Intern kontrollplan 2019

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jennie Ljunggren BUN 2018/1117 Tfn Utbildningsnämnden Intern kontrollplan 2019 Förslag till beslut Utbildningsnämnden antar intern kontrollplan 2019 med angivna ändringar. Bakgrund I december 2016 antogs en ny intern kontrollplan med riskanalys för Därefter kom nya direktiv att den mall som använts för beslut av intern kontrollplan 2017 skulle ersättas med ett nytt format där samtliga risker presenterades (dvs. även de som inte mynnar ut i ett kontrollmoment). De risker som identifierades i Verksamhetsplan 2019 har också lagts till för att systematiskt dokumentera den uppföljning som görs på dessa områden. Ändringar tillkomna efter beslut av barn- och ungdomsnämnden i december 2018 avseende intern kontrollplan 2019: - Risker tillagda under Ledningsprocess. - Risk tillagd under huvudprocess Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete. Risken avser brandskyddsarbete och har kommit till efter genomförd extern revision. Mats Linde Förvaltningschef Jennie Ljunggren Ekonom Utbildningsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx jennie.ljunggren@kalmar.se

2 Intern kontroll 2019 Fas: Intern kontroll 2019 Rapportperiod: Organisation: Utbildningsnämnd LEDNINGSPROCESSER Fastställa mål och fördela resurser Ta fram statistik Ta fram budget och följa upp den Hantera mål och uppdrag Ta fram underlag genom omvärldsbevakning Risk - Ta fram statistik Om inte tillförlitliga statistiska uppgifter är framtagna finns en risk att verksamheten inte bedrivs effektivt och ändamålsenligt. Både vad gäller huvuduppdraget "att leda och stödja barns och elevers utveckling och lärande" samt "budget i balans" kravet. Verksamhetsrisk Jennie Ljunggren Risken att tillförlitliga underlag inte tas fram anses som låg inom UN då vi har funktioner med fokus på specifika uppdrag samt rutiner som säkerställer framtagande och analys av statistik. Det rör sig bland annat om betygsstatistik och resursdialoger. Risk - ta fram budget och följa upp den Avsaknad av rutiner kring framtagande av budget och budgetuppföljning kan utgöra en risk för verksamhetens planering och måluppfyllelse. Avsaknad av budgetuppföljning utgör i sig också en risk att balanskravet inte uppnås. I en decentraliserad organisation som utbildningsförvaltningen, där varje rektor/förskolechef har sitt eget ekonomiska ansvar, blir det än mer viktigt med bra och tydliga rutiner. Finansiell risk Jennie Ljunggren Sannolikheten att budget tas fram felaktigt eller inte hanteras av respektive chef anses låg då det dels finns ett beslutat

3 resursfördelningssystem samt att det förekommer minst ett budgetmöte mellan rektor/förskolechef och enhetens ekonom inför varje nytt budgetår. Sannolikheten att balanskravet inte hålls pga av bristfälliga rutiner anses också låg då varje chef har tre obligatoriska budgetuppföljningar på helår med ekonom samt månadsuppföljning på personalbudget. Risk - hantera mål och uppdrag Avsaknad av en tydlig målstyrning kan innebära en risk för att verksamhetens huvuduppdrag inte uppfylls. I UN fall, "leda och stödja barn och elevers utveckling och lärande". Verksamhetsrisk Jennie Ljunggren Då både förskola och skola ytterst styrs av både skollag och läroplan samt att UN har egna rutiner för systematiskt kvalitetsarbete vad gäller hantering av mål och huvuduppdrag anser vi sannolikheten som låg. Det systematiska kvalitetsarbetet kan sammanfattas i en årlig process som utgörs av tre dialoger; verksamhets- resurs- och betygsdialog på enhetsnivå. Risk - ta fram underlag genom omvärldsbevakning Risken med att inte arbeta aktivt med omvärldsbevakning är att pågående arbete/arbetssätt inte överensstämmer med intressenternas krav och förväntningar. Både ur ett juridiskt perspektiv men också i förhållande till nämndens huvuduppdrag "att leda och stödja barns och elevers utveckling och lärande". Verksamhetsrisk Jennie Ljunggren Sannolikheten att detta inträffar anses som låg då en specifik tjänsteperson har i sitt uppdrag att bevaka förändringar i lagstiftning. Utöver det genomförs årliga enkäter riktade till elever och vårdnadshavare. Via synpunktshanteringen "Tyck till" får nämnden också signaler från intressenter på hur verksamheterna bedrivs. Organisera, leda och följa upp verksamheten Följa upp verksamheten Stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem Leda och fördela arbetet Bevaka och informera om lagar och förordningar Risk - följa upp verksamheten Avsaknad av ett gemensamt verktyg för uppföljning av verksamheten kan utgöra en risk i en decentraliserad organisation. Verksamhetsrisk Jennie Ljunggren Då samtliga skolenheter rapporterar både måluppfyllelse och ekonomi tertialvis anser vi sannolikheten som låg att en enskild verksamhetsuppföljning uteblir. Risk - stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem :29 1

