PLATS OCH TID Kommunkontoret, lokal Mellanfryken, torsdag 3 november 2016, kl , ajournering

Transkript

1 PLATS OCH TID Kommunkontoret, lokal Mellanfryken, torsdag 3 november 2016, kl , ajournering BESLUTANDE LEDAMÖTER TJG ERSÄTTARE Mikael Johansson (S), ordförande Per Lawén (S), vice ordförande Rita Gunnarsson (S) Ulla-Britt Mortensen (V) ÖVRIGA Se nästa sida JUSTERING PLATS OCH TID Kommunhuset Kil PARAGRAFER 3-12 UNDERSKRIFTER SEKRETERARE Malin Vainiokangas ORDFÖRANDE Mikael Johansson JUSTERARE Per Lawén ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla. SAMMANTRÄDE Samverkansnämnden SÄTTS UPP TAS NED FÖRVARINGSPLATS Kommunkontoret i Kil UNDERSKRIFT Malin Vainiokangas Sida 1 av 14

2 ÖVR NÄRVARANDE Anders Pettersson, Kommunchef Forshaga Christian Söderblom, IT-chef Mattias Lundström, IT-projektledare Bengt Kjellberg, kommunrevisor Kil, 3 Roland Olsson, kommunrevisor Kil, 3 Birgitta Kringlund, kommunrevisor Kil, 3 Pia Sahlin Brunsell, kommunrevisor, 3 Anette Gundahl Karlsson, kommunrevisor, 3 Gunnar Ström, kommunrevisor Forshaga, 3 Monica Swenson, kommunrevisor Forshaga, 3 Håkan Söderholm, kommunrevisor Forshaga, 3 Anders Neaslund, KPMG, 3 Malin Vainiokangas, kommunsekreterare Sida 2 av 14

3 ÄRENDEN Revisorernas grundläggande granskning Ajournering... 5 Ny IT-tjänst, smarta kort... 6 Revidering av intern tjänstegaranti IT... 8 Samverkansnämndens mål Verksamhetsplan för Budget 2017 samt plan Priser interna IT-tjänster Sammanträdesplanering Information till samverkansnämnden Sida 3 av 14

4 SVN 3 Dnr SVN 16/13 REVISORERNAS GRUNDLÄGGANDE GRANSKNING 2016 SAMMANFATTNING Vid dagens sammanträde deltar kommunrevisionen samt KPMG med anledning av den årliga grundläggande granskningen. Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga ansvarsprövningen, vilken regleras i kommunallagen och i god revisionssed. Kommunallagen och god revisionssed förutsätter att all verksamhet granskas årligen. Grundläggande granskning innebär enligt god revisionssed att revisorerna följer verksamheten under revisionsåret genom att ta del av grundläggande dokument och det löpande flödet av ärenden och beslut. Revisorerna har dialog med styrelse och nämnder om mål, uppdrag och ansvar, styrning och resultat samt gör verksamhetsbesök. HANDLINGAR I ÄRENDET Brev till nämnder och styrelser om revisorernas grundläggande granskning SAMVERKANSNÄMNDENS BESLUT Samverkansnämnden har tagit del av informationen. Sida 4 av 14

5 SVN 4 AJOURNERING SAMMANFATTNING Sammanträdet ajourneras mellan Sida 5 av 14

6 SVN 5 Dnr SVN 16/17 NY IT-TJÄNST, SMARTA KORT SAMMANFATTNING IT-avdelningen kompletterar tjänsteutbudet för att möta verksamheternas önskemål och krav. En ny tjänst kring så kallade smarta kort har testats och är redo att lyftas in i tjänstekatalogen. Ny Tjänst smart kort Ett smart kort är ett plastkort som innehåller flera olika tekniker för identifiering. Kortet har magnetremsa som kan kopplas till passersystem, det har stöd för flera olika RFID tekniker som används ibland annat i passersystem, skrivare, betalsystem med mera. Det har också ett chip som kan innehålla olika certifikat för att till exempel logga in i datorn, eller e-legitimationer mm. Korten trycks så det fungerar som en personlig kommunlegitimation med namn och foto. Tanken är att det ska bäras synligt av alla anställda och ersätta befintliga passerkort och RFID kort/taggar. SITHS kort kommer bli kvar inom vården då det är ett krav för åtkomst av vissa externa system. Kostnader Korten köps till en kostnad av ca 150 kr/st. Tillkommer tryck och en licens som krävs för att använda certifikaten i IT-miljön. Det krävs också en portal där korten kan skapas och administreras. Samt givetvis tid för att tillhandahålla tjänsten. Priset 200 kr/år/kort är baserat på totalt 1000 kort i två kommuner. Blir det fler kort kan prislappen komma att sänkas. Pris för tjänsten Smarta kort : 200 kr/år/kort. HANDLINGAR I ÄRENDET IT-avdelningen tjänsteskrivelse Sida 6 av 14

