Intern kontrollplan kommungemensam del

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning SN 2017/ Tel Socialnämnden Intern kontrollplan kommungemensam del Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta den interna kontrollplanen kommungemensam del enligt bilaga. Bakgrund Socialnämnden ska enligt kommunens Reglemente för intern kontroll, KF 256, , inom sitt område organisera samt dokumentera och anta regler och anvisningar i syfte att åstadkomma god intern kontroll. Det ska ske senast i november månad. Fr.o.m har nya kommungemensamma riktlinjer tagits fram som innebär att den interna kontrollen ingår i en process där syftet är att lyfta och bedöma risker som kan påverka kommunens verksamhet och ekonomiska resultat. Den interna kontrollplanen består av två delar. Del ett är kommungemensam vilket innebär att varje nämnd ska göra sin bedömning av hur de kommungemensamma riskerna ska kontrolleras. Den är sammanställd och finns i bilaga. Del två är nämndspecifik och ska grunda sig på de riskanalyser som sker i samband med att verksamhetsplanen för 2018 tas fram. Verksamhetsplanen kommer att fastställas i socialnämnden i januari. Det innebär att den andra delen av den interna kontrollplanen fastställs samtidigt. Administrativ chef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Intern kontrollplan 2018 kommungemensam del Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Kristina.Appert@kalmar.se

2 Intern kontrollplan 2018 kommungemensam del Fas: Intern kontroll Inmatning Rapportperiod: Organisation: Socialnämnd LEDNINGSPROCESSER Fastställa mål och fördela resurser Ta fram statistik Ta fram budget och följa upp den Hantera mål och uppdrag Ta fram underlag genom omvärldsbevakning Organisera, leda och följa upp verksamheten Följa upp verksamheten Stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem Leda och fördela arbetet Bevaka och informera om lagar och förordningar HUVUDPROCESSER Allmänt främja Kalmars näringsliv Lotsa företagare i den kommunala organisationen Genomföra företagsbesök Erbjuda ändamålsenliga lokaler för det lokala näringslivet Genomföra starta-eget kurser Hantera etableringsfrågor Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete Planera åtgärder inför extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Tillhandahålla räddningstjänst Arbeta med frågor inom förebyggande brandskydd Bidra till individers utveckling och lärande Leda och stödja barns utveckling och lärande i förskola och pedagogisk omsorg Leda och stödja elevers utveckling och lärande i förskoleklass, fritidshem, grundskola och grundsärskola Anordna gymnasial vuxenutbildning Bedriva och utveckla gymnasial utbildning Bedriva och utveckla kommunal vuxenutbildning Främja ett rikt kultur- och fritidsliv Erbjuda kulturaktiveter Erbjuda undervisning Svara för informationsförsörjning Stödja föreningslivet Sköta inom- och utomhusanläggningar för idrott och friluftsliv :11 1

3 Förvalta och utveckla det fysiska samhället Prioritera och samordna fysisk planering Handlägga lantmäterifrågor Planera trafikmiljön Handlägga lov enlig PBL Producera och hantera geografisk information Planera för infrastruktur/kommunikationer Planera mark till bostäder och verksamhet Sälja anläggningstillgångar Förvalta och utveckla allmän platsmark Förvalta och utveckla kommunal mark Hantera bidrag till enskilda vägar Hantera markreservationer Handlägga parkeringstillstånd och tillfälliga markupplåtelser Genomföra exploatering och investeringar Bedriva tillsyn enligt PBL Handlägga anmälan enligt PBL Svara för vård, omsorg och sociala tjänster Hantera invandrar- och flyktingfrågor Lindra effekter av arbetslöshet Ansvara för stöd, omsorg och vård till äldre och till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar Ansvara för individ- och familjeomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning Tillhandahålla olycksfallsförsäkring Värna om miljö och hälsa Bidra till säker livsmedelshantering Erbjuda energirådgivning Hantera frågor om naturvård Hantera avfall Ta emot felanmälan Bidra till bättre livsmiljö för människor, djur och natur Hantera strandskyddsdispens STÖDPROCESSER Hantera ekonomi Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration Hantera finansförvaltning Handlägga finansieringsfrågor Arbeta med dagliga ekonomiprocesser Arbeta med fastighetstaxering :11 2

