KX-NS1000. Användarhandbok. Äkta IP-PBX. Modellnr

Transkript

1 Användarhandbok Modellnr Äkta IP-PBX KX-NS1000 Tack för att du köpt denna Panasonic-produkt. Läs igenom denna handbok innan du börjar använda produkten. Spara handboken för framtida bruk. Se speciellt till att läsa "1.1.1 Säkerhetsinformation (Sida 14)" innan du använder denna produkt. KX-NS1000: PCMPR Programvarufilsversion eller senare Handböcker och supportinformation finns att tillgå på Panasonics webbplats på:

2 De viktigaste funktionerna De viktigaste funktionerna IP-kommunikation Den här företagsväxeln (PBX) stöder IP-kommunikation genom att använda olika IP-telefoner, som t.ex. KX-NT300/KX-NT500-serien med egna inställningar R och/eller trådlösa Bluetooth -headsets, Panasonic IP softphones, SIP-telefoner och SIP-CS-kompatibla bärbara stationer. Enkel användning Om du använder en telefon från Panasonic som är utrustad med Navigeringsknapp/Jog Dial och ett teckenfönster kan du enkelt nå önskad funktion. Om telefonen har lampa får du även information om inkommande samtal eller meddelande som väntar. IP Systemtelefon SIP-CS S-PS ENTER IP Softphone SIP-telefon Navigeringsknapp Jog Dial Lampa för meddelande/ringsignal Kontakta din återförsäljare 1.1 Innan du börjar använda telefonerna (Sida 14) Fjärrkontor PBX-enheten kan användas tillsammans med SIP-telefoner som ansluts från ett fjärrkontor med ett IP-nätverk via en SBC (session border controller). SIP-telefoner går att ställa in genom att helt enkelt ansluta telefonerna till fjärrkontorets LAN. Mobiltelefonfunktioner Den här företagsväxeln (PBX) stöder användning av mobiltelefoner tillsammans med företagsväxeln. Du kan ringa och ta emot samtal med en mobiltelefon som om det vore en registrerad anknytning. IP-nätverk Kontakta din återförsäljare 1.15 Mobiltelefonfunktioner (Sida 257) 2 Användarhandbok

3 De viktigaste funktionerna Trådlöst system Inbyggd Unified Messaging Den här företagsväxeln (PBX) kan även användas för ett system för bärbara stationer (PS). Både bärbara stationer (PS) och trådade telefoner kan användas med företagsväxeln (PBX). Du kan göra en inställning så att inkommande samtal dirigeras om till din brevlåda. Då kan den som ringer upp lämna röstmeddelanden när du inte har möjlighet att svara i telefon. Du har även tillgång till din brevlåda så att du kan lyssna på meddelandena när du inte befinner dig på kontoret. Hej, detta är Johan Svensson. Var vänlig tala in ett meddelande Använda bärbara station (PS eller S-PS) parallellt med stationär telefon (Trådlös XDP-parallellt läge) (Sida 206) Callcenter Med den här företagsväxeln (PBX) kan du använda en inbyggd Callcenter-funktion som heter inkommande samtalsgrupp (ICD-grupp). Inkommande samtal till en ICD-grupp kan ställas i kö eller omdirigeras till en förprogrammerad destination, besvaras i prioritetsordning och bevakas av en övervakad anknytning. ICD grupp 1.8 Använda Unified Messaging-funktioner (Sida 130) Communication Assistant (CA) CA Client-användare kan ansluta till företagsväxeln (PBX) utan att använda en extern server. CA Client-användare kan ringa genom att klicka i datorns telefonbok samt använda många andra funktioner. Dator (Klient) Kunder I kö Dator (Klient) 1.10 Använda Callcenter (Sida 210) Kontakta din återförsäljare Användarhandbok 3

4 De viktigaste funktionerna CA Call Accounting Programmet kan beräkna samtalskostnader och spåra samtalsaktivitet för samtal som rings genomföretagsväxeln. När du installer arwebbserverprogramvaran för CA Call Accounting får du åtkomst till CA Call Accounting från alla datorer genom en webbklient. Du kan sortera och visa, skriva ut eller exportera samtalsinformation med hjälp av webbklienten. Dessutom kan du skapa rapporter baserade på exporterade data. Dator (Klient) Dator (webbserver) Dator (Klient) Kontakta din återförsäljare I den här handboken gäller följande: Följande förkortningar används: APT Analog systemtelefon PT med teckenfönster Systemtelefon med teckenfönster DPT Digital systemtelefon IP-PT IP-systemtelefon PS Bärbar station P-SIP Panasonic SIP-telefon (KX-HDV-serien/KX-TGP600) PT Systemtelefon S-PS SIP-CS-kompatibel bärbar station SIP-anknytning/SIP-ankn Anknytningar till företagsväxeln som kommunicerar med hjälp av Session Initiation Protocol (SIP). SLT Analog telefon "PT" används som en generisk term för att representera IP-PT, DPT, APT och PT med teckenfönster. De olika modellernas suffixnummer (t.ex., KX-NS1000NE) tas inte med. Nedanstående ikoner återkommer ofta.!! Tips Anmärkning Anmärkning Denna företagsväxel (PBX) har stöd för SIP-telefoner (Session Initiation Protocol). Däremot är en del funktioner i företagsväxeln eventuellt inte är tillgängliga för SIP-telefoner, beroende på vilken typ av telefon du använder. Vid strömavbrott finns det risk för att anslutna telefoner inte fungerar. Se till att det finns en särskild telefon utan nätkontakt, som kan användas vid nödsituationer. Se till att det operativsystem som avses att användas stöds, innan du ansluter denna produkt. Tillfredsställande resultat kan inte garanteras i fråga om följande: samverkan och kompatibilitet med alla enheter och system som ansluts till denna produkt 4 Användarhandbok

5 De viktigaste funktionerna korrekt funktion och kompatibilitet med tjänster som tillhandahålls av telekommunikationsföretag över anslutna nätverk ANMÄRKNINGAR En del tillval, hårdvaror, mjukvaror och funktioner är inte tillgängliga i vissa länder/områden eller för vissa modeller av företagsväxlar (PBX). Kontakta din auktoriserade Panasonic-återförsäljare för mer information. Den här handboken innehåller grundläggande information om hur du använder de vanligaste funktionerna för företagsväxeln (PBX) med systemtelefoner (PT), analoga telefoner (SLT), bärbara stationer (PS), SIP-telefoner, SIP-CS-kompatibla stationer (S-PS-enheter) och DSS-konsoler. Kontakta din återförsäljare om du behöver ytterligare information om funktioner eller inställningar. I den här användarhandboken förekommer olika typer av PT-systemtelefoner: IP-systemtelefon (IP-PT) Digital systemtelefon (DPT) Analog systemtelefon (APT) Systemtelefon med teckenfönster (PT med teckenfönster) PT används som en allmän term som representerar alla systemtelefoner. Om en funktion i företagsväxeln (PBX) används endast med specifika systemtelefoner, t.ex. IP-PT, anges tydligt vilka telefontyper som avses. IP-PT-/SIP-anknytningarna kan bli upptagna och du kanske inte kan ringa upp eller besvara samtal, beroende på nätverkets status. Innehållet i denna handbok avser företagsväxlar med en viss programversion, enligt handbokens omslagssida. Kontakta din återförsäljare för att bekräfta vilken programversion som används i företagsväxeln. Produktspecifikationerna kan ändras utan föregående meddelande. De förinställda melodierna i den här produkten används med tillstånd från 2010 Copyrights Vision Inc. I den här handboken behandlas P-SIP-telefoner som SIP-telefoner som inte ingår i KX-UT-serien. Anmärkningar för användare med SIP-telefoner och S-PS-enheter: Innan du börjar använda en SIP-telefon eller S-PS-enhet bör du läsa nedanstående anmärkningar. För alla användare med SIP-telefoner och S-PS-enheter Beroende på vilken typ av SIP-telefon eller S-PS-enhet som används hörs eventuellt inte en tonsignal när en åtgärd utförs. Följande funktion visas som exempel. Användarhandbok 5

6 De viktigaste funktionerna [Exempel] Med kontonummer (Ange kontonummer) PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS (Account) 4 9 kontonr. U-ton Luren av. externt telefonnr. Tryck på Konto eller ange 49. Slå kontonummer (max 10 siffror). Tryck på #. Användare med SIPeller S-PS-telefoner hör inte den här tonen. Slå externt telefonnummer. Välj utgående linje innan du anger externt telefonnummer. För användare av SIP-telefoner i KX-UT-serien och S-PS-enheter a. Åtgärder där funktionsnummer används är begränsade. Programmerbara knappar är enbart tillgängliga för S-PS-enheter och vissa SIP-telefonmodeller i KX-UT-serien. Se vilka typer av telefoner som visas överst till vänster vid varje funktion. Men för vissa SIP-telefonmodeller i KX-UT-serien kan en ton höras beroende på systeminställningarna. Kontakta din administratör för mer information. b. Maximalt 32 siffror kan samtidigt anges på en SIP-telefon i KX-UT-serien, inklusive funktionsnummer osv. c. För att utföra vissa åtgärder kan du behöva trycka på ENTER på en SIP-telefon i KX-UT-serien eller på RING-knappen (systemknapp) på S-PS-enheten under åtgärden. Nedanstående 5 åtgärder visas som exempel. [Exempel] Automatiskt välja en ledig utgående linje PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Luren av. (S-Ln) 0 Tryck på S-Ln eller ange nummer för automatiskt linjeval. externt telefonnr. Slå externt telefonnummer. Tala. RING För KX-UT-serien: Tryck på ENTER. För S-PS: Tryck på RING. 6 Användarhandbok

7 De viktigaste funktionerna Ringa upp med en verifieringskod PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS PIN-kod: Personligt identifieringsnummer 4 7 verifieringskod Luren av. verifierad PIN-kod Ange verifierad PIN-kod (max 10 siffror). Ange 47. Ange. B-ton och U-ton önskat telefonnr. Slå önskat telefonnummer. Ange verifieringskod (max 4 siffror). RING För KX-UT-serien: Tryck på ENTER. För S-PS: Tryck på RING. Om du anger fel verifierad PIN-kod hörs en alarmton. Välj utgående linje innan du anger externt telefonnummer. Överflytta till en extern samtalspart via företagsväxeln (PBX) För KX-UT-serien: Tryck på ENTER. SIP-ankn/S-PS Under ett samtal RING För S-PS: Tryck på RING. XFER VÄNTKOPPLA B-ton Enbart KX-UTserien och S-PS. KX-UT-serien och S-PS: Tryck på ÖVERFLYTTNING. Övriga (ej KX-UT-serien och S-PS): Tryck på VÄNTKOPPLA. utgående linje Välj utgående linje. externt telefonnr. Slå externt telefonnummer. Tala. Detta steg är valfritt (enbart KX-UT-serien och S-PS). * Luren på. Upprätta ett konferenssamtal KX-UT-serien/S-PS Under ett samtal RING För KX-UT-serien: Tryck på ENTER. För S-PS: Tryck på RING. B-ton önskat telefonnr. B-ton Tryck på KONFERENS. Slå önskat telefonnummer. Tala med nya personen. Tryck på KONFERENS. Tala med flera personer. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. För KX-UT670: Tryck på Conference Start. Användarhandbok 7

8 De viktigaste funktionerna Aktivera/avbryta vidarekoppling PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Luren av. 7 Ange 71. destinerat anknytningsnr. 1 utgående externt linjeåtkomstnr. telefonnr. (max 32 siffror) Ange destinerat anknytningsnummer. Eller ange utgående linjeåtkomstnummer och sedan externt telefonnummer. 0 Alla samtal 1 Externsamtal 2 Internsamtal Ange valfri siffra; 0 till 2. Ange #. B-ton Luren på Avbryta Alla samtal Upptaget Inget svar Upptaget/Inget svar Ange önskad siffra. Om du vill avbryta lägger du på luren direkt efter angiven nolla. Efter att du har angett 0 för "Avbryt", RING RING För KX-UT-serien: Tryck på ENTER. För S-PS: Tryck på RING. Lägg på luren. För KX-UT-serien: Tryck på ENTER. För S-PS: Tryck på RING. För KX-UT-serien: max 26 siffror För användare med SIP-telefoner som inte ingår i KX-UT-serien a. Följande funktioner är tillgängliga för användare med SIP- telefoner: Ringa samtal Besvara samtal Väntkoppla samtal Överflytta samtal (Du kan inte lägga på luren förrän överflyttad samtalspart svarar.) b. Tillgängliga funktioner med funktionsnummer är begränsade. Se vilka typer av telefoner som visas överst till vänster vid varje funktion. c. De toner som återfinns i avsnittet "5.4.1 Vad betyder tonen?" är inte tillgängliga för användare med SIP-telefoner. Toner eller tontyper kan variera beroende på vilken typ av telefon som används. Om du t.ex. väntkopplar ett samtal kan en specifik ton för SIP-telefonen höras, eller så hörs ingen ton alls. d. Alla nummer som anges när en upptagetton/st.ej-ton/felton hörs, t.ex. funktionsnumret som aktiverar Automatisk tillbakaringning vid upptaget, ignoreras. e. Funktionerna för SIP-telefoner kan skilja sig från anvisningarna i den här handboken och de kan också variera beroende på vilken typ av telefon som används. f. På en del SIP-telefoner måste du eventuellt trycka på OK-knappen när du har tryckt på alla knappar som krävs för att utföra en viss åtgärd. Anmärkningar för användare med KX-WT115 PS Användning och visning hos KX-WT115 kan skilja sig från bärbara stationer i KX-TCA-serien. Om ett samtal till KX-WT115 exempelvis inte besvaras när den används parallellt med en stationär telefon skiljer sig visningen av loggen för inkommande samtal från visningen hos bärbara stationer i KX-TCA-serien. Anmärkningar för användare med KX-NT300-serien, KX-NT500-serien, KX-UT-serien samt S-PS-användare Om den primära företagsväxeln som din telefon är kopplad till inte fungerar, kan anslutningen automatiskt växla sin uppkoppling till en sekundär företagsväxel. 8 Användarhandbok

9 De viktigaste funktionerna Tiden som det tar att byta till den sekundära företagsväxeln eller tillbaka till den primära företagsväxeln varierar beroende på vilken typ av telefon du använder. När anknytningen växlar anslutningen till den sekundära företagsväxeln kopplas eventuella pågående samtal ner. Även om den primära företagsväxeln blir tillgänglig igen så kopplas inte telefonen tillbaka till den om ett samtal pågår. För användare av serierna KX-NT300 och KX-NT500 ansluter inte telefonen till den primära företagsväxeln när den blir tillgänglig om bakgrundsmusik (BGM) spelas genom telefonen medan den är ansluten till den sekundära företagsväxeln. Anmärkningar för användare av KX-NT543, KX-NT546 och KX-NT560 IP-PT Medan du använder en KX-NT543, KX-NT546 eller KX-NT560 IP-PT i ECO-läget är IP-nätverkets överföringshastighet ganska långsam och det går inte att använda den sekundära Ethernet-porten. Fråga återförsäljaren om hur du inaktiverar ECO-läget. Varumärken Microsoft och Outlook är antingen registrerade varumärken eller varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder. Bluetooth -varumärket och -logotypen är registrerade varumärken som ägs av Bluetooth SIG, Inc. och all användning av sådana varumärken av Panasonic Corporation sker under licens. Alla andra varumärken häri tillhör respektive ägare. Skärmbilder från Microsoft visas med tillstånd från Microsoft Corporation. Program med öppen källkod I den här produkten används öppen källkod. Klicka på knappen Information i konsolen för webbunderhåll för mer information. Användarhandbok 9

10 Innehåll Innehåll 1 Använda funktionerna Innan du börjar använda telefonerna Säkerhetsinformation Viktiga säkerhetsanvisningar Säkerhetsåtgärder Datasäkerhet Innan du börjar använda telefonerna Ringa samtal Vanlig uppringning Enkel uppringning, Jog Dial Återuppringning När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Använda ISDN-tjänst (ISDN-tjänster) Alternera uppringningsmetod (Alternera uppringning Ring/Tal) Ringa upp utan restriktioner Nå en annan samtalspart direkt utifrån (DISA) Ställa in telefonen från annan anknytning eller via DISA (Fjärrstyrd inställning) Ta emot samtal Besvara samtal Besvara samtal och ha händerna lediga (Handsfree-svar) Besvara ett samtal som ringer på annan telefon (Hämta samtal) Besvara ett samtal via en extern högtalare (Svara huvudledning från valfri station [TAFAS]) Använda knappen SVARA/AVSLUTA Identifiera anonyma uppringare (Identifiera anonymt samtal) Under pågående samtal Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) Väntkoppla ett samtal Samtala med två personer växelvis (Pendling) Besvara ett samtal som väntar Samtal med flera parter Sekretess Låta andra personer lyssna på samtalet (Medlyssning vid avlyft lur) Använda hörlurar med headset (Headset-användning) Använda en PDN-/SDN-knapp PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number) Innan du lämnar skrivbordet Vidarekoppla samtal Visa ett frånvaromeddelande på uppringande telefonens teckenfönster (Frånvaromeddelande) Förhindra att andra använder din telefon (stationslås) Sända ut eller besvara ett meddelande Personsökning Besvara/neka ett sökmeddelande Ringa ett konferenssamtal Använda Unified Messaging-funktioner Vad är Unified Messaginsystemet? Logga in i och konfigurera brevlådan Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Skicka meddelanden Överflytta samtal Användarhandbok

11 Innehåll Övriga funktioner Snabbguide Anpassa telefonen enligt egna behov Ställa in alarmsignal (Tidsatt påminnelse) Neka inkommande samtal (Stör ej [St. Ej]) Ta emot samtal som väntar (Samtal väntar/meddelande under samtal [OHCA]/Diskret OHCA) Nummerpresentation för uppringande och uppringd person (Nummerpresentation [CLIP/ COLP]) Förhindra att ditt telefonnummer visas för den som ringer upp (Visa ej numret vid inkommande samtal [COLR]) Förhindra att ditt nummer visas för den du ringer upp (Visa ej numret vid utgående samtal [CLIR]) Förhindra andra från att delta i dina samtal (Hindra förbigång vid upptaget) Starta bakgrundsmusik (BGM) Skydda linjen mot indikeringstoner (Datalinjesäkerhet) Kontrollera status för tidsschema Ställa in sidoanslutna telefonens ringsignal (Sidoansluten telefon) Använda bärbara station (PS eller S-PS) parallellt med stationär telefon (Trådlös XDP-parallellt läge) Använda telefonen parallellt med en stationär telefon (gemensamt anknytningsnummer) Rensa anknytningen från aktiverade funktioner (Rensa anknytningens inställningar) Använda Callcenter Lämna en inkommande samtalsgrupp (Logga på/av, Adm.tid) Övervaka och styra samtalsstatus i en inkommande samtalsgrupp (Inkommande samtalsgrupp, övervakning) Vidarekoppla ett samtal som väntar (Manuell omdirigering vid kö) Använda Extrautrustning Om en porttelefon/dörröppnare är ansluten Om ett externt relä är anslutet Om en extern sensor är ansluten Om en företagsväxel (PBX) är ansluten Om ett talhanteringssystem är anslutet Administrativa funktioner Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) Registrera information med hjälp av förprogrammerade meddelanden (skriva ut meddelande) Växla inställningar mellan anknytningar Medflyttad anknytning Utökad medflyttad anknytning Använda en telefon med ett teckenfönster Använda samtalslogg Använda telefonböckerna Använda systemfunktioner (Åtkomst av systemfunktioner) Egna inställningar (endast KX-NT366/KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560/KX-UT248/ KX-UT670) Mobiltelefonfunktioner Mobiltelefonfunktioner Administratörens funktioner Kontrollfunktioner Kontroll av anknytningar Administrera tidsschema Användarhandbok 11

12 Innehåll Restriktionsnivåkontroll (Överflyttning av uppringningston) Starta extern bakgrundsmusik (BGM) Spela in utgående hälsningsmeddelande (UGM) Låta användare ta en ej tillgänglig utgående linje (Upptagen linje ut) Avsluta NDSS-övervakning (Network Direct Station Selection) Konfigurera Unified messaging funktioner Systemadministratörens funktioner Meddelandeadministratörens funktioner Anpassa telefonen och systemet Anpassa telefonen (Stationsprogrammering) Anpassa telefonen (Stationsprogrammering) Inställningar i programmeringsläget Anpassa knappar Systemprogrammering med hjälp av konsol för webbunderhåll Användarprogrammering Anpassa anknytningar och systemet för administratörer Administrationsprogrammering Programmeringsinformation Administrationsprogrammering Kontroll av övervakare (ACD) Bilaga Lista över funktioner per telefontyp Lista över funktioner per telefontyp Felsökning Felsökning Funktionsnummer Funktionsnummer Vad betyder tonen? Vad betyder tonen? Revideringshistorik PCMPR Programvarufilsversion 002.0xxxx PCMPR Programvarufilsversion 002.1xxxx PCMPR Programvarufilsversion 003.0xxxx PCMPR Programvarufilsversion 003.2xxxx PCMPR Programvarufilsversion xxx PCMPR Programvarufilsversion xxx PCMPR Programvarufilsversion 004.1xxxx PCMPR Programvarufilsversion 004.2xxxx Användarhandbok

13 Del 1 Använda funktionerna Detta avsnitt ger stegvisa anvisningar om hur du använder de olika funktionerna. Läs kapitlet för att bli bekant med de många, användbara funktionerna i den här företagsväxeln (PBX). Användarhandbok 13

14 1.1.1 Säkerhetsinformation 1.1 Innan du börjar använda telefonerna Säkerhetsinformation För att förhindra skador på person och/eller egendom är det viktigt att iaktta följande säkerhetsanvisningar. Följande symboler används för att klassificera och beskriva nivån på den fara och de personskador som kan bli följden av att enheten används eller hanteras på ett felaktigt sätt. VARNING VAR FÖRSIKTIG Det här meddelandet innebär att missbruk kan leda till allvarliga skador eller dödsfall. Det här meddelandet innebär att missbruk kan leda till person- eller egendomsskador. Nedanstående typer av symboler används för att klassificera och beskriva de anvisningar som ska följas. Den här symbolen markerar specifik otillåten användning. Den här symbolen markerar specifik påbjuden användning. 14 Användarhandbok

15 1.1.1 Säkerhetsinformation VARNING Gäller all telefonutrustning Skydda produkten från regn och fukt och utsätt den inte för vatten-, olje- och vätskestänk. Sådana förhållanden kan leda till brand eller elektriska stötar och kan påverka produktens prestanda. Placera inte produkten på ett ostabilt eller ojämnt underlag. Om produkten välter kan den skadas. Ställ ingenting på strömsladden. Placera inte produkten där någon kan trampa på eller snubbla över strömsladden. Använd inte samma vägguttag eller förlängningssladd till flera enheter om det innebär att vägguttagets eller förlängningssladdarnas kapacitet överskrids. Om t.ex. uttag, ellister och förlängningssladdar används så att kapaciteten överskrids avger de större värmemängder, vilket kan orsaka brand. Produkten får endast installeras och underhållas av utbildade tekniker. Produkten ska användas i inköpsskick och får inte demonteras eller modifieras. Demontering och modifiering kan orsaka brand, elektriska stötar eller produktskador. Följ samtliga instruktioner och varningstexter som finns på produkten. Produkter som kräver strömförsörjning ska bara anslutas med den typ av strömkälla som anges på produktetiketten. Kontakta återförsäljaren eller ditt elbolag om du inte är säker på vilken typ av strömkälla du har hemma. Av säkerhetsskäl har vissa produkter försetts med en jordad kontakt. Om du inte har något jordat uttag bör du installera ett. Kringgå inte denna säkerhetsfunktion genom att använda ett ojordat uttag. Damma utrustningen regelbundet. Stora mängder damm kan orsaka brand eller elektriska stötar och påverka produktens prestanda. Dra ut sladden ur vägguttaget och kontakta återförsäljaren i följande fall: a. Om nätsladden eller kontakten är skadad eller trasig. b. Om vätska spills i produkten. c. Om det har kommit regn eller vatten på produkten. d. Om produkten inte fungerar enligt bruksanvisningen. Justera endast de reglage som förklaras i bruksanvisningen. Felaktig justering av andra inställningar kan orsaka skador och det kan då krävas service av en behörig tekniker för att återställa produktens normala funktion. e. Om produkten har tappats eller höljet har skadats. f. Om produktens prestanda försämras. För företagsväxeln (PBXn) Stoppa aldrig in någon typ av främmande föremål i produkten, eftersom de kan komma i kontakt med farlig spänning eller kortsluta delar och orsaka brand eller elektriska stötar. Dra inte i sladden, böj den inte och placera inga föremål på den. Se till att ingenting skaver mot sladden eller kontakten. Skador på sladden eller kontakten kan orsaka brand eller elektriska stötar. Användarhandbok 15

16 1.1.1 Säkerhetsinformation Försök inte reparera sladden eller kontakten. Om sladden eller kontakten skadas eller går sönder kontaktar du ett auktoriserat Panasonic Factory Service Center för att byta ut dem. När du monterar företagsväxeln (PBX) på ett 19-tumsrack ska du endast använda den 19-tumsutrustning för rackmontering (fästkonsol, skruvar) som medföljer företagsväxeln. Om ett fel uppstår som exponerar interna delar ska du koppla ur strömkabeln och returnera enheten till återförsäljaren. Dra ur kontakten ur vägguttaget om det uppstår rökutveckling, onormal lukt eller onormalt ljud. Dessa omständigheter kan orsaka brand eller elektriska stötar. Kontrollera att rökutvecklingen har slutat och kontakta sedan en auktoriserad Panasonic-återförsäljare. Den här enheten är försedd med en jordad kontakt. Av säkerhetsskäl får kontakten endast anslutas till ett jordat eluttag som har installerats enligt gällande regler. Sätt i kontakten ordentligt i ett vägguttag. Annars kan det uppstå risk för brand eller elektriska stötar. 16 Användarhandbok

17 1.1.1 Säkerhetsinformation VAR FÖRSIKTIG Gäller all telefonutrustning Produkten bör hållas fri från damm, fukt, höga temperaturer (över 40 C) och vibrationer. Undvik att utsätta den för direkt solljus. Koppla bort produkten från vägguttaget innan du rengör den. Torka av produkten med en mjuk trasa. Använd inga slipverkande eller kemiska medel som t.ex. bensin eller thinner. Använd inte flytande rengöringsmedel eller sprejrengöringsmedel. För företagsväxeln (PBXn) Om utrustningen ska flyttas måste du koppla ur telecom-anslutningen innan du kopplar ur strömsladden. När enheten är flyttad återansluter du strömsladden först och därefter telecom-anslutningen. Strömkabeln används som enhetens huvudströmbrytare. Kontrollera att det finns ett eluttag i närheten av utrustningen och att det är lätt att komma åt. Det finns springor och öppningar framtill, baktill och under höljet för ventilation. För att skydda produkten mot överhettning får dessa öppningar aldrig blockeras eller täckas över. Öppningarna får inte blockeras genom att produkten placeras på en säng, soffa, matta eller liknande yta när den används. Produkten ska aldrig placeras nära eller ovanför ett element eller någon annan värmekälla. Produkten får inte placeras i ett slutet utrymme om det inte finns ordentlig ventilation där. Ta bort produkten från hållaren eller väggen när den inte längre används. För att undvika statisk elektricitet bör du inte vidröra enhetens kontakter. Användarhandbok 17

18 1.1.1 Säkerhetsinformation Meddelande Anm Gäller all telefonutrustning Läs och se till att förstå alla instruktioner. Använd bara Panasonic systemtelefoner (PT) tillsammans med avsedda telefonlurar från Panasonic. För företagsväxeln (PBXn) Håll enheten på avstånd från värmeaggregat och enheter som genererar elektriska störningar, som t.ex. flourescerande lampor, motorer och TV-apparater. Ljudstörningarna kan påverka användningen av företagsväxeln. Om du får problem med att ringa externa samtal kan du testa de utgående linjerna så här: 1. Koppla ur företagsväxeln från alla utgående linjer. 2. Anslut analoga telefoner (SLT) som du vet fungerar till dessa utgående linjer. 3. Ring upp en extern destination med hjälp av de analoga telefonerna (SLT). Om en uppringning inte kan genomföras korrekt, kan det bero på ett fel på den utgående linjen som telefonen är ansluten till. Kontakta din teleoperatör. Om alla analoga telefoner fungerar kan det bero på något fel i företagsväxeln. Återanslut inte företagsväxeln till de utgående linjerna förrän den har genomgått service på ett auktoriserat Panasonic Service Center. Gäller all telefonutrustning Försök aldrig sticka in ståltråd, nålar etc. i produktens ventilationshål. 18 Användarhandbok

19 1.1.2 Viktiga säkerhetsanvisningar Viktiga säkerhetsanvisningar När du använder telefonutrustningen, bör du alltid vara noggrann med att vidta försiktighetsåtgärder för att minska risk för brand, elektrisk stöt och personskador, inklusive följande: Använd inte produkten nära vatten, t.ex. i närheten av badkar, handfat, diskho eller tvättutrymme, i en fuktig källare eller i närheten av en simbassäng. Använd inte stationära telefoner under åskväder. Det finns risk för elektrisk stöt vid blixtnedslag. Använd inte telefonen i närheten av en gasläcka för att rapportera läckan. Anvisningar för hyllmontering Följande eller liknande hyllmonteringsanvisningar medföljer installationsanvisningarna: a. Förhöjd drifttemperatur Vid montering i en sluten enhet eller i en enhet med flera hyllor kan den omgivande temperaturen i hyllmiljön vara högre än rumstemperaturen. Därför måste man installera utrustningen i en miljö som är kompatibel med den maximala omgivningstemperatur (Tma) som anges av tillverkaren. b. Pålitlig jordning Den hyllmonterade utrustningen måste jordas säkert. Var särskilt noggrann med andra matningsanslutningar än direktanslutningar till nätuttag (t.ex. vid användning av grenuttag). SPARA DESSA ANVISNINGAR Användarhandbok 19

20 1.1.3 Säkerhetsåtgärder Säkerhetsåtgärder Endast för användare inom den Europeiska gemenskapen Användarinformation om avfallshantering av gamla produkter och använda batterier Om de här symbolerna finns på produkterna, förpackningen och/eller i den medföljande dokumentation, betyder det att förbrukade elektriska och elektroniska produkter inte ska blandas med vanligt hushållsavfall. För att gamla produkter och använda batterier ska hanteras och återvinnas på rätt sätt ska man ta dem till passande uppsamlingsställe i enlighet med nationella bestämmelser och direktiven 2002/96/EG och 2006/66/EG. Genom att kassera produkterna och batterierna på ett korrekt sätt sparas värdefulla resurser, och eventuella negativa effekter på den mänskliga hälsan och miljön, som kan uppstå vid felaktig hantering, förhindras. Kontakta de kommunala myndigheterna, sophanteringen eller din lokala återförsäljare för mer information om insamling och återvinning av gamla produkter och batterier. Böter kan tillämpas vid felaktig avyttring av dessa sopor, i enlighet med lagstiftningen i landet. För företagsanvändare inom den Europeiska unionen Om ni vill kassera elektrisk eller elektronisk utrustning, vänligen kontakta er återförsäljare eller leverantör för mer information. Information om kassering i övriga länder utanför den Europeiska unionen Symbolerna gäller bara inom Europeiska unionen. Om du vill kassera produkterna ska du kontakta de lokala myndigheterna eller din återförsäljare, och fråga om korrekt avyttringsmetod. Anmärkning om batterisymbolen (de två nedersta exemplen): Den här symbolen kan användas tillsammans med en kemisk symbol. Då följer den de krav som fastställs i direktivet för kemikalien i fråga. Endast för användare i Nya Zeeland Den här utrustningen får inte användas med inställning av automatisk uppringning till Telecom-nödtjänsten 111. Beviljat Telepermit för en terminalutrustning avser endast ett Telecom-godkännande om att enheten uppfyller minimivillkoren för anslutning till nätverket. Det avser varken något Telecom-stöd för produkten eller någon typ av garanti. Framför allt innefattar det ingen garanti om att en vara ska fungera korrekt ihop med någon annan Telepermit-utrustning av annat märke eller annan modell, inte heller anger det att en produkt är kompatibel med alla Telecom-nättjänster. ENDAST AVSEENDE TELECOM-KUNDER SOM HAR AUTOMATISK KOPPLING TILL ANDRA TELEOPERATÖRER FÖR AVGIFTSBELAGDA SAMTAL När man ringer tillbaka ett telefonnummer via listan med ID:n kommer alla nummer som börjar med "0 + RIKTNUMMER" att automatiskt vidarekopplas till den teleoperatören, som klarar dina avgiftsbelagda samtal. Detta gäller även lokala telefonnummer. Nollan + riktnumret måste antingen tas bort när man ringer tillbaka lokala telefonnummer, eller så kontrollerar du att ingen debitering av samtalet görs. Alla som använder den här utrustningen för inspelning av telefonsamtal lyder under gällande lag i Nya Zeeland. Detta innebär att minst en av parterna i telefonsamtalet känner till att det spelas in. Dessutom ska de angivna punkterna i Privacy Act 1993 uppfyllas avseende typen av personuppgifter som registreras, syftet av insamlad information, hur den används och vad som redovisas till någon annan part. 20 Användarhandbok

21 1.1.3 Säkerhetsåtgärder SLT-portarna är inte konstruerade för att fungera med utrustning som ansluts med 3-trådar. Sådan utrustning med 3-trådar kanske inte svarar på inkommande samtal ifall den är ansluten till dessa portar. Användarhandbok 21

22 1.1.4 Datasäkerhet Datasäkerhet Följ säkerhetsreglerna nedan för att se till att företagsväxeln används på ett säkert och korrekt sätt. Underlåtenhet att följa reglerna kan resultera i följande: förlust, läckage, förfalskning eller stöld av användarinformation. illegal användning av företagsväxeln av tredje part. störning av eller avstängning av tjänst orsakad av tredje part. Vad är användarinformation? Användarinformation definieras som: 1. information som finns lagrad på minneskortet: systeminformation, felinformation och aktiveringsfiler. 2. information som har skickats från företagsväxeln till en dator eller ett USB-minne: systeminformation, ljudfiler för MOH (Music on Hold) och OGM (Outgoing Messages) och aktiveringsfiler. Krav 1. Minneskortet innehåller programvara för företagsväxelns samtliga processer och alla kunduppgifter. Tillåt därför inte att obehöriga får tillträde till systemet så att informationsläckor undviks. 2. Säkerhetskopiera alltid den information som finns lagrad på minneskortet och/eller se till att systeminformationen säkerhetskopieras till ett USB-minne eller en NAS ofta. Kontakta din återförsäljare för mer information. 3. Aktivera en brandvägg för att undvika illegal åtkomst via Internet. 4. Vi rekommenderar följande för att undvika att obehöriga får tillgång till företagsväxeln och eventuellt utnyttjar det: a. Håll lösenordet hemligt. b. Välj ett komplext och slumpmässigt lösenord som inte är lätt att gissa sig till. c. Ändra lösenordet regelbundet. 5. Gör följande när företagsväxeln ska skickas iväg för reparation eller till en tredje part. a. Säkerhetskopiera informationen som finns lagrad på minneskortet. b. Använd en formaterare och formatera minneskortet så att det inte går att läsa informationen på det. 6. Se till att minneskortet är fysiskt oanvändbart före bortskaffning för att förhindra informationsläckor. 7. När kunden skickar användarinformation från företagsväxeln till en dator eller till ett USB-minne, är det kundens ansvar att se till att denna information förblir konfidentiell. Före bortskaffning av datorn eller USB-minnet är det viktigt att se till att informationen på datorn inte kan läsas av någon annan. Säkerställ detta genom att formatera hårddisken och/eller göra den fysiskt oanvändbar. 22 Användarhandbok

23 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Innan du börjar använda telefonerna Vilka typer av telefoner kan användas? Följande typer av telefoner kan användas med den här företagsväxeln (PBX): Panasonic IP-systemtelefon (IP-PT) (t.ex. KX-NT300-serien, KX-NT500-serien) Panasonic digital systemtelefon (DPT) (t.ex., KX-T7600-serien, KX-DT300-serien, KX-DT500-serien) Panasonic analog systemtelefon (APT) (t.ex. KX-T7700-serien) Panasonic bärbar station (PS) (t.ex. KX-TCA364, KX-WT125 [endast Kanada]) SIP-CS-kompatibel bärbar station (S-PS) (t.ex. KX-UDT-serien) SIP-telefon (t.ex. SIP-telefoner i KX-UT-serien, SIP-telefoner från tredje part, P-SIP) Analog telefon (SLT) (t.ex. pulsteknik) Vilka funktioner som är tillgängliga beror på vilken typ av telefon som används. Om du använder en Panasonic-telefon med en särskild funktionsknapp, t.ex., och/eller en telefon med teckenfönster, kan du följa anvisningarna med hjälp av knapparna eller de meddelanden som visas för enkel programmering. Om du använder en telefon med stort teckenfönster (t.ex. KX-NT346 eller KX-T7636), följer du de angivna anvisningarna för att använda funktionerna. Om din telefon saknar funktionsknappar och/eller teckenfönster kan du använda företagsväxeln (PBX) genom att i stället ange ett funktionsnummer. Följ anvisningarna för din telefontyp. Om du använder en Panasonic systemtelefon som saknar funktionsknappar kan du ändra en oprogrammerad knapp till en funktionsknapp. Se "3.1.3 Anpassa knappar". Registrering av bärbar station (PS)/SIP-telefon/SIP-CS-kompatibel bärbar station (S-PS) Den bärbara stationen (PS), SIP-telefonen eller S-PS-enheten måste vara registrerad i företagsväxeln (PBX) och ha tilldelats ett anknytningsnummer via systemprogrammering innan du kan börja använda den. Se "Information om din anknytning" i avsnitt "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget" när du ska bekräfta anknytningsnumret för den bärbara stationen (PS). Om du använder en SIP-telefon eller S-PS-enhet följer du anvisningarna för SIP-telefonen. Funktionsnummer För att använda vissa funktioner måste du ange ett funktionsnummer (och ibland en ytterligare parameter). Det finns två typer av funktionsnummer: Programmerbara funktionsnummer Fasta funktionsnummer Fasta funktionsnummer kan inte ändras. Däremot kan du ändra de programmerbara numren till andra nummer för enklare användning. I denna handbok används funktionernas fabriksinställda standardnummer. Användarhandbok 23

24 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Ett programmerbart nummer visas som (halvskuggad knapp). Använd det nya numret om du har programmerat om funktionsnumret. Skriv in det nya numret i "5.3.1 Funktionsnummer" (Bilaga). Meddelande Standardvärdena för de programmerbara funktionsknapparna varierar mellan olika länder/områden. Om du använder en analog telefon som inte har tangenterna " " eller "#" ; går det inte att använda funktioner där eller # ingår i funktionsnumren. Ton Du kommer att höra olika tonsignaler under eller efter en funktion, som bekräftelse. Se "5.4.1 Vad betyder tonen?" (Bilaga). Teckenfönster I den här handboken används "teckenfönster" för att beskriva teckenfönstret på en Panasonic-telefon. Om din telefon inte är en Panasonic-telefon med teckenfönster visas inte meddelandet. Om du har en Panasonic-telefon med teckenfönster visas en bekräftelse vid varje inställning. På vissa telefoner har du även enkel åtkomst till olika funktioner. Ett meddelande visas beroende på vilken funktion som används. Du når de olika funktionerna genom att trycka på motsvarande knapp på sidan av eller längst ned på teckenfönstret eller genom att trycka på navigeringsknappen. Beroende på vilken typ av telefon med teckenfönster du har kan du dessutom använda funktioner eller ringa samtal med hjälp av meddelandet som visas. Se avsnittet "1.14 Använda en telefon med ett teckenfönster". Meddelande I den här handboken är meddelandena från teckenfönstret återgivna på engelska. Ditt anknytningsnummer Om du använder en Panasonic systemtelefon med teckenfönster, kan du kontrollera vilket anknytningsnummer du har via teckenfönstret. Tryck på ÖVERFLYTTNING eller S1 med luren på. ECO-läge Om du använder en KX-NT543, KX-NT546, eller KX-NT560 IP-PT i ECO-läge, så visas ikonen ECO i displayen under programmeringsläget (läs Anpassa knappar ). Mer information får du av din återförsäljare. Använda en navigeringsknapp/jog Dial/volymknapp Navigeringsknappen kan användas för att justera bildkontrasten och volymen. Du kan även använda den för att söka efter alternativ på teckenfönstret. Tryck på navigeringsknappen/volymknappen eller vrid Jog Dial åt önskat håll. Kontrasten eller volymen och alternativen ändras på följande sätt: 24 Användarhandbok

25 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Navigeringsknapp Upp (Nivån ökar) Upp (Nivån ökar) Upp (Nivån ökar) Vänster ENTER Höger Vänster Höger Vänster Höger Ned (Nivån minskar) Ned (Nivån minskar) Ned (Nivån minskar) Jog Dial Volymknapp Vänster (moturs) Höger (medurs) Upp (Nivån ökar) Upp (Nivån ökar) Nivån minskar Nivån ökar Ned (Nivån minskar) Ned (Nivån minskar) Exempel Teckenfönstren och bilderna som visas som exempel är från en telefon ansluten till KX-NS1000. Restriktioner Vissa funktioner kan ha restriktioner vid din anknytning beroende på systemprogramming och vilken typ av telefon som används. Symbolbeskrivningar Följande ikoner visar de funktioner som är tillgängliga samt anmärkningar och åtgärder som hör ihop med funktionen. Den här funktionen kan inte användas med en analog telefon. Se "Programmering" för mer information. 8 (Ln) 0 utgående linjegruppnr Välj en utgående linje (en av följande). Tryck på Ln. Slå numret för automatiskt linjeval 0. Slå utgående linjegrupps accessnummer och utgående linjegruppnummer. Användarhandbok 25

26 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna önskat nr. Luren av (ett av följande). Lyft telefonlur. Tryck på HÖGTALARTELE- FON. Tryck på HÖGTALARE. (Lyft telefonlur när du ska prata.) Tryck på TALA. Luren på (ett av följande). Lägg på luren. Tryck på HÖGTALARTELE- FON. Tryck på HÖGTALARE. Tryck på AVBRYT. Tryck på motsvarande funktionsknapp på systemtelefonen, SIP-telefonen i KX-UT-serien eller S-PS-enheten. Ange numret. <Exempel> kontonr. Ange kontonumret. Tryck på porttelefonen samtalsknapp. Tryck lätt på klykan. Tala eller spela in ett meddelande. En upptaget-, bekräftelse-, uppringnings-, ring- eller tillbakaringningston hörs. UT-ton: upptagetton B-ton: bekräftelseton U-ton: uppringningston R-ton: rington TR-ton: tillbakaringningston anknytningsnr. Slå en anknytningsnummer. externt telefonnr. Slå externt telefonnummer. telefonnr. Slå telefonnumret. uppringningsknapp Tryck på valfri uppringningsknapp (0 9,, #). VÄNTKOPPLA Tryck på VÄNTKOPPLA på SIP-telefonen. ÅTERUPPRINGNING Tryck på ÅTERUPPRING på SIP-telefonen. När du använder en Panasonic systemtelefon eller en SIP-telefon i KX-UT-serien Panasonic systemtelefoner och SIP-telefoner i KX-UT-serien har användbara funktionsknappar som underlättar vissa arbetsmoment. Mer information finns i avsnittet "Knapparnas placering" eller motsvarande i telefonens dokumentation. Anpassade knappar Om en term visas inom parenteser, t.ex. (Konto), i den här handboken betyder det att en programmerbar knapp har gjorts till en "Konto"-knapp. Se avsnittet "3.1.3 Anpassa knappar" om du använder en systemtelefon eller en bärbar station, eller avsnittet "Anpassa programmerbara knappar" om du använder konsolen för webbunderhåll. Anm För användare av SIP-telefoner i KX-UT-serien: KX-UT113/KX-UT123: Det finns inga programmerbara knappar. Förutom KX-UT113/KX-UT123: Följande knappar kan anpassas: 26 Användarhandbok

27 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Enkellinje (E-Ln) DN Uppringning med snabbvalsknapp Logga på/av DSS S-PS-användare: Följande knappar kan anpassas: Enkellinje (E-Ln) DN Uppringning med snabbvalsknapp Logga på/av Headset Administrationstid Parkera Samtal Parkera Samtal (Automatisk parkeringszon) DSS Administrationstid Parkera Samtal Parkera Samtal (Automatisk parkeringszon) Knapp Funktion Slinglinje (S-Ln) Grupplinje (G-Ln) Enkellinje (E-Ln) Direktval internnummer (DSS) Uppringning med snabbvalsknapp Inkommande samtalsgrupp (ICD grupp) Meddelande Meddelande till annan anknytning Vidarekoppling (Vidk)/Stör ej (St.Ej) alla samtal Vidk/St.Ej externsamtal Vidk/St.Ej internsamtal Vidk grupp alla samtal Används för att välja en ledig utgående linje för att ringa upp externsamtal. Inkommande externsamtal kommer till den här knappen via utgående linje. Används för att välja en ledig utgående linje i en fördefinierad grupp för att ringa externsamtal. Inkommande samtal från utgående linjer inom den definierade gruppen kommer till den här knappen. Används för att välja en specifik utgående linje för att ringa upp eller besvara externsamtal. Används för att välja önskad anknytning med en knapptryckning. Kan även ändras till den andra funktionsknappen. För SIP-telefoner i KX-UT-serien (förutom KX-UT113/KX-UT123) och S-PS-enheter. Till skillnad från en snabbvalsknapp, så kan inte den här typen av knapp användas för att ringa upp funktionsnummer. Används för att nå önskad person eller systemfunktion med en knapptryckning. Används för att välja en definierad inkommande samtalsgrupp för att ringa upp eller besvara samtal. Används för att lämna en indikering om att meddelande väntar eller för att ringa tillbaka till den som lämnat en sådan indikering. Används för att få en meddelandeknapp för en annan anknytning. Används för att vidarekoppla alla samtal till en specifik destination eller neka samtal. Används för att vidarekoppla externsamtal till en specifik destination eller neka samtal. Används för att vidarekoppla internsamtal till en specifik destination eller neka samtal. Används för att vidarekoppla alla samtal till din grupp till en specifik destination. Användarhandbok 27

28 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Knapp Vidk grupp externsamtal Vidk grupp internsamtal Konto Konferenssamtal Avsluta Åtkomst av externa funktioner Debiteringsreferens Parkera Samtal Parkera Samtal (Automatisk parkeringszon) Samtalslogg Samtalslogg för ICD grupp Logga på/av Logga på/av specifik grupp Logga på/av för alla grupper Bråttom Administrationstid Systemalarm Tidsschema (Dag/Natt/ Lunch/Rast) Svara Avsluta Samtalsspärr ISDN-tjänst Visa ej numret vid utgående samtal (CLIR) Funktion Används för att vidarekoppla externsamtal som kommer till din grupp till en specifik destination. Används för att vidarekoppla internsamtal till din grupp till en specifik destination. Används för att ange ett kontonummer. Används för att upprätta ett flerpartssamtal. Används för att koppla ner pågående samtal och ringa upp ett nytt utan att lägga på luren. Används för att nå funktioner som företagsväxeln (PBX) eller som teleoperatören. Används för att kontrollera den totala samtalskostnaden för din anknytning. Används för att parkera eller hämta ett samtal i fördefinierad parkeringszon. Används för att automatiskt parkera ett samtal i ledigt parkeringszon. Om du trycker på den här knappen på SIP-telefonerna KX-UT (förutom KX-UT113/KX-UT123) och S-PS-enheterna väljs en ledig parkeringszon från de knappar för Parkera samtal (fördefinierad parkeringszon) som har konfigurerats på telefonen. Ställ in knapparna Parkera Samtal (Automatisk parkeringszon) och Parkera Samtal (förinställd parkingszon). Används för att visa information om ett inkommande samtal. Används för att få en samtalsloggknapp för inkommande samtalsgrupp. Används för att växla mellan på- och avloggat läge. Används för att få en logga på/av-knapp för någon annan inkommande samtalsgrupp. Används för att kunna logga på/av-knapp alla grupper. Används för att överflytta det samtal som har väntat längst i en kö för inkommande samtalsgrupp till spilldestinationen. Används för att växla administrationstid; statusläge Klar/Ej klar. Används för att bekräfta ett fel i växeln. Det går även att trycka på knappen Systemalarm för att se aktuell nätverksstatus. Används för att växla tidsschema. Används för att besvara ett inkommande samtal. Används för att koppla ned linjen under eller efter samtalet eller för att avsluta en överflyttning av samtal. Används för att tillfälligt ändra nivån på andra anknytningars samtalsspärrar. Används för att välja en ISDN-tjänst. Används för att växla mellan CLIP- och CLIR-tjänster. 28 Användarhandbok

29 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Knapp Visa ej numret vid inkommande samtal (COLR) ISDN-väntkoppla Headset Läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt) Tvåvägsinspelning Tvåvägsöverföring Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp Medlyssning Överflyttning till röstbrevlåda Direktval internnummer i nätverk (NDSS) CTI Checka in Checka ut Städat Primary Directory Number (Primärt anknytningsnummer) (PDN) Secondary Directory Number (Sekundärt anknytningsnummer) (SDN) Anknytningsnummer (DN) (SIP-telefoner i KX-UT-serien [förutom KX-UT113/ KX-UT123]/enbart S-PS) Funktion Används för att växla mellan COLP- och COLR-tjänster. Används för att överflytta ett samtal via teleoperatören. Används för att tala via headset. Används för att växla tidsschema; automatiskt eller manuellt. Används för att spela in ett samtal till din brevlåda. Används för att spela in ett samtal till en specifik anknytnings brevlåda. Används för att med en knapptryckning spela in ett samtal till en specifik anknytnings brevlåda. Används för att avlyssna brevlådan när någon som ringer upp dig lämnar ett meddelande och, om så önskas, hänvisa samtalet. Används för att överflytta ett samtal till en specifik anknytnings brevlåda. Används även för att få tillgång till Unified messagingsystemet eller röstbrevlådefunktionerna i ett talhanteringssystem med en knapptryckning. Används för att med en knapptryckning välja en anknytning som är ansluten till en annan företagsväxel i nätverket. Används för att välja en CTI-funktion. Används för att ändra rumsstatus för anknytningar från Checka ut till Checka in. Används för att ändra rumsstatus för anknytningar från Checka in till Checka ut. Används för att ändra rumsstatus för anknytningar mellan Klar och Ej Klar. Används för att ringa och ta emot externa och internsamtal. Används för att visa en annan anknytnings aktuella status, ringa anknytningen samt plocka eller överflytta samtal till den. Används för att ringa interna och externa samtal. Användarhandbok 29

30 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Hur du följer de angivna stegen Här följer ett exempel på hur du använder en funktion. Ringa upp en annan anknytning Ringa upp en anknytning (Internsamtal) PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS and anknytningsnr. Funktion Telefontyper Förkortningarna för de olika telefontyperna förklaras i "Procedurer för telefontyper" nedan. Luren av. (DSS) Slå anknytningsnummer eller tryck på DSS. Tala. DSS-lampan indikerar status enligt följande: släckt: anknytningen är ledig. lyser röd: du eller någon annan anknytning använder linjen. Steg Symbolerna finns beskrivna i "Symbolbeskrivningar". Anmärkning Om du vill ringa upp med hjälp av en telefonbok finns mer information i " Använda telefonböckerna". Enkel uppringning Tips Om du arbetar som växeltelefonist eller behöver ringa upp vissa anknytningar ofta, då är DSS-knapparna enkla att använda. Handsfree-användning Du kan ringa upp internt och tala i handsfree-läge med hjälp av knappen HÖGTALARTELEFON. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Linjeval utgående Använd vald linje när du lyfter luren Anpassa knappar Programmera eller ändra en Direktval internummer (DSS)-knapp. Programmeringsreferenser: Tillhörande eller nödvändig programmering. Procedurer för telefontyper Följande förkortningar visas högst upp till vänster för varje procedur och anger vilka telefontyper som stöder funktionen. I vissa fall anges istället ett viss modellnummer (t.ex., KX-UT136-, KX-UT-serien). Förkortning Telefontyp PT Systemtelefon (t.ex. KX-NT300-serien, KX-NT500-serien, KX-NT265-, KX-T7700-serien) PS SIP-ankn. DPT PT med teckenfönster Digital systemtelefon (t.ex. KX-T7600-serien, KX-DT300-serien, KX-DT500-serien) Systemtelefon med teckenfönster (t.ex. KX-NT346, KX-NT546, KX-DT346, KX-DT546, KX-T7636) Bärbar station (t.ex. KX-TCA364, KX-WT125 [endast Kanada]) SIP-telefon (t.ex. SIP-telefoner i KX-UT-serien, SIP-telefoner från tredje part, P-SIP) 30 Användarhandbok

31 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Förkortning Telefontyp S-PS SLT SIP-CS-kompatibel bärbar station (t.ex. KX-UDT-serien) Analog telefon (t.ex. KX-T7710) Användarhandbok 31

32 1.1.5 Innan du börjar använda telefonerna Anslutningsexempel Diagrammet visar ett exempel på en anslutning. Teleoperatör Äkta IP-PBX Inbyggd Router SLT Privat IPnätverk ITSP* 1 - nätverk Faxmaskin Dator WAN Skrivare Fjärrdator Router DCE* 2 (t.ex. ADSLmodem) Basstation PS Extern sensor IP-PT APT DSS-konsol IP Softphone, CA* 3 klientdator Porttelefon och dörröppnare SIP-telefon DPT DSS-konsol S-PS SIP-CS BGM/väntmusik (MOH) Personsökare/ högtalare Förstärkare CTI Server IP-CS PS Talhanteringssystem Dator *1 ITSP: Internet Telephony Service Provider (Leverantör av internettelefoni) *2 DCE: Data Circuit Terminating Equipment (Datakretsens avslutningsutrustning) *3 CA: Communication Assistant 32 Användarhandbok

33 1.2.1 Vanlig uppringning 1.2 Ringa samtal Vanlig uppringning Ringa upp en annan anknytning Ringa upp en extern samtalspart Ringa upp ett samtal till en privat nätoperatör (TIE-linjeåtkomst) Med kontonummer (Ange kontonummer) Ringa upp en annan anknytning Ringa upp en anknytning (Internsamtal) PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS and anknytningsnr. Luren av. (DSS) (SDN) Slå anknytningsnummer eller tryck på DSS eller SDN. * Tala. DSS-lampan indikerar status enligt följande: släckt: anknytningen är ledig. lyser röd: du eller någon annan anknytning använder linjen. * Du måste trycka en eller två gånger på SDN-knappen beroende på knappens läge. Mer information finns under "1.5.1 PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number)". Om du vill ringa upp med hjälp av en telefonbok finns mer information i " Använda telefonböckerna". Enkel uppringning Om du arbetar som växeltelefonist eller behöver ringa upp vissa anknytningar ofta, då är DSS-knapparna enkla att använda. Handsfree-användning Du kan ringa upp internt och tala i handsfree-läge med hjälp av knappen HÖGTALARTELE- FON. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Linjeval utgående Använd vald linje när du lyfter luren Anpassa knappar Programmera eller ändra en Direktval internnummer (DSS)-knapp. Användarhandbok 33

34 1.2.1 Vanlig uppringning Ringa upp en växeltelefonist (Växelsamtal) Du kan ringa upp en anknytning eller en grupp som är definierad som växel. PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS 9 Luren av. Ange 9. Numret för växelsamtal är inställt som förval i systemet och varierar beroende på land/område. Ringa upp en extern samtalspart Börja med att välja en utgående linje innan du ringer ett externt telefonnummer eftersom att externsamtal går via företagsväxeln (PBX). Gör ett av följande: Automatiskt välja en ledig utgående linje (Automatiskt linjeval) PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS (S-Ln) 0 externt telefonnr. Luren av. Tryck på S-Ln eller ange nummer för automatiskt linjeval. Slå externt telefonnummer. Tala. Numret för automatiskt linjeval är inställt som förval i systemet och varierar beroende på land/ område. Automatiskt välja en ledig utgående linje i definierad extern linjegrupp (Åtkomst av utgående linjegrupp) PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Luren av. 8 (G-Ln) utgående linjegruppnr. Tryck på G-Ln eller ange utgående linjegrupps accessnummer och sedan utgående linjegruppnummer (2 siffror). externt telefonnr. Slå externt telefonnummer. Tala. 34 Användarhandbok

35 1.2.1 Vanlig uppringning Välja en specifik utgående linje PT/PS/KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670/S-PS (E-Ln) externt telefonnr. Luren av. Tryck på E-Ln. Slå externt telefonnummer. Tala. Både E-Ln och G-Ln knapparnas lampor indikerar aktuell status enligt följande: släckt: linjen är ledig. lyser röd: linjen är upptagen. Din anknytning kan ha restriktioner så att det inte går att ringa upp externt telefonnummer. Se "1.2.7 Ringa upp utan restriktioner". Bekräfta numret innan du ringer upp genom att först ange telefonnumret, bekräfta det på teckenfönstret och lyft sedan luren. (Förberedande uppringning) Debiteringsreferens Bekräfta din totala samtalskostnad genom att trycka på knappen Debiteringsreferens. För att ringa upp ett samtal utan att lägga på trycker du på R-knappen. Då återtas den utgående linjen och ger en extern uppringningston. Knappen Avsluta ger en intern uppringningston. Du kan slå telefonnumret utan att lägga på och lyfta luren. Handsfree-användning Du kan ringa upp externt och tala i handsfree-läge med hjälp av knappen HÖGTALARTE- LEFON. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Linjeval utgående Använd vald linje när du lyfter luren Anpassa knappar Programmera eller ändra en Slinglinje (S-Ln) -knapp, Grupplinje (G-Ln) -knapp, Enkellinje (E-Ln) -knapp, Avsluta-knapp eller Debiteringsreferens-knapp. Ringa upp ett samtal till en privat nätoperatör (TIE-linjeåtkomst) Du kan ringa upp anknytningar som är anslutna till andra företagsväxlar i ett privat nätverk. Ringa upp PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS anknytningsnr. * 7 privat telefonnr. * Luren av. Slå extension number eller tryck på 7 och slå sedan det privata telefonnumret. Tala. Användarhandbok 35

36 1.2.1 Vanlig uppringning * Vilken typ av telefonnummer som måste anges beror på vilka inställningar i företagsväxeln (PBX) som används. Ringa upp med en knapptryckning PT PT/PS and SLT (NDSS) Luren av. Tryck på NDSS. Tala. Om du vill avlyssna en annan företagsväxels anknytning efter att ha programmerat en NDSS-knapp lyfter du luren, trycker på NDSS-knappen och lägger på luren. NDSS-lampan indikerar status enligt följande: släckt: anknytningen är ledig. lyser röd: anknytningen är upptagen. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Direktval internnummer i nätverk (NDSS)-knapp. Med kontonummer (Ange kontonummer) Du kan ge användare specifika kontonummer för deras anknytningar och kontrollera deras telefonanvändning. Varje användare kan tilldelas ett kontonummer så att respektive samtalslängd kan kontrolleras. PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS (Konto) 4 9 kontonr. U-ton Luren av. Tryck på Konto eller ange 49. Slå kontonummer (max 10 siffror). Tryck på #. externt telefonnr. Slå externt telefonnummer. Välj utgående linje innan du anger externt telefonnummer. 36 Användarhandbok

37 1.2.1 Vanlig uppringning Den som använder en Panasonic systemtelefon kan ange ett kontonummer under pågående samtal samt när en felton hörs efter att samtalsparten har lagt på luren. Kontonummer får innehålla siffrorna "0"-"9". Beroende på inställningarna för företagsväxeln (PBX) kanske du behöver ange en kontokod för att ringa ett externt samtal. Om du anger fel nummer trycker du på " " och försöker igen. För att underlätta kan du lagra kontonumret tillsammans med telefonnumret i minnet (t.ex. kortnummer). Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Konto-knapp. Användarhandbok 37

