Tid Onsdagen den 25 april 2018 kl. 13:00 (OBS separat kallelse till förmiddagen)

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Servicenämnden Tid Onsdagen den 25 april 2018 kl. 13:00 (OBS separat kallelse till förmiddagen) Plats Skälbyallén 6 Enligt uppdrag Marcus Kindahl ( ) Föredragningslista 1 Dagordning/övriga frågor/justering 2 Information från chefer Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Närvarande chefer 3 Ökade kostnader för vägunderhåll Beslutsärende (handlingar bifogas, 9 sid) Föredragande: Benny Wennberg 4 Revidering av serviceförvaltningens interna kontrollplan inköpsprocessen Beslutsärende (handlingar bifogas, 4 sid) Föredragande: Martina Adiels Balk 5 Digitalisering servicenämnden Beslutsärende (handlingar bifogas, 6 sid) Föredragande: Marcus Kindahl 6 Medborgarförslag om att hyra ut Kolbodagårdens restaurang för att stärka sammanhållningen och trivseln bland boende i denna del av Södermöre Informationsärende (handlingar bifogas, 3 sid) Föredragande: Gunilla Svensson

2 Servicenämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 7 Cykelbokslut 2017 Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Thomas Eidrup 8 Information från projekt- och kustmiljö Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Närvarande projektledare 9 Miljöbokslut 2017 Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Karin Löfström 10 Taxa för grävtillstånd Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 11 Information från förvaltningschefen Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 12 Rapport från kontaktmannaskap 13 Anmälan av delegationsbeslut 14 Anmälningsärenden 15 Övriga frågor

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Benny Wennberg SFN 2018/ Servicenämnden Ökade kostnader för vägunderhåll Förslag till beslut Servicenämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Avsätta 8,3 MKR i extra investeringsmedel för akut beläggningsunderhåll och att utöka budgeten för bidrag till enskilda vägar med 600 TKR för Avsätta 6,1 MKR i utökning av den årliga investeringsnivån i beläggningsbudgeten och att öka den årliga budgeten för bidrag till enskilda vägar med 600 TKR från 2019 Bakgrund Akuta åtgärder På grund av väderläget i vinter med hastigt uppkomna tjälskador i vägbanorna har det uppkommit ett akut åtgärdsbehov utöver det löpande underhållsbehovet av kommunens vägbanor. Asfalten har släppt i hjulspåren vilket kan leda till sämre framkomlighet, missnöjda invånare, stenskott/skador på fordon som leder till ökad klagomålshantering etc. Det krävs en extra investering detta år för att åtgärda de mest akuta och största skadorna. Genom att göra om sträckorna i sin helhet skapas längre hållbarhet och mindre tillfälliga nödlösningar som blir dyrare med begränsad hållbarhet samt innebär att vår personal ofta måste vistas ute i dessa tungt trafikerade vägmiljöer. Åtgärden klassificeras som en investering enligt regelverket för komponentavskrivning. Berörda vägsträckor: Tyskavägen 480m x 10m= ca 4 800m2 Lindsdalsvägen 3900m x 14m= ca m2 Norravägen 500m x 10m= ca 5 000m2 Tullslätten 250m x 12m= ca 3 000m2 Ståthållare gatan 500m x 10m= ca 5 000m2 Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39