4 Det finns en risk att överenskomna rutiner och processer i verksamhetshandboken inte efterföljs. Verksamhetsrisk Jennie Ljunggren Väl utformade och kommunicerade stödprocesser utgör en låg sannolikhet att risken skulle inträffa. Varje stödprocess följs också upp genom riskanalys och kontrollmoment under nämndens huvudprocess "leda och stödja barns och elevers utveckling och lärande" längre fram i kontrollplanen. Risk - leda och fördela arbetet Risken vid otydligt ledarskap och arbetsfördelning är att viktiga arbetsuppgifter inte blir utförda eller att samma uppgift utförs av flera personer. Verksamhetsrisk Jennie Ljunggren Risken för missade arbetsuppgifter eller dubbelarbete anses som låg då det inom förvaltningen finns tydliga funktionsbeskrivningar och ansvarsområden samt ett antal olika forum för samverkan i hela styrkedjan. Risk - Bevaka och informera om lagar och förordningar Att inte bevaka och informera om förändringar i lagar och förordning utgör risken lagbrott. Legal risk Jennie Ljunggren Risken att förändringar i lagar och förordningar missas anses som låg då det inom förvaltningen finns tjänstepersoner som i sitt uppdrag bevakar och informerar om just detta. Det finns också en hög medvetenhet och kunskap kring huvuduppdragets gällande lagstiftning och vad information kring denna kan sökas. HUVUDPROCESSER Allmänt främja Kalmars näringsliv Lotsa företagare i den kommunala organisationen Genomföra företagsbesök Erbjuda ändamålsenliga lokaler för det lokala näringslivet Genomföra starta-eget kurser Hantera etableringsfrågor Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete Planera åtgärder inför extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Tillhandahålla räddningstjänst Arbeta med frågor inom förebyggande brandskydd :29 2

5 Risk - gränsdragning vid flera aktörer i samma byggnad Det finns en risk för otydlighet i ledningsarbetet vad gäller gränsdragning kring brand- och säkerhetsrutiner när flera aktörer/förvaltningar finns i samma fastighet. Omvärldsrisk Jennie Ljunggren Vi anser dock inte att sannolikheten är vidare stor då systematiskt brandskyddsarbete finns reglerat i verksamhetsledningssystem samt tillsynskontroller av myndighet. Varje verksamhet/aktör i den delade fastigheten ansvarar för sitt eget brandskyddsarbete. Utbildningsnämnden har också väldigt få fysiskt delade lokaler med andra förvaltningar. Bidra till individers utveckling och lärande Leda och stödja barns utveckling och lärande i förskola och pedagogisk omsorg Leda och stödja elevers utveckling och lärande i förskoleklass, fritidshem, grundskola och grundsärskola Anordna gymnasial vuxenutbildning Bedriva och utveckla gymnasial utbildning Bedriva och utveckla kommunal vuxenutbildning Risk - Anmälan vid misstanke om att barn far illa Det finns en risk att barn inte får det stöd och den hjälp som de behöver om personal i n t e anmäler sin oro för att barn far illa, till socialförvaltningen. Den som är anmälningsskyldig ska genast anmäla till socialtjänsten om man i sin yrkesroll misstänker eller får kännedom om att ett barn far illa. Som anmälare behöver du inte vara säker på att barnet far illa, det räcker att du misstänker det. Legal risk Åse Porsefjord Stödprocess vid misstanke om att barn far illa Åse Porsefjord Minst en gång per läsår eller så fort behov uppstår. Uppföljning av: Stödprocess vid misstanke om att barn far illa Chef för central elevhälsa ansvarar för att stödprocessen årligen revideras, i samverkan med socialförvaltningen; representanter för barn- och ungdomsförvaltningens kuratorer samt planeringssekreterare på barn- och ungdomsförvaltningens förvaltningskontor. Risk - Barns utveckling i förskolan Om undervisningen/utbildningen inte sker i enlighet med skrivningarna i skollagen, läroplanen och andra styrdokument finns en risk att förskolan inte tillgodoser barnets möjligheter till inlärning och utveckling :29 3

6 Verksamhetsrisk Zejfa Buljugic Stödprocess för barns utveckling i förskolan Uppföljning av: Stödprocess för barns utveckling i förskolan. Zejfa Buljugic En gång per år. Stödprocessen ska revideras årligen i juni av förskolechefer i Förskolenätet. Risk - Diskriminering och kränkande behandling Ett barn/en elev som utsätts för diskriminering eller kränkande behandling löper en stor risk att få livslånga (psykiska) skador samt gå miste om möjligheterna till utveckling och lärande. Legal risk Clas Wolke Stödprocess vid diskriminering och kränkande behandling Uppföljning av: Stödprocess vid diskriminering och kränkande behandling. Clas Wolke Minst en gång per läsår eller så fort behov uppstår. Stödprocessen och tillhörande dokument följs upp och utvärderas årligen. Uppföljningen sker vid stadienätverken samt vid möte med representanter av skolkuratorer. Risk - Elevers måluppfyllelse i grundskolan Om undervisningen/utbildningen inte sker i enlighet med skrivningarna i skollagen, läroplanen och andra styrdokument finns en risk att skolan inte tillgodoser elevens rättigheter och möjligheter till lärande och utveckling. Verksamhetsrisk Clas Wolke Stödprocess för elevens måluppfyllelse i grundskolan Uppföljning av stödprocess för elevens måluppfyllelse i grundskolan. Åse Porsefjord En gång per läsår. Stödprocessen revideras årligen, i juni, av rektorer i F- 6nätverket och Högstadienätverket. Risk - Elevs frånvaro i skolan Om en elev inte är närvarande i skolan finns en risk för att hen inte möts av en strukturerad undervisning (timplan, kursplaneinnehåll) och får ett kontinuerligt och aktivt lärarstöd (återkoppling/omdömen/iup) i den omfattning som behövs för att skapa förutsättningar så att hen når de kunskapskrav som minst ska uppnås och i övrigt utvecklas så långt som möjligt inom ramen för utbildningen (Lgr 11 - Skolans värdegrund och uppdrag/övergripande mål och riktlinjer). Verksamhetsrisk Åse Porsefjord :29 4

