Datormedierat samarbete

Transkript

1 Datormedierat samarbete Skrivet av: Krister Eriksson, Hanna Hansson, Carl Jillbratt, Mattias Kylén, Ute Rüegg, Rasmus Dahl-Örn,

2 Innehållsförteckning 1. Samarbetsformer Tekniker För och Nackdelar Att tänka på Samarbete Vanligt samarbete vs. Datormedierat samarbete

3 1. Samarbetsformer Vilka olika tänkbara samarbetsformer känner ni till inom arbetslivet och vilka tror ni kommer att bli viktigare i framtiden? Inom arbetslivet är den mest utbredda samarbetsformen att man är anställd hos samma arbetsgivare, arbetar i samma lokaler och delar på olika resurser med sina arbetskollegor. Anställda är på samma plats vid samma tid och samarbetet sker direkt. Arbetsuppdrag, arbetssätt och möjliga problem diskuteras i personliga möten. Allt eftersom kommunikationsteknik har blivit vanligt så ersätts en del av personliga kontakter genom kontakter via telefon eller mejl. Det är inte längre lika viktig att vara på samma plats vid samma tid för att kunna samarbeta. Trots det är den mest förekommande samarbetsformen att företagets anställda är på kontoret under samma tidpunkter. Inom större företag som finns på olika platser i landet eller utomlands har det blivit vanligt att samarbeta över stads- och landsgränsen. Men trots att kommunikationen mellan samarbetande anställda enkelt kan skötas via telefon och mejl så prioriteras ofta personliga möten. I många fall med anledning till att det förbättrar kontakten när man bland annat kan läsa varandras kroppsspråk och kommunikation med kroppen. En anledning till den personliga kontakten kan vara att en del som samarbetar på detta sätt tycker om att resa och att det innebär en viss status och därför prioriteras en resa framför användning av alternativa tekniker. En annan orsak kan också vara en del användare fortfarande känner sig obekväm i att använda nya kommunikationstekniker. I ekonomiskt svåra tider är företag mer benägna att använda sig av nya tekniker som ersätter personliga möten som förknippas med resor och kostnader. Nya, moderna samarbetsformer mellan anställda och företag har utforskats, testats och prövats med hjälp av nya tekniker. Idag har det blivit vanligare att jobba hemifrån. Tekniken har blivit så utbredd att många privathushåll tillhandahåller en teknik som korresponderar eller är bättre än det man tidigare hade på jobbet. Inte minst snabba nätverksuppkopplingar underlättar för anställda att jobba hemifrån. Den fysiska närvaron på ett gemensamt kontor behövs inte längre för att kunna samarbeta. Även för de anställda som inte vill eller kan jobba hemifrån har närvarotiden på ett kontor förändrats genom att man inte behöver anpassa sig till andras arbetstider. Stora arbetsgivare har delvis gått över till att inte ha samma antal arbetsplatser som anställda, för att det alltid finns någon plats ledig. Med dagens teknik behöver en anställd inte ha en fast arbetsplats längre då mycket av den dokumentation som sker idag finns i fysisk form. Inte bara den aktuella, muntliga kommunikationen sköts med hjälp av teknik, även dokumentering av information finns på virtuella platser och är tillgängliga via nätet. Det kommer bli viktigare i framtiden att befria sig från begränsningar så som att jobba på samma plats vid samma tid. Vi har de tekniska förutsättningarna för att samarbeta med människor i hela världen. Inte ens språket är en begränsning längre, olika översättningsverktyg har gjort det möjligt att kommunicera med varandra även om man inte prata samma språk. Det finns också möjligheter att man hittar en annan person som kan hjälpa företagen med översättningar, i framtiden behöver sådana kompetenser inte finnas på samma plats där man själv är. Tekniken begränsar oss inte längre, däremot ligger begränsningar i oss själva. Fortfarande 3