4 SFN 2018/ (2) Stensövägen 600m x 10m= ca 6 000m2 Erik Dahlbergs väg 400m x 12m= ca 4 800m2 TOTALT: m2 Kostnad för akuta beläggningsåtgärder ,3 MKR. Även budgeten för bidrag till enskilda vägar behöver ökas med 600 TKR Ökat årligt reinvesteringsbehov Swecos rapport om beläggningstillståndet i Kalmar kommun pekar på ökat behov av beläggningsåtgärder i gatu- och GC-nätet. Rapporten har tagits fram av systemet RoSy. Systemet signalerar att de årliga medel som investeras behöver ökas för att kunna bibehålla dagens standard i vägnätet. Om inte kommer det att byggas upp ett underhållsbehov som kommer att kräva en stor och fördyrad insats framöver alternativt sker en sänkning av den beläggningsstandard som vi har i dagsläget. För att kunna hålla en medelnivå och bibehålla den beräknar systemet behov av en årlig beläggningsbudget på cirka 16 MKR på gatunätet samt 2 MKR för GC nätet. För gatunätet har kommunen idag 8 MKR till beläggningsunderhåll i drift och 2,8 MKR till reinvestering gator vilket ger ett underskott på 5,2 MKR. För underhåll på GC nätet finns idag 1,1 MKR vilket ger ett underskott på 0,9 MKR. Den årliga budgeten för bidrag till enskilda vägar är idag 3,1 MKR. Åtgärderna klassificeras som en investering enligt regelverket för komponentavskrivning. För att kunna hantera det löpande underhållet och hålla en önskvärd standard behövs därmed en utökad årlig beläggningsbudget budget med 6,1 MKR. Den årliga budgeten för bidrag till enskilda vägar behöver ökas med 600 TKR. Benny Wennberg Förvaltningschef Bilagor SWEcos Rapport 2017 daterad

5 Pavement Consultants AB RAPPORT 2017 Beläggningstillstånd Inom Datum:

6 Pavement Consultants AB STATUS Resultatet av utförd tillståndsbedömning och analys av vägnätet inom Kalmar kommun, presenteras kort sammanfattande nedan: Analyser av befintligt tillstånd samt beräkningar av framtida nedbrytning i RoSy systemet, ligger till grund för bedömningen av vilket år beläggningsåtgärder på specifika gatusträckor bör utföras enligt diagrammet nedan. Standarden på gatunätet i Kalmar kommun är bra. Av det totala gatunätet är det 7 % som i någon form borde ha varit åtgärdat enligt ekonomiplanen senast under 2017, alltså före Detta har ökat med två procentenheter jämfört med förra året. Inom den närmaste 5-årsperioden, fram till och med 2022, bör 36 % av det totala gatunätet, motsvarande cirka 128 km gator, ha någon form av beläggningsåtgärd. Det har totalt sett ökat med tre procentenheter jämfört med förra året. Gatunätet har fortsatt att försämrats sedan förra året. Det är lite drygt 8 km gator som har restlevnadstid 2017 som nu har blivit röda och ca 33 km gator med restlevnadstid 2022 som nu har blivit gula. Totalt sett ligger standarden fortfarande på en bra nivå men det är nu mer än en tredjedel som behöver åtgärd inom de kommande fem åren. Det gäller framöver att få tillräckligt med ekonomiska medel för att kunna utföra tillräckliga åtgärder för att inte fortsätta denna utveckling.

7 Pavement Consultants AB Standarden på GC-nätet i Kalmar kommun är bra. Av det totala GC-nätet är det 11 % som i någon form borde vara åtgärdat enligt ekonomiplanen senast under 2017, alltså före Jämfört med förra året är det oförändrat. Inom den närmaste 5-årsperioden, fram till och med 2022, bör 48 % av det totala GC-nätet, motsvarande ca 70 km GC-banor, ha någon form av beläggningsåtgärd. Det har totalt sett ökat med 16 procentenheter jämfört med förra året. Det är positivt att de röda sträckorna är oförändrade men de gula sträckorna har ökat kraftigt jämfört med förra året. Förklaringen till det är att är nästan 25 km GC-vägar som har restlevnadstid 2022 och som i årets rapport har blivit gula. Det gäller att beakta detta framöver då det kommer behövas ett flertal åtgärder på GC-vägarna inom fem år.

