Personalbokslut 2011

Transkript

1 Personalbokslut 2011

2 Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Luleå kommun som arbetsgivare... 3 Medarbetarstipendium Personalbild Luleå kommun... 6 Antal månadsanställda den 31 december (år)... 6 Personalrörlighet tillsvidareanställningar exklusive vilande anställningar... 6 Medelålder månadsanställda den 31 december (år)... 7 Åldersfördelning månadsanställda den 31 december (%)... 7 Medelsysselsättningsgrad tillsvidareanställningar den 31 december (%)... 8 Sysselsättningsgrad tillsvidareanställningar den 31 december (%)... 8 Arbetad tid och frånvaro, totalt... 9 Innestående kompensationstid den 31 december... 9 Kvarstående semester den 31 december... 9 Hälsobild Luleå kommun Nyckeltal Frisknärvaro (frånvaro pga sjukdom < 8 dagar) Nyckeltal Sjukfrånvaro Medarbetarenkät Luleå kommun Strategisk kompetensförsörjning Arbetsmiljö Måluppfyllelse

3 Sammanfattning Personalbokslutet på kommun- och förvaltningsnivå är ett komplement till Personalanalysen och Medarbetarperspektivet i Årsredovisningen. Personalbokslutet beskriver personalsituationen för 2011 med jämförelser bakåt i tiden och kan användas som uppslagsverk för att få tillgång till grunddata års personalbokslut visar att: Antalet tillsvidareanställda medarbetare var i slutet av året 5731 personer. Medelåldern är 47,8 år. 17 procent av medarbetarna är 60 år eller äldre. Personalprognos för visar att pensionsavgångarna bland medarbetare i Luleå kommun kommer att öka markant de närmaste åren. Detta medför att kommunen kommer att behöva rekrytera många nya medarbetare. Nyckeltal Frisknärvaro och Sjukfrånvaro: 63,5 % av kommunens medarbetare har varit frånvarande mindre än 8 dagar under Den totala sjukfrånvaron stannade på 4,8 %. Luleå kommun arbetar aktivt med tidiga insatser i förebyggande syfte och rehabilitering och långtidssjukfrånvaron har sedan 2007 minskat med 34,4 %. Under november 2011 genomfördes Luleå kommuns medarbetarenkät. De analyser som blir en följd av enkätens resultat ska fungera som beslutsunderlag för handlingsplaner och åtgärder under Kommunen arbetar aktivt med strategisk kompetensförsörjning. En kartläggning av HR-processerna påbörjades 2010 och under hösten 2011 genomfördes en kommungemensam workshop. En tendens visar att antalet inrapporterade tillbud ökar i förhållande till inrapporterade arbetsskador. Nya riktlinjer finns framtagna för det systematiska arbetsmiljöarbetet i kommunen. Ann-Christine Nilsson Personalchef 2

4 Luleå kommun som arbetsgivare Luleå kommun har mer än 200 olika befattningar som tillgodoser verksamheternas behov av olika kompetens och talang. Fram till år 2019 behöver vi rekrytera ca 500 personer årligen. Behoven är störst inom vård- och omsorgsyrken men även många andra yrkesområden är aktuella. Kompetenta medarbetare är en förutsättning för att kommunens alla verksamheter ska kunna utvecklas och därigenom trygga välfärden för medborgarna. Luleå kommun behöver rekrytera människor med rätt kompetens. Vi verkar för jämställdhet, jämlikhet och mångfald på våra arbetsplatser. Under året har en HR-strategi tagits fram. HR-strategin ska skapa en gemensam målbild för Luleå kommun som gör det möjligt att utveckla resurserna i form av medarbetare och organisation på bästa sätt. Allt med avsikt att nå vision Luleå HR-strategin anger de fokusområden som särskilt behöver utvecklas under perioden för att nå målbilden. 3