4 litar många inte på tekniken, vi är rädda för att obehöriga får del av det vi jobbar med eller att överföringen av informationer störs och att viktiga delar i samarbetet försvinner i ingenstans. Men vi är också rädda för att göra bort oss, det krävs en annan tillit att jobba med personer som man bara känner genom rösten. Att delta i en konferenssamtal kräver en annan disciplin än vad vi är vana med och diskussioner får ett annat tempo och genomförandet än om man sitter på samma plats vid samma tid. Men med varje förbättring inom kommunikationsverktygen blir vi också tryggare i att använda tekniken. Den största framtidsutvecklingen ser vi för tekniker som förknippas med ljud och bild i kommunikationen. Ju bättre den delen blir desto tryggare känner vi oss i kommunikationen. Vi kommer ett stort steg mot den personliga kommunikationen via datormedierade kommunikationsalternativ då vi förutom orden även kan använda kroppsspråket i kommunikationen. 2. Tekniker Vilka tekniker känner ni till för samarbete via Internet? Det finns idag ett antal tekniker som används för att samarbeta över Internet. Funktioner som för varje dag utvecklas och blir bättre och bättre. Det utvecklas också nya program och hjälpredor som gör det enklare att samarbeta. När Internet utvecklas kommer även funktioner för samarbete att utvecklas. Utvecklas samarbetsfunktionerna och program för detta kommer distansutbildningarna att öka mer de det blir ännu enklare att arbeta från annan ort eller annan plats. Inom företagsbranschen blir det också vanligare att arbetarna arbetar hemifrån eller någonstans ute på fältet. Även detta kommer att öka då funktionerna och programmen kommer att utvecklas som gör det enklare att arbeta där man är. Inom skolutbildningen och främst för högskola och universitet finns ett program som heter AdobeConnectPro. Detta program låter en lärare eller annan person på skolan skapa ett virtuellt rum som andra deltagare sedan kan koma in i och ta del av det som visas. I detta program kan man både chatta i skrift men även muntligt. Deltagarna kan också dela sin skärm och visa för de andra deltagarna vad som visas på skärmen. Detta är ett program som främst används i utbildningssyfte då exempelvis en lektion skall hållas. Dock är det bara den person som skapar rummet som har rättigheter att prata. Denna person får i sin tur lägga till andra personer så att de blir hosts om de också vill prata. Därför kan det vara ytterligare en faktor att programmet är bättre att använda som en föreläsningskanal. Ett av de större programmen som annars används i samarbetsarbeten är Skype. Detta program används för att chatta med de andra deltagarna i ett gruppsamtal. Det finns även funktioner i detta program för att dela sin skärm med de andra deltagarna. Det går även att skicka filer till varandra genom programmet och filen får alla användare som är med i gruppsamtalet tillgång till. Det går även att skriva textmeddelanden till varandra samtidigt som man sitter i ett samtal och pratar. Tyvärr fungerar det endast att prata personer samtidigt i Skype så är det fler personer som vill vara med måste en annan samarbetsplatsform hittas. Om det är för många personer kan endast chatfönstret användas och gruppmedlemmarna får skriva till varandra i stället. En stor fördel med Skype är att det också går att använda med en smartphone vilket gör att man alltid kan hålla muntlig eller skriftlig kontakt med de andra medlemmarna vart man än är. En nackdel med programmet är att meddelandet från den som skriver levereras bara då båda parter är online. Detta är inte problemet i MSN Messenger där meddelandet alltid levereras så fort den andra 4

5 personen kommer online. För övrigt fungerar MSN Messenger som Skype men skall inte ha lika bra och rent ljud som Skype. Därför kan MSN Messenger vara ett program som är bättre att använda för textmeddelanden. När det gäller att samarbeta med det skrivna ordet finns det ett par större tjänster att använda. En Wiki sida där alla kan skriva samtidigt och alla ändringar görs separat från de andra. Om två personer ändrar samma del och sparar dokumentet visas det för den person som sparar sist att en ändring precis har blivit gjord. Det går också att gå tillbaka och titta på alla versioner som har gjorts och vem som har gjort vilken ändring. På detta sätt går det snabbt att ta tillbaka gammal information och ändra tillbaka om det finns önskemål på detta. En wikisida är gratis att använda och arbetsgruppen kan lägga till flera sidor under "huvuddokumentet" för att skriva på flera delar samtidigt. Redigeringsmöjligheterna är inte så stora i ett wikidokument. Innehållsförteckning och avancerad formatering är inget som kan göras. Det finns inga direkta format att spara dokumentet i. Detta förmodligen för att tjänsten främst riktar sig till personer som använder tjänsten för att göra påfyllnadsbara informationssidor på Internet. Vill man ha ett finare dokument måste allt klippas ut för att sedan klistras in i exempelvis World och också formateras i detta program. Ett annat liknande systen är Gooogledocs. Det är företaget Google som tillhandahåller webbtjänster av exempelvis World och Excel. Flera personer kan vara inne och arbete i detta dokument på en och samma gång. Alla ser vad alla skriver och den största nackdelen med detta program är att det inte sparas olika versioner beroende på vem som skrivit sist i dokumentet. Om en användare raderar något är detta raderat och går inte att få tillbaka. Den största fördelen istället är att formateringen är bättre i Googledocs än i Wiki:n. Dock kan det vara svårt att kopiera texten och behålla alla formateringar när den klistras in i Microsoft Word. Inte heller i Googledocs finns det något bra format att spara dokumentet i. Det går dock att spara det som en.pdf. Det finns också några mindre program att använda under ett samarbete över Internet. Dels är det webbtjänsten, Cacaoo, som låter användarna arbeta tillsammans i ett "program" där det går att göra bland annat flödesscheman och brainstormingskartor. Dessa bilder går sedan att spara som användbara.png. 3. För och Nackdelar Beskriv de fördelar och nackdelar ni ser med datormedierad kommunikation för de olika samarbetsformerna Mail Mail är ett bra sätt att få ut information snabbt, antingen till den enskilde användaren eller till flera, till exempel till en avdelning på en arbetsplats. Alla får samma information och kan ta till sig just den information som berör dem. Informationen lagras och man kan gå bakåt i tiden och se vad som skrivits. Fungerar bäst när man avsändaren vill förmedla korta budskap. Mail är ett ganska opersonligt sätt att kommunicera på, särskilt om mailet skickas till flera användare då texten då ofta blir väldigt formell. Desto fler personer som mailet har skickats till desto mer opersonligt och oviktigt uppfattas det och fler personer struntar i innehållet. Den icke-verbala kommunikationen existerar inte. Ingen vill sitta och läsa ett fem A4-sidor långt 5

6 mail. Som alltid i text är det svårt att uttrycka sig tydligt. De hjälpmedel du kan använda är till exempel frågetecken, utropstecken, kursiv stil och understrykningar men dessa hjälpmedel är inte alltid tillräckliga för att lägga betoning och vikt på det som användaren vill. Skype och annan IP-telefoni Via samtal får du med en del av den icke-verbala kommunikationen såsom läten och ton-höjd. Vid videosamtal så får du med mycket av den icke-verbala kommunikationen och på så sätt får man överlag ett bra helhetsintryck av budskapet. Eftersom feedback och frågor kan tas upp direkt är missförstånd ganska ovanliga. Även om du ser personen du pratar med så missar du en del av den icke-verbala kommunikationen, personen du pratar med kanske sitter med knutna händer under bordet. Skape kräver att nätet är ganska bra då det annars kan bli störningar eller förseningar som kan leda till missförstånd. En annan nackdel är att man behöver vara tillgänglig vid en viss tidpunkt och vid en viss plats för kunna svara, om man inte har Skype i mobilen som blir allt vanligare. Google Dokument: Flera personer kan samtidigt vara inne i ett dokument och arbeta. Lätt att bjuda in andra för att dela dokument med dig. Dokumentet autosparar så fort någon skriver i det. Verktyget är gratis och du kan använda det var du än befinner dig, allt du behöver är en web-läsare. Lätt att det blir rörigt när många är inne och skriver, flyttar och skapar samtidigt. Du måste vara uppkopplad mot Internet hela tiden, försvinner anslutningen en stund är du låst och kan inte jobba vidare. Wikispaces Ett verktyg som är lätt att dela med andra. I jämförelse med Dropbox kan du se vilka ändringar som gjorts av andra. Du måste ha tillgång till Internet för att kunna se och skriva på sidan. Dropbox Dina bilder, filer och dokument är alltid sparade även om din dator slutar att fungera. Det är lätt att jobba i både enskilt tillsammans. Loggar du in på dropbox hemsida kan du välja vilken version av dokumentet du vill jobba i, kanske den du sparade för en timme sedan innan du råkade radera allt. Lätt att dela information med många personer och uppdatera informationen efterhand och alla har hela tiden den uppdaterade versionen. Fördel att du inte behöver vara uppkopplad mot Internet när du jobbar i ett dokument, den senaste versionen sparas så fort du för tillgång till Internet. Det går för två eller flera personer att jobba samtidigt i samma dokument, eller det går men gör du det så kommer dokumentet att sparas i flera versioner. 6

7 Forum En bra plats att få hjälp, tips och inspiration på sina frågor och funderingar. Också en bra plats att föra diskussion på. Många olika kategorier av forum finns och tillfredsställer därför många olika sorters människor. På vissa forum kan du vara anonym vilket leder till att många uttrycker sina åsikter väldigt starkt och i vissa fall diskriminerande. Intranät En bra plats att samla information som ska nå ut till en viss grupp med människor. Information "stannar" på sidan och det är lätt att hitta gammal information. Positivt att du kan komma åt det från vilken dator som helst. All information som du behöver finns. Det är användarens uppgift att ta reda på information, genom att logga in på intranätet. Behöver informationen gå ut snabbt är det kanske inte det bästa sättet att förmedla informationen på. Chatt-funktioner Det positiva med chatten är att det är direkt kommunikation, den icke-verbala kommunikationen existerar inte men eftersom feedbacken och svaren skickas direkt är det lättare att göra sig förstådd än via mail. Opersonligt, då du inte vet vem det är som sitter på "andra sidan". Du måste vara uppkopplad samtidigt som den du vill chatta med. 4. Att tänka på Vad är viktigt att tänka på för att få datormedierat samarbete att fungera så bra som möjligt? För att få ett datormedierat samarbete att fungera så bra som möjligt finns det ett par viktiga punkter. Till att börja med ska man bestämma sig för ett eller ett par program som alla använder t.ex.: Word, SPCS eller Photoshop, vilket underlättar både kommunikationen och om man behöver hjälp med något. Detta underlättar även när man ska utbyta filer eller dokument med varandra om alla har samma plattform. Man bör även redan i början försöka avstämma vilken kunskapsnivå de man ska samarbeta med ligger på, då det kanske är några som inte är speciellt datorvana och därför behöver enklare instruktioner etc. Om man inte stämmer av kunskapsnivån angående det aktuella programmet man ska använda så kan man gå miste om bra kompetens och kunskap, som uteblir då man blir begränsad av sina erfarenheter i det aktuella programmet. Det är även viktigt att alla enas om ett kommunikationsprogram, t.ex.: Skype, MSN eller liknande. Även här är det viktigt att stämma av kunskapsnivån på resten av gruppen, även om programmet inte är svårt att lära sig, kan man behöva lite vägledning i början. Det är viktigt att alla håller deadlines och sköter sina uppgifter då man inte träffas fysiskt och kan påminna varandra. Det är även viktigt att alla är delaktiga och att alla kollar igenom arbetet så inget plagieras eller är felaktigt. 7

8 För att få ett fungerande samarbete bör man i början av projektet lägga upp ett schema där man lägger in deadlines för uppgifter och tidpunkter för träffar. Under dessa träffpunkter, bör man träffas online och diskutera arbetet samt stämma av hur långt var och en har kommit och om några problem uppstått. En bra gratisapplikation för att optimera samarbetet och spara tid kan vara GoogleDocs. där alla kan vara inne och skriva i samma dokument samtidigt, och redigera om något blir fel. Att skapa en Facebookgrupp kan också vara en möjlighet då man kan föra diskussioner samt lägga upp sina dokument där. 5. Samarbete i gruppen Redogör för hur ni har samarbetat i gruppen och vilka tekniska hjälpmedel ni har använt. Beskriv vad som har fungerat bra och vilka problem ni upplevt. I det initiala skedet av vårt grupparbete använde vi vår skolmail som den primära kommunikationskanalen. Detta gjorde vi för att informationen skulle nå ut till alla och för att inte någon skulle utebli, då vi inte hade varandra på Skype sedan tidigare. Efter det övergick vi till att använda Skype för att upprätthålla kontakten och hålla gruppmöten. Det var när vi alla samlades där som arbetet började flyta på. Majoriteten av vår kommunikation har skett genom Skype i såväl chatt som röstsamtal. De gångerna vi har pratat med varandra genom röstsamtal har varit vid gruppmöten. Under de flesta av gruppmötena diskuterade vi de olika punkter som vi skulle skriva om i projektet. Vi diskuterade våra tankar och funderingar kring varje ämne. För varje del hade vi sedan utsett en person som ansvarade för just den delen genom att skriva ned allas åsikter och sammanställa detta i ett dokument. Under tiden alla åsikter sammanställdes använde vi chatten för att ställa frågor eller informera varandra hur sammanställningen fortskried. Genom Skype har vi även haft möjlighet att organisera och ge feedback på vårt arbete om det är något som inte hade blivit nedtecknat. Skype har också använts för att snabbt komma i kontakt med varandra om frågor har uppstått eller någon ny information har uppkommit. Både den skriftliga och muntliga kommunikationen har alltså skett genom Skype och vår skolmail. Vi har även använt oss utav Wikispaces för att dela med oss och organisera vårt arbete så att alla ska ha tillgång till vad var och en har skrivit. Det har varit ett smidigt sätt att följa vårt arbete men även att få en överblick för vad som har gjorts och vad som behöver göras. Wikispaces har även gett oss möjligheten att fylla på vad andra i gruppen har skrivit och givit oss en överblick på vår arbetsprocess. Detta innebar att vi undkom att skicka dokumenten vi har skrivit mellan varandra. Tillsammans har dessa tre tekniska hjälpmedel gett oss ett kraftfullt verktyg som har möjliggjort att sköta vår kommunikation och vårt samarbete på ett smidigt sätt utan att allt för många problem har uppstått. Det har gett oss möjlighet att få direkt feedback, ställa frågor och få en överblick över arbetsprocessen. Överlag tycker vi att vårt samarbete har fungerat bra. Alla har varit delaktiga och bidragit till arbetet att fortskridit på ett bra sätt. Det största och mest vanliga problemet som uppstår när vi använder Internetbaserade tjänster är driftproblem eller avsaknaden av Internetåtkomst. Dessa två saker är de primära delarna för att kommunikationen och samarbetet ska fungera på ett bra sätt. Problemen vi har upplevt är att det är ganska svårt att göra vissa saker gemensamt, exempelvis att skapa och organisera 8

9 wikisidan. Vid vårt arbete på distans är det lättare att en person gör det och att resterande sedan kan fylla på med information och ge feedback på vad som kan förändras. Ett annat problem som uppstod var att Krister inte kunde komma åt sin skolmail i början av kursen. Ingen utav oss hade honom på Skype vilket resulterade i att han uteblev i början utan att någon visste varför. Några andra negativa aspekter är att det kan vara svårt att påbörja arbetet och mycket att ta hänsyn till för att vi ska kunna ha ett ordentligt möte där saker och ting ska bestämmas. Det händer även att gruppen måste fatta beslut trots att vissa inte är närvarande vilket resulterar i att alla inte kan vara delaktiga i besluten. Det stora problemet tycker vi ändå har varit att hitta tider som passar alla. Det är arbete och andra aspekter som man måste ta hänsyn till vilket resulterade i att det ofta var någon som föll bort vid gruppmötena. Ibland var det så enkelt att det inte fanns Internetåtkomst att tillgå. I våra studier på distans får vi känslan av att det är bra att ha någon eller några personer som är mer pådrivande och tar initiativ. Detta känns speciellt viktigt i början av ett arbete då det oftast är tungt att komma igång. Det kan vara enkla saker som att bestämma gruppmöten eller skapa en wikisida. 6. Vanligt samarbete vs. Datormedierat samarbete Vad finns det för skillnader mellan vanligt samarbete och datormedierat samarbete? De absolut största skillnaderna vi har upptäckt mellan vanligt samarbete och datormedierat samarbete, ligger i hur man har åtkomst till sina respektive uppgifter och hur mycket kontakt man har med de andra som man arbetar tillsammans med. När man har ett vanligt samarbete så har man oftast tillgång till arbete från en central punkt exempelvis att en person har allt arbete på sin dator och alla samsas om tillgång till arbetet. Man samarbetar direkt med personerna och har snabb feedback på olika uppgifter och händelser. Ett vanligt samarbete kräver oftast att alla är närvarande för att fungera som det ska och att man planerat mycket i förväg för att man ska kunna jobba ordentligt under den tiden man möter varandra. Ett schema säger när man ska jobba med en uppgift och när man ska samlas med sina kolleger och samarbeta med dem. I ett vanligt samarbete så har man mycket social kontakt med de som man arbetar med och möter dem ofta personligen under arbetets gång. I ett mer datormedierat samarbete så jobbar man inte direkt med sina kollegor utan har kanske bara sporadisk kontakt med dem via olika medier och tjänster. Detta kan innebära mindre feedback och mer väntetider men lämnar samtidigt öppet för att få feedback 24 timmar om dygnet istället för under etablerade arbetstimmar. Via datormedierade medel så kan man jobba mot en central punkt där arbetet sparas, exempelvis GoogleDocs eller en Wikisida och jobbar parallellt med sina kollegor när man själv har tid. I en kort summering så innebär vanligt samarbete att man möter sina kollegor och har personlig kontakt med dem för att utföra ett arbete under en specifik tid. Ett mer datormedierat arbete innebär mindre personlig kontakt med de som du arbetar med men lämnar mycket frihet för individen att bestämma själv när han eller hon ska arbeta. Självklart finns det sätt så att det går att arbeta på ett sätt som använder både datormedierat samarbete blandat med vanligt samarbete, där man möter varandra på vissa tider och arbetar självständigt via sitt delade arbetsmedier för att utföra sitt arbete på andra tider. 9