Utbildning för indexeringsledare i staven

Transkript

1 Utdelningsblad för utbildningen Roller i stavens indexeringsprogram Här följer en kort sammanställning av rollerna i stavens indexeringsprogram och hur de samverkar. Stavspresidentskapet Stavspresidentskapet har tillsyn över släktforskningsarbetet och tempeltjänsten i staven. De: presiderar över frälsningsarbetet i staven, vilket innefattar tempeltjänst och släktforskningsarbete tilldelar en eller flera högrådsmedlemmar att hjälpa dem tillse släktforskningsarbetet och tempeltjänsten avgör om staven ska delta i FamilySearch Indexering. Högrådsmedlem Högrådsmedlemmen med ansvar för tempeltjänst och släktforskningsarbete samordnar stavens släkthistoriska arbete. Han träffar regelbundet stavspresidentskapet för att rapportera om hur tempeltjänsten och släktforskningsarbetet går framåt och för att få rådgivning. Han gör också följande. Han: utbildar högprästernas gruppledare om deras ansvar för tempeltjänst och släktforskning samordnar särskilda program, som stavens indexeringsprogram, och tar fram förslag på vem som kan kallas som indexeringsledare i staven samordnar stavens resurser. Indexeringsledaren i staven Indexeringsledaren i staven tillser FamilySearch indexeringsprogram. Han eller hon: värvar indexerare väljer granskare utbildar indexerare och granskare i staven rapporterar till den utsedde högrådsmedlemmen är ett exempel i att släktforska och tjäna i templet samordnar vid behov och under prästadömets ledning bokning av datorer på släktforskningscenter för FamilySearch Indexering. Assisterande indexeringsledare i staven Assisterande indexeringsledare i staven biträder indexeringsledaren i staven. Vid behov gör han eller hon följande. Han eller hon: utför administrativa ansvar på uppdrag av indexeringsledaren samordnar arbetet i församlingar och grenar som har många indexerare, eller tillser en indexeringsgrupp som indexerar uppteckningar på annat språk än landets modersmål. Indexerare Det finns många indexerare som villigt ger av sin tid trots att de har ett annat ämbete i kyrkan, men medlemmar kan kallas att verka som indexerare. De kallas på församlingsnivå och får direktiv från stavsnivå. Job Aid december 2011 Copyright 2011 Intellectual Reserve, Inc. Sida 1 av 11

2 Tiden som individuella indexerare lägger ner på arbetet varierar kraftigt. Medlemmar som också har ett annat ämbete kan tillfrågas att sätta undan några få timmar per vecka. Andra medlemmar kan välja att indexera många timmar per vecka, och det kan vara deras huvudsakliga ämbete i kyrkan. Indexerare: utför FamilySearch indexerings- och granskningsuppgifter. är ett exempel i att släktforska och tjäna i templet. Vägen till framgång När du lär dig grunderna i bakning lär du dig att du måste följa receptet. På samma sätt finns det tre grundläggande steg du behöver ta för att skapa och bibehålla ett framgångsrikt indexeringsprogram: 1. Värva och utbilda indexerare och granskare. 2. Träffas regelbundet med din tilldelade högrådsmedlem. 3. Sätta mål. Resten av utbildningen tar upp specifika sätt att uppnå dessa tre steg. Värva indexerare Som indexeringsledare i staven är ett av dina huvudansvar att värva medarbetare till indexeringen. Se uppställningen nedan för att lära dig mer om vem du kan värva och hur du gör det. Job Aid december 2011 Copyright 2011 Intellectual Reserve, Inc. Sida 2 av 11