8 Pavement Consultants AB Vägkapitalutveckling Gator (Konsekvensanalys) Diagrammet avseende vägkapitalutvecklingen ovan, beskriver hur vägkapitalet (d.v.s. standarden), på gatunätet kommer att utveckla sig vid olika årliga budgetnivåer. Det som kan utläsas ur diagrammet är att en årlig budget på 10 miljoner i 10 år framåt sänker gatunätets standard i förhållande till den standard som idag finns på gatunätet. För att behålla den standard som idag finns på gatunätet behövs en årlig budget på något mer än 16 miljoner. För att höja och även nå upp i en optimal nivå på gatunätets standard i kommunen och därmed också en optimal ekonomisk underhållssituation, krävs en årlig budget på nästan 22 miljoner per år. Det som dock bör poängteras i detta sammanhang är att dessa årliga budgetbelopp i detta fall ENDAST innefattar de åtgärder som har med asfaltering av gatunätet att göra. Utöver dessa kostnader tillkommer sedan kostnader för åtgärder av sidoanläggningar (justering av brunnar, kantstenar, gångbanor etc.). Produktprislistan i systemet ligger en bit över genomsnittliga kvadratmeterpriser för asfalt för att till viss del få med kringkostnader. De gula staplarna i diagrammet ovan, kallas för Ekonomiplanen, och detta är det optimala sättet att sköta sitt beläggningsunderhåll på.

9 Pavement Consultants AB Denna ekonomiplan beräknar kostnader och åtgärder när det är optimalt att utföra dessa och tar inte hänsyn till någon budget. Som kan utläsas ur diagrammet så finns det ett stort behov av åtgärder under 2021 på ca 38 miljoner som kommunen redan nu behöver planera för i sitt budgetarbete.

10 Pavement Consultants AB Vägkapitalutveckling GC (Konsekvensanalys) Diagrammet avseende vägkapitalutvecklingen ovan, beskriver hur vägkapitalet (d.v.s. standarden), på GC-nätet kommer att utveckla sig vid olika årliga budgetnivåer. Det som kan utläsas ur diagrammet är att en årlig budget på 1 miljon i 10 år framåt sänker GC-nätets standard i förhållande till den standard som idag finns på gatunätet. För att behålla den standard som idag finns på GC-nätet behövs en årlig budget på minst 2 miljoner. För att däremot nå upp i en optimal nivå på GC-nätets standard i kommunen och därmed också en optimal ekonomisk underhållssituation, krävs en årlig budget på minst 3 miljoner per år. Det som dock bör poängteras i detta sammanhang är att dessa årliga budgetbelopp i detta fall ENDAST innefattar de åtgärder som har med asfaltering av gatunätet att göra. Utöver dessa kostnader tillkommer sedan kostnader för åtgärder av sidoanläggningar (justering av brunnar, kantstenar, gångbanor etc.). Produktprislistan i systemet ligger en bit över genomsnittliga kvadratmeterpriser för asfalt för att till viss del få med kringkostnader. De gula staplarna i diagrammet ovan, kallas för Ekonomiplanen, och detta är det optimala sättet att sköta sitt beläggningsunderhåll på.

11 Pavement Consultants AB Denna ekonomiplan innebär att under det närmsta året skjuta till en större summa pengar för att på detta sätt få bort den underhållsskuld (de röda sträckorna i rapporten ovan), som skapats genom en för låg budget under åren (Se nedanstående diagram över investeringsbehovet i förhållande till Ekonomiplan). Det ska poängteras att det 2021 till 2023 är beräknad tid för åtgärd på en stor mängd GC-banor. De ligger delvis i slutet på den närmaste 5-års perioden samt inom de gröna området efter Detta bör kommunen redan nu ha med sig i budgetarbetet för kommande år. Sweco Pavement Consultants AB Jesper Gustafsson Tfn:

12 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Martina Adiels Balk SFN 2018/ Servicenämnden Revidering av serviceförvaltningens interna kontrollplan - inköpsprocessen Förslag till beslut Servicenämnden beslutar enligt förvaltningens åtgärdspunkter. Bakgrund I december 2017 genomförde EY en granskning av Kalmar kommuns inköpsprocess på uppdrag av kommunens revisorer. I denna revision rekommenderades servicenämnden att säkerställa att uppdraget att samordna kommunens upphandlingar efterlevs. Servicenämnden gav under sitt sammanträde i februari förvaltningen i uppdrag att: revidera sin interna kontrollplan för att på ett bättre sätt säkerställa uppföljningen i förvaltningens inköpsprocess. Den reviderade kontrollplanen ska presenteras senast under april månads nämndsammanträde Åtgärdspunkter I den av servicenämnden beslutade internkontrollplanen för 2018 finns nedanstående risk beskriven: Sannolikheten att reglerna för direktupphandling inte följs bedöms som stor då det är många personer som gör inköp och kunskapen om gällande lagstiftning varierar. Sannolikheten att genomförd direktupphandling inte redovisas till upphandlingsenheten bedöms också som stor då dessa rutiner inte är kända i verksamheten samt på grund av den mänskliga faktorn. Konsekvensen om direktupphandling inte sker eller redovisas bedöms som allvarlig då detta kan leda till ekonomisk skada för kommunen samt förtroendeskada. Ett kontrollmoment är beslutat för ovanstående risk och det är uppföljning via vårens interna revision. Som komplement till detta så vill förvaltningen addera ytterligare ett kontrollmoment, stickprovskontroll av 10 direktupphandlingar i våra verksamheter under hösten Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39

13 SFN 2018/ (2) Martina Adiels Balk Administrativ chef Benny Wennberg Förvaltningschef Bilagor Protokollsutdrag SFN Revision Granskning av kommunens inköpsprocess.

14 UTDRAG 1 (2) Sammanträdesdatum Servicenämnden 16 Revision - Granskning av kommunens inköpsprocess Dnr SFN 2018/0065 Handlingar Förvaltningens skrivelse Granskning av inköpsprocessen Bakgrund Ernst & Young AB har på uppdrag av Kalmar kommuns förtroendevalda revisorer granskat kommunstyrelsen och servicenämnden. Granskningen syftar till att bedöma kommunstyrelsens och servicenämndens styrning, ledning och uppföljning av inköpsprocessen. Efter granskningen rekommenderar revisorerna servicenämnden att säkerställa att de lever upp till uppdraget att samordna kommunens upphandlingar. Yttrande I förslag till ny organisation flyttas servicenämndens ansvar för upphandling till kommunstyrelsen. I revisionsrapporten görs tolkningen av gällande reglemente att alla upphandlingar ska samordnas av upphandlingseneheten. Om reglementet uppfattas så och överförs till kommunstyrelsen så finns det ändå behov av att förtydliga eftersom många upphandlingar i dagsläget inte samordnas av upphandlingsenheten på serviceförvaltningen, exempelvis fastighets- och infrastrukturupphandlingar. Ett uppdrag bör därför ges där beskrivning och ansvarsfördelning tas fram för upphandlingsenheten i relation till vilket upphandlingsarbete som sker på andra förvaltningar. Överläggning Efter att revisionen presenterats av Kristina Lindstedt ajourneras mötet. När mötet återupptas yrkar Johanna Petersson (C) bifall till förvaltningens förslag med följande tillägg: - Servicenämnden ger förvaltningen i uppdrag att revidera sin interna kontrollplan för att på ett bättre sätt säkerställa uppföljningen i Anslaget på kommunens anslagstavla den 9 mars 2018

15 2 (2) Servicenämnden UTDRAG Beslut Sammanträdesdatum förvaltningens inköpsprocess. Den reviderade kontrollplanen ska presenteras senast under april månads nämndsammanträde. Servicenämnden beslutar att anta förvaltningens yttrande och överlämna det till kommunens revisorer samt kommunstyrelsen. Servicenämnden ger också förvaltningen i uppdrag att revidera sin interna kontrollplan för att på ett bättre sätt säkerställa uppföljningen i förvaltningens inköpsprocess. Den reviderade kontrollplanen ska presenteras för servicenämnden senast under april månads nämnsammanträde. Sekreterare Marcus Kindahl Justeras Johanna Petersson ordförande Elsa Berg