4 Risk för brister i hantering av attest och firmatecknare Det finns risk för att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritetsreglerna. Det finns risk för att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk för att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter. Risk i finansiell rapportering Cecilia Frid Sannolikheten att detta sker bedöms som stor då det är många personer som hanterar verifikationer, fakturor och avtal. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som allvarlig då detta kan leda till förtroendeskada eller ekonomisk skada för kommunen. Beslutsattest Attestförteckning Kontrollera att beslutsattest skett av rätt person med hjälp av stickprov från leverantörsreskontran. Beslutsattest och kontroll i enlighet med gällande attestförteckning, samt jävs- och integritetsreglerna enligt reglementet för verifikationerna. Kontrollera att attestförteckning är uppdaterad av nämnd. Tre gånger per år. Stickprovet bör omfatta minst 1% av förvaltningens totala leverantörsfakturor under kontrollperioden. Minst en gång per år, men alltid om förändring av attestförteckning sker. Kontrollera att attestförteckning är komplett och aktuell. Risk för brister i hantering av leverantörsfakturor Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt kommunbas13 och för att representation, kurser, och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagande. Det finns också risk för att leverantörsfakturor inte betalas i tid. Risk i finansiell rapportering Cecilia Frid Sannolikheten att detta inträffar bedöms som mycket stor då hantering av leverantörsfakturor sker av ett stort antal personer och flertalet av dessa har inte detta som sin huvudsakliga arbetsuppgift. Konsekvensen om detta inträffar bedöms bli allvarlig då detta kan leda till ökade kostnader för kommunen i form av räntor och påminnelseavgifter samt att redovisningen inte är tillförlitlig vilket kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder :11 3

5 Kontering Representation, kurser och resor Förfallna fakturor Kontroll av leverantörsfakturor i Procapita Kontroll av kontering mot kommunbas13. Kontrollera att syfte och deltagare är angivet på underlaget till fakturorna. Kontrollera att det inte finns några förfallna leverantörsfakturor vid månadsbryt. Kontroll av leverantörsfakturor som hanteras i Procapita, bl a om leverantör har F- skattesedel. Tre gånger per år. Två gånger per år. En gång per månad. Tre gånger per år. Stickprov av leverantörsfakturor ur ekonomisystemet som kontrolleras mot kommunbas13 avseende kontoslag och motpart. Stickprovet bör omfatta 2% av kontrollerad periods leverantörsfakturor. Stickprov från leverantörsreskontran. Stickproven bör omfatta 1% av respektive baskonto för representation, måltid, resor och kurser. Kontrollera via fakturahanteringssystemet att inga fakturor förfallit till betalning den 10:e varje månad. Stickprov av 10 leverantörsfakturor som hanteras i Procapita. Risk för brister i redovisningen Det finns risk för att redovisningen och underlagen till denna brister. Främst avser detta bokföringsorder. Det finns också risk för brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet. Risk i finansiell rapportering Cecilia Frid Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor så rättelse av fel och löpande redovisning sköts av ett flertal personer. Sannolikheten att dokumentationen brister bedöms också som stor utifrån tidigare genomförda kontroller. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som allvarlig då detta kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder samt att kommunen bryter mot gällande lagstiftning. Bokföringsorder Kontroll av rättelse och omföring av bokföringsorder kan härledas till ursprunget. Tre gånger per år. Stickprov ur redovisningen. Stickprovet bör omfatta 1% av kontrollerad period. Avstämning av Tillse att Två gånger per år. Balanskonton :11 4