38 1.2.2 Enkel uppringning, Jog Dial Enkel uppringning, Jog Dial Den här funktionen är behändig för nummer som används frekvent vid uppringning. Med en knapp för snabbval (Snabbval) Använda nummer som lagrats vid din anknytning (Personliga stationskortnummer) Använda nummer som finns lagrade i företagsväxeln (PBX) (Systemkortnummer) Till ett fördefinierat nummer genom att lyfta luren (Hot Line) Använda ett förprogrammerat nummer (Snabbval) Med en knapp för snabbval (Snabbval) Du kan lagra ett telefonnummer till den programmerbara knappen för snabbval. PT/PS/KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670/S-PS (Uppringning med snabbvalsknapp) Luren av. Tryck på Uppringning med snabbvalsknapp. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Uppringning med snabbvalsknapp, lagra önskat telefon-eller funktionsnummer. Använda nummer som lagrats vid din anknytning (Personliga stationskortnummer) Du kan lagra upp till 100 nummer vid anknytningen för privat bruk. Denna funktion kallas även för "Stationskortnummer". Lagra ett telefonnummer PT/SLT/SIP-ankn/S-PS 3 0 personliga stationskortnr. önskat telefonnr. B-ton Luren av. Ange 30. Ange personliga stationskortnummer (2 siffror). Ange önskat telefonnummer (max 32 siffror). Ange #. Luren på. Ange utgående linjeåtkomstnummer före externt telefonnummer. 38 Användarhandbok

39 1.2.2 Enkel uppringning, Jog Dial Ringa upp PT/SLT/SIP-ankn/S-PS personliga stationskortnr. Luren av. Tryck på AUTOUPPR eller ange. Ange. Slå personliga stationskortnummer (2 siffror). Om du vill ringa upp med hjälp av en telefonbok finns mer information i " Använda telefonböckerna". För användare av SIP-telefoner och S-PS-enheter: telefonerna visar endast personliga stationskortnummer. Använda nummer som finns lagrade i företagsväxeln (PBX) (Systemkortnummer) Du kan ringa samtal med hjälp av kor som finns lagrade i företagsväxeln (PBX). PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS systemkortnr. Luren av. Tryck på AUTOUPPR eller ange. Slå systemkortnummer (3 siffror). Om du vill ringa upp med hjälp av en telefonbok finns mer information i " Använda telefonböckerna". För användare av SIP-telefoner och S-PS-enheter: telefonerna visar endast systemkortnummer. Till ett fördefinierat nummer genom att lyfta luren (Hot Line) Du kan ringa ett externt samtal genom att endast lyfta luren om din telefon är förprogrammerad. Denna funktion kallas även för "Plocka samtal". Användarhandbok 39

40 1.2.2 Enkel uppringning, Jog Dial Lagra ett telefonnummer PT/SLT/PS önskat telefonnr. B-ton Luren av. Ange 740. Ange 2. Ange önskat telefonnummer (max 32 siffror). Ange #. Luren på. Ange utgående linjeåtkomstnummer före externt telefonnummer. Aktivera/avbryta PT/SLT/PS Aktivera Avbryta B-ton Luren av. Ange 740. Ange 1 för att aktivera eller 0 för att avbryta. Luren på. Ringa upp PT/SLT/PS Luren av. Ring upp en person genom att slå telefonnumret innan du slår den förprogrammerade siffran. Tilldela den internlinjen som ska användas när du lyfter luren. (Linjeval utgående) Via systemprogrammering kan du öka fördröjningen innan Hot Line aktiveras. Detta kan vara praktiskt om du behöver längre tid efter att ha lyft luren för att slå ett telefonnummer eller anknytningsnummer. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Linjeval utgående Använd vald linje när du lyfter luren. 40 Användarhandbok

41 1.2.2 Enkel uppringning, Jog Dial Använda ett förprogrammerat nummer (Snabbval) Du kan ringa ett samtal genom att endast trycka på förprogrammerad siffra. PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS snabbvalsnr. Luren av. Slå snabbvalsnummer (max 8 siffror). Funktionen är praktisk för hotellanvändning. Om du t.ex. ska ringa rumservice, slår du siffran "3", inte hela anknytningsnumret. Användarhandbok 41

42 1.2.3 Återuppringning Återuppringning Den här funktionen är användbar när du behöver ringa upp samma externa nummer igen. Ringa upp senast slaget nummer (Återuppringning av senast slagna nummer) Ringa upp senast slaget nummer (Återuppringning av senast slagna nummer) PT/SLT/PS/SIP-ankn Luren av. Tryck på ÅTERUPPRINGNING eller ange #. SIP-ankn/S-PS ÅTERUPPRINGNING Luren av. Tryck på ÅTERUPPRINGNING. Upp till 32 siffror kan lagras och återuppringas. När du har tryckt på ÅTERUPPRINGNING och hör en upptagetton igen, trycker du på ÅTER- UPPRINGNING för att försöka igen. Hör med systeminstallatören om du vill logga utgående internsamtal till den utgående samtalsloggen. Om du har valt en extern linje och trycker på knappen ÅTERUPPRINGNING så ignoreras detta om det senaste numret du slog var en anknytning. Automatisk återuppringning För automatisk återuppringning trycker du på HÖGTALARTELEFON och sedan på ÅTER- UPPRINGNING, eller trycker direkt på ÅTERUPPRINGNING. Den kommer att fortsätta ringa upp det upptagna numret tills uppringd person svarar eller tills angiven tid är ute. Du kan utföra andra uppgifter under uppringningsförsöken. Tryck på R-knappen om du vill avbryta. Med vissa utgående linjer kan du inte använda den här funktionen. Den här funktionen är inte tillgänglig för KX-T7665 eller den bärbara stationen (PS). 42 Användarhandbok

43 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Reservera en upptagen linje (Automatisk tillbakaringning vid upptaget) Ställa in tillbakaringning på ISDN-linje (Genomför samtal till upptagen abonnent [CCBS]) Sända en samtal väntar-indikering (Samtal väntar) Lämna en indikering om att meddelande väntar/ringa tillbaka uppringaren som lämnat indikeringen (Meddelande väntar) Delta i ett pågående samtal (Förbigång vid upptagen anknytning) Bevaka en annan anknytning (Bevaka samtal) Till en anknytning som nekar samtalet (St.Ej, förbigång) Reservera en upptagen linje (Automatisk tillbakaringning vid upptaget) Du kan ställa in telefonen så att du kan ta emot en tillbakaringning: när en uppringd anknytning blir ledig. när önskad utgående linje som används av en annan anknytning blir ledig. Du kan inte ställa in automatisk tillbakaringning vid upptaget för upptagen person utanför företagsväxeln (PBX). När du besvarar en tillbakaringning: för ett externt samtal linjen är vald. för ett internsamtal uppringd anknytning börjar ringa automatiskt. Aktivera (både anknytning och utgående linje) PT/SLT/PS När du hör en upptagetton 6 B-ton Ange 6. Luren på. Besvara en tillbakaringning från en ledig anknytning PT/SLT/PS När du hör en tillbakaringning TR-ton Luren av. Tala. Användarhandbok 43

44 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Besvara en tillbakaringning från en ledig utgående linje PT/SLT/PS När du hör en tillbakaringning externt telefonnr. Luren av. Slå externt telefonnummer. Tala. Om du inte besvarar tillbakaringningen inom 10 sekunder avbryts den här funktionen. Avbryta tillbakaringning (Automatisk tillbakaringning, avbryta) PT/SLT/PS 4 6 B-ton Luren av. Ange 46. Luren på. Ställa in tillbakaringning på ISDN-linje (Genomför samtal till upptagen abonnent [CCBS]) Du kan ställa in att telefonen ska ta emot en tillbakaringning när en upptagen uppringd person på en ISDN-linje blir ledig. När du besvarar tillbakaringningen kommer den uppringda personens telefonnummer att ringas upp automatiskt. PT/SLT/PS När du hör en upptagetton 6 B-ton Ange 6. Luren på. 44 Användarhandbok

45 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Svara när du hör en tillbakaringningssignal PT/SLT/PS Luren av. Avbryta (Avbryta CCBS) PT/SLT/PS 4 6 B-ton Luren av. Ange 46. Luren på. Om du inte svarar inom definierad tidsperiod kommer funktionen att avbrytas. Om den här funktionen är tillgänglig eller inte beror på de ISDN-tjänster som din teleoperatör tillhandahåller. Sända en samtal väntar-indikering (Samtal väntar) Du kan informera uppringd person om att ditt samtal väntar. Denna funktion kallas även för "Signal till upptagen station". PT/SLT/PS När du hör en upptagetton 1 Ange 1. Beroende på den andra personens telefontyp så är det möjligt att tala genom högtalaren och mikrofonen (OHCA) eller så kan du lämna ett meddelande via luren (Diskret OHCA), medan den andra personen har ett pågående samtal i sin lur. Se Ta emot samtal som väntar (Samtal väntar/meddelande under samtal [OHCA]/ Diskret OHCA). Beroende på systemprogrammeringen och inställningarna vid uppringd anknytning så kan en samtal väntar-ton höras utan att ovanstående har utförts. Användarhandbok 45

46 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Lämna en indikering om att meddelande väntar/ringa tillbaka uppringaren som lämnat indikeringen (Meddelande väntar) För en anknytning som lämnar en indikering om att meddelande väntar När uppringd anknytning är upptagen eller inte svarar, då kan du lämna en indikering så att personen kan ringa tillbaka. För en anknytning som tar emot en indikering om att meddelande väntar Den som får en indikering ser detta genom att meddelandelampan tänds. Om du får en indikering kan du enkelt ringa tillbaka uppringaren. För en anknytning som lämnar en indikering om att meddelande väntar Lämna en indikering om att meddelande väntar PT/SLT/PS När uppringd anknytning är upptagen eller ingen svarar 4 Tryck på MEDDELANDE eller ange 4. B-ton Luren på. Lämna/ta bort en indikering för meddelande väntar PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Lämna Avbryta önskat anknytningsnr. B-ton Luren av. Ange 70. Ange 1 för att lämna eller 0 för att avbryta. Ange önskat anknytningsnummer. Luren på. 46 Användarhandbok

47 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar För en anknytning som tar emot en indikering om att meddelande väntar Kontrollera meddelande och ringa tillbaka PT/PS Med luren på Tryck på MEDDELANDE tills önskad anknytning visas. Luren av. Tala. Ringa tillbaka PT/SLT/PS Luren av. Tryck på MEDDELANDE eller ange 70 och därefter 2. Tala. KX-UT-serien/S-PS Med luren på Tryck på MEDDELANDE. Luren av. Tala. S-PS/SIP-ankn Luren av. Ange 70. Ange 1. Tala. Om åtgärden utförs efter att flera indikeringar om samtal väntar har mottagits så rings den anknytning upp som lämnade den senaste indikeringen om att samtal väntar. Användarhandbok 47

48 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Rensa anknytningens indikeringar om att meddelande väntar PT/SLT/PS/S-PS/SIP-ankn ditt anknytningsnr. B-ton Luren av. Ange 70. Ange 0. Slå ditt Luren på. anknytningsnummer. Lampan för meddelandeknappen eller meddelande-/ringsignalslampan indikerar status enligt följande: släckt: inget meddelande lyser röd: meddelande väntar. Meddelandena visas i teckenfönstret; senaste samtalet visas överst. Om du inte vill göra en tillbakaringning tar du bort indikeringen om att samtal väntar genom att använda MEDDELANDE-knappen. Tryck först på MEDDELANDE-knappen och sedan på systemknappen. Åtgärden kan inte utföras på SIP-telefoner i KX-UT-serien eller S-PS-enheter. Du kan programmera en eller fler knappar för Meddelande till annan anknytning. Dessa knappar kan ta emot en indikering om att meddelande väntar vid andra anknytningar eller olika inkommande samtalsgrupper. Därmed kan du bevaka indikeringar om att meddelanden väntar som lämnats vid andra telefoner. Om du har en analog telefon hörs en särskild kopplingston, när du lyfter luren, som indikerar att meddelande väntar. Meddelandelampan på en analog telefon kan även informera dig om att meddelande väntar på samma sätt som systemtelefonens meddelandeknapp. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Meddelande-knapp eller Meddelande till annan anknytningknapp. Delta i ett pågående samtal (Förbigång vid upptagen anknytning) Genom att förprogrammera en anknytning kan du ringa upp någon som är upptagen med ett pågående samtal och upprätta ett trepartssamtal. När du trycker på en DDS-knapp kan du i teckenfönstret kontrollera informationen om uppringaren för samtalet till en annan anknytning innan du upprättar ett trepartssamtal. 48 Användarhandbok

49 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Delta i ett internsamtal PT/SLT/PS Person som vill delta i samtalet (DSS) En upptagetton hörs och informationen om uppringaren för samtalet till en annan anknytning visas. Luren av. (SDN) anknytningsnr. UT-ton 3 Ange 3. B-ton Tala. Personer som samtalar Tryck på röd DSS eller SDN, eller slå anknytningsnummer. Ett trepartssamtal har upprättats. Under ett samtal B-ton Tala. Delta i ett externsamtal PT/PS Person som vill delta i samtalet (Ln) UT-ton 3 B-ton Luren av. (SDN) Ange 3. Tala. Personer som samtalar Tryck på röd Ln eller SDN. Ett trepartssamtal har upprättats. Under ett samtal B-ton Tala. Användare av SIP-telefoner kan inte utnyttja den här funktionen, men andra anknytningar kan ringa upp dem med hjälp av funktionen Förbigång vid upptagen anknytning. För att kunna delta i ett annat samtal måste du ha aktiverat Förbigång vid upptagen anknytning via serviceklassprogrammering. En ursprunglig anknytning kan lämna ett trepartssamtal med en extern person genom att endast lägga på luren, medan de andra två fortsätter samtalet. För ursprunglig anknytning Användarhandbok 49

50 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Tala med varje person växelvis PT/PS Under ett samtal Forsätt Tryck på ÖVERFLYTTNING. Tala med den andra personen. Du kan även hindra andra från att delta i ditt samtal (standard: tillåt). Se "1.9.7 Förhindra andra från att delta i dina samtal (Hindra förbigång vid upptaget)". 50 Användarhandbok

51 1.2.4 När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Bevaka en annan anknytning (Bevaka samtal) En förprogrammerad anknytning kan bevaka en annan anknytning. När du trycker på en DSS-knapp kan du i teckenfönstret kontrollera informationen om uppringaren för samtalet till en annan anknytning. Vid behov kan du sedan välja att övervaka samtalet. Avlyssna PT/SLT/PS (DSS) En upptagetton hörs och informationen om uppringaren för samtalet till en annan anknytning visas. (PDN) 5 B-ton Bevakning Luren av. (SDN) anknytningsnr. UT-ton Ange 5. Tryck på röd DSS, PDN eller SDN, eller slå anknytningsnummer. Användare med SIP-telefoner kan inte utnyttja den här funktionen, men de kan övervakas av andra anknytningar. Till en anknytning som nekar samtalet (St.Ej, förbigång) Den förprogrammerade anknytningen kan ringa någon som har ställt in stör ej-funktionen. PT/SLT/PS anknytningsnr. St. Ej-ton 1 TR-ton Luren av. Slå anknytningsnummer. Ange 1. Tala. Användare med SIP-telefoner kan inte utnyttja St.Ej, förbigång för att ringa upp personer som har ställt in St.Ej-funktionen, men kan tillåta att andra anknytningar ringer upp dem med hjälp av St.Ej, förbigång när St.Ej-funktionen har ställts in. Användarhandbok 51

52 1.2.5 Använda ISDN-tjänst (ISDN-tjänster) Använda ISDN-tjänst (ISDN-tjänster) Du kan få tillgång till ISDN-tjänster som tillhandahålls av nätoperatören. Åtkomst PT/PS (ISDN-tjänst) (Om alla nödvändiga siffror har lagrats.) utgående linje (ISDN-tjänst) servicekod (ISDN-tjänst) (Krävs för att slå ytterligare siffror.) Luren av. Välj utgående linje. Tryck på ISDN-tjänst. Eller tryck på ISDN-tjänst och ange servicekod och tryck sedan på ISDN-tjänst igen. Luren på. Vilka funktioner du kan använda beror på de ISDN-tjänster som din teleoperatör tillhandahåller. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en ISDN-tjänst-knapp. 52 Användarhandbok

53 1.2.6 Alternera uppringningsmetod (Alternera uppringning Ring/Tal) Alternera uppringningsmetod (Alternera uppringning Ring/ Tal) Uppringaren kan alternera anropsmetoden, antingen ringsignal eller röst, vid ett internsamtal. Dessutom kan alla ställa in sina anknytningar på valfri anropsmetod när ett internsamtal tas emot. Ringsignal (standard): Du kan ringa upp anknytningen med en rington. Talläge: Du kan tala till den uppringda personen direkt efter bekräftelsetonen. Ringsignal Röst Ändra metod PT/SLT/PS Efter uppringning B-ton Ange. Tala. Talläge från en SIP-anknytning är inte tillgängligt. Om den uppringda personen använder en SIP-anknytning, analog telefon (SLT) eller bärbar station (PS) är talläge inte tillgängligt. Funktionen är inte tillgänglig när den uppringda personen har ställt in sin telefon på Neka talläge. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Internanrop Ring/Tal Välj önskad anropsmetod; antingen ringsignal eller den andra personens röst. Användarhandbok 53

54 1.2.7 Ringa upp utan restriktioner Ringa upp utan restriktioner Använda din anknytnings funktioner vid en annan anknytning (Fjärrstyrd serviceklass) Använda din anknytnings funktioner vid en annan anknytning (Fjärrstyrd serviceklass) Du kan använda de funktioner som du har behörighet till (serviceklass) vid en annan anknytning. Du kan gå förbi gällande restriktioner. När du ska använda funktionen behöver du det ursprungliga anknytningsnumret och anknytningens PIN-kod (Personligt identifieringsnummer). Du ringer upp ett samtal genom att ange en verifieringskod och PIN-verifieringskod. Ringa upp (Medflyttad serviceklass) PT/SLT/PS PIN-kod: Personligt identifieringsnummer Luren av. 4 Ange ditt anknytningsnr. anknytningens PIN-kod Slå ditt Ange anknytningens anknytningsnummer. PIN-kod (max 10 siffror). B-ton och U-ton önskat extension telefonnr. no. Slå önskat telefonnummer. Om du anger fel anknytningens PIN-kod hörs en alarmton. Välj utgående linje innan du anger externt telefonnummer. Ringa upp med en verifieringskod (Ange verifieringskod) PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS PIN-kod: Personligt identifieringsnummer 4 7 verifieringskod Luren av. Ange 47. Ange. Ange verifieringskod (max 4 siffror). verifierad PIN-kod Ange verifierad PIN-kod (max 10 siffror). B-ton och U-ton önskat extension telefonnr. no. Slå önskat telefonnummer. Om du anger fel verifierad PIN-kod hörs en alarmton. Välj utgående linje innan du anger externt telefonnummer. 54 Användarhandbok

55 1.2.8 Nå en annan samtalspart direkt utifrån (DISA) Nå en annan samtalspart direkt utifrån (DISA) Ringa upp via DISA Ringa upp via DISA Om du ringer upp utifrån och kommer till företagsväxelns (PBX) anknytningar, hörs ett inspelat meddelande som ger information om hur man når en anknytning. Du behöver ingen hjälp från växeltelfonister. Du kan nå systemfunktioner eller ringa en extern samtalspart med hjälp av ditt lösenord, beroende på typ av säkerhetsläge. Ringa upp en anknytning Från extern telefon PIN-kod: Personligt identifieringsnummer Utan säkerhetsläge/säkerhet för huvudledning DISA-tel-nr. Luren av. TR-ton och DISA-meddelande Slå DISA-tel-nummer. önskat anknytningsnr. Slå önskat anknytningsnummer. Med säkerhetsläge * ditt anknytningsnr. DISA-tel-nr. TR-ton och DISA-meddelande 4 7 verifieringskod Luren av. Slå DISA-tel-nummer. Ange 47. Slå ditt anknytningsnummer eller ange och sedan verifieringskod. anknytningens PIN-kod verifierad PIN-kod B-ton och U-ton önskat anknytningsnr. Ange anknytningens PIN-kod eller verifierad PIN-kod (max 10 siffror). Slå önskat anknytningsnummer. Användarhandbok 55

56 1.2.8 Nå en annan samtalspart direkt utifrån (DISA) Ringa upp en extern samtalspart Från extern telefon PIN-kod: Personligt identifieringsnummer Utan säkerhetsläge DISA-tel-nr. TR-ton och DISA-meddelande externt telefonnr. Luren av. Slå DISA-tel-nummer. Slå externt telefonnummer. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. Med säkerhet för huvudledning/med säkerhetsläge * ditt anknytningsnr. DISA-tel-nr. TR-ton och DISA-meddelande 4 7 verifieringskod Luren av. anknytningens PIN-kod verifierad PIN-kod Slå DISA-tel-nummer. Ange anknytningens PIN-kod eller verifierad PIN-kod (max 10 siffror). B-ton och U-ton externt telefonnr. Slå externt telefonnummer. Ange 47. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. Slå ditt anknytningsnummer eller ange och sedan verifieringskod. * De som ringer upp från fördefinierade externa nummer kan få åtkomst till företagsväxeln (PBX) via DISA utan något lösenord (anknytningens PIN-kod/PIN-verifieringskod) (Automatiskt medflyttad serviceklass via DISA). När du ringer ett externt samtal med medflyttad serviceklass genom DISA blir CLIP-numret för samtalet samma som numret på den anknytning som den medflyttade serviceklassen använder. 56 Användarhandbok

57 1.2.8 Nå en annan samtalspart direkt utifrån (DISA) Bevaka Från extern telefon Ringa upp ett annat nummer under ett samtal med en extern samtalspart eller när du hör en tillbakaringnings-, fel- eller upptagetton Ange. DISAmeddelande telefonnr. Slå telefonnummer. Slå ett linjevalsnummer som första siffra när du ska ringa en extern samtalspart. VAR FÖRSIKTIG Det finns en risk för att obehöriga telefonsamtal kan göras via DISA. Sådana samtalskostnader kommer att debiteras den som äger/hyr företagsväxeln (PBX). För undvika obehöriga samtal via företagsväxeln (PBX) rekommenderar vi följande åtgärder: a. Aktivera DISA säkerhetsfunktion (huvudledning eller full säkerhet). b. Se till att hålla dina lösenord (PIN-verifieringskod/anknytningens PIN-kod) är hemliga. c. Välj komplicerade, slumpmässiga PIN-koder som inte går att gissa sig till. d. Byt PIN-koder regelbundet. Tidsgräns Båda parter hör en alarmton 15 sekunder innan tiden är ute. Förläng tiden genom att trycka på valfri knapp utom. Om du har aktiverat den inbyggda automatiska bevakningen kan du nå önskad anknytning genom att endast trycka på en siffra (0 9) för de alternativ som ges i inspelat meddelande. Användarhandbok 57

58 1.2.9 Ställa in telefonen från annan anknytning eller via DISA (Fjärrstyrd inställning) Ställa in telefonen från annan anknytning eller via DISA (Fjärrstyrd inställning) Du kan ställa in följande funktioner för telefonen från en annan anknytning eller via DISA. Vidarekoppling (Vidk)/Stör ej (St.Ej) Ändra anknytningarnas på-/avloggningsstatus Frånvaromeddelande Stationslås Tidsschema ändra tidsläge (Dag/Natt/Lunch/Rast) Från annan anknytning PT/SLT/PS PIN-kod: Personligt identifieringsnummer 4 7 ditt anknytningsnr. anknytningens PIN-kod B-ton och U-ton önskat funktionsnr. Luren av. Ange 47. Slå ditt anknytningsnummer. Ange anknytningens PIN-kod (max 10 siffror). Slå önskat funktionsnummer. Om du anger fel anknytningens PIN-kod hörs en alarmton. Via DISA Från extern telefon PIN-kod: Personligt identifieringsnummer DISA-tel-nr. TR-ton och DISA-meddelande 4 7 ditt anknytningsnr. Luren av. Slå DISA-tel-nummer. Ange 47. Slå ditt anknytningsnummer. anknytningens PIN-kod Ange anknytningens PIN-kod (max 10 siffror). B-ton och U-ton önskat funktionsnr. Slå önskat funktionsnummer. Om du anger fel anknytningens PIN-kod hörs en alarmton. 58 Användarhandbok

59 1.3.1 Besvara samtal 1.3 Ta emot samtal Besvara samtal PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Luren av. Tala. Välj en av följande metoder: Lyft telefonlur för att svara på önskad linje. (Standard: Ringande linje är vald.) Tryck på HÖGTALARTELEFON. Tryck direkt på den blinkande knappen Ln, INTERNT, ICD-grupp, PDN, SDN eller DN. Tryck på SVARA. Handsfree-användning Du kan ta emot ett samtal och tala i handsfree-läge med hjälp av knappen HÖGTALARTE- LEFON. Användare med KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248 kan använda handsfree-läget genom att trycka på den blinkande Ln- eller DN-knappen. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Linjeval inkommande Använd vald linje när du lyfter luren. Internanrop Ring/Tal Välj önskad anropsmetod; antingen ringsignal eller den andra personens röst Anpassa knappar Programmera eller ändra en knapp för Inkommande samtalsgrupp (ICD grupp), Primary Directory Number (Primärt anknytningsnummer) (PDN) eller Secondary Directory Number (Sekundärt anknytningsnummer) (SDN). Användarhandbok 59

60 1.3.2 Besvara samtal och ha händerna lediga (Handsfree-svar) Besvara samtal och ha händerna lediga (Handsfree-svar) När linjen är uppkopplad kan du ta emot ett inkommande samtal utan att lyfta luren. Vid inkommande internsamtal hörs personens röst utan föregående ringsignal. Vid inkommande externsamtal hörs personens röst efter ett fördefinierat antal ringsignaler. För tillbakaringning med handsfree-svar vid externsamtal krävs systemprogrammering. Aktivera/avbryta PT/KX-UT113/KX-UT123/KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248 Med luren på Tryck på AUTOSVAR. PT-användare: Lampan till AUTOSVAR-knappen indikerar aktuell status enligt följande: släckt: ej aktiverad lyser röd: aktiverad Användare med SIP-telefoner i KX-UT-serien (förutom KX-UT670): Om handsfree-svar används visas AUTOSVAR-ikonen i teckenfönstret. PS-, S-PS-, ochkx-ut670-användare: Se dokumentationen till telefonen. 60 Användarhandbok

61 1.3.3 Besvara ett samtal som ringer på annan telefon (Hämta samtal) Besvara ett samtal som ringer på annan telefon (Hämta samtal) Besvara ett samtal från en annan telefon (Hämta samtal) Neka andra möjligheten att hämta dina samtal (Hämta samtal, spärra) Besvara ett samtal från en annan telefon (Hämta samtal) Du kan ta emot ett inkommande samtal som ringer på en annan anknytning eller grupp från din egen telefon, utan att behöva lämna skrivbordet. Du kan plocka samtal på följande sätt: Plocka gruppsamtal: Plockar ett samtal inom din grupp. Plocka dirigerat samtal: Plockar ett samtal till en specifik anknytning. PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS (DSS) Luren av gruppnr. Grupp anknytningsnr. Direkt Tryck på blinkande DSS-knapp. Ange 40 och slå sedan gruppnummer (2 siffror). Eller ange 41 och därefter slå ditt anknytningsnummer. B-ton Tala. Visa information om uppringaren med DSS-knappen före hämtning av samtal Beroende på systemprogrammeringen kan du bekräfta informationen om uppringaren för ett samtal till en annan anknytning med DSS-knappen innan du besvarar samtalet. Om du trycker på motsvarande DSS-knapp ringer du upp anknytningen som tar emot samtalet i stället för att besvara samtalet. När du hör upptagettonen kan du kontrollera uppringarinformationen i teckenfönstret. Besvara samtalet genom att trycka på samma DSS-knapp igen. PT/PS (DSS) En upptagetton hörs och informationen om uppringaren för samtalet till en annan anknytning visas. (DSS) Luren av. Tryck på blinkande DSS-knapp. Tryck på DSS igen. Tala. Om du får en samtal väntar-ton kan du be en tredje person att plocka ditt andra samtal genom att använda Plocka dirigerat samtal. Användarhandbok 61

62 1.3.3 Besvara ett samtal som ringer på annan telefon (Hämta samtal) Besvara ett samtal från en annan telefon (övervakning av grupp för hämtning av samtal) Beroende på systemprogrammeringen kan PT-användare, som kollegor, visa information om uppringaren för ett samtal för en annan anknytning som tillhör samma grupp för hämtning av samtal. Användarna kan se uppringarens information på displayen medans deras PT är ledig. Du kan besvara samtalet genom att trycka på systemknappen SVARA. Besvara ett samtal PT Medan du visar övervakningsinformation för en grupp för hämtning av samtal ANSWER Tryck på SVARA. Tala. De tillgängliga telefonerna är följande: IP-PTs *1 DPTs *1 *1 Förutom på modeller med ett enradigt teckenfönster. Medan information om uppringaren visas på displayen kommer samtalet inte att besvaras när du lyfter på luren. Neka andra möjligheten att hämta dina samtal (Hämta samtal, spärra) Du kan neka eller tillåta andra personer att plocka dina samtal. PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Neka Tillåt B-ton Luren av. Ange 720. Ange 1 för att neka eller 0 för att tillåta. Luren på. 62 Användarhandbok

63 1.3.4 Besvara ett samtal via en extern högtalare (Svara huvudledning från valfri station [TAFAS]) Besvara ett samtal via en extern högtalare (Svara huvudledning från valfri station [TAFAS]) Du kan få en avisering om inkommande externsamtal via en extern högtalare. Sådana samtal kan besvaras från valfri anknytning. Via en extern högtalare PT/SLT/PS När du hör en ton 4 2 plats-id B-ton Luren av. Ange 42. Ange plats-id (2 siffror: 01 16). Tala. Du kan även höra ett sökmeddelande via högtalaren med hjälp av den här funktionen. Användarhandbok 63

64 1.3.5 Använda knappen SVARA/AVSLUTA Använda knappen SVARA/AVSLUTA Knapparna SVARA och AVSLUTA är användbara tillsammans med headset. Med SVARA kan du besvara alla inkommande samtal. Med AVSLUTA kan du koppla ned linjen under pågående eller efter avslutat samtal. Du kan även avsluta överflyttningen av ett samtal med knappen. Svara PT ANSWER Tryck på SVARA. Tala. Överflytta ett samtal PT Under ett samtal TRANSFER (DSS) önskat telefonnr. Uppringd person svarar. RELEASE Tryck på ÖVERFLYTTNING. Tryck på DSS eller slå önskat telefonnummer. Tryck på AVSLUTA. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. Tala med en väntande uppringande person PT När du hör en samtal väntar-ton ANSWER Tryck på ANSWER. Tala. 64 Användarhandbok

65 1.3.5 Använda knappen SVARA/AVSLUTA Överflytta ett externt samtal till en anknytning via snabbval PT Under ett samtal (DSS) Uppringd person svarar. RELEASE Tryck på DSS. Tryck på AVSLUTA. Den andra personen väntkoppla och destinerad anknytning blir omedelbart uppringd. Avsluta ett samtal PT Under ett samtal RELEASE Tryck på AVSLUTA. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Svara-knapp eller en Avsluta-knapp. Användarhandbok 65

66 1.3.6 Identifiera anonyma uppringare (Identifiera anonymt samtal) Identifiera anonyma uppringare (Identifiera anonymt samtal) Du kan begära att din teleoperatör spårar en anonym uppringare under pågående samtal eller efter att han/ hon har lagt på luren. Information om samtalet får du vid ett senare tillfälle. Begära identifiering av anonym uppringare PT/SLT/PS Under pågående samtal eller när du hör en felton efter att uppringaren har lagt på luren. 7 3 B-ton Tryck på ÖVERFLYTTNING eller R/klykan. Ange 7 3. Tala eller luren på. Om den här funktionen är tillgänglig eller inte beror på de ISDN-tjänster som din teleoperatör tillhandahåller. 66 Användarhandbok

67 1.4.1 Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) 1.4 Under pågående samtal Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) Överflytta samtalet till en anknytning i företagsväxeln Överflytta till en extern samtalspart via PBX-tjänst Överflytta ett samtal med hjälp av ISDN-tjänst (Överflytta samtal via ISDN) Överflytta till en extern samtalspart via SIP-tjänst Du kan överflytta ett väntkopplat samtal utan att tala och lägga på luren även om överflyttad samtalspart svarar. Om ett överflyttat samtal inte besvaras inom en angiven tid, kommer det att ringa på en eventuellt fördefinierad anknytning eller på din egen anknytning igen. Om du då har luren av hörs en alarmton. Om ett externt samtal inte besvaras inom en angiven tid, kommer det att automatiskt kopplas ned. För användare med SIP-telefoner som ingår i KX-UT-serien: Överflyttningsfunktionen i en SIP-telefon i KX-UT-serien skiljer sig från andra systemtelefoner enligt nedan. När överflyttningsparten trycker på knappen ÖVERFLYTTNING för att flytta över ett samtal skickas överflyttningspartens samtals-id till destinationsparten. När du trycker på knappen ÖVERFLYTTNING för att flytta över ett samtal från en extern linje, och om överflyttningsdestinationen använder en systemtelefon, används knappen INTERNT för att svara på samtalet. Samtalet spelas in som ett internsamtal från överflyttningsparten i destinationens samtalslogg. För användare med SIP-telefoner som inte ingår i KX-UT-serien: Även om telefonen har en knapp för ÖVERFLYTTNING kan du inte använda den för att överföra samtal. Använd knappen VÄNTKOPPLA. Överflyttningen av samtal vid SIP-anknytningar kan skilja sig från anvisningarna i det här avsnittet och kan även variera beroende på vilken typ av telefon som används. Blind överflyttning Funktionen obevakad överflyttning kan finnas tillgänglig på din telefon. Information om hur du använder obevakad överflyttning finns i dokumentationen till SIP-telefonen. (Den här funktionen är inte tillgänglig om du flyttar över till en extern samtalspart via SIP-tjänst.) Användarhandbok 67

68 1.4.1 Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) Överflytta samtalet till en anknytning i företagsväxeln Överflytta PT/PS Under ett samtal B-ton (DSS) anknytningsnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Tryck på DSS eller slå anknytningsnummer. Tala. Luren på. Detta steg är valfritt. SLT Under ett samtal B-ton anknytningsnr. Tryck på R/klykan. Slå anknytningsnummer. Tala. Luren på. Detta steg är valfritt. SIP-ankn/S-PS Under ett samtal XFER VÄNTKOPPLA B-ton Enbart KX-UTserien och S-PS. KX-UT-serien och S-PS: Tryck på ÖVERFLYTTNING. Övriga (ej KX-UT-serien och S-PS): Tryck på VÄNTKOPPLA. anknytningsnr. Slå anknytningsnummer. Tala. Detta steg är valfritt (enbart KX-UT-serien och S-PS). Luren på. * *För användare med SIP-telefoner: Om du istället för att lägga på luren trycker på ÖVER- FLYTTNING (KX-UT-serien [förutom KX-UT670]), knappen Transfer Cancel (KX-UT670) en gång eller på VÄNTKOPPLA (på telefoner som inte ingår i KX-UT-serien) en eller två gånger (beroende på vilken telefon som används) kan du återta det väntkopplade samtalet. Det överflyttade samtalet avbryts. För alla typer av telefonanvändare. Om samtalet inte blivit överfört inom en viss tid kommer du att höra en larmsignal (överflyttningsretur). 68 Användarhandbok

69 1.4.1 Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) Anvisningar om hur du överflyttar samtal med en SDN-knapp finns under "1.5.1 PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number)". Överflytta med snabbval PT/PS Under pågående samtal med en extern person (DSS) Tryck på DSS. Tala. Luren på. Detta steg är valfritt. Systemprogrammering krävs för att kunna använda funktionen Överflytta med snabbval under pågående samtal med en annan anknytning. Överflytta till en extern samtalspart via PBX-tjänst Vissa anknytningar kan ha restriktioner för att utföra den här funktionen. PT/PS Under ett samtal B-ton utgående linje externt telefonnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Välj utgående linje. Slå externt telefonnummer. Tala. Luren på. Användarhandbok 69

70 1.4.1 Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) SLT Under ett samtal B-ton utgående linje externt telefonnr. Tryck på R/klykan. Välj utgående linje. Slå externt telefonnummer. Tala. Luren på. SIP-ankn/S-PS Under ett samtal XFER VÄNTKOPPLA B-ton Enbart KX-UTserien och S-PS. KX-UT-serien och S-PS: Tryck på ÖVERFLYTTNING. Övriga (ej KX-UT-serien och S-PS): Tryck på VÄNTKOPPLA. utgående linje Välj utgående linje. externt telefonnr. Slå externt telefonnummer. Tala. Detta steg är valfritt (enbart KX-UT-serien och S-PS). * Luren på. *För användare med SIP-telefoner: Om du istället för att lägga på luren trycker på ÖVER- FLYTTNING (KX-UT-serien [förutom KX-UT670]), knappen Transfer Cancel (KX-UT670) en gång eller på VÄNTKOPPLA (på telefoner som inte ingår i KX-UT-serien) en eller två gånger (beroende på vilken telefon som används) kan du återta det väntkopplade samtalet. Det överflyttade samtalet avbryts. Tidsgräns Både uppringare och överflyttad samtalspart kommer att höra en alarmton femton sekunder innan tiden går ut. Samtalet avbryts. För att återgå till väntkopplat samtal innan destinationen svarar trycker du på ÖVER- FLYTTNING, motsvarande Ln-, ICD grupp-, INTERNT- eller DN-knapp, alternativt klykan. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Direktval internnummer (DSS)-knapp. 70 Användarhandbok

71 1.4.1 Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) Överflytta ett samtal med hjälp av ISDN-tjänst (Överflytta samtal via ISDN) PT/PS Under ett samtal (ISDN-väntkoppla) telefonnr. Tryck på ISDN-väntkoppla. Slå telefonnummer. Tala. Luren på. Detta steg är valfritt. PT/PS Under ett samtal B-ton 6 2 telefonnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Ange 62. Slå telefonnummer. Tala. Luren på. Detta steg är valfritt. SLT Under ett samtal B-ton 6 2 telefonnr. Tryck på R/klykan. Ange 62. Slå telefonnummer. Tala. Luren på. Detta steg är valfritt. För att hämta det väntkopplade samtalet trycker du på ÖVERFLYTTNING, R/klykan. Samtalet överflyttas även om du lägger på luren under överflyttningen. När samtalet är överflyttat blir linjen ledig. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en ISDN-väntkoppla-knapp. Användarhandbok 71

72 1.4.1 Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) Överflytta till en extern samtalspart via SIP-tjänst Flytta över ett samtal med meddelande (övervakad överflyttning) PT/PS Under ett samtal TRANSFER B-ton utgående linje externt telefonnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Välj utgående linje. Slå externt telefonnummer. Tala. Luren på. SIP-ankn/S-PS Under ett samtal XFER B-ton utgående linje externt telefonnr. Enbart KX-UTserien och S-PS. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Välj utgående linje. Slå externt telefonnummer. Tala. Luren på. SLT Under ett samtal B-ton utgående linje externt telefonnr. Tryck på R/klykan. Välj utgående linje. Slå externt telefonnummer. Tala. Luren på. 72 Användarhandbok

73 1.4.1 Överflytta ett samtal (Överflytta samtal) Flytta över ett samtal utan meddelande (blind överflyttning) PT/PS Under ett samtal TRANSFER B-ton 6 1 externt telefonnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Ange 61. Slå externt telefonnummer. Ange #. Luren på. SLT Under ett samtal B-ton 6 1 externt telefonnr. Tryck på R/klykan. Ange 61. Slå externt telefonnummer. Ange #. Luren på. Huruvida den här funktionen är tillgänglig beror på vilka tjänster din SIP-leverantör erbjuder. Du kan inte återgå till det väntkopplade samtalet efter att du har slagit mottagarnumret. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Uppringning med snabbvalsknapp för att lagra numret för den blinda överflyttningsfunktionen. Användarhandbok 73

74 1.4.2 Väntkoppla ett samtal Väntkoppla ett samtal Väntkoppla Väntkoppla i systemets parkeringszon (Parkera Samtal) För användare med SIP-telefoner som inte ingår i KX-UT-serien: Väntkoppling av samtal vid SIP-anknytningar kan skilja sig från anvisningarna i det här avsnittet och kan även variera beroende på vilken typ av telefon som används. Väntkoppla Det finns två typer av väntkopplingar. Skillnaden mellan dem är att andra personer kan hämta ditt väntkopplade samtal (Vanlig väntkoppling) eller inte (Exklusiv väntkoppling). Fråga administratören vilket läge som gäller, eftersom det går att ändra väntkopplingen. Väntkoppla (Väntkoppling) PT/PS Under ett samtal B-ton 5 0 B-ton Tryck på VÄNTKOPPLA. Eller tryck på ÖVERFLYTTNING och ange sedan 50. Luren på. SLT Under ett samtal 5 0 B-ton Tryck på R/klykan. Ange 50. Luren på. SIP-ankn/S-PS Under ett samtal VÄNTKOPPLA Tryck på VÄNTKOPPLA. Luren på. 74 Användarhandbok

75 1.4.2 Väntkoppla ett samtal Hämta (Hämta väntkopplat samtal) PT/SLT/PS Vid den väntkopplande anknytningen (Hämta parkerat samtal) (Ln) 5 0 En bekräftelseton hörs. Luren av. Tryck på blinkande Ln eller INTERNT, eller ange 50. Tala. Hämta ett externt samtal från en annan anknytning endast Vanlig väntkoppling (Hämta parkerat samtal angivet med väntkopplat linjeval) (Ln) 5 3 väntkopplat linjenr. En bekräftelseton hörs. Luren av. Tryck på Ln, eller ange 53 och därefter väntkopplat linjenummer (3 siffror). Tala. Hämta ett intern- eller externsamtal från en annan anknytning endast Vanlig väntkoppling (Hämta parkerat samtal angivet med väntkopplande anknytningsnummer) 5 1 (DSS) väntkopplande anknytningsnr. B-ton Luren av. Ange 51. Tryck på DSS eller slå väntkopplande anknytningsnummer. Tala. Användarhandbok 75

76 1.4.2 Väntkoppla ett samtal SIP-ankn/S-PS Vid den väntkopplande anknytningen (Hämta parkerat samtal) (E-Ln) (DN) Luren på. VÄNTKOPPLA KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670/S-PS: Tryck på den blinkande E-Ln- eller DN-knappen. Andra än KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670/S-PS: Tryck på VÄNTKOPPLA. Tala. Hämta ett externt samtal från en annan anknytning endast Vanlig väntkoppling (Hämta parkerat samtal angivet med väntkopplat linjeval) 5 3 väntkopplat linjenr. En bekräftelseton hörs. Luren på. Ange 53. Ring upp väntkopplat linjenummer (3 siffror). Tala. Hämta ett intern- eller externsamtal från en annan anknytning endast Vanlig väntkoppling (Hämta parkerat samtal angivet med väntkopplande anknytningsnummer) 5 1 väntkopplande anknytningsnr. B-ton Luren på. Ange 51. Slå väntkopplande anknytningsnummer. Tala. 76 Användarhandbok

77 1.4.2 Väntkoppla ett samtal För PT-användare: Ln- eller INTERNT-knappens lampa indikerar status enligt följande: Vanligt väntkopplingsläge långsamt blinkande grön: ditt väntkopplade samtal blinkande röd: annan anknytnings väntkopplade samtal Exklusivt väntkopplingsläge medelsnabbt blinkande grön: ditt väntkopplade samtal lyser röd: annan anknytnings väntkopplade samtal För användare med SIP-telefonerna KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670: Lampan på E-Ln-knappen visar aktuell status enligt följande: Vanligt väntkopplingsläge långsamt blinkande grön: ditt väntkopplade samtal blinkande röd: annan anknytnings väntkopplade samtal Om ett samtal inte hämtas inom en angiven tid hörs en alarmsignal som påminnelse (Väntkopplad R). Om ett externt samtal inte besvaras inom en angiven tid, kommer det att automatiskt kopplas ned. Ändra väntkopplingsläge (endast systemtelefon, PT) När du har tryckt på VÄNTKOPPLA och trycker på VÄNTKOPPLA igen, växlar väntkopplingsläget från vanligt till exklusivt eller tvärtom. Om Automatisk väntkoppling har förprogrammerats kan du väntkoppla pågående samtal genom att trycka på någon annan Ln-, ICD-grupp-, INTERNT- eller DN-knapp när du ska ringa eller ta emot ett annat samtal. Anvisningar om hur du hämtar väntkopplade samtal med en PDN-/SDN-knapp finns under "1.5.1 PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number)". Väntkoppla i systemets parkeringszon (Parkera Samtal) Du kan väntkoppla ett samtal i en gemensam parkeringszon i företagsväxeln (PBX) så att någon annan anknytning kan hämta samtalet. Du kan använda funktionen när du vill överflytta samtal. Ett samtal kan placeras i antingen en specifik parkeringszon (Specifik) eller valfri ledig parkeringszon (Auto). Om du har programmerat en knapp för Parkera samtal och en för Parkera samtal (Automatisk parkeringszon) kan du välja hur du vill parkera samtalet genom att trycka på motsvarande knapp. När ett samtal parkeras automatiskt, eller fler än ett samtal har parkerats samtidigt, måste du ange parkeringszonnumret när du ska hämta samtalet. Aktivera PT/PS/KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670/S-PS Under ett samtal (Parkera Samtal) Tryck på Parkera Samtal. Användarhandbok 77

78 1.4.2 Väntkoppla ett samtal PT/PS Under ett samtal 5 2 parkeringszonnr. Definierad Auto B-ton Tryck på ÖVERFLYTTNING. Ange 52. Ange ett specifikt parkeringszonnummer (2 siffror) eller tryck så parkeras samtalet automatiskt vid ledig parkeringszon. Luren på. Om du hör en upptagetton, anger du ett annat parkeringszonnummer eller trycker på igen. SLT Under ett samtal 5 2 parkeringszonnr. B-ton Tryck på R/klykan. Ange 52. Ange ett specifikt parkeringszonnummer (2 siffror). Luren på. Om du hör en upptagetton, anger du ett annat parkeringszonnummer. Hämta (Hämta parkerat samtal) PT/PS/KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670/S-PS (Parkera Samtal) Tryck på blinkande Parkera Samtal. PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS 5 2 lagrat parkeringszonnr. B-ton Luren av. Ange 52. Slå lagrat parkeringszonnummer (2 siffror). Tala. 78 Användarhandbok

79 1.4.2 Väntkoppla ett samtal Om ett samtal är parkerat automatiskt, bekräftar du parkeringszonnumret på teckenfönstret. Om ett samtal inte hämtas inom en angiven tid hörs en alarmsignal som påminnelse (Parkera Samtal - R). Om ett externt samtal inte besvaras inom en angiven tid, kommer det att automatiskt kopplas ned. För användare med SIP-telefoner: Alla användare med SIP-telefoner kan hämta ett parkerat samtal men bara användare med SIP-telefoner i KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/ KX-UT670-serien kan parkera ett samtal i en parkeringszon. Lampan på knappen Parkera samtal anger aktuell status enligt följande: Blinkar rött (för PT): Du eller en annan anknytning har ett samtal parkerat. Blinkar rött (för KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670): En annan anknytning har ett samtal parkerat. Blinkar grönt (för KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670): Du har ett samtal parkerat. Om du hör en felton när du ska hämta ett parkerat samtal, så finns där inget samtal. Bekräfta lagrat parkeringszonnummer. När du har parkerat ett samtal kan du utföra andra arbetsuppgifter. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Parkera Samtal- eller Parkera Samtal (Automatisk parkeringszon)-knapp. Användarhandbok 79

80 1.4.3 Samtala med två personer växelvis (Pendling) Samtala med två personer växelvis (Pendling) När du samtalar med en person och den andra är väntkopplad, kan du alternera mellan de båda samtalen. För användare av SIP-telefoner i KX-UT-serien och S-PS-enheter: du kan inte lämna samtalet medan de andra två fortsätter samtalet. Alternera mellan två samtalsparter och väntkoppla den ena tillfälligt PT/PS/KX-UT-serien/S-PS Under ett samtal XFER B-ton (DSS) anknytningsnr. XFER Tryck på ÖVERFLYTTNING. Tryck på DSS eller slå den andra personens anknytningsnummer. Tala med andra personen. Tryck på ÖVERFLYTTNING. För KX-UT670: Tryck på Swap. Tala med den ursprungliga personen. Den andra personen väntkopplas. SLT Under ett samtal B-ton anknytningsnr. Tryck på R/klykan. Slå den andra personens anknytningsnummer. Tala med andra personen. Tryck på R/klykan. Tala med den ursprungliga personen. Den andra personen väntkopplas. KX-UT113/KX-UT123 Under ett samtal B-ton anknytningsnr. Tryck på VÄNTKOPPLA. Slå den andra personens anknytningsnummer. Tala med andra personen. Tryck på VÄNTKOPPLA. Tala med den ursprungliga personen. Den andra personen väntkopplas. 80 Användarhandbok

81 1.4.3 Samtala med två personer växelvis (Pendling) KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670/S-PS Under ett samtal B-ton anknytningsnr. Tryck på VÄNTKOPPLA. Slå den andra personens anknytningsnummer. Tala med andra personen. Tryck på VÄNTKOPPLA. (DN) Detta steget kan utelämnas om alternativet för automatisk parkering av samtal är aktiverat på telefonen. (E-Ln) Tryck på den blinkande DN- eller E-Ln-knappen. Tala med den ursprungliga personen. Den andra personen väntkopplas. Lämna samtalet och låta de andra två personerna tala PT/PS Under ett samtal B-ton (DSS) anknytningsnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Tryck på DSS eller slå den andra personens anknytningsnummer. Tala med andra personen. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Luren på. SLT Under ett samtal B-ton anknytningsnr. Tryck på R/klykan. Slå den andra Tala med andra Tryck på R/klykan. Luren på. personens personen. anknytningsnummer. Användarhandbok 81

82 1.4.4 Besvara ett samtal som väntar Besvara ett samtal som väntar Besvara ett samtal som väntar i företagsväxeln (PBX) Besvara ett samtal som väntar hos teleoperatören Besvara ett samtal som väntar i företagsväxeln (PBX) Under ett pågående samtal hörs en samtal väntar-ton, alternativt ett meddelande i högtalaren eller telefonluren hörs, när ett externt samtal har tagits emot eller en annan anknytning informerar om att ett annat samtal väntar. Du behöver aktivera den här funktionen innan den kan användas. (Standard: Avaktivera inget samtal [internsamtal]/ingen ton [externsamtal]) Du kan besvara det andra samtalet genom att koppla ned (1) eller väntkoppla (2) pågående samtal. 1. Koppla ned pågående samtal och tala med den nya personen PT/SLT/PS/KX-UT-serien/S-PS När du hör en ton Luren på. Luren av. Tala med den nya personen. 2. Väntkoppla pågående samtal och tala med den nya personen PT/PS När du hör en ton (Ln) (ICD-grupp) (PDN) Tryck på VÄNTKOPPLA. (SDN) Tala med den nya personen. Hoppa över detta steg om båda personerna ringer från anknytningar. Tryck på Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT. 82 Användarhandbok

83 1.4.4 Besvara ett samtal som väntar SLT När du hör en ton 5 0 B-ton Tryck på R/klykan. Ange 50. Tala med den nya personen. KX-UT113/KX-UT123 När du hör en ton B-ton Tryck på VÄNTKOPPLA. Tala med den nya personen. KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670/S-PS När du hör en ton B-ton (DN) Tryck på VÄNTKOPPLA. (E-Ln) Tryck på den blinkande DN- eller E-Ln-knappen. Tala med den nya personen. När du har talat med den nya personen kan du koppla ned (2.1) eller väntkoppla (2.2) och därefter hämta det första samtalet. Användarhandbok 83

84 1.4.4 Besvara ett samtal som väntar 2.1 Koppla ned det andra samtalet och sedan tala med den första personen PT/PS Under ett samtal (Ln) (ICD-grupp) (PDN) (SDN) Luren på. Luren av. Tala med den ursprungliga personen. Tryck på Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT. KX-UT113/KX-UT123 Under ett samtal Luren på. Luren av. Tryck på VÄNTKOPPLA. Tala med den ursprungliga personen. KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670/S-PS Under ett samtal (DN) (E-Ln) Luren på. Luren av. Tryck på den blinkande DN- eller E-Ln-knappen. Tala med den ursprungliga personen. PT/SLT/PS Under ett samtal Luren på. Luren av. Ange B-ton Tala med den ursprungliga personen. 84 Användarhandbok

85 1.4.4 Besvara ett samtal som väntar 2.2 Väntkoppla det andra samtalet och tala med den första personen När samtalet är väntkopplat kan du tala med den första personen. Sedan kan du koppla ned det och tala med den nya personen igen. PT/PS Under ett samtal (Ln) (ICD-grupp) (PDN) Tryck på VÄNTKOPPLA. (SDN) Tala med den ursprungliga personen. Tryck på Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT. Hoppa över detta steg om båda personerna ringer från anknytningar. (Ln) (ICD-grupp) (PDN) Luren på. Luren av. (SDN) Tala med den nya personen. Tryck på Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT. KX-UT113/KX-UT123 Under ett samtal Tryck på VÄNTKOPPLA. Tala med den ursprungliga personen. Luren på. Luren av. Tryck på VÄNTKOPPLA. Tala med den nya personen. Användarhandbok 85

86 1.4.4 Besvara ett samtal som väntar KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670/S-PS Under ett samtal (DN) (E-Ln) Tryck på VÄNTKOPPLA. Tryck på den blinkande DN- eller E-Ln-knappen. Tala med den ursprungliga personen. (DN) (E-Ln) Luren på. Luren av. Tryck på den blinkande DN- eller E-Ln-knappen. Tala med den nya personen. SLT Under ett samtal 5 0 B-ton Tryck på R/klykan. Ange 50. Tala med den ursprungliga personen. 5 0 B-ton Luren på. Luren av. Ange 50. Tala med den nya personen. Beroende på vilken typ av telefon du har så är det möjligt att samtala med den andra personen genom högtalaren och mikrofonen (OHCA) eller så kan du ta emot ett meddelande via luren (diskret OHCA), om du har ett pågående samtal i luren. Se Ta emot samtal som väntar (Samtal väntar/meddelande under samtal [OHCA]/ Diskret OHCA). Namnet eller numret för den uppringande anknytningen visas under 5 sekunder i taget, med 15 sekunders intervall, innan du besvarar samtalet. 86 Användarhandbok

87 1.4.4 Besvara ett samtal som väntar Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Tontyp för samtal väntar Om du väljer "Ton 1" hörs samma ton för Samtal väntar från en extern samtalspart som en anknytning. Om du väljer "Ton 2" hörs olika toner för Samtal väntar från en extern samtalspart som en anknytning. Standard (Ton 1) 15 s Speciella toner (Ton 2) 5 s Endast ton 1 är tillgänglig för SIP-telefoner i KX-UT-serien. Besvara ett samtal som väntar hos teleoperatören Det här är en tillvalstjänst hos teleoperatören. Du kan ta emot en samtal väntar-ton och information om uppringaren. Kontakta din teleoperatör för mer information. PT/PS/KX-UT-serien/S-PS När du hör en ton PT/SLT/PS När du hör en ton 6 0 (Åtkomst av externa funktioner) Tryck på R eller Åtkomst av externa funktioner. Tryck på ÖVERFLYTTNING eller R/klykan. Ange 60. För att återta det ursprungliga samtalet, upprepar du operationen. I det här fallet måste R-knappen på en systemtelefon, SIP-telefon i KX-UT-serien, eller S-PS-enheten vara inställd på läget Åtkomst av externa funktioner via systemprogrammering. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Åtkomst av externa funktioner-knapp. Användarhandbok 87

88 1.4.5 Samtal med flera parter Samtal med flera parter Lägga till fler personer under pågående samtal (konferens) Lämna ett konferenssamtal (Obevakat konferenssamtal) Lämna ett konferenssamtal (Lämna ett trepartssamtal) Låta en tredje person delta i samtalet (Privat nedkoppling) Lägga till en tredje part under ett samtal med hjälp av ISDN-tjänst (trepartskonferens [3PTY] med ISDN) Lägga till fler personer under pågående samtal (konferens) Du kan lägga till en eller fler personer till samtalet. För användare med SIP-telefonerna KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670 och S-PS-enhet: När du trycker på knappen KONFERENS/CONF/Conference för första gången när du ska upprätta ett konferenssamtal, släcks DN/E-Ln-knappen för samtalet och en ny DN-knapp lyser grönt för konferenssamtalet. Det är bara DN-knappen som precis tändes som lyser för samtalet, även om du lägger till fler personer. Upprätta ett konferenssamtal PT/PS Under ett samtal B-ton önskat telefonnr. B-ton Tryck på KONFERENS eller ÖVERFLYTTNING. Slå önskat telefonnummer. Tala med nya personen. Tryck på KONFERENS. Tala med flera personer. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. KX-UT-serien/S-PS Under ett samtal B-ton önskat telefonnr. B-ton Tryck på KONFERENS. Slå önskat telefonnummer. Tala med nya personen. Tryck på KONFERENS. Tala med flera personer. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. För KX-UT670: Tryck på Conference Start. 88 Användarhandbok

89 1.4.5 Samtal med flera parter PT/PS Under ett samtal önskat telefonnr. 3 B-ton Tryck på ÖVERFLYTTNING. Slå önskat telefonnummer. Tala med nya personen. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Ange 3. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. Tala med flera personer. SLT Under ett samtal önskat telefonnr. 3 B-ton Tryck på R/klykan. Slå önskat telefonnummer. Tala med nya personen. Tryck på R/klykan. Ange 3. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. Tala med flera personer. Användarhandbok 89

90 1.4.5 Samtal med flera parter Upprätta ett konferenssamtal när du tar emot ett samtal från en extern part under pågående tvåpartssamtal PT/PS Under ett samtal (Ln) (PDN) (SDN) Tryck på VÄNTKOPPLA. Tryck på blinkande Ln-, PDN- eller SDN-knapp. Tala med den nya personen. Tryck på KONFERENS eller ÖVERFLYTTNING. (Ln) (ICD-grupp) (PDN) B-ton (SDN) 3 Tryck på blinkande Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT som motsvarar den första personen. Tala med den ursprungliga personen. Tryck på KONFERENS eller tryck på ÖVERFLYTTNING och ange sedan 3. Tala med flera personer. Lägga till fyra eller fler samtalsparter PT/PS/KX-UT-serien/S-PS Under ett samtal Fortsätt önskat telefonnr. B-ton Tryck på KONFERENS. Slå önskat telefonnummer. Tala. Tryck på KONFERENS. Tala. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. För KX-UT670: Tryck på Conference Start. 90 Användarhandbok

91 1.4.5 Samtal med flera parter Lägga till en annan väntkopplad part till ett konferenssamtal PT/PS Under pågående 3- till 7-partssamtal (Ln) (ICD-goupp) B-ton (PDN) Tryck på KONFERENS. (SDN) Tryck på KONFERENS. Tala med flera personer. Tryck på blinkande Ln, ICD-goupp, PDN eller SDN som motsvarar väntkopplat samtal. Alternera mellan två samtalsparter i ett trepartssamtal PT/PS Under ett samtal Tryck på ÖVERFLYTTNING. SLT Under ett samtal Tryck på R/klykan. Användarhandbok 91

92 1.4.5 Samtal med flera parter Koppla ner en samtalspart för att sedan tala med den andra i ett trepartssamtal PT/PS Under ett samtal (Ln) (ICD-grupp) (PDN) Tryck på ÖVERFLYTTNING en eller två gånger när du vill upprätta ett samtal med samtalsparten som ska kopplas ner. Tryck på R.* (SDN) Tala. Den andra personen väntkopplas. Tryck på blinkande Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT som motsvarar väntkopplad samtalspart. * I det här fallet måste R-knappen på en systemtelefon vara inställd på R-läget via systemprogrammering. När du trycker på ÖVERFLYTTNING eller R/klykan under pågående samtal alternerar du mellan parterna i samtalet. Du kan upprätta ett konferenssamtal om högst åtta personen (interna eller utgående linjer) samtidigt. Under ett samtal med fyra eller fler parter, så kan du inte koppla ner en part och fortfarande bibehålla samtalet med dom övriga. SIP-telefoner som inte ingår i KX-UT-serien kan inte användas för att initiera ett konferenssamtal, men användaren kan läggas till som samtalspart. När en användare med en SIP-telefon i KX-UT-serien eller S-PS-enhet initierar ett konferenssamtal och någon av de andra personerna lämnar konferensen kan användaren med SIP-telefonen i KX-UT-serien eller S-PS-enheten fortfarande prata med kvarvarande personer men kan inte väntkoppla samtalet. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Konferens-knapp. 92 Användarhandbok

