppnare är ansluten Om ett externt relä är anslutet Om en extern sensor är ansluten Om en företagsväxel (PBX) är ansluten Administrativa funktioner Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) Registrera information med hjälp av förprogrammerade meddelanden (skriva ut meddelande) Hantering av användares enheter Introduktion till funktionen Användarbehållare Service-in/Service-out (Smart Desk) Växla mellan CTI-kontrollenheter Använda en telefon med ett teckenfönster Använda samtalslogg Använda telefonböckerna Använda systemfunktioner (Åtkomst av systemfunktioner) Egna inställningar (endast KX-NT366/KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560) Mobiltelefonfunktioner Mobiltelefonfunktioner Administratörens funktioner Kontrollfunktioner Kontroll av anknytningar Administrera tidsschema Restriktionsnivåkontroll (Överflyttning av uppringningston) Starta extern bakgrundsmusik (BGM) Spela in utgående hälsningsmeddelande (UGM) Låta användare ta en ej tillgänglig utgående linje (Upptagen linje ut) Konfigurera funktioner för enhetlig meddelandehantering Handbok

11 Innehåll Systemadministratörens funktioner Meddelandeadministratörens funktioner Anpassa telefonen och systemet Anpassa telefonen (Stationsprogrammering) Anpassa telefonen (Stationsprogrammering) Inställningar i programmeringsläget Anpassa knappar Systemprogrammering med hjälp av konsol för webbunderhåll Användarprogrammering Anpassa anknytningar och systemet för administratörer Administrationsprogrammering Programmeringsinformation Administrationsprogrammering Kontroll av övervakare (ACD) Bilaga Lista över funktioner per telefontyp Lista över funktioner per telefontyp Felsökning Felsökning Funktionsnummer Funktionsnummer Vad betyder tonen? Vad betyder tonen? Revideringshistorik PNMPR Programvarufilsversion xxx PNMPR Programvarufilsversion xxx PNMPR Programvarufilsversion xxx PNMPR Programvarufilsversion xxx PNMPR Programvarufilsversion xxx Handbok 11

12 Innehåll 12 Handbok

13 Del 1 Använda funktionerna Detta avsnitt ger stegvisa anvisningar om hur du använder de olika funktionerna. I det här kapitlet får du veta mer om de många användbara funktionerna i NSXservern. Handbok 13

14 1.1 Innan du börjar använda telefonerna 1.1 Innan du börjar använda telefonerna Säkerhetsinformation För att förhindra skador på person och/eller egendom är det viktigt att iaktta följande säkerhetsanvisningar. Följande symboler används till att klassificera och beskriva nivån på den fara och de personskador som orsakas av att enheten används eller hanteras på ett felaktigt sätt. VARNING VAR FÖRSIKTIG Det här meddelandet innebär att missbruk kan leda till allvarliga skador eller dödsfall. Det här meddelandet innebär att missbruk kan leda till person- eller egendomsskador. Nedanstående typer av symboler används till att klassificera och beskriva de anvisningar som ska följas. Den här symbolen markerar specifik otillåten användning. Den här symbolen markerar specifik påbjuden användning. VARNING Gäller all telefonutrustning Skydda produkten från regn och fukt och utsätt den inte för vatten-, olje- och vätskestänk. Sådana förhållanden kan leda till brand eller elektriska stötar och kan påverka produktens prestanda. Placera inte produkten på ett ostabilt eller ojämnt underlag. Om produkten välter kan den skadas. Ställ ingenting på strömsladden. Placera inte produkten där någon kan trampa på eller snubbla över strömsladden. Använd inte samma vägguttag eller förlängningssladd till flera enheter om det innebär att vägguttagets eller förlängningssladdarnas kapacitet överskrids. Om t.ex. uttag, ellister och förlängningssladdar används så att kapaciteten överskrids avger de större värmemängder, vilket kan orsaka brand. 14 Handbok

15 1.1.1 Säkerhetsinformation Produkten får endast installeras och underhållas av utbildade tekniker. Produkten ska användas i inköpsskick och får inte demonteras eller modifieras. Demontering och modifiering kan orsaka brand, elektriska stötar eller produktskador. Följ samtliga instruktioner och varningstexter som finns på produkten. Produkter som kräver strömförsörjning ska bara anslutas med den typ av strömkälla som anges på produktetiketten. Kontakta återförsäljaren eller ditt elbolag om du inte är säker på vilken typ av strömkälla du har hemma. Av säkerhetsskäl har vissa produkter försetts med en jordad kontakt. Om du inte har något jordat uttag bör du installera ett. Kringgå inte denna säkerhetsfunktion genom att använda ett ojordat uttag. Damma utrustningen regelbundet. Stora mängder damm kan orsaka brand eller elektriska stötar och påverka produktens prestanda. Dra ut sladden ur vägguttaget och kontakta återförsäljaren i följande fall: a. Om strömsladden eller kontakten är skadad eller trasig. b. Om vätska spills i produkten. c. Om det har kommit regn eller vatten på produkten. d. Om produkten inte fungerar enligt bruksanvisningen. Justera endast de reglage som förklaras i bruksanvisningen. Felaktig justering av andra inställningar kan orsaka skador och det kan då krävas service av en behörig tekniker för att återställa produktens normala funktion. e. Om produkten har tappats eller höljet har skadats. f. Om produktens prestanda försämras. För NSX-servern Stoppa aldrig in någon typ av främmande föremål i produkten, eftersom de kan komma i kontakt med farlig spänning eller kortsluta delar och orsaka brand eller elektriska stötar. Dra inte i sladden, böj den inte och placera inga föremål på den. Se till att ingenting skaver mot sladden eller kontakten. Skador på sladden eller kontakten kan orsaka brand eller elektriska stötar. Försök inte reparera sladden eller kontakten. Om sladden eller kontakten skadas eller går sönder kontaktar du ett auktoriserat Panasonic Factory Service Center för att byta ut dem. När du monterar NSX-servern på ett 19-tumsrack ska du endast använda den 19-tumsutrustning för rackmontering (fästkonsol, skruvar) som medföljer NSX-servern. Om enheten skadas så att interna delar exponeras ska du koppla ur strömkabeln och returnera enheten till återförsäljaren. Koppla loss enheten från AC-utgången om det kommer rök, onormal lukt eller oljud från den. Dessa tillstånd kan orsaka brand eller elstötar. Kontrollera att rökutvecklingen har slutat och kontakta sedan en auktoriserad Panasonic-återförsäljare. Den här enheten är försedd med en jordad kontakt. Av säkerhetsskäl får kontakten endast anslutas till ett jordat eluttag som har installerats enligt gällande regler. Handbok 15

16 1.1.1 Säkerhetsinformation Sätt i kontakten ordentligt i ett vägguttag. Annars kan det uppstå risk för brand eller elektriska stötar. VAR FÖRSIKTIG Gäller all telefonutrustning Produkten bör hållas fri från damm, fukt, höga temperaturer (över 40 ) och vibrationer. Undvik att utsätta den för direkt solljus. Koppla bort produkten från vägguttaget innan du rengör den. Torka av produkten med en mjuk trasa. Använd inga slipverkande eller kemiska medel som t.ex. bensin eller thinner. Använd inte flytande rengöringsmedel eller sprejrengöringsmedel. För NSX-servern Om utrustningen ska flyttas måste du koppla ur telecom-anslutningen innan du kopplar ur strömsladden. När enheten är flyttad återansluter du strömsladden först och därefter telecom-anslutningen. Strömsladden används som enhetens huvudströmbrytare. Kontrollera att det finns ett lättåtkomligt nätuttag i närheten av utrustningen. Det finns springor och öppningar framtill, baktill och under höljet för ventilation. För att skydda produkten mot överhettning får dessa öppningar aldrig blockeras eller täckas över. Öppningarna får inte blockeras genom att produkten placeras på en säng, soffa, matta eller liknande yta när den används. Produkten ska aldrig placeras nära eller ovanför ett element eller någon annan värmekälla. Produkten får inte placeras i ett slutet utrymme om det inte finns ordentlig ventilation där. Ta bort produkten från hållaren eller väggen när den inte längre används. För att undvika statisk elektricitet bör du inte vidröra enhetens kontakter. Meddelande Gäller all telefonutrustning Läs och se till att förstå alla anvisningar. Använd bara Panasonic systemtelefoner (PT) ihop med avsedda telefonlurar från Panasonic. För NSX-servern Placera enheten på avstånd från värmeaggregat och enheter som genererar elektriska störningar, t.ex. fluorescerande lampor, motorer och TV-apparater. Störningarna kan påverka NSX-serverns prestanda. Om du får problem med att ringa externa samtal kan du testa de utgående linjerna så här: 1. Koppla ur NSX-servern från alla utgående linjer. 2. Anslut analoga telefoner (SLT) som du vet fungerar till dessa utgående linjer. 3. Ring upp en extern destination med hjälp av de analoga telefonerna (SLT). Om en uppringning inte kan genomföras korrekt, kan det bero på ett fel på den utgående linjen som telefonen är ansluten till. Kontakta din teleoperatör. 16 Handbok

17 1.1.2 Viktiga säkerhetsanvisningar Anm Om alla analoga telefoner fungerar kan det bero på något fel i NSX-servern. Återanslut inte NSXservern till de utgående linjerna förrän den har genomgått service på ett auktoriserat Panasonic Service Center. Gäller all telefonutrustning Försök aldrig sticka in ståltråd, nålar etc. i produktens ventilationshål Viktiga säkerhetsanvisningar När du använder telefonutrustningen, bör du alltid vara noggrann med att vidta försiktighetsåtgärder för att minska risk för brand, elektrisk stöt och personskador, inklusive följande: Använd inte produkten nära vatten, t.ex. i närheten av badkar, handfat, diskho eller tvättutrymme, i en fuktig källare eller i närheten av en simbassäng. Använd inte stationära telefoner under åskväder. Det finns risk för elektrisk stöt vid blixtnedslag. Använd inte telefonen i närheten av en gasläcka för att rapportera läckan. Anvisningar för hyllmontering Följande eller liknande hyllmonteringsanvisningar medföljer installationsanvisningarna: a. Förhöjd drifttemperatur Vid montering i en sluten enhet eller i en enhet med flera hyllor kan den omgivande temperaturen i hyllmiljön vara högre än rumstemperaturen. Därför måste man installera utrustningen i en miljö som är kompatibel med den maximala omgivningstemperatur (Tma) som anges av tillverkaren. b. Pålitlig jordning Den hyllmonterade utrustningen måste jordas säkert. Var särskilt noggrann med andra matningsanslutningar än direktanslutningar till nätuttag (t.ex. vid användning av grenuttag) Säkerhetsåtgärder Endast för användare i Nya Zeeland SPARA DESSA ANVISNINGAR Den här utrustningen får inte ställas in för automatisk uppringning till Telecom-nödtjänsten 111. Beviljat Telepermit för en terminalutrustning avser endast ett Telecom-godkännande om att enheten uppfyller minimivillkoren för anslutning till nätverket. Det avser varken något Telecom-stöd för produkten eller någon typ av garanti. Framför allt innefattar det ingen garanti om att en vara ska fungera korrekt ihop med någon annan Telepermit-utrustning av annat märke eller annan modell, inte heller anger det att en produkt är kompatibel med alla Telecom-nättjänster. ENDAST AVSEENDE TELECOM-KUNDER SOM HAR AUTOMATISK KOPPLING TILL ANDRA TELE- OPERATÖRER FÖR AVGIFTSBELAGDA SAMTAL När man ringer tillbaka ett telefonnummer via listan med ID:n kommer alla nummer som börjar med "0 + RIKTNUMMER" att automatiskt vidarekopplas till den teleoperatören, som klarar dina avgiftsbelagda samtal. Detta gäller även lokala telefonnummer. Nollan + riktnumret måste antingen tas bort när man ringer tillbaka lokala telefonnummer, eller så kontrollerar du att ingen debitering av samtalet görs. De som använder den här enheten till att spela in telefonsamtal måste följa lagstiftningen i Nya Zeeland som kräver att åtminstone den ena samtalsparten ska vara medveten om att samtalet spelas in. Dessutom ska de angivna punkterna i Privacy Act 1993 uppfyllas avseende typen av personuppgifter som registreras, syftet av insamlad information, hur den används och vad som redovisas till någon annan part. SLT-portarna är inte konstruerade för att fungera med utrustning som ansluts med 3-trådar. Sådan utrustning med 3-trådar kanske inte svarar på inkommande samtal ifall den är ansluten till dessa portar. Handbok 17

18 1.1.4 Datasäkerhet Datasäkerhet Använd NSX-servern på ett säkert och korrekt sätt genom att följa säkerhetsreglerna nedan. Underlåtenhet att följa reglerna kan resultera i: förlust, läckage, förfalskning eller stöld av användarinformation. Illegal användning av NSX-servern av tredje part. störning av eller avstängning av tjänst orsakad av tredje part. Vad är användarinformation? Användarinformation definieras som: 1. information som finns lagrad på minneskortet: systeminformation, felinformation och aktiveringsfiler. 2. information som har skickats från NSX-serven till en dator eller ett USB-minne: systeminformation, ljudfiler för MOH (Music on Hold) och OGM (Outgoing Messages) och aktiveringsfiler. Krav 1. Minneskortet innehåller programvara för NSX-servens samtliga processer och alla kunduppgifter. Tillåt därför inte att obehöriga får tillträde till systemet för att undvika informationsläckor. 2. Säkerhetskopiera alltid den information som finns lagrad på minneskortet och/eller se till att systeminformationen säkerhetskopieras till ett USB-minne eller en NAS ofta. Kontakta din återförsäljare för mer information. 3. Aktivera en brandvägg för att undvika olaglig åtkomst via internet. 4. Vi rekommenderar följande för att undvika att obehöriga får tillgång till NSX-servern och eventuellt utnyttjar det: a. Håll lösenordet hemligt. b. Välj ett komplext och slumpmässigt lösenord som inte är lätt att gissa sig till. c. Ändra lösenordet regelbundet. 5. Gör följande när NSX-servern ska skickas iväg för reparation eller till tredje part. a. Säkerhetskopiera informationen som finns lagrad på minneskortet. b. Använd en formaterare och formatera minneskortet så att det inte går att läsa informationen på det. 6. Se till att minneskortet är fysiskt oanvändbart före bortskaffning för att förhindra informationsläckor. 7. När kunden skickar användarinformation från NSX-servern till en dator eller ett USB-minne är det kundens ansvar att se till att informationen förblir konfidentiell. Innan datorn eller USB-minnet ska kasseras är det viktigt att se till att informationen på datorn inte kan läsas av någon annan. Säkerställ det genom att formatera hårddisken och/eller göra den fysiskt oanvändbar Innan du börjar använda telefonerna Vilka typer av telefoner kan användas? Följande typer av telefoner kan användas med den här företagsväxeln (PBX): Panasonic IP-systemtelefon (IP-PT) (t.ex. KX-NT300-serien, KX-NT500-serien) Panasonic digital systemtelefon (DPT) (t.ex. KX-DT300-serien, KX-DT500-serien) 18 Handbok

19 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Panasonic analog systemtelefon (APT) (t.ex. KX-T7700-serien) Panasonic bärbar station (PS) (t.ex. KX-TCA364, KX-WT125 [endast Kanada]) SIP-telefon (t.ex. SIP-telefoner från tredje part, P-SIP) Analog telefon (SLT) (t.ex. pulsteknik) Vilka funktioner som är tillgängliga beror på vilken typ av telefon som används. Om du använder en Panasonic telefon med en specialfunktionsknapp såsom, en skärm, eller både och, så kan du följa åtgärderna med hjälp av knapparna eller de meddelanden som visas för enkel programmering. Om du använder en telefon med stort teckenfönster (t.ex. KX-NT346), följer du anvisningarna som visas när du behöver använda funktionerna. Om din telefon saknar funktionsknappar och/eller teckenfönster, kan du använda företagsväxeln (PBX) genom att i stället ange ett funktionsnummer. Följ anvisningarna som motsvarar din telefontyp. Om du använder en Panasonic systemtelefon som saknar funktionsknappar kan du ändra en oprogrammerad knapp till en funktionsknapp. Se "3.1.3 Anpassa knappar". Registrering av den bärbara stationen (PS)/SIP-telefonen Den bärbara stationen (PS)/SIP-telefonen måste vara registrerad i företagsväxeln (PBX) och ha tilldelats ett anknytningsnummer via systemprogrammering innan du kan börja använda den. Se "Information om din anknytning" i avsnitt "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget" när du ska bekräfta anknytningsnumret för den bärbara stationen (PS). Om du använder en SIP-telefon följer du anvisningarna som levererades med telefonen. Funktionsnummer För att använda vissa funktioner måste du ange ett funktionsnummer (och ibland en ytterligare parameter). Det finns två typer av funktionsnummer: Programmerbara funktionsnummer Fasta funktionsnummer Fasta funktionsnummer kan inte ändras. Däremot kan du ändra de programmerbara numren till andra nummer för enklare användning. I denna handbok används funktionernas fabriksinställda standardnummer. Ett programmerbart nummer visas som (halvskuggad knapp). Använd det nya numret om du har programmerat om funktionsnumret. Skriv in det nya numret i "5.3.1 Funktionsnummer" (Bilaga). Meddelande Standardvärdena för de programmerbara funktionsknapparna varierar mellan olika länder/områden. Om du använder en analog telefon som inte har tangenterna " " eller "#" går det inte att använda funktioner där " " eller "#" ingår i funktionsnumren. Handbok 19

20 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Ton Du kommer att höra olika tonsignaler under eller efter en funktion, som bekräftelse. Se "5.4.1 Vad betyder tonen?" (Bilaga). Teckenfönster I den här handboken används "teckenfönster" för att beskriva teckenfönstret på en Panasonic-telefon. Om din telefon inte är en Panasonic-telefon med teckenfönster visas inte meddelandet. Om du har en Panasonic-telefon med teckenfönster visas en bekräftelse vid varje inställning. På vissa telefoner har du även enkel åtkomst till olika funktioner. Ett meddelande visas beroende på vilken funktion som används. Du når de olika funktionerna genom att trycka på motsvarande knapp på sidan av eller längst ned på teckenfönstret eller genom att trycka på navigeringsknappen. Beroende på vilken typ av telefon med teckenfönster du har kan du dessutom använda funktioner eller ringa samtal med hjälp av meddelandet som visas. Se avsnittet "1.14 Använda en telefon med ett teckenfönster". Meddelande I den här handboken är meddelandena från teckenfönstret återgivna på engelska. Ditt anknytningsnummer Om du använder en Panasonic systemtelefon med teckenfönster, kan du kontrollera vilket anknytningsnummer du har via teckenfönstret. Tryck på ÖVERFLYTTNING eller S1 med luren på. ECO-läge Om du använder en KX-NT543, KX-NT546 eller KX-NT560 IP-systemtelefon i ECO-läge, så visas ikonen "ECO" i displayen under programmeringsläget (läs "3.1.3 Anpassa knappar"). Mer information får du av din återförsäljare. Använda en navigeringsknapp/volymknapp Navigeringsknappen kan användas för att justera teckenfönstrets kontrast och volymen. Du kan även använda den för att söka efter alternativ i teckenfönstret. Tryck navigeringsknappen/volymknappen i önskad riktning. Kontrasten eller volymen och alternativen ändras på följande sätt: Navigeringsknapp Upp (Nivån ökar) Upp (Nivån ökar) Vänster ENTER Höger Vänster Höger Ned (Nivån minskar) Ned (Nivån minskar) 20 Handbok

21 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Volymknapp Upp (Nivån ökar) Upp (Nivån ökar) Ned (Nivån minskar) Ned (Nivån minskar) Exempel Teckenfönstren och bilderna som visas som exempel är från en telefon ansluten till KX-NS1000. Restriktioner Vissa funktioner kan ha restriktioner vid din anknytning beroende på systemprogrammering och vilken typ av telefon som används. Symbolbeskrivningar Följande ikoner visar de funktioner som är tillgängliga samt anmärkningar och åtgärder som hör ihop med funktionen. Den här funktionen kan inte användas med en analog telefon. Se "Programmering" för mer information. Luren av (ett av följande). Lyft telefonlur. Tryck på HÖGTALARTELE- FON. Tryck på HÖGTALARE. (Lyft telefonlur när du ska prata.) Tryck på TALA. Luren på (ett av följande). Lägg på luren. Tryck på HÖGTALARTELE- FON. Tryck på HÖGTALARE. Tryck på AVBRYT. 8 (Ln) 0 utgående linjegruppnr Välj en utgående linje (en av följande). Tryck på Ln. Slå numret för automatiskt linjeval 0. Slå utgående linjegrupps accessnummer och utgående linjegruppnummer. Tryck på porttelefonen samtalsknapp. Tryck lätt på klykan. Handbok 21

22 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna önskat nr. Tryck på motsvarande funktionsknapp på systemtelefonen eller SIP-telefonen. Ange numret. <Exempel> kontonr. Ange kontonumret. anknytningsnr. Slå en anknytningsnummer. externt telefonnr. Tala eller spela in ett meddelande. En upptaget-, bekräftelse-, uppringnings-, ring- eller tillbakaringningston hörs. UT-ton: upptagetton B-ton: bekräftelseton U-ton: uppringningston R-ton: rington TR-ton: tillbakaringningston Slå externt telefonnummer. telefonnr. Slå telefonnumret. uppringningsknapp Tryck på valfri uppringningsknapp (0-9,, #). VÄNTKOPPLA Tryck på VÄNTKOPPLA på SIPtelefonen. ÅTERUPPRINGNING När du använder en Panasonic systemtelefon Tryck på ÅTERUPPRING på SIP-telefonen. Panasonic systemtelefoner har användbara funktionsknappar som förenklar vissa åtgärder. Mer information finns i avsnittet "Knapparnas placering" eller motsvarande i telefonens dokumentation. Anpassade knappar Om termen visas inom parenteser, t.ex. (Konto) i den här handboken, betyder det att en programmerbar knapp har gjorts till en "Konto"-knapp. Se avsnittet "3.1.3 Anpassa knappar" om du använder en systemtelefon eller en bärbar station, eller avsnittet " Redigera inställningar i My Portal" om du använder onsolen för webbunderhåll. Knapp Slinglinje (S-Ln) Grupplinje (G-Ln) Enkellinje (E-Ln) Direktval internnummer (DSS) Snabbval på knapp Inkommande samtalsgrupp (ICD grupp) Meddelande Funktion Används till att välja en ledig utgående linje för att ringa externa samtal. Inkommande externa samtal kommer till den här knappen via utgående linje. Används till att välja en ledig utgående linje i en fördefinierad grupp för att ringa externsamtal. Inkommande samtal från utgående linjer inom den definierade gruppen kommer till den här knappen. Används till att välja en specifik utgående linje för att ringa upp eller besvara externa samtal. Används för att välja önskad anknytning med en knapptryckning. Kan även ändras till den andra funktionsknappen. Används för att nå önskad person eller systemfunktion med en knapptryckning. Används för att välja en definierad inkommande samtalsgrupp för att ringa upp eller besvara samtal. Används för att lämna en indikering om att meddelande väntar eller för att ringa tillbaka till den som lämnat en sådan indikering. 22 Handbok

23 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Knapp Meddelande till annan anknytning Vidarekoppling (Vidk)/Stör ej (St.Ej) alla samtal Vidk/St.Ej externsamtal Vidk/St.Ej internsamtal Vidk grupp alla samtal Vidk grupp externsamtal Vidk grupp internsamtal Konto Konferens Avsluta Åtkomst av externa funktioner Debiteringsreferens Parkera Samtal Parkera Samtal (Automatisk parkeringszon) Samtalslogg Samtalslogg för ICD grupp Logga på/av Logga på/av specifik grupp Logga på/av för alla grupper Bråttom Adm.tid Systemalarm Tidsschema (Dag/Natt/ Lunch/Rast) Funktion Används för att få en meddelandeknapp för en annan anknytning. Används till att vidarekoppla alla samtal till en specifik destination eller neka samtal. Används till att vidarekoppla externa samtal till en specifik destination eller neka samtal. Används till att vidarekoppla internsamtal till en specifik destination eller neka samtal. Används för att vidarekoppla alla samtal till din grupp till en specifik destination. Används till att vidarekoppla externa samtal som kommer till din grupp till en specifik destination. Används till att vidarekoppla internsamtal till din grupp till en specifik destination. Används för att ange ett kontonummer. Används för att upprätta ett flerpartssamtal. Används till att koppla ner pågående samtal och ringa upp ett nytt utan att lägga på luren. Används till att nå funktioner i telefonväxeln eller hos teleoperatören. Används för att kontrollera den totala samtalskostnaden för din anknytning. Används till att parkera eller hämta ett samtal i en fördefinierad parkeringszon. Används till att automatiskt parkera ett samtal i en ledig parkeringszon. Ställ in knapparna Parkera Samtal (Automatisk parkeringszon) och Parkera Samtal (förinställd parkeringszon). Används för att visa information om ett inkommande samtal. Används till att få en samtalsloggknapp för inkommande samtalsgrupp. Används för att växla mellan på- och avloggat läge. Används till att få en logga på/av-knapp för en annan inkommande samtalsgrupp. Används till att logga på/av för alla grupper. Används till att vidarekoppla det samtal som har väntat längst i en kö för inkommande samtalsgrupp till spilldestinationen. Används till att växla administrationstid och statusläge Klar/Ej klar. Används till att bekräfta ett fel i NSX-servern. Du kan även trycka på knappen Systemalarm för att se aktuell status för nätverk med flera anslutningar. Används för att växla tidsschema. Handbok 23

24 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Svara Avsluta Samtalsspärr ISDN-tjänst Knapp Visa ej numret vid utgående samtal (CLIR) Visa ej numret vid inkommande samtal (COLR) ISDN-väntkoppla Headset Läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt) Tvåvägsinspelning Tvåvägsöverföring Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp Medlyssning Överflyttning till röstbrevlåda CTI Checka in Checka ut Städat Primary Directory Number (Primärt anknytningsnummer) (PDN) Secondary Directory Number (Sekundärt anknytningsnummer) (SDN) Funktion Används för att besvara ett inkommande samtal. Används för att koppla ned linjen under eller efter samtalet eller för att avsluta en överflyttning av samtal. Används för att tillfälligt ändra nivån på andra anknytningars samtalsspärrar. Används för att välja en ISDN-tjänst. Används för att växla mellan CLIP- och CLIR-tjänster. Används för att växla mellan COLP- och COLR-tjänster. Används för att överflytta ett samtal via teleoperatören. Används för att tala via headset. Används till att växla tidsschemat mellan automatiskt och manuellt. Används till att spela in ett samtal till din brevlåda. Används till att spela in ett samtal till en specifik anknytnings brevlåda. Används för att med en knapptryckning spela in ett samtal till en specifik anknytnings brevlåda. Används till att avlyssna brevlådan när någon som ringer upp dig lämnar ett meddelande och, om så önskas, hänvisa samtalet. Används till att överflytta ett samtal till en specifik anknytnings brevlåda. Kan även användas till att komma åt Unified Messaging-systemet med en knapptryckning. Används för att välja en CTI-funktion. Används för att ändra rumsstatus för anknytningar från Checka ut till Checka in. Används för att ändra rumsstatus för anknytningar från Checka in till Checka ut. Används för att ändra rumsstatus för anknytningar mellan Klar och Ej Klar. Används till att ringa och ta emot externa och internsamtal. Används till att visa en annan anknytnings aktuella status, ringa anknytningen samt plocka eller vidarekoppla samtal till den. Anm Rader vars knapplaceringsfält visas i färg kan anpassas. Antalet tillgängliga flexibla knappar visas i Tillgängliga knappar på skärmen. Den här funktionen är endast tillgänglig för DPT-enheter och IP-PT-telefoner. 24 Handbok

25 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Hur du följer de angivna stegen Här följer ett exempel på hur du använder en funktion. Ringa upp en annan anknytning Funktion Ringa upp en anknytning (Internsamtal) PT PT/SLT/PS/SIP-ankn and Luren av. anknytningsnr. (DSS) Slå anknytningsnummer eller tryck på DSS. Tala. DSS-lampan indikerar status enligt följande: släckt: anknytningen är ledig. lyser röd: du eller någon annan anknytning använder linjen. Telefontyper Förkortningarna för de olika telefontyperna förklaras i "Procedurer för telefontyper" nedan. Steg Symbolerna finns beskrivna i "Symbolbeskrivningar". Anmärkning Om du vill ringa upp med hjälp av en telefonbok finns mer information i " Använda telefonböckerna". Enkel uppringning Tips Om du arbetar som växeltelefonist eller behöver ringa upp vissa anknytningar ofta, då är DSS-knapparna enkla att använda. Handsfree-användning Du kan ringa upp internt och tala i handsfree-läge med hjälp av knappen HÖGTALARTELEFON. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Linjeval utgående Använd vald linje när du lyfter luren Anpassa knappar Programmera eller ändra en Direktval internummer (DSS)-knapp. Programmeringsreferenser: Tillhörande eller nödvändig programmering. Procedurer för telefontyper Följande förkortningar visas högst upp till vänster för varje procedur och anger vilka telefontyper som stöder funktionen. I vissa fall anges istället ett visst modellnummer. PT PS SIP-ankn. SLT Förkortning DPT PT med teckenfönster Telefontyp Systemtelefon (t.ex. KX-NT300-serien, KX-NT500-serien, KX-T7700-serien) Digital systemtelefon (t.ex. KX-DT300-serien, KX-DT500-serien) Systemtelefon med teckenfönster (t.ex. KX-NT346, KX-NT546, KX-DT346, KX-DT546) Bärbar station (t.ex. KX-TCA364, KX-WT125 [endast Kanada]) SIP-telefon (t.ex. SIP-telefoner från tredje part, P-SIP) Analog telefon (t.ex. KX-T7710) Handbok 25

26 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Anslutningsexempel Diagrammet visar ett exempel på en anslutning. Teleoperatör Business Communication Server Privat IP-nätverk ITSP* 1 -nätverk Porttelefon och dörröppnare Fjärrdator Router DCE* 2 (t.ex. ADSL-modem) IP-PT IP Softphone CTI Server SIP-telefon IP-CS PS Dator *1 ITSP: Internet Telephony Service Provider (Leverantör av internettelefoni) *2 DCE: Data Circuit Terminating Equipment (Datakretsens avslutningsutrustning) 26 Handbok

27 1.2 Ringa samtal 1.2 Ringa samtal Vanlig uppringning Ringa upp en annan anknytning Ringa upp en extern samtalspart Ringa upp ett samtal till en privat nätoperatör (TIE-linjeåtkomst) Med kontonummer (Ange kontonummer) Ringa upp en annan anknytning Ringa upp en anknytning (Internsamtal) PT PT/SLT/PS/SIP-ankn and anknytningsnr. Luren av. (DSS) (SDN) Slå anknytningsnummer eller tryck på DSS eller SDN. * Tala. DSS-lampan indikerar status enligt följande: släckt: anknytningen är ledig. lyser röd: du eller någon annan anknytning använder linjen. * Du måste trycka en eller två gånger på SDN-knappen beroende på knappens läge. Mer information finns under "1.5.1 PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number)". Om du vill ringa upp med hjälp av en telefonbok finns mer information i " Använda telefonböckerna". Enkel uppringning Om du arbetar som växeltelefonist eller behöver ringa upp vissa anknytningar ofta, då är DSS-knapparna enkla att använda. Handsfree-användning Du kan ringa upp internt och tala i handsfree-läge med hjälp av knappen HÖGTALARTELE- FON. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Linjeval utgående Använd vald linje när du lyfter luren Anpassa knappar Programmera eller ändra en Direktval internnummer (DSS)-knapp. Ringa upp en växeltelefonist (Växelsamtal) Du kan ringa upp en anknytning eller en grupp som är definierad som växel. Handbok 27

28 1.2.1 Vanlig uppringning PT/SLT/PS/SIP-ankn 9 Luren av. Ange 9. Numret för växelsamtal är inställt som förval i systemet och varierar beroende på land/område. Ringa upp en extern samtalspart Börja med att välja en utgående linje innan du ringer ett externt telefonnummer eftersom att externsamtal går via företagsväxeln (PBX). Gör ett av följande: Automatiskt välja en ledig utgående linje (Automatiskt linjeval) PT/SLT/PS/SIP-ankn (S-Ln) 0 externt telefonnr. Luren av. Tryck på S-Ln eller ange nummer för automatiskt linjeval. Slå externt telefonnummer. Tala. Numret för automatiskt linjeval är inställt som förval i systemet och varierar beroende på land/område. Automatiskt välja en ledig utgående linje i definierad extern linjegrupp (Åtkomst av utgående linjegrupp) PT/SLT/PS/SIP-ankn Luren av. 8 (G-Ln) utgående linjegruppnr. Tryck på G-Ln eller ange utgående linjegrupps accessnummer och sedan utgående linjegruppnummer (3 siffror). externt telefonnr. Slå externt telefonnummer. Tala. 28 Handbok

29 1.2.1 Vanlig uppringning Välja en specifik utgående linje PT/PS (E-Ln) externt telefonnr. Luren av. Tryck på E-Ln. Slå externt telefonnummer. Tala. Både E-Ln och G-Ln knapparnas lampor indikerar aktuell status enligt följande: släckt: linjen är ledig. lyser röd: linjen är upptagen. Din anknytning kan ha restriktioner så att det inte går att ringa upp externt telefonnummer. Se "1.2.7 Ringa upp utan restriktioner". Bekräfta numret innan du ringer upp genom att först ange telefonnumret, bekräfta det på teckenfönstret och sedan lyfta luren. (Förberedande uppringning) Debiteringsreferens Bekräfta din totala samtalskostnad genom att trycka på knappen Debiteringsreferens. Om du vill ringa ett samtal utan att lägga på trycker du på R-knappen. När du gör det återtas den utgående linjen och du får en extern uppringningston. Knappen Avsluta ger en intern uppringningston. Du kan slå telefonnumret utan att lägga på och lyfta luren. Handsfree-användning Du kan ringa upp externt och tala i handsfree-läge med hjälp av knappen HÖGTALARTELE- FON. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Linjeval utgående Använd vald linje när du lyfter luren Anpassa knappar Programmera eller ändra en Slinglinje (S-Ln) -knapp, Grupplinje (G-Ln) -knapp, Enkellinje (E-Ln) -knapp, Avsluta-knapp eller Debiteringsreferens-knapp. Ringa upp ett samtal till en privat nätoperatör (TIE-linjeåtkomst) Du kan ringa upp anknytningar som är anslutna till andra företagsväxlar i ett privat nätverk. Ringa upp PT/SLT/PS/SIP-ankn anknytningsnr. * 7 privat telefonnr. * Luren av. Slå extension number eller tryck på 7 och slå sedan det privata telefonnumret. Tala. Handbok 29

30 1.2.2 Enkel uppringning, Jog Dial * Vilken typ av telefonnummer som måste anges beror på vilka inställningar i företagsväxeln (PBX) som används. Med kontonummer (Ange kontonummer) Du kan ge användare specifika kontonummer för deras anknytningar och kontrollera deras telefonanvändning. Varje användare kan tilldelas ett kontonummer så att respektive samtalslängd kan kontrolleras. PT/SLT/PS/SIP-ankn (Konto) 4 9 kontonr. U-ton Luren av. Tryck på Konto eller ange 49. Slå kontonummer (max 10 siffror). Tryck på #. externt telefonnr. Slå externt telefonnummer. Välj utgående linje innan du anger externt telefonnummer. Den som använder en Panasonic systemtelefon kan ange ett kontonummer under pågående samtal samt när en felton hörs efter att samtalsparten har lagt på luren. Kontonummer får innehålla siffrorna "0"-"9". Beroende på inställningarna för företagsväxeln (PBX) kanske du behöver ange en kontokod för att ringa ett externt samtal. Om du anger fel nummer trycker du på " " och försöker igen. För att underlätta kan du lagra kontonumret tillsammans med telefonnumret i minnet (t.ex. kortnummer). Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Konto-knapp Enkel uppringning, Jog Dial Den här funktionen är behändig för nummer som används frekvent vid uppringning. Med en knapp för snabbval (Snabbval) Använda nummer som lagrats vid din anknytning (Personliga stationskortnummer) Använda nummer som finns lagrade i företagsväxeln (PBX) (Systemkortnummer) 30 Handbok

31 1.2.2 Enkel uppringning, Jog Dial Till ett fördefinierat nummer genom att lyfta luren (Hot Line) Använda ett förprogrammerat nummer (Snabbval) Med en knapp för snabbval (Snabbval) Du kan lagra ett telefonnummer till den programmerbara knappen för snabbval. PT/PS (Uppringning med snabbvalsknapp) Luren av. Tryck på Uppringning med snabbvalsknapp. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Uppringning med snabbvalsknapp, lagra önskat telefon-eller funktionsnummer. Använda nummer som lagrats vid din anknytning (Personliga stationskortnummer) Du kan lagra upp till 100 nummer vid anknytningen för privat bruk. Denna funktion kallas även för "Stationskortnummer". Lagra ett telefonnummer PT/SLT/SIP-ankn 3 0 personliga stationskortnr. önskat telefonnr. B-ton Luren av. Ange 30. Ange personliga stationskortnummer (2 siffror). Ange önskat telefonnummer (max 32 siffror). Ange #. Luren på. Ange utgående linjeåtkomstnummer före externt telefonnummer. Handbok 31

32 1.2.2 Enkel uppringning, Jog Dial Ringa upp PT/SLT/SIP-ankn personliga stationskortnr. Luren av. Tryck på AUTOUPPR eller ange. Ange. Slå personliga stationskortnummer (2 siffror). Om du vill ringa upp med hjälp av en telefonbok finns mer information i " Använda telefonböckerna". För användare av SIP-telefoner: Telefonerna visar endast personliga stationskortnummer. Använda nummer som finns lagrade i företagsväxeln (PBX) (Systemkortnummer) Du kan ringa samtal med hjälp av kortnummer som finns lagrade i företagsväxeln (PBX). PT/SLT/PS/SIP-ankn systemkortnr. Luren av. Tryck på AUTOUPPR eller ange. Slå systemkortnummer (4 siffror). Om du vill ringa upp med hjälp av en telefonbok finns mer information i " Använda telefonböckerna". För användare av SIP-telefoner: Telefonerna visar endast systemkortnummer. Till ett fördefinierat nummer genom att lyfta luren (Hot Line) Du kan ringa ett externt samtal genom att endast lyfta luren om din telefon är förprogrammerad. Denna funktion kallas även för "Plocka samtal". Lagra ett telefonnummer PT/SLT/PS önskat telefonnr. B-ton Luren av. Ange 740. Ange 2. Ange önskat telefonnummer (max 32 siffror). Ange #. Luren på. Ange utgående linjeåtkomstnummer före externt telefonnummer. 32 Handbok

33 1.2.2 Enkel uppringning, Jog Dial Aktivera/avbryta PT/SLT/PS Aktivera Avbryta B-ton Luren av. Ange 740. Ange 1 för att aktivera eller 0 för att avbryta. Luren på. Ringa upp PT/SLT/PS Luren av. Ring upp en person genom att slå telefonnumret innan du slår den förprogrammerade siffran. Tilldela den internlinjen som ska användas när du lyfter luren. (Linjeval utgående) Via systemprogrammering kan du öka fördröjningen innan Hot Line aktiveras. Detta kan vara praktiskt om du behöver längre tid efter att ha lyft luren för att slå ett telefonnummer eller anknytningsnummer. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Linjeval utgående Använd vald linje när du lyfter luren. Använda ett förprogrammerat nummer (Snabbval) Du kan ringa ett samtal genom att endast trycka på förprogrammerad siffra. PT/SLT/PS/SIP-ankn snabbvalsnr. Luren av. Slå snabbvalsnummer (max 8 siffror). Funktionen är praktisk för hotellanvändning. Om du t.ex. ska ringa rumsservice, slår du siffran "3", inte hela anknytningsnumret. Handbok 33

34 1.2.3 Återuppringning Återuppringning Den här funktionen är användbar när du behöver ringa upp samma externa nummer igen. Ringa upp senast slaget nummer (Återuppringning av senast slagna nummer) Ringa upp senast slaget nummer (Återuppringning av senast slagna nummer) PT/SLT/PS/SIP-ankn Luren av. Tryck på ÅTERUPPRINGNING eller ange #. SIP-ankn ÅTERUPPRINGNING Luren av. Tryck på ÅTERUPPRINGNING. Upp till 32 siffror kan lagras och återuppringas. När du har tryckt på ÅTERUPPRINGNING och hör en upptagetton igen, trycker du på ÅTERUPPRINGNING för att försöka igen. Hör med systeminstallatören om du vill logga utgående internsamtal till den utgående samtalsloggen. Om du har valt en extern linje och trycker på knappen ÅTERUPPRINGNING så ignoreras detta om det senaste numret du slog var en anknytning. Automatisk återuppringning För automatisk återuppringning trycker du på HÖGTALARTELEFON och sedan på ÅTERUPPRINGNING, eller trycker direkt på ÅTERUPPRINGNING. Den fortsätter ringa upp det upptagna numret tills uppringd person svarar eller tills angiven tid har löpt ut. Du kan utföra andra uppgifter under uppringningsförsöken. Tryck på R-knappen om du vill avbryta. Med vissa utgående linjer kan du inte använda den här funktionen. Den här funktionen är inte tillgänglig för den bärbara stationen (PS) När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Reservera en upptagen linje (Automatisk tillbakaringning vid upptaget) Ställa in tillbakaringning på ISDN-linje (Genomför samtal till upptagen abonnent [CCBS]) Sända en samtal väntar-indikering (Samtal väntar) 34 Handbok

35 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Lämna en indikering om att meddelande väntar/ringa tillbaka uppringaren som lämnat indikeringen (Meddelande väntar) Delta i ett pågående samtal (Förbigång vid upptagen anknytning) Bevaka en annan anknytning (Bevaka samtal) Till en anknytning som nekar samtalet (St.Ej, förbigång) Reservera en upptagen linje (Automatisk tillbakaringning vid upptaget) Du kan ställa in telefonen så att du kan ta emot en tillbakaringning: när en uppringd anknytning blir ledig. när önskad utgående linje som används av en annan anknytning blir ledig. Du kan inte ställa in automatisk tillbakaringning vid upptaget för upptagen person utanför företagsväxeln (PBX). När du besvarar en tillbakaringning: för ett externt samtal linjen är vald. för ett internsamtal uppringd anknytning börjar ringa automatiskt. Aktivera (både anknytning och utgående linje) PT/SLT/PS När du hör en upptagetton 6 B-ton Ange 6. Luren på. Besvara en tillbakaringning från en ledig anknytning PT/SLT/PS När du hör en tillbakaringning TR-ton Luren av. Tala. Handbok 35

36 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Besvara en tillbakaringning från en ledig utgående linje PT/SLT/PS När du hör en tillbakaringning externt telefonnr. Luren av. Slå externt telefonnummer. Tala. Om du inte besvarar tillbakaringningen inom 10 sekunder avbryts funktionen. Avbryta tillbakaringning (Automatisk tillbakaringning, avbryta) PT/SLT/PS 4 6 B-ton Luren av. Ange 46. Luren på. Ställa in tillbakaringning på ISDN-linje (Genomför samtal till upptagen abonnent [CCBS]) Du kan ställa in att telefonen ska ta emot en tillbakaringning när en upptagen uppringd person på en ISDNlinje blir ledig. När du besvarar tillbakaringningen rings den upptagna personens telefonnummer upp automatiskt. PT/SLT/PS När du hör en upptagetton 6 B-ton Ange 6. Luren på. 36 Handbok

37 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Svara när du hör en tillbakaringningssignal PT/SLT/PS Luren av. Avbryta (Avbryta CCBS) PT/SLT/PS 4 6 B-ton Luren av. Ange 46. Luren på. Om du inte svarar inom definierad tidsperiod kommer funktionen att avbrytas. Om den här funktionen är tillgänglig eller inte beror på de ISDN-tjänster som din teleoperatör tillhandahåller. Sända en samtal väntar-indikering (Samtal väntar) Du kan informera uppringd person om att ditt samtal väntar. Denna funktion kallas även för "Signal till upptagen station". PT/SLT/PS När du hör en upptagetton 1 Ange 1. Beroende på vilket typ av telefon den andra personen har kan det vara möjligt att tala via högtalaren och mikrofonen (Meddelande under samtal [OHCA]) eller så kan du lämna ett meddelande via luren (Diskret OHCA), medan den andra personen har ett pågående samtal i sin lur. Mer information finns i "1.9.3 Ta emot samtal som väntar (Samtal väntar/meddelande under samtal [OHCA]/Diskret OHCA)". Beroende på systemprogrammeringen och inställningarna vid uppringd anknytning kan en samtal väntar-ton höras utan att ovanstående har utförts. Handbok 37

38 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Lämna en indikering om att meddelande väntar/ringa tillbaka uppringaren som lämnat indikeringen (Meddelande väntar) För en anknytning som lämnar en indikering om att meddelande väntar När uppringd anknytning är upptagen eller inte svarar kan du lämna ett meddelande så att personen kan ringa tillbaka. För en anknytning som tar emot en indikering om att meddelande väntar Den som får en indikering ser detta genom att meddelandelampan tänds. Om du får en indikering kan du enkelt ringa tillbaka uppringaren. För en anknytning som lämnar en indikering om att meddelande väntar Lämna en indikering om att meddelande väntar PT/SLT/PS När uppringd anknytning är upptagen eller ingen svarar 4 Tryck på MEDDELANDE eller ange 4. B-ton Luren på. Lämna/ta bort en indikering för meddelande väntar PT/SLT/PS/SIP-ankn Lämna Avbryta önskat anknytningsnr. B-ton Luren av. Ange 70. Ange 1 för att lämna eller 0 för att avbryta. Ange önskat anknytningsnummer. Luren på. För en anknytning som tar emot en indikering om att meddelande väntar Kontrollera meddelande och ringa tillbaka PT/PS Med luren på Tryck på MEDDELANDE tills önskad anknytning visas. Luren av. Tala. Ringa tillbaka 38 Handbok

39 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar PT/SLT/PS Luren av. Tryck på MEDDELANDE eller ange 70 och därefter 2. Tala. SIP-ankn Luren av. Ange 70. Ange 2. Tala. Om åtgärden utförs efter att flera indikeringar om samtal väntar har mottagits så rings den anknytning upp som lämnade den senaste indikeringen om att samtal väntar. Rensa anknytningens indikeringar om att meddelande väntar PT/SLT/PS/SIP-ankn ditt anknytningsnr. B-ton Luren av. Ange 70. Ange 0. Slå ditt Luren på. anknytningsnummer. Handbok 39

40 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Lampan för meddelandeknappen eller meddelande-/ringsignalslampan indikerar status enligt följande: släckt: inget meddelande lyser röd: meddelande väntar. Meddelandena visas i teckenfönstret; senaste samtalet visas överst. Om du inte vill göra en tillbakaringning tar du bort indikeringen om att samtal väntar genom att använda MEDDELANDE-knappen. Tryck först på MEDDELANDE-knappen och sedan på systemknappen. Du kan programmera en eller fler knappar för Meddelande till annan anknytning. Dessa knappar kan ta emot en indikering om att meddelande väntar vid andra anknytningar eller olika inkommande samtalsgrupper. Därmed kan du bevaka indikeringar om att meddelanden väntar som lämnats vid andra telefoner. Om du har en analog telefon hörs en särskild kopplingston, när du lyfter luren, som indikerar att meddelande väntar. Meddelandelampan på en analog telefon kan även informera dig om att meddelande väntar på samma sätt som systemtelefonens meddelandeknapp. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Meddelande-knapp eller Meddelande till annan anknytningsknapp. Delta i ett pågående samtal (Förbigång vid upptagen anknytning) Genom att förprogrammera en anknytning kan du ringa upp någon som är upptagen med ett pågående samtal och upprätta ett trepartssamtal. När du trycker på en DDS-knapp kan du i teckenfönstret kontrollera informationen om uppringaren för samtalet till en annan anknytning innan du upprättar ett trepartssamtal. 40 Handbok

41 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Delta i ett internsamtal PT/SLT/PS Person som vill delta i samtalet (DSS) En upptagetton hörs och informationen om uppringaren för samtalet till en annan anknytning visas. Luren av. (SDN) anknytningsnr. UT-ton 3 Ange 3. B-ton Tala. Personer som samtalar Tryck på röd DSS eller SDN, eller slå anknytningsnummer. Ett trepartssamtal har upprättats. Under ett samtal B-ton Tala. Delta i ett externsamtal PT/PS Person som vill delta i samtalet (Ln) UT-ton 3 B-ton Luren av. (SDN) Ange 3. Tala. Personer som samtalar Tryck på röd Ln eller SDN. Ett trepartssamtal har upprättats. Under ett samtal B-ton Tala. Användare av SIP-telefoner kan inte utnyttja den här funktionen, men andra anknytningar kan ringa upp dem med hjälp av funktionen Förbigång vid upptagen anknytning. För att kunna delta i ett annat samtal måste du ha aktiverat Förbigång vid upptagen anknytning via serviceklassprogrammering. En ursprunglig anknytning kan lämna ett trepartssamtal med en extern person genom att endast lägga på luren, medan de andra två fortsätter samtalet. Handbok 41

42 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar För ursprunglig anknytning Tala med varje person växelvis PT/PS Under ett samtal Forsätt Tryck på ÖVERFLYTTNING. Tala med den andra personen. Du kan även hindra andra från att delta i ditt samtal (standard: tillåt). Se "1.9.7 Förhindra andra från att delta i dina samtal (Hindra förbigång vid upptaget)". Bevaka en annan anknytning (Bevaka samtal) En förprogrammerad anknytning kan bevaka en annan anknytning. När du trycker på en DSS-knapp kan du i teckenfönstret kontrollera informationen om uppringaren för samtalet till en annan anknytning. Vid behov kan du sedan välja att övervaka samtalet. Avlyssna PT/SLT/PS (DSS) En upptagetton hörs och informationen om uppringaren för samtalet till en annan anknytning visas. (PDN) 5 B-ton Bevakning Luren av. (SDN) anknytningsnr. UT-ton Ange 5. Tryck på röd DSS, PDN eller SDN, eller slå anknytningsnummer. Användare med SIP-telefoner kan inte utnyttja den här funktionen, men de kan övervakas av andra anknytningar. Till en anknytning som nekar samtalet (St.Ej, förbigång) Den förprogrammerade anknytningen kan ringa någon som har ställt in stör ej-funktionen. 42 Handbok