7 Stödprocess för elevers närvaro i skolan Uppföljning av: Stödprocess för elevers närvaro i skolan Åse Porsefjord En gång per läsår eller så fort behov uppstår. Chef för central elevhälsa ansvarar för att stödprocessen årligen revideras i samverkan med socialförvaltningen samt planeringssekreterare på barn- och ungdomsförvaltningens förvaltningskontor. Risk - Nyanlända elever Om en nyanländ elev inte får den bästa tänkbara starten i sin grundskoleutbildning är risken en låg måluppfyllelse. Verksamhetsrisk Richard Wykman Stödprocess för nyanlända elever Uppföljning av: stödprocess för nyanlända elever. Risk att balanskravet inte nås för förskolorna Richard Wykman En gång per år. Verksamhetschef på Skolmottagningsenheten sammankallande till möte, för översyn av arbetsgången i stödprocessen samt tillhörande dokument. Övriga deltagare: ett urval av rektor, klasslärare/mentor samt SVA-lärare, på mottagande skolor prognostiserar förskolan ett underskott på 12 mnkr. Bou nämnden har med detta kravet att återställa förskolornas ekonomi och komma i balans. Det är viktigt att uppföljningar och åtgärder sätts in direkt 2018 för att möta balanskravet. Finansiell risk Mats Linde Rutin för hantering av ekonomiska obalanser i samband med budgetarbete, ekonomiska prognoser eller bokslut 2019 kommer förskolorna fortsatt att vara under lupp. Det innebär att samtliga förskolor kommer följas och bevakas extra noga och mer regelbundet är vad i vanliga fall görs. Enheter med ekonomiska problem ska göra Jennie Ljunggren månadsvis Avstämning av inlämnad åtgärdsplan, löneprognos och tätare uppföljningar :29 5

8 tätare uppföljningar. När enheten upptäcker obalanser i ekonomin och underskott befaras ska kontakt tas med ansvarig ekonom omedelbart. En gemensam utredning görs om läget och vid konstaterat underskott över 300 tkr utarbetar enheten ett åtgärdsprogram för att få ekonomin i balans. Enheten lämnar därefter en prognos med kommentarer varje månad tills åtgärden har fått önskad effekt, d v s en ekonomi i balans. Om ansvarig ekonom märker att enheten inte hanterar frågan enligt rutinen så tar hen skyndsamt kontakt med förvaltningschefen som därefter hanterar frågan. Risk - För återbetalning av statsbidrag om effektiviseringsåtgärder Precis som inom förskoleverksamheten så har det genomförts reformer som innebär att grundskolorna i Sveriges kommuner har tillförts nya statsbidrag, t.ex. lågstadiesatsning, läxhjälp, lovskola och fritidshemssatsningen. Skolorna gynnas ekonomiskt av statsbidragen. I och med att statsbidragen för lågstadiet och fritidshem har gett möjlighet för skolorna att justera sin organisation så skulle det medföra konsekvenser om statsbidraget skulle förändras, t.ex. bli drastiskt lägre. Detta innebär att det fortfarande finns en risk men den har minskat då statsbidragens storlek inte har skiljt sig åt mycket mellan åren. Många bidrag är kopplade till att de inte får användas för att ersätta kommunens egna kostnader. Ett exempel är statsbidraget för likvärdig skola som ska användas till att utöka pågående insatser eller genomföra nya insatser som stärker likvärdighet och kunskapsutveckling i förskoleklass och grundskolan. Kommunens egna kostnader per elev under bidragsomgången 2019 får inte minska jämfört med ett genomsnitt för de tre föregående åren (2016, 2017, 2018). Det gäller för kategorierna personal i förskoleklassen, undervisning i grundskolan och elevhälsa i grundskolan. Om kostnaderna minskar leder det till återkrav. I detta ligger en risk, om kommunen skulle hamna i en situation där man behöver effektivisera verksamheterna. Verksamhetsrisk Jennie Ljunggren Nyckeltal undervisning och Nyckeltal undervisning: Åsa Carlsson I samband med bokslut :29 6