93 1.4.5 Samtal med flera parter Lämna ett konferenssamtal (Obevakat konferenssamtal) Personen som initierade konferenssamtalet kan lämna samtalet medan de andra personerna talar vidare. Användare med SIP-telefoner och S-PS-enheter i KX-UT-serien: Om du initierade ett konferenssamtal kan du inte lämna konferensen och låta de andra personerna fortsätta samtalet. När du lägger på luren avslutas konferenssamtalet och de övriga parterna kopplas bort. Lämna ett konferenssamtal PT/PS Vid konferenssamtal med 3-7 parter Tryck på KONFERENS. Luren på. Återgå medan andra samtalar PT/PS (Ln) (ICD-grupp) (PDN) (SDN) Tryck på blinkande grön Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT. Avsluta ett samtal PT/PS Under ett samtal Luren på. Tidsgräns Båda parter hör en alarmton innan den fördefinierade tiden går ut. Den som initierade samtalet kommer att höra en alarmton innan tiden är ute. Samtalet kopplas ned när tiden går ut, såvida den ursprungliga anknytningen inte återgår till konferenssamtalet. Användarhandbok 93

94 1.4.5 Samtal med flera parter Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Konferens-knapp. 94 Användarhandbok

95 1.4.5 Samtal med flera parter Lämna ett konferenssamtal (Lämna ett trepartssamtal) Personen som initierade konferenssamtalet med två andra personer kan lämna samtalet medan de andra personerna talar vidare. Lämna ett konferenssamtal med minst en ytterligare anknytning PT/SLT/PS/KX-UT-serien/S-PS Under pågående trepartskonferens Luren på. Lämna ett konferenssamtal med två externa parter PT/PS Under pågående trepartskonferens Tryck på ÖVERFLYTTNING. Luren på. SLT Under pågående trepartskonferens Tryck på R/klykan. Luren på. Om du vill lämna ett konferenssamtal med två externa personer och låta samtalet fortsätta, måste du aktivera din anknytning genom serviceklassprogrammering, så att samtal kan överflyttas till externa linjer. Användarhandbok 95

96 1.4.5 Samtal med flera parter Låta en tredje person delta i samtalet (Privat nedkoppling) Du kan låta en tredje person delta i ditt pågående externsamtal och upprätta ett trepartssamtal. Du kan även lämna samtalet och låta de andra två personerna fortsätta tala. Låta en tredje person delta i ditt samtal och upprätta ett trepartssamtal PT/PS Din anknytning (vid externt samtal) (E-Ln) Vänta på svar. För att förlänga trycker du på E-Ln igen. B-ton Tryck på grön E-Ln. Tala. Annan anknytning E-Ln-knappen blinkar på alla anknytningar som har en sådan knapp. Ett trepartssamtal har upprättats. (E-Ln) B-ton Tryck på blinkande E-Ln inom 5 sekunder. Luren av. Tala. Endast knappen E-Ln kan användas för den här funktionen. Du kan lämna ett trepartssamtal och låta de andra två personerna fortsätta tala genom att endast lägga på luren. Lägga till en tredje part under ett samtal med hjälp av ISDN-tjänst (trepartskonferens [3PTY] med ISDN) PT/PS Under ett samtal (ISDN-väntkoppla) önskat telefonnr. B-ton Tryck på ISDNväntkoppla. Slå önskat telefonnummer. Tala med nya personen. Tryck på KONFERENS. Tala med flera personer. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. 96 Användarhandbok

97 1.4.5 Samtal med flera parter PT/PS Under ett samtal B-ton 6 2 önskat telefonnr. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Ange 62. Slå önskat telefonnummer. Tala med nya personen. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. 3 B-ton Ange 3. Tala med flera personer. SLT Under ett samtal B-ton 6 2 önskat telefonnr. Tryck på R/klykan. Ange 62. Slå önskat telefonnummer. Tala med nya personen. Tryck på R/klykan. Välj utgående linje innan du slår externt telefonnummer. 3 B-ton Ange 3. Tala med flera personer. Användarhandbok 97

98 1.4.5 Samtal med flera parter Avsluta ett samtal PT/SLT/PS Under ett samtal Luren på. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en ISDN-väntkoppla-knapp. 98 Användarhandbok

99 1.4.6 Sekretess Sekretess Du kan koppla från mikrofonen eller telefonlur om du behöver föra ett privat samtal med andra i ditt rum, medan du lyssnar på samtalsparten via högtalaren eller telefonlur. Aktivera/avbryta PT/KX-UT-serien Under ett samtal VOICE CALL MUTE Tryck på SEKRETESS. AUTOSVAR/SEKRETESS- eller TALLÄGE/SEKRETESS-knapplampan för systemtelefoner respektive HÖGTALARTELEFON-knapplampan för SIP-telefoner i KX-UT-serien visar aktuell status enligt följande: släckt: normal blinkande röd: sekretess Om du använder sekretessfunktionen vid OHCA under samtal, blir det telefonlurens sekretessfunktion som används. PS- och S-PS-användare: Se dokumentationen till telefonen. Användarhandbok 99

100 1.4.7 Låta andra personer lyssna på samtalet (Medlyssning vid avlyft lur) Låta andra personer lyssna på samtalet (Medlyssning vid avlyft lur) Du kan låta andra personer i rummet ta del av samtalet via högtalaren medan du fortsätter konversationen med telefonlur. Aktivera/avbryta PT/KX-UT-serien Under samtal via telefonlur Tryck på HÖGTALARTELEFON. HÖGTALARTELEFON-knappens lampa indikerar status enligt följande: släckt: rösten hörs via telefonlur. tänd: rösten hörs via högtalaren och telefonlur. Systemprogrammering krävs för den här funktionen. Handsfree-användning Du kan konversera i handsfree-läge med hjälp av knappen HÖGTALARTELEFON. Du kan utföra andra uppgifter samtidigt. Tips vid handsfree-användning: Om det är svårt att höra den andra personens röst, Höj volymen med hjälp av navigeringsknappen, Jog Dial eller volymknappen. Om den andra personen har svårt att höra dig, Sänk volymen. Om den andra personen tycker att din röst ekar, Använd telefonen i ett rum med gardiner och/eller heltäckningsmatta. Om delar av samtalet inte går att höra, Om du och den andra personen talar samtidigt kommer delar av samtalet att försvinna. Tala en i taget för att undvika detta. 100 Användarhandbok

101 1.4.8 Använda hörlurar med headset (Headset-användning) Använda hörlurar med headset (Headset-användning) Du kan samtala via hörlurar och mikrofon (headset). Då måste du först välja "Headset på" i programmeringsläget eller i förväg ställa in Headset-knappen (röd). För KX-UT113/KX-UT123 och S-PS aktiveras Headset-läget automatiskt när ett headset ansluts till telefonens headsetuttag. Denna funktion kallas även för "Val av telefonlur/headset". Använda headset PT/KX-UT-serien Tryck på HÖGTALARTELEFON. Använda telefonlur under ett samtal via headset PT/KX-UT-serien Luren av. Samtala i handsfree-läge under samtal via headset PT/KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670 (Headset) Tryck på röd Headset. Lampan för headset indikerar status enligt följande: släckt: Headset-läget avaktiverat lyser röd: Headset-läget aktiverat Den här funktionen är inte tillgänglig med KX-T7665. Användarhandbok 101

102 1.4.8 Använda hörlurar med headset (Headset-användning) För användare av KX-NT560-/KX-DT343-/KX-DT346-/KX-UT248-telefoner i KX-NT300-serien (inte KX-NT321): Med telefonerna i KX-NT300-serien (förutom KX-NT321)/KX-NT560/KX-DT343/ KX-DT346/KX-UT248 kan du använda ett trådlöst Bluetooth-headset som har registrerats till anknytningen som ett headset. Driftdistans Telefoner med anslutna Bluetooth-moduler ska vara minst 3 m från varandra. Störningar kan även förekomma när ett Bluetooth-headset används nära en telefon med en annan ansluten Bluetooth-modul än den som den är registrerad på. Flytta bort från telefonen och närmare den som den är registrerad på för att förbättra signalen. Störningar Signaler skickas mellan modulen och Bluetooth-headsetet genom radiovågor. För maximal distans och störningsfri drift rekommenderas att modulen hålls på avstånd från elektriska apparater som faxmaskiner, radioapparater, datorer och mikrovågsugnar. System som använder 2,4 GHz ISM (industriellt, vetenskapligt och medicinskt) band kan störa denna produkt. Exempel på sådana system är sladdlösa telefoner, trådlöst LAN, Hem RF, mikrovågsugnar och andra ISM apparater. Dessa system kan orsaka mindre störningar. För användare av KX-UT248, KX-NT560 och Bluetooth-kompatibla S-PS-telefoner: Du kanske inte kan använda alla de funktioner som finns tillgängliga med ett Bluetooth-headset. Återuppringning fungerar t.ex. inte med knappen ÅTERUPPRING- NING på ett Bluetooth-headset, och i handsfree-läget går det inte att växla samtalet till Bluetooth-headsetet via headsetet. För användare av telefoner i serierna KX-NT500 (utom KX-NT551), KX-DT543, KX-DT546, KX-UT133, KX-UT136, KX-UT248 och KX-UT670: Du kan använda EHS-headsets (Electric Hook Switch). Rådfråga din återförsäljare för mer information om vilka headsets som har testats tillsammans med enheten. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Headset-användning Välj vilken utrustning du vill använda Anpassa knappar Programmera eller ändra en Headset-knapp. 102 Användarhandbok

103 1.5.1 PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number) 1.5 Använda en PDN-/SDN-knapp PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number) Knappar för Primary Directory Number (Primärt anknytningsnummer) (PDN) och Secondary Directory Number (Sekundärt anknytningsnummer) (SDN) är praktiska när en användare behöver hantera samtal till andra anknytningar. En eller flera sekreterarer kan t.ex. hantera samtal och kontrollera samtalsstatus för en eller flera chefer. PDNoch SDN-knapparna har följande funktioner: PDN-knapp: Den här knappen används för att ringa och ta emot alla samtal (även externa och interna samtal). Med hjälp av flera PDN-knappar kan flera samtal placeras i kö vid anknytningen. Anknytningar med en PDN-knapp kallas PDN-anknytningar. SDN-knapp: Lampan vid en SDN-knapp indikerar aktuell samtalsstatus för den registrerade anknytningen, ungefär som med en DSS-knapp. Den här knappen kan dessutom användas för att utföra följande: ringa upp PDN-anknytningen ( SDN-direktval) besvara samtal som ringer på PDN-anknytningen väntkoppla samtal och hämta väntkopplade samtal vid PDN-anknytningen ( Väntkoppling och Hämta väntkopplat samtal) överflytta samtal till PDN-anknytningen ( Överflytta samtal med hjälp av en SDN-knapp) Anknytningar med en SDN-knapp kallas SDN-anknytningar. Anknytningen som har registrerats som destination för en SDN-knapp måste ha minst en PDN-knapp. En anknytning kan ha upp till 8 PDN-knappar. En anknytning kan ha endast en SDN-knapp för varje PDN-anknytning. PDN-/SDN-knapparnas lampor indikerar aktuell status enligt följande: Blinkmönster Status för PDN-knapp Status för SDN-knapp Av Lyser grön Långsamt blinkande grön Medelsnabbt blinkande grön Snabbt blinkande grön Lyser röd PDN-anknytningen är ledig. Anknytningen har ett samtal via PDN-knappen. Ett samtal är väntkopplat vid PDN-anknytningen (Vanlig väntkoppling). Ett samtal är tillfälligt eller exklusivt väntkopplat. PDN-anknytningen tar emot ett inkommande samtal. Motsvarande SDN-anknytning använder linjen. Anknytningen har ett samtal via SDN-knappen. Ett samtal besvaras med SDN-knappen väntkopplad (Vanlig väntkoppling). Ett samtal som har besvarats med SDN-knappen är tillfälligt eller exklusivt väntkopplat. En SDN-anknytning tar emot en väntretur eller tillbakaringning från ett samtal som besvarades med SDN-knappen. Motsvarande PDN-anknytning eller annan motsvarande SDN-anknytning använder linjen. Användarhandbok 103

104 1.5.1 PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number) Blinkmönster Status för PDN-knapp Status för SDN-knapp Långsamt blinkande röd Snabbt blinkande röd Motsvarande SDN-anknytning har ett väntkopplat samtal. PDN-anknytningen tar emot ett inkommande samtal till en inkommande samtalsgrupp (ICD-grupp). En annan motsvarande SDN-anknytning, eller PDN-anknytningen, har ett väntkopplat samtal. Motsvarande PDN-anknytning tar emot ett inkommande samtal. SDN-direktval Med en SDN-knapp kan du enkelt ringa upp motsvarande PDN-anknytning. SDN-knappar har någotdera av två lägen som anges genom systemprogrammering och de olika funktionerna beskrivs nedan: Utökat DSS-knappsläge PT/PS (SDN) Luren av. Tryck på motsvarande SDN. Tala. Standard SDN-knappsläge PT/PS (SDN) U-ton (SDN) Luren av. Tryck på motsvarande SDN. Tryck på SDN igen. Tala. När du använder SDN-direktval för att ringa till motsvarande PDN-anknytning indikerar SDN-knappens lampa aktuell status för destinationsanknytningen enligt följande: lyser grön: Du använder linjen. lyser röd: Linjen används. (Linjen används av PDN-anknytningen, eller någon annan SDNanknytning om flera anknytningar har SDN-knappar till samma PDN-anknytning.) Även om en PDN-anknytning har Stör ej (St.Ej) inställt så kan du ringa till anknytningen som vanligt genom att trycka på SDN-knappen. Om en SDN-knapp har standard SDN-knappsläge kan du ringa ett telefonnummer när en kopplingston hörs, istället för att trycka på SDN-knappen igen. Beroende på systemprogrammering sker uppringningen antingen med hjälp av de vanliga funktionerna du har behörighet till (serviceklass) eller med behörigheten på motsvarande PDN-anknytning (SDN-medflyttad serviceklass). 104 Användarhandbok

105 1.5.1 PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number) Väntkoppling och Hämta väntkopplat samtal Du kan vanligtvis väntkoppla samtal som har besvarats med hjälp av en PDN- eller SDN-knapp ( Väntkoppla ett samtal). Du kan även enkelt hämta ett väntkopplat samtal vid din eller någon annans anknytning, oavsett vilken samtalstyp det är. Hämta väntkopplat samtal PT/PS Hämta ett samtal på väntkopplad anknytning (PDN) (SDN) Luren av. Tryck på blinkande grön PDN eller SDN. Tala. Hämta ett samtal från en annan anknytning endast vanlig väntkoppling (PDN) (SDN) Luren av. Tryck på blinkande röd PDN eller SDN. Tala. Om ett samtal inte hämtas inom en angiven tid hörs en alarmsignal som påminnelse (Väntkopplad R). Om ett externt samtal inte besvaras inom en angiven tid, kommer det att automatiskt kopplas ned. Om Automatisk väntkoppling är förprogrammerad så kan du automatiskt väntkoppla aktuellt samtal genom att trycka på någon annan PDN-knapp för att ringa eller besvara något annat samtal. Användarhandbok 105

106 1.5.1 PDN-anknytning (Primary Directory Number)/SDN-anknytning (Secondary Directory Number) Överflytta samtal med hjälp av en SDN-knapp Du kan enkelt överflytta ett samtal till en PDN-anknytning genom att använda motsvarande SDN-knapp. Överflytta ett samtal till en PDN-anknytning PT/PS Under ett samtal (SDN) * Tryck på SDN. Tala. Luren pa. Detta steg är valfritt. Systemprogrammering krävs för att använda den här funktionen under ett samtal med en annan anknytning. * Om en SDN-knapp är i standard SDN knappsläge måste du trycka på SDN-knappen två gånger för att överflytta samtalet, såvida du inte använde SDN-knappen för att besvara ett inkommande samtal. Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Linjeval inkommande Använd vald linje när du lyfter luren Inställningar i programmeringsläget Linjeval utgående Använd vald linje när du lyfter luren Anpassa knappar Programmera eller ändra en Primary Directory Number (Primärt anknytningsnummer) (PDN)- eller Secondary Directory Number (Sekundärt anknytningsnummer) (SDN)-knapp. 106 Användarhandbok

107 1.6.1 Vidarekoppla samtal 1.6 Innan du lämnar skrivbordet Vidarekoppla samtal Vidarekoppla dina samtal (Vidarekoppling [Vidk]) Vidk/St.Ej-inställningar med hjälp av funktionsknappen Vidk/St.Ej Vidarekoppla dina samtal via ISDN-tjänst (Vidarekoppling via ISDN) Vidarekoppla dina samtal (Vidarekoppling [Vidk]) Du kan vidarekoppla inkommande samtal till en specifik destination. Alla samtal: Alla samtal vidarekopplas. Inställda anknytningar kan även vidarekoppla från sin egen samtalsgrupp. Upptaget: Alla samtal vidarekopplas när din anknytning är upptagen. Inget svar: Alla samtal vidarekopplas när du inte besvarar samtalet inom angiven tidsperiod. Upptaget/Inget svar: Alla samtal vidarekopplas om du inte svarar inom en angiven tidsperiod eller om din anknytning är upptagen. Medflyttning (Från): Om det inte går att ställa in ovanstående "Alla samtal" för vidarekoppling när du ska lämna skrivbordet, kan du i stället utnyttja samma funktion från destinationsanknytningen. Inkommande samtal kan vidarekopplas upp till fyra gånger. Du kan ange UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer som vidarekopplingsdestination. Du kan använda din mobiltelefon som vidarekopplad destination. Funktion för chefssekreterare Destinationsanknytningen kan ringa upp den vidarekopplande anknytningen. <Exempel> Samtal Vidarekopplande anknytning Aktivera vidarekoppling destination Användarhandbok 107

108 1.6.1 Vidarekoppla samtal Aktivera/avbryta PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Alla samtal 1 Externsamtal 2 Internsamtal Avbryta Alla samtal Upptaget Inget svar Upptaget/Inget svar Luren av. Ange 71. Ange valfri siffra; 0 till 2. Ange önskad siffra. Om du vill avbryta lägger du på luren direkt efter angiven nolla. destinerat anknytningsnr. utgående linjeåtkomstnr. externt telefonnr. B-ton (max 32 siffror) Ange destinerat anknytningsnummer. Eller ange utgående linjeåtkomstnummer och sedan externt telefonnummer. Ange #. Luren på. Aktivera medflyttning från en annan anknytning PT/SLT/PS Alla samtal 1 Externsamtal 7 8 Medflyttning Medflyttning Avbryta 2 Internsamtal Luren av. Ange 71. Ange valfri siffra; 0 till 2. Ange 7 eller 8. ditt anknytningsnr. B-ton Slå ditt anknytningsnummer. Luren på. Med en systemtelefon kan du aktivera eller avbryta Vidarekoppling genom att trycka på Vidk/ St.Ej (fast funktionsknapp) i stället för " 710". Om du använder en SIP-telefon i KX-UT-serien (förutom KX-UT670) kan du även trycka på Vidk/St.Ej-knappen och sedan trycka uppåt eller nedåt på navigeringsknappen för att aktivera eller avbryta vidarekoppling för alla samtal. För KX-UT670 finns det ingen fysisk Vidk/ St.Ej-knapp på telefonen. Mer information finns i dokumentationen till telefonen. 108 Användarhandbok

109 1.6.1 Vidarekoppla samtal Ställa in timern för "Inget svar" och "Upptaget/Inget svar" PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS tid B-ton Luren av. Ange 713. Ange tid (sekunder [2 siffror]). Luren på. Aktivera/avbryta (Vidarekoppling för inkommande samtalsgrupp) PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS ICD grupp: Inkommande samtalsgrupp 4 Alla samtal Externsamtal 6 Internsamtal 1 Aktivera 0 Avbryta ICD gruppanknytningsnr. Luren av. Ange 71. Ange valfri siffra; 4 till 6. Ange 1 för att aktivera eller 0 för att avbryta. Ange ICD gruppanknytningsnummer. destinerat anknytningsnr. utgående linjeåtkomstnr. (max 32 siffror) externt telefonnr. B-ton Om du vill avbryta lägger du på luren direkt efter att du angivit gruppens anknytningsnr. Ange destinerat anknytningsnummer. Eller ange utgående linjeåtkomstnummer och sedan externt telefonnummer. Ange #. Luren på. För SIP-telefoner i KX-UT-serien (förutom KX-UT670): när Vidarekoppling eller Stör ej är aktiverade visas Vidk./St.Ej i fönstret i beredskapsläget. För KX-UT670: när Vidarekoppling eller Stör ej är aktiverade visas en statusikon i teckenfönstret. Mer information finns i dokumentationen till telefonen. Lampan Vidk/St.Ej indikerar aktuell status enligt följande: släckt: ingen av funktionerna är aktiverad. lyser röd: Vidk-läge långsamt blinkande röd: St.Ej-läge På SIP-telefoner i KX-UT-serien kan du se det aktuella statusvärdet i teckenfönstret. Lampan Vidk grupp indikerar aktuell status enligt följande: släckt: ej aktiverad lyser röd: Vidk-läge Användarhandbok 109

110 1.6.1 Vidarekoppla samtal Systemet har två lägen: (1) Vidk/St.Ej växlingsläge och (2) Vidk/St.Ej inställningsläge. Fråga administratören vilket läge systemet har om du inte är säker. På SIP-telefoner i KX-UT-serien stöds endast inställningsläget för Vidk/St.Ej. (1) I växlingsläge för Vidk/St.Ej: Om du trycker på Vidk/St.Ej (fast funktionsknapp) vid ledig status växlar inställningen enligt nedanstående: Vidk St.Ej släckt (2) I inställningsläge för Vidk/St.Ej: Om du trycker på Vidk/St.Ej (fast funktionsknapp) vid ledig status växlar du Vidk/St.Ej-status och kan sedan ange destination för vidarekoppling (se " Vidk/St.Ej-inställningar med hjälp av funktionsknappen Vidk/St.Ej"). Anm En Vidk/St.Ej-knapp (anpassad knapp) är alltid i Vidk/St.Ej växlingsläge: läget kan inte ändras. Överflyttade externsamtal blir också vidarekopplade till destinationen för externsamtal. Om interna och externa samtal hanteras olika (typ av vidarekoppling, destination) rekommenderas du att programmera knappar för både Vidk/St.Ej externsamtal och Vidk/ St.Ej internsamtal och/eller Vidk grupp externsamtal och Vidk grupp internsamtal eftersom: a. lampans blinkmönster för Vidk/St.Ej alla samtal (inklusive Vidk/St.Ej [fast funktionsknapp]) och Vidk grupp alla samtal kommer att indikera inställningen för antingen externa eller interna samtal, inte både och. Anm Vidk-ikonen på den bärbara stationens teckenfönster anger inställningen för enbart externa samtal. b. om du trycker på Vidk/St.Ej alla samtal (inklusive Vidk/St.Ej [fast funktionsknapp]) eller Vidk grupp alla samtal kommer inte Vidk- eller St.Ej-läget för intern- respektive externsamtal att ändras. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra knappar för Vidk/St.Ej (alla samtal, externsamtal, internsamtal) eller Vidk grupp (alla samtal, externsamtal, internsamtal). Inställningar för Vidk utifrån med knappen Vidk grupp Om du använder en systemtelefon (PT) kan du enkelt ändra Vidk statusen för en annan telefon. Först måste den anknytning som ska tillåta åtgärden för vidarekoppling utifrån ange en anknytning för att utföra vidarekopplingen utifrån. Sedan kan den anknytning som ska utföra vidarekopplingen utifrån tilldela en Vidk-grupp i detta syfte. Målanknytningens vidarekopplingsstatus kan kontrolleras via knappens lysdiod. Denna funktion gör att användare kan vidarekoppla samtal till sig själva från en annan anknytning. 110 Användarhandbok

111 1.6.1 Vidarekoppla samtal Aktivera/avbryta (inställningen Vidk utifrån) PT Med luren på (Vidk grupp) Tryck på Vidk grupp. Vidarekopplingsstatusen för målaknytningen ändras därefter. På den andra anknytningen Vidk statusen fjärrändras Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra knappar för Vidk grupp (alla samtal, externsamtal, internsamtal). Vidk/St.Ej-inställningar med hjälp av funktionsknappen Vidk/St.Ej Du kan enkelt växla Vidk/St.Ej-status på en systemtelefon (PT) eller SIP-telefon i KX-UT-serien (förutom KX-UT670), och sedan ange destination för vidarekoppling av externa/interna samtal med hjälp av knappen Vidk/St.Ej (fast funktionsknapp). Den som använder en systemtelefon kan även ange externa telefonnummer (t.ex din mobiltelefon) som vidarekopplingsdestinationer för upp till 4 virtuella bärbara stationer (PS)* i en inkommande samtalsgrupp (ICD), som ringer ihop med andra ICD-gruppmedlemmar vid samtal till gruppen. Du kan välja mellan följande inställningar: Växla Vidk/St.Ej-status och ange vidarekopplingsdestination för extern- och internsamtal Timer för "Inget svar" och "Upptaget/Inget svar" Vidarekopplingsstatus (PÅ/AV) och externa destinationer som ringer samtidigt för externsamtal till upp till 4 virtuella PS er i en ICD-grupp * Virtuell PS En virtuell PS är ett reserverat anknytningsnummer som har tilldelats till en icke existerande bärbar station (PS) för att nå externa destinationer (t.ex. mobiltelefoner). 3 Tala 2 Vidarekoppla till extern destination Ankn Uppringning av 301 Virtuell PS (Ankn.nr 301) För användare med SIP-telefonen KX-UT670: Det finns ingen fysisk Vidk/St.Ej-knapp på telefonen. Läs i dokumentationen till telefonen om hur du ställer in och rensar statusen Vidk./ St.Ej. Användarhandbok 111

112 1.6.1 Vidarekoppla samtal Växla Vidk/St.Ej-status för externsamtal PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) Aktuell Vidk/St.Ej-status för externsamtal visas. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej igen för att växla status. Växla Vidk/St.Ej-status för internsamtal PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) 2 Aktuell Vidk/St.Ej-status för internsamtal visas. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Ange 2. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej igen för att växla status. När du växlar Vidk/St.Ej-status rensas inte eventuell tidigare angiven vidarekopplingsdestination. 112 Användarhandbok

113 1.6.1 Vidarekoppla samtal Ange och rensa Vidk/St.Ej för extern- och internsamtal PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) 1 Externsamtal 2 Internsamtal * Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Ange 1 eller 2. Tryck på LAGRA. 0 Vidk/St.Ej: AV 1 St.Ej: PÅ Ange 0 eller Vidk Alla samtal Vidk Upptaget Vidk Inget svar Vidk Upptaget/Inget svar destinerat anknytningsnr. utgående linjeåtkomstnr. externt telefonnr. Tryck på LAGRA. Ange 2 till 5. (max 32 siffror) Ange destinerat anknytningsnummer eller utgående linjeåtkomstnummer och sedan externt telefonnummer. En bekräftelseton hörs. * Detta steg är valfritt. Användarhandbok 113

114 1.6.1 Vidarekoppla samtal Ange och rensa Vidk/St.Ej för alla samtal KX-UT113/KX-UT123/KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248 Med luren på FWD/DND Off : Vidk/St.Ej: AV Do Not Disturb : St.Ej: PÅ Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. FWD(All) FWD(BSY) FWD(NA) FWD(B/NA) : Vidk Alla samtal : Vidk Upptaget : Vidk Inget svar : Vidk Upptaget/Inget svar Välj önskat alternativ genom att trycka UPP eller NED med navigeringsknappen. destinerat anknytningsnr. utgående linjeåtkomstnr. externt telefonnr. (max 32 siffror) Ange destinerat anknytningsnummer eller utgående linjeåtkomstnummer och sedan externt telefonnummer. # Ange #. Bekräfta inställningen genom att trycka på ENTER. En bekräftelseton hörs. Ställa in timern för "Inget svar" och "Upptaget/Inget svar" PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) 3 tid * Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Ange 3. Tryck på LAGRA. Ange tid (sekunder [0 120]). Tryck på LAGRA. En bekräftelseton hörs. * Du kan ange tiden med 1 3 siffror. 15 sekunder kan t.ex. anges som "15" eller "015". 114 Användarhandbok

115 1.6.1 Vidarekoppla samtal Ange vidarekopplingsstatus och externa destinationer som ska ringa samtidigt för externsamtal till en ICD-grupp PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej Virtuell PS 1 Virtuell PS 2 Virtuell PS 3 Virtuell PS 4 Ange 4 till 7. Tryck på LAGRA. Avbryta ringsignal 0 Vidk: AV Ange 0. Aktivera ringsignal 1 Vidk Alla samtal Ange 1. utgående linjeåtkomstnr. (max 32 siffror) externt telefonnr. Ange utgående linjeåtkomstnummer och sedan externt telefonnummer. Tryck på LAGRA. En bekräftelseton hörs. Endast en anknytning som har tilldelats medlem 1 i respektive ICD-grupp kan utföra inställningarna för virtuella PS er. Du kan växla vidarekopplingsstatus (PÅ/AV) för en virtuell PS genom att ange numret (4 7) för anknytningen och sedan trycka på funktionsknappen Vidk/St.Ej, istället för att trycka på AUTOUPPR/LAGRA. Användarhandbok 115

116 1.6.1 Vidarekoppla samtal Vidarekoppla dina samtal via ISDN-tjänst (Vidarekoppling via ISDN) Alla samtal vidarekopplas till en extern samtalspart med hjälp av ISDN. Följande typer av vidarekoppling tillhandahålls genom ISDN-tjänst. Utan villkor (Vidarekoppling utan villkor) När din anknytning är upptagen (Vidarekoppling vid upptaget) När du inte svarar (Vidarekoppling vid inget svar) Aktivera PT/SLT/PS utgående linjenr. 7 5 # ditt MSN Luren av. # Ange Utan villkor Upptaget Inget svar Ange utgående linjenummer (3 siffror). önskat telefonnr. Ange #. # Ange ditt MSN. B-ton Ange #. Ange önskad siffra. Ange önskat telefonnummer. Ange #. Luren på. Avbryta PT/SLT/PS utgående linjenr. 7 5 # ditt MSN Luren av. Ange 7 5. Ange utgående linjenummer (3 siffror). Ange #. Ange ditt MSN. # 0 B-ton Ange #. Ange 0. Luren på. Bekräfta ett villkor PT/PS utgående linjenr. 7 5 # ditt MSN Luren av. Ange 7 5. Ange utgående linjenummer (3 siffror). Ange #. Ange ditt MSN. # 1 B-ton Vald typ visas i teckenfönstret. Ange #. Ange 1. Luren på. 116 Användarhandbok

117 1.6.2 Visa ett frånvaromeddelande på uppringande telefonens teckenfönster (Frånvaromeddelande) Visa ett frånvaromeddelande på uppringande telefonens teckenfönster (Frånvaromeddelande) Du kan visa orsaken till att du inte besvarar samtalet, förutsatt att uppringaren använder en Panasonic-systemtelefon med teckenfönster. Det finns åtta förprogrammerade meddelanden och ett som du kan skriva själv (16 tecken). Valt meddelande visas i ditt teckenfönster. För uppringare som använder SIP-telefoner i KX-UT-serien eller S-PS-enheter visas meddelandet inte i teckenfönstret. Medd.nr Meddelande (Exempel) Aktivera 1 Will Return Soon 2 Gone Home 3 At Ext %%%% (anknytningsnummer) 4 Back at %%:%% (timme:min) 5 Out until %%/%% (mån/dag) 6 In a Meeting Ett meddelande per anknytning. (Personligt frånvaromeddelande) PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Luren av. # Ange 750. B-ton 1 Will Return Soon 2 Gone Home 3 At Ext %%%% + 4 Back at %%:%% + 5 Out until %%/%% + 6 In a Meeting Ange önskad siffra. anknytningsnr timme:min mån / dag Ange #. Luren på. Avbryta PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS B-ton Luren av. Ange 750. Ange 0. Luren på. Användarhandbok 117

118 1.6.2 Visa ett frånvaromeddelande på uppringande telefonens teckenfönster (Frånvaromeddelande) Ange önskat värde i positionerna med "%"-tecken. Du måste ange korrekt antal tecken som ersätter "%"-tecknen. Använd 0 till 9 eller. Det förprogrammerade meddelandet kan ändras via systemprogrammering. Se "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget" om du vill göra ett eget meddelande (meddelandenr 9). 118 Användarhandbok

119 1.6.3 Förhindra att andra använder din telefon (stationslås) Förhindra att andra använder din telefon (stationslås) Du kan låsa din anknytning så att andra användare inte kan ringa obehöriga externsamtal. Denna funktion kallas även för "Elektronisk låsning av anknytning". Spärra PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS B-ton Luren av. Ange 77. Ange 1. Luren på. Öppna PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS PIN-kod: Personligt identifieringsnummer anknytningens PIN-kod B-ton Luren av. Ange 77. Ange 0. Ange anknytningens PIN-kod (max 10 siffror). Luren på. Be administratören om hjälp ifall du har glömt anknytningens PIN-kod eller inte kan öppna din telefon. Han/hon kan ta bort PIN-koden. Sedan kan du ange en ny PIN-kod och öppna anknytningen. Om din anknytning är spärrad med den här funktionen går det inte att göra följande: Ringa externsamtal Ändra destination för vidarekoppling Om du inte anger anknytningens PIN-kod kan du inte spärra och öppna anknytningen. Ringa ett externsamtal när anknytningen är spärrad PT/SLT/PS PIN-kod: Personligt identifieringsnummer Luren av. 4 Ange ditt anknytningsnr. extension no. Slå ditt anknytningsnummer. anknytningens PIN-kod Ange anknytningens PIN-kod (max 10 siffror). B-ton och U-ton önskat extension telefonnr. no. Slå önskat telefonnummer. Om du slår fel PIN-kod för anknytningen hörs en alarmton. Välj utgående linje innan du anger externt telefonnummer. Efter avslutat externsamtal aktiveras stationslåset automatiskt igen. Användarhandbok 119

120 1.7.1 Personsökning 1.7 Sända ut eller besvara ett meddelande Personsökning Gruppsökning Utföra personsökning och sedan flytta över ett samtal Gruppsökning Du kan säga ett meddelande i systemtelefonerna och/eller i de externa högtalarna inom definierad grupp. Personsöka PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS 3 3 sökgruppnr. B-ton Vänta på svar. Luren av. Ange 33. Slå sökgruppnummer (2 siffror). Meddela. Tala. En upptagetton hörs om gruppen du söker redan är upptagen för en annan sökning. 120 Användarhandbok

121 1.7.1 Personsökning Utföra personsökning och sedan flytta över ett samtal PT/SLT/PS Under ett samtal 3 3 sökgruppnr. Ange 33. Slå sökgruppnummer (2 siffror). Tryck på ÖVERFLYTTNING eller R/klykan. Den andra personen väntkopplas. B-ton Vänta på svar. Meddela. Tala. Luren på. Väntkopplad person och sökt anknytning kopplas och kan börja samtala. SIP-ankn/S-PS Under ett samtal XFER 3 3 sökgruppnr. VÄNTKOPPLA KX-UT-serien och S-PS: Tryck på ÖVERFLYTTNING. Övriga (ej KX-UT-serien och S-PS): Tryck på VÄNTKOPPLA. Ange 33. Slå sökgruppnummer (2 siffror). Den andra personen väntkopplas. B-ton Vänta på svar. Meddela. Tala. Luren på. Väntkopplad person och sökt anknytning kopplas och kan börja samtala. När du har lagt på luren kan uppringaren tala med personen som besvarar sökningen. Användarhandbok 121

122 1.7.2 Besvara/neka ett sökmeddelande Besvara/neka ett sökmeddelande Svara PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS 4 3 B-ton Luren av. Ange 43. Tala. KX-UT-serien uppringningsknapp Tryck på valfri uppringningsknapp (0 9,, #). Tala. Tillåta/neka ett sökmeddelande (Neka personsökning) PT/KX-UT-serien Neka Tillåt B-ton Luren av. Ange 721. Ange 1 eller 0. Luren på. Följande anknytningar kan inte ta emot ett sökmeddelande: Bärbar station Analog telefon Systemtelefon som ringer eller är upptagen Systemtelefon som har läget Neka personsökning inställt Systemtelefon i läget St.Ej SIP-telefon som inte ingår i KX-UT-serien SIP-CS-kompatibel bärbar station Systemprogrammering kan krävas för vissa IP-PT-anknytningar för att kunna ta emot sökmeddelanden. Du kan besvara meddelandet även om det inte avser just din anknytning, men är riktat till din grupp. 122 Användarhandbok

123 1.7.3 Ringa ett konferenssamtal Ringa ett konferenssamtal Du kan ringa flera personer som ingår i en grupp (konferensgrupp) och starta ett samtal med flera parter med de uppringda personerna. Du kan ringa konferansgruppsamtal till både anknytningar och externa linjer (inklusive analoga linjer). Följande två lägen finns: Konferensläge: de uppringda parterna kan gå med i konferensen automatiskt. ( Konferensläge) Allanropsläge: De uppringda parterna kan höra den uppringande personens röstmeddelande och därefter tillåtas delta i samtalet av den uppringande personen. ( Allanropsläge) Om du ringer ett konferensgruppsnummer som används för ett annat samtal hör du en upptagetton och kan inte starta ett samtal med flera parter. Om du inte får tag på tillräckligt många lediga externa linjer för alla medlemmar i konferensgruppen hörs en felton och du kan inte ringa konferansgruppsamtal. När du ringer ett konferansgruppsamtal till en extern anknytning kommer CLIP-numret för det samtalet vara det nummer du väljer för att ringa till en extern linje. Se "1.9.4 Nummerpresentation för uppringande och uppringd person (Nummerpresentation [CLIP/COLP])". Konferensläge Om du väljer det här läget i systemprogrammeringen kan de uppringda parterna gå med i samtalet genom att lyfta luren. Den uppringande personen kan manuellt avsluta samtalet med en specifik part. Ringa upp/besvara ett konferensgruppsamtal PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Uppringare 3 2 Konferensgruppsnr. * åtkomstkod entry code Luren av. Ange 32. Slå konferensgruppsnummer (1 siffra). Ange åtkomstkod (max. 8 siffror). Wait Vänta for an answer. på svar. B-ton Ange #. Valfri telefon Uppringd person Tala. Ett A multiple flerpartssamtal party har conversation nu upprättats. is now established. The Telefonen telephone rings. ringer. Luren av. Tala. Användarhandbok 123

124 1.7.3 Ringa ett konferenssamtal * Om du inte anger en åtkomstkod när du startar konferensgruppsamtalet kan anknytningar/ externa telefoner delta i samtalet utan att behöva slå en åtkomstkod. Åtkomstkoder kan bestå av siffrorna 0 till 9. När används som åtkomstkod kan ingen annan delta i ett samtal som redan har påbörjats. måste används ensam (dvs. får inte kombineras med numeriska tecken). Mer information hittar du i Gå med i samtal när angiven tid är ute. Ett samtal kan upprättas med maximalt 8 parter (inklusive den som ringer upp). Om funktionen handsfree-svar är aktiverad kan den uppringda anknytningen besvara konferensgruppsamtal utan att lyfta på luren. SIP-telefoner i KX-UT-serien stödjer inte funktionen handsfree-svar för konferensgruppsamtal. På PT-enheter och PS-modellerna KX-WT125 (endast Kanada)/KX-TCA175/KX-TCA275/ KX-TCA185/KX-TCA285/KX-TCA385 kan du automatiskt besvara ett konferensgruppsamtal utan att lyfta luren. Det här läget väljs via systemprogrammering. En uppringare som använder en analog telefon, en SIP-telefon eller en S-PS-enhet kan endast initiera ett konferensgruppsamtal och kan inte styra de uppringda parternas samtalsstatus manuellt. För uppringaren Avsluta ett samtal med en specifik person PT/PS Under ett samtal Avsluta ett samtal med en specifik person (DSS) Tryck på DSS. Avsluta ett samtal med senast tillkomna person Tryck på ÖVERFLYTTNING. Koppla ned senast tillkomna person från konferensgruppssamtalet Tryck på R. I det här fallet måste R-knappen vara inställd på R-läget via systemprogrammering. 124 Användarhandbok

125 1.7.3 Ringa ett konferenssamtal Allanropsläge Om det här läget väljs i systemprogrammeringen kan den uppringande personen ringa upp flera parter i en konferensgrupp och sända ut ett röstmeddelande. Därefter kan personen upprätta ett samtal med flera parter med uppringda personer. Det här samtalet kommer att höras av andra uppringda personer. Uppringda parter kan lyssna på meddelandet genom att endast lyfta luren. De kan sända en indikeringston om de önskar delta i samtalet. Ringa upp/besvara ett konferensgruppsamtal PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Uppringare 3 2 Konferensgruppsnr. åtkomstkod * Luren av. Ange 32. Slå konferensgruppsnummer (1 siffra). Ange åtkomstkod (max. 8 siffror) Vänta på svar. B-ton Ange #. Tala. Valfri telefon Uppringd person Telefonen ringer. Luren av. * Om du inte anger en åtkomstkod när du startar konferensgruppsamtalet kan anknytningar/ externa telefoner delta i samtalet utan att behöva slå en åtkomstkod. Åtkomstkoder kan bestå av siffrorna 0 till 9. När används som åtkomstkod kan ingen annan delta i ett samtal som redan har påbörjats. måste används ensam (dvs. får inte kombineras med numeriska tecken). Mer information hittar du i Gå med i samtal när angiven tid är ute. På PT-enheter och PS-modellerna KX-WT125 (endast Kanada)/KX-TCA175/KX-TCA275/ KX-TCA185/KX-TCA285/KX-TCA385 kan du automatiskt besvara ett konferensgruppsamtal utan att lyfta luren. Det här läget väljs via systemprogrammering. Om funktionen handsfree-svar är aktiverad kan den uppringda anknytningen besvara konferensgruppsamtal utan att lyfta på luren. SIP-telefoner i KX-UT-serien stödjer inte funktionen handsfree-svar för konferensgruppsamtal. En uppringare som använder en analog telefon, en SIP-telefon eller en S-PS-enhet kan endast initiera ett konferensgruppsamtal och kan inte styra de uppringda parternas samtalsstatus manuellt. För uppringaren Användarhandbok 125

126 1.7.3 Ringa ett konferenssamtal Samtala med en specifik person PT/PS Under ett pågående meddelande (DSS) Tryck på DSS. Samtala med en person i gruppens tilldelade ordning PT/PS Under ett pågående meddelande Tryck på KONFERENS. Avsluta ett samtal med en specifik person PT/PS Under ett samtal Avsluta ett samtal med en specifik person (DSS) Tryck på DSS. Avsluta ett samtal med senast tillkomna person Tryck på ÖVERFLYTTNING. Koppla ned senast tillkomna person från konferensgruppssamtalet Tryck på R. I det här fallet måste R-knappen vara inställd på R-läget via systemprogrammering. Om det maximala antalet personer som kan delta aktivt i ett samtal anges till 32 via systemprogrammering fungerar inte knapparna (DSS, KONFERENS, ÖVERFLYTTNING, FLASH osv.) på uppringarens telefon. 126 Användarhandbok

127 1.7.3 Ringa ett konferenssamtal För uppringd anknytning Skicka en indikeringston till uppringaren och delta i samtalet PT/SLT/PS Uppringd person Under ett pågående meddelande (DSS) Tryck på DSS -knappen som motsvarar uppringaren. Vänta på svar. Tala. Tryck på R/klykan. PT/PS Uppringare Under ett pågående meddelande En ton hörs och information om uppringd person visas på teckenfönstret. (DSS) Tryck på motsvarande DSS-knapp. Tala. Börja samtala med uppringd person. Maximalt 32 parter (inklusive den uppringande parten) kan delta i konferensen. Beroende på systeminställningarna kan även upp till 32 parter (inklusive den uppringande parten) delta i samtalet. Push-to-Talk för PT/PS/SLT-användare Om allanropsläget och detta läge väljs genom systemprogrammering kan uppringda PT/PS/ SLT-användare ansluta sig till samtalet genom att trycka på valfri uppringningsknapp (0 9,, #) under röstmeddelandet. Genom att lägga till bärbara stationer med handsfree-svarsfunktionen aktiverad till en konferensgrupp kan uppringaren skapa ett trådlöst personsökningssystem. Alla uppringda PS-användare, med handsfree-svarsfunktionen aktiverad, hör röstmeddelandet. Sedan kan PS-användarna svara genom att trycka på valfri uppringningsknapp och deras svar hörs av samtliga uppringda parter. Gå med i samtal när angiven tid är ute Anknytningar eller externa telefoner kan gå med i flerpartssamtal som redan har startats med den här funktionen. Om t.ex. konferensgruppens medlemmar inte svarar när ett konferensgruppsamtal rings, kan de ansluta sig till flerpartssamtalet senare med den här funktionen. De kan ansluta sig till samtalet från externa telefoner (via DISA- eller TIE-linjer) eller anknytningar. Den här funktionen finns i båda lägena: konferensläge och allanropsläge. Användarhandbok 127

128 1.7.3 Ringa ett konferenssamtal Av säkerhetsskäl har du möjlighet att ställa in en särskild åtkomstkod för konferensgruppsamtal. Anknytningar/ externa telefoner måste mata in samma åtkomstkod för att delta i samtalet. Därför måste du i förhand meddela berörda parter vilken kod de ska använda. För en anknytning som startar samtalet Ringa ett konferansgruppsamtal med en åtkomstkod PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS 3 2 Konferensgruppsnr. åtkomstkod * Luren av. Ange 32. Slå konferensgruppsnummer (1 siffra). Ange åtkomstkod (max. 8 siffror). Vänta på svar. B-ton Ange #. Tala. 128 Användarhandbok

129 1.7.3 Ringa ett konferenssamtal För en anknytning som går med i samtalet Gå med i ett samtal med en åtkomstkod PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS 3 2 Konferensgruppsnr. åtkomstkod * Luren av. Ange 32. Ange #. Slå konferensgruppsnummer (1 siffra). Ange åtkomstkod (max. 8 siffror). B-ton Ange #. Tala. * Om du inte anger en åtkomstkod när du startar konferensgruppsamtalet kan anknytningar/ externa telefoner delta i samtalet utan att behöva slå en åtkomstkod. Åtkomstkoder kan bestå av siffrorna 0 till 9. När används som åtkomstkod kan ingen annan delta i ett samtal som redan har påbörjats. måste används ensam (dvs. får inte kombineras med numeriska tecken). När du använder en extern telefon (via DISA- eller TIE-linjer) kan man gå med i samtalet efter att ha anslutit till anknytningen med medflyttad serviceklass. Anknytningar/externa telefoner kan bara gå med i samtalet när konferansgruppsamtalet redan har upprättats mellan den uppringande anknytningen och minst en deltagare. Anknytningar/externa telefoner måste använda en ledig anknytning utan väntkopplade samtal för att kunna delta i samtal som redan pågår. Om det maximala antalet deltagare redan deltar i samtalet kan funktionen inte användas. Starta ett konferensgruppsamtal med handsfree-svar Om handsfree-svarsfunktionen är aktiverad med minst en konferensgruppsmedlem kan samtalet besvaras automatiskt och samtalet påbörjas med endast en deltagare (uppringaren). Sedan kan upp till 6 deltagare använda funktionen "Gå med i samtal när angiven tid är ute" för att ansluta sig till samtalet. Användarhandbok 129

130 1.8.1 Vad är Unified Messaginsystemet? 1.8 Använda Unified Messaging-funktioner Vad är Unified Messaginsystemet? Introduktion till Unified Messagingsystemet Din företagsväxel kan tillhandahålla tjänsten för Unified Messagingsystemet. Du eller en extern part kan få åtkomst till Unified Messagingsystemet från en telefon. Som ägare till en brevlåda kan du göra följande: Skicka ett meddelande till en eller flera personer på eller utanför ditt kontor. Ta emot och skriva ut faxmeddelanden. Vidarebefordra meddelanden till andra abonnenter och lägga till egna kommentarer. Komma åt din brevlåda och lyssna av dina meddelanden, även när du inte befinner dig på kontoret. Låta Unified Messagingsystemet ringa upp eller skicka e-post till dig när någon lämnar ett meddelande åt dig. Få meddelande väntar indikering på din anknytning när nya meddelanden har spelats in i brevlådan. Medlyssna dina samtal. Skapa en uppsättning alternativ och funktioner som är exklusiva för din brevlåda (personligt anpassad service) som kan väljas av den som ringer upp. Röstmeddelanden, fax och e-postmeddelanden kan hanteras i en enda inkorg med hjälp av tillägget Communication Assistant för Microsoft Outlook. Röstmeddelanden, fax och e-postmeddelanden kan hanteras via en e-postklient med stöd för IMAP4. Många andra användbara funktioner för meddelandehantering. Innan du börjar PBX-användare som har tilldelats en brevlåda i Unified Messagingsystemet kallas abonnenter. Hotelläge: Om tjänsteläget har ställts in på "Hotelläge" är eventuellt vissa funktioner begränsade, t.ex. avlyssning av meddelanden och personliga hälsningar, beroende på serviceklassinställningarna för brevlådan. För att kunna använda Unified Messagingsystemet som abonnent måste du känna till nedanstående uppgifter. Systemadministratören kan hjälpa dig om du inte känner till de här uppgifterna. Det anknytningsnummer som du ska ringa för att få åtkomst till Unified Messagingsystemet. Numret till din brevlåda och din anknytning (i många fall är detta samma nummer, men de kan eventuellt skilja sig åt). Lösenordet till din brevlåda (om sådant finns). Systemadministratörens telefonnummer. Systemadministratören är den person som du vänder dig till om du skulle få problem med Unified Messagingsystemet. Röstprompter Röstprompter är inspelade röstvägledningsmeddelanden som hjälper dig att konfigurera och använda funktionerna i Unified Messagingsystemet. Röstprompter hjälper även uppringaren när systemet hanterar dennes samtal. Beroende på hur Unified Messagingsystemet är programmerat kan abonnenter och uppringare välja önskat språk för systemets röstprompter. <Exempel på prompt> "För att lämna ett meddelande, tryck 1." "Lämna ett meddelande efter tonen." "För att avsluta inspelningen lägg på nu, eller för ytterligare funktioner, tryck 1." 130 Användarhandbok

131 1.8.1 Vad är Unified Messaginsystemet? Alla prompter i varje funktion beskrivs inte här. Prompterna för varje funktion är inte exakt samma som de faktiska prompterna som du hör från systemet Unified Messaging. Användarhandbok 131

132 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Logga in i och konfigurera brevlådan Logga in i brevlådan Abonnentvägledning (enkel brevlådekonfigurering) Ändra eller ta bort dina personliga hälsningsmeddelanden Personlig hälsningsfras för uppringar-id Ändra ditt lösenord Ändra eller ta bort ditt abonnentnamn (ägarnamnet) Gemensamma servicekommandon och navigeringskommandon Logga in i brevlådan för första gången Första gången du loggar in i din brevlåda finns det vissa brevlådeinställningar som du bör göra innan du använder någon av abonnenttjänsterna. Dessa inställningar identifierar dig som ägare till din brevlåda och beskrivs i avsnittet " Logga in i brevlådan". Lösenord Abonnentens namn Personliga hälsningsmeddelanden Unified Messagingsystemet kan programmeras att starta en "abonnentvägledning" första gången du loggar in till brevlådan. Om abonnentvägledningen är aktiverad kommer röstprompterna i Unified Messagingsystemet att vägleda dig genom brevlådekonfigureringsprocessen. Logga in i brevlådan För att komma åt abonnenttjänsterna (spela upp meddelanden, ändra brevlådeinställningar osv.) måste du först logga in i brevlådan. Det finns 2 sätt att logga in i brevlådan: Manuell inloggning: Manuell inloggning krävs när du loggar in i din brevlåda via någon annans anknytning, eller när automatisk inloggning inte har aktiverats för din brevlåda. Automatisk inloggning: När du loggar in i din brevlåda från din egen anknytning behöver du inte ange några särskilda kommandon eller ditt brevlådenummer. UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer beror på systemprogrammering. Vänd dig till den systemansvarige eller systemadministratören för mer information. Brevlådekapacitetsvarning När din brevlåda är nästan full får du en brevlådekapacitetsvarning strax efter det att du har loggat in i din brevlåda. När du hör en brevlådekapacitetsvarning bör du ta bort meddelanden som inte längre behövs för att göra mer inspelningstid tillgänglig i brevlådan. Längden på den inspelningstid som återstår när du hör brevlådekapacitetsvarningen beror på hur din brevlåda är konfigurerad. Funktionen kan ha inaktiverats för din brevlåda av den systemansvarige eller systemadministratören. Vänd dig till den systemansvarige eller systemadministratören för mer information. För användare av SIP-telefoner i KX-UT-serien och S-PS-enheter: Om du vill använda knappen MEDDELANDE trycker du på MEDDELANDE innan du lyfter luren. 132 Användarhandbok

133 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Manuell inloggning PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Luren av. (Överflyttning till röstbrevlåda) UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. # 6 Ange #6. Tryck på MEDDELANDE, Överflyttning till röstbrevlåda eller ange UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Ange och ditt brevlådenummer. ditt brevlådenummer ditt lösenord # Ange ditt lösenord och tryck på #. Gå in din brevlåda. Du kan hoppa över det här steget om din brevlåda inte kräver något lösenord. Automatisk inloggning PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS ditt lösenord # Gå in din brevlåda. Luren av. (Överflyttning till röstbrevlåda) UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Tryck på MEDDELANDE, Överflyttning till röstbrevlåda eller ange UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Ange ditt lösenord och tryck på #. Du kan hoppa över det här steget om din brevlåda inte kräver något lösenord. VAR FÖRSIKTIG Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 16 siffror för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till företagsväxeln (PBX). Om det sprids ut kan företagsväxeln (PBX) missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. Meddelande Se till att ingen obehörig utomstående part kan få åtkomst till din anknytning om du inaktiverar lösenordskravet. Användarhandbok 133

134 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Enbart när du följer de röstprompter du hör: om automatisk uppspelning av nya meddelanden är aktiverat för din brevlåda kommer nya meddelanden att spelas upp automatiskt varje gång du loggar in till brevlådan. Om nya meddelanden automatiskt spelas upp ett efter ett eller inte beror på systemets programmering. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Om lampan för väntande meddelanden har aktiverats för din brevlåda tänds meddelandelampan på telefonen när du får ett nytt meddelande. Du kan logga in till din brevlåda och automatiskt spela upp ett nytt meddelande genom att lyfta luren och trycka på knappen Meddelande på telefonen. Unified Messaging-systemet spelar endast upp det första nya meddelandet. Om du vill spela upp andra meddelanden trycker du på motsvarande knapp. Efter inloggning meddelar systemet det totala antalet meddelanden, antalet nya meddelanden eller längden på de nya meddelandena. Vad systemet meddelar beror på brevlåde- och serviceklassinställningarna för brevlådan. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Överflyttning till röstbrevlåda-knapp eller Meddelandeknapp. Abonnentvägledning (enkel brevlådekonfigurering) Unified Messagingsystemet kan programmeras att presentera en "abonnentvägledning" åt dig första gången du loggar in till din brevlåda. Om abonnentvägledningen är aktiverad kommer röstpromter från Unified Messagingsystemet att vägleda dig genom brevlådekonfigureringsprocessen. Genom att bara följa röstprompterna kan du konfigurera nedanstående alternativ. Du kan konfigurera dessa alternativ senare manuellt vid behov, enligt anvisningarna senare i det här avsnittet. Funktionen kan ha inaktiverats av den systemansvarige eller systemadministratören för din brevlåda. Lösenord: Du kan eventuellt bli ombedd att ange ditt lösenord efter att ha loggat in till din brevlåda. Fråga din systemadministratör om du inte känner till lösenordet. Abonnentvägledningen kan vara förenklad eller otillgänglig beroende på dina serviceklassinställningar. Om din brevlåda har ett lösenord måste du ange det med hjälp av sifferknapparna (0 9) varje gång du loggar in till din brevlåda. Lösenordet kan innehålla upp till 16 siffror. Abonnentens namn: Detta är en inspelning av ditt namn. Andra abonnenter hör ditt namn när de lyssnar på meddelanden som du har lämnat åt dem. Det kan även höras av uppringare när de använder funktionen för uppringning efter namn. Personliga hälsningsfraser: Följande personliga hälsningsmeddelanden kan spelas in under abonnentvägledningen. När hälsningen har spelats upp ljuder en ton och uppringaren kan lämna ett meddelande. Hälsning vid uteblivet svar: Hörs av uppringaren när du inte besvarar samtalet. Ett vanligt exempel kan vara "Detta är (namn). Jag kan inte besvara ditt samtal just nu...". Hälsning vid upptaget: Hörs av uppringaren när du sitter i ett annat samtal. Ett vanligt exempel kan vara: "Detta är (namn). Jag sitter i ett annat samtal just nu ". Hälsning utanför kontorstid: Hörs av uppringaren när Unified Messagingsystemet befinner sig i nattläge. Ett vanligt exempel kan vara "Detta är (namn). Jag har gått hem för dagen ". Om du inte spelar in något hälsningsmeddelande används ett förinspelat hälsningsmeddelande. 134 Användarhandbok

135 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Starta abonnentvägledningen PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. Unified Messagingsystemet meddelar följande: "Välkommen till Panasonics unified messagingsystem.". Så här ställer du in lösenordet för första gången ditt lösenord # Ange ditt lösenord och tryck på #. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Så här ändrar du lösenordet 1 Ange 1. ditt nya lösenord # Ange ditt nya lösenord och tryck #. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Så här spelar du in ägarnamnet (ditt abonnentnamn) 1 2 B-ton Uppge ditt namn. Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. Tryck på 2 för att bekräfta. Så här spelar du in dina hälsningsmeddelanden B-ton Spela in ditt hälsningsmeddelande. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen Granska Godkänn Spela in meddelandet igen. Lägg till Ta bort och avsluta Ange det önskade alternativet. Så här bekräftar du inställningarna 1 Ange 1. Luren på. VAR FÖRSIKTIG Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 16 siffror för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till företagsväxeln (PBX). Om det sprids ut kan företagsväxeln (PBX) missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. Användarhandbok 135

136 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Ändra eller ta bort dina personliga hälsningsmeddelanden När uppringaren når din brevlåda kommer denne att höra ditt personliga hälsningsmeddelande. Du kan spela in 6 typer av personliga hälsningar. Den lämpliga hälsningen spelas upp för uppringaren. Om du tar bort eller inte spelar in något hälsningsmeddelande används ett förinspelat hälsningsmeddelande. Hälsning vid uteblivet svar: Hörs av uppringaren när du inte besvarar samtalet. Ett vanligt exempel kan vara "Detta är (namn). Jag kan inte besvara ditt samtal just nu ". Hälsning vid upptaget: Hörs av uppringaren när du sitter i ett annat samtal. Ett vanligt exempel kan vara "Detta är (namn). Jag sitter i ett annat samtal just nu ". Hälsning utanför kontorstid: Hörs av uppringaren när Unified Messagingsystemet befinner sig i nattläge. Ett vanligt exempel kan vara "Detta är (namn). Jag har gått hem för dagen ". Personlig hälsningsfras för uppringar-id: Hörs av uppringaren från förprogrammerade telefonnummer. Mer information finns i avsnittet " Personlig hälsningsfras för uppringar-id". Tillfällig hälsning: En särskild hälsning som, om den är inspelad, hörs av uppringaren i stället för de övriga hälsningarna. Ett vanligt exempel kan vara "Detta är (namn). Jag är inte på jobbet den här veckan ". Frånvaromeddelande: Hörs av uppringaren när en personlig hälsning är inställd som en företagsväxels frånvaromeddelande, och det frånvaromeddelandet används för närvarande. 136 Användarhandbok