6 balanskonton balanskonto stäms av regelbundet och mot korrekta underlag. stäms av mot redovisningen. Risk för brister i hantering av kundfakturering Det finns risk för att fakturering inte sker i rätt tid eller inte alls och att debiterade avgifter inte följer beslutade taxor eller avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroendet för kommunen kan skadas. Det kan också innebära förlorade intäkter. Risk i finansiell rapportering Cecilia Frid Sannolikheten att det finns brister i hanteringen av kundfakturering bedöms som stor då det kan hända några gånger om året. Den största delen av faktureringen sker i försystem utifrån förbrukning och här är sannolikenheten mindre om gällande rutiner följs. Sannolikheten att detta skulle inträffa är störst vad gäller ströfakturering där inget försystem initierar fakturering utan den initieras av en tjänsteperson. Konsekvensen bedöms bli allvarlig eller få stor påverkan på verksamheten om vi inte fakturerar i rätt tid eller till fel belopp eller glömmer att fakturerar helt. Felaktig fakturering leder till ökad administration om vi måste göra kreditar och att förtroende för kommunen skadas. Vi kan också förlora intäkter p g a detta vilket kan påverka verksamheten. Korrekt debiterade avgifter Rutiner för ströfakturering Kontrollera att debiterade avgifter stämmer överens med beslutade taxor och avtal. Uppföljning mot budget för att fånga upp avvikande intäkter, dvs intäkter som inte debiterats. Två gånger per år. Stickprov ur bokföringen. Stickprov bör omfatta 1% av kontrollerad period. Tre gånger per år. Kontroll av bokförda intäkter mot budget. Risk för brister i hanteringen av mervärdesskatt Det finns risk för att kommunens hantering och redovisning av mervärdesskatt är felaktig. Momslagstiftningen är komplicerad vilket ökar risken för fel. Risk i finansiell rapportering Cecilia Frid Sannolikheten att det skulle bli fel på momsen bedöms som liten då kommunen har bra system och rutiner för detta. Största risken för felaktig momsredovisning finns avseende hyrbilsfakturor och representationsfakturor samt vid ströfakturering av kundfakturor. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms bli allvarlig och leda till skada för verksamheten. Felaktig redovisning av ingående moms kan ge upphov till skattetillägg och förtroendeskada för kommunen :11 5

7 Risk för brister i hantering av kontanter eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål Det finns risk för att kontanter eller andra stöldbegärliga föremål inte hanteras enligt gällande rutiner och riktlinjer. När det gäller kontanter finns det också risk för att handkassorna redovisas i fel period och momsen därmed blir felaktig. Det finns också risk för att förteckningen över handkassor eller andra stöldbegärliga föremål inte är aktuell och handkassorna/föremålen därmed försvinner. Risk i finansiell rapportering Cecilia Frid Sannolikheten att detta inträffar bedöms som liten då kommunen har bra rutiner och riktlinjer för detta som följs. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som mycket allvarlig då detta skulle kunna skada förtroendet för kommunens verksamhet. Handkassor Kassakontroll av handkassor. Kontroll av ansvarig för kassan. Kontroll av utbetalningsadress. Hantera ärenden och dokument Årligen Kontrollräkning av att kvitto och kontanter stämmer med utkvitterat belopp. Kontroll mot förteckning över kassaansvariga, samt kontroll i ekonomisystemet (utbetalningsadress). Hantera post Hantera arkiv och bevarandefrågor Hantera skrivelser och frågor från kunder/medborgare Hantera uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning Det finns risk för att diarieföring, arkivering, bevarande och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning och våra antagna dokumenthanteringsplaner. Lagstiftningen är komplex och gråzoner finns. Osäkerhet kan finnas avseende dokumenthanteringsplaner och lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar. Legal risk Cecilia Frid Sannolikheten att kommunen skulle bryta mot lagstiftningen bedöms som stor då osäkerhet finns hos personalen om vad som ska diarieföras och inte samt vad som ska gallras och inte. Utbildning och information sker till personal varmed sannolikheten bedöms som lägre än tidigare år. Konsekvensen om kommunen bryter mot lagen bedöms som stor och kan leda till allvarlig förtroendeskada för kommunen. Det är också allvarligt om dokument som ska diarieföras/bevaras inte återfinns :11 6