9 elevhälsa uppföljning av vad som finns bokfört på aktivitet 651 (pedagogisk personal) dividerat med antal elever 15 oktober Nyckeltal elevhälsa: uppföljning av vad som finns bokfört på aktivitet 621 (elevhälsa) dividerat med antal elever 15 oktober Främja ett rikt kultur- och fritidsliv Erbjuda kulturaktiveter Erbjuda undervisning Svara för informationsförsörjning Stödja föreningslivet Sköta inom- och utomhusanläggningar för idrott och friluftsliv Förvalta och utveckla det fysiska samhället Prioritera och samordna fysisk planering Handlägga lantmäterifrågor Planera trafikmiljön Handlägga lov enlig PBL Producera och hantera geografisk information Planera för infrastruktur/kommunikationer Planera mark till bostäder och verksamhet Sälja anläggningstillgångar Förvalta och utveckla allmän platsmark Förvalta och utveckla kommunal mark Hantera bidrag till enskilda vägar Hantera markreservationer Handlägga parkeringstillstånd och tillfälliga markupplåtelser Genomföra exploatering och investeringar Bedriva tillsyn enligt PBL Handlägga anmälan enligt PBL :29 7

10 Svara för vård, omsorg och sociala tjänster Hantera invandrar- och flyktingfrågor Lindra effekter av arbetslöshet Ansvara för stöd, omsorg och vård till äldre och till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar Ansvara för individ- och familjeomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning Tillhandahålla olycksfallsförsäkring Värna om miljö och hälsa Bidra till säker livsmedelshantering Erbjuda energirådgivning Hantera frågor om naturvård Hantera avfall Ta emot felanmälan Bidra till bättre livsmiljö för människor, djur och natur Hantera strandskyddsdispens STÖDPROCESSER Hantera ekonomi Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration Hantera finansförvaltning Handlägga finansieringsfrågor Arbeta med dagliga ekonomiprocesser Arbeta med fastighetstaxering Risk för brister i hantering av attest och firmatecknare Det finns risk för att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritetsreglerna. Det finns risk för att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk för att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter. Risk i finansiell Mats Linde rapportering :29 8

11 Attestförteckning Firmatecknare Attestförteckning för verksamhetsår beslutas i nämnd en gång per år (december för kommande verksamhetsår). Attestförteckning skickas efter beslut till ekonomienheten. Löpande uppdatering hanteras enligt besluts av förvaltningens ekonomer. Företeckning över firmatecknare beslutas i nämnd en gång per år (december för kommande verksamhetsår). Förteckning skickas efter beslut till ekonomienheten. Löpande uppdatering hanteras enligt beslut av förvaltningens ekonomer. Jennie Ljunggren Jennie Ljunggren Minst en gång per år, men alltid om förändring av attestförteckning sker. Årligen eller i direkt samband med uppdatering Beslutad attestförteckning i nämnd skickas till ekonomienheten för kommande verksamhetsår senast 31/12. Löpande uppdateringar kan härledas genom revisioner och skickas till ekonomienheten i samband med uppdatering. Ett beslut i nämnd inför kommande verksamhetsår. Uppdateringar hanteras löpande av ekonom genom nya revisioner. Förteckning över firmatecknare skickas av ekonom till ekonomienheten senast 31/12 för kommande verksamhetsår. Löpande uppdateringar skickas av ekonom i direkt anslutning med ny revision till ekonomienheten. Risk för brister i hantering av leverantörsfakturor Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt kommunbas13 och för att representation, kurser, och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagande. Det finns också risk för att leverantörsfakturor inte betalas i tid. Risk i finansiell Mats Linde rapportering Förfallna fakturor Kontrollera att det inte finns några förfallna leverantörsfakturor vid månadsbryt. Jennie Ljunggren En gång varje månad Kontrollera via fakturahanteringsystemet att inga fakturor förfallit till betalning den 10e varje månad. Underlag i redovisiningen Kontroll av fakturor som avser representation, kurser, resor. Syfte och deltagare obligatoriskt. Jennie Ljunggren Årligen kontroll av bokförda fakturor, 2% av periodens ankomstregistrerade fakturor :29 9

12 Rutin avseende fakturahantering under ledighet Rutinen berör de som hanterar fakturor inom utbildningsförvaltningen. Antingen som granskare eller attestant. Vid frånvaro ska ersättare anges direkt i fakturasystemet så att fakturor som skickas till frånvarandes låda automatiskt går vidare och inte blir liggande hos den frånvarande under en längre period och på så vis riskera förfalla till betaldatum. Beslutsattestant anger ersättare enligt gällande attestförteckning. För ledighet under perioden sommar/jul anges TF FC som beslutsattestant om ordinarie ersättare enligt ordinarie attestförteckning ej är tillgänglig. Ersättare vid ledighet till fakturagranskare kan vara t ex annan skolsekreterare, chef/biträdande chef (för centrala fakturor gäller annan tjänstgörande person på förvaltningskontoret). För ledighet under sommar/jul gäller förteckning över förvaltningens tjänstgörande personal, om ej annat alternativ finns. Fakturagranskare anger i så fall tjänstgörande skolsekreterare för den/de veckor ledigheten avser. Fakturahanteringen vid ledighet bör dock i första hand hanteras inom respektive organisation. Jennie Ljunggren årligen Avstämning i fakturasystemet om ersättare finns uppsatt. Om ej ersättare finns angett i systemet, görs avstämning med rektor/förskolechef/enhetschef om hur fakturahanteringen under ledigheten hanterats. Risk för brister i redovisningen Det finns risk för att redovisningen och underlagen till denna brister. Främst avser detta bokföringsorder. Det finns också risk för brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet. Risk i finansiell Mats Linde rapportering :29 10