3 Varför skulle de vara bra indexerare? Utmaningar Värvningsförslag Medlemmar på resande fot de känner en önskan att bidra, det tar inte lång tid att indexera ont om tid rekommendationer från församlingens ledarskap Äldre mer tid över, gläds över att kunna tjäna mindre erfarenhet av datorer, gammal utrustning rekommendationer från högprästernas gruppledare, be dem arbeta som indexerare på sin fritid Ungdomar de har gott om tid, bristande kontakta föräldrar skulle tycka om att de är delaktiga i arbetet kunskaper om släktforskning stavens/församlingens ungdomsledare, tävlingar Personer bundna vid hemmet gott om tid, möjlighet att tjäna kan ha andra prioriteringar kontakta stavens/församlingens ledarskap, besök dem Samhällsmedborgare intresserade av att hitta sina rötter, intresserade av lokala projekt kan ha andra prioriteringar broschyrer på lokala platser (som bibliotek), tala med andra församlingar Släktforskningsförbund intresserade av släktforskning, söker alltid efter fler resurser, intresserade av lokala projekt kan ha andra prioriteringar kontakta förbundets ledare och höra om de är intresserade, kontakta representanten för stavens informationstjänst om samarbete Förutom ovanstående förslag för specifika intressegrupper följer här några allmänna idéer om hur man kan värva folk och som togs upp i videon: tala med andra om indexeringen var kreativ håll utbildningskurser skicka e-post för att välkomna nya indexerare be biskopen om möjligheter att undervisa involvera ungdomsgrupper använd dig av lokala organisationer, nyhetsbrev och andra resurser lista kontaktinformation i veckoblad sök efter sådana som är intresserade av att börja släktforska. Välja granskare Det är inte alla som kan eller behöver vara en granskare. Här följer några tips på hur du kan välja granskare i din stav. Job Aid december 2011 Copyright 2011 Intellectual Reserve, Inc. Sida 3 av 11

4 Sök efter granskare bland indexerare som: har indexerat minst uppteckningar (enligt församlingens statistik) har få buntar som behövdes göras om (< 0.1% av antalet indexerade uppteckningar) har sinne för detaljer (kontrollerar alla sina uppgifter, tar sig tid att göra saker på rätt sätt) följer instruktionerna på nätet (följer fälthjälpen, känner till fliken Projektinformation). Utbildningsförslag När du arbetar med stavens indexerare och granskare bör du kontrollera att de har fått all den genomgång, utbildning och support de behöver för att vara framgångsrika. Se exempel nedan. En första genomgång kan bestå av: en kortfattad beskrivning av indexerings- eller granskningsprocessen en förklaring av hur viktigt det är att man är noga en beskrivning av hur man kommer till självstudierna som FamilySearch tagit fram för indexerare och granskare en förklaring av hur man hittar till både allmänna och projektspecifika instruktioner. Utbildning kan bestå av: hur man använder datorprogrammen hur man läser vissa historiska dokument hur man läser och indexerar vissa historiska dokument. Support kan bestå av att du: visar din uppskattning och ger uppmuntran lyfter fram områden där misstag görs och sedan förklarar hur de kan rättas till eller undvikas rapporterar om hur arbetet med indexeringen och granskningen går framåt i staven svarar på frågor och att ni delar med er av idéer ger indexerare möjlighet att berätta för varandra om välsignelserna de fått av att delta i programmet. Resultatet blir att: volontärer känner större förtroende för sin egen förmåga volontärer lär sig nya saker och känner sig uppskattade volontärer känner att de utför ett gemensamt arbete, de känner enighet och entusiasm inför släkthistoriskt arbete volontärer skapar index av hög kvalité. Job Aid december 2011 Copyright 2011 Intellectual Reserve, Inc. Sida 4 av 11