8 Kontroll av dokumenthanteringsplan Genomgång av förvaltningens dokumenthanteringsplan. Kristina Appert En gång per år. Förvaltningssekreterare går igenom förvaltningens dokumenthanteringsplan för att säkerställa att planen och lagstiftningen följs. Risk för felaktig hantering ärenden och dokument Det finns risk för att ärenden och skrivelser inte hanteras eller besvaras. Risken ökar om post/ärenden går direkt till tjänsteperson istället för till myndigheten. Det finns också risk för att uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige inte hanteras eller besvaras. Verksamhetsrisk Cecilia Frid Sannolikheten att inkommen post eller andra ärenden och skrivelser inte behandlas bedöms som liten. Kommunen har rutiner för hur posthantering ska ske och hur inkomna handlingar och uppdrag ska registreras. Sannolikheten för att ärenden som går direkt till tjänsteperson inte behandlas bedöms också som liten och orsaken är i sådana fall den mänskliga faktorn. Konsekvensen för om ett ärende inte behandlas eller besvaras bedöms som allvarlig då detta innebär en förtroendeskada för kommunen. Även annan skada kan förekomma beroende på ärendets karaktär. Informera och kommunicera Välja hur vi ska informera Publicera och samordna Kalmar.se Hantera presskontakter Producera trycksaker Risk för att informationen inte når fram eller inte tas emot Det finns risk för att informationen som kommunen vill kommunicera inte når fram eller inte tas emot då det finns flera olika informationskanaler. Risken ökar också i och med att informationsflödet är högt i samhället och det kan vara fel tid att informera, fel informationskanal eller missar målgruppen av annan anledning. Det finns också risk för att kommunikationen inte sker på det mest kostnadseffektiva sättet. Verksamhetsrisk Cecilia Frid Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då informationsflödet är högt i samhället och informationskanalerna är många. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms som allvarlig då påverkan på verksamheten kan bli stor beroende på vad som informeras om. Uppföljning av kommunikation I internrevisionerna En gång per år i reviderad Kontrollen utförs i internrevisionerna :11 7

9 och dokumenterad information Avvikelser och klagomål kontrolleras hur kommunikation och dokumenterad information fungerar. Avvikelser och klagomål som handlar om information som inte nått fram eller tagits emot. verksamhet. Vid stängning av avvikelser och klagomål. genom frågorna som är kopplade till ISO 9001:2015 kap 7.4 om kommunikation och 7.5 om dokumenterad information. Kvalitetssamordnare kontrollerar om avvikelsen eller klagomålet handlar om att information inte nått fram eller inte tagits emot. Risk för att informationen är felaktig Det finns risk för att informationen är felaktig, inte uppdaterad, bristfällig eller kan misstolkas. Kommunen hanterar och tar emot mycket information vilket medför en risk för felaktigheter. Det finns också flera informationskanaler in och ut vilket gör det svårare att få kontroll över hela informationsflödet. Verksamhetsrisk Cecilia Frid Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som liten då kvalitetssäkring av den information som lämnas görs. Det svåra är den kommunikation som inte går via kommunikationsenheten där kontroll inte är möjlig. Konsekvensen kan bli allvarlig och leda till förtroendeskada för kommunen. Leverera IT-stöd Bistå med IT-stöd Införa och hantera drift av IT-system Förändra IT-miljön Leverera ny dator-arbetsplats Risk för att IT-system inte stödjer verksamheten Risk för att IT-system inte stödjer användarna och därmed verksamheten. Detta kan innebära att arbetsuppgifter inte kan utföras på ett optimalt sätt, till exempel om användare inte hittar den information som han/hon söker. IT-risk Cecilia Frid Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då verksamheten hanterar ett stort antal ITsystem och personalen i ett flertal fall är sällananvändare. Kommunen har en löpande dialog med leverantörer av IT-system angående förbättringsförslag vilket minskar sannolikheten för att detta inträffar. Konsekvensen om IT-systemen inte stödjer verksamheten bedöms ha stor påverkan då det kan orsaka störningar, minskad effektivitet och felhantering :11 8