13 Avstämning av balanskonton Kontoslag För att säkerställa att handkassaredovisningen görs löpande och för att minska risken att inaktiva handkassor fortfarande finns öppna i systemet, görs avstämningar av balanskontot inför varje bokslut (augusti och december). Kontroll av kontering mot kommunbas 13 Jennie Ljunggren 2 gånger per år Avstämning av bokförda händelser och saldo på balanskonto. Jennie Ljunggren Vid tre tillfällen under året. Stickprov av leverantörsfakturor ur ekonomisystemet som kontrolleras mot kommunbas 13 avseende kontoslag och motpart. Stickprovet bör omfatta 2 procent av kontrollerad periods leverantörsfakturor. Risk för brister i hantering av kundfakturering Det finns risk för att fakturering inte sker i rätt tid eller inte alls och att debiterade avgifter inte följer beslutade taxor eller avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroendet för kommunen kan skadas. Det kan också innebära förlorade intäkter. Risk i finansiell Mats Linde rapportering Inkomstjämförelse Varje år görs en inkomstjämförelse mellan familjens uppgivna inkomst i kommunens system mot den taxerade förvärvsinkomsten. Detta resulterar i antingen en tilläggsfaktura eller en återbetalning. Ann-Christin Linde 1 gång per år Inkomstjämförelsen görs i februari varje år daterad 2 år bakåt (dvs 2017 görs inkomstjämförelsen för 2015). Taxerad förvärvsinkomst jämförs med den sammanlagda inkomst till hushållet familjen angivit för tidpunkten och resulterar in tilläggsfaktura eller en återbetalning. Den totala nettojusteringen för nämnden redovisas i kontrollkommentaren. All data genereras per automatik i en årlig körning. Kontrollen utförs av förvaltningens systemförvaltare. Kontroll av förändrad En förändring av Ann-Christin 2 ggr per år. Skolsekreteraren utför :29 11

14 familjesammansättning barnsomsorgsavgift för den enskilda familjen kan bli aktuell när det sker en förändring i familjesammansättningen. Detta gäller förskola och fritids. Därav görs en kontroll mellan registrerad familjesammansättning i Procapita gentemot aktuell familjesammansättning i kiren (skatteverket). Kontrollen utförs av respektive skolsekreterare. Linde kontrollen 2 ggr per år (per den 31/5 och 31/10) genom att plocka ut de ensamhushåll som finns registrerade i procapita och matchar dessa mot vad som är registerat hos skatteverket. Instruktion skickas ut från förvaltningskontorets systemförvaltare i början av maj och oktober. Dokumentation görs av skolsekreterare i Bou's gemensamma barn- och elevmätningsfil. Systemförvaltare sammanställer kontrollen i IKP. Systemförvaltare på förvaltningskontoret tar ut underlag på familjer som mottagit "nollfakturor" från procapita. Ett uttag görs på det som är fakturerat i april och ett för september. Stickprov omfattande 10% av varje uttag plockas ut av systemförvaltare som sammanställer detta till ett underlag och skickar till kontrollansvarig. Underlaget tas med ut till respektive enhet vid verksamhetsbesöket och matchas där mot verkställda beslut. Besluten hanteras och dokumenteras enligt arkivplan. Kontrollera konton för interkommunalersättning och uthyrning av lokaler. Stickprov ur bokföringen. Stickprov bör omfatta 2% av kontrollerad period. Kontroll av bokförda intäkter mot budget i samband med budgetuppföljning. Kontroll av nollfakturor Kontroll av beslutsunderlag till familjer med helt nedsatt barnomsorgsavgift, sk "nollfakturor". Jennie Ljunggren Årligen Korrekt debiterade avgifter Kontrollera att debiterade avgifter stämmer överens med tagna taxor och avtal. Jennie Ljunggren Vid två tillfällen under året. Rutiner för ströfakturering Uppföljning mot budget för att fånga upp debitering av budgeterade intäkter (ej statsbidrag) Jennie Ljunggren Vid tre tillfällen under året. Risk för brister i hanteringen av mervärdesskatt Det finns risk för att kommunens hantering och redovisning av mervärdesskatt är felaktig. Momslagstiftningen är komplicerad vilket ökar risken för fel :29 12