5 Arbeta med högrådsmedlemmen Stavar vars ledare är mycket engagerade i det släkthistoriska arbetet, även högrådsmedlemmarna, skickar in dubbelt så många namn till templen än stavar vars ledare inte är så engagerade. Be att få träffa din högrådsmedlem regelbundet. Börja med att fråga om du får lära dem hur man indexerar. Allt eftersom tiden går kan ni gå igenom hur indexeringen har välsignat de som deltar i arbetet. Andra sätt att uppmuntra ledare att delta listas nedan: rapportera om hur arbetet med indexeringen går framåt i staven sätt mål som betyder något för din stav överväg att be lokala ledare hjälpa dig uppmuntra och motivera indexerare sätt upp åtgärdspunkter som ni sedan följer upp vid nästa möte. Komma igång som administratör Du som måste ringa till FamilySearch och berätta att du har blivit indexeringsledare i staven. Gör följande för att komma igång som administratör: 1. Registrera dig som volontär på indexing.familysearch.org, eller logga in med ditt LDS-konto. 2. Installera indexeringsprogrammet ( 3. Ring till FamilySearch och registrera dig som administratör. (U.S. och Kanada: ) (Utanför Förenta staterna, se Job Aid december 2011 Copyright 2011 Intellectual Reserve, Inc. Sida 5 av 11

6 Indexeringsmål i staven Stavens indexeringsprogram kan inte vara framgångsrikt om det inte strävar mot samma mål som staven. Skriv ner stavens mål och tänk sedan ut några sätt som indexeringen kan bidra till att ni når dessa mål. Välj ut idéerna du vill inrikta dig på och skriv dem längst ner. Det kan också vara bra att se över tidigare indexeringsmål och se vad som gav resultat. Månad/År: Stavsmål Indexeringsmål Tre utvalda indexeringsmål: Godkända av högrådsmedlemmen (datum) Job Aid december 2011 Copyright 2011 Intellectual Reserve, Inc. Sida 6 av 11

7 Logga in 1. Gå till: 2. Vid behov klickar du på rullgardinslistan för Språk och välj önskat språk. 3. Klicka på Logga in på sidans övre högra hörn. 4. Skriv in ditt användarnamn och lösenord och klicka sedan på Logga in. 3 2 Visa användarinformation På fliken Visa listas alla nuvarande användare som hör till din grupp. Klicka på en spaltrubrik för att sortera användarlistan. Om du till exempel vill lista namnen alfabetiskt klickar du på Efternamn. Om du bara vill se användare som har en viss roll, som granskare, klickar du på rullgardinslistan Filtrera efter roll och väljer en roll. Om du vill visa eller ändra en användares information klickar du på personens namn. Sök efter en användare 1 1. Klicka på fliken Sök. 2. Skriv in personens namn, användarnamn eller e-postadress. Du kan skriva in en del av namnet med en asterisk (*). Du kan skriva in asterisken i början, i mitten eller i slutet av namnet. 3. Klicka på Sök. 4. Om du vill visa eller ändra informationen för en användare i sökresultatet klickar du på personens namn. 3 2 Job Aid december 2011 Copyright 2011 Intellectual Reserve, Inc. Sida 7 av 11

8 Ändra användarinformation Du kan ändra stavs- och församlingsinformation eller tilldela en indexerare rollen granskare eller gruppadministratör. Du kan inte uppdatera övrig användarinformation. Användaren uppdaterar den informationen efter behov när han eller hon har loggat in på webbplatsen. 1. På fliken Visa klickar du på personens namn. 2. Klicka på Redigera. 3. Ange eventuella ändringar i fälten Undergrupp eller Församling. 4. Om du vill tilldela användaren en roll klickar du i rutan bredvid Granskare eller Gruppadministratör. 5. Klicka på Spara Granska eller skriv ut rapporter 1 1. Klicka på fliken Rapporter. 2. Välj den typ av rapport du är intresserad av. 3. Ange intervall, som kvartalsvis. 4. Ange datum för rapporten. 5. Välj format. Html: Använd den här om du vill granska rapporten online Pdf: Använd den här om du vill skicka rapporten via e-post eller skriva ut den. Csv: Använd kalkylbladsformatet för att importera statistik till OpenOffice Calc för att skapa diagram. XLS: Använd kalkylbladsformatet för att importera statistik till Microsoft Excel för att skapa diagram. 6. Klicka på Skapa rapport. Job Aid december 2011 Copyright 2011 Intellectual Reserve, Inc. Sida 8 av 11