137 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Spela in eller ta bort dina personliga hälsningsmeddelanden PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS 1 Hälsningsfras vid inget svar 2 Hälsningsfras vid upptaget Logga in i din brevlåda. 4 1 Ange Hälsningsfras efter arbetstid Uppringar-ID hälsning Tillfällig hälsningsfras Hälsningsfras med frånvaromeddelande Nummer på uppringar-id hälsning Nummer på frånvaromeddelande Välj önskad hälsningsfras. När du väljer ett "Uppringar-ID hälsning" ska du ange ett Nummer på uppringar-id hälsning (1 4). När du väljer ett "Hälsningsfras med frånvaromeddelande" ska du ange ett Nummer på frånvaromeddelande (1 9). För uppringar-id hälsning, se avsnittet "Personliga hälsningsfraser för uppringar-id". 1 Ändra hälsningsfrasen 3 Ta bort den valda hälsningsfrasen Följ anvisningarna efter behov. B-ton Spela in ditt hälsningsmeddelande.* Hälsningsfrasen tas bort. Slutför genom att lägga på luren. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen Granska Godkänn Spela in hälsningsmeddelandet igen (upprepa ovanstående steg efter behov) Komplettera det hälsningsmeddelande som du just har spelat in Ta bort hälsningsmeddelandet och avsluta Följ anvisningarna efter behov Hälsningsfras vid inget svar Hälsningsfras vid upptaget Hälsningsfras efter arbetstid Uppringar-ID hälsning Tillfällig hälsningsfras Hälsningsfras med frånvaromeddelande Spela in eller ta bort andra hälsningsmeddelanden enligt önskemål genom att följa anvisningarna, eller lägg på luren. Om du lägger på luren utan att bekräfta den nya hälsningsfrasen sparas den inte. Luren på. Innehållet i hälsningsfrasen vid inget svar och i meddelandet som visas på telefonerna (se "1.6.2 Visa ett frånvaromeddelande på uppringande telefonens teckenfönster (Frånvaromeddelande)") ska programmeras så att de stämmer överens via systemprogrammering. Användarhandbok 137

138 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan * Vi rekommenderar att du uppger ditt namn i dina hälsningsmeddelanden så att uppringarna vet att de har nått rätt brevlåda. Ett tillfälligt personligt hälsningsmeddelande spelas upp i stället för alla dina andra hälsningsmeddelanden tills det tas bort. Varje gång du loggar in till din brevlåda kommer Unified Messagingsystemet att fråga dig om du vill inaktivera (ta bort) din tillfälliga personliga hälsning. Direktaccess Om direktaccess har aktiverats bland brevlådeinställningarna kan du komma åt funktionerna för att spela in hälsning vid uteblivet svar, hälsning vid upptaget, hälsning efter arbetstid samt en tillfällig hälsning direkt genom att slå ett specifikt anknytningsnummer för Unified Messagingsystemet från din anknytning. Automatisk inloggning måste vara aktiverat för att direktaccess ska kunna användas (se avsnittet "Automatisk inloggning"). Information om dessa anknytningsnummer till Unified Messagingsystemet får du av den systemansvarige. Personlig hälsningsfras för uppringar-id Du kan spela in personligt anpassade hälsningsfraser för specifika uppringare. Om du har registrerat personens telefonnummer (uppringar-id) för en personlig hälsningsfras kommer personen att höra motsvarande hälsning när han eller hon ringer upp dig i stället för de hälsningsmeddelanden som normalt spelas upp för andra uppringare. Du kan spela in 4 personliga hälsningsfraser och registrera 8 uppringare för varje fras. Spela in dina personliga hälsningsfraser innan du registrerar uppringar-id:n. Den här funktionen kan ha inaktiverats för din brevlåda av den systemansvarige eller systemadministratören. Spela in en personligt anpassad hälsningsfras för första gången PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. STEG A Ange 414. nummer för personlig hälsningsfras Ange ett nummer för den personligt anpassade hälsningsfrasen (1 4). B-ton Spela in ditt hälsningsmeddelande. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Om du vill tilldela nummerpresentatörs-id: n till den personliga hälsningsfrasen går du till STEG B i avsnittet "Registrera uppringar-id:n för första gången". 138 Användarhandbok

139 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Ändra en personligt anpassad hälsningsfras PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda nummer för personlig hälsningsfras Ange 414. Ange ett nummer för den personligt anpassade hälsningsfrasen (1 4). 1 Ändra hälsningsfrasen och gå sedan till STEG A i avsnittet "Spela in en personligt anpassad hälsningsfras för första gången". 3 Radera hälsningsfrasen. Luren på. Registrera uppringar-id:n för första gången PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda nummer för personlig hälsningsfras 2 Ange 414. Ange ett nummer för den personligt anpassade hälsningsfrasen (1 4). Tryck på 2 för att bekräfta. STEG B uppringar-id Ange uppringar-id (uppringarens telefonnummer, maximalt 20 siffror) och tryck sedan #. # * 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Forsätt 1 Lägg till ytterligare ett uppringar-id. 2 Avsluta Ange 1 eller 2. Luren på. * När du anger ett uppringar-id kan du trycka på för att ange ett jokertecken. Detta gör att flera telefonnummer kan matcha det uppringar-id som du registrerar. Om du exempelvis lagrar uppringar-id:t som "012 " (ange antalet efter behov för telefonnummer i ditt område), kommer alla telefonnummer som börjar med "012" (t.ex. alla uppringare från riktnumret "012") att få höra din personliga hälsning. Användarhandbok 139

140 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Lägga till/ta bort/granska uppringar-id:n senare PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ange 414. Lägg till ett uppringar-id och gå sedan till STEG B i avsnittet "Registrera uppringar-id:n för första gången". Ta bort ett uppringar-id. Granska alla tilldelade uppringar-id och slutför sedan genom att lägga på luren. Ange det önskade alternativet. nummer för personlig hälsningsfras Ange ett nummer för den personligt anpassade hälsningsfrasen (1 4) Tryck på 2 för att bekräfta. Ta bort alla nummer och slutför sedan genom att lägga på luren. Ta bort ett nummer.r Ange 1 eller Ta bort det angivna numret. Behåll numret och ange nästa nummer. Upprepa sedan det här steget. Ange 1 eller 2. Luren på. Ändra ditt lösenord Du kan lösenordsskydda din brevlåda genom att ange ett lösenord för att förhindra obehörig åtkomst till den. Om din brevlåda har ett lösenord måste du ange det med hjälp av sifferknapparna (0 9) varje gång du loggar in till brevlådan. Ditt lösenord kan innehålla upp till 16 siffror. Du kan när som helst ändra ditt lösenord. När du väljer ett lösenord bör du undvika att använda kända sifferkombinationer. Om du skulle glömma bort ditt lösenord kan du låta den systemansvarige eller systemadministratören radera lösenordet. Sedan kan du ange ett nytt. Byta lösenord PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS ditt önskade lösenord Logga in i din brevlåda # Ange 421. Ange det önskade lösenordet och tryck #. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. VAR FÖRSIKTIG Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 16 siffror för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till företagsväxeln (PBX). Om det sprids ut kan företagsväxeln (PBX) missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. 140 Användarhandbok

141 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan Ändra eller ta bort ditt abonnentnamn (ägarnamnet) Du kan spela in ditt namn i Unified Messagingsystemet. Systemet kan sedan läsa upp ditt namn för uppringarna så att de får veta att de har nått rätt brevlåda. Ändra/ta bort ditt abonnentnamn PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ange 431. Tryck 433 om du vill ta bort ditt abonnentnamn, och avsluta sedan genom att lägga på luren. B-ton Uppge ditt namn. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Gemensamma servicekommandon och navigeringskommandon Kommandon som används för att ändra den aktuella tjänsten i Unified Messagingsystemet När du har lyft luren och tryckt på knappen MEDDELANDE *1, Överflyttning till röstbrevlåda eller angett UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer kan du ange ett tjänstekommando för att snabbt få åtkomst till vissa funktioner i Unified Messaging-systemet. När du får vägledning kan du även använda tjänstekommandona för att exempelvis byta till ett annat serviceläge för Unified Messaging-systemet. *1 För användare med SIP-telefoner i KX-UT-serien och S-PS-enheter: Om du vill använda knappen MEDDELANDE trycker du på MEDDELANDE innan du lyfter luren. # 1 Ringa efter namn # 2 Kundtjänstmeny Du kommer att bli anvisad att ange ett kundservicemenynummer (1 200). # 5 Logga in *1 # 6 Tjänst för röstbrevlåda Du kan spela in ett meddelande åt en annan abonnent genom att ange dennes brevlådenummer enligt anvisningarna. Du kan även logga in till din brevlåda genom att ange det här kommandot följt av och numret till din brevlåda. # 7 Starta om (återgå till huvudmenyn) *2 # 8 Automatisk telefonist # 9 Avsluta 0 Hjälp Återgå till föregående meny Användarhandbok 141

142 1.8.2 Logga in i och konfigurera brevlådan # # Byta tjänsteläge Om du har fått behörighet av den systemansvarige att komma åt en brevlåda som tillhör en systemadministratör och/eller en meddelandeadministratör kan du växla mellan de här tjänsterna enligt nedan: Abonnenttjänst Meddelandehanteringstjänst Systemhanteringstjänst *1 Om den här knappen trycks när abonnenttjänsten är aktiverad ombes du att uppge det önskade brevlådenumret. *2 Om den här knappen trycks ned när abonnenttjänsten är aktiverad kommer du tillbaka till abonnenttjänstens huvudmeny. Kommandona #5 och #7 är enbart tillgängliga när du har åtkomst till abonnenttjänsten. En del kommandon är eventuellt inte tillgängliga beroende på serviceklassinställningarna för din brevlåda. När röstprompter används Följande kommandon kan användas för att hjälpa dig navigera genom menyerna i Unified Messagingsystemet. Återgå till föregående meny. 0 Upprepa den aktuella menyn. # 7 Återgå till huvudmenyn. 142 Användarhandbok

143 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Spela upp meddelanden Skriva ut faxmeddelanden Bokmärken (enbart röstmeddelanden) Återställa borttagna meddelanden Svara på meddelanden Överföra meddelanden Fjärråtkomst Spela upp meddelanden Uppringare och andra abonnenter kan lämna röstmeddelanden åt dig, och du kan spela upp dem senare när du har loggat in till din brevlåda. När du får ett faxmeddelande kan du även spela upp eventuella bifogade röstmeddelanden eller meddelandeinfo och sedan skriva ut faxet. Meddelanden i din brevlåda delas in i 3 typer: Nya meddelanden: Meddelanden i brevlådan som du inte har spelat upp än. Gamla meddelanden: Meddelanden i brevlådan som du har spelat upp, men inte tagit bort än. Borttagna meddelanden: Meddelanden i brevlådan som du har tagit bort. Du kan "återställa" dina borttagna meddelanden och efter det behandlas de som gamla meddelanden (se avsnittet " Återställa borttagna meddelanden"). Om du inte återställer borttagna meddelanden tas de bort permanent vid dagens slut. Vid uppspelning av ett meddelande kan Unified Messagingsystemet även tillkännage meddelandets "info", dvs. datum och tid för meddelandet samt information om avsändaren. Spela upp meddelanden PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Nya meddelanden Gamla meddelanden Borttagna meddelanden Tryck 1, 3 eller # Röstmeddelanden Faxmeddelandeinfo Alla meddelanden Följ anvisningarna efter behov. * Lyssna på meddelandet. Om du trycker när meddelandet spelas upp kommer du tillbaka till föregående meny. Där kan du välja en annan meddelandetyp att lyssna till. * Det här steget utelämnas eventuellt beroende på inställningarna och serviceklassinställningarna för din brevlåda. Faxkommandon är eventuellt inte tillgängliga beroende på serviceklassinställningarna för din brevlåda. Ytterligare funktioner är tillgängliga under/efter uppspelningen av röstmeddelanden och faxmeddelandeinfo. Se nedanstående tabell och tryck på motsvarande knapp. De meddelandetyper som kan användas med varje knapp är markerade med ü. Observera att vissa funktioner inte är tillgängliga beroende på meddelandetypen (nytt, gammalt, borttaget). Användarhandbok 143

144 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Knapp Funktion Meddelandetyp Nytt Gammalt Borttaget 1 Upprepa meddelandet ü ü ü 1 1 Spela upp föregående meddelande igen ü ü ü 2 Spela upp nästa meddelande ü ü ü 3 (+ 1 *1 ) Ta bort meddelandet Om ett bekräftelsemeddelande visas trycker du 1 för att ta bort meddelandet. ü ü 3 Återställ meddelandet ü 4 Svara på meddelandet ü ü 5 Vidarebefordra meddelandet ü ü 6 *1 Spela upp meddelandeinfo ü ü ü 7 <Endast vid uppspelning> Spola tillbaka röstmeddelandet <Endast när du har lyssnat på faxmeddelandeinfo> Skriva ut faxmeddelandet 8 <Endast vid uppspelning> Pausa/starta om meddelandeuppspelningen 8 4 <Endast vid uppspelning> Öka volymen 8 5 <Endast vid uppspelning av röstmeddelanden> Ange ett bokmärke för röstmeddelandet Tryck 8 för att starta om meddelandeuppspelningen. 8 6 <Enbart för röstmeddelanden> Starta uppspelningen vid bokmärket för röstmeddelandet 9 <Endast vid uppspelning> Snabbspola framåt # Spara meddelandet som ett nytt meddelande När meddelandet har sparats spelas nästa meddelande upp. ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü *1 De här knapparna är endast tillgängliga när lämpliga serviceklassinställningar har registrerats för din brevlåda. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. 144 Användarhandbok

145 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner För röstmeddelanden avgör programmeringen av Unified Messagingsystemet om meddelandeinfon spelas upp före varje meddelande, efter varje meddelande eller enbart när du trycker på 6. Kontakta den systemansvarige för mer information. Unified Messagingsystemet tar automatiskt bort både nya och gamla meddelanden efter ett visst antal dagar. Den systemansvarige eller systemadministratören avgör hur många dagar meddelandena ska behållas. Varje gång du spelar upp ett nytt eller gammalt meddelande återställs räknaren för kvarhållning av meddelanden. Under uppspelningen kan du öka uppspelningsvolymen genom att trycka 84. Om volymen är på den högsta inställningen väljs den lägsta inställningen om du trycker på 84, enligt nedan. Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 (standard) Nivå 4 Nivå 5 Skriva ut faxmeddelanden Du kan skriva ut faxmeddelanden som tas emot i din brevlåda när du spelar upp faxmeddelandeinfo. Du kan även ställa in automatisk leverans för att omedelbart skriva ut eventuella faxmeddelanden som tas emot i din brevlåda från en angiven fax. Skriva ut ett faxmeddelande PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS När du har lyssnat på faxmeddelandeinfo 7 Ange Skriv ut faxmeddelandet Skriv ut alla outskrivna faxmeddelanden Skriv ut alla faxmeddelanden Ange 1, 2 eller 3. Så här skriver du ut från en angiven fax faxnummer # Ange faxens nummer och tryck #. Så här skriver du ut från standardfaxen # Ange #. Skriva ut från den faxmaskin som du för närvarande använder (när du ringer från en faxmaskin med en telefonlur) 0 # Ange 0#. faxnummer Bekräfta genom att ange faxens nummer och # igen. Det här steget kan uteslutas vid vissa brevlådeinställningar. # Faxmeddelandet skickas till faxen. Luren på. Användarhandbok 145

146 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Ställa in automatisk leverans PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. 4 7 Ange 47. Se avsnittet "För att ändra status för automatisk leverans" eller "För att ställa in ett standardfaxnummer". För att ändra status för automatisk leverans 1 Aktuell status meddelas. 1 Den nya statusen meddelas. Ange 1. Ange 1 för att ändra. Luren på. För att ställa in ett standardfaxnummer 2 Ange 2. Faxnumret meddelas om ett standardfaxnummer har tilldelats. 1 Ange 1 för att ändra. faxnummer Ange faxens nummer och vänta. * Det nya faxnumret meddelas. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. * Om du använder en ISDN- eller SIP-linje vid blockuppringning och om du behöver infoga ett mellanrum eller ett specialkommando i mitten av telefonnumret pausar du tillfälligt när du anger telefonnumret. Du får höra en lista över tillgängliga alternativ, exempelvis För att lägga till fler siffror, tryck 4. För att lägga in en paus, tryck 5.. Använd Konsol för webbunderhåll för att ta bort standardfaxnumret (se "Automatic Delivery Status Default Fax Number [0-9 * # T, ; ]" i " Redigera inställningar i konsol för webbunderhåll" i "3.2.1 Användarprogrammering"). Bokmärken (enbart röstmeddelanden) När du lyssnar till ett meddelande i din brevlåda kan du ställa in ett bokmärke. Med hjälp av ett bokmärke kan du enkelt återuppta uppspelningen från en viss punkt i ett specifikt meddelande senare. Du kan ställa in ett bokmärke för varje meddelande i din brevlåda. Om du ställer in ett nytt bokmärke tas det gamla bort. Du kan inte ställa in eller använda bokmärken för borttagna meddelanden. 146 Användarhandbok

147 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Ställa in bokmärket PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Vid uppspelning av meddelanden 8 5 Ange 85. Starta uppspelningen vid bokmärket PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Under eller efter uppspelning av meddelanden 8 6 Ange 86. Återställa borttagna meddelanden Du kan ta bort röst-/faxmeddelanden i din brevlåda. När ett meddelande har tagits bort sparas det till dagens slut, då det tas bort permanent. Borttagna meddelanden kan "återställas" och behandlas därefter som gamla meddelanden. Återställa ett borttaget meddelande PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Under eller efter uppspelning av röstmeddelande/faxmeddelandeinfo 3 Ange 3. Svara på meddelanden Du kan svara på meddelanden som lämnats i din brevlåda antingen genom att ringa tillbaka till uppringaren eller genom att lämna ett meddelande i uppringarens brevlåda. Tillbakaringning är möjligt när den person som lämnade meddelandet åt dig är en annan abonnent. Att ringa tillbaka externa uppringare är möjligt om informationen om deras uppringar-id har tagits emot av systemet. Dock kan den här funktionen ha inaktiverats för din brevlåda av den systemansvarige eller systemadministratören. Att svara genom att lämna ett meddelande i uppringarens brevlåda är enbart möjligt om uppringaren är en annan abonnent (dvs. personen måste ha en egen brevlåda). När du svarar genom att lämna ett meddelande i uppringarens brevlåda kan du ange något av följande: Status brådskande: Mottagaren kommer att höra meddelandet före andra meddelanden. Status privat: Användarhandbok 147

148 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Mottagaren kommer inte att kunna vidarebefordra meddelandet, vilket säkerställer sekretessen. Automatiskt kvitto: Du kommer att få en avisering (mottagningsbevis) när mottagaren har spelat upp meddelandet. Slutligen kan du skicka ditt svar omedelbart eller ställa in en leveranstid för meddelandet. Observera dock att du inte kan svara på mottagningsbevisen. Enbart nya och gamla meddelanden kan besvaras. Om du vill svara på ett borttaget meddelande måste du återställa meddelandet först (se avsnittet " Återställa borttagna meddelanden"). Ringa tillbaka till meddelandets avsändare PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Under eller efter uppspelning av röstmeddelande/faxmeddelandeinfo 4 1 Ange 4. Tryck 1 om du vill ringa upp avsändaren. 148 Användarhandbok

149 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Lämna ett meddelande åt avsändaren PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Under eller efter uppspelning av röstmeddelande/faxmeddelandeinfo 4 Ange 4. 2 Tryck 2 om du vill påbörja inspelningen. B-ton Spela in ditt meddelande. Du kan pausa och återuppta inspelningen genom att trycka på 2. Om du pausar i mer än 20 sekunder stannar inspelningen automatiskt. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta Ställ in leveranstiden för meddelandet Skicka meddelandet omedelbart Godkänn och lägg sedan på luren. Ange 11, 12 eller 2. Så här ställer du in leveranstiden för meddelandet önskad leveranstid # * 1 1 FM 2 EM * 2 önskad dag i månaden för leverans # * 3 2 Ange den önskade leveranstiden och tryck #. Tryck 1 för förmiddag och 2 för eftermiddag. Ange den dag i månaden då meddelandet ska levereras och tryck #. Tryck på 2 för att bekräfta. 1 2 Ändra meddelandets status till brådskande Fortsätt Ange 1 eller Ändra meddelandets status till privat Fortsätt Ange 1 eller 2. 1 Begär ett mottagningsbevis 2 Fortsätt Ange 1 eller 2. Luren på. *1 Exempel: För att ange 5:00 trycker du på 5#. För att ange 5:15 trycker du på 515#. *2 Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om Unified Messaging-systemet har programmerats att använda 24-timmarsformatet. *3 Exempel: Om det är den 16 februari idag och du anger 17# kommer meddelandet att levereras nästa dag. Om dagens datum är den 16 februari och du anger 5# kommer meddelandet att levereras den 5 mars. Automatiskt kvitto är inte aktiverat som standard. Kontakta den systemansvarige för mer information. Nya brådskande meddelanden spelas upp före alla andra meddelanden. Gamla brådskande meddelanden behandlas dock som vanliga meddelanden: meddelandena spelas upp med början från det äldsta. Överföra meddelanden Du kan överföra (vidarebefordra) meddelanden i din brevlåda till andra abonnenter. Observera dock att du inte kan överföra mottagningsbevis, eller meddelanden som har angetts som "privata" av avsändaren. När du överför ett meddelande kan du göra följande: Användarhandbok 149

150 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Ange mottagaren genom att uppge brevlådenumret till en annan abonnent. Ange flera mottagare genom att uppge ett nummer till en personlig gruppdistributionslista (se avsnittet " Personliga gruppdistributionslistor") eller ett brevlådegruppsnummer. Spela in egna kommentarer och skicka dem tillsammans med det överförda meddelandet. Ingen bekräftelse kommer att lämnas för att visa att meddelandet har överförts. Enbart nya och gamla meddelanden kan överföras. Om du vill överföra ett borttaget meddelande återställer du meddelandet först (se avsnittet " Återställa borttagna meddelanden"). Ange mottagarna efter nummer PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Under eller efter uppspelning av röstmeddelande/faxmeddelandeinfo 5 Ange 5. brevlådenummer nummer på personlig gruppdistributionslista # 2 Tryck på 2 för att bekräfta. 1 Skicka meddelandet utan att spela in kommentarer 2 Spela in kommentarer brevlådegruppens nummer Ange 1 eller 2. Ange brevlådans nummer, ett nummer på en personlig gruppdistributionslista och tryck #, eller ett brevlådegruppnummer. Så här spelar du in dina kommentarer B-ton Spela in dina kommentarer. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Ange mottagarna efter namn (slå nummer efter namn) PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Under eller efter uppspelning av röstmeddelande/faxmeddelandeinfo 5 Ange 5. # 1 namn på önskad mottagare 2 Ange #1. Ange de första 3 eller 4 bokstäverna i namnet på den önskade mottagaren. 1 Välj det angivna namnet Lyssna på nästa namn 3 Upprepa det aktuella namnet Tryck 1, 2 eller 3. Så här spelar du in dina kommentarer 1 Skicka meddelandet utan att spela in kommentarer B-ton 2 Spela in kommentarer Ange 1 eller 2. Spela in dina kommentarer. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. 150 Användarhandbok

151 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Fjärråtkomst Du kan ringa upp Unified Messagingsystemet externt och logga in till din brevlåda för att lyssna på dina meddelanden. Det finns 2 sätt att logga in till brevlådan från en annan plats: Automatisk inloggning: När du loggar in till din brevlåda från en annan plats från ett förprogrammerat externt telefonnummer (registrerat som ett uppringar-id), behöver du inte ange några särskilda kommandon eller ditt brevlådenummer. Unified Messagingsystemet kan identifiera det telefonnummer som du ringer från och därigenom avgöra att du är uppringaren (se avsnittet " Registrera telefonnummer för automatisk fjärrinloggning och funktion för att spara avgifter"). Den här funktionen kan inaktiveras för din brevlåda av den systemansvarige. Manuell inloggning: Manuell inloggning krävs vid inloggning till din brevlåda om brevlådan inte är programmerad för automatisk inloggning, eller när du ringer från ett telefonnummer som inte är programmerat för automatisk inloggning. Fråga den systemansvarige vilket telefonnummer du bör slå för att få fjärråtkomst till Unified Messagingsystemet. Automatisk fjärrinloggning Från extern telefon Ring upp Unified Messagingsystemet från det förprogrammerade externa ditt lösenord # telefonnumret (tilldelat som uppringar-id nummer). Ange ditt lösenord och tryck på #. 1 Tryck 1 för att spela upp meddelandena. Det här steget kan utelämnas om din brevlåda inte kräver något lösenord. # 8 Ring upp en anknytning # 8 0 Ring upp telefonisten Följ anvisningarna, eller tryck #8 eller #80. # 9 Tryck #9 när du är klar. Luren på. Det antal ringsignaler du hör innan Unified Messagingsystemet besvarar ditt samtal kan indikera om du har nya meddelanden eller inte (funktion för att spara avgifter). Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Användarhandbok 151

152 1.8.3 Meddelandeuppspelning och relaterade funktioner Manuell fjärrinloggning Från extern telefon Ring upp Unified Messagingsystemet från en extern telefon. # 6 Ange #6. ditt brevlådenummer Ange och numret till din brevlåda. ditt lösenord # Ange ditt lösenord och tryck på #. Det här steget kan utelämnas om din brevlåda inte kräver något lösenord. 1 Tryck 1 om du vill spela upp nya meddelanden. # 8 Ring upp en anknytning # 8 0 Ring upp telefonisten Följ anvisningarna, eller tryck #8 eller #80. # 9 Tryck #9 när du är klar. Luren på. VAR FÖRSIKTIG Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 16 siffror för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till företagsväxeln (PBX). Om det sprids ut kan företagsväxeln (PBX) missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. Meddelande Se till att ingen obehörig utomstående part kan få åtkomst till din anknytning om du inaktiverar lösenordskravet. 152 Användarhandbok

153 1.8.4 Skicka meddelanden Skicka meddelanden Meddelandeleverans Personliga gruppdistributionslistor Extern meddelandeleverans Externa meddelandeleveranslistor Ta emot externa leveransmeddelanden Du kan spela in meddelanden och skicka dem till andra abonnenter, till anknytningsanvändare som inte har brevlådor och även till externa parter. Meddelanden kan skickas med någon av följande funktioner: Meddelandeleverans: Skicka ett meddelande till andra abonnenter (se avsnittet " Meddelandeleverans"). Extern meddelandeleverans: Skicka ett meddelande till parter som inte har brevlådor som sköts av ett Unified Messagingsystem (anknytningsanvändare och externa parter) (se avsnittet " Extern meddelandeleverans"). Det finns flera sätt att avgöra vem som ska ta emot ett meddelande. Du kan ange mottagarna på följande sätt: Brevlådenummer eller abonnentnamn (anger en enskild mottagare för meddelandeleverans). Nummer för personlig gruppdistributionslista eller nummer för brevlådegrupp (anger en grupp med mottagare för meddelandeleverans). Anknytningsnummer eller telefonnummer (anger en enskild mottagare för extern meddelandeleverans). Nummer för extern meddelandeleveranslista (anger en grupp med mottagare för extern meddelandeleverans). Meddelandeleverans Du kan skicka meddelanden till andra abonnenter. Du kan ange mottagare av meddelandet antingen efter nummer eller efter mottagarens namn. Ange mottagarna efter nummer: Ange abonnentens brevlådenummer. Ange ett nummer för den personliga gruppdistributionslistan (se avsnittet " Personliga gruppdistributionslistor"). Ange ett nummer för brevlådegruppen (dessa måste skapas av den systemansvarige. Vänd dig till den systemansvarige för mer information). Ange mottagarna efter namn: Ange de första bokstäverna i abonnentens namn (funktionen Slå nummer efter namn). När du har angett mottagarna kan du spela in ett meddelande. Innan du skickar ett meddelande kan du ställa in något av följande: Status brådskande: Mottagaren kommer att höra meddelandet före andra meddelanden. Status privat: Mottagaren kommer inte att kunna vidarebefordra meddelandet, vilket säkerställer sekretessen. Automatiskt kvitto: Du kommer att få en indikering när mottagaren har spelat upp meddelandet. Slutligen kan du skicka meddelandet omedelbart eller ställa in en leveranstid för meddelandet. Användarhandbok 153

154 1.8.4 Skicka meddelanden Skicka ett meddelande PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. 2 Ange 2. Se avsnittet "Så här anger du mottagare efter nummer" eller "Så här anger du mottagare efter namn (uppringning efter namn)". Så här anger du mottagare efter nummer brevlådenummer nummer på personlig gruppdistributionslista # 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Se avsnittet "Så här spelar du in ditt meddelande". brevlådegruppens nummer Ange brevlådans nummer, ett nummer på en personlig gruppdistributionslista och tryck #, eller ett brevlådegruppnummer. Så här anger du mottagare efter namn (uppringning efter namn) # 1 Ange #1. namn på önskad mottagare Ange de första 3 eller 4 bokstäverna i namnet på den önskade mottagaren Välj det angivna namnet Lyssna på nästa namn Upprepa det aktuella namnet Tryck 1, 2 eller 3. Se avsnittet "Så här spelar du in ditt meddelande". Fortsätter på nästa sida 154 Användarhandbok

155 1.8.4 Skicka meddelanden PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Så här spelar du in ditt meddelande 1 Tryck 1 för att spela in ditt meddelande. Tryck 2 för att lägga till ytterligare en mottagare och se sedan avsnittet "Så här anger du mottagare efter nummer" eller "Så här anger du mottagare efter namn (uppringning efter namn)". Maximalt 100 mottagare kan anges. Tryck alternativt på 3 för att granska mottagarna. Fortsättning från föregående sida B-ton Spela in ditt meddelande. Du kan pausa och återuppta inspelningen genom att trycka på 2. Om du pausar i mer än 20 sekunder stannar inspelningen automatiskt. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta Ställ in leveranstiden för meddelandet Skicka meddelandet omedelbart Godkänn och lägg sedan på luren. Tryck 11, 12 eller 2. Så här ställer du in leveranstiden för meddelandet önskad leveranstid # * 1 Ange den önskade leveranstiden och tryck #. 1 FM 2 EM * 2 Tryck 1 för förmiddag och 2 för eftermiddag. önskad dag i månaden för leverans Ange den dag i månaden då meddelandet ska levereras och tryck #. # * 3 2 Tryck på 2 för att bekräfta. 1 2 Ändra meddelandets Ändra meddelandets Begär ett status till brådskande 1 status till privat 1 mottagningsbevis Fortsätt 2 Fortsätt 2 Fortsätt Ange 1 eller 2. Ange 1 eller 2. Ange 1 eller 2. Luren på. *1 Exempel: För att ange 5:00 trycker du på 5#. För att ange 5:15 trycker du på 515#. *2 Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om systemet är programmerat att använda 24-timmarsformatet. *3 Exempel: Om det är den 16 februari idag och du anger 17# kommer meddelandet att levereras nästa dag. Om dagens datum är den 16 februari och du anger 5# kommer meddelandet att levereras den 5 mars. Automatiskt kvitto är inte aktiverat som standard. Kontakta den systemansvarige för mer information. Nya brådskande meddelanden spelas upp före alla andra meddelanden. Gamla brådskande meddelanden spelas dock upp tillsammans med övriga meddelanden i den ursprungliga ordningen. Personliga gruppdistributionslistor Med personliga gruppdistributionslistor kan du skicka meddelanden till flera abonnenter samtidigt (se avsnittet Meddelandeleverans ). Du kan skapa och redigera 4 personliga gruppdistributionslistor, och dessa listor kan enbart användas av dig. Du kan registrera 40 gruppmedlemmar (abonnenter) i varje lista och registrera ett namn för varje grupp (till exempel Säljteam, Avdelningschefer osv.). Användarhandbok 155

156 1.8.4 Skicka meddelanden Skapa och redigera personliga gruppdistributionslistor PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. 4 4 Ange 44. nummer på önskad personlig gruppdistributionslista Ange numret för den önskade personliga gruppdistributionslistan (1 4). 1 Tryck 1 om du vill spela in ett namn för gruppen. B-ton Ange gruppnamn. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. 2 Tryck 2 om du vill lägga till gruppmedlemmar. Fortsätt abonnentens brevlådenummer 2 1 Lägga till fler prenumeranter i listan Ange brevlådenumret till den abonnent som du vill lägga till i listan. Tryck 2 om du vill lägga till abonnenten i listan. 2 Avsluta Ange 1 eller 2. Luren på. Ta bort medlemmar från personliga gruppdistributionslistor PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ta bort alla medlemmar och avsluta sedan genom att lägga på luren Ta bort en medlem Ange 1 eller 2. Ange 44. nummer på önskad personlig gruppdistributionslista Ange numret för den önskade personliga gruppdistributionslistan (1 4). 1 Ta bort den angivna medlemmen 2 Behåll medlemmen och ange nästa medlem Ange 1 eller 2. 3 Tryck 3 om du vill ta bort en gruppmedlem. Luren på. Upprepa det här steget om du vill ta bort ytterligare medlemmar. 156 Användarhandbok

157 1.8.4 Skicka meddelanden Ändra namn på personliga gruppdistributionslistor PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ändra (spela in) namnet på listan Ta bort namnet på listan och avsluta sedan genom att lägga på luren Ange 1 eller 3. Ange 44. B-ton nummer på önskad personlig gruppdistributionslista Ange numret för den önskade personliga gruppdistributionslistan (1 4). Ange listans namn. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 1 Tryck 1 om du vill ändra namnet på listan. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Den systemansvarige kan skapa "brevlådegrupper" som liknar personliga gruppdistributionslistor med den skillnaden att de kan användas av andra abonnenter. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Extern meddelandeleverans Du kan skicka meddelanden till utomstående parter och till anknytningsanvändare som inte har egna brevlådor. När du har spelat in ditt meddelande ringer systemet upp motsvarande telefonnummer och/eller anknytningsnummer, och när personen i den andra änden besvarar samtalet spelas ditt inspelade meddelande upp. Du kan ange meddelandemottagare på följande sätt: Anknytningsnummer Externt telefonnummer Nummer för extern meddelandeleveranslista (se avsnittet " Externa meddelandeleveranslistor") Till skillnad från mottagare som har egna brevlådor finns det inget sätt att få veta vem som besvarar samtalet när Unified Messagingsystemet skickar ett externt leveransmeddelande. För att skydda sekretessen hos dina meddelanden kan du ställa in ett lösenord som måste anges av den andra parten innan ditt meddelande spelas upp. Du kan ställa in ett automatiskt kvitto så att du får en avisering när mottagaren har spelat upp ditt meddelande. Du kan även skicka meddelandet omedelbart eller ställa in en meddelandeleveranstid. Slutligen kan mottagare av ett externt leveransmeddelande besvara ditt meddelande och även ställa in statusen brådskande respektive privat för meddelandet. Den här funktionen måste ha aktiverats för din brevlåda av den systemansvarige eller systemadministratören. Användarhandbok 157

158 1.8.4 Skicka meddelanden Skicka ett meddelande för extern leverans PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. 9 3 Ange Se avsnittet "Så här anger du en enskild mottagare" eller "Så här anger du flera mottagare (lista för externa meddelandeutskick)". Så här anger du en enskild mottagare 1 Ange 1. utgående linjeåtkomstnr. Ange åtkomstnumret till en externa linje som krävs för att ringa externa samtal. telefonnummer till extern part Slå telefonnumret till den externa parten (inklusive eventuellt riktnummer). * Om du vill ange en anknytning i stället för ett externt telefonnummer anger du anknytningsnumret och går sedan till nästa steg. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. 4-siffrigt lösenord Ange det 4-siffriga lösenord som krävs för att lyssna på meddelandet. Tryck # om du inte vill ställa in något lösenord. B-ton Uppge namnet på mottagaren 1 # Se avsnittet "Så här spelar du in ditt meddelande". Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. Tryck # för omedelbar leverans. Om du vill ställa in leveranstiden för meddelandet, se avsnittet "Så här ställer du in leveranstiden för meddelanden". Fortsätter på nästa sida * Om du använder en ISDN- eller SIP-linje vid blockuppringning och du behöver infoga ett mellanrum eller ett specialkommando i mitten av telefonnumret pausar du tillfälligt när du anger telefonnumret. Du får höra en lista över tillgängliga alternativ, exempelvis För att lägga till fler siffror, tryck 4. För att lägga in en paus, tryck Användarhandbok

159 1.8.4 Skicka meddelanden PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Fortsättning från föregående sida Så här anger du flera mottagare (lista för externa meddelandeutskick) 2 Ange 2. önskat listnummer Ange det önskade listnumret (1 eller 2). 4-siffrigt lösenord Ange det 4-siffriga lösenord som krävs för att lyssna på meddelandet. Tryck # om du inte vill ställa in något lösenord. # Se avsnittet "Så här spelar du in ditt meddelandett. Tryck # för omedelbar leverans. Om du vill ställa in leveranstiden för meddelandet, se avsnittet "Så här ställer du in leveranstiden för meddelanden". Så här ställer du in leveranstiden för meddelanden önskad leveranstid # * 1 1 FM * 2 Ange den önskade leveranstiden och tryck #. önskad dag i månaden för leverans Ange den dag i månaden då meddelandet ska levereras och tryck #. # * 3 2 EM Tryck 1 för förmiddag och 2 för eftermiddag. Se avsnittet "Så här spelar du in ditt meddelande". Så här spelar du in ditt meddelande 1 Begär ett mottagningsbevis 2 Fortsätt Ange 1 eller 2. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. B-ton Luren på. Spela in ditt meddelande. Du kan pausa och fortsätta inspelningen genom att trycka på 2. Om pausen varar längre än 20 sekunder avslutas inspelningen automatiskt. Användarhandbok 159

160 1.8.4 Skicka meddelanden *1 Exempel: För att ange 5:00 trycker du på 5#. För att ange 5:15 trycker du på 515#. *2 Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om systemet är programmerat att använda 24-timmarsformatet. *3 Exempel: Om det är den 16 februari idag och du anger 17# kommer meddelandet att levereras nästa dag. Om dagens datum är den 16 februari och du anger 5# kommer meddelandet att levereras den 5 mars. Om du anger ett lösenord som krävs för att lyssna på meddelandet, se till att du meddelar alla mottagare om vad lösenordet är. Om du använder en PRI-linje kan du behöva ange # i slutet av externa telefonnummer. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Automatiskt kvitto är inte aktiverat som standard. Kontakta den systemansvarige för mer information. Externa meddelandeleveranslistor Med dina listor för extern meddelandeleverans kan du skicka meddelanden till flera externa parter och anknytningsanvändare som inte har egna brevlådor samtidigt (se avsnittet " Extern meddelandeleverans"). Du kan skapa och redigera 2 listor för extern meddelandeleverans, och dessa listor kan enbart användas av dig. Du kan registrera upp till 8 medlemmar på varje lista och spela in ett namn för varje medlem. Den här funktionen måste ha aktiverats för din brevlåda av systemadministratören. 160 Användarhandbok

161 1.8.4 Skicka meddelanden Skapa/lägga till medlemmar i en lista för extern meddelandeleverans PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ange Lista nummer 1 2 Lista nummer 2 Ange 1 eller 2. 1 Ange 1. utgående linjeåtkomstnr. externt telefonnummer * 2 Ange åtkomstnumret till en externa linje som krävs för att ringa externa samtal. Slå det externa telefonnumret (inklusive eventuellt riktnummer). Tryck på 2 för att bekräfta. Om du vill spara ett anknytningsnummer anger du bara anknytningsnumret och hoppar sedan över nästa steg. B-ton Ange medlemmens namn. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck 2 om du vill lägga till medlemmen. Fortsätt 1 Lägg till fler medlemmar. 2 Avsluta Ange 1 eller 2. Luren på. * Om du använder en ISDN- eller SIP-linje vid blockuppringning och du behöver infoga ett mellanrum eller ett specialkommando i mitten av telefonnumret pausar du tillfälligt när du anger telefonnumret. Du får höra en lista över tillgängliga alternativ, exempelvis För att lägga till fler siffror, tryck 4. För att lägga in en paus, tryck 5.. Ta bort medlemmar från en lista för extern meddelandeleverans PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ange Lista nummer 1 2 Lista nummer 2 Ange 1 eller 2. 2 Ange 2. 1 Ta bort alla medlemmar och lägg sedan på luren 2 Ta bort en medlem Ange 1 eller 2. 1 Ta bort den angivna medlemmen Behåll medlemmen och 2 ange nästa medlem Ange 1 eller 2. Luren på. Upprepa det här steget om du vill ta bort ytterligare medlemmar. Användarhandbok 161

162 1.8.4 Skicka meddelanden Ta emot externa leveransmeddelanden När du skickar ett meddelande för extern leverans ringer Unified Messagingsystemet upp var och en av de angivna mottagarna. När en mottagare besvarar samtalet vägleder systemet personen genom följande procedur. När en mottagare har lyssnat på ett meddelande för extern leverans kan han eller hon skicka ett svar på ditt meddelande, och till och med ställa in statusen brådskande eller privat för meddelandet. Ta emot och svara på ett meddelande PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS När en mottagare besvarar samtalet 1 4-siffrigt lösenord # Meddelandet spelas upp. Tryck 1 om du vill ta emot meddelandet. Ange det 4-siffriga lösenord som krävs för att lyssna på meddelandet och tryck #. Om du inte har ställt in något lösenord utelämnas det här steget. 2 Tryck 2 om du vill svara. Om du vill avsluta samtalet trycker du och lägger sedan på luren. B-ton Spela in ett svar. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. 1 2 Ändra meddelandets status till brådskande Fortsätt Ange 1 eller Ändra meddelandets status till privat Fortsätt Ange 1 eller 2. Luren på. Om mottagaren anger ett felaktigt lösenord 3 gånger lämnar systemet nedanstående information om detta har programmerats. Den här informationen kan hjälpa mottagaren att spåra meddelandet eller meddelandets avsändare (dig). Företagsnamn Telefonnummer för tillbakaringning Ditt abonnentnamn Unified Messagingsystemet kan vägleda mottagarna på ett annat språk. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. 162 Användarhandbok

163 1.8.5 Överflytta samtal Överflytta samtal Överflytta samtal Ofullständig samtalshantering Registrera alternativ svarsanknytning Vidarekoppling utifrån Tilldela och avbryta telefonnummer för överflyttning av samtal till extern linje Överflyttning till röstbrevlåda Överflytta samtal När ett samtal når din anknytning via den automatiska telefonisten ringer anknytningen normalt och du kan besvara samtalet. Om du använder funktioner för samtalsöverflyttning kan Unified Messagingsystemet dock hantera samtalet på ett antal sätt. Den status du ställer in för samtalsöverflyttning avgör vad som händer med samtalet. Du kan ställa in något av följande: Samtalsblockering: Samtalet hanteras av funktionen för ofullständig samtalshantering (se avsnittet " Ofullständig samtalshantering"), vilket gör att du kan låta dina samtal ringa en annan anknytning, överflyttas till din brevlåda, kopplas till växeln osv. Samtalet ringer inte på din anknytning. Samtalet hanteras enligt de inställningar du har gjort för hantering av obesvarade samtal vid uteblivet svar. Medlyssning: Systemet uppmanar uppringaren att spela in sitt namn. Om du är tillgänglig för att besvara samtal ringer systemet upp din anknytning och spelar upp namnet på uppringaren. Du kan då besvara samtalet om du väljer det. Om du inte har möjlighet att besvara samtalet hanteras det enligt de inställningar du har gjort för tjänsten för hantering av obesvarade samtal vid uteblivet svar. Internsökning: Det Unified Messagingsystemet söker dig med hjälp av funktionen för internsökning. Samtalet ringer inte på din anknytning. Ditt namn läses upp för att göra dig uppmärksam på samtalet. Om du inte har möjlighet att besvara samtalet hanteras det enligt de inställningar som du har gjort för hantering av obesvarade samtal vid uteblivet svar. Överflytta till brevlåda: Systemet överflyttar uppringaren till din brevlåda där han eller hon kan lämna ett meddelande åt dig. Samtalet ringer inte vid din anknytning. Överflytta till kundservicemeny: Systemet överflyttar uppringaren till den kundservicemeny som du anger här. Samtalet ringer inte på anknytningen. Inaktivera samtalsöverflyttning: Inaktiverar funktionen för samtalsöverflyttning. Samtalet ringer på din anknytning. Användarhandbok 163

164 1.8.5 Överflytta samtal Ställa in status för samtalsöverflyttning PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. 5 1 Ange Blockera samtal Medlyssning Internsökning Överflytta till brevlåda Överflytta till kundservicemeny Inaktivera samtalsöverflyttning Ange önskad status för överflyttning av samtal. Följ anvisningarna efter behov. De anvisningar du hör varierar beroende på vilken funktion du angav i föregående steg. Luren på. Om medlyssning eller inaktivering har valts överflyttas samtalen till en extern telefon om ett telefonnummer har programmerats för samtalsöverflyttning till extern linje (se avsnittet " Tilldela och avbryta telefonnummer för överflyttning av samtal till extern linje"). Ofullständig samtalshantering När ett samtal kopplas till din anknytning via den automatiska telefonisten sköter funktionen för hantering av obesvarade samtal samtalet om: du inte besvarar samtalet (dessa samtal räknas som obesvarade samtal) du sitter i ett annat samtal (dessa samtal räknas som "upptagna") du har ställt in samtalsblockering (se avsnittet " Överflytta samtal"). Den status som du anger för hantering av obesvarade samtal avgör vad som händer med de här samtalen. Du kan ställa in något av följande alternativ för obesvarade samtal och vid upptaget separat. Om du väljer fler än ett alternativ uppmanas uppringaren att välja önskat alternativ. Lämna ett meddelande: Systemet överflyttar uppringaren till din brevlåda där han eller hon kan lämna ett meddelande åt dig. Överflytta till alternativ svarsanknytning: Systemet flyttar över uppringaren till din alternativa svarsanknytning (se avsnittet " Registrera alternativ svarsanknytning"). Om du inte har registrerat någon alternativ svarsanknytning är det här alternativet inte tillgängligt. Internsökning: Systemet söker dig med hjälp av funktionen för internsökning. Ditt namn meddelas för att göra dig uppmärksam på samtalet. Överflytta till kundservicemeny: Systemet överflyttar uppringaren till den anpassade tjänst som du anger här. Överflytta till telefonist: Systemet överflyttar uppringaren till växeln. 164 Användarhandbok

165 1.8.5 Överflytta samtal Återgå till den översta menyn: Uppringaren tas tillbaka till den översta menyn för den automatiska telefonisten och kan sedan välja att ringa upp en annan anknytning. Ställa in status för hantering av obesvarade samtal PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. 5 Följ anvisningarna efter behov. Ange 5. De anvisningar du hör varierar beroende på vilken funktion du angav i föregående steg. 4 Inget svar 5 Upptaget Ange 4 eller 5. 1 Ändra 2 Godkänn Ange 1 eller 2. 1 Lämna ett meddelande 2 Överflytta till alternativ svarsanknytning 3 Internsökning 4 Överflytta till kundservicemeny 5 Överflytta till telefonist 6 Återgå till huvudmenyn Ange önskad status för hantering av ofullständiga samtal. Fortsätt Välj ytterligare en status. Lägg på luren när du är klar. Luren på. Om samtalsblockering är aktiverat behandlas blockerade samtal med funktionen för obesvarade samtal vid uteblivet svar. Registrera alternativ svarsanknytning En alternativ svarsanknytning är en anknytning som tar emot dina samtal i stället för dig. Dina samtal kan vidarekopplas till din alternativ svarsanknytning på 2 sätt: Genom funktionen för hantering av obesvarade samtal: När funktionen för hantering av obesvarade samtal hanterar samtalet (dvs. om du inte svarar, om du sitter i ett annat samtal, eller om du har ställt in samtalsblockering) kommer det att vidarekopplas till din alternativ svarsanknytning om du har ställt in hanteringen av obesvarade samtal till "Överflytta till alternativ svarsanknytning" (se avsnittet " Ofullständig samtalshantering"). Genom att trycka på den angivna sifferknappen (0, 3 9): Om uppringaren trycker på den knapp som registrerats för "Överflytta till angiven anknytning" under ditt hälsningsmeddelande eller medan ett meddelande spelas in åt dig överflyttas samtalet till din alternativa svarsanknytning. Du kan ändra den sifferknapp som överflyttar dina uppringare till din alternativ svarsanknytning. Om du registrerar alternativet "Överflytta till växeln" i din personliga kundservicemeny till en sifferknapp överflyttas uppringare som trycker på den knappen till din alternativ svarsanknytning (se avsnittet " Personligt anpassad service"). Om du inte registrerar någon alternativ svarsanknytning överflyttas uppringarna till växeln i stället. Användarhandbok 165

166 1.8.5 Överflytta samtal Registrera alternativ svarsanknytning PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. 5 2 Ange 52. önskat anknytningsnummer Ange önskat anknytningsnummer. Om du redan har tilldelat din alternativ svarsanknytning och vill tilldela en annan anknytning trycker du 1 innan du anger det önskade anknytningsnumret. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. När du har registrerat en alternativ svarsanknytning är det viktigt att berätta för uppringarna i ditt hälsningsmeddelande att de kan trycka på den knapp du har registrerat för att vidarekopplas till din alternativ svarsanknytning. Exempelvis: "För att tala med min assistent, tryck 0". Vidarekoppling utifrån Du kan programmera Unified Messaging-systemet att vidarekoppla dina samtal till en annan anknytning eller till en extern telefon (om du är behörig att göra det). Du kan göra detta även när du inte befinner dig på arbetsplatsen. Den här funktionen kan inaktiveras av den systemansvarige eller systemadministratören för din brevlåda. Det finns 6 tillgängliga inställningar för vidarekoppling: Vidk alla: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer. Vidk upptaget: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer när du sitter i ett annat samtal. Vidk inget svar: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer när du inte svarar i telefon. Vidk upptaget och inget svar: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer när du sitter i ett annat samtal eller inte svarar i telefon. Vidk till extern: Vidarekopplar alla inkommande samtal till det angivna externa telefonnumret om du inte är behörig att använda den här funktionen. Avbryt Vidk: Inaktiverar inställningen för vidarekoppling. 166 Användarhandbok

167 1.8.5 Överflytta samtal Tilldela externa telefonnummer för vidarekoppling utifrån PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. 4 8 Ange Ändra telefonnummer 1 2 Ändra telefonnummer 2 Ange 1 eller 2. Om du redan har angett ett telefonnummer och vill ändra det trycker du 1 efter att ha valt telefonnummer 1 eller 2. utgående linjeåtkomstnr. telefonnummer till extern part 2 Ange åtkomstnumret till en externa linje som krävs för att ringa externa samtal. Slå den externa partens Tryck på 2 för telefonnummer (högst 32 siffror att bekräfta. inklusive utgående linjeåtkomstnummer). Luren på. Innan du kan vidarekoppla dina samtal till en extern telefon bör du först lagra de telefonnummer som du planerar att använda med den här funktionen. Du kan lagra 2 telefonnummer för användning med funktionen för vidarekoppling utifrån. Om du ändrar något av de externa telefonnumren för vidarekoppling utifrån behöver du ställa in vidarekoppling av fjärrsamtal till "Vidk till extern" en gång till innan det nya externa telefonnumret används som vidarekopplingsdestination. Om du inte gör detta kommer det gamla telefonnumret att fortsätta att användas. Ställa in/avbryta vidarekoppling utifrån Från extern telefon Logga in i din brevlåda. 9 4 Ange Vidarekoppla alla Vidarekoppla vid upptaget Vidarekoppla vid inget svar Vidarekoppla vid upptaget eller inget svar anknytningsnummer till vidarekopplingsdestinationen Ange vidarekopplingsdestinationens anknytningsnummer och gå sedan till STEG B. Vidarekoppla till externt och gå sedan till STEG A.* Avbryt vidarekoppling av samtal och gå sedan till STEG B. STEG A 1 Ställ in telefonnummer 1 2 Ställ in telefonnummer 2 Ange önskad siffra. 3 Ställ in ytterligare ett telefonnummer Ange önskad siffra. utgående linjeåtkomstnr. Ange åtkomstnumret till en externa linje som krävs för att ringa externa samtal. telefonnummer till extern part Slå den externa partens telefonnummer (högst 32 siffror inklusive utgående linjeåtkomstnummer). STEG B 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Användarhandbok 167

168 1.8.5 Överflytta samtal *Det här alternativet meddelas enbart om du är behörig att använda det via systemprogrammering för serviceklassinställningar för företagsväxel och UM. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Tilldela och avbryta telefonnummer för överflyttning av samtal till extern linje När du registrerar ett telefonnummer för överflyttning av samtal till extern linje överflyttas dina samtal till det registrerade telefonnumret i följande fall: Du har ställt in medlyssning (se avsnittet " Överflytta samtal"). Du har ställt in Inaktivera samtalsöverflyttning (se avsnittet " Överflytta samtal"). Registrera telefonnummer för överflyttning av samtal till extern linje PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. 5 6 Ange 56. utgående linjeåtkomstnr. Ange åtkomstnumret till en externa linje som krävs för att ringa externa samtal. Om du redan har sparat ett telefonnummer och vill ändra det trycker du på 1 för att fortsätta. telefonnummer till extern part Slå den externa partens telefonnummer (högst 32 siffror inklusive utgående linjeåtkomstnummer). 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Inaktivera telefonnummer för överflyttning av samtal till extern linje PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ange 563. Luren på. Den här funktionen måste ha aktiverats för din brevlåda av systemadministratören. Om du använder en PRI-linje kan du behöva ange # i slutet av externa telefonnummer. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Överflyttning till röstbrevlåda Om du inte kan ta emot samtal kan du vidarekoppla dem till din röstbrevlåda. Du kan välja vilken typ av inkommande samtal (Internsamtal/Externsamtal/Alla samtal) som ska vidarekopplas. Om din telefon har en meddelandeknapp tänds lampan för att indikera att du har ett meddelande i din röstbrevlåda. När du lyfter luren hörs en indikeringston* oavsett om telefonen har en meddelandeknapp eller inte. 168 Användarhandbok

169 1.8.5 Överflytta samtal Du kan även definiera en knapp för överflyttning till röstbrevlåda på din telefon för att överflytta mottagna externa samtal till en annan anknytnings röstbrevlåda, så att personer som ringer upp kan lämna meddelanden. Med hjälp av knappen för överflyttning till röstbrevlåda kan du även utföra åtgärder med en enda knapptryckning (enbart för systemtelefoner och bärbara stationer). Vidarekoppla dina samtal till din brevlåda PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Luren av. Ange Alla samtal 1 2 Externsamtal Internsamtal Ange valfri siffra; 0 till 2. 0 Avbryta 2 Alla samtal 3 Upptaget 4 Inget svar 5 Upptaget /Inget svar Ange önskad siffra. Om du vill avbryta lägger du på luren direkt efter angiven nolla. UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. # B-ton Ange UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Ange #. Luren på. Vidarekoppla ett samtal till din röstbrevlåda medan det ringer PT/PS Under ett samtal (Överflyttning till röstbrevlåda) Tryck på Överflyttning till röstbrevlåda. Överflytta ett samtal till en brevlåda PT/PS Under ett samtal (DSS) (Överflyttning till röstbrevlåda) Tryck på Överflyttning till röstbrevlåda. önskat anknytningsnr. Tryck på DSS eller slå önskat anknytningsnummer. Användarhandbok 169

170 1.8.5 Överflytta samtal Överföra ditt eget samtal till den uppringda anknytningens röstbrevlåda PT/PS Luren av. anknytningsnr. (DSS) Tryck på DSS eller slå önskat anknytningsnummer. TR-ton B-ton St. Ej-ton (Överflyttning till röstbrevlåda) Tryck på Överflyttning till röstbrevlåda. *Indikeringston när du har lyft luren 1 s Om du använder en PS parallellt med en PT eller SLT (i trådlöst XDP-parallellt läge) kan du inte använda knappen för överflyttning till röstbrevlåda för att vidarekoppla ett samtal till din röstbrevlåda medan det ringer. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Överflyttning till röstbrevlåda-knapp eller Meddelandeknapp. 170 Användarhandbok

171 1.8.6 Övriga funktioner Övriga funktioner Intervjubrevlåda Indikering för väntande meddelande Personligt meddelande om uppringarnamn Medlyssning Spela in din konversation Registrera telefonnummer för automatisk fjärrinloggning och funktion för att spara avgifter Personligt anpassad service Ställa in alarmsignal (Tidsatt påminnelse) Ställa in frånvaromeddelande från annan plats Genomringningsfunktion Skicka ett fax från datorn Plugin-programmet Communication Assistant för Microsoft Outlook IMAP Intervjubrevlåda En intervjubrevlåda är en brevlåda som är konstruerad så att den ställer frågor till uppringarna och spelar in deras svar. Om du har en intervjubrevlåda (det har inte alla abonnenter) kan du spela in upp till 10 frågor och ställa in svarsinspelningstiden individuellt för varje fråga mellan 1 och 60 sekunder. Din intervjubrevlåda kan användas för att exempelvis låta uppringaren göra en beställning eller begära information om ditt företag. Du kan be personen att spela in namn, adress och göra en beställning eller begära information, och därefter kan du notera informationen senare när du spelar upp deras meddelanden. Om du vill använda den här funktionen måste du först ha tilldelats en intervjubrevlåda. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Spela in frågor PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ange Ändra (spela in eller gör om inspelningen av) den här frågan. 2 Gå till nästa fråga och upprepa sedan den här steget. 3 Gå till föregående fråga och upprepa sedan den här steget. 4 Välj en specifik fråga. Ange numret på frågan och tryck #. Upprepa sedan det här steget. Ange det önskade alternativet. Fortsätt B-ton Spela in frågan. 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Ändra en annan fråga. Lägg på luren när du är klar. Luren på. Användarhandbok 171

172 1.8.6 Övriga funktioner Ändra längden på svaren PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ange Ändra längden på svaret. 2 Gå till nästa fråga och upprepa sedan den här steget. 3 Gå till föregående fråga och upprepa sedan den här steget. 4 Välj en specifik fråga. Ange numret på frågan och tryck #. Upprepa sedan det här steget. Ange det önskade alternativet. Fortsätt svarets längd Ange längden på svaret i sekunder (1 60). Ändra längden på svaret till ytterligare en fråga. Lägg på luren när du är klar. Luren på. Ta bort frågor PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ange Ta bort den aktuella frågan. 2 Gå till nästa fråga och upprepa sedan den här steget. 3 Gå till föregående fråga och upprepa sedan den här steget. 4 Välj en specifik fråga. Ange numret på frågan och tryck #. Upprepa sedan det här steget. Ange det önskade alternativet. Lägg på luren när du är klar. Luren på. Läge för meddelandemottagning Om du har en intervjubrevlåda förutom din vanliga brevlåda avgör meddelandemottagningsläget vilken brevlåda som används vid följande tillfällen: Samtal dirigeras om till din brevlåda med inställningen "Lämna ett meddelande" i funktionen för hantering av obesvarade samtal (se avsnittet " Ofullständig samtalshantering"). Din anknytning är en logisk anknytning (dvs. din brevlåda tar emot dina samtal automatiskt, kanske eftersom du inte har någon egen telefon för regelbunden användning). Ställa in ett meddelandeläge PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. 5 3 Ange Tryck 1 om du vill växla mellan intervjuläget (intervjubrevlåda) och läget för meddelandeinspelning (vanlig brevlåda). Luren på. 172 Användarhandbok