5 Vi skapar ett attraktivt Luleå Vi finns till för medborgare, kunder och andra intressenter Värdegrunden utgör en plattform för att nå uppsatta mål Våra verksamheter präglas av Engagemang Vi är lyhörda, motiverade och ser möjligheter Ansvarstagande Vi tar ansvar, arbetar hållbart, målinriktat och når resultat Kompetens Vi har kunskap, tar lärdom, förnyar och utvecklar Luleå kommuns gemensamma värdegrund gör att vi tillsammans kan möta förändringar och möjligheter på ett bättre sätt, öka stoltheten över att vara medarbetare i Luleå kommun samt bidra till ett attraktivt Luleå. Ett utvecklat medarbetarskap med engagerade, ansvarstagande och kompetenta medarbetare på alla nivåer i organisationen är en förutsättning för att öka kvalitén och nå målen för verksamheterna. Detta förutsätter också ett ledarskap som uppmuntrar medskapande inom de ramar och den inriktning som organisationen anger. 4

6 Medarbetarstipendium 2011 Luleå kommun vill uppmuntra och premiera medarbetare som genom sitt engagemang och sin kompetens tar ansvar och är stolta över sitt arbete. Medarbetarstipendiet har instiftats för att synligöra kvaliteten och det goda arbete som utförs i kommunens verksamheter. Stipendiet ska användas för aktiviteter i utvecklingssyfte. Stipendiet infördes Årets medarbetarstipendiater Årets stipendiater är fritidsledarna Mattias Johansson, Magnus Pulkkinen, Britta Westergaard och Gustav Uusihannu inom Ung i Luleå, Fritidsförvaltningen, med motiveringen "Med stolthet och stort engagemang tar man ansvar genom att ur ett främjande perspektiv leda en verksamhet där unga människors intresse och vilja att påverka tas tillvara. Med tydliga mål och uppföljning har man bidragit till att verksamheten uppnått goda resultat. Samarbete med andra kommuner och mellan verksamheterna är en viktig del för att lyckas med så väl integrering som verksamhetsutveckling. Kontinuerlig kompetensutveckling och ett samarbete med Luleå tekniska universitet innebär att kvalitén alltid är i fokus." Diplom Ett diplom delades ut till bibliotekarie Elisabeth ten Hoeve, Stadsbiblioteket, med motiveringen: "Med engagemang, uppfinningsrikedom och nyskapande lyckas Elisabeth sprida glädje och läslust till barnen genom att dramatisera det hon läser för barnen i form av bokteater. Med barnens lärande i fokus och flexibilitet lyckas hon med sitt engagemang och sin kunskap inspirera andra att pröva nya vägar. Genom struktur i mötet med skolorna skapas bättre förutsättning för det gemensamma målet att ge barnen kunskap och öka intresset för läsning." 5

7 Personalbild Luleå kommun Antal månadsanställda den 31 december (år) (Månadsanställda, avtal AB) tillsvidareanställda totalt tv-anställda kvinnor tv-anställda män visstidsanställda totalt visstidsanställda kvinnor visstidsanställda män Personalrörlighet tillsvidareanställningar exklusive vilande anställningar (Tv-anställningar, avtal AB) Anställningar vid årets början Börjat under året Slutat under året Anställningar i slutet av året