10 Uppföljning av vilka IT-system som inte stödjer verksamheten Kontroll av avvikelser och klagomål som berör IT-system som inte stödjer verksamheten. Vid stängning av avvikelser och klagomål. Kvalitetssamordnare kontrollerar om avvikelsen eller klagomålet handlar om att IT-system inte stödjer verksamheten. Risk för att det finns oklarheter i befogenheter och ansvar Risk för oklarheter i befogenheter och ansvar gällande IT-system. Systemförvaltning av IT-system ligger i vissa fall ute på enheterna som använder/har köpt in systemen. Oklarheter kan då uppstå om vilka befogenheter systemförvaltaren respektive kommunens IT-avdelning har och vem som är ansvarig för vad. IT-risk Cecilia Frid Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då påtalande har gjorts vid ett flertal verksamheter under riskanalysens genomförande. Det saknas en systemförvaltarmodell och de nyligen framtagna dokumenten inom informationssäkerhet behöver implementeras. Konsekvensen om detta inte fungerar bedöms som allvarlig då verksamhetens effektivitet påverkas. Uppföljning av systemförvaltning Systemförvaltarmodell ska tas fram och implementeras under året. Kontroller sker av att roller och ansvar dokumenteras i systemförteckning. Samtliga system ska vara genomgångna innan 2018 års utgång. Uppföljning av implementering och dokumentation ska ske tillsammans med systemförvaltare Risk för att system köps ute i verksamheter utan IT:s kännedom System för samma hantering kan finnas i flera av kommunens verksamheter vilket innebär en onödig kostnad. Informationssäkerhet, drift och underhåll av systemet beaktas ej vid införskaffandet. IT-risk Cecilia Frid Kommunen hanterar ett stort antal IT system och sannolikheten att införskaffande sker utan IT enhetens medverkan bedöms som stor. Konsekvensen bedöms leda till begränsad skada på verksamheten. Risk för felaktiga behörigheter i system Felaktig behörighet i IT-system riskerar att leda till sekretessbrott och andra överträdelser av befogenheter. Legal risk Cecilia Frid :11 9

11 Sannolikheten att detta ska inträffa bedöms som stor. Behörigheter sätts idag helt utan automatik vilket borgar för misstag vid behörighettilldelning samt att förändringar inte hanteras enligt gällande rutiner. Detta innebär i sin tur att felaktiga behörigheter kan finnas utan möjlighet till uppföljning. Det är också svårt att följa upp att behörigheter rensas när medarbetare slutar eller byter tjänst. Konsekvensen bedöms som allvarlig då det kan leda till lagbrott och överträdelser av befogenheter. Kontroll av personal som slutat eller bytt anställning Kontroll av att personal som slutat eller bytt anställning har rätt behörighet i verksamhetssystemen Procapita och Hypergene Rekrytera, utveckla och avveckla personal Rekrytera personal Genomföra löneöversyn Genomföra förhandlingar Arbeta med kompetensutveckling Arbeta med personaladministration Stödja utvecklingen av en attraktiv och frisk arbetsplats Administrera lokal och central samverkansgrupp Genomföra tvisteförhandlingar Genomföra intresseförhandlingar Handlägga pensionsfrågor Hantera och utbetala lön Arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete Handlägga arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Procapita Vård och omsorg - i samband med införandet av Lifecare. Procapita IFO - en gång per år. Hypergene - en gång per år. I samband med att Lifecare införs (Procapita vård och omsorg) kontrolleras behörigheter. HR tar fram uppgifter över vilka som avslutat anställning under året. Systemansvariga i Procapita gör stickprov (10 %) utifrån framtagen lista. Systemansvarig för Hypergene på förvaltningen kontrollerar behörigheter i Hypergene mot förteckning över behörigheter i ekonomisystemet. Administrativ chef kontrollerar att funktion och behörighet överensstämmer :11 10