173 1.8.6 Övriga funktioner Det är inte alla abonnenter som har intervjubrevlådor. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Indikering för väntande meddelande Funktionen som indikerar ett väntande meddelande låter dig veta när du har tagit emot nya meddelanden i din brevlåda på följande sätt: Lampa för väntande meddelande: Meddelandelampan på din telefon (om sådan finns) tänds när du får ett nytt meddelande. Om du har en systemtelefon med ett 6-radigt teckenfönster kan du även se antalet nya meddelanden i teckenfönstret. Om telefonen har en meddelandeknapp tänds meddelandelampan också när du får ett nytt meddelande. Enhetsindikering: Meddela dig via en "enhet", dvs. en extern telefon, en annan PBX-anknytning, en mobiltelefon osv. Du kan registrera tre olika enheter. För varje enhet har du möjlighet att ta emot indikeringar enbart för brådskande meddelanden, eller för alla meddelanden. Du kan även välja att ta emot en indikering enbart vid vissa tidpunkter (detta kallas "schemaläggning"), vilket är användbart om du inte vill bli störd om natten till exempel. Vänd dig till den systemansvarige för mer information om schemaläggning. Om du aktiverar enhetsindikering för flera enheter används den lägst numrerade enheten (1, 2 eller 3) först. Om indikering inte är möjligt (om den externa telefonen exempelvis är upptagen) används nästa enhet. Meddelandeavisering via e-post kan också vara tillgängligt för din brevlåda. När du får nya meddelanden kan du ta emot avisering via e-post. Det inspelade meddelandet kan även läggas till i e-postmeddelandet som en bilaga. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Visning av antalet nya meddelanden är enbart tillgängligt med en systemtelefon med 6-radigt teckenfönster. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Aktivera/inaktivera lampindikering för meddelande väntar PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. 6 1 Ange Tryck 1 om du vill aktivera/inaktivera lampindikering. Luren på. Användarhandbok 173

174 1.8.6 Övriga funktioner Aktivera/inaktivera enhetsindikering PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Skicka avisering för alla meddelanden 2 Skicka enbart avisering för brådskande meddelanden Ange 1 eller 2. Ange 62. önskat enhetsnummer Ange numret på den önskade enheten (1 6). 1 Använd ett förprogrammerat schema 2 Ta alltid emot aviseringar (löpande) 3 Inaktivera aviseringar Ange 1, 2 eller 3. Luren på. Enhetsnummer 4, 5, eller 6 används för att välja ett enhetsnummer som är "Device No. 1, 2, eller 3" för " /Text Message Device" i konsol för webbunderhåll. När funktionen för enhetsindikering används för enhetsnummer 1, 2 eller 3 bör telefonnumret för varje enhet först ha registrerats. Ändra enhetsnummer PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. 6 3 Ange 63. önskat enhetsnummer Ange numret på den önskade enheten (1 3). 1 Tryck 1 om du vill ändra det tilldelade numret. Om du vill ta bort det tilldelade numret trycker du på 3 och slutför sedan genom att lägga på luren. utgående linjeåtkomstnr. Ange åtkomstnumret till en externa linje som krävs för att ringa externa samtal. externt telefonnummer * Slå det externa telefonnumret (inklusive eventuellt riktnummer). Om du vill spara ett anknytningsnummer anger du bara anknytningsnumret och hoppar sedan över nästa steg. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. 174 Användarhandbok

175 1.8.6 Övriga funktioner * Om du använder en ISDN- eller SIP-linje vid blockuppringning och du behöver infoga ett mellanrum eller ett specialkommando i mitten av telefonnumret pausar du tillfälligt när du anger telefonnumret. Du får höra en lista över tillgängliga alternativ, exempelvis För att lägga till fler siffror, tryck 4. För att lägga in en paus, tryck 5.. Om du använder en PRI-linje kan du behöva ange # i slutet av externa telefonnummer. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Personligt meddelande om uppringarnamn Genom att lagra uppringarnas telefonnummer och spela in uppringarnas namn kan du få Unified Messagingsystemet att meddela uppringarens namn åt dig vid följande tillfällen: När du spelar upp ett meddelande från någon av de registrerade uppringarna. När systemet vidarekopplar ett samtal till dig från någon av de registrerade uppringarna. När systemet söker dig för att informera dig om att du har ett samtal från någon av de registrerade uppringarna. Den här funktionen kan ha inaktiverats för din brevlåda av den systemansvarige eller systemadministratören. Registrera uppringar-id:n och spela in namn PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ange uppringar-id nummer (uppringarens telefonnummer, maximalt 20 siffror) och tryck sedan #. STEG B 1 Tryck på 1 om du vill avsluta inspelningen. uppringar-id nr. # 2 Ange 2 för att lägga till. Ange 451. Fortsätt 1 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Lägg till ytterligare ett uppringar-id nummer. STEG A Avsluta 2 Ange 1 eller 2. B-ton Luren på. Ange namnet på uppringaren. Användarhandbok 175

176 1.8.6 Övriga funktioner Ändra uppringar-id och inspelade namn PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ange Ändra uppringar-id nummer och gå sedan till STEG A i avsnittet "Registrera uppringar-id:n och spela in namn". Ändra uppringarens namn och gå sedan till STEG B i avsnittet "Registrera uppringar-id:n och spela in namn". Godkänn den aktuella posten som den är och hoppa till nästa post. Upprepa sedan det här steget. Luren på. Ta bort uppringar-id och inspelade namn PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ta bort alla nummer och slutför sedan genom att lägga på luren. Luren på. Ange Ta bort ett nummer. Ange 1 eller Ta bort det angivna numret. Behåll numret och ange nästa nummer. Upprepa sedan det här steget. Ange 1 eller 2. Lägg på luren när du är klar. Luren på. Antalet uppringare som du kan registrera för den här funktionen styrs av den systemansvarige. Medlyssning När en uppringare lämnar ett meddelande till din brevlåda kan du lyssna utan att besvara samtalet. Du kan även besvara samtalet medan du lyssnar. Det finns två olika metoder (Standard: Handsfree-läge). Handsfree-läge: Du kan lyssna på meddelandet automatiskt, direkt via telefonhögtalaren. Privatläge: En alarmton hörs när uppringaren lämnar ett meddelande. 176 Användarhandbok

177 1.8.6 Övriga funktioner Före användning Programmera en knapp för medlyssning (Stationsprogrammering). Välj läge; antingen handsfree eller privat (Stationsprogrammering). Ange anknytningens PIN-kod (Personligt identifieringsnummer). Aktivera medlyssningsfunktionen. Aktivera medlyssning PT/PS PIN-kod: Personligt identifieringsnummer (Medlyssning) anknytningens PIN-kod Tryck på Medlyssning. Ange anknytningens PIN-kod (max 10 siffror). Behövs bara om det finns en anknytningens PIN-kod. Avbryta medlyssning PT/PS (Medlyssning) Tryck på röd Medlyssning. Användarhandbok 177

178 1.8.6 Övriga funktioner Flödesschema för användning Arbetsmomenten i de skuggade områdena kan utföras i handsfree-läge. PT PT/PS Handsfree-läge Privatläge (Alarmton) Avlyssning Ej i bruk Avlyssning (Handsfree) MONITOR (Medlyssning) Tryck på HÖGTALARTELEFON, HÖGTALARE eller Medlyssning. Avlyssning (Telefonlur) Luren av. Avsluta bevakning Besvara MONITOR (Medlyssning) Tryck på Medlyssning. Avsluta bevakning Besvara samtalet Avsluta bevakning Besvara samtalet Tryck på HÖGTALAR- TELEFON eller HÖGTA- LARE. Luren av. MONITOR Tryck på HÖGTALAR- TELEFON eller HÖGTALARE. Luren av. Luren på. (Medlyssning) Tryck på Medlyssning. Lampan för medlyssning visar funktionsstatus på följande sätt: släckt: medlyssning avaktiverad. snabbt blinkande grön: alarmsignal ringer i privatläge. långsamt blinkande grön: avlyssning. lyser röd: medlyssning aktiverad. Från administratörens anknytning kan man ta bort en anknytningens PIN-kod. Funktionen kan användas på en analog telefon om den är sidoansluten till en systemtelefon. (Endast privatläge) Tryck på R eller klykan om du vill ta samtalet när du avlyssnar. Endast avlyssning via telefonlur med lur i privatläge är tillgängligt för bärbar station (PS). Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Aktivera medlyssning Välj läget; antingen avlyssna meddelandet i högtalaren eller svara när personen talar in sitt meddelande Anpassa knappar Programmera eller ändra en Medlyssning-knapp. 178 Användarhandbok

179 1.8.6 Övriga funktioner Spela in din konversation Du kan spela in ett samtal till en brevlåda medan du talar i telefonen. Du kan välja brevlådan varje gång som du spelar in ett samtal. Spela in till din brevlåda (Tvåvägsinspelning) PT/PS Under ett samtal (Tvåvägsinspelning) Att stänga av inspelningen, tryck på denna knapp igen. Tryck på Tvåvägsinspelning. Spela in till annan brevlåda (Tvåvägsöverföring) PT/PS Under ett samtal (Tvåvägsöverföring) (DSS) annan anknytningsnr. Tryck på Tvåvägsöverföring. Tryck på DSS eller ange annan anknytningsnummer. Att stänga av inspelningen, tryck på denna knapp igen. Spela in till annan brevlåda med snabbval (Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp) PT/PS Under ett samtal (Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp) Tryck på Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp. Lampan för tvåvägsinspelning, tvåvägsöverföring eller tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp visar status enligt följande: släckt: spelar inte in. tänd: spelar in samtalet. Anm När du spelar in ett tvåvägssamtal bör du informera den andra personen om detta. Användarhandbok 179

180 1.8.6 Övriga funktioner Om alla portar i Unified Messagingsystemet är upptagna när du försöker använda någon av de här funktionerna hör du en varningston, kopplingston eller upptagetton beroende på vilken funktion du försöker använda. Inspelningstiden kan vara begränsad när man använder de här funktionerna. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Tvåvägsinspelning -knapp, Tvåvägsöverföring -knapp eller Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp. Registrera telefonnummer för automatisk fjärrinloggning och funktion för att spara avgifter När du loggar in till din brevlåda från en annan plats (dvs. från en extern telefon) för att lyssna av dina meddelanden identifierar funktionerna för automatisk fjärrinloggning och avgiftsbesparing (se avsnittet " Fjärråtkomst") dig genom att läsa av ditt telefonnummer (uppringar-id). För att kunna använda de här funktionerna måste du först spara de telefonnummer som du tänker använda för att komma åt din brevlåda från en annan plats. Funktionerna för automatisk inloggning och avgiftsbesparing kan ha inaktiverats för din brevlåda av den systemansvarige. Registrera PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS 1 Ändra telefonnummer 1 Logga in i din brevlåda. 4 9 Ange Ändra telefonnummer 2 Ange 1 eller 2. Om du redan har angett ett telefonnummer och vill ändra det trycker du 1 efter att ha valt telefonnummer 1 eller 2. externt telefonnummer # 2 Ange det externa telefonnumret (maximalt 20 siffror inklusive eventuellt riktnummer) och #. Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Den systemansvarige måste aktivera automatisk inloggning och avgiftsbesparing för din brevlåda innan funktionerna kan användas. Personligt anpassad service En personlig kundservicemeny utgörs av en uppsättning alternativ som du kan presentera för dina uppringare, vilket gör att de kan trycka på knapparna på sina telefoner för att få tillgång till vissa funktioner. Du bör förklara de alternativ som är tillgängliga för dem som ringer upp dig i vart och ett av dina personliga hälsningsmeddelanden, exempelvis: "Detta är (namn). Jag kan inte ta ditt samtal just nu. Tryck på 3 för att lämna ett meddelande. Tryck på 4 för att tala med min assistent. Tryck på 5 för att ringa upp en annan 180 Användarhandbok

181 1.8.6 Övriga funktioner anknytning ". Mer information om att spela in hälsningsmeddelanden finns i avsnittet " Ändra eller ta bort dina personliga hälsningsmeddelanden" samt " Personlig hälsningsfras för uppringar-id". Du kan skapa din personliga kundservicemeny och låta den som ringer upp få tillgång till följande funktioner: Överflytta till brevlåda: Systemet kopplar uppringaren till din brevlåda (eller en annan brevlåda som du anger här) där han eller hon kan lämna ett meddelande. Överflytta till anknytning: Systemet kopplar uppringaren till den anknytning du anger när du skapar den anpassade tjänsten. Överflytta till extern: Systemet kopplar uppringaren till det externa telefonnummer som du anger när du skapar kundservicemenyn. Den här funktionen måste ha aktiverats för din brevlåda av den systemansvarige eller systemadministratören. Överflytta till kundservicemeny: Systemet överflyttar uppringaren till den anpassade tjänst som du anger här. Tjänst för röstbrevlåda: Systemet uppmanar uppringaren att ange ett brevlådenummer och lämna ett meddelande. Automatisk telefonist: Systemet uppmanar uppringaren att slå ett anknytningsnummer för att tala med någon annan. Internsökning: Systemet söker dig med hjälp av funktionen för internsökning. Ditt namn meddelas för att göra dig uppmärksam på samtalet. Upprepa hälsningsfras: Uppringaren kan spela upp ditt hälsningsmeddelande från början för att lyssna på dina alternativ för din personliga kundservicemeny igen. Överflytta till telefonist: Systemet kopplar uppringaren till växeln, eller till din alternativ svarsanknytning om du har registrerat en sådan (se avsnittet " Registrera alternativ svarsanknytning"). Du kan även välja vad som ska hända när en uppringare inte gör något val (ingen DTMF-inmatning) medan han eller hon lyssnar på din hälsningsfras, kanske eftersom uppringaren inte använder en tonvalstelefon. Uppringaren kan antingen vidarekopplas till din brevlåda eller kopplas bort. Följande knappar har registrerats till följande funktioner som standard och kan inte ändras. 1 Avsluta inspelningen 2 Börja inspelningen medan du lyssnar på det personliga hälsningsmeddelandet Avsluta Användarhandbok 181

182 1.8.6 Övriga funktioner Skapa en personlig kundservicemeny PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ange 461. önskad uppringningsknapp Ange den önskade uppringningsknapp (0, 3 9) som du vill tilldela ett alternativ. 1 Ange Överflytta till en brevlåda och ange sedan önskat brevlådenummer. Överflytta till en anknytning och ange sedan önskat anknytningsnummer. Överflytta till en extern telefon (eventuellt inte tillgängligt). Ange sedan det numret för extern linjeåtkomst och det önskade externa telefonnumret (inklusive eventuellt riktnummer). Överflytta till en kundservicemeny och ange sedan numret till den. Aktivera röstbrevlådetjänsten. Aktivera automatisk telefonisttjänst (tjänst för vidarekoppling av samtal). Aktivera personsökning. Upprepa hälsningsfrasen. Överflytta till telefonist. Ange det önskade alternativet. Hoppa över det här steget om du håller på att skapa en personlig kundservicemeny för första gången. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Ta bort alternativ för din personliga kundservicemeny PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ange 461. önskad uppringningsknapp Ange den önskade uppringningsknapp (0, 3 9) som du vill ta bort ett alternativ från. 3 Ange 3. Luren på. 182 Användarhandbok

183 1.8.6 Övriga funktioner Välja åtgärden Ingen DTMF-inmatning PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda Ange Tryck 1 för att välja Ingen DTMF-inmatningsåtgärd. 1 Ange Inspelning av meddelande. Koppla ner uppringaren. Koppla ner uppringaren om samtalet tas emot efter arbetstid (meddelandeinspelning vid alla andra tillfällen). Ange det önskade alternativet. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. Bekräfta inställningarna för din personliga kundservicemeny PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Logga in i din brevlåda. 4 6 Ange Tryck 2 för att granska. Luren på. Den systemansvarige eller systemadministratören måste aktivera Överflytta till extern för din brevlåda innan den kan användas. Alternativet Överflytta till extern kan användas maximalt 4 gånger i din personlig kundservicemeny. Om du använder en PRI-linje kan du behöva ange # i slutet av externa telefonnummer. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Ställa in alarmsignal (Tidsatt påminnelse) Du kan ställa in en alarmsignal på telefonen som en påminnelse vid möte, inbokad tid eller som väckning. Inställningen kan göras för en viss tid eller dagligen (varje dag tills den avaktiveras) vid en viss tidpunkt. När du lyfter luren för att svara hör du en särskild uppringningston eller ett inspelat meddelande. Användarhandbok 183

184 1.8.6 Övriga funktioner Aktivera/avbryta PT/SLT/SIP-ankn Logga in i din brevlåda. 9 5 Ange Ändra inställningen Bekräfta den aktuella inställningen och slutför sedan genom att lägga på luren. Avbryt (inaktivera) tidsinställd påminnelse och slutför sedan genom att lägga på luren. Ange det önskade alternativet. önskad tid # Ange önskad tid och tryck #. 1 FM 1 en gång * 1 * 2 2 EM 2 varje dag Tryck 1 för förmiddag och 2 för eftermiddag. Ange 1 för en gång eller 2 för varje dag. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Luren på. *1 Exempel: För att ange 5:00 trycker du på 5#. För att ange 5:15 trycker du på 515#. *2 Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om systemet är programmerat att använda 24-timmarsformatet. Ställa in frånvaromeddelande från annan plats Du kan ställa in ditt frånvaromeddelande via menyn för abonnenttjänster. Information om hur man loggar in i brevlådan från en extern telefon finns i avsnittet " Fjärråtkomst". Aktivera/avbryta Från extern telefon Logga in i din brevlåda Ändra inställningen Bekräfta den aktuella inställningen och slutför sedan genom att lägga på luren. Ange 7. 3 Inaktivera ditt frånvaromeddelande och slutför sedan genom att lägga på luren. Ange det önskade alternativet. Nummer på frånvaromeddelande Ange ett nummer på frånvaromeddelande (1 9). Luren på. 184 Användarhandbok

185 1.8.6 Övriga funktioner Genomringningsfunktion Du kan ringa externa samtal via menyn för abonnenttjänster. Information om hur man loggar in i brevlådan från en extern telefon finns i avsnittet " Fjärråtkomst". Ringa upp en extern samtalspart Från extern telefon Logga in i din brevlåda. 8 Ange 8. utgående linjeåtkomstnr. Ange åtkomstnumret till en externa linje som krävs för att ringa externa samtal. externt telefonnummer # Slå det externa telefonnumret och tryck #. Tala. Den här funktionen måste ha aktiverats för din brevlåda av systemadministratören. Skicka ett fax från datorn Du kan skicka ett dokument från datorn som ett fax genom att välja KX-NS1000 FAX Driver som skrivare. Hämta KX-NS1000 FAX Driver 1. Logga in på konsol för webbunderhåll. 2. På skärmen Edit User klickar du på fliken Unified Message. 3. Klicka på Download för Fax Driver Tool för att komma åt hämtningssidan för KX-NS1000 FAX Driver. Information om programvaran KX-NS1000 FAX Driver finns i dokumentationen som medföljer programvaran. Mer information om konsol för webbunderhåll finns i avsnittet "3.2 Systemprogrammering med hjälp av konsol för webbunderhåll". Plugin-programmet Communication Assistant för Microsoft Outlook Om plugin-programmet Communication Assistant för Microsoft Outlook är installerat på datorn kan du få tillgång till innehållet i din brevlåda från datorn via Microsoft Outlook. Röst- och faxmeddelanden visas i abonnenternas inkorgar som e-postmeddelanden. Med plugin-programmet till Outlook kan du göra följande: spela upp röstmeddelanden på en dator eller via en telefon visa mottagna faxmeddelanden på datorn spela in och skicka röstmeddelanden från en dator eller telefon vidarebefordra meddelanden till en annan abonnent samt besvara meddelanden snabbt ringa tillbaka till avsändaren av ett meddelande om meddelandet innehåller uppringarens uppgifter exportera röst- och faxmeddelandedata Användarhandbok 185

186 1.8.6 Övriga funktioner bifoga röstmeddelanden och faxdata till andra e-postmeddelanden. Information om hur man använder plugin-programmet till Outlook finns i dokumentationen till Communication Assistant. IMAP Om din e-postklient har stöd för IMAP4 kan du få tillgång till innehållet i brevlådan genom en e-postklient och göra följande: spela upp röstmeddelanden visa mottagna faxmeddelanden spara röst- och faxmeddelanden på datorn ta bort röst- och faxmeddelanden. Vänd dig till den systemansvarige för hjälp med att konfigurera ett IMAP-konto. UM IMAP Session Controller för Microsoft Outlook Om du vill komma åt Unified Messaging-information via en IMAP-anslutning måste du installera programvaran IMAP Session Controller. Den här programvaran är en plugin för Microsoft Windows. När programmet är installerat visas det i meddelandeområdet. Programvaran ändrar det valda kontot i användargränssnittet för Outlook från Unified Messaging IMAP kontot till standardinkorgen i Outlook efter en angiven tidsperiod. Detta innebär att flera användare kan använda KX-NS1000 via Microsoft Outlook på ett effektivt sätt. Hämta IMAP Session Controller Du kan hämta programvaran IMAP Session Controller från konsol för webbunderhåll: 1. Logga in på konsol för webbunderhåll. 2. På skärmen Edit User klickar du på fliken Unified Message. 3. Klicka på Download för Unified Messaging Plug in för att komma åt hämtningssidan för programmet IMAP Session Controller. Mer information om konsol för webbunderhåll finns i avsnittet "3.2 Systemprogrammering med hjälp av konsol för webbunderhåll". Installera IMAP Session Controller Dubbelklicka på UmicSetup.exe och följ sedan instruktionerna på skärmen för att installera programvaran. Avinstallera IMAP Session Controller Avinstallera programmet genom att använda avinstallationsfunktionen i Kontrollpanelen. Mer information finns i dokumentationen till ditt operativsystem. Konfigurera inställningar och visa information Du kan konfigurera inställningar och visa information om programvaran medan det körs. Högerklicka på ikonen i meddelandefältet och välj sedan ett alternativ. Ikon i meddelandefältet 186 Användarhandbok

187 1.8.6 Övriga funktioner Alternativ Settings About Exit Beskrivning Language Välj vilket språk du vill använda för dialogrutan med inställningar och menyn för meddelandefältet. No Operation Timer Ange efter hur lång inaktivitet som det valda kontot ska ändras från Unified Messaging-konto till standardinkorg i Outlook. Timervärde: 30 till 600 sekunder (Rekommenderat timervärde: 30 till 60 sekunder) Account for UM Ange ditt Unified Messaging e-postkonto. Maximalt tillåtet antal tecken är 256. Om ingenting anges anses alla e-postkonton som använder IMAP vara Unified Messaging-konton. Du kan kopiera kontot från E-postkonto på fliken Allmänt i dialogrutan Inställningar för Internet-e-post. Öppna dialogrutan Inställningar för Internet-e-post: I Outlook 2007 klickar du på menyn Verktyg Kontoinställningar Ändra Fler inställningar. I Outlook 2010 klickar du på menyn Arkiv Info Kontoinställningar Ändra Fler inställningar. Visa copyright och version för programvaran. Avsluta programmet. Användarhandbok 187

188 1.8.7 Snabbguide Snabbguide Nedanstående flödesdiagram innehåller alla alternativ i de översta menyerna och funktioner som ofta används. Enbart alternativen 1 4 och 0 meddelas i den översta menyn när de används. Om du trycker på 0 (hjälpmenyn) kan du lyssna på hela den översta menyn (alternativen 1 9). Hjälpmenyn är eventuellt inte tillgänglig från den översta menyn vid vissa av brevlådans serviceklassinställningar. Så här anger du en brevlåda från en fjärrplats: slå #6 + brevlådans nummer Lösenord # Huvudmeny: Du har nya meddelanden. 1 Lyssna på de nya meddelandena 2 Skicka ett meddelande 3 Lyssna på de gamla meddelandena 4 Hantering av brevlåda 5 Ställ in status för automatisk telefonist 6 Avisering av meddelanden 7 Ändra frånvaromeddelande 8 Genomringning 9 Andra funktioner Lägg på luren 1 2 Lyssna på nya meddelanden: 1 Röstmeddelande 2 Faxmeddelandeinfo # Alla meddelanden Skicka ett meddelande: Ange brevlådans nummer 1 Spela in meddelande 2 Lägg till ytterligare en brevlåda 3 Granska utskickslista 1 2 # Ta emot ett nytt meddelande (under eller efter uppspelning): 1 Upprepa meddelandet 1.1 Föregående meddelande 2 Nästa meddelande 3 Radera meddelandet 4 Skicka svar 5 Överför meddelandet 6 Meddelandeinfo 7 Spola tillbaka (enbart under uppspelning) eller skriv ut fax (enbart efter uppspelning) 8 Pausa/starta om (enbart under uppspelning) 8.4 Höj volymen (enbart under uppspelning) 8.5 Ställ in bokmärke (enbart under uppspelning av röstmeddelande) 8.6 Återuppta från bokmärkets plats (enbart röstmeddelanden) 9 Snabbspola framåt (enbart under uppspelning) # Spara det här meddelandet som ett nytt 0 Hjälp 3 Lyssna på gamla meddelanden: 1 Röstmeddelande 2 Faxmeddelandeinfo # Alla meddelanden Fortsätter på nästa sida 1 2 # Ta emot gammalt meddelande (under eller efter uppspelning): 1 Upprepa meddelandet 1.1 Föregående meddelande 2 Nästa meddelande 3 Radera meddelandet 4 Skicka svar 5 Överför meddelandet 6 Meddelandeinfo 7 Spola tillbaka (enbart under uppspelning) eller skriv ut fax (enbart efter uppspelning) 8 Pausa/starta om (enbart under uppspelning) 8.4 Höj volymen (enbart under uppspelning) 8.5 Ställ in bokmärke (enbart under uppspelning av röstmeddelande) 8.6 Återuppta från bokmärkets plats (enbart röstmeddelanden) 9 Snabbspola framåt (enbart under uppspelning) 0 Hjälp 188 Användarhandbok

189 1.8.7 Snabbguide Fortsättning från föregående sida 4 Hantering av brevlåda: 1 Spela in personliga hälsningsfraser 2 Ställ in lösenord 3 Ange ägarens namn 4 Gör inställning för gruppdistributionslista 5 Spela in uppringarens namn/nummer 6 Ställ in personlig kundservicemeny 7 Ställ in faxalternativ 8 Ställ in vidarekoppling av fjärrsamtal till extern linje 9 Ställ in nummer för automatisk inloggning och avgiftsreduktion 1 Spela in en personlig hälsningsfras: 1 Inget svar 2 Vid upptaget 3 Efter arbetstid 4 Uppringar-ID 5 Tillfälligt 6 Frånvaromeddelande 5 Ställ in status för automatisk telefonist: 1 Ställ in status för vidarekoppling av samtal 2 Ställ in alternativa svarsanknytningar 3 Ställ in läge för meddelandemottagning 4 Ställ in hantering vid uteblivet svar 5 Ställ in hantering vid upptaget 6 Ange telefonnummer för överflyttning 1 Ställ in status för vidarekoppling av samtal: 1 Blockera samtal 2 Medlyssning 3 Internsökning 4 Överflytta till brevlåda 5 Överflytta till kundservicemeny 6 Inaktivera alla 4 Status för ofullständig hantering: Vid inget svar 1 Lämna ett meddelande 2 Alternativ svarsanknytning 3 Internsökning 4 Överflytta till kundservicemeny 5 Telefonist 6 Återgå till huvudmenyn för den automatiska telefonisttjänsten 5 Status för ofullständig hantering: För upptaget 1 Lämna ett meddelande 2 Alternativ svarsanknytning 3 Internsökning 4 Överflytta till kundservicemeny 5 Telefonist 6 Återgå till huvudmenyn för den automatiska telefonisttjänsten 6 Avisering av meddelanden: 1 Lampa för väntande meddelande 2 Enhetens status 3 Tilldela telefonnummer 7 Ändra frånvaromeddelande 8 Genomringning Fortsätter på nästa sida Användarhandbok 189

190 1.8.7 Snabbguide Fortsättning från föregående sida 9 Ställ in andra funktioner: 1 Lyssna på borttaget meddelande 2 Ställ in intervjubrevlåda 3 Ställ in meddelande för extern leverans 4 Ställ in vidarekoppling utifrån 5 Ställ in tidsinställd påminnelse 1 Lyssna på borttagna meddelanden: 1 Röstmeddelande 2 Faxmeddelandeinfo # Alla meddelanden 1 Ta emot raderat meddelande (under eller efter uppspelning): 2 1 Upprepa meddelandet # 1.1 Föregående meddelande 2 Nästa meddelande 3 Återställ meddelandet 6 Meddelandeinfo 7 Spola tillbaka (enbart under uppspelning) 8 Pausa/starta om (enbart under uppspelning) 8.4 Höj volymen (enbart under uppspelning) 9 Snabbspola framåt (enbart under uppspelning 0 Hjälp 2 Hantering av intervjubrevlåda: 1 Spela in fråga 2 Ställ in svarslängd 3 Radera fråga 3 Extern meddelandeleverans: 1 Spela in meddelande 2 Ställ in en utskickslista 4 Ställ in vidarekoppling utifrån: 1 Vidk Alla samtal 2 Vidk Upptaget 3 Vidk Inget svar 4 Vidk Upptaget/Inget svar 5 Vidarekoppla till en extern linje 6 Avbryt vidarekoppling 190 Användarhandbok

191 1.9.1 Ställa in alarmsignal (Tidsatt påminnelse) 1.9 Anpassa telefonen enligt egna behov Ställa in alarmsignal (Tidsatt påminnelse) Du kan ställa in en alarmsignal på telefonen som en påminnelse vid möte, inbokad tid eller som väckning. Inställningen kan göras för en viss tid eller dagligen (varje dag tills den avaktiveras) vid en viss tidpunkt. När du lyfter luren för att svara hör du en särskild uppringningston eller ett inspelat meddelande. Aktivera PT/SLT/SIP-ankn H*: 24 H*: timme/minut timme/minut 0 1 FM EM Luren av. 0 1 Ange 760. Ange 1. en gång varje dag B-ton Ange timme (01 12) och minut (00 59) och därefter 0 för FM eller 1 för EM. Eller ange timme (00 23) och minut (00 59). Ange 0 för en gång eller 1 för varje dag. Luren på. * Ange tidsformatet för din företagsväxel (PBX) (12-timmars eller 24-timmars). Avbryta PT/SLT/SIP-ankn B-ton Luren av. Ange 760. Ange 0. Luren på. Stoppa eller svara tillbakaringningen PT/SLT/SIP-ankn Tryck på INTERNT eller luren av. Användarhandbok 191

192 1.9.1 Ställa in alarmsignal (Tidsatt påminnelse) Bekräfta PT Tryck på ÖVERFLYTTNING flera gånger. Du kan även bekräfta den tidsatta påminnelsen genom att trycka på systemknappen. Signalen ringer i det antal sekunder som är förprogrammerat. Om du tar emot ett inkommande samtal under tillbakaringningen, startar signalen igen efter avslutad tillbakaringning. Om du har ett samtal som pågår längre än signalperioden, startar tillbakaringningen efter avslutat samtal. 192 Användarhandbok

193 1.9.2 Neka inkommande samtal (Stör ej [St. Ej]) Neka inkommande samtal (Stör ej [St. Ej]) Stör ej (St.Ej) Växla Vidk/St.Ej-status med hjälp av funktionsknappen Vidk/St.Ej Stör ej (St.Ej) Du kan ange den här funktionen så att inkommande samtal inte ringer på din anknytning. Använd den här funktionen när du har ett möte eller är upptagen med annat. Aktivera/avbryta PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Alla samtal 1 Externsamtal 2 Internsamtal 1 0 Aktivera Avbryta B-ton Luren av. Ange 71. Ange valfri siffra; 0 till 2. Ange 1 för att aktivera eller 0 för att avbryta. Luren på. Med en systemtelefon kan du aktivera eller avbryta Stör ej genom att trycka på Vidk/St.Ej (fast funktion) i stället för " 710". Om du använder en SIP-telefon i KX-UT-serien (förutom KX-UT670), kan du även trycka på Vidk/St.Ej-knappen och sedan trycka uppåt eller nedåt på navigeringsknappen för att aktivera eller avbryta funktionen stör ej för alla samtal. För KX-UT670 finns det ingen fysisk Vidk/ St.Ej-knapp på telefonen. Mer information finns i dokumentationen till telefonen. För SIP-telefoner i KX-UT-serien (förutom KX-UT670): när Vidarekoppling eller Stör ej är aktiverade visas Vidk./St.Ej i fönstret i beredskapsläget. För KX-UT670: när Vidarekoppling eller Stör ej är aktiverade visas en statusikon i teckenfönstret. Mer information finns i dokumentationen till telefonen. Lampan Vidk/St.Ej indikerar aktuell status enligt följande: släckt: ingen av funktionerna är aktiverad. lyser röd: Vidk-läge långsamt blinkande röd: St.Ej-läge På SIP-telefoner i KX-UT-serien kan du se det aktuella statusvärdet i teckenfönstret. Användarhandbok 193

194 1.9.2 Neka inkommande samtal (Stör ej [St. Ej]) Systemet har två lägen: (1) Vidk/St.Ej växlingsläge och (2) Vidk/St.Ej inställningsläge. Fråga administratören vilket läge systemet har om du inte är säker. På SIP-telefoner i KX-UT-serien stöds endast inställningsläget för Vidk/St.Ej. (1) I växlingsläge för Vidk/St.Ej: Om du trycker på Vidk/St.Ej (fast funktionsknapp) vid ledig status växlar inställningen enligt nedanstående: Vidk St.Ej släckt (2) I inställningsläge för Vidk/St.Ej: Om du trycker på Vidk/St.Ej (fast funktionsknapp) vid ledig status växlar du Vidk/St.Ej-status och kan sedan ange destination för vidarekoppling (se " Växla Vidk/St.Ej-status med hjälp av funktionsknappen Vidk/St.Ej"). Anm En Vidk/St.Ej-knapp (anpassad knapp) är alltid i Vidk/St.Ej växlingsläge: läget kan inte ändras. Om din anknytning har aktiverat den här funktionen hörs en St. Ej-ton. Om den här funktionen används fungerar inte vidarekopplingen (Vidk). Specificerade anknytningar kan gå förbi den här funktionen och ringa upp anknytningar med aktiverad stör ej-funktion (St.Ej, förbigång). Om du ringer ett samtal med hjälp av en SDN-knapp till en PDN-anknytning som har St.Ej funktionen inställd, då kommer den här funktionen att tillfälligt inaktiveras. När internsamtal är inställda att hanteras olika från externsamtal (St.Ej aktivera/avbryta) rekommenderas du att programmera knappar för både Vidk/St.Ej externsamtal och Vidk/ St.Ej internsamtal eftersom: a. lampans blinkmönster för Vidk/St.Ej alla samtal (inklusive Vidk/St.Ej [fast funktionsknapp]) kommer att indikera inställningen för antingen externa eller interna samtal, men inte både och. Anm St.Ej-ikonen på den bärbara stationens teckenfönster anger inställningen för enbart externa samtal. b. om du trycker på Vidk/St.Ej alla samtal (inklusive Vidk/St.Ej [fast funktionsknapp]) kommer inte Vidk- eller St.Ej-läget för intern- respektive externsamtal att ändras. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra knappar för Vidk/St.Ej (alla samtal, externsamtal, internsamtal). Växla Vidk/St.Ej-status med hjälp av funktionsknappen Vidk/St.Ej Med en systemtelefon eller SIP-telefon i KX-UT-serien (förutom KX-UT670) kan du enkelt byta Vidk/St.Ej-status för externa/interna samtal utan att radera någon vidarekopplingsdestination som tidigare ställts in. 194 Användarhandbok

195 1.9.2 Neka inkommande samtal (Stör ej [St. Ej]) För användare med SIP-telefonen KX-UT670: Det finns ingen fysisk Vidk/St.Ej-knapp på telefonen. Läs i dokumentationen till telefonen om hur du ställer in och rensar statusen Vidk./ St.Ej. Växla Vidk/St.Ej-status för externsamtal PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) Aktuell Vidk/St.Ej-status för externsamtal visas. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej igen för att växla status. Växla Vidk/St.Ej-status för internsamtal PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) 2 Aktuell Vidk/St.Ej-status för internsamtal visas. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Ange 2. Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej igen för att växla status. Ange och rensa Vidk/St.Ej för extern- och internsamtal PT Med luren på (i Vidk/St.Ej inställningsläge) 1 Externsamtal * 2 Internsamtal Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Ange 1 eller 2. Tryck på LAGRA. 0 Vidk/St.Ej: AV 1 St.Ej: PÅ Ange 0 eller 1. Tryck på LAGRA. En bekräftelseton hörs. Användarhandbok 195

196 1.9.2 Neka inkommande samtal (Stör ej [St. Ej]) * Detta steg är valfritt. Ange och rensa Vidk/St.Ej för alla samtal KX-UT113/KX-UT123/KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248 Med luren på FWD/DND Off : Vidk/St.Ej: AV Do Not Disturb :St.Ej: PÅ Tryck på funktionsknappen Vidk/St.Ej. Välj önskat alternativ genom att trycka UPP eller NED med navigeringsknappen. Bekräfta inställningen genom att trycka på ENTER. En bekräftelseton hörs. 196 Användarhandbok

197 1.9.3 Ta emot samtal som väntar (Samtal väntar/meddelande under samtal [OHCA]/Diskret OHCA) Ta emot samtal som väntar (Samtal väntar/meddelande under samtal [OHCA]/Diskret OHCA) Under pågående samtal kan du bli informerad om att ett annat samtal väntar med en tonsignal eller via meddelande i den inbyggda högtalaren eller i telefonlur. (Standard: Avaktivera inget samtal [internsamtal]/ ingen ton [externsamtal]) Samtal väntar-ton: en väntton i inbyggd högtalare i systemtelefon/analoga telefonens lur. Se "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget" om du vill ändra ton från systemtelefonen (PT). Meddelande under samtal (OHCA): ett röstmeddelande i inbyggda högtalaren Diskret OHCA: ett röstmeddelande i telefonluren Aktivera/avbryta vid interna samtal (Samtal väntar - manuellt) PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Luren av. Ange Inget samtal Ton OHCA Diskret OHCA B-ton Luren på. Ange valfri siffra; 0 till 3. Aktivera/avbryta vid externa samtal (Samtal väntar - automatisk) PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Luren av. 7 Ange Ingen ton Ton Ange 0 eller 1. B-ton Luren på. OHCA är endast tillgänglig för vissa typer av digitala systemtelefoner. Diskret OHCA är endast tillgänglig för vissa typer av digitala systemtelefoner och IP-systemtelefoner. Dessutom krävs det att både du och den andra parten använder avsedd typ av systemtelefon. Användarhandbok 197

198 1.9.4 Nummerpresentation för uppringande och uppringd person (Nummerpresentation [CLIP/COLP]) Nummerpresentation för uppringande och uppringd person (Nummerpresentation [CLIP/COLP]) Visa numret vid utgående samtal (CLIP): När du ringer ett externsamtal kan du presentera programmerat telefonnummer för uppringd person. Visa numret vid inkommande samtal (COLP): När du tar emot ett externsamtal kan du presentera programmerat telefonnummer för den som ringer upp. Du kan välja vilket telefonnummer som ska visas, antingen numret på linjen som används eller ditt anknytningsnummer. Om du väljer Allmänt kommer uppringande/uppringd person att se linjevalsnumret (abonnentnumret). Om du väljer "Din anknytning" kommer ditt anknytningsnummer att visas. Visa antingen utgående linjenummer eller anknytningsnummer PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Allmänt Din anknytning B-ton Luren av. Ange 7 2. Ange 1 för allmänt nät eller 2 för din anknytning. Luren på. Om den här funktionen är tillgänglig eller inte beror på de ISDN-tjänster som din teleoperatör tillhandahåller. När du vidarebefordrar ett samtal till en extern part blir CLIP-numret för detta samtal den ringande partens nummer eller numret för vidarebefordringsanknytningen, beroende på systemprogrammeringen. Om du använder knappen för ICD grupp när du ringer upp, kommer motsvarande tilldelade nummer att visas. 198 Användarhandbok

199 1.9.5 Förhindra att ditt telefonnummer visas för den som ringer upp (Visa ej numret vid inkommande samtal [COLR]) Förhindra att ditt telefonnummer visas för den som ringer upp (Visa ej numret vid inkommande samtal [COLR]) När du tar emot ett externt samtal kan du välja om du vill visa ditt nummer för uppringaren eller inte. Visa/Förhindra PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS 0 Visa Förhindra B-ton Luren av. Ange 7 0. Ange 0 för att visa eller 1 för att förhindra. Luren på. Du kan ändra läge genom att trycka på en programmerad COLR-knapp när luren ligger på (det finns ingen COLR-knapp på SIP-telefoner i KX-UT-serien). Lampan COLR indikerar status enligt följande: släckt: visar ditt telefonnummer. lyser röd: visar inte ditt nummer. Om den här funktionen är tillgänglig eller inte beror på de ISDN-tjänster som din teleoperatör tillhandahåller. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Visa ej numret vid inkommande samtal (COLR)-knapp. Användarhandbok 199

200 1.9.6 Förhindra att ditt nummer visas för den du ringer upp (Visa ej numret vid utgående samtal [CLIR]) Förhindra att ditt nummer visas för den du ringer upp (Visa ej numret vid utgående samtal [CLIR]) När du ringer ett externt samtal kan du välja om du vill att den uppringda personen ska se ditt telefonnummer eller inte. Visa/Förhindra PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Visa Förhindra B-ton Luren av. Ange 7 1. Ange 0 för att visa eller 1 för att förhindra. Luren på. Du kan ändra läge genom att trycka på en programmerad CLIR-knapp när luren ligger på (det finns ingen CLIR-knapp på SIP-telefoner i KX-UT-serien). Lampan CLIR indikerar status enligt följande: släckt: visar ditt telefonnummer. lyser röd: visar inte ditt nummer. Om den här funktionen är tillgänglig eller inte beror på de ISDN-tjänster som din teleoperatör tillhandahåller. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Visa ej numret vid utgående samtal (CLIR)-knapp. 200 Användarhandbok

201 1.9.7 Förhindra andra från att delta i dina samtal (Hindra förbigång vid upptaget) Förhindra andra från att delta i dina samtal (Hindra förbigång vid upptaget) PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Förhindra Tillåt B-ton Luren av. Ange 733. Ange 1 för att förhindra eller 0 för att tillåta. Luren på. Vissa anknytningar kan ha restriktioner för att utföra den här funktionen. Användarhandbok 201

202 1.9.8 Starta bakgrundsmusik (BGM) Starta bakgrundsmusik (BGM) Du kan lyssna till bakgrundsmusik i telefonens högtalare när luren ligger på. En extern musikkälla, t.ex. en radio, kan anslutas. Musiken avbryts tillfälligt om din anknytning blir upptagen i och med att du ringer upp eller besvarar samtal. När du lägger på luren hörs musiken igen. Välja och aktivera/avbryta PT BGM-nr. 0 Avbryta B-ton Luren av. Ange 751. Ange BGM-nr. (1 siffra) eller 0 för att avbryta. Luren på. Systemprogrammering kanske krävs för vissa IP-PT-anknytningar för att användaren ska kunna lyssna till bakgrundsmusik. 202 Användarhandbok

203 1.9.9 Skydda linjen mot indikeringstoner (Datalinjesäkerhet) Skydda linjen mot indikeringstoner (Datalinjesäkerhet) Du kan skydda din linje mot hörbara indikeringstoner, t.ex. samtal väntar-ton, under pågående samtal. Ställ in den här funktionen om din anknytning har en ansluten datakommunikationsenhet, t.ex. dator eller faxmaskin, för att garantera säkra dataöverföringar. Aktivera/avbryta PT/SLT/PS/SIP-ankn Aktivera Avbryta B-ton Luren av. Ange 730. Ange 1 för att aktivera eller 0 för att avbryta. Luren på. Användarhandbok 203

204 Kontrollera status för tidsschema Kontrollera status för tidsschema Du kan kontrollera aktuell status för tidsschema via teckenfönstret. PT Med luren på (Tidsschema (Dag/Natt/Lunch/Rast)) Tryck på ÖVERFLYTTNING eller Tidsschema (Dag/Natt/Lunch/Rast). Lampan för Tidsschemat (Dag/Natt/Lunch/Rast) indikerar status enligt följande: släckt: dagläge lyser grön: lunchläge blinkande grön: rastläge lyser röd: nattläge blinkande röd: helgläge Alla användare utom administratör kan kontrollera aktuell status genom att trycka på knappen Tidsschema (Dag/Natt/Lunch/Rast). Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Tidsschema (Dag/Natt/Lunch/Rast)-knapp. 204 Användarhandbok

205 Ställa in sidoanslutna telefonens ringsignal (Sidoansluten telefon) Ställa in sidoanslutna telefonens ringsignal (Sidoansluten telefon) Om en analog telefon är sidoansluten till systemtelefonen kan du välja om den analoga telefonen ska ringa eller inte när ett inkommande samtal tas emot. (Standard: ring) DPT Ring Ingen ringning B-ton Luren av. Ange 39. Ange 1 för att ringa eller 0 för att inte ringa. Luren på. Även om "Ingen ringning" har valts går det att ringa upp och ta emot samtal på den analoga telefonen genom att lyfta luren. Om du lyfter luren när den sidoanslutna telefonen används, kommer samtalet att kopplas över till dig. Den här funktionen är inte tillgänglig med KX-T7665. Användarhandbok 205

206 Använda bärbara station (PS eller S-PS) parallellt med stationär telefon (Trådlös XDP-parallellt läge) Använda bärbara station (PS eller S-PS) parallellt med stationär telefon (Trådlös XDP-parallellt läge) Den bärbara stationen (PS) eller S-PS-enheten kan användas parallellt med en systemtelefon (PT), en analog telefon (SLT) eller en SIP-telefon. I det här läget kommer inkommande samtal till stationär telefon att ringa även i sidoansluten bärbar station (PS) eller S-PS-enhet. Aktivera PS/S-PS anknytningsnr. phone no. B-ton Tryck på TAL. Ange 48. Ange 1. Ange anknytningsnummer till sidoansluten telefon. Tryck på AVBRYT. Avbryta PS/S-PS B-ton Tryck på TAL. Ange 48. Ange 0. Tryck på AVBRYT. Vissa stationära telefoner får inte använda den här funktionen. Om du lyfter luren när den sidoanslutna telefonen används kopplas samtalet över till dig (förutom SIP-telefoner och S-PS-enheter). 206 Användarhandbok

207 Använda telefonen parallellt med en stationär telefon (gemensamt anknytningsnummer) Använda telefonen parallellt med en stationär telefon (gemensamt anknytningsnummer) Två telefoner anslutna till KX-NS1000 kan ställas in för att dela 1 anknytningsnummer och båda telefoner kan ställas in för att ringa (funktion för gemensamt anknytningsnummer). Du kan välja om det sidoanknytningsnummer som är associerat med huvudanknytningsnumret ringer när ett inkommande samtal tas emot. Aktivera PT/SLT/SIP-ankn anknytningsnr. phone no. B-ton Luren av. Ange 48. Ange 1. Ange anknytningsnummer till sidoansluten telefon. Luren på. Avbryta PT/SLT/SIP-ankn B-ton Luren av. Ange 48. Ange 0. Luren på. Besvara samtal medan samtal pågår PT/SLT/SIP-ankn (DSS) 4 1 anknytningsnr. B-ton Luren av. Tryck på den tända DSS-knappen för den sidoanslutna telefonen. Eller ange 41 och slå sedan anknytningsnumret till den sidoanslutna telefonen. Tala. Användarhandbok 207

208 Rensa anknytningen från aktiverade funktioner (Rensa anknytningens inställningar) Rensa anknytningen från aktiverade funktioner (Rensa anknytningens inställningar) Genom en enda knapptryckning kan du återställa inställningarna för följande funktioner i din anknytning. Den här funktionen kallas även för "Rensa stationsinställningar". För användare med SIP-telefoner i KX-UT-serien: Du kan återställa inställningarna för nedanstående funktioner på din anknytning. Meddelande väntar Vidarekoppling (Vidk) Tidsatt påminnelse Stör ej (St.Ej) Samtal väntar vid internsamtal Samtal väntar vid externsamtal Datalinjesäkerhet Logga på/av Hot Line *1 Funktioner Meddelande väntar (Alla meddelanden som har talats in av andra användare) Hämta samtal, spärra Vidarekoppling (Vidk) *1 Frånvaromeddelande Neka personsökning Tidsatt påminnelse Stör ej (St.Ej) *1 Samtal väntar vid internsamtal *1 Samtal väntar vid externsamtal *1 Hindra förbigång vid upptaget BGM Datalinjesäkerhet Sidoansluten telefon Logga på/av Av Av Tillåt Av Av Tillåt Rensat Av Standardinställning Avaktivera (inget samtal) Avaktivera (ingen ton) Tillåt Av Av Sidoansluten telefon ringer. Logga på *1 De här funktionerna kanske kan återställas beroende på systemprogrammeringen. 208 Användarhandbok

209 Rensa anknytningen från aktiverade funktioner (Rensa anknytningens inställningar) PT/SLT/PS/SIP-ankn B-ton Luren av. Ange 790. Luren på. Endast för användare i Kanada: När du har utfört Rensa stationsfunktion blir inställningen för Samtal väntar "Aktivera (ton)". I det här fallet kommer kopplingston 2 att höras när du lyfter luren. Användarhandbok 209

210 Lämna en inkommande samtalsgrupp (Logga på/av, Adm.tid) 1.10 Använda Callcenter Lämna en inkommande samtalsgrupp (Logga på/av, Adm.tid) Du kan kontrollera status i en inkommande samtalsgrupp. Logga av när du lämnar kontoret så att inkommande samtal till gruppen inte ringer på din anknytning. När du kommer tillbaka loggar du på så att samtalen kan ringa på din anknytning. (Standard: logga på) Även om din anknytning är påloggad, kan du välja att ha en specifik tidsperiod (administrationstid) när du inte vill ta emot några fler samtal efter avslutat tidigare samtal. Den här tiden kanske du använder för administration, etc. Du kan även manuellt välja läget "Ej klar" för att tillfälligt lämna en samtalsgrupp. Tala. Adm.tid Klar Logga på Logga av Ej klar Aktivera Logga på/logga av PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS ICD grupp: Inkommande samtalsgrupp Logga av Logga på Luren av. Ange 736. Ange 0 eller 1. ICD gruppanknytningsnr. Definierad Alla B-ton Ange ICD gruppanknytningsnummer eller. Luren på. 210 Användarhandbok

211 Lämna en inkommande samtalsgrupp (Logga på/av, Adm.tid) PT/PS ICD grupp: Inkommande samtalsgrupp Med luren på (Logga på/av) ICD gruppanknytningsnr. Definierad Alla Tryck på Logga på/av. Ange ICD gruppanknytningsnr eller. KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670/S-PS Med luren på (Logga på/av för alla grupper) (Logga på/av specifik grupp) Tryck på Logga på/av för alla grupper eller Logga på/av specifik grupp. PT/PS Med luren på (Logga på/av specifik grupp) Tryck på Logga på/av specifik grupp. Starta/lämna Ej klar-läge PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Ej klar Klar B-ton Luren av. Ange 735. Ange 1 eller 0. Luren på. Användarhandbok 211

212 Lämna en inkommande samtalsgrupp (Logga på/av, Adm.tid) Aktivera/avbryta Ej klar-läge eller lämna Adm.tid-läge (Starta Klar-läge) PT/PS/KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670/S-PS Med luren på (Adm.tid) Tryck på röd eller blinkande röd Adm.tid.* * Status blir enligt följande: Klar Ej klar Ej klar Klar Adm.tid Ej klar Logga på/av läge i en specifik grupp indikeras av motsvarande lampa enligt följande: släckt: påloggad lyser röd: avloggad Adm.tid-knappen alternerar mellan lägena administrationstid, ej klar och klar. Lampan för administrationstid indikerar status enligt följande: släckt: klarläge lyser röd: ej klarläge blinkande röd: administrationstid Vid Adm.tid-/Ej klarläge, tar din anknytningen inte emot några samtal genom någon grupp, även om den ingår i flera grupper. Den kvarvarande påloggade anknytningen kanske inte är behörig att logga av beroende på systemprogrammering. Övervakande anknytning kan styra på-/avloggad status bland övriga anknytningar. Mer information finns i " Övervaka och styra samtalsstatus i en inkommande samtalsgrupp (Inkommande samtalsgrupp, övervakning)". Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Logga på/av-knapp, Logga på/av specifik grupp-knapp eller Adm.tid-knapp. 212 Användarhandbok

213 Övervaka och styra samtalsstatus i en inkommande samtalsgrupp (Inkommande samtalsgrupp, övervakning) Övervaka och styra samtalsstatus i en inkommande samtalsgrupp (Inkommande samtalsgrupp, övervakning) Övervaka status på samtal som väntar Övervaka och ändra anknytningarnas på-/avloggningsstatus Den övervakande anknytningen kan övervaka och styra statusen för övriga anknytningar i en inkommande samtalsgrupp. Den bör vara en systemtelefon (PT) med 6-radigt teckenfönster. Teckenfönstret och DSS-knapparna visar följande: Startbilden <Teckenfönster> Datum/tid & anknytningsnr <DSS> Bevaka upptagetstatus 739 ICD grupp- anknyt- ningsnr "EXIT" Bevaka samtalsstatus <Teckenfönster> Köbevakning <DSS> Bevaka upptagetstatus "SPRVS" "EXIT" Bevaka samtalsstatus och på-/avloggningsstatus <Teckenfönster> Köbevakning <DSS> Bevaka Logga på-/av "EXIT" "LOG" <Teckenfönster> Samtalslogg-historik ICD grupp: Inkommande samtalsgrupp <DSS> Bevaka upptagetstatus Övervaka status på samtal som väntar Den övervakande anknytningen kan bevaka status på samtal som väntar i en kö. Om en inkommande samtalsgrupp har ett överflödigt samtal, visas det automatiskt på teckenfönstret. Följande information visas. <Köbevakning> Aktuellt datum/tidpunkt Anknytningsnummer/-namn för ICD grupp Antal samtal som väntar Längsta väntetid <Samtalslogg - historik> Datum/tidpunkt för senaste rensning Totalt antal samtal som tagits emot Antal överskridna samtal Antal obesvarade samtal Genomsnittlig väntetid för köande samtal Användarhandbok 213

214 Övervaka och styra samtalsstatus i en inkommande samtalsgrupp (Inkommande samtalsgrupp, övervakning) Avlyssna PT med teckenfönster ICD grupp: Inkommande samtalsgrupp ICD gruppanknytningsnr. B-ton Luren av. Ange 739. Ange ICD gruppanknytningsnummer. Luren på. Rensa Samtalslogg-historik PT med teckenfönster LOG CLEAR Tryck på "LOG". Tryck på "CLEAR". Informationen tas bort. "****" anger om numret som ska visas överskrider maximalt antal siffror för teckenfönstrets storlek. Övervaka och ändra anknytningarnas på-/avloggningsstatus Övervakande anknytning kan bevaka på-/avloggningsstatus för användarna i en inkommande samtalsgrupp med hjälp av DSS-knappen. Från denna anknytning kan man även ändra deras på-/avloggningsstatus vid behov. Avlyssna PT med teckenfönster Efter att ha läst av status för samtal som väntar SPRVS Tryck på "SPRVS". 214 Användarhandbok

215 Övervaka och styra samtalsstatus i en inkommande samtalsgrupp (Inkommande samtalsgrupp, övervakning) Ändra på-/avloggningsläge PT med teckenfönster (DSS) Tryck på önskad DSS. DSS-lampan indikerar status enligt följande: släckt: anknytningen tillhör ej gruppen. lyser grön: påloggad (klar) blinkande grön: påloggad (ej klar) lyser röd: avloggad Användarhandbok 215

216 Vidarekoppla ett samtal som väntar (Manuell omdirigering vid kö) Vidarekoppla ett samtal som väntar (Manuell omdirigering vid kö) Om inkommande samtalsgrupp är upptagen och det kommer in ytterligare samtal, placeras de i en väntkö. Anknytningarna kan kontrollera köstatus via Bråttom-lampan och vidarekoppla det samtal som väntat längst i kön till en förprogrammerad destination. Denna funktion kallas även för "Överflyttning vid bråttom". Vidarekoppla samtal som väntar PT/PS (Bråttom) Tryck på röd eller blinkande röd Bråttom. Bråttom-lampan indikerar status enligt följande: släckt: inget samtal väntar. lyser röd: några samtal väntar. blinkande röd: antalet samtal överskrider nivån för manuell omdirigering vid kö. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Bråttom-knapp. 216 Användarhandbok

217 Om en porttelefon/dörröppnare är ansluten 1.11 Använda Extrautrustning Om en porttelefon/dörröppnare är ansluten Du kan samtala till en person som står vid porten via porttelefonen. Förprogrammerade anknytningar eller en extern samtalspart kan ta emot samtal från porttelefonen. Du kan öppna dörren. Porttelefonssamtal Öppna en dörr (Dörröppnare) Porttelefonssamtal Ringa från porttelefonen Porttelefon B-ton Tryck på knappen för porttelefon. Tala. Besvara samtal från porttelefonen PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Luren av. För användare med SIP-telefoner i KX-UT-serien och S-PS-enheter: Om porttelefonens nummer och namn sparas i telefonboken på din telefon visas informationen för porttelefonen på din telefon när ett samtal kommer in från porttelefonen. För KX-UT670 SIP-telefon användare: Videomatningen från en nätverkskamera kan visas på telefonens display när ett samtal kommer in från en dörrtelefon och när följande inställningar har valts på telefonen: Nätverkskameran är registrerad till en kontakt. Numret till dörrtelefonen är registrerat till kontakten och Doorphone är valt som etikett för telefonnumret. Mer information om inställningarna finns i dokumentationen till telefonen. Användarhandbok 217

218 Om en porttelefon/dörröppnare är ansluten Ringa upp porttelefonen PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS 3 1 porttelefonnr. B-ton Luren av. Ange 31. Ange porttelefonnummer (2 siffror). Tala. Om ingen svarar ett porttelefonssamtal inom angiven tidsperiod kopplas samtalet ned. Öppna en dörr (Dörröppnare) Vissa anknytningar kan ha restriktioner från att utföra den här funktionen. Från angiven anknytning PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS 5 5 porttelefonnr. B-ton Luren av. Ange 55. Ange porttelefonnummer (2 siffror). Luren på. Från valfri anknytning under pågående samtal med porttelefonen PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS 5 B-ton Ange 5. Luren på. Dörröppnaren aktiveras under en angiven tidsperiod. 218 Användarhandbok

219 Om ett externt relä är anslutet Om ett externt relä är anslutet Förprogrammerade anknytningar kan slå till ett relä (t.ex. alarm) anslutet till företagsväxeln. Slå på ett relä PT/SLT/PS 5 6 relänr. B-ton Luren av. Ange 56. Ange relänummer (2 siffror). Luren på. Reläet slår av efter en angiven tidsperiod. Användarhandbok 219

220 Om en extern sensor är ansluten Om en extern sensor är ansluten Förprogrammerade anknytningar kan ta emot ett alarmsamtal från en extern sensor (t.ex. säkerhetsalarm) anslutet till företagsväxeln. Besvara ett sensorsamtal PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS U-ton Luren av. Luren på. Om du inte svarar ett sensorsamtal inom definierad tidsperiod kommer det att avbrytas. Definitioner för uppringningston 5.4 Vad betyder tonen? 220 Användarhandbok

221 Om en företagsväxel (PBX) är ansluten Om en företagsväxel (PBX) är ansluten Använda externa tjänster (Åtkomst av externa funktioner) Använda externa tjänster (Åtkomst av externa funktioner) Du kan komma åt specialfunktioner (t.ex. samtal väntar) som tillhandahålls av en företagsväxel (PBX) eller teleoperatören. Den här funktionen fungerar enbart med ett externt samtal. <Exempel> Väntkoppla pågående samtal och tala med den nya personen PT/PS/KX-UT-serien/S-PS Under pågående samtal med en extern person SLT Under pågående samtal med en extern person (Åtkomst av externa funktioner) önskad servicekod 6 0 önskad servicekod 6 0 Tryck på R eller Åtkomst av externa funktioner. Eller tryck på ÖVERFLYTTNING och ange sedan 60. Ange önskad servicekod. Tryck på R/klykan. Ange 60. Ange önskad servicekod. För KX-UT-serien eller S-PS: tryck på R. I det här fallet måste R-knappen på en systemtelefon, SIP-telefon i KX-UT-serien, eller S-PS-enheten vara inställd på läget Åtkomst av externa funktioner via systemprogrammering. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Åtkomst av externa funktioner-knapp. Användarhandbok 221