16 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Marcus Kindahl SFN 2018/ Servicenämnden Digitalisering servicenämnden Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att serviceförvaltningen förser samtliga nämndsledamöter med för mejlkonversationen, mötesbokningar, inlogg till intranätet med mer. Servicenämnden beslutar vidare att överlämna frågan om ytterligare digitalisering, så som Ipads, till efter valet tillträdande servicenämnd. Bakgrund Det finns ett behov av att digitalisera Kalmar kommun och dess nämnder. Därav har kommunens IT-styrgrupp tagit fram ett digitaliseringsförslag. Í förslaget finns tre olika kategorier: 1. Kommunalråd/heltidsanställda politiker 2. Politiker i nämnder med icke-känslig information 3. Politiker i nämnder med där det i handlingarna förekommer känslig information. Servicenämnden faller inom kategori två politiker i nämnder med icke-känslig information. I förslaget ingår också att samtliga nämndsledamöter får tillgång till mejladress för mejlkonversation, mötesbokningar, inloggning till intranätet med mer. Support omfattar ominstallation samt distribution av utvalda appar. Marcus Kindahl Nämndsekreterare Bilagor Förslag på digitala verktyg för politiker i Kalmar kommun Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39

17 Handläggare Datum Magnus Garp Förslag på digitala verktyg för politiker i Kalmar kommun Det finns idag ingen standardiserad lösning för hur de olika nämnderna hanterar sina digitala nämndshandlingar inför möten. Det skiljer sig också åt mellan nämnderna vad gäller innehåll i handlingarna med avseende på integritetskänslig information. En generell indelning skulle kunna göras i tre olika profiler: 1. Kommunalråd/heltidsanställda politiker 2. Politiker i nämnder med icke-känslig information 3. Politiker i nämnder med där det i handlingarna förekommer känslig information Det skiljer sig också åt mellan olika nämnder vad gäller tillgång till en kommunal epostadress (@kalmar.se). För att nå en enhetlighet skulle samtliga politiker i Kalmar kommun kunna erbjudas Dels för att få en likformighet, men också för att kunna möjliggöra inloggning till intranätet Piren där samarbetsytor kan sättas upp tillsammans med t.ex. ledningsgrupper. Detta medför dock en licenskostnad vilken finns specificerad i bilaga kostnader. Profil 1 kommunalråd/heltidsanställda politiker Som kommunalråd i Kalmar kommun har man en så kallad funktionsarbetsplats (DST dator som tjänst), d.v.s. en dator som hanteras av IT. Denna har åtkomst till det interna nätet oavsett vilket nätverk datorn befinner sig på. Lösningen bygger på att användaren har vilken används vid både inloggning i dator och i mejlkonversation. IT-avdelningen Serviceförvaltningen Adress Box 611 Besök Stagneliusgatan 31 Tel vx magnus.garp@kalmar.se

18 2 (3) Vart nämndshandlingarna placeras har ingen egentlig betydelse eftersom åtkomsträttigheter kan anpassas på användarnivå. Normalt sett distribueras underlag för möten via I tjänsten DST ingår inte något mobilt dataabonnemang utan datorn kopplas upp via trådburet nät, WiFi eller annan extern lösning. Profil 2 - politiker i nämnder med öppen och offentlig information För politiker som inte har en kommunal dator kan det vara bättre att satsa på ett billigare koncept med till exempel. ipads. Dock kräver dessa att handlingarna distribueras via en webbtjänst, företrädelsevis Vad gäller support på Ipads så ansluts dessa till en central så kallad MDMlösning (Mobile Device Management) där central ominstallation, programdistribution m.m. kan göras. Ingen annan support än detta ges på ipads av ITavdelningen. I tjänsten ingår inte något mobilt dataabonnemang utan Ipaden får kopplas upp via WiFi eller annan extern lösning. Ipaden konfigureras för att fungera på Kalmar kommuns gästnät i kommunens lokaler. Profil 3 - politiker i nämnder med där det ska hanteras känslig information I de fall integritetskänsliga uppgifter ska hanteras ställer Datainspektionen krav på följande vad gäller den tekniska lösningen: 1. Åtkomst av informationen ska ske via så kallad tvåfaktorsinloggning 2. Överföringen av informationen ska ske krypterat Dessutom ska det säkras upp så att data lagrat på den lokala hårddisken inte kan kommas åt vid en eventuell förlust. För att åstadkomma detta är förslaget nedanstående koncept används. Det finns redan idag framtaget åt socialförvaltningen. - Inloggning av politiker sker via 2-faktorsinloggning i Mobility Guard (SMS-lösen). - En separat mapp med strikta rättigheter sätts upp med åtkomst av Mobility Guard och nämndsekreterare. - Nämndsekreteraren lägger via sin dator in nämndhandlingarna i katalogen inför möten och tar efter mötet bort dokumenten. Detta förutsätter en Windows 10-dator som konfigureras med krypterad hårddisk för att undvika åtkomst av informationen om datorn skulle försvinna. I tjänsten ingår inte något mobilt dataabonnemang utan datorn får kopplas upp via WiFi eller annan extern lösning. Datorn konfigureras för att fungera på Kalmar kommuns WiFi i kommunens lokaler.