7 SAMVERKANSNÄMNDENS BESLUT Samverkansnämnden beslutar att IT-avdelningen tillhandahåller Smarta-kort som tjänst till en kostnad av 200 kr/år/kort. BESLUTET SKICKAS TILL Kils kommun, kommunstyrelsen Forshaga kommun, kommunstyrelsen IT-avdelningen Sida 7 av 14

8 SVN 6 Dnr SVN 16/18 REVIDERING AV INTERN TJÄNSTEGARANTI IT SAMMANFATTNING Nya tjänster och revideringar i bilagorna till avtalet interna tjänstegarantier IT har gjorts. Bilaga 1 har justerat med en nya tjänst, punkt 23. Tjänsten avser smarta kort för all personal. Priserna i bilaga 2 har justerats med priser för tjänster Grundavtalet Interna tjänstegarantier IT är oförändrat. HANDLINGAR I ÄRENDET IT-avdelningens tjänsteskrivelse Intern tjänstegaranti IT Intern tjänstegaranti IT bilagor (1-3) SAMVERKANSNÄMNDENS BESLUT Samverkansnämnden fastställer revideringar i bilaga 1 och 2 till avtalet för interna tjänstegarantier. BESLUTET SKICKAS TILL IT-avdelningen Kils kommun, kommunstyrelsen Forshaga kommun, kommunstyrelsen Sida 8 av 14

9 BILAGOR - Intern tjänstegaranti IT, KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Service Level Agreement (SLA) Christian Söderblom, christian.soderblom@kil.se Samverkansnämnden Bilaga 1 Tjänsteförteckning TILLGÄNGLIGHET TILL TJÄNSTER Tillgänglighet Omfattning Tillåtna avbrott Helgfri vardag och Tillgång till tjänsten Av driftansvarig eller IT-chef säkerhetshöjande åtgärder eller efter överenskommelse med kund. Helgfri vardag Vardagar Helgdagar Tillgång till tjänsten med undantag av planerade driftstopp och avbrott som inträffar under obemannad drift. Planerade driftstopp för underhåll och uppgraderingar som aviserats. Servicefönster på fasta tider *. Avbrott efter överenskommelse med kund. * Servicefönster sker den tredje måndagen i varje månad, driftstörning mellan och Servicefönstren planeras i så stor utsträckning som möjligt för att minimera påverkan på verksamheten. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0) Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax +46 (0) PlusGiro Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr Sida 1 av 10

10 TYP (GRUPPERING) AV IT-TJÄNST Det finns tre typer av tjänster i dagsläget (se nedan). Tjänsterna är grupperade för enklare överblick. Typ av tjänst Förklaring Infrastruktur (fysiska förutsättningar) Nätverk, anslutningar, installationer, arbetsplatser, servrar, datorer Verksamhetstjänst (synliga för verksamheterna och Säkerhet, systemdrift, e-post, mobilsynk förpackade) Stödtjänster IT-servicedesk, projektledning, rådgivning, budgetplanering, inköp INCIDENTER PÅ TJÄNSTER När det gäller ärenden som är så kallade incidenter på befintliga tjänster enligt tjänsteförteckning (bilaga 1) så prioriteras dessa enligt tre prioritetsnivåer; Låg, Normal och Hög och beskrivs nedan. Övriga ärenden hanteras efter överenskommelse. Tiderna nedan är under helgfri vardag och Prioritet Förklaring/exempel Återkoppling Åtgärdstid Kontroll och ev. eskalering målsättning Hög Stort problem som berör stora delar eller hela verksamheten. Berör strategiska verksamhetssystem eller infrastruktur och/eller kritisk verksamhet. Inom 30 min Inom 4 tim Efter 1 tim Normal Låg Problemet berör flera personer som till exempel inte kan nå sina gemensamma resurser. Problem som är av enklare art och/eller berör enskild utrustning/person. Problem som inte förhindrar verksamheten/arbetet hos enskild person, men som ändå önskas bli åtgärdat. Inom 8 tim Inom 12 tim Efter 8 tim Inom 12 tim Inom 24 tim Efter 24 tim Sida 2 av 10