43 1.2.5 Använda ISDN-tjänst (ISDN-tjänster) PT/SLT/PS anknytningsnr. St. Ej-ton 1 TR-ton Luren av. Slå anknytningsnummer. Ange 1. Tala. Användare med SIP-telefoner kan inte utnyttja St.Ej, förbigång för att ringa upp personer som har ställt in St.Ej-funktionen, men kan tillåta att andra anknytningar ringer upp dem med hjälp av St.Ej, förbigång när St.Ej-funktionen har ställts in Använda ISDN-tjänst (ISDN-tjänster) Du kan komma åt ISDN-tjänster som tillhandahålls av nätoperatören. Åtkomst PT/PS (ISDN-tjänst) (Om alla nödvändiga siffror har lagrats.) utgående linje (ISDN-tjänst) servicekod (ISDN-tjänst) (Krävs för att slå ytterligare siffror.) Luren av. Välj utgående linje. Tryck på ISDN-tjänst. Eller tryck på ISDN-tjänst och ange servicekod och tryck sedan på ISDN-tjänst igen. Luren på. Vilka funktioner du kan använda beror på de ISDN-tjänster som din teleoperatör tillhandahåller. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en ISDN-tjänst-knapp. Handbok 43

44 1.2.6 Alternera uppringningsmetod (Alternera uppringning Ring/Tal) Alternera uppringningsmetod (Alternera uppringning Ring/Tal) Uppringaren kan alternera anropsmetoden, antingen ringsignal eller röst, vid ett internsamtal. Dessutom kan alla ställa in sina anknytningar på valfri anropsmetod när ett internsamtal tas emot. Ringsignal (standard): Du kan ringa upp anknytningen med en rington. Talläge: Du kan tala till den uppringda personen direkt efter bekräftelsetonen. Ringsignal Röst Ändra metod PT/SLT/PS Efter uppringning B-ton Ange. Tala. Talläge från en SIP-anknytning är inte tillgängligt. Om den uppringda personen använder en SIP-anknytning, analog telefon (SLT) eller bärbar station (PS) är talläge inte tillgängligt. Funktionen är inte tillgänglig när den uppringda personen har ställt in sin telefon så att den avvisar talläget. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Internanrop Ring/Tal Välj önskad anropsmetod, antingen ringsignal eller den andra personens röst Ringa upp utan restriktioner Använda din anknytnings funktioner vid en annan anknytning (Fjärrstyrd serviceklass) Använda din anknytnings funktioner vid en annan anknytning (Fjärrstyrd serviceklass) Du kan använda de funktioner som du har behörighet till (serviceklass) vid en annan anknytning. Du kan åsidosätta gällande restriktioner. När du ska använda funktionen behöver du det ursprungliga anknytningsnumret och anknytningens PIN-kod (Personligt identifieringsnummer). Du ringer upp ett samtal genom att ange en verifieringskod och PIN-verifieringskod. 44 Handbok

45 1.2.8 Nå en annan samtalspart direkt utifrån (DISA) Ringa upp (Medflyttad serviceklass) PT/SLT/PS PIN-kod: Personligt identifieringsnummer Luren av. 4 Ange ditt anknytningsnr. anknytningens PIN-kod Slå ditt Ange anknytningens anknytningsnummer. PIN-kod (max 8 siffror). B-ton och U-ton önskat extension telefonnr. no. Slå önskat telefonnummer. Om du anger fel anknytningens PIN-kod hörs en alarmton. Välj utgående linje innan du anger externt telefonnummer. Ringa upp med en verifieringskod (Ange verifieringskod) PT/SLT/PS/SIP-ankn PIN-kod: Personligt identifieringsnummer 4 7 verifieringskod Luren av. Ange 47. Ange. Ange verifieringskod (max 4 siffror). verifierad PIN-kod Ange verifierad PIN-kod (max 8 siffror). B-ton och U-ton önskat extension telefonnr. no. Slå önskat telefonnummer. Om du anger fel verifierad PIN-kod hörs en alarmton. Välj utgående linje innan du anger externt telefonnummer Nå en annan samtalspart direkt utifrån (DISA) Ringa upp via DISA Handbok 45

46 1.2.8 Nå en annan samtalspart direkt utifrån (DISA) Ringa upp via DISA Om du ringer upp utifrån och kommer till företagsväxelns (PBX) anknytningar, hörs ett inspelat meddelande som ger information om hur du når en anknytning. Du behöver inte hjälp av en växeltelefonist. Beroende på typ av säkerhetsläge kan du använda lösenordet till att komma åt systemfunktioner eller ringa upp en extern samtalspart. Ringa upp en anknytning Från extern telefon PIN-kod: Personligt identifieringsnummer Utan säkerhetsläge/säkerhet för huvudledning DISA-tel-nr. Luren av. TR-ton och DISA-meddelande Slå DISA-tel-nummer. önskat anknytningsnr. Slå önskat anknytningsnummer. Med säkerhetsläge * ditt anknytningsnr. DISA-tel-nr. TR-ton och DISA-meddelande 4 7 verifieringskod Luren av. Slå DISA-tel-nummer. Ange 47. Slå ditt anknytningsnummer eller ange och sedan verifieringskod. anknytningens PIN-kod verifierad PIN-kod B-ton och U-ton önskat anknytningsnr. Ange anknytningens PIN-kod eller verifierad PIN-kod (max 8 siffror). Slå önskat anknytningsnummer. 46 Handbok

47 1.2.8 Nå en annan samtalspart direkt utifrån (DISA) Ringa upp en extern samtalspart Från extern telefon PIN-kod: Personligt identifieringsnummer Utan säkerhetsläge DISA-tel-nr. TR-ton och DISA-meddelande externt telefonnr. Luren av. Slå DISA-tel-nummer. Slå externt telefonnummer. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. Med säkerhet för huvudledning/med säkerhetsläge * ditt anknytningsnr. DISA-tel-nr. TR-ton och DISA-meddelande 4 7 verifieringskod Luren av. anknytningens PIN-kod verifierad PIN-kod Slå DISA-tel-nummer. Ange anknytningens PIN-kod eller verifierad PIN-kod (max 8 siffror). B-ton och U-ton externt telefonnr. Slå externt telefonnummer. Ange 47. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. Slå ditt anknytningsnummer eller ange och sedan verifieringskod. * De som ringer upp från fördefinierade externa nummer kommer åt företagsväxeln (PBX) via DISA utan lösenord (anknytningens PIN-kod/PIN-verifieringskod) (Automatiskt medflyttad serviceklass via DISA). När du ringer ett externt samtal med medflyttad serviceklass genom DISA blir CLIP-numret för samtalet samma som numret på den anknytning som den medflyttade serviceklassen använder. Handbok 47

48 1.2.9 Ställa in telefonen från annan anknytning eller via DISA (Fjärrstyrd inställning) Bevaka Från extern telefon Ringa upp ett annat nummer under ett samtal med en extern samtalspart eller när du hör en tillbakaringnings-, fel- eller upptagetton Ange. DISAmeddelande telefonnr. Slå telefonnummer. Slå ett linjevalsnummer som första siffra när du ska ringa en extern samtalspart. VAR FÖRSIKTIG Det finns en risk för att obehöriga telefonsamtal kan göras via DISA. Sådana samtalskostnader kommer att debiteras den som äger/hyr företagsväxeln (PBX). För att undvika obehöriga samtal via företagsväxeln rekommenderar vi följande åtgärder: a. Aktivera DISA-säkerhetsfunktion (säkerhet för huvudledning eller säkerhet). b. Se till att hålla dina lösenord (PIN-verifieringskod/anknytningens PIN-kod) hemliga. c. Välj komplicerade, slumpmässiga PIN-koder som inte går att gissa sig till. d. Byt PIN-koder regelbundet. Tidsgräns Båda parter hör en alarmton 15 sekunder innan tiden är ute. Förläng tiden genom att trycka på valfri knapp utom. Om du har aktiverat den inbyggda automatiska bevakningen kan du nå önskad anknytning genom att endast trycka på en siffra (0 9) för de alternativ som ges i inspelat meddelande Ställa in telefonen från annan anknytning eller via DISA (Fjärrstyrd inställning) Du kan ställa in följande funktioner på telefonen från en annan anknytning eller via DISA. Vidarekoppling (Vidk)/Stör ej (St.Ej) Ändra anknytningarnas på-/avloggningsstatus Frånvaromeddelande Stationslås Tidsschema ändra tidsläge (Dag/Natt/Lunch/Rast) 48 Handbok

49 1.2.9 Ställa in telefonen från annan anknytning eller via DISA (Fjärrstyrd inställning) Från annan anknytning PT/SLT/PS PIN-kod: Personligt identifieringsnummer 4 7 ditt anknytningsnr. anknytningens PIN-kod B-ton och U-ton önskat funktionsnr. Luren av. Ange 47. Slå ditt anknytningsnummer. Ange anknytningens PIN-kod (max 8 siffror). Slå önskat funktionsnummer. Om du anger fel anknytningens PIN-kod hörs en alarmton. Via DISA Från extern telefon PIN-kod: Personligt identifieringsnummer DISA-tel-nr. TR-ton och DISA-meddelande 4 7 ditt anknytningsnr. Luren av. Slå DISA-tel-nummer. Ange 47. Slå ditt anknytningsnummer. anknytningens PIN-kod Ange anknytningens PIN-kod (max 8 siffror). B-ton och U-ton önskat funktionsnr. Slå önskat funktionsnummer. Om du anger fel anknytningens PIN-kod hörs en alarmton. Handbok 49

50 1.3 Ta emot samtal 1.3 Ta emot samtal Besvara samtal PT/SLT/PS/SIP-ankn Luren av. Tala. Välj en av följande metoder: Lyft telefonlur för att svara på önskad linje. (Standard: Ringande linje är vald.) Tryck på HÖGTALARTELEFON. Tryck direkt på den blinkande knappen Ln, INTERNT, ICD-grupp, PDN, SDN eller DN. Tryck på SVARA. Handsfree-användning Du kan ta emot ett samtal och tala i handsfree-läge med hjälp av knappen HÖGTALARTE- LEFON. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Linjeval inkommande Använd vald linje när du lyfter luren. Internanrop Ring/Tal Välj önskad anropsmetod, antingen ringsignal eller den andra personens röst Anpassa knappar Programmera eller ändra en knapp för Inkommande samtalsgrupp (ICD grupp), Primary Directory Number (Primärt anknytningsnummer) (PDN) eller Secondary Directory Number (Sekundärt anknytningsnummer) (SDN) Besvara samtal och ha händerna lediga (Handsfree-svar) När linjen är uppkopplad kan du ta emot ett inkommande samtal utan att lyfta luren. Vid inkommande internsamtal hörs personens röst utan föregående ringsignal. Vid inkommande externsamtal hörs personens röst efter ett fördefinierat antal ringsignaler. För tillbakaringning med handsfree-svar vid externsamtal krävs systemprogrammering. 50 Handbok

51 1.3.3 Besvara ett samtal som ringer på annan telefon (Hämta samtal) Aktivera/avbryta PT Med luren på Tryck på AUTOSVAR. PT-användare: Lampan till AUTOSVAR-knappen indikerar aktuell status enligt följande: släckt: ej aktiverad lyser röd: aktiverad PS-användare: Se dokumentationen till telefonen Besvara ett samtal som ringer på annan telefon (Hämta samtal) Besvara ett samtal från en annan telefon (Hämta samtal) Neka andra möjligheten att ta emot dina samtal (Hämta samtal, spärra) Besvara ett samtal från en annan telefon (Hämta samtal) Du kan ta emot ett inkommande samtal som ringer på en annan anknytning eller grupp från din egen telefon, utan att behöva lämna skrivbordet. Du kan ta emot samtal på följande sätt: Plocka gruppsamtal: Plockar ett samtal inom din grupp. Plocka dirigerat samtal: Plockar ett samtal till en specifik anknytning. PT/SLT/PS/SIP-ankn (DSS) Luren av gruppnr. anknytningsnr. Grupp Direkt Tryck på blinkande DSS-knapp. Ange 40 och slå sedan gruppnummer (3 siffror). Eller ange 41 och därefter slå ditt anknytningsnummer. B-ton Tala. Visa information om uppringaren med DSS-knappen före hämtning av samtal Beroende på systemprogrammeringen kan du bekräfta informationen om uppringaren för ett samtal till en annan anknytning med DSS-knappen innan du besvarar samtalet. Om du trycker på motsvarande DSSknapp ringer du upp anknytningen som tar emot samtalet i stället för att besvara samtalet. När du hör upptagettonen kan du kontrollera uppringarinformationen i teckenfönstret. Besvara samtalet genom att trycka på samma DSS-knapp igen. Handbok 51

52 1.3.3 Besvara ett samtal som ringer på annan telefon (Hämta samtal) PT/PS (DSS) En upptagetton hörs och informationen om uppringaren för samtalet till en annan anknytning visas. (DSS) Luren av. Tryck på blinkande DSS-knapp. Tryck på DSS igen. Tala. Om du får en samtal väntar-ton kan du be en tredje person att plocka ditt andra samtal genom att använda Plocka dirigerat samtal. Besvara ett samtal från en annan telefon (övervakning av grupp för hämtning av samtal) Beroende på systemprogrammeringen kan PT-användare, som kollegor, visa information om uppringaren för ett samtal för en annan anknytning som tillhör samma grupp för hämtning av samtal. Användarna kan se uppringarens information på displayen medans deras PT är ledig. Du kan besvara samtalet genom att trycka på systemknappen SVARA. Besvara ett samtal PT Medan du visar övervakningsinformation för en grupp för hämtning av samtal ANSWER Tryck på SVARA. Tala. De tillgängliga telefonerna är följande: IP-PTs *1 DPTs *1 Medan information om uppringaren visas på displayen kommer samtalet inte att besvaras när du lyfter på luren. *1 Förutom på modeller med ett enradigt teckenfönster. Neka andra möjligheten att ta emot dina samtal (Hämta samtal, spärra) Du kan neka eller tillåta andra personer att ta emot dina samtal. 52 Handbok

53 1.3.4 Besvara ett samtal via en extern högtalare (Svara huvudledning från valfri station [TAFAS]) PT/SLT/PS/SIP-ankn Neka Tillåt B-ton Luren av. Ange 720. Ange 1 för att neka eller 0 för att tillåta. Luren på Besvara ett samtal via en extern högtalare (Svara huvudledning från valfri station [TAFAS]) Du kan få en avisering om inkommande externsamtal via en extern högtalare. Sådana samtal kan besvaras från valfri anknytning. Via en extern högtalare PT/SLT/PS När du hör en ton 4 2 Ange högtalarnummer B-ton Luren av. Ange 42. Ange högtalarnummer (2 siffror 01-96) Tala. Du kan även höra ett sökmeddelande via högtalaren med hjälp av den här funktionen Använda knappen SVARA/AVSLUTA Knapparna SVARA och AVSLUTA är användbara tillsammans med headset. Med SVARA kan du besvara alla inkommande samtal. Med AVSLUTA kan du koppla ned linjen under pågående eller efter avslutat samtal. Du kan även avsluta överflyttningen av ett samtal med knappen. Svara PT ANSWER Tryck på SVARA. Tala. Handbok 53

54 1.3.5 Använda knappen SVARA/AVSLUTA Överflytta ett samtal PT Under ett samtal TRANSFER (DSS) önskat telefonnr. Uppringd person svarar. RELEASE Tryck på ÖVERFLYTTNING. Tryck på DSS eller slå önskat telefonnummer. Tryck på AVSLUTA. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. Tala med en väntande uppringande person PT När du hör en samtal väntar-ton ANSWER Tryck på ANSWER. Tala. Överflytta ett externt samtal till en anknytning via snabbval PT Under ett samtal (DSS) Uppringd person svarar. RELEASE Tryck på DSS. Tryck på AVSLUTA. Den andra personen väntkoppla och destinerad anknytning blir omedelbart uppringd. Avsluta ett samtal PT Under ett samtal RELEASE Tryck på AVSLUTA. 54 Handbok

55 1.3.6 Identifiera anonyma uppringare (Identifiera anonymt samtal) Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Svara-knapp eller en Avsluta-knapp Identifiera anonyma uppringare (Identifiera anonymt samtal) Du kan begära att teleoperatören spårar en anonym uppringare under pågående samtal eller efter att han/hon har lagt på luren. Information om samtalet får du vid ett senare tillfälle. Begära identifiering av anonym uppringare PT/SLT/PS Under pågående samtal eller när du hör en felton efter att uppringaren har lagt på luren. 7 3 B-ton Tryck på ÖVERFLYTTNING eller R/klykan. Ange 7 3. Tala eller luren på. Om den här funktionen är tillgänglig eller inte beror på de ISDN-tjänster som din teleoperatör tillhandahåller. Handbok 55

56 1.4 Under pågående samtal 1.4 Under pågående samtal Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) Överflytta samtalet till en anknytning i företagsväxeln Överflytta till en extern samtalspart via PBX-tjänst Överflytta ett samtal med hjälp av ISDN-tjänst (Överflytta samtal via ISDN) Överflytta till en extern samtalspart via SIP-tjänst Du kan överflytta ett väntkopplat samtal utan att tala och lägga på luren även om den överflyttade samtalsparten inte svarar. Om ett överflyttat samtal inte besvaras inom en angiven tid, kommer det att ringa på en eventuellt fördefinierad anknytning eller på din egen anknytning igen. Om du då har luren av hörs en alarmton. Om ett externt samtal inte besvaras inom en angiven tid, kommer det att automatiskt kopplas ned. För användare av SIP-telefoner: Även om telefonen har en knapp för ÖVERFLYTTNING kan du inte använda den för att överföra samtal. Använd knappen VÄNTKOPPLA. Överflyttningen av samtal vid SIP-anknytningar kan skilja sig från anvisningarna i det här avsnittet och kan även variera beroende på vilken typ av telefon som används. Obevakad överflyttning Funktionen obevakad överflyttning kan finnas tillgänglig på din telefon. Information om hur du använder obevakad överflyttning finns i dokumentationen till SIP-telefonen. (Den här funktionen är inte tillgänglig om du flyttar över till en extern samtalspart via SIPtjänst.) Överflytta samtalet till en anknytning i företagsväxeln Vidarekoppla PT/PS Under ett samtal B-ton (DSS) anknytningsnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Tryck på DSS eller slå anknytningsnummer. Tala. Luren på. Detta steg är valfritt. 56 Handbok

57 1.4.1 Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) SLT Under ett samtal B-ton anknytningsnr. Tryck på R/klykan. Slå anknytningsnummer. Tala. Luren på. Detta steg är valfritt. SIP-ankn Under ett samtal VÄNTKOPPLA anknytningsnr. * Tryck på VÄNTKOPPLA. Slå anknytningsnummer. Tala. Luren på. *För användare med SIP-telefoner: Om du istället för att lägga på luren trycker på VÄNT- KOPPLA (på telefoner som inte ingår i -serien) en eller två gånger (beroende på vilken telefon som används) kan du återta det väntkopplade samtalet. Det överflyttade samtalet avbryts. För alla typer av telefonanvändare. Om samtalet inte blivit överfört inom en viss tid kommer du att höra en larmsignal (överflyttningsretur). Anvisningar om hur du överflyttar samtal med en SDN-knapp finns under "1.5.1 PDNanknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number)". Överflytta med snabbval PT/PS Under pågående samtal med en extern person (DSS) Tryck på DSS. Tala. Luren på. Detta steg är valfritt. Handbok 57

58 1.4.1 Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) Systemprogrammering krävs för att kunna använda funktionen Överflytta med snabbval under pågående samtal med en annan anknytning. Överflytta till en extern samtalspart via PBX-tjänst Vissa anknytningar kan ha restriktioner för att utföra den här funktionen. PT/PS Under ett samtal B-ton utgående linje externt telefonnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Välj utgående linje. Slå externt telefonnummer. Tala. Luren på. SLT Under ett samtal B-ton utgående linje externt telefonnr. Tryck på R/klykan. Välj utgående linje. Slå externt telefonnummer. Tala. Luren på. SIP-ankn Under ett samtal VÄNTKOPPLA utgående linje externt telefonnr. * Tryck på VÄNTKOPPLA. Välj utgående linje. Slå externt telefonnummer. Tala. Luren på. 58 Handbok

59 1.4.1 Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) *För användare med SIP-telefoner: Om du istället för att lägga på luren trycker på VÄNT- KOPPLA (på telefoner som inte ingår i -serien) en eller två gånger (beroende på vilken telefon som används) kan du återta det väntkopplade samtalet. Det överflyttade samtalet avbryts. Tidsgräns Både uppringare och överflyttad samtalspart kommer att höra en alarmton femton sekunder innan tiden går ut. Samtalet avbryts. Du återgår till väntkopplat samtal innan destinationen svarar genom att trycka på ÖVERFLYTTNING, motsvarande Ln-, ICD grupp-, INTERNT- eller DN-knapp, alternativt klykan. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Direktval internnummer (DSS)-knapp. Överflytta ett samtal med hjälp av ISDN-tjänst (Överflytta samtal via ISDN) PT/PS Under ett samtal (ISDN-väntkoppla) telefonnr. Tryck på ISDN-väntkoppla. Slå telefonnummer. Tala. Luren på. Detta steg är valfritt. PT/PS Under ett samtal B-ton 6 2 telefonnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Ange 62. Slå telefonnummer. Tala. Luren på. Detta steg är valfritt. Handbok 59

60 1.4.1 Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) SLT Under ett samtal B-ton 6 2 telefonnr. Tryck på R/klykan. Ange 62. Slå telefonnummer. Tala. Luren på. Detta steg är valfritt. För att hämta det väntkopplade samtalet trycker du på ÖVERFLYTTNING, R/klykan. Samtalet överflyttas även om du lägger på luren under överflyttningen. När samtalet är överflyttat blir linjen ledig. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en ISDN-väntkoppla-knapp. Överflytta till en extern samtalspart via SIP-tjänst Flytta över ett samtal med meddelande (övervakad överflyttning) PT/PS Under ett samtal TRANSFER B-ton utgående linje externt telefonnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Välj utgående linje. Slå externt telefonnummer. Tala. Luren på. 60 Handbok

61 1.4.1 Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) SIP-ankn Under ett samtal XFER utgående linje externt telefonnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Välj utgående linje. Slå externt telefonnummer. Tala. Luren på. SLT Under ett samtal B-ton utgående linje externt telefonnr. Tryck på R/klykan. Välj utgående linje. Slå externt telefonnummer. Tala. Luren på. Flytta över ett samtal utan meddelande (blind överflyttning) PT/PS Under ett samtal TRANSFER B-ton 6 1 externt telefonnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Ange 61. Slå externt telefonnummer. Ange #. Luren på. Handbok 61

62 1.4.2 Väntkoppla ett samtal SLT Under ett samtal B-ton 6 1 externt telefonnr. Tryck på R/klykan. Ange 61. Slå externt telefonnummer. Ange #. Luren på. Huruvida den här funktionen är tillgänglig beror på vilka tjänster din SIP-leverantör erbjuder. Du kan inte återgå till det väntkopplade samtalet efter att du har slagit mottagarnumret. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Uppringning med snabbvalsknapp för att lagra numret för den blinda överflyttningsfunktionen Väntkoppla ett samtal Väntkoppla Väntkoppla i systemets parkeringszon (Parkera Samtal) För användare av SIP-telefoner: Väntkoppling av samtal vid SIP-anknytningar kan skilja sig från anvisningarna i det här avsnittet och kan även variera beroende på vilken typ av telefon som används. Väntkoppla Det finns två typer av väntkopplingar. Skillnaden mellan dem är att andra personer kan hämta ditt väntkopplade samtal (Vanlig väntkoppling) eller inte (Exklusiv väntkoppling). Fråga administratören vilket läge som gäller, eftersom det går att ändra väntkopplingen. 62 Handbok

63 1.4.2 Väntkoppla ett samtal Väntkoppla (Väntkoppling) PT/PS Under ett samtal B-ton 5 0 B-ton Tryck på VÄNTKOPPLA. Eller tryck på ÖVERFLYTTNING och ange sedan 50. Luren på. SLT Under ett samtal 5 0 B-ton Tryck på R/klykan. Ange 50. Luren på. SIP-ankn Under ett samtal VÄNTKOPPLA Tryck på VÄNTKOPPLA. Luren på. Handbok 63

64 1.4.2 Väntkoppla ett samtal Hämta (Hämta väntkopplat samtal) PT/SLT/PS Vid den väntkopplande anknytningen (Hämta parkerat samtal) (Ln) 5 0 En bekräftelseton hörs. Luren av. Tryck på blinkande Ln eller INTERNT, eller ange 50. Tala. Hämta ett externt samtal från en annan anknytning endast Vanlig väntkoppling (Hämta parkerat samtal angivet med väntkopplat linjeval) (Ln) 5 3 väntkopplat linjenr. En bekräftelseton hörs. Luren av. Tryck på Ln, eller ange 53 och därefter väntkopplat linjenummer (3 siffror). Tala. Hämta ett intern- eller externsamtal från en annan anknytning endast Vanlig väntkoppling (Hämta parkerat samtal angivet med väntkopplande anknytningsnummer) 5 1 (DSS) väntkopplande anknytningsnr. B-ton Luren av. Ange 51. Tryck på DSS eller slå väntkopplande anknytningsnummer. Tala. 64 Handbok

65 1.4.2 Väntkoppla ett samtal SIP-ankn Vid den väntkopplande anknytningen (Hämta parkerat samtal) VÄNTKOPPLA Luren på. Tryck på VÄNTKOPPLA. Tala. Hämta ett externt samtal från en annan anknytning endast Vanlig väntkoppling (Hämta parkerat samtal angivet med väntkopplat linjeval) 5 3 väntkopplat linjenr. En bekräftelseton hörs. Luren på. Ange 53. Ring upp väntkopplat linjenummer (3 siffror). Tala. Hämta ett intern- eller externsamtal från en annan anknytning endast Vanlig väntkoppling (Hämta parkerat samtal angivet med väntkopplande anknytningsnummer) 5 1 väntkopplande anknytningsnr. B-ton Luren på. Ange 51. Slå väntkopplande anknytningsnummer. Tala. För PT-användare: Ln- eller INTERNT-knappens lampa indikerar status enligt följande: Vanligt väntkopplingsläge långsamt blinkande grön: ditt väntkopplade samtal blinkande röd: annan anknytnings väntkopplade samtal Exklusivt väntkopplingsläge medelsnabbt blinkande grön: ditt väntkopplade samtal lyser röd: annan anknytnings väntkopplade samtal Om ett samtal inte hämtas inom en angiven tid hörs en alarmsignal som påminnelse (Väntkopplad). Om ett externt samtal inte besvaras inom en angiven tid kopplas det bort automatiskt. Ändra väntkopplingsläge (endast systemtelefon, PT) När du har tryckt på VÄNTKOPPLA och trycker på VÄNTKOPPLA igen, växlar väntkopplingsläget från vanligt till exklusivt eller tvärtom. Handbok 65

66 1.4.2 Väntkoppla ett samtal Om Automatisk väntkoppling har förprogrammerats kan du väntkoppla pågående samtal genom att trycka på någon annan Ln-, ICD-grupp-, INTERNT- eller DN-knapp när du ska ringa eller ta emot ett annat samtal. Anvisningar om hur du hämtar väntkopplade samtal med en PDN-/SDN-knapp finns under "1.5.1 PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number)". Väntkoppla i systemets parkeringszon (Parkera Samtal) Du kan väntkoppla ett samtal i en gemensam parkeringszon i företagsväxeln (PBX) så att någon annan anknytning kan hämta samtalet. Du kan använda funktionen när du vill överflytta samtal. Ett samtal kan placeras i antingen en specifik parkeringszon (Specifik) eller valfri ledig parkeringszon (Auto). Om du har programmerat en knapp för Parkera samtal och en för Parkera samtal (Automatisk parkeringszon) kan du välja hur du vill parkera samtalet genom att trycka på motsvarande knapp. När ett samtal parkeras automatiskt, eller fler än ett samtal har parkerats samtidigt, måste du ange parkeringszonnumret när du ska hämta samtalet. Aktivera PT/PS Under ett samtal (Parkera Samtal) Tryck på Parkera Samtal. PT/PS Under ett samtal 5 2 parkeringszonnr. Definierad Auto B-ton Tryck på ÖVERFLYTTNING. Ange 52. Ange ett specifikt parkeringszonnummer (2 siffror) eller tryck så parkeras samtalet automatiskt vid ledig parkeringszon. Luren på. Om du hör en upptagetton, anger du ett annat parkeringszonnummer eller trycker på igen. 66 Handbok

67 1.4.2 Väntkoppla ett samtal SLT Under ett samtal 5 2 parkeringszonnr. B-ton Tryck på R/klykan. Ange 52. Ange ett specifikt parkeringszonnummer (2 siffror). Luren på. Om du hör en upptagetton, anger du ett annat parkeringszonnummer. Hämta (Hämta parkerat samtal) PT/PS (Parkera Samtal) Tryck på blinkande Parkera Samtal. PT/SLT/PS/SIP-ankn 5 2 lagrat parkeringszonnr. B-ton Luren av. Ange 52. Slå lagrat parkeringszonnummer (2 siffror). Tala. Om ett samtal är parkerat automatiskt, bekräftar du parkeringszonnumret på teckenfönstret. Om ett samtal inte hämtas inom en angiven tid hörs en alarmsignal som påminnelse (Parkera Samtal R). Om ett externt samtal inte besvaras inom en angiven tid kopplas det bort automatiskt. Lampan på knappen Parkera samtal anger aktuell status enligt följande: blinkande röd (för PT): Du eller en annan anknytning har ett samtal parkerat. Om du hör en felton när du ska hämta ett parkerat samtal finns det inget samtal. Bekräfta lagrat parkeringszonnummer. När du har parkerat ett samtal kan du utföra andra arbetsuppgifter. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Parkera Samtal- eller Parkera Samtal (Automatisk parkeringszon)-knapp. Handbok 67

68 1.4.3 Samtala med två personer växelvis (Pendling) Samtala med två personer växelvis (Pendling) När du talar med en person och en annan är väntkopplad kan du växla mellan de båda samtalen. För användare av SIP-telefoner: du kan inte lämna samtalet medan de andra två fortsätter samtalet. Alternera mellan två samtalsparter och väntkoppla den ena tillfälligt PT/PS Under ett samtal XFER B-ton (DSS) anknytningsnr. XFER Tryck på ÖVERFLYTTNING. Tryck på DSS eller slå den andra personens anknytningsnummer. Tala med andra personen. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Tala med den ursprungliga personen. Den andra personen väntkopplas. SLT Under ett samtal B-ton anknytningsnr. Tryck på R/klykan. Slå den andra personens anknytningsnummer. Tala med andra personen. Tryck på R/klykan. Tala med den ursprungliga personen. Den andra personen väntkopplas. Lämna samtalet och låta de andra två personerna tala PT/PS Under ett samtal B-ton (DSS) anknytningsnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Tryck på DSS eller slå den andra personens anknytningsnummer. Tala med andra personen. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Luren på. 68 Handbok

69 1.4.4 Besvara ett samtal som väntar SLT Under ett samtal B-ton anknytningsnr. Tryck på R/klykan. Slå den andra Tala med andra Tryck på R/klykan. Luren på. personens personen. anknytningsnummer Besvara ett samtal som väntar Besvara ett samtal som väntar i företagsväxeln (PBX) Besvara ett samtal som väntar hos teleoperatören Besvara ett samtal som väntar i företagsväxeln (PBX) Under ett pågående samtal hörs en samtal väntar-ton, alternativt ett meddelande i högtalaren eller telefonluren, när ett externt samtal har tagits emot eller en annan anknytning informerar om att ett annat samtal väntar. Du måste aktivera den här funktionen om du vill använda den. För att aktivera den här funktionen gör du följande inställningar: 1. Logga in på My Portal. 2. På skärmen My Portal klickar du på fliken Incoming Call Control. 3. Ställ in Call waiting Mode (For external calls / For internal calls). Du kan besvara det andra samtalet genom att koppla ned (1) eller väntkoppla (2) pågående samtal. 1. Koppla ned pågående samtal och tala med den nya personen PT/SLT/PS När du hör en ton Luren på. Luren av. Tala med den nya personen. Handbok 69

70 1.4.4 Besvara ett samtal som väntar 2. Väntkoppla pågående samtal och tala med den nya personen PT/PS När du hör en ton (Ln) (ICD-grupp) (PDN) Tryck på VÄNTKOPPLA. (SDN) Tala med den nya personen. Hoppa över detta steg om båda personerna ringer från anknytningar. Tryck på Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT. SLT När du hör en ton 5 0 B-ton Tryck på R/klykan. Ange 50. Tala med den nya personen. När du har talat med den nya personen kan du koppla ned (2,1) eller väntkoppla (2,2) och därefter hämta det första samtalet. 2,1 Koppla ned det andra samtalet och sedan tala med den första personen PT/PS Under ett samtal (Ln) (ICD-grupp) (PDN) (SDN) Luren på. Luren av. Tala med den ursprungliga personen. Tryck på Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT. 70 Handbok

71 1.4.4 Besvara ett samtal som väntar PT/SLT/PS Under ett samtal Luren på. Luren av. Ange B-ton Tala med den ursprungliga personen. 2,2 Väntkoppla det andra samtalet och tala med den första personen När samtalet är väntkopplat kan du tala med den första personen. Sedan kan du koppla ned det och tala med den nya personen igen. PT/PS Under ett samtal (Ln) (ICD-grupp) (PDN) Tryck på VÄNTKOPPLA. (SDN) Tala med den ursprungliga personen. Tryck på Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT. Hoppa över detta steg om båda personerna ringer från anknytningar. (Ln) (ICD-grupp) (PDN) Luren på. Luren av. (SDN) Tala med den nya personen. Tryck på Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT. Handbok 71

72 1.4.4 Besvara ett samtal som väntar SLT Under ett samtal 5 0 B-ton Tryck på R/klykan. Ange 50. Tala med den ursprungliga personen. 5 0 B-ton Luren på. Luren av. Ange 50. Tala med den nya personen. Beroende på vilken typ av telefon du har så är det möjligt att samtala med den andra personen genom högtalaren och mikrofonen (Meddelande under samtal eller OHCA) eller så kan du ta emot ett meddelande via luren (diskret OHCA), om du har ett pågående samtal i luren. Mer information finns i "1.9.3 Ta emot samtal som väntar (Samtal väntar/meddelande under samtal [OHCA]/Diskret OHCA)". Namnet eller numret för den uppringande anknytningen visas under 5 sekunder i taget, med 15 sekunders intervall, innan du besvarar samtalet. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Tontyp för samtal väntar Om du väljer "Ton 1" hörs samma ton för Samtal väntar från en extern samtalspart som en anknytning. Om du väljer "Ton 2" hörs olika toner för Samtal väntar från en extern samtalspart som en anknytning. Standard (Ton 1) 15 s Speciella toner (Ton 2) 5 s Besvara ett samtal som väntar hos teleoperatören Det här är en tillvalstjänst hos teleoperatören. Du kan ta emot en samtal väntar-ton och information om uppringaren. Kontakta teleoperatören för mer information. 72 Handbok

73 1.4.5 Samtal med flera parter PT/PS När du hör en ton PT/SLT/PS När du hör en ton 6 0 (Åtkomst av externa funktioner) Tryck på R eller Åtkomst av externa funktioner. Tryck på ÖVERFLYTTNING eller R/klykan. Ange 60. Upprepa åtgärden för att återta det ursprungliga samtalet. I det här fallet måste R-knappen på en systemtelefon vara inställd på läget Åtkomst av externa funktioner via systemprogrammering. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Åtkomst av externa funktioner-knapp Samtal med flera parter Lägga till fler personer under pågående samtal (konferens) Lämna ett konferenssamtal (Obevakat konferenssamtal) Lämna ett konferenssamtal (Lämna ett trepartssamtal) Låta en tredje person delta i samtalet (Privat nedkoppling) Lägga till en tredje part under ett samtal med ISDN-tjänsten (trepartskonferens [3PTY] med ISDN) Lägga till fler personer under pågående samtal (konferens) Du kan lägga till en eller fler personer i samtalet. Upprätta ett konferenssamtal PT/PS Under ett samtal B-ton önskat telefonnr. B-ton Tryck på KONFERENS eller ÖVERFLYTTNING. Slå önskat telefonnummer. Tala med nya personen. Tryck på KONFERENS. Tala med flera personer. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. Handbok 73

74 1.4.5 Samtal med flera parter PT/PS Under ett samtal önskat telefonnr. 3 B-ton Tryck på ÖVERFLYTTNING. Slå önskat telefonnummer. Tala med nya personen. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Ange 3. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. Tala med flera personer. SLT Under ett samtal önskat telefonnr. 3 B-ton Tryck på R/klykan. Slå önskat telefonnummer. Tala med nya personen. Tryck på R/klykan. Ange 3. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. Tala med flera personer. 74 Handbok

75 1.4.5 Samtal med flera parter Upprätta ett konferenssamtal när du tar emot ett samtal från en extern part under pågående tvåpartssamtal PT/PS Under ett samtal (Ln) (PDN) (SDN) Tryck på VÄNTKOPPLA. Tryck på blinkande Ln-, PDN- eller SDN-knapp. Tala med den nya personen. Tryck på KONFERENS eller ÖVERFLYTTNING. (Ln) (ICD-grupp) (PDN) B-ton (SDN) 3 Tryck på blinkande Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT som motsvarar den första personen. Tala med den ursprungliga personen. Tryck på KONFERENS eller tryck på ÖVERFLYTTNING och ange sedan 3. Tala med flera personer. Lägga till fyra eller fler samtalsparter PT/PS Under ett samtal Fortsätt önskat telefonnr. B-ton Tryck på KONFERENS. Slå önskat telefonnummer. Tala. Tryck på KONFERENS. Tala. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. Handbok 75

76 1.4.5 Samtal med flera parter Lägga till en annan väntkopplad part till ett konferenssamtal PT/PS Under pågående 3- till 7-partssamtal (Ln) (ICD-goupp) B-ton (PDN) Tryck på KONFERENS. (SDN) Tryck på KONFERENS. Tala med flera personer. Tryck på blinkande Ln, ICD-goupp, PDN eller SDN som motsvarar väntkopplat samtal. Alternera mellan två samtalsparter i ett trepartssamtal PT/PS Under ett samtal Tryck på ÖVERFLYTTNING. SLT Under ett samtal Tryck på R/klykan. 76 Handbok

77 1.4.5 Samtal med flera parter Koppla ner en samtalspart för att sedan tala med den andra i ett trepartssamtal PT/PS Under ett samtal (Ln) (ICD-grupp) (PDN) Tryck på ÖVERFLYTTNING en eller två gånger när du vill upprätta ett samtal med samtalsparten som ska kopplas ner. Tryck på R.* (SDN) Tala. Den andra personen väntkopplas. Tryck på blinkande Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT som motsvarar väntkopplad samtalspart. * I det här fallet måste R-knappen på en systemtelefon vara inställd på R-läget via systemprogrammering. När du trycker på ÖVERFLYTTNING eller R/klykan under pågående samtal alternerar du mellan parterna i samtalet. Du kan upprätta ett konferenssamtal med högst åtta personer (interna eller utgående linjer) samtidigt. Under ett samtal med fyra eller fler parter, så kan du inte koppla ner en part och fortfarande bibehålla samtalet med dom övriga. Konferenssamtal kan inte inledas med en SIP-telefon, men användaren kan läggas till som samtalspart. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Konferens-knapp. Lämna ett konferenssamtal (Obevakat konferenssamtal) Personen som initierade konferenssamtalet kan lämna samtalet medan de andra personerna talar vidare. Lämna ett konferenssamtal PT/PS Vid konferenssamtal med 3-7 parter Tryck på KONFERENS. Luren på. Handbok 77

78 1.4.5 Samtal med flera parter Återgå medan andra samtalar PT/PS (Ln) (ICD-grupp) (PDN) (SDN) Tryck på blinkande grön Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT. Avsluta ett samtal PT/PS Under ett samtal Luren på. Tidsgräns Båda parter hör en alarmton innan den fördefinierade tiden går ut. Den som initierade samtalet kommer att höra en alarmton innan tiden är ute. Samtalet kopplas ned när tiden går ut, såvida den ursprungliga anknytningen inte återgår till konferenssamtalet. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Konferens-knapp. Lämna ett konferenssamtal (Lämna ett trepartssamtal) Personen som initierade konferenssamtalet med två andra personer kan lämna samtalet medan de andra personerna talar vidare. Lämna ett konferenssamtal med minst en ytterligare anknytning PT/SLT/PS Under pågående trepartskonferens Luren på. 78 Handbok

79 1.4.5 Samtal med flera parter Lämna ett konferenssamtal med två externa parter PT/PS Under pågående trepartskonferens Tryck på ÖVERFLYTTNING. Luren på. SLT Under pågående trepartskonferens Tryck på R/klykan. Luren på. Om du vill lämna ett konferenssamtal med två externa personer och låta samtalet fortsätta, måste du aktivera din anknytning genom serviceklassprogrammering, så att samtal kan överflyttas till externa linjer. Låta en tredje person delta i samtalet (Privat nedkoppling) Du kan låta en tredje person delta i ditt pågående externsamtal och upprätta ett trepartssamtal. Du kan även lämna samtalet och låta de andra två personerna fortsätta tala. Låta en tredje person delta i ditt samtal och upprätta ett trepartssamtal PT/PS Din anknytning (vid externt samtal) (E-Ln) Tryck på grön E-Ln. Vänta på svar. För att förlänga trycker du på E-Ln igen. B-ton Tala. Annan anknytning E-Ln-knappen blinkar på alla anknytningar som har en sådan knapp. Ett trepartssamtal har upprättats. (E-Ln) B-ton Tryck på blinkande E-Ln inom 5 sekunder. Luren av. Tala. Handbok 79

80 1.4.5 Samtal med flera parter Endast knappen E-Ln kan användas för den här funktionen. Du kan lämna ett trepartssamtal och låta de andra två personerna fortsätta tala genom att endast lägga på luren. Lägga till en tredje part under ett samtal med ISDN-tjänsten (trepartskonferens [3PTY] med ISDN) PT/PS Under ett samtal (ISDN-väntkoppla) önskat telefonnr. B-ton Tryck på ISDNväntkoppla. Slå önskat telefonnummer. Tala med nya personen. Tryck på KONFERENS. Tala med flera personer. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. PT/PS Under ett samtal B-ton 6 2 önskat telefonnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Ange 62. Slå önskat telefonnummer. Tala med nya personen. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. 3 B-ton Ange 3. Tala med flera personer. 80 Handbok

81 1.4.6 Sekretess SLT Under ett samtal B-ton 6 2 önskat telefonnr. Tryck på R/klykan. Ange 62. Slå önskat telefonnummer. Tala med nya personen. Tryck på R/klykan. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. 3 B-ton Ange 3. Tala med flera personer. Avsluta ett samtal PT/SLT/PS Under ett samtal Luren på. Anpassa telefonen Sekretess Anpassa knappar Programmera eller ändra en ISDN-väntkoppla-knapp. Du kan koppla från mikrofonen eller telefonlur om du behöver föra ett privat samtal med andra i ditt rum, medan du lyssnar på samtalsparten via högtalaren eller telefonlur. Handbok 81

82 1.4.7 Låta andra personer lyssna på samtalet (Medlyssning vid avlyft lur) Aktivera/avbryta PT Under ett samtal VOICE CALL MUTE Tryck på SEKRETESS. Lampan för AUTOSVAR/SEKRETESS eller TALLÄGE/SEKRETESS visar status enligt följande: släckt: Normal blinkande röd: sekretess Om du använder sekretessfunktionen vid OHCA under samtal, blir det telefonlurens sekretessfunktion som används. PS-användare: Se dokumentationen till telefonen Låta andra personer lyssna på samtalet (Medlyssning vid avlyft lur) Du kan låta andra personer i rummet ta del av samtalet via högtalaren medan du fortsätter konversationen i telefonluren. Aktivera/avbryta PT/KX-UT-serien Under samtal via telefonlur Tryck på HÖGTALARTELEFON. HÖGTALARTELEFON-knappens lampa indikerar status enligt följande: släckt: rösten hörs via telefonluren. tänd: rösten hörs via högtalaren och telefonluren. Systemprogrammering krävs för den här funktionen. 82 Handbok

83 1.4.8 Använda hörlurar med headset (Headset-användning) Handsfree-användning Du kan konversera i handsfree-läge med hjälp av knappen HÖGTALARTELEFON. Du kan utföra andra uppgifter samtidigt. Tips för handsfree-användning: Om det är svårt att höra den andra personens röst Höj volymen med hjälp av navigeringsknappen eller volymknappen. Om den andra personen har svårt att höra dig Sänk volymen. Om den andra personen tycker att din röst ekar Använd telefonen i ett rum med gardiner och/eller heltäckningsmatta. Om delar av samtalet inte går att höra Om du och den andra personen talar samtidigt kommer delar av samtalet att försvinna. Tala en i taget för att undvika detta Använda hörlurar med headset (Headset-användning) Du kan samtala via hörlurar och mikrofon (headset). Då måste du först välja "headset på" i programmeringsläget eller i förväg ställa in headset-knappen (röd). Använda headset PT Tryck på HÖGTALARTELEFON. Använda telefonlur under ett samtal via headset PT Luren av. Handbok 83

84 1.4.8 Använda hörlurar med headset (Headset-användning) Samtala i handsfree-läge under samtal via headset PT (Headset) Tryck på röd Headset. Lampan för headset-knappen visar status enligt följande: släckt: Headset-läget är avaktiverat lyser röd: Headset-läget är aktiverat För användare av telefoner i serierna KX-NT300 (förutom KX-NT321)/KX-NT560/ KX-DT343/KX-DT346: Med KX-NT560/KX-DT343/KX-DT346-telefonerna (ej KX-NT321) i KX-NT300-serien kan du använda ett trådlöst Bluetooth-headset som har registrerats till anknytningen som ett headset. Driftsavstånd Telefoner med anslutna Bluetooth-moduler ska vara minst 3 m ifrån varandra. Störningar kan även förekomma när ett Bluetooth-headset används nära en telefon med en annan ansluten Bluetooth-modul än den som den är registrerad på. Förbättra signalen genom att flytta den från telefonen och närmare den som den är registrerad på. Störningar Signaler skickas mellan modulen och Bluetooth-headsetet genom radiovågor. För maximal distans och störningsfri drift rekommenderas att modulen hålls på avstånd från elektriska apparater som faxmaskiner, radioapparater, datorer och mikrovågsugnar. System som använder 2,4 GHz ISM (industriellt, vetenskapligt och medicinskt) band kan störa denna produkt. Exempel på sådana system är sladdlösa telefoner, trådlöst LAN, hemutrustning med radiofrekvens, mikrovågsugnar och andra ISM-apparater. Dessa system kan orsaka mindre störningar. För KX-NT560-användare: Du kanske inte kan använda alla de funktioner som finns tillgängliga med ett Bluetoothheadset. Återuppringning fungerar t.ex. inte med knappen ÅTERUPPRINGNING på ett Bluetooth-headset, och i handsfree-läget går det inte att växla samtalet till Bluetoothheadsetet via headsetet. För användare av telefoner i serierna KX-NT500 (förutom KX-NT551), KX-DT543 och KX-DT546: Du kan använda EHS-headsets (Electric Hook Switch). Rådfråga din återförsäljare för mer information om vilka headsets som har testats tillsammans med enheten. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Headset-användning Välj vilken utrustning du vill använda Anpassa knappar Programmera eller ändra en Headset-knapp. 84 Handbok

85 1.5 Använda en PDN-/SDN-knapp 1.5 Använda en PDN-/SDN-knapp PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDNanknytning (Secondary Directory Number) Knappar för Primary Directory Number (Primärt anknytningsnummer) (PDN) och Secondary Directory Number (Sekundärt anknytningsnummer) (SDN) är praktiska när en användare behöver hantera samtal till andra anknytningar. En eller flera sekreterare kan t.ex. hantera samtal och kontrollera samtalsstatus för en eller flera chefer. PDN- och SDN-knapparna har följande funktioner: PDN-knapp: Den här knappen används till att ringa och ta emot alla samtal (även externa och interna samtal). Med hjälp av flera PDN-knappar kan flera samtal placeras i kö vid anknytningen. Anknytningar med en PDN-knapp kallas PDN-anknytningar. SDN-knapp: Lampan vid en SDN-knapp visar aktuell samtalsstatus för den registrerade anknytningen, ungefär som med en DSS-knapp. Den här knappen kan dessutom användas till att utföra följande: ringa upp PDN-anknytningen ( SDN-direktval) besvara samtal som ringer på PDN-anknytningen väntkoppla samtal och hämta väntkopplade samtal vid PDN-anknytningen ( Väntkoppling och Hämta väntkopplat samtal) överflytta samtal till PDN-anknytningen ( Överflytta samtal med hjälp av en SDN-knapp) Anknytningar med en SDN-knapp kallas SDN-anknytningar. Anknytningen som har registrerats som destination för en SDN-knapp måste ha minst en PDN-knapp. En anknytning kan ha upp till 8 PDN-knappar. En anknytning kan ha endast en SDN-knapp för varje PDN-anknytning. En PDN-anknytning kan endast ta emot OHCA eller diskret OHCA från motsvarande SDNanknytning. När en uppringning görs från en annan anknytning kommer en PDN-anknytning att ta emot en samtal väntar-ton. PDN-/SDN-knapparnas lampor indikerar aktuell status enligt följande: Blinkmönster Status för PDN-knapp Status för SDN-knapp Av Lyser grön Långsamt blinkande grön Medelsnabbt blinkande grön Anknytningen har ett samtal via PDNknappen. Ett samtal är väntkopplat vid PDNanknytningen (Vanlig väntkoppling). Ett samtal är tillfälligt eller exklusivt väntkopplat. PDN-anknytningen är ledig. Anknytningen har ett samtal via SDNknappen. Ett samtal besvaras med SDNknappen väntkopplad (Vanlig väntkoppling). Ett samtal som har besvarats med SDN-knappen är tillfälligt eller exklusivt väntkopplat. Handbok 85