222 Om ett talhanteringssystem är anslutet Om ett talhanteringssystem är anslutet Du eller någon en extern samtalspart kan använda talhanteringssystemet från en telefon. Vidarekoppling till röstbrevlåda (Integrering av röstbrevlåda) Om er företagsväxel (PBX) har ett Panasonic talhanteringssystem anslutet (t.ex. KX-TVM-serier) som använder digital integrering, är även följande funktioner tillgängliga: Medlyssning Spela in ett samtal Talhanteringssystem är inte tillgängliga för användare med SIP-telefoner och S-PS-enheter. Vidarekoppling till röstbrevlåda (Integrering av röstbrevlåda) Vidarekoppla dina samtal till din brevlåda Överflytta ett samtal till en brevlåda Lyssna av meddelanden Om du inte kan ta emot samtal kan du vidarekoppla dem till din röstbrevlåda. Du kan välja vilken typ av inkommande samtal (Internsamtal/Externsamtal/Alla samtal) som ska vidarekopplas. Om din telefon har en meddelandeknapp tänds lampan för att indikera att du har ett meddelande i din röstbrevlåda. När du lyfter luren hörs en indikeringston* oavsett om telefonen har en meddelandeknapp eller inte. Du kan även definiera en knapp för överflyttning till röstbrevlåda på din telefon för att överflytta mottagna externa samtal till en annan anknytnings röstbrevlåda, så att personer som ringer upp kan lämna meddelanden (Överflyttning till röstbrevlåda). Inspelningstiden beror på vilket talhanteringssystem som används. Med hjälp av knappen för överflyttning till röstbrevlåda kan du även utföra följande funktioner med en knapptryckning (endast för digital integrering): Vidarekoppla ett samtal till din röstbrevlåda medan det ringer Överföra ditt eget samtal till den uppringda anknytningens röstbrevlåda Lyssna av meddelanden 222 Användarhandbok

223 Om ett talhanteringssystem är anslutet Vidarekoppla dina samtal till din brevlåda PT/SLT/PS Luren av. Ange Alla samtal 1 2 Externsamtal Internsamtal Ange valfri siffra; 0 till Avbryta Alla samtal Upptaget Inget svar Upptaget /Inget svar Ange önskad siffra. Om du vill avbryta lägger du på luren direkt efter angiven nolla. fiktivt anknytningsnr. för röstbrevlåda # B-ton Ange fiktivt anknytningsnummer för röstbrevlåda. Ange #. Luren på. Vidarekoppla ett samtal till din röstbrevlåda medan det ringer PT/PS Under ett samta (Överflyttning till röstbrevlåda) Tryck på Överflyttning till röstbrevlåda. Överflytta ett samtal till en brevlåda PT/PS Under ett samtal (DSS) (Överflyttning till röstbrevlåda) Tryck på Överflyttning till röstbrevlåda. önskat anknytningsnr. Tryck på DSS eller slå önskat anknytningsnummer. Användarhandbok 223

224 Om ett talhanteringssystem är anslutet Överföra ditt eget samtal till den uppringda anknytningens röstbrevlåda PT/PS Luren av. anknytningsnr. (DSS) Tryck på DSS eller slå önskat anknytningsnummer. TR-ton B-ton St. Ej-ton Överflyttning till r östbrevlå-da Tryck på Överflyttning till röstbrevlåda. Lyssna av meddelanden PT/SLT/PS MESSAGE Luren av. (Överflyttning till röstbrevlåda) fiktivt anknytningsnr. för röstbrevlåda Tryck på MEDDELANDE eller tryck på Överflyttning till röstbrevlåda, eller ange fiktivt anknytningsnummer för röstbrevlåda. *Indikeringston när du har lyft luren 1 s Om du använder en PS parallellt med en PT eller SLT (i trådlöst XDP-parallellt läge) kan du inte använda knappen för överflyttning till röstbrevlåda för att vidarekoppla ett samtal till din röstbrevlåda medan det ringer. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Överflyttning till röstbrevlåda-knapp eller Meddelandeknapp. Medlyssning När en uppringare lämnar ett meddelande till din brevlåda kan du lyssna utan att besvara samtalet. Du kan även besvara samtalet medan du lyssnar. Det finns två olika metoder (Standard: Handsfree-läge). Handsfree-läge: Du kan lyssna på meddelandet automatiskt, direkt via telefonhögtalaren. Privatläge: En alarmton hörs när uppringaren lämnar ett meddelande. 224 Användarhandbok

225 Om ett talhanteringssystem är anslutet Före användning Programmera en knapp för medlyssning (Stationsprogrammering). Välj läge; antingen handsfree eller privat (Stationsprogrammering). Ange anknytningens PIN-kod (Personligt identifieringsnummer). Aktivera medlyssningsfunktionen. Aktivera medlyssning PT/PS PIN-kod: Personligt identifieringsnummer (Medlyssning) anknytningens PIN-kod Tryck på Medlyssning. Ange anknytningens PIN-kod (max 10 siffror). Behövs bara om det finns en anknytningens PIN-kod. Avbryta medlyssning PT/PS (Medlyssning) Tryck på röd Medlyssning. Användarhandbok 225

226 Om ett talhanteringssystem är anslutet Flödesschema för användning Arbetsmomenten i de skuggade områdena kan utföras i handsfree-läge. PT/PS Handsfree-läge Privatläge (Alarmton) Avlyssning (Handsfree) Avlyssning (Telefonlur) Avlyssning Ej i bruk SP-PHONE MONITOR Tryck på HÖGTALARTELEFON, HÖGTALARE eller Medlyssning. (Medlyssning) Luren av. Avsluta bevakning Besvara SP-PHONE (Medlyssning) Avsluta bevakning Besvara samtalet Avsluta bevakning Besvara samtalet MONITOR Tryck på Medlyssning. SP-PHONE MONITOR Tryck på HÖGTALARTELEFON eller HÖGTALARE. Luren av. Tryck på HÖGTALARTELEFON eller HÖGTALARE. Luren av. Luren på. (Medlyssning) Tryck på Medlyssning. Lampan för medlyssning visar funktionsstatus på följande sätt: släckt: medlyssning avaktiverad. snabbt blinkande grön: alarmsignal ringer i privatläge. långsamt blinkande grön: avlyssning. lyser röd: medlyssning aktiverad. Från administratörens anknytning kan man ta bort en anknytningens PIN-kod. Funktionen kan användas på en analog telefon om den är sidoansluten till en systemtelefon. (Endast privatläge) Tryck på R eller klykan om du vill ta samtalet när du avlyssnar. Endast avlyssning via telefonlur med lur i privatläge är tillgängligt för bärbar station (PS). Anpassa telefonen Inställningar i programmeringsläget Aktivera medlyssning Välj läget; antingen avlyssna meddelandet i högtalaren eller svara när personen talar in sitt meddelande Anpassa knappar Programmera eller ändra en Medlyssning-knapp. 226 Användarhandbok

227 Om ett talhanteringssystem är anslutet Spela in ett samtal Du kan spela in ett samtal till en brevlåda medan du talar i telefonen. Du kan välja brevlådan varje gång som du spelar in ett samtal. Spela in till din brevlåda (Tvåvägsinspelning) PT/PS Under ett samtal (Tvåvägsinspelning) Att stänga av inspelningen, tryck på denna knapp igen. Tryck på Tvåvägsinspelning. Spela in till annan brevlåda (Tvåvägsöverföring) PT/PS Under ett samtal (Tvåvägsöverföring) (DSS) annan anknytningsnr. Tryck på Tvåvägsöverföring. Tryck på DSS eller ange annan anknytningsnummer. Att stänga av inspelningen, tryck på denna knapp igen. Spela in till annan brevlåda med snabbval (Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp) PT/PS Under ett samtal (Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp) Tryck på Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp. Lampan för tvåvägsinspelning, tvåvägsöverföring eller tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp visar status enligt följande: släckt: spelar inte in. tänd: spelar in samtalet. Användarhandbok 227

228 Om ett talhanteringssystem är anslutet Anm: När du spelar in ett tvåvägssamtal bör du informera den andra personen om detta. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Tvåvägsinspelning -knapp, Tvåvägsöverföring -knapp eller Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp. 228 Användarhandbok

229 Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) 1.12 Administrativa funktioner Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) I en hotellmiljö går det att använda en anknytning som tilldelats hotellets växeltelefonist för att visa och ställa in inchecknings-, utchecknings- och städningsstatusen (Klar eller Ej klar) för varje rumsanknytning. När växeltelefonisten trycker på en knapp som har programmerats till "Checka in", "Checka ut" eller "Städat" på sin anknytning, kommer anknytningen att växla till rumsstatusläge och DSS-lampan i varje rum kommer att visa den aktuella rumsstatusen. På så sätt kan växeltelefonisten administrera gäster och rum genom att endast använda telefonen. Växeltelefonisten kan även ställa in automatisk väckning för rummen. Anm: Hotellfunktioner kan inte användas samtidigt som Kontroll av övervakare (ACD) används. (Se Kontroll av övervakare (ACD).) Kontakta systemadministratören för mer information. Checka in Checka ut Inställning av tidsatt påminnelse för en rumsanknytning (Fjärrstyrd väckning) Städat Hotellets växeltelefonist måste ha en PT med 6-radigt teckenfönster för att kunna använda incheckings-, utchecknings- och städningsfunktionerna. När telefonen är i rumsstatusläge: a. Hotelltelefonistens anknytning kan endast användas för att checka in/ut samt klar/ej klar. Inga andra funktioner kan användas. b. Lampan för varje DSS-knapp indikerar rumsstatusen för den aktuella anknytningen enligt följande: Av: Utcheckad och klar Blinkar rött: Utcheckad men ej klar Lyser röd: Incheckad c. Det kan hända att lamporna för andra knappar inte visas som de brukar. d. Växeltelefonistens anknytning blir upptagen. De som ringer till denna anknytning hör en upptagetton. Checka in Växeltelefonisten kan ändra anknytningarnas rumsstatus till incheckad genom att använda den förprogrammerade Checka in-knappen på sin anknytning. Användarhandbok 229

230 Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) Checka in PT med teckenfönster Med luren på (Checka in) anknytningsnr. ENTER YES EXIT (DSS) (Checka in) Tryck på Checka in. Slå anknytningsnumret och tryck sedan på "ENTER", eller tryck på önskad DSS-knapp. Tryck på "YES". Tryck på "EXIT" eller Checka in. Efter incheckningen avaktiveras det fjärrstyrda anknytningslåset och gästen kan ringa utgående samtal från rummets anknytning. (Se "2.1.1 Kontroll av anknytningar".) Efter incheckningen kommer anknytningens föregående debiteringsdata att automatiskt rensas. När anknytningarnas rumsstatus ändras registreras automatiskt detaljerad information om rumsstatus. Systemprogrammering krävs. <Exempel> Date Time Ext CO Dial Number 02/02/00 03:07PM 1234 Check in Checka ut Växeltelefonisten kan ändra anknytningarnas rumsstatus till utcheckad genom att använda den förprogrammerade Checka ut-knappen på sin anknytning. Beroende på företagsväxelns inställningar kan växeltelefonisten göra följande: Registrera/ändra debiteringar för minibar/övrigt Skriva ut en faktura som innehåller debiteringsinformation 230 Användarhandbok

231 Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) Checka ut ett rum med eller utan utskrift av faktura PT med teckenfönster Med luren på (Checka ut) Tryck på Checka ut. anknytningsnr. (DSS) ENTER Slå anknytningsnumret och tryck sedan på "ENTER", eller tryck på önskad DSS-knapp. Utcheckning med en faktura PRINT NEXT Tryck på "PRINT". Tryck på "NEXT". Utcheckning utan någon faktura NEXT YES EXIT Tryck på "NEXT". Tryck på "YES". (Checka ut) Tryck på "EXIT" eller Checka ut. Registrera/ändra rumsdebiteringar och checka ut ett rum med eller utan utskrift av faktura PT med teckenfönster Med luren på (Checka ut) anknytningsnr. ENTER debitering för minibar (DSS) Tryck på Checka ut. Slå anknytningsnumret och tryck sedan på "ENTER", eller tryck på önskad DSS-knapp. Ange debitering för minibar. Tryck på Ned. Utcheckning med en faktura PRINT NEXT övriga debiteringar Ange övriga debiteringar. Tryck på "PRINT". Tryck på "NEXT". Utcheckning utan någon faktura NEXT YES Tryck på "YES". Tryck på "NEXT". EXIT (Checka ut) Tryck "EXIT" eller Checka ut. Användarhandbok 231

232 Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) Efter utcheckningen aktiveras det fjärrstyrda anknytningslåset och det går inte att ringa utgående samtal från rummets anknytning. (Se "2.1.1 Kontroll av anknytningar".) Efter utcheckningen rensas rumsanknytningens information om väckning och samtalslogg automatiskt. Dessutom återställs eventuella inställningar för rumsanknytningen till standardinställningarna. En lista över de inställningar som återställs finns i " Rensa anknytningen från aktiverade funktioner (Rensa anknytningens inställningar)". När anknytningarnas rumsstatus ändras registreras automatiskt detaljerad information om rumsstatus. Systemprogrammering krävs. <Exempel> Date Time Ext CO Dial Number 02/03/00 08:08AM 1234 Check out För att skriva ut en faktura måste en skrivare vara ansluten till företagsväxeln. Om rummets anknytning är upptagen kan inte fakturan skrivas ut. <Exempel> **************************************** * Hotel * **************************************** Check in : 01.JAN.00 06:31PM Check out : 03.JAN.00 07:03AM Room : 202 : Mr. Smith 01/01/00 06:52PM Call amount: /01/00 06:07PM /01/00 07:30PM /01/00 08:45PM Telephone (Tax % = 9.48) Minibar 4.00 (Tax % = 0.36) Others 0.00 (Tax % = 0.00) Total FR (Tax Total = 9.84) Sheet : 002 ======= Hotel PBX ======= Tel: Fax: hotelpbx.ch 01:24'30 FR :10'12 FR :06'36 FR :03'00 FR Företagsväxeln kan lagra en begränsad mängd rumsinformation. När minnet är fullt kommer informationen för den anknytning som har ringt flest samtal att skrivas ut automatiskt. Utskriften kommer att se ut ungefär som ovanstående exempel, men utan kategoriserad debiteringsinformation och totalbelopp. Företagsväxeln kan sedan lagra ny rumsinformation. "Call amount:0012" i ovanstående exempel anger att information om 12 samtal har tidigare skrivits ut automatiskt. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Checka in- eller Checka ut-knapp. 232 Användarhandbok

233 Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) Inställning av tidsatt påminnelse för en rumsanknytning (Fjärrstyrd väckning) Växeltelefonisten kan fjärraktivera eller -avbryta en tidsatt påminnnelse för en rumsanknytning. På så sätt kan gästerna beställa väckning utan att själva behöva programmera in den. Växeltelefonisten kan även bekräfta den aktuella tidsatta påminnelsen för en rumsanknytning. Aktivera PT anknytningsnr Luren av. Ange 76. Ange 1. (DSS) Slå anknytningsnumret eller tryck på DSS. 12 H*: timme/minut 24 H*: timme/minut FM EM Ange timme (01 12) och minut (00 59) och därefter 0 för FM eller 1 för EM. Eller ange timme (00 23) och minut (00 59) en gång varje dag Ange 0 för en gång eller 1 för varje dag. B-ton Luren på. * Ange tidsformatet för din företagsväxel (PBX) (12-timmars eller 24-timmars). Avbryta PT Luren av. anknytningsnr Ange 76. Ange 0. (DSS) Slå anknytningsnumret eller tryck på DSS. B-ton Luren på. Användarhandbok 233

234 Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) Bekräfta PT med teckenfönster anknytningsnr Luren av. Ange 76. Ange 2. (DSS) Slå anknytningsnumret eller tryck på DSS. B-ton Information om den tidsatta påminnelsen visas i teckenfönstret. Luren på. En tidsatt påminnelse (väckning) kan också aktiveras från rummets anknytning. (Mer information om tidsatt påminnelse finns i "1.9.1 Ställa in alarmsignal (Tidsatt påminnelse)".) Den senast gjorda inställningen kommer att gälla, oavsett varifrån den gjordes. När en tidsatt påminnelse startar, och när den besvaras eller inte, registreras detaljerad information om den tidsatta påminnelsen automatiskt. Systemprogrammering krävs. <Exempel> Date Time Ext CO Dial Number 02/02/00 02/02/00 02:45PM 02:47PM Timed Reminder/Start Timed Reminder/Answer De som använder en systemtelefon (PT) utan teckenfönster kan endast bekräfta om en tidsatt påminnelse har ställts in eller inte genom att utföra ovanstående steg. Om påminnelsen har ställts in hörs en bekräftelseton. Städat Växeltelefonisten kan ändra rumsstatus för anknytningar beroende på om rummet har städats eller inte genom att använda den förprogrammerade Städat-knappen på sin anknytning. På så vis kan telefonisten bekräfta att rummet är städat och klart för nästa gäst. Ändra städningsstatus för ett rum. PT med teckenfönster Med luren på anknytningsnr. ENTER EXIT (Städat) (DSS) (Städat) Tryck på Städat. Slå anknytningsnumret och tryck sedan på "ENTER", eller tryck på önskad DSS-knapp. Tryck på "EXIT" eller Städat. 234 Användarhandbok

235 Använda telefonerna i en hotellmiljö (Hotellfunktioner) Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Städat-knapp. Användarhandbok 235

236 Registrera information med hjälp av förprogrammerade meddelanden (skriva ut meddelande) Registrera information med hjälp av förprogrammerade meddelanden (skriva ut meddelande) Du kan registrera olika slags information från din anknytning med hjälp av upp till 8 förprogrammerade meddelanden. Meddelandeinformation från alla anknytningar registreras med företagsväxeln (PBX). Denna funktion kan t.ex. användas som ett tidkort om man väljer förprogrammerade meddelanden för instämpling och utstämpling. I en hotellmiljö kan funktionen användas för att registrera rumsinformation från en rumsanknytning. Kontakta din återförsäljare för en lista med förprogrammerade meddelanden. Spela in PT/SLT medd.nr. parameter * B-ton Luren av. Ange 761. Ange meddelandenummer (1 8). Ange eventuell parameter. Ange #. Luren på. * Beroende på innehållet i det valda meddelandet kan det hända att du uppmanas att ange en numerisk parameter, som t.ex. pris eller tid. Skriv in det antal tecken som krävs för meddelandet. Kontakta din återförsäljare för mer information om de parametrar som krävs. <Exempel> Om "Snack %%.%%" har programmerats som meddelande nummer 1 (registrering av debiteringar för snacks), kommer hotellpersonalen att ange data enligt nedanstående exempel: # medd.nr. parameter (Debitering för snacks) När ett förprogrammerat meddelande väljs registreras detaljerad information automatiskt enligt följande: Date Time Ext CO Dial Number 02/02/00 10:45AM 1234 Snack EUR03.00 Eventuella debiteringar som registreras här avser inte de debiteringar som växeltelefonisten registrerar vid utcheckningen. 236 Användarhandbok

237 Medflyttad anknytning 1.13 Växla inställningar mellan anknytningar Medflyttad anknytning Du kan byta inställningarna vid en annan anknytning mot dina egna inställningar. Detta innebär att du kan använda dina egna inställningar, inklusive ditt anknytningsnummer, på en annan persons anknytning. Inställningar som t.ex. ett anknytningsnummer och snabbval på knapp kan användas vid den nya anknytningen. Det är också möjligt att växla DSS-konsolinställningarna tillsammans med anknytningsinställningarna. Medflyttad anknytning är praktiskt när du t.ex. ska flytta till en ny plats på kontoret. Denna funktion kallas även för "Medflyttad station". Växla inställningar med en annan anknytning PT/SLT PIN-kod: Personligt identifieringsnummer ditt anknytningsnr. Luren av. Ange 727. Slå ditt anknytningsnummer. anknytningens PIN-kod U-ton Ange anknytningens PIN-kod (max 10 siffror). Luren på. Ett personligt identifieringsnummer (PIN-kod) vid anknytningen krävs för den här funktionen. Se " Tilldela en PIN-kod till din anknytning (Anknytningens PIN-kod [Personligt identifieringsnummer])" i "3.1.1 Anpassa telefonen (Stationsprogrammering)". Din förra anknytning får den nya anknytningens tidigare inställningar. Anknytningsinställningar kan växlas mellan SLT och SLT, PT och PT, eller SLT och PT. Om du använder en KX-NT560-/KX-DT343-/KX-DT346-telefon i KX-NT300-serien (förutom KX-NT321) med ett trådlöst Bluetooth-headset, och byter inställningar med en annan KX-NT560-/KX-DT343/KX-DT346-telefon i KX-NT300-serien (förutom KX-NT321), kan du inte använda ditt trådlösa Bluetooth-headset vid den nya anknytningen. Ett trådlöst Bluetooth-headset registreras på den fysiska anknytningen. Därför måste du registrera ett trådlöst Bluetooth-headset på varje anknytning där det ska användas. Information om registrering finns under "Registrering av Bluetooth" i "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget". Användarhandbok 237

238 Utökad medflyttad anknytning Utökad medflyttad anknytning Utöver växling av inställningar mellan anknytningar (Medflyttad anknytning) kan du ändra status för din anknytning till "Service-in" eller "Service-out" (Utökad medflyttad anknytning). Service-in: En anknytning används (normalläge). Service-out: Stationslås ( Förhindra att andra använder din telefon (stationslås)), Stör ej (St.Ej) ( Neka inkommande samtal (Stör ej [St. Ej])) och Spärra visning ( Inställningar i programmeringsläget) har aktiverats på en anknytning. När anknytningen är inställd på "Service-out" kan anknytningsanvändaren inte göra följande: ringa ej godkända externa samtal ta emot samtal se sin förteckning över personliga stationskortnummer, eller samtalsloggen Den här funktionen är användbar när: a. en person använder samma anknytningsinställningar på olika platser, som t.ex. på ett filialkontor eller hemma b. två eller flera personer turas om att använda samma telefon <Exempel (a)> När anknytningsinställningarna används på en annan plats Huvudkontor Service-in Service-out Service-out Anknytningsläge för telefon A Ankn.nr 101 Service-in Service-out Ankn.nr 101 Service-out Ankn.nr 102 Service-out Filialkontor Ankn.nr 102 Service-out Ankn.nr 102 Service-out Service-in Ankn.nr 101 Service-in Anknytningsläge för telefon B Service-out Service-out Service-in I det här exemplet sätter användare A anknytningsläget till "Service-out" på huvudkontoret. Sedan kan han/ hon ställa in ett annat anknytningsläge på "Service-in" på filialkontoret för att de egna inställningarna ska bli tillgängliga på anknytningen. 238 Användarhandbok

239 Utökad medflyttad anknytning <Exempel (b)> När två användare delar på en telefon Användare A Ankn.nr 101 Service-in Service-out Ankn.nr 101 Service-out Ankn.nr 101 Service-out Anknytningsstatus Service-in Service-out Service-in Användare B Ankn.nr 102 Service-out Ankn.nr 102 Service-out Service-in Ankn.nr 102 Service-in I det här exemplet arbetar användarna A och B i skift och turas om att använda samma anknytning. Användare A anger anknytningsläget "Service-out" när han/hon har arbetat klart. Därefter kan användare B ange anknytningsläget "Service-in" och få sina egna inställningar vid anknytningen. Aktivera statusläget Service-out vid en anknytning PT/SLT B-ton Luren av. Ange 727. Ange #. Luren på. Ställa in en anknytning på läget Service-in så att de egna inställningarna blir tillgängliga PT/SLT PIN-kod: Personligt identifieringsnummer ditt anknytningsnr. Luren av. Ange 727. Ange. Slå ditt anknytningsnummer. anknytningens PIN-kod B-ton Ange anknytningens PIN-kod (max 10 siffror). Luren på. Ett personligt identifieringsnummer (PIN-kod) vid anknytningen krävs för den här funktionen. Se " Tilldela en PIN-kod till din anknytning (Anknytningens PIN-kod [Personligt identifieringsnummer])" i "3.1.1 Anpassa telefonen (Stationsprogrammering)". Anknytningsinställningar kan växlas mellan SLT och SLT, PT och PT, eller SLT och PT. Användarhandbok 239

240 Använda samtalslogg 1.14 Använda en telefon med ett teckenfönster Använda samtalslogg Den här funktionen finns tillgänglig på systemtelefoner, bärbara stationer och SIP-telefoner i KX-UT-serien och S-PS-enheter. Ringa upp med hjälp av inkommande samtalslogg Ringa upp med hjälp av utgående samtalslogg PS- och S-PS-användare: Se dokumentationen till telefonen. För användare med SIP-telefoner i KX-UT-serien: Information om både externa och interna samtal registreras automatiskt i loggen över inkommande samtal. Mer information om att använda samtalsloggen finns i dokumentationen för din SIP-telefon i KX-UT-serien. Följande PS:er kan använda logginformationen för inkommande samtal på samma sätt som en trådbunden PT när samtal tas emot från andra anknytningar (inklusive TIE). KX-TCA185/KX-TCA285/KX-TCA385 Andra PS:er än dessa kanske inte visar samma inkommande samtalsloggsinformation som en PT som är ansluten till företagsväxeln. Se den bärbara stationens dokumentation för mer information om hur man refererar till den inkommande samtalsloggen. Ringa upp med hjälp av inkommande samtalslogg När du tar emot ett samtal, inklusive externa sensorsamtal, registreras samtalsinformationen automatiskt i den inkommande samtalsloggen. Ett förprogrammerat antal samtal kan loggas per anknytning. När samtalsloggen är full och ytterligare samtal kommer in, tas det äldsta samtalet bort. Du kan ändra loggat nummer. När samtalsloggens lampa tänds finns det ett samtal som du inte tagit emot. Följande information loggas. Uppringarens namn Datum/tidpunkt vid mottaget samtal Besvarat eller obesvarat Bekräftat eller ej bekräftat Uppringarens telefonnummer Bekräfta logginformationen med knappen för samtalslogg PT med teckenfönster Med luren på (Samtalslogg) Tryck på Samtalslogg tills önskat namn visas. 240 Användarhandbok

241 Använda samtalslogg Bekräfta logginformationen med navigeringsknappen KX-NT300/KX-NT500/KX-DT300/KX-DT500/KX-T7600 Med luren på Tryck på Vänster två gånger. Tryck på Upp eller Ned tills önskat namn visas. Rensa logginformationen PT med teckenfönster När du visar logginformation (Samtalslogg) Tryck på Samtalslogg eller Upp/Ned tills önskat namn visas. Tryck på ÖVERFLYTTNING. Ringa upp PT med teckenfönster När du visar logginformation (Samtalslogg) Tryck på Samtalslogg eller Upp/Ned tills önskat namn visas. Luren av. Lagra information om uppringaren till personliga stationskortnummer PT med teckenfönster När du visar logginformation (Samtalslogg) Tryck på Samtalslogg eller Upp/Ned tills önskat namn visas. Tryck på LAGRA. Användarhandbok 241

242 Använda samtalslogg Samtalsloggens lampa indikerar status enligt följande: släckt: inga inkommande samtal eller så har du redan visat samtalsloggen. lyser röd: det finns fler samtal att visa. Om ditt samtal besvaras av en annan anknytning, registreras samtalsinformationen vid både din och den svarande anknytningen. Du kan stänga visningen av samtalsloggen genom att använda anknytningens PIN-kod (Personligt identifieringsnummer) och därmed förhindra att andra läser din information (Spärra visning). Se "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget". Du kan även ha en knapp för samtalslogg för en ICD grupp (inkommande samtalsgrupp). Om ett samtal kommer in när du använder samtalsloggen visas istället information om uppringaren på teckenfönstret. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Samtalslogg- eller Samtalslogg för ICD grupp-knapp. Ringa upp med hjälp av utgående samtalslogg Du kan återuppringa med hjälp av utgående samtalslogg. Ringa upp KX-NT300/KX-NT500/KX-DT300/KX-DT500/KX-T7600 Med luren på Tryck på Vänster. Tryck på Upp eller Ned tills önskat namn och/eller nummer* visas. Luren av. Följande PS:er kan använda utgående samtalsloggsinformation till andra anknytningar (inklusive TIE) med samma information som en PT som är ansluten till företagsväxeln. KX-TCA185/KX-TCA285/KX-TCA385 Andra PS:er än dessa kanske inte visar samma utgående samtalsloggsinformation som en PT som är ansluten till företagsväxeln. Se den bärbara stationens dokumentation för mer information om hur man refererar till den utgående samtalsloggen. * När ett externsamtal görs från den utgående samtalsloggen, och ett namn finns i posten Privat/systemkortnummer, visas uppringarens namn i systemtelefonens teckenfönster. 242 Användarhandbok

243 Använda samtalslogg Ringa upp med knappen ÅTERUPPRINGNING PT med teckenfönster Med luren på REDIAL REDIAL Tryck på ÅTERUPPRINGNING så visas utgående samtalslogg.* 1 Tryck på ÅTERUPPRINGNING. Tryck på Upp eller Ned tills önskat namn och/eller nummer* 2 visas. Luren av. Den här funktionen finns endast i PT med teckenfönster. *1 Systemprogrammering krävs för denna funktion. *2 Om ett externsamtal har gjorts från den utgående samtalsloggen, och ett andra samtal sedan görs med hjälp av knappen ÅTERUPPRINGNING, visas uppringarens namn i systemtelefonens teckenfönster om ett namn finns i posten Privat/systemkortnummer. Lagra information om uppringaren till personliga stationskortnummer PT med teckenfönster Efter att ha läst au status för samtal som väntar Tryck på LAGRA. Du kan stänga visningen av samtalsloggen genom att använda anknytningens PIN-kod (Personligt identifieringsnummer) och därmed förhindra att andra läser din information (Spärra visning). Se "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget". Om ett samtal kommer in när du använder samtalsloggen visas istället information om uppringaren på teckenfönstret. Användarhandbok 243

244 Använda telefonböckerna Använda telefonböckerna Du kan ringa upp med hjälp av telefonböckerna (Telefonbok med personliga stationskortnummer, Telefonbok med systemkortnummer och Telefonbok med anknytningsnummer). Endast egna telefonböcker kan du spara, ändra eller ta bort vid din anknytning. Om ett samtal kommer in när du använder en telefonbok visas istället information om uppringaren i teckenfönstret. Ringa upp med hjälp av telefonboken Lagra namn och nummer Ange tecken PS-användare: Se dokumentationen till den bärbara stationen (PS). Ringa upp med hjälp av telefonboken Välja och ringa upp KX-NT300/KX-NT500/KX-DT300/KX-DT500/KX-T7600 Med luren på Tryck på Höger tills önskad telefonbok visas.* 1 Tryck på Upp eller Ned tills önskat namn och/eller nummer* 2 visas. Luren av. *1 Informationen visas i följande ordning: En gång: telefonbok med personliga stationskortnummer Två gånger: telefonbok med systemkortnummer Tre gånger: telefonbok med anknytningsnummer *2 Om ett namn finns i telefonboken visas namnet i en systemtelefons teckenfönster när telefonboken visas. Om namnet på personen som svarar på ett samtal tas emot via linjen, visas det istället för namnet i telefonboken. Du kan söka efter ett namn som finns i telefonboken genom att ange de första 1 6 alfanumeriska tecknen i namnet i telefonbokens sökfönster och sedan trycka på ENTER eller Välj (systemknapp). När ett samtal görs från en telefonbok, och det finns ett namn i telefonboksposten, visas namnet på den andra raden i systemtelefonens teckenfönster. Namnet visas inte om telefonen har ett teckenfönster med bara en rad. Tryck på AVBRYT eller R-knappen om du vill avbryta eller avsluta. Du kan låsa telefonboken för personliga stationskortnummer genom att använda anknytningens PIN-kod (Personligt identifieringsnummer) och därmed förhindra åtkomst till den (Spärra visning). Se "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget". Poster i telefonboken bör innehålla namn och telefonnummer. Om namnet inte finns registrerat kan posten inte visas. Telefonboken med systemkortnummer kan du visa enkelt genom att trycka på AUTOUPPR/ LAGRA när luren ligger på. 244 Användarhandbok

245 Använda telefonböckerna Lagra namn och nummer Lagra en post i telefonboken med personliga stationskortnummer PT med teckenfönster Med luren på PROG. telefonnr. namn PAUSE Ange telefonnummer (max 32 siffror). Tryck på ENTER eller LAGRA. Ange namn (max 20 tecken). Tryck på ENTER eller LAGRA. Tryck på PROGRAM eller PAUS. Telefonnummer och namn som visas lagras i första lediga plats för personliga stationskortnummer. Mer information finns i "Lagra namn och nummer för personliga stationskortnummer" i "3.1.2 Inställningar i programmeringsläget". Användarhandbok 245

246 Använda telefonböckerna Ange tecken Du kan ange följande tecken. Tabellerna visar vilka tecken som kan användas för respektive knapp. Tabell 1 och 2 kan programmeras. Tabell 1 (standardläge) 246 Användarhandbok

247 Använda telefonböckerna Tabell 1 (standardläge för RU-modellen) Användarhandbok 247

248 Använda telefonböckerna Tabell 2 (alternativt läge) 248 Användarhandbok

249 Använda telefonböckerna Tabell 2 (alternativt läge för CE-modellen) Användarhandbok 249

250 Använda telefonböckerna Tabell 2 (alternativt läge för GR-modellen) 250 Användarhandbok

251 Använda telefonböckerna Tabell 2 (alternativt läge för RU-modellen) Användarhandbok 251

252 Använda systemfunktioner (Åtkomst av systemfunktioner) Använda systemfunktioner (Åtkomst av systemfunktioner) Du kan nå en funktion via menyn "Funktionsåtkomst". Visa menyn "Funktionsåtkomst" och välja funktion KX-NT300/KX-NT500/KX-DT300/KX-DT500/KX-T7600 Med luren på Tryck på Höger fyra gånger. Tryck på Upp eller Ned tills önskad funktion visas. Funktioner Automatisk tillbakaringning, avbryta Plocka gruppsamtal Plocka dirigerat samtal Personsökning Porttelefonssamtal Dörröppnare Externt relä Extern bakgrundsmusik Se När uppringd linje är upptagen eller ingen svarar Besvara ett samtal som ringer på annan telefon (Hämta samtal) Besvara ett samtal som ringer på annan telefon (Hämta samtal) Personsökning Om en porttelefon/dörröppnare är ansluten Om en porttelefon/dörröppnare är ansluten Om ett externt relä är anslutet Starta extern bakgrundsmusik (BGM) KX-UT-serien Med luren på Menu Tryck på "Menu". Tryck på Upp eller Ned tills önskad funktion visas.* Gruppsökning Funktioner Plocka dirigerat samtal Personsökning Se Besvara ett samtal som ringer på annan telefon (Hämta samtal) 252 Användarhandbok

253 Använda systemfunktioner (Åtkomst av systemfunktioner) Funktioner Plocka dirigerat gruppsamtal Datalinjesäkerhet Se Besvara ett samtal som ringer på annan telefon (Hämta samtal) Skydda linjen mot indikeringstoner (Datalinjesäkerhet) * För KX-UT670-användare: Tryck på åtkomstkoden för funktionen i stället för att trycka på Upp eller Ned. Användarhandbok 253

254 Egna inställningar (endast KX-NT366/KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560/KX-UT248/KX-UT670) Egna inställningar (endast KX-NT366/KX-NT553/KX-NT556/ KX-NT560/KX-UT248/KX-UT670) KX-NT366/KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560 IP-PT och KX-UT248/KX-UT670 SIP-telefonen har programmerbara knappar med en LCD-skärm bredvid knapparna. För KX-NT366: KX-NT366 IP-PT har 12 programmerbara knappar och telefonens display visar funktionen, telefonnumret eller anknytningsnumret som har tilldelats varje knapp. Du kan trycka på knappen NEXT PAGE (Nästa sida) för att visa 3 andra set (sidor) för 12 funktioner som kan tilldelas programmerbara knappar. En annan funktion, telefonnummer eller anknytningsnummer kan tilldelas varje set. Detta innebär att 48 programmerbara knappar finns tillgängliga. Sida 4 Sida 3 Sida 1 Sida 2 Bank CO 6 Home CO 5 Sales CO 4 LCS CO 3 PDN CO 2 För KX-NT553/KX-NT556: KX-NT553/KX-NT556 IP-PT har 12 programmerbara knappar och telefonens display visar funktionen, telefonnumret eller anknytningsnumret som har tilldelats varje knapp. Du kan trycka på knappen NEXT PAGE (Nästa sida) för att visa andra set (sidor) för 12 programmerbara knappar enligt nedan. Sidor Totalt antal flexibla knappar KX-NT KX-NT Exempel: KX-NT556 Sida 3 Sida 1 Sida 2 Bank CO 6 Home CO 5 Sales CO 4 LCS CO 3 PDN CO 2 För KX-NT560: KX-NT560 IP-PT har 8 programmerbara knappar och telefonens display visar funktionen, telefonnumret eller anknytningsnumret som har tilldelats varje knapp. Du kan trycka på sidoknappen för att visa 3 andra set (sidor) för 8 funktioner som kan tilldelas programmerbara knappar. En annan funktion, ett annat telefonnummer eller 254 Användarhandbok

255 Egna inställningar (endast KX-NT366/KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560/KX-UT248/KX-UT670) ett annat anknytningsnummer kan tilldelas varje set. Detta innebär att 32 programmerbara knappar finns tillgängliga. Sida 4 Sida 1 Bank Home Sales-1 Sales-2 DN-1 DN-2 DN-3 DN-4 Sida 3 Headset Company-A Wrap-up Company-B Sida 2 Headset Company-A Log-in Company-C Wrap-up Company-B S-CO1 Log-out Company-D Log-in S-CO5 Company-C S-CO2 Log-out S-CO6 Company-D S-CO3 S-CO7 S-CO4 S-CO8 För KX-UT248: KX-UT248 SIP-telefonen har 8 programmerbara knappar och telefonens display visar funktionen, telefonnumret eller anknytningsnumret som har tilldelats varje knapp. Du kan trycka på sidoknapparna för att visa 2 andra set (sidor) för 8 funktioner som kan tilldelas programmerbara knappar. En annan funktion, ett annat telefonnummer eller ett annat anknytningsnummer kan tilldelas varje set. Detta innebär att 24 programmerbara knappar finns tillgängliga. Sida 1 Bank Home Sales-1 Sales-2 DN-1 DN-2 DN-3 DN-4 Sida 3 Headset Company-A Wrap-up Company-B Sida 2 Headset Company-A Log-in Company-C Wrap-up Company-B S-CO1 Log-out Company-D Log-in S-CO5 Company-C S-CO2 Log-out S-CO6 Company-D S-CO3 S-CO7 S-CO4 S-CO8 För KX-UT670: KX-UT670 SIP-telefonen har 24 programmerbara knappar. Varje knapp kan tilldelas en funktion, ett telefonnummer, ett anknytningsnummer osv. med en anpassad etikett för varje. Du kan ändra fönstret så att det antingen visar en rad eller helskärm. När bara en rad visas, så ser du 6 programmerbara knappar och du kan trycka på sidoknappen för att visa ytterligare en rad med knappar. Om hela skärmen används visas 24 programmerbara knappar på samma gång. Rad 1 Bank Home Sales-1 Sales-2 Rad 4 Rad 3 Rad 2 DN-1 DN-1 DN-3 DN-4 Växla teckenfönster KX-NT366/KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560/ KX-UT248/KX-UT670 Tryck på NEXT PAGE (NÄSTA SIDA) eller sidknappen för att visa önskad sida. Användarhandbok 255

256 Egna inställningar (endast KX-NT366/KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560/KX-UT248/KX-UT670) För KX-NT366/KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560-användare: När du besvarar ett inkommande samtal eller när du tar en utgående linje ändras teckenfönstret automatiskt till sidan som innehåller den gröna lampan som tändes. När du har anpassat knapparna kan du ställa in en visad text för dem. Information om hur du anpassar knappar finns i "3.1.3 Anpassa knappar". För användare med KX-UT248 och KX-UT670: Du kan anpassa de programmerbara knapparna och ställa in texten som visas för varje knapp genom att använda Konsol för webbunderhåll. Mer information om att anpassa knappar finns i avsnittet "Anpassa programmerbara knappar" i " Redigera inställningar i konsol för webbunderhåll" i "3.2.1 Användarprogrammering". För KX-UT248 visar displayen maximalt 10 tecken för varje knapp. För KX-UT670 kan du ange upp till 12 tecken, men vissa tecken kanske inte kan visas beroende på tecken som används. 256 Användarhandbok

257 Mobiltelefonfunktioner 1.15 Mobiltelefonfunktioner Mobiltelefonfunktioner När du inte sitter vid skrivbordet eller inte är på kontoret och tar emot ett vidarekopplat externt samtal på mobiltelefonen kan du använda funktionerna nedan om de är aktiverade genom systemprogrammeringen. Överflytta samtalet till en anknytning i företagsväxeln Överflytta samtal till ett privat nätverk (TIE-linjeåtkomst) Överflytta till ett externt telefonnummer Lägga till fler personer under pågående samtal (konferens) Pendla mellan två parter (pendling) Utföra personsökning och sedan flytta över ett samtal Vissa funktioner kanske inte är tillgängliga för mobiltelefoner, beroende på vilken typ av utgående linje som används. Överflytta samtalet till en anknytning i företagsväxeln Överflytta Mobiltelefon Under ett samtal U-ton anknytningsnr. Ange #. Slå anknytningsnummer. Tala. Luren på. Detta steg är valfritt. När du flyttar över samtalet från en analog linje kan du inte samtala med destinationsparten när du har ringt ett anknytningsnummer. Du kan inte flytta över samtalet till ett fiktivt DISA-anknytningsnummer. Överflytta samtal till ett privat nätverk (TIE-linjeåtkomst) Under ett samtal kan du ringa upp en anknytning som är ansluten till en annan företagsväxel i ett privat nätverk och flytta över ett samtal dit. Användarhandbok 257

258 Mobiltelefonfunktioner Överflytta Mobiltelefon Under ett samtal anknytningsnr. * U-ton 7 privat telefonnr. * Ange #. Slå anknytningsnummer eller tryck på 7 och slå sedan det privata telefonnumret. Tala. Luren på. Parten har väntkopplats. Detta steg är valfritt. * När du flyttar över samtalet från en analog linje kan du inte samtala med destinationsparten när du har ringt ett anknytningsnummer eller 7 + privat telefonnummer. Överflytta till ett externt telefonnummer Under ett samtal kan du ringa upp ett externt telefonnummer och flytta ett samtal dit. Överflytta Mobiltelefon Under ett samtal Ange #. U-ton Parten har väntkopplats. 8 0 utgående linjegruppnr. Ange nummer för automatiskt linjeval eller ange utgående linjegrupps accessnummer och därefter utgående linjegruppnummer. externt telefonnr. Slå externt telefonnummer. Tala. Detta steg är valfritt. Luren på. När du flyttar över samtalet från en analog linje kan du inte samtala med destinationsparten när du har ringt det externa telefonnumret. 258 Användarhandbok

259 Mobiltelefonfunktioner Lägga till fler personer under pågående samtal (konferens) Upprätta ett konferenssamtal Mobiltelefon Under ett samtal U-ton anknytningsnr. 3 B-ton Ange #. Slå Tala med den Ange #. anknytningsnummer. nya personen. Ange 3. Tala med flera personer. Pendla mellan två parter (pendling) Mobiltelefon Under ett samtal U-ton anknytningsnr. Ange #. Slå Ange #. anknytningsnummer. Tala med den andra personen. Tala med den ursprungliga personen. Den andra personen väntkopplas. Användarhandbok 259

260 Mobiltelefonfunktioner Utföra personsökning och sedan flytta över ett samtal Mobiltelefon Under ett samtal U-ton 3 3 sökgruppnr. B-ton Ange #. Ange 33. Slå sökgruppnummer (2 siffror). Meddela. Parten har väntkopplats. Vänta på svar. Tala. Luren på. Väntkopplad person och sökt anknytningko pplas och kan börja samtala. 260 Användarhandbok

261 Del 2 Administratörens funktioner I det här avsnittet beskrivs hur administratören hanterar anknytningarna och företagsväxeln (PBX). Användarhandbok 261

262 2.1.1 Kontroll av anknytningar 2.1 Kontrollfunktioner Kontroll av anknytningar Administratörens anknytning kan styra inställningarna bland övriga anknytningar. Ändra anknytningars inställningar Ändra anknytningars inställningar Spärra/öppna andra anknytningar (Fjärrstyrt anknytningslås) Denna funktion kallas även för "Fjärrstyrt stationslås". PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Öppna Spärra anknytningsnr. B-ton Luren av. Ange 78. Ange 2 för att öppna eller 3 för att spärra. Ange anknytningsnummer. Luren på. Administratören kan öppna valfri anknytning med hjälp av fjärrstyrt anknytningslås, oavsett om anknytningen har spärrats via fjärrstyrt lås (fjärrstyrt anknytningslås) eller direkt vid anknytningen (stationslås). 262 Användarhandbok

263 2.1.2 Administrera tidsschema Administrera tidsschema Administratörens anknytning eller förprogrammerad anknytning kan ändra tidläge (Dag, Lunch, Rast eller Natt). Det finns två metoder (automatiskt eller manuellt) att ändra tidlägen med. Automatiskt: tidläget för varje dag i veckan ändras automatiskt. Du kan även ändra läget manuellt. Manuellt: läget kan ändras automatiskt på nedanstående sätt. Ändra tidsläge (Dag/Natt/Lunch/Rast) PT/PS Med luren på (Tidsschema (Dag/Natt/Lunch/Rast)) Tryck på Tidsschema (Dag/Natt/Lunch/Rast) tills önskat läge visas. PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS 0 Dag Natt Lunch Rast B-ton Luren av. Ange 780. Ange valfri siffra; 0 till 3. Luren på. Välja läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt) PT/PS Med luren på (Läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt)) Tryck på Läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt). Förutom tidläge finns det helgläge. Det kan ändra läge vid ett specifikt datum. Lampan för Tidsschemat (Dag/Natt/Lunch/Rast) indikerar status enligt följande: släckt: dagläge lyser grön: lunchläge blinkande grön: rastläge lyser röd: nattläge blinkande röd: helgläge Lampan för Läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt) indikerar status enligt följande: släckt: automatiskt lyser röd: manuellt Användarhandbok 263

264 2.1.2 Administrera tidsschema Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Tidsschema (Dag/Natt/Lunch/Rast)-knapp eller Läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt)-knapp. 264 Användarhandbok

265 2.1.3 Restriktionsnivåkontroll (Överflyttning av uppringningston) Restriktionsnivåkontroll (Överflyttning av uppringningston) Administratören kan via sin anknytning ändra spärrnivå, tillåta en anknytning att ringa samtal. PT/PS Under pågående samtal till en anknytning (Samtalsspärr) B-ton Tryck på Samtalsspärr. Luren på. Personen vid anknytningen kan höra uppringningstonen och därefter ringa ett samtal. Spärrnivån ändras till förprogrammerad nivå på samtalsspärr-knapp. Det går inte att ändra spärrnivån för SIP-telefoner och S-PS-enheter. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Samtalsspärr-knapp. Användarhandbok 265

266 2.1.4 Starta extern bakgrundsmusik (BGM) Starta extern bakgrundsmusik (BGM) Administratören kan via sin anknytning välja och sända bakgrundsmusik i kontoret via de externa högtalarna. Välja och starta/stanna bakgrundsmusik PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS 3 5 högtalarnr. BGM-nr. 0 B-ton Luren av. Ange 35. Ange högtalarnummer (2 siffror: 01 96) eller för alla. Ange BGM-nummer (1 siffra) eller 0 för att stänga av. Luren på. Direktnätverk I ett Direktnätverk numreras sökare i följd utifrån platsnummer och sökarens port. *1 I följande matris visas hur sökare numreras. Numrering av personsökare Port nr. Plats-ID *1 Antalet tillgängliga portar på varje plats beror på platsens företagsväxel (t.ex. KX-NS300, KX-NS1000). Kontakta systemadministratören för mer information. 266 Användarhandbok

267 2.1.5 Spela in utgående hälsningsmeddelande (UGM) Spela in utgående hälsningsmeddelande (UGM) Från administratörens anknytning kan man spela in tre typer av meddelanden (UGM): 1. DISA-meddelande: Används för att hälsa och vägleda uppringare så att de kan nå en anknytningsgrupp eller extern person utan hjälp av telefonist. 2. Meddelande för inkommande samtalsgrupp: Används för att hälsa och vägleda de som ringer upp en inkommande samtalsgrupp. 3. Meddelande för tidsatt påminnelse: Används för väckningsmeddelande när anknytningen svarar en tidsatt påminnelse. Alla meddelanden har unika anknytningsnummer. Du kan välja önskat meddelande. Det finns två metoder som används för att spela in meddelanden. Det ena är att spela in ett meddelande via telefonluren och det andra är att spela in från en extern BGM (MOH)-port. Om din företagsväxel är ansluten till andra KX-NS1000-företagsväxlar i ett nätverk anger du plats-id för inspelning. Spela in PT Så här anger du ett plats-id (vid behov) plats-id 1 Luren av. Ange 36. Tryck 9 och platsens ID-nummer (2 siffror: 01 16). Ange 1. fiktivt anknytningsnr. för UGM Ange fiktivt anknytningsnummer för UGM. Statuston och B-ton B-ton Tala in Tryck på LAGRA. meddelande. När tidsgränsen är uppnådd stannar den automatiskt. Meddelandet spelas upp. Luren på. Spela upp PT Så här anger du ett plats-id (vid behov) plats-id 2 Luren av. Tryck 9 och platsens ID-nummer Ange 36. (2 siffror: 01 16). Ange 2. fiktivt anknytningsnr. för UGM Ange fiktivt anknytningsnummer för UGM. B-ton Meddelandet spelas upp. Luren på. Användarhandbok 267

268 2.1.5 Spela in utgående hälsningsmeddelande (UGM) Spela in från en extern BGM (MOH)-port PT Så här anger du ett plats-id (vid behov) plats-id 3 1 Luren av. Ange 36. Tryck 9 och platsens Ange 3. ID-nummer (2 siffror: 01 16). Ange 1 som BGM-portnummer. fiktivt anknytningsnr. för UGM Ange fiktivt anknytningsnummer för UGM. Statuston och B-ton Du hör meddelandet. B-ton Tryck på KONFERENS. Meddelandet spelas in. Tryck på LAGRA. B-ton Meddelandet spelas upp. När tidsgränsen är uppnådd stannar den automatiskt. Luren på. Ta bort meddelandet PT 3 6 Så här anger du ett plats-id (vid behov) 9 plats-id 0 Luren av. Tryck 9 och platsens Ange 36. ID-nummer (2 siffror: 01 16). Ange 0. fiktivt anknytningsnr. för UGM Ange fiktivt anknytningsnummer för UGM. Statuston och B-ton Luren på. UGM-gruppens fiktiva anknytningsnummer beror på systemprogrammering. Vänd dig till den systemansvarige eller systemadministratören för mer information. 268 Användarhandbok

269 2.1.6 Låta användare ta en ej tillgänglig utgående linje (Upptagen linje ut) Låta användare ta en ej tillgänglig utgående linje (Upptagen linje ut) Om det uppstår ett problem på en viss utgående linje kommer företagsväxeln att automatiskt göra den tillfälligt otillgänglig. Administratören kan manuellt aktivera den utgående linjen och göra den tillgänglig för användarna igen. Omaktivera en utgående linje PT/SLT/PS externt linjenr. B-ton Luren av. Ange 785. Ange externt linjenummer (3 siffror). Luren på. I vissa länder/regioner kanske inte företagsväxeln automatiskt kan göra en felaktig utgående linje tillgänglig för användning. Användarhandbok 269

270 2.1.7 Avsluta NDSS-övervakning (Network Direct Station Selection) Avsluta NDSS-övervakning (Network Direct Station Selection) NDSS-knappar kan anpassas för anknytningar som är anslutna till företagsväxeln. Med en NDSS-knapp kan anknytningens användare övervaka en anknytning som är ansluten till en annan företagsväxel i ett privat nätverk. NDSS-knappens lampa visar den övervakade anknytningens status på samma sätt som en DSS-knapp. När en anknytning som är ansluten till en annan företagsväxel inte behöver övervakas längre, kan administratören stoppa företagsväxeln från att övervaka den. NDSS-knappar som ställts in att övervaka anknytningen slutar också att övervaka den. PT PT/PS and SLT annat anknytningsnr. till telefonväxeln B-ton Luren av. Ange 784. (NDSS) Slå annat anknytningsnummer till telefonväxeln och tryck sedan på #, eller tryck på NDSS. Luren på. Lyft luren, tryck på motsvarande NDSS-knapp och lägg på luren när du vill börja övervaka en anknytning igen. Anpassa telefonen Anpassa knappar Programmera eller ändra en Direktval internnummer i nätverk (NDSS)-knapp. 270 Användarhandbok

271 2.2.1 Systemadministratörens funktioner 2.2 Konfigurera Unified messaging funktioner Systemadministratörens funktioner Systemadministratören kan konfigurera brevlådor, ändra serviceklassinställningar för abonnenter osv. Logga in till systemadministratörens brevlåda Ställa in brevlådor Ställa in serviceklassparametrar Inställning för fjärrlägesstyrning för tidsschema Ändra företagshälsningen och inställningen av tjänst för inkommande samtal Allanropsmeddelanden Ändra systemadministratörens lösenord Logga in till systemadministratörens brevlåda De åtgärder som beskrivs i det här avsnittet kräver att systemadministratören använder en telefon, men många av åtgärderna kan även utföras med hjälp av en dator med webbverktyget. Mer information får du av din återförsäljare. För att kunna utföra de här åtgärderna med en telefon måste systemadministratören logga in innan denne utför några administratörsuppgifter. För att logga in som systemadministratör krävs 3 uppgifter: UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer för att komma åt Unified Messaging-systemet, systemadministratörens brevlådenummer och lösenordet till systemadministratörens brevlåda. Systemadministratörens brevlådenummer är 999 (standard) beroende på den längd för brevlådenummer som angetts vid systemprogrammeringen. Systemadministratörens lösenord kan registreras av den systemansvarige via konsolen för webbunderhåll eller av systemadministratören via dennes anknytningsnummer (se avsnittet " Ändra systemadministratörens lösenord"). Innan systemadministratören kan utföra några administrativa uppgifter måste alternativet "System Manager Access from Telephone" vara aktiverat och "Password for System Manager (Up to 16 numeric digits)" måste vara inställt av den systemansvarige via konsolen för webbunderhåll. Efter inloggning meddelar systemet det totala antalet meddelanden, antalet nya meddelanden eller längden på de nya meddelandena. Vad som meddelas beror på brevlådans inställningar och systemadministratörens serviceklassinställningar. Om det finns nya meddelanden i brevlådan spelas dessa upp automatiskt. Systemadministratören kan lyssna på dem löpande utan att lyssna på systemets röstprompter. Den här funktionen är enbart tillgänglig om alternativet "Autoplay New Message" har aktiverats för systemadministratörens serviceklass. Om Unified Messaging-systemet programmeras via konsolen för webbunderhåll kan systemadministratören inte skapa eller redigera brevlådor. Systemet visar meddelandet "Den här funktionen är inte tillgänglig". Mer information om inloggning finns i avsnittet "Logga in i brevlådan för första gången". Byta administrerad tjänst Du kan enkelt byta brevlåda genom att trycka på ## i menyn för abonnenttjänster, i följande ordning: Abonnenttjänst Meddelandehanteringstjänst Systemhanteringstjänst Användarhandbok 271

272 2.2.1 Systemadministratörens funktioner För användare av SIP-telefoner i KX-UT-serien och S-PS-enheter: Om du vill använda knappen MEDDELANDE trycker du på MEDDELANDE innan du lyfter luren. Manuell inloggning PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Luren av. (Överflyttning till röstbrevlåda) UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Tryck på MEDDELANDE, Överflyttning till röstbrevlåda eller ange UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. # 6 Ange #6. Systemhanterarens brevlådenummer Tryck och numret till systemhanterarens brevlåda (standard: 999). Systemhanterarens lösenord # Gå in din brevlåda. Ange systemhanterarens lösenord och tryck #. Automatisk fjärrinloggning Från extern telefon Ring upp unified messagingsystemet från det förprogrammerade externa telefonnumret (tilldelat som uppringar-id). Systemhanterarens lösenord # Gå in din brevlåda. Ange systemhanterarens lösenord och tryck #. VAR FÖRSIKTIG Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 16 siffror för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till företagsväxeln (PBX). Om det sprids ut kan företagsväxeln (PBX) missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. Meddelande Se till att ingen obehörig utomstående part kan få åtkomst till din anknytning om du inaktiverar lösenordskravet. 272 Användarhandbok

273 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Ställa in brevlådor Systemadministratörens primära uppgift är att skapa brevlådor för nya abonnenter och att underhålla systemets organisation genom att ta bort lösenord och brevlådor som inte längre behövs. Om Unified Messaging-systemet programmeras via konsolen för webbunderhåll kan systemadministratören inte skapa eller redigera brevlådor. Systemet visar meddelandet "Den här funktionen är inte tillgänglig". Skapa och redigera en brevlåda Systemadministratören kan skapa och redigera brevlådor åt abonnenter genom att följa nedanstående anvisningar. När man skapar en ny brevlåda eller redigerar inställningarna för en brevlåda kan följande inställningar väljas: Brevlådans nummer Abonnentens namn: Systemet tillåter maximalt 10 sekunder för varje namn. Namnet ska uttalas långsamt och tydligt. (Vi rekommenderar att abonnentens efternamn används). Anknytningsnummer De första 4 bokstäverna i abonnentens efternamn: Ange enbart de första 4 bokstäverna i ägarens efternamn. De första 4 bokstäverna i abonnentens förnamn: Ange enbart de första 4 bokstäverna i abonnentens förnamn. Serviceklassens nummer: Ange eventuellt serviceklassnummer (1 62). Intervjubrevlådans nummer: Intervjubrevlådans nummer får inte vara detsamma som numret för en befintlig brevlåda. Alla samtal överflyttas till brevlåda (ändra status för logisk anknytning): Om den här inställningen är vald anses anknytningen vara en logisk anknytning och därför överflyttas samtal till anknytningen via den automatiska telefonisttjänsten till anknytningens brevlåda. Anknytningen ringer inte när ett samtal mottas. Lampa för väntande meddelande: Om den här inställningen anges tänds meddelandelampan på abonnentens telefonen när ett nytt meddelande har spelats in. Extern meddelandeleverans: Gör att en abonnent kan skicka ett meddelande till flera abonnenter och icke-abonnenter (inklusive externa parter). Om alternativet är aktiverat avgör inställningen för ledtexten vilket språk som hörs när systemet ringer upp mottagaren. Automatisk vidarebefordran: Flyttar eller kopierar meddelanden som ej spelats upp från en brevlåda till en annan efter en angiven tidsperiod. Användarhandbok 273

274 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Skapa/redigera/ta bort en brevlådeparameter Logga in i systemhanterarens brevlåda. STEG A 5 1 Ange Tryck 1 om du vill tilldela eller redigera. STEG B abonnentens brevlådenummer Ange abonnentens brevlådenummer. 2 Tryck på 2 för att bekräfta. Avsluta Ange. Följ anvisningarna från systemet och ställ in de olika parametrarna nedan. Parametrar Steg Abonnentens namn 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. 2. Spela in abonnentens namn. 3. Tryck 2 för att godkänna. Anknytningsnummer 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. 2. Ange abonnentens anknytningsnummer. 3. Tryck 2 för att godkänna. De första 4 bokstäverna i abonnentens efternamn De första 4 bokstäverna i abonnentens förnamn 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. 2. Ange de första 4 bokstäverna i abonnentens efternamn. 3. Tryck 2 för att godkänna. 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. 2. Ange de första 4 bokstäverna i abonnentens förnamn. 3. Tryck 2 för att godkänna. Serviceklassens nummer 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. 2. Ange serviceklassens nummer (1 62). 3. Tryck 2 för att godkänna. Intervjubrevlådans nummer Alla samtal överflyttas till brevlådan (ändra status för logisk anknytning) Lampa för väntande meddelande 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. 2. Ange intervjubrevlådans nummer. 3. Tryck 2 för att godkänna. 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. 274 Användarhandbok