12 Arbeta med vårt inre miljöarbete Risk för brister i hantering av lön Personalkostnader utgör den andelsmässigt största delen av kommunens kostnader, cirka 80%. Processer från anställning till utbetald lön innefattar flera steg beroende av den mänskliga faktorn. I de fall processerna inte följs eller blivit föråldrade kan detta generera fel vid löneutbetalningar eller få stor påverkan för den anställde eller arbetsgivaren. Det finns risk att frånvaro såsom sjukfrånvaro, semester och föräldraledighet inte rapporteras som det ska. Det finns också risk att redovisningen av lönen blir fel. Risk i finansiell rapportering Cecilia Frid Sannolikheten att lönehanteringen skulle bli felaktig bedöms som stor då många moment kräver handpåläggning och det finns då risk för fel beroende av den mänskliga faktorn. Konsekvensen bedöms bli allvarlig då detta kan påverka kommunens förtroende samt i vissa fall den anställdes ekonomi. En felaktig hantering kan leda till att fel lön utbetalas och att beslut fattas på felaktiga grunder om redovisningen av lönen hanterats fel. Uppföljning av löneutbetalningar Kontroll av att utbetalning sker till rätt personer 1 gång per månad Chefer kontrollerar löneutbetalningar Personalrapport 8 i Hypergene i samband med månatlig budgetuppföljning och verifierar det i uppföljningsfilen. Risk för att kommunen inte kan säkerställa personalförsörjningen med rätt kompetens Det finns risk att kommunen inte kan rekrytera personal eller behålla personal med rätt kompetens. Många yrkesgrupper är starkt eftertraktade på arbetsmarknaden och konkurrensen från andra organisationer är hög. Kommunen måste vara en attraktiv arbetsgivare samt se till att kommunens verksamheter är i ständig förändring med nya lagstadgade krav. Kommunen måste kontrollera att kompetensutveckling av personalen sker i den utsträckning som behövs för att klara yrkesrollen som annars kan leda till ökade avvikelser, lägre effektivitet och övriga kvalitetsbrister. Verksamhetsrisk Cecilia Frid Sannolikheten bedöms som stor eftersom kraven på våra verksamheter förändras ofta och behov av personal uppstår nästan varje dag i en kommun. Konsekvensen om vi inte klarar av att säkerställa personalförsörjningen bedöms ha en allvarlig påverkan på verksamheten då avsaknad av personal med rätt kompetens kan betyda att kommunens mål inte nås :11 11

13 Säkerställa personal och kompetens Kontroll av hur sommarvikarier upplevt socialförvaltningen utifrån att vara en attraktiv arbetsgivare. Uppföljning av strategisk personal- och kompetensförsörjningsplan både för IFO och enhetschefer. Kristina Appert Uppföljning en gång per år. Enkät till alla sommarvikarier efter avslutad anställning. Uppföljning av strategisk personal- och kompetensförsörjningsplan sker genom kontroll av att introduktionstillfällen har genomförts enligt plan samt genom uppföljning av att utbildningar enligt utbildningsplan genomförts. Risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls Det finns risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls. Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållanden på arbetsplatsen. Arbetsmiljön gäller både fysiska som psykosociala förhållanden. En god arbetsmiljö ger engagerade medarbetare som bidrar till verksamhetens kvalitet, resultat och mål. Verksamhetsrisk Cecilia Frid Sannolikheten att kommunen som organisation inte kan uppfylla kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet i sin helhet bedöms som stor då kommunen har en omfattande verksamhet med flera olika arbetsställen och mycket personal. Konsekvensen om kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls bedöms ha allvarlig påverkan på verksamheten i form av minskad trivsel, ökad sjukfrånvaro, högre personalomsättning samt ökad risk för tillbud och arbetsskador. Detta kan leda till bristande måluppfyllelse, minskad kvalitet och sämre resultat i kommunens verksamheter. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Uppföljning av att rutiner för systematiska arbetsmiljöarbetet följs. Tre gånger per år vid tertialuppföljning. Stödja och utveckla den demokratiska processen Administrera nämndens/styrelsens verksamhet Hantera motioner Hantera medborgarförslag Genomföra allmänna val Uppföljning av att det görs riskbedömningar och handlingsplaner efter tillbud och vid hög sjukfrånvaro. Uppföljning sker genom indikatorer i målstyrningen :11 12