11 TJÄNSTEFÖRTECKNING STANDARDAVTAL Nr Namn på tjänst Definition Eventuell uppdelning Typ av tjänst Vårt pris Prioritet i ITservicedesk vid incident 1 Datakommunikation Kommunikation mellan arbetsställen, till servrar, verksamhetsprogram och till omvärlden (Internet). Drift och underhåll av detta. 2 Säkerhet Säkerhetsuppdateringar, blockering/skydd mot virus. Skydd mot skadlig kod. Scanning mot barnpornografi. Webbfilter. 3 E-post Att kunna skicka och ta emot e-post inkl kontohantering. 4 Identitets- och behörighetshantering 5 Systemdrift verksamhetssystem 5.1 System och programhantering - nya Skapa nya, förändra samt plocka bort konton i AD och e-post. Lösenordshantering AD. Att hårdvaran samt operativ som systemet rullar på är OK. Uppgraderingar och installationer av system. Samt nödvändig backup. Test och installation av nya system och program. IT-avdelningen testar enligt rutiner så att nya program passar i vår IT-miljö och får användas beroende på 1) Tillgänglighet 2) Prestanda 3) Kommunikationskostnader för specifikt externt verksamhetssystem/tjänst ingår inte. 1) Virusskydd, skadlig kod, intrång, angrepp, säkerhetsuppdateringar 2) Barnporr, Webbfilter 1) Webbklient och obegränsat med lagringsutrymme av e-post. Spamhantering. 1) Lösenordshantering 2) Nya och förändringar 3) Gäller ej verksamhetssystem, dessa sköts av systemförvaltare 1) System kategori ett; Personec, Raindance, Larm&passer, Procapita, Magna Cura, Journal 3 2) System kategori två; resten Både verksamhetssystem och pedagogiska program utanför standardutbud. -Licenser bekostas av verksamheten Infrastruktur Ingår i hyran av Verksamhetstjänst Ingår i hyran av Verksamhetstjänst Ingår i hyran av Verksamhetstjänst Ingår i hyran av Verksamhetstjänst Enligt separat pris modell för systemdrift. Verksamhetstjänst Ingår i hyran av 1) Hög 2) Normal 1) Hög 2) Låg Hög, Normal och Låg beroende på omfattning och karaktär 1) Hög 2) Låg 1) Hög 2) Normal * Sida 3 av 10

12 Nr Namn på tjänst Definition Eventuell uppdelning Typ av tjänst Vårt pris Prioritet i ITservicedesk vid incident licensform. 6 Jobba externt (VPN) Möjligheten att komma åt kommunens interna resurser från Internet. Inkl kontohantering. Server tillgängligt och funktion aktiv. Tjänsten tillgänglig. Både portwise och Cisco, DA Verksamhetstjänst Ingår i hyran av Normal 6.1 Jobba externt (VPN) - nya Lägga upp nya resurser/program/länkar i portal eller dylikt. 7 Mobilsynkronisering Synkronisera E-post med för ändamålet avsedd standard mobiltelefon. Inställningar och säkerhet kring detta. Synkronisering mot Exchange Skriv ut Att kunna skriva ut efter behov. IT-kan leverera koppling från klient till skrivare och se till att den funkar. 8.1 Skriv ut nya tjänster Installation av nya skrivare eller förändringar i lokala konton på maskinen. 9 Rumsbyten/flytt inkoppling 10 Lagring och backup på gemensamma diskar inklusive hemkatalog IT-avdelningen flyttar inte fysiskt er mellan rum eller adresser. Inkoppling och kontroll av funktion kan ske vid behov. Att kunna spara filer på lagringsutrymme på server. Obegränsat med utrymme. Hårdvaran bekostas alltid av verksamheten Koppling till skrivare och problemsökning befintlig miljö -Skrivare och tillbehör bekostas alltid av verksamheten -Skrivare och tillbehör bekostas alltid av verksamheten 1) Tillgänglighet 2) Prestanda Verksamhetstjänst Ingår i hyran av Verksamhetstjänst Ingår i hyran av Infrastruktur Infrastruktur Stödtjänst Infrastruktur Ingår i hyran av Ingår i hyran av Ingår i hyran av Ingår i hyran av * Låg Normal * * 1) Hög 2) Normal Sida 4 av 10