86 1.5.1 PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number) Blinkmönster Status för PDN-knapp Status för SDN-knapp Snabbt blinkande grön Lyser röd Långsamt blinkande röd Snabbt blinkande röd SDN-direktval PDN-anknytningen tar emot ett inkommande samtal. Motsvarande SDN-anknytning använder linjen. Motsvarande SDN-anknytning har ett väntkopplat samtal. PDN-anknytningen tar emot ett inkommande samtal till en inkommande samtalsgrupp (ICD-grupp). En SDN-anknytning tar emot en väntretur eller tillbakaringning från ett samtal som besvarades med SDNknappen. Motsvarande PDN-anknytning eller annan motsvarande SDN-anknytning använder linjen. En annan motsvarande SDNanknytning, eller PDN-anknytningen, har ett väntkopplat samtal. Motsvarande PDN-anknytning tar emot ett inkommande samtal. Med en SDN-knapp kan du enkelt ringa upp motsvarande PDN-anknytning. SDN-knappar har någotdera av två lägen som anges genom systemprogrammering och de olika funktionerna beskrivs nedan: Utökat DSS-knappläge PT/PS (SDN) Luren av. Tryck på motsvarande SDN. Tala. Standardläge för SDN-knapp PT/PS (SDN) U-ton (SDN) Luren av. Tryck på motsvarande SDN. Tryck på SDN igen. Tala. När du använder SDN-direktval för att ringa till motsvarande PDN-anknytning indikerar SDN-knappens lampa aktuell status för destinationsanknytningen enligt följande: lyser grön: Du använder linjen. lyser röd: Linjen används. (Linjen används av PDN-anknytningen eller någon annan SDNanknytning om flera anknytningar har SDN-knappar till samma PDN-anknytning.) Även om en PDN-anknytning har Stör ej (St.Ej) inställt så kan du ringa till anknytningen som vanligt genom att trycka på SDN-knappen. 86 Handbok

87 1.5.1 PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number) Om en SDN-knapp är i standardläge kan du slå ett telefonnummer när en kopplingston hörs istället för att trycka på SDN-knappen igen. Beroende på systemprogrammering sker uppringningen antingen med hjälp av de vanliga funktionerna du har behörighet till (serviceklass) eller med behörigheten på motsvarande PDN-anknytning (SDN-medflyttad serviceklass). Väntkoppling och Hämta väntkopplat samtal Du kan vanligtvis väntkoppla samtal som har besvarats med hjälp av en PDN- eller SDN-knapp ( Väntkoppla ett samtal). Du kan även enkelt hämta ett väntkopplat samtal vid din eller någon annans anknytning, oavsett vilken samtalstyp det är. Hämta väntkopplat samtal PT/PS Hämta ett samtal på väntkopplad anknytning (PDN) (SDN) Luren av. Tryck på blinkande grön PDN eller SDN. Tala. Hämta ett samtal från en annan anknytning endast vanlig väntkoppling (PDN) (SDN) Luren av. Tryck på blinkande röd PDN eller SDN. Tala. Om ett samtal inte hämtas inom en angiven tid hörs en alarmsignal som påminnelse (Väntkopplad R). Om ett externt samtal inte besvaras inom en angiven tid kopplas det bort automatiskt. Om Automatisk väntkoppling är förprogrammerad kan du automatiskt väntkoppla aktuellt samtal genom att trycka på någon annan PDN-knapp för att ringa eller besvara ett annat samtal. Överflytta samtal med hjälp av en SDN-knapp Du kan enkelt överflytta ett samtal till en PDN-anknytning genom att använda motsvarande SDN-knapp. Handbok 87

88 1.5.1 PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number) Överflytta ett samtal till en PDN-anknytning PT/PS Under ett samtal (SDN) * Tryck på SDN. Tala. Luren pa. Detta steg är valfritt. Systemprogrammering krävs för att använda den här funktionen under ett samtal med en annan anknytning. * Om en SDN-knapp är i standard SDN knappsläge måste du trycka på SDN-knappen två gånger för att överflytta samtalet, såvida du inte använde SDN-knappen för att besvara ett inkommande samtal. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Linjeval inkommande Använd vald linje när du lyfter luren Inställningar i programmeringsläget Linjeval utgående Använd vald linje när du lyfter luren Anpassa knappar Programmera eller ändra en Primary Directory Number (Primärt anknytningsnummer) (PDN)- eller Secondary Directory Number (Sekundärt anknytningsnummer) (SDN)-knapp. 88 Handbok

89 1.6 Innan du lämnar skrivbordet 1.6 Innan du lämnar skrivbordet Vidarekoppla samtal Vidarekoppla dina samtal (Vidarekoppling [Vidk]) Vidk/St.Ej-inställningar med hjälp av funktionsknappen Vidk/St.Ej Vidarekoppla dina samtal via ISDN-tjänst (Vidarekoppling via ISDN) Vidarekoppla dina samtal (Vidarekoppling [Vidk]) Du kan vidarekoppla inkommande samtal till en specifik destination. Alla samtal: Alla samtal vidarekopplas. Inställda anknytningar kan även vidarekoppla från sin egen samtalsgrupp. Upptaget: Alla samtal vidarekopplas när din anknytning är upptagen. Inget svar: Alla samtal vidarekopplas när du inte besvarar samtalet inom angiven tidsperiod. Upptaget/Inget svar: Alla samtal vidarekopplas om du inte svarar inom en angiven tidsperiod eller om din anknytning är upptagen. Medflyttning (Från): Om det inte går att ställa in ovanstående "Alla samtal" för vidarekoppling när du ska lämna skrivbordet, kan du i stället utnyttja samma funktion från destinationsanknytningen. Inkommande samtal kan vidarekopplas upp till fyra gånger. Du kan ange UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer som vidarekopplingsdestination. Du kan vidarekoppla samtal till mobiltelefonen. Funktion för chefssekreterare Destinationsanknytningen kan ringa upp den vidarekopplande anknytningen. <Exempel> Samtal Vidarekopplande anknytning Aktivera vidarekoppling destination Handbok 89

90 1.6.1 Vidarekoppla samtal Aktivera/avbryta PT/SLT/PS/SIP-ankn Alla samtal 1 Externsamtal 2 Internsamtal Avbryta Alla samtal Upptaget Inget svar Upptaget/Inget svar Luren av. Ange 71. Ange valfri siffra; 0 till 2. Ange önskad siffra. Om du vill avbryta lägger du på luren direkt efter angiven nolla. destinerat anknytningsnr. utgående linjeåtkomstnr. externt telefonnr. B-ton (max 32 siffror) Ange destinerat anknytningsnummer. Eller ange utgående linjeåtkomstnummer och sedan externt telefonnummer. Ange #. Luren på. Aktivera medflyttning från en annan anknytning PT/SLT/PS Alla samtal 1 Externsamtal 7 8 Medflyttning Medflyttning Avbryta 2 Internsamtal Luren av. Ange 71. Ange valfri siffra; 0 till 2. Ange 7 eller 8. ditt anknytningsnr. B-ton Slå ditt anknytningsnummer. Luren på. Med en systemtelefon kan du aktivera eller avbryta Vidarekoppling genom att trycka på Vidk/St.Ej (fast funktionsknapp) i stället för " 710". 90 Handbok

91 1.6.1 Vidarekoppla samtal Ställa in timern för "Inget svar" och "Upptaget/Inget svar" PT/SLT/PS/SIP-ankn tid B-ton Luren av. Ange 713. Ange tid (sekunder [2 siffror]). Luren på. Aktivera/avbryta (Vidarekoppling för inkommande samtalsgrupp) PT/SLT/PS/SIP-ankn ICD grupp: Inkommande samtalsgrupp 4 Alla samtal Externsamtal 6 Internsamtal 1 Aktivera 0 Avbryta ICD gruppanknytningsnr. Luren av. Ange 71. Ange valfri siffra; 4 till 6. Ange 1 för att aktivera eller 0 för att avbryta. Ange ICD gruppanknytningsnummer. destinerat anknytningsnr. utgående linjeåtkomstnr. (max 32 siffror) externt telefonnr. B-ton Om du vill avbryta lägger du på luren direkt efter att du angivit gruppens anknytningsnr. Ange destinerat anknytningsnummer. Eller ange utgående linjeåtkomstnummer och sedan externt telefonnummer. Ange #. Luren på. Lampan på Vidk/St.Ej-knappen visar aktuell status enligt följande: släckt: ingen av funktionerna är aktiverad. lyser röd: Vidk-läge långsamt blinkande röd: St.Ej-läge Lampan på knappen Vidk grupp visar aktuell status enligt följande: släckt: ej aktiverad lyser röd: Vidk-läge Handbok 91

92 1.6.1 Vidarekoppla samtal Systemet har två lägen: (1) Vidk/St.Ej växlingsläge och (2) Vidk/St.Ej inställningsläge. Fråga administratören vilket läge systemet har om du inte är säker. (1) I växlingsläge för Vidk/St.Ej: Om du trycker på Vidk/St.Ej (fast funktionsknapp) vid ledig status växlar inställningen enligt nedanstående: Vidk St.Ej släckt (2) I inställningsläge för Vidk/St.Ej: Om du trycker på Vidk/St.Ej (fast funktionsknapp) vid ledig status växlar du Vidk/St.Ej-status och kan sedan ange destination för vidarekoppling (se " Vidk/St.Ej-inställningar med hjälp av funktionsknappen Vidk/St.Ej"). Anm En Vidk/St.Ej-knapp (anpassad knapp) är alltid i Vidk/St.Ej växlingsläge: läget kan inte ändras. Överflyttade externsamtal blir också vidarekopplade till destinationen för externsamtal. Om interna och externa samtal hanteras olika (typ av vidarekoppling, destination) rekommenderas du att programmera knappar för både Vidk/St.Ej externsamtal och Vidk/St.Ej internsamtal och/eller Vidk grupp externsamtal och Vidk grupp internsamtal eftersom: a. lampans blinkmönster för Vidk/St.Ej alla samtal (inklusive Vidk/St.Ej [fast funktionsknapp]) och Vidk grupp alla samtal kommer att indikera inställningen för antingen externa eller interna samtal, inte både och. Anm Vidk-ikonen på den bärbara stationens teckenfönster anger inställningen för enbart externa samtal. b. om du trycker på Vidk/St.Ej alla samtal (inklusive Vidk/St.Ej [fast funktionsknapp]) eller Vidk grupp alla samtal kommer inte Vidk- eller St.Ej-läget för intern- respektive externsamtal att ändras. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra knappar för Vidk/St.Ej (alla samtal, externsamtal, internsamtal) eller Vidk grupp (alla samtal, externsamtal, internsamtal). Inställningar för Vidk utifrån med knappen Vidk grupp Om du använder en systemtelefon (PT) kan du enkelt ändra Vidk statusen för en annan telefon. Först måste den anknytning som ska tillåta åtgärden för vidarekoppling utifrån ange en anknytning för att utföra vidarekopplingen utifrån. Sedan kan den anknytning som ska utföra vidarekopplingen utifrån tilldela en Vidk-grupp i detta syfte. Målanknytningens vidarekopplingsstatus kan kontrolleras via knappens lysdiod. Denna funktion gör att användare kan vidarekoppla samtal till sig själva från en annan anknytning. 92 Handbok

93 1.6.1 Vidarekoppla samtal Aktivera/avbryta (inställningen Vidk utifrån) PT Med luren på (Vidk grupp) Tryck på Vidk grupp. Vidarekopplingsstatusen för målaknytningen ändras därefter. På den andra anknytningen Vidk statusen fjärrändras Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra knappar för Vidk grupp (alla samtal, externsamtal, internsamtal). Vidk/St.Ej-inställningar med hjälp av funktionsknappen Vidk/St.Ej Du kan enkelt växla Vidk/St.Ej-status på en systemtelefon (PT) och sedan ange destination för vidarekoppling av externa/interna samtal med Vidk/St.Ej-knappen (fast funktionsknapp). För PT-användare går det också att ställa in externa telefonnummer (t.ex till din mobiltelefon) som vidarekopplingsdestinationer för upp till fyra offentliga enheter. Växla Vidk/St.Ej-status och ange vidarekopplingsdestination för extern- och internsamtal Timer för "Inget svar" och "Upptaget/Inget svar" Växla Vidk/St.Ej-status för externsamtal PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) Aktuell Vidk/St.Ej-status för externsamtal visas. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej igen för att växla status. Handbok 93

94 1.6.1 Vidarekoppla samtal Växla Vidk/St.Ej-status för internsamtal PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) 2 Aktuell Vidk/St.Ej-status för internsamtal visas. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Ange 2. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej igen för att växla status. När du växlar Vidk/St.Ej-status rensas inte eventuell tidigare angiven vidarekopplingsdestination. Ange och rensa Vidk/St.Ej för extern- och internsamtal PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) 1 Externsamtal 2 Internsamtal * Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Ange 1 eller 2. Tryck på LAGRA. 0 Vidk/St.Ej: AV 1 St.Ej: PÅ Ange 0 eller Vidk Alla samtal Vidk Upptaget Vidk Inget svar Vidk Upptaget/Inget svar destinerat anknytningsnr. utgående linjeåtkomstnr. externt telefonnr. Tryck på LAGRA. Ange 2 till 5. (max 32 siffror) Ange destinerat anknytningsnummer eller utgående linjeåtkomstnummer och sedan externt telefonnummer. En bekräftelseton hörs. * Detta steg är valfritt. 94 Handbok

95 1.6.1 Vidarekoppla samtal Ställa in timern för "Inget svar" och "Upptaget/Inget svar" PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) 3 tid * Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Ange 3. Tryck på LAGRA. Ange tid (sekunder [0 120]). Tryck på LAGRA. En bekräftelseton hörs. * Du kan ange tiden med 1-3 siffror. 15 sekunder kan t.ex. anges som "15" eller "015". Vidarekoppla dina samtal via ISDN-tjänst (Vidarekoppling via ISDN) Alla samtal vidarekopplas till en extern samtalspart med hjälp av ISDN. Följande typer av vidarekoppling tillhandahålls genom ISDN-tjänst. Utan villkor (Vidarekoppling utan villkor) När din anknytning är upptagen (Vidarekoppling vid upptaget) När du inte svarar (Vidarekoppling vid inget svar) Aktivera PT/SLT/PS utgående linjenr. 7 5 # ditt MSN Luren av. # Ange Utan villkor Upptaget Inget svar Ange utgående linjenummer (3 siffror). önskat telefonnr. Ange #. # Ange ditt MSN. B-ton Ange #. Ange önskad siffra. Ange önskat telefonnummer. Ange #. Luren på. Handbok 95

96 1.6.2 Visa ett frånvaromeddelande på uppringande telefonens teckenfönster (Frånvaromeddelande) Avbryta PT/SLT/PS utgående linjenr. 7 5 # ditt MSN Luren av. Ange 7 5. Ange utgående linjenummer (3 siffror). Ange #. Ange ditt MSN. # 0 B-ton Ange #. Ange 0. Luren på. Bekräfta ett villkor PT/PS utgående linjenr. 7 5 # ditt MSN Luren av. Ange 7 5. Ange utgående linjenummer (3 siffror). Ange #. Ange ditt MSN. # 1 B-ton Vald typ visas i teckenfönstret. Ange #. Ange 1. Luren på Visa ett frånvaromeddelande på uppringande telefonens teckenfönster (Frånvaromeddelande) Du kan visa orsaken till att du inte besvarar samtalet, förutsatt att uppringaren använder en Panasonicsystemtelefon med teckenfönster. Det finns åtta förprogrammerade meddelanden och ett som du kan skriva själv (16 tecken). Valt meddelande visas på ditt teckenfönster. Medd.nr 1 Will Return Soon 2 Gone Home Meddelande (Exempel) 3 At Ext %%%% (anknytningsnummer) 4 Back at %%:%% (timme:min) 5 Out until %%/%% (mån/dag) 6 In a Meeting Ett meddelande per anknytning. (Personligt frånvaromeddelande) 96 Handbok

97 1.6.3 Förhindra att andra använder din telefon (stationslås) Aktivera PT/SLT/PS/SIP-ankn Luren av. # Ange 750. B-ton 1 Will Return Soon 2 Gone Home 3 At Ext %%%% + 4 Back at %%:%% + 5 Out until %%/%% + 6 In a Meeting Ange önskad siffra. anknytningsnr timme:min mån / dag Ange #. Luren på. Avbryta PT/SLT/PS/SIP-ankn B-ton Luren av. Ange 750. Ange 0. Luren på. Ange önskat värde i positionerna med "%"-tecken. Du måste ange korrekt antal tecken som ersätter "%"-tecknen. Använd 0 till 9 eller. Det förprogrammerade meddelandet kan ändras via systemprogrammering. Du hittar anvisningar för hur du skapar ett personligt meddelande (meddelandenr 9) i "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget" Förhindra att andra använder din telefon (stationslås) Du kan låsa anknytningen så att andra användare inte kan ringa obehöriga externsamtal. Denna funktion kallas även för "Elektronisk låsning av anknytning". Spärra PT/SLT/PS/SIP-ankn B-ton Luren av. Ange 77. Ange 1. Luren på. Handbok 97

98 1.6.3 Förhindra att andra använder din telefon (stationslås) Öppna PT/SLT/PS/SIP-ankn PIN-kod: Personligt identifieringsnummer anknytningens PIN-kod B-ton Luren av. Ange 77. Ange 0. Ange anknytningens PIN-kod (max 8 siffror). Luren på. Be administratören om hjälp ifall du har glömt anknytningens PIN-kod eller inte kan öppna anknytningen. Han/hon kan ta bort PIN-koden. Sedan kan du ange en ny PIN-kod och öppna anknytningen. Om din anknytning är spärrad med den här funktionen går det inte att göra följande: Ringa externsamtal Ändra destination för vidarekoppling Om du inte anger anknytningens PIN-kod kan du inte spärra och öppna anknytningen. Ringa ett externt samtal när anknytningen är spärrad PT/SLT/PS PIN-kod: Personligt identifieringsnummer Luren av. 4 Ange ditt anknytningsnr. extension no. Slå ditt anknytningsnummer. anknytningens PIN-kod Ange anknytningens PIN-kod (max 8 siffror). B-ton och U-ton önskat extension telefonnr. no. Slå önskat telefonnummer. Om du slår fel PIN-kod för anknytningen hörs en alarmton. Välj utgående linje innan du anger externt telefonnummer. Efter avslutat externsamtal aktiveras stationslåset automatiskt igen. 98 Handbok

99 1.7 Sända ut eller besvara ett meddelande 1.7 Sända ut eller besvara ett meddelande Personsökning Gruppsökning Utföra personsökning och sedan flytta över ett samtal Gruppsökning Du kan säga ett meddelande i systemtelefonerna och/eller i de externa högtalarna inom definierad grupp. Personsöka PT/SLT/PS/SIP-ankn 3 3 sökgruppnr. B-ton Vänta på svar. Luren av. Ange 33. Slå sökgruppnummer (3 siffror). Meddela. Tala. En upptagetton hörs om gruppen du söker redan är upptagen för en annan sökning. Handbok 99

100 1.7.1 Personsökning Utföra personsökning och sedan flytta över ett samtal PT/SLT/PS Under ett samtal 3 3 sökgruppnr. Ange 33. Slå sökgruppnummer (3 siffror). Tryck på ÖVERFLYTTNING eller R/klykan. Den andra personen väntkopplas. B-ton Vänta på svar. Meddela. Tala. Luren på. Väntkopplad person och sökt anknytning kopplas och kan börja samtala. SIP-ankn Under ett samtal OR VÄNTKOPPLA 3 3 sökgruppnr. Tryck på VÄNTKOPPLA. Den andra personen väntkopplas. Ange 33. Slå sökgruppnummer (3 siffror). B-ton Vänta på svar. Tala. Luren på. Meddela. Väntkopplad person och sökt anknytning kopplas och kan börja samtala. 100 Handbok

101 1.7.2 Besvara/neka ett sökmeddelande När du har lagt på luren kan uppringaren tala med personen som besvarar sökningen Besvara/neka ett sökmeddelande Svara PT/SLT/PS/SIP-ankn 4 3 B-ton Luren av. Ange 43. Tala. Tillåta/neka ett sökmeddelande (Neka personsökning) PT Neka Tillåt B-ton Luren av. Ange 721. Ange 1 eller 0. Luren på. Följande anknytningar kan inte ta emot ett sökmeddelande: Bärbar station Analog telefon Systemtelefon som ringer eller är upptagen Systemtelefon som har läget Neka personsökning inställt Systemtelefon i läget St.Ej SIP-telefon Systemprogrammering kan krävas för vissa IP-PT-anknytningar för att kunna ta emot sökmeddelanden. Du kan besvara meddelandet även om det inte avser just din anknytning, men är riktat till din grupp Ringa ett konferenssamtal Du kan ringa flera personer som ingår i en grupp (konferensgrupp) och starta ett samtal med flera parter med de uppringda personerna. Du kan ringa konferensgruppsamtal till både anknytningar och externa linjer (inklusive analoga linjer). Följande två lägen finns: Konferensläge: de uppringda parterna kan delta i konferensen automatiskt. ( Konferensläge) Handbok 101

102 1.7.3 Ringa ett konferenssamtal Allanropsläge: de uppringda parterna kan höra den uppringande personens röstmeddelande och därefter tillåtas delta i samtalet av den uppringande personen. ( Allanropsläge) Om du ringer ett konferensgruppsnummer som används för ett annat samtal hör du en upptagetton och kan inte starta ett samtal med flera parter. Om du inte får tag på tillräckligt många lediga externa linjer för alla medlemmar i konferensgruppen hörs en felton och du kan inte ringa konferensgruppsamtal. När du ringer ett konferensgruppsamtal till en extern anknytning kommer CLIP-numret för det samtalet vara det nummer du väljer för att ringa till en extern linje. Se "1.9.4 Nummerpresentation för uppringande och uppringd person (Nummerpresentation [CLIP/COLP])". Konferensläge Om du väljer det här läget i systemprogrammeringen kan de uppringda parterna gå med i samtalet genom att lyfta luren. Den uppringande personen kan manuellt avsluta samtalet med en specifik part. Ringa upp/besvara ett konferensgruppsamtal PT/SLT/PS/SIP-ankn Uppringare 3 2 Konferensgruppsnr. * åtkomstkod entry code Luren av. Ange 32. Slå konferensgruppsnummer (2 siffror). Ange åtkomstkod (max. 8 siffror). Wait Vänta for an answer. på svar. B-ton Ange #. Valfri telefon Uppringd person Tala. A multiple party Ett flerpartssamtal conversation har nu upprättats. is now established. The Telefonen telephone rings. ringer. Luren av. Tala. 102 Handbok

103 1.7.3 Ringa ett konferenssamtal * Om du inte anger en åtkomstkod när du startar konferensgruppsamtalet kan anknytningar/ externa telefoner delta i samtalet utan att behöva slå en åtkomstkod. Åtkomstkoder kan bestå av siffrorna "0" till "9". När " " används som åtkomstkod går det inte att delta i en konversation som redan har påbörjats. " " måste användas för sig (du kan alltså inte kombinera den med numeriska tecken). Du hittar mer information i " Gå med i samtal när angiven tid är ute". Ett samtal kan upprättas med maximalt åtta parter (inklusive den som ringer upp). Om funktionen handsfree-svar är aktiverad kan den uppringda anknytningen svara på konferensgruppsamtal utan att lyfta på luren. På PT-enheter och PS-modellerna KX-WT125 (endast Kanada)/KX-TCA175/KX-TCA275/ KX-TCA185/KX-TCA285/KX-TCA385 kan du automatiskt besvara ett konferensgruppsamtal utan att lyfta luren. Det här läget väljs via systemprogrammering. En uppringare som använder en analog telefon eller en SIP-telefon kan endast initiera ett konferensgruppsamtal och kan inte styra de uppringda parternas samtalsstatus manuellt. För en uppringare Avsluta ett samtal med en specifik person PT/PS Under ett samtal Avsluta ett samtal med en specifik person (DSS) Tryck på DSS. Avsluta ett samtal med senast tillkomna person Tryck på ÖVERFLYTTNING. Koppla ned senast tillkomna person från konferensgruppssamtalet Tryck på R. I det här fallet måste R-knappen vara inställd på R-läget via systemprogrammering. Allanropsläge Om det här läget väljs i systemprogrammeringen kan den uppringande personen ringa upp flera parter i en konferensgrupp och sända ut ett röstmeddelande. Därefter kan personen upprätta ett samtal med flera Handbok 103

104 1.7.3 Ringa ett konferenssamtal parter med uppringda personer. Det här samtalet kommer att höras av andra uppringda personer. Uppringda parter kan lyssna på meddelandet genom att endast lyfta luren. De kan sända en indikeringston om de önskar delta i samtalet. Ringa upp/besvara ett konferensgruppsamtal PT/SLT/PS/SIP-ankn Uppringare 3 2 Konferensgruppsnr. åtkomstkod * Luren av. Ange 32. Slå konferensgruppsnummer (2 siffror). Ange åtkomstkod (max. 8 siffror) Vänta på svar. B-ton Ange #. Tala. Valfri telefon Uppringd person Telefonen ringer. Luren av. * Om du inte anger en åtkomstkod när du startar konferensgruppsamtalet kan anknytningar/ externa telefoner delta i samtalet utan att behöva slå en åtkomstkod. Åtkomstkoder kan bestå av siffrorna "0" till "9". När " " används som åtkomstkod går det inte att delta i en konversation som redan har påbörjats. " " måste användas för sig (du kan alltså inte kombinera den med numeriska tecken). Du hittar mer information i " Gå med i samtal när angiven tid är ute". På PT-enheter och PS-modellerna KX-WT125 (endast Kanada)/KX-TCA175/KX-TCA275/ KX-TCA185/KX-TCA285/KX-TCA385 kan du automatiskt besvara ett konferensgruppsamtal utan att lyfta luren. Det här läget väljs via systemprogrammering. Om funktionen handsfree-svar är aktiverad kan den uppringda anknytningen svara på konferensgruppsamtal utan att lyfta på luren. En uppringare som använder en SLT- eller SIP-telefon kan bara starta ett konferensgruppsamtal och kan inte styra de uppringda parternas samtalsstatus manuellt. För en uppringare Samtala med en specifik person 104 Handbok

105 1.7.3 Ringa ett konferenssamtal PT/PS Under ett pågående meddelande (DSS) Tryck på DSS. Samtala med en person i gruppens tilldelade ordningsföljd PT/PS Under ett pågående meddelande Tryck på KONFERENS. Avsluta ett samtal med en specifik person PT/PS Under ett samtal Avsluta ett samtal med en specifik person (DSS) Tryck på DSS. Avsluta ett samtal med senast tillkomna person Tryck på ÖVERFLYTTNING. Koppla ned senast tillkomna person från konferensgruppssamtalet Tryck på R. I det här fallet måste R-knappen vara inställd på R-läget via systemprogrammering. Om det maximala antalet personer som kan delta aktivt i ett samtal anges till 32 via systemprogrammering fungerar inte knapparna (DSS, KONFERENS, ÖVERFLYTTNING, FLASH osv.) på uppringarens telefon. Handbok 105

106 1.7.3 Ringa ett konferenssamtal För uppringd anknytning Skicka en indikeringston till uppringaren och delta i samtalet PT/SLT/PS Uppringd person Under ett pågående meddelande (DSS) Tryck på DSS -knappen som motsvarar uppringaren. Vänta på svar. Tala. Tryck på R/klykan. PT/PS Uppringare Under ett pågående meddelande En ton hörs och information om uppringd person visas på teckenfönstret. (DSS) Tryck på motsvarande DSS-knapp. Tala. Börja samtala med uppringd person. Maximalt 32 parter (inklusive den uppringande parten) kan delta i konferensen. Beroende på systeminställningarna kan även upp till 32 parter (inklusive den uppringande parten) delta i samtalet. Push-to-Talk för PT/PS/SLT-användare Om allanropsläget och detta läge väljs genom systemprogrammering kan uppringda PT/PS/ SLT-användare ansluta sig till samtalet genom att trycka på valfri uppringningsknapp (0-9,, #) under röstmeddelandet. Genom att lägga till bärbara stationer med handsfree-svarsfunktionen aktiverad till en konferensgrupp kan uppringaren skapa ett trådlöst personsökningssystem. Alla uppringda PSanvändare, med handsfree-svarsfunktionen aktiverad, hör röstmeddelandet. Sedan kan PSanvändarna svara genom att trycka på valfri uppringningsknapp och deras svar hörs av samtliga uppringda parter. Gå med i samtal när angiven tid är ute Anknytningar eller externa telefoner kan gå med i flerpartssamtal som redan har startats med den här funktionen. Om t.ex. konferensgruppens medlemmar inte svarar när ett konferensgruppsamtal rings, kan de ansluta sig till flerpartssamtalet senare med den här funktionen. De kan ansluta sig till samtalet från externa telefoner (via DISA- eller TIE-linjer) eller anknytningar. Den här funktionen finns i båda lägena: konferensläge och allanropsläge. 106 Handbok

107 1.7.3 Ringa ett konferenssamtal Av säkerhetsskäl har du möjlighet att ställa in en särskild åtkomstkod för konferensgruppsamtal. Anknytningar/externa telefoner måste mata in samma åtkomstkod för att delta i samtalet. Därför måste du i förhand meddela berörda parter vilken kod de ska använda. För en anknytning som startar samtalet Ringa ett konferensgruppsamtal med en åtkomstkod PT/SLT/PS/SIP-ankn 3 2 Konferensgruppsnr. åtkomstkod * Luren av. Ange 32. Slå konferensgruppsnummer (2 siffror). Ange åtkomstkod (max. 8 siffror). Vänta på svar. B-ton Ange #. Tala. För en anknytning som går med i samtalet Delta i ett samtal med en åtkomstkod PT/SLT/PS/SIP-ankn 3 2 Konferensgruppsnr. åtkomstkod * Luren av. Ange 32. Ange #. Slå konferensgruppsnummer (2 siffror). Ange åtkomstkod (max. 8 siffror). B-ton Ange #. Tala. Handbok 107

108 1.7.3 Ringa ett konferenssamtal * Om du inte anger en åtkomstkod när du startar konferensgruppsamtalet kan anknytningar/ externa telefoner delta i samtalet utan att behöva slå en åtkomstkod. Åtkomstkoder kan bestå av siffrorna "0" till "9". När " " används som åtkomstkod går det inte att delta i en konversation som redan har påbörjats. " " måste användas för sig (du kan alltså inte kombinera den med numeriska tecken). När du använder en extern telefon (via DISA- eller TIE-linjer) kan man gå med i samtalet efter att ha anslutit till anknytningen med medflyttad serviceklass. Anknytningar/externa telefoner kan bara gå med i samtalet när konferensgruppsamtalet redan har upprättats mellan den uppringande anknytningen och minst en deltagare. Anknytningar/externa telefoner måste använda en ledig anknytning utan väntkopplade samtal för att kunna delta i samtal som redan pågår. Om det maximala antalet deltagare redan deltar i samtalet kan funktionen inte användas. Starta ett konferensgruppsamtal med handsfree-svar Om handsfree-svarsfunktionen är aktiverad med minst en konferensgruppsmedlem kan samtalet besvaras automatiskt och samtalet påbörjas med endast en deltagare (uppringaren). Sedan kan upp till 6 deltagare använda funktionen "Gå med i samtal när angiven tid är ute" för att ansluta sig till samtalet. 108 Handbok

109 1.8 Använda Unified Messaging-funktioner 1.8 Använda Unified Messaging-funktioner Vad är Unified Messaging-systemet? Introduktion till Unified Messaging-systemet Din företagsväxel kan tillhandahålla tjänsten för Unified Messaging-systemet. Du eller en extern part kan få åtkomst till Unified Messaging-systemet från en telefon. Som ägare till en brevlåda kan du göra följande: Skicka ett meddelande till en eller flera personer på eller utanför ditt kontor. Ta emot och skriva ut faxmeddelanden. Vidarebefordra meddelanden till andra abonnenter och lägga till egna kommentarer. Komma åt din brevlåda och lyssna av dina meddelanden, även när du inte befinner dig på kontoret. Låta Unified Messaging-systemet ringa upp eller skicka e-post till dig när någon lämnar ett meddelande åt dig. Få meddelande väntar indikering på din anknytning när nya meddelanden har spelats in i brevlådan. Medlyssna dina samtal. Skapa en uppsättning alternativ och funktioner som är exklusiva för din brevlåda (personligt anpassad service) som kan väljas av den som ringer upp. Röstmeddelanden, fax och e-postmeddelanden kan hanteras via en e-postklient med stöd för IMAP4. Många andra användbara funktioner för meddelandehantering. PBX-användare som har tilldelats en brevlåda i Unified Messaging-systemet kallas abonnenter. Hotelläge: Om tjänsteläget har ställts in på "Hotelläge" är eventuellt vissa funktioner begränsade, t.ex. avlyssning av meddelanden och personliga hälsningar, beroende på serviceklassinställningarna för brevlådan. Innan du börjar För att kunna använda Unified Messaging-systemet som abonnent måste du känna till nedanstående uppgifter. Systemadministratören kan hjälpa dig om du inte känner till de här uppgifterna. Det anknytningsnummer som du ska ringa för att få åtkomst till det enhetliga meddelandehanteringssystemet. Numret till din brevlåda och din anknytning (i många fall är detta samma nummer, men de kan eventuellt skilja sig åt). Lösenordet till din brevlåda (om sådant finns). Systemadministratörens telefonnummer. Systemadministratören är den person som du vänder dig till om du skulle få problem med Unified Messaging-systemet. Röstprompter Röstprompter är inspelade röstvägledningsmeddelanden som hjälper dig att konfigurera och använda funktionerna i Unified Messaging-systemet. Röstprompter hjälper även uppringaren när systemet hanterar dennes samtal. Beroende på hur Unified Messaging-systemet är programmerat kan abonnenter och uppringare välja önskat språk för systemets röstprompter. <Exempel på prompt> "För att lämna ett meddelande, tryck 1." "Lämna ett meddelande efter tonen." "För att avsluta inspelningen lägg på nu, eller för ytterligare funktioner, tryck 1." Handbok 109

110 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Alla prompter i varje funktion beskrivs inte här. Prompterna för varje funktion är inte exakt samma som de faktiska prompterna som du hör från systemet Unified Messaging Logga in i och konfigurera brevlådan Logga in i brevlådan Abonnentvägledning (enkel brevlådekonfigurering) Ändra eller ta bort dina personliga hälsningsmeddelanden Personlig hälsningsfras för uppringar-id Ändra ditt lösenord Ändra eller ta bort ditt abonnentnamn (ägarnamnet) Gemensamma servicekommandon och navigeringskommandon Logga in i brevlådan för första gången Första gången du loggar in i din brevlåda finns det vissa brevlådeinställningar som du bör göra innan du använder någon av abonnenttjänsterna. Dessa inställningar identifierar dig som ägare till din brevlåda och beskrivs i avsnittet " Logga in i brevlådan". Lösenord Abonnentens namn Personliga meddelanden Unified Messaging-systemet kan programmeras att starta en "abonnentvägledning" första gången du loggar in till brevlådan. Om abonnentvägledningen är aktiverad kommer röstprompterna i Unified Messagingsystemet att vägleda dig genom brevlådekonfigureringsprocessen. Logga in i brevlådan För att komma åt abonnenttjänsterna (spela upp meddelanden, ändra brevlådeinställningar osv.) måste du först logga in i brevlådan. Det finns 2 sätt att logga in i brevlådan: Manuell inloggning: Manuell inloggning krävs när du loggar in i din brevlåda via någon annans anknytning, eller när automatisk inloggning inte har aktiverats för din brevlåda. Automatisk inloggning: När du loggar in i din brevlåda från din egen anknytning behöver du inte ange några särskilda kommandon eller ditt brevlådenummer. UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer beror på systemprogrammering. Vänd dig till den systemansvarige eller systemadministratören för mer information. 110 Handbok

111 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Brevlådekapacitetsvarning När din brevlåda är nästan full får du en brevlådekapacitetsvarning strax efter det att du har loggat in i din brevlåda. När du hör en brevlådekapacitetsvarning bör du ta bort meddelanden som inte längre behövs för att göra mer inspelningstid tillgänglig i brevlådan. Längden på den inspelningstid som återstår när du hör brevlådekapacitetsvarningen beror på hur din brevlåda är konfigurerad. Funktionen kan ha inaktiverats för din brevlåda av den systemansvarige eller systemadministratören. Kontakta systemadministratören eller den systemansvarige om du vill ha mer information. Manuell inloggning PT/SLT/PS/SIP-ankn Luren av. (Överflyttning till röstbrevlåda) UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. # 6 Ange #6. Tryck på MEDDELANDE, Överflyttning till röstbrevlåda eller ange UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Ange och ditt brevlådenummer. ditt brevlådenummer ditt lösenord # Ange ditt lösenord och tryck på #. Gå in din brevlåda. Du kan hoppa över det här steget om din brevlåda inte kräver något lösenord. Automatisk inloggning PT/SLT/PS/SIP-ankn ditt lösenord # Gå in din brevlåda. Luren av. (Överflyttning till röstbrevlåda) UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Tryck på MEDDELANDE, Överflyttning till röstbrevlåda eller ange UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Ange ditt lösenord och tryck på #. Du kan hoppa över det här steget om din brevlåda inte kräver något lösenord. Handbok 111

112 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan VAR FÖRSIKTIG Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 16 siffror för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till företagsväxeln (PBX). Om det sprids ut kan företagsväxeln (PBX) missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. Meddelande Se till att ingen obehörig kan komma åt din anknytning om du inaktiverar lösenordskravet. Enbart när du följer de röstprompter du hör: om automatisk uppspelning av nya meddelanden är aktiverat för din brevlåda kommer nya meddelanden att spelas upp automatiskt varje gång du loggar in till brevlådan. Om nya meddelanden automatiskt spelas upp ett efter ett eller inte beror på systemets programmering. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Om lampan för väntande meddelanden har aktiverats för din brevlåda tänds meddelandelampan på telefonen när du får ett nytt meddelande. Du kan logga in till din brevlåda och automatiskt spela upp ett nytt meddelande genom att lyfta luren och trycka på knappen Meddelande på telefonen. Unified Messaging-systemet spelar endast upp det första nya meddelandet. Om du vill spela upp andra meddelanden trycker du på motsvarande knapp. Efter inloggning meddelar systemet det totala antalet meddelanden, antalet nya meddelanden eller längden på de nya meddelandena. Vad systemet meddelar beror på brevlåde- och serviceklassinställningarna för brevlådan. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Överflyttning till röstbrevlåda-knapp eller Meddelandeknapp. Abonnentvägledning (enkel brevlådekonfigurering) Unified Messaging-systemet kan programmeras att presentera en "abonnentvägledning" åt dig första gången du loggar in till din brevlåda. Om abonnentvägledningen är aktiverad kommer röstpromter från Unified Messaging-systemet att vägleda dig genom brevlådekonfigureringsprocessen. Genom att bara följa röstprompterna kan du konfigurera nedanstående alternativ. Du kan konfigurera dessa alternativ senare manuellt vid behov, enligt anvisningarna senare i det här avsnittet. Funktionen kan ha inaktiverats av den systemansvarige eller systemadministratören för din brevlåda. Du kan eventuellt bli ombedd att ange ditt lösenord efter att ha loggat in till din brevlåda. Fråga din systemadministratör om du inte känner till lösenordet. Abonnentvägledningen kan vara förenklad eller otillgänglig beroende på dina serviceklassinställningar. Lösenord: Om brevlådan har ett lösenord måste du ange det med hjälp av sifferknapparna (0 9) varje gång du loggar in till brevlådan. Lösenordet kan bestå av upp till 16 siffror. Abonnentens namn: Detta är en inspelning av ditt namn. Andra abonnenter hör ditt namn när de lyssnar på meddelanden som du har lämnat åt dem. Det kan även höras av uppringare när de använder funktionen för uppringning efter namn. 112 Handbok

113 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Personliga hälsningsfraser: Följande personliga hälsningsmeddelanden kan spelas in under abonnentvägledningen. När hälsningen har spelats upp ljuder en ton och uppringaren kan lämna ett meddelande. Hälsning vid uteblivet svar: Hörs av uppringaren när du inte besvarar samtalet. Ett vanligt exempel kan vara "Detta är (namn). Jag kan inte besvara ditt samtal just nu...". Hälsning vid upptaget: Hörs av uppringaren när du sitter i ett annat samtal. Ett vanligt exempel kan vara: "Detta är (namn). Jag sitter i ett annat samtal just nu ". Hälsning utanför kontorstid: Hörs av uppringaren när Unified Messaging-systemet befinner sig i nattläge. Ett vanligt exempel kan vara "Detta är (namn). Jag har gått hem för dagen ". Om du inte spelar in något hälsningsmeddelande används ett förinspelat hälsningsmeddelande. Handbok 113

114 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Starta abonnentvägledningen PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. Unified Messagingsystemet meddelar följande: "Välkommen till Panasonics unified messagingsystem.". Så här ställer du in lösenordet för första gången ditt lösenord # Ange ditt lösenord och tryck på #. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Så här ändrar du lösenordet 1 Ange 1. ditt nya lösenord # Ange ditt nya lösenord och tryck #. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Så här spelar du in ägarnamnet (ditt abonnentnamn) 1 2 B-ton Uppge ditt namn. Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. Tryck på 2 för att bekräfta. Så här spelar du in dina hälsningsmeddelanden B-ton Spela in ditt hälsningsmeddelande. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen Granska Godkänn Spela in meddelandet igen. Lägg till Ta bort och avsluta Ange det önskade alternativet. Så här bekräftar du inställningarna 1 Ange 1. Luren på. VAR FÖRSIKTIG Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 16 siffror för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till företagsväxeln (PBX). Om det sprids ut kan företagsväxeln (PBX) missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. 114 Handbok

115 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Ändra eller ta bort dina personliga hälsningsmeddelanden När en uppringande person kopplas till din röstbrevlåda får han/hon höra ditt personliga meddelande. Du kan spela in 6 typer av personliga hälsningar. Den lämpliga hälsningen spelas upp för uppringaren. Om du tar bort eller inte spelar in något hälsningsmeddelande används ett förinspelat hälsningsmeddelande. Hälsning vid uteblivet svar: Hörs av uppringaren när du inte besvarar samtalet. Ett vanligt exempel kan vara "Detta är (namn). Jag kan inte besvara ditt samtal just nu ". Hälsning vid upptaget: Hörs av uppringaren när du sitter i ett annat samtal. Ett vanligt exempel kan vara "Detta är (namn). Jag sitter i ett annat samtal just nu ". Hälsning utanför kontorstid: Hörs av uppringaren när Unified Messaging-systemet befinner sig i nattläge. Ett vanligt exempel kan vara "Detta är (namn). Jag har gått hem för dagen ". Personlig hälsningsfras för uppringar-id: Hörs av uppringaren från förprogrammerade telefonnummer. Mer information finns i avsnittet " Personlig hälsningsfras för uppringar-id". Tillfällig hälsning: En särskild hälsning som, om den är inspelad, hörs av uppringaren i stället för de övriga hälsningarna. Ett vanligt exempel kan vara "Detta är (namn). Jag är inte på jobbet den här veckan ". Frånvaromeddelande: Hörs av uppringaren när en personlig hälsning är inställd som en företagsväxels frånvaromeddelande, och det frånvaromeddelandet används för närvarande. Handbok 115

116 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Spela in eller ta bort dina personliga hälsningsmeddelanden PT/SLT/PS/SIP-ankn 1 Hälsningsfras vid inget svar 2 Hälsningsfras vid upptaget Logga in i din brevlåda. 4 1 Ange Hälsningsfras efter arbetstid Uppringar-ID hälsning Tillfällig hälsningsfras Hälsningsfras med frånvaromeddelande Nummer på uppringar-id hälsning Nummer på frånvaromeddelande Välj önskad hälsningsfras. När du väljer ett "Uppringar-ID hälsning" ska du ange ett Nummer på uppringar-id hälsning (1 4). När du väljer ett "Hälsningsfras med frånvaromeddelande" ska du ange ett Nummer på frånvaromeddelande (1 9). För uppringar-id hälsning, se avsnittet "Personliga hälsningsfraser för uppringar-id". 1 Ändra hälsningsfrasen 3 Ta bort den valda hälsningsfrasen Följ anvisningarna efter behov. B-ton Spela in ditt hälsningsmeddelande.* Hälsningsfrasen tas bort. Slutför genom att lägga på luren. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen Granska Godkänn Spela in hälsningsmeddelandet igen (upprepa ovanstående steg efter behov) Komplettera det hälsningsmeddelande som du just har spelat in Ta bort hälsningsmeddelandet och avsluta Följ anvisningarna efter behov Hälsningsfras vid inget svar Hälsningsfras vid upptaget Hälsningsfras efter arbetstid Uppringar-ID hälsning Tillfällig hälsningsfras Hälsningsfras med frånvaromeddelande Spela in eller ta bort andra hälsningsmeddelanden enligt önskemål genom att följa anvisningarna, eller lägg på luren. Om du lägger på luren utan att bekräfta den nya hälsningsfrasen sparas den inte. Luren på. Innehållet i hälsningsfrasen vid inget svar och i meddelandet som visas på telefonerna (se "1.6.2 Visa ett frånvaromeddelande på uppringande telefonens teckenfönster (Frånvaromeddelande)") ska programmeras så att de stämmer överens via systemprogrammering. 116 Handbok

117 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan * Vi rekommenderar att du uppger ditt namn i dina hälsningsmeddelanden så att uppringarna vet att de har nått rätt brevlåda. Ett tillfälligt personligt hälsningsmeddelande spelas upp i stället för alla dina andra hälsningsmeddelanden tills det tas bort. Varje gång du loggar in till din brevlåda kommer Unified Messaging-systemet att fråga dig om du vill inaktivera (ta bort) din tillfälliga personliga hälsning. Direktaccess Om direktaccess har aktiverats bland brevlådeinställningarna kan du komma åt funktionerna för att spela in hälsning vid uteblivet svar, hälsning vid upptaget, hälsning efter arbetstid samt en tillfällig hälsning direkt genom att slå ett specifikt anknytningsnummer för Unified Messaging-systemet från din anknytning. Automatisk inloggning måste vara aktiverat för att direktaccess ska kunna användas (se avsnittet "Automatisk inloggning"). Information om dessa anknytningsnummer till Unified Messaging-systemet får du av den systemansvarige. Personlig hälsningsfras för uppringar-id Du kan spela in personligt anpassade hälsningsfraser för specifika uppringare. Om du har registrerat personens telefonnummer (uppringar-id) för en personlig hälsningsfras kommer personen att höra motsvarande hälsning när han eller hon ringer upp dig i stället för de hälsningsmeddelanden som normalt spelas upp för andra uppringare. Du kan spela in 4 personliga hälsningsfraser och registrera 8 uppringare för varje fras. Spela in dina personliga hälsningsfraser innan du registrerar uppringar-id:n. Funktionen kan ha inaktiverats av systemadministratören eller den systemansvarige för din brevlåda. Spela in en personligt anpassad hälsningsfras för första gången PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. STEG A Ange 414. nummer för personlig hälsningsfras Ange ett nummer för den personligt anpassade hälsningsfrasen (1 4). B-ton Spela in ditt hälsningsmeddelande. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Om du vill tilldela nummerpresentatörs-id: n till den personliga hälsningsfrasen går du till STEG B i avsnittet "Registrera uppringar-id:n för första gången". Handbok 117

118 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Ändra en personligt anpassad hälsningsfras PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ange 414. Ändra hälsningsfrasen och gå sedan till STEG A i avsnittet "Spela in en personligt anpassad hälsningsfras för första gången". nummer för personlig hälsningsfras Ange ett nummer för den personligt anpassade hälsningsfrasen (1 4). 3 Radera hälsningsfrasen. Luren på. Registrera uppringar-id:n för första gången PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda nummer för personlig hälsningsfras 2 Ange 414. Ange ett nummer för den personligt anpassade hälsningsfrasen (1 4). Tryck på 2 för att bekräfta. STEG B uppringar-id Ange uppringar-id (uppringarens telefonnummer, maximalt 20 siffror) och tryck sedan #. # * 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Forsätt 1 Lägg till ytterligare ett uppringar-id. 2 Avsluta Ange 1 eller 2. Luren på. * När du använder ett nummer för uppringar-id kan du ange ett jokertecken genom att trycka på. När du gör det kan flera telefonnummer kopplas till uppringar-id-numret du anger. Om du till exempel lagrar uppringarens ID som "012 " (ange så många som behövs för telefonnumren i ditt område), får alla som ringer från telefonnummer som börjar med "012" (till exempel alla som ringer från området med riktnummer "012") höra ditt personliga meddelande. 118 Handbok

119 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Lägga till/ta bort/granska uppringar-id:n senare PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ange 414. Lägg till ett uppringar-id och gå sedan till STEG B i avsnittet "Registrera uppringar-id:n för första gången". Ta bort ett uppringar-id. Granska alla tilldelade uppringar-id och slutför sedan genom att lägga på luren. Ange det önskade alternativet. nummer för personlig hälsningsfras Ange ett nummer för den personligt anpassade hälsningsfrasen (1 4) Tryck på 2 för att bekräfta. Ta bort alla nummer och slutför sedan genom att lägga på luren. Ta bort ett nummer.r Ange 1 eller Ta bort det angivna numret. Behåll numret och ange nästa nummer. Upprepa sedan det här steget. Ange 1 eller 2. Luren på. Ändra ditt lösenord Du kan skydda brevlådan mot obehörig åtkomst genom att ange ett lösenord. Om brevlådan har ett lösenord måste du ange det med hjälp av sifferknapparna (0 9) varje gång du loggar in till brevlådan. Lösenordet kan bestå av upp till 16 siffror. Du kan när som helst ändra ditt lösenord. När du väljer ett lösenord bör du undvika att använda kända sifferkombinationer. Om du skulle glömma lösenordet kan du låta den systemansvarige eller systemadministratören nollställa lösenordet. Sedan kan du ange ett nytt. Byta lösenord PT/SLT/PS/SIP-ankn ditt önskade lösenord Logga in i din brevlåda # Ange 421. Ange det önskade lösenordet och tryck #. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. VAR FÖRSIKTIG Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 16 siffror för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till företagsväxeln (PBX). Om det sprids ut kan företagsväxeln (PBX) missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. Handbok 119

120 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Ändra eller ta bort ditt abonnentnamn (ägarnamnet) Du kan spela in ditt namn i Unified Messaging-systemet. Systemet kan sedan läsa upp ditt namn för uppringarna så att de får veta att de har nått rätt brevlåda. Ändra/ta bort ditt abonnentnamn PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ange 431. Tryck 433 om du vill ta bort ditt abonnentnamn, och avsluta sedan genom att lägga på luren. B-ton Uppge ditt namn. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Gemensamma servicekommandon och navigeringskommandon Kommandon som används för att ändra den aktuella tjänsten i Unified Messagingsystemet När du har lyft luren och tryckt på knappen MEDDELANDE, Överflyttning till röstbrevlåda eller angett UMgruppens fiktiva anknytningsnummer kan du ange ett tjänstekommando för att snabbt få åtkomst till vissa funktioner i Unified Messaging-systemet. När du får vägledning kan du även använda tjänstekommandona för att exempelvis byta till ett annat serviceläge för Unified Messaging-systemet. # 1 Ringa efter namn # 2 Kundtjänstmeny Du kommer att bli anvisad att ange ett kundservicemenynummer (1-200). # 5 Logga in *1 # 6 Tjänst för röstbrevlåda Du kan spela in ett meddelande åt en annan abonnent genom att ange dennes brevlådenummer enligt anvisningarna. Du kan även logga in till din brevlåda genom att ange det här kommandot följt av och numret till din brevlåda. # 7 Starta om (återgå till huvudmenyn) *2 # 8 Automatisk telefonist # 9 Avsluta 0 Hjälp Återgå till föregående meny 120 Handbok