8 Medelålder månadsanställda den 31 december (år) (Månadsanställda, avtal AB) tillsvidareanställda totalt 47,2 47,1 47,5 47,6 47,8 tv-anställda kvinnor 47,2 47,0 47,4 47,6 47,8 tv-anställda män 47,1 47,2 47,6 47,7 47,7 visstidsanställda totalt 40,2 40,7 41,5 41,1 39,7 visstidsanställda kvinnor 40,1 40,6 41,4 40,7 39,6 visstidsanställda män 40,4 41,1 41,7 42,4 40,3 Åldersfördelning månadsanställda den 31 december (%) (Månadsanställda, avtal AB) tillsvidareanställda 0-29 år 3,9 5,4 4,9 4,4 4, år 17,9 18,4 17,5 17,1 16, år 27,2 27,6 27,4 28,1 28, år 33,4 32,9 33,2 33,2 33, år 17,6 15,8 17,1 17,3 17,1 visstidsanställda 0-29 år 19,6 13,7 12,0 15,1 19, år 27,4 28,4 24,3 26,8 27, år 26,1 29,9 35,4 30,9 31, år 20,2 20,3 19,3 19,0 16, år 6,7 7,7 9,1 8,2 6,1 Under året har antalet tillsvidareanställda medarbetare minskat. Det är främst inom Barn- och utbildningsförvaltning som minskning av tillsvidareanställningar skett och orsaken är fortsatt anpassning till elevminskning och fristående skolors etablering. Minskningen beror även på ökning av pensionsavgångar. Enligt prognos 1 kommer pensionsavgångarna att öka markant under de kommande åren. Luleå kommuns förmåga att rekrytera, utveckla och behålla kompetenta, engagerade och ansvarstagande medarbetare kommer att vara av yttersta vikt. Andelen tillsvidareanställda kvinnor är 79 % vilket betyder att fördelningen kvinnor/män bland tillsvidareanställda är oförändrad jämfört med föregående år. 1 Rapport Prognos pensionsavgångar & övriga avgångar

9 Medelsysselsättningsgrad tillsvidareanställningar den 31 december (%) (Tv-anställningar, avtal AB) tillsvidareanställda totalt 93,1 92,7 94,1 96,6 97,5 tv-anställningar kvinnor 92,2 91,7 93,5 96,2 97,2 tv-anställningar män 96,6 96,5 96,7 97,9 98,6 Sysselsättningsgrad tillsvidareanställningar den 31 december (%) (Tv-anställningar, avtal AB) tillsvidareanställda totalt Heltid 100% 74,1 71,9 78,1 88,1 91,7 Deltid 75-99% 19,8 22,2 16,5 7,8 5,2 Deltid 50-74% 5,6 5,3 4,8 3,6 2,6 Deltid 0-49% 0,5 0,5 0,6 0,6 0,5 tillsvidareanställda kvinnor Heltid 100% 70,7 68,3 75,8 87,1 91,1 Deltid 75-99% 22,5 25,0 18,3 8,4 5,5 Deltid 50-74% 6,2 6,0 5,3 3,9 3,0 Deltid 0-49% 0,5 0,6 0,6 0,6 0,5 tillsvidareanställda män Heltid 100% 86,9 85,7 87,0 91,9 94,2 Deltid 75-99% 9,6 11,4 9,5 5,4 4,2 Deltid 50-74% 3,1 2,7 3,2 2,3 1,3 Deltid 0-49% 0,4 0,2 0,3 0,4 0,4 Medelsysselsättningsgraden har ökat med 0,9 procentenheter jämfört med föregående år. Det är andelen heltidsanställda som fortsätter att öka, framförallt har fler kvinnor heltidsanställning jämfört med tidigare år. Sedan år 2007 har andelen heltidsanställda ökat med 17,6 %. Kommunens beslut om heltider är en viktig del i arbetet med att skapa goda arbetsvillkor för medarbetare. Att den totala arbetade tiden har ökat samtidigt som fyllnads- och övertid minskat kan härledas till den ökade andelen heltider. Sparad okompenserad tid växer vilket visar att medarbetare inte tar ut inarbetad tid. 8

10 Arbetad tid och frånvaro, totalt (Urval på kostnadsställe) Fördelning arbetad tid och frånvaro i timmar, Lönekostnadsrapport Arbetad tid totalt varav Arbetad tid Månadsavlönad Arbetad tid timavlönad Fyllnadstid Övertid Övrig arbetad tid* Frånvaro totalt varav Semester/Ferie/Uppehåll Sjukdom Föräldraledighet Övrig frånvaro** * Övrig arbetad tid avser intern facklig tid. Ökningen beror främst på deltagande i samverkansgrupper enligt Luleå kommuns samverkansavtal, giltigt fr o m **I gruppen Övrig frånvaro ingår tjänstledighet, kompledighet, studier och centrala fackliga uppdrag. Innestående kompensationstid den 31 december (Månadsanställda, avtal AB och Stuveriavtal) Okompenserad tid, timmar Kvarstående semester den 31 december (Månadsanställda, avtal AB och Stuveriavtal) Kvarstående semdagar (dagar) Kvarstående semtimmar (timmar)