13 Nr Namn på tjänst Definition Eventuell uppdelning Typ av tjänst Vårt pris Prioritet i ITservicedesk vid incident 11 Backup Säkerhetskopior/backup på e-post, databaser, dokument interna system på IT med mera. 12 IT-servicedesk Alla ärenden som rör data och telefoni. Support och hjälp med IT-relaterade ärenden och inköp. 13 Inköp Hjälp att köpa produkter och tillbehör som ska in/kopplas i datorer, skrivare eller telefoner och dylikt. Förbrukning och mjukvara. 14 Datorarbetsplats - stationär Komplett paket: Skärm, tangentbord och mus, exkl högtalare. Installerad standard samt enligt användarens behov. Att den håller arbetsfunktion. 15 Datorarbetsplats bärbar Installerad standard samt enligt användarens behov. Att den håller arbetsfunktion. Inkl väska och dockningslösning vid behov. 1) Backup funktionen 2) Återställning 1 system 3) Återställning 2 dokument 4) Återställning 3 e-post Se Tillgänglighet för tjänster och Incidenter på tjänster samt i huvudavtal för detaljer. Leveranstider beror på produkt och tillgänglighet 1) Befintlig produkt i sortiment. Beställning från IT till leverantör. Nya produkter eller lösningar tas fram i diskussion 1) Personal 2) Elev 3) Bolag Detaljerad beskrivning i bilaga 2 Datorarbetsplatser Leveranstid nybeställning av standarddator 10 arbetsdagar 1) Personal 2) Elev 3) Bolag Detaljerad beskrivning i bilaga 2 Datorarbetsplatser Leveranstid nybeställning av standarddator 10 arbetsdagar Infrastruktur Stödtjänster Stödtjänster Infrastruktur Infrastruktur Ingår i hyran av Ingår i hyran av Ingår i hyran av Enligt separat prismodell. Enligt separat prismodell. 1) Hög 2) Hög 3) Hög 4) Normal * 1) Låg * * Sida 5 av 10

14 Nr Namn på tjänst Definition Eventuell uppdelning Typ av tjänst Vårt pris Prioritet i ITservicedesk vid incident 16 ipad och ipad mobil ipad (med eller utan 3G) inklusive fodral. Detaljerad beskrivning i bilaga 2 Datorarbetsplats Leveranstid nybeställning av ipad 10 arbetsdagar 17 Virtuell dator Virtuellt tilldelad dator på server. Detaljerad beskrivning i bilaga 2 Datorarbetsplats Leveranstid nybeställning av standarddator virtuell 10 arbetsdagar 18 Projektstöd, rådgivning. Kring mjukvaror, fastighetsnät, produkter, projekt och lösningar 19 Trådlöst nät Hyra av accesspunkt inkl licenser. Fastighetsnät, eventuell el, montering ingår inte. 20 Lagring media Lagring för bilder och film/ljud på filserver med speglade diskar. Ingen backup. Namnet på tjänsten utan backup börjar med Media-**** 21 Ett-ett elev Avskalad utan; hårdvara, domänanslutning och support. 1) Tillgänglighet 2) Prestanda Infrastruktur Infrastruktur Stödtjänster Enligt separat prismodell. Enligt separat prismodell. Ingår i hyran av Infrastruktur 2000 kr/år Hög Infrastruktur Ingår i hyran av datorarbetsplaster. Infrastruktur 1000 kr/år * * * * 1) Hög 2) Normal 22 Nätavgift internet Internet för fristående enheter. Samma för alla typer av enheter. Infrastruktur 600 kr/år 3) Låg 23 Smarta kort Kort som innehåller magnetremsa, rfid och certifikat samt fungerar som kommunlegitimation. * avser att ärendet inte har prioritet i IT-servicedesk utan hanteras efter överenskommelse. Infrastruktur 200 kr/år 4) Normal Sida 6 av 10