121 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner # # Byta tjänsteläge Om du har fått behörighet av den systemansvarige att komma åt en brevlåda som tillhör en systemadministratör och/eller en meddelandeadministratör kan du växla mellan de här tjänsterna enligt nedan: Abonnenttjänst Meddelandehanteringstjänst Systemhanteringstjänst *1 Om den här knappen trycks när abonnenttjänsten är aktiverad ombes du att uppge det önskade brevlådenumret. *2 Om den här knappen trycks ned när abonnenttjänsten är aktiverad kommer du tillbaka till abonnenttjänstens huvudmeny. Kommandona #5 och #7 är enbart tillgängliga när du har åtkomst till abonnenttjänsten. En del kommandon är eventuellt inte tillgängliga beroende på serviceklassinställningarna för din brevlåda. När röstprompter används Följande kommandon kan användas för att hjälpa dig navigera genom menyerna i Unified Messagingsystemet. Återgå till föregående meny. 0 Upprepa den aktuella menyn. # 7 Återgå till huvudmenyn Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Spela upp meddelanden Skriva ut faxmeddelanden Bokmärken (enbart röstmeddelanden) Återställa borttagna meddelanden Svara på meddelanden Överföra meddelanden Fjärråtkomst Spela upp meddelanden Uppringare och andra abonnenter kan lämna röstmeddelanden åt dig, och du kan spela upp dem senare när du har loggat in till din brevlåda. När du får ett faxmeddelande kan du även spela upp eventuella bifogade röstmeddelanden eller meddelandeinfo och sedan skriva ut faxet. Meddelanden i din brevlåda delas in i 3 typer: Nya meddelanden: Meddelanden i brevlådan som du inte har spelat upp än. Gamla meddelanden: Meddelanden i brevlådan som du har spelat upp, men inte tagit bort än. Borttagna meddelanden: Meddelanden i brevlådan som du har tagit bort. Du kan "återställa" dina borttagna meddelanden och efter det behandlas de som gamla meddelanden (se avsnittet " Återställa borttagna meddelanden"). Om du inte återställer borttagna meddelanden tas de bort permanent vid dagens slut. Handbok 121

122 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Vid uppspelning av ett meddelande kan Unified Messaging-systemet även tillkännage meddelandets "info", dvs. datum och tid för meddelandet samt information om avsändaren. Spela upp meddelanden PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Nya meddelanden Gamla meddelanden Borttagna meddelanden Tryck 1, 3 eller # Röstmeddelanden Faxmeddelandeinfo Alla meddelanden Följ anvisningarna efter behov. * Lyssna på meddelandet. Om du trycker när meddelandet spelas upp kommer du tillbaka till föregående meny. Där kan du välja en annan meddelandetyp att lyssna till. * Det här steget utelämnas eventuellt beroende på inställningarna och serviceklassinställningarna för din brevlåda. Faxkommandon är eventuellt inte tillgängliga beroende på serviceklassinställningarna för din brevlåda. Ytterligare funktioner är tillgängliga under/efter uppspelningen av röstmeddelanden och faxmeddelandeinfo. Se nedanstående tabell och tryck på motsvarande knapp. De meddelandetyper som kan användas med varje knapp är markerade med ü. Observera att vissa funktioner inte är tillgängliga beroende på meddelandetypen (nytt, gammalt, borttaget). Knapp Funktion Meddelandetyp Nytt Gammalt Borttaget 1 Upprepa meddelandet ü ü ü 1 1 Spela upp föregående meddelande igen ü ü ü 2 Spela upp nästa meddelande ü ü ü 3 (+ 1 *1 ) Ta bort meddelandet Om ett bekräftelsemeddelande visas tar du bort det genom att trycka 1. ü ü 3 Återställ meddelandet ü 4 Svara på meddelandet ü ü 5 Vidarebefordra meddelandet ü ü 6 *1 Spela upp meddelandeinfo ü ü ü 7 <Endast vid uppspelning> Spola tillbaka röstmeddelandet <Endast när du har lyssnat på faxmeddelandeinfo> Skriv ut faxmeddelandet ü ü ü ü ü 122 Handbok

123 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Knapp Funktion 8 <Endast vid uppspelning> Pausa/starta om meddelandeuppspelningen 8 4 <Endast vid uppspelning> Öka volymen 8 5 <Endast vid uppspelning av röstmeddelanden> Ange ett bokmärke för röstmeddelandet Starta om meddelandeuppspelningen genom att trycka <Endast för röstmeddelanden> Starta uppspelningen vid bokmärket för röstmeddelandet 9 <Endast vid uppspelning> Snabbspola framåt # Spara meddelandet som ett nytt meddelande När meddelandet har sparats spelas nästa meddelande upp. Meddelandetyp Nytt Gammalt Borttaget ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü *1 De här knapparna är endast tillgängliga när lämpliga serviceklassinställningar har registrerats för din brevlåda. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. För röstmeddelanden avgör programmeringen av Unified Messaging-systemet om meddelandeinfon spelas upp före varje meddelande, efter varje meddelande eller bara när du trycker på 6. Kontakta systemadministratören om du vill ha mer information. Unified Messaging-systemet tar automatiskt bort både nya och gamla meddelanden efter ett visst antal dagar. Den systemansvarige eller systemadministratören avgör hur många dagar meddelandena ska behållas. Varje gång du spelar upp ett nytt eller gammalt meddelande återställs räknaren för kvarhållning av meddelanden. Under uppspelningen kan du öka uppspelningsvolymen genom att trycka 84. Om volymen är på den högsta inställningen väljs den lägsta inställningen om du trycker på 84 enligt nedan. Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 (standard) Nivå 4 Nivå 5 Skriva ut faxmeddelanden Du kan skriva ut faxmeddelanden som tas emot i din brevlåda när du spelar upp faxmeddelandeinfo. Du kan även ställa in automatisk leverans för att omedelbart skriva ut eventuella faxmeddelanden som tas emot i din brevlåda från en angiven fax. Handbok 123

124 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Skriva ut ett faxmeddelande PT/SLT/PS/SIP-ankn När du har lyssnat på faxmeddelandeinfo 7 Ange Skriv ut faxmeddelandet Skriv ut alla outskrivna faxmeddelanden Skriv ut alla faxmeddelanden Ange 1, 2 eller 3. Så här skriver du ut från en angiven fax faxnummer # Ange faxens nummer och tryck #. Så här skriver du ut från standardfaxen # Ange #. Skriva ut från den faxmaskin som du för närvarande använder (när du ringer från en faxmaskin med en telefonlur) 0 # Ange 0#. faxnummer Bekräfta genom att ange faxens nummer och # igen. Det här steget kan uteslutas vid vissa brevlådeinställningar. # Faxmeddelandet skickas till faxen. Luren på. 124 Handbok

125 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Ställa in automatisk leverans PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 4 7 Ange 47. Se avsnittet "För att ändra status för automatisk leverans" eller "För att ställa in ett standardfaxnummer". För att ändra status för automatisk leverans 1 Aktuell status meddelas. 1 Den nya statusen meddelas. Ange 1. Ange 1 för att ändra. Luren på. För att ställa in ett standardfaxnummer 2 Ange 2. Faxnumret meddelas om ett standardfaxnummer har tilldelats. 1 Ange 1 för att ändra. faxnummer Ange faxens nummer och vänta. * Det nya faxnumret meddelas. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. * Om du använder en ISDN- eller SIP-linje vid blockuppringning och behöver infoga ett mellanrum eller ett specialkommando i mitten av telefonnumret pausar du tillfälligt när du anger telefonnumret. Du får höra en lista med tillgängliga alternativ, till exempel För att lägga till fler siffror, tryck 4. För att lägga in en paus, tryck 5.. Bokmärken (enbart röstmeddelanden) När du lyssnar till ett meddelande i din brevlåda kan du ställa in ett bokmärke. Med hjälp av ett bokmärke kan du enkelt återuppta uppspelningen från en viss punkt i ett specifikt meddelande senare. Du kan ställa in ett bokmärke för varje meddelande i din brevlåda. Om du ställer in ett nytt bokmärke tas det gamla bort. Du kan inte ställa in eller använda bokmärken för borttagna meddelanden. Ställa in bokmärket PT/SLT/PS/SIP-ankn Vid uppspelning av meddelanden 8 5 Ange 85. Handbok 125

126 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Starta uppspelningen vid bokmärket PT/SLT/PS/SIP-ankn Under eller efter uppspelning av meddelanden 8 6 Ange 86. Återställa borttagna meddelanden Du kan ta bort röst-/faxmeddelanden i din brevlåda. När ett meddelande har tagits bort sparas det till dagens slut, då det tas bort permanent. Borttagna meddelanden kan "återställas" och behandlas därefter som gamla meddelanden. Återställa ett borttaget meddelande PT/SLT/PS/SIP-ankn Under eller efter uppspelning av röstmeddelande/faxmeddelandeinfo 3 Ange 3. Svara på meddelanden Du kan svara på meddelanden som lämnats i din brevlåda antingen genom att ringa tillbaka till uppringaren eller genom att lämna ett meddelande i uppringarens brevlåda. Tillbakaringning är möjligt när den person som lämnade meddelandet åt dig är en annan abonnent. Att ringa tillbaka externa uppringare är möjligt om informationen om deras uppringar-id har tagits emot av systemet. Dock kan den här funktionen ha inaktiverats för din brevlåda av den systemansvarige eller systemadministratören. Att svara genom att lämna ett meddelande i uppringarens brevlåda är enbart möjligt om uppringaren är en annan abonnent (dvs. personen måste ha en egen brevlåda). När du svarar genom att lämna ett meddelande i uppringarens brevlåda kan du ange något av följande: Status brådskande: Mottagaren kommer att höra meddelandet före andra meddelanden. Status privat: Mottagaren kommer inte att kunna vidarebefordra meddelandet, vilket säkerställer sekretessen. Automatiskt kvitto: Du kommer att få en avisering (mottagningsbevis) när mottagaren har spelat upp meddelandet. Slutligen kan du skicka ditt svar omedelbart eller ställa in en leveranstid för meddelandet. Observera dock att du inte kan svara på mottagningsbevisen. Enbart nya och gamla meddelanden kan besvaras. Om du vill svara på ett borttaget meddelande måste du återställa meddelandet först (se avsnittet " Återställa borttagna meddelanden"). 126 Handbok

127 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Ringa tillbaka till meddelandets avsändare PT/SLT/PS/SIP-ankn Under eller efter uppspelning av röstmeddelande/faxmeddelandeinfo 4 1 Ange 4. Tryck 1 om du vill ringa upp avsändaren. Lämna ett meddelande åt avsändaren PT/SLT/PS/SIP-ankn Under eller efter uppspelning av röstmeddelande/faxmeddelandeinfo 4 Ange 4. 2 Tryck 2 om du vill påbörja inspelningen. B-ton Spela in ditt meddelande. Du kan pausa och återuppta inspelningen genom att trycka på 2. Om du pausar i mer än 20 sekunder stannar inspelningen automatiskt. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta Ställ in leveranstiden för meddelandet Skicka meddelandet omedelbart Godkänn och lägg sedan på luren. Ange 11, 12 eller 2. Så här ställer du in leveranstiden för meddelandet önskad leveranstid # * 1 1 FM 2 EM * 2 önskad dag i månaden för leverans # * 3 2 Ange den önskade leveranstiden och tryck #. Tryck 1 för förmiddag och 2 för eftermiddag. Ange den dag i månaden då meddelandet ska levereras och tryck #. Tryck på 2 för att bekräfta. 1 2 Ändra meddelandets status till brådskande Fortsätt Ange 1 eller Ändra meddelandets status till privat Fortsätt Ange 1 eller 2. 1 Begär ett mottagningsbevis 2 Fortsätt Ange 1 eller 2. Luren på. Handbok 127

128 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner *1 Exempel: Du anger 5:00 genom att trycka 5#. Du anger 05:15 genom att trycka 515#. *2 Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om Unified Messaging-systemet har programmerats att använda 24-timmarsformatet. *3 Exempel: Om det är den 16 februari idag och du anger 17# levereras meddelandet nästa dag. Om det är den 16 februari idag och du anger 5# levereras meddelandet den 5 mars. Automatiskt kvitto är inte aktiverat som standard. Kontakta den systemansvarige för mer information. Nya brådskande meddelanden spelas upp före alla andra meddelanden. Gamla brådskande meddelanden behandlas dock som vanliga meddelanden: meddelandena spelas upp med början från det äldsta. Överföra meddelanden Du kan överföra (vidarebefordra) meddelanden i din brevlåda till andra abonnenter. Observera dock att du inte kan överföra mottagningsbevis, eller meddelanden som har angetts som "privata" av avsändaren. När du överför ett meddelande kan du göra följande: Ange mottagaren genom att uppge brevlådenumret till en annan abonnent. Ange flera mottagare genom att uppge ett nummer till en personlig gruppdistributionslista (se avsnittet " Personliga gruppdistributionslistor") eller ett brevlådegruppsnummer. Spela in egna kommentarer och skicka dem tillsammans med det överförda meddelandet. Ingen bekräftelse kommer att lämnas för att visa att meddelandet har överförts. Enbart nya och gamla meddelanden kan överföras. Om du vill överföra ett borttaget meddelande återställer du meddelandet först (se avsnittet " Återställa borttagna meddelanden"). Ange mottagarna efter nummer PT/SLT/PS/SIP-ankn Under eller efter uppspelning av röstmeddelande/faxmeddelandeinfo 5 Ange 5. brevlådenummer nummer på personlig gruppdistributionslista # 2 Tryck på 2 för att bekräfta. 1 Skicka meddelandet utan att spela in kommentarer 2 Spela in kommentarer brevlådegruppens nummer Ange 1 eller 2. Ange brevlådans nummer, ett nummer på en personlig gruppdistributionslista och tryck #, eller ett brevlådegruppnummer. Så här spelar du in dina kommentarer B-ton Spela in dina kommentarer. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. 128 Handbok

129 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Ange mottagarna efter namn (slå nummer efter namn) PT/SLT/PS/SIP-ankn Under eller efter uppspelning av röstmeddelande/faxmeddelandeinfo 5 Ange 5. # 1 namn på önskad mottagare 2 Ange #1. Ange de första 3 eller 4 bokstäverna i namnet på den önskade mottagaren. 1 Välj det angivna namnet Lyssna på nästa namn 3 Upprepa det aktuella namnet Tryck 1, 2 eller 3. Så här spelar du in dina kommentarer 1 Skicka meddelandet utan att spela in kommentarer B-ton 2 Spela in kommentarer Spela in dina Ange 1 eller 2. kommentarer. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Fjärråtkomst Du kan ringa upp Unified Messaging-systemet externt och logga in till din brevlåda för att lyssna på dina meddelanden. Det finns 2 sätt att logga in till brevlådan från en annan plats: Automatisk inloggning: När du loggar in till din brevlåda från en annan plats från ett förprogrammerat externt telefonnummer (registrerat som ett uppringar-id), behöver du inte ange några särskilda kommandon eller ditt brevlådenummer. Unified Messaging-systemet kan identifiera det telefonnummer som du ringer från och därigenom avgöra att du är uppringaren (se avsnittet " Registrera telefonnummer för automatisk fjärrinloggning och funktion för att spara avgifter"). Den här funktionen kan inaktiveras för din brevlåda av den systemansvarige. Manuell inloggning: Manuell inloggning krävs vid inloggning till din brevlåda om brevlådan inte är programmerad för automatisk inloggning, eller när du ringer från ett telefonnummer som inte är programmerat för automatisk inloggning. Fråga den systemansvarige vilket telefonnummer du bör slå för att få fjärråtkomst till Unified Messaging-systemet. Handbok 129

130 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Automatisk fjärrinloggning Från extern telefon Ring upp Unified Messagingsystemet från det förprogrammerade externa ditt lösenord # telefonnumret (tilldelat som uppringar-id nummer). Ange ditt lösenord och tryck på #. 1 Tryck 1 för att spela upp meddelandena. Det här steget kan utelämnas om din brevlåda inte kräver något lösenord. # 8 Ring upp en anknytning # 8 0 Ring upp telefonisten Följ anvisningarna, eller tryck #8 eller #80. # 9 Tryck #9 när du är klar. Luren på. Det antal ringsignaler du hör innan Unified Messaging-systemet besvarar ditt samtal kan indikera om du har nya meddelanden eller inte (funktion för att spara avgifter). Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Manuell fjärrinloggning Från extern telefon Ring upp Unified Messagingsystemet från en extern telefon. # 6 Ange #6. ditt brevlådenummer Ange och numret till din brevlåda. ditt lösenord # Ange ditt lösenord och tryck på #. Det här steget kan utelämnas om din brevlåda inte kräver något lösenord. 1 Tryck 1 om du vill spela upp nya meddelanden. # 8 Ring upp en anknytning # 8 0 Ring upp telefonisten Följ anvisningarna, eller tryck #8 eller #80. # 9 Tryck #9 när du är klar. Luren på. VAR FÖRSIKTIG Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 16 siffror för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till företagsväxeln (PBX). Om det sprids ut kan företagsväxeln (PBX) missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. Meddelande Se till att ingen obehörig kan komma åt din anknytning om du inaktiverar lösenordskravet. 130 Handbok

131 1.8.4 Skicka meddelanden Skicka meddelanden Meddelandeleverans Personliga gruppdistributionslistor Extern meddelandeleverans Externa meddelandeleveranslistor Ta emot externa leveransmeddelanden Du kan spela in meddelanden och skicka dem till andra abonnenter, till anknytningsanvändare som inte har brevlådor och även till externa parter. Meddelanden kan skickas med någon av följande funktioner: Meddelandeleverans: Skicka ett meddelande till andra abonnenter (se avsnittet " Meddelandeleverans"). Extern meddelandeleverans: Skicka ett meddelande till parter som inte har brevlådor som sköts av ett Unified Messaging-system (anknytningsanvändare och externa parter) (se avsnittet " Extern meddelandeleverans"). Det finns flera sätt att avgöra vem som ska ta emot ett meddelande. Du kan ange mottagarna på följande sätt: Brevlådenummer eller abonnentnamn (anger en enskild mottagare för meddelandeleverans). Nummer för personlig gruppdistributionslista eller nummer för brevlådegrupp (anger en grupp med mottagare för meddelandeleverans). Anknytningsnummer eller telefonnummer (anger en enskild mottagare för extern meddelandeleverans). Nummer för extern meddelandeleveranslista (anger en grupp med mottagare för extern meddelandeleverans). Meddelandeleverans Du kan skicka meddelanden till andra abonnenter. Du kan ange mottagare av meddelandet antingen efter nummer eller efter mottagarens namn. Ange mottagarna efter nummer: Ange abonnentens brevlådenummer. Ange ett nummer för den personliga gruppdistributionslistan (se avsnittet " Personliga gruppdistributionslistor"). Ange ett nummer för brevlådegruppen (dessa måste skapas av den systemansvarige. Vänd dig till den systemansvarige för mer information). Ange mottagarna efter namn: Ange de första bokstäverna i abonnentens namn (funktionen Slå nummer efter namn). När du har angett mottagarna kan du spela in ett meddelande. Innan du skickar ett meddelande kan du ställa in något av följande: Status brådskande: Mottagaren kommer att höra meddelandet före andra meddelanden. Status privat: Mottagaren kommer inte att kunna vidarebefordra meddelandet, vilket säkerställer sekretessen. Automatiskt kvitto: Du kommer att få en indikering när mottagaren har spelat upp meddelandet. Handbok 131

132 1.8.4 Skicka meddelanden Slutligen kan du skicka meddelandet omedelbart eller ställa in en leveranstid för meddelandet. Skicka ett meddelande PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 2 Ange 2. Se avsnittet "Så här anger du mottagare efter nummer" eller "Så här anger du mottagare efter namn (uppringning efter namn)". Så här anger du mottagare efter nummer brevlådenummer nummer på personlig gruppdistributionslista # 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Se avsnittet "Så här spelar du in ditt meddelande". brevlådegruppens nummer Ange brevlådans nummer, ett nummer på en personlig gruppdistributionslista och tryck #, eller ett brevlådegruppnummer. Så här anger du mottagare efter namn (uppringning efter namn) # 1 Ange #1. namn på önskad mottagare Välj det angivna namnet Lyssna på nästa namn Upprepa det aktuella namnet Ange de första 3 eller 4 bokstäverna i namnet på den önskade mottagaren. Tryck 1, 2 eller 3. Se avsnittet "Så här spelar du in ditt meddelande". Fortsätter på nästa sida 132 Handbok

133 1.8.4 Skicka meddelanden PT/SLT/PS/SIP-ankn Så här spelar du in ditt meddelande 1 Tryck 1 för att spela in ditt meddelande. Tryck 2 för att lägga till ytterligare en mottagare och se sedan avsnittet "Så här anger du mottagare efter nummer" eller "Så här anger du mottagare efter namn (uppringning efter namn)". Maximalt 100 mottagare kan anges. Tryck alternativt på 3 för att granska mottagarna. Fortsättning från föregående sida B-ton Spela in ditt meddelande. Du kan pausa och återuppta inspelningen genom att trycka på 2. Om du pausar i mer än 20 sekunder stannar inspelningen automatiskt. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta Ställ in leveranstiden för meddelandet Skicka meddelandet omedelbart Godkänn och lägg sedan på luren. Tryck 11, 12 eller 2. Så här ställer du in leveranstiden för meddelandet önskad leveranstid # * 1 Ange den önskade leveranstiden och tryck #. 1 FM 2 EM * 2 Tryck 1 för förmiddag och 2 för eftermiddag. önskad dag i månaden för leverans Ange den dag i månaden då meddelandet ska levereras och tryck #. # * 3 2 Tryck på 2 för att bekräfta. 1 2 Ändra meddelandets Ändra meddelandets Begär ett status till brådskande 1 status till privat 1 mottagningsbevis Fortsätt 2 Fortsätt 2 Fortsätt Ange 1 eller 2. Ange 1 eller 2. Ange 1 eller 2. Luren på. *1 Exempel: Du anger 5:00 genom att trycka 5#. Du anger 05:15 genom att trycka 515#. *2 Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om systemet är programmerat att använda 24-timmarsformatet. *3 Exempel: Om det är den 16 februari idag och du anger 17# levereras meddelandet nästa dag. Om det är den 16 februari idag och du anger 5# levereras meddelandet den 5 mars. Automatiskt kvitto är inte aktiverat som standard. Kontakta den systemansvarige för mer information. Nya brådskande meddelanden spelas upp före alla andra meddelanden. Gamla brådskande meddelanden spelas dock upp tillsammans med övriga meddelanden i den ursprungliga ordningen. Personliga gruppdistributionslistor Med personliga gruppdistributionslistor kan du skicka meddelanden till flera abonnenter samtidigt (se avsnittet Meddelandeleverans ). Du kan skapa och redigera 4 personliga gruppdistributionslistor, och dessa listor kan enbart användas av dig. Du kan registrera 40 gruppmedlemmar (abonnenter) i varje lista och registrera ett namn för varje grupp (till exempel Säljteam, Avdelningschefer osv.). Handbok 133

134 1.8.4 Skicka meddelanden Skapa och redigera personliga gruppdistributionslistor PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 4 4 Ange 44. nummer på önskad personlig gruppdistributionslista Ange numret för den önskade personliga gruppdistributionslistan (1 4). 1 Tryck 1 om du vill spela in ett namn för gruppen. B-ton Ange gruppnamn. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. 2 Tryck 2 om du vill lägga till gruppmedlemmar. Fortsätt abonnentens brevlådenummer 2 1 Lägga till fler prenumeranter i listan Ange brevlådenumret till den abonnent som du vill lägga till i listan. Tryck 2 om du vill lägga till abonnenten i listan. 2 Avsluta Ange 1 eller 2. Luren på. Ta bort medlemmar från personliga gruppdistributionslistor PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ta bort alla medlemmar och avsluta sedan genom att lägga på luren Ta bort en medlem Ange 1 eller 2. Ange 44. nummer på önskad personlig gruppdistributionslista Ange numret för den önskade personliga gruppdistributionslistan (1 4). 1 Ta bort den angivna medlemmen 2 Behåll medlemmen och ange nästa medlem Ange 1 eller 2. 3 Tryck 3 om du vill ta bort en gruppmedlem. Luren på. Upprepa det här steget om du vill ta bort ytterligare medlemmar. 134 Handbok

135 1.8.4 Skicka meddelanden Ändra namn på personliga gruppdistributionslistor PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ändra (spela in) namnet på listan Ta bort namnet på listan och avsluta sedan genom att lägga på luren Ange 1 eller 3. Ange 44. B-ton nummer på önskad personlig gruppdistributionslista Ange numret för den önskade personliga gruppdistributionslistan (1 4). Ange listans namn. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 1 Tryck 1 om du vill ändra namnet på listan. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Den systemansvarige kan skapa "brevlådegrupper" som liknar personliga gruppdistributionslistor med den skillnaden att de kan användas av andra abonnenter. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Extern meddelandeleverans Du kan skicka meddelanden till utomstående parter och till anknytningsanvändare som inte har egna brevlådor. När du har spelat in ditt meddelande ringer systemet upp motsvarande telefonnummer och/eller anknytningsnummer, och när personen i den andra änden besvarar samtalet spelas ditt inspelade meddelande upp. Du kan ange meddelandemottagare på följande sätt: Anknytningsnummer Externt telefonnummer Nummer för extern meddelandeleveranslista (se avsnittet " Externa meddelandeleveranslistor") Till skillnad från mottagare som har egna brevlådor finns det inget sätt att få veta vem som besvarar samtalet när Unified Messaging-systemet skickar ett externt leveransmeddelande. För att skydda sekretessen hos dina meddelanden kan du ställa in ett lösenord som måste anges av den andra parten innan ditt meddelande spelas upp. Du kan ställa in ett automatiskt kvitto så att du får en avisering när mottagaren har spelat upp ditt meddelande. Du kan även skicka meddelandet omedelbart eller ställa in en meddelandeleveranstid. Slutligen kan mottagare av ett externt leveransmeddelande besvara ditt meddelande och även ställa in statusen brådskande respektive privat för meddelandet. Den här funktionen måste ha aktiverats för din brevlåda av den systemansvarige eller systemadministratören. Handbok 135

136 1.8.4 Skicka meddelanden Skicka ett meddelande för extern leverans PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 9 3 Ange Se avsnittet "Så här anger du en enskild mottagare" eller "Så här anger du flera mottagare (lista för externa meddelandeutskick)". Så här anger du en enskild mottagare 1 Ange 1. utgående linjeåtkomstnr. Ange åtkomstnumret till en externa linje som krävs för att ringa externa samtal. telefonnummer till extern part Slå telefonnumret till den externa parten (inklusive eventuellt riktnummer). * Om du vill ange en anknytning i stället för ett externt telefonnummer anger du anknytningsnumret och går sedan till nästa steg. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. 4-siffrigt lösenord Ange det 4-siffriga lösenord som krävs för att lyssna på meddelandet. Tryck # om du inte vill ställa in något lösenord. B-ton Uppge namnet på mottagaren 1 # Se avsnittet "Så här spelar du in ditt meddelande". Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. Tryck # för omedelbar leverans. Om du vill ställa in leveranstiden för meddelandet, se avsnittet "Så här ställer du in leveranstiden för meddelanden". Fortsätter på nästa sida * Om du använder en ISDN- eller SIP-linje vid blockuppringning och behöver infoga ett mellanrum eller ett specialkommando i mitten av telefonnumret pausar du tillfälligt när du anger telefonnumret. Du får höra en lista med tillgängliga alternativ, till exempel För att lägga till fler siffror, tryck 4. För att lägga in en paus, tryck Handbok

137 1.8.4 Skicka meddelanden PT/SLT/PS/SIP-ankn Fortsättning från föregående sida Så här anger du flera mottagare (lista för externa meddelandeutskick) 2 Ange 2. önskat listnummer Ange det önskade listnumret (1 eller 2). 4-siffrigt lösenord Ange det 4-siffriga lösenord som krävs för att lyssna på meddelandet. Tryck # om du inte vill ställa in något lösenord. # Se avsnittet "Så här spelar du in ditt meddelandett. Tryck # för omedelbar leverans. Om du vill ställa in leveranstiden för meddelandet, se avsnittet "Så här ställer du in leveranstiden för meddelanden". Så här ställer du in leveranstiden för meddelanden önskad leveranstid # * 1 1 FM * 2 Ange den önskade leveranstiden och tryck #. önskad dag i månaden för leverans Ange den dag i månaden då meddelandet ska levereras och tryck #. # * 3 2 EM Tryck 1 för förmiddag och 2 för eftermiddag. Se avsnittet "Så här spelar du in ditt meddelande". Så här spelar du in ditt meddelande 1 Begär ett mottagningsbevis 2 Fortsätt Ange 1 eller 2. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. B-ton Luren på. Spela in ditt meddelande. Du kan pausa och fortsätta inspelningen genom att trycka på 2. Om pausen varar längre än 20 sekunder avslutas inspelningen automatiskt. Handbok 137

138 1.8.4 Skicka meddelanden *1 Exempel: Du anger 5:00 genom att trycka 5#. Du anger 05:15 genom att trycka 515#. *2 Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om systemet är programmerat att använda 24-timmarsformatet. *3 Exempel: Om det är den 16 februari idag och du anger 17# levereras meddelandet nästa dag. Om det är den 16 februari idag och du anger 5# levereras meddelandet den 5 mars. Om du anger ett lösenord som krävs för att lyssna på meddelandet, se till att du meddelar alla mottagare om vad lösenordet är. Om du använder en PRI-linje kan du behöva ange # i slutet av externa telefonnummer. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Automatiskt kvitto är inte aktiverat som standard. Kontakta den systemansvarige för mer information. Externa meddelandeleveranslistor Med dina listor för extern meddelandeleverans kan du skicka meddelanden till flera externa parter och anknytningsanvändare som inte har egna brevlådor samtidigt (se avsnittet " Extern meddelandeleverans"). Du kan skapa och redigera 2 listor för extern meddelandeleverans, och dessa listor kan enbart användas av dig. Du kan registrera upp till 8 medlemmar på varje lista och spela in ett namn för varje medlem. Den här funktionen måste ha aktiverats för din brevlåda av den systemansvarige. 138 Handbok

139 1.8.4 Skicka meddelanden Skapa/lägga till medlemmar i en lista för extern meddelandeleverans PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ange Lista nummer 1 2 Lista nummer 2 Ange 1 eller 2. 1 Ange 1. utgående linjeåtkomstnr. externt telefonnummer * 2 Ange åtkomstnumret till en externa linje som krävs för att ringa externa samtal. Slå det externa telefonnumret (inklusive eventuellt riktnummer). Tryck på 2 för att bekräfta. Om du vill spara ett anknytningsnummer anger du bara anknytningsnumret och hoppar sedan över nästa steg. B-ton Ange medlemmens namn. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck 2 om du vill lägga till medlemmen. Fortsätt 1 Lägg till fler medlemmar. 2 Avsluta Ange 1 eller 2. Luren på. * Om du använder en ISDN- eller SIP-linje vid blockuppringning och behöver infoga ett mellanrum eller ett specialkommando i mitten av telefonnumret pausar du tillfälligt när du anger telefonnumret. Du får höra en lista med tillgängliga alternativ, till exempel För att lägga till fler siffror, tryck 4. För att lägga in en paus, tryck 5.. Ta bort medlemmar från en lista för extern meddelandeleverans PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ange Lista nummer 1 2 Lista nummer 2 Ange 1 eller 2. 2 Ange 2. 1 Ta bort alla medlemmar och lägg sedan på luren 2 Ta bort en medlem Ange 1 eller 2. 1 Ta bort den angivna medlemmen Behåll medlemmen och 2 ange nästa medlem Ange 1 eller 2. Luren på. Upprepa det här steget om du vill ta bort ytterligare medlemmar. Handbok 139

140 1.8.5 Överflytta samtal Ta emot externa leveransmeddelanden När du skickar ett meddelande för extern leverans ringer Unified Messaging-systemet upp var och en av de angivna mottagarna. När en mottagare besvarar samtalet vägleder systemet personen genom följande procedur. När en mottagare har lyssnat på ett meddelande för extern leverans kan han eller hon skicka ett svar på ditt meddelande, och till och med ställa in statusen brådskande eller privat för meddelandet. Ta emot och svara på ett meddelande PT/SLT/PS/SIP-ankn När en mottagare besvarar samtalet 1 4-siffrigt lösenord # Meddelandet spelas upp. Tryck 1 om du vill ta emot meddelandet. Ange det 4-siffriga lösenord som krävs för att lyssna på meddelandet och tryck #. Om du inte har ställt in något lösenord utelämnas det här steget. 2 Tryck 2 om du vill svara. Om du vill avsluta samtalet trycker du och lägger sedan på luren. B-ton Spela in ett svar. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. 1 2 Ändra meddelandets status till brådskande Fortsätt Ange 1 eller Ändra meddelandets status till privat Fortsätt Ange 1 eller 2. Luren på. Om mottagaren anger ett felaktigt lösenord 3 gånger lämnar systemet nedanstående information om detta har programmerats. Den här informationen kan hjälpa mottagaren att spåra meddelandet eller meddelandets avsändare (dig). Företagsnamn Telefonnummer för tillbakaringning Ditt abonnentnamn Unified Messaging-systemet kan vägleda mottagarna på ett annat språk. Vänd dig till den systemansvarige för mer information Överflytta samtal Överflytta samtal Ofullständig samtalshantering Registrera alternativ svarsanknytning Vidarekoppling utifrån Tilldela och avbryta telefonnummer för överflyttning av samtal till extern linje 140 Handbok

141 1.8.5 Överflytta samtal Överflyttning till röstbrevlåda Överflytta samtal När ett samtal når din anknytning via den automatiska telefonisten ringer anknytningen normalt och du kan besvara samtalet. Om du använder funktioner för samtalsöverflyttning kan Unified Messaging-systemet dock hantera samtalet på ett antal sätt. Den status du ställer in för samtalsöverflyttning avgör vad som händer med samtalet. Du kan ställa in något av följande: Samtalsblockering: Samtalet hanteras av funktionen för ofullständig samtalshantering (se avsnittet " Ofullständig samtalshantering"), vilket gör att du kan låta dina samtal ringa en annan anknytning, överflyttas till din brevlåda, kopplas till växeln osv. Samtalet ringer inte på din anknytning. Samtalet hanteras enligt de inställningar du har gjort för hantering av obesvarade samtal vid uteblivet svar. Medlyssning: Systemet uppmanar uppringaren att spela in sitt namn. Om du är tillgänglig för att besvara samtal ringer systemet upp din anknytning och spelar upp namnet på uppringaren. Du kan då besvara samtalet om du väljer det. Om du inte har möjlighet att besvara samtalet hanteras det enligt de inställningar du har gjort för tjänsten för hantering av obesvarade samtal vid uteblivet svar. Internsökning: Det enhetliga meddelandehanteringssystemet söker dig med hjälp av funktionen för internsökning. Samtalet ringer inte på din anknytning. Ditt namn läses upp för att göra dig uppmärksam på samtalet. Om du inte har möjlighet att besvara samtalet hanteras det enligt de inställningar som du har gjort för hantering av obesvarade samtal vid uteblivet svar. Överflytta till brevlåda: Systemet överflyttar uppringaren till din brevlåda där han eller hon kan lämna ett meddelande åt dig. Samtalet ringer inte vid din anknytning. Överflytta till kundservicemeny: Systemet överflyttar uppringaren till den kundservicemeny som du anger här. Samtalet ringer inte på anknytningen. Inaktivera samtalsöverflyttning: Inaktiverar funktionen för samtalsöverflyttning. Samtalet ringer på din anknytning. Handbok 141

142 1.8.5 Överflytta samtal Ställa in status för samtalsöverflyttning PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 5 1 Ange Blockera samtal Medlyssning Internsökning Överflytta till brevlåda Överflytta till kundservicemeny Inaktivera samtalsöverflyttning Ange önskad status för överflyttning av samtal. Följ anvisningarna efter behov. De anvisningar du hör varierar beroende på vilken funktion du angav i föregående steg. Luren på. Om medlyssning eller inaktivering har valts överflyttas samtalen till en extern telefon om ett telefonnummer har programmerats för samtalsöverflyttning till extern linje (se avsnittet " Tilldela och avbryta telefonnummer för överflyttning av samtal till extern linje"). Ofullständig samtalshantering När ett samtal kopplas till din anknytning via den automatiska telefonisten sköter funktionen för hantering av obesvarade samtal samtalet om: du inte besvarar samtalet (dessa samtal räknas som obesvarade samtal) du sitter i ett annat samtal (dessa samtal räknas som "upptagna") du har ställt in samtalsblockering (se avsnittet " Överflytta samtal"). Den status som du anger för hantering av obesvarade samtal avgör vad som händer med de här samtalen. Du kan ställa in något av följande alternativ för obesvarade samtal och vid upptaget separat. Om du väljer fler än ett alternativ uppmanas uppringaren att välja önskat alternativ. Lämna ett meddelande: Systemet kopplar uppringaren till din brevlåda där han eller hon kan lämna ett meddelande till dig. Överflytta till alternativ svarsanknytning: Systemet flyttar över uppringaren till din alternativa svarsanknytning (se avsnittet " Registrera alternativ svarsanknytning"). Om du inte har registrerat någon alternativ svarsanknytning är det här alternativet inte tillgängligt. Internsökning: Systemet söker dig med hjälp av funktionen för internsökning. Ditt namn meddelas för att göra dig uppmärksam på samtalet. Överflytta till kundservicemeny: Systemet kopplar uppringaren till den kundservicemeny du anger här. Koppla till växeln: Systemet överflyttar uppringaren till växeln. 142 Handbok

143 1.8.5 Överflytta samtal Återgå till den översta menyn: Uppringaren tas tillbaka till den översta menyn för den automatiska telefonisten och kan sedan välja att ringa upp en annan anknytning. Ställa in status för hantering av obesvarade samtal PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 5 Följ anvisningarna efter behov. Ange 5. De anvisningar du hör varierar beroende på vilken funktion du angav i föregående steg. 4 Inget svar 5 Upptaget Ange 4 eller 5. 1 Ändra 2 Godkänn Ange 1 eller 2. 1 Lämna ett meddelande 2 Överflytta till alternativ svarsanknytning 3 Internsökning 4 Överflytta till kundservicemeny 5 Överflytta till telefonist 6 Återgå till huvudmenyn Ange önskad status för hantering av ofullständiga samtal. Fortsätt Välj ytterligare en status. Lägg på luren när du är klar. Luren på. Om samtalsblockering är aktiverat behandlas blockerade samtal med funktionen för obesvarade samtal vid uteblivet svar. Registrera alternativ svarsanknytning En alternativ svarsanknytning är en anknytning som tar emot dina samtal i stället för dig. Dina samtal kan vidarekopplas till din alternativ svarsanknytning på 2 sätt: Genom funktionen för hantering av obesvarade samtal: När funktionen för hantering av obesvarade samtal hanterar samtalet (dvs. om du inte svarar, om du sitter i ett annat samtal, eller om du har ställt in samtalsblockering) kommer det att vidarekopplas till din alternativ svarsanknytning om du har ställt in hanteringen av obesvarade samtal till "Överflytta till alternativ svarsanknytning" (se avsnittet " Ofullständig samtalshantering"). Genom att trycka på den angivna sifferknappen (0, 3 9): Om uppringaren trycker på den knapp som registrerats för "Överflytta till angiven anknytning" under ditt hälsningsmeddelande eller medan ett meddelande spelas in åt dig överflyttas samtalet till din alternativa svarsanknytning. Du kan ändra den sifferknapp som överflyttar dina uppringare till din alternativ svarsanknytning. Om du registrerar alternativet "Överflytta till växeln" i din personliga kundservicemeny till en sifferknapp överflyttas uppringare som trycker på den knappen till din alternativ svarsanknytning (se avsnittet " Personligt anpassad service"). Om du inte registrerar någon alternativ svarsanknytning överflyttas uppringarna till växeln i stället. Handbok 143

144 1.8.5 Överflytta samtal Registrera alternativ svarsanknytning PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 5 2 Ange 52. önskat anknytningsnummer Ange önskat anknytningsnummer. Om du redan har tilldelat din alternativ svarsanknytning och vill tilldela en annan anknytning trycker du 1 innan du anger det önskade anknytningsnumret. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. När du har registrerat en alternativ svarsanknytning är det viktigt att berätta för uppringarna i ditt hälsningsmeddelande att de kan trycka på den knapp du har registrerat för att vidarekopplas till din alternativ svarsanknytning. Exempelvis: "För att tala med min assistent, tryck 0". Vidarekoppling utifrån Du kan programmera Unified Messaging-systemet att vidarekoppla dina samtal till en annan anknytning eller till en extern telefon (om du är behörig att göra det). Du kan göra det även när du inte befinner dig på arbetsplatsen. Den här funktionen kan inaktiveras av den systemansvarige eller systemadministratören för din brevlåda. Det finns sex inställningar för vidarekoppling: Vidk alla: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer. Vidk upptaget: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer när du sitter i ett annat samtal. Vidk inget svar: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer när du inte svarar i telefon. Vidk upptaget och inget svar: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer när du sitter i ett annat samtal eller inte svarar i telefon. Vidk till extern: Vidarekopplar alla inkommande samtal till det angivna externa telefonnumret om du inte är behörig att använda den här funktionen. Avbryt Vidk: Inaktiverar inställningen för vidarekoppling. 144 Handbok

145 1.8.5 Överflytta samtal Tilldela externa telefonnummer för vidarekoppling utifrån PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 4 8 Ange Ändra telefonnummer 1 2 Ändra telefonnummer 2 Ange 1 eller 2. Om du redan har angett ett telefonnummer och vill ändra det trycker du 1 efter att ha valt telefonnummer 1 eller 2. utgående linjeåtkomstnr. telefonnummer till extern part 2 Ange åtkomstnumret till en externa linje som krävs för att ringa externa samtal. Slå den externa partens Tryck på 2 för telefonnummer (högst 32 siffror att bekräfta. inklusive utgående linjeåtkomstnummer). Luren på. Innan du kan vidarekoppla dina samtal till en extern telefon bör du först lagra de telefonnummer som du planerar att använda med den här funktionen. Du kan lagra 2 telefonnummer för användning med funktionen för vidarekoppling utifrån. Om du ändrar något av de externa telefonnumren för vidarekoppling utifrån behöver du ställa in vidarekoppling av fjärrsamtal till "Vidk till extern" en gång till innan det nya externa telefonnumret används som vidarekopplingsdestination. Om du inte gör detta kommer det gamla telefonnumret att fortsätta att användas. Handbok 145

146 1.8.5 Överflytta samtal Ställa in/avbryta vidarekoppling utifrån Från extern telefon Logga in i din brevlåda. 9 4 Ange Vidarekoppla alla Vidarekoppla vid upptaget Vidarekoppla vid inget svar Vidarekoppla vid upptaget eller inget svar anknytningsnummer till vidarekopplingsdestinationen Ange vidarekopplingsdestinationens anknytningsnummer och gå sedan till STEG B. Vidarekoppla till externt och gå sedan till STEG A.* Avbryt vidarekoppling av samtal och gå sedan till STEG B. STEG A 1 Ställ in telefonnummer 1 2 Ställ in telefonnummer 2 Ange önskad siffra. 3 Ställ in ytterligare ett telefonnummer Ange önskad siffra. utgående linjeåtkomstnr. Ange åtkomstnumret till en externa linje som krävs för att ringa externa samtal. telefonnummer till extern part Slå den externa partens telefonnummer (högst 32 siffror inklusive utgående linjeåtkomstnummer). STEG B 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. *Det här alternativet meddelas enbart om du är behörig att använda det via systemprogrammering för serviceklassinställningar för företagsväxel och UM. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Tilldela och avbryta telefonnummer för överflyttning av samtal till extern linje När du registrerar ett telefonnummer för överflyttning av samtal till extern linje överflyttas dina samtal till det registrerade telefonnumret i följande fall: Du har ställt in medlyssning (se avsnittet " Överflytta samtal"). Du har ställt in Inaktivera samtalsöverflyttning (se avsnittet " Överflytta samtal"). 146 Handbok

147 1.8.5 Överflytta samtal Registrera telefonnummer för överflyttning av samtal till extern linje PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 5 6 Ange 56. utgående linjeåtkomstnr. Ange åtkomstnumret till en externa linje som krävs för att ringa externa samtal. Om du redan har sparat ett telefonnummer och vill ändra det trycker du på 1 för att fortsätta. telefonnummer till extern part Slå den externa partens telefonnummer (högst 32 siffror inklusive utgående linjeåtkomstnummer). 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Inaktivera telefonnummer för överflyttning av samtal till extern linje PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ange 563. Luren på. Den här funktionen måste ha aktiverats för din brevlåda av den systemansvarige. Om du använder en PRI-linje kan du behöva ange # i slutet av externa telefonnummer. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Överflyttning till röstbrevlåda Om du inte kan ta emot samtal kan du vidarekoppla dem till din röstbrevlåda. Du kan välja vilken typ av inkommande samtal (Internsamtal/Externt samtal/alla samtal) som ska vidarekopplas. Om din telefon har en meddelandeknapp tänds lampan för att indikera att du har ett meddelande i din röstbrevlåda. När du lyfter luren hörs en indikeringston* oavsett om telefonen har en meddelandeknapp eller inte. Du kan även definiera en knapp för överflyttning till röstbrevlåda på din telefon för att överflytta mottagna externa samtal till en annan anknytnings röstbrevlåda, så att personer som ringer upp kan lämna meddelanden. Med hjälp av knappen för överflyttning till röstbrevlåda kan du även utföra åtgärder med en enda knapptryckning (enbart för systemtelefoner och bärbara stationer). Handbok 147

148 1.8.5 Överflytta samtal Vidarekoppla dina samtal till din brevlåda PT/SLT/PS/SIP-ankn Luren av. Ange Alla samtal 1 2 Externsamtal Internsamtal Ange valfri siffra; 0 till 2. 0 Avbryta 2 Alla samtal 3 Upptaget 4 Inget svar 5 Upptaget /Inget svar Ange önskad siffra. Om du vill avbryta lägger du på luren direkt efter angiven nolla. UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. # B-ton Ange UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Ange #. Luren på. Vidarekoppla ett samtal till din röstbrevlåda medan det ringer PT/PS Under ett samtal (Överflyttning till röstbrevlåda) Tryck på Överflyttning till röstbrevlåda. Vidarekoppla samtal till en brevlåda PT/PS Under ett samtal (DSS) (Överflyttning till röstbrevlåda) Tryck på Överflyttning till röstbrevlåda. önskat anknytningsnr. Tryck på DSS eller slå önskat anknytningsnummer. 148 Handbok

149 1.8.6 Övriga funktioner Överföra ditt eget samtal till den uppringda anknytningens röstbrevlåda PT/PS Luren av. anknytningsnr. (DSS) Tryck på DSS eller slå önskat anknytningsnummer. TR-ton B-ton St. Ej-ton (Överflyttning till röstbrevlåda) Tryck på Överflyttning till röstbrevlåda. *Indikeringston när du har lyft luren 1 s Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Överflyttning till röstbrevlåda-knapp eller Meddelandeknapp Övriga funktioner Intervjubrevlåda Indikering för väntande meddelande Personligt meddelande om uppringarnamn Medlyssning Spela in din konversation Registrera telefonnummer för automatisk fjärrinloggning och funktion för att spara avgifter Personligt anpassad service Ställa in alarmsignal (Tidsatt påminnelse) Ställa in frånvaromeddelande från annan plats Genomringningsfunktion Skicka ett fax från datorn IMAP Intervjubrevlåda En intervjubrevlåda är en brevlåda som är konstruerad så att den ställer frågor till uppringarna och spelar in deras svar. Om du har en intervjubrevlåda (det har inte alla abonnenter) kan du spela in upp till 10 frågor och ställa in svarsinspelningstiden individuellt för varje fråga mellan 1 och 60 sekunder. Din intervjubrevlåda kan användas för att exempelvis låta uppringaren göra en beställning eller begära information om ditt företag. Du kan be personen att spela in namn, adress och göra en beställning eller begära information, och därefter kan du notera informationen senare när du spelar upp deras meddelanden. Handbok 149

150 1.8.6 Övriga funktioner Om du vill använda den här funktionen måste du först ha tilldelats en intervjubrevlåda. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Spela in frågor PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ange Ändra (spela in eller gör om inspelningen av) den här frågan. 2 Gå till nästa fråga och upprepa sedan den här steget. 3 Gå till föregående fråga och upprepa sedan den här steget. 4 Välj en specifik fråga. Ange numret på frågan och tryck #. Upprepa sedan det här steget. Ange det önskade alternativet. Fortsätt B-ton Spela in frågan. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Ändra en annan fråga. Lägg på luren när du är klar. Luren på. Ändra längden på svaren PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ange Ändra längden på svaret. 2 Gå till nästa fråga och upprepa sedan den här steget. 3 Gå till föregående fråga och upprepa sedan den här steget. 4 Välj en specifik fråga. Ange numret på frågan och tryck #. Upprepa sedan det här steget. Ange det önskade alternativet. Fortsätt svarets längd Ange längden på svaret i sekunder (1 60). Ändra längden på svaret till ytterligare en fråga. Lägg på luren när du är klar. Luren på. 150 Handbok