15 Risk i finansiell rapportering Mats Linde Fördelning av moms kontroll av att moms har fördelats på respektive verksamhet kostnaden konterats på. Jennie Ljunggren 3 gånger per år Stickprov ur redovisningen, 2% periodens ankomstregistrerade fakturor. Risk för brister i hantering av kontanter eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål Det finns risk för att kontanter eller andra stöldbegärliga föremål inte hanteras enligt gällande rutiner och riktlinjer. När det gäller kontanter finns det också risk för att handkassorna redovisas i fel period och momsen därmed blir felaktig. Det finns också risk för att förteckningen över handkassor eller andra stöldbegärliga föremål inte är aktuell och handkassorna/föremålen därmed försvinner. Risk i finansiell Mats Linde rapportering Kontroll av försäljningskassa Även om det inte finns försäljnings/cafékassor i någon större omfattning är det viktigt att med jämna mellanrum göra en avstämning hur kassahanteringen ser ut för att säkerställa att redovisningen till kommunens dagbokföring görs korrekt. Under 2019 kommer revision göras på kassahanteringen på följande skolor: Kalmarsundsskolan, Lindsdalskolan, Falkenbergsskolan Jennie Ljunggren 1 gång 2019 Hantera ärenden och dokument Hantera post Hantera arkiv och bevarandefrågor Hantera skrivelser och frågor från kunder/medborgare Hantera uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning Det finns risk för att diarieföring, arkivering, bevarande och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning och våra antagna dokumenthanteringsplaner. Lagstiftningen är komplex och gråzoner finns. Osäkerhet :29 13

16 kan finnas avseende dokumenthanteringsplaner och lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar. Legal risk Mats Linde Rutin förvaring och gallring Förvaring, diarieföring och gallring. Jennie Ljunggren Årligen Kontroll att räkenskapsmaterial förvaras korrekt (i enlighet med bokföringslag). Kontroll av diarieföring enligt dokumenthanteringsplan. Kontroll av gallring enligt rutin. Risk för felaktig hantering ärenden och dokument Det finns risk för att ärenden och skrivelser inte hanteras eller besvaras. Risken ökar om post/ärenden går direkt till tjänsteperson istället för till myndigheten. Det finns också risk för att uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige inte hanteras eller besvaras. Verksamhetsrisk Mats Linde Riskvärdet bedöms som lågt inom UN då det finns uppsatta rutiner för ärende/mail/posthantering vid tjänstepersons frånvaro. Samt raka och tydliga kommunikationsvägar. Informera och kommunicera Välja hur vi ska informera Publicera och samordna Kalmar.se Hantera presskontakter Producera trycksaker Risk för att informationen inte når fram eller inte tas emot Det finns risk för att informationen som kommunen vill kommunicera inte når fram eller inte tas emot då det finns flera olika informationskanaler. Risken ökar också i och med att informationsflödet är högt i samhället och det kan vara fel tid att informera, fel informationskanal eller missar målgruppen av annan anledning. Det finns också risk för att kommunikationen inte sker på det mest kostnadseffektiva sättet. Verksamhetsrisk Mats Linde Information på Piren Uppföljning av hur information på Piren tas emot. Clas Wolke Två ggr per år. Digital enkät skickas till 20 stycken, slumpmässigt utvalda medarbetare :29 14

17 Risk för att informationen är felaktig Det finns risk för att informationen är felaktig, inte uppdaterad, bristfällig eller kan misstolkas. Kommunen hanterar och tar emot mycket information vilket medför en risk för felaktigheter. Det finns också flera informationskanaler in och ut vilket gör det svårare att få kontroll över hela informationsflödet. Verksamhetsrisk Mats Linde Leverera IT-stöd Bistå med IT-stöd Införa och hantera drift av IT-system Förändra IT-miljön Leverera ny dator-arbetsplats Risk för att IT-system inte stödjer verksamheten Risk för att IT-system inte stödjer användarna och därmed verksamheten. Detta kan innebära att arbetsuppgifter inte kan utföras på ett optimalt sätt, till exempel om användare inte hittar den information som han/hon söker. IT-risk Mats Linde Uppföljning och inventering av vilka IT-system som inte stödjer verksamheten. Uppföljning och inventering av de IT-system som förskole- och grundskolepersonal använder mest frekvent. Åke Gustafsson Två gånger per år. IKT-gruppens representanter samlar in information kring om arbetsuppgifter inte kan utföras på ett optimalt sätt,(p g a störningar, låg effektivitet och felhantering. Sammanställning skickas som synpunkt (Tyck till) till IT-avdelningen. Risk för att det finns oklarheter i befogenheter och ansvar Risk för oklarheter i befogenheter och ansvar gällande IT-system. Systemförvaltning av IT-system ligger i vissa fall ute på enheterna som använder/har köpt in systemen. Oklarheter kan då uppstå om vilka befogenheter systemförvaltaren respektive kommunens IT-avdelning har och vem som är ansvarig för vad. IT-risk Mats Linde Risken bedöms som låg inom UN då inga system förvaltas ute i verksamheterna. Centralt på förvaltningskontoret sitter två stycken systemförvaltare (Procapita och Time Care Pool) :29 15