15 Sida 7 av 10

16 Bilaga 2 Datorarbetsplatser Priset för kommande år sätts av samverkansnämnden inför budgetbehandling. Priser 2016, se tabell nedan. Typ av arbetsplats Personal/bolag kr/år Elev kr/år Stationär dator Bärbar dator Virtuell dator ipad ipad mobil Accesspunkt Ett-ett elev n/a 1000 Nätavgift internet Smart kort Följande ingår inte i hyran av er eller ipad: Verksamhetssystem och kostnader som är förknippade med dessa. Systemdrift debiteras separat efter överenskommelse i bilaga 3. Extra programvaror så som bildbehandling, kartor med mera. Lokala skrivare, skanners och digitalkameror samt service och förbrukningsmateriel till dessa. Fastighetsnät, varken tråd eller trådlöst. Specifikation och krav sätts av IT-enheten. Stöld och skadegörelse på utrustning. Support på egna installerade system och program/appar. IT-utbildningar av egen personal och eventuella IT-konsulter till egna system. Förbrukningsmateriel. Hantering av Mac*-utrustning. Typ Macbook, imac eller Mac mini. Abonnemang eller dylikt för mobilt bredband. Ergonomiska hjälpmedel eller dylikt. Högtalare, hörlurar eller andra tillbehör. Sida 8 av 10

17 Dessutom gäller följande för ipad: Enheterna är öppna för installationer av applikationer. Applikationsinstallationer med tillhörande konfigurationer och support hanteras av verksamheten. Applikationer bekostas av verksamheten. Eventuella itunes-konton hanteras av verksamheten/personligen. Enheterna har endast utskriftsmöjlighet via pull print eller egna skrivare. Enheterna har inte ha koppling mot kommunens fil- och dokumentservrar eller andra kommunala system som kräver installation på enheten. Enheterna har inte ha backup av data eller inställningar från IT-avdelningen. Sida 9 av 10

18 Bilaga 3 Systemdrift Prismodellen kombinerar flertal kostnadsdrivande faktorer. Den hårda delen baseras på 50 % av kostnaden för drift i extern miljö (typ moln) och kan när som helst konkurrensutsättas. Timkostnad för år 2016 är 330 kr/tim för systemtekniker och tidsestimeringen per system baseras på flera års erfarenheter kring systemet. Denna bilaga revideras vid behov. Följande fakta sammanställs och värderas: Antal servrar Lagring GB CPU CORE RAM SQL MB Applikationsbackup Serverbackup Nätverksbelastning Klienter, enheter Tidsåtgång (timmar) Federationer (ADFS, cert, portwise mm) Extra licenskostnad/år Sida 10 av 10

19 SVN 7 Dnr SVN 16/19 SAMVERKANSNÄMNDENS MÅL 2017 SAMMANFATTNING Samverkansnämndens mål för 2017 är kopplade till kommunfullmäktiges mål och perspektiv. Fokus har lagts vid fullmäktiges perspektiv medarbetare. HANDLINGAR I ÄRENDET IT-avdelningens tjänsteskrivelse SAMVERKANSNÄMNDENS BESLUT Samverkansnämnden beslutar att fastställa samverkansnämndens mål för BESLUTET SKICKAS TILL IT-avdelningen Kils kommun, kommunstyrelsen Forshaga kommun, kommunstyrelsen Sida 9 av 14