151 1.8.6 Övriga funktioner Ta bort frågor PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ange Ta bort den aktuella frågan. 2 Gå till nästa fråga och upprepa sedan den här steget. 3 Gå till föregående fråga och upprepa sedan den här steget. 4 Välj en specifik fråga. Ange numret på frågan och tryck #. Upprepa sedan det här steget. Ange det önskade alternativet. Lägg på luren när du är klar. Luren på. Läge för meddelandemottagning Om du har en intervjubrevlåda förutom din vanliga brevlåda avgör meddelandemottagningsläget vilken brevlåda som används vid följande tillfällen: Samtal dirigeras om till din brevlåda med inställningen "Lämna ett meddelande" i funktionen för hantering av obesvarade samtal (se avsnittet " Ofullständig samtalshantering"). Din anknytning är en logisk anknytning (dvs. din brevlåda tar emot dina samtal automatiskt, kanske eftersom du inte har någon egen telefon för regelbunden användning). Ställa in ett meddelandeläge PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 5 3 Ange Tryck 1 om du vill växla mellan intervjuläget (intervjubrevlåda) och läget för meddelandeinspelning (vanlig brevlåda). Luren på. Det är inte alla abonnenter som har intervjubrevlådor. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Indikering för väntande meddelande Funktionen som indikerar ett väntande meddelande låter dig veta när du har tagit emot nya meddelanden i din brevlåda på följande sätt: Lampa för väntande meddelande: Meddelandelampan på din telefon (om sådan finns) tänds när du får ett nytt meddelande. Om du har en systemtelefon med ett 6-radigt teckenfönster kan du även se antalet nya meddelanden i teckenfönstret. Om telefonen har en meddelandeknapp tänds meddelandelampan också när du får ett nytt meddelande. Enhetsindikering: Meddela dig via en "enhet", dvs. en extern telefon, en annan PBX-anknytning, en mobiltelefon osv. Du kan registrera tre olika enheter. För varje enhet har du möjlighet att ta emot indikeringar enbart för brådskande meddelanden, eller för alla meddelanden. Du kan även välja att ta emot en indikering enbart vid vissa Handbok 151

152 1.8.6 Övriga funktioner tidpunkter (detta kallas "schemaläggning"), vilket är användbart om du inte vill bli störd om natten till exempel. Vänd dig till den systemansvarige för mer information om schemaläggning. Om du aktiverar enhetsindikering för flera enheter används den lägst numrerade enheten (1, 2 eller 3) först. Om indikering inte är möjligt (om den externa telefonen exempelvis är upptagen) används nästa enhet. Meddelandeavisering via e-post kan också vara tillgängligt för din brevlåda. När du får nya meddelanden kan du ta emot avisering via e-post. Det inspelade meddelandet kan även läggas till i e-postmeddelandet som en bilaga. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Visning av antalet nya meddelanden är enbart tillgängligt med en systemtelefon med 6- radigt teckenfönster. Kontakta systemadministratören om du vill ha mer information. Aktivera/inaktivera lampindikering för meddelande väntar PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 6 1 Ange Tryck 1 om du vill aktivera/inaktivera lampindikering. Luren på. Aktivera/inaktivera enhetsindikering PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Skicka avisering för alla meddelanden 2 Skicka enbart avisering för brådskande meddelanden Ange 1 eller 2. Ange 62. önskat enhetsnummer Ange numret på den önskade enheten (1 6). 1 Använd ett förprogrammerat schema 2 Ta alltid emot aviseringar (löpande) 3 Inaktivera aviseringar Ange 1, 2 eller 3. Luren på. Enhetsnummer 4, 5, eller 6 används för att välja ett enhetsnummer som är "Device No. 1, 2, eller 3" för " /Text Message Device" i konsol för webbunderhåll. När funktionen för enhetsindikering används för enhetsnummer 1, 2 eller 3 bör telefonnumret för varje enhet först ha registrerats. 152 Handbok

153 1.8.6 Övriga funktioner Ändra enhetsnummer PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 6 3 Ange 63. önskat enhetsnummer Ange numret på den önskade enheten (1 3). 1 Tryck 1 om du vill ändra det tilldelade numret. Om du vill ta bort det tilldelade numret trycker du på 3 och slutför sedan genom att lägga på luren. utgående linjeåtkomstnr. Ange åtkomstnumret till en externa linje som krävs för att ringa externa samtal. externt telefonnummer * Slå det externa telefonnumret (inklusive eventuellt riktnummer). Om du vill spara ett anknytningsnummer anger du bara anknytningsnumret och hoppar sedan över nästa steg. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. * Om du använder en ISDN- eller SIP-linje vid blockuppringning och behöver infoga ett mellanrum eller ett specialkommando i mitten av telefonnumret pausar du tillfälligt när du anger telefonnumret. Du får höra en lista med tillgängliga alternativ, till exempel För att lägga till fler siffror, tryck 4. För att lägga in en paus, tryck 5.. Om du använder en PRI-linje kan du behöva ange # i slutet av externa telefonnummer. Kontakta systemadministratören om du vill ha mer information. Personligt meddelande om uppringarnamn Genom att lagra uppringarnas telefonnummer och spela in uppringarnas namn kan du få Unified Messaging-systemet att meddela uppringarens namn åt dig vid följande tillfällen: När du spelar upp ett meddelande från någon av de registrerade uppringarna. När systemet vidarekopplar ett samtal till dig från någon av de registrerade uppringarna. När systemet söker dig för att informera dig om att du har ett samtal från någon av de registrerade uppringarna. Funktionen kan ha inaktiverats av systemadministratören eller den systemansvarige för din brevlåda. Handbok 153

154 1.8.6 Övriga funktioner Registrera uppringar-id:n och spela in namn PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ange uppringar-id nummer (uppringarens telefonnummer, maximalt 20 siffror) och tryck sedan #. STEG B 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. uppringar-id nr. # 2 Ange 2 för att lägga till. Ange 451. Fortsätt 1 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Lägg till ytterligare ett uppringar-id nummer. STEG A Avsluta 2 Ange 1 eller 2. B-ton Luren på. Ange namnet på uppringaren. Ändra uppringar-id och inspelade namn PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ange Ändra uppringar-id nummer och gå sedan till STEG A i avsnittet "Registrera uppringar-id:n och spela in namn". Ändra uppringarens namn och gå sedan till STEG B i avsnittet "Registrera uppringar-id:n och spela in namn". Godkänn den aktuella posten som den är och hoppa till nästa post. Upprepa sedan det här steget. Luren på. 154 Handbok

155 1.8.6 Övriga funktioner Ta bort uppringar-id och inspelade namn PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ta bort alla nummer och slutför sedan genom att lägga på luren. Luren på. Ange Ta bort ett nummer. Ange 1 eller Ta bort det angivna numret. Behåll numret och ange nästa nummer. Upprepa sedan det här steget. Ange 1 eller 2. Lägg på luren när du är klar. Luren på. Antalet uppringare som du kan registrera för den här funktionen styrs av den systemansvarige. Medlyssning När en uppringare lämnar ett meddelande till din brevlåda kan du lyssna utan att besvara samtalet. Du kan även besvara samtalet medan du lyssnar. Det finns två olika metoder (Standard: Handsfree-läge). Handsfree-läge: Du kan lyssna på meddelandet automatiskt, direkt via telefonhögtalaren. Privatläge: En alarmton hörs när uppringaren lämnar ett meddelande. Före användning Programmera en knapp för medlyssning (Stationsprogrammering). Välj läge; antingen handsfree eller privat (Stationsprogrammering). Ange anknytningens PIN-kod (Personligt identifieringsnummer). Aktivera medlyssningsfunktionen. Aktivera medlyssning PT/PS PIN-kod: Personligt identifieringsnummer (Medlyssning) anknytningens PIN-kod Tryck på Medlyssning. Ange anknytningens PIN-kod (max 8 siffror). Behövs bara om det finns en anknytningens PIN-kod. Handbok 155

156 1.8.6 Övriga funktioner Avbryta medlyssning PT/PS (Medlyssning) Tryck på röd Medlyssning. Flödesschema för användning Arbetsmomenten i de skuggade områdena kan utföras i handsfree-läge. PT PT/PS Handsfree-läge Privatläge (Alarmton) Avsluta bevakning Avlyssning Ej i bruk Besvara Avlyssning (Handsfree) MONITOR (Medlyssning) Tryck på HÖGTALARTELEFON, HÖGTALARE eller Medlyssning. Avlyssning (Telefonlur) Luren av. MONITOR (Medlyssning) Tryck på Medlyssning. Avsluta bevakning Besvara samtalet Avsluta bevakning Besvara samtalet Tryck på HÖGTALAR- TELEFON eller HÖGTA- LARE. Luren av. MONITOR Tryck på HÖGTALAR- TELEFON eller HÖGTALARE. Luren av. Luren på. (Medlyssning) Tryck på Medlyssning. Lampan för medlyssning visar funktionsstatus på följande sätt: släckt: medlyssning avaktiverad. snabbt blinkande grön: alarmsignal ringer i privatläge. långsamt blinkande grön: avlyssning. lyser röd: medlyssning aktiverad. Från administratörens anknytning kan man ta bort en anknytningens PIN-kod. Funktionen kan användas på en analog telefon om den är sidoansluten till en systemtelefon. (Endast privatläge) Tryck på R eller klykan om du vill ta samtalet när du avlyssnar. Endast avlyssning via telefonlur med lur i privatläge är tillgängligt för bärbar station (PS). 156 Handbok

157 1.8.6 Övriga funktioner Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Aktivera medlyssning Välj läget; antingen avlyssna meddelandet i högtalaren eller svara när personen talar in sitt meddelande Anpassa knappar Programmera eller ändra en Medlyssning-knapp. Spela in din konversation Du kan spela in ett samtal till en brevlåda medan du talar i telefonen. Du kan välja brevlådan varje gång som du spelar in ett samtal. Spela in till din brevlåda (Tvåvägsinspelning) PT/PS Under ett samtal (Tvåvägsinspelning) Att stänga av inspelningen, tryck på denna knapp igen. Tryck på Tvåvägsinspelning. Spela in till annan brevlåda (Tvåvägsöverföring) PT/PS Under ett samtal (Tvåvägsöverföring) (DSS) annan anknytningsnr. Tryck på Tvåvägsöverföring. Tryck på DSS eller ange annan anknytningsnummer. Att stänga av inspelningen, tryck på denna knapp igen. Handbok 157

158 1.8.6 Övriga funktioner Spela in till annan brevlåda med snabbval (Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp) PT/PS Under ett samtal (Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp) Tryck på Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp. Lampan för tvåvägsinspelning, tvåvägsöverföring eller tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp visar status enligt följande: släckt: spelar inte in. tänd: spelar in samtalet. Anm När du spelar in ett tvåvägssamtal bör du informera den andra personen om detta. Om alla portar i det enhetliga meddelandehanteringssystemet är upptagna när du försöker använda någon av de här funktionerna hör du en varningston, kopplingston eller upptagetton beroende på vilken funktion du försöker använda. Inspelningstiden kan vara begränsad när man använder de här funktionerna. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Tvåvägsinspelning -knapp, Tvåvägsöverföring -knapp eller Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp. Registrera telefonnummer för automatisk fjärrinloggning och funktion för att spara avgifter När du loggar in till din brevlåda från en annan plats (dvs. från en extern telefon) för att lyssna av dina meddelanden identifierar funktionerna för automatisk fjärrinloggning och avgiftsbesparing (se avsnittet " Fjärråtkomst") dig genom att läsa av ditt telefonnummer (uppringar-id). För att kunna använda de här funktionerna måste du först spara de telefonnummer som du tänker använda för att komma åt din brevlåda från en annan plats. Funktionerna för automatisk inloggning och avgiftsbesparing kan ha inaktiverats för din brevlåda av den systemansvarige. 158 Handbok

159 1.8.6 Övriga funktioner Registrera PT/SLT/PS/SIP-ankn 1 Ändra telefonnummer 1 Logga in i din brevlåda. 4 9 Ange Ändra telefonnummer 2 Ange 1 eller 2. Om du redan har angett ett telefonnummer och vill ändra det trycker du 1 efter att ha valt telefonnummer 1 eller 2. externt telefonnummer # 2 Ange det externa telefonnumret (maximalt 20 siffror inklusive eventuellt riktnummer) och #. Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Den systemansvarige måste aktivera automatisk inloggning och avgiftsbesparing för din brevlåda innan funktionerna kan användas. Personligt anpassad service En personlig kundservicemeny är en uppsättning alternativ du kan erbjuda de som ringer dig, och som gör att de kan komma åt olika funktioner genom att trycka på knappar. Du bör förklara alternativen uppringarna kan välja bland i dina personliga meddelanden, till exempel: Detta är (namn). Jag kan inte besvara ditt samtal just nu. Tryck på 3 för att lämna ett meddelande. Tryck på 4 för att tala med min assistent. Tryck på 5 för att ringa upp en annan anknytning ". Mer information om att spela in hälsningsmeddelanden finns i avsnittet " Ändra eller ta bort dina personliga hälsningsmeddelanden" samt " Personlig hälsningsfras för uppringar-id". Du kan skapa din personliga kundservicemeny och låta den som ringer upp få tillgång till följande funktioner: Överflytta till brevlåda: Systemet kopplar uppringaren till din brevlåda (eller en annan brevlåda som du anger här) där han eller hon kan lämna ett meddelande. Överflytta till anknytning: Systemet kopplar uppringaren till den anknytning du anger när du skapar den anpassade tjänsten. Överflytta till extern: Systemet kopplar uppringaren till det externa telefonnummer som du anger när du skapar kundservicemenyn. Den här funktionen måste ha aktiverats för din brevlåda av den systemansvarige eller systemadministratören. Överflytta till kundservicemeny: Systemet kopplar uppringaren till den kundservicemeny du anger här. Tjänst för röstbrevlåda: Systemet uppmanar uppringaren att ange ett brevlådenummer och lämna ett meddelande. Automatisk telefonist: Systemet uppmanar uppringaren att slå ett anknytningsnummer för att tala med någon annan. Handbok 159

160 1.8.6 Övriga funktioner Internsökning: Systemet söker dig med hjälp av funktionen för internsökning. Ditt namn meddelas för att göra dig uppmärksam på samtalet. Upprepa hälsningsfras: Uppringaren kan spela upp ditt hälsningsmeddelande från början för att lyssna på dina alternativ för din personliga kundservicemeny igen. Koppla till växeln: Systemet kopplar uppringaren till växeln, eller till din alternativa svarsanknytning om du har registrerat en sådan (se avsnittet " Registrera alternativ svarsanknytning"). Du kan även välja vad som ska hända när en uppringare inte gör något val (ingen DTMF-inmatning) medan han eller hon lyssnar på din hälsningsfras, kanske eftersom uppringaren inte använder en tonvalstelefon. Uppringaren kan antingen vidarekopplas till din brevlåda eller kopplas bort. Följande knappar har registrerats till följande funktioner som standard och kan inte ändras. 1 Avsluta inspelningen 2 Börja inspelningen medan du lyssnar på det personliga hälsningsmeddelandet Avsluta Skapa en personlig kundservicemeny PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ange 461. önskad uppringningsknapp Ange den önskade uppringningsknapp (0, 3 9) som du vill tilldela ett alternativ. 1 Ange Överflytta till en brevlåda och ange sedan önskat brevlådenummer. Överflytta till en anknytning och ange sedan önskat anknytningsnummer. Överflytta till en extern telefon (eventuellt inte tillgängligt). Ange sedan det numret för extern linjeåtkomst och det önskade externa telefonnumret (inklusive eventuellt riktnummer). Överflytta till en kundservicemeny och ange sedan numret till den. Aktivera röstbrevlådetjänsten. Aktivera automatisk telefonisttjänst (tjänst för vidarekoppling av samtal). Aktivera personsökning. Upprepa hälsningsfrasen. Överflytta till telefonist. Ange det önskade alternativet. Hoppa över det här steget om du håller på att skapa en personlig kundservicemeny för första gången. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. 160 Handbok

161 1.8.6 Övriga funktioner Ta bort alternativ för din personliga kundservicemeny PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ange 461. önskad uppringningsknapp Ange den önskade uppringningsknapp (0, 3 9) som du vill ta bort ett alternativ från. 3 Ange 3. Luren på. Välja åtgärden Ingen DTMF-inmatning PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda Ange Tryck 1 för att välja Ingen DTMF-inmatningsåtgärd. 1 Ange Inspelning av meddelande. Koppla ner uppringaren. Koppla ner uppringaren om samtalet tas emot efter arbetstid (meddelandeinspelning vid alla andra tillfällen). Ange det önskade alternativet. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Bekräfta inställningarna för din personliga kundservicemeny PT/SLT/PS/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 4 6 Ange Tryck 2 för att granska. Luren på. Den systemansvarige eller systemadministratören måste aktivera Överflytta till extern för din brevlåda innan den kan användas. Alternativet Överflytta till extern kan användas maximalt 4 gånger i din personlig kundservicemeny. Om du använder en PRI-linje kan du behöva ange # i slutet av externa telefonnummer. Kontakta systemadministratören om du vill ha mer information. Ställa in alarmsignal (Tidsatt påminnelse) Du kan ställa in en alarmsignal på telefonen som en påminnelse vid möte, inbokad tid eller som väckning. Inställningen kan göras för en viss tid eller dagligen (varje dag tills den avaktiveras) vid en viss tidpunkt. När du lyfter luren för att svara hör du en särskild uppringningston eller ett inspelat meddelande. Handbok 161

162 1.8.6 Övriga funktioner Aktivera/avbryta PT/SLT/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 9 5 Ange Ändra inställningen Bekräfta den aktuella inställningen och slutför sedan genom att lägga på luren. Avbryt (inaktivera) tidsinställd påminnelse och slutför sedan genom att lägga på luren. Ange det önskade alternativet. önskad tid # Ange önskad tid och tryck #. 1 FM * 2 1 * 1 2 EM Tryck 1 för förmiddag och 2 för eftermiddag. 2 en gång varje dag Ange 1 för en gång eller 2 för varje dag. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. *1 Exempel: Du anger 5:00 genom att trycka 5#. Du anger 5:15 genom att trycka 515#. *2 Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om systemet är programmerat att använda 24-timmarsformatet. Ställa in frånvaromeddelande från annan plats Du kan ställa in ditt frånvaromeddelande via menyn för abonnenttjänster. Information om hur man loggar in i brevlådan från en extern telefon finns i avsnittet " Fjärråtkomst". Aktivera/avbryta Från extern telefon Logga in i din brevlåda Ändra inställningen Bekräfta den aktuella inställningen och slutför sedan genom att lägga på luren. Ange 7. 3 Inaktivera ditt frånvaromeddelande och slutför sedan genom att lägga på luren. Ange det önskade alternativet. Nummer på frånvaromeddelande Ange ett nummer på frånvaromeddelande (1 9). Luren på. 162 Handbok

163 1.8.6 Övriga funktioner Genomringningsfunktion Du kan ringa externa samtal via menyn för abonnenttjänster. Information om hur man loggar in i brevlådan från en extern telefon finns i avsnittet " Fjärråtkomst". Ringa upp en extern samtalspart Från extern telefon Logga in i din brevlåda. 8 Ange 8. utgående linjeåtkomstnr. Ange åtkomstnumret till en externa linje som krävs för att ringa externa samtal. externt telefonnummer # Slå det externa telefonnumret och tryck #. Tala. Den här funktionen måste ha aktiverats för din brevlåda av den systemansvarige. Skicka ett fax från datorn Du kan skicka ett dokument från datorn som ett fax genom att välja KX-NSX-seriens FAX-drivenhet som skrivare. Hämta FAX-drivrutin för KX-NSX-serien 1. Logga in på My Portal. 2. På skärmen My Portal klickar du på fliken Voic . 3. Klicka på Download för Fax Service Utility för att öppna hämtningssidan för FAX-drivrutin för KX-NSXserien. IMAP Information om programvaran FAX-drivrutin för KX-NSX-serien finns i dokumentationen som medföljer programvaran. Mer information om konsol för webbunderhåll finns i avsnittet "3.2 Systemprogrammering med hjälp av konsol för webbunderhåll". Om din e-postklient har stöd för IMAP4 kan du komma åt innehållet i brevlådan via en e-postklient och göra följande: spela upp röstmeddelanden visa mottagna faxmeddelanden spara röst- och faxmeddelanden på datorn ta bort röst- och faxmeddelanden. Handbok 163

164 1.8.6 Övriga funktioner Vänd dig till den systemansvarige för hjälp med att konfigurera ett IMAP-konto. UM IMAP Session Controller för Microsoft Outlook Om du vill komma åt Unified Messaging-information via en IMAP-anslutning måste du installera programvaran IMAP Session Controller. Den här programvaran är en plugin för Microsoft Windows. När programmet är installerat visas det i meddelandeområdet. Programvaran ändrar det valda kontot i användargränssnittet för Outlook från Unified Messaging IMAP kontot till standardinkorgen i Outlook efter en angiven tidsperiod. Detta innebär att flera användare kan använda KX-NS1000 via Microsoft Outlook på ett effektivt sätt. Hämta IMAP Session Controller Du kan hämta programvaran IMAP Session Controller från konsol för webbunderhåll: 1. Logga in på My Portal. 2. På skärmen My Portal klickar du på fliken Voic . 3. Klicka på Download för IMAP Plug-in for Microsoft Outlook för att öppna hämtningssidan för programmet IMAP Session Controller. Mer information om konsol för webbunderhåll finns i avsnittet "3.2 Systemprogrammering med hjälp av konsol för webbunderhåll". Installera IMAP Session Controller Dubbelklicka på UmicSetup.exe och följ sedan instruktionerna på skärmen för att installera programvaran. Avinstallera IMAP Session Controller Avinstallera programmet genom att använda avinstallationsfunktionen i Kontrollpanelen. Mer information finns i dokumentationen till ditt operativsystem. Konfigurera inställningar och visa information Du kan konfigurera inställningar och visa information om programvaran medan det körs. Högerklicka på ikonen i meddelandefältet och välj sedan ett alternativ. Ikon i meddelandefältet Alternativ Settings Beskrivning Language Välj vilket språk du vill använda för dialogrutan med inställningar och menyn för meddelandefältet. No Operation Timer Ange efter hur lång inaktivitet som det valda kontot ska ändras från Unified Messaging-konto till standardinkorg i Outlook. Timervärde: 30 till 600 sekunder (Rekommenderat timervärde: 30 till 60 sekunder) 164 Handbok

165 1.8.7 Snabbguide Alternativ About Exit Beskrivning Account for UM Ange ditt Unified Messaging e-postkonto. Maximalt tillåtet antal tecken är 256. Om ingenting anges anses alla e-postkonton som använder IMAP vara Unified Messaging-konton. Du kan kopiera kontot från E-postkonto på fliken Allmänt i dialogrutan Inställningar för Internet-e-post. Öppna dialogrutan Inställningar för Internet-e-post: I Outlook 2007 klickar du på menyn Verktyg Kontoinställningar Ändra Fler inställningar. I Outlook 2010 klickar du på menyn Arkiv Info Kontoinställningar Ändra Fler inställningar. Visa copyright och version för programvaran. Avsluta programmet Snabbguide Nedanstående flödesdiagram innehåller alla alternativ i de översta menyerna och funktioner som ofta används. Enbart alternativen 1-4 och 0 meddelas i den översta menyn när de används. Om du trycker på 0 (hjälpmenyn) kan du lyssna på hela den översta menyn (alternativen 1-9). Hjälpmenyn är eventuellt inte tillgänglig från den översta menyn vid vissa av brevlådans serviceklassinställningar. Handbok 165

166 1.8.7 Snabbguide Så här anger du en brevlåda från en fjärrplats: slå #6 + brevlådans nummer Lösenord # Huvudmeny: Du har nya meddelanden. 1 Lyssna på de nya meddelandena 2 Skicka ett meddelande 3 Lyssna på de gamla meddelandena 4 Hantering av brevlåda 5 Ställ in status för automatisk telefonist 6 Avisering av meddelanden 7 Ändra frånvaromeddelande 8 Genomringning 9 Andra funktioner Lägg på luren 1 2 Lyssna på nya meddelanden: 1 Röstmeddelande 2 Faxmeddelandeinfo # Alla meddelanden Skicka ett meddelande: Ange brevlådans nummer 1 Spela in meddelande 2 Lägg till ytterligare en brevlåda 3 Granska utskickslista 1 2 # Ta emot ett nytt meddelande (under eller efter uppspelning): 1 Upprepa meddelandet 1.1 Föregående meddelande 2 Nästa meddelande 3 Radera meddelandet 4 Skicka svar 5 Överför meddelandet 6 Meddelandeinfo 7 Spola tillbaka (enbart under uppspelning) eller skriv ut fax (enbart efter uppspelning) 8 Pausa/starta om (enbart under uppspelning) 8.4 Höj volymen (enbart under uppspelning) 8.5 Ställ in bokmärke (enbart under uppspelning av röstmeddelande) 8.6 Återuppta från bokmärkets plats (enbart röstmeddelanden) 9 Snabbspola framåt (enbart under uppspelning) # Spara det här meddelandet som ett nytt 0 Hjälp 3 Lyssna på gamla meddelanden: 1 Röstmeddelande 2 Faxmeddelandeinfo # Alla meddelanden Fortsätter på nästa sida 1 2 # Ta emot gammalt meddelande (under eller efter uppspelning): 1 Upprepa meddelandet 1.1 Föregående meddelande 2 Nästa meddelande 3 Radera meddelandet 4 Skicka svar 5 Överför meddelandet 6 Meddelandeinfo 7 Spola tillbaka (enbart under uppspelning) eller skriv ut fax (enbart efter uppspelning) 8 Pausa/starta om (enbart under uppspelning) 8.4 Höj volymen (enbart under uppspelning) 8.5 Ställ in bokmärke (enbart under uppspelning av röstmeddelande) 8.6 Återuppta från bokmärkets plats (enbart röstmeddelanden) 9 Snabbspola framåt (enbart under uppspelning) 0 Hjälp 166 Handbok

167 1.8.7 Snabbguide Fortsättning från föregående sida 4 Hantering av brevlåda: 1 Spela in personliga hälsningsfraser 2 Ställ in lösenord 3 Ange ägarens namn 4 Gör inställning för gruppdistributionslista 5 Spela in uppringarens namn/nummer 6 Ställ in personlig kundservicemeny 7 Ställ in faxalternativ 8 Ställ in vidarekoppling av fjärrsamtal till extern linje 9 Ställ in nummer för automatisk inloggning och avgiftsreduktion 1 Spela in en personlig hälsningsfras: 1 Inget svar 2 Vid upptaget 3 Efter arbetstid 4 Uppringar-ID 5 Tillfälligt 6 Frånvaromeddelande 5 Ställ in status för automatisk telefonist: 1 Ställ in status för vidarekoppling av samtal 2 Ställ in alternativa svarsanknytningar 3 Ställ in läge för meddelandemottagning 4 Ställ in hantering vid uteblivet svar 5 Ställ in hantering vid upptaget 6 Ange telefonnummer för överflyttning 1 Ställ in status för vidarekoppling av samtal: 1 Blockera samtal 2 Medlyssning 3 Internsökning 4 Överflytta till brevlåda 5 Överflytta till kundservicemeny 6 Inaktivera alla 4 Status för ofullständig hantering: Vid inget svar 1 Lämna ett meddelande 2 Alternativ svarsanknytning 3 Internsökning 4 Överflytta till kundservicemeny 5 Telefonist 6 Återgå till huvudmenyn för den automatiska telefonisttjänsten 5 Status för ofullständig hantering: För upptaget 1 Lämna ett meddelande 2 Alternativ svarsanknytning 3 Internsökning 4 Överflytta till kundservicemeny 5 Telefonist 6 Återgå till huvudmenyn för den automatiska telefonisttjänsten 6 Avisering av meddelanden: 1 Lampa för väntande meddelande 2 Enhetens status 3 Tilldela telefonnummer 7 Ändra frånvaromeddelande 8 Genomringning Fortsätter på nästa sida Handbok 167

168 1.8.7 Snabbguide Fortsättning från föregående sida 9 Ställ in andra funktioner: 1 Lyssna på borttaget meddelande 2 Ställ in intervjubrevlåda 3 Ställ in meddelande för extern leverans 4 Ställ in vidarekoppling utifrån 5 Ställ in tidsinställd påminnelse 1 Lyssna på borttagna meddelanden: 1 Röstmeddelande 2 Faxmeddelandeinfo # Alla meddelanden 1 Ta emot raderat meddelande (under eller efter uppspelning): 2 1 Upprepa meddelandet # 1.1 Föregående meddelande 2 Nästa meddelande 3 Återställ meddelandet 6 Meddelandeinfo 7 Spola tillbaka (enbart under uppspelning) 8 Pausa/starta om (enbart under uppspelning) 8.4 Höj volymen (enbart under uppspelning) 9 Snabbspola framåt (enbart under uppspelning 0 Hjälp 2 Hantering av intervjubrevlåda: 1 Spela in fråga 2 Ställ in svarslängd 3 Radera fråga 3 Extern meddelandeleverans: 1 Spela in meddelande 2 Ställ in en utskickslista 4 Ställ in vidarekoppling utifrån: 1 Vidk Alla samtal 2 Vidk Upptaget 3 Vidk Inget svar 4 Vidk Upptaget/Inget svar 5 Vidarekoppla till en extern linje 6 Avbryt vidarekoppling 168 Handbok

169 1.9 Anpassa telefonen enligt egna behov 1.9 Anpassa telefonen enligt egna behov Ställa in alarmsignal (Tidsatt påminnelse) Du kan ställa in en alarmsignal på telefonen som en påminnelse vid möte, inbokad tid eller som väckning. Inställningen kan göras för en viss tid eller dagligen (varje dag tills den avaktiveras) vid en viss tidpunkt. När du lyfter luren för att svara hör du en särskild uppringningston eller ett inspelat meddelande. Aktivera PT/SLT/SIP-ankn H*: 24 H*: timme/minut timme/minut 0 1 FM EM Luren av. 0 1 Ange 760. Ange 1. en gång varje dag B-ton Ange timme (01 12) och minut (00 59) och därefter 0 för FM eller 1 för EM. Eller ange timme (00 23) och minut (00 59). Ange 0 för en gång eller 1 för varje dag. Luren på. * Ange tidsformatet för din företagsväxel (PBX) (12-timmars eller 24-timmars). Avbryta PT/SLT/SIP-ankn B-ton Luren av. Ange 760. Ange 0. Luren på. Stoppa eller svara tillbakaringningen PT/SLT/SIP-ankn Tryck på INTERNT eller luren av. Handbok 169

170 1.9.2 Neka inkommande samtal (Stör ej [St. Ej]) Bekräfta PT Tryck på ÖVERFLYTTNING flera gånger. Du kan även bekräfta den tidsatta påminnelsen genom att trycka på systemknappen. Signalen ringer i det antal sekunder som är förprogrammerat. Om du tar emot ett inkommande samtal under tillbakaringningen, startar signalen igen efter avslutad tillbakaringning. Om du har ett samtal som pågår längre än signalperioden, startar tillbakaringningen efter avslutat samtal Neka inkommande samtal (Stör ej [St. Ej]) Stör ej (St.Ej) Växla Vidk/St.Ej-status med hjälp av funktionsknappen Vidk/St.Ej Stör ej (St.Ej) Du kan ställa in den här funktionen så att inkommande samtal inte ringer på din anknytning. Använd funktionen när du har ett möte eller är upptagen med annat. Aktivera/avbryta PT/SLT/PS/SIP-ankn Alla samtal 1 Externsamtal 2 Internsamtal 1 0 Aktivera Avbryta B-ton Luren av. Ange 71. Ange valfri siffra; 0 till 2. Ange 1 för att aktivera eller 0 för att avbryta. Luren på. Med en systemtelefon kan du aktivera eller avbryta Stör ej genom att trycka på Vidk/St.Ej (fast funktion) i stället för " 710". Mer information finns i dokumentationen till telefonen. Lampan på Vidk/St.Ej-knappen visar aktuell status enligt följande: släckt: ingen av funktionerna är aktiverad. Lyser röd: Vidk-läge. långsamt blinkande röd: St.Ej-läge. 170 Handbok

171 1.9.2 Neka inkommande samtal (Stör ej [St. Ej]) Systemet har två lägen: (1) Vidk/St.Ej växlingsläge och (2) Vidk/St.Ej inställningsläge. Fråga administratören vilket läge systemet har om du inte är säker. (1) I växlingsläge för Vidk/St.Ej: Om du trycker på Vidk/St.Ej (fast funktionsknapp) vid ledig status växlar inställningen enligt nedanstående: Vidk St.Ej släckt (2) I inställningsläge för Vidk/St.Ej: Om du trycker på Vidk/St.Ej (fast funktionsknapp) vid ledig status växlar du Vidk/St.Ej-status och kan sedan ange destination för vidarekoppling (se " Växla Vidk/St.Ej-status med hjälp av funktionsknappen Vidk/St.Ej"). Anm En Vidk/St.Ej-knapp (anpassad knapp) är alltid i Vidk/St.Ej växlingsläge: läget kan inte ändras. Om din anknytning har aktiverat den här funktionen hörs en St. Ej-ton. Om den här funktionen används fungerar inte vidarekopplingen (Vidk). Specificerade anknytningar kan gå förbi den här funktionen och ringa upp anknytningar med aktiverad stör ej-funktion (St.Ej, förbigång). Om du ringer ett samtal med hjälp av en SDN-knapp till en PDN-anknytning som har St.Ej funktionen inställd, då kommer den här funktionen att tillfälligt inaktiveras. När internsamtal är inställda att hanteras olika från externsamtal (St.Ej aktivera/avbryta) rekommenderas du att programmera knappar för både Vidk/St.Ej externsamtal och Vidk/ St.Ej internsamtal eftersom: a. lampans blinkmönster för Vidk/St.Ej alla samtal (inklusive Vidk/St.Ej [fast funktionsknapp]) kommer att indikera inställningen för antingen externa eller interna samtal, men inte både och. Anm St.Ej-ikonen på den bärbara stationens teckenfönster anger inställningen för enbart externa samtal. b. om du trycker på Vidk/St.Ej alla samtal (inklusive Vidk/St.Ej [fast funktionsknapp]) kommer inte Vidk- eller St.Ej-läget för intern- respektive externsamtal att ändras. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra knappar för Vidk/St.Ej (alla samtal, externsamtal, internsamtal). Växla Vidk/St.Ej-status med hjälp av funktionsknappen Vidk/St.Ej Med en systemtelefon eller SIP-telefon kan du enkelt byta Vidk/St.Ej-status för externa/interna samtal utan att radera någon vidarekopplingsdestination som ställts in tidigare. Handbok 171

172 1.9.2 Neka inkommande samtal (Stör ej [St. Ej]) Växla Vidk/St.Ej-status för externsamtal PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) Aktuell Vidk/St.Ej-status för externsamtal visas. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej igen för att växla status. Växla Vidk/St.Ej-status för internsamtal PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) 2 Aktuell Vidk/St.Ej-status för internsamtal visas. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Ange 2. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej igen för att växla status. Ange och rensa Vidk/St.Ej för extern- och internsamtal PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) 1 Externsamtal* 2 Internsamtal Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Ange 1 eller 2. Tryck på LAGRA. 0 Vidk/St.Ej: AV 1 St.Ej: PÅ Ange 0 eller 1. Tryck på LAGRA. En bekräftelseton hörs. * Detta steg är valfritt. 172 Handbok

173 1.9.3 Ta emot samtal som väntar (Samtal väntar/meddelande under samtal [OHCA]/Diskret OHCA) Ta emot samtal som väntar (Samtal väntar/meddelande under samtal [OHCA]/Diskret OHCA) Under pågående samtal kan du bli informerad om att ett annat samtal väntar med en tonsignal eller via meddelande i den inbyggda högtalaren eller i telefonlur. (Standard: Avaktivera inget samtal [internsamtal]/ ingen ton [externsamtal]) Samtal väntar-ton: en väntton i inbyggd högtalare i systemtelefon/analoga telefonens lur. Se "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget" om du vill ändra ton från systemtelefonen (PT). Meddelande under samtal (OHCA): ett röstmeddelande i inbyggda högtalaren Diskret OHCA: ett röstmeddelande i telefonluren Aktivera/avbryta vid interna samtal (Samtal väntar - manuellt) PT/SLT/PS/SIP-ankn Luren av. Ange Inget samtal Ton OHCA Diskret OHCA B-ton Luren på. Ange valfri siffra; 0 till 3. Aktivera/avbryta vid externa samtal (Samtal väntar - automatisk) PT/SLT/PS/SIP-ankn Luren av. 7 Ange Ingen ton Ton Ange 0 eller 1. B-ton Luren på. OHCA är endast tillgänglig för vissa typer av digitala systemtelefoner. Diskret OHCA är endast tillgänglig för vissa typer av digitala systemtelefoner och IP-systemtelefoner. Dessutom krävs det att både du och den andra parten använder avsedd typ av systemtelefon. När en inkommande anknytning tas emot via IP-systemtelefonen skickas signal till upptagen station (BSS) istället för meddelande under samtal (OHCA). Handbok 173

174 1.9.4 Nummerpresentation för uppringande och uppringd person (Nummerpresentation [CLIP/COLP]) Nummerpresentation för uppringande och uppringd person (Nummerpresentation [CLIP/COLP]) CLIP: När du ringer ett externt samtal kan du visa programmerat telefonnummer för den som blir uppringd. COLP: När du tar emot ett externt samtal kan du visa programmerat telefonnummer för den som ringer upp. Du kan välja vilket telefonnummer som ska visas, antingen numret på linjen som används eller ditt anknytningsnummer. Om du väljer Allmänt ser den som ringer/blir uppringd linjevalsnumret (abonnentnumret). Om du väljer "Din anknytning" kommer ditt anknytningsnummer att visas. Visa antingen utgående linjenummer eller anknytningsnummer PT/SLT/PS/SIP-ankn Allmänt Din anknytning B-ton Luren av. Ange 7 2. Ange 1 för allmänt nät eller 2 för din anknytning. Luren på. Om den här funktionen är tillgänglig eller inte beror på de ISDN-tjänster som din teleoperatör tillhandahåller. När du vidarebefordrar ett samtal till en extern part blir CLIP-numret för detta samtal den ringande partens nummer eller numret för vidarebefordringsanknytningen, beroende på systemprogrammeringen. Om du använder knappen för ICD grupp när du ringer upp, kommer motsvarande tilldelade nummer att visas Förhindra att ditt telefonnummer visas för den som ringer upp (Visa ej numret vid inkommande samtal [COLR]) När du tar emot ett externt samtal kan du välja om du vill visa ditt nummer för den som ringer eller inte. Visa/Förhindra PT/SLT/PS/SIP-ankn 0 Visa Förhindra B-ton Luren av. Ange 7 0. Ange 0 för att visa eller 1 för att förhindra. Luren på. 174 Handbok

175 1.9.6 Förhindra att ditt nummer visas för den du ringer upp (Visa ej numret vid utgående samtal [CLIR]) Du kan ändra läge genom att trycka på en programmerad COLR-knapp när luren ligger på. Lampan på COLR-knappen visar status enligt följande: släckt: ditt telefonnummer visas. lyser röd: ditt telefonnummer visas inte. Om den här funktionen är tillgänglig eller inte beror på de ISDN-tjänster som din teleoperatör tillhandahåller. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Visa ej numret vid inkommande samtal (COLR)-knapp Förhindra att ditt nummer visas för den du ringer upp (Visa ej numret vid utgående samtal [CLIR]) När du ringer ett externt samtal kan du välja om du vill att den uppringda personen ska se ditt telefonnummer eller inte. Visa/Förhindra PT/SLT/PS/SIP-ankn Visa Förhindra B-ton Luren av. Ange 7 1. Ange 0 för att visa eller 1 för att förhindra. Luren på. Du kan ändra läge genom att trycka på programmerad CLIR-knapp när luren ligger på. Lampan på CLIR-knappen visar status enligt följande: släckt: ditt telefonnummer visas. lyser röd: ditt telefonnummer visas inte. Om den här funktionen är tillgänglig eller inte beror på de ISDN-tjänster som din teleoperatör tillhandahåller. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Visa ej numret vid utgående samtal (CLIR)-knapp. Handbok 175

176 1.9.7 Förhindra andra från att delta i dina samtal (Hindra förbigång vid upptaget) Förhindra andra från att delta i dina samtal (Hindra förbigång vid upptaget) PT/SLT/PS/SIP-ankn Förhindra Tillåt B-ton Luren av. Ange 733. Ange 1 för att förhindra eller 0 för att tillåta. Luren på. Vissa anknytningar kan ha restriktioner för att utföra den här funktionen Starta bakgrundsmusik (BGM) Du kan lyssna till bakgrundsmusik i telefonens högtalare när luren ligger på. En extern musikkälla, t.ex. en radio, kan anslutas. Musiken avbryts tillfälligt om din anknytning blir upptagen i och med att du ringer upp eller besvarar samtal. När du lägger på luren hörs musiken igen. Välja och aktivera/avbryta PT BGM-nr. 0 Avbryta B-ton Luren av. Ange 751. Ange BGM-nr. (1 siffra) eller 0 för att avbryta. Luren på. Systemprogrammering kanske krävs för vissa IP-PT-anknytningar för att användaren ska kunna lyssna till bakgrundsmusik Skydda linjen mot indikeringstoner (Datalinjesäkerhet) Du kan skydda linjen mot hörbara indikeringstoner, t.ex. samtal väntar-ton, under pågående samtal. Ställ in den här funktionen om din anknytning har en ansluten datakommunikationsenhet, t.ex. dator eller faxmaskin, för att garantera säkra dataöverföringar. 176 Handbok

177 Kontrollera status för tidsschema Aktivera/avbryta PT/SLT/PS/SIP-ankn Aktivera Avbryta B-ton Luren av. Ange 730. Ange 1 för att aktivera eller 0 för att avbryta. Luren på Kontrollera status för tidsschema Du kan kontrollera aktuell status för tidsschema via teckenfönstret. PT Med luren på (Tidsschema (Dag/Natt/Lunch/Rast)) Tryck på ÖVERFLYTTNING eller Tidsschema (Dag/Natt/Lunch/Rast). Lampan för Tidsschemat (Dag/Natt/Lunch/Rast) visar status enligt följande: släckt: dagläge lyser grön: lunchläge blinkande grön: rastläge lyser röd: nattläge blinkande röd: helgläge Alla användare utom administratör kan kontrollera aktuell status genom att trycka på knappen Tidsschema (Dag/Natt/Lunch/Rast). Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Tidsschema (Dag/Natt/Lunch/Rast)-knapp Ställa in sidoanslutna telefonens ringsignal (Sidoansluten telefon) Om en analog telefon är sidoansluten till systemtelefonen kan du välja om den analoga telefonen ska ringa eller inte när ett inkommande samtal tas emot. (Standard: ring) Handbok 177

178 Rensa anknytningen från aktiverade funktioner (Rensa anknytningens inställningar) DPT Ring Ingen ringning B-ton Luren av. Ange 39. Ange 1 för att ringa eller 0 för att inte ringa. Luren på. Även om "Ingen ringning" har valts går det att ringa upp och ta emot samtal på den analoga telefonen genom att lyfta telefonluren. Om du lyfter luren när den sidoanslutna telefonen används kopplas samtalet över till dig Rensa anknytningen från aktiverade funktioner (Rensa anknytningens inställningar) Genom en enda knapptryckning kan du återställa inställningarna för följande funktioner i din anknytning. Den här funktionen kallas även för "Rensa stationsinställningar". Hot Line *1 Funktioner Meddelande väntar (Alla meddelanden som har talats in av andra användare) Hämta samtal, spärra Vidarekoppling (Vidk) *1 Frånvaromeddelande Neka personsökning Tidsatt påminnelse Stör ej (St.Ej) *1 Samtal väntar vid internsamtal *1 Samtal väntar vid externsamtal *1 Hindra förbigång vid upptaget BGM Datalinjesäkerhet Sidoansluten telefon Logga på/av *1 De här funktionerna kanske kan återställas beroende på systemprogrammeringen. Av Av Tillåt Av Av Tillåt Rensat Av Standardinställning Avaktivera (inget samtal) Avaktivera (ingen ton) Tillåt Av Av Sidoansluten telefon ringer. Logga på 178 Handbok

179 Rensa anknytningen från aktiverade funktioner (Rensa anknytningens inställningar) PT/SLT/PS/SIP-ankn B-ton Luren av. Ange 790. Luren på. Endast för användare i Kanada: När du har utfört Rensa stationsfunktion blir inställningen för Samtal väntar "Aktivera (ton)". I det här fallet kommer kopplingston 2 att höras när du lyfter luren. Handbok 179

180 1.10 Använda Callcenter 1.10 Använda Callcenter Lämna en inkommande samtalsgrupp (Logga på/av, Adm.tid) Du kan kontrollera status i en inkommande samtalsgrupp. Logga av när du lämnar kontoret så att inkommande samtal till gruppen inte ringer på din anknytning. När du kommer tillbaka loggar du på så att samtalen kan ringa på din anknytning. (Standard: logga på) Även om din anknytning är påloggad, kan du välja att ha en specifik tidsperiod (administrationstid) när du inte vill ta emot några fler samtal efter avslutat tidigare samtal. Den här tiden kanske du använder för administration, etc. Du kan även välja läget "Ej klar" manuellt om du vill lämna en samtalsgrupp tillfälligt. Tala. Adm.tid Klar Logga på Logga av Ej klar Villkor Läget Adm.tid överförs till en av de enheter som är associerad med användarbehållaren i slutet av ett telefonsamtal. Aktivera Logga på/logga av PT/SLT/PS/SIP-ankn ICD grupp: Inkommande samtalsgrupp Logga av Logga på Luren av. Ange 736. Ange 0 eller 1. ICD gruppanknytningsnr. Definierad Alla B-ton Ange ICD gruppanknytningsnummer eller. Luren på. 180 Handbok

181 Lämna en inkommande samtalsgrupp (Logga på/av, Adm.tid) PT/PS ICD grupp: Inkommande samtalsgrupp Med luren på (Logga på/av) ICD gruppanknytningsnr. Definierad Alla Tryck på Logga på/av. Ange ICD gruppanknytningsnr eller. PT/PS Med luren på (Logga på/av specifik grupp) Tryck på Logga på/av specifik grupp. Starta/lämna Ej klar-läge PT/SLT/PS/SIP-ankn Ej klar Klar B-ton Luren av. Ange 735. Ange 1 eller 0. Luren på. Aktivera/avbryta Ej klar-läge eller lämna Adm.tid-läge (Starta Klar-läge) PT/PS Med luren på (Adm.tid) Tryck på röd eller blinkande röd Adm.tid.* Handbok 181

182 Övervaka och styra samtalsstatus i en inkommande samtalsgrupp (Inkommande samtalsgrupp, övervakning) * Status blir enligt följande: Klar Ej klar Ej klar Klar Adm.tid Ej klar Lampan på knappen för logga på/av specifik grupp visar aktuell status enligt följande: släckt: påloggad Lyser röd: Avloggad Adm.tid-knappen växlar mellan lägena administrationstid, ej klar och klar. Lampan för administrationstid visar status enligt följande: släckt: klarläge lyser röd: ej klar-läge blinkande röd: administrationstid Vid Adm.tid-/Ej klarläge, tar din anknytning inte emot några samtal genom någon grupp, även om den ingår i flera grupper. Den kvarvarande påloggade anknytningen kanske inte är behörig att logga av beroende på systemprogrammering. Övervakande anknytning kan styra på-/avloggad status bland övriga anknytningar. Mer information finns i " Övervaka och styra samtalsstatus i en inkommande samtalsgrupp (Inkommande samtalsgrupp, övervakning)". Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Logga på/av-knapp, Logga på/av specifik grupp-knapp eller Adm.tid-knapp Övervaka och styra samtalsstatus i en inkommande samtalsgrupp (Inkommande samtalsgrupp, övervakning) Övervaka status på samtal som väntar Övervaka och ändra anknytningarnas på-/avloggningsstatus Den övervakande anknytningen kan övervaka och styra statusen för övriga anknytningar i en inkommande samtalsgrupp. Den bör vara en systemtelefon (PT) med 6-radigt teckenfönster. Teckenfönstret och DSSknapparna visar följande: Startbilden <Teckenfönster> Datum/tid & anknytningsnr <DSS> Bevaka upptagetstatus 739 ICD grupp- anknyt- ningsnr "EXIT" Bevaka samtalsstatus <Teckenfönster> Köbevakning <DSS> Bevaka upptagetstatus "SPRVS" "EXIT" Bevaka samtalsstatus och på-/avloggningsstatus <Teckenfönster> Köbevakning <DSS> Bevaka Logga på-/av "EXIT" "LOG" <Teckenfönster> Samtalslogg-historik ICD grupp: Inkommande samtalsgrupp <DSS> Bevaka upptagetstatus 182 Handbok

183 Övervaka och styra samtalsstatus i en inkommande samtalsgrupp (Inkommande samtalsgrupp, övervakning) Övervaka status på samtal som väntar Den övervakande anknytningen kan bevaka status på samtal som väntar i en kö. Om en inkommande samtalsgrupp har ett överflödigt samtal, visas det automatiskt på teckenfönstret. Följande information visas. <Köbevakning> Aktuellt datum/tidpunkt Anknytningsnummer/-namn för ICD grupp Antal samtal som väntar Längsta väntetid <Samtalslogghistorik> Datum/tidpunkt för senaste rensning Totalt antal samtal som tagits emot Antal överskridna samtal Antal obesvarade samtal Genomsnittlig väntetid för köande samtal Avlyssna PT med teckenfönster ICD grupp: Inkommande samtalsgrupp ICD gruppanknytningsnr. B-ton Luren av. Ange 739. Ange ICD gruppanknytningsnummer. Luren på. Bekräfta samtalslogghistoriken PT med teckenfönster LOG Tryck på "LOG". Handbok 183

184 Övervaka och styra samtalsstatus i en inkommande samtalsgrupp (Inkommande samtalsgrupp, övervakning) Rensa Samtalslogg-historik PT med teckenfönster LOG CLEAR Tryck på "LOG". Tryck på "CLEAR". Informationen tas bort. "****" anger om numret som ska visas överskrider maximalt antal siffror för teckenfönstrets storlek. Övervaka och ändra anknytningarnas på-/avloggningsstatus Övervakande anknytning kan bevaka på-/avloggningsstatus för användarna i en inkommande samtalsgrupp med hjälp av DSS-knappen. Från denna anknytning kan man även ändra deras på-/avloggningsstatus vid behov. Avlyssna PT med teckenfönster Efter att ha läst av status för samtal som väntar SPRVS Tryck på "SPRVS". Ändra på-/avloggningsläge PT med teckenfönster (DSS) Tryck på önskad DSS. DSS-lampan indikerar status enligt följande: släckt: anknytningen tillhör inte gruppen. lyser grön: påloggad (klar) blinkande grön: påloggning (ej klar) lyser röd: avloggning 184 Handbok

185 Vidarekoppla ett samtal som väntar (Manuell omdirigering vid kö) Vidarekoppla ett samtal som väntar (Manuell omdirigering vid kö) Om inkommande samtalsgrupp är upptagen och det kommer in ytterligare externa samtal placeras de i kö. Anknytningarna kan kontrollera köstatus via bråttomknappens lampa och vidarekoppla det samtal som väntat längst i kön till en förprogrammerad destination. Denna funktion kallas även för "Överflyttning vid bråttom". Vidarekoppla samtal som väntar PT/PS (Bråttom) Tryck på röd eller blinkande röd Bråttom. Lampan på bråttomknappen visar status enligt följande: släckt: inget samtal väntar. lyser röd: några samtal väntar. blinkande röd: antalet samtal överskrider nivån för manuell omdirigering vid kö. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Bråttom-knapp. Handbok 185

