Utbildning för gruppadministratörer

Transkript

1 Utdelningsblad för utbildningen Indexeringsroller Här följer en kort sammanställning av rollerna i ett indexeringsprogram och hur de samarbetar. Gruppadministratör Gruppadministratören tillser FamilySearch indexeringsprogram. Han eller hon: värvar indexerare väljer granskare utbildar indexerare och granskare ger utvecklingsrapporter Indexerare Tiden som individuella indexerare lägger ner på arbetet varierar kraftigt. Indexerare kan välja att indexera bara några få timmar per vecka eller många timmar per vecka. Indexerare utför FamilySearch indexerings- och granskningsuppgifter. Värva indexerare Som gruppadministratör är ett av dina huvudansvar att värva medarbetare till indexeringen. Se uppställningen nedan för att lära dig mer om vem du kan värva och hur du gör det. Varför skulle de vara bra indexerare? Utmaningar Värvningsförslag Resenärer de känner en önskan att bidra, det tar inte lång tid att indexera ont om tid Ta fram broschyrer och utdelningsblad Äldre mer tid över, gläds över att kunna tjäna mindre erfarenhet av datorer, gammal utrustning Be dem arbeta som indexerare på sin fritid eller undervisa en klass på ett pensionärsboende Ungdomar de har gott om tid, föräldrar skulle tycka om att de är delaktiga i arbetet bristande kunskaper om släktforskning Kontakta ungdomsorganisationer om volontärer, tävlingar Personer bundna vid hemmet gott om tid, möjlighet att tjäna kan ha andra prioriteringar Ta fram en broschyr för sjukhus, besök dem Personer i samhället intresserade av att hitta sina rötter, intresserade av lokala projekt kan ha andra prioriteringar Broschyrer på allmänna platser (som bibliotek), tala med andra organisationer eller föreningar Förutom ovanstående förslag för specifika intressegrupper följer här några allmänna idéer om hur man kan värva folk och som togs upp i videon: tala med andra om indexeringen Job Aid december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Sida av 8

2 var kreativ håll utbildningskurser skicka e-post för att välkomna nya indexerare Be föreningar eller organisationer om tillfällen att undervisa dem använd dig av lokala organisationer, nyhetsbrev och andra resurser sök efter sådana som är intresserade av att börja släktforska. Välja granskare Det är inte alla som kan eller behöver vara en granskare. Här följer några tips på hur du kan välja granskare. Sök efter granskare bland indexerare som: Har indexerat minst 000 uppteckningar (enligt organisationens statistik) har få buntar som behövdes göras om (< 0.% av antalet indexerade uppteckningar) har sinne för detaljer (kontrollerar alla sina uppgifter, tar sig tid att göra saker på rätt sätt) följer instruktionerna på nätet (följer fälthjälpen, känner till fliken Projektinformation). Utbildningsförslag När du arbetar med indexerare och granskare bör du kontrollera att de har fått all den genomgång, utbildning och support de behöver för att lyckas. Se exempel nedan. En första genomgång kan bestå av: en kortfattad beskrivning av indexerings- eller granskningsprocessen En beskrivning av rollerna i indexeringsprogrammet. en förklaring av hur viktigt det är att man är noga en beskrivning av hur man kommer till självstudierna som FamilySearch tagit fram för indexerare och granskare en förklaring av hur man hittar till både allmänna och projektspecifika instruktioner. Utbildning kan bestå av: hur man använder datorprogrammen Hur man läser och indexerar vissa historiska dokument. Hur man hittar och följer projektspecifika instruktioner. Job Aid december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Sida av 8

3 Support kan bestå av att du: visar din uppskattning och ger uppmuntran lyfter fram områden där misstag görs och sedan förklarar hur de kan rättas till eller undvikas Rapportera inom gruppen om hur arbetet med indexeringen och granskningen går framåt. svarar på frågor och att ni delar med er av idéer Ge indexerare möjlighet att berätta för varandra om välsignelserna de fått av att delta i programmet. Resultatet blir att: volontärer känner större förtroende för sin egen förmåga volontärer lär sig nya saker och känner sig uppskattade volontärer känner att de utför ett gemensamt arbete, de känner enighet och entusiasm inför släkthistoriskt arbete volontärer skapar index av hög kvalité. Arbeta med en förening eller organisation Be att få träffa föreningens eller organisationens ledare för att samtala om indexeringserfarenheter och -rapporter, för att till exempel: rapportera om hur indexeringsarbetet går framåt sätta mål som betyder något för föreningen eller organisationen överväga att be lokala ledare hjälpa dig uppmuntra och motivera indexerare sätta upp åtgärdspunkter som ni sedan följer upp vid nästa möte. Komma igång som administratör Du måste ringa till FamilySearch och berätta att du har blivit gruppadministratör. Gör följande för att komma igång som administratör:. Registrera dig som volontär på indexing.familysearch.org, eller logga in med ditt FamilySearchkonto.. Installera indexeringsprogrammet ( 3. Ring till FamilySearch och registrera dig som administratör. (U.S. och Kanada: ) (Utanför Förenta staterna, se Job Aid december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Sida 3 av 8