11 Hälsobild Luleå kommun Förvaltningarna har under året satsat på olika aktiviteter för att främja hälsa, t ex friskvårdsgrupper, stegräkningstävlingar och massage. I september anordnade kommunen en hälsovecka för samtliga medarbetare. Under veckan genomfördes en mängd olika aktiviteter inom temat Rörelse, Kultur, Mat och Inre balans. Veckan avslutades med Kommunjoggen med över 400 anmälda deltagare. Andelen medarbetare med 0 dagars sjukfrånvaro är i stort sett detsamma som Fler medarbetare har haft återkommande korttidsfrånvaro som sammanlagt blivit mer än 7 kalenderdagars sjukfrånvaro under året. Det har medfört att nyckeltalet för frisknärvaro har minskat med 1,2 procentenheter jämfört med föregående år. Nyckeltal rörande sjukfrånvaro har förbättrats jämfört med tidigare år, undantaget nyckeltal 5 som avser medarbetare yngre än 30 år. Luleå kommun arbetar aktivt med tidiga insatser i förebyggande syfte och rehabilitering och långtidssjukfrånvaron har sedan 2007 minskat med 34,4 %. 10

12 Nyckeltal Frisknärvaro (frånvaro pga sjukdom < 8 dagar) (Månadsanställda. Avtal AB, BEA, PAN och Hamn- och Stuveriavtal) Kommunstyrelsens mål 2011: Minst 65 % av månadsanställd personal ska ha mindre än 8 sjukdagar per år Nyckeltal Frisknärvaro 62,99 64,39 63,30 64,74 63,49 varav 0 dagar (%) frånvaro pga sjukdom 36,58 35,56 34,79 35,72 35, dagar (%) frånvaro pga sjukdom 26,42 28,83 28,51 29,02 28, ,30 28, ,72 29,02 År ,79 28, ,56 28, ,58 26, Procent (%) 0 dagar (%) 1-7 dagar (%) Nyckeltal frisknärvaro per förvaltning 100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 70,8 67,0 88,5 86,5 69,3 71,3 56,5 89,0 56,4 71,4 69,7 11

13 Nyckeltal Sjukfrånvaro (Månads- och timanställda exkl springvikarier. Avtal AB, BEA, PAN och Hamn- och Stuveri) Kommunstyrelsens mål 2011: Total sjukfrånvaro ska understiga 5 % av total arbetstid Nyckeltal 1: Tot sjukfrvtid : Tot ord arbtid (Totalt) 8,17 7,07 5,76 4,85 4,75 2: Sjukfrånvaro > 59 dagar : Total sjukfrånvarotid 63,28 58,24 46,55 35,63 28,85 3: Tot sjukfrvtid : Tot ord arbtid (Kvinnor) 9,16 7,89 6,30 5,26 5,21 4: Tot sjukfrvtid : Tot ord arbtid (Män) 5,03 4,43 3,97 3,48 3,19 5: Tot sjukfrvtid : Tot ord arbtid (åldersgrp <=29 år) 5,80 5,25 4,48 3,63 4,13 6: Tot sjukfrvtid : Tot ord arbtid (åldersgrp år) 6,50 5,48 4,90 4,63 4,49 7: Tot sjukfrvtid : Tot ord arbtid (åldersgrp >=50 år) 10,08 8,78 6,61 5,18 5,05 40,00 35,00 30,00 35,63 28,85 Procent 25,00 20,00 15,00 10,00 5,00 4,85 4,75 5,26 5,21 3,48 3,63 4,63 5,18 3,19 4,13 4,49 5,05 0,00 Nyckeltal 1 (Totalt) Nyckeltal 2 (>59 dgr) Nyckeltal (Kvinnor) Nyckeltal 4 (Män) Nyckeltal 5 (<= 29år) Nyckeltal 6 (30-49år) Nyckeltal 7 (>=50år) Nyckeltal 1 Sjukfrånvaro i % av arbtid - per förvaltning 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 4,3 4,0 2,4 1,7 2,4 4,7 3,3 1,2 6,2 2,4 4,1 12