275 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Parametrar Enhetsindikering för meddelanden som inte tagits emot Extern meddelandeleverans Steg 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). Om den är aktiverad går du till "Röstpromptläge". 2. Tryck 2 för att godkänna. Röstpromptläge 1. Tryck 1 för Primärt. Tryck 2 för System. Tryck 3 för Väljs av uppringaren. För alternativet System anger du systemets promptnummer (1 8). 2. Tryck 4 för att bekräfta den aktuella inställningen och gå sedan till "Extern meddelandeleverans". Automatisk vidarebefordran 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). Om inställningen är inaktiverad: Parametern för automatisk vidarebefordran är den sista parametern som anges. Om du vill fortsätta att registrera eller redigera andra brevlådor går du tillbaka till STEG B. Tryck på för att slutföra. 2. Tryck 2 för att godkänna. Nummer till brevlåda för vidarebefordran Fördröjningstid för vidarebefordran 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. 2. Ange numret till brevlådan för vidarebefordran. 3. Tryck 2 för att godkänna. 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. 2. Ange fördröjningstiden och tryck #. 3. Tryck 2 för att godkänna. Läge för vidarebefordran 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (kopiera eller Ta bort en brevlåda flytta). 2. Tryck 2 för att godkänna och gå sedan till "Automatisk vidarebefordran". Systemadministratören bör ta bort brevlådor som inte behövs längre. När en annan person får åtkomst till Unified Messaginsystemet avbryts åtgärden automatiskt. Användarhandbok 275

276 2.2.1 Systemadministratörens funktioner 1. Logga in till systemadministratörens brevlåda Ange numret till brevlådan. 4. Tryck 1 om du vill ta bort brevlådan. Återställa ett lösenord till en brevlåda Om någon person skulle glömma bort sitt lösenord måste systemadministratören återställa lösenordet innan abonnenten kan ställa in ett nytt. 1. Logga in till systemadministratörens brevlåda Ange numret till brevlådan. 4. Tryck 1 för att ta bort lösenordet. Systemadministratörens lösenord kan inte återställas här. Den systemansvarige kan återställa systemadministratörens lösenord via webbverktyget. När lösenordet har återställts anges standardlösenordet som lösenord om den systemansvarige har angett "Enable" för "Default Password for New Mailboxes". Om "Disable" har markerats anges inget lösenord för brevlådan. Ställa in serviceklassparametrar En serviceklass definierar den uppsättning systemtjänster som finns tillgängliga för brevlådor som är registrerade till den. Det finns 514 serviceklasser. Dessa kan registreras för brevlådor av den systemansvarige via webbverktyget eller av systemadministratören med hjälp av en telefon. Serviceklassnummer 513 och 514 är som standard registrerade till meddelandeadministratören respektive systemadministratören. Om Unified Messaging-systemet programmeras via konsolen för webbunderhåll kan systemadministratören inte ställa in serviceklassparametrarna. Systemet visar meddelandet "Den här funktionen är inte tillgänglig". Ställa in serviceklassparametrar Ställ in följande serviceklassparametrar genom att följa nedanstående anvisningar: Logga in i systemhanterarens brevlåda. 5 2 tjänstenumrets klass Följ anvisningarna från systemet och ställ in de olika parametrarna nedan. Ange 52. Ange klassen på tjänstens nummer (1 64). 276 Användarhandbok

277 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Parametrar Steg Längd på personlig hälsningsfras 1. Tryck 1 om du vill ändra längden på hälsningsfrasen. *1 Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange längden på hälsningsfrasen (1 360 sekunder). 3. Tryck 2 för att godkänna. Kvarhållningstid av nya meddelanden Kvarhållningstid för sparade meddelanden 1. Tryck 1 om du vill ändra kvarhållningstiden. Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange kvarhållningstiden (maximalt 30 dagar eller 0: Obegränsat). 3. Tryck 2 för att godkänna. 1. Tryck 1 om du vill ändra kvarhållningstiden. Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange kvarhållningstiden (maximalt 30 dagar eller 0: Obegränsat). 3. Tryck 2 för att godkänna. Meddelandelängd 1. Tryck 1 om du vill ändra meddelandelängden. Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange längden på meddelandet (1 60 minuter eller 0: Obegränsad). 3. Tryck 2 för att godkänna. Total tillgänglig meddelandetid per brevlåda Ordning för meddelandehämtning 1. Tryck 1 om du vill ändra den totala meddelandetiden. Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange den totala meddelandetiden (1 600 minuter eller 0: Obegränsad). 3. Tryck 2 för att godkänna. 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (sist in, först ut eller först in, först ut). Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Tryck 2 för att godkänna. Röstpromptläge 1. Tryck 1 för Primärt. Tryck 2 för System. För alternativet System anger du systemets promptnummer (1 8). 2. Tryck 3 för att godkänna. Ta bort meddelandebekräftelse 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Användarhandbok 277

278 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Parametrar Uppspelningsläge för meddelandeinfo Tillbakaringning vid uppringar-id 1. Tryck 1 för Före. Tryck 2 för Efter. Tryck 3 för vid behov. Steg Tryck 4 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Tryck 4 för att godkänna. 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Spela upp systemledtext efter personlig hälsnings- 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). fras *1 2. Tryck 2 för att godkänna. Använd samtal väntar vid 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller upptaget *1 inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Avbryt meddelande för 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller medlyssning *1 inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Internsökningsgrupp *1 1. Tryck 1 om du vill ändra sökningsgruppen. Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange gruppnumret (1 33). 3. Tryck 2 för att godkänna. Maximalt antal uppringar-id:n för meddelande om uppringarnamn *1 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange det antal meddelanden som kan programmeras av abonnenterna (1 30/0: Inget). 3. Tryck 2 för att godkänna. Brevlådekapacitetsvarning 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen. Tryck 2 om du vill godkänna den aktuella inställningen och gå till nästa parameter. 2. Ange varningsgränsen (1 60 minuter eller 0: Ingen). 3. Tryck 2 för att godkänna. Personlig hälsningsfras för 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller uppringar-id *1 inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. 278 Användarhandbok

279 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Parametrar Steg Skärm för uppringar-id *1 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Överflytta samtal till extern 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller *1 inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Abonnentvägledning * för normalläge. 2 för förenklat läge. 3 för att inaktivera. Meddelande om överflyttning 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Lista namn *1 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Automatiskt kvitto 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Spela upp nytt meddelande automatiskt Spela upp brådskande meddelande först Meddela information om vidarebefordrat meddelande 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Meddela uppringarens ID 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Meddela alternativmeny när meddelanden tagits bort 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. Användarhandbok 279

280 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Parametrar Meddela längd på nytt meddelande Steg 1. Tryck 1 om du vill ändra den aktuella inställningen (aktivera eller inaktivera). 2. Tryck 2 för att godkänna. *1 Ej tillgängligt för serviceklassnummer 513 (meddelandeadministratör) samt serviceklassnummer 514 (systemadministratör) Inställning för fjärrlägesstyrning för tidsschema Du kan ställa in tidsschemat från en extern telefon även när du inte befinner dig på kontoret. Ställa in läget för tidsschema 1. Logga in till systemadministratörens brevlåda Ange företagsnummer och tryck #. 4. Tryck 1 för att ändra. 5. Välj önskat alternativ för tidsschemaläget. Tryck 1 för att ställa in dagläge. Tryck 2 för att ställa in nattläge. Tryck 3 för att ställa in lunchläge. Tryck 4 för att ställa in rastläge. Ändra företagshälsningen och inställningen av tjänst för inkommande samtal När systemet för Unified Messaging besvarar samtal hälsas uppringaren med en företagshälsning och sedan aktiveras tjänsten för inkommande samtal. Systemadministratören eller den systemansvarige kan välja mellan följande: Lämplig företagshälsning för varje tidsinställning (dag, natt, lunch och rast) för varje samtalstjänst. Standardföretagshälsningen är företagshälsning 1. Om företagshälsning 1 inte har spelats in kommer ingenting att spelas upp. Önskad inkommande samtalstjänst för varje tidsläge för varje samtalstjänst. Standardtjänsten är kundservicemeny 1 för läget dag/lunch/rast respektive kundservicemeny 2 för nattläget. Om kundservicemenyn inte har spelats in spelas den automatiska telefonisten upp. Servicegruppens registrering för varje anknytningsnummer/externt nummer i Unified Messagingsystemet. Om Unified Messaging-systemet programmeras via konsolen för webbunderhåll kan systemadministratören inte ändra företagshälsningen eller tjänsteinställningen för inkommande samtal. Systemet visar meddelandet "Den här funktionen är inte tillgänglig". 280 Användarhandbok

281 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Ändra servicegruppsinställningen 1. Logga in till systemadministratörens brevlåda Tryck 2 om du vill ändra servicegruppsinställningen. 4. Ange servicegruppnumret (1 64). 5. Välj önskat alternativ för tidsschemaperioden. Tryck 1 för dagschemat. Tryck 2 för nattschemat. Tryck 3 för lunchschemat. Tryck 4 för rastschemat. 6. Tryck 1 för att ändra företagshälsningen. Tryck 2 om du vill ändra tjänsten för inkommande samtal och gå sedan till steg Tryck 1 för att ändra inställningen. Tryck 2 för att godkänna. 8. Välj det önskade inställningsalternativet. Tryck 1 för att ändra ett företagshälsningsnummer. Tryck 2 för att ställa in systemhälsningen och gå sedan till steg 13. Tryck 3 för att inaktivera och gå sedan till steg Ange ett företagshälsningsnummer (1 32) och gå sedan till steg Tryck 1 för att ändra inställningen. Tryck 2 för att godkänna. 11. Välj det önskade inställningsalternativet. Tryck 1 för att ställa in röstbrevlådetjänsten och gå sedan till steg 13. Tryck 2 för att ställa in den automatiska telefonisten och gå sedan till steg 13. Tryck 3 för att ställa in kundservicemeny. Tryck 4 för att ställa in intervjutjänsten. Tryck 5 för att ställa in faxtjänsten. Tryck 6 för att ställa in överföring till brevlåda. 12. Ange numret för kundservicemeny (1 200) eller numret till brevlådan. 13. Tryck 2 för att godkänna. Ändra registreringen av servicegrupp 1. Logga in till systemadministratörens brevlåda Tryck 1 för att ändra servicegruppsinställningen. 4. Ange anknytningsnumret till Unified Messaging. 5. Tryck 1 för att ändra servicegruppen och gå sedan till steg 6. Tryck 2 för att godkänna. 6. Ange servicegruppnumret (1 64). 7. Tryck 2 för att godkänna. Användarhandbok 281

282 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Allanropsmeddelanden Systemadministratören kan leverera ett meddelande till flera olika abonnenter i ett steg. Meddelanden kan skickas till alla abonnenter (funktionen Allanropsmeddelanden) eller enbart till vissa abonnenter. När ett meddelande levereras till angivna abonnenter kan systemadministratören få en bekräftelse när mottagarna har lyssnat på meddelandet. Systemadministratören kan ställa in datum och tid för när ett meddelande ska levereras. Datumet kan ställas in upp till en månad i förväg. Leverera meddelanden till samtliga brevlådor (Allanropsmeddelanden) Funktionen för allanropsmeddelanden gör att systemadministratören kan leverera ett meddelande till flera olika abonnenter samtidigt. Allanropsmeddelanden har prioritet över andra regelmässiga eller brådskande meddelanden. Den här funktionen är användbar när abonnenterna ska informeras om systemets aktuella status, exempelvis återstående kapacitet, vid begäran om att meddelanden som inte behövs ska tas bort osv. 1. Logga in till systemadministratörens brevlåda Tryck 1 för att spela in ett allanropsmeddelande. 4. Tryck 1 för att avsluta inspelningen. 5. Tryck 2 för att godkänna. Leverera meddelanden till angivna brevlådor Använd den här funktionen om du vill leverera samma meddelande till en eller flera abonnenter genom att ange deras brevlådenummer. 282 Användarhandbok

283 2.2.1 Systemadministratörens funktioner 1. Logga in till systemadministratörens brevlåda Ange brevlådenumret till den önskade mottagaren. Ange efter namn genom att först trycka # 1. Använd en brevlådegrupp genom att ange dess nummer. 4. Tryck 2 för att godkänna. 5. Tryck 1 för att spela in ett meddelande. Tryck 2 för att lägga till brevlådenummer. Tryck 3 för att visa adresslistan. Tryck för att avbryta meddelandeöverföringen. 6. Tryck 1 för att avsluta inspelningen. 7. Tryck 2 för att godkänna. 8. Tryck 1 1 för att ange leveranstiden. Tryck 1 2 för att skicka meddelandet omedelbart och gå sedan till steg Ange den önskade leveranstiden och tryck sedan #. 10. Tryck 1 för förmiddag. Tryck 2 för eftermiddag. Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om systemet är programmerat att använda 24-timmarsformatet. 11. Ange dag i månaden för leverans och tryck sedan #. Exempel: Om det är den 16 februari i dag och du anger 1 7 # levereras meddelandet nästa dag. Om det är den 16 februari i dag och du anger 5 # levereras meddelandet den 5 mars. 12. Tryck 2 för att godkänna. 13. Tryck 1 för att ge meddelandet statusen brådskande. Tryck 2 för att fortsätta. 14. Tryck 1 för att ge meddelandet statusen privat. Tryck 2 för att fortsätta. Ändra systemadministratörens lösenord Systemadministratören måste ange administratörslösenordet för att kunna logga in innan någon av systemadministratörens uppgifter kan utföras. För att garantera systemets säkerhet rekommenderar vi att du väljer ett långt (max. 16 siffror) lösenord som är svårt att gissa sig till. Om Unified Messaging-systemet programmeras via konsolen för webbunderhåll kan systemadministratören inte ändra administratörslösenordet. Systemet visar meddelandet "Den här funktionen är inte tillgänglig". Användarhandbok 283

284 2.2.1 Systemadministratörens funktioner Ändra systemadministratörens lösenord 1. Logga in till systemadministratörens brevlåda Tryck 1 för att ändra lösenordet till brevlådan. Tryck 2 för att godkänna den aktuella inställningen. 4. Ange önskat lösenord och tryck sedan #. 5. Tryck 2 för att godkänna. 284 Användarhandbok

285 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Meddelandeadministratörens funktioner Meddelandeadministratören underhåller den allmänna leveransbrevlådan, ändrar indikeringsinställningar, spelar in/tar bort frågor osv. Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda Hantera gemensamma brevlådan Konfigurera indikering om väntande meddelande Anpassa meddelandeadministratörens brevlåda Spela in meddelanden Ställa in vidarekoppling utifrån Ställa in den tidssatta påminnelsen Dag/natt-inspelningsmeny Spela in ett nödmeddelande Lista över prompter för röstbrevlådan och den automatiska telefonisten Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda De åtgärder som beskrivs i det här avsnittet kräver att meddelandeadministratören använder en telefon, men många av åtgärderna kan även utföras med hjälp av en dator via konsolen för webbunderhåll. Mer information får du av din återförsäljare. För att kunna utföra de här åtgärderna med en telefon måste meddelandeadministratören logga in innan denne kan utföra några administrativa uppgifter för meddelandehantering. För att logga in som meddelandeadministratör krävs 3 uppgifter: UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer för att komma åt Unified Messaging-systemet, meddelandeadministratörens brevlådenummer och lösenordet till meddelandeadministratörens brevlåda. Meddelandeadministratörens brevlådenummer är 998 (standard) beroende på den längd för brevlådenummer som angetts vid systemprogrammeringen. Meddelandeadministratörens lösenord kan registreras av den systemansvarige via konsolen för webbunderhåll eller av meddelandeadministratören via hans eller hennes anknytningsnummer (se avsnittet " Anpassa meddelandeadministratörens brevlåda"). Innan meddelandeadministratören kan utföra några meddelandeadministrativa uppgifter (spela in egna tjänstmenyer, meddelanden osv.) måste alternativet "Message Manager Access from Telephone" vara aktiverat och "Password for Message Manager (Up to 16 numeric digits)" måste vara inställt av den systemansvarige via konsolen för webbunderhåll. Efter inloggning meddelar systemet det totala antalet meddelanden, antalet nya meddelanden eller längden på de nya meddelandena. Vad som visas beror på brevlådans inställningar och serviceklassinställningarna för meddelandeadministratören. Om det finns nya meddelanden i brevlådan spelas dessa upp automatiskt. Meddelandeadministratören kan lyssna på dem löpande utan att lyssna på systemets prompter. Den här funktionen är enbart tillgänglig om alternativet "Autoplay New Message" har aktiverats för meddelandeadministratörens serviceklass. Mer information om inloggning finns i avsnittet " Logga in i brevlådan". Byta administrerad tjänst Du kan enkelt byta brevlåda genom att trycka ## i menyn för abonnenttjänster, i följande ordning: Abonnenttjänst Meddelandehanteringstjänst Systemhanteringstjänst Användarhandbok 285

286 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner För användare av SIP-telefoner i KX-UT-serien och S-PS-enheter: Om du vill använda knappen MEDDELANDE trycker du på MEDDELANDE innan du lyfter luren. Manuell inloggning PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Luren av. (Överflyttning till röstbrevlåda) UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. # 6 Ange #6. Meddelandehanterarens brevlådenummer Tryck och numret till meddelandehanterarens brevlåda (standard: 998). Tryck på MEDDELANDE, Överflyttning till röstbrevlåda eller ange UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Meddelandehanterarens lösenord # Gå in din brevlåda. Ange meddelandehanterarens lösenord och tryck #. Automatisk inloggning PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS Meddelandehanterarens lösenord # Gå in din brevlåda. Luren av. (Överflyttning till röstbrevlåda) UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Ange meddelandehanterarens lösenord och tryck #. Tryck på MEDDELANDE, Överflyttning till röstbrevlåda eller ange UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer. Den här funktionen kan ha inaktiverats för din brevlåda av den systemansvarige. 286 Användarhandbok

287 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Automatisk fjärrinloggning Från extern telefon Ring upp det Unified Messagingsystemet från det förprogrammerade externa telefonnumret (tilldelat som uppringar-id). Meddelandehanterarens lösenord # Gå in din brevlåda. Ange meddelandehanterarens lösenord och tryck #. VAR FÖRSIKTIG Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 16 siffror för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till företagsväxeln (PBX). Om det sprids ut kan företagsväxeln (PBX) missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. Meddelande Se till att ingen obehörig utomstående part kan få åtkomst till din anknytning om du inaktiverar lösenordskravet. Hantera gemensamma brevlådan En av meddelandeadministratörens uppgifter är att kontrollera den gemensamma brevlådan beträffande meddelanden och vidarebefordra dessa till en eller flera lämpliga brevlådor (eventuellt kan brevlådegrupper användas). Detta kan göras när som helst via telefonen. Lyssna av meddelanden Meddelandeadministratören kan övervaka statusen på den gemensamma brevlådan via sin brevlåda. Han eller hon kan lyssna av de meddelanden som finns lagrade i brevlådan för allmän leverans och vid behov överföra dem till de avsedda mottagarna. Användarhandbok 287

288 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner 1. Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda. 2. Tryck 1 för att ta emot meddelandet. 3. Ange det önskade numret. Tryck 1 för att lyssna på nya meddelanden. Tryck 2 för att lyssna på gamla meddelanden. Tryck 3 för att lyssna på borttagna meddelanden. 4. Ange det önskade numret. 1 för att lyssna av röstmeddelanden. 2 för att lyssna av faxmeddelaneinfo. # för att lyssna på alla meddelanden. 5. Systemet spelar upp varje meddelande, identifierar avsändaren och uppger när meddelandet spelades in. Tryck 1 för att upprepa det här meddelandet. Tryck 1 1 för att spela upp föregående meddelande igen. Tryck 2 för att spela upp nästa meddelande. 3 för att radera ett nytt/gammalt meddelande eller återställa ett raderat meddelande. 4 för att svara på det nya/gamla meddelandet. 5 för att överflytta det nya/gamla meddelandet. Tryck 6 för att lyssna på meddelandeinfon. Systemets programmering avgör om meddelandeinfon spelas upp före varje meddelande, efter varje meddelande eller enbart när du trycker på 6. 7 för att spola tillbaka ett röstmeddelande under uppspelning, eller skriva ut ett nytt gammalt faxmeddelande efter att ha lyssnat på infon. 8 för att pausa eller starta meddelandet från början under uppspelning. 8 4 för att höja volymen under uppspelning. 8 5 för att ställa in bokmärke för röstmeddelande under uppspelning. 8 6 för att starta uppspelningen vid bokmärket för röstmeddelandet. 9 för att snabbspola framåt under uppspelning. Tryck # för att spara som nytt (när det nya meddelandet har lyssnats av). Tryck 0 för att lyssna på hela menyn. Överföra meddelanden Meddelanden som lämnas i den gemensamma brevlådan ska överföras till de avsedda mottagarna med jämna mellanrum. Meddelandeadministratören kan lägga till en egen röstkommentar vid behov. När ett meddelande skickas tas det ursprungliga meddelandet inte bort från den gemensamma brevlådan, utan det måste tas bort manuellt. 288 Användarhandbok

289 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner 1. Börja med steg 1 5 i avsnittet "Lyssna av meddelanden" ovan. Tryck 5 medan du lyssnar på det meddelande som ska överföras. 2. Ange numret till destinationsbrevlådan. 3. Tryck 2 för att godkänna. 4. Tryck 2 för att spela in en kommentar. Tryck 1 för att överföra meddelanden utan kommentar. Tryck 3 för att lägga till ett brevlådenummer. Tryck 4 för att visa adresslistan. 5. Tryck 1 för att avsluta inspelningen. 6. Tryck 2 för att godkänna. Konfigurera indikering om väntande meddelande Unified Messagingsystemet kan meddela meddelandeadministratören när ouppspelade meddelanden väntar i personens brevlåda genom att tända meddelandelampan och/eller ringa upp en extern enhet (t.ex. en telefon). Unified Messagingsystemet kan även skicka en avisering via e-post om den person som ansvarar för systemet har aktiverat den här funktionen. Ställa in indikering för meddelandelampan Systemet tänder meddelandelampan på meddelandeadministratörens anknytning när ett nytt meddelande lagrats i meddelandeadministratörens brevlåda. Telefonistanknytningar går att ringa upp genom att slå 9 (standard), men när den här funktionen ställs in måste anknytningsnumret (inte 9 [standard]) anges. Mer information får du av din systemansvarige. När en systemtelefon med 6-radigt teckenfönster används visas antalet nya (ej uppspelade) meddelanden medan meddelandelampan är tänd. Om telefonen har en meddelandeknapp tänds även meddelandelampan när ett nytt meddelande tas emot. 1. Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda Tryck 1 för att ändra indikeringsstatus för meddelandelampan. 4. Tryck 1 för att ändra. Tryck 2 för att godkänna. Ställa in avisering via en extern enhet Systemet ringer upp det förprogrammerade telefonnumret när ett nytt meddelande spelas in i meddelandeadministratörens brevlåda. Ställ in nedanstående parametrar vid behov. Registrera aviseringsnummer Maximalt 3 telefonnummer kan anges för meddelandeavisering. Det går även att låta uppringaren välja om han eller hon vill ange ett tillbakaringningsnummer eller inte. Användarhandbok 289

290 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner 1. Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda Tryck 3 för att registrera ett telefonnummer. 4. Ange det önskade numret. Tryck 1 för att ändra det första telefonnumret. Tryck 2 för att ändra det andra telefonnumret. Tryck 3 för att ändra det tredje telefonnumret. 5. Tryck 1 för att ändra. 6. Slå telefonnumret. 7. Tryck 2 för att godkänna. 8. Tryck 1 för att ändra telefonnumret. Tryck 2 för att godkänna. Tryck 3 för att ganska. Tryck 4 för att lägga till fler siffror. Tryck 5 för att infoga en paus. Tryck 6 för att infoga en paus för kopplingston. Ställa in enhetsstatus För varje enhet är aviseringen aktiverad eller inaktiverad enligt ett förinställt schema. Meddelandeadministratören kan aktivera en enhet enligt ett schema. Den systemansvarige måste dock först registrera ett destinationsnummer för den önskade enheten. 1. Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda Ange enhetens nummer (1 6). Enhetsnummer 4, 5, eller 6 används för att välja ett enhetsnummer som är "Device No. 1, 2, eller 3" för " /Text Message Device" i konsol för webbunderhåll. Om inget telefonnummer har registrerats för det valda enhetsnumret 1, 2 eller 3kan du inte ställa in enhetens status. Se avsnittet "Registrera aviseringsnummer" för information om hur man registrerar ett telefonnummer. 4. Välj den önskade meddelandetypen. Tryck 1 för att avisera samtliga meddelanden. Tryck 2 för att avisera brådskande meddelanden. 5. Välj när enheten ska användas för meddelandeavisering. Tryck 1 för schema (en avisering skickas varje gång ett meddelande tas emot, men enbart under de tider som har programmerats av den systemansvarige). Tryck 2 för kontinuerlig. Tryck 3 för inaktivera (aviseringar skickas inte). Anpassa meddelandeadministratörens brevlåda Meddelandeadministratören kan anpassa meddelandeadministratörens brevlåda genom att ändra följande parametrar. Lösenordet till meddelandeadministratörens brevlåda 290 Användarhandbok

291 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Anknytningsnummer för telefonist 1, 2 och 3 Telefonnumren 1 och 2 används för destinationer för vidarekoppling av samtal när vidarekoppling av fjärrsamtal är inställt på en extern linje Automatisk leveransstatus och standardfaxnumret används för att omgående skriva ut fax på en angiven faxmaskin när fax tas emot i din brevlåda. Om Unified Messaging-systemet programmeras via konsolen för webbunderhåll kan meddelandeadministratören inte anpassa sin brevlåda. Systemet visar meddelandet "Den här funktionen är inte tillgänglig". Meddelandeadministratörens lösenord: Meddelandeadministratören måste ange meddelandeadministratörens lösenord för att kunna logga in innan denne utför någon av meddelandeadministratörens uppgifter. För att garantera systemets säkerhet rekommenderar vi att du väljer ett långt (max. 16 siffror) lösenord som är svårt att gissa sig till. Telefonistanknytningar: När uppringare behöver hjälp kan de slå numret till växeln för att för att kopplas till en växeltelefonist. Maximalt 3 växeltelefonister kan programmeras för varje tidsläge. De här telefonisterna är inte nödvändigtvis desamma som de växelanknytningar som har programmerats för företagsväxeln (PBX). Den anknytning som har registrerats som växel 1 för dagläget fungerar även som meddelandeadministratör. Telefonnumren 1 och 2 för vidarekoppling utifrån till extern: Efter programmering/ändring av de telefonnummer som används för vidarekoppling utifrån till extern linje måste meddelandeadministratören återställa inställningen för vidarekoppling utifrån (se avsnittet " Ställa in vidarekoppling utifrån"), även om denna redan var aktiverad. De telefonnummer som ställs in här kommer inte att fungera förrän vidarekoppling utifrån har återställts. Om du inte återställer vidarekoppling utifrån vidarekopplas samtalen till de gamla telefonnumren. Standardfaxnummer: Om du vill ta bort standardfaxnumret måste du be att systemadministratören gör det via webbverktyget. Användarhandbok 291

292 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Anpassa meddelandeadministratörens brevlåda 1. Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda Tryck 1 för att ändra lösenordet. Tryck 2 för att godkänna. 4. Ange lösenordet och tryck sedan #. 5. Tryck 2 för att godkänna. 6. Ange det önskade numret. Tryck 1 för att ändra eller registrera växelns anknytning. Tryck 2 för att godkänna. Tryck 3 för att ta bort och gå sedan till steg 9. Anknytningsnumret till växel 1 kan inte tas bort. 7. Slå anknytningsnumret. 8. Tryck 2 för att godkänna. 9. Upprepa steg 6 8 för att registrera eller ta bort anknytningsnumret för dag-, natt-, lunch- respektive rastläget för varje växel. 10. Ange det önskade numret. Tryck 1 för att ändra eller registrera inställningen för telefonnummer 1. Tryck 2 för att bekräfta den aktuella inställningen och gå sedan till steg Slå telefonnumret ( 0 9, [max. 32 siffror]). Var noga med att inleda telefonnumret med ett nummer för åtkomst till en extern linje (för att komma åt en extern linje). 12. Tryck 2 för att godkänna. 13. Ange det önskade numret. Tryck 1 för att ändra eller registrera inställningen för telefonnummer 2. Tryck 2 för att godkänna den aktuella inställningen. 14. Slå telefonnumret ( 0 9, [max. 32 siffror]). 15. Tryck 2 för att godkänna. 16. Ange det önskade numret. Tryck 1 för att ändra automatisk leveransstatus. Tryck 2 för att godkänna den aktuella inställningen. 17. Ange det önskade numret. Tryck 1 för att ändra standardfaxnumret. Tryck 2 för att godkänna den aktuella inställningen. 18. Slå faxnumret ( 0 9,, # [max. 32 siffror]). 19. Tryck 2 för att godkänna. Spela in meddelanden Meddelandeadministratören ansvarar för att spela in olika systemmeddelanden (menyer, röstetiketter, röstprompter och systemuppringarnamn) och ansvarar även för att underhålla följande: Företagshälsningar: 292 Användarhandbok

293 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Maximalt 32 företagshälsningar för kontorstid/icke kontorstid samt lunch/raster och helgdagar kan väljas, spelas in och tas bort efter behov. Företagsnamn Kundservicemenyer: Maximalt 200 kundservicemenyer kan spelas in. De här menyerna vägleder uppringaren till önskad tjänst så att ingen växeltelefonist behövs. Röstetiketter: Maximalt 20 brevlådegrupper kan skapas av den systemansvarige. Varje lista förses med en röstetikett. Röstprompter: Meddelandeadministratören kan ändra röstprompter genom att spela in nya prompter och återställa dem. Meny för språkval: Via den här menyn kan uppringaren välja det språk han föredrar för röstvägledning. Meddelandeadministratören kan exempelvis spela in en meny som meddelar följande: "För engelska, tryck 7." "För franska, tryck 8." Systemuppringarnamn: Maximalt 200 uppringar-id:n kan registreras av den systemansvarige. Meddelandeadministratören ansvarar för att spela in ett namn för varje uppringar-id. Meddelandemeny för väntkoppling: Via den här menyn kan uppringare i en kö lyssna på meddelanden eller musik medan de väntar. Om Unified Messaging-systemet programmeras via konsolen för webbunderhåll kan meddelandeadministratören inte spela in några meddelanden. Systemet visar meddelandet "Den här funktionen är inte tillgänglig". Användarhandbok 293

294 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Spela in menyer och röstetiketter 1. Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda. 2. Tryck 4 för att spela in meddelanden. 3. Ange det önskade nummer som ska spelas in. Tryck 1 för företagshälsningar. Tryck 2 för företagsnamn. Tryck 3 för menyer för anpassade tjänster. Tryck 4 för röstetiketter för brevlådegrupper. Tryck 5 för röstprompter. Tryck 6 för språkvalsmenyn. Tryck 7 för systemuppringarnamn. Tryck 8 för meddelandemeny för väntkoppling. 4. Följ nedanstående steg för det alternativ som valdes i steg 3: a. För företagshälsningar: Ange företagshälsningens nummer (1 32). b. För företagsnamnet: Gå till steg 5. c. För kundservicemenyer: Ange ett nummer för en kundservicemeny (1 200). Tryck 0 för att spela in en avslutande röstprompt för kundservicemenyn. d. För röstetiketter: Ange numret till brevlådegruppen som ska förses med etikett. (Systemansvarig registrerar listnummer.) e. För språkvalsmenyn: Gå till steg 5. f. För meddelandemenyn för väntkoppling: Gå till steg Tryck 1 för att ändra meddelandet. Om ett meddelande inte har spelats in än går du till steg Tryck 1 för att spela in ett meddelande. Tryck 2 för att ta bort det befintliga meddelandet och gå sedan till steg 3 eller Tryck 1 för att avsluta inspelningen. 8. Tryck 2 för att godkänna. 9. Upprepa steg 4 8 för att spela in andra företagshälsningar, kundservicemeny och/eller röstetiketter. 294 Användarhandbok

295 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Spela in röstprompter 1. Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda. 2. Tryck 4 5 för att spela in meddelanden. 3. Ange numret på den röstprompt som du vill ändra. 4. Gå till steg 5 om du vill ändra specifika prompt. Om du vill ändra alla prompter en efter en utan att lyssna på den aktuella inspelningen går du till steg Ändra specifika prompter: a. 1 b. Ange numret på den prompt som du vill ändra (se avsnittet " Lista över prompter för röstbrevlådan och den automatiska telefonisten"). c. Systemet spelar upp promptens nummer och själva prompten. Om en prompt inte har spelats in än spelar systemet upp systemprompten. Om en prompt inaktiveras spelas "Prompt avstängd" upp före prompten. d. Tryck 1 för att spela in. e. Tryck 1 för att avsluta inspelningen. f. Tryck 2 för att godkänna. g. Upprepa steg 5b till 5f för att spela in andra prompter. 6. Ändra alla prompter en efter en. a. 2 b. Ange numret på den prompt som du vill ändra. c. Tryck 1 för att ändra. d. Tryck 1 för att avsluta inspelningen. e. Tryck 2 för att godkänna. f. Systemet spelar upp nästa promptnummer. g. Upprepa steg 6c till 6f för att spela in andra prompter. Det går att återställa de ursprungliga systemröstprompter. Vänd dig till den systemansvarige för mer information om den här funktionen. Spela in systemuppringarnamn Innan systemuppringarnamn spelas in måste de tillhörande telefonnumren först programmeras med hjälp av webbverktyget. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Användarhandbok 295

296 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner 1. Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda Tryck 7 för att ändra systemuppringarnamnen. 4. Ange uppringar-id:ts listnummer (1 200). Vägledning är "Uppringarnamnets nummer". Tryck för att gå till steg Tryck 1 för att ändra namnet. Om inget namn har spelats in för detta uppringar-id ännu går du till steg 6. Tryck 2 för att godkänna eller 3 för att radera det befintliga namnet och gå sedan till steg Tryck 1 för att avsluta inspelningen. 7. Tryck 2 för att godkänna. 8. Upprepa steg 4 7 för att spela in namnen för andra uppringar-id-listnummer. Ställa in vidarekoppling utifrån Meddelandeadministratören kan programmera sin anknytning från en annan plats för att vidarekoppla olika typer av samtal till den önskade anknytningen eller till en extern telefon. Det finns 6 inställningar för vidarekoppling tillgängliga: Vidk alla: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer. Vidk upptaget: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer när linjen är upptagen. Vidk inget svar: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer när ingen svarar. Vidk upptaget eller inget svar: Vidarekopplar alla inkommande samtal till ett angivet anknytningsnummer när linjen är upptagen eller när ingen svarar. Vidk till extern: Vidarekopplar alla inkommande samtal till telefonnummer 1 eller 2 (förprogrammerat i brevlådeinställningen), eller till något annat telefonnummer. Avbryt Vidk: Inaktiverar inställningen för vidarekoppling. Den här funktionen är inte tillgänglig när meddelandeadministratörens anknytning (registrerad för telefonist 1 i dagläget) är "default" (standard). I det här fallet ska det ändras till telefonistens anknytningsnummer. Kontakta systemansvarig för mer information. För att använda alternativet Vidk till extern måste möjligheten att vidarekoppla samtal till externa linjer aktiveras genom systemprogrammering. Innan du ställer in vidarekoppling utifrån till extern linje bör du först lagra upp till 2 destinationstelefonnummer (se avsnittet " Anpassa meddelandeadministratörens brevlåda"). 296 Användarhandbok

297 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Registrera inställning för vidarekoppling utifrån 1. Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda Välj den önskade vidarekopplingsinställningen. Tryck 1 för Vidk alla. Tryck 2 för Vidk upptaget. Tryck 3 för Vidk inget svar. Tryck 4 för Vidk upptaget eller inget svar. Tryck 5 för Vidk till extern och gå sedan till steg 6. Tryck 6 för Avbryt Vidk och gå sedan till steg Ange anknytningsnumret. 5. Tryck 2 för att godkänna anknytningsnumret och gå sedan till steg 10. Tryck 1 för att ändra anknytningsnumret och gå sedan till steg Ange det önskade numret. Tryck 1 för telefonnummer 1 och gå sedan till steg 8. Tryck 2 för telefonnummer 2 och gå sedan till steg 8. Tryck 3 för ytterligare telefonnummer. Innan du kan vidarekoppla dina samtal till telefonnummer 1 eller 2 bör du först spara de telefonnummer som du planerar att använda med den här funktionen. 7. Ange telefonnumret ( 0 9, ). (max. 32 siffror) Var noga med att inleda telefonnumret med ett nummer för åtkomst till en extern linje (för att komma åt en extern linje). 8. Tryck 2 för att godkänna och gå sedan till steg 10. Tryck 1 för att byta telefonnummer och gå sedan till steg Tryck 2 för att godkänna. 10. De nya inställningarna överförs till systemet. Om inställningen har slutförts korrekt får du höra följande: "Vidarekoppling godkänd" eller "Vidarekoppling borttagen" enligt vad som är aktuellt. Om systemet meddelar "Vidarekoppling inte godkänd. Kontrollera numret." innebär det att inställningen för vidarekoppling inte har slutförts korrekt. Detta kan bero på ett ett icke-existerande anknytningsnummer har angetts som destination. Kontakta den systemansvarige för mer information. Ställa in den tidssatta påminnelsen Meddelandeadministratören kan ställa in respektive avbryta den tidssatta påminnelsen. Telefonen ringer vid den inställda tidpunkten enligt det inställda läget (en gång/dagligen). Funktionen är inte tillgänglig för PS-telefoner och S-PS-enheter. Den här funktionen är inte tillgänglig när meddelandeadministratörens anknytning (registrerad för telefonist 1 i dagläget) är "default" (standard). I det här fallet ska det ändras till telefonistens anknytningsnummer. Kontakta systemansvarig för mer information. Användarhandbok 297

298 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Aktivera/avbryta 1. Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda Ange det önskade numret. Tryck 1 för att ändra inställningen. Tryck 2 för att godkänna och avsluta sedan genom att lägga på luren. Tryck 3 för att avbryta (inaktivera) och avsluta sedan genom att lägga på luren. 4. Ange den önskade tidpunkten och tryck sedan #. 5. Ange det önskade numret.* Tryck 1 för förmiddag. Tryck 2 för eftermiddag. 6. Ange det önskade numret. Tryck 1 för att ställa in en gång. Tryck 2 för att ställa in dagligen. 7. Tryck 2 för att godkänna. * Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om systemet har programmerats att använda 24-timmarsformatet. Tidsformatet (12 eller 24 timmar) avgörs av inställningen "Läge för f.m./e.m. i tidsstämpeln". Kontakta systemansvarig för mer information. Dag/natt-inspelningsmeny En dag- och nattmeny kan spelas in som "Kundservicemeny 1 2" direkt från den översta menyn. Spela in 1. Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda. 2. Tryck 7 för kundservicemeny 1 (dag). Tryck 8 för kundservicemeny 2 (natt). 3. Tryck 1 för att ändra meddelandet. 4. Tryck 1 för att spela in ett meddelande. 5. Spela in meddelandet. 6. Tryck 1 för att avsluta inspelningen. 7. Tryck 2 för att godkänna. Den här funktionen är inte tillgänglig när inställningen "Quick Menu and Greeting Recording" har inaktiverats för meddelandeadministratörens brevlåda. Kontakta den systemansvarige för mer information. 298 Användarhandbok

299 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Direktaccess Om direktaccess har aktiverats bland brevlådeinställningarna kan du komma åt den här funktionen direkt genom att slå ett specifikt anknytningsnummer för Unified Messaging-systemet från din anknytning. Automatisk inloggning måste aktiveras för att du ska kunna använda direkt tjänsteåtkomst (se avsnittet "Automatisk inloggning"). Information om dessa anknytningsnummer till Unified Messaging-systemet får du av den systemansvarige. Spela in ett nödmeddelande Ett nödmeddelande kan spelas in som "Företagshälsning 1" direkt från den översta menyn. Nödhälsningen kan användas vid tillfällen då företaget måste hålla stängt, exempelvis på grund av dåligt väder. Spela in 1. Logga in till meddelandeadministratörens brevlåda Tryck 1 för att ändra meddelandet. 4. Tryck 1 för att spela in ett meddelande. 5. Spela in hälsningen. 6. Tryck 1 för att avsluta inspelningen. 7. Tryck 2 för att godkänna. Den här funktionen är inte tillgänglig när inställningen "Quick Menu and Greeting Recording" har inaktiverats för meddelandeadministratörens brevlåda. Kontakta den systemansvarige för mer information. Direktaccess Om direktaccess har aktiverats bland brevlådeinställningarna kan du komma åt den här funktionen direkt genom att slå ett specifikt anknytningsnummer för Unified Messaging-systemet från din anknytning. Automatisk inloggning måste aktiveras för att du ska kunna använda direkt tjänsteåtkomst (se avsnittet "Automatisk inloggning"). Information om dessa anknytningsnummer till Unified Messaging-systemet får du av den systemansvarige. Lista över prompter för röstbrevlådan och den automatiska telefonisten Det finns över 1000 röstprompter i Unified Messagingsystemet. Dessa röstprompter kan anpassas genom nyinspelning för att ändra innehållet och de kan även spelas in på olika språk. Den maximala längden för en fråga är satt till 6 minuter. När röstpromter spelas in på olika språk är det ofta inte nödvändigt att spela in alla prompter som finns i Unified Messagingsystemet. Det krävs mycket arbete för att spela in över 1000 systemfrågor. När en uppringare kopplas till en automatisk telefonist eller röstbrevlådetjänst kommer personen sannolikt enbart att höra ett litet urval av följande röstprompter. Därför är det bara nödvändigt att spela in (eller ändra) de röstprompter som uppringarna kommer att höra. Ändra röstprompterna så att de passar användningsområdet. Exempelvis kan prompt nr 1211 spelas in på nytt så att den meddelar: "Tack för att du ringer ABCD Travel" i stället för "Welkom bij het Unified Messaging-systeem". Det går att spela in de röstprompter som du vill ändra på datorn i.wav-format och ladda upp dem till Unified Messagingsystemet. Kontakta systemansvarig för mer information. Användarhandbok 299

300 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Röstprompter som är gemensamma för röstbrevlådetjänster och för automatisk telefonist Promptnummer Redigeringsbara promptar 363 God dag 364 God kväll 365 God morgon 1211 Welkom bij het Unified Messaging-systeem 973 För att uppge namn, tryck fyrkant För att uppge namn, tryck fyrkant Tryck dom första tre eller fyra bokstäverna på personens efternamn 326 För Q, tryck För Z, tryck Det finns inte fler namn som passar in 701 Det här namnet finns inte registrerat 392 Ogiltig inmatning 842 För att koppla ditt samtal till telefonist, tryck 0 90 Samtalet kopplas nu till telefonist 599 Var vänlig vänta 1201 Välkommen till den gemensamma röstlådan 596 Lämna ett meddelande efter tonen 966 För att avsluta inspelningen lägg på nu, eller för ytterligare funktioner, tryck För att göra uppehåll och fortsätta inspelningen, tryck För att lyssna, tryck För att godkänna, tryck För att ta bort och göra om, tryck För att lägga till, tryck För att ta bort och avsluta, tryck stjärna 1018 För att göra meddelandet privat, tryck Annars tryck Tack för att du ringde Prompter för röstbrevlåda Promptnummer Redigeringsbara promptar 593 Tryck röstlåda nummer 219 Tryck dom första tre eller fyra bokstäverna på personens förnamn 300 Användarhandbok

301 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner Promptnummer Redigeringsbara promptar 220 Tryck dom första tre eller fyra bokstäverna på personens för eller efternamn 1019 För att göra meddelandet brådskande, tryck 1 Promter för automatisk telefonist Promptnummer Redigeringsbara promptar 592 Tryck önskad anknytning 1224 Du har ett samtal 690 För tillfället kan ingen ta emot ditt samtal 1006 För att lämna ett meddelande, tryck För att trycka en annan anknytning, tryck stjärna 698 Linjen är upptagen 388 Om du vill vänta, tryck För att avbryta samtalet, tryck 2 nu, annars görs ett nytt försök att koppla fram Användarhandbok 301

302 2.2.2 Meddelandeadministratörens funktioner 302 Användarhandbok

303 Del 3 Anpassa telefonen och systemet Det här avsnittet beskriver hur du anpassar den egna telefonen eller företagsväxeln (PBX) enligt dina behov. Leta reda på önskad inställning och gör motsvarande programmering. Användarhandbok 303

304 3.1.1 Anpassa telefonen (Stationsprogrammering) 3.1 Anpassa telefonen (Stationsprogrammering) Anpassa telefonen (Stationsprogrammering) Du kan anpassa telefonens funktioner. Du kan t.ex. ändra grundinställningarna eller knapparnas funktioner enligt dina behov. Tilldela en PIN-kod till din anknytning (Anknytningens PIN-kod [Personligt identifieringsnummer]) Om du ska byta arbetsplats och anknytning, se " Medflyttad anknytning". Tilldela en PIN-kod till din anknytning (Anknytningens PIN-kod [Personligt identifieringsnummer]) Du kan tilldela ett lösenord till varje anknytning. Följande funktioner kräver att du anger anknytningens PIN-kod. 1. Medlyssning 2. Förhindra att andra personer ser din privata telefonbok med personliga kortnummer, din samtalslogg och förhindra att de spelar upp röstmeddelanden som finns i meddelandelådan (Spärra visning) 3. Använda samma inställningar vid andra anknytningar (Medflyttad anknytning) 4. Fjärrstyrd användning (Medflyttad serviceklass) 5. Rensa stationslås Aktivera PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS PIN: Personligt identifieringsnummer anknytningens PIN-kod Luren av. Ange 799. Ange 1. Ange anknytningens PIN-kod (max 10 siffror). # samma anknytningens PIN-kod # B-ton Ange #. Ange samma anknytningens PIN-kod (max 10 siffror). Ange #. Luren på. 304 Användarhandbok

305 3.1.1 Anpassa telefonen (Stationsprogrammering) Avbryta PT/SLT/PS/SIP-ankn/S-PS PIN: Personligt identifieringsnummer lagrad PIN-kod för anknytningen B-ton Luren av. Ange 799. Ange 0. Ange lagrad PIN-kod för anknytningen. Luren på. VAR FÖRSIKTIG Det finns en risk för att obehöriga telefonsamtal kan ske om en tredje part kommer på ditt lösenord (anknytningens PIN-kod). Sådana samtalskostnader kommer att debiteras den som äger/hyr företagsväxeln (PBX). För undvika obehöriga samtal via företagsväxeln (PBX) rekommenderar vi följande åtgärder: a. Se till att hålla PIN-koden hemlig. b. Välj en komplicerad, slumpmässig PIN-kod som inte går att gissa sig till. c. Byt PIN-kod regelbundet. Använd siffrorna "0" till "9" för anknytningens PIN-kod. Om felaktig PIN-kod för anknytningen används ett förprogrammerat antal gånger kommer den att spärras. Om du glömmer anknytningens PIN-kod eller PIN-koden har spärrats, kan administratören ta bort PIN-koden. Användarhandbok 305

306 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Inställningar i programmeringsläget Du kan programmera funktioner med hjälp av programmeringsläget för en systemtelefon (PT) eller bärbar station (PS). Ställa in funktioner Rensa funktioner Du kan när som helst lämna läget genom att lyfta telefonluren. Om du använder en bärbar station (PS) och vill gå till programmeringsläget, se tillhörande dokumentation. För användare med SIP-telefoner i KX-UT-serien och användare med S-PS-enheter: Du kan inte programmera nedanstående funktioner på en SIP-telefon i KX-UT-serien eller en S-PS-enhet. Dessa funktioner programmeras via konsolen för webbunderhåll. Kontakta den systemansvarige för mer information. Ställa in funktioner Standardinställningarna visas i fet stil. Markera dina inställningar i nedanstående rutor, så kan du använda dem som referens vid ett senare tillfälle. Meddelande Standardvärdet kan variera mellan olika länder/områden. Gå till programmeringsläget PROG. Programmera Avsluta PROG. Programmeringsindata Val och parameter PAUSE PAUSE Tryck på PROGRAM eller PAUS. Följ programmeringsindata. Tryck på ENTER eller LAGRA. Följ Val och parameter. Tryck på ENTER eller LAGRA. Tryck på PROGRAM eller PAUS. Alternativ Programmering Parameter Information om din anknytning 0 0 I teckenfönstret visas anknytningsnumret till din systemtelefon eller bärbara station. <Exempel> Ankn Ljus Bildkontrast *1 Önskad bildkontrast. 4 nivåer finns Något ljus 3 Något mörk 4 Mörk 306 Användarhandbok

307 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Alternativ Programmering Parameter 1 Engelska Välja språk Vilket språk vill du använda för teckenfönstret? : a språk 3 3: e språk 4 4: e språk 5 5: e språk Visa växlingsläge Vill du att samtalslängden ska visas automatiskt i teckenfönstret när du tar emot ett externt samtal? Nej Manuellt (I teckenfönstret visas all information om den externa uppringaren såvida du inte ändrar inställningen till samtalslängden.) Ja Automatiskt (Den översta raden i teckenfönstret ändras automatiskt till samtalslängden när du tar emot ett externt samtal.) Välja bakgrundsljus *1*2 Vill du tända bakgrundsljuset i telefonens teckenfönster? Inställning av displaykontrast Vald kontrastnivå för teckenfönster från 4 tillgängliga nivåer för egna inställningar (endast KX-NT366/KX-NT553/ KX-NT556) Hot Line Vill du slå ett förprogrammerat nummer genom att endast lyfta luren? Visa ej numret vid utgående samtal (CLIR) Vill du förhindra att ditt nummer visas för uppringd person? Ja Automatiskt 1 Ja alltid På 2 Nej alltid Av 1 Ljus 2 Något ljus 3 Något mörk 4 Mörk önskat nr (max 32 siffror) Tillåtna tecken: 0 9,, #, P (paus) 0 Använd inte 1 Använd 0 Nej Visar ditt nummer 1 Ja ditt telefonnummer visas inte Användarhandbok 307

308 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Alternativ Programmering Parameter Nummerpresentation (CLIP/COLP) Vilket nummer ska visas för uppringd/uppringande person? ID tilldelat din anknytning 1 Visar ID som tilldelats den utgående linjen 0 Ingen linje 1 En ledig extern linje 2 + Linjeval utgående Vilken linje väljer du när du lyfter luren och ska ringa samtal? 1 9 Ln-linjenumret som är tilldelat till den programmerbara knappen eller En Ln/ICD grupp-knapp (Ln) 3 eller (PDN) Internt (Vid en PDNanknytning väljs en ledig PDNknapp när du lyfter luren.) 0 Ingen linje 1 Längst ringande linje (vid flera inkommande samtal) 2 + Linjeval inkommande Med vilken linje vill du svara när du lyfter luren? 2 0 Ln-linjenumret som är tilldelat till den programmerbara knappen eller En Ln/ICD grupp-knapp (Ln) 3 (PDN) En PDN-knapp 0 Ringning (tonanrop) Internanrop Ring/Tal *1 Hur vill du ta emot ett internsamtal? Direkt personens röst hörs utan någon ringning. Ringning enbart nekar uppringaren att växla till röstanrop. 308 Användarhandbok

309 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Alternativ Programmering Parameter Sidoansluten telefon *1*3 Ska sidoansluten analog telefon ringa? Nej Telefonen kommer inte att ringa. Ja Telefonen kommer att ringa. Påtvingat handsfree-svar *1 Vill du besvara ett samtal utan att lyfta på luren oavsett AU- TOSVAR-knappens status? Aktivera medlyssning *1 Vilken tjänst vill du ha när en uppringare talar in ett meddelande till din brevlåda? Aktivera medlyssning (Efter svar) Vill du fortsätta spela in efter att du besvarat samtalet i medlyssningsläget? Samtal väntar - automatiskt *4 Vill du hellre att en samtal väntar-ton hörs automatiskt när du tar emot ett samtal och du redan pratar med någon på telefonen? Nej avaktivera 1 Ja aktivera 0 1 Du kan lyssna på meddelandet via telefonens högtalare. (Handsfree-läge) Endast en alarmton hörs. (Privatläge) 0 Nej Stanna inspelning 1 Ja Fortsätt spela in. 0 Nej av 1 Ja på 0 Inget samtal (AV) Samtal väntar - manuellt Hur vill du bli meddelad om att internsamtal väntar? Ton (signal till upptagen station) Röstmeddelande i inbyggd högtalare (OHCA) *5 3 Röstmeddelande i telefonlur (Diskret OHCA) *6 Tontyp för samtal väntar Vilken typ av samtal väntarton vill du ha? Frånvaromeddelande Vill du visa ett meddelande på uppringarens teckenfönster? Ton 1 1 Ton 2 0 Nej av meddelandenr (1 8) Ja Visar valt meddelande. 9 Ja Visar ditt meddelande. Användarhandbok 309

310 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Alternativ Programmering Parameter Personligt frånvaromeddelande Skriva ett eget meddelande 4 1 meddelande (max 16 tecken) 0 Av 1 Stör ej (St.Ej) Vidarekoppling (Vidk)/Stör ej (St.Ej) Vidarekoppla eller neka vissa eller alla inkommande samtal 5 0 / (alla samtal) 5 1 (externa samtal) 5 2 (interna samtal) 2 + önskat nr (max 32 siffror) 3 + önskat nr (max 32 siffror) 4 + önskat nr (max 32 siffror) 5 + önskat nr (max 32 siffror) Alla vidarekoppla alla samtal Upptaget Vidarekopplas när din anknytning är upptagen. Inget svar Vidarekopplas när du inte svarar. Upptaget/Inget svar Vidarekopplas när du inte svarar eller när din anknytning är upptagen. VIDK-timer finns ej Ställa in timern för "Inget svar" och "Upptaget/Inget svar" Hämta samtal, spärra Vill du hindra andra från att plocka dina samtal? (0 120) sekunder (Standard: 15 sekunder) 0 Nej tillåt 1 Ja neka Headset-användning *1*3 Använder du headset? Hindra förbigång vid upptaget Vill du hindra andra från att delta i dina samtal? Neka personsökning *1 Vill du inte ta emot några sökmeddelanden? Nej headset av 1 Ja headset på 0 Nej tillåt 1 Ja neka 0 Nej tillåt 1 Ja neka Aktivera knappljud *1 Vill du höra knappsatstonen? Nej av 1 Ja på Bakgrundsmusik (BGM) *1 Vill du ha bakgrundsmusik i telefonhögtalaren när luren ligger på? Nej av 1 + BGM-nr Ja på (1 siffra) 310 Användarhandbok

311 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Alternativ Programmering Parameter Registrering av Bluetooth *7 Registrera ett trådlöst Bluetooth-headset på din anknytning 6 6 Pass-knapp (max. 16 siffror) *8 Ta bort Bluetooth *7 Avbryta registreringen av ett trådlöst Bluetooth-headset vid 6 7 din anknytning *8 Bekräfta att ID-numret för ditt trådlösa Bluetooth-headset visas. Anknytningens PIN-kod (Personligt identifieringsnummer) Ställa in anknytningens PIN-kod eller ändra den sparade PIN-koden för anknytningen 9 0 anknytningens PIN-kod (max 10 siffror) + ENTER/LAGRA + samma PIN-kod för anknytningen lagrad PIN-kod för anknytningen + ny PIN-kod (max 10 siffror) + ENTER/LAGRA + samma PIN-kod för anknytningen Ange anknytningens PIN-kod Ändra den sparade PIN-koden för anknytningen anknytningens PIN-kod (max 10 siffror) + Öppna Stationslås Hindra andra från att använda din telefon anknytningens PIN-kod (max 10 siffror) Spärra + 1 Spärra visning *1 För att förhindra att andra personer ser din privata telefonbok med kortnummer, din samtalslogg och förhindra att de spelar upp röstmeddelanden som finns i meddelandelådan 9 2 anknytningens PIN-kod (max 10 siffror) + 0 anknytningens PIN-kod (max 10 siffror) + 1 Öppna Spärra Användarhandbok 311

312 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Alternativ Programmering Parameter Snabbvalsläge Vill du enbart ställa in snabbval? # 0 1 Nej Normalt (Programmera valfri programmerbar knapp.) Ja Endast Uppringning med snabbvalsknappar kan programmeras. Vid programmeringen behöver du inte ange "2" framför siffran. *1 Ej tillgänglig med bärbar station. *2 Endast tillgänglig för KX-T7633/KX-T7636/IP-PT:er (förutom KX-NT265/KX-NT321)/KX-DT343/KX-DT346/KX-DT543/ KX-DT546-telefoner. *3 Ej tillgänglig med KX-T7665. *4 Den här inställningen används för både externa och interna samtal. För internsamtal måste den här funktionen aktiveras via systemprogrammering. *5 Endast tillgängligt för vissa digitala systemtelefoner. *6 Endast tillgängligt för IP-PT-enheter och vissa digitala systemtelefoner. *7 Endast tillgänglig för KX-NT300-serien (förutom KX-NT321)/KX-NT560-/KX-DT343-/KX-DT346-telefoner. *8 Att registrera och inaktivera ett trådlöst Bluetooth-headset kan ta tid. Undvik avbrott under denna process, t.ex. att lyfta luren. VAR FÖRSIKTIG Det finns en risk för att obehöriga telefonsamtal kan ske om en tredje part kommer på ditt lösenord (anknytningens PIN-kod). Sådana samtalskostnader kommer att debiteras den som äger/hyr företagsväxeln (PBX). För undvika obehöriga samtal via företagsväxeln (PBX) rekommenderar vi följande åtgärder: a. Se till att hålla PIN-koden hemlig. b. Välj en komplicerad, slumpmässig PIN-kod som inte går att gissa sig till. c. Byt PIN-kod regelbundet. Efter angivet programnummer visas motsvarande programtitel. Du kan ändra programmeringsbild med navigeringsknappen (upp/ned). Du kan välja parameter med navigeringsknappen (upp/ned) i stället för att skriva ett nummer. 312 Användarhandbok

313 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Lagra namn och nummer för personliga stationskortnummer PROG. 1 0 PAUSE personliga stationskortnr. Tryck på PROGRAM eller PAUS. Ange 10 och tryck sedan på ENTER. Eller tryck på LAGRA. Ange personliga stationskortnummer (2 siffror). telefonnr. namn Ange telefonnummer (max 32 siffror). Tryck på ENTER eller LAGRA. Ange namn* (max 20 tecken). Tryck på ENTER eller LAGRA. PROG. PAUSE Tryck på PROGRAM eller PAUS. * Se " Ange tecken". Användarhandbok 313

314 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Ändra namn och nummer för personliga stationskortnummer PROG. 1 0 personliga stationskortnr. PAUSE Tryck på PROGRAM eller PAUS. Ange 10 och tryck sedan på ENTER. Eller tryck på LAGRA. Ange personliga stationskortnummer (2 siffror). Radera ett nummer eller tecken CLEAR Välj en person genom att trycka på vänster eller höger. Tryck på "CLEAR". Infoga ett nummer eller tecken nummer/tecken Tryck på ENTER eller LAGRA. Välj en person genom att trycka på vänster eller höger. Ange ett nummer eller tecken. Det kommer att infogas före vald person. Rensa funktioner Rensa eller ändra funktioner enligt följande: Funktioner Standardinställning Visa växlingsläge Hot Line Visa ej numret vid utgående samtal (CLIR) Nummerpresentation (CLIP/COLP) Linjeval utgående Linjeval inkommande Internanrop Ring/Tal Sidoansluten telefon Påtvingat handsfree-svar Aktivera medlyssning Aktivera medlyssning (Efter svar) Automatiskt Av Tillåt ID tilldelat din anknytning Internt Längst ringande linje Ringning (tonanrop) Sidoansl analog telefon ringer Avaktivera Handsfree-läge Stanna inspelning 314 Användarhandbok