20 SVN 8 Dnr SVN 16/20 VERKSAMHETSPLAN FÖR 2017 SAMMANFATTNING IT-avdelningens verksamhetsplan för år 2017 kopplad mot samverkansnämndens mål. HANDLINGAR I ÄRENDET IT-avdelningens tjänsteskrivelse SAMVERKANSNÄMNDENS BESLUT Samverkansnämnden beslutar att fastställa verksamhetsplan för IT-avdelningen BESLUTET SKICKAS TILL IT-avdelningen Kils kommun, kommunstyrelsen Forshaga kommun, kommunstyrelsen Sida 10 av 14

21 SVN 9 Dnr SVN 16/8 BUDGET 2017 SAMT PLAN SAMMANFATTNING Samverkansnämndens budget består av två delar. Den ena delen är IT-driften som är resultatenhetsbaserad med intäkter från verksamheterna som hyr IT-tjänster. Volymer så som datortäthet och systemdrift stäms av två gånger per år. Dessa avstämningspunkter ligger till grund för intäkt kommande sex månader. Preliminär intäktsbudget för IT-driften 2017 är tkr (inklusive lönebidrag och uthyrning av personal) och det ger mot kostnadsbudget ett nollresultat för året. Den andra delen av samverkansnämndens budget är de övergripande nämndkostnaderna; IT-chefslön, arvoden till politiker och administrativa kostnader för nämnden. Summan för detta är tkr Total budget för samverkansnämndens verksamhet är tkr. HANDLINGAR I ÄRENDET IT-avdelningens tjänsteskrivelse Verksamhetsplan IT-avdelningen Samverkansnämnden mål och budget 2017 samt plan 2018, SAMVERKANSNÄMNDENS BESLUT 1. Samverkansnämnden fastställer intäktsfinansierade budget för IT-driften 2017 (resultatenheten). 2. Samverkansnämnden fastställer budget för övergripande nämndkostnader 2017, som delas lika mellan Kils och Forshaga kommun. BESLUTET SKICKAS TILL IT-avdelningen Kils kommun, kommunstyrelsen Forshaga kommun, kommunstyrelsen Sida 11 av 14

22 SVN 10 Dnr SVN 16/21 PRISER INTERNA IT-TJÄNSTER 2018 SAMMANFATTNING IT-avdelningen arbetar enligt principen för resultatenhet och tar betalt av kommunernas verksamheter för hyra av IT-tjänster. Priserna är framtagna efter verkliga kostnader i IT-driften. Budget och utfall för tidigare verksamhetsår har stämt bra och IT-avdelningen ser idag inga skäl att inför år 2018 göra några stora förändringar på prismodellen och förslår samverkansnämnden att fastställer priserna enligt förslag. HANDLINGAR I ÄRENDET IT-avdelningens tjänsteskrivelse SAMVERKANSNÄMNDENS BESLUT Samverkansnämnden föreslår kommunfullmäktige att fastställa att priserna för ITtjänster är oförändrade för BESLUTET SKICKAS TILL IT-avdelningen Kils kommun, kommunstyrelsen Forshaga kommun, kommunstyrelsen Sida 12 av 14

23 SVN 11 Dnr SVN 16/16 SAMMANTRÄDESPLANERING 2017 SAMMANFATTNING Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Det framgår av kommunallagen (1991:900) 6 kap. 18 och av dokumentet Arbetsformer för kommunens nämnder gemensamma bestämmelser. Kommunledningskontoret föreslår att samverkansnämnden beslutar att år 2017 sammanträda i Kil följande torsdagar kl : 9 mars och 2 november. HANDLINGAR I ÄRENDET Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse SAMVERKANSNÄMNDENS BESLUT Samverkansnämnden beslutar att år 2017 sammanträda i Kil följande torsdagar kl : 9 mars och 2 november. BESLUTET SKICKAS TILL IT-avdelningen Kils kommun, kommunstyrelsen Forshaga kommun, kommunstyrelsen Sida 13 av 14

24 SVN 12 Dnr SVN 16/7 INFORMATION TILL SAMVERKANSNÄMNDEN SAMMANFATTNING IT-chefen informerar om följande: - Telefoni - Smarta kort - IAM (Identity Access Manager) - Windows 10 - Infrastruktur - ITIL + Lean SAMVERKANSNÄMNDENS BESLUT Samverkansnämnden har tagit del av informationen. Sida 14 av 14