14 Medarbetarenkät Luleå kommun Medarbetarenkät - Attityd och upplevelsemätning (Månadsanställda som varit i tjänst november månad) Medarbetarenkäten är en aktivitet för att få en uppfattning om hur medarbetarna värderar sina arbetsförhållanden samt för få ett underlag för kommande förbättringsarbete. Enkätens resultat används också för att följa upp målen i Luleå kommuns strategiska verksamhetsplanering inom perspektivet Medarbetare. Enkätens målgrupp är månadsanställda medarbetare som var i tjänst under mätperioden, november månad år Svarsfrekvensen vid denna mätning var 75 % vilket bedöms som en bra nivå. Vid årets mätning är nya frågor framtagna, detta gör att det inte finns jämförbart material från tidigare år. Resultatet visar att det finns områden att vara stolt över men även områden som behöver analyseras ytterligare. Det finns tre analysmaterial arbetsgrupp, ledarskap och förvaltning, som förvaltningarna rekommenderas att använda. Områden att vara stolta över: Engagemang, meningsfullt arbete, trivsel. möjlighet till att vara aktiv och delaktig, Luleå kommuns gemensamma värdegrund och att andelen rökare har minskat. Områden som bör analyseras ytterligare: Luleå kommun som en bra arbetsgivare, individuella kompetensutvecklingsplaner, arbetsmiljö, hälso- och friskvård, samarbete mellan enheter/avdelningar, chefers hantering av eventuella konflikter, feedback/återkoppling, trakasserier samt hot & våld. 13

15 Inom de områden Kommunstyrelsen angivit som prioriterade ledarskap, medarbetarskap, Gemensam värdegrund går utvecklingen åt rätt håll. Under 2012 kommer arbetet med strategisk kompetensförsörjning att fortsätta liksom arbetet med att alla tillsvidareanställda medarbetare ska ha en kompetensutvecklingsplan. För att det ska bli möjligt att följa värdegrundsarbetets långsiktiga effekter hos kommunens medarbetare ska den gemensamma värdegrunden mätas årligen. Resultat Medarbetarenkät 2011 Läs mer i rapporten Medarbetarenkät 2011 som finns publicerad på 14

16 Strategisk kompetensförsörjning Kompetensförsörjning innebär att Attrahera, Rekrytera, Utveckla, Motivera och Avveckla. Den strategiska kompetensförsörjningen ger förutsättningar för kompetensöverföring, alternativa karriärvägar och kompetensutvecklingsaktiviteter. En kartläggning av HR-processerna påbörjades 2010 och under hösten 2011 genomfördes en kommungemensam workshop. Syftet med workshopen var att identifiera gemensamma aktiviteter, samordningsmöjligheter och samsyn kring kompetensbehov. Individuell kompetensutvecklingsplan Kommunstyrelsens mål för 2011 var att alla tillsvidareanställda ska ha en kompetensutvecklingsplan. Planen upprättas exempelvis vid medarbetarsamtal. Målet följdes upp i medarbetarenkäten (Fråga 37: Jag och min chef har gjort en kompetensutvecklingsplan för mig). Resultatet visar att 35 % har svarat att de har en egen kompetensutvecklingsplan. I processen medarbetarutveckling ingår aktiviteter för att upprätta och sammanställa individuella utvecklingsplaner. Analys av resultatet visar dock att det behöver skapas en tydlighet och förståelse i organisationen om vad en kompetensutvecklingsplan innebär och innehåller. 15