186 1.11 Använda Extrautrustning 1.11 Använda Extrautrustning Om en porttelefon/dörröppnare är ansluten Du kan samtala till en person som står vid porten via porttelefonen. Förprogrammerade anknytningar eller en extern samtalspart kan ta emot samtal från porttelefonen. Du kan öppna dörren. Porttelefonssamtal Öppna en dörr (Dörröppnare) När du ansluter en KX-NTV150 eller KX-NTV160: Den kan registreras på NSX-servern som IP-kommunikationskamera eller videoporttelefon. KX-NTV100-serien har SIP-anknytningar med samtalsknapp och kamera, uppringning och mottagning av samtal sker på samma sätt som för andra SIP-anknytningar. Om den behandlas som en SIP-anknytning tilldelas inte porttelefonnumret. Följande porttelefonkontroll med porttelefonnummer är inte tillgängligt. Ring porttelefonen med [*31] + [porttelefonnr] Öppna en dörr (Dörröppnare) från angiven anknytning med Du måste registrera enheten på kortet V-SIPEXT som en SIP-telefon. Du måste inte associera enheten med en användarcontainer. Du måste konfigurera de valfria inställningarna för IP-enheten. [*55] + [porttelefonnr] Det går endast att kontrollera kameran med knappsatsen på P-SIP-telefoner i serierna KX-HDV, och SIP-telefoner från tredje part som är kompatibla med RFC2833. P2P-kommunikation mellan KX-NTV150/KX-NTV160 och de anslutna enheterna krävs för kamerakontroll. Porttelefonssamtal Ringa från porttelefonen Porttelefon B-ton Tryck på knappen för porttelefon. Tala. 186 Handbok

187 Om en porttelefon/dörröppnare är ansluten Besvara samtal från porttelefonen PT/SLT/PS/SIP-ankn Luren av. Ringa upp porttelefonen PT/SLT/PS/SIP-ankn 3 1 porttelefonnr. B-ton Luren av. Ange 31. Ange porttelefonnummer (3 siffror). Tala. Om ingen svarar ett porttelefonssamtal inom angiven tidsperiod kopplas samtalet ned. Öppna en dörr (Dörröppnare) Vissa anknytningar kan ha restriktioner från att utföra den här funktionen. Från angiven anknytning PT/SLT/PS/SIP-ankn 5 5 porttelefonnr. B-ton Luren av. Ange 55. Ange porttelefonnummer (3 siffror). Luren på. Från valfri anknytning under pågående samtal med porttelefonen PT/SLT/PS/SIP-ankn 5 B-ton Ange 5. Luren på. Handbok 187

188 Om ett externt relä är anslutet Dörröppnaren aktiveras under en angiven tidsperiod Om ett externt relä är anslutet Förprogrammerade anknytningar kan slå till ett relä (t.ex. alarm) anslutet till företagsväxeln. Slå på ett relä PT/SLT/PS 5 6 relänr. B-ton Luren av. Ange 56. Ange relänummer (3 siffror). Luren på. Reläet slår av efter en angiven tidsperiod Om en extern sensor är ansluten Förprogrammerade anknytningar kan ta emot ett alarmsamtal från en extern sensor (t.ex. säkerhetsalarm) anslutet till företagsväxeln. Besvara ett sensorsamtal PT/SLT/PS/SIP-ankn U-ton Luren av. Luren på. Om du inte svarar ett sensorsamtal inom definierad tidsperiod kommer det att avbrytas. Definitioner för uppringningston 5.4 Vad betyder tonen? Om en företagsväxel (PBX) är ansluten Använda externa tjänster (Åtkomst av externa funktioner) 188 Handbok

189 Om en företagsväxel (PBX) är ansluten Använda externa tjänster (Åtkomst av externa funktioner) Du kommer åt specialfunktioner (t.ex. samtal väntar) som tillhandahålls av en telefonväxel eller teleoperatören. Den här funktionen fungerar enbart för externa samtal. <Exempel> Väntkoppla pågående samtal och tala med den nya personen PT/PS Under pågående samtal med en extern person SLT Under pågående samtal med en extern person (Åtkomst av externa funktioner) önskad servicekod 6 0 önskad servicekod 6 0 Tryck på R eller Åtkomst av externa funktioner. Eller tryck på ÖVERFLYTTNING och ange sedan 60. Ange önskad servicekod. Tryck på R/klykan. Ange 60. Ange önskad servicekod. I det här fallet måste R-knappen på en systemtelefon vara inställd på läget Åtkomst av externa funktioner via systemprogrammering. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Åtkomst av externa funktioner-knapp. Handbok 189

190 1.12 Administrativa funktioner 1.12 Administrativa funktioner Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) I en hotellmiljö går det att använda en anknytning som tilldelats hotellets växeltelefonist för att visa och ställa in inchecknings-, utchecknings- och städningsstatusen (Klar eller Ej klar) för varje rumsanknytning. När växeltelefonisten trycker på en knapp som har programmerats till "Checka in", "Checka ut" eller "Städat" på sin anknytning, kommer anknytningen att växla till rumsstatusläge och DSS-lampan i varje rum kommer att visa den aktuella rumsstatusen. På så sätt kan växeltelefonisten administrera gäster och rum genom att endast använda telefonen. Växeltelefonisten kan även ställa in automatisk väckning för rummen. Checka in Checka ut Obs! Hotellfunktioner kan inte användas samtidigt som Kontroll av övervakare (ACD) används. (Se Kontroll av övervakare (ACD).) Kontakta systemadministratören för mer information. Inställning av tidsatt påminnelse för en rumsanknytning (Fjärrstyrd väckning) Städat Checka in Hotellets växeltelefonist måste ha en PT med 6-radigt teckenfönster för att kunna använda inchecknings-, utchecknings- och städningsfunktionerna. När telefonen är i rumsstatusläge: 1. Hotelltelefonistens anknytning kan endast användas för att checka in/ut samt klar/ej klar. Inga andra funktioner kan användas. 2. Lampan för varje DSS-knapp indikerar rumsstatusen för den aktuella anknytningen enligt följande: släckt: utcheckad och klar blinkande röd: utcheckad men ej klar lyser röd: incheckad 3. Det kan hända att lamporna för andra knappar inte visas som de brukar. 4. Växeltelefonistens anknytning blir upptagen. De som ringer till denna anknytning hör en upptagetton. Växeltelefonisten kan ändra anknytningarnas rumsstatus till incheckad genom att använda den förprogrammerade Checka in-knappen på sin anknytning. 190 Handbok

191 Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) Checka in PT med teckenfönster Med luren på (Checka in) anknytningsnr. ENTER YES EXIT (DSS) (Checka in) Tryck på Checka in. Slå anknytningsnumret och tryck sedan på "ENTER", eller tryck på önskad DSS-knapp. Tryck på "YES". Tryck på "EXIT" eller Checka in. Efter incheckningen avaktiveras det fjärrstyrda anknytningslåset och gästen kan ringa utgående samtal från rummets anknytning. (Se "2.1.1 Kontroll av anknytningar".) Efter incheckningen kommer anknytningens föregående debiteringsdata att automatiskt rensas. När anknytningarnas rumsstatus ändras registreras automatiskt detaljerad information om rumsstatus. Systemprogrammering krävs. <Exempel> Date Time Ext CO Dial Number 02/02/00 03:07PM 1234 Check in Checka ut Växeltelefonisten kan ändra anknytningarnas rumsstatus till utcheckad genom att använda den förprogrammerade Checka ut-knappen på sin anknytning. Beroende på företagsväxelns inställningar kan växeltelefonisten göra följande: Registrera/ändra debiteringar för minibar/övrigt Skriva ut en faktura som innehåller debiteringsinformation Handbok 191

192 Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) Checka ut ett rum med eller utan utskrift av faktura PT med teckenfönster Med luren på (Checka ut) Tryck på Checka ut. anknytningsnr. (DSS) ENTER Slå anknytningsnumret och tryck sedan på "ENTER", eller tryck på önskad DSS-knapp. Utcheckning med en faktura PRINT NEXT Tryck på "PRINT". Tryck på "NEXT". Utcheckning utan någon faktura NEXT YES EXIT Tryck på "NEXT". Tryck på "YES". (Checka ut) Tryck på "EXIT" eller Checka ut. Registrera/ändra rumsdebiteringar och checka ut ett rum med eller utan utskrift av faktura PT med teckenfönster Med luren på (Checka ut) anknytningsnr. (DSS) ENTER Tryck på Checka ut. Slå anknytningsnumret och tryck sedan på "ENTER", eller tryck på önskad DSS-knapp. debitering för minibar Ange debitering för minibar. Tryck på Ned. Utcheckning med en faktura PRINT NEXT övriga debiteringar Ange övriga debiteringar. Tryck på "PRINT". Tryck på "NEXT". Utcheckning utan någon faktura NEXT YES Tryck på "YES". Tryck på "NEXT". EXIT (Checka ut) Tryck "EXIT" eller Checka ut. 192 Handbok

193 Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) Efter utcheckningen aktiveras det fjärrstyrda anknytningslåset och det går inte att ringa utgående samtal från rummets anknytning. (Se "2.1.1 Kontroll av anknytningar".) Efter utcheckningen rensas rumsanknytningens information om väckning och samtalslogg automatiskt. Dessutom återställs eventuella inställningar för rumsanknytningen till standardinställningarna. En lista över de inställningar som återställs finns i " Rensa anknytningen från aktiverade funktioner (Rensa anknytningens inställningar)". När anknytningarnas rumsstatus ändras registreras automatiskt detaljerad information om rumsstatus. Systemprogrammering krävs. <Exempel> Date Time Ext CO Dial Number 02/03/00 08:08AM 1234 Check out För att skriva ut en faktura måste en skrivare vara ansluten till företagsväxeln. Om rummets anknytning är upptagen kan inte fakturan skrivas ut. <Exempel> **************************************** * Hotel * **************************************** Check in : 01.JAN.00 06:31PM Check out : 03.JAN.00 07:03AM Room : 202 : Mr. Smith 01/01/00 06:52PM Call amount: /01/00 06:07PM /01/00 07:30PM /01/00 08:45PM Telephone (Tax % = 9.48) Minibar 4.00 (Tax % = 0.36) Others 0.00 (Tax % = 0.00) Total FR (Tax Total = 9.84) Sheet : 002 ======= Hotel PBX ======= Tel: Fax: hotelpbx.ch 01:24'30 FR :10'12 FR :06'36 FR :03'00 FR Företagsväxeln kan lagra en begränsad mängd rumsinformation. När minnet är fullt kommer informationen för den anknytning som har ringt flest samtal att skrivas ut automatiskt. Utskriften kommer att se ut ungefär som ovanstående exempel, men utan kategoriserad debiteringsinformation och totalbelopp. Företagsväxeln kan sedan lagra ny rumsinformation. "Call amount:0012" i ovanstående exempel anger att information om 12 samtal har tidigare skrivits ut automatiskt. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Checka in- eller Checka ut-knapp. Handbok 193

194 Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) Inställning av tidsatt påminnelse för en rumsanknytning (Fjärrstyrd väckning) Växeltelefonisten kan fjärraktivera eller -avbryta en tidsatt påminnelse för en rumsanknytning. På så sätt kan gästerna beställa väckning utan att själva behöva programmera in den. Växeltelefonisten kan även bekräfta den aktuella tidsatta påminnelsen för en rumsanknytning. Aktivera PT anknytningsnr Luren av. Ange 76. Ange 1. (DSS) Slå anknytningsnumret eller tryck på DSS. 12 H*: timme/minut 24 H*: timme/minut FM EM Ange timme (01 12) och minut (00 59) och därefter 0 för FM eller 1 för EM. Eller ange timme (00 23) och minut (00 59) en gång varje dag Ange 0 för en gång eller 1 för varje dag. B-ton Luren på. * Ange tidsformatet för din företagsväxel (PBX) (12-timmars eller 24-timmars). Avbryta PT Luren av. anknytningsnr Ange 76. Ange 0. (DSS) Slå anknytningsnumret eller tryck på DSS. B-ton Luren på. 194 Handbok

195 Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) Bekräfta PT med teckenfönster anknytningsnr Luren av. Ange 76. Ange 2. (DSS) Slå anknytningsnumret eller tryck på DSS. B-ton Information om den tidsatta påminnelsen visas i teckenfönstret. Luren på. En tidsatt påminnelse (väckning) kan också aktiveras från rummets anknytning. (Mer information om tidsatt påminnelse finns i "1.9.1 Ställa in alarmsignal (Tidsatt påminnelse)".) Den senast gjorda inställningen kommer att gälla, oavsett varifrån den gjordes. När en tidsatt påminnelse startar, och när den besvaras eller inte, registreras detaljerad information om den tidsatta påminnelsen automatiskt. Systemprogrammering krävs. <Exempel> Date Time Ext CO Dial Number 02/02/00 02/02/00 02:45PM 02:47PM Timed Reminder/Start Timed Reminder/Answer Städat De som använder en systemtelefon (PT) utan teckenfönster kan endast bekräfta om en tidsatt påminnelse har ställts in eller inte genom att utföra ovanstående steg. Om påminnelsen har ställts in hörs en bekräftelseton. Växeltelefonisten kan ändra rumsstatus för anknytningar beroende på om rummet har städats eller inte genom att använda den förprogrammerade Städat-knappen på sin anknytning. På så vis kan telefonisten bekräfta att rummet är städat och klart för nästa gäst. Ändra städningsstatus för ett rum. PT med teckenfönster Med luren på anknytningsnr. ENTER EXIT (Städat) (DSS) (Städat) Tryck på Städat. Slå anknytningsnumret och tryck sedan på "ENTER", eller tryck på önskad DSS-knapp. Tryck på "EXIT" eller Städat. Handbok 195

196 Registrera information med hjälp av förprogrammerade meddelanden (skriva ut meddelande) Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Städat-knapp Registrera information med hjälp av förprogrammerade meddelanden (skriva ut meddelande) Du kan registrera olika slags information från din anknytning med hjälp av upp till 8 förprogrammerade meddelanden. Meddelandeinformation från alla anknytningar registreras med företagsväxeln (PBX). Denna funktion kan t.ex. användas som ett tidkort om man väljer förprogrammerade meddelanden för "instämpling" och "utstämpling". I en hotellmiljö kan funktionen användas för att registrera rumsinformation från en rumsanknytning. Kontakta din återförsäljare för en lista med förprogrammerade meddelanden. Spela in PT/SLT medd.nr. parameter * B-ton Luren av. Ange 761. Ange meddelandenummer (1 8). Ange eventuell parameter. Ange #. Luren på. * Beroende på innehållet i det valda meddelandet kan det hända att du uppmanas att ange en numerisk parameter, som t.ex. pris eller tid. Skriv in det antal tecken som krävs för meddelandet. Kontakta din återförsäljare för mer information om de parametrar som krävs. <Exempel> Om "Snack %%.%%" har programmerats som meddelande nummer 1 (registrering av debiteringar för snacks), kommer hotellpersonalen att ange data enligt nedanstående exempel: # medd.nr. parameter (Debitering för snacks) När ett förprogrammerat meddelande väljs registreras detaljerad information automatiskt enligt följande: Date Time Ext CO Dial Number 02/02/00 10:45AM 1234 Snack EUR03.00 Eventuella debiteringar som registreras här avser inte de debiteringar som växeltelefonisten registrerar vid utcheckningen. 196 Handbok

197 1.13 Hantering av användares enheter 1.13 Hantering av användares enheter Introduktion till funktionen Användarbehållare Funktionen Användarbehållare länkar användaren till de olika företagsväxelsenheterna (PBX), och konfigureras för att tillhandahålla tjänster och utföra underhåll på användarbasis. Användaren har antingen en trådburen anslutning, softphone eller bärbar station som huvudenhet, och har en underenhet, trådlös enhet, offentlig enhet och den inbyggda UM-brevlådan. Användaren kan använda företagsväxelns (PBX) tjänstefunktioner på alla enheter genom att använda huvudenhetens anknytningsnummer som representativt nummer. Inställningarna för användarens enheter och UM-brevlåda kan konfigureras via Min portal. Handbok 197

198 Service-in/Service-out (Smart Desk) Varje användare kan ange grad, användbara enheter och utökade funktioner beroende på graden. För att kunna ange grad måste aktiveringsnyckeln för respektive grad vara installerad. Genom att ringa upp användarens huvudanknytning går det att skicka en signal om inkommande samtal till huvudenheten, underenheten, den trådlösa enheten och den offentliga enheten samtidigt. Det går att skicka en signal om inkommande samtal till en underenhet, trådlös enhet och/ eller offentlig enhet med en förinställd tidsförskjutning från tiden när ett inkommande samtal når huvudenheten. När ett samtal besvaras med en av enheterna som är registrerade på en användare stoppas signalen om inkommande samtal på de andra enheterna och det går endast att tala med uppringaren via enheten samtalet besvarades med. När St.Ej/Vidk är inställt med någon av användarens enheter tillämpas inställningen för inkommande samtal till användaren. När en av användarens enheter används för samtal går det inte att ringa med någon av användarens enheter. Personsökarsignalen går ut till alla anknytningar, inklusive huvudanknytningen, underanknytningen och bärbar station. Personsökarsignalen kan dock inte gå ut när terminaltypen är SIP-terminal eller SLT. Talläge kan endast användas på huvudanknytningar med systemtelefoner. Återuppringningar för terminalhanteringen, till exempel väntande återuppringningar och tillbakaringningar, kommer endast till enheten som används. Överflyttade återuppringningar kommer till målanknytningen för den överflyttade återuppringningen enligt inställningarna i huvudanknytningen. Det går att vidarekoppla samtal till en annan enhet (terminal som används) under samtal på någon av huvudenheterna/underenheterna/trådlösa enheterna när någon av de andra enheternas telefonlur (med undantag för SIP-terminaler för allmän användning) är lyft eller [SP- Phone][Monitor] har tryckts ned på de andra enheterna. (Samtalshänvisning) Samtal kan inte hänvisas med en annan enhet om den uppringande enheten har någon av följande status. Under anknytning-dt, när du ringer upp en anknytning, under extern linje-dt, när du ringer upp en extern linje, under tillfällig väntkoppling, under konferenssamtal (inklusive under tvåvägsinspelning) Ljud som hörs under ett samtal, t.ex. samtal väntar-ton och signal för väntkoppling skickas endast till den enhet som har tagit samtalet. Det går att använda DISA från ett offentligt enhetsnummer utan att ange anknytning och lösenord. En avancerad användarlicens eller mobil användarlicens krävs för att kunna använda funktionen. Om en enhet har konfigurerats med fördröjd ringningstid hörs en aviseringston när den fördröjda ringningstiden löper ut Service-in/Service-out (Smart Desk) När en telefonterminal inte har ett fast anknytningsnummer kan en användare använda telefonterminalen till att ansluta med sitt anknytningsnummer. Användaren kan använda sin anknytning som telefonterminal. Service-in 198 Handbok

199 Service-in/Service-out (Smart Desk) Service-out Service-in När en användare loggar in med en huvudenhet, underenhet eller trådlös enhet som är kopplad till hans/ hennes användarbehållare kan enheten användas som terminal tilldelad användarens anknytningsnummer. Service-in-åtgärd med huvudenhet PT/SLT/PS PIN-kod: Personligt identifieringsnummer ditt anknytningsnr. Luren av. Ange 722. Slå ditt anknytningsnummer. anknytningens PIN-kod U-ton Ange anknytningens PIN-kod (max 8 siffror). Luren på. Service-in-åtgärd med underenhet PT/SLT PIN-kod: Personligt identifieringsnummer ditt anknytningsnr. Luren av. Ange 723. Slå ditt anknytningsnummer. anknytningens PIN-kod U-ton Ange anknytningens PIN-kod (max 8 siffror). Luren på. Service-in-åtgärd med trådlös enhet PS PIN-kod: Personligt identifieringsnummer ditt anknytningsnr. Luren av. Ange 724. Slå ditt anknytningsnummer. anknytningens PIN-kod U-ton Ange anknytningens PIN-kod (max 8 siffror). Luren på. Handbok 199

200 Service-in/Service-out (Smart Desk) Service-out Service-in-åtgärder kan endast utföras med enheter i Service-out-tillstånd. Service-in-åtgärder på en underenhet eller trådlös enhet kan endast göras från en operativ enhet som kan registreras som en underenhet eller trådlös enhet. Det går inte att utföra Service-in-åtgärder på en underenhet eller trådlös enhet om huvudenheten inte är ansluten. Service-in-åtgärd för användare som är anslutna till andra enheter. I Service-in-tillstånd går det att utföra en ny Service-in-åtgärd på en enhet som utför Service-in-åtgärden om enheten av angiven enhetstyp (huvudenhet/underenhet/trådlös enhet) för angiven användare redan är registrerad. Detta genom att utföra en Service-outåtgärd för de registrerade enheterna. Alla underenheter eller trådlösa enheter som är registrerade vid tillfället fortsätter att ha Service-in-status. Om en systemtelefon med LCD-skärm används kan Service-in-åtgärder utföras genom att trycka på START (systemknapp) när "Servicefel" visas på LCD-skärmen. När användaren använder Service-out-funktionen på en ansluten terminal, bryts anslutningen mellan terminalen och användaren. Med en terminal som inte är ansluten går det inte att utföra några andra åtgärder än att ansluta och ringa nödsamtal. Service-out-åtgärd PT/SLT/PS PIN: Персональний ідентифікаційний номер Набір номеру при знятій слухавці. 7 Наберіть PIN внутрішнього абонента Наберіть PIN внутрішнього абонемента (макс. 8 знаків). C.тональність & Тональний сигнал відповіді станції Набір номеру при покладеній слухавці. 200 Handbok

201 Växla mellan CTI-kontrollenheter Service-out-åtgärder kan inte utföras på SIP-terminaler. Service-out-åtgärder kan inte utföras under samtal, väntkoppling eller när ett samtal tas emot. När en Service-out-åtgärd görs på en enhet som har kopplats som huvudenhet bryts, bryts även anslutningen till underenheter och trådlösa enheter som är kopplade till användaren automatiskt. Men till skillnad från normalt Service-out-tillstånd återansluts underenheter och trådlösa enheter automatiskt när huvudenheten ansluts igen om de andra användarna kopplade till användaren sparas innan huvudenhetens anslutning bryts. Du kan ändra inställningen som avgör om lösenordsautentisering ska krävas när du utför en Service-out-åtgärd. (Standard: lösenordsautentisering aktiverat) När lösenordsautentisering har valts, kan användaren som är kopplad till enheten inte utföra en Service-out-åtgärd om ingen användar-pin-kod har konfigurerats. Det går att utföra en Service-in-åtgärd på en anknytning som är kopplad till DSS-konsolen. Däremot kan användaren inte utföra en Service-out-åtgärd. För att visa Service-out-status för Smart Desk måste Handset Number eller Base&H/S No. vara valt för inställningen Standbyvisning på en PS. Beroende på systeminställningarna kan användarens anslutning automatiskt brytas under följande förhållanden (användarens anslutning kommer att avbrytas även när lösenordsautentisering krävs. Kontakta systemadministratören om du vill ha mer information): Läget för tidsschema har ändrats Enheten har inte använts under en viss tidsperiod Växla mellan CTI-kontrollenheter För CTI aviseras åtgärder från någon av användarens enheter (huvudenhet/underenhet/trådlös enhet) från användarens huvudenhets anknytningsnummer. När ett svar tas emot med CTI-klienten för användarsamtal och samtal från CTI-klienten, går det att växla mellan vilken av användarens enheter som mottar ett svar och vilken enhet som gör ett samtal med följande metoder. Växla mellan CTI-kontrollenheter PT/SLT/PS/SIP внтр.абон. Набір номеру при знятій слухавці Наберіть Основний пристрій АБО 1 АБО 2 Додатковий пристрій Бездротовий пристрій Наберіть значення від 0 до 2. C.тональність Набір номеру при покладеній tслухавці. Handbok 201

202 1.14 Använda en telefon med ett teckenfönster 1.14 Använda en telefon med ett teckenfönster Använda samtalslogg Den här funktionen finns på systemtelefoner med teckenfönster och bärbara stationer. Ringa upp med hjälp av inkommande samtalslogg Ringa upp med hjälp av utgående samtalslogg PS-användare: Se dokumentationen till telefonen. Följande PS:er kan använda logginformationen för inkommande samtal på samma sätt som en trådbunden PT när samtal tas emot från andra anknytningar (inklusive TIE). KX-TCA185/KX-TCA285/KX-TCA385 Andra PS:er än dessa kanske inte visar samma inkommande samtalsloggsinformation som en PT som är ansluten till företagsväxeln. Se den bärbara stationens dokumentation för mer information om hur man refererar till den inkommande samtalsloggen. Ringa upp med hjälp av inkommande samtalslogg När du tar emot ett samtal, inklusive externa sensorsamtal, registreras samtalsinformationen automatiskt i den inkommande samtalsloggen. Ett förprogrammerat antal samtal kan loggas per anknytning. När samtalsloggen är full och ytterligare samtal kommer in, tas det äldsta samtalet bort. Du kan ändra loggat nummer. När samtalsloggens lampa tänds finns det ett samtal som du inte tagit emot. Följande information loggas. Uppringarens namn Datum/tidpunkt vid mottaget samtal Besvarat eller obesvarat Bekräftat eller ej bekräftat Uppringarens telefonnummer Bekräfta logginformationen med knappen för samtalslogg PT med teckenfönster Med luren på (Samtalslogg) Tryck på Samtalslogg tills önskat namn visas. 202 Handbok

203 Använda samtalslogg Bekräfta logginformationen med navigeringsknappen KX-NT300/KX-NT500/KX-DT300/KX-DT500 Med luren på Tryck på Vänster två gånger. Tryck på Upp eller Ned tills önskat namn visas. Rensa logginformationen PT med teckenfönster När du visar logginformation (Samtalslogg) Tryck på Samtalslogg eller Upp/Ned tills önskat namn visas. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Ringa upp PT med teckenfönster När du visar logginformation (Samtalslogg) Tryck på Samtalslogg eller Upp/Ned tills önskat namn visas. Luren av. Lagra uppringarens uppgifter i telefonboken med personliga stationskortnummer PT med teckenfönster När du visar logginformation (Samtalslogg) Tryck på Samtalslogg eller Upp/Ned tills önskat namn visas. Tryck på LAGRA. Handbok 203

204 Använda samtalslogg Samtalsloggens lampa visar status enligt följande: släckt: inga inkommande samtal eller så har du redan visat samtalsloggen. lyser röd: det finns missade samtal. Om ditt samtal besvaras av en annan anknytning registreras uppgifter om uppringaren i teckenfönstret på både din och den svarande anknytningen. Du kan stänga visningen av samtalsloggen genom att använda anknytningens PIN-kod (Personligt identifieringsnummer) och därmed förhindra att andra läser din information (Spärra visning). Se "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget". Du kan även ha en knapp för samtalslogg för en ICD grupp (inkommande samtalsgrupp). Om ett samtal kommer in när du använder samtalsloggen ersätts samtalsloggen av uppgifter om uppringaren i teckenfönstret. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Samtalslogg- eller Samtalslogg för ICD grupp-knapp. Ringa upp med hjälp av utgående samtalslogg Du kan återuppringa med hjälp av utgående samtalslogg. Ringa upp KX-NT300/KX-NT500/KX-DT300/KX-DT500 Med luren på Tryck på Vänster. Tryck på Upp eller Ned tills önskat namn och/eller nummer* visas. Luren av. Följande PS:er kan använda utgående samtalsloggsinformation till andra anknytningar (inklusive TIE) med samma information som en PT som är ansluten till företagsväxeln. KX-TCA185/KX-TCA285/KX-TCA385 Andra PS:er än dessa kanske inte visar samma utgående samtalsloggsinformation som en PT som är ansluten till företagsväxeln. Se den bärbara stationens dokumentation för mer information om hur man refererar till den utgående samtalsloggen. * När ett externt samtal rings upp via den utgående samtalsloggen och ett namn är registrerat för posten för personligt stationskortnummer/systemkortnummer visas namnet på LCDskärmen på den PT-enhet med teckenfönster samtalet rings med. 204 Handbok

205 Använda telefonböckerna Ringa upp med knappen ÅTERUPPRINGNING PT med teckenfönster Med luren på REDIAL REDIAL Tryck på ÅTERUPPRINGNING så visas utgående samtalslogg.* 1 Tryck på ÅTERUPPRINGNING. Tryck på Upp eller Ned tills önskat namn och/eller nummer* 2 visas. Luren av. Den här funktionen finns endast i PT med teckenfönster. *1 Systemprogrammering krävs för funktionen. *2 När ett externt samtal har gjorts via Utgående samtalslogg och ett nytt samtal görs med hjälp av återuppringningsknappen visas namnet på LCD-skärmen på den PT-enhet med teckenfönster samtalet rings med om ett namn är registrerat för posten för personligt stationskortnummer/systemkortnummer. Lagra uppringarens uppgifter i telefonboken med personliga stationskortnummer PT med teckenfönster Efter att ha läst au status för samtal som väntar Tryck på LAGRA. Du kan stänga visningen av samtalsloggen genom att använda anknytningens PIN-kod (Personligt identifieringsnummer) och därmed förhindra att andra läser din information (Spärra visning). Se "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget". Om ett samtal kommer in när du använder samtalsloggen ersätts samtalsloggen av uppgifter om uppringaren i teckenfönstret Använda telefonböckerna Du kan ringa upp med hjälp av telefonböckerna (Telefonbok med personliga stationskortnummer, Telefonbok med systemkortnummer (LDAP) och Telefonbok med anknytningsnummer). Endast egna telefonböcker kan du spara, ändra eller ta bort vid din anknytning. Om ett samtal kommer in när du använder en telefonbok visas istället information om uppringaren i teckenfönstret. Ringa upp med hjälp av telefonboken Lagra namn och nummer Ange tecken PS-användare: Se dokumentationen till den bärbara stationen (PS). Handbok 205

206 Använda telefonböckerna Ringa upp med hjälp av telefonboken Välja och ringa upp KX-NT300/KX-NT500/KX-DT300/KX-DT500 Med luren på Tryck på Höger tills önskad telefonbok visas.* 1 Tryck på Upp eller Ned tills önskat namn och/eller nummer* 2 visas. Luren av. *1 Informationen visas i följande ordning: En gång: telefonbok med personliga stationskortnummer Två gånger: telefonbok med systemkortnummer Tre gånger: extern katalog Fyra gånger: telefonbok med anknytningsnummer *2 Om ett namn är registrerat i telefonboksposten visas namnet på LCD-skärmen på en PT med teckenfönster när telefonboken visas. Om namnet på den som svarar tas emot på linjen när ett samtal är upprättat, visas det istället för namnet som är registrerat i telefonboken. Om ett namn är registrerat i telefonboksposten kan du söka efter namnet genom att ange namnets första 1 6 alfanumeriska tecknen i telefonbokens åtkomstfönster, och sedan trycka på RETUR eller Select (systemknapp). Tryck på AVBRYT eller R-knappen om du vill avbryta eller avsluta. Du kan låsa telefonboken för personliga stationskortnummer genom att använda anknytningens PIN-kod (Personligt identifieringsnummer) och därmed förhindra åtkomst till den (Spärra visning). Se "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget". En IP-softphone kan endast användas i klassiskt läge. Poster i telefonboken bör innehålla namn och telefonnummer. Om namnet inte finns registrerat kan posten inte visas. Telefonboken med systemkortnummer kan du visa enkelt genom att trycka på AUTOUPPR/ LAGRA när luren ligger på. På telefon med ett enradigt teckenfönster väljer du det namn som visas i teckenfönstret för samtal med externa systemkortnummer (LDAP). När ett namn valts rings det telefonnummer som är registrerat i LDAP-databasen upp med följande prioritetsordning (om inget telefonnummer har registrerats, rings telefonnumret med nästa prioritering upp): 1. Number Attributes1 2. Number Attributes2-3. Number Attributes3 Det går att lagra upp till 20 tecken långa namn som visas på skärmen under utgående och inkommande samtal via telefonboken med systemkortnummer (LDAP) i historiken. Det finns en del villkor såsom nedan där namninformationen söks i Telefonbok med externa systemkortnummer (LDAP). a. När du söker namninformation får du max. ange sex tecken. b. För att kunna söka namnet är tillgängliga tecken endast alfanumeriska sådana (endast versaler). c. Om du söker ett namn med små bokstäver behöver du ställa in att ingen skillnad ska göras mellan versaler och gemener. Kontakta din nätverksadministratör. 206 Handbok

207 Använda telefonböckerna Lagra namn och nummer Lagra en post i telefonboken med personliga stationskortnummer PT med teckenfönster Med luren på PROG. telefonnr. namn PAUSE Ange telefonnummer (max 32 siffror). Tryck på ENTER eller LAGRA. Ange namn (max 20 tecken). Tryck på ENTER eller LAGRA. Tryck på PROGRAM eller PAUS. Telefonnummer och namn som visas lagras i första lediga plats för personliga stationskortnummer. Mer information finns i "Lagra namn och nummer för personliga stationskortnummer" i "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget". Ange tecken Du kan ange följande tecken. Tabellerna visar vilka tecken som kan användas för respektive knapp. Tabell 1 och 2 kan programmeras. Handbok 207

208 Använda telefonböckerna Tabell 1 (standardläge) 208 Handbok

209 Använda telefonböckerna Tabell 1 (standardläge för RU-modellen) Handbok 209

210 Använda telefonböckerna Tabell 2 (alternativt läge) 210 Handbok

211 Använda telefonböckerna Tabell 2 (alternativt läge för CE-modellen) Handbok 211

212 Använda telefonböckerna Tabell 2 (alternativt läge för GR-modellen) 212 Handbok

213 Använda systemfunktioner (Åtkomst av systemfunktioner) Tabell 2 (alternativt läge för RU-modellen) Använda systemfunktioner (Åtkomst av systemfunktioner) Du kan nå en funktion via menyn "Funktionsåtkomst". Visa menyn "Funktionsåtkomst" och välja funktion KX-NT300/KX-NT500/KX-DT300/KX-DT500 Med luren på Tryck på Höger 5 gånger. Tryck på Upp eller Ned tills önskad funktion visas. Funktioner Automatisk tillbakaringning, avbryta Plocka gruppsamtal Se När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Besvara ett samtal som ringer på annan telefon (Hämta samtal) Handbok 213

214 Egna inställningar (endast KX-NT366/KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560) Funktioner Plocka dirigerat samtal Personsökning Porttelefonssamtal Dörröppnare Externt relä Extern bakgrundsmusik Se Besvara ett samtal som ringer på annan telefon (Hämta samtal) Personsökning Om en porttelefon/dörröppnare är ansluten Om en porttelefon/dörröppnare är ansluten Om ett externt relä är anslutet Starta extern bakgrundsmusik (BGM) Egna inställningar (endast KX-NT366/KX-NT553/ KX-NT556/KX-NT560) IP-systemtelefonerna KX-NT366/KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560 har programmerbara knappar och en LCD-skärm bredvid knapparna. För KX-NT366: IP-systemtelefonen KX-NT366 har 12 programmerbara knappar och på telefonens display visas funktionen, telefonnumret eller anknytningsnumret som har tilldelats varje knapp. Du kan trycka på knappen NEXT PAGE (Nästa sida) för att visa 3 andra set (sidor) för 12 funktioner som kan tilldelas programmerbara knappar. En annan funktion, ett annat telefonnummer eller ett annat anknytningsnummer kan tilldelas varje set. Detta innebär att 48 programmerbara knappar finns tillgängliga. Bank Home Sales LCS PDN Sida 4 Sida 3 Sida 1 Sida 2 CO 6 CO 5 CO 4 CO 3 CO 2 För KX-NT553/KX-NT556: KX-NT553/KX-NT556 IP-PT har 12 programmerbara knappar och telefonens display visar funktionen, telefonnumret eller anknytningsnumret som har tilldelats varje knapp. Du kan trycka på knappen NEXT PAGE (Nästa sida) för att visa andra set (sidor) för 12 programmerbara knappar enligt nedan. Sidor Totalt antal flexibla knappar KX-NT KX-NT Exempel: KX-NT556 Bank Home Sales LCS PDN Sida 3 Sida 1 Sida 2 CO 6 CO 5 CO 4 CO 3 CO Handbok

215 Egna inställningar (endast KX-NT366/KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560) För KX-NT560: IP-systemtelefonen KX-NT560 har 8 programmerbara knappar och på telefonens display visas funktionen, telefonnumret eller anknytningsnumret som har tilldelats varje knapp. Genom att trycka på sidoknappen kan du visa 3 andra set (sidor) för 8 funktioner som kan tilldelas programmerbara knappar. En annan funktion, ett annat telefonnummer eller ett annat anknytningsnummer kan tilldelas varje set. Detta innebär att 32 programmerbara knappar finns tillgängliga. Sida 4 Sida 1 Bank Home Sales-1 Sales-2 DN-1 DN-2 DN-3 DN-4 Sida 3 Headset Company-A Wrap-up Company-B Sida 2 Headset Company-A Log-in Company-C Wrap-up Company-B S-CO1 Log-out Company-D Log-in S-CO5 Company-C S-CO2 Log-out S-CO6 Company-D S-CO3 S-CO7 S-CO4 S-CO8 Växla teckenfönster KX-NT366/KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560 Tryck på NEXT PAGE (NÄSTA SIDA) eller sidknappen för att visa önskad sida. För KX-NT366/KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560-användare: När du besvarar ett inkommande samtal eller när du tar en utgående linje ändras teckenfönstret automatiskt till sidan som innehåller den gröna lampan som tändes. När du har anpassat knapparna kan du ställa in en visad text för dem. Information om hur du anpassar knappar finns i "3.1.3 Anpassa knappar". Handbok 215

216 1.15 Mobiltelefonfunktioner 1.15 Mobiltelefonfunktioner Mobiltelefonfunktioner När du inte sitter vid skrivbordet eller inte är på kontoret och tar emot ett vidarekopplat externt samtal på mobiltelefonen kan du använda funktionerna nedan om de är aktiverade genom systemprogrammeringen. Överflytta samtalet till en anknytning i företagsväxeln Överflytta samtal till ett privat nätverk (TIE-linjeåtkomst) Överflytta till ett externt telefonnummer Lägga till fler personer under pågående samtal (konferens) Pendla mellan två parter (pendling) Utföra personsökning och sedan flytta över ett samtal Vissa funktioner kanske inte är tillgängliga för mobiltelefoner, beroende på vilken typ av utgående linje som används. Överflytta samtalet till en anknytning i företagsväxeln Vidarekoppla Mobiltelefon Under ett samtal U-ton anknytningsnr. Ange #. Slå anknytningsnummer. Tala. Luren på. Detta steg är valfritt. När du flyttar över samtalet från en analog linje kan du inte samtala med destinationsparten när du har ringt ett anknytningsnummer. Du kan inte flytta över samtalet till ett fiktivt DISA-anknytningsnummer. Den här funktionen kan endast användas på en mobiltelefon med användarbehållare. Överflytta samtal till ett privat nätverk (TIE-linjeåtkomst) Under ett samtal kan du ringa upp en anknytning som är ansluten till en annan företagsväxel i ett privat nätverk och flytta över ett samtal dit. 216 Handbok

217 Mobiltelefonfunktioner Vidarekoppla Mobiltelefon Under ett samtal anknytningsnr. * U-ton 7 privat telefonnr. * Ange #. Slå anknytningsnummer eller tryck på 7 och slå sedan det privata telefonnumret. Tala. Luren på. Parten har väntkopplats. Detta steg är valfritt. * När du flyttar över samtalet från en analog linje kan du inte samtala med destinationsparten när du har ringt ett anknytningsnummer eller 7 + privat telefonnummer. Den här funktionen kan endast användas på en mobiltelefon med användarbehållare. Överflytta till ett externt telefonnummer Under ett samtal kan du ringa upp ett externt telefonnummer och flytta ett samtal dit. Vidarekoppla Mobiltelefon Under ett samtal Ange #. U-ton Parten har väntkopplats. 8 0 utgående linjegruppnr. Ange nummer för automatiskt linjeval eller ange utgående linjegrupps accessnummer och därefter utgående linjegruppnummer. externt telefonnr. Slå externt telefonnummer. Tala. Detta steg är valfritt. Luren på. När du flyttar över samtalet från en analog linje kan du inte samtala med destinationsparten när du har ringt det externa telefonnumret. Den här funktionen kan endast användas på en mobiltelefon med användarbehållare. Handbok 217

218 Mobiltelefonfunktioner Lägga till fler personer under pågående samtal (konferens) Upprätta ett konferenssamtal Mobiltelefon Under ett samtal U-ton anknytningsnr. 3 B-ton Ange #. Slå Tala med den Ange #. anknytningsnummer. nya personen. Ange 3. Tala med flera personer. Pendla mellan två parter (pendling) Mobiltelefon Under ett samtal U-ton anknytningsnr. Ange #. Slå Ange #. anknytningsnummer. Tala med den andra personen. Tala med den ursprungliga personen. Den andra personen väntkopplas. 218 Handbok

219 Mobiltelefonfunktioner Utföra personsökning och sedan flytta över ett samtal Mobiltelefon Under ett samtal U-ton 3 3 sökgruppnr. B-ton Ange #. Ange 33. Slå sökgruppnummer (3 siffror). Meddela. Parten har väntkopplats. Vänta på svar. Tala. Luren på. Väntkopplad person och sökt anknytningko pplas och kan börja samtala. Handbok 219

220 Mobiltelefonfunktioner 220 Handbok

221 Del 2 Administratörens funktioner I det här avsnittet beskrivs hur administratören hanterar anknytningarna och företagsväxeln (PBX). Handbok 221

222 2.1 Kontrollfunktioner 2.1 Kontrollfunktioner Kontroll av anknytningar Administratörens anknytning kan styra inställningarna bland övriga anknytningar. Ändra anknytningars inställningar Ändra anknytningars inställningar Spärra/öppna andra anknytningar (Fjärrstyrt anknytningslås) Denna funktion kallas även för "Fjärrstyrt stationslås". PT/SLT/PS/SIP-ankn Öppna Spärra anknytningsnr. B-ton Luren av. Ange 78. Ange 2 för att öppna eller 3 för att spärra. Ange anknytningsnummer. Luren på. Administratören kan öppna valfri anknytning med hjälp av fjärrstyrt anknytningslås, oavsett om anknytningen har spärrats via fjärrstyrt lås (Fjärrstyrt anknytningslås) eller direkt vid anknytningen (stationslås) Administrera tidsschema Tidsläget (dag, lunch, rast eller natt) kan ändras via administratörens anknytning eller förprogrammerad anknytning. Du kan ändra tidsläget på två sätt (automatiskt och manuellt). Automatiskt: tidläget för varje dag i veckan ändras automatiskt. Du kan även ändra läget manuellt. Manuellt: läget kan ändras manuellt på nedanstående sätt. Ändra tidsläge (Dag/Natt/Lunch/Rast) PT/PS Med luren på (Tidsschema (Dag/Natt/Lunch/Rast)) Tryck på Tidsschema (Dag/Natt/Lunch/Rast) tills önskat läge visas. 222 Handbok

223 2.1.3 Restriktionsnivåkontroll (Överflyttning av uppringningston) PT/SLT/PS/SIP-ankn 0 Dag Natt Lunch Rast B-ton Luren av. Ange 780. Ange valfri siffra; 0 till 3. Luren på. Välja läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt) PT/PS Med luren på (Läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt)) Tryck på Läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt). Förutom tidläge finns det helgläge. Det kan ändra läge vid ett specifikt datum. Lampan för Tidsschemat (Dag/Natt/Lunch/Rast) visar status enligt följande: släckt: dagläge lyser grön: lunchläge blinkande grön: rastläge lyser röd: nattläge blinkande röd: helgläge Lampan för Läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt) visar status enligt följande: släckt: automatiskt lyser röd: manuellt Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Tidsschema (Dag/Natt/Lunch/Rast)-knapp eller Läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt)-knapp Restriktionsnivåkontroll (Överflyttning av uppringningston) Administratören kan via sin anknytning ändra spärrnivån så att en anknytning tillåts att ringa samtal. Handbok 223

224 2.1.4 Starta extern bakgrundsmusik (BGM) PT/PS Under pågående samtal till en anknytning (Samtalsspärr) B-ton Tryck på Samtalsspärr. Luren på. Personen vid anknytningen kan höra uppringningstonen och därefter ringa ett samtal. Spärrnivån ändras till förprogrammerad nivå på samtalsspärr-knapp. Det går inte att ändra spärrnivån för SIP-telefoner. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Samtalsspärr-knapp Starta extern bakgrundsmusik (BGM) Administratören kan via sin anknytning välja och sända bakgrundsmusik i kontoret via de externa högtalarna. Välja och starta/stanna bakgrundsmusik PT/SLT/PS/SIP-ankn 3 5 högtalarnr. BGM-nr. 0 B-ton Luren av. Ange 35. Ange högtalarnummer (2 siffror: 01 96) eller för alla. Ange BGM-nummer (1 siffra: 1-8) eller 0 för att stänga av. Luren på. Nätverk med flera anslutningar Sökare i ett nätverk med flera anslutningar är numrerade i sekvens utifrån platsnummer och sökarens port. Systemadministratören tilldelar externa sökarnummer. Kontakta systemadministratören om du vill ha mer information. Anm KX-NSX1000/KX-NSX2000 har ingen extern sökarport. Därför går det endast att använda funktionen när en utökningsgateway med en extern sökarport är ansluten till KX-NSX1000/KX-NSX Spela in utgående hälsningsmeddelande (UGM) Det går att spela in tre typer av meddelanden (UGM) via administratörens anknytning: 224 Handbok

225 2.1.5 Spela in utgående hälsningsmeddelande (UGM) 1. DISA-meddelande: Används för att hälsa och vägleda uppringare så att de kan nå en anknytningsgrupp eller extern person utan hjälp av telefonist. 2. Meddelande för inkommande samtalsgrupp: Används för att hälsa och vägleda de som ringer upp en inkommande samtalsgrupp. 3. Meddelande för tidsatt påminnelse: Används för väckningsmeddelande när anknytningen svarar på en tidsatt påminnelse. Alla meddelanden har sina egna anknytningsnummer. Du kan välja önskat meddelande. Om din företagsväxel (PBX) är ansluten till andra företagsväxlar i ett nätverk anger du plats-id för inspelning. Om inget plats- ID har angetts väljs UGM för platsen för den använda anknytningen för åtgärden. Spela in PT Så här anger du ett plats-id (vid behov) plats-id 1 Luren av. Ange 36. Tryck 9 och platsens ID-nummer (2 siffror: 01 32). Ange 1. fiktivt anknytningsnr. för UGM Ange fiktivt anknytningsnummer för UGM. Statuston och B-ton B-ton Tala in Tryck på LAGRA. meddelande. När tidsgränsen är uppnådd stannar den automatiskt. Meddelandet spelas upp. Luren på. Spela upp PT Så här anger du ett plats-id (vid behov) plats-id 2 Luren av. Tryck 9 och platsens ID-nummer Ange 36. (2 siffror: 01 32). Ange 2. fiktivt anknytningsnr. för UGM Ange fiktivt anknytningsnummer för UGM. B-ton Meddelandet spelas upp. Luren på. Handbok 225

226 2.1.6 Låta användare ta en ej tillgänglig utgående linje (Upptagen linje ut) Spela in från en extern BGM (MOH)-port PT Så här anger du ett plats-id (vid behov) plats-id 3 1 Luren av. Ange 36. Tryck 9 och platsens Ange 3. ID-nummer (2 siffror: 02 32). Ange 1 som BGM-portnummer. fiktivt anknytningsnr. för UGM Ange fiktivt anknytningsnummer för UGM. Statuston och B-ton Du hör meddelandet. B-ton Tryck på KONFERENS. Meddelandet spelas in. Tryck på LAGRA. B-ton Meddelandet spelas upp. När tidsgränsen är uppnådd stannar den automatiskt. Luren på. Ta bort meddelandet PT 3 6 Så här anger du ett plats-id (vid behov) 9 plats-id 0 Luren av. Tryck 9 och platsens Ange 36. ID-nummer (2 siffror: 01 32). Ange 0. fiktivt anknytningsnr. för UGM Ange fiktivt anknytningsnummer för UGM. Statuston och B-ton Luren på. UGM-gruppens fiktiva anknytningsnummer beror på systemprogrammeringen. Kontakta den systemansvarige eller systemadministratören om du vill ha mer information Låta användare ta en ej tillgänglig utgående linje (Upptagen linje ut) Om det uppstår ett problem på en viss utgående linje kommer företagsväxeln att automatiskt göra den tillfälligt otillgänglig. Administratören kan manuellt aktivera den utgående linjen och göra den tillgänglig för användarna igen. 226 Handbok

227 2.1.6 Låta användare ta en ej tillgänglig utgående linje (Upptagen linje ut) Omaktivera en utgående linje PT/SLT/PS externt linjenr. B-ton Luren av. Ange 785. Ange externt linjenummer (3 siffror). Luren på. I vissa länder/regioner kanske inte företagsväxeln automatiskt kan göra en felaktig utgående linje tillgänglig för användning. Handbok 227

228 2.2 Konfigurera funktioner för enhetlig meddelandehantering 2.2 Konfigurera funktioner för enhetlig meddelandehantering Systemadministratörens funktioner Systemadministratören kan konfigurera brevlådor, ändra serviceklassinställningar för abonnenter osv. Logga in till systemadministratörens brevlåda Ställa in brevlådor Ställa in serviceklassparametrar Inställning för fjärrlägesstyrning för tidsschema Ändra företagshälsningen och inställningen av tjänst för inkommande samtal Allanropsmeddelanden Ändra systemadministratörens lösenord Logga in till systemadministratörens brevlåda De åtgärder som beskrivs i det här avsnittet kräver att systemadministratören använder en telefon, men många av åtgärderna kan även utföras med hjälp av en dator med webbverktyget. Mer information får du av din återförsäljare. För att kunna utföra de här åtgärderna med en telefon måste systemadministratören logga in innan denne utför några administratörsuppgifter. För att logga in som systemadministratör krävs 3 uppgifter: UMgruppens fiktiva anknytningsnummer för att komma åt Unified Messaging-systemet, systemadministratörens brevlådenummer och lösenordet till systemadministratörens brevlåda. Systemadministratörens brevlådenummer är 999 (standard) beroende på den längd för brevlådenummer som angetts vid systemprogrammeringen. Systemadministratörens lösenord kan registreras av den systemansvarige via konsolen för webbunderhåll eller av systemadministratören via dennes anknytningsnummer (se avsnittet " Ändra systemadministratörens lösenord"). Innan systemadministratören kan utföra några administrativa uppgifter måste alternativet "System Manager Access from Telephone" vara aktiverat och "Password for System Manager (Up to 16 numeric digits)" måste vara inställt av den systemansvarige via konsolen för webbunderhåll. Efter inloggning meddelar systemet det totala antalet meddelanden, antalet nya meddelanden eller längden på de nya meddelandena. Vad som meddelas beror på brevlådans inställningar och systemadministratörens serviceklassinställningar. Om det finns nya meddelanden i brevlådan spelas dessa upp automatiskt. Systemadministratören kan lyssna på dem löpande utan att lyssna på systemets röstprompter. Den här funktionen är enbart tillgänglig om alternativet "Autoplay New Message" har aktiverats för systemadministratörens serviceklass. Om Unified Messaging-systemet programmeras via konsolen för webbunderhåll kan systemadministratören inte skapa eller redigera brevlådor. Systemet visar meddelandet "Den här funktionen är inte tillgänglig". 228 Handbok