18 Risk för att system köps ute i verksamheter utan IT:s kännedom System för samma hantering kan finnas i flera av kommunens verksamheter vilket innebär en onödig kostnad. Informationssäkerhet, drift och underhåll av systemet beaktas ej vid införskaffandet. IT-risk Mats Linde Risken bedöms som lägre inom UN då det på centralt på förvaltningen finns IT samordnare och IT pedagog som hanterar övergripande frågor. Risk för felaktiga behörigheter i system Felaktig behörighet i IT-system riskerar att leda till sekretessbrott och andra överträdelser av befogenheter. Legal risk Mats Linde Då samtliga system och rutiner är genomgångna efter 2018 bedöms risken för 2019 som lägre. Rekrytera, utveckla och avveckla personal Rekrytera personal Genomföra löneöversyn Genomföra förhandlingar Arbeta med kompetensutveckling Arbeta med personaladministration Stödja utvecklingen av en attraktiv och frisk arbetsplats Administrera lokal och central samverkansgrupp Genomföra tvisteförhandlingar Genomföra intresseförhandlingar Handlägga pensionsfrågor Hantera och utbetala lön Arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete Handlägga arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Arbeta med vårt inre miljöarbete Risk för brister i hantering av lön Personalkostnader utgör den andelsmässigt största delen av kommunens kostnader, cirka 80%. Processer från anställning till utbetald lön innefattar flera steg beroende av den mänskliga faktorn. I de fall processerna inte följs eller blivit föråldrade kan detta generera fel vid löneutbetalningar eller få stor påverkan för den anställde eller arbetsgivaren. Det finns risk att frånvaro såsom sjukfrånvaro, semester och föräldraledighet inte rapporteras som det ska. Det finns också risk att redovisningen av lönen blir fel :29 16

19 Risk i finansiell rapportering Mats Linde Uppföljning lönutbetalningar För att säkerställa att rätt lön betalas ut till de anställda varje månad lägger skolsekreterare in lön på personnivå i löneprognosen. Denna stäms sedan av mot ekonomisystemet av ekonom för att på så vis säkerställa att löneredovisningen är korrekt. Ev justeringar görs på månaden efter. Jennie Ljunggren 1 gång per månad Avstämning av befintligt prognosverktyg. Risk för att kommunen inte kan säkerställa personalförsörjningen med rätt kompetens Det finns risk att kommunen inte kan rekrytera personal eller behålla personal med rätt kompetens. Många yrkesgrupper är starkt eftertraktade på arbetsmarknaden och konkurrensen från andra organisationer är hög. Kommunen måste vara en attraktiv arbetsgivare samt se till att kommunens verksamheter är i ständig förändring med nya lagstadgade krav. Kommunen måste kontrollera att kompetensutveckling av personalen sker i den utsträckning som behövs för att klara yrkesrollen som annars kan leda till ökade avvikelser, lägre effektivitet och övriga kvalitetsbrister. Verksamhetsrisk Mats Linde Säkerställa personal och kompetens Uppföljning och bevakning av HR specialist. Deltagande i olika sammanhang så som rekryteringsmässor, informationsmöten etc. Erbjuda förmånliga anställningar för att göra Kalmar kommun till en attraktiv arbetsgivare och ett självklart val för pedagoger efter sin examen eller som nyinflyttad till regionen. Ann Gustafsson Följs upp en gång per år Bevakning Bevakning av anställningsdagar Varje månad görs en översikt av samtliga anställda i timecare pool på Ann Gustafsson en gång per månad Genomgång av samtliga registrerade timvikarier i systemet :29 17

20 Tillgänglighet vikarier antalet anställningsdagar. Outbildade vikarier ska inom 300 dagar ha påbörjat en pedagogisk utbildning för att få fortsätta sin anställning som timvikarie. De som inte påbörjat sin utbildning inom denna period plockas bort ur systemet. Detta för att säkerställa tillgång på vikarier och behörig personal. Det är viktigt att timecarepool hålls uppdaterad med aktiva timvikarier så att skolor och förskolor vet vilka vikarier som finns tillgängliga för bokning vid behov. Ann Gustafsson var fjärde månad Genomgång av systemet där samtliga som inte varit aktiva de senaste tre månaderna rensas bort. Risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls Det finns risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls. Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållanden på arbetsplatsen. Arbetsmiljön gäller både fysiska som psykosociala förhållanden. En god arbetsmiljö ger engagerade medarbetare som bidrar till verksamhetens kvalitet, resultat och mål. Verksamhetsrisk Mats Linde Riskvärdet bedöms som lågt inom UN då samtliga chefer har eller kommer att genomgå SAM-utbildning tillsammans med skyddsombud och/eller samverkansgrupper. Stödja och utveckla den demokratiska processen Administrera nämndens/styrelsens verksamhet Hantera motioner Hantera medborgarförslag Genomföra allmänna val Genomföra medborgardialoger Hantera interpellationer och frågor Risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen :29 18