14 Genomföra medborgardialoger Hantera interpellationer och frågor Risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen Det finns risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen. Kommunen har rutiner som ska följas för att administrera nämnder och styrelsers verksamhet samt att det finns lagar att följa. Om dessa inte är kända eller inte följs i verksamheten finns risk för att fel görs. Risk finns att protokollen utformas på ett otydligt sätt och att tveksamheter uppstår om vad som har beslutats. Legal risk Cecilia Frid Sannolikheten att rutiner och lagar inom den demokratiska processen inte följs bedöms som liten då rutinerna är känna och väl inarbetade. Uppföljning av att rutiner och lagar följs görs också inom internrevisionen. Kvalitetssäkring av kallelser och protokoll görs innan publicering. Konsekvensen om kommunen skulle brista i denna del kan leda till allvarlig förtroendeskada samt att verksamheten arbetar med fel saker. Risk för att delegationsbeslut inte rapporteras Det finns risk för att delegationsbeslut inte återrapporteras enligt antagen delegationsordning. Verksamhetsrisk Cecilia Frid Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som liten då verksamheten är väl medvetna om vilka beslut de har behörighet att ta på delegation. Skadan som skulle uppkomma om detta inträffade bedöms som begränsad då nämnden inte har möjlighet att återkalla beslutet men har möjlighet att återkalla den givna beslutande rätten. Konsekvensen skulle vara att nämnden inte har kännedom om att beslutet har tagits. Risk för att tagna beslut inte verkställs Det finns risk för att tagna beslut inte verkställs eller att det finns tveksamheter om vad som är beslutat. Verksamhetsrisk Cecilia Frid Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som liten då kommunen har systemstöd för hantering av nämndsadministrationen samt att rutiner för detta finns och är kända i verksamheten. Uppföljning görs av att tagna beslut har verkställts eller på annat sätt hanterats. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms som mycket allvarlig då verksamheten inte skulle arbeta med rätt saker eller mot fastställda mål. Ej verkställda beslut Ej verkställda beslut redovisas till socialnämnden och till IVO. Fyra gånger per år. Kontroll i verksamhetssystemen av beslut som inte har verkställts inom :11 13

15 lagstadgad tid. Tillhandahålla lokaler Beställa installation och funktion för telefoni och data Lösa verksamhetens behov av lokaler Arbeta med larm/styr och övervakning av fastigheter Genomföra uppdrag kring nybyggnation Överlämna entreprenad till Drift&service Hantera uppdrag på Drift&service Hyra ut lediga lokaler externt Hantera felanmälan Arbeta med energieffektivisering Planera underhåll av fastigheter Risk för orationell hantering av lokaler Det finns risk för att samordningsvinsterna uteblir och hanteringen av lokaler inte blir optimal då lokalhantering sker av andra än fastighetsförvaltarna. Verksamhetsrisk Cecilia Frid Sannolikheten att detta inträffar bedöms som liten då verksamheten har rutiner för hantering av lokaler. Dock växer verksamheten och ibland uppstår lokalbehov med kort varsel vilket kan medföra att verksamheten finner egna lösningar. Konsekvensen bedöms bli allvarlig då kostnadseffektivitet och samordningsvinster uteblir. Tillhandahålla varor och tjänster Tillhandahålla vaktmästeritjänster Tillhandahålla telefonisttjänster Upphandla telefoner och datorer Förvalta IT-system Lösa ärenden till helpdesk Hantera förändringar av IT-infrastrukturen Lösa verksamhetens behov av lokaler Hantera våra försäkringar Arbeta med inköp och upphandling Arbeta med skal- och personskydd Hantera kundbeställningar, leveranser och förråd Anskaffa material från leverantörer Planera och utföra städuppdrag Utföra transporter Underhålla, reparera och besiktiga fordon Köpa/leasa fordon och motorredskap Planera och leverera kostverksamhet :11 14