229 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Mer information om inloggning finns i avsnittet "Logga in i brevlådan för första gången". Gå över till administratörsfunktion Du kan enkelt byta brevlåda genom att trycka på ## i menyn för abonnenttjänster, i följande ordning: Abonnenttjänst Meddelandehanteringstjänst Systemhanteringstjänst Manuell inloggning PT/SLT/PS/SIP-ankn Luren av. (Överflyttning till röstbrevlåda) UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Tryck på MEDDELANDE, Överflyttning till röstbrevlåda eller ange UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. # 6 Ange #6. Systemhanterarens brevlådenummer Tryck och numret till systemhanterarens brevlåda (standard: 999). Systemhanterarens lösenord # Gå in din brevlåda. Ange systemhanterarens lösenord och tryck #. Automatisk fjärrinloggning Från extern telefon Ring upp unified messagingsystemet från det förprogrammerade externa telefonnumret (tilldelat som uppringar-id). Systemhanterarens lösenord # Gå in din brevlåda. Ange systemhanterarens lösenord och tryck #. Handbok 229

230 2.2.1 Systemadministratörens funktioner VAR FÖRSIKTIG Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 16 siffror för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till företagsväxeln (PBX). Om det sprids ut kan företagsväxeln (PBX) missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. Meddelande Ställa in brevlådor Se till att ingen obehörig kan komma åt din anknytning om du inaktiverar lösenordskravet. Systemadministratörens primära uppgift är att skapa brevlådor för nya abonnenter och att underhålla systemets organisation genom att ta bort lösenord och brevlådor som inte längre behövs. Om Unified Messaging-systemet programmeras via konsolen för webbunderhåll kan systemadministratören inte skapa eller redigera brevlådor. Systemet visar meddelandet "Den här funktionen är inte tillgänglig". Skapa och redigera en brevlåda Systemadministratören kan skapa och redigera brevlådor åt abonnenter genom att följa nedanstående anvisningar. När man skapar en ny brevlåda eller redigerar inställningarna för en brevlåda kan följande inställningar väljas: Brevlådenummer Abonnentens namn: Systemet tillåter maximalt 10 sekunder för varje namn. Namnet ska uttalas långsamt och tydligt. (Vi rekommenderar att abonnentens efternamn används). De första 4 bokstäverna i abonnentens efternamn: Ange enbart de första 4 bokstäverna i ägarens efternamn. De första 4 bokstäverna i abonnentens förnamn: Ange enbart de första 4 bokstäverna i abonnentens förnamn. Intervjubrevlådans nummer: Intervjubrevlådans nummer får inte vara detsamma som numret för en befintlig brevlåda. Alla samtal överflyttas till brevlåda (ändra status för logisk anknytning): Om den här inställningen är vald anses anknytningen vara en logisk anknytning och därför överflyttas samtal till anknytningen via den automatiska telefonisttjänsten till anknytningens brevlåda. Anknytningen ringer inte när ett samtal mottas. Lampa för väntande meddelande: Om den här inställningen anges tänds meddelandelampan på abonnentens telefon när ett nytt meddelande har spelats in. Extern meddelandeleverans: Gör att en abonnent kan skicka ett meddelande till flera abonnenter och icke-abonnenter (inklusive externa parter). Om alternativet är aktiverat avgör inställningen för ledtexten vilket språk som hörs när systemet ringer upp mottagaren. Automatisk vidarebefordran: Flyttar eller kopierar meddelanden som ej spelats upp från en brevlåda till en annan efter en angiven tidsperiod. 230 Handbok

231 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Skapa/redigera en brevlådeparameter Logga in i systemhanterarens brevlåda. STEG A 5 1 Ange Tryck 1 om du vill tilldela eller redigera. STEG B abonnentens brevlådenummer Ange abonnentens brevlådenummer. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Avsluta Ange. Följ anvisningarna från systemet och ställ in de olika parametrarna nedan. Parametrar Steg Abonnentens namn 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. 2. Spela in abonnentens namn. 3. Tryck 2 för att godkänna. De första 4 bokstäverna i abonnentens efternamn 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. 2. Ange de första 4 bokstäverna i abonnentens efternamn. 3. Tryck 2 för att godkänna. De första 4 bokstäverna i abonnentens förnamn 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. 2. Ange de första 4 bokstäverna i abonnentens förnamn. 3. Tryck 2 för att godkänna. Intervjubrevlådans nummer 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. 2. Ange intervjubrevlådans nummer. 3. Tryck 2 för att godkänna. Alla samtal överflyttas till brevlådan (ändra status för logisk anknytning) Lampa för väntande meddelande 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Enhetsindikering för meddelanden som inte tagits emot 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Handbok 231

232 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Parametrar Steg Extern meddelandeleverans 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). Om den är aktiverad går du till "Röstpromptläge". 2. Tryck 2 för att godkänna. Röstpromptläge 1. Tryck 1 för Primärt. Tryck Tryck 2 för System. 3 för Väljs av uppringaren. För alternativet System anger du systemets promptnummer (1-8). 2. Tryck 4 för att bekräfta den aktuella inställningen och gå sedan till "Extern meddelandeleverans". Automatisk vidarebefordran 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). Om inställningen är inaktiverad: Parametern för automatisk vidarebefordran är den sista parametern som anges. Om du vill fortsätta att registrera eller redigera andra brevlådor går du tillbaka till STEG B. Tryck på 2. Tryck 2 för att godkänna. för att slutföra. Nummer till brevlåda för vidarebefordran 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. 2. Ange numret till brevlådan för vidarebefordran. 3. Tryck 2 för att godkänna. Fördröjningstid för vidarebefordran 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. 2. Ange fördröjningstiden och tryck #. 3. Tryck 2 för att godkänna. Läge för vidarebefordran 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (kopiera eller flytta). Ställa in serviceklassparametrar 2. Tryck 2 för att godkänna och gå sedan till "Automatisk vidarebefordran". En serviceklass definierar uppsättningen systemtjänster som finns för brevlådorna som ingår. Det finns 514 serviceklasser. Brevlådan tilldelas automatiskt ett serviceklassnummer när den konfigureras i användarcontainern. Serviceklassnummer 1 till 512 tilldelas allmänna användare. Serviceklassnummer 513 och 514 tilldelas av standard till meddelandeansvarig och systemansvarig. 232 Handbok

233 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Om Unified Messaging-systemet programmeras via konsolen för webbunderhåll kan systemadministratören inte ställa in serviceklassparametrarna. Systemet visar meddelandet "Den här funktionen är inte tillgänglig". Ställa in serviceklassparametrar Ställ in följande serviceklassparametrar genom att följa nedanstående anvisningar: Logga in i systemhanterarens brevlåda. 5 2 tjänstenumrets klass Följ anvisningarna från systemet och ställ in de olika parametrarna nedan. Ange 52. Ange klassen på tjänstens nummer (1 512). Parametrar Längd på personligt meddelande 1. Tryck 1 om du vill ändra längden på hälsningsfrasen. *1 Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. Steg 2. Ange längden på hälsningsfrasen (1-360 sekunder). 3. Tryck 2 för att godkänna. Kvarhållningstid för nya meddelanden 1. Tryck 1 om du vill ändra kvarhållningstiden. Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange kvarhållningstiden (maximalt 30 dagar eller 0: Obegränsat). 3. Tryck 2 för att godkänna. Kvarhållningstid för sparade meddelanden 1. Tryck 1 om du vill ändra kvarhållningstiden. Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange kvarhållningstiden (maximalt 30 dagar eller 0: Obegränsat). 3. Tryck 2 för att godkänna. Meddelandelängd 1. Tryck 1 om du vill ändra meddelandelängden. Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange längden på meddelandet (1 60 minuter eller 0: Obegränsad). 3. Tryck 2 för att godkänna. Handbok 233

234 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Parametrar Total tillgänglig meddelandetid per brevlåda Steg 1. Tryck 1 om du vill ändra den totala meddelandetiden. Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange den totala meddelandetiden (1 60 minuter eller 0: Obegränsad). 3. Tryck 2 för att godkänna. Ordning för meddelandehämtning 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (sist in, först ut eller först in, först ut). Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Tryck 2 för att godkänna. Röstpromptläge 1. Tryck 1 för Primärt. Tryck 2 för System. För alternativet System anger du systemets promptnummer (1-8). 2. Tryck 3 för att godkänna. Ta bort meddelandebekräftelse 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Uppspelningsläge för meddelandeinfo 1. Tryck 1 för Före. Tryck 2 för Efter. Tryck 3 för vid behov. Tryck 4 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Tryck 4 för att godkänna. Tillbakaringning vid uppringar-id 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Spela upp systemledtext efter personlig hälsningsfras *1 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Använd samtal väntar vid upptaget *1 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. 234 Handbok

235 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Parametrar Steg Avbryt meddelande för medlyssning *1 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Intern sökgrupp *1 1. Tryck 1 om du vill ändra sökningsgruppen. Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange gruppnumret (1-33). 3. Tryck 2 för att godkänna. Maximalt antal uppringar- ID:n för meddelande om uppringarnamn *1 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange det antal meddelanden som kan programmeras av abonnenterna (1-30/0: Inget). 3. Tryck 2 för att godkänna. Brevlådekapacitetsvarning 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange varningsgränsen (1 60 minuter eller 0: Ingen). 3. Tryck 2 för att godkänna. Personlig hälsningsfras för uppringar-id *1 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Skärm för uppringar-id *1 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Överflytta samtal till extern *1 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Abonnentvägledning * för normalläge. 2 för förenklat läge. 3 för att inaktivera. Handbok 235

236 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Parametrar Meddelande om överflyttning Steg 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Lista namn *1 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Automatiskt kvitto: 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Spela upp nytt meddelande automatiskt 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Spela upp brådskande meddelanden först 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Meddela information om vidarebefordrat meddelande 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Meddela uppringarens ID 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Meddela alternativmeny när meddelanden tagits bort 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Meddela längd på nytt meddelande 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. *1 Inte tillgängligt för serviceklassnummer 513 (meddelandeansvarig) och serviceklassnummer 514 (systemansvarig) Inställning för fjärrlägesstyrning för tidsschema Du kan ställa in tidsschemat från en extern telefon även när du inte befinner dig på kontoret. Ställa in läget för tidsschema 1. Logga in i systemadministratörens brevlåda. 236 Handbok

237 2.2.1 Systemadministratörens funktioner 2. Tryck 1 för att ändra. 3. Välj önskat alternativ för tidsschemaläget. Tryck Tryck Tryck Tryck 1 för att ställa in dagläge. 2 för att ställa in nattläge. 3 för att ställa in lunchläge. 4 för att ställa in rastläge. Ändra företagshälsningen och inställningen av tjänst för inkommande samtal När systemet för Unified Messaging besvarar samtal hälsas uppringaren med en företagshälsning och sedan aktiveras tjänsten för inkommande samtal. Systemadministratören eller den systemansvarige kan välja mellan följande: Rätt företagshälsning för varje tidsläge (dag, natt, lunch och rast) för vardera samtalstjänst. Den standardinställda företagshälsningen är företagshälsning 1. Om företagshälsning 1 inte har spelats in kommer ingenting att spelas upp. Önskad inkommande samtalstjänst för varje tidsläge för varje samtalstjänst. Standardtjänsten är kundservicemeny 1 för läget dag/lunch/rast respektive kundservicemeny 2 för nattläget. Om kundservicemenyn inte har spelats in spelas den automatiska telefonisten upp. Servicegruppens registrering för varje anknytningsnummer/externt nummer i Unified Messagingsystemet. Om Unified Messaging-systemet programmeras via konsolen för webbunderhåll kan systemadministratören inte ändra företagshälsningen eller tjänsteinställningen för inkommande samtal. Systemet visar meddelandet "Den här funktionen är inte tillgänglig". Ändra servicegruppsinställningen 1. Logga in i systemadministratörens brevlåda. a. 5 3 b. Tryck 2 om du vill ändra servicegruppsinställningen. 2. Ange servicegruppnumret (1-64). 3. Välj önskat alternativ för tidsschemaperioden. Tryck 1 för dagschemat. Tryck 2 för nattschemat. Tryck 3 för lunchschemat. Tryck 4 för rastschemat. 4. Tryck 1 för att ändra företagshälsningen. Tryck 2 om du vill ändra tjänsten för inkommande samtal och gå sedan till steg 5.b. a. Tryck 1 för att ändra inställningen. Tryck 2 för att godkänna. 5. Välj det önskade inställningsalternativet. Tryck 1 för att ändra ett företagshälsningsnummer. Handbok 237

238 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Tryck 2 för att ställa in systemhälsningen och gå sedan till steg 8. Tryck 3 för att inaktivera och gå sedan till steg 8. a. Ange ett företagshälsningsnummer (1-32) och gå sedan till steg 8. b. Tryck 1 för att ändra inställningen. Tryck 2 för att godkänna. 6. Välj det önskade inställningsalternativet. Tryck 1 för att ställa in röstbrevlådetjänsten och gå sedan till steg 8. Tryck 2 för att ställa in den automatiska telefonisten och gå sedan till steg 8. Tryck Tryck Tryck Tryck 3 för att ställa in kundservicemeny. 4 för att ställa in intervjutjänsten. 5 för att ställa in faxtjänsten. 6 för att ställa in överföring till brevlåda. 7. Ange numret för kundservicemeny (1-200) eller numret till brevlådan. 8. Tryck 2 för att godkänna. Ändra registreringen av servicegrupp 1. Logga in i systemadministratörens brevlåda Tryck 1 för att ändra servicegruppsinställningen. 4. Ange anknytningsnumret till Unified Messaging. 5. Tryck 1 för att ändra servicegruppen och gå sedan till steg 6. Tryck 2 för att godkänna. 6. Ange servicegruppnumret (1-64). 7. Tryck 2 för att godkänna. Allanropsmeddelanden Systemadministratören kan leverera ett meddelande till flera olika abonnenter i ett steg. Meddelanden kan skickas till alla abonnenter (funktionen Allanropsmeddelanden) eller enbart till vissa abonnenter. När ett meddelande levereras till angivna abonnenter kan systemadministratören få en bekräftelse när mottagarna har lyssnat på meddelandet. Systemadministratören kan ställa in datum och tid för när ett meddelande ska levereras. Datumet kan ställas in upp till en månad i förväg. Leverera meddelanden till samtliga brevlådor (Allanropsmeddelanden) Funktionen för allanropsmeddelanden gör att systemadministratören kan leverera ett meddelande till flera olika abonnenter samtidigt. Allanropsmeddelanden har prioritet över andra regelmässiga eller brådskande meddelanden. Den här funktionen är användbar när abonnenterna ska informeras om systemets aktuella status, exempelvis återstående kapacitet, vid begäran om att meddelanden som inte behövs ska tas bort osv. 238 Handbok

239 2.2.1 Systemadministratörens funktioner 1. Logga in i systemadministratörens brevlåda Tryck 1 för att spela in ett allanropsmeddelande. 4. Tryck 1 för att avsluta inspelningen. 5. Tryck 2 för att godkänna. Leverera meddelanden till angivna brevlådor Använd den här funktionen om du vill leverera samma meddelande till en eller flera abonnenter genom att ange deras brevlådenummer. 1. Logga in i systemadministratörens brevlåda. a Ange brevlådenumret till den önskade mottagaren. Ange efter namn genom att först trycka # 1. Använd en brevlådegrupp genom att ange dess nummer. a. Tryck 2 för att godkänna. b. Tryck 1 för att spela in ett meddelande. Tryck 2 för att lägga till brevlådenummer. Tryck 3 för att visa adresslistan. Tryck för att avbryta meddelandeöverföringen. c. Tryck 1 för att avsluta inspelningen. d. Tryck 2 för att godkänna. 3. Tryck 1 1 för att ange leveranstiden. Tryck 1 2 för att skicka meddelandet omedelbart och gå sedan till steg 4. a. Ange den önskade leveranstiden och tryck sedan #. b. Tryck 1 för förmiddag.tryck 2 för eftermiddag. Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om systemet är programmerat att använda 24- timmarsformatet. c. Ange dag i månaden för leverans och tryck sedan #. Exempel: Om det är den 16 februari i dag och du anger 1 7 # levereras meddelandet nästa dag. Om det är den 16 februari i dag och du anger 5 # levereras meddelandet den 5 mars. d. Tryck 2 för att godkänna. 4. Tryck 1 för att ge meddelandet statusen brådskande. Handbok 239

240 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Tryck 2 för att fortsätta. 5. Tryck 1 för att ge meddelandet statusen privat. Tryck 2 för att fortsätta. Ändra systemadministratörens lösenord Systemadministratören måste ange administratörslösenordet för att kunna logga in innan någon av systemadministratörens uppgifter kan utföras. I syfte att säkerställa systemets säkerhet rekommenderar vi att du väljer ett långt lösenord (högst 16 siffror) som det inte är lätt att gissa sig till. Om Unified Messaging-systemet programmeras via konsolen för webbunderhåll kan systemadministratören inte ändra administratörslösenordet. Systemet visar meddelandet "Den här funktionen är inte tillgänglig". Ändra systemadministratörens lösenord 1. Logga in i systemadministratörens brevlåda Tryck 1 för att ändra lösenordet till brevlådan. Tryck 2 för att godkänna den aktuella inställningen. 4. Ange önskat lösenord och tryck sedan #. 5. Tryck 2 för att godkänna Meddelandeadministratörens funktioner Meddelandeadministratören underhåller den allmänna leveransbrevlådan, ändrar indikeringsinställningar, spelar in/tar bort frågor osv. Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda Hantera gemensamma brevlådan Konfigurera indikering om väntande meddelande Anpassa meddelandeadministratörens brevlåda Spela in meddelanden Ställa in vidarekoppling utifrån Ställa in den tidssatta påminnelsen Dag/natt-inspelningsmeny Spela in ett nödmeddelande Lista över prompter för röstbrevlådan och den automatiska telefonisten Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda De åtgärder som beskrivs i det här avsnittet kräver att meddelandeadministratören använder en telefon, men många av åtgärderna kan även utföras med hjälp av en dator via konsolen för webbunderhåll. Mer information får du av din återförsäljare. 240 Handbok

241 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner För att kunna utföra de här åtgärderna med en telefon måste meddelandeadministratören logga in innan denne kan utföra några administrativa uppgifter för meddelandehantering. För att logga in som meddelandeadministratör krävs 3 uppgifter: UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer för att komma åt Unified Messaging-systemet, meddelandeadministratörens brevlådenummer och lösenordet till meddelandeadministratörens brevlåda. Meddelandeadministratörens brevlådenummer är 998 (standard) beroende på den längd för brevlådenummer som angetts vid systemprogrammeringen. Meddelandeadministratörens lösenord kan registreras av den systemansvarige via konsolen för webbunderhåll eller av meddelandeadministratören via hans eller hennes anknytningsnummer (se avsnittet " Anpassa meddelandeadministratörens brevlåda"). Innan meddelandeadministratören kan utföra några meddelandeadministrativa uppgifter (spela in egna tjänstmenyer, meddelanden osv.) måste alternativet "Message Manager Access from Telephone" vara aktiverat och "Password for Message Manager (Up to 16 numeric digits)" måste vara inställt av den systemansvarige via konsolen för webbunderhåll. Efter inloggning meddelar systemet det totala antalet meddelanden, antalet nya meddelanden eller längden på de nya meddelandena. Vad som visas beror på brevlådans inställningar och serviceklassinställningarna för meddelandeadministratören. Om det finns nya meddelanden i brevlådan spelas dessa upp automatiskt. Meddelandeadministratören kan lyssna på dem löpande utan att lyssna på systemets prompter. Den här funktionen är enbart tillgänglig om alternativet "Autoplay New Message" har aktiverats för meddelandeadministratörens serviceklass. Mer information om inloggning finns i avsnittet " Logga in i brevlådan". Gå över till administratörsfunktion Du kan enkelt byta brevlåda genom att trycka på ## i menyn för abonnenttjänster, i följande ordning: Abonnenttjänst Meddelandehanteringstjänst Systemhanteringstjänst Manuell inloggning PT/SLT/PS/SIP-ankn Luren av. (Överflyttning till röstbrevlåda) UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. # 6 Ange #6. Meddelandehanterarens brevlådenummer Tryck och numret till meddelandehanterarens brevlåda (standard: 998). Tryck på MEDDELANDE, Överflyttning till röstbrevlåda eller ange UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Meddelandehanterarens lösenord # Gå in din brevlåda. Ange meddelandehanterarens lösenord och tryck #. Handbok 241

242 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Automatisk inloggning PT/SLT/PS/SIP-ankn Meddelandehanterarens lösenord # Gå in din brevlåda. Luren av. (Överflyttning till röstbrevlåda) UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Ange meddelandehanterarens lösenord och tryck #. Tryck på MEDDELANDE, Överflyttning till röstbrevlåda eller ange UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Den här funktionen kan inaktiveras av systemadministratören för din brevlåda. Automatisk fjärrinloggning Från extern telefon Ring upp det Unified Messagingsystemet från det förprogrammerade externa telefonnumret (tilldelat som uppringar-id). Meddelandehanterarens lösenord # Gå in din brevlåda. Ange meddelandehanterarens lösenord och tryck #. VAR FÖRSIKTIG Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 16 siffror för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till företagsväxeln (PBX). Om det sprids ut kan företagsväxeln (PBX) missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. Meddelande Se till att ingen obehörig kan komma åt din anknytning om du inaktiverar lösenordskravet. Hantera gemensamma brevlådan En av meddelandeadministratörens uppgifter är att kontrollera den gemensamma brevlådan beträffande meddelanden och vidarebefordra dessa till en eller flera lämpliga brevlådor (eventuellt kan brevlådegrupper användas). Detta kan göras när som helst via telefonen. 242 Handbok

243 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Lyssna av meddelanden Meddelandeadministratören kan övervaka statusen på den gemensamma brevlådan via sin brevlåda. Han eller hon kan lyssna av de meddelanden som finns lagrade i brevlådan för allmän leverans och vid behov överföra dem till de avsedda mottagarna. 1. Logga in på meddelandeadministratörens brevlåda. 2. Tryck 1 för att ta emot meddelandet. 3. Ange det önskade numret. Tryck Tryck Tryck 1 för att lyssna på nya meddelanden. 2 för att lyssna på gamla meddelanden. 3 för att lyssna på borttagna meddelanden. 4. Ange det önskade numret. 1 för att lyssna av röstmeddelanden. 2 för att lyssna av faxmeddelandeinfo. # för att lyssna på alla meddelanden. 5. Systemet spelar upp varje meddelande, identifierar avsändaren och uppger när meddelandet spelades in. Tryck 1 för att upprepa det här meddelandet. Tryck 1 1 för att spela upp föregående meddelande igen. Tryck Tryck 2 för att spela upp nästa meddelande. 3 för att radera ett nytt/gammalt meddelande eller återställa ett raderat meddelande. 4 för att svara på det nya/gamla meddelandet. 5 för att överflytta det nya/gamla meddelandet. 6 för att lyssna på meddelandeinfon. Systemets programmering avgör om meddelandeinfon spelas upp före varje meddelande, efter varje meddelande eller enbart när du trycker på 6. 7 för att spola tillbaka ett röstmeddelande under uppspelning, eller skriva ut ett nytt gammalt faxmeddelande efter att ha lyssnat på infon. 8 för att pausa eller starta meddelandet från början under uppspelning. Tryck 8 4 för att höja volymen under uppspelning. Tryck 8 5 för att ställa in bokmärke för röstmeddelande under uppspelning. Tryck 8 6 för att starta uppspelningen vid bokmärket för röstmeddelandet. 9 för att snabbspola framåt under uppspelning. Tryck Tryck # för att spara som nytt (när det nya meddelandet har lyssnats av). 0 för att lyssna på hela menyn. Överföra meddelanden Meddelanden som lämnas i den gemensamma brevlådan ska överföras till de avsedda mottagarna med jämna mellanrum. Meddelandeadministratören kan lägga till en egen röstkommentar vid behov. När ett meddelande skickas tas det ursprungliga meddelandet inte bort från den gemensamma brevlådan, utan det måste tas bort manuellt. Handbok 243

244 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner 1. Börja med steg 1-5 i avsnittet "Lyssna av meddelanden" ovan. Tryck 5 medan du lyssnar på det meddelande som ska överföras. 2. Ange numret till destinationsbrevlådan. 3. Tryck 2 för att godkänna. 4. Tryck 2 för att spela in en kommentar. Tryck 1 för att överföra meddelanden utan kommentar. Tryck 3 för att lägga till ett brevlådenummer. Tryck 4 för att visa adresslistan. 5. Tryck 1 för att avsluta inspelningen. 6. Tryck 2 för att godkänna. Konfigurera indikering om väntande meddelande Unified Messaging-systemet kan meddela meddelandeadministratören när ouppspelade meddelanden väntar i personens brevlåda genom att tända meddelandelampan och/eller ringa upp en extern enhet (t.ex. en telefon). Systemet för enhetlig meddelandehantering kan även skicka en avisering via e-post om den person som ansvarar för systemet har aktiverat den här funktionen. Ställa in indikering för meddelandelampan Systemet tänder meddelandelampan på meddelandeadministratörens anknytning när ett nytt meddelande lagrats i meddelandeadministratörens brevlåda. Telefonistanknytningar går att ringa upp genom att slå "9 (default)", men när den här funktionen ställs in måste anknytningsnumret (inte "9 [default]") anges. Mer information får du av din systemansvarige. När en systemtelefon med 6-radigt teckenfönster används visas antalet nya (ej uppspelade) meddelanden medan meddelandelampan är tänd. Om telefonen har en meddelandeknapp tänds även meddelandelampan när ett nytt meddelande tas emot. 1. Logga in på meddelandeadministratörens brevlåda Tryck 1 för att ändra indikeringsstatus för meddelandelampan. 4. Tryck 1 för att ändra. Tryck 2 för att godkänna. Ställa in avisering via en extern enhet Systemet ringer upp det förprogrammerade telefonnumret när ett nytt meddelande spelas in i meddelandeadministratörens brevlåda. Ställ in nedanstående parametrar vid behov. Registrera aviseringsnummer Maximalt 3 telefonnummer kan anges för meddelandeavisering. Det går även att låta uppringaren välja om han eller hon vill ange ett tillbakaringningsnummer eller inte. 1. Logga in på meddelandeadministratörens brevlåda Handbok

245 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner 3. Tryck 3 för att registrera ett telefonnummer. 4. Ange det önskade numret. Tryck 1 för att ändra det första telefonnumret. Tryck Tryck 2 för att ändra det andra telefonnumret. 3 för att ändra det tredje telefonnumret. 5. Tryck 1 för att ändra. 6. Slå telefonnumret. 7. Tryck 2 för att godkänna. 8. Tryck 1 för att ändra telefonnumret. Tryck Tryck Tryck Tryck Tryck 2 för att godkänna. 3 för att ganska. 4 för att lägga till fler siffror. 5 för att infoga en paus. 6 för att infoga en paus för kopplingston. Ställa in enhetsstatus För varje enhet är aviseringen aktiverad eller inaktiverad enligt ett förinställt schema. Meddelandeadministratören kan aktivera en enhet enligt ett schema. Systemadministratören måste dock först registrera ett destinationsnummer för den önskade enheten. 1. Logga in på meddelandeadministratörens brevlåda Ange enhetens nummer (1-6). Enhetsnummer 4, 5, eller 6 används för att välja ett enhetsnummer som är "Device No. 1, 2, eller 3" för " /Text Message Device" i konsol för webbunderhåll. Om inget telefonnummer har registrerats för det valda enhetsnumret 1, 2 eller 3, kan du inte ställa in enhetens status. Se avsnittet "Registrera aviseringsnummer" för information om hur man registrerar ett telefonnummer. 4. Välj den önskade meddelandetypen. Tryck 1 för att avisera samtliga meddelanden. Tryck 2 för att avisera brådskande meddelanden. 5. Välj när enheten ska användas för meddelandeavisering. Tryck 1 för schema (en avisering skickas varje gång ett meddelande tas emot, men enbart under de tider som har programmerats av den systemansvarige). Tryck 2 för kontinuerlig. Tryck 3 för inaktivera (aviseringar skickas inte). Anpassa meddelandeadministratörens brevlåda Meddelandeadministratören kan anpassa meddelandeadministratörens brevlåda genom att ändra följande parametrar. Handbok 245

246 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Lösenordet till meddelandeadministratörens brevlåda Anknytningsnummer för telefonist 1, 2 och 3 Telefonnumren 1 och 2 används för destinationer för vidarekoppling av samtal när vidarekoppling av fjärrsamtal är inställt på en extern linje Automatisk leveransstatus och standardfaxnumret används för att omgående skriva ut fax på en angiven faxmaskin när fax tas emot i din brevlåda. Om Unified Messaging-systemet programmeras via konsolen för webbunderhåll kan meddelandeadministratören inte anpassa sin brevlåda. Systemet visar meddelandet "Den här funktionen är inte tillgänglig". Meddelandeadministratörens lösenord: Meddelandeadministratören måste ange meddelandeadministratörens lösenord för att kunna logga in innan denne utför någon av meddelandeadministratörens uppgifter. I syfte att säkerställa systemets säkerhet rekommenderar vi att du väljer ett långt lösenord (högst 16 siffror) som det inte är lätt att gissa sig till. Telefonistanknytningar: När en uppringare behöver hjälp kan han/hon slå växelnumret och kopplas till en växeltelefonist. Högst tre växeltelefonister kan programmeras för varje tidsläge. De här telefonisterna är inte nödvändigtvis desamma som växelanknytningarna som har programmerats för företagsväxeln (PBX). Den anknytning som har registrerats som växel 1 för dagläget fungerar även som meddelandeadministratör. Telefonnumren 1 och 2 för vidarekoppling utifrån till extern: Efter programmering/ändring av de telefonnummer som används för vidarekoppling utifrån till extern linje måste meddelandeadministratören återställa inställningen för vidarekoppling utifrån (se avsnittet " Ställa in vidarekoppling utifrån"), även om denna redan var aktiverad. De telefonnummer som ställs in här kommer inte att fungera förrän vidarekoppling utifrån har återställts. Om du inte återställer vidarekoppling utifrån vidarekopplas samtalen till de gamla telefonnumren. Standardfaxnummer: Om du vill ta bort standardfaxnumret måste du be att systemadministratören gör det via webbverktyget. Anpassa meddelandeadministratörens brevlåda 1. Logga in på meddelandeadministratörens brevlåda. a. 3 b. Tryck 1 för att ändra lösenordet. Tryck 2 för att godkänna. c. Ange lösenordet och tryck sedan #. d. Tryck 2 för att godkänna. 2. Ange det önskade numret. Tryck 1 för att ändra eller registrera växelns anknytning. Tryck 2 för att godkänna. Tryck 3 för att ta bort och gå sedan till steg 3. Anknytningsnumret till växel 1 kan inte tas bort. a. Slå anknytningsnumret. b. Tryck 2 för att godkänna. 246 Handbok

247 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner 3. Upprepa steg 6-8 för att registrera eller ta bort anknytningsnumret för dag-, natt-, lunch- respektive rastläget för varje växel. a. Ange det önskade numret. Tryck 1 för att ändra eller registrera inställningen för telefonnummer 1. Tryck 2 för att bekräfta den aktuella inställningen och gå sedan till steg 4. b. Slå telefonnumret ( 0 9, [max. 32 siffror]). Var noga med att inleda telefonnumret med ett nummer för åtkomst till en extern linje (för att komma åt en extern linje). c. Tryck 2 för att godkänna. 4. Ange det önskade numret. Tryck 1 för att ändra eller registrera inställningen för telefonnummer 2. Tryck 2 för att godkänna den aktuella inställningen. a. Slå telefonnumret ( 0 9, [max. 32 siffror]). b. Tryck 2 för att godkänna. 5. Ange det önskade numret. Tryck Tryck 1 för att ändra automatisk leveransstatus. 2 för att godkänna den aktuella inställningen. 6. Ange det önskade numret. Tryck Tryck 1 för att ändra standardfaxnumret. 2 för att godkänna den aktuella inställningen. a. Slå faxnumret ( 0 9,, # [max. 32 siffror]). b. Tryck 2 för att godkänna. Spela in meddelanden Meddelandeadministratören ansvarar för att spela in olika systemmeddelanden (menyer, röstetiketter, röstprompter och systemuppringarnamn) och ansvarar även för att underhålla följande: Företagshälsningar: Maximalt 32 företagshälsningar för kontorstid/icke kontorstid samt lunch/raster och helgdagar kan väljas, spelas in och tas bort efter behov. Företagsnamn Kundservicemenyer: Maximalt 200 kundservicemenyer kan spelas in. De här menyerna vägleder uppringaren till önskad tjänst så att ingen växeltelefonist behövs. Röstetiketter: Maximalt 20 brevlådegrupper kan skapas av den systemansvarige. Varje lista förses med en röstetikett. Röstprompter: Meddelandeadministratören kan ändra röstprompter genom att spela in nya prompter och återställa dem. Meny för språkval: Via den här menyn kan uppringaren välja det språk han föredrar för röstvägledning. Meddelandeadministratören kan exempelvis spela in en meny som meddelar följande: Handbok 247

248 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner "För engelska, tryck 7." "För franska, tryck 8." Systemuppringarnamn: Maximalt 200 uppringar-id:n kan registreras av den systemansvarige. Meddelandeadministratören ansvarar för att spela in ett namn för varje uppringar-id. Meddelandemeny för väntkoppling: Via den här menyn kan uppringare i en kö lyssna på meddelanden eller musik medan de väntar. Om Unified Messaging-systemet programmeras via konsolen för webbunderhåll kan meddelandeadministratören inte spela in några meddelanden. Systemet visar meddelandet "Den här funktionen är inte tillgänglig". Spela in menyer och röstetiketter 1. Logga in på meddelandeadministratörens brevlåda. 2. Tryck 4 för att spela in meddelanden. 3. Ange det önskade nummer som ska spelas in. Tryck 1 för företagshälsningar. Tryck 2 för företagsnamn. Tryck 3 för menyer för anpassade tjänster. Tryck 4 för röstetiketter för brevlådegrupper. Tryck 5 för röstprompter. Tryck 6 för språkvalsmenyn. Tryck 7 för systemuppringarnamn. Tryck 8 för meddelandemeny för väntkoppling. 4. Följ nedanstående steg för det alternativ som valdes i steg 3: a. För företagshälsningar: Ange företagshälsningens nummer (1 32). b. För företagsnamnet: Gå till steg 5. c. För kundservicemenyer: Ange ett nummer för en kundservicemeny (1 200). Tryck 0 för att spela in en avslutande röstprompt för kundservicemenyn. d. För röstetiketter: Ange numret till brevlådegruppen som ska förses med etikett. (Systemadministratören tilldelar listnummer.) e. För språkvalsmenyn: Gå till steg 5. f. För meddelandemenyn för väntkoppling: Gå till steg Tryck 1 för att ändra meddelandet. Om ett meddelande inte har spelats in än går du till steg Tryck 1 för att spela in ett meddelande. Tryck 2 för att ta bort det befintliga meddelandet och gå sedan till steg 3 eller Tryck 1 för att avsluta inspelningen. 8. Tryck 2 för att godkänna. 248 Handbok

249 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner 9. Upprepa steg 4-8 för att spela in andra företagshälsningar, kundservicemeny och/eller röstetiketter. Spela in röstprompter 1. Logga in på meddelandeadministratörens brevlåda. 2. Tryck 4 5 för att spela in meddelanden. 3. Ange numret på den röstprompt som du vill ändra. 4. Gå till steg 5 om du vill ändra specifika prompt. Om du vill ändra alla prompter en efter en utan att lyssna på den aktuella inspelningen går du till steg Ändra specifika prompter: a. 1 b. Ange numret på den prompt som du vill ändra (se avsnittet " Lista över prompter för röstbrevlådan och den automatiska telefonisten"). c. Systemet spelar upp promptens nummer och själva prompten. Om en prompt inte har spelats in än spelar systemet upp systemprompten. Om en prompt inaktiveras spelas "Prompt avstängd" upp före prompten. d. Tryck 1 för att spela in. e. Tryck 1 för att avsluta inspelningen. f. Tryck 2 för att godkänna. g. Upprepa steg 5b till 5f för att spela in andra prompter. 6. Ändra alla prompter en efter en. a. 2 b. Ange numret på den prompt som du vill ändra. c. Tryck 1 för att ändra. d. Tryck 1 för att avsluta inspelningen. e. Tryck 2 för att godkänna. f. Systemet spelar upp nästa promptnummer. g. Upprepa steg 6c till 6f för att spela in andra prompter. Det går att återställa de ursprungliga systemröstprompter. Vänd dig till den systemansvarige för mer information om den här funktionen. Spela in systemuppringarnamn Innan systemuppringarnamn spelas in måste de tillhörande telefonnumren först programmeras med hjälp av webbverktyget. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. 1. Logga in på meddelandeadministratörens brevlåda Tryck 7 för att ändra systemuppringarnamnen. Handbok 249

250 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner 4. Ange uppringar-id:ts listnummer (1-200). Vägledning är "Uppringarnamnets nummer". Tryck för att gå till steg Tryck 1 för att ändra namnet. Om inget namn har spelats in för detta uppringar-id ännu går du till steg 6. Tryck 2 för att godkänna eller 3 för att radera det befintliga namnet och gå sedan till steg Tryck 1 för att avsluta inspelningen. 7. Tryck 2 för att godkänna. 8. Upprepa steg 4-7 för att spela in namnen för andra uppringar-id-listnummer. Ställa in vidarekoppling utifrån Meddelandeadministratören kan programmera sin anknytning från en annan plats för att vidarekoppla olika typer av samtal till den önskade anknytningen eller till en extern telefon. Det finns sex inställningar för vidarekoppling: Vidk alla: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer. Vidk upptaget: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer när linjen är upptagen. Vidk inget svar: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer när ingen svarar. Vidk upptaget eller inget svar: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer när linjen är upptagen eller när ingen svarar. Vidk till extern: Vidarekopplar alla inkommande samtal till telefonnummer 1 eller 2 (förprogrammerat i brevlådeinställningen), eller till något annat telefonnummer. Avbryt Vidk: Inaktiverar inställningen för vidarekoppling. Den här funktionen är inte tillgänglig när meddelandeadministratörens anknytning (registrerad för telefonist 1 i dagläget) är "default" (standard). I det här fallet ska det ändras till telefonistens anknytningsnummer. Kontakta systemansvarig för mer information. För att använda alternativet Vidk till extern måste möjligheten att vidarekoppla samtal till externa linjer aktiveras genom systemprogrammering. Innan du ställer in vidarekoppling utifrån till extern linje bör du först lagra upp till 2 destinationstelefonnummer (se avsnittet " Anpassa meddelandeadministratörens brevlåda"). Registrera inställning för vidarekoppling utifrån 1. Logga in på meddelandeadministratörens brevlåda Välj den önskade vidarekopplingsinställningen. Tryck 1 för Vidk alla. 250 Handbok

251 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Tryck 2 för Vidk upptaget. Tryck 3 för Vidk inget svar. Tryck 4 för Vidk upptaget eller inget svar. Tryck 5 för Vidk till extern och gå sedan till steg 6. Tryck 6 för Avbryt Vidk och gå sedan till steg Ange anknytningsnumret. 5. Tryck 2 för att godkänna anknytningsnumret och gå sedan till steg 10. Tryck 1 för att ändra anknytningsnumret och gå sedan till steg Ange det önskade numret. Tryck 1 för telefonnummer 1 och gå sedan till steg 8. Tryck 2 för telefonnummer 2 och gå sedan till steg 8. Tryck 3 för ytterligare telefonnummer. Innan du kan vidarekoppla dina samtal till telefonnummer 1 eller 2 bör du först spara de telefonnummer som du planerar att använda med den här funktionen. 7. Ange telefonnumret ( 0 9, ). (max. 32 siffror) Var noga med att inleda telefonnumret med ett nummer för åtkomst till en extern linje (för att komma åt en extern linje). 8. Tryck 2 för att godkänna och gå sedan till steg 10. Tryck 1 för att byta telefonnummer och gå sedan till steg Tryck 2 för att godkänna. 10. De nya inställningarna överförs till systemet. Om inställningen har slutförts korrekt får du höra följande: "Vidarekoppling godkänd" eller "Vidarekoppling borttagen" enligt vad som är aktuellt. Om systemet meddelar "Vidarekoppling inte godkänd. Kontrollera numret." innebär det att inställningen för vidarekoppling inte har slutförts korrekt. Detta kan bero på ett ickeexisterande anknytningsnummer har angetts som destination. Kontakta den systemansvarige för mer information. Ställa in den tidssatta påminnelsen Meddelandeadministratören kan ställa in respektive avbryta den tidssatta påminnelsen. Telefonen ringer vid den inställda tidpunkten enligt det inställda läget (en gång/dagligen). Aktivera/avbryta Den här funktionen är inte tillgänglig med bärbara stationer (PS:er). Den här funktionen är inte tillgänglig när meddelandeadministratörens anknytning (registrerad för telefonist 1 i dagläget) är "default" (standard). I det här fallet ska det ändras till telefonistens anknytningsnummer. Kontakta systemansvarig för mer information. 1. Logga in på meddelandeadministratörens brevlåda Ange det önskade numret. Handbok 251

252 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Tryck Tryck Tryck 1 för att ändra inställningen. 2 för att godkänna och avsluta sedan genom att lägga på luren. 3 för att avbryta (inaktivera) och avsluta sedan genom att lägga på luren. 4. Ange den önskade tidpunkten och tryck sedan #. 5. Ange det önskade numret.* Tryck 1 för förmiddag.tryck 2 för eftermiddag. 6. Ange det önskade numret. Tryck 1 för att ställa in en gång.tryck 2 för att ställa in dagligen. 7. Tryck 2 för att godkänna. * Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om systemet har programmerats att använda 24-timmarsformatet. Tidsformatet (12 eller 24 timmar) avgörs av inställningen "Läge för f.m./e.m. i tidsstämpeln". Kontakta systemadministratören om du vill ha mer information. Dag/natt-inspelningsmeny En dag- och nattmeny kan spelas in som "Kundservicemeny 1 2" direkt från den översta menyn. Spela in 1. Logga in på meddelandeadministratörens brevlåda. 2. Tryck 7 för kundservicemeny 1 (dag).tryck 8 för kundservicemeny 2 (natt). 3. Tryck 1 för att ändra meddelandet. 4. Tryck 1 för att spela in ett meddelande. 5. Spela in meddelandet. 6. Tryck 1 för att avsluta inspelningen. 7. Tryck 2 för att godkänna. Den här funktionen är inte tillgänglig när inställningen "Quick Menu and Greeting Recording" har inaktiverats för meddelandeadministratörens brevlåda. Kontakta den systemansvarige för mer information. Direktaccess Om direktaccess har aktiverats bland brevlådeinställningarna kan du komma åt den här funktionen direkt genom att slå ett specifikt anknytningsnummer för Unified Messagingsystemet från din anknytning. Automatisk inloggning måste aktiveras för att du ska kunna använda direkt tjänsteåtkomst (se avsnittet "Automatisk inloggning"). Information om dessa anknytningsnummer till Unified Messaging-systemet får du av den systemansvarige. 252 Handbok

253 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Spela in ett nödmeddelande Ett nödmeddelande kan spelas in som "Företagshälsning 1" direkt från den översta menyn. Nödhälsningen kan användas vid tillfällen då företaget måste hålla stängt, exempelvis på grund av dåligt väder. Spela in 1. Logga in på meddelandeadministratörens brevlåda Tryck 1 för att ändra meddelandet. 4. Tryck 1 för att spela in ett meddelande. 5. Spela in hälsningen. 6. Tryck 1 för att avsluta inspelningen. 7. Tryck 2 för att godkänna. Den här funktionen är inte tillgänglig när inställningen "Quick Menu and Greeting Recording" har inaktiverats för meddelandeadministratörens brevlåda. Kontakta den systemansvarige för mer information. Direktaccess Om direktaccess har aktiverats bland brevlådeinställningarna kan du komma åt den här funktionen direkt genom att slå ett specifikt anknytningsnummer för Unified Messagingsystemet från din anknytning. Automatisk inloggning måste aktiveras för att du ska kunna använda direkt tjänsteåtkomst (se avsnittet "Automatisk inloggning"). Information om dessa anknytningsnummer till Unified Messaging-systemet får du av den systemansvarige. Lista över prompter för röstbrevlådan och den automatiska telefonisten Det finns över 1000 röstprompter i Unified Messaging-systemet. Dessa röstprompter kan anpassas genom nyinspelning för att ändra innehållet och de kan även spelas in på olika språk. Den maximala längden för en fråga är satt till 6 minuter. När röstpromter spelas in på olika språk är det ofta inte nödvändigt att spela in alla prompter som finns i Unified Messaging-systemet. Det krävs mycket arbete för att spela in över 1000 systemfrågor. När en uppringare kopplas till en automatisk telefonist eller röstbrevlådetjänst kommer personen sannolikt enbart att höra ett litet urval av följande röstprompter. Därför är det bara nödvändigt att spela in (eller ändra) de röstprompter som uppringarna kommer att höra. Ändra prompter efter användning. Till exempel kan inspelningen för promptnr 1211 ändras till "Tack för att du ringer ABCD resor", istället för "Welkom bij het Unified Messaging-systeem". Det går att spela in de röstprompter som du vill ändra på datorn i.wav-format och ladda upp dem till Unified Messaging-systemet. Kontakta systemansvarig för mer information. Röstprompter som är gemensamma för röstbrevlådetjänster och för automatisk telefonist Promptnummer 363 God dag 364 God kväll 365 God morgon Redigeringsbara promptar 1211 Welkom bij het Unified Messaging-systeem Handbok 253

254 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Promptnummer 973 För att uppge namn, tryck fyrkant För att uppge namn, tryck fyrkant 1 Redigeringsbara promptar 221 Tryck dom första tre eller fyra bokstäverna på personens efternamn 326 För Q, tryck För Z, tryck Det finns inte fler namn som passar in 701 Det här namnet finns inte registrerat 392 Ogiltig inmatning 842 För att koppla ditt samtal till telefonist, tryck 0 90 Samtalet kopplas nu till telefonist 599 Var vänlig vänta 1201 Välkommen till den gemensamma röstlådan 596 Lämna ett meddelande efter tonen 966 För att avsluta inspelningen lägg på nu, eller för ytterligare funktioner, tryck För att göra uppehåll och fortsätta inspelningen, tryck För att lyssna, tryck För att godkänna, tryck För att ta bort och göra om, tryck För att lägga till, tryck För att ta bort och avsluta, tryck stjärna 1018 För att göra meddelandet privat, tryck Annars tryck Tack för att du ringde Prompter för röstbrevlåda Promptnummer 593 Tryck röstlåda nummer Redigeringsbara promptar 219 Tryck dom första tre eller fyra bokstäverna på personens förnamn 220 Tryck dom första tre eller fyra bokstäverna på personens för eller efternamn 1019 För att göra meddelandet brådskande, tryck 1 Prompter för automatisk telefonist Promptnummer 592 Tryck önskad anknytning 1224 Du har ett samtal Redigeringsbara promptar 254 Handbok

255 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Promptnummer Redigeringsbara promptar 690 För tillfället kan ingen ta emot ditt samtal 1006 För att lämna ett meddelande, tryck För att trycka en annan anknytning, tryck stjärna 698 Linjen är upptagen 388 Om du vill vänta, tryck För att avbryta samtalet, tryck 2 nu, annars görs ett nytt försök att koppla fram Handbok 255

256 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner 256 Handbok

257 Del 3 Anpassa telefonen och systemet Det här avsnittet beskriver hur du anpassar den egna telefonen eller företagsväxeln (PBX) enligt dina behov. Leta reda på önskad inställning och gör motsvarande programmering. Handbok 257

258 3.1 Anpassa telefonen (Stationsprogrammering) 3.1 Anpassa telefonen (Stationsprogrammering) Anpassa telefonen (Stationsprogrammering) Du kan anpassa telefonens funktioner. Du kan t.ex. ändra grundinställningarna eller knapparnas funktioner enligt dina behov. Tilldela en PIN-kod till din anknytning (Anknytningens PIN-kod [Personligt identifieringsnummer]) Tilldela en PIN-kod till din anknytning (Anknytningens PIN-kod [Personligt identifieringsnummer]) Du kan tilldela varje anknytning ett lösenord. Funktionerna nedan kräver att du anger anknytningens PIN-kod. 1. Medlyssning 2. Förhindra att andra personer ser din privata telefonbok med personliga kortnummer, din samtalslogg och förhindra att de spelar upp röstmeddelanden som finns i meddelandelådan (Spärra visning) 3. Använda samma inställningar vid andra anknytningar 4. Fjärrstyrd användning (Medflyttad serviceklass) 5. Rensa stationslås Aktivera PT/SLT/PS/SIP-ankn PIN: Personligt identifieringsnummer anknytningens PIN-kod Luren av. Ange 799. Ange 1. Ange anknytningens PIN-kod (max 8 siffror). # samma anknytningens PIN-kod # B-ton Ange #. Ange samma anknytningens PIN-kod (max 8 siffror). Ange #. Luren på. 258 Handbok

259 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Avbryta PT/SLT/PS/SIP-ankn PIN: Personligt identifieringsnummer lagrad PIN-kod för anknytningen B-ton Luren av. Ange 799. Ange 0. Ange lagrad PIN-kod för anknytningen. Luren på. VAR FÖRSIKTIG Det finns en risk för att obehöriga telefonsamtal kan ske om en tredje part kommer på ditt lösenord (anknytningens PIN-kod). Sådana samtalskostnader kommer att debiteras den som äger/hyr företagsväxeln (PBX). För att undvika obehöriga samtal via företagsväxeln rekommenderar vi följande åtgärder: a. Se till att hålla PIN-koden hemlig. b. Välj en komplicerad, slumpmässig PIN-kod som inte går att gissa sig till. c. Byt PIN-kod regelbundet. Använd siffrorna "0" till "9" för anknytningens PIN-kod. Om felaktig PIN-kod för anknytningen används ett förprogrammerat antal gånger kommer den att spärras. Om du glömmer anknytningens PIN-kod eller PIN-koden har spärrats, kan administratören ta bort PIN-koden Inställningar i programmeringsläget Du kan programmera funktioner med hjälp av programmeringsläget för en systemtelefon (PT) eller bärbar station (PS). Ställa in funktioner Rensa funktioner Du kan när som helst lämna läget genom att lyfta telefonluren. Om du använder en bärbar station (PS) och vill gå till programmeringsläget, se tillhörande dokumentation. Ställa in funktioner Standardinställningarna visas i fet stil. Markera dina inställningar i nedanstående rutor, så kan du använda dem som referens vid ett senare tillfälle. Meddelande Standardvärdet kan variera mellan olika länder/områden. Handbok 259

260 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Gå till programmeringsläget PROG. Programmera Avsluta PROG. Programmeringsindata Val och parameter PAUSE PAUSE Tryck på PROGRAM eller PAUS. Följ programmeringsindata. Tryck på ENTER eller LAGRA. Följ Val och parameter. Tryck på ENTER eller LAGRA. Tryck på PROGRAM eller PAUS. Alternativ Programmering Parameter Information om din anknytning 0 0 I teckenfönstret visas anknytningsnumret till din systemtelefon eller bärbara station. <Exempel> Ankn Ljus Bildkontrast *1 Önskad bildkontrast. 4 nivåer finns Något ljus 3 Något mörk 4 Mörk 1 Engelska Välja språk Vilket språk vill du använda för teckenfönstret? andra språk 3 tredje språk 4 fjärde språk 5 femte språk Visa växlingsläge Vill du att samtalslängden ska visas automatiskt i teckenfönstret när du tar emot ett externt samtal? Nej manuellt (i teckenfönstret visas all information om den externa uppringaren såvida du inte ändrar inställningen till samtalslängd.) Ja Automatiskt (den översta raden i teckenfönstret ändras automatiskt till samtalslängden när du tar emot ett externt samtal.) 260 Handbok

261 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Alternativ Programmering Parameter Välja bakgrundsljus *1*2 Vill du tända bakgrundsljuset i telefonens teckenfönster? Inställning av displaykontrast Vald kontrastnivå för teckenfönster från 4 tillgängliga nivåer för egna inställningar (endast KX-NT366/ KX-NT553/KX-NT556) Hot Line Vill du slå ett förprogrammerat nummer genom att endast lyfta luren? Visa ej numret vid utgående samtal (CLIR) Vill du förhindra att ditt nummer visas för den uppringda personen? Nummerpresentation (CLIP/COLP) Vilket nummer ska visas för uppringd/uppringande person? Ja automatiskt 1 Ja alltid På 2 Nej alltid Av 1 Ljus 2 Något ljus 3 Något mörk 4 Mörk önskat nr (max. 32 siffror) Tillåtna tecken: 0-9,, #, P (paus) 0 Använd inte 1 Använd 0 Nej ditt nummer visas 1 Ja ditt nummer visas inte 0 1 Uppringar-ID som har tilldelats din anknytning Visar ID som tilldelats den utgående linjen 0 Ingen linje 1 En ledig extern linje Linjeval utgående Vilken linje väljer du när du lyfter luren och ska ringa samtal? Ln-linjenumret som är tilldelat till den programmerbara knappen eller En Ln/ICD grupp-knapp (Ln) 3 eller (PDN) Internt (Vid en PDNanknytning väljs en ledig PDNknapp när du lyfter luren.) Handbok 261

262 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Alternativ Programmering Parameter 0 Ingen linje 1 Längst ringande linje (vid flera inkommande samtal) Linjeval inkommande Med vilken linje vill du svara när du lyfter luren? Ln-linjenumret som är tilldelat till den programmerbara knappen eller En Ln/ICD grupp-knapp (Ln) 3 (PDN) En PDN-knapp 0 Ringsignal (tonanrop) Internanrop Ring/Tal *1 Hur vill du ta emot ett internsamtal? Direkt personens röst hörs utan någon ringsignal. Enbart ringsignal uppringaren kan inte växla till röstanrop. Sidoansluten telefon *1 Ska sidoansluten analog telefon ringa? Nej Telefonen kommer inte att ringa. Ja telefonen kommer att ringa. Påtvingat handsfree-svar *1 Vill du besvara ett samtal utan att lyfta på luren oavsett AUTOSVAR-knappens status? Aktivera medlyssning *1 Vilken tjänst vill du ha när en uppringare talar in ett meddelande till din brevlåda? Aktivera medlyssning (Efter svar) Vill du fortsätta spela in efter att du besvarat samtalet i medlyssningsläget? Nej avaktivera 1 Ja aktivera 0 1 Du kan lyssna på meddelandet via telefonens högtalare. (Handsfree-läge) Endast en alarmton hörs. (Privatläge) 0 Nej sluta spela in 1 Ja Fortsätt spela in 262 Handbok

263 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Alternativ Programmering Parameter Samtal väntar automatiskt *3 Vill du hellre att en samtal väntar-ton hörs automatiskt när du tar emot ett samtal och du redan pratar med någon på telefonen? Nej av 1 Ja på 0 Inget samtal (av) Samtal väntar manuellt Hur vill du bli meddelad om att internsamtal väntar? Ton (signal till upptagen station) Röstmeddelande i inbyggd högtalare (OHCA) *4 3 Röstmeddelande i telefonlur (Diskret OHCA) *5 Tontyp för samtal väntar Vilken typ av samtal väntarton vill du ha? Frånvaromeddelande Vill du visa ett meddelande i uppringarens teckenfönster? Ton 1 1 Ton 2 0 Nej av meddelandenr (1 8) Ja Visar valt meddelande. 9 Ja Visar ditt meddelande. Personligt frånvaromeddelande Skriva ett eget meddelande 4 1 meddelande (max 16 tecken) 0 Av 1 Stör ej (St.Ej) 5 0 / 2 + önskat nr (max. 32 siffror) Alla vidarekoppla alla samtal Vidarekoppling (Vidk)/Stör ej (St.Ej) Vidarekoppla eller neka vissa eller alla inkommande samtal (alla samtal) 5 1 (externa samtal) 5 2 (interna samtal) 3 + önskat nr (max. 32 siffror) 4 + önskat nr (max. 32 siffror) Upptaget Vidarekopplas när din anknytning är upptagen. Inget svar Vidarekopplas när du inte svarar. 5 + önskat nr (max. 32 siffror) Upptaget/Inget svar Vidarekopplas när du inte svarar eller när din anknytning är upptagen. Handbok 263

264 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Alternativ Programmering Parameter VIDK-timer finns ej Ställa in timern för "Inget svar" och "Upptaget/Inget svar" 5 3 (0-120) sekunder (Standard: 15 sekunder) Hämta samtal, spärra Vill du hindra andra från att besvara dina samtal? Headset-användning *1 Använder du headset? Hindra förbigång vid upptaget Vill du hindra andra från att delta i dina samtal? Neka personsökning *1 Vill du inte ta emot några sökmeddelanden? Aktivera knappljud *1 Vill du höra knappsatstonen? Bakgrundsmusik (BGM) *1 Vill du ha bakgrundsmusik i telefonhögtalaren när luren ligger på? Nej tillåt 1 Ja neka 0 Nej headset av 1 Ja headset på 0 Nej tillåt 1 Ja neka 0 Nej tillåt 1 Ja neka 0 Nej av 1 Ja på 0 Nej av 1 + BGM-nr (1 siffra) Ja på Registrering av Bluetooth *6 Registrera ett trådlöst Bluetooth-headset på din anknytning 6 6 Pass-knapp (max. 16 siffror) *7 Ta bort Bluetooth *6 Avbryta registreringen av ett trådlöst Bluetooth-headset vid din anknytning *7 6 7 Bekräfta att ID-numret för ditt trådlösa Bluetoothheadset visas. 264 Handbok

265 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Alternativ Programmering Parameter Anknytningens PIN-kod (personligt identifieringsnummer) Ställa in anknytningens PINkod eller ändra den sparade PIN-koden för anknytningen Stationslås Hindra andra från att använda din telefon anknytningens PIN-kod (max 8 siffror) + ENTER/LAGRA + samma PIN-kod för anknytningen lagrad PIN-kod för anknytningen + ny PIN-kod för anknytningen (max 8 siffror) + ENTER/LAGRA + samma PIN-kod för anknytningen anknytningens PIN-kod (max 8 siffror) + 0 anknytningens PIN-kod (max. 8 siffror) + 1 Ange anknytningens PIN-kod Ändra den sparade PIN-koden för anknytningen Låsa upp Spärra Spärra visning *1 För att förhindra att andra personer ser din privata telefonbok med kortnummer, din samtalslogg och förhindra att de spelar upp röstmeddelanden som finns i meddelandelådan 9 2 anknytningens PIN-kod (max 8 siffror) + 0 anknytningens PIN-kod (max 8 siffror) + 1 Låsa upp Spärra Snabbvalsläge Vill du enbart ställa in snabbval? # 0 1 Nej normalläge (alla funktionsknappar kan programmeras.) Ja Endast Uppringning med snabbvalsknappar kan programmeras. Vid programmeringen behöver du inte ange "2" framför siffran. *1 Ej tillgänglig med bärbar station. *2 Endast tillgängligt för IP-PT-telefoner (förutom KX-NT321)/KX-DT343/KX-DT346/KX-DT543/KX-DT546. *3 Den här inställningen används för både externa och interna samtal. För internsamtal måste funktionen aktiveras via systemprogrammering. *4 Endast tillgängligt för vissa digitala systemtelefoner. *5 Endast tillgängligt för IP-PT-enheter och vissa digitala systemtelefoner. *6 Endast tillgänglig för KX-NT300-serien (förutom KX-NT321)/KX-NT560-/KX-DT343-/KX-DT346-telefoner. *7 Det kan ta tid att registrera och avaktivera ett trådlöst Bluetooth-headset. Undvik avbrott genom att t.ex. lyfta på luren. Handbok 265

266 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget VAR FÖRSIKTIG Det finns en risk för att obehöriga telefonsamtal kan ske om en tredje part kommer på ditt lösenord (anknytningens PIN-kod). Sådana samtalskostnader kommer att debiteras den som äger/hyr företagsväxeln (PBX). För att undvika obehöriga samtal via företagsväxeln rekommenderar vi följande åtgärder: a. Se till att hålla PIN-koden hemlig. b. Välj en komplicerad, slumpmässig PIN-kod som inte går att gissa sig till. c. Byt PIN-kod regelbundet. Efter angivet programnummer visas motsvarande programtitel. Du kan ändra programmeringsbild med navigeringsknappen (upp/ned). Du kan välja parameter med navigeringsknappen (upp/ned) i stället för att skriva ett nummer. Lagra namn och nummer för personliga stationskortnummer PROG. 1 0 PAUSE personliga stationskortnr. Tryck på PROGRAM eller PAUS. Ange 10 och tryck sedan på ENTER. Eller tryck på LAGRA. Ange personliga stationskortnummer (2 siffror). telefonnr. namn Ange telefonnummer (max 32 siffror). Tryck på ENTER eller LAGRA. Ange namn* (max 20 tecken). Tryck på ENTER eller LAGRA. PROG. PAUSE Tryck på PROGRAM eller PAUS. * Se " Ange tecken". 266 Handbok

267 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Ändra namn och nummer för personliga stationskortnummer PROG. 1 0 personliga stationskortnr. PAUSE Tryck på PROGRAM eller PAUS. Ange 10 och tryck sedan på ENTER. Eller tryck på LAGRA. Ange personliga stationskortnummer (2 siffror). Radera ett nummer eller tecken CLEAR Välj en person genom att trycka på vänster eller höger. Tryck på "CLEAR". Infoga ett nummer eller tecken nummer/tecken Tryck på ENTER eller LAGRA. Välj en person genom att trycka på vänster eller höger. Ange ett nummer eller tecken. Det kommer att infogas före vald person. Rensa funktioner Genom en enda knapptryckning kan du återställa inställningarna för följande funktioner i din anknytning. Visa växlingsläge Hot Line Funktioner Visa ej numret vid utgående samtal (CLIR) Nummerpresentation (CLIP/COLP) Linjeval utgående Linjeval inkommande Internanrop Ring/Tal Sidoansluten telefon Påtvingat handsfree-svar Aktivera medlyssning Aktivera medlyssning (Efter svar) Standardinställning Automatiskt Av Tillåt Uppringar-ID tilldelat din anknytning Internt Längst ringande linje Ringsignal (tonanrop) Sidoansluten analog telefon ringer Avaktivera Handsfree-läge Stanna inspelning Handbok 267

268 3.1.3 Anpassa knappar Funktioner Standardinställning Samtal väntar - automatisk Av Samtal väntar - manuellt Internsamtal Av (inget samtal/ingen ton) Tontyp för samtal väntar Ton 1 Frånvaromeddelande Av Personligt frånvaromeddelande Rensat Vidarekoppling (Vidk)/Stör ej (St.Ej) Intern-/externsamtal Av VIDK-timer finns ej 15 sekunder Hämta samtal, spärra Tillåt Headset-användning Headset av Hindra förbigång vid upptaget Tillåt Neka personsökning Tillåt Aktivera knappljud På Bakgrundsmusik (BGM) Av Datalinjesäkerhet Av Visa ej numret vid inkommande samtal [COLR] Tillåt Logga på/av Logga på Meddelande väntar Av Tidsatt påminnelse Rensat Ändra tillbaka funktionerna till standardinställningarna PROG. PROG. PAUSE PAUSE Tryck på PROGRAM eller PAUS. Ange ##. Tryck på ENTER eller LAGRA. Tryck på ENTER eller LAGRA. Tryck på PROGRAM eller PAUS. Kontakta din återförsäljare om du inte vill att samtal väntar, Vidk/St.Ej eller Hot Line ska avaktiveras med den här funktionen Anpassa knappar Du kan anpassa de programmerbara knapparna och/eller programmerbara funktionsknappar (PF) på PT:er, knappmoduler, och PS:er. De kan då användas för att ringa eller besvara ett externt samtal eller som funktionsknappar. 268 Handbok

269 3.1.3 Anpassa knappar Om du använder en bärbar station (PS) och vill gå till programmeringsläget, se tillhörande dokumentation. Knapparna i tabellen nedan kan endast ställas in på vissa programmerbara knappar, som visas: Programmerbara knappar på PT:er/knappmoduler/PS:er: alla knappar kan ställas in. Programmerbara knappar på DSS-konsoler: alla knappar förutom CTI och Primary Directory Number (Primärt anknytningsnummer) (PDN) knappar kan ställas in. Programmerbara funktions (PF) knappar: endast snabbvalsknappen kan ställas in. Gå till programmeringsläget Programmera Avsluta PROG. Fortsätt PROG. Programmeringsindata PAUSE PAUSE Tryck på PROGRAM eller PAUS. Tryck på önskad programmerbar knapp. Följ programmeringsindata. Tryck på ENTER eller LAGRA. Tryck på PROGRAM eller PAUS. Knapp Slinglinje (S-Ln) Grupplinje (G-Ln) Enkellinje (E-Ln) Direktval internnummer (DSS) Snabbval på knapp *1 Programmering # + utgående linjegruppnr (2 siffror) 0 + utgående linjenr (3 siffror) 1 + anknytningsnr *10 2 *2 + önskat nr (max. 32 siffror) Inkommande samtalsgrupp (ICD grupp) anknytningsnr för inkommande samtalsgrupp (+ # + fördröjd ringningstid [0 7]) *3 Meddelande 4 0 Meddelande till annan anknytning Vidarekoppling (Vidk)/Stör ej (St.Ej) alla samtal anknytningsnr/inkommande samtalsgrupp anknytningsnr 4 1 Vidk/St.Ej externsamtal 4 2 Vidk/St.Ej internsamtal 4 3 Vidk grupp alla samtal anknytningsnr för inkommande samtalsgrupp Vidk grupp externsamtal anknytningsnr för inkommande samtalsgrupp Handbok 269

270 3.1.3 Anpassa knappar Knapp Programmering Vidk grupp internsamtal anknytningsnr för inkommande samtalsgrupp Konto 4 8 Konferens 4 9 Avsluta 5 0 Åtkomst av externa funktioner 5 1 Debiteringsreferens 5 2 Parkera Samtal parkeringszonnr (2 siffror) Parkera Samtal (Automatisk parkeringszon) 5 3 Samtalslogg *4 5 4 Samtalslogg för ICD grupp * anknytningsnr för inkommande samtalsgrupp Logga på/av 5 5 Logga på/av specifik grupp anknytningsnr för inkommande samtalsgrupp Logga på/av för alla grupper 5 5 Bråttom anknytningsnr för inkommande samtalsgrupp Adm.tid 5 7 Systemalarm *4 5 8 Tidsschema (Dag/Natt/ Lunch/Rast) /1/2/3 *5 (+ # + företagsnr) Svara *4 6 0 Avsluta *4 6 1 Samtalsspärr samtalsspärr (1-7) ISDN-tjänst * önskat nr (max. 32 siffror) Visa ej numret vid utgående samtal (CLIR) Visa ej numret vid inkommande samtal (COLR) ISDN-väntkoppla 6 6 Headset *4* Handbok

271 3.1.3 Anpassa knappar Knapp Läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt) 6 8 (+ företagsnr) Programmering CTI 7 0 Primary Directory Number (Primärt anknytningsnummer) (PDN) Secondary Directory Number (Sekundärt anknytningsnummer) (SDN) 7) * anknytningsnr *11 + # + fördröjd ringningstid (0 Checka in *4 8 0 Checka ut *4 8 1 Städat *4 8 2 Tvåvägsinspelning * UM-gruppens fiktiva anknytningsnr *9 /fiktivt anknytningsnr för röstbrevlåda Tvåvägsöverföring * UM-gruppens fiktiva anknytningsnr *9 /fiktivt anknytningsnr för röstbrevlåda UM-gruppens fiktiva Tvåvägsöverföring med anknytningsnr*9 /fiktivt anknytningsnr för röstbrevlåda + # + anknytningsnr/inkommande samtals- snabbvalsknapp *10 grupp anknytningsnr Medlyssning *8 9 2 Överflyttning till röstbrevlåda *8 ningsnr för UM-gruppens fiktiva anknytningsnr *9 /fiktivt anknyt- röstbrevlåda Handbok 271

272 3.1.3 Anpassa knappar *1 " ", "#", R, PAUS, sekretess (INTERNT) och ÖVERFLYTTA kan också lagras. Om du inte vill visa det lagrade numret när du ringer ett samtal trycker du på sekretessknappen (INTERNT) före och efter numren du vill dölja. Om du lagrar ett externt nummer ska du först lagra ett linjevalsnummer. Om du behöver ange ett kontonummer kan du ange det före linjevalsnumret. <Exempel> # 0 SEKRETESS [ ] Kontonr, funktionsnr Kontonr Kontonr, gränstecken Nummer för automatiskt linjeval Telefonnumret *2 För en PF-knapp behöver du inte ange "2" före numret. *3 Beroende på vilka inställningar i företagsväxeln (PBX) som används kan du behöva ange förlängd ringningstid (0: omedelbart, 1: 1 ringsignal, 2: 2 ringsignaler, 3: 3 ringsignaler, 4: 4 ringsignaler, 5: 5 ringsignaler, 6: 6 ringsignaler, 7: ingen ringning). I detta fall kan du automatiskt delta i en ny ICD-grupp genom att definiera en knapp för gruppen. *4 Den här knappen är inte tillgänglig med en bärbar station (PS). *5 0: Dag/Natt/Lunch/Rast, 1: Dag/Natt/Rast, 2: Dag/Natt/Lunch, 3: Dag/Natt *6 Om du kan använda den här knappen beror på vilka ISDN-tjänster som teleoperatören tillhandahåller. Mer information finns i "1.2.5 Använda ISDN-tjänst (ISDN-tjänster)". *7 Det går att ange fördröjd ringning för varje SDN-knapp. *8 Den här knappen används för röstbrevlådans funktioner. *9 UM-gruppens standardnummer för den fiktiva anknytningen är 500. Du kan när som helst lämna läget genom att lyfta telefonluren. För KX-NT366 och KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560-användare: Efter att du anpassat en programmerbar knapp kan du ställa in en visad text i egna inställningar. Se " Ange tecken". *10 Du kan ställa in ett anknytningsnummer för Unified Messaging-porten eller anknytningsnummer för Unified Messaging FAX-server som anknytningsnummer för DSS-knappen. *11 När du konfigurerar SDN-knappen kan endast huvudenhetens anknytningsnummer anges som anknytningsnummer. Du kan välja parameter med navigeringsknappen (upp/ned) i stället för att skriva ett nummer. 272 Handbok

273 3.1.3 Anpassa knappar Ange Ln-, ICD-grupp-, PDN-, SDN- eller INTERNT-knapparnas ringsignaler (endast digital systemtelefon/ip-pt) Fortsätt (Ln) (Ln) (ICD-grupp) (ICD-grupp) PROG. PROG. (PDN) (PDN) tontypsnr. R-ton (SDN) (SDN) Tryck på PROGRAM. INTERCOM INTERCOM Ange tontypsnummer.* Tryck på ENTER eller LAGRA. Tryck på PROGRAM. Tryck på Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT. Tryck på Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT. * De tontyper som finns varierar beroende på vilken typ av telefon du använder. Serierna KX-NT300 (förutom KX-NT321)/KX-NT500/KX-DT300 (förutom KX-DT321)/ KX-DT500: Du kan välja mellan tontyperna "01" till "30" (01 20: ton, 21 30: melodi). KX-NT321/KX-DT321: Du kan välja mellan tontyperna "01" till "08". Om du anger en tontyp mellan "09" och "30" hörs tontyp "01". Övriga telefoner: Du kan välja mellan tontyperna "01" till "08". Om du anger en tontyp mellan "09" och "30" hörs tontyp "02". Du kan välja endast en rington för alla PDN-knappar på din anknytning. Rensa knappens funktion Fortsätt PROG. PROG. 2 PAUSE PAUSE Tryck på PROGRAM eller PAUS. Tryck på önskad programmerbar knapp. Ange 2. Tryck på ENTER eller LAGRA. Tryck på PROGRAM eller PAUS. Handbok 273

274 3.2 Systemprogrammering med hjälp av konsol för webbunderhåll 3.2 Systemprogrammering med hjälp av konsol för webbunderhåll Användarprogrammering Du kan redigera din personliga information samt vissa anknytnings- och brevlådeinställningar med hjälp av Min portal i konsol för webbunderhåll. (Du kan visa meny- och inställningsalternativ, men du kan enbart redigera ett begränsat antal alternativ.) Dessutom kan du hämta KX-NSX Series FAX Driver och UM IMAP Session Controller för Microsoft Outlook. Mer information finns i avsnitten " Skicka ett fax från datorn" och " IMAP" i "1.8.6 Övriga funktioner". Öppna My Portal första gången Logga in på My Portal Skärmen My Portal Redigera inställningar i My Portal Logga ut Innehåll och utformning av programvaran kan ändras utan föregående meddelande. Öppna My Portal första gången Det här steget krävs enbart vid åtkomst till My Portal första gången. Be systemadministratören om IP-adressen, inloggningen och lösenordet till NSX-servern. Om konfigureringen av webbläsaren eller datorn ändras kan du behöva installera certifikatet igen. När ett certifikat har installerats visas My Portal efter steg Starta webbläsaren och ange NSX-serverns IP-adress följt av "/WebMC/users_potal/login" i adressfältet och tryck sedan på Retur. 2. Om du ansluter till My Portal med TSL så visas ett säkerhetsfönster. Installera säkerhetscertifikatet genom att följa prompterna. Proceduren skiljer sig något mellan olika webbläsare. Logga in på My Portal När en anslutning till My Portal har upprättats visas inloggningsfönstret och ett inloggningsnamn och lösenord ska anges. 274 Handbok

275 3.2.1 Användarprogrammering Om du försöker logga in men anger ett felaktigt lösenord tre gånger kan du inte göra fler inloggningsförsök under en period på 5 minuter. VAR FÖRSIKTIG Skärmen My Portal Som en säkerhetsåtgärd bör du ändra lösenordet den första gången du programmerar NSX-servern. Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 16 siffror eller tecken för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till NSX-servern. Om det sprids kan NSX-servern missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. Fönstret My Portal visas när du loggar in på My Portal. Här kan du redigera olika användarinställningar. Avsluta redigeringen genom att klicka på OK. Redigera inställningar i My Portal Ändra Profile Du kan ändra din profil på skärmen My Portal. 1. På fliken Profile kan du redigera följande poster. Redigera vid behov. 2. Klicka på Apply. Parametrar First Name Last Name Display Name Alternativ User PIN / Mailbox Password ["0-9"] Confirm new PIN ["0-9"] Language for MyPortal Home Phone Personal Mobile Phone Memo-1 Memo-2 Beskrivning Ange ditt förnamn (upp till 20 tecken) och efternamn (upp till 20 tecken) Visar namnet som visades på LCD-skärmen på din telefon. Ange användar-pin-kod/lösenord för röstbrevlådan. Ange det nya lösenordet (upp till 8 tecken) i användar-pin-kod/lösenord för röstbrevlådan ["0-9"], och ange det sedan igen i Bekräfta ny PIN ["0-9"] för att bekräfta det. Ange visningsspråk för Min portal. Välj språk i rullgardinsmenyn. Ange ditt hemtelefonnummer. Ange ditt privata mobilnummer. Anger meddelande (max 64 tecken). Anger meddelande (max 64 tecken). Ändra inloggnings-id och lösenord Du kan ändra din Login ID & Password på skärmen My Portal. 1. På fliken Login ID & Password kan du redigera följande poster. Redigera vid behov. 2. Klicka på Apply. Handbok 275

276 3.2.1 Användarprogrammering Parametrar Login ID Alternativ Password ["A-Z", "a-z", "0-9", "*", "#"] Re-enter ["A-Z", "a-z", "0-9", "*", "#"] Beskrivning Ange ett inloggnings-id för inloggning på Min portal. Ange lösenordet för inloggning på Min portal. Ange det nya lösenordet (upp till 16 tecken) i Lösenord, och bekräfta det genom att ange det igen i Ange igen. Ändra Phone No (Office) Du kan ändra ditt Phone No (Office) på skärmen My Portal. 1. På fliken Phone No (Office) kan du redigera följande poster. Redigera vid behov. 2. Klicka på Apply. Parametrar Alternativ Extension Number Extension Type 2nd Telephone Type Delayed Ringing (s) Portable Station Status Delayed Ringing (s) Visar ditt anknytningsnummer Beskrivning Visar vilken typ av enhet för anknytning vars status är "Service-in". Visar vilken typ av enhet för andra telefon vars status är "Service-in". Ange längden på fördröjd ringningstid för underenheter. Välj fördröjning av ringningstid i rullgardinsmenyn (ingen, 5, 10 eller 15 sekunder). Visar den bärbara stationens registreringsstatus. Ange längden på fördröjd ringningstid för trådlösa enheter. Välj fördröjning av ringningstid i rullgardinsmenyn (ingen, 5, 10 eller 15 sekunder). Ändra Phone No (Mobile) Du kan ändra ditt Phone No (Mobile) på skärmen My Portal. 1. På fliken Phone No (Mobile) kan du redigera följande poster. Redigera vid behov. 2. Klicka på Apply. Parametrar Alternativ When the mobile phone started ringing by delayed ringing, ringing of the phone (Main/Sub/PS) will be terminated. Mobile Phone #1-#4 Number Beskrivning När mobiltelefonen börjar ringa med fördröjd ringningstid, ringer inte telefonen längre (huvud-/under-/ps-enheter). Avaktivera den funktionen genom att markera kryssrutan Ja. Ange ditt privata mobilnummer. 276 Handbok

277 3.2.1 Användarprogrammering Alternativ Delayed Ringing (s) Beskrivning Ange den fördröjda ringningstidens längd för din privata mobiltelefon. Välj fördröjning av ringningstid i rullgardinsmenyn (ingen, 5, 10, 15 eller 20 sekunder). Ändra Mail Address Du kan ändra ditt Mail Address på skärmen My Portal. 1. På fliken Mail Address kan du redigera följande poster. Redigera vid behov. 2. Klicka på Apply. Parametrar E-post #1-#3 Alternativ Address Use for missed call notification Use for voice mail notification Beskrivning Ange e-postadressen som ska användas för aviseringar om missade samtal och röstmeddelanden. Välj om du vill använda funktionen för avisering om missade samtal. Om du inte vill använda funktionen markerar du kryssrutan. Välj om du vill använda funktionen för avisering om röstmeddelanden. Om du inte vill använda funktionen markerar du kryssrutan. Ändra Telefonbok Du kan spara nummer som du ringer ofta som ett kortnummer med två siffror (00-99). Du kan programmera högst 100 personliga stationskortnummer för personlig användning på din anknytning. 1. Ange namnet på det personliga stationskortnummer som du vill ringa i Namn på fliken Phonebook (högst 20 tecken). 2. Ange numret som ska ringas upp med det personliga stationskortnumret i Telefonnummer (högst 32 siffror som består av 0 9, *, #, T [Transfer], [ ] [Secret], P [Pause] och F [Flash]). 3. Klicka på Apply. Parametrar Nr #00 - #99 Alternativ Name (20 tecken) Phone Number (32 siffror) Beskrivning Ange medlemsnamn som används ofta för Personliga stationskortnummer. Ange nummer som används ofta för Personliga stationskortnummer. Ändra Incoming Call Control Du kan ändra ditt Incoming Call Control på skärmen My Portal. 1. På fliken Incoming Call Control kan du redigera följande poster. Redigera vid behov. 2. Klicka på Apply. Handbok 277

278 3.2.1 Användarprogrammering Parametrar Alternativ Call Forwarding (FWD) / Do Not Disturb (DND) - for external calls Status Select call forwarding type Select call forwarding destination Dial Number for call forwarding destination Use Do Not Disturb Call Forwarding (FWD) / Do Not Disturb (DND) - for internal calls Status Select call forwarding type Select call forwarding destination Dial Number for call forwarding destination Use Do Not Disturb Use external calls setting for internal calls FWD No Answer Time (s) Call waiting Mode For external calls For internal calls Beskrivning Välj vidarekopplingsstatus från Vidk/St.Ej av, Vidk på och St.Ej på. Välj typ av vidarekoppling från listrutan. Välj destination för vidarekoppling från listrutan. Ange destinationsnummer för vidarekopplingen när "Välj destination för vidarekoppling" är "Annat". Välj om du vill använda Stör ej-funktionen. Välj vidarekopplingsstatus från Vidk/St.Ej av, Vidk på och St.Ej på. Välj typ av vidarekoppling från listrutan. Välj destination för vidarekoppling från listrutan. Ange destinationsnummer för vidarekopplingen när "Välj destination för vidarekoppling" är "Annat". Välj om du vill använda Stör ej-funktionen. Om du vill tillämpa inställningarna på både externa och interna samtal klickar du på Use external calls setting for internal calls. Om du väljer det här alternativet tillämpas inställningen Vidk/St.Ej i För externa samtal både på externa och interna samtal. Anger hur länge Unified Messaging-systemet ska vänta innan obesvarade samtal till anknytningen hanteras. Välj tid i rullgardinsmenyn FWD No Answer Time (s). Välj läget Samtal väntar i rullgardinsmenyerna För externa samtal respektive För interna samtal. Ändra Desktop Phone Control Du kan ändra ditt Desktop Phone Control på skärmen My Portal. 1. På fliken Desktop Phone Control kan du redigera följande poster. Redigera vid behov. 2. Klicka på Apply. 278 Handbok

279 3.2.1 Användarprogrammering Parametrar Alternativ Phone Display Language Dial Lock Display Lock Device in use (for CTI) Flexible Button (Wired Extension) Flexible Button (Portable Station) Beskrivning Du anger vilket språk som ska visas på LCD-skärmen på PT med teckenfönster, genom att välja språk i rullgardinsmenyn Phone Display Language. Aktivera stationslåset genom att klicka på Dial Lock. Aktivera Display Lock genom att klicka på Display Lock. Den här inställningen gäller inte för bärbar station. Välj en enhet som ska användas när du ringer eller besvarar ett samtal med hjälp av CTI. Tryck på knappen "Edit" för att öppna skärmen för inställning av programmerbar knapp. Ändra Röstbrevlåda Du kan ändra röstbrevlåda på skärmen My Portal. 1. På fliken Voic kan du redigera följande poster. Redigera vid behov. 2. Klicka på Apply. Parametrar Alternativ Voic Number Personal Greetings Advanced Settings IMAP Plug-in for Microsoft Outlook Fax Service Utility Visar numret till röstbrevlådan. Beskrivning Tryck på knappen "Prompt Registration", registreringsfönstret visas. Mer information finns i Registrera en prompt i brevlådan. Tryck på knappen "Edit", registreringsfönstret visas. Mer information finns i Avancerade inställningar för din brevlåda. Tryck på knappen "Download" för att öppna ett nytt webbläsarfönster och öppna den URL som anges på "Maintenance-Tool-URL Information-Unified Messaging Plug in" i konsolen för webbunderhåll. Tryck på knappen "Download" för att öppna hämtningssidan för FAXdrivrutin för KX-NSX-serien. Registrera en prompt i brevlådan Du kan visa, spela upp, spela in och ta bort följande röstprompter: Namnet på brevlådans ägare (se avsnittet " Ändra eller ta bort ditt abonnentnamn (ägarnamnet)") Personliga hälsningsfraser (se avsnittet " Ändra eller ta bort dina personliga hälsningsmeddelanden") Hälsningsfras vid inget svar, hälsningsfras vid upptaget, hälsningsfras efter kontorstid, hälsningsfras för uppringarens ID *1, tillfällig hälsningsfras och frånvaromeddelande Frågor till intervjubrevlåda *2 (se avsnittet " Intervjubrevlåda") Personligt namn på uppringarens ID *1 (se avsnittet " Personligt meddelande om uppringarnamn") Röstetikett för personlig distributionslista *2 (se avsnittet " Personliga gruppdistributionslistor") *1 Den här funktionen kan vara inaktiverad beroende på dina serviceklassinställningar. Handbok 279

280 3.2.1 Användarprogrammering *2 Den här funktionen kan vara inaktiverad beroende på programmeringsinställningarna eller brevlådeinställningarna i systemet. 1. Klicka på knappen Prompt Registration på fliken Voic . 2. Välj en flik för den önskade typen av röstprompt i rutan Prompt Registration. Spela in en röstprompt Välj Prompt No. och klicka på Play/Record. Om "Record from extension" har valts: a. Ange anknytningsnumret till den telefon som används för inspelningen och klicka sedan på Connect. b. Lyft luren när den angivna anknytningen ringer. c. Klicka på Record, Stop eller Play för att spela in eller spela upp en systemröstprompt. d. Klicka på Disconnect. Om "Import from recorded file" har valts: a. Klicka på Browse. Dialogrutan Open visas. b. Bläddra till den mapp som innehåller de WAV-filer som du vill importera. c. Välj den önskade WAV-filen. d. Importera filen genom att klicka på Open. e. Klicka på OK. Starta och stanna uppspelning av röstprompt a. Välj önskad prompt. b. Klicka på Play/Record. c. Klicka på Play eller Stop. Ta bort en specifik röstprompt a. Välj önskad prompt. b. Klicka på Delete. c. Klicka på OK. Avancerade inställningar för din brevlåda Du kan ändra brevlådeinställning på fliken Voic i fönstret My Portal. 1. Klicka på knappen Edit på fliken Voic för Advanced Settings. 2. Dialogrutan Advanced Settings visas. Nedanstående alternativ kan redigeras. Mailbox Parameters Alternativ Mailbox Password (Message Client) Beskrivning Anger det lösenord som behövs för att få tillgång till brevlådan när ett klientprogram används. Om administratören har ställt in ett standardlösenord kommer det lösenordet automatiskt att registreras när en brevlåda skapas. Ändra lösenord för en brevlåda: 1. Klicka på Edit. 2. Ange det nya lösenordet i fönstret som visas (4-16 tecken) och ange det sedan igen för att bekräfta det. 3. Klicka på OK. 280 Handbok

281 3.2.1 Användarprogrammering Alternativ Advanced Call Transfer Setting Beskrivning Genom att kombinera inställningarna för överflyttning av samtal och hantering av obesvarade samtal kan du skapa olika "scenarier" för samtalshantering för din anknytning. Du kan skapa upp till 20 scenarier och du kan tilldela varje frånvaromeddelande ett scenario i Scenario Setting. 1. Klicka på Edit för att skapa scenarier. 2. Välj ett scenario (1-20) i rullgardinsmenyn. 3. Ange scenariots namn i rutan Scenario Name. 4. Tilldela varje avsnitt följande alternativ. Klicka på OK när du är klar. Call Transfer Status Bestämmer hur systemet Unified Messaging hanterar ett samtal i det valda scenariot. Selection Bestämmer hur systemet Unified Messaging hanterar ett samtal i det valda scenariot. Välj någon av nedanstående inställningar. None: Ringer upp din anknytning. Call blocking: Hanterar samtalet enligt inställningen för Incomplete Call Handling for No Answer för din anknytning. Din anknytning kommer inte att ringa. Call screening: Uppringaren ombes att spela in sitt namn. Unified Messaging-systemet ringer sedan upp dig och spelar upp uppringarens namn. Du kan välja om du vill ta emot samtalet. Leave a Message: Kopplar uppringaren till brevlådan. Intercom Paging: Personsöker dig internt. Transfer to specified Custom Service Menu: Kopplar uppringaren till den angivna kundservicemenyn. VIP Filter Om "Leave a Message" väljs för Selection och "Enable" väljs för den här inställningen flyttas samtal från vissa telefonnummer över direkt till din anknytning eller det angivna telefonnumret. Telephone Number 1, 2, 3: Anger de telefonnummer som inställningen VIP Filter tillämpas på. När ett samtal tas emot från något av de nummer som anges här överförs samtalet omedelbart till den destination som anges i Transfer to (Selection). Transfer to (Selection): Anger överflyttningsdestinationen för samtal som flyttas över enligt inställningen VIP Filter. Extension: Samtalet flyttas över till din anknytning. Other: Samtalet flyttas över till det telefonnummer som anges i Transfer to (Other). Transfer to specified Custom Service Menu Välj en kundservicemeny i rullgardinsmenyn om "Transfer to specified Custom Service Menu" har valts för Selection. Handbok 281

282 3.2.1 Användarprogrammering Alternativ Beskrivning Transfer to specified telephone number 1 Om "None" eller "Call screening" har valts för Selection, överflyttas uppringarens samtal till det telefonnummer som anges här. Ange högst 32 tecken som består av 0-9, och #. Anm Om "Call screening" är vald hör anknytningen prompten för "call screening" innan samtalet överförs. Transfer to specified telephone number 2, 3, 4, 5 (Selection/Other) Om "None" eller "Call screening" har valts för Selection och samtalet inte kan överflyttas till det nummer som angetts i Transfer to specified telephone number- 1 överflyttas samtalet enligt inställningarna för detta scenario i nummerordning. Anm Om "Call screening" är vald hör anknytningen prompten för "call screening" innan samtalet överförs. 1. Välj Other, Extension eller Covering Extension. 2. Om du väljer "Other" ska du ange högst 32 tecken som består av 0-9, och #. Incomplete Call Handling for No Answer Anger hur scenariot ska hantera ett samtal när det inte besvaras. Du kan välja fler än ett alternativ. Leave a Message: Tillåter uppringaren att lämna ett meddelande. Transfer to a covering extension: Kopplar uppringaren till en alternativ svarsanknytning. Page the mailbox owner by intercom paging: Personsöker dig internt. Transfer to operator: Kopplar uppringaren till en växeltelefonist. Return to top menu: Låter uppringaren gå tillbaka till den översta menyn och ringa upp en annan anknytning. Transfer to specified Custom Service Menu: Kopplar uppringaren till den angivna kundservicemenyn. 282 Handbok

283 3.2.1 Användarprogrammering Alternativ Scenario Setting Beskrivning Incomplete Call Handling for Busy Anger hur scenariot ska hantera ett samtal när destinationen är upptagen. Du kan välja fler än ett alternativ. Leave a Message: Tillåter uppringaren att lämna ett meddelande. Transfer to a covering extension: Kopplar uppringaren till en alternativ svarsanknytning. Page the mailbox owner by intercom paging: Personsöker dig internt. Transfer to operator: Kopplar uppringaren till en växeltelefonist. Return to top menu: Låter uppringaren gå tillbaka till den översta menyn och ringa upp en annan anknytning. Transfer to specified Custom Service Menu: Kopplar uppringaren till den angivna kundservicemenyn. Du kan välja scenarier i Advanced Call Transfer Setting. Det går att ställa in scenarier temporärt, eller så kan scenarier väljas enligt inställningarna för din anknytnings frånvaromeddelande. Current Scenario: Här visas det scenario som är tilldelat frånvaromeddelandet som är inställt på din anknytning. Temporary Scenario: Om ett scenario ställs in här används det tills vidare. Ett scenario som ställs in här används oavsett vilken status din anknytning har. Genom att välja "None" raderar du inställningen. Absent Message 1 9: Det valda scenariot används när det motsvarande frånvaromeddelandet har ställts in på anknytningen. Handbok 283

284 3.2.1 Användarprogrammering Alternativ /Text Message Device Beskrivning Du kan redigera enheter för Notification Parameters. Klicka på knappen Edit för /Text Message Device. Ange parametrar enligt nedan: User Name Anger namnet på enhetens användare. Max. 64 tecken. Address Anger enhetens e-postadress. Max. 128 tecken. Anm I brevlådans användarprofil (se Användare - Användarbehållare - Lägg till/redigera användare konsolen för webbunderhåll) om e-post 1-3 matas in i fliken Kontakt och kryssrutan Använd för röstmeddelandeavisering är markerad, kommer e- postadresser kopieras till den här inställningen och skriva över eventuella tidigare inmatade data här. Notification Type Anger den typ av avisering om att meddelande väntar som ska skickas. Aviseringar kan skickas för alla meddelanden, endast röstmeddelanden eller endast faxmeddelanden. Only Urgent Messages Anger om en avisering om att meddelande väntar endast ska skickas för brådskande meddelanden. Title Order Anger formatet på aviseringens rubrik. Title String Anger den text som ska finnas i aviseringens rubrik. Max. 30 tecken. Callback Number Anger det tillbakaringningsnummer som ska finnas med i aviseringen. Max. 32 siffror (0 9,, #). Send Wait Time [0-120 min] Anger fördröjningen från det att meddelandet har lämnats tills en avisering om att meddelande väntar ska skickas. Attach Voice File Anger om en röstfil från röstmeddelandet ska bifogas till e- postaviseringen. Attach Fax File Anger om en faxbild av faxmeddelandet ska bifogas till e- postaviseringen. 284 Handbok

285 3.2.1 Användarprogrammering Alternativ Beskrivning Use Mode Anger om och hur varje enhet ska användas för meddelandeavisering. Not use: Den valda enheten används inte för meddelandeavisering. Continuously: Enheten rings upp när ett meddelande har spelats in i brevlådan. Om Enbart brådskande meddelanden är inställt på Ja rings enheten upp när ett brådskande meddelande har spelats in i brevlådan. Scheduled: Den valda enheten rings endast upp under de schemalagda tiderna. Om du väljer Scheduled här följer du anvisningarna nedan för att ange tidsram: 1. Klicka på en flik med en dag (Sunday Saturday). 2. Klicka på Enable Time Frame No. 1 eller Ange start- och sluttiderna i fälten Start At (HH:MM) och End At (HH:MM). 4. Välj "Yes" för Delete After Send (Voice File) eller Delete After Send (Fax File) för att ange om röstfilen eller faxbilden ska tas bort från Unified Messaging-systemet efter att de har skickats via e-post. 5. Upprepa stegen 1 till 4 för varje dag som ska programmeras och klicka sedan på OK. Logga ut Anm Om röstmeddelande eller faxbilder ska tas bort när de skickats via e-post bör du vara medveten om att en borttagen fil inte kan återställas i den händelse att e-postmeddelandet inte kunde skickas. Om du vill logga ut från My Portal klickar du på knappen (logga ut) för att avsluta programmeringen och återgå till inloggningsfönstret. När du väljer det här alternativet säkerhetskopieras systemdata automatiskt från företagsväxeln till minneskortet. 1. Klicka på knappen (logga ut). Ett bekräftelsemeddelande visas. 2. Klicka på Yes. Handbok 285

286 3.2.1 Användarprogrammering 286 Handbok

287 Del 4 Anpassa anknytningar och systemet för administratörer Det här avsnittet visar hur administratörer kan anpassa företagsväxelns anknytnings- och systeminställningar efter behov. Hitta önskad inställning och programmera enligt önskemål. Handbok 287

288 4.1 Administrationsprogrammering 4.1 Administrationsprogrammering Programmeringsinformation Administratören kan aktivera följande funktioner. Samtalskostnader Administrera andra anknytningar Tillgänglig anknytning Administratörens anknytning Telefon som krävs En Panasonic-systemtelefon med teckenfönster (fler än 2 rader) (t.ex. KX-NT343, KX-NT546, KX-DT346, KX-DT546) Lösenord för administratör När du ska starta programmeringsläget måste du först ange ett lösenord för administratör (max 10 siffror). (Standard: 1234) VAR FÖRSIKTIG NSX-servern har ett förprogrammerat standardlösenord. Som en säkerhetsåtgärd bör du ändra lösenordet den första gången du programmerar NSX-servern. Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 10 siffror eller tecken för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. En lista med de siffror och tecken som kan användas i lösenordet finns under " Ange tecken". Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till NSX-servern. Om det sprids kan NSX-servern missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. Villkor Programmerande anknytning måste vara ledig, med luren på och utan väntkopplade samtal Administrationsprogrammering Ändra samtalsdebitering och anknytningskontroll Gå till programmeringsläget PROG. Programmera Fortsätt Avsluta PROG. PAUSE 1 lösenord för administratör Programmeringsindata PAUSE Tryck på PROGRAM eller PAUS. Ange 1. Ange lösenord för administratör. Följ programmeringsindata. Tryck på VÄNTKOPPLA. Tryck på PROGRAM eller PAUS. 288 Handbok

289 4.1.2 Administrationsprogrammering Alternativ Programmering Ändra administratörens lösenord lösenord (max 10 siffror) + Visa anknytningens debiteringar anknytningsnr Nollställ anknytningens debiteringar anknytningsnr + + Ange pristak för anknytningens debiteringar anknytningsnr + debitering* + Visa samtalskostnader per verifieringskod verifieringskod Nollställ samtalskostnader för varje verifieringskod verifieringskod + + Ange pristak för respektive verifieringskod verifieringskod + kostnad* + Visa samtalskostnader per utgående linje utgående linjenr (3 siffror) Tilldela debiteringsavgift per utgående linjegrupp utgående linjegruppnr (3 siffror) + debiteringsavgift* + Nollställa alla debiteringar Skriva ut den totala samtalskostnaden Spärra/öppna andra anknytningar. (Fjärrstyrt anknytningslås) Ta bort PIN-kod och PIN-lås för anknytningar. Ta bort PIN-kod och PIN-lås för verifieringskoder. Ställa in PIN-verifieringskod anknytningsnr + 1 (låsa)/ 0 (låsa upp) anknytningsnr verifieringskod verifieringskod + PIN-kod (max 8 siffror) + VAR FÖRSIKTIG Det finns en risk för att obehöriga telefonsamtal kan ske om en tredje part kommer på ditt lösenord (PIN-verifieringskod). Sådana samtalskostnader kommer att debiteras den som äger/hyr företagsväxeln (PBX). För att undvika obehöriga samtal via företagsväxeln rekommenderar vi följande åtgärder: a. Se till att hålla PIN-koden hemlig. b. Välj en komplicerad, slumpmässig PIN-kod som inte går att gissa sig till. c. Byt PIN-kod regelbundet. * För decimalkomma trycker du på. Handbok 289

290 4.1.3 Kontroll av övervakare (ACD) Kontroll av övervakare (ACD) Övervakningskontroll & utför ACD Rapportanalys Obs! Kontroll av övervakare (ACD) kan inte användas tillsammans med hotellfunktionerna. (Se " Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner)".) Kontakta systemadministratören för mer information. Genom att ange en ACD-övervakare för anknytningsanvändare kan ACD-övervakaren kontrollera och analysera driftförhållandena för en ICD-grupp. Detta görs genom att övervaka ICD-gruppens aktuella förhållanden samt genom att samla in och analysera rapportinformation för ACD. Övervakningen av ICD-grupper gör det möjligt att spara rapportdata för ACD och att du kan utföra en rad analyser med dessa data som grund. Det finns tre filter för att analysera ACD-rapporter: "Group", "Agent" och "Call". De filtrerade rapportuppgifterna för ACD kan skrivas ut och exporteras i CSV-format. Du kan även skapa diagram (cirkel- och stapeldiagram) för en enkel analys av ACD-rapporter. Flödet från insamlingen av rapportdata för ACD till analysen visas nedan: 290 Handbok

291 4.1.3 Kontroll av övervakare (ACD) Starta ACD-loggning* 1 ICDG-A Starta ACD-loggning* 1 ICDG-B Starta övervakning Starta övervakning ACD-övervakare [Exempel med gruppövervakning] Standardläge Information i realtid om ICDG Information i realtid om ICDG Visa ACD-rapport ACD-rapport Önskad filterinställning Skriv ut Exportera (endast CSV) Diagram [Exempel diagram] *1 Registrering av rapportdata för ACD aktiveras samtidigt som gruppövervakningen startar. Övervakningskontroll & utför En användare som är tilldelad som ACD-övervakare eller Administratör kan ange vissa ICD-grupper för att övervaka och konfigurera övervakningsinställningarna. Slutligen kan användaren starta övervakaren. För att konfigurera övervakningsinställningarna och starta övervakningen Du kan konfigurera inställningarna för övervakningskontroll i Group Monitor för ICDG Management i konsolen för webbunderhåll. 1. I fönstrets vänstra sida klickar du på Supervisors ICDG Management Group Monitor. 2. Välj en ACD-övervakare i rullgardinsmenyn Supervisor selection. 3. På Layout i Basic Settings väljer du layout för visning av övervakningsresultaten. 4. Välj den ICD-grupp som du vill övervaka i rullgardinsmenyn Select ICD Group. 5. På Options kan du ändra följande inställningar för övervakningsskärmen: Handbok 291