Sammanträdesdatum Verksamhetsplan för samverkansnämnden 2013, plan SVN 12/15

Transkript

1 SAMVERKANSNÄMNDEN KALLELSE Sammanträdesdatum PLATS OCH TID Kommunhuset Forshaga, Visten, torsdag 8 november 2012, kl FÖREDRAGNINGSLISTA ÄRENDE DNR 1 Budget 2013, plan Verksamhetsplan för samverkansnämnden 2013, plan SVN 12/15 3 Priser datorarbetsplatser och systemdrift 2014 SVN 12/16 4 Intern kontroll - uppföljning, kontrollansvarigs rapport 2012 SVN 12/8 5 Förfrågan från Munkfors kommun om deltagande i samverkansnämnden; förslag till avsiktsförklaring SVN 12/14 6 Sammanträdesplanering samverkansnämnden 2013 SVN 12/17 7 Revisorernas övergripande granskning 2012 SVN 12/11 Mikael Johansson Ordförande Malin Hagman Sekreterare

2 1 Dnr SVN 12/15 BUDGET 2013, PLAN Samverkansnämndens budget består av två delar. Den ena delen är IT-driften som är resultatenhetsbaserad med intäkter från verksamheterna som hyr datorarbetsplatser och systemdrift. Datortäthet och systemdrift stäms av två gånger per år. Dessa avstämningspunkter ligger till grund för intäkt kommande sex månader. Preliminär intäktsbudget (inklusive lönebidrag) för IT-driften är kr och det ger mot kostnadsbudget ett nollresultat för Den andra delen av samverkansnämndens budget är de övergripande nämndkostnaderna; IT-chefslön, arvoden till politiker och administrativa kostnader för nämnden. Summan för detta är kr Total budget för samverkansnämndens verksamhet är kr. IT-avdelningens tjänsteskrivelse SVN nämndspecifika mål Samverkansnämnden fastställer den intäktsfinansierade budgeten för IT-driften 2013 (resultatenheten). 2. Samverkansnämnden fastställer budget för övergripande nämndkostnader 2013, som delas lika mellan Kils och Forshaga kommun.

3 2 Dnr SVN 12/15 VERKSAMHETSPLAN FÖR SAMVERKANSNÄMNDEN 2013, PLAN I samband med att nämnden skapades sattes det upp syfte och mål med samverkan kring IT. De gemensamma målen från överenskommelsen har brutits ner till en konkret nivå för planering och uppföljning. Målen ska leda mot syftet med samverkan på ett tydligt sätt. Målen och åtgärder för att nå dessa mål har sammanställts i en verksamhetsplan för IT-avdelningen. Planen är detaljerad för 2013 och mer övergripande för 2014 och Verksamhetsplanen, de övergripande målen och hela verksamheten ska utvärderas varje år i samband med årsbokslutet. IT-avdelningens tjänsteskrivelse Verksamhetsplan IT-avdelningen 2013 Samverkansnämnden beslutar att fastställa verksamhetsplan för IT-avdelningen 2013.

4 3 Dnr SVN 12/16 PRISER DATORARBETSPLATSER OCH SYSTEMDRIFT 2014 IT-avdelningen arbetar enligt principen för resultatenhet och tar betalt av kommunernas verksamheter för hyra av datorarbetsplatser och systemdrift. För att täcka in ökande kostnader i driften bland annat kostnader för nya Microsoft Officepaket, övriga Microsoftlicenser och en ny lösning för att hantera lösenord och inloggning på datorerna (så kallad single sign on ) för personalen behöver priset på en datorarbetsplats kategorin personal/bolag ökas med 1000 kr per år för en bärbar dator och 500 kr per år för en stationär dator. IT-avdelningens tjänsteskrivelse Samverkansnämnden fastställer att priserna för datorarbetsplaster 2014 förändras enligt att kategorin personal/bolag ökas med 1000 kr per år för en bärbar dator och 500 kr per år för en stationär dator.

5 4 Dnr SVN 12/8 INTERN KONTROLL - UPPFÖLJNING, KONTROLLANSVARIGS RAPPORT 2012 Enligt 6 kap. 7 kommunallagen ska nämnderna bland annat se till att verksamheten bedrivs i enlighet med fullmäktiges mål och riktlinjer samt gällande föreskrifter. Nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Enligt kommunens riktlinjer för arbetet med intern kontroll ska nämnderna fortlöpande följa upp internkontrollarbetet inom verksamhetsområdet. Nämnden ska varje år upprätta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen och resultatet av uppföljningen ska rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i den interna kontrollplanen. Samverkansnämnden fastställde 12 mars 2012 intern kontrollplan för år Interna kontrollrapporter avseende telefoni respektive datakommunikation. Samverkansnämnden har tagit del av informationen.

6 5 Dnr SVN 12/14 FÖRFRÅGAN FRÅN MUNKFORS KOMMUN OM DELTAGANDE I SAMVERKANSNÄMNDEN; FÖRSLAG TILL AVSIKTSFÖRKLARING Munkfors kommun har meddelat sitt intresse av att delta i samverkansnämnden. Det finns ett förslag till avsiktsförklaring om att utreda en utökning av samarbetet. Ärendet redovisas vid sammanträdet.

7 6 Dnr SVN 12/17 SAMMANTRÄDESPLANERING SAMVERKANSNÄMNDEN 2013 IT-avdelningen föreslår följande tider för sammanträden för samverkansnämnden 2013; 14 mars kl i Kil 23 maj kl i Forshaga 3 oktober kl i Kil 7 november kl i Forshaga IT-avdelningens tjänsteskrivelse Samverkansnämnden fastställer följande sammanträdestider mars kl i Kil 23 maj kl i Forshaga 3 oktober kl i Kil 7 november kl i Forshaga

8 7 Dnr SVN 12/11 REVISORERNAS ÖVERGRIPANDE GRANSKNING 2012 Vid sammanträdet deltar kommunrevisionen samt KPMG. Huvudinriktningen för årets sammanträffande är nämndernas verksamhetsstyrning och uppföljning. Vid mötet ska nämndens förutsättningar för styrning, ledning, uppföljning och kontroll över sina verksamheter diskuteras. Revisorernas skrivelse