17 Arbetsmiljö Statistik från LISA på arbetsskador Statistik från LISA på tillbud Resultat från Medarbetarenkät Fråga 19: På min arbetsplats har vi en bra fysisk arbetsmiljö 3,7 Fråga 20: På min arbetsplats har vi en bra psykosocial arbetsmiljö 3,6 Fråga 21: Arbetsmiljöfrågor diskuteras regelbundet på min arbetsplats 3,3 Medelvärde: En tillbudskampanj genomfördes År Länk på Luleå kommuns intranät är framtaget för att alla medarbetare ska kunna anmäla tillbud på ett enkelt sätt. Antalet inrapporterade tillbud är fortfarande lågt i förhållande till antalet inrapporterade arbetsskador, även om vi kan se en tendens att antalet inrapporterade tillbud ökar. Det är viktigt att även fortsättningsvis ge information om hur man anmäler och vikten av att vi anmäler in tillbud. Resultatet visar på förbättringsområden inom såväl den fysiska som den psykosociala arbetsmiljön. Arbetsmiljöfrågor diskuteras inte regelbundet på arbetsplatserna och det finns skäl att se över hur dessa kan få mer utrymme i de olika forum som finns exempelvis vid medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar. 16

18 Under År 2011 har nya riktlinjer tagits fram för det systematiska arbetsmiljöarbetet (Ledningssystemet för SAM) som innehåller arbetsmiljöprocesser, rutinbeskrivningar och mallar. Implementeringsarbetet pågår under 2012 för att stödja chefer och verksamheterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Delprocesser med rutinbeskrivningar finns framtagna för tillbud, arbetsskada, arbetsmiljörond, undersökning/riskbedömning och årlig uppföljning SAM Utredningsmodell framtagen på BRO byggnadsrelaterad ohälsa Förtydligande av medicinska kontroller med mallar för kartläggning och beställning Mallar och guide framtagen för Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Ny grundutbildning i arbetsmiljö BAM Krispärm framtagen och finns som mall för samtliga förvaltningar Mallar för riskbedömning framtagna - Mall för riskbedömning vid planerad förändring med handlingsplan - Mall för riskbedömning med handlingsplan Kommunövergripande Arbetsmiljönätverk uppstartat 17

19 Måluppfyllelse Analysen är gjord utifrån måluppfyllelse i medarbetarperspektivet, Kommunstyrelsens (Ks) styrkort Bra ledar- och medarbetarskap Ta fram verksamhetsspecifik analys och plan för framtida kompetensbehov Målet uppnås delvis. Samtliga som svarat har inventerat behovet, men kommit olika långt med analys och plan. Strategisk kompetensförsörjning är en punkt vid budgetdialogen och kommungemensamt arbete stödjer målet. Ta fram plan för ledarförsörjning Målet uppnås delvis. Arbetet görs inom ramen för totala analysen för behov av kompetens i framtiden. Kommunövergripande ledartalangsprogram är en aktivitet. Alla tillsvidareanställda ska ha en kompetensutvecklingsplan Målet uppnås ej. I medarbetarenkäten uppger 36 % av tillsvidareanställda att de har en plan. Resultat på förvaltningsnivå variera. Här finns ett förbättringsområde. Riktlinjer och mallar finns framtagna som stöd. Frisknärvaro: Minst 65 % av månadsanställd personal ska ha < 8 sjukdagar. Målet uppnås ej. Frisknärvaron blev 63,5 % för förvaltningarna. Anledningen är att korttidssjukfrånvaron över 8 dagar ökat. Signalen om ökad korttidsfrånvaro bör analyseras på varje förvaltning. Sjukfrånvaro: Total sjukfrånvaro ska understiga 5 % av total arbetstid. Målet uppnås. Sjukfrånvaron blev 4,8 % för förvaltningarna. Långtidssjukfrånvaron har minskat med 7 % på kommunnivå. Alla anställda ska känna till Vision Luleå 2050 Målet uppnås. Samtliga förvaltningar har haft information om Vision Luleå 2050 Gemensam värdegrund Alla anställda ska arbeta utifrån innehållet i kommunens gemensamma värdegrund Målet uppnås delvis. Ett medelvärde av fyra frågor i medarbetarenkäten indikerar att 70 % arbetar utifrån värdegrunden 18