19 3 (3) Rent praktiskt är denna lösning densamma som profil 1 men med tillägget Mobility Guard för att åstadkomma säker inloggning för åtkomst av informationen. Sammanfattning - Samtliga politiker får för mejlkonversation, mötesbokningar, inloggning i intranät m.m. - Det är önskvärt att varje nämnd tar beslut om vilken lösning som ska gälla så det blir en likformighet inom samma nämnd. - En Windows- dator fungerar i alla tre lösningarna. Det gör däremot inte en ipad. Det innebär att om en politiker har uppdrag i flera nämnder med olika krav på säkerhetsnivå så måste man alltså välja den lösning som tillmötesgår den nämnd som har högst krav på säkerhet. - Profil 2 handlar enbart om att hålla nere kostnaderna vilket ger en avvikelse i likformighet över hela koncernen. - Supporten i profil 1 och 2 ingår fullt ut via IT:s servicedesk. Support profil 2 omfattar bara ominstallation och distribution av utvalda appar.

20 2017 års kostnadsnivåer Profil 1 Dator som tjänst Dator Summa Profil 2 Licenser för epost Ipad MDM Summa Profil 3 Dator som tjänst Dator Mobility Guard Summa Enbart epost Licenskostnad Årlig kostnad kr kr kr kr kr 562 kr kr kr kr kr kr kr

21 Kommentarer Licenser, drift m.m. Hårdvara Microsoftlicenser Hårdvara (3 års avskrivning) Beslutas av IT-styrgrupp Licenser, drift m.m. Hårdvara Licens säker inloggning

22 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Gunilla Svensson SFN 2018/ Servicenämnden Medborgarförslag om att hyra ut Kolbodagårdens restaurang för att stärka sammanhållningen och trivseln bland boende i denna del av Södermöre Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att serviceförvaltningens yttrande ska utgöra svar på medborgarförslaget om att hyra ut Kolbodagårdens restaurang för att stärka sammanhållningen och trivseln bland boende i denna del av Södermöre Bakgrund Förslag har inkommit till kommunen att hyra ut Kolbodagårdens restaurangdel och möjliggöra för fler aktiviteter. Utöver att skapa en samlingsplats för invånarna i Kolboda med omnejd finns också en önskan om att Kolbodagården byggs om till lägenheter för personer som är 55+. Yttrande Idag finns ett gällande hyresavtal för lokalerna som innehas av kommunens socialförvaltning. För en av lägenheterna finns en privat hyresgäst. Serviceförvaltningen tycker att förslagen som framställts är intressanta och ser gärna ett mer aktivt nyttjande av Kolbodagården. Serviceförvaltningen fortsätter att föra en dialog med nuvarande hyresgäst om verksamhetens framtidsplaner då vi är måna om att lokalen utnyttjas och hålls levande över tid. Gunilla Svensson Fastighetschef Bilagor Medborgarförslag om att hyra ut Kolbodagårdens restaurang för att stärka sammanhållningen och trivseln bland boende i denna del av Södermöre Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39

23

24