21 Det finns risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen. Kommunen har rutiner som ska följas för att administrera nämnder och styrelsers verksamhet samt att det finns lagar att följa. Om dessa inte är kända eller inte följs i verksamheten finns risk för att fel görs. Risk finns att protokollen utformas på ett otydligt sätt och att tveksamheter uppstår om vad som har beslutats. Legal risk Mats Linde Risken bedöms som låg inom UN då det finns en process för nämndsadministration som visar förloppet från mötesberedning till lagakraft. Samtliga ärenden som nämnden hanterar finns också angivet i ett årshjul. Samtliga protokoll granskas också av ordförande och en justeringsman. Risk för att delegationsbeslut inte rapporteras Det finns risk för att delegationsbeslut inte återrapporteras enligt antagen delegationsordning. Verksamhetsrisk Mats Linde Ny delegationsordning Ny delegationsordning från 2019 föranleder kontroll av att den följs och att inrapportering sker från enheterna. Iréne Jonsson Löpande Granskning av inkomna delegation görs löpande av nämnsdsekreterare. Risk för att tagna beslut inte verkställs Det finns risk för att tagna beslut inte verkställs eller att det finns tveksamheter om vad som är beslutat. Verksamhetsrisk Mats Linde Risken bedöms som låg inom UN eftersom en central tjänsteperson alltid bereder beslut som ska tas i nämnden och har ansvar för implementation och uppföljning i verksamheterna av tagna beslut. Tillhandahålla lokaler Beställa installation och funktion för telefoni och data Lösa verksamhetens behov av lokaler Arbeta med larm/styr och övervakning av fastigheter Genomföra uppdrag kring nybyggnation Överlämna entreprenad till Drift&service Hantera uppdrag på Drift&service Hyra ut lediga lokaler externt Hantera felanmälan Arbeta med energieffektivisering :29 19

22 Planera underhåll av fastigheter Risk för orationell hantering av lokaler Det finns risk för att samordningsvinsterna uteblir och hanteringen av lokaler inte blir optimal då lokalhantering sker av andra än fastighetsförvaltarna. Verksamhetsrisk Mats Linde Tillhanda lokaler För barn- och ungdomsnämnden anses denna risk något högre i och med det ökande barn- och elevantalet. Lokalfrågan är lyft som en prioritering i verksamhetsplanen I och med det ökande barn- och elevantalet finns en risk att vi inte kan möta förskolans uppdrag att erbjuda förskoleplats i rätt tid och i rätt område. För skolans del är risken i stort densamma, dvs att elever bosatta i ett område där det expanderar snabbt, inte kan ges möjligheten att gå på sin första vals skola. Torbjörn Hansson årligen Samverkan mellan bou, sf och sbk. Tillhandahålla varor och tjänster Tillhandahålla vaktmästeritjänster Tillhandahålla telefonisttjänster Upphandla telefoner och datorer Förvalta IT-system Lösa ärenden till helpdesk Hantera förändringar av IT-infrastrukturen Lösa verksamhetens behov av lokaler Hantera våra försäkringar Arbeta med inköp och upphandling :29 20

23 Arbeta med skal- och personskydd Hantera kundbeställningar, leveranser och förråd Anskaffa material från leverantörer Planera och utföra städuppdrag Utföra transporter Underhålla, reparera och besiktiga fordon Köpa/leasa fordon och motorredskap Planera och leverera kostverksamhet Risk för att inköp inte sker enligt avtal Det finns risk för att inköp inte sker enligt de avtal som kommunen tecknat. Samtliga avtal finns inte samlade i systemstöd och vilka avtal som tecknats kanske inte är känt av de som gör inköp. Det finns också risk för att tecknade avtal inte sägs upp i tid, omförhandlas eller förlängs då de återfinns på olika ställen och inte är samlade i systemstöd. Verksamhetsrisk Mats Linde Inköp följer avtal Kontroll av att förvaltningen handlar i enlighet med kommunens avtalade leverantörer. Jennie Ljunggren 2 gånger per år Kontroll av bokföring mot leverantörsdatabas. Gruppera efter inköpsområden (tex elektronik, pedagogiskt material, sjukvårdsartiklar) och notera avvikelse. Risk för att direktupphandling inte sker Det finns risk för att direktupphandling inte görs enligt gällande lagkrav. Lagens krav är inte kända hos alla som gör inköp. Det finns också risk att de direktupphandlingar som görs inte redovisas till upphandlingsenheten. Legal risk Mats Linde Direktupphandling I och med start av projekt Tallhagskolan kommer stora inköp behöva göras av de rektorer som tillsammans kommer verka i byggnaden. Detta medför en ökad risk att Jennie Ljunggren Löpande/vid behov Avstämning mellan rektorer tillsammans ekonom och inköpsenheten för att på vis minimera risken att direktupphandling missas att göras :29 21

24 direktupphandling inte görs vid ev behov. Risk för mutor, jäv och oegentligheter Kalmar kommun har antagit riktlinjer mot mutor och jäv samt tillhörande handlingsplan som en del i ett aktivt förebyggande arbete. Det finns risk för att dessa inte följs. För att ytterligare förebygga oegentligheter ska varje nämnd bedöma risken för mutor, jäv och oegentligheter inom sin verksamhet. Ett aktivt, förebyggande arbete mot korruption i kommunal verksamhet skyddar medborgarna mot slöseri och ineffektivitet. Medborgarnas förtroende för kommunen fordrar att de anställda och förtroendevalda inte påverkas av ovidkommande önskemål, mutbrott, favorisering av en enskild leverantör eller ovidkommande hänsyn i tjänsteutövningen. Legal risk Mats Linde Uppföljning av rutin. Uppföljning av rutin för mutor, jäv och oegentligheter. Lillian Alverö En gång per år. Vid intern revision kontrolleras om handlingsplanen följs och om cheferna har informerat sina anställda :29 22