4 Logga in. Gå till: Vid behov klickar du på rullgardinslistan för Språk och välj önskat språk. 3. Klicka på Logga in på sidans övre högra hörn. 4. Skriv in ditt användarnamn och lösenord och klicka sedan på Logga in. 3 Visa användarinformation På fliken Visa listas alla nuvarande användare som hör till din grupp. Klicka på en spaltrubrik för att sortera användarlistan. Om du till exempel vill lista namnen alfabetiskt klickar du på Efternamn. Om du bara vill se användare som har en viss roll, som granskare, klickar du på rullgardinslistan Filtrera efter roll och väljer en roll. Om du vill visa eller ändra en användares information klickar du på personens namn. Sök efter en användare. Klicka på fliken Sök.. Skriv in personens namn, användarnamn eller e-postadress. Du kan skriva in en del av namnet med en asterisk (*). Du kan skriva in asterisken i början, i mitten eller i slutet av namnet. 3. Klicka på Sök. 4. Om du vill visa eller ändra informationen för en användare i sökresultatet klickar du på personens namn. 3 Job Aid december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Sida 4 av 8

5 Ändra användarinformation Du kan ändra stavs- och församlingsinformation eller tilldela en indexerare rollen granskare eller gruppadministratör. Du kan inte uppdatera övrig användarinformation. Användaren uppdaterar den informationen efter behov när han eller hon har loggat in på webbplatsen.. På fliken Visa klickar du på personens namn.. Klicka på Redigera. 3. Ange eventuella ändringar i fälten Undergrupp eller Församling. 4. Om du vill tilldela användaren en roll klickar du i rutan bredvid Granskare eller Gruppadministratör. 5. Klicka på Spara Granska eller skriv ut rapporter. Klicka på fliken Rapporter.. Välj den typ av rapport du är intresserad av. 3. Ange intervall, som kvartalsvis. 4. Ange datum för rapporten. 5. Välj format. Html: Använd den här om du vill granska rapporten online. 6 5 Pdf: Använd den här om du vill skicka rapporten via e-post eller skriva ut den. Csv: Använd kalkylbladsformatet för att importera statistik till OpenOffice Calc för att skapa diagram. XLS: Använd kalkylbladsformatet för att importera statistik till Microsoft Excel för att skapa diagram. 6. Klicka på Skapa rapport. Job Aid december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Sida 5 av 8

6 Välj granskare. Skapa rapporten Stavsförteckning om du vill se vilka volontärer som redan är granskare.. Skapa rapporten Statistik över undergrupp om du vill hitta nya granskare. Sök efter indexerare som: a. har indexerat minst 000 uppteckningar b. har få buntar som behövdes göras om (< 0.% av antalet indexerade uppteckningar). 3. Kontakta personerna och fråga dem: a. Har du sinne för detaljer? Kontrollerar du alla uppgifter innan du skickar in dem? b. Följer du instruktionerna under fälthjälpen? c. Läser du fliken Projektinformation och följer dess instruktioner? 4. Om de svarar ja frågar du dem om de vill vara granskare. Be dem gå igenom lektionerna för granskare som finns på internet. 5. Ändra deras användarinformation och tilldela dem rollen som granskare. a b Job Aid december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Sida 6 av 8

7 Skicka ett meddelande Du kan skicka meddelanden till indexerarna och granskarna i din grupp. Om du vill kan du meddela användarna om utbildningsträffar, statistik eller målsättningar eller ta upp andra frågor.. Klicka på fliken Meddelanden.. Klicka på Skapa nytt meddelande. 3. Skriv in meddelandets ämne. 4. Klicka vid behov på kalendern för att ändra förfallodatum. Förfallodatumet anger när meddelandet automatiskt raderas av systemet. Det förvalda värdet är 30 dagar. 5. Skriv ditt meddelande. Obs: Meddelandet kan vara högst 000 tecken långt. Klipp och klistra inte in texten från Word. 6. Klicka på Skicka. Meddelandet skickas till alla användare i din grupp. 7. Om du vill granska ett skickat meddelande klickar du på det i listan. 8. Om du vill radera ett meddelande klickar du i kryssrutan bredvid meddelandet och sedan på Radera meddelanden. Meddelandet raderas hos alla användare. Skicka ett e-postmeddelande Meddelanden är ett bra verktyg eftersom de kommer upp på fliken Meddelanden. Alla kan se meddelandet oavsett om de har en e-postadress eller inte. Men du kan också skicka ett meddelande till valda personer via deras e-postadress.. Skapa rapporten Stavsförteckning i csv-format.. Kopiera e-postadresserna i kalkylbladet till fältet Hemlig kopia i ett nytt e- postmeddelande. 3. Formulera ditt meddelande och skicka det som vanligt Job Aid december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Sida 7 av 8

8 Ta bort en användare Rätta dig efter följande riktlinjer för att avgöra om en användare bör tas bort. Om en användare kommer att vara frånvarande under en tid men sedan planerar att indexera igen, låter du användaren stå kvar i systemet. Om en sista dagars helig ska flytta visar du honom eller henne hur de uppdaterar sin stav på sidan Min info. Om en användare inte längre vill delta i indexeringen tar du bort användaren.. Gå till fliken Visa och klicka i rutan bredvid namnet på användaren du ska ta bort.. Klicka på Flytta ut. 3. I dialogrutan Är du säker..., klickar du på OK. Användaren tas bort från din stav eller grupp. Lägg till en användare De flesta användare väljer gruppen eller staven de vill tillhöra när de registrerar sig. Men som administratör kan du vid behov lägga till en användare till din grupp. Du behöver känna till personens användarnamn för att kunna lägga till honom eller henne till din grupp.. Längst ner på fliken Visa skriver du in personens användarnamn i utrymmet bredvid orden Flytta in och klickar på Flytta in. Obs: Om du stavar användarnamnet fel får du ett rödmarkerat felmeddelande i nedre vänstra hörnet som underrättar dig om att det inte finns någon med det användarnamnet. Då måste du skriva in namnet på nytt och klicka på Flytta in igen. Personen läggs då till din stav eller grupp. Job Aid december 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Sida 8 av 8