9 Välj granskare 1. Skapa rapporten Stavsförteckning om du vill se vilka volontärer som redan är granskare. 2. Skapa rapporten Statistik över församling om du vill hitta nya granskare. Sök efter indexerare som: a. har indexerat minst 2000 uppteckningar b. har få buntar som behövdes göras om (< 0.1% av antalet indexerade uppteckningar). 3. Kontakta personerna och fråga dem: a. Har du sinne för detaljer? Kontrollerar du alla uppgifter innan du skickar in dem? b. Följer du instruktionerna under fälthjälpen? c. Läser du fliken Projektinformation och följer dess instruktioner? 4. Om de svarar ja frågar du dem om de vill vara granskare. Be dem gå igenom lektionerna för granskare som finns på internet. 5. Ändra deras användarinformation och tilldela dem rollen som granskare. 2a 2b Job Aid december 2011 Copyright 2011 Intellectual Reserve, Inc. Sida 9 av 11

10 Skicka ett meddelande Du kan skicka meddelanden till indexerarna och granskarna i din grupp. Om du vill kan du meddela användarna om utbildningsträffar, statistik eller målsättningar eller ta upp andra frågor. 1. Klicka på fliken Meddelanden. 2. Klicka på Skapa nytt meddelande. 3. Skriv in meddelandets ämne. 4. Klicka vid behov på kalendern för att ändra förfallodatum. Förfallodatumet anger när meddelandet automatiskt raderas av systemet. Det förvalda värdet är 30 dagar. 5. Skriv ditt meddelande. Obs: Meddelandet kan vara högst tecken långt. Klipp och klistra inte in texten från Word. 6. Klicka på Skicka. Meddelandet skickas till alla användare i din grupp. 7. Om du vill granska ett skickat meddelande klickar du på det i listan. 8. Om du vill radera ett meddelande klickar du i kryssrutan bredvid meddelandet och sedan på Radera meddelanden. Meddelandet raderas hos alla användare. Skicka ett e-postmeddelande Meddelanden är ett bra verktyg eftersom de kommer upp på fliken Meddelanden. Alla kan se meddelandet oavsett om de har en e-postadress eller inte. Men du kan också skicka ett meddelande till valda personer via deras e-postadress. 1. Skapa rapporten Stavsförteckning i csv-format. 2. Kopiera e-postadresserna i kalkylbladet till fältet Hemlig kopia i ett nytt e- postmeddelande. 3. Formulera ditt meddelande och skicka det som vanligt Job Aid december 2011 Copyright 2011 Intellectual Reserve, Inc. Sida 10 av 11

11 Ta bort en användare Rätta dig efter följande riktlinjer för att avgöra om en användare bör tas bort. Om en användare kommer att vara frånvarande under en tid men sedan planerar att indexera igen, låter du användaren stå kvar i systemet. Om en sista dagars helig ska flytta visar du honom eller henne hur de uppdaterar sin stav på sidan Min info. Om en användare inte längre vill delta i indexeringen tar du bort användaren Gå till fliken Visa och klicka i rutan bredvid namnet på användaren du ska ta bort. 2. Klicka på Flytta ut. 3. I dialogrutan Är du säker..., klickar du på OK. Användaren tas bort från din stav eller grupp. Lägg till en användare De flesta användare väljer gruppen eller staven de vill tillhöra när de registrerar sig. Men som administratör kan du vid behov lägga till en användare till din grupp. Du behöver känna till personens användarnamn för att kunna lägga till honom eller henne till din grupp. 1. Längst ner på fliken Visa skriver du in personens användarnamn i utrymmet bredvid orden Flytta in och klickar på Flytta in. 1 Obs: Om du stavar användarnamnet fel får du ett rödmarkerat felmeddelande i nedre vänstra hörnet som underrättar dig om att det inte finns någon med det användarnamnet. Då måste du skriva in namnet på nytt och klicka på Flytta in igen. Personen läggs då till din stav eller grupp. Job Aid december 2011 Copyright 2011 Intellectual Reserve, Inc. Sida 11 av 11