16 Risk för att inköp inte sker enligt avtal Det finns risk för att inköp inte sker enligt de avtal som kommunen tecknat. Samtliga avtal finns inte samlade i systemstöd och vilka avtal som tecknats kanske inte är känt av de som gör inköp. Det finns också risk för att tecknade avtal inte sägs upp i tid, omförhandlas eller förlängs då de återfinns på olika ställen och inte är samlade i systemstöd. Verksamhetsrisk Cecilia Frid Sannolikheten att avtal inte följs, sägs upp i tid eller förlängs bedöms som mycket stor då inköp sköts av flera olika personer på förvaltningen och därmed ökar risken att avtalen inte är kända. I riskanalysen har också framkommit att samtliga avtal inte finns samlade i systemstöd vilket ökar sannolikheten för brister i hanteringen (mänskliga faktorn). Konsekvensen om kommunen inte följer avtal, säger upp dem i tid eller förlänger dem bedöms ha stor påverkan på verksamheten och kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada. Inköp följer avtal Kontroll av att inköp sker av kommunens avtalade leverantörer. Två gånger per år. Kontroll av leverantörsfakturor mot avtalsdatabasen. Risk för att direktupphandling inte sker Det finns risk för att direktupphandling inte görs enligt gällande lagkrav. Lagens krav är inte kända hos alla som gör inköp. Det finns också risk att de direktupphandlingar som görs inte redovisas till upphandlingsenheten. Legal risk Cecilia Frid Sannolikheten att reglerna för direktupphandling inte följs bedöms som stor då det är många personer som gör inköp och kunskapen om gällande lagstiftning varierar. Sannolikheten att genomförd direktupphandling inte redovisas till upphandlingsenheten bedöms också som stor då dessa rutiner inte är kända i verksamheten samt på grund av den mänskliga faktorn. Konsekvensen om direktupphandling inte sker eller redovisas bedöms som allvarlig då detta kan leda till ekonomisk skada för kommunen samt förtroendeskada. Kontroll om direktupphandling skett Leverantörsfakturor kontrolleras för att se om direktupphandling följt rutinen. Två gånger per år. Kontroll av leverantörsfakturor för att se om direktupphandling gjorts enligt rutin. Risk för mutor, jäv och oegentligheter Kalmar kommun har antagit riktlinjer mot mutor och jäv samt tillhörande handlingsplan som en del i ett aktivt förebyggande arbete. Det finns risk för att dessa inte följs. För att ytterligare förebygga oegentligheter ska varje nämnd bedöma risken för mutor, jäv och oegentligheter inom sin :11 15

17 verksamhet. Ett aktivt, förebyggande arbete mot korruption i kommunal verksamhet skyddar medborgarna mot slöseri och ineffektivitet. Medborgarnas förtroende för kommunen fordrar att de anställda och förtroendevalda inte påverkas av ovidkommande önskemål, mutbrott, favorisering av en enskild leverantör eller ovidkommande hänsyn i tjänsteutövningen. Legal risk Cecilia Frid Sannolikheten för att detta skulle inträffa bedöms som stor då kommunen har en omfattande verksamhet, hanterar många inköp och har många anställda. Konsekvensen anses bli allvarlig eftersom det skulle innebära enorma förluster i såväl kapital som anseende om detta skulle inträffa. Det är lätt att skada förtroendet för en verksamhet men mödosamt och tidsödande att bygga upp igen. Årlig genomgång av riktlinje Årlig genomgång av riktlinje till alkoholhandläggare I "Årscykeln för enhetschef" görs tillägget att att medarbetare en gång per år ska informeras om vad som gäller för mutor, jäv och andra oegentligheter. Administrativ chef går igenom riktlinjen en gång per år på APT tillsammans med alkoholhandläggare. En gång per år i fastställd månad i årscykel för enhetschef. I årscykel för enhetschef säkerställs att alla medarbetare, med stöd av riktlinjen, informeras om vad som gäller för mutor och jäv på APT. Detta dokumenteras i protokoll. En gång per år. Alkoholhandläggare är en funktion som riskerar att bli föremål för mutor och/eller bli beskyllda för jäv. För att säkerställa att frågan hålls levande och aktuell tas riktlinjen upp på APT. Detta dokumenteras i protokoll :11 16