315 3.1.2 Inställningar i programmeringsläget Funktioner Standardinställning Samtal väntar - automatisk Av Samtal väntar - manuellt Internsamtal Av (inget samtal/ingen ton) Tontyp för samtal väntar Ton 1 Frånvaromeddelande Av Personligt frånvaromeddelande Rensat Vidarekoppling (Vidk)/Stör ej (St.Ej) Intern-/externsamtal Av VIDK-timer finns ej 15 sekunder Hämta samtal, spärra Tillåt Headset-användning Headset av Hindra förbigång vid upptaget Tillåt Neka personsökning Tillåt Aktivera knappljud På Bakgrundsmusik [BGM] Av Datalinjesäkerhet Av Visa ej numret vid inkommande samtal [COLR] Tillåt Logga på/av Logga på Meddelande väntar Av Tidsatt påminnelse Rensat Ändra tillbaka funktionerna till standardinställningarna PROG. PROG. PAUSE PAUSE Tryck på PROGRAM eller PAUS. Ange ##. Tryck på ENTER eller LAGRA. Tryck på ENTER eller LAGRA. Tryck på PROGRAM eller PAUS. Kontakta din återförsäljare om du inte vill att samtal väntar, Vidk/St.Ej eller Hot Line ska avaktiveras med den här funktionen. Användarhandbok 315

316 3.1.3 Anpassa knappar Anpassa knappar Du kan anpassa de programmerbara knapparna och/eller programmerbara funktionsknappar (PF) på PT:er, knappmoduler, och PS:er. De kan då användas för att ringa eller besvara ett externt samtal eller som funktionsknappar. Om du använder en bärbar station (PS) och vill gå till programmeringsläget, se tillhörande dokumentation. Knapparna i tabellen nedan kan endast ställas in på vissa programmerbara knappar, som visas: Programmerbara knappar på PT:er/knappmoduler/PS:er: alla knappar kan ställas in. Programmerbara knappar på DSS-konsoler: alla knappar förutom CTI och Primary Directory Number (Primärt anknytningsnummer) (PDN) knappar kan ställas in. Programmerbara funktions (PF) knappar: endast snabbvalsknappen kan ställas in. För användare med SIP-telefoner i KX-UT-serien: Du kan inte anpassa de programmerbara knapparna med hjälp av nedanstående anvisningar från din telefon. Du kan anpassa de programmerbara knapparna via konsolen för webbunderhåll. Mer information finns i avsnittet "Anpassa programmerbara knappar". Gå till programmeringsläget Programmera Avsluta PROG. Fortsätt PROG. Programmeringsindata PAUSE PAUSE Tryck på PROGRAM eller PAUS. Tryck på önskad programmerbar knapp. Följ programmeringsindata. Tryck på ENTER eller LAGRA. Tryck på PROGRAM eller PAUS. Knapp Slinglinje (S-Ln) Programmering Grupplinje (G-Ln) # + utgående linjegruppnr (2 siffror) Enkellinje (E-Ln) 0 + utgående linjenr (3 siffror) Direktval internnummer (DSS) 1 + anknytningsnr. *12 Uppringning med snabbvalsknapp *1 2 *2 + Önskat nr (max 32 siffror) Inkommande samtalsgrupp (ICD grupp) inkommande samtalsgrupp anknytningsnr (+ # + förlängd ringningstid [0 7]) *3 Meddelande 4 0 Meddelande till annan anknytning anknytningsnr/inkommande samtalsgrupp anknytningsnr 316 Användarhandbok

317 3.1.3 Anpassa knappar Knapp Programmering Vidarekoppling (Vidk)/Stör ej (St.Ej) alla samtal 4 1 Vidk/St.Ej externsamtal 4 2 Vidk/St.Ej internsamtal 4 3 Vidk grupp alla samtal inkommande samtalsgrupp anknytningsnr Vidk grupp externsamtal inkommande samtalsgrupp anknytningsnr Vidk grupp internsamtal inkommande samtalsgrupp anknytningsnr Konto 4 8 Konferenssamtal 4 9 Avsluta 5 0 Åtkomst av externa funktioner 5 1 Debiteringsreferens 5 2 Parkera Samtal parkeringszonnr (2 siffror) Parkera Samtal (Automatisk parkeringszon) 5 3 Samtalslogg *4 5 4 Samtalslogg för ICD grupp * inkommande samtalsgrupp anknytningsnr Logga på/av 5 5 Logga på/av specifik grupp inkommande samtalsgrupp anknytningsnr Logga på/av för alla grupper 5 5 Bråttom inkommande samtalsgrupp anknytningsnr Administrationstid 5 7 Systemalarm *4 5 8 Tidsschema (Dag/Natt/ Lunch/Rast) /1/2/3 *5 (+ # + företagsnr) Svara *4 6 0 Avsluta *4 6 1 Samtalsspärr samtalsspärr (1 7) Användarhandbok 317

318 3.1.3 Anpassa knappar Knapp Programmering ISDN-tjänst * önskat nr (max 32 siffror) Visa ej numret vid utgående samtal (CLIR) Visa ej numret vid inkommande samtal (COLR) ISDN-väntkoppla 6 6 Headset *4*7 6 7 Läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt) 6 8 (+ företagsnr) Direktval internnummer i nätverk (NDSS) * annan telefonväxels anknytningsnr CTI 7 0 Primary Directory Number (Primärt anknytningsnummer) (PDN) Secondary Directory Number (Sekundärt anknytningsnummer) (SDN) anknytningsnr + # + fördröjd ringningstid (0 7) *9 Checka in *4 8 0 Checka ut *4 8 1 Städat *4 8 2 Tvåvägsinspelning * UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer *11 /fiktivt anknytningsnr för röstbrevlåda Tvåvägsöverföring * UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer *11 /fiktivt anknytningsnr för röstbrevlåda UM-gruppens fiktiva Tvåvägsöverföring med anknytningsnummer*11 fiktivt anknytningsnr för röstbrevlåda/ + # + anknytningsnummer/den inkom- snabbvalsknapp *10 mande samtalsgruppens anknytningsnummer Medlyssning * Överflyttning till röstbrevlåda *10 knytningsnr för UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer *11 /fiktivt an- röstbrevlåda 318 Användarhandbok

319 3.1.3 Anpassa knappar *1 " ", "#", R, PAUS, sekretess (INTERNT) och ÖVERFLYTTA kan också lagras. Om du inte vill visa sparat nummer när du ringer ett samtal, trycker du på sekretessknappen (INTERNT) före och efter numren som du vill dölja. Om du ska lagra ett externt nummer bör du först lagra en linjekod. Om du behöver ange ett kontonummer, kan du lagra detta före linjevalsnumret. <Exempel> # 0 SEKRETESS [ ] Kontonr, funktionsnr Kontonr Kontonr, gränstecken Nummer för automatiskt linjeval Telefonnumret *2 För en PF-knapp behöver du inte ange "2" före numret. *3 Beroende på vilka inställningar i företagsväxeln (PBX) som används kan du behöva ange förlängd ringningstid (0: omedelbart, 1: 1 ringsignal, 2: 2 ringsignaler, 3: 3 ringsignaler, 4: 4 ringsignaler, 5: 5 ringsignaler, 6: 6 ringsignaler, 7: ingen ringning). I detta fall kan du automatiskt delta i en ny ICD-grupp genom att definiera en knapp för gruppen. *4 Den här knappen är inte tillgänglig med en bärbar station (PS). *5 0: Dag/Natt/Lunch/Rast, 1: Dag/Natt/Rast, 2: Dag/Natt/Lunch, 3: Dag/Natt *6 Om du kan använda den här knappen beror på vilka ISDN-tjänster som teleoperatören tillhandahåller. Se "1.2.5 Använda ISDN-tjänst (ISDN-tjänster)". *7 Den här knappen finns inte på KX-T7665. *8 Om knappen kan användas beror på vilken nätverksmetod som används eller företagsväxelns (PBX) inställningar. *9 Det går att ange fördröjd ringning för varje SDN-knapp. *10 Den här knappen används för röstbrevlådans funktioner. *11 UM-gruppens standardnummer för den fiktiva anknytningen är 500. Du kan när som helst lämna läget genom att lyfta telefonluren. För KX-NT366 och KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560-användare: Efter att du anpassat en programmerbar knapp kan du ställa in en visad text i egna inställningar. Se " Ange tecken". *12 Du kan ställa in ett anknytningsnummer för Unified Messaging-porten eller anknytningsnummer för Unified Messaging FAX-server som anknytningsnummer för DSS-knappen. Du kan välja parameter med navigeringsknappen (upp/ned) i stället för att skriva ett nummer. Användarhandbok 319

320 3.1.3 Anpassa knappar Ange Ln-, ICD-grupp-, PDN-, SDN- eller INTERNT-knapparnas ringsignaler (endast digital systemtelefon/ip-pt) Fortsätt (Ln) (Ln) (ICD-grupp) (ICD-grupp) PROG. PROG. (PDN) (PDN) tontypsnr. R-ton (SDN) (SDN) Tryck på PROGRAM. INTERCOM INTERCOM Ange tontypsnummer.* Tryck på ENTER eller LAGRA. Tryck på PROGRAM. Tryck på Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT. Tryck på Ln, ICD-grupp, PDN, SDN eller INTERNT. * De tonttyper som finns varierar beroende på vilken typ av telefon du använder. KX-NT300-serien (förutom KX-NT321)/KX-NT500-serien/KX-DT300-serien (förutom KX-DT321)/KX-DT500-serien/KX-T7600-serien (förutom KX-T7665): Du kan välja mellan tontyperna "01" till "30" (01 20: ton, 21 30: melodi). KX-NT265/KX-NT321/KX-DT321/KX-T7665: Endast tontyperna "01" till "08" är tillgängliga. Om du anger en tontyp mellan "09" och "30" hörs tontyp "01". Övriga telefoner: Du kan välja mellan tontyperna "01" till "08". Om du anger en tontyp mellan "09" och "30" hörs tontyp "02". Du kan välja endast en rington för alla PDN-knappar på din anknytning. Rensa knappens funktion Fortsätt PROG. PROG. 2 PAUSE PAUSE Tryck på PROGRAM eller PAUS. Tryck på önskad programmerbar knapp. Ange 2. Tryck på ENTER eller LAGRA. Tryck på PROGRAM eller PAUS. 320 Användarhandbok

321 3.2.1 Användarprogrammering 3.2 Systemprogrammering med hjälp av konsol för webbunderhåll Användarprogrammering Du kan redigera din personliga information samt vissa anknytnings- och brevlådeinställningar med hjälp av webbverktyget. (Du kan visa meny- och inställningsalternativ, men du kan enbart redigera ett begränsat antal alternativ.) Dessutom kan du hämta KX-NS1000 FAX Driver och UM IMAP Session Controller för Microsoft Outlook. Mer information finns i avsnitten " Skicka ett fax från datorn" och " IMAP" i "1.8.6 Övriga funktioner". Få åtkomst till konsolen för webbunderhåll för första gången Logga in på konsol för webbunderhåll Skärmen Edit User Redigera inställningar i konsol för webbunderhåll Automatisk tvåvägsinspelning för övervakare Logga ut Innehåll och utformning av programvaran kan ändras utan föregående meddelande. Få åtkomst till konsolen för webbunderhåll för första gången Det här steget krävs enbart vid åtkomst till webbverktyget första gången. Be din systemadministratör om IP-adressen, inloggningen och lösenordet till företagsväxeln. Om konfigureringen av webbläsaren eller datorn ändras kan du behöva installera certifikatet igen. När ett certifikat har installerats visas webbverktyget efter steg Öppna webbläsaren och ange IP-adressen till företagsväxeln följt av portnumret till webbverktyget i adressfältet och tryck sedan på Retur. 2. Om du ansluter till webbverktyget med TLS visas ett säkerhetsfönster. Installera säkerhetscertifikatet genom att följa prompterna. Proceduren skiljer sig något mellan olika webbläsare. Logga in på konsol för webbunderhåll När en anslutning till webbverktyget har upprättats visas inloggningsfönstret och ett inloggningsnamn och lösenord ska anges. Användarhandbok 321

322 3.2.1 Användarprogrammering Om du försöker logga in men anger ett felaktigt lösenord tre gånger kan du inte göra fler inloggningsförsök under en period på 5 minuter. VAR FÖRSIKTIG Som en säkerhetsåtgärd bör du ändra lösenordet den första gången du programmerar företagsväxeln (PBX). Vi rekommenderar att du använder ett lösenord som består av 16 siffror eller tecken för att uppnå maximalt skydd mot obehörig åtkomst. Se till att hålla lösenordet hemligt för att undvika obehörig åtkomst till företagsväxeln (PBX). Om det sprids ut kan företagsväxeln (PBX) missbrukas. Ändra lösenordet med jämna mellanrum. Skärmen Edit User Fönstret Edit User visas när du loggar in till konsolen för webbunderhåll. Här kan du redigera olika användarinställningar. Klicka på OK för att avsluta redigeringen. Redigera inställningar i konsol för webbunderhåll Ändra ditt användarnamn och språk som visas Du kan ändra förnamn, efternamn och visningsspråk för ditt konto på fliken User Information i fönstret Edit User. Uppgifterna som anges i First Name och Last Name visas på din telefon. 1. På fliken User Information redigerar du ditt First Name (max. 20 tecken) och Last Name (max. 20 tecken) och väljer sedan visningsspråket från rullistan Change Language. Ändra din kontaktinformation 2. Klicka på OK. Du kan ändra PIN-koden till din anknytning och dina kontaktuppgifter (hemtelefon, mobiltelefon, faxnummer och e-postadress) på fliken Contact i fönstret Edit User. E-postadresser som anges i 1 3 i fliken Contact används för e-postmeddelanden om obesvarade externa samtal. 322 Användarhandbok

323 3.2.1 Användarprogrammering 1. På fliken Contact redigerar du Extension PIN (max. 10 siffror), Fax, Phone (Home), Phone (Mobile) och Anm Klicka på Edit för att redigera anknytningens PIN-kod. Anknytningens PIN-kod är dold och visas som punkter " ". Ändra lösenordet till din brevlåda 2. Klicka på OK. Du kan ändra lösenordet till din brevlåda på fliken Unified Message i fönstret Edit User. 1. Klicka på Edit på fliken Unified Message för Mailbox Password. Klicka på Edit för Mailbox Password (Message Client) för att ändra ditt lösenord för meddelandeklienten. 2. Ange ett lösenord i Enter new password och ange det en gång till i Confirm new password. Anm Lösenordet är dolt och visas som punkter " ". Registrera en prompt i brevlådan 3. Klicka på OK. Du kan visa, spela upp, spela in och ta bort följande röstpromter: Namnet på brevlådans ägare (se avsnittet " Ändra eller ta bort ditt abonnentnamn (ägarnamnet)") Personliga hälsningsfraser (se avsnittet " Ändra eller ta bort dina personliga hälsningsmeddelanden") Hälsningsfras vid inget svar, hälsningsfras vid upptaget, hälsningsfras efter kontorstid, hälsningsfras för uppringarens ID *1, tillfällig hälsningsfras och frånvaromeddelande Frågor till intervjubrevlåda *2 (se avsnittet " Intervjubrevlåda") Personligt namn på uppringarens ID *1 (se avsnittet " Personligt meddelande om uppringarnamn") Röstetikett för personlig distributionslista *2 (se avsnittet " Personliga gruppdistributionslistor") *1 Den här funktionen kan vara inaktiverad beroende på dina serviceklassinställningar. *2 Den här funktionen kan vara inaktiverad beroende på programmeringsinställningarna eller brevlådeinställningarna i systemet. 1. Gå till fliken Unified Message och klicka på Prompt Registration. 2. Välj en flik för den önskade typen av röstprompt i rutan Prompt Registration. Användarhandbok 323

324 3.2.1 Användarprogrammering Anpassa brevlådeinställningen Spela in en röstprompt Välj ett Prompt No. och klicka på Play/Record. Om "Record from extension" har valts: a. Ange anknytningsnumret till den telefon som används för inspelningen och klicka sedan på Connect. b. Lyft luren när den angivna anknytningen ringer. c. Klicka på Record, Stop eller Play för att spela in eller spela upp en systemröstprompt. d. Klicka på Disconnect. Om "Import from recorded file" har valts: a. Klicka på Browse. Dialogrutan Open visas. b. Bläddra till den mapp som innehåller de WAV-filer som du vill importera. c. Välj den önskade WAV-filen. d. Importera filen genom att klicka på Open. e. Klicka på OK. Starta och stanna uppspelning av röstprompt a. Välj önskad prompt. b. Klicka på Play/Record. c. Klicka på Play eller Stop. Ta bort en specifik röstprompt a. Välj önskad prompt. b. Klicka på Delete. c. Klicka på OK. Du kan ändra din brevlådeinställning på fliken Unified Message i fönstret Edit User. 1. Klicka på Advanced setting på fliken Unified Message. 2. Dialogrutan Mailbox Settings visas. Nedanstående alternativ kan redigeras. 324 Användarhandbok

325 3.2.1 Användarprogrammering Mailbox Parameters Alternativ Mailbox Password Mailbox Password (Message Client) Covering Extension Interview Mailbox All Calls Transfer to Mailbox Call Transfer Sequence (Selection), Call Transfer Sequence (Other) No Answer Time (Selection), No Answer Time (Other) Beskrivning Anger det lösenord som behövs för att få tillgång till brevlådan. Om administratören har ställt in ett standardlösenord kommer det lösenordet automatiskt att registreras när en brevlåda skapas. Ändra lösenord för en brevlåda: 1. Klicka på Edit. 2. Ange det nya lösenordet i fönstret som visas (4 16 tecken) och ange det sedan igen för att bekräfta det. 3. Klicka på OK. Anger det lösenord som behövs för att få tillgång till brevlådan när ett klientprogram används. Om administratören har ställt in ett standardlösenord kommer det lösenordet automatiskt att registreras när en brevlåda skapas. Ändra lösenord för en brevlåda: 1. Klicka på Edit. 2. Ange det nya lösenordet i fönstret som visas (4 16 tecken) och ange det sedan igen för att bekräfta det. 3. Klicka på OK. Ange det anknytningsnummer som du vill använda för överföring till din alternativa svarsanknytning i dialogrutan (1 8 siffror). Ange numret till den intervjubrevlåda som du vill använda för din brevlåda i rutan (2 8 siffror [det maximala antalet siffror kan vara färre än 8 beroende på systemets programmering]). Välj Yes eller No. Om du väljer Yes vidarekopplas samtal automatiskt till din brevlåda. Anger den ordning i vilken samtalen ska överflyttas till brevlådan. Gör det möjligt att registrera en ordning för överflyttning av samtal till varje brevlåda (personlig överflyttningsordning). 1. Välj System eller Other. 2. Om du väljer "Other" ska du ange högst 16 tecken som består av 0 9,, # och specialkoderna: D: Disconnecting (nedkoppling) F: Flash (återuppringning) R: Ringback Tone Detection (avkänning av tillbakaringningston) T: Dial Tone Detection (avkänning av uppringningston),: Dial Pause (uppringningspaus; standardvärdet är 1 sekund) ;: Dial Pause (uppringningspaus; standardvärdet är 3 sekunder) X: Extension Dialling (uppringning av anknytning) 0 9,, #: uppringningskod Anger hur länge Unified Messaging-systemet ska vänta innan obesvarade samtal till anknytningen hanteras. 1. Välj System eller Other. 2. Om du väljer "Other" ska du ange sekunder. Användarhandbok 325

326 3.2.1 Användarprogrammering Alternativ Call Transfer Status Incomplete Call Handling for No Answer Beskrivning Avgör hur Unified Messaging-systemet ska hantera ett samtal när det kommer till din anknytning. 1. Klicka på Edit. 2. Välj någon av nedanstående inställningar. None: Ringer upp din anknytning. Call blocking: Hanterar samtalet enligt inställningen för Incomplete Call Handling for No Answer för din anknytning. Din anknytning kommer inte att ringa. Call screening: Uppringaren ombes att spela in sitt namn. Unified Messaging-systemet ringer sedan upp dig och spelar upp uppringarens namn. Du kan välja om du vill ta emot samtalet. Intercom Paging: Personsöker dig internt. Transfer to Mailbox: Kopplar uppringaren till brevlådan. Transfer to specified Custom Service Menu: Kopplar uppringaren till den angivna anpassade tjänsten. Transfer to specified telephone number 1 5: Kopplar uppringaren till ett av de angivna telefonnumren i numerisk prioritetsordning. 3. Klicka på OK för att avsluta. Anger hur Unified Messaging-systemet ska hantera ett samtal när det inte besvaras. 1. Klicka på Edit. 2. Välj någon av nedanstående inställningar. Du kan välja fler än ett alternativ. Leave a Message: Tillåter uppringaren att lämna ett meddelande. Transfer to a covering extension: Kopplar uppringaren till en alternativ svarsanknytning. Page the mailbox owner by intercom paging: Personsöker dig internt. Transfer to operator: Kopplar uppringaren till en växeltelefonist. Return to top menu: Låter uppringaren gå tillbaka till den översta menyn och ringa upp en annan anknytning. Transfer to specified Custom Service Menu: Kopplar uppringaren till den angivna anpassade tjänsten. 3. Klicka på OK för att avsluta. 326 Användarhandbok

327 3.2.1 Användarprogrammering Alternativ Incomplete Call Handling for Busy Call Transfer Anytime in Incomplete Handling Menu Beskrivning Anger hur Unified Messaging-systemet ska hantera ett samtal när anknytningen är upptagen. 1. Klicka på Edit. 2. Välj någon av nedanstående inställningar. Du kan välja fler än ett alternativ. Leave a Message: Tillåter uppringaren att lämna ett meddelande. Transfer to a covering extension: Kopplar uppringaren till en alternativ svarsanknytning. Page the mailbox owner by intercom paging: Personsöker dig internt. Transfer to operator: Kopplar uppringaren till en växeltelefonist. Return to top menu: Låter uppringaren gå tillbaka till den översta menyn och ringa upp en annan anknytning. Transfer to specified Custom Service Menu: Kopplar uppringaren till den angivna anpassade tjänsten. 3. Klicka på OK för att avsluta. Anger om uppringande personer kan mata in ett anknytningsnummer för att överflytta samtalet medan den automatiska telefonisttjänsten spelar upp en meny för hantering av obesvarade samtal. Advanced Call Transfer Setting Alternativ Advanced Call Transfer Setting Beskrivning Genom att kombinera inställningarna för överflyttning av samtal och hantering av obesvarade samtal kan du skapa olika "scenarier" för samtalshantering för din anknytning. Du kan skapa upp till 20 scenarier och du kan tilldela varje frånvaromeddelande ett scenario i Scenario Setting. 1. Klicka på Edit för att skapa scenarier. 2. Välj ett scenario (1 20) i rullgardinsmenyn. 3. Ange scenariots namn i dialogrutan Scenario Name. 4. Tilldela varje avsnitt följande alternativ. Klicka på OK när du är färdig. Call Transfer Status Bestämmer hur systemet Unified Messaging hanterar ett samtal i det valda scenariot. Användarhandbok 327

328 3.2.1 Användarprogrammering Alternativ Beskrivning Selection Bestämmer hur systemet Unified Messaging hanterar ett samtal i det valda scenariot. Välj någon av nedanstående inställningar. None: Ringer upp din anknytning. Call blocking: Hanterar samtalet enligt inställningen för Incomplete Call Handling for No Answer för din anknytning. Din anknytning kommer inte att ringa. Call screening: Uppringaren ombes att spela in sitt namn. Unified Messaging-systemet ringer sedan upp dig och spelar upp uppringarens namn. Du kan välja om du vill ta emot samtalet. Leave a Message: Kopplar uppringaren till brevlådan. Intercom Paging: Personsöker dig internt. Transfer to specified Custom Service Menu: Kopplar uppringaren till den angivna anpassade tjänsten. VIP Filter Om "Leave a Message" väljs för Selection och "Enable" väljs för den här inställningen flyttas samtal från vissa telefonnummer över direkt till din anknytning eller det angivna telefonnumret. Telephone Number 1, 2, 3: Anger de telefonnummer som inställningen VIP Filter kommer att tillämpas på. När ett samtal tas emot från något av de nummer som anges här överförs samtalet omedelbart till den destination som anges i Transfer to (Selection). Transfer to (Selection): Anger överflyttningsdestinationen för samtal som flyttas över enligt inställningen VIP Filter. Extension: Samtalet överflyttas till din anknytning. Other: Samtalet flyttas över till det telefonnummer som anges i Transfer to (Other). Transfer to specified Custom Service Menu Välj en kundtjänst i rullgardinsmenyn om "Transfer to specified Custom Service Menu" är vald för Selection. Transfer to specified telephone number - 1 Om "None" eller "Call screening" är vald för Selection, överflyttas uppringarens samtal till det telefonnummer som anges här. Ange högst 32 tecken som består av 0 9, och #. Anm Om "Call screening" är vald hör anknytningen prompten för "call screening" innan samtalet överförs. 328 Användarhandbok

329 3.2.1 Användarprogrammering Alternativ Beskrivning Transfer to specified telephone number 2, 3, 4, 5 (Selection/Other) Om "None" eller "Call screening" är vald för Selection och samtalet inte kan överflyttas till det nummer som angetts i Transfer to specified telephone number - 1 överflyttas samtalet enligt inställningarna för detta scenario i nummerordning. Anm Om "Call screening" är vald hör anknytningen prompten för "call screening" innan samtalet överförs. 1. Välj Other, Extension eller Covering Extension. 2. Om du väljer "Other" ska du ange högst 32 tecken som består av 0 9, och #. Incomplete Call Handling for No Answer Anger hur scenariot ska hantera ett samtal när det inte besvaras. Du kan välja fler än ett alternativ. Leave a Message: Tillåter uppringaren att lämna ett meddelande. Transfer to a covering extension: Kopplar uppringaren till en alternativ svarsanknytning. Page the mailbox owner by intercom paging: Personsöker dig internt. Transfer to operator: Kopplar uppringaren till en växeltelefonist. Return to top menu: Låter uppringaren gå tillbaka till den översta menyn och ringa upp en annan anknytning. Transfer to specified Custom Service Menu: Kopplar uppringaren till den angivna anpassade tjänsten. Incomplete Call Handling for Busy Anger hur scenariot ska hantera ett samtal när destinationen är upptagen. Du kan välja fler än ett alternativ. Leave a Message: Tillåter uppringaren att lämna ett meddelande. Transfer to a covering extension: Kopplar uppringaren till en alternativ svarsanknytning. Page the mailbox owner by intercom paging: Personsöker dig internt. Transfer to operator: Kopplar uppringaren till en växeltelefonist. Return to top menu: Låter uppringaren gå tillbaka till den översta menyn och ringa upp en annan anknytning. Transfer to specified Custom Service Menu: Kopplar uppringaren till den angivna anpassade tjänsten. Scenario Setting Du kan välja scenarier i Advanced Call Transfer Setting. Det går ställa in scenarier temporärt, eller så kan scenarier väljas enligt inställningarna för din anknytnings frånvaromeddelande. Current Scenario: Det scenario som är tilldelat till det frånvaromeddelande som för närvarande är inställt på din anknytning visas här. Temporary Scenario: Om ett scenario ställs in här används det tills vidare. Ett scenario som ställs in här används oavsett vilken status din anknytning har. Genom att välja "None" raderar du inställningen. Absent Message 1 9: Det valda scenariot kommer att användas när det motsvarande frånvaromeddelandet ställs in på din anknytning. Användarhandbok 329

330 3.2.1 Användarprogrammering Notification Parameters Alternativ Message Waiting Lamp Telephone Device Device No. 1, 2, 3 Beskrivning Om inställningen "Enable" anges tänds meddelandelampan på telefonen när ett nytt meddelande har spelats in. Anger schemat för indikering om att meddelande väntar för varje enhet. Du kan ange nedanstående parametrar för enheterna 1, 2 och 3. Klicka på Edit på den anknytning som du vill ändra på, ställ in Device Notification for Unreceived Message på "Yes". Ange inställningarna och klicka sedan på OK för att avsluta. Notification Type Anger den meddelandetyp för vilken aviseringar ska skickas. Aviseringar kan skickas för alla meddelanden, endast röstmeddelanden eller endast faxmeddelanden. Only Urgent Messages Anger om aviseringar enbart ska skickas för meddelanden som har markerats som brådskande. Dial Number [0-9 * # T X, ;] Tilldelar enhet 1, 2 eller 3 ett telefonnummer. Du kan även ange det nummer som ska ringas upp genom att ange det på din telefon. Det gör att du kan ställa in funktionen för varje enskilt fall. Ange högst 32 siffror som består av 0 9,, # och specialkoderna:,: Dial Pause (uppringningspaus; standardvärdet är 1 sekund) ;: Dial Pause (uppringningspaus; standardvärdet är 3 sekunder) T: Dial Tone Detection (avkänning av uppringningston) X: Callback Number Entry Code (åtkomstkod för tillbakaringningsnummer) 0 9,, #: uppringningskod Anm Om du använder en PRI-linje kan du behöva ange # i slutet av externa telefonnummer. No. of Retries Anger det antal gånger som Unified Messaging-systemet ska försöka skicka en avisering om enheten är upptagen eller om samtalet inte besvaras. Busy Delay Time (min) Anger den tid (i minuter) som Unified Messaging-systemet ska vänta innan ett nytt försök görs att skicka meddelandeavisering när den uppringda enheten är upptagen. No Answer Delay Time (min) Anger den tid (i minuter) som Unified Messaging-systemet ska vänta innan ett nytt försök görs att skicka meddelandeavisering när ett samtal till den uppringda enheten inte besvaras. 330 Användarhandbok

331 3.2.1 Användarprogrammering Alternativ Beskrivning Use Mode Anger om och hur varje enhet ska användas för meddelandeavisering. Du kan även ange användningsläget från din telefon: Not use: Den valda enheten används inte för meddelandeavisering. Continuously: Enheten rings upp när ett meddelande har spelats in i brevlådan. Om Only Urgent Messages har ställts in på "Yes" rings enheten upp när ett brådskande meddelande har spelats in i brevlådan. Scheduled: Den valda enheten rings endast upp under de schemalagda tiderna. Tidsram: Om du väljer Scheduled följer du anvisningarna nedan för att ange tidsram: 1. Klicka på en flik med en dag (Sunday Saturday). 2. Klicka på Enable Time Frame No. 1 eller Ange start- och sluttiderna i fälten "Start At (HH:MM)" och "End At (HH:MM)". 4. Upprepa stegen 1 till 3 för varje dag som ska programmeras och klicka sedan på OK. Telephone Device Device Notification Timer Device Start Delay Time (0-120 min) Telephone Device Device Notification Timer Device Interval Time between Device 1, 2, 3 and Next Device /Text Message Device Device No. 1, 2, 3 Anger den tid som systemet ska vänta efter att ett nytt meddelande har tagits emot innan en indikering om att meddelande väntar skickas. Anger hur lång tid företagsväxeln (PBX) ska vänta efter att en indikering om att meddelande väntar har skickats till enhet 1, 2 eller 3 innan en avisering skickas till nästa enhet. Du kan få en avisering via e-post när ett nytt meddelande har spelats in i din brevlåda. Klicka på Edit för den anknytning som du vill schemalägga, programmera inställningarna och klicka på OK för att avsluta. Anm Du kan få avisering via e-post vid obesvarat samtal. Mer information finns i "Ändra din kontaktinformation" i "3.2.1 Användarprogrammering". User Name Anger namnet på enhetens användare. Address Anger enhetens e-postadress. Notification Type Anger den typ av avisering om att meddelande väntar som ska skickas. Aviseringar kan skickas för alla meddelanden, endast röstmeddelanden eller endast faxmeddelanden. Only Urgent Messages Anger om en avisering om att meddelande väntar endast ska skickas för brådskande meddelanden. Användarhandbok 331

332 3.2.1 Användarprogrammering Alternativ Beskrivning Title Order Anger formatet på aviseringens rubrik. Title String Anger den text som ska finnas i aviseringens rubrik. Callback Number Anger det tillbakaringningsnummer som ska finnas med i aviseringen (högst 32 siffror). Send Wait Time [0-120 min] Anger fördröjningen från det att meddelandet har lämnats tills en avisering om att meddelande väntar ska skickas. Attach Voice File Anger om en röstfil från röstmeddelandet ska bifogas till e-postaviseringen. Attach Fax File Anger om en faxbild av faxmeddelandet ska bifogas till e-postaviseringen. Use Mode Anger om och hur varje enhet ska användas för meddelandeavisering: Not use: Den valda enheten används inte för meddelandeavisering. Continuously: Enheten rings upp när ett meddelande har spelats in i brevlådan. Om Only Urgent Messages har ställts in på "Yes" rings enheten upp när ett brådskande meddelande har spelats in i brevlådan. Scheduled: Den valda enheten rings endast upp under de schemalagda tiderna. Tidsram: Om du väljer Scheduled följer du anvisningarna nedan för att ange tidsram: 1. Klicka på en flik med en dag (Sunday Saturday). 2. Klicka på Enable Time Frame No. 1 eller Ange start- och sluttiderna i fälten "Start At (HH:MM)" och "End At (HH:MM)". 4. Välj "Yes" för Delete After Send (Voice File) eller Delete After Send (Fax File) för att ange om röstfilen eller faxbilden ska tas bort från Unified Messaging-systemet efter att de har skickats via e-post. 5. Upprepa stegen 1 till 3 för varje dag som ska programmeras och klicka sedan på OK. External Message Delivery Alternativ External Message Delivery Active External Message Delivery Prompt Mode Beskrivning Om du väljer "Yes" kan du använda funktionen för extern meddelandeleverans. När ett externt meddelande levereras får mottagaren meddelandet från systemet på det angivna språket. Om du väljer "Primary" används standardspråket. Om du väljer "Selective" kan mottagaren välja bland olika prompter. 332 Användarhandbok

333 3.2.1 Användarprogrammering Auto Forwarding Alternativ Auto Forwarding Active Auto Forwarding Mailbox Number Auto Forwarding Delay Time Beskrivning Om du väljer "Yes" vidarebefordrar Unified Messaging-systemet automatiskt meddelanden som inte har spelats upp under en angiven tid till en annan brevlåda. Anger den brevlåda som meddelandena ska vidarebefordras till. Anm Det går inte att ange ett brevlådegruppsnummer som destination. Anger den tid (i timmar och minuter) som systemet ska vänta innan meddelanden som inte har spelats upp ska skickas vidare. Den längsta fördröjningstiden är 99 timmar och 59 minuter. Anm Fördröjningstiden måste vara kortare än kvarhållningstiden för nya meddelanden. Annars tas meddelandena bort innan de kan vidarebefordras. Auto Forwarding Message Type Auto Forwarding Message Type Urgent Auto Forwarding Mode Auto Forwarding Mode - Message Remains New Auto Forwarding Expires Anger om alla meddelanden eller enbart röstmeddelanden eller enbart faxmeddelanden ska vidarebefordras. Anger om enbart brådskande meddelanden ska vidarebefordras. Anger om vidarebefordrade meddelanden ska behållas i den ursprungliga brevlådan. Om du väljer "Copy" behålls kopior av meddelandena i den ursprungliga brevlådan efter att de har vidarebefordrats. Om du väljer "Move" vidarebefordras meddelandena till den mottagande brevlådan och behålls inte i den ursprungliga brevlådan. Anger om de vidarebefordrade meddelandena fortfarande ska vara markerade som nya. Den här inställningen är bara tillgänglig om Auto Forwarding Mode har ställts in på "Copy". Anger datum och tidpunkt när vidarebefordran av meddelanden upphör att gälla. Användarhandbok 333

334 3.2.1 Användarprogrammering Personal Custom Service Alternativ Personal Custom Service Beskrivning Anger menyn för den personligt anpassade tjänsten. Anm Glöm inte att lägga till ett externt linjevalsnummer när du lagrar ett externt telefonnummer. Om du använder en PRI-linje kan du behöva ange # i slutet av externa telefonnummer. Följ stegen nedan för att redigera en personligt anpassad tjänst. 1. Klicka på Edit. 2. Ange en Assigned Operation för varje Key. 3. Ange ett Value från nedanstående alternativ för varje Assigned Operation som anges. Transfer to specified mailbox: Tillåter uppringaren att lämna meddelanden i en angiven brevlåda. Transfer to specified extension: Kopplar uppringaren till en angiven anknytning. Transfer to Voice Mail Service: Tillåter uppringaren att komma åt röstbrevlådetjänsten. Transfer to Automated Attendant Service: Tillåter uppringaren att komma åt den automatiska telefonisttjänsten. Transfer to specified Custom Service Menu: Kopplar uppringaren till den anpassade tjänstmeny som anges här. Transfer to operator: Kopplar uppringaren till en växeltelefonist. Transfer to outside (specified number): Överför samtalet till ett angivet externt telefonnummer. Ange list index för externa telefonnummer (1 4). Page the party: Personsöker dig. Repeat greeting: Upprepar hälsningen. None: Ingen åtgärd har tilldelats. 4. Klicka på OK när du är färdig. Outside Numbers Anger de externa telefonnummer som kan användas för åtgärden "Transfer to outside (specified number)" i inställningarna för Personal Custom Service. 1. Klicka på Edit. 2. Ange externt nummer #1 #4: Högst 32 siffror som består av 0 9, # och specialkoderna: T: Dial Tone Detection (avkänning av uppringningston),: Dial Pause (uppringningspaus; standardvärdet är 1 sekund) ;: Dial Pause (uppringningspaus; standardvärdet är 3 sekunder) 0 9,, #: uppringningskod 3. Klicka på OK när du är färdig. 334 Användarhandbok

335 3.2.1 Användarprogrammering Alternativ No DTMF Input Operation No DTMF Input Operation Wait Time Beskrivning Anger vilken åtgärd som ska utföras när ingen DTMF-inmatning (uppringaren anger inte någonting) tas emot efter den personliga hälsningen: Recording Uppringaren uppmanas att lämna ett meddelande. Disconnect (All Day): Linjen kopplas bort oavsett vilken tid på dagen det är. Disconnect (Only After Hours): Linjen kopplas enbart ned efter kontorstid. Anger hur lång tid systemet ska vänta på DTMF-inmatning innan den åtgärd som anges i No DTMF Input Operation utförs (0 10 sekunder). Personal Distribution List Alternativ List 1 4 Members Beskrivning Personliga distributionslistor används för att skicka samma meddelande till flera brevlådor i en enda åtgärd. Högst 4 listor kan hanteras med högst 40 brevlådor i varje lista. Anger de brevlådenummer som finns i listan. Följ stegen nedan för att redigera listmedlemmar. 1. Klicka på Edit för ett medlemsobjekt (1 4) i den personliga distributionslistan. 2. Markera kryssrutan i No. för varje brevlåda som du vill lägga till under Subscribers To Add. Använd uppgifterna om brevlådenumren och namnen på de som äger brevlådorna. 3. Klicka på Add. 4. Klicka på OK. Följ stegen nedan för att ta bort medlemmar från en lista. 1. Klicka på Edit för ett medlemsobjekt (1 4) i den personliga distributionslistan. 2. Markera kryssrutan i No. för varje brevlåda som du vill lägga till under Distribution. Använd uppgifterna om brevlådenumren och namnen på de som äger brevlådorna. 3. Klicka på Delete. 4. Klicka på OK. Remote Call Alternativ Remote Call Telephone Number 1, 2 [0 9, *] Beskrivning Anger telefonnummer för de destinationer som uppringare vidarekopplas till när du ställer in vidarekoppling utifrån. Du kan ange 2 telefonnummer per brevlåda. Var noga med att inleda telefonnumret med ett nummer för åtkomst till en extern linje (för att komma åt en extern linje). Anm Den här funktionen kan ha inaktiverats för din brevlåda beroende på systemprogrammeringen. Användarhandbok 335

336 3.2.1 Användarprogrammering Automatic Login Alternativ Auto Login Extension Auto Login Extension Password Entry Requirement Auto Login Caller ID 1, 2 Auto Login Caller ID Password Entry Requirement Beskrivning När det här alternativet har ställts in på "Enable" kan du komma åt din brevlåda direkt utan att ange brevlådenumret. Du kan logga in automatiskt från dina anknytningar genom att ringa från en extern telefon vars nummer har lagrats som uppringar-id eller genom att ringa ett telefonnummer som har tilldelats ett angivet DID-nummer eller en angiven extern linje. När du loggar in från en extern telefon kan du även använda funktionen för att spara avgifter. Anger om ett lösenord krävs för funktionen för automatisk inloggning till en anknytning. Meddelande Om du väljer "No" bör du se till att inga obehöriga parter har tillgång till brevlådan. Anger det telefonnummer från vilket du kan logga in automatiskt. När information om uppringarens ID som matchar ett av dessa nummer tas emot, loggas uppringaren (du) automatiskt in till brevlådan. Observera att det här telefonnumret måste vara unikt för varje brevlåda. Anger om det ska krävas ett lösenord för att få tillgång när automatisk inloggning utförs med hjälp av uppringarens ID för det nummer som har angetts i Auto Login Caller ID 1 eller Auto Login Caller ID 2. Meddelande Om du väljer "No" bör du se till att inga obehöriga utomstående får tillgång till brevlådan med hjälp av det nummer som har tilldelats Auto Login Caller ID 1 eller Auto Login Caller ID 2. Auto Login Toll Saver Du kan ringa upp Unified Messaging-systemet och få reda på om nya meddelanden har spelats in i din brevlåda genom att lyssna på antalet signaler innan ditt samtal besvaras av Unified Messaging-systemet. Funktionen för att spara avgifter finns tillgänglig enligt samma villkor som automatisk inloggning du kan använda funktionen för att spara avgifter när du ringer från en extern telefon vars nummer har lagrats som uppringar-id eller genom att ringa ett telefonnummer som har tilldelats ett angivet DID-nummer eller en angiven extern linje: Disable: Inaktiverar funktionen för att spara avgifter. DID: Funktionen för att spara avgifter fungerar när systemet tar emot det förprogrammerade DID-numret från företagsväxeln (PBX). Caller ID: Funktionen för att spara avgifter fungerar när information om uppringarens ID som matchar ett av de förprogrammerade numren tas emot (uppringar-id 1 eller 2). Trunk: Funktionen för att spara avgifter fungerar när systemet tar emot ett samtal på den förprogrammerade externa linjen. 336 Användarhandbok

337 3.2.1 Användarprogrammering Direct Service Alternativ Direct Service UM Extension Beskrivning Anger vilka funktioner som kan kommas åt direkt genom att ringa upp ett Unified Messaging-anknytningsnummer: Record No Answer Greeting: Du kan spela in den hälsning som ska spelas upp när samtalet inte besvaras. Record Busy Greeting: Du kan spela in den hälsning som ska spelas upp när anknytningen är upptagen. Record After Hours Greeting: Du kan spela in den hälsning som ska spelas upp när systemet är i nattläge. Record Temporary Greeting: Du kan spela in en hälsning som ska användas exklusivt tills du inaktiverar den. Change Day Main Menu: Ändra hälsningen för daglägets huvudmeny. Det är bara meddelandeadministratören som kan göra den här ändringen. Change Night Main Menu: Ändra hälsningen för nattlägets huvudmeny. Det är bara meddelandeadministratören som kan göra den här ändringen. Change Emergency Greeting: Ändra nödmeddelandet. Det är bara meddelandeadministratören som kan göra den här ändringen. Anm Du måste aktivera automatisk inloggning för anknytningar för att kunna använda direkt tjänsteåtkomst. Fax Options Alternativ Automatic Delivery Status Automatic Delivery Status Default Fax Number [0-9 * # T, ; ] Automatic Delivery Status Printed Fax Message Play Voice/Fax Selection Menu Fax Number Confirmation Beskrivning Anger om automatisk leverans ska användas för att automatiskt vidarebefordra mottagna fax till en angiven faxmaskin. Anger standardnumret dit automatiskt mottagna faxmeddelanden ska skickas. Ange högst 32 siffror som består av 0 9,, # och specialkoderna:,: Dial Pause (uppringningspaus; standardvärdet är 1 sekund) ;: Dial Pause (uppringningspaus; standardvärdet är 3 sekunder) T: Dial Tone Detection (avkänning av uppringningston) X: Callback Number Entry Code (åtkomstkod för tillbakaringningsnummer) 0 9,, #: uppringningskod Anm Radera numret i den här rutan för att ta bort standardfaxnumret. Anger om faxmeddelanden som har vidarebefordrats automatiskt ska markeras som gamla, nya eller borttagna. Anger om du ska få möjlighet att välja vilka meddelanden som ska spelas upp antingen röstmeddelanden, information om faxmeddelanden som väntar eller alla meddelanden. Anger om ett uppringt faxnummer måste anges igen för bekräftelse innan meddelandet skickas. Användarhandbok 337

338 3.2.1 Användarprogrammering Alternativ No Space for Receiving Coverage Mode Beskrivning Anger den åtgärd som ska utföras när det inte finns tillräckligt med utrymme i brevlådan för att spara faxmeddelanden där: Transfer to Fax Extension: Överflyttar faxmeddelandet till en angiven faxanknytning. Receive in GDM: Faxmeddelandet omdirigeras till den gemensamma brevlådan. No Receiving: Faxmeddelandet tas inte emot och systemet avslutar samtalet. Anm Om ingen faxanknytning har angetts men Transfer to Fax Extension har markerats, avslutar systemet samtalet. Cover Page Language Anger vilket språk som ska användas för den inställda informationen som genereras för faxmeddelandets försättsblad. Announce Number of Messages Alternativ Subscriber Service - All New Messages Subscriber Service - All Messages Subscriber Service - New Voice Messages Subscriber Service - New Fax Messages Subscriber Service - New Urgent Messages Receiving Message Service - All New Messages Receiving Message Service - All Messages Receiving Message Service - New Voice Messages Receiving Message Service - New Fax Messages Receiving Message Service - New Urgent Messages Beskrivning Anger om du ska få information om enbart antalet nya meddelanden i din brevlåda när du loggar in. Anger om du ska få information om det totala antalet meddelanden i din brevlåda när du loggar in. Anger om du ska få information om enbart antalet nya röstmeddelanden i din brevlåda när du loggar in. Anger om du ska få information om enbart antalet nya faxmeddelanden i din brevlåda när du loggar in. Anger om du ska få information om enbart antalet nya meddelanden som har markerats som brådskande i din brevlåda när du loggar in. Anger om du ska få information om enbart antalet nya meddelanden i din brevlåda när du har valt att lyssna på meddelanden. Anger om du ska få information om det totala antalet meddelanden i din brevlåda när du har valt att lyssna på meddelanden. Anger om du ska få information om enbart antalet nya röstmeddelanden i din brevlåda när du har valt att lyssna på meddelanden. Anger om du ska få information om enbart antalet nya faxmeddelanden i din brevlåda när du har valt att lyssna på meddelanden. Anger om du ska få information om enbart antalet nya brådskande meddelanden i din brevlåda när du har valt att lyssna på meddelanden. Message Client Alternativ Message Client Display Language Beskrivning Väljer språket för information som skapas av UM-systemet för e-postklienten (IMAP). 338 Användarhandbok

339 3.2.1 Användarprogrammering Ändra inställningar för Vidarekoppling/Stör ej Du kan ändra anknytningens inställningar för Vidarekoppling/Stör ej för externa och interna samtal på fliken Telephony Feature i fönstret Edit User. 1. På fliken Telephony Feature ställer du in Vidarekoppla/ Stör ej enligt nedan: För externsamtal: Ange typ av vidarekoppling genom att välja önskad typ i listrutan For external calls. Ange sedan telefonnumret eller välj Phone (Home) *1 eller Phone (Mobile) *1 för att ange destinationen. För internsamtal: Ange typ av vidarekoppling genom att välja önskad typ i listrutan For internal calls. Ange sedan telefonnumret eller välj Phone (Home) *1 eller Phone (Mobile) *1 för att ange destinationen. *1 Dessa telefonnummer anges på fliken Contact i fönstret Anm Edit User. Om du vill tillämpa inställningarna på både externa och interna samtal klickar du på For both internal calls and external calls. Om du väljer det här alternativet tillämpas inställningen For external calls på både externa och interna samtal. 2. Klicka på OK. Lagra namn och nummer för personliga stationskortnummer Du kan spara nummer som du ringer ofta som ett kortnummer med två siffror (00 99). Du kan programmera högst 100 personliga stationskortnummer för personlig användning på din anknytning. 1. Klicka på Speed Dialling View/Edit på fliken Telephony Feature. 2. Tillgängliga kortnummer visas i grupper om 20. Välj önskad grupp från Index. Anpassa programmerbara knappar 3. Ange namnet på det personliga stationskortnummer som du vill ringa i Speed Dialling - Personal Name (högst 20 tecken). 4. Ange numret som ska ringas upp med det personliga stationskortnumret i Speed Dialling - Personal Number (högst 32 siffror som består av 0 9,, #, T [Transfer], [ ] [Secret], P [Pause] och F [Flash]). 5. Klicka på OK. Du kan anpassa de programmerbara knapparna på systemtelefoner, knappmoduler, bärbara stationer, SIP-telefonerna KX-UT133/KX-UT136/KX-UT248/KX-UT670 och S-PS-enheter. De kan då användas för att ringa eller besvara ett externt samtal eller som funktionsknappar. Användarhandbok 339

340 3.2.1 Användarprogrammering 1. Klicka på Flexible Button View/Edit på fliken Telephony Feature. 2. Ange varje knapp på skärmen Flexible Button för att ställa in de programmerbara knapparna. Följ tabellen nedan när du ställer in de olika parametrarna. Klicka på OK när du är färdig. Knapp Slinglinje (S-Ln) Grupplinje (G-Ln) Enkellinje (E-Ln) Direktval internnummer (DSS) Steg Välj Loop CO från Type. Välj typ av rington från Optional Parameter (Ringing Tone Type Number) för att ange ringtonen. Välj Group CO från Type. Ange sedan utgående linjegruppnummer i Parameter Selection. Välj typ av rington från Optional Parameter (Ringing Tone Type Number) för att ange ringtonen. Välj Single CO från Type. Ange sedan utgående linjenummer i Parameter Selection. Välj typ av rington från Optional Parameter (Ringing Tone Type Number) för att ange ringtonen. Välj DSS från Type. Ange sedan anknytningsnumret i Extension Number. Välj One-touch från Type. Ange sedan önskat nummer i Dial (högst 32 tecken som består av 0 9,, #, T [Transfer], [ ] [Secret], P [Pause] och F [Flash]). Anm Om du ska lagra ett externt nummer bör du först lagra en linjekod. Om du behöver ange ett kontonummer, kan du lagra detta före linjevalsnumret. Uppringning med snabbvalsknapp <Exempel> # 0 SEKRETESS [ ] Kontonr, funktionsnr Kontonr Kontonr, gränstecken Nummer för automatiskt linjeval Telefonnumret Inkommande samtalsgrupp (ICD grupp) Meddelande För användare med SIP-telefoner i KX-UT-serien och S-PS-enheter: Använd endast 0 9, och # för snabbval på knappar. Om andra tecken än dessa används betraktas de som ogiltiga. Endast tecknen upp till ett ogiltigt tecken skickas när du använder snabbval på knapp. Välj ICD Group från Type. Ange sedan den inkommande samtalsgruppens anknytningsnummer i Extension Number. Välj typ av rington från Optional Parameter (Ringing Tone Type Number) för att ange ringtonen. Välj Message Waiting från Type. 340 Användarhandbok

341 3.2.1 Användarprogrammering Knapp Meddelande till annan anknytning Vidarekoppling (Vidk)/Stör ej (St.Ej) alla samtal Vidk/St.Ej externsamtal Vidk/St.Ej internsamtal Vidk grupp alla samtal Vidk grupp externsamtal Vidk grupp internsamtal Konto Konferenssamtal Avsluta Åtkomst av externa funktioner Debiteringsreferens Parkera Samtal Parkera Samtal (Automatisk parkeringszon) Samtalslogg Samtalslogg för ICD grupp Logga på/av Logga på/av specifik grupp Logga på/av för alla grupper Steg Välj Message Waiting från Type. Ange sedan anknytningsnumret eller den inkommande samtalsgruppens anknytningsnummer i Extension Number. Välj FWD/DND (Both) från Type. Välj FWD/DND (External) från Type. Välj FWD/DND (Internal) från Type. Välj Group Fwd (Both) från Type. Ange sedan den inkommande samtalsgruppens anknytningsnummer i Extension Number. Välj Group Fwd (External) från Type. Ange sedan den inkommande samtalsgruppens anknytningsnummer i Extension Number. Välj Group Fwd (Internal) från Type. Ange sedan den inkommande samtalsgruppens anknytningsnummer i Extension Number. Välj Account från Type. Välj Conference från Type. Välj Terminate från Type. Välj EFA från Type. Välj Charge från Type. Välj Call Park från Type. Välj sedan Specific från Parameter Selection. Ange numret på den parkeringszon där ett samtal ska parkeras i Optional Parameter (Ringing Tone Type Number). Välj Call Park från Type. Välj sedan Automatic från Parameter Selection. Välj Call Log från Type. Välj Call Log från Type. Ange sedan den inkommande samtalsgruppens anknytningsnummer i Extension Number. Välj Log-in/Log-out från Type. Välj sedan None från Parameter Selection. Välj Log-in/Log-out från Type. Välj sedan Incoming Group från Parameter Selection. Ange dessutom den inkommande samtalsgruppens anknytningsnummer i Extension Number. Välj Log-in/Log-out från Type. Välj sedan All från Parameter Selection. Användarhandbok 341

342 3.2.1 Användarprogrammering Knapp Steg Bråttom Administrationstid Systemalarm Tidsschema (Dag/Natt/ Lunch/Rast) Svara Avsluta Samtalsspärr Välj Hurry-up från Type. Ange sedan den inkommande samtalsgruppens anknytningsnummer i Extension Number. Välj Wrap-up från Type. Välj System Alarm från Type. Välj Time Service från Type. I Parameter Selection väljer du sedan vilka tidslägen som ska växlas manuellt. I Optional Parameter (Ringing Tone Type Number) väljer du vilken tidtabell (företagsnummer) som ska användas för ändring av tidslägena i läget för automatisk växling. Välj Answer från Type. Välj Release från Type. Välj TRS Level Change från Type. Välj sedan läge för samtalsspärren (1 7) från Parameter Selection. Välj ISDN Service från Type. Ange sedan önskat nummer i Dial (högst 32 tecken som består av 0 9,, #, T [Transfer], [ ] [Secret], P [Pause] och F [Flash]). ISDN-tjänst Visa ej numret vid utgående samtal (CLIR) Visa ej numret vid inkommande samtal (COLR) ISDN-väntkoppla Headset Läge för tidsschema (Automatiskt/Manuellt) Direktval internnummer i nätverk (NDSS) CTI Primary Directory Number (Primärt anknytningsnummer) (PDN) Anm Om du kan använda den här knappen beror på vilka ISDN-tjänster som teleoperatören tillhandahåller. Se "1.2.5 Använda ISDN-tjänst (ISDN-tjänster)". Välj CLIR från Type. Välj COLR från Type. Välj ISDN Hold från Type. Välj Headset från Type. Välj Time Service - Automatic/Manual från Type. I Parameter Selection väljer du sedan tidtabellen (företagsnummer) som ska användas när Time Service Switching Mode är inställt på Automatic. Välj NDSS från Type. Ange sedan anknytningsnumret för en annan företagsväxel (PBX) i Dial (högst 16 tecken som består av 0 9). Anm Om knappen kan användas beror på vilken nätverksmetod som används och på företagsväxelns (PBX) inställningar. Välj CTI från Type. Välj PDN från Type. 342 Användarhandbok

343 3.2.1 Användarprogrammering Knapp Secondary Directory Number (Sekundärt anknytningsnummer) (SDN) Checka in Checka ut Städat Tvåvägsinspelning Tvåvägsöverföring Tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp Medlyssning Överflyttning till röstbrevlåda DN Steg Välj SDN från Type. Ange sedan anknytningsnumret i Extension Number. I Parameter Selection anger du inställningen för fördröjd ringningstid för samtal som kommer in på en SDN-knapp. Välj typ av rington från Optional Parameter (Ringing Tone Type Number) för att ange ringtonen. Välj Check In från Type. Välj Check Out från Type. Välj Cleaned Up från Type. Välj Two-way Record från Type. Ange sedan UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer under Extension Number (standardnumret för UM-gruppens fiktiva anknytning är 500. *1 ) Välj Two-way Transfer från Type. Ange sedan UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer under Extension Number (standardnumret för UM-gruppens fiktiva anknytning är 500. *1 ) Ange numret på den anknytning vars brevlåda ska användas för inspelning av samtal med tvåvägsöverföring med snabbvalsknapp i Ext No. of Mailbox. (En sekreterare kan exempelvis spela in ett samtal i chefens brevlåda.) Om cellen lämnas tom måste anknytningens användare ange anknytningsnumret varje gång. Välj Two-way Transfer från Type. Ange sedan UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer under Extension Number (standardnumret för UM-gruppens fiktiva anknytning är 500. *1 ) Ange anknytningsnumret eller den inkommande samtalsgruppens anknytningsnummer i Ext No. of Mailbox. Välj LCS från Type. Välj Voice Mail Transfer från Type. Ange sedan UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer under Extension Number (standardnumret för UM-gruppens fiktiva anknytning är 500. *1 ) Välj DN från Type. *1 UM-gruppens fiktiva anknytningsnummer beror på systemprogrammering. Vänd dig till den systemansvarige eller systemadministratören för mer information. För användare med KX-NT366 och KX-NT553/KX-NT556/KX-NT560: Du kan ange texten som visas för varje programmerbar knapp med telefonens automatiska etikettfunktion i Label Name på skärmenflexible Button. För användare med KX-UT248 och KX-UT670: Du kan ange texten som visas (maximalt 10 tecken) för varje programmerbar knapp med telefonens automatiska etikettfunktion i Label Name på skärmen Flexible Button. Ändra ditt lösenord Du kan ändra ditt lösenord till webbverktyget på fliken Login Account i fönstret Edit User. Användarhandbok 343

344 3.2.1 Användarprogrammering 1. Du kan redigera Password (4 16 tecken) på fliken Login Account. Anm Lösenordet är dolt och visas som punkter " ". 2. Klicka på OK. Automatisk tvåvägsinspelning för övervakare Om du har utsetts till övervakare av automatisk tvåvägsinspelning kan du ställa in inspelningen för anknytningarna som du övervakar och lyssna på det inspelade samtalet som meddelanden genom konsolen för webbunderhåll. Samtal till och från valda anknytningar kan spelas in automatiskt till en brevlåda. De två följande typerna av samtal kan spelas in för varje vald anknytning: Intercom (internsamtal) Externsamtal Endast inkommande ICD-gruppsamtal (dvs. vid inspelning av externa samtal ska inspelningen begränsas till endast inkommande ICD-gruppsamtal) Du kan få ett e-postmeddelande när automatisk tvåvägsinspelning används. Den inspelade konversationen kan också skickas som en bifogad fil via e-post. Vänd dig till den systemansvarige för mer information. Endast användare som utsetts till övervakare av automatisk tvåvägsinspelning har tillgång till den här skärmen. Vidarebefordrade samtal och samtal som väntat spelas också in automatiskt. Däremot spelas inte konferenssamtal in. Inspelningen slutar automatiskt när brevlådan är full. Radera gamla meddelanden så kan du använda funktionen igen. Om den valda anknytningen har en knapp för tvåvägsinspelning så blinkar knappen under inspelning, men den kan inte användas till att avbryta funktionen. Följande funktioner kan inte användas för en anknytning medan inspelning av samtal pågår: Förbigång vid upptagen anknytning Diskret OHCA Anm Du måste informera den andra deltagaren om att samtalet kommer att spelas in. Redigera inställningar för inspelning I det här fönstret kan utsedda övervakare ändra inställningarna för automatisk tvåvägsinspelning för de anknytningar som de övervakar. Information om varje anknytning, inklusive anknytningens övervakare, UM-gruppnummer, och inspelningens destinationsbrevlåda visas. Här kan du välja vilka typer av samtal du vill spela in för varje anknytning. 1. I fönstrets vänstra sida klickar du på Users Automatic Two-way Recording Edit a Recording. 2. För en anknytning klickar du på inställningarna för Internal call, External Call, eller ICDG Incoming Only. Internal call: Samtal mellan olika anknytningar spelas in. External Call: Samtal med externa deltagare spelas in. ICDG Incoming Only: Endast samtal som tas emot av anknytningen via en inkommande samtalsgrupp spelas in. Anm För att ställa in ICDG Incoming Only på "On", måste External Call först vara inställt på "On". 3. Välj On eller Off för den inställningen. 344